Bài giảng Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử - Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel

Nội dung text: Bài giảng Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử - Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel

1. Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel
2. Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel 1. Khởi động Excel. 2. Màn hình làm việc. 3. Thoát khỏi Excel. 4. Khởi tạo một bảng tính. 5. Địa chỉ, miền và công thức. 6. Các thao tác soạn thảo. 7. Các thao tác với tập tin. 8. Một số hàm đơn giản. 2 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
3. 1. Khởi động Excel 1. Start → Programs → Microsoft Excel. 2. Desktop → Microsoft Excel. 3. Office Bar → Microsoft Excel. 3 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
4. 2. Màn hình làm việc 4 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
5. Các thành phần của màn hình làm việc • Thanh tiêu đề (Title Bar). • Thanh menu (Menu Bar). • Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar). • Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar). • Thanh biên tập công thức (Formula Bar). • Bảng tính (Sheet). – 256 cột (A Z, AA,AB IV). – 65536 dòng. – Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet). • Các thanh cuộn (scroll bars). • Thanh trạng thái (status bar). • Dòng tên cột (column heading). • Cột tên hàng (row heading). • 5 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
6. 3. Thoát khỏi Excel • Sử dụng Menu File – File → Exit • Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng ở góc trên bên phải màn hình 6 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
7. 4. Tạo bảng tính và một số thao tác • Để tạo một tập tin (workbook) mới: – File→New. – Chọn New workbook. • Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet mới: – Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet. • Đặt tên cho trang tính: – Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename – Gõ tên rồi gõ Enter. • Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn. 7 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
8. 4.1. Dịch chuyển con trỏ • Con trỏ ô (Cell pointer) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô. • Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home. • Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên. • Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau) • Kích chuột vào ô nào đó 8 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
9. 4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng • Chọn miền (range) – Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác). • Chọn cả dòng/cột – Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột). • Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau. • Chọn cả bảng tính – Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng 9 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
10. 4.3. Nhập dữ liệu {1} • Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất!!! • Nhập số: – Nhập bình thường – Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US). – Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. – Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số. 10 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
11. Nhập dữ liệu • Nhập số: • Nhập ngày tháng – 123.456 – Khuôn dạng: mm/dd/yyyy – -123.456 hoặc (123.456) (Mỹ) – 3/2 – Ví dụ: – 1 1/2 (hỗn số). • 02/09/2004 • 12/31/2003 – 3E+7 (dạng kỹ thuật). • Nhập thời gian • Nhập chuỗi văn bản (text): – Khuôn dạng: hh:mm:ss – Các chuỗi có chứa chữ, nhập bình thường – Ví dụ: • 13:30:55 – Các chuỗi dạng số: “1234”, có hai cách nhập: • =“1234” • ‘1234 11 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
12. 5. Địa chỉ, miền, công thức • Địa chỉ ô – Địa chỉ tương đối – Địa chỉ tuyệt đối • Miền – Khái niệm miền – Đặt tên miền • Công thức – Khái niệm – Hàm 12 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
13. 5.1. Địa chỉ ô • Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó. • Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng • Ví dụ – Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1) • Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối 13 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
14. Địa chỉ tương đối • Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng • Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức • Ví dụ – A1 – F9 14 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
15. Địa chỉ tuyệt đối • Không bị thay đổi khi sao chép công thức • Cách viết – Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức. – Ví dụ: • $A1: Luôn ở cột A • $F$9: Luôn là ô F9 15 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
16. 5.2. Miền (range) • Tập hợp ô • Cách viết – Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện • C2:D8 – Đ/c ô góc Đ/c ô đối diện • A1 A5 – Dùng “;” phân cách các miền rời nhau: • B2 B8; E2:E8 16 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
17. Đặt tên cho miền • Insert→Name→ Define • Gõ tên miền (không có dấu cách) – Ví dụ: Ngày_thuê • Chọn Add • Nhấn OK • Sử dụng để truy xuất miền – Trong công thức – 17 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
18. 5.3. Công thức (formula) • Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu. • Bắt đầu bằng dấu bằng ( = ) • Tiếp theo là: – Các hằng, địa chỉ, – Phép toán số học: +,-,*,/,^ – Hàm – Ví dụ: • =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) 18 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
