Bài giảng Tin học đại cương - Bảng tính và Microsoft Excel 2003
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học đại cương - Bảng tính và Microsoft Excel 2003", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Tài liệu đính kèm:
- bai_giang_tin_hoc_dai_cuong_bang_tinh_va_microsoft_excel_200.ppt
Nội dung text: Bài giảng Tin học đại cương - Bảng tính và Microsoft Excel 2003
- Bảng tính và Microsoft Excel 2003 Môn: Tin học đại cương Lớp : C10QT 2 - PTIT
- Tóm tắt bài trước • Soạn thảo văn bản và các phần mềm hỗ trợ • Các chức năng soạn thảo o Cơ bản o Nâng cao • Bộ gõ tiếng Việt • Microsoft Word 2003 23/05/2021 2
- Mục tiêu bài học • Sau bài học này, sinh viên cần nắm được: o Khái niệm bảng tính o Các phần mềm bảng tính o Các khái niệm chung trong bảng tính o Sơ lược về Micrsoft Excel 2003 23/05/2021 3
- Nội dung • Khái niệm bảng tính o Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng o Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính o Liệt kê các phần mềm bảng tính o Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô o Khái niệm về hằng số và biểu thức • Giới thiệu về Microsoft Excel 2003 o Cách thức tổ chức thông tin trong Excel o Mô tả địa chỉ của một ô trong excel o Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô o Liệt kê các loại định dạng số 23/05/2021 4
- Cách thức tổ chức thông tin • Thông tin sinh viên: Tên • Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát Cách 1: Cách 2: • Họ tên: Tom, Thể dục: 10, Hát: 8 Tên Thể dục Hát • Họ tên: Jerry, Thể dục: Tom 10 8 8, Hát: 10 Jerry 8 10 23/05/2021 5
- Lưu trữ và xử lý thông tin dạng bảng • Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông dụng: o Không bị lặp lại o Dễ theo dõi o Dễ tính toán Tên Thể dục Hát TB Tom 10 8 9 Jerry 8 10 9 23/05/2021 6
- Bảng tính • Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. • Chức năng chính: o Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào o Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ o Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu o Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn 23/05/2021 7
- Ứng dụng của bảng tính • Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi: o Các công việc văn phòng, hành chính o Các công việc kế toán o Công việc quản lý o Công việc phân tích và thiết kế o 23/05/2021 8
- Các phần mềm bảng tính • Microsoft Excel • Apple iWorks – Apple Numbers • Open Office – Calc : phần mềm miễn phí • Google docs : phần mềm trực tuyến • 23/05/2021 9
- Các khái niệm chung • Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi các hàng và các cột • Dữ liệu được chứa trong các ô • Nội dung của ô: o Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, o Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, 23/05/2021 10
- Hằng số và biểu thức • Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi • Biểu thức: o Hằng số o Địa chỉ của một ô o Các phép tính cơ bản: + / - / x /: o Các phép so sánh: >, 100, “Nhiều hơn 100%", SUM(A1:A6)) 23/05/2021 11
- Microsoft Excel 2003 • Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên bản thứ 11 • Các phiên bản khác Excel: o 1987 - Excel 2.0 cho Windows o 1990 - Excel 3.0 o 1992 - Excel 4.0 o 1993 - Excel 5.0 o 1995 - Excel cho Windows 95 (version 7.0) o 1997 - Excel 97 – trong bộ Office 97 o 1999 - Excel 2000 (version 9.0) o 2001 - Excel 2002 (version 10.0) o 2006 - Excel 2007 (version 12.0) o 2009 – Excel 2010 (version 13.0) 23/05/2021 12
