›
›

Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Excel

ppt 90 trang hapham 2500
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Excel", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_tin_hoc_van_phong_microsoft_excel.ppt

Nội dung text: Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Excel

  1. VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN TRÒ DOANH NGHIEÄP 285 CMT8 – QUAÄN 10 – TP. HOÀ CHÍ MINH GV:LÊ NGUYÊN PHƯƠNG
  2. MICROSOFT EXCEL
  3. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL I. Chuẩn bị môi trường làm việc cho Excel • Vào Settings → Control Panel → Regional and Language Options → Regional Options → Customize điều chỉnh lại kiểu định dạng ngày, số, cho phù hợp với cách sử dụng của bạn. • Vd: Decimal symbol: (.) - vd: 3.5 Digit grouping symbol: (,) - vd 100,000 List sparator: (;) - vd: Sum(a;b;c) Short date format: dd/mm/yyyy - vd: 25/10/2006
  4. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL II. Giới thiệu màn hình Excel Các thành phần trên MS Excel - Thanh tiêu đề - Thanh thực đơn (Menu bar) - Thanh công cụ (Toolbar) - Thanh công thức (Formular bar) - Bảng tính (Sheet) - Thanh trạng thái (Status bar)
  5. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL III.Giới thiệu về bảng tính Excel - Cột (Column): tên của cột được đánh dấu bằng các ký tự. - Dòng (Row): tên dòng được đánh dấu bằng các số - Ô (Cell): tên của ô xác định bởi tên của dòng và cột tạo ra nó - Vùng bảng tính: là tập hợp các ô đứng liền nhau, được xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải của vùng - Bảng tính (Sheet): tập hợp tất cả các ô - Book: tập hợp tất cả các Sheet
  6. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel 1. Tạo tập tin mới: + Vào File \ New + Nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ + Nhấn phím Ctrl + N 2. Mở tập tin có sẳn: + Vào File \ Open (Ctrl + O) hoặc click vào biểu tượng Open trên thanh công cụ + Chọn vị trí và tên tập tin muốn mở → Click Open
  7. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel 3. Lưu tập tin với tên mới: + Vào File \ Save As + Chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) lưu tập tin + Đặt tên cho tập tin và nhấn nút Save 4. Lưu tập tin với tên cũ + Vào File \ Save + Nhấn Ctrl + N hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh công cụ
  8. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL V. Nhập liệu trên Excel 1. Cách nhập dữ liệu + Sử dụng các phím mũi tên hoặc chuột để chọn ô muốn nhập dữ liệu + Nhập liệu từ bàn phím rồi nhấn Enter 2. Sửa dữ liệu đã nhập + Double click vào ô muốn sửa dữ liệu hoặc nhấn phím F2 + Sửa lại dữ liệu và nhấn Enter
  9. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL V. Nhập liệu trên Excel 3. Xoá dữ liệu + Sử dụng các phím mũi tên hoặc chuột để chọn ô muốn xoá dữ liệu + Nhấn phím Delete
  10. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VI.Kiểu dữ liệu trên Excel 1. Kiểu dữ liệu số + Bao gồm các con số + Lưu ý: phải xác định dấu thập phân được quy định trong Control Panel là dấu gì? (dấu phẩy hay dấu chấm) 2. Kiểu dữ liệu chuỗi Có thể bao gồm chữ, số hoặc toàn số. Vd: “Viện Kế Toán & Quản Trị Doanh Nghiệp” “123456”
  11. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VI.Kiểu dữ liệu trên Excel 3. Kiểu dữ liệu ngày + Nhập ngày tháng năm phân cách bằng dấu / hay dấu – + Lưu ý: trước khi nhập liệu bạn kiểm tra trong Control Panel kiểu định dạng. 4. Kiểu dữ liệu công thức + Nhập công thức bắt đầu bằng dấu = hay dấu + + Vd: =4+6 =if(C3>5;”Đậu”;”Rớt”)
  12. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VII.Chọn vùng bảng tính 1. Chọn một ô + Dùng phím: sử dụng phím mũi tên di chuyển đến ô muốn chọn + Dùng chuột: Click chuột vào ô muốn chọn 2. Chọn một khối ô liên tiếp + Chuyển dấu chọn đến ô đầu tiên của nhóm + Chọn 1 trong 3 cách sau: Kéo chuột đến ô ở góc dưới phải của nhóm; Nhấn Shift và click chuột trên ô cuối của nhóm; Nhấn Shift và dùng phím mũi tên để chọn khối
  13. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VII.Chọn vùng bảng tính 3. Chọn nhiều khối ô không liên tiếp + Chọn ô đầu tiên của nhóm. Giữ phím Ctrl và dùng chuột chọn các ô khác 4. Chọn một hoặc nhiều dòng (cột) + Chọn 1 dòng (cột): click chuột lên tên dòng (cột) + Chọn nhiều dòng (cột) liên tiếp: Click + Drag lên các tên dòng (cột) muốn chọn + Chọn nhiều dòng (cột) không liên tiếp: chọn dòng (cột) đầu tiên. Giữ Ctrl + click lên các dòng (cột) khác.
