Bài giảng Tin học quản lý - Ngô Cao Định

64 trang hapham 1050

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học quản lý - Ngô Cao Định", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_tin_hoc_quan_ly_ngo_cao_dinh.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tin học quản lý - Ngô Cao Định

Trao đổi học tập •Giảng viên: Th.S NGÔ CAO ĐỊNH • Email: ngocaodinh@yahoo.com • Cách viết mail: MÔN TIN HỌC QUẢN LÝ – Subject bắt đầu bằng: [monTHQL] – VD: [monTHQL] Tại sao lệnh truy vấn này sai? Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 Chương trình học Hình thức thi •Chương 1: Cơ sở dữ liệu • Quá trình: Làm đồ án môn học 20%. •Chương 2: Tạo CSDL và bảng trên Access • Thi giữ kỳ: Thuc hanh 20%. •Chương 3: Thao tác trên bảng (table) •Thi cuối kỳ: Trắc nghiệm 60%. •Chương 4: Tạo bảng nâng cao •Chương 5: Tạo liên kết •Chương 6: Tạo Form •Chương 7: Tạo Query •Chương 8: Tạo Report Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 Tài liệu tham khảo •Tạ Minh Châu, Tin học quản lý, NXB ĐHQG Chương 1: • Các giáo trình Access. CƠ SỞ DỮ LIỆU Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Nội dung 1. Vấn đề 1 1. Đặt vấn đề •Một cửa hàng bán đồ nội thất cần quản lý việc 2. Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) bán hàng. Làm cách để thực hiện? 3. Một số khái niệm cần quan tâm –Việc quản lý này dựa trên loại giấy tờ nào? – Thông tin gì cần quản lý? 4. Các thao tác thường thực hiện trên CSDL – Cách tổ chức như thế nào? 5. Thiết kế CSDL • Dùng kẹp giấy? • Dùng sổ sách? • Dùng máy tính: Word, Excel, ? Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 1. Vấn đề 1 1. Vấn đề 1 (tt) • Hóa đơn •Tổ chức thông tin bán hàng thành bảng MaHD TenKH ĐịaChỉ Ngày Tên hàng SL DG TT Số Hóa Đơn (Seri): 00001 00001 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 23/03/2011 Bàn gỗăn 1 5.000.000 5.000.000 Họ tên: Võ Văn An cơm vuông Địa chỉ: 23 Nguyễn Du 00001 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 23/03/2011 Ghế gỗ lim 6 300.000 1.800.000 Ngày mua: 23/03/2011 00002 STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành Tiền 1Bàngỗăncơm vuông 1 5.000.000 5.000.000 2Ghế gỗ lim 6 300.000 1.800.000 •Nhận xét: Tổng cộng 6.800.000 – TenKH, Địa Chỉ, Ngày, Tên Hàng bị lặp đi lặp lại. • Làm sao để quản lý các hóa đơn này? Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 1. Vấn đề 1 (tt) 1. Vấn đề 1 (tt) •Tổ chức thông tin bán hàng thành bảng •Tổ chức thông tin bán hàng thành bảng HoaDon HoaDon MaHD TenKH ĐịaChỉ Ngày MaHD TenKH ĐịaChỉ Ngày 00001 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 23/03/2011 00001 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 23/03/2011 00002 00006 Phan Nam 23 Lê Duẩn 26/04/2011 00009 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 26/04/2011 ChiTietHoaDon ChiTietHoaDon MaHD Tên hàng SL DG TT MaHD Tên hàng SL DG TT 00001 Bàn gỗăn 1 5.000.000 5.000.000 00001 Bàn gỗăn 1 5.000.000 5.000.000 cơm vuông cơm vuông 00001 Ghế gỗ lim 6 300.000 1.800.000 00001 Ghế gỗ lim 6 300.000 1.800.000 00002 00002 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
1. Vấn đề 1 (tt) 1. Vấn đề 1 (tt) •Tổ chức thông tin bán hàng thành bảng •Tổ chức thông tin bán hàng thành bảng KhachHang HoaDon KhachHang HoaDon MaKH TenKH ĐịaChỉĐiệnThoại MaHD MaKH Ngày MaKH TenKH ĐịaChỉĐiệnThoại MaHD MaKH Ngày 40000 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 00001 40000 23/03/2011 40000 Võ Văn An 23 Nguyễn Du 00001 40000 23/03/2011 40001 Phan Nam 23 Lê Duẩn 00006 40001 26/04/2011 40001 Phan Nam 23 Lê Duẩn 00006 40001 26/04/2011 00009 40000 26/04/2011 00009 40000 26/04/2011 ChiTietHoaDon Hang ChiTietHoaDon MaHD Tên hàng SL DG TT MH Tên hàng Kích cỡ MaHD MaHang SL DG TT 00001 Bàn gỗăn 1 5.000.000 5.000.000 001 Bàn gỗăncơm vuông 2*3*1 00001 001 1 5.000.000 5.000.000 cơm vuông 002 Ghế gỗ lim 0.5*0.5*0.8 00001 002 6 300.000 1.800.000 00001 Ghế gỗ lim 6 300.000 1.800.000 003 00002 00002 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 1. Vấn đề 1 (tt) 1. Vấn đề 2 •Quản lý phòng của một khách sạn hai sao. •Tổ chức thông tin bán hàng – Khách sạn có n phòng. Số giường của mỗi phòng là 1, 2 hoặc 3 giường đôi. Giá phòng tính tương ứng trên số giường. Nhân viên quản lý luôn kiểm soát tình trạng trang KhachHang HoaDon thiết bị mỗi phòng (tốt, hư hỏng). – Phòng cho thuê phải có thời hạn thuê, ngoài thời gian này ChiTietHoaDon Hang thì phòng xem như trống. – Khách có thể đặt phòng trướcvàchỉ được đặt phòng trống. Phòng được đặt xem như là phòng đã cho thuê. Nếu khách không đến nhận phòng thì hủy phiếu đặt này. – Khách hàng có thể thuê một lúc nhiều phòng. Nhân viên quản lý cần quản lý thông tin người đặt phòng và từng người ở trong phòng đónhư CMND, tên địa chỉ . Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 1. Vấn đề 2 (tt) 1. Vấn đề 2 (tt) Phong Phong MaPhong LoaiPhong SoNguoi TTThietBi Gia MaPhong Giuong GhiChu SoNguoi TTThietBi Gia 01010 1 2 Tốt 230000 01009 1 2 Tốt 230000 01010 1 giường Tối đa3 người2 Tốt 230000 01008 2 4 Tốt 450000 01009 1 giường Tối đa3 người2 Tốt 230000 02001 1 2 Tốt 230000 . 01008 2 giường Tối đa5 người4 Tốt 450000 02001 1 giường Tối đa3 người2 Tốt 230000 Loai LoaiPhong Giuong GhiChu . 11giường Tối đa3 người 22 giường Tối đa5 người 33 giường Tối đa7 người Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
1. Vấn đề 2 (tt) 1. Vấn đề 2 (tt) SoDatPhong KhachHang MaDatPhong MaPhong MaKH NgayDen NgayDi MaKH Ten CMND SDT 13070901 01009 01002 15/07/10 19/07/10 01000 TrầnTrọng Tuyên 0321487995 0908433444 13070902 01001 01991 16/07/10 23/07/10 01002 Lê Hoài Lân 0943583557 0909045332 14070901 01010 01002 14/07/10 15/07/10 01002 TrầnNhị Tống 1234537265 0904563732 01991 Lê Thị Hoài 4578921154 0988541311 . SoThuePhong MaDatPhong MaKH TinhTrang NgayDen NgayDi 15070901 01002 Đang ở 15/07/10 19/07/10 16080901 01991 Đang ở 16/08/10 20/08/10 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 1. Vấn đề 2 (tt) 1. Vấn đề 3 •Quản lý tiền lương của nhân viên. Loai Phong –Muốn tìm xem nhân viên A đã làm việc tại cơ quan bao nhiêu năm? SoDatPhong –Muốn xem nhân viên A có chức vụ là gì KhachHang –Muốn xem số tiền lương của nhân viên A? SoThuePhong Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 1. Vấn đề 3 (tt) 1. Vấn đề 3 (tt) •Số liệu cần lưu để có thể tổng hợp thành bảng •Lập bảng lương để báo cáo. lương: MaNV Tên nhân viên Địachỉ TT hôn nhân Sốđiệnthoại MANV Tên nhân viên Lương Phụ cấpTổng cộng MaNV Tên nhân viên Chứcvụ Phòng ban Ngày vào CQ •Cần số liệu nào để lập bảng lương ? MaCV Tên chứcvụ HS phụ cấp Ghi chú: - TT: Tình trạng MaNV HS lương Thoi gian nâng lương -HS: Hệ số -CQ: Cơ quan Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
1. Vấn đề 3 (tt) 2. Các khái niệm về CSDL •Mộtsố công thức tính: •Dữ liệu: –Lương = HSPhuCap * PhuCap + – Là những số liệu rời rạc của một sự vật hiện HSLuong * MucLuong tượng. – PhuCap = 2.000.000 •Ví dụ : nhân viên : họ tên, địa chỉ, số điện thoại, lương, hệ số lương – MucLuong = Mức lương nhà nước quy định – Cách tiếp cận đơn giản khi quản lý dữ liệu trên máy tính là tổ chức các tập tin ứng với từng mục tiêu đề ra. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) Mã số Họ và tên Ngày sinh Giới Địachỉ Tình trạng Sốđiện Chứcvụ Ngày vào • Xét bài toán quản lý nhân viên, những dữ liệu tính hôn nhân thoại công ty sau về lý lịch nhân viên cần được lưu trữ: 001 TrầnVăn An 20/10/77 Nam 111 Kha Độc thân 012345678 Giám đốc 15/9/1999 VạnCân, ThủĐức, –Tên HCM – Ngày sinh 002 Lê Thị Hoa 23/9/78 Nữ 222 Điện Lậpgia 987654321 Trưởng 19/7/2000 Biên Phủ, đình phòng –Giới tính Q.3, HCM – Địa chỉ – Tình trạng hôn nhân 121 Lý Thanh Tú 23/5/81 Nam 112 KP4 Độc thân Nhân 23/4/2003 –Số điện thoại P.14, Q.4, viên –Chức vụ HCM – Ngày vào công ty Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) • Xét bài toán quản lý lương (đơn giản), những Mã số Họ và tên Chứcvụ Hệ số Ngày vào Lương dữ liệu sau cần được lưu trữ: lương công ty –Tên 001 TrầnVănAn Giám đốc 5.12 15/9/1999 7.500.000 –Chức vụ 002 Lê Thị Hoa Trưởng 4.14 19/7/2000 5.200.000 phòng –Hệ số lương – Ngày vào công ty –Lương 121 Lý Thanh Tú Nhân viên 2.64 23/4/2003 3.000.000 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) •Các vấn đề: • Thông tin trùng lắp Mã số Họ và tên Chứcvụ Hệ số Ngày vào Tổng lương – Thông tin trùng lắp lương công ty 001 TrầnVănAn Giám đốc 5.12 15/9/1999 7.500.000 – Không nhất quán dữ liệu (khi thay đổi) 002 Lê Thị Hoa Trưởng phòng 4.14 19/7/2000 5.200.000 – Khi có yêu cầu mới thì phải phát sinh bảng mới (file mới) 121 Lý Thanh Tú Nhân viên 2.64 23/4/2003 3.000.000 Mã số Họ và tên Ngày Giới Địa chỉ Tình trạng Số điện Chức vụ Ngày vào sinh tính hôn nhân thoại công ty 001 TrầnVăn An 20/10/77 Nam 111 Kha Vạn Độc thân 012345678 Giám đốc 15/9/1999 Cân, ThủĐức 002 Lê Thị Hoa 23/9/78 Nữ 222 ĐiệnBiên Lậpgiađình 987654321 Trưởng 19/7/2000 Phủ, Q.3, HCM phòng 121 Lý Thanh Tú 23/5/81 Nam 112 KP4 P.14, Độc thân Nhân 23/4/2003 Q.4, HCM viên Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) • Không nhất quán dữ liệu •Yêu cầu mới: Hãy lập bảng phụ cấp cho Mã số Họ và tên Chứcvụ Hệ số Ngày vào Tổng lương lương công ty những người nào trên 25 tuổi. 001 TrầnVănAn Giám đốc 5.12 15/9/1999 7.500.000 Mãsố Họ và tên Chức vụ Ngày sinh Ngày vào Phụ cấp 002 Lê Thị Hoa Trưởng phòng 4.14 19/7/2000 5.200.000 công ty Phó giám đốc 001 TrầnVănA Giám đốc 20/10/77 15/9/1999 150.000 121 Lý Thanh Tú Nhân viên 2.64 23/4/2003 3.000.000 002 Lê Thị Hoa Trưởng phòng 23/9/78 19/7/2000 120.000 Mã số Họ và tên Ngày Giới Địa chỉ Tình trạng Số điện Chức vụ Ngày vào sinh tính hôn nhân thoại công ty 001 TrầnVăn An 20/10/77 Nam 111 Kha Vạn Độc thân 012345678 Giám đốc 15/9/1999 Cân, ThủĐức 002 Lê Thị Hoa 23/9/78 Nữ 222 ĐiệnBiên Lậpgiađình 987654321 Trưởng 19/7/2000 Phủ, Q.3, HCM phòng Mất không gian lưu trữ Mất thời gian 121 Lý Thanh Tú 23/5/81 Nam 112 KP4 P.14, Độc thân Nhân 23/4/2003 Bảng quản lý lý lịch nhân viên Q.4, HCM viên Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) •Tổ chức một bộ các bảng biểu (tập dữ liệu) •Cơ sở dữ liệu thống nhất và quan hệ với nhau. –Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ •Có thể chọn lọc dữ liệu để sử dụng cho nhiều chức có cấu trúc, quan hệ chặt chẽ nhằm phục vụ mục đích khác nhau, mà không cần tạo ra cho nhiều mục tiêu khác nhau một cách có chọn lọc thêm bảng. –Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có ⇒ Cơ sở dữ liệu cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 6