- Giao diện Địa chỉ ô hiện thời Thanh công thức Con trỏ ô Tab worksheet 23/05/2021 13
- Tổ chức thông tin trong Excel • Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp: o Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm nhiều Worksheet. o Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các dòng và các cột o Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể chứa số hoặc chữ o Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản 2003. • Ví dụ: Bảng lương o Worksheet: Tháng 1, , Tháng 12 o Ô: Họ tên nhân viên, lương, 23/05/2021 14
- Tạo workbook, worksheet • Để tạo một tệp (workbook) mới: o File→New. o Chọn New workbook. • Để tạo một sheet mới: o Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet. • Đặt tên cho trang tính: o Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename o Gõ tên rồi gõ Enter. • Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn. 23/05/2021 15
- Địa chỉ ô • Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa chỉ cột và dòng o Các cột trong excel được đánh số theo A, B, o Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, o Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13 • Địa chỉ ô: o Địa chỉ dòng/cột tương đối: / o Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $ /$ o Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13 23/05/2021 16
- Tham chiếu tương đối và tuyệt đối • Trong Excel, nếu một công thức chứa tham chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy. o Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động chuyển C2 = A2 + B2 • Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham chiếu tương đối hay tuyệt đối Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ 23/05/2021 17
- Miền các ô (Range) • Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền • Cách viết: o : o o ; ; • Ví dụ: o C2: D8 o B2 B8; E2 E8 • Miền có thể được đặt tên 23/05/2021 18
- Các loại định dạng số • General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể • Number: số o Ví dụ: 1234.10 • Currency: tiền tệ o Ví dụ: $ 100 • Date: ngày tháng o Ví dụ: 3/14/2010 • Time: thời gian o Ví dụ: 13:30 23/05/2021 19
- Các loại định dạng số • Percentage: phần trăm, ví dụ: 80% • Fraction: phân số, ví dụ: 1/2 • Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E- 01 • Text: ký tự, ví dụ: abc • Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện • Custom: do người dùng tự định dạng 23/05/2021 20
- Công thức trong Excel • Bắt đầu bằng dấu bằng ( = ) • Tiếp theo là: o Các hằng, địa chỉ, o Phép toán số học: +,-,*,/,^ o Hàm • Có thể sử dụng thanh công thức để soạn thảo công thức 23/05/2021 21
- Nhập dữ liệu • Nhập số: • Nhập ngày tháng o 123.456 o Khuôn dạng: mm/dd/yyyy o -123.456 hoặc (123.456) (Mỹ) o 3/2 o Ví dụ: o 1 1/2 (hỗn số). • 02/09/2004 o 3E+7 (dạng kỹ thuật). • 12/31/2003 • Nhập xâu văn bản (text): • Nhập thời gian o Các xâu có chứa chữ, nhập o Khuôn dạng: hh:mm:ss bình thường o Ví dụ: 13:30:55 o Các xâu dạng số: “1234”, có hai cách nhập: • =“1234” • ‘1234’ 23/05/2021 22
- DEMO • Các thành phần giao diện trên Excel • Tạo/mở workbook • Thêm/xóa/đổi tên worksheet • Chỉnh sửa ô • Các công thức đơn giản 23/05/2021 23
- Hàm số trong Excel • Excel cung cấp rất nhiều hàm số thông dụng, được áp dụng ở nhiều lĩnh vực như: tính toán cơ bản, thống kê, • Cú pháp của hàm số trong Excel: • Đối số: o Địa chỉ tham chiếu o Hằng số o Biểu thức logic o Xâu ký tự • Giá trị trả về: số, giá trị logic (true/false), xâu ký tự 23/05/2021 24
