Bài giảng Tin học đại cương - Thực hiện bảng tính với MS Excel

Nội dung text: Bài giảng Tin học đại cương - Thực hiện bảng tính với MS Excel

1. Thực hiện bảng tính với MS Excel
2. Nội dung ◼ Tổng quan về Excel ◼ Nhập dữ liệu cho Excel ◼ Thao tác trên worksheet ◼ Định dạng bảng tính ◼ In bảng tính PTIT, 2011 Tin học đại cương 2
3. Tính năng của Microsoft Excel 2003 ◼ Xử lý bảng tính ◼ Vẽ đồ thị ◼ Lưu trữ danh sách ◼ Vẽ hình ◼ Lập trình macro PTIT, 2011 Tin học đại cương 3
4. Ứng dụng Excel trong thực tế ◼ Theo dõi bán hàng, thống kê doanh thu ◼ Tính lương nhân viên ◼ Lập dự tóan kinh phí ◼ Quản lý điểm lớp học ◼ Thực hiện các bài tóan thống kê, thể hiện kết quả ra biểu đồ ◼ Phân tích hiệu quả kinh tế của dự án ◼ PTIT, 2011 Tin học đại cương 4
5. Workbook, Worksheet, Cell ◼ Mỗi file tài liệu của Excel là một workbook ◼ Mỗi workbook có nhiều worksheet ◼ Mỗi worksheet được tạo thành từ nhiều cột và nhiều dòng ◼ Giao nhau giữa cột và dòng tạo thành cell ◼ Mỗi cell có tên đặt theo tên cột và tên dòng, ví dụ: A21, BC94, Kiểm tra xem trên Excel 2003, mỗi workbook có tối đa bao nhiêu worksheet và mỗi worksheet có tối đa bao nhiêu cells? PTIT, 2011 Tin học đại cương 5
6. Dữ liệu của Excel ◼ Numerical values: dữ liệu dạng số ◼ Text: dữ liệu dạng ký tự ◼ Formular: công thức tính Chú ý: Xem các định dạng trong Regional and Language options để biết dạng hiển thị của số, ngày giờ, trên máy! PTIT, 2011 Tin học đại cương 6
7. Nhập dữ liệu cho Excel ◼ Dùng bàn phím để nhập dữ liệu cho từng cell (số, ký tự) ◼ Đối với dữ liệu dạng ngày, giờ: nhập theo định dạng trong Regional and Language options. Ngày được lưu trữ dạng số nguyên, bắt đầu từ ngày 1/1/1900 Giờ được lưu trữ dạng số thập phân, theo tỉ lệ 24 giờ trong ngày Kiểu ngày giờ thật ra là kiểu số! PTIT, 2011 Tin học đại cương 7
8. Nhập dữ liệu cho Excel (tt) ◼ Dữ liệu kiểu công thức: bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) ◼ Nhập dữ liệu kiểu số: tự động canh lề phải ◼ Nhập dữ liệu ký tự: tự động canh lề trái. Muốn ép kiểu số thành kiểu ký tự thì nhập dấu nháy đơn trước, ví dụ: ‘2008 PTIT, 2011 Tin học đại cương 8
9. Tính năng AutoFill ◼ Excel có khả năng tự điền giá trị cho các ô liền nhau (cùng cột họăc dòng) theo mẫu đã nhập trước. Nếu là kiểu số: dữ liệu tự động tăng lên hay giảm xuống theo bước nhảy mẫu. Nếu là kiểu ký tự: lặp lại giá trị trong các ô tiếp theo. ◼ Thực hiện: điền 2 giá trị mẫu cho hai ô đầu tiên sau đó sao chép đến các ô lân cận PTIT, 2011 Tin học đại cương 9
10. Tính năng AutoComplete ◼ Excel tự động hòan tất việc nhập dữ liệu kiểu ký tự cho các ô đứng sau trong cột. Ví dụ: A1=“Microsoft” A2=“M” → Excel tự động điền vào chuỗi Microsoft. ◼ Tắt chức năng AutoComplete: Tools → Options → Edit → Enable AutoComplete PTIT, 2011 Tin học đại cương 10
11. Thay đổi giá trị trong ô ◼ Xóa (erase): All: Xóa tòan bộ Format: Chỉ xóa định dạng Content: Chỉ xóa nội dung Comment: Chỉ xóa ghi chú ◼ Thay đổi (modify): Double-click vào ô muốn sửa Chọn ô muốn sửa rồi ấn phím F2 Chọn ô muốn sửa rồi chỉnh sửa trên thanh công thức PTIT, 2011 Tin học đại cương 11