2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) •Sơ đồ tổng quá về CSDL Chương trình • Ưu điểm: ứng dụng n Chương trình –Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất ứng dụng 1 và do đó bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. – Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều Cơ sở dữ liệu cách khác nhau. Chương trình ứng dụng 2 –Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau. Các hệ thống chương trình ứng dụng khai thác CSDL Người khai thác CSDL Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) •Vấn đề đặt ra •Hệ quản trị CSDL – Tính chủ quyền của dữ liệu. –Phần mềm có khả năng giải quyết các vấn đề trên được gọi là hệ quản trị CSDL (DataBase – Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin Management system -DBMS) của người sử dụng –Hệ quản trị CSDL là các công cụ hỗ trợ tích cực – Tranh chấp dữ liệu. cho các nhà phân tích thiết kế và những người – Đảm bảo phục hồi dữ liệu khi có sự cố. khai thác CSDL –Hệ quản trị CSDL là phần mềm hệ thống cho phép định nghĩa, xây dựng và xử lý dữ liệu –Một số hệ quản trị CSDL :FoxPro, Access, MS SQL server, mySQL, DB2, Oracle Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 40 2. Các khái niệm về CSDL (tt) 2. Các khái niệm về CSDL (tt) •Các mức biểu diễn CSDL: Môi trường thế –Mức trong: (mức vật lý) Cấu trúc giới thực ngoài 1 • Đây là mức lưu trữ CSDL. Tại mức này, vấn đề cần giải quyết là: dữ liệu gì và được lưu trữ như thế nào? ở đâu (đĩa từ, băng từ, track, được mô hình hoá sector nào)? Cần các chỉ mục gì? Việc truy xuất là tuần tự Cấu trúc Sơ đồ vật lý, (Sequential Access) hay ngẫu nhiên (Random Access) đối với từng loại ngoài 2 mức vật lý dữ liệu. –Mức quan niệm: (mức logic) Sơ đồ quan •Tại mức này sẽ giải quyết cho câu hỏi CSDL cần phải lưu giữ bao niệm (mức nhiêu bảng dữ liệu? đó là những dữ liệu gì? Mối quan hệ giữa các Cấu trúc quan niệm) bảng như thế nào? ngoài n –Mức ngoài: (mức thể hiện hay mức ứng dụng) Cơ sở dữ liệu • Đó là mức của người sử dụng và các chương trình ứng dụng. Làm Các chương việc tại mức này có các nhà chuyên môn, các kỹ sư tin học và những trình ứng dụng người sừ dụng không chuyên. Thiết kế chương trình Phân tích thiết kế Quản trị hệ thống Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 41 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 42 7
2. Các khái niệm về CSDL (tt) 3.Một số khái niệm cần quan tâm •Thuộc tính •Kiểu dữ liệu (Dữ liệu của thuộc tính) • Đối tượng - thực thể • Record Các bảng Table, File • Quan hệ Các form nhập thuộc tính, dữ liệu, qlnv.mdb xuất, bảng biểu, mối quan hệ, ràng được lưu trữ •Lược đồ quan hệ report(báo cáo) buột ở ổ đĩa D: • Khoá •Mối quan hệ(phụ thuộc hàm, ràng buột toàn vẹn ) •Bảng (thể hiện của quan hệ) • Form • Report Thiếtkế chương trình Phân tích thiết kế Quản trị hệ thống • Câu lệnh SQL (Structured Query Language ) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 43 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 44 Thuộc tính (Attribute) Kiểu dữ liệu (của thuộc tính) •Thuộc tính là một tính chất riêng biệtcủamột •Các thuộc tính được đặc trưng bởi một tên gọi, kiểu đốitượng cần đượclưutrữ trong CSDL để giá trị và miền giá trị của chúng. phụcvụ cho việc khai thác dữ liệuvềđối •Ví dụ: tượng. – Tên nhân viên: có kiểu chuổi ký tự và có độ dài tối đa là 30 ký tự. –Hệ số lương : có kiểu số thực. –Vídụ : Loạithựcthể HocVien có mộtsố thuộc tính –Giới tính : logic (true\false). MaHocVien, TenHocVien, NgaySinh, QueQuan, •Một số kiểu thông dụng: MaKhoa. –Text (hoặc Character, String, Char): kiểu văn bản(độ dài cố định). – Number (hoặc Numeric, hoặc float): kiểu số – Logical (hoặc Boolean): kiểu luận lý – Date/Time: kiểu thời gian (ngày tháng năm + giờ phút giây) – Memo (hoặc VarChar): kiểu văn bản có độ dài thay đổi. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 45 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 46 Đối tượng - thực thể Record (mẫu tin) •Thực thể (entity) •Bộ giá trị cụ thể của từng thuộc tính của 1 •Tập hợp một số thuộc tính đặc trưng của đối thực thể gọi là record tượng thì gọi là thực thể. •Ví dụ: bộ giá trị (“Lê Văn An”, 25, “Phó giám •Ví dụ: Đối tượng nhân viên cần quan tâm (họ đốc”) là 1 record của thực thể Nhân Viên và tên, tuổi, chức vụ ) Æ thực thể nhân viên Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 47 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 48 8
Quan hệ -Lựơc đồ quan hệ Khoá (Key) •Tậphợp nhiều record của một loại thực thể được gọi • Là nhóm ít thuộc tính nhất nhưng vẫn có thể dùng là quan hệ. để phân biệt hai record khác nhau trong một quan hệ (dùng nhận diện một bộ trong một quan hệ). •Ví dụ : tập các record của thực thể sinh viên như sau – Q = SinhVien(MaSV, Ten, NgaySinh, DiaChi, MaNganh) •Ví dụ: – q1 = (SV001, Nguyễn Văn Nam, 27/03/1970, Cần Thơ, QTKD1) –Mã lớp là khóa của quan hệ Lớp học vì các giá trị trong – q2 = (SV005, Vũ Thị Tuyết Mai, 26/02/1968, Đồng Nai, KTKC1) từng record tại thuộc tính này là phân biệt nhau. – q3 = (SV014, Hồng Đăng, 30/04/1975, Đồng Nai, CNTK3) – LopHoc (MaLop, TenLop, NienKhoa, SoHocVien, – q4 = (SV015, Lê Hoài Nhớ, 23/03/1965, Long An, CNTK4) MaKhoa) •Lựơc đồ quan hệ :Tập hợp nhiều quan hệ – Nhóm thuộc tính Mã hóa đơn và Mã hàng là khóa của quan hệ Chi tiết hóa đơn – ChiTietHoaDon (MaHD, MaHang, SL, DG, TT) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 49 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 50 Khóa chính (Primary key) Mối quan hệ • Khóa chính là khóa được người thiết kế CSDL • Các quy tắc xác định trên từng quan hệ hoặc chọn ra trong số các khóa dùng để phân biệt nhiều quan hệ đảm bảo tính thống nhất, toàn các bộ trong một quan hệ. (Khóa chính được vẹn của dữ liệu gạch dưới khi thiết kế CSDL). •Phụ thuộc hàm •Ví dụ: – VD: ThanhTien = SoLuong*DonGia – KhachHang (MaKH, Ten, CMND,SDT, Email) • Ràng buộc toàn vẹn – Hang (MH, TenHang, KichCo) – VD: Nhân viên phải thuộc một phòng ban trong – ChiTietHoaDon (MaHD, MaHang, SL, DG, TT) công ty. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 51 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 52 Mối quan hệ (tt) Mối quan hệ (tt) •Mối liên hệ giữa hai thựcthể (entity): •Biểu đồ ERD(Entity Relationship Diagram) –Liênhệ một–một –Ví dụ: ERD của cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng. –Liênhệ một – nhiều –Liênhệ nhiều – nhiều • Tách thành 2 liên hệ một – nhiều • Dùng bảng để mô tả thực thể dữ liệu hoặc một mối kết hợp. ⇒ Quan hệ khóa ngoại • Ràng buộcvề dữ liệugiữa hai bảng –Vídụ: Giữa HoaDon và ChiTietHoaDon. ⇒ Ràng buộc khóa ngoại Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 53 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 54 9
Mức thể hiện Bảng •Bảng (Table): Thể hiệncủa quan hệ •Mẫunhập (Form) : các giao diện để nhập, xuấtdữ liệu • Report: các mẫu báo cáo trích từ CSDL •Câulệnh SQL: đây là mộtdạng câu lệnh dùng để truy xuất, thao tác mộtcáchgiántiếpvào CSDL, thường được dùng là trung gian trong các ứng dụng. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 55 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 56 Form Report Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 57 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 58 Câu lệnh truy vấn 4. Các thao tác trên CSDL • SELECT * FROM BangLuong ORDER BY •Truy vấn thông tin BangLuong.MaNV • Tìm kiếm thông tin • UPDATE • Thêm • DELETE * FROM NhanVien WHERE MSNV=“0010” •Xoá •Sửa Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 59 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 60 10
5. Thiết kế CSDL Bài tập • Các giai đoạn (GĐ) thiết kế CSDL: •Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý học –GĐ 1: Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ của doanh sinh nghiệp •Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tiền –GĐ 2: Phân tích yêu cầu quỹ lớp. • Yêu cầu từ nhân viên tác nghiệp • Đề xuất cải tiến của người khảo sát nghiệp vụ •Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý thư –GĐ 3: Xây dựng mô hình ý niệm viện. •Xác định thực thể (tên, các thuộc tính) •Xác định mối liên hệ giữa các thực thể (vẽ ERD). –GĐ 4: Thiết kế luận lý (CSDL cụ thể) •Biểu diễn các bảng, các mối liên hệ và ràng buộc Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 61 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 62 11
Nội dung 1. Giới thiệu Access, so sánh Access với Excel Chương 2: 2. Các đối tượng trong Access 3. Khởi động Access và cửa sổ làm việc TẠO CSDL VÀ BẢNG 4. Tạo cơ sở dữ liệu TRÊN ACCESS 5. Tạo bảng 6. Cách nhận thông tin trợ giúp Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 1. Giới thiệu Access 1. So sánh Access với Excel • Access là một phần mềm ứng dụng thuộc bộ •Giống nhau: phần mềm Microsoft Office, được sử dụng để –Quản lý dữ liệu ở dạng bảng quản lý dữ liệu (quản lý nhân sự, khách hàng, – Cho phép thực hiện các tính toán, thống kê. vật tư, kế toán ) • Các phiên bảng của Access – Office 97 → Access 97 – Office 2000 → Access 2000 – Office 2003 → Access 2003 – Office 2007 → Access 2007 – Office 2010 → Access 2010 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 1. So sánh Access với Excel 2. Các đối tượng trong Access • Khác nhau: Đốitượng Chứcnăng Chứcnăng Access Excel Table Chứadữ liệuthôở dạng hàng và cột. Các bảng (Bảng dữ liệu) có mối quan hệ với nhau. Quảnlýmối quan Có. Không Query Dùng để chọn thông tin từ mộthoặc nhiềubảng hệ giữacácbảng VD: Hóa đơnbị xóa thì chi tiết (Vấntin) và dùng để cậpnhậtdữ liệucủacácbảng. chặtchẽ hóa đơncũng bị xóa theo. Form Dùng làm màn hình nhập liệu vào bảng (thân (Biểumẫunhập) thiện với người sử dụng) còn gọilàmẫunhập. Report Tạo ra báo cáo theo mẫuxácđịnh vớisố liệu Cho phép lọcvà Có. Không (Báo cáo) (thô hoặctổng hợp) lấytừ các bảng. thống kê dữ liệu VD: Lập danh sách hàng bán Macro Gom các lệnh theo một trình tự nhất định để lấytừ nhiềubảng ra trong tháng (trích dữ liệutừ (Tậplệnh) thực hiệnmột công việc thường xuyên xảy ra. bảng hóa đơn, chi tiết hóa Module Chứa đoạn mã chương trình Visual Basic giúp đơn, và hàng hóa) (Chương trình) nâng cao chức năng xử lý tự động hóa. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
3. Khởi động Access 3. Cửa sổ làm việc của Access • Có nhiều cách khác Quick Access Toolbar Thanh trình đơn Thanh tiêu đề nhau. Sau đây là một số Office cách: Button – C1: Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Ribbon Navigation Danh sách Access 2007. các Table, –C2: Kích đúp biểu tượng Pane Query, Form, Report, Màn hình chính trên Desktop. Macro, –C3: Kích đúp trên 1 tập tin Module trong một CSDL Access (*.mdb hoặc Thanh *.accdb). trạng thái Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Thoát Access 4. Cơ sở dữ liệu Access • Kích vào Office •Mỗi tập tin ACCESS (*.mdb, *.accdb) chứa Button ở góc trên một cơ sở dữ liệu. trái màn hình và •Một cơ sở dữ liệu chứa đựng nhiều dữ liệu chọn Exit Access nằm trong một thành phần chính của một tập • Kích biểu tượng X ở tin ACCESS là bảng. góc trên phải •Các bảng này có mối quan hệ với nhau theo •Bấm tổ hợp phím một quy luật nào đó do người thiết kế tạo nên. Alt+F4 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 4. Tạo cơ sở dữ liệu 4. Thiết kế CSDL Access 1 1. Khởi động Access •Xác định yêu cầu 2. Bấm Office Button, •Xác định các Table chọn New •Xác định các cột hay còn gọi là trường (field) 3. Chọn Blank Database •Xác định khoá chính 4. Chọn thư mục lưu trữ 3 •Xác định quan hệ giữa các Table 5. Nhập tên tập tin lưu CSDL •Tạo CSDL và tinh chỉnh 6. Bấm nút Create •Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng khác 5 4 6 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