  14. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VII.Chọn vùng bảng tính 5. Chọn toàn bộ bảng tính Chọn 1 trong các cách sau: + Nhấn Ctrl + A + Click chuột lên ô giao nhau của tiêu đề dòng và tiêu đề cột 6. Hủy bỏ sự lựa chọn Nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ trong bảng tính. Hoặc dùng các phím di chuyển để dời ô lựa chọn đến vị trí khác
  15. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột 1. Thay đổi chiều rộng dòng, cột ▪ Cách 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí giao nhau giữa dòng (cột), click và drag chuột để thay đổi độ rộng. ▪ Cách 2: Double click vào giao điểm của tiêu đề dòng (cột): chiều cao (rộng) của dòng (cột) bằng với chiều cao (rộng) của dòng (cột) của ô dữ liệu cao nhất (rộng nhất). ▪ Cách 3: Vào Format \ Row (Column)
  16. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột 2. Chèn dòng, cột ▪ Cách 1: + Đưa con trỏ chuột đến trước ô muốn chèn + Vào Insert \ Rows (Column) ▪ Cách 2: + Bấm chọn tiêu đề dòng (cột) + Click phải chuột lên tiêu đề dòng (cột) chọn Insert
  17. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột 3. Xóa dòng, cột ▪ Cách 1: + Chọn dòng (cột) muốn xóa + Nhấn phím Delete ▪ Cách 2: + Chọn dòng (cột) muốn xóa + Click phải chuột lên tiêu đề dòng (cột) chọn Delete
  18. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IX.Sao chép dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép - Click phải chuột chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C, hoặc vào Edit \ Copy) - Di chuyển chuột đến vị trí muốn chép - Click phải chuột chọn Paste (hoặc nhấn Ctrl + V, hoặc vào Edit \ Paste)
  19. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL X. Các phép toán căn bản - Các phép toán có thể sử dụng bao gồm các phép toán số học (+, -, *, /, %, ^), toán tử nối chuỗi (&) và các toán tử so sánh (=, , =, = <>
  20. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 1. Các loại địa chỉ - Địa chỉ tương đối: sử dụng các kí hiệu [Cột][Dòng]. Vd: A1, C3, Loại địa chỉ này tự động sửa lại khi sao chép các công thức. - Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước mỗi cột, dòng của địa chỉ tương đối. Loại địa chỉ này không thay đổi khi sao chép công thức. Vd: $A$1. $B$1
  21. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 1. Các loại địa chỉ - Địa chỉ hỗn hợp: là loại địa chỉ chỉ cho phép thay đổi theo cột hoặc theo dòng. Để cố định thành phần nào ta thêm dấu $ ở trước thành phần đó. Vd: $B5 (cố định cột), D$1 (cố định dòng) Khi gõ địa chỉ ta có thể gõ trực tiếp dấu $ hoặc có thể dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ.
  22. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 2. Thiết lập công thức - Nhập công thức bằng cách thông thường Chọn ô cần nhập công thức. Gõ dấu =. Gõ các thành phần của công thức. Nhấn Enter để kết thúc. - Nhập công thức bằng cách chỉ đến các địa chỉ ô cần tính toán Chọn ô cần nhập công thức. Gõ dấu =. Sử dụng các phím mũi tên đưa đến địa chỉ ô cần đưa vào công thức. Nhập các toán tử cần thực hiện. Nhấn Enter để kết thúc.