- Nhập hàm số • Nhập trực tiếp vào ô • Sử dụng thanh công thức: o Chọn thanh công thức o Chọn loại hàm o Chọn hàm o Nhập đối số 23/05/2021 25
- Các loại hàm số Toán học và lượng Thời gian (Date and giác (Math and Time) Trigonometry) Logic Thống kê (Statistical) Cơ sở dữ liệu Tài chính (Financial) (Database) Tra cứu và tham chiếu (Lookup and Thông tin Reference) (Information) Xâu ký tự (Text) Kỹ thuật (Engineering) 23/05/2021 26
- Một số hàm toán học và lượng giác • ABS(X) • CEILING (X,N) o Giá trị tuyệt đối của o Trả về số nhỏ nhất ≥ X X và chia hết cho N • ABS(4) = ABS(-4) = 4 • ABS(-4.5) = 4.5 o N ở đây có thể coi là sai • INT(X) số • CEILING (4.27, 0.1) = 4.3 o Làm tròn “dưới” tới • FLOOR (X,N) một số nguyên gần nhất o Trả về số lớn nhất ≤ X • INT(-4.45) = -5 và chia hết cho N • INT( 4.55) = 4 • FLOOR (4.27, 0.1) = 4.2 23/05/2021 27
- Một số hàm toán học và lượng giác • ROUND(X,N) o Làm tròn X o N - số chữ số sau dấu phảy “.” • ROUND(4.27, 1) = 4.3 • ROUND(-4.27, 0) = - 4 • ROUND(16.27, -1) = 20 • TRUNC(X, [N]) o Phần nguyên của X o N - số chữ số sau dấu phảy “.” • TRUNC(-4.45) = TRUNC(-4.45, 0) = - 4 • TRUNC(11.276, 2) = 11.27 • TRUNC(16.276, -1) = 10 23/05/2021 28
- Một số hàm toán học và lượng giác • COS(X) • LOG10(X) o COSIN của X (radian) o Logarit cơ số 10 của X • ACOS(X) • LN(X) o Logarit Neper của X o ARCCOS của X • PI() • SIN(X) o 3.14159 o SIN của X • RANDIANS (độ) • TAN(X) o Chuyển từ đơn vị độ sang đơn vị Radian o TANG của X • DEGREES(radian) o Chuyển từ Radian sang độ 23/05/2021 29
- Một số hàm toán học và lượng giác • EXP(X) o eX • SQRT(X) o Căn bậc 2 của X • MOD(X,Y) o X mod Y • RAND() o Trả về số ngẫu nhiên trong khoảng (0,1) 23/05/2021 30
- Một số hàm toán học và lượng giác • SUM(X1,X2, ) o Tổng dãy số X1,X2, • SUM(miền) o Tổng các số trong miền o Ví dụ: • SUM(A1:A9) • SUM(B2 B15) 23/05/2021 31
- Một số hàm toán học và lượng giác • SUMIF(miền kiểm tra, điều kiện, miền tổng) o Tính tổng các phần tử trong miền tổng với điều kiện phần tử tương ứng trong miền kiểm tra thoả mãn điều kiện o Miền kiểm tra điều kiện o Miền tính tổng • Ví dụ: o B6: Số lượng cam o Dùng công thức: • SUMIF(A1:A5, “Cam”, B1:B5) 23/05/2021 32
- Một số hàm thống kê • COUNT(X1,X2, ) hay COUNT (miền) o Đếm số lượng giá trị số trong dãy, miền • COUNT(A1:A5): đếm số ô có dữ liệu là số • COUNTA (X1,X2, ) hay COUNTA(miền) o Đếm số ô có chứa dữ liệu trong miền • COUNTA(A1:A5): số ô chứa dữ liệu trong A1:A5 • COUNTIF (X1,X2, , điều_kiện) hay COUNTIF(miền, điều_kiện) o Đếm số lượng giá trị thoả mãn điều kiện • COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥5 trong C3:C11 • COUNTIF(C3 C11,”5”): Số ô có giá trị = 5 trong C3 C11 23/05/2021 33
- Một số hàm thống kê • AVERAGE(X1,X2, ) o Trung bình cộng của X1,X2, o Có thể thay X1,X2, bởi địa chỉ hay tên miền • AVERAGE(A1:A5) • MAX(X1,X2, ) o Giá trị lớn nhất • MIN(X1,X2, ) o Giá trị nhỏ nhất • RANK(X,miền,thứ_tự) o Cho thứ hạng của X trong miền o thứ_tự = 0 hoặc khuyết thì sắp xếp theo chiều giảm dần, khác 0 thì sắp xếp tăng dần. 23/05/2021 34
- Ví dụ thống kê: tổng kết điểm 23/05/2021 35
- Các hàm xử lý chuỗi • LEN(text): Hàm xác định chiều dài của chuỗi text o Text: là chuỗi ký tự o VD: =LEN("Đại học Tây Đô") =>KQ=14 • LEFT(text, [num_chars]): Cắt bên trái chuỗi text num_chars ký tự. o Text: Chuỗi ký tự cần cắt. o Num_chars: số ký tự cần cắt. o VD: =LEFT(“Đại học Tây Đô”, 7) =>KQ=“Đại học” =LEFT(“Hai”)=“H” • RIGHT(text, [num_chars]): Cắt bên phải chuỗi text num_chars ký tự. o VD: =RIGHT(“Đại học Tây Đô”, 6) => KQ=“Tây Đô =LEFT(“Hai”)=“i” 23/05/2021 36