5. Bảng 5. Xác định bảng từ bài toán •Bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột dùng để • Xét bài toán quản lý lý lịch sinh viên của một biểu diễn thực thể (entity). trường • Dòng được gọi là mẫu tin (record). –Thực thể sinh viên sẽ có những đặc điểm cần quản lý sau: •Cột được gọi là trường (field) biểu diễn cho •Họ và tên thuộc tính của thực thể. • Phái •Mỗi cơ sở dữ liệu phải có ít nhất là một bảng. • Ngày sinh •Lớp Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 5. Ví dụ bảng SinhVien 5. Tổ chức bảng Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp • Lưu ý thứ 1 NguyễnVăn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Tránh ghép nhiều thông tin vào chung một cột. Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Võ Thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Họ tên Phái Ngày sinh Lớp Lê Quốc Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N NguyễnThị NgọcMinh Nữ 16/01/80 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T •Với cách tổ chức bảng trên, mỗi dòng là một Vũ Thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Quốc Duy Nam 31/07/79 05Q1N sinh viên, mỗi cột chứa thông tin về một đặc Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N điểm nào đó của sinh viên (như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 5. Tổ chức bảng (tt) 5. Tổ chức bảng (tt) •Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên • Lưu ý thứ 2 thành hai cột riêng vì trong bài toán quản lý người Xác định khóa chính (Primary key) của bảng ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên Khóa chính là một vùng mà nội dung vùng đó của (như tìm theo tên, sắp thứ tự theo ABC của tên). từng mẫu tin là duy nhất, không trùng lắp, không • Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách riêng bỏ trống. thành 3 cột ngày, tháng, năm vì lý do những yêu Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp cầu xử lý riêng trên ngày sinh, tháng sinh ít xảy ra Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Thị NgọcMinh Nữ 16/01/80 05Q1N Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
5. Tổ chức bảng (tt) 5. Tổ chức bảng (tt) • Lưu ý thứ 3 Khóa chính của bảng này Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin bằng cách: Mã SV Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp – Thay vì tổ chức 1 bảng, người ta tạo thành nhiều bảng, 001 Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N hoặc 005 Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T –Sử dụng mã hóa thông tin. 011 Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T 024 Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N 112 Nguyễn Thị NgọcMinhNữ 16/01/80 05Q1N Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 5. Tổ chức bảng (tt) 5. Tổ chức bảng (tt) • Xét bài toán quản lý vật tư nhập kho. • Tách ra thành nhiều bảng VatTu Mã vật tư SL MVT Tên VTMDVT Mã vậttư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng X01 10000 X01 Xăng A92 2 X01 5500 X01 Xăng A92 Lít 10000 X02 Xăng A83 2 V02 120 V01 Vỏ xe nhậpngoại1 X01 Xăng A92 Lít 5500 V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 N02 10 V02 Vỏ xe CASUMINA Cái 120 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 N01 Nhớt loai I 3 V03 Vỏ xe Hóc Môn Cái 100 MDVT DVT 1 Cái N04 NhớtloaiII 3 N02 Nhớt loai II Thùng 10 2 Lít 3 Thùng Ghi chú: Dư thừa dữ liệu Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 5. Tổ chức bảng (tt) 5. Tạo bảng • Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối •Chỉ tạo bảng khi đã có CSDL liên hệ giữa các bảng •Bảng có 2 phần chính Mã vật tư -MVT –Phần cấu trúc Mã vật tư SL MVT Tên VTMDVT X01 10000 X01 Xăng A92 2 –Phần dữ liệu X01 5500 X02 Xăng A83 2 MVT Tên VTMDVT Cấu trúc V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 X01 Xăng A92 2 V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 X02 Xăng A83 2 N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 MDVT DVT N01 Nhớt loai I 3 Dữ liêu (gồm V02 Vỏ xe CASUMINA 1 nhiểu record 1 Cái N04 Nhớt loai II 3 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 dữ liệu) 2 Lít N01 Nhớt loai I 3 3 Thùng DVT - MDVT N04 Nhớt loai II 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
5. Tạo bảng (tt) 5. Tạo bảng (tt) • Sau khi CSDL mới được tạo ra thì Access đã • Thêm bảng mới vào CSDL tạo sẵn một bảng mới có tên là Table1 và có – Vào thẻ Create, bấm nút Table sẵn một trường là ID 1 2 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 5. Tạo cấu trúc bảng 5. Cửa sổ mô tả cấu trúc bảng •Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng Field Name : Tên vùng mới và chọn Data Type : Kiểu dữ liệu Design View Description : Ghi chú •Nhập tên bảng 1 và bấm OK 2 3 4 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 5. Cấu trúc bảng nhân viên 5. Kiểu dữ liệu (Data Type) •Kiểu Text : lưu chuổi, số. Độ rộng (field width) trong khoảng từ 1 đến 255 ký tự. •Kiểu Memo : như kiểu Text nhưng cho phép độ rộng tối đa là 64.000 ký tự tương đương 18 trang giấy. Hạn chế sử dụng kiểu Memo vì thời gian xử lý trên kiểu này chậm hơn kiểu Text Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
5. Kiểu dữ liệu (tt) 5. Kiểu dữ liệu (tt) •Kiểu Number : là kiểu số. Chọn mục Field Size để •Số thực gồm có xác định là số nguyên hay số thực – Single : từ -3,4 x 10 38 đến 3,4 x 10 38 . Kích thước 4 •Số nguyên gồm có byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm thập phân. –Byte : từ 0 đến 255. Kích thước 1 byte – Double : từ -1,8 x 10 308 đến 1,8 x 10 308 . Kích thước 8 – Integer : từ -32768 đến 32767. byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm Kích thước 2 byte. thập phân. – Long Integer : - 2.147.483.648 đến - 2.147.483.648. –Nếu chọn kiểu số thực phải quy định số chữ số sau dấu Kích thước 4 byte. chấm thập phân ở mục Decimal Places Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 5. Kiểu dữ liệu (tt) 5. Kiểu dữ liệu (tt) • Kiểu Currency : giống kiểu Number, có thêm •Ví dụ: Xác định kiểu số thực cho hệ số lương dấu tiền và quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places. Giá trị từ - 22.377.203.685.477,5808 đến 922.377.203.685.477,5807 • Kiểu Date/Time: Từ ngày 01/01/100 đến 31/12/9999. Chọn thêm ở mục Format hình thức trình bày giá trị kiểu này (hoặc gõ vào dd/mm/yy) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 5. Kiểu dữ liệu (tt) 5. Lưu cấu trúc bảng 1 2 • KiểuYes/No: chấpnhận giá trị Yes, hoặcNo •Thực hiện bằng Lưuý: một trong các cách Bảnchấtthựccủakiểudữ liệu này là giá trị sau: số (-1,0), vì vậy trong mộtsố thao tác có liên –C1: Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng quan đếnkiểudữ liệu này, không thể nhậptừ mới và chọn Save “YES” hoặc“NO” màphảinhậpgiátrị “-1” 1 –C2: Bấm Office hoặc“0”. Button và chọn 2 Save Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 6
5. Thiết lập khóa chính 6. Cách nhận thông tin trợ giúp 1. Chọn trường làm khóa 1 •Có thể thực hiện một chính (Nếu chọn nhiều trong hai cách sau trường thì nhấn nút Ctrl –C1: Nhấn phím F1 + Kích chuột trái lên –C2: Bấm vào biểu trường cần chọn) tượng 2. Vào thẻ Design và bấm 3 2 •Cửa sổ giúp đỡ của nút Primary Key Access sẽ hiện ra Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 Bài tập •Quản lý sinh viên •Quản lý hàng hoá •Quản lý tour du lịch (tour, khách hàng .) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 7
Nội dung 1. Thao tác trên cả đối tượng bảng Chương 3: 2. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng 3. Cập nhật dữ liệu bảng THAO TÁC TRÊN BẢNG 4. Tìm kiếm và thay thế 5. Lọc dữ liệu Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 1. Thao tác trên cả đối tượng bảng Xoá bảng • Các thao tác thường áp dụng cho cả đối •B1: Chọn bảng bằng cách bấm lên tên bảng tượng bảng gồm: trong Navigation Pane. – Xoá (Delete) •B2: Thựchiệnmột –Tạo (Create) trong các cách sau: – Sao chép (Copy) – C1: Bấm phím Del – Đổi tên (Rename) –C2: Vàothẻ Home bấm nút Delete •B3: ChọnYes Lưu ý: Chỉ có bảng đang đóng mới được phép xoá Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 Tạo bảng mới Sao chép •Vàothẻ Create và thựchiệnmột trong hai cách •Tạo ra 1 bảng mới có cấu trúc và nội dung sau: giống với bảng có sẵn –C1: Bấm nút Table (bảng mới •Thựchiệnnhư sau: mở ra ở chế độ Datasheet – B1: Click phảichọnCopy View) – B2: Click phảichọnPaste –C2: Bấm nút Table Design –B3: Đặttênchobảng mới (bảng mới mở ra ở chế độ sao chép và bấmOK Design View) Có thể dùng phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V hoặc dùng công cụ Copy, Paste trong thẻ Home Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Đổi tên 2. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng • Click phải lên bảng và • Click phải lên bảng chọn Rename và chọn Design View •Sau đó chỉnh sửa trong màn hình thiết kế như lúc tạo bảng mới. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng (tt) 3. Cập nhật dữ liệu bảng •Nếu bảng đang mở •Cập nhật dữ liệu để đảm bảo nội dung bảng ở chế độ nhập liệu luôn phù hợp với thực tế. thì có thể bấm vào •Cập nhật gồm: biểu tượng Design – Thêm mẫu tin mới View để hiệuuch chỉnh – Xóa mẫu tin đã có cấu trúc – Điều chỉnh mẫu tin đã có • Ngoài ra để cập nhật nhanh chóng còn: –Tìm kiếm theo nội dung mẫu tin –Lọc mẫu tin Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Nhập dữ liệu cho bảng Nhập dữ liệu cho bảng (tt) • Để mở cửa sổ nhập liệu, thực hiện một trong •Nếu bảng đang mở ở hai cách sau: chế độ Design View thì –C1: Nhấp đôi có thể bấm vào biểu chuộtlêntênbảng tượng Datasheet View trong Navigation trong thẻ Home để mở Pane cửa sổ nhập liệu – C2: Click chuột phảivàchọn open Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