  23. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 2. Thiết lập công thức - Các lỗi thông thường khi nhập công thức sai trong Excel: Mã lỗi Ý nghĩa #VALUE! Không tính được #N/A Tham chiếu 1 giá trị không tồn tại #NAME? Tên sử dụng trong công thức không hợp lệ #NUM! Giá trị không hợp lệ #DIV/0 Trong công thức có phép toán chia cho số không #REF! Không tham chiếu được đến địa chỉ #NUL! Giá trị NUL
  24. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 3. Sửa đổi công thức - Chọn ô cần sửa đổi công thức - Nhấn F2 hoặc Double click trên ô đó. Sửa nội dung công thức. Nhấn Enter để kết thúc 4. Sao chép công thức - Chọn ô cần sao chép công thức. Thực hiện lệnh Copy. - Chọn ô cần chép cộng thức. Thực hiện lệnh Paste
  25. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức 5. Đánh số thứ tự - Cách 1: + Nhập số 1 vào ô thứ nhất, số 2 vào ô thứ 2. Chọn 2 ô trên + Đưa chuột vào vị trí góc dưới bên phải của vùng chọn. Click + Drag chuột sang các ô tiếp theo - Cách 2: Nhập số 1 vào ô thứ nhất. Click chọn ô vừa nhập, nhấn giữ Ctrl, click + drag sang các ô tiếp theo.
  26. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU I. Định dạng Font 1. Định dạng font chữ - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng font - Vào Format \ Cell → Font - Chọn các lựa chọn tương ứng - Chọn OK
  27. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU I. Định dạng Font 2. Định dạng ô - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Vào Format \ Cell → Alignment - Chọn các lựa chọn tương ứng: Horizontal: canh theo chiều ngang; Vertical: canh theo hàng đứng; Indent: tăng thêm khoảng trắng bên trái ô; Orientation: điều chỉnh hướng của dữ liệu trong ô; Text control: kiểm soát dữ liệu - Chọn OK
  28. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU II. Định dạng các kiểu dữ liệu 1. Định dạng dữ liệu số - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Vào Format \ Cell → Number - Trong khung Category, chọn Number xác định các thông số. Use 1000 seperator: quy định có xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn; Decimal place: quy định số lẻ sau dấu thập phân; Negative numbers: quy định cách hiện thị số âm - Chọn OK
  29. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU II. Định dạng các kiểu dữ liệu 2. Định dạng tiền tệ - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Vào Format \ Cell → Number - Trong khung Category, chọn Currency xác định các thông số sau: Decimal place: quy định số lẻ sau dấu thập phân; Symbol: quy định kiểu tiền tệ (theo thông lệ quốc tế) - Chọn OK
  30. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU II. Định dạng các kiểu dữ liệu 2. Định dạng tiền tệ Vd: Định dạng tiền tệ theo dạng 1,000 đồng ta thực hiện như sau: + Chọn vùng dữ liệu cần định dạng + Vào Format \ Cell → Number + Chọn Custom, trong vùng Type gõ vào như sau: #,##0 [$đồng] + Click OK
  31. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU II. Định dạng các kiểu dữ liệu 3. Định dạng kiểu hiển thị ngày tháng - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Vào Format \ Cell → Number - Trong khung Category, chọn Date trong khung Type chọn dạng hiển thị ngày tháng. Hoặc cũng có thể chọn Custom và nhập dạng tổng quát cần thiết - Chọn OK
  32. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU III.Định dạng khung viền và tô màu 1. Tạo khung - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Vào Format \ Cell → Border - Chọn các kiểu định dạng mong muốn: Style: đường nét của đường viền; Color: màu của đường viền; None: không có đường viền khung; Outline: tạo khung bao quanh vùng chọn; Inline: tạo đường viền cho các ô bên trong vùng chọn - Chọn OK
  33. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU III.Định dạng khung viền và tô màu 2. Tô màu cho ô - Chọn vùng dữ liệu cần tô màu - Vào Format \ Cell → Patterns - Chọn các kiểu định dạng mong muốn: Color: chọn màu tô cho ô; Pattern: chọn kiểu tô màu - Chọn OK
  34. CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ KIỂU DỮ LIỆU IV.Sao chép định dạng 1. Sao chép định dạng bằng công cụ Format Painter - Chọn ô có định dạng cần sao chép - Click vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ - Click + drag chuột lên vùng muốn sao chép 2. Sao chép định dạng bằng lệnh Paste Special - Chọn ô có định dạng cần sao chép → nhấn Ctrl + C - Click phải lên vùng ô muốn sao chép đến → Paste Special → Format → OK
  35. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL I. Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel 1. Khái niệm và cú pháp của hàm a. Khái niệm - Hàm là công cụ nhằm giải quyết một số công việc tính toán nhất định. - Hàm gồm hai thành phần là tên hàm và các đối số (đối số nằm trong cặp dấu ngoặc () và được phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hay dấu chấm phẩy (;)). Hàm cho kết quả là một giá trị hay một thông báo lỗi.