- Các hàm xử lý chuỗi • MID(text, start_num, num_chars): Cắt chuỗi text bắt đầu ở vị trí start_num num_chars ký tự. o Text: là chuỗi ký tự cần cắt. o Start_num: vị trí bắt đầu cắt. o Num_chars: số ký tự cần cắt. o VD: =MID(“Đại học Tây Đô“,9,6) =>KQ=“Tây Đô” =MID(“Đại học Tây Đô“,1,7) =>KQ=“Đại học” LEFT(“Đại học Tây Đô“,7) • TRIM(text): Cắt bỏ các khoảng trắng bên trái và bên phải của chuỗi text. o VD: =TRIM(“ Đại học ”) → KQ=“Đại học” 23/05/2021 37
- Các hàm xử lý chuỗi • FIND(find_text, within_text [, start_num]): Trả về vị trí xuất hiện chuỗi cần tìm trong chuỗi tìm, có phân biệt chữ in hoa và chữ thường. o Find_text: chuỗi cần tìm. o Within_text: chuỗi tìm. o Start_num: vị trí bắt đầu dò tìm. o VD: =FIND("Excel", "Microsoft Excel") =>KQ=11 =FIND("Excel", "Microsoft Excel“,3) =>KQ=11 • SEARCH(find_text, within_text [, start_num]): tương tự như FIND nhưng không phân biệt chữ in hoa hay chữ thường. 23/05/2021 38
- Một số hàm thời gian • NOW() • MONTH(xâu ngày tháng) o Thời điểm hiện tại o Lấy giá trị tháng • TODAY() o MONTH("5/10/2004") = 5 o Ngày hôm nay • YEAR(xâu ngày tháng) • DATE(năm, tháng, o Lấy giá trị năm ngày) • DATEVALUE(xâu ngày) o Năm = 1900-9999 o Chuyển xâu sang dữ liệu o DATE(99,1,1)=01/01/1999 o DATE(2004,1,1)=01/01/2004 số biểu diễn ngày tháng • DAY(xâu ngày tháng) o DATEVALUE("01/01/1900") = 1 o Lấy giá trị ngày o DAY(“4-Jan”) = 4 23/05/2021 39
- Một số hàm Logic • NOT(X) • AND(X1,X2, ) • OR(X1,X2, ) • IF(điều_kiện,giá_trị_1,giá_trị_2) o Nếu điều kiện đúng, trả về giá trị 1 o Nếu điều kiện sai, trả về giá trị 2 o Giá trị 2 có thể là một hàm IF khác o Ví dụ: • IF(B2>5, “Đạt yêu cầu”, “Không đạt”) • IF(B2>=8, “Giỏi”, IF(B2<5,”Trượt”, “Đạt yêu cầu”)) 23/05/2021 40
- Một số hàm tra cứu và tham chiếu • VLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu) o Tra cứu giá trị của ô thuộc cột thứ cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu tiên có giá trị bằng trị tra cứu. • Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu: o 0 (false): • So khớp • Vùng tra cứu không cần sắp xếp o 1 (true): • So gần khớp (tìm giá trị “gần nhất”) • Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn • Nói chung, vùng tra cứu nên được sắp xếp trước khi sử dụng vlookup để tra cứu. 23/05/2021 41
- Ví dụ sử dụng VLOOKUP • VT xác định bởi mã VT. • Vật tư nhập o Miền A16:B24 o Cột thứ 2 (cột B) • Báo cáo vật tư o Mỗi dòng ứng với một vật tư. o Cột “NHẬP”: số lượng vật tư nhập • Cần phải tra cứu từ A16:B24, sử dụng công thức: =VLOOKUP(B9,$D$17 :$E$25,2,1) 23/05/2021 42
- Một số hàm tra cứu và tham chiếu • HLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, hàng_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu) o Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng • INDEX (miền,hàng,cột) o Tham chiếu tới ô có số thứ tự hàng và cột trong miền được truyền vào o Ví dụ: • INDEX(A2:D9,5,2) sẽ tham chiếu đến hàng thứ 5, cột thứ 2 trong miền A2:D9 23/05/2021 43
- Chức năng tự động cập nhật • Excel tự động phát hiện ra quy luật từ các dữ liệu/định dạng bị đánh dấu rồi điền dữ liệu/định dạng tiếp theo theo quy luật đó Con trỏ Các tùy chọn 23/05/2021 44