Màn hình nhập Màn hình nhập (tt) Record Selector Cell Field •Ví dụ màn hình nhập liệu cho bảng NhanVien Record Record Navigator View shortcut Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 Di chuyển dấu nháy (cursor) Thêm mẫu tin mới Phím Ý nghĩa Tab Qua phải 1 trường •Thực hiện bằng một trong các cách sau: Shift+Tab Qua trái 1 trường – C1: Vào thẻ Home và chọn New Home Trường đầutiên End Trường cuối cùng Phím Ý nghĩa – C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl++ Mủitên↑ Lên mẫutin trên Mủitên↓ Xuống mẫutin kế tiếp –C3: Bấm vào biểu tượng New (blank) record trên Page Up Lên 1 trang Record Navigator Page Down Xuống 1 trang Ctrl+↑ Mẫutin đầutiên Ctrl+↓ Mẫutin cuối cùng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 Thêm mẫu tin mới (tt) Thêm mẫu tin mới (tt) • Lỗi sai khi nhập thêm mẫu tin mới • Lỗi do bỏ trống các trường khóa chính –Lỗi do giá trị vừa NHẬP TRÙNG với giá trị ở mẫu hoặc các trường đòi hỏi phải có giá trị tin có sẵn - thường gặp ở vùng là primary key –Lỗi do KHÔNG NHẬP giá trị ở mẫu tin hiện hành - thường gặp ở vùng là primary key Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
Xóa mẫu tin Xóa mẫu tin (tt) •B1: Chọn mẫu tin cần xoá •B2: Thực hiện một trong các cách sau: –Kết hợp nhấn phím Shift và Click để chọn nhiều –C1: Bấm phải chuột, chọn Delete Record mẫu tin cùng lúc – C2: Vào thẻ Home nhấn nút Delete –C3: Nhấn phím Del •B3: Chọn Yes Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 4. Tìm kiếm & thay thế Tìm kiếm & thay thế (tt) •Tìm kiếm trong nội dung của một bảng dựa •Mục Find What theo thông tin đã biết. –Nhập nội dung thông tin cần tìm •Mục Look In (phạm vi tìm) –Chọn cột hay toàn bảng •Thực hiện bằng một •Mục Match trong hai cách sau: – Any Part of Field: vị trí bất kỳ trong ô – C1:Vào thẻ Home – Whole Field: trọn nội dung một ô chọn Find – Start of Field: bắt đầu ô – C2: Phím tắt Ctrl + F Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 Tìm kiếm & thay thế (tt) Tìm kiếm & thay thế (tt) • Search: chỉ định hướng tìm kiếm •Nút Find Next thực hiện việc tìm kiếm thông –Up:Tìm trở lên mẫu tin đầu tin như điều kiện đã xác lập. – Down: Tìm xuống mẫu tin cuối •Nếu có nhiều mẫu tin thỏa điều kiện, con trỏ – All: Tìm cả hai hướng xuống hết - từ đầu sẽ chỉ vào mẫu tin đâu tiên tính theo hướng • Match case: tìm kiếm. –Nếu được chọn, việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và thường. Ngược lại thì không. • Ấn nút Find Next lần nữa nếu muốn tìm đến –Ví dụ: Nếu không chọn Match case khi tìm mẫu tin tiếp theo thỏa điều kiện. chuỗi sony sc5 thì kết quả có thể bao gồm cả Sony SC5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
Tìm kiếm & thay thế (tt) Tìm kiếm & thay thế (tt) • Hãy gia tăng khả năng tìm thấy bằng các ký •Lệnh Replace cho phép thay thế nội dung tìm tự đặc biệt (như ở phép toán LIKES) thấy bằng nội dung mới Ký tự Ý nghĩaVídụ •Từ hộp thoại Find, nếu ta ấn vào thẻ Replace ?Kýtự bấtkỳ Hoa?: Hoa, Hoan, Hoat sẽ chuyển sang hộp thoại Replace *Mộtchuổibấtkỳ Ng*: Nguyễn, Ngô, Ngọc, Nga #Mộtkýsố bấtkỳ 25###: Từ 25000 đến 25999 [ ] Một trong các ký AB[CD]: ABC, ABD tự trong cặp[ ] -Từ đến [L-N]AM : LAM, MAM, NAM !Phủđịnh ![L-N]AM : khác LAM, MAM, NAM Thêm mục Replace With để nhập nội dung dùng thay thế Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 5. Lọc dữ liệu (Filter) Lọc dữ liệu (Filter) •Chỉ hiển thị những mẫu tin có giá trị bằng với •Kết quả là chỉ những mẫu tin có hệ số lương giá trị đã chọn tại trường xác định. là 3.39 mới hiển thị lên màn hình. 2 3 •Cáchthựchiệnnhư sau: •Ngưng lọctrên bảng bằng cách: – Di chuyển dấu nháy đến ô 1 thuộctrường cầnlọc –Vàothẻ Home, –Vàothẻ Home bấm vào nút chọn Toggle Filter Filter 4 –Xácđịnh giá trị dùng làm điềukiệnlọc 5 –Bấm nút OK Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 Filter By Form Filter By Form (tt) • Là một tiện ích giúp cho việc xác định điều •Thực hiện như sau: 1 kiện lọc dễ dàng thực hiện. 2 – Vào thẻ Home, bấm 3 •Chức năng này sẽ hiện thị biểu mẫu dạng nút Advanced Filter 4 bảng cho phép chọn giá trị lọc trên nhiều cột → Filter By Form 5 – Xác định giá trị làm điều kiện lọc – Vào thẻ Home, bấm nút Advanced Filter → Apply Filter/Sort Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
Filter By Selection Filter By Selection (tt) •Lọc theo giá trị được chọn giúp lọc nhanh •Lọc theo cách này có nhiều chọn lựa khác chóng bằng cách chỉ vào giá trị muốn giữ lại nhau: (x là giá trị được chọn) rồi ấn biểu tượng Filter By Selection – Equals x: Bằng x 2 – Does Not Equal x: Không bằng x – Less Than or Equal To x: Bé hơn hoặc bằng x 1 – Greater Than or Equal To x: Lớn hơn hoặc bằng x – Between: Giá trị trong khoảng xác định Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 Advanced Filter/Sort Advanced Filter/Sort (tt) •Lọc nâng cao cho phép thực hiện lọc với điều • Cách viết điều kiện lọc (Criteria): kiện đa dạng và tuỳ ý người sử dụng hơn –Sử dụng các phép toán trong mục Validation Rule: , >=, , AND, OR, NOT, BETWEEN, IN, 1 IS NULL 2 • Ví d ụ::L Lọccnh những nhân viên có hệ số lương bằng 3.39 và có tên bé hơn “Vinh” sắp xếp Field: Tên trường dùng để lọc tăng dần theo thứ tự ABC Sort: Sắp xếp tăng, giảm, hoặc không sắp xếp Criteria: Biểu thức điều kiện Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 6
Nội dung •Kíchthướctrường (Field Size) Chương 4: • Định dạng trường (Format) •Mặtnạ nhập (Input Mask) TẠO BẢNG NÂNG CAO •Tiêuđề trường (Caption) •Giátrị mặc định (Default Value) •Luậtkiểm tra tính hợplệ (Validation Rule) •Bắtbuộcnhậpliệu (Required) • Cho phép rỗng (Allow Zero Length) •Tạochỉ mục (Indexed) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 1. Sử dụng field properties 1.1 Field Size – Độ rộng trường •Kiểu Text Là độ rộng của trường là số ký tự tối đa mà ta có •Ý NGHĨA CÁC MỤC TRONG FIELD thể nhập vào trong trường đó (1-255) Mặc định là PROPERTIES 50 ký tự. •Kiểu Number/Currency Phải chọn thêm để xác định Byte, Integer, Long FIELD SIZE, FORMAT, INPUT MASK, CAPTION, DEFAULT VALUE Integer, Single, hay Double. VALIDATION RULE, VALIDATION TEXT, REQUIRED, Mặc định là Long Integer ALLOW ZERO LENGTH, INDEXED Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 1.1 Field Size – Độ rộng trường 1.2 Format •Ví dụ MVT Tên VTDVT •Sử dụng thuộc tính này để điều chỉnh cách hiển •Mã vật tư :3 X01 Xăng A92 2 thị nội dung của trường. X02 Xăng A83 2 • Tên vật tư :16 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 •Kiểu Number • Đơn vị tính:integer V02 Vỏ xe CASUMINA 1 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 N01 Nhớt loai I 3 N04 Nhớt loai II 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Format củakiểu Number Format củakiểu Number •Tự quy định dạng riêng cho kiểu Number, Currency Chiều cao tính bằng cm là 1 số nguyên (ít nhất 2 chữ Ký hiệu Ý nghĩa số) 1. Sử dụng Format : 00 Dấu chấm . Tượng trưng cho dấu chấm thập phân 2. Sử dụng Format : ## Dấu phẩy , Dấu phân cách hàng nghìn Thực tế 00 ## 0 Đại diện cho 1 ký số hay số 0 153 153 153 # Đại diện cho 1 ký số hay khoảng cách (space) 000 $Hiển thị dấu $ PERCENT Giá trị sẽ được nhân 100 và ký hiệu % sẽ được 1011 nối vào Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Format củakiểu Number Format củakiểu Text, Memo Cân nặng tính bằng kg là 1 thực số có 3 chữ số •Tự quy định dạng riêng cho kiểu Text, Memo đến hàng trăm, lấy 1 số lẻ 1. Sử dụng Format : 0.0 Ký hiệu Ý nghĩa 2. Sử dụng Format : #.0 Dấu @ Ký tự hay khoảng cách. Bắt buộc Thực tế 0.0 #.0 Dấu & Ký tự hay khoảng cách. 11.01.0 Không bắt buộc 0.2 0.2 .2 Hiển thị ở dạng chữ in HOA [Màu] Đặt màu để hiển thị nội dung Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin HTínhọc Qu ảtừn Lý phải qua trái Tin Học Quản Lý 10 Format của kiểu Date/Time Format củakiểu Date/Time • Định dạng kiểu Date/Time •Tự quy định dạng riêng cho kiểu Date/Time Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa d 1-31 yy 00-99 dd 01-31 yyyy 100-9999 m 1-12 hh 00-24 mm 01-12 mm 00-59 mmm Jan-Dec ss 00-59 Dd/mm/yyyy Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
1.3 Input Mask 1.3 Input Mask (tt) Ký tự L: Mẫu tự A đến Z, mục bắt buộc •Tạo ra một quy định về dữ liệu được nhập vào trong trường. Hay nói khác đi là giới hạn dữ liệu nhập phải phù Ký tự ?: Mẫu tự A đến Z, mục không bắt buộc hợp với 1 tiêu chuẩn định trước Ký tự A: Mẫu tự A đến Z, số 0-9, mục bắt buộc Ký tự 0 Ký tự a: Mẫu tự A đến Z, số 0-9 không bắt buộc Ký số 0 đến 9, mục bắt buộc, không cho phép dấu + hoặc - Ký tự &: Ký tự bất kỳ , mục bắt buộc Ký tự 9 Ký tự C: Ký tự bất kỳ , mục không bắt buộc Ký số 0 đến 9, khoảng cách ,mục không bắt buộc, không cho phép dấu + hoặc – Ký tự . , / : Ký tự phân cách kiểu Number, Currency, Date Ký tự # Ký tự : Chuyển tất cả thành chữ in HOA Ký tự !: Canh biên trái Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 1.3 Input Mask (tt) 1.4 Caption • Là một chuổi ký tự, sẽ xuất hiện ở tiêu đề của trường khi xem bảng. Các ví dụ về Input mask •Nếu không nhập phần này Access sẽ sử dụng tên 1. Nhập số nguyên có 2 chữ số : ## trường (Field name) để thay thế. 2. Nhập hệ số lương có hai số lẻ, phần nguyên nhỏ •Khi thiết kế vấn tin (query), mẫu nhập(form), tiêu đề hơn 10 : 0.#0 của trường sẽ được tham khảo để làm tiêu đề cột. •Lợi ích : giảm thời gian thiết kế vấn tin, mẫu nhập 3. Nhập mã nhân viên gồm 3 chữ số, có thể bắt đầu bằng số 0 : 000 4. Nhập số điện thoại : (0099) 0000000 5. Nhập mã lớp : 00L9L - (VD: 04Q1N, 03K1T) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 1.4 Caption 1.4 Caption CÁC MỤC NÀY QUY ĐỊNH Ở CAPTION TỪNG TRƯỜNG Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
1.5 Default Value 1.6 Validation Rule & Validation Text • Là giá trị mặc định đặt cho một trường nào đó của •Kiểm tra dữ liệu, hạn chế sai sót liên quan nhập liệu bảng. của trường được mô tả. • Khi người sử dụng tạo một mẫu tin mới, thì trường •Mục Validation Rule chứa một điều kiện sao cho dữ có giá trị mặc định sẽ được gán sẵn giá trị. liệu hợp lệ thì điều kiện có giá trị đúng •Ví dụ : đặt giá trị mặc định của trường phái là 0 (phái •Mục Validation Text chứa một câu báo lỗi sẽ hiển thị Nam). Khi tạo mẫu tin mới, trường phái của mẫu tin khi dữ liệu không hợp lệ (tức là khi điều kiện kiểm tra trống sẽ có sẵn giá trị 0 có trị sai) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 Validation Rule Validation Rule •Sử dụng phép toán so sánh. > = • Các ví dụ trên bảng TTYT •Sử dụng phép toán luận lý để ghép nhiều –Huyết áp > 0 điều kiện đơn thành điều kiện phức – Cân nặng > 0 AND OR NOT –Chiều cao > 0 – Nhóm máu chỉ có thể là A, B, AB hoặc O Các ví dụ trên bảng Nhanvien { Phái chỉ là 0 hoặc 1 { Hệ số lương > 0 { Trình độ từ 0 đến 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 Validation Rule Validation Rule • Phép toán BETWEEN : từ đến – Between trị-1 AND trị-2 •Sử dụng với phép toán LIKE chuổi mẫu • Phép toán IN : Ký tự Ý nghĩaVí dụ thuộc một trong các giá trị sau ?Ký tự bất kỳ Hoa? : Hoa, Hoan, Hoat – IN (trị-1, trị-2, ) *Một chuổi bất kỳ Ng* : Nguyễn, Ngô, Ngọc, Nga • Phép toán IS NULL / IS NOT NULL #Một ký số bất kỳ 25### : Từ 25000 đến 25999 [ ] Đại diện các ký tự AB[CD] : ABC, ABD –Bằng giá trị rỗng trong cặp [ ] -Từ đến [L-N]AM : LAM, MAM, NAM !Phủ định ![L-N]AM : khác LAM, MAM, NAM Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