  36. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL I. Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel 1. Khái niệm và cú pháp của hàm b. Cú pháp của hàm =Tên hàm (đối số 1, đối số 2, , đối số n) + Dấu = để Excel biết tiếp theo sau là một hàm hay một công thức. + Tên hàm: theo quy ước của Excel + Các đối số: là các giá trị, chuỗi, công thức, biểu thức, hay một hàm khác. Nếu đối số là một chuỗi thì phải được đặt trong cặp dấu nháy kép.
  37. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL I. Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel 2. Cách sử dụng hàm Hàm có thể nằm riêng lẻ, nằm trong một biểu thức hay nằm trong một hàm khác. • Hàm nằm riêng lẻ: =ABS(- 5) • Hàm nằm trong một biểu thức =10 + 20 + ABS (-13) – 11
  38. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL I. Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel 2. Cách sử dụng hàm • Hàm được nằm vào một hàm khác =Tên hàm 1(đối số 1, đối số 2, đối số 3) Tên hàm 2 (ĐS1, ĐS2) Tên hàm 3(ĐS1, ĐS2, ) Tên hàm 3(ĐS1, )
  39. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL I. Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel 2. Cách sử dụng hàm • Vd Tên hàm 1 Đối số của hàm 1 = SQRT ( ABS ( - 25 ) + 15 ) Tên hàm 2 Đối số của hàm 2
  40. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 1. Hàm SQRT Cú pháp: SQRT ( N ) Công dụng: tính căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0) Vd: =SQRT(9) =SQRT(49) A B 1 25 =SQRT(A1) 2
  41. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 2. Hàm ABS Cú pháp: ABS ( N ) Công dụng: tính trị tuyệt đối của biểu thức số N Vd: =ABS(-15) =ABS(4) A B 1 -3 =SQRT(A1) 2
  42. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 3. Hàm INT Cú pháp: INT ( N ) Công dụng: tính phần nguyên của biểu thức số N Vd: =INT(236.11) A B 1 12.25 =INT(A1) 2
  43. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 4. Hàm MOD Cú pháp: MOD ( Số bị chia, Số chia ) Công dụng: tính số dư của phép chia Vd: =MOD(9,2) =MOD(15,3) =MOD(13,8)
  44. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 5. Hàm ROUND Cú pháp: ROUND (Số cần làm tròn, n ) Công dụng: làm tròn số n: là số cho biết sẽ làm tròn đến bao nhiêu số lẻ. Trong đó: + n>=0: làm tròn phần thập phân + n<0: làm tròn phần số nguyên Vd: =ROUND(12345.54321) =ROUND(12345.54321,2) =ROUND(12345.54321,-2)
  45. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL II. Nhóm hàm về số 5. Hàm VALUE Cú pháp: VALUE (Chuỗi số ) Công dụng: đổi một chuỗi số thành số Vd: = VALUE(“123456”)
  46. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 1. Hàm AVERAGE Cú pháp: AVERAGE (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) AVERAGE (vùng địa chỉ) Công dụng: Tính trung bình cộng trong phạm vi Vd: = AVERAGE ( 10, 15, 20 ) 10 + 15 + 20 = 3
  47. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 2. Hàm COUNT Cú pháp: COUNT (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) COUNT (vùng địa chỉ) Công dụng: đếm số ô chứa giá trị số trong vùng địa chỉ xác định A Vd: =COUNT(-2,”VT”,2,5) 1 7 =COUNT(A1:A4) 2 TRUE 3 8 4 K0847
