Bài giảng Tổng quan về quản lý dự án - Vương Hoàng Thanh

Nội dung text: Bài giảng Tổng quan về quản lý dự án - Vương Hoàng Thanh

1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN KS VƯƠNG HOÀNG THANH 01/02/12 1
2. KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN ⚫ DỰ ÁN- PROJECT- được hiểu là “ Điều có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho một ý đồ hay quá trình hành động” . ( theo Đại bách khoa toàn thư) Vì vậy “Dự án” có khá nhiều khái niệm: 1. Dự án là việc thực hiện một mục đích hay một nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định. Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã đề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn. (Tổ chức điều hành dự án ) 2. Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định. (khoản 7 Điều 4 – Luật Đấu thầu) 01/02/12 2
3. KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN 3. Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể. (Đại học Quản lý Henley) Dự án là gì ? Như vậy có thể tóm lại : Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất một lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng , số lượng và tiêu chuẩn chất lượng , được yêu cầu phải hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và không được vượt quá dự toán đó. 01/02/12 3
4. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ DỰ ÁN Các dự án được thực hiện tại tất cả các mức khác nhau của từng tổ chức ( có thể chỉ liên quan đến 1 người hoặc cũng có thể liên quan đến hàng ngàn người). Thí dụ : ⚫ Phát triển một dịch vụ hay một sản phẩm mới. ⚫ Thiết kế một hệ thống phương tiện giao thông mới. ⚫ Phát triển hệ thống thông tin. ⚫ Xây dựng một công trình dân dụng hoặc công nghiệp. ⚫ Một chiến dịch của cảnh sát, công an, quân đội. ⚫ Thực hiện một chiến lược kinh doanh mới. ⚫ Tạo sự đổi mới trong cơ cấu tổ chức của một công ty, một nhà máy 01/02/12 4
5. CÁC ĐẶC ĐIỂM CHỦ YẾU CỦA DỰ ÁN 1. Nhiệm vụ có tính đặc thù riêng, mang tính chất một lần. 2. Có mục tiêu rõ ràng : mang tính thành quả như công suất, chỉ tiêu kỹ thuật; mang tính ràng buộc như thời gian hoàn thành , chi phí, chất lượng . 3. Mang những yếu tố không chắc chắn , rủi ro. 4. Chỉ tồn tại trong một thời gian nhất định . 5. Cần sự kết hợp của nhiều nguồn lực. 6. Là đối tượng mang tính tổng thể. 7. Một dự án cá biệt có thể là một phần của dự án khác 8. Trong quá trình thực hiện , Mục tiêu và đặc điểm có thể bị xác định lại. 9. Kết quả có thể là một sản phẩm hoặc một số đơn vị của sản phẩm. 10. Bộ máy tổ chức chỉ là tạm thời. 11. Sự tương tác giữa các hoạt động dự án có thể phức tạp. 01/02/12 5
6. CÁC ĐIỀU LƯU Ý : ⚫ Do mỗi dự án là duy nhất nên khi thực hiện phải hoàn thiện , trau chuốt từng bước, từng công đoạn, trau chuốt có nghĩa là hành động một cách cẩn thận , phát triển một cách kỹ lưỡng , tỉ mỉ, như vậy mới dễ thành công . ⚫ Ngoài ra phải phân biệt giữa từ “Chương trình” và “Dự án”: - Chương trình (Program) : là một kế hoạch dài hạn, lớn bao gồm nhiều dự án. - Dự án ( Project) : là một quá trình gồm các công việc ( Tasks), nhiệm vụ (missions) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và chi phí. 01/02/12 6
7. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN ⚫ Vì có thời gian khởi đầu và kết thúc nên dự án có một vòng đời . Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn từ ý tưởng đến triển khai thực hiện nhằm đạt được kết quả của dự án . Trong vòng đời này nên chú trọng vào việc kiểm soát nhằm giảm thiểu những nguồn lực và tiền của cho những mục tiêu không chắc chắn. Khái niệm vòng đời xuất phát từ ba quan điểm sau: - Dự án có khởi đầu và kết thúc. - Dự án giải quyết một vấn đề hoặc nhằm đạt tới một nhu cầu về tổ chức. - Quá trình quản lý được thực hiện song song với vòng đời. 01/02/12 7
8. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN GIAI ĐOẠN TÊN GỌI NHỮNG MỤC TIÊU QUẢN LÝ - Quy mô và mục tiêu. - Tính khả thi. HÌNH THÀNH ĐỀ ÁN VÀ KHỞI - Ước tính ban đầu +/- 30% XƯỚNG - Đánh giá các khả năng . - Quyết định triển khai hay không . - Xây dựng dự án PHÁT TRIỂN THIẾT KẾ VÀ ĐÁNH - Kế hoạch thực hiện và phân bổ nguồn lực GIÁ - Dự toán +/-10% - Kế hoạch ban đầu. - Phê duyệt 01/02/12 8
9. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN GIAI ĐOẠN TÊN GỌI NHỮNG MỤC TIÊU QUẢN LÝ - Giáo dục và thông tin - Quy hoạch chi tiết và thiết kế. TRƯỞNG THỰC HIỆN VÀ QUẢN - Khống chế ở mức +/- 5% THÀNH LÝ - Bố trí công việc . -Theo dõi tiến trình . - Quản lý và phục hồi. - Hoàn thành công việc. - Sử dụng kết quả . KẾT THÚC HOÀN CÔNG VÀ KẾT - Đạt được mục đích. THÚC - Giải thể nhân viên. - Kiểm toán và xem xét. 01/02/12 9
10. 01/02/12 10
11. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN ⚫ Vòng đời dự án theo Ngân hàng thế giới: - Xác định các nội dung dự án - Chuẩn bị dữ liệu. - Đánh giá dữ liệu và lựa chọn giải pháp cho dự án . - Đàm phán và huy động thành lập tổ chức dự án. - Triển khai bao gồm thiết kế chi tiết và xây dựng dự án. - Thực hiện dự án . - Đánh giá tổng kết sau dự án. 01/02/12 11
12. PHÂN LOẠI CƠ BẢN CÁC DỰ ÁN TRONG CƠ CẤU CHUYỂN DỊCH KINH TẾ ✓ Dự án xã hội : cải tổ hệ thống bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ an ninh trật tự, khắc phục hậu quả thiên tai ✓ Dự án kinh tế: Cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, tổ chức hệ thống thuế mới ✓ Dự án tổ chức : Cải tổ bộ máy quản lý, thực hiện cơ cấu sản xuất kinh doanh mới, tổ chức các hội nghị quốc tế, đổi mới hay thành lập các tổ chức xã hội ✓ Dự án nghiên cứu phát triển : Chế tạo sản phẩm mới, nghiên cứu sản phẩm xây dựng mới, xây dựng mới các chương trình hay phần mềm tự động hóa ✓ Dự án đầu tư xây dựng : Các công trình dân dụng , công nghiệp, công cộng , hạ tầng kỹ thuật 01/02/12 12
13. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ❖ Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án với sự ràng buộc về nguồn lực có giới hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức , chỉ đạo , phối hợp, điều hành , khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án . ❖ Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau: - Chủ thể ( người QLDA) - Khách thể ( toàn bộ công việc của dự án) - Mục đích ( hoàn thành mục tiêu hay sản phẩm) - Chức năng (lên kế hoạch để thực hiện) cần tính sáng tạo vì dự án có tính chất duy nhất 01/02/12 13
14. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ⚫ Quản lý phạm vi dự án . ⚫ Quản lý thời gian dự án . ⚫ Quản lý chi phí dự án . ⚫ Quản lý Chất lượng dự án . ⚫ Quản lý nguồn lực dự án. ⚫ Quản lý trao đổi thông tin . ⚫ Quản lý rủi ro . ⚫ Quản lý việc thu mua dự án . ⚫ Quản lý việc giao nhận dự án . 01/02/12 14
15. Ý NGHĨA CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN ⚫ Thông qua quản lý dự án có thể tránh những sai sót khi thực hiện những công trình lớn ,phức tạp. ⚫ Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế,điều tiết hệ thống mục tiêu dự án . ⚫ Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành. 01/02/12 15
16. BẢY YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN LÝ DỰ ÁN ➢ Hai yếu tố tác động từ bên ngoài : - Nguồn tài trợ và chương trình . - Ảnh hưởng bên ngoài như tác động về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý, môi trường . ➢ Hai yếu tố phát sinh từ chiến lược của dự án : - Thái độ của các bên liên quan. - Xác định phương pháp tiếp cận và chiến lược. ➢ Ba yếu tố phát sinh từ bên trong tổ chức dự án : - Con người: sự quản lý và lãnh đạo. - Hệ thống : kế hoạch , chế độ báo cáo và kiểm soát để đo lường tiến độ và chi phí dự án . - Tổ chức : vai trò , trách nhiệm và quan hệ các bên tham gia. 01/02/12 16