Validation Rule 1.7 Required •Bắtbuộcnhậpdữ liệu • Các ví dụ trên bảng TTYT – Yes : phảinhậpgiátrị vào trường –Huyết áp > 0 – No : có thể bỏ trống trường – Cân nặng > 0 –Chiều cao > 0 – Nhóm máu chỉ có thể là A, B, AB hoặc O In(“A”,”B”,”AB”,”O”) Các ví dụ trên bảng Nhanvien { Phái chỉ là 0 hoặc 1 Æ =0 or =1 { Hệ số lương > 0 Æ >0 { Trình độ từ 0 đến 9Æ between 0 and 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 1.8 Allow Zero Length Phối hợp Required và Allow Zero Length • Cho phép rỗng : Yes/No Required Allow Zero Hành động Giá trị Length của NSD lưu trữ –Chọn YES tương ứng cho phép nhấn phím Enter No No Nhấn Enter Null hoặc Space bar hoặc chuỗi rỗng Nhấn cách Null –Chọn NO tương ứng không cho phép Space BAR và Nhập “” Không được phép chuỗi rỗng “” No Yes Nhấn Enter Null Nhấn cách Null Nhập “” Null Yes No Nhấn Enter Được phép Nhấn cách Không được phép Nhập “” Không được phép Yes Yes Nhấn Enter Được phép Nhấn cách Được phép Nhập “” Được phép Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 1.9 Indexed •Tạo chỉ mục nhằm tăng tốc độ tìm kiếm thông tin của các vấn tin – No : không có chỉ mục – Yes (Duplicates OK) có chỉ mục, có thể trùng giá trị giữa các mẫu tin – Yes (No Duplicates) có chỉ mục, không cho phép có thể trùng giá trị giữa các mẫu tin •trường khóa chính (Primary key) luôn có tạo chỉ mục loại Yes (No Duplicates) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 5
Nội dung 1. Giớithiệu Chương 5: 2. Phân biệt liên kết 3. Tạo liên kếtgiữa2 bảng TẠO LIÊN KẾT Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 Giớithiệu Ví dụ •Khibảng đượctạoracónhiều thông tin trùng • Xét bài toán quản lý vật tư nhập kho. ,ngườitathường tách ra thành nhiềubảng VatTu • Để có thể kếtxuấtcácdữ liệucácbảng biểu Mã vậttư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng cầncómối quan hệ X01 Xăng A92 Lít 10000 •Mốiquanhệđượctạo ra thông qua các X01 Xăng A92 Lít 5500 trường chung giữacácbảng (thường thông V02 Vỏ xe CASUMINA Cái 120 qua khoá) V03 Vỏ xe Hóc Môn Cái 100 N02 Nhớt loai II Thùng 10 Ghi chú: Dư thừa dữ liệu Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 Ví dụ (tt) Ví dụ (tt) • Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối • Tách ra thành nhiều bảng liên hệ giữa các bảng Mã vật tư SL Mã vật tư -MVT MVT Tên VTMDVT X01 10000 Mã vật tư SL MVT Tên VTMDVT X01 Xăng A92 2 X01 5500 X01 10000 X01 Xăng A92 2 X02 Xăng A83 2 V02 120 X01 5500 X02 Xăng A83 2 V01 Vỏ xe nhậpngoại1 V03 100 V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 N02 10 V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 MDVT DVT N01 Nhớt loai I 3 MDVT DVT N01 Nhớt loai I 3 1 Cái N04 NhớtloaiII 3 1 Cái N04 Nhớt loai II 3 2 Lít 2 Lít 3 Thùng 3 Thùng DVT - MDVT Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Phân biệt liên kết Phân biệt liên kết – 1-1 Primary Key với Primary key – 1-N Primary Key với Foreign key –Bảng Phongban và Nhanvien 1-N •VD: –Bảng Chucvu và Nhanvien 1-N –Bảng vật tư và chi tiết vật tư 1-1 Bảng Trinhdo và Nhanvien 1-N –Bảng đơn vị tính và chi tiết vật tư 1-N –Bảng TTYT và Nhanvien 1- 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Chọn các bảng có liên hệ TẠO LIÊN KẾT GIỮA 2 BẢNG Lệnh Relationship 1. Chọn Tool->Relationships 1. Chọn các bảng cần tạo liên kết 2. Nhấp chuột trên toolbar và click add 3. Nhấp chuột phải Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Tạo liên kết Trả lời thông tin về liên kết 1. Bấm chỉ vào trường khóa bên 1, sau đó đè phím trái mouse, kéo mouse về trường khóa bên N, thả phím mouse. • 1: liên kết tạo ra chi cho các dòng ở 2 bảng bằng nhau • 2:liên kết tạo ra gồm tất cả các bảng bên trái và những dòng của bảng bên phải có giá trị bằng • 3:liên kết tạo ra gồm tất cả các bảng bên phải và những dòng của bảng bên trái có giá trị bằng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
Ví dụ 1 •Liênkếttạoraở các dòng của2 bảng có MVT bằng nhau MVT Tên VT MDVT Mã vật tư SL X01 Xăng A92 2 X01 10000 MVT Tên VT MDVT SL X02 Xăng A95 2 X02 5500 X01 Xăng A92 2 10000 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 V02 120 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 V03 100 X02 Xăng A95 2 5500 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 N02 10 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 120 N01 Nhớt loai I 3 N04 Nhớt loai II 3 Bảng vật tư (vattu) V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 100 Chi tiết vật tư (chitietvattu) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 2 3 •Liênkếttạoragồmtấtcả các dòng củabảng •Liênkếttạoragồmtấtcả các dòng củabảng bên trái và những dòng củabảng bên phảicó bên phảivànhững dòng củabảng bên trái có giá trị bằng giá trị bằng MVT Tên VT MDVT SL MVT Tên VT SL MDVT X01 Xăng A92 2 10000 X01 Xăng A92 10000 2 X02 Xăng A95 5500 2 X02 Xăng A95 2 5500 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 120 V02 Vỏ xe CASUMINA 120 1 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 100 V03 Vỏ xe Hóc Môn 100 1 N01 Nhớt loai I 3 N02 10 N04 Nhớt loai II 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 2. TẠO TÍNH NHẤT QUÁN GIỮA 2 BẢNG TẠO LIÊN KẾT GIỮA 2 BẢNG 2.3 Tính nhất quán củadữ liệu khi liên kết Xóa liên kết •Chọnmục Enforce Referential Integrity là 1. Bấm vào liên kết sẽđảmbảo tính chất này. Thể hiện ở : 2. Bấm nút phải mouse để hiện menu tắt – Khi hiệu đính : hiệu đính bên 1, bên N đổi theo 3. Chọn lệnh Delete Cascade update related field Hiệu đính, sửa chữa liên kết –Khixóamẫu tin : xóa bên 1, bên N xóa theo 1. Bấm vào liên kết Cascade delete related record 2. Bấm nút phải mouse để hiện menu tắt 3. Chọn lệnh Edit Relationship Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
Nội dung 1. Quy trình nhập liệu. Chương 6: 2. Công dụng của Form. 3. Thiết kế Form. MẪU NHẬP (FORM) 3.1. Tạo nhanh mẫu nhập. 3.2. Tạo mẫu nhập theo từng bước hướng dẫn (Form Wizard). 3.3. Tự thiết kế mẫu nhập (Form Design). 3.4. Điều chỉnh Form. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 1. Quy trình nhập liệu Giao diện cho người dùng thao tác • Xét giao diện chương trình quản lý lương: Giao diện Xử lý CSDL Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 2. Công dụng của Form Ví dụ về công dụng của Form •Xét ứng dụng quản lý vật tư có tổ chức bảng • Là mẫu phiếu được dùng để nhập thông tin như sau: vào bảng. Mã vật tư -MVT • Trong ACCESS, đối tượng Form giúp người Mã vật tư SL MVT Tên VTMDVT sử dụng thuận tiện hơn trong việc: X01 10000 X01 Xăng A92 2 X01 5500 X02 Xăng A83 2 1. Xem và hiệu đính dữ liệu (tốt hơn nhập trực tiếp V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại1 vào bảng bằng DataSheet View). V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 2. Hiển thị dữ liệu theo hình thức ta muốn. N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 MDVT DVT N01 Nhớt loai I 3 3. Nhập vào nhiều bảng từ một mẫu nhập. 1 Cái N04 Nhớt loai II 3 2 Lít 3 Thùng DVT - MDVT Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Ví dụ về công dụng của Form (tt) 3. Thiết kế form • Form nhập vật tư cho cơ sở dữ liệu trên. •Nhờ công cụ hỗ trợ: Thẻ Create của Ribbon –Tạo nhanh form bằng: • Công cụ Form • Công cụ Split Form • Công cụ Multiple Items –Tạo mẫu nhập theo bước hướng dẫn (Form Wizard) •Tự thiết kế Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Các góc nhìn khác nhau của form 3.1.Tạo nhanh mẫu nhập • Dùng công cụ Form: • Form View: cho phép thao Thẻ Home của tác trên dữ liệu. –Chọn bảng (hoặc vấn tin Ribbon → View SELECT) từ Navigation Pane. • Layout View: xem dữ liệu và –Nhấn nút Form trong thẻ Create hiệu chỉnh kích thước các của Ribbon điều khiển trong Form. • Design View: thiết kế và hiệu chỉnh các thuộc tính của Form và các điều khiển. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 3.1.Tạo nhanh mẫu nhập (tt) 3.1.Tạo nhanh mẫu nhập (tt) • Dùng công cụ Split Form: • Dùng công cụ Multiple Items: –Chọn bảng (hoặc vấn tin –Chọn bảng (hoặc vấn tin SELECT) từ Navigation Pane. SELECT) từ Navigation Pane. –Nhấn nút Split Form trong thẻ –Nhấn nút Multiple Items trong thẻ Create của Ribbon Create của Ribbon Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
3.2. Tạo form bằng Form Wizard 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) • Form Wizard cho phép chọn các đối tượng có •Bước 1: Chọn bảng/vấn tin + chọn trường có mặt trong mẫu nhập, chọn hình thức của mẫu mặt trong mẫu nhập. nhập. − Mẫu nhập được tạo qua 4 bước: 1. Chọn bảng/vấn tin + chọn trường 1.Chọn bảng/vấn tin có mặt trong mẫu nhập. 2. Chọn loại mẫu nhập : Columnar, 2.Chọn trường Tabular, Datasheet, Justified. 3.Thêm/loại bỏ trường 3. Chọn kiểu (style) thể hiện. 4. Đặt tên cho mẫu nhập. 4. Nhấn Next sang bước kế Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) •Bước 2: Chọn loại mẫu nhập. •Loại mẫu nhập Columnar: COLUMNAR, TABULAR, DATASHEET, JUSTIFIED –Mỗi lần chỉ hiện một mẫu tin. –Các đối tượng được trình bày thành 1 cột từ trên xuống. 1.Chọn loại mẫu nhập 2. Nhấn Next sang bước kế Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) •Loại mẫu nhập Tabular: •Loại mẫu nhập Datasheet: –Nhiều mẫu tin xuất hiện cùng lúc dưới dạng bảng. –Nhiều mẫu tin xuất hiện cùng lúc dưới dạng lưới giống như lúc mở bảng để xem và hiệu đính. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) •Loại mẫu nhập Justified: •Bước 3: Chọn kiểu thể hiện mẫu nhập. –Mỗi lần chỉ hiện một mẫu tin. –Các đối tượng được tự canh chỉnh và bố trí. 1.Chọn loại mẫu nhập 2. Nhấn Next sang bước kế Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 3.2. Tạo form bằng Form Wizard (tt) 3.3. Tự thiết kế mẫu nhập •Bước 4: Đặt tên cho mẫu nhập. •Sẽ được nêu trong phần tiếp theo. 1.Nhập vào tên mẫu nhập THỰC HIỆN FORM NGAY 2.Chọn gốc nhìn form sau khi hoàn tất XEM THIẾT KẾ CỦA FORM 3. Nhấn Finish để hoàn tất Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 3.4. Điều chỉnh Form Điều chỉnh Form (tt) •Form chỉ được điều chỉnh khi được chuyển sang chế độ thiết kế. 1. Tiêu đề ở đầu form 2. Thân form Chọn Thẻ 3. Tiêu đề ở cuối form Design → 1 View → 4. Thay đổi độ rộng form Design View 5. Thay đổi chiều cao 2 4 6. Thay đổi kích thước 5 form 3 6 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