  48. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 3. Hàm COUNTA Cú pháp: COUNTA (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) COUNTA (vùng địa chỉ) Công dụng: đếm số ô chứa giá trị số, hay chuỗi trong vùng địa chỉ xác định A Vd: =COUNTA(-2,”VT”,2,5) 1 7 =COUNTA(A1:A4) 2 TRUE 3 8 4 K0847
  49. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 4. Hàm COUNTBLANK Cú pháp: COUNTBLANK (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) COUNTBLANK (vùng địa chỉ) Công dụng: đếm số ô trống trong vùng địa chỉ xác định Vd: =COUNTBLANK(A1:A3) A 1 7 2 3
  50. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 5. Hàm MAX Cú pháp: MAX (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) MAX (vùng địa chỉ) Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong vùng địa chỉ xác định A Vd: =MAX(-2,3,5,1) 1 7 =MAX(A1:A4) 2 TRUE 3 8 4 K0847
  51. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 6. Hàm MIN Cú pháp: MIN (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) MIN (vùng địa chỉ) Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng địa chỉ xác định A Vd: =MIN(-2,3,5,1) 1 7 =MIN(A1:A4) 2 TRUE 3 8 4 K0847
  52. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL III.Nhóm hàm thống kê 7. Hàm SUM Cú pháp: SUM (giá trị 1, giá trị 2, , giá trị n) SUM (vùng địa chỉ) Công dụng: tính tổng số trong một phạm vi Vd: =SUM(-2,3,5,1) A =SUM(A1:A4) 1 7 2 TRUE 3 8 4 K0847
  53. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IV.Nhóm hàm logic 1. Hàm AND Cú pháp: AND (điều kiện 1, điều kiện 2, , điều kiện n) Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) khi mọi điều kiện nêu ra trong danh sách điều cho giá trị đúng Vd: =AND(3>2,5<8) =AND(TRUE,FALSE)
  54. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IV.Nhóm hàm logic 2. Hàm OR Cú pháp: OR (điều kiện 1, điều kiện 2, , điều kiện n) Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) khi có bất kỳ một điều kiện nêu ra trong danh sách cho giá trị đúng Vd: =OR(3>2,5=8) =OR(1+1=3,2+3=6)
  55. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IV.Nhóm hàm logic 3. Hàm NOT Cú pháp: NOT (điều kiện) Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) nếu điều kiện sai và cho giá trị sai (FALSE) nếu điều kiện đúng Vd: =NOT(3>2) =NOT(1=6)
  56. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 1. Hàm LEFT Cú pháp: LEFT (chuỗi) LEFT (chuỗi, n) Công dụng: trích n (n>0) ký tự bên trái của chuỗi Vd: =LEFT(“Viện Kế Toán”,4) =LEFT(“Viện Kế Toán”)
  57. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 2. Hàm RIGHT Cú pháp: RIGHT (chuỗi) RIGHT (chuỗi, n) Công dụng: trích n (n>0) ký tự bên phải của chuỗi Vd: =RIGHT(“Viện Kế Toán”,4) =RIGHT(“Viện Kế Toán”)
  58. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 3. Hàm MID Cú pháp: MID (chuỗi, n, m) Công dụng: trích m (m>0) ký tự của chuỗi bắt đầu từ ký tự thứ n Vd: =MID (“Viện Kế Toán”, 1, 4) 4. Hàm UPPER Cú pháp: UPPER (chuỗi) Công dụng: chuyển các ký tự trong chuỗi sang chữ hoa Vd: =UPPER (“Hello”)
  59. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 5. Hàm LOWER Cú pháp: LOWER (chuỗi) Công dụng: chuyển các ký tự trong chuỗi sang chữ thường Vd: =LOWER (“HELLO”) 6. Hàm PROPER Cú pháp: PROPER (chuỗi) Công dụng: chuyển các ký tự đầu trong chuỗi sang chữ hoa, các ký tự khác là chữ thường.