12. Nhập liệu nâng cao ◼ Chọn hướng di chuyển con trỏ sau khi nhập xong dữ liệu cho 1 ô: Tools → Options → Edit → Move selection after Enter → chọn hướng mong muốn ◼ Nhập liệu cho một vùng: chọn vùng trước khi bắt đầu nhập ◼ Nhập cùng giá trị cho tất cả các ô trong vùng: Chọn vùng, nhập ô thứ nhất và ấn tổ hợp phím Ctrl-Enter. PTIT, 2011 Tin học đại cương 12
13. Nhập liệu nâng cao ◼ Nhập ngày hiện hành vào ô: Ctrl-; ◼ Nhập giờ hiện hành vào ô: Ctrl-: ◼ Dùng form để nhập liệu: nhập trước dòng tiêu đề, để con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng, Data → Form. Dùng phím Tab di chuyển giữa các trường của form Dùng phím Enter để nhập dòng kế tiếp PTIT, 2011 Tin học đại cương 13
14. Thao tác trên worksheet ◼ Thêm sheet:  Insert → worksheet  Right-click vào sheet tab → Insert  Ấn tổ hợp phím Shift-F11 ◼ Xóa sheet:  Edit → Delete sheet  Right-click vào tên sheet → Delete ◼ Đổi tên sheet:  Right-click tên sheet → Rename  Format → Sheet → Rename  Double click vào tên sheet PTIT, 2011 Tin học đại cương 14
15. Hiển thị sheet lên màn hình ◼ Mỗi sheet trên một cửa sổ khác nhau: Window → New window ◼ Chia sheet thành nhiều phần di chuyển độc lập (split): Windows → split ◼ Giữ cố định cột/dòng tiêu đề: đặt con trỏ bên dưới dòng tiêu đề và bên phải cột tiêu đề, Windows → Freeze panes PTIT, 2011 Tin học đại cương 15
16. Thao tác trên dòng và cột ◼ Chèn dòng, xóa dòng ◼ Chèn cột, xóa cột ◼ Ẩn dòng, ẩn cột ◼ Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng PTIT, 2011 Tin học đại cương 16
17. Chọn vùng (range) ◼ Vùng là một số ô trong bảng tính (có thể liên tục hoặc không liên tục). ◼ Để xác định vùng: Dùng chuột Dùng phím mũi tên và phím Shift Dùng phím F8 và phím mũi tên Dùng chuột click vào tên dòng/tên cột để chọn hết dòng/cột Vùng không liên tục: giữ phím Ctrl khi chọn vùng PTIT, 2011 Tin học đại cương 17
18. Sao chép và di chuyển ◼ Có thể sao chép hoặc di chuyển một ô hoặc một vùng từ vị trí này sang vị trí khác bằng phím nóng (Ctrl-C/Ctrl-X), bằng shortcut menu hoặc bằng menu Edit. ◼ Sao chép đặc biệt (paste special): All: chép tất cả Formular: chỉ chép công thức Value: chỉ chép giá trị Comment: chỉ chép phần chú thích PTIT, 2011 Tin học đại cương 18
19. Định dạng bảng tính ◼ Chọn font chữ, kiểu chữ ◼ Canh lề cho dữ liệu ◼ Trộn ô và tách ô ◼ Tô màu bảng tính ◼ Kẻ khung ◼ Dùng chức năng AutoFormat để định dạng bảng tính theo các mẫu đã có sẵn. PTIT, 2011 Tin học đại cương 19
20. In bảng tính ◼ Chọn vùng in (Print Area) ◼ Chọn cỡ giấy và điều chỉnh độ rộng lề ◼ Đặt header và footer ◼ Chọn máy in ◼ Xem trước khi in PTIT, 2011 Tin học đại cương 20
21. Bài tập: nhập liệu và trình bày bảng sau Gợi ý: -Thực hiện AutoFill trên cột Stt -Tách cột tên ra khỏi họ và tên -Đa số SV có năm sinh 1990 -Đa số SV là nữ -Ẩn cột Ngày nhập trong bản in PTIT, 2011 Tin học đại cương 21