Các công cụ để điều chỉnh Form Tool Box - Hộp công cụ Tool Box •Chứa biểu tượng của các đối tượng điều Chứa các điều khiển khiển có thể chèn vào mẫu nhập. sử dụng trong form • Để thêm một điều khiển vào form, bạn bấm Click để hiện chọn nó trong Tool Box, sau đó bấm vào vị trí thị Field List đã chọn để đặt nó trong form. Field List Liệt kê tên các trường dữ liệu để chèn vào form Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 Field List – danh sách trường Thuộc tính của các điều khiển •Liệt kê tên các trường dữ liệu có thể thêm vào •Thuộc tính (property) của các form. đối tượng điều khiển dùng để chỉnh sửa kiểu, định dạng, dữ •Sử dụng để kéo thả trường dữ liệu cần hiển liệu liên kết và các tính chất thị vào trong form. khác của chúng. • Để hiện thị cửa số thuộc tính bấm đúp vào đối tượng bất kỳ trên form. •Nhấn chuột trái lên đối tượng điều khiển để có danh sách các Chọn Thẻ Design → Nhóm Tools →Add thuộc tính của nó. Existing Fields Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 Trình đơn tắt (Popup Menu) Định dạng tự động (AutoFormat) •Vài thuộc tính của các đối tượng có thể được •Các đối tượng có thể được định dạng theo điều chỉnh nhanh bằng Popup Menu. kiểu mẫu có sẵn. •Bấm chuột phải để hiện Popup Menu. Thẻ Arrange Fill/Back Color : tô màu nền form Ruler : hiện/tắt thước kẻ Grid : hiện/tắt lưới Chọn mẫu Toolbox : hiện hộp công cụ định dạng Form Header/Footer : hiện/tắt đầu cuối có sẵn form Properties : hiện màn hình thuộc tính đối tượng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
Định dạng tự động (tt) Các điều chỉnh form thông dụng • AutoFormat Wizard cho phép tùy biến 1. Thêm, hay bớt một đối tượng trong form (custom) các định dạng có sẵn để áp dụng cho các đối tượng. 2. Thao tác với một đối tượng Xem thử kiểu vừa chọn 3. Thay đổi nhãn tương ứng với đối tượng 4. Thay đổi hình thức của đối tượng 3. Thực hiện − Các thao tác trên yêu cầu form được mở trong chế độ Design View. 1. Chọn kiểu − Lưu ý: Thao tác 1 có thể được thực hiện 2. Chọn những định trong chế độ Layout View. dạng sẽ áp dụng lên đối tượng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 Thêm đối tượng vào mẫu nhập Xóa đối tượng •Ta có thể thêm đối tượng vào vị trí bất kỳ trên form. •Chọn trường dữ liệu trong FieldList, kéo và thả vào form ở vị trí cần đặt. Nhấnvàgiữ chuộttrên trường dữ liệu, kéo đếnvị trí mong muốnvàthả ra. Bấmvàovị trí bấtkỳở Text box, sau đóbấm phím Delete để xóa Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 Di chuyển đối tượng, nhãn Di chuyển đối tượng (textbox) độc lập với nhãn Bấmvàgiữ chuộttráiở vị trí bấtkỳ trên Text box (cả Bấm và giữ chuột vào góc trên trái của Text box, Label và Text box đượcchọn), kéo đếnvị trí mớivà kéo riêng Text box đến vị trí mới và nhả chuột. nhả chuột. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 6
Di chuyển nhãn độc lập với đối tượng (textbox) Di chuyển nhiều nhãn, đối tượng (textbox) • Ta có thể chọn cùng lúc nhiều đối tượng và di chuyển chúng như một nhóm. Khi di chuyển, khoảng cách giữa các đối tượng sẽ được giữ nguyên. •B1: Chọn tất cả các đối tương cần di chuyển. –Nhắp và giữ chuột rồi kéo để định vùng chọn (có dạng hình chữ nhật). Xong nhả chuột thì tất cả các đối tượng trong vùng chọn đã được chọn. •B2: Nhấn và giữ chuột trên đối tượng chọn bất kỳ, Bấm và giữ chuột vào góc trên trái của nhãn, kéo kéo và thả các đối tượng chọn đến vị trí mới. riêng nhãn đến vị trí mới và nhả chuột. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 Thay đổi hình thức đối tượng (textbox) Thay đổi hình thức đối tượng (textbox) •Sử dụng nhóm nút công cụ định dạng: •Sử dụng hộp thoại –Bấm chọn đối tượng Properties –Bấm vào biểu tượng định dạng trên thẻ Design –Bấm đúp vào đối tượng làm hiện hộp thoại Properties – Điều chỉnh trực tiếp Định dạng chữ trên giá trị ở hộp thoại trong đối tượng này Định dạng nét vẽ và chiều sâu (chìm xuống/ nổi lên) của đối tượng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 40 Thay đổi tab order Trật tự nào ? • Tab order là thứ tự nhận thông tin vào các đối tượng dữ liệu trên form. • Nhìn trực tiếp trên form không thể xác 1 1 5 2 định chính xác được trật tự nhập thông tin. 2 3 6 4 • Để gọi hộp thoại Tab order, chọn thẻ 3 5 7 7 Arrange nhấn vào nút Tab Order 4 6 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 41 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 42 7
Màn hình Tab Order Cách thay đổi trật tự đối tượng nhập liệu 1. Bấm chọn đối tượng Chọn 2. Kéo đối tượng vào vị trí mới đối 3. Tiếp tục bước 1, 2 cho đối tượng khác tượng TRẬT TỰ 4. Xong, bấm Ok HIỆN TẠI Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 43 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 44 Thay đổi trật tự (tt) •Ta có thể điều chỉnh trật tự thủ công bằng cách nhập vào số thứ tự tab trong phần Tab Index của trang thuộc tính. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 45 8
3.3 Mộtsốđốitượng khác trên Form Chương 6: COMBO BOX LINE: ĐƯỜNG KẺ LABEL: NHÃN OPTION GROUP MẪU NHẬP (tt) TEXT BOX BUTTON: NÚT LỆNH IMAGE: HÌNH LIST BOX: HỘP DANH SÁCH RECTANGLE: KHUNG Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 Để chọndữ liệuchoform 3.3.1 Đốitượng nhãn (Label) • Đốitượng nhãn là mộtcâubấtkỳ xuấthiệntrên form. Nó có là câu thông báo, diễngiảitênmột 1. Chon form vùng nhập, hay tiêu đề 2. Chọn bảng dữ •Muốn thêm một nhãn, ta bấm vào biểutượng liêu nhãn, rồinhấnchuột, kéovàthả trên form ở vị trí đãchọn. 3. Nếu chọn nhiều •Tiếp theo gõ nội dung của nhãn. bảng thì thực •Sauđó điềuchỉnh hình thứccủa nhãn bằng các hiện query tại công cụ và trang thuộc tính nhưđãbiết. đây Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 Một số thuộc tính của nhãn Một số thuộc tính của nhãn (tt) • Caption: Nội dung câu diễn giải của nhãn • Visible: Yes: thấy, No: không thấy • Fore Color : Màu chữ • Left, Top: Khoảng cách của nhãn so với form • Back Color : Màu nền • Width, Height: Kích thước của nhãn tính bằng inch hoặc cm • Font Name : Kiểu font • Special effect: Hiệu ứng đặc biệt (chiều sâu) • Font Size : Cỡ chữ như Flat, Raised, Sunken, Shadow • Font Weight : Nhiều mức độ đậm của nét chữ • Name: Tên của nhãn • Text align : Canh biên (trái, phải, giữa, ) • ControlTip Text : Là câu sẽ xuất hiện khi người sử dụng trỏ chuột vào đối tượng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
3.3.2 Đối tượng Text Box Một số thuộc tính của Text Box •Khi thực thi form, vùng nhập liệu sẽ yêu cầu •Một số thuộc tính giống như nhãn đã đề cập ở trên người sử dụng nhập dữ liệu vào nó. • Ngoài ra còn các thuộc tính liên quan đến dữ liệu: •Dữ liệu được nhập vào sẽ được ghi vào mẫu tin – Control Source : Tên một trường nào đó của bảng, là (record) nào đó trên bảng. nơi dữ liệu nhập vào Text Box sẽ được lưu trữ. •Text Box có thể chứa hằng, hoặc biểu thức. –Các thuộc tính Format, Input Mask, Default, Validation •Nếu form được tự động tạo nhanh bằng các Rule, Validation Text ý nghĩa giống như lúc mô tả cấu công cụ hoặc Form wizard (đã nêu ở phần trước) trúc bảng. thì các Text Box được tự động mang vào form. –Thuộc tính Tab Index cho biết thứ tự của vùng nhập •Text Box cũng được mang vào khi một trường khi nhập dữ liệu – liên quan tab order. Phím Tab chỉ có tác dụng chuyển vùng khi ta đặt thuộc tính Auto dữ liệu được kéo thả từ Field List. Tab = Yes Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Control source 3.3.3 Option Group • Cho phép chọn một trong nhiều lựa chọn 3. NHÃN CỦA OPTION GROUP 1. OPTION GROUP NÀY CÓ HAI GIÁ TRỊ: 0 = NAM 1 = NỮ 2. NHÃN CỦA GIÁ TRỊ 4. ĐỐI VỚI BẢNG NHÂN VIÊN, OPTION GROUP NÀY LIÊN QUAN ĐẾN VÙNG PHÁI Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Thêm Option Group Bước1. Nhập các nhãn củagiátrị 1. Bấmvàobiểutượng của Option Group ở ToolBox 2. Bấmvàovị trí muốn đặt Option Group ở mẫunhập 3. Thựchiện 6 bước sau để hoàn tất Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
Bước2. Chọngiátrị mặc định Bước3. Nhậpgiátrị Giá trị mặc định là giá trị được cho sẵn Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 Bước4. Chọntrường dữ liệu Bước5. Chọnhìnhthứcthể hiện XÁC ĐỊNH TÊN VÙNG LƯU GIÁ TRỊ Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 Bước 6. Nhãn của Option Group 3.3.4 Đối tượng Image •Bấm vào biểu tượng Image ở Toolbox. •Bấm chỉ vào vị trí muốn xuất hiện ảnh ở form. • Sau đó tìm và chỉ vị trí và tên tập tin chứa ảnh. NHÃN CỦA OPTION GROUP Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
Một số thuộc tính của đối tượng Image 3.3.5 Đốitượng Line & Rectangle Name: tên đốitượng •Line để vẽđoạnthẳng, Rectangle vẽ hình chữ nhật Picture: vị trí thư mụcvàtêntập tin lưutrữảnh •Bấmvàobiểutượng Line hoặc Rectangle ở Picture Type : Toolbox. • Embedded : ảnh lưu cùng mẫunhập • Link : ảnh lưu thành tập tin riêng •Bấmchỉ vào vị trí muốnxuấthiện đoạnthẳng hoặc Size Mode : kích thước ảnh khung ở trong form • Clip : bằng kích thướcgốc, • Điềuchỉnh kích thướcvàhìnhthứccủa đoạnthẳng • Zoom : phóng to/thu nhỏ giữ tỷ lệ hoặchìnhchữ nhật • Strech : phóng to/thu nhỏ theo kích thướccủa khung Picture Aligment : vị trí của ảnh so với khung • Top left, Top Right, Center, Bottom left, Bottom right Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 3.3.6 Đốitượng List Box, Combo Box TạoList Box vớiwizard •Chọncáchgắnkếtdữ liệu vào List Box •Tạo List Box, Combo Box lấy dữ liệu từ bảng khác •Ví dụ loại sách lấy dữ liệu từ bảng loại sách Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 TạoList Box vớiwizard TạoList Box vớiwizard •Chọn bảng cần lấy dữ liệu cho List Box •Chọn trường dữ liệu hiển thị trên List Box Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
TạoList Box vớiwizard TạoList Box vớiwizard •Chọn kiểu sắp xếp cho dữ liệu hiển thị •Chọn cách thể hiện Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 TạoList Box vớiwizard Tạo List Box với wizard •Chọn trường chứa giá trị cần sử dụng •Chọn hình thức lưu giá trị được chọn Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 Tạo List Box với wizard 3.3.7 Đốitượng Nút bấm (command button) • Nhãn diễn giải cho List Box •Nútbấmgắnliềnvớimột công việccầnphảithực hiện. •Nútbấm được chèn vào form thông qua một wizard 3 bước để mô tả hình thứcvàchứcnăng của nút bấm. Cụ thể như sau: 1. Buớc1 : Chứcnăng nút bấm 2. Bước 2 : Dòng chữ, hoặchìnhảnh trên nút bấm 3. Bước3 : Đặt tên nút bấm Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
Bước 1 Bước 1 (tt) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 Bước 1 (tt) Buớc 2 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 Buớc 3 a) Nhóm Record c) Nhóm Form Navigation Operation • Find Next z Apply form filter • Find Rec z Open form • Go to First Rec b) Nhóm Record z Edit form filter • Go to Last Rec Operation z Close form • Go to Next Rec z Open page z Add new rec • Go to Previous Rec z Refresh new data z Delete rec z Print a form z Duplicate rec z Print a current form z Print rec z Save rec z Undo rec Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 6