  60. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 7. Hàm TRIM Cú pháp: TRIM (chuỗi) Công dụng: cắt khoảng trắng đầu và cuối chuỗi Vd: =TRIM (“ Hello ”) 8. Hàm LEN Cú pháp: LEN (chuỗi) Công dụng: trả về độ dài của chuỗi Vd: =LEN (“HELLO”)
  61. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 9. Hàm SEARCH Cú pháp: SEARCH (ký tự cần tìm, chuỗi chứa ký tự muốn tìm, n) Công dụng: trả về vị trí của ký tự cần tìm trong chuỗi bắt đầu tại vị trí bắt đầu n (n > 0) Trường hợp vị trí bắt đầu n bị bỏ qua, thì hàm tự động hiểu ký tự bắt đầu là 1. Nếu tìm không thấy hàm sẽ trả về #VALUE Vd: =SEARCH (“e”, “anh em ta về”) =SEARCH (“ ”, “anh em ta về”,2)
  62. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 10.Hàm FIND Cú pháp: FIND (ký tự cần tìm, chuỗi chứa ký tự muốn tìm, n) Công dụng: trả về vị trí của ký tự cần tìm trong chuỗi bắt đầu tại vị trí bắt đầu n (n > 0) Trường hợp vị trí bắt đầu n bị bỏ qua, thì hàm tự động hiểu ký tự bắt đầu là 1. Nếu tìm không thấy hàm sẽ trả về #VALUE Vd: =FIND (“r”, “anh em ta về”) =FIND (“ ”, “anh em ta về”,5)
  63. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 11.Hàm REPLACE Cú pháp: REPLACE (chuỗi ban đầu, vị trí bắt đầu, số lượng các ký tự muốn thay thế, chuỗi sẽ thay thế) Công dụng: thay thế một phần của chuỗi ký tự, dựa trên số ký tự mà bạn chỉ định, với một chuỗi ký tự khác. Vd: =REPALCE (“1979”, 3, 2, ”75”) =REPLACE (“Phụ nữ thế giới”, 8, 8, “Việt Nam”)
  64. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL V. Nhóm hàm về chuỗi 12.Hàm SUBSTITUTE Cú pháp: SUBSTITUTE (chuỗi ban đầu, chuỗi cũ, chuỗi mới, số trường hợp bạn muốn thay thế) Công dụng: thay thế chuỗi mới cho chuỗi cũ trong chuỗi ký tự Vd: =SUBSTITUTE (“Quốc tế phụ nữ”,”phụ nữ”,”thiếu nhi”) =SUBSTITUTE (“1979”, “9”, “5”,2) =SUBSTITUTE (“Quốc tế phụ nữ”, “u”, ”*”)
  65. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VI.Nhóm hàm điều kiện 1. Hàm IF Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai) Công dụng: điều kiện là một biểu thức Logic. Hàm này trả về giá trị đúng khi điều kiện cho giá trị đúng, ngược lại hàm trả về giá trị sai. Vd: =IF (12=5, 4, 9) =IF (“a” > “b”, 8-3*2, 5*4-12)
  66. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VI.Nhóm hàm điều kiện 2. Hàm SUMIF Cú pháp: SUMIF (Vùng xét đk, đk, Vùng tính tổng) Công dụng: tính tổng giá trị các ô trong một vùng thoả mãn được điều kiện A B Vd: 1 SL D. Thu =SUMIF(A2:A5,”>10”,”B2:B5) 2 12 1000000 3 1 50000 4 10 700000 5 8 400000
  67. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VI.Nhóm hàm điều kiện 3. Hàm COUNTIF Cú pháp: COUNTIF (Vùng muốn đếm, điều kiện đếm) Công dụng: đếm số ô trong vùng muốn đếm có trị thoả điều kiện A B Vd: 1 Điểm KQ =COUNTIF(A2:A5, ”>5”) 2 4 Rớt =COUNTIF(B2:B5, “Đậu”) 3 5 Đậu 4 8 Đậu 5 10 Đậu
  68. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 1. Hàm WEEKDAY Cú pháp: WEEKDAY (biểu thức ngày) WEEKDAY (biểu thức ngày, n) Công dụng: trả về một số từ 1 đến 7 để nhận biết thứ ngày trong tuần dựa trên biểu thức ngày cần tính Tham số n: là kiểu giá trị trả về. Nếu: * n=1: chủ nhật (1) cho đến thứ bảy (7) * n=2: thứ hai (1) cho đến chủ nhật (7) * n=3: thứ hai (0) cho đến chủ nhật (6)
  69. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 2. Hàm TODAY Cú pháp: TODAY () Công dụng: cho biết ngày hiện hành của hệ thống. Hàm này không có đối số. 3. Hàm NOW() Cú pháp: NOW () Công dụng: cho biết ngày giờ hiện hành của hệ thống