19. Formula bar • Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện. • Ví dụ – =G3+G3*F3+J3-H3-I3 19 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
20. 6. Các thao tác soạn thảo • Sao chép • Chuyển • Sửa • Xoá • Bỏ miền • Chèn • Dán đặc biệt • Undo và Redo 20 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
21. 6.1. Sao chép {1} • Chọn miền cần sao chép (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). • Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu Edit→Copy. • Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. • Di chuyển tới nơi cần chép tới. • Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit→Paste. 21 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
22. 6.1. Sao chép {2} • Chép bằng chuột – Chọn vùng cần sao chép. – Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi xuất hiện dấu + ở cạnh chuột. – Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác rồi thả chuột. • Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề: – Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+). – Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng hàng (cột). 22 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
23. 6.2. Chuyển • Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). • Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu Edit→Cut. • Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. • Di chuyển tới nơi cần chép tới. • Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit→Paste. 23 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
24. 6.3. Sửa và xóa dữ liệu • Sửa: – Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa. – Nhấn phím F2 hoặc kích đúp chuột trái. – Sửa nội dung. – Nhấn Enter. • Xóa dữ liệu: – Chọn miền cần xoá – Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu (các ô không bị xoá). 24 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
25. 6.4. Bỏ miền và chèn ô • Bỏ miền: – Chọn miền cần bỏ – Chọn menu Edit→Delete – Shift cells left: Đẩy sang trái. – Shift cells up: Đẩy ô lên trên. – Entire row: Xoá toàn bộ hàng. – Entire column: Xoá toàn bộ cột. • Chèn ô: Chọn menu Insert – Cells: Chèn ô – Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời. – Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời. 25 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
26. 6.5. Dán đặc biệt • Thực hiện động tác sao (Ctrl+C) • Chọn Edit→Paste Special – All: Dán toàn bộ – Formulas: Chỉ dán công thức – Values: Chỉ dán giá trị – – Operation: Lấy dữ liệu ở vùng bị dán đè thực hiện phép toán với dữ liệu dán vào. • Chọn OK để chấp nhận dán 26 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
27. 6.6. Undo và Redo • Undo – Tác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước đó – Cách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn Edit→Undo • Redo – Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đó – Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn Edit→Redo 27 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
28. 7. Các thao tác với tệp • Tệp Excel có phần mở rộng là “xls”. • Các thao tác chính với tệp – Tạo tệp mới – Mở tệp đã có – Ghi tệp – Ghi tệp với tên khác – Ghi tệp với kiểu khác – Đóng tệp 28 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
29. 7.1. Tạo tệp mới 1. Chọn menu File →New 2. Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn 3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 29 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
30. 7.2. Mở tệp đã có trên đĩa 1. File → Open. 2. Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ chuẩn. 3. Ctrl + O. • Sau đó: – Chọn thư mục. – Nhấn chuột chọn tệp. – Nhấn Open. 30 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
31. 7.3. Ghi tệp • File → Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ). • Sau đó: – Chọn thư mục. – Gõ tên tệp. – Gõ Enter hoặc nhấn Save. 31 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
32. 7.4. Ghi tệp với tên khác • File → Save As • Sau đó: – Gõ tên khác cho tệp. – Gõ Enter hoặc nhấn Save. • Kết quả: – Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới. – Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. • Sử dụng khi muốn tạo phiên bản mới để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ 32 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
33. 7.4. Ghi tệp với kiểu khác • File → Save As, sau đó: – Gõ tên tệp. – Chọn kiểu tệp ở mục Save as type • *.HTML: trang web • *.DBF: cơ sở dữ liệu dBASE, • • Kết quả: – Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới có kiểu đã chọn. – Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. • Sử dụng khi muốn xuất dữ liệu sang dạng khác. 33 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
34. 7.5. Đóng tệp • File → Close, hoặc • Kích chuột vào nút đóng tại cửa sổ tệp, hoặc: • Gõ Ctrl + F4 • Kết quả: – Tệp đang soạn thảo được đóng – Excel và các tệp khác vẫn được mở 34 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải
35. 8. Một số hàm đơn giản. • SUM (miền) – Tính tổng các số trong miền – Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê) • AVERAGE (miền) – Tính trung bình các số trong miền – Ví dụ: AVERAGE(B2:E10) • MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong miền • MIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong miền • COUNT(miền): Số ô chứa số trong miền • IF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2): – Nếu điều_kiện đúng, trả về giá_trị_1. – Nếu điều_kiện sai, trả về giá_trị_2. – Các lệnh IF có thể lồng nhau. 35 5/23/2021 GV: Huỳnh Phước Hải