Record Navigation (thao tác trên record) Record Operation (thực thi trên record) • Find Next → Tìm record kế tiếp z Add new rec • Thêm mới một record • Find Rec → Tìm một record z Delete rec • Xoá một record • Go to First Rec → Di chuyển đến record đầu tiên z Duplicate rec •Tạo thêm một record có nội dung tương tự z Print rec • In record • Go to Last Rec → Di chuyển đến record cuối cùng z Save rec •Lưu record • Go to Next Rec → Di chuyển đến record kế tiếp z Undo rec •Phục hồi lại record • Go to Previous Rec → Di chuyển đến record trước đó Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 Form Operation Mộtsố loại khác • Miscellanious – Prin table : in một bảng • Apply form filter z Bắt đầu thực hiện lọc dữ liệu – Run macro: thực thi một marco • Open form z Mở một form – Run query: thực hiện 1 query • Edit form filter z Chỉnh sửa lại lọc dữ liệu • Report operation • Close form z Đóng form – Mail report : làm báo cáo gửi qua mail • Open page z Mở một tran – Preview report: xem trước báo cáo • Refresh new data z Làm mới lại dữ liệu – Print report: in báo cáo • Print a form z In 1 form – Send report to file : lưu báo cáo ra file • Print a current form z In form hiện hành Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 40 7
Nội dung 1. Giớithiệu Chương 7: 2. Các loạivấntin 3. Vấntin tựđộng TẠO QUERY 4. Thiếtkế vấntin Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 Giớithiệu Ví dụ về query • Query (vấn tin) dùng để trích lọcmộtphầndữ liệu – hãy tìm các sách phân loại là tin học theo một điềukiện – Hãy in ra danh sách các sinh viên có điểm trung bình tích luỹ <4.0 •Tạoramộtbảng dữ liệumới ứng với điềukiện – Hãy tìm ra nhân viên nào có ngày sinh trong tháng này •Chỉnh sửa (thêm, xoá, sửa)dữ liệuthoả một điều – Hàng tháng tính lương cho nhân viên kiện – Xoá hàng hoá mà không còn sản xuất nữa • Phân tích thống kê tổng hợpdữ liệu –Nhập dữ liệu từ 1 bảng tạm vào bảng chính – Thông kế trong công ty có bao nhiêu người nam, nữ Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 1.1 Màn hình vấn tin Menu Query & Các biểutượng VẤN TIN Run : thực hiện vấn tin Show table : thêm Các loại vấn tin CÁC VẤN TIN ĐANG CÓ bảng vào vấn tin TRONG CSDL Select, Crosstab, Make-Table, Update, Append, Delete Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
Các loại vấn tin Tạo query tự động • Select • Create query by using wizard Tìm kiếm, hiển thị, điều chỉnh dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng Chọn table cần tạo query và các cột cần lấy dữ liệu • Crosstab Sử dụng để phân tích thống kê dữ liệu từ bảng • Make Table Vấn tin tạo ra bảng mới • Update Vấn tin cho phép tự động điều chỉnh nội dung bảng. • Append Vấn tin thực hiện thêm mẫu tin mới vào bảng. • Delete Vấn tin xóa mẫu tin của bảng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Chọn kiểu thể hiện Đặt tên cho query Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Lưới QBE Lưới QBE •Khi chọn tạo vấn tin bằng Design View người sử dụng sẽ mô tả vấn tin trên một công cụ gọi là Vấn tin Vấn tin lưới QBE. SELECT CROSSTAB •Lưới QBE là khác nhau theo loại vấn tin đang thiết kế (Select, Crosstab, Make Table v/v) UPDATE Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
2. VẤN TIN SELECT 2.1 Vấn tin đơn giản • Field •Chỉ sử dụng 1 bảng Tên vùng •Hiện thông tin một số vùng của bảng • Table Các bảng sử dụng Tên bảng trong vấn tin • Sort Ví dụ Thứ tự Hiện danh sách nhân viên • Show Hiện gồm họ, tên, ngày sinh. /Không hiện Thứ tự danh sách theo • Criteria ABC của tên Điều liện lọc Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 Lưu vấn tin (Save) Kết quả thực hiện vấn tin LƯỚI QBE Nhập tên vấn tin - Bấm OK Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 Vấn tin sử dụng nhiều bảng Tạovấn tin trong Design View •Hiện thông tin một số vùng của bảng này và một số 1. CHỌN HAI BẢNG vùng thuộc bảng khác NHANVIEN VÀ •Giữa hai bảng có liên kết PHONGBAN Ví dụ 2. BẤM NÚT ADD Hiện danh sách nhân viên gồm họ, tên, ngày sinh, tên phòng ban . Thứ tự danh sách theo ABC của tên nhanvien phongban Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 2.3 Vấn tin có vùng tính toán •Hiện thông tin một số vùng của bảng và một số vùng khác được tính trên giá trị các vùng đã có. Ví dụ Hiệnbảng lương gồm họ, tên, hệ số lương, lương, phụ cấp Thứ tự danh sách theo từng phòng Vùng đã có sẵn Không có nhưng biết : lương = hệ số lương x 540000 ho, ten, hsluong phụ cấp = lương x phụ cấp chức vụ Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 22 Tiếp tục phân tích Tiếptục phân tích Hiện bảng lương gồm Cách viết công thức họ, tên, hệ số lương, lương, phụ cấp Tiêu đề cột : công thức tính Thứ tự danh sách theo từng phòng lương = hệ số lương x 350000 ho, ten, hsluong thuộc bảng nhanvien Lương : nhanvien ! hsluong * 350000 Lương : [Nhanvien]![Hsluong]*350000 lương = hệ số lương x 350000 phụ cấp = lương x phụ cấp chức vụ (thuộc bảng chucvu) phụ cấp = lương x phụ cấp chức vụ (thuộc bảng chucvu) Vấn tin sẽ cần hai bảng : nhanvien, chucvu Phụ cấp : lương * chucvu ! Hesopc Hai bảng này phải có liên kết với nhau Phụ cấp: [Lương]*[chucvu]![hesopc] Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
TIÊU ĐỀ CỘT : CÔNG THỨC NHẬP CÔNG THỨC VÀO ĐÂY RỒI BẤM PHÍM OK BIỂU TƯỢNG EXPRESSION BUILDER ĐỂ TẠO CÔNGTHỨC Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 Mộtsố nội dung thường gặp trong công thức •Chuổi: trong dấu nháy kép chứcvụ :”PP” • Tên vùng [phongban]![diachi] • Ghép nhiều vùng chuổi [nhanvien]![ho] & “ “ & [nhanvien]![ten] • Phép toán trên nhiều vùng [xuatkho]![soluong] * [xuatkho]![gia] • Phép toán trên nhiều vùng, hằng [nhanvien]![hsluong] * 350000 •Sử dụng dấu# chokiểu ngày – Between #1/10/2004# and #25/10/2004# LƯU Ý : KHÔNG THỂ THAY ĐỔI NỘI DUNG Ở 2 VÙNG TÍNH TOÁN LÀ VÙNG LUONG, PHUCAP Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 Sử dụng hàm IIF 2.4 Điềukiệnlọcvàsắpthứ tự • IIF(điều kiện, trị thứ 1, trị thứ 2) • Hàng criteria của lưới QBE •nếu điều kiện đúng sẽ nhận trị thứ 1 Tìm người có hệ số lương lớn hơn 4 •nếu điều kiện sai sẽ nhận trị thứ 2 •Có thể sử dụng nhiểu hàm IIF lồng nhau VÍ DỤ Hiện ra chữ NAM hoặc NỮ ở phần giới (dù phái là 0,1) GIỚI : IIF(NHANVIEN!PHAI=0, “NAM”, “NỮ”) Chú ý: nếu trong regional chọn là vietnamese thi phần list separator chọn là chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) trong điều kiện dổi thành dấu chấm phẩy (;) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
Điềukiệnlọc Sắpthứ tự • Thứ tự theo một vùng nào đó • Ngang : AND - Dọc : OR Chọn mục Sort ở cột đó là Ascending/Descending •Có thể hiện hoặc không (mục Show) nội dung vùng đặt điều kiện • Thứ tự theo nhiều vùng Vùng viết trước là khóa chính, vùng viết sau là khóa phụ. Khi đó •Between giá trị and giá trị sắp thứ tự theo khóa chính, khi nào giá trị ở cột khóa chính bằng Xem ví dụ minh họa nhau mới sử dụng khóa phụ để định thứ tự mẫu tin. VÍ DỤ 1: HIỆN DANH SÁCH BAN GIÁM ĐỐC • Ví dụ VÍ DỤ 2: HIỆN DANH SÁCH CÁC TRƯỞNG, PHÓ PHÒNG Vấn tin hiện danh sách trình bày theo thứ tự tăng dần VÍ DỤ 3: HIỆN DANH SÁCH CÁC NHÂN VIÊN CAO TỪ 1,6 M ĐẾN 1,7M theo ABC của tên. Nếu hai người cùng tên thì xét thêm VÍ DỤ 4: HIỆN BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN CỦA PHÒNG TỔ CHỨC , PHÒNG thứ tự tăng dần của họ TÀI VỤ, PHÒNG KINH DOANH TIẾP THI Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 2.5 Vấn tin có tham số • Tham số là biến số, chỉ được cung cấp cụ thể khi thực hiện vấn tin. • Lúc thiết kế vấn tin, ta không biết giá trị thực của tham số. • Cách viết tham số : một câu hỏi nội dung vấn tin đặt Cột 1 là HoTen:Rtrim(Ho)& “ “ & Ten trong cặp dấu ngoặc vuông [ ] Cột 2 là Phái: IIF(phai=0,”Nam”, “Nữ”) •Khi thực hiện vấn tin có tham số, ACCESS sẽ lần lượt Cột 3 là Ngaysinh hỏi giá trị từng tham số để người sử dụng nhập vào. Cột 4 là tình trạng gia đình Sau khi nhập xong các tham số kết quả vấn tin mới xuất Gia dinh:IIF(CoGiaDinh, “Có”, “Không”) hiện Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 2.6 Sử dụng hàm trong công thức 2.7 Vấn tin tổng hợp • Hàm DAY(ngày) – Lấyphần ngày trong ngày/tháng/năm1-31 • Hàm MONTH(ngày) TÍNH TỔNG – Lấyphần tháng trong ngày/tháng/năm1-12 NGÀY CÔNG CỦA • Hàm YEAR(ngày) MỖI NHÓM – Lấyphầnnăm trong ngày/tháng/năm 100-9999 TÍNH TRUNG BÌNH NGÀY • Hàm WEEKDAY(ngày) CÔNG CỦA – Cho giá trị thứ trong tuần MỖI NHÓM –1 -chủ nhật đến7-thứ bảy • Hàm DATE() MUỐN TỔNG HỢP THEO NHÓM – Cho ngày hiệntạilấytừđồng hồ của máy tính • Hàm Now() : lấy ngày hiệntại • Dùng dấu# để phân biệt ngày Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 6
2.7 Vấn tin tổng hợp Group By : khóa phân nhóm Kieåu döõ lieäu coù theå söû duïng Haøm YÙ nghóa • Tạo ra các vấn tin tổng hợp theo ñöôïc nhóm – không còn chi tiết từng mẫu Sum Toång noäi dung cuûa moät coät Number, Date, Currency tin Avg Trung bình cuûa moät coät Number, Date, Currency • Sử dụng dòng Total Text, Number, Date, Min Giaù trò nhoû nhaát trong coät Currency • Các giá trị ở mục Total là Text, Number, Date, Max Giaù trò lôùn nhaát trong coät •Group By chỉ cột khóa để phân Currency Ñeám soá maãu tin, Count Taát caû caùc kieåu nhóm khoâng ñeám neáu oâ coù trò Null •Các trị khác để chỉ công thức First Maãu tin ñaàu tieân Taát caû caùc kieåu tính Last Maãu tin cuoái Taát caû caùc kieåu Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 Chỉ in những phòng có số lượng nhân viên lớn hơn 10 THÊM DÒNG TOTAL Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 40 2.8 Vấn tin cập nhật (Update) 2.8 Vấn tin cập nhật (Update) Vấn tin cập nhật Field/Table : Tên vùng / thuộc bảng Update To : Giá trị hoặc công thức tính cho vùng THỰC HIỆN VIỆC THAY ĐỔI Criteria : Điều kiện điều chỉnh chỉ chỉnh khi NỘI DUNG CỦA MỘT HOẶC điều kiện đúng NHIỀU VÙNG LƯU Ý : VÌ LÀ VẤN TIN CẬP NHẬT, TA CHỈ ĐƯAVÀO LƯỚI NHỮNG VÙNG PHẢI CẬP NHẬT. (Xem ví dụ) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 41 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 42 7
2.9 Vấn tin xóa (Delete) Vấn tin Cross-Tab •Thống kê theo chức vụ số người nam, hay nữ • Thông kế theo chức vụ về độ tuổi trung bình Field/Table : tên trường và điều kiện Delete : chọn trị Where Criteria : điều kiện để xóa mẫu tin Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 43 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 44 2.10 Vấn tin Cross-Tab 2.10 Vấn tin Cross-Tab • Dòng Crosstab : Row Heading/Column Heading/Value •Tạo phân tích thống kê có dạng như sau COLUMN HEADING •Kết hợp với dòng Total : Group By/hàm thống kê Nam Nữ BGĐ 21 ROW CH1 20 25 GIÁ TRỊ HEADING CẦN TÍNH CH2 30 12 PHC 3 6 PKD 7 4 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 45 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 46 Vấn tin Cross-Tab Ví dụ •bảng độ tuổi trung bình thống kê theo chức vụ và phái •Thống kê theo 1 công thức tính Expression •Nếu có điều kiện thống kê dùng : where • Các hàm thường dùng – Count : đếm – Max/min : phần tử lớn nhất/ nhỏ nhất – Sum : tính tổng giá trị – Agv: tính trung bình Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 47 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 48 8