  70. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 4. Hàm DAY Cú pháp: DAY (biểu thức ngày) Công dụng: trả về ngày (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày Vd: =DAY (“05-Jan”) =DAY (“12-Apr-2005”) =DAY (“25/02/2005”)
  71. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 5. Hàm MONTH Cú pháp: MONTH (biểu thức ngày) Công dụng: trả về tháng (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày Vd: =DAY (“05-Jan”) =DAY (“12-Apr-2005”) =DAY (“25/02/2005”)
  72. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 5. Hàm YEAR Cú pháp: YEAR (biểu thức ngày) Công dụng: trả về năm (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày Vd: =YEAR(“02/02/2006) =YEAR (“12-Apr-2005”)
  73. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 6. Hàm DATE Cú pháp: DATE (năm, tháng, ngày) Công dụng: đổi ba giá trị năm, tháng, ngày thành một biểu thức ngày. Vd: =DATE (06, 04, 12) 7. Hàm TIME Cú pháp: TIME (giờ, phút, giây) Công dụng: đổi ba giá trị giờ, phút, giây thành một biểu thức giờ. Vd: =TIME (10,30,45)
  74. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 8. Hàm HOUR Cú pháp: HOUR (biểu thức giờ) Công dụng: trả về phần giờ của biểu thức giờ Vd: =DATE (“10:15:30”) 9. Hàm MINUTE Cú pháp: MINUTE (biểu thức giờ) Công dụng: trả về phần phút của biểu thúc giờ Vd: =MINUTE (“20:22:03”)
  75. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhóm hàm ngày và thời gian 10.Hàm SECOND Cú pháp: SECOND (biểu thức giờ) Công dụng: trả về phần giây của biểu thức giờ Vd: =DATE (“10:15:30”)
  76. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK) Cú pháp: RANK (giá trị, vùng xếp hạng, thứ tự) Công dụng: trả về thứ bậc của một số trong dãy + Giá trị: số cần xác định thứ bậc + Vùng xếp hạng: chính là dãy các số cần xếp hạng + Thứ tự: bằng 0 hoặc không có: sắp xếp theo thứ tự giảm (số lớn nhất là hạng nhất) bằng 1: sắp xếp theo thứ tự tăng dần (số nhỏ nhất là hạng nhất)
  77. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK) Vd: A B C 1 Họ Tên Điểm trung bình Xếp hạng 2 Hồng 6.5 3 Hoa 7 4 Huệ 8.25 SX giảm dần SX tăng dần RANK (B2, B2:B4) RANK (B2, B2:B4, 1) RANK (B3, B2:B4) RANK (B3, B2:B4, 1) RANK (B4, B2:B4) RANK (B4, B2:B4, 1)
  78. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 1. Hàm VLOOKUP Cú pháp: VLOOKUP(trị dò, bảng dò, cột trả giá trị, cách dò) Công dụng: tìm kiếm “trị dò” trên cột đầu tiên của bảng do và cho kết quả tương ứng với cột trả giá trị. Lưu ý: Sau khi quét bảng dò của hàm VLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa chỉ bảng + Cách dò = 0: tìm chính xác + Cách dò = 1: tìm gần đúng
  79. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 1. Hàm VLOOKUP A B C D E Vd: Tính 1 Số tiền một công Tiền = Số công * Số 2 A 20000 tiền một công 3 B 10000 4 C 5000 5 6 STT Họ tên Loại Số công Tiền 7 1 Công A 28 8 2 Dung C 25 9 3 Ngôn D 17 10 4 Hạnh E 27
  80. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 2. Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(trị dò, bảng dò, dòng trả giá trị, cách dò) Công dụng: tìm kiếm “trị dò” trên dòng đầu tiên của bảng do và cho kết quả tương ứng với cột trả giá trị. Lưu ý: Sau khi quét bảng dò của hàm HLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa chỉ bảng + Cách dò = 0: tìm chính xác + Cách dò = 1: tìm gần đúng