- Sắp xếp và lọc dữ liệu • Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và thống kê dữ liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ liệu được hiệu quả và khoa học hơn. • Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí cho trước o Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột o Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà người dùng muốn hiển thị 23/05/2021 45
- Sắp xếp • 2 loại sắp xếp: o Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1 cột o Sắp xếp dựa trên dữ liệu của nhiều cột theo thứ tự ưu tiên • Các bước: o Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp o Lựa chọn tiêu chí sắp xếp: tăng/giảm/thứ tự ưu tiên 23/05/2021 46
- Lọc dữ liệu • Là chức năng cho phép người dùng hiển thị một phần dữ liệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng tới danh sách gốc. • 2 loại: o Lọc tự động: dựa trên các giá trị có sẵn ở từng cột của một danh sách o Lọc nâng cao: người dùng tự động thiết lập điều kiện lọc thông qua các biểu thức 23/05/2021 47
- Đồ thị, biểu đồ • Đồ thị - biểu đồ cung cấp cho người dùng cái nhìn trực quan về dữ liệu như: o Sự phân bố o Sự thay đổi o Sự tương quan • Excel cung cấp rất nhiều các loại đồ thị/biểu đồ khác nhau 23/05/2021 48
- Các loại đồ thị, biểu đồ • Column: dạng cột Các kiểu chuẩn Các kiểu tuỳ biến dọc. • Bar: dạng thanh ngang. • Line: dạng đường. • Pie: bánh tròn. • XY: Đường, trục X là số. • Area: dạng vùng. • Doughtnut: băng tròn. • Radar: Toạ độ cực. • Surface: dạng bề mặt. • Xem tên & lời giải thích của kiểu đồ thị 23/05/2021 49
- Tạo đồ thị, biểu đồ trong Excel • Excel cung cấp công cụ Chart Wizard giúp người dùng tạo đồ thị biểu đồ • Người dùng có thể sử dụng phím F11 để tạo biểu đồ nhanh • Các bước với Chard Wizard: o Chọn loại đồ thị o Xác định dữ liệu o Tùy chỉnh một vài thuộc tính o Chọn vị trí đặt đồ thị o Định dạng cho đồ thị 23/05/2021 50
- Xác định dữ liệu Miền dữ liệu Miền dữ liệu vẽ đồ thị Các đại lượng được bố trí theo: Hàng (Rows) Cột (Columns) 23/05/2021 51
- Xác định dữ liệu Series Các đại lượng (series) Tên (name) của đại lượng Miền dữ liệu của đại lượng Thêm (add), bỏ bớt (remove) đại lượng được lựa chọn Nhãn của trục X 23/05/2021 52
- Một số thuộc tính khác Titles – các thuộc tính tiêu đề Chart title – tiêu đề đồ thị Category (X) axis – tiêu đề trục X Value (Y) axis – tiêu đề trục Y Các kiểu đồ thị khác nhau có thể có các thuộc tính khác nhau 23/05/2021 53
- Chọn vị trí đặt đồ thị Đặt đồ thị tại một trang tính mới có tên là chart1 Đặt đồ thị tại trang tính đã có tên là sheet1 Kích chuột vào nút Finish để hoàn tất quá trình chèn đồ thị vào trang tính 23/05/2021 54
- Định dạng chart area (chữ, màu, ) Màu và mẫu tô Phông chữ 23/05/2021 55
- Một vài chức năng khác • Định dạng có điều kiện • Pivot tables • Freeze panes • Validation 23/05/2021 56
- Định dạng có điều kiện • Excel cho phép người dùng áp dụng các định dạng dựa trên điều kiện cho giá trị tại ô 23/05/2021 57
- Pivot table • Là công cụ của excel cho phép tổng hợp và phân tích dữ liệu dưới nhiều góc độ khác nhau • Ví dụ: o Đầu vào: Bảng thống kê toàn bộ số lượng hàng bán ra o Đầu vào: Bảng thống kê số lượng hàng bán ra theo từng kho 23/05/2021 58
- Freeze panes • Chức năng cho phép cố định một phần đầu của bảng tính 23/05/2021 59
- Validation • Chức năng cho phép người dùng: o Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào o Hiển thị thông báo cho người nhập o Hiển thị thông báo lỗi o Quy định hành vi khi có lỗi 23/05/2021 60