Vấn tin Cross-Tab Thống kế số người theo trình độ và phái Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 49 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 50 Vấn tin Cross-Tab 2.11 Vấn tin thêm mẫu tin (Append) Thống kế số người theo trình độ và phái •Lấy mẫu tin của một bảng để đưa vào một bảng khác BẢNG 1 BẢNG 2 aaa aaa aaa aaa aaa bbb bbb bbb bbb bbb ccc ccc ccc ccc ccc ddd ddd ddd ddd ddd aaa aaa aaa aaa aaa bbb bbb bbb bbb bbb ccc ccc ccc ccc ccc ddd ddd ddd ddd ddd Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 51 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 52 2.11 Vấn tin thêm mẫu tin (Append) 2.11 Vấn tin thêm mẫu tin (Append) •Hạn chế số cột (field) •Có điều kiện (ví dụ :bắt đầu với ký tự a) BẢNG 1 BẢNG 2 BẢNG 1 BẢNG 2 111 aaa aaa aaa xxx aaa aaa aaa aaa aaa aaa aaa 222 bbb bbb bbb yyy bbb bbb 333 acc acc acc zzz acc acc bbb bbb bbb bbb bbb 444 ddd ddd ddd kkk ddd ddd acc acc acc acc acc ddd ddd ddd ddd ddd aaa aaa aaa aaa aaa bbb bbb bbb bbb bbb aaa aaa aaa aaa aaa ccc ccc ccc ccc ccc acc acc acc acc acc ddd ddd ddd ddd ddd Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 53 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 54 9
2.11 Vấn tin thêm mẫu tin (Append) Các bướcthựchiện • Khi thiết kế vấn tin - chọn bảng nào ? 1. Chọn lệnh tạo vấn tin mới –Chọn bảng 1 – là bảng cung cấp mẫu 2. Đưa bảng-cho vào lưới tin. 3. Chọn loại vấn tin Append, bước này sẽ làm •Nội dung lưới xuất hiện hộp thoại hỏi tên bảng-nhận. –Chứa các vùng dữ liệu gửi sang bảng 2. 4. Trả lời hộp thoại –Có thể đặt điều kiện để chỉ cho bảng 2 những mẫu tin thỏa điều kiện. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 55 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 56 Table Name : tên bảng-nhận ) Phongban2 : bảng cho (đơn vị mới) Phongban : bảng - nhận (đơn vị cũ) Field/Table vùng của phongban2 sẽ được mang sang bảng phongban Current : chọn nếu bảng nhận cùng chung cơ sở dữ liệu với bảng-cho Append To vùng nhận thông tin Another : chọn nếu bảng nhận khác cơ sở dữ liệu với bảng- ở bảng phongban cho. Phải cho tên cơ sở dữ liệu chứa bảng nhận. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 57 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 58 Chú ý !!! • Khi thêm mẫu tin mới phải không vi phạm Vấn tin này chỉ cung cấp 3 vùng mã phòng, những quy tắc đã biết : tên phòng, địa chỉ cho bảng phongban – Khóa chính : không được trùng – Không vi phạm quy tắc về tính nhất quán dữ liệu – Không vi phạm những quy định về dạng dữ liệu, kiểm tra dữ liệu Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 59 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 60 10
Make table query Make table query •Tạo ra bảng mới có dữ liệu được lọc từ CSDL • Cách thực hiện •Bảng mới tạo ra được tồn tài trong CSDL –Tương tự như select query –Khi thực hiện chọn kiểu query là make table query Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 61 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 62 Cách thực hiện •Nhập tên của bảng mới cần tạo •Các bước còn lại tương tự như select query Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 63 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 64 Các loại query •bảng độ tuổi trung bình thống kê theo chức vụ và phái • Tính lương nhân viên • Xoá lương nhân viên trong bảng nhân viên Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 65 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 66 11
Nội dung 1. Công dụng của Report Chương 8: 2. Mànhìnhthiếtkế Report 3. Các loại Report TẠO BÁO CÁO (REPORT) 4. Tạo nhanh Report 5. Tự thiếtkế Report Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 1 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 2 7.1 Công dụng của Report 7.1 Công dụng của Report • Đối tượng Report là mẫu báo cáo. • Báo cáo thường được in ra giấy và luân chuyển trong công ty theo quy trình xác định. • Mẫu báo cáo quy định hình thức của một báo • Hình thức nội dung các báo cáo rất đa dạng tùy thuộc cáo, quy định giá trị cũng như công thức tính vào lĩnh vực kinh doanh hoạt động của công ty. của các nội dung xuất hiện trong báo cáo. Ví dụ : kinh doanh mua bán báo cáo có thể là danh • Sau khi tạo mẫu báo cáo, nếu ta ra lệnh thực sách khách hàng, danh mục vật tư, hóa đơn, phiếu nhập kho, báo cáo xuất nhập tồn kho, báo cáo doanh hiện báo cáo thì ACCESS sẽ lấy nội dung hiện thu v/v; nếu là cơ quan trường học thì báo cáo có thể tại của bảng/query phối hợp với quy định ở là danh sách sinh viên, bảng điểm của một môn học, mẫu báo cáo để tạo ra kết quả. bảng kết quả học tập của sinh viên. Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 3 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 4 Mở rộng Ví dụ : bảng lương nhân viên này là mộtbáocáo •Có thể sử dụng một số tính toán đơn giản trong report •Ví dụ: – Thành tiền=slban*giaban •Có thể nhóm dữ liệu theo một đặc điểm riêng – Nhóm nhân viên theo phòng ban • Query sử dụng lam báo cáo là query select, tổng hơp, Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 5 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 6 1
7.2 Màn hình CSDL - đốitượng Report Màn hình thiết kế mẫu báo cáo CSDL ĐANG CÓ Bấmchọn tên report cầnxem, 7 MẪU BÁO CÁO rồibấmchuộtphải, chọn Design View sẽ làm xuất hiện màn hình này Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 7 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 8 Mànhìnhkếtquả mẫu báo cáo 7.3. CÁC LOẠI REPORT 1. Columnar Report : báo cáo dạng cột –Dạng Report này chỉ thích hợp để tạo báo cáo dạng thẻ, phiếu không thích hợp trong báo cáo quản lý vì cồng kềnh Bấm chọn tên report chiếm nhiều diện tích. cần xem, bấm chuột 2. Tabular Report : báo cáo dạng bảng phải, –Loại này thích hợp cho các bảng kê, các bảng tập hợp số rồi chọn Print liệu, và khá phổ biến theo phong cách quản lý chứng từ Preview sẽ cho xem văn phòng của chúng ta. thử nội dung báo cáo Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 9 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Columnar Report (báo cáo dạng cột) Tabular Report : báo cáo dạng bảng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 2
7.4. Tạo nhanh mẫu báo cáo bằng Wizard Chọn các vùng xuấthiện trong báo cáo 1. Chọn Chọn Report Wizard trong tab Create bảng hoặc vấn tin 2. Chọn field Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 13 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 14 Chọn vùng khóa để nhóm dữ liệu Quy định về sắp thứ tự Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 Cách trình bày của báo cáo Quy định về hình thứccủa báo cáo Tin Học Quản Lý Khoa Tin Học Quản Lý 17 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 18 3
Đặt tên cho mẫu báo cáo & kết thúc KẾT QUẢ Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 20 7.5. MÀN HÌNH THIẾT KẾ Màn hình thiết kế ReportPage header header ssẽẽ xuxuấất thi hiệệnn m ởộ đầt lầun ở trangtrang đầu tiên Phần quan trọng nhất là Detail, bắt buột phải có. Reportpage footer sẽ xuxuấất thi hiệệnn m ởộ tcu lầốni ở trangtrang. cuối cùng. Tin Học Quản Lý Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 21 Khoa Tin Học Quản Lý 22 Màn hình thiết kế (tt) Bảng thuộc tính Phong header là group Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng header Record source Nguoàn soá lieäu laáy töø Table hay Report Ngoài ra GroupPhong header (tức là Phòng và group Ban) footer dùng Query naøo khi Report có nhu cầu phải kết nhóm số Filter/ Filter on Ñieàu kieän loïc neáu coù Order by / Order by Sắpxếpï vaø keát nhoùm soá lieäu liệu và có thể kết nhóm phân cấp . on Page header In khi naøo (moïi trang, tröø trang ñaàu, tröø trang cuoái) Caption Teân töïa cuûa Object laøm tieâu ñeà treân thanh hieån thò khi ôû cheá ñoä view Picture/picture type Hình aûnh ñöôïc löu daïng gì ,kích cỡ Keep together Khoâng taùch trang Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 23 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 24 4
Bảng thuộc tính Bảng thuộc tính Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng Name Teân ñoái töôïng Report header/footer, page Back style,color Kieåu maøu haäu caûnh, nền header/footer, Detail, group tag Ñaùnh daáu header, group footer, label, line , Special effect Hieäu öùng chìm noåi text box . On Format ,print, Phaûi laøm gì khi ñònh daïng khi in, hoaøn taát Force new page Baét ñaàu trang môùi Report header/ footer, Detail, group retreat header, group footer Repeat section Laëp laïi tieâu ñeà khi sang trang Group header /footer visible Hieän hay aån ôû cheá ñoä view Report header/footer, page header/footer, Detail, group Border style, color, Kieåu maøu beà daøy ñöôøng vieàn Label Object header, group footer, label, line , width text box . Fore color Maøu chöõ Can Grow/shrink Coù theå nôû lôùn hay khoâng Report header/footer, Detail, group Font name, size, font Teân font, cỡ, kieåu chöõ, ñaäm nghieâng, gaïch Label, text Object Hay thun nhoû header, group footer, text box weight, italic, döôùi Height, left, top, Caùch beà cao, beân traùi, phía treân, Report header/footer, page underline bottom/width phía döôùi/ñoä roäng header/footer, Detail, group header, group footer, label, line, Text align Canh bieân traùi, phaûi, giöõa text box . Vaø moät soá tính chaát khaùc Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 26 7.6.Bài tập Phân tích •Thiết kế danh sách nhân viên theo từng phòng •Phải có query lấy thêm tên phòng ban và tên ban chức vụ –Wizard • Msnv,ho,ten,chứcvụ,diachi,tenphong –Tự thiết kế • Report trên query này – Có nhóm trên phòng ban Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 query Chèn group header •Mở Report ở chế độ Design View, Click chuột phải vào Report Tên field •Chọn sorting cần and grouping group Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 5
report Kết quả Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 32 7.7. Bài tập • Làm báo cáo số nhân viên theo trình độ •In bảng lương nhân viên nhóm theo chức vụ • =“ ngày ”&day(date())& “ tháng ”& • In báo cáo về số nhân viên, tổng lương theo month(date())&”năm “& year(date()) từng phòng ban •Thống kê số nhân viên theo chức vụ, theo từng trình độ Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 33 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 6