  81. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 2. Hàm HLOOKUP Vd: điền tên môn học dựa vào mã môn A B C D 1 Mã môn Tên môn 2 TH 3 HH 4 AV 5 VL 6 7 AV VL HH TH 8 Anh văn Vật lý Hoá học Tin học
  82. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 3. Hàm INDEX Cú pháp: INDEX(mảng 2 chiều, vị trí dòng, vị trí cột) Công dụng: trả về giá trị của một ô trong mảng dựa vào số dòng và số cột đã cho (hay đó là vị trí giao nhau của dòng và cột) Vd: Mai 1 2 3 Hoa 100 200 300 Hồng 150 250 350 = INDEX (mảng, 1, 3) = INDEX (mảng, 2, 4)
  83. CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm 3. Hàm MATCH Cú pháp: INDEX(trị dò, mảng một chiều, cách dò) Công dụng: tìm vị trí của trị dò trong mảng một chiều. Cách dò: 0/1(chính xác/ tương đối) Vd: Mai Hoa Hồng Huệ = MATCH (“Hồng”, mảng, 0) =MATCH (“Mai”, mảng, 0)
  84. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 1. Vùng dữ liệu (Database) Vùng dữ liệu trong Excel là vùng gồm ít nhất 2 dòng: dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột. Các dòng còn lại chứa dữ liệu. Vd: $A$1:$F$4 A B C D E F 1 STT Họ lót Tên Chức vụ Số con Lương 2 1 Hồ Văn Dũng TP 2 240 3 2 Lê Thị Hoa GĐ 1 300 4 3 Trần Long NV 3 160
  85. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 2. Vùng tiêu chuẩn Vùng tiêu chuẩn là vùng chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề. Các dòng còn lại chứa điều kiện Vd: $F$1:$F$2 A B C D E F G H 1 STT Họ lót Tên Chức vụ Số con Lương Lương 2 1 Hồ Văn Dũng TP 2 240 >=240 3 2 Lê Thị Hoa GĐ 1 300 4 3 Trần Long NV 3 160
  86. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 3. Các dạng tiêu chuẩn a) Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện có kiểu số SỐ CON Vd: tiêu chuẩn SỐ CON bằng 2 2 b)Tiêu chuẩn chuỗi: Ô điều kiện có kiểu chuỗi CHỨC VỤ GĐ Vd: tiêu chuẩn CHỨC VỤ là “GĐ”
  87. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 3. Các dạng tiêu chuẩn b)Tiêu chuẩn chuỗi: Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc * Vd: tiêu chuẩn TÊN bắt đầu bằng “H” TÊN H* c) Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm: >, =, Vd: tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2 SỐ CON >2
  88. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 3. Các dạng tiêu chuẩn d)Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý: - Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng dữ liệu. - Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Vd: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên có tên khác “H” TEN-H Công thức trong ô điều kiện là: =left(C2,1)<>”H” True
  89. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I. Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn 3. Các dạng tiêu chuẩn e) Tiêu chuẩn liên kết: Tức là tiêu chuẩn có nhiều điều kiện được liên kết với nhau. Có thể tìm kiếm, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng dữ liệu bằng các toán tử AND hay OR của nhiều điều kiện khác nhau. Vd: Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện: SỐ CON CHỨC VỤ SỐ CON bằng 1 và CHỨC VỤ là NV 1 NV Hay SỐ CON lớn hơn 2 và CHỨC >2 GĐ VỤ là GĐ
  90. CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE II. Nhóm hàm Database 1. Hàm DSUM Cú pháp: DSUM (Vùng dữ liệu, tiêu đề cột cần tính tổng, vùng tiêu chuẩn) Công dụng: dùng để tính tổng cộng các giá trị số ở cột được chỉ định và thỏa mãn điều kiện cho ở vùng tiêu chuẩn