Giáo trình Kho tàng bảo quản tài liệu

165 trang hapham 2890

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kho tàng bảo quản tài liệu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_kho_tang_bao_quan_tai_lieu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kho tàng bảo quản tài liệu

GIÁO TRÌNH KHO TÀNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Mục lục Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý Thiết bị lưu trữ Lau sách và giá sách Lựa chọn vật liệu bao gói sách và đồ tạo tác trên giấy Bảo quản sách bằng những loại hộp đặt theo yêu cầu Hộp bìa gấp đựng sách loại nhỏ Hộp đựng sách để trên giá Bìa bọc sách bằng Phim pôliexte Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn Bao bọc và đóng khung cho tác phẩm nghệ thuật
Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh
Sherelyn Ogden - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử Minnesota Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sử dụng của tài liệu. Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách (storage enclosures) kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài liệu mà nó bảo vệ. Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại. Xử lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới những hư hỏng nhanh chóng và không thể khắc phục được. Tuổi thọ của các kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây. Sách Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để sách. Không bao giờ nên đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 7,5 cm (3 inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm.
Điều này đặc biệt quan trọng khi các giá sách được đặt dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đặt trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3 inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ ẩm và khí đọng không hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt sát các tường bao. Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dựng sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt đến mức có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá. Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách không bị nhàu hoặc rách. Không xếp sách vượt ra ngoài mép của giá phía lối đi bởi chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại. Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được dùng để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp mà không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách quá dài không thể dựng đứng được, hoặc là nên rút sách
ra khỏi giá hoặc là sắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa với giá và có thể xếp thẳng đứng được. Sách cần được đặt theo chiều hướng gáy sách xuống cho đến khi công việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành. Đặt sách theo chiều hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang bìa do chính sức nặng của các trang giấy. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những quyển sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng. Nếu có thể, tốt hơn là xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này. Một số quyển sách mà khổ quá lớn thì nên đặt nằm ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể khiến cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa. Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da. Axít và dầu trong da có thể ngấm vào giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh hơn. Ngoài ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy và vải. Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh những vấn đề này. Nếu điều kiện không cho phép, sách bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và tách riêng với sách bìa da. Đối với sách mà bìa sách phải được trưng ra, chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân kỳ trong nhà truyền thống, các biện pháp khác có thể sử dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên
nhưng gáy sách vẫn có thể nhìn thấy được) hoặc đặt một tấm film polyester giữa các quyển sách. Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên giá sách. Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách phải đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị nhô ra ngoài hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm 2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa khỏi bị chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý để đảm bảo rằng sách phải xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn thấy được mà không cần di chuyển sách. Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo quản sách một số sách nhất định. Những cuốn sách có bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn
sách bị hư hại nhưng có giá trị thấp hoặc hiếm khi sử dụng và không chắc chắn có thể xử lý hoặc gia cố bìa cũng cần được đóng hộp. Những cuốn sách có bìa bằng giấy da bê cũng nên cho vào hộp. Giấy da bê phản ứng khá nhạy cảm với những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng cách co hoặc giãn. Hậu quả có thể làm cho bìa sách bị vênh. Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và nhờ đó giảm thiểu độ vênh. Hộp nên được làm bằng các nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ cần được thiết kế sao cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách. Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine box) và hộp sách phase box đều sử dụng được. Hộp sách gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng hơn bởi vì nó bảo quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn. Đối với những sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách (book shoe) là thích hợp. Tránh sử dụng hộp bìa cát tông cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt bìa sách khi đặt sách vào và lấy sách ra. Phong bì đôi khi cũng được sử dụng để lưu giữ sách. Tuy nhiên, những loại này nhìn chung không bổ trợ được cho sách và nên thay thế bằng hộp. Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích trên giá sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại bằng card stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy bền vĩnh cửu. Đừng bao
giờ nên sử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần được đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của chồng sách. Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng không thể khắc phục được. Không nên lôi sách ra khỏi giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm có thể làm bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy hẳn ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ sách được điều chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển sách trở lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên được điều chỉnh trở lại. Khi lấy những cuốn sách quá khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên dùng cả hai tay để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó đặt những cuốn sách phía trên được lấy ra trở lại chỗ cũ.
Lúc đặt lại sách vào chỗ cũ cũng nên làm theo cách này. Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng sách quá cao khi di chuyển sách hoặc lấy sách ra. Những quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối không xếp chồng lên nhau. Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo vệ, có các bộ phận giảm chấn ở các góc. Không xếp sách quá cao trên xe đẩy sách và không để sách nhô ra khỏi mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để giữ cân bằng cho xe. Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá trình phôtô. Máy phôtô có các tấm ép giấy phẳng dùng để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được một bản chụp tốt. Những máy phô tô chất lượng cao hơn có tấm ép giấy ở mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho phép phô tô một trang sách với độ mở của sách là 90 độ thay vì 180 độ. Việc phô tô sách đặc biệt quý chỉ nên do các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà nghiên cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra hư hỏng cho sách. Không nên ấn gáy sách xuống bằng tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được bản chụp chất lượng tốt. Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc đóng quá chặt để có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt
hơn nên chụp cuốn sách bằng microphim và tạo bản sao từ film đó. Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý hoặc in lên các nhãn được gắn vào sách bằng keo dích nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính. Sơn thì không đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể làm bạc màu và vấy bẩn ra bìa. Lý tưởng nhất là cho sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì in trên hộp. Những sách bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên cờ hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong bộ sách. Những cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2 inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách khoảng 5-7 cm (2- 3 inches). Một giải pháp khác là dùng các tấm vải polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán nhãn số ký hiệu của sách lên trên. Không nên dùng nhãn mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu như trường hợp nào cũng sẽ gây hư hại. Nếu nhất thiết phải dùng các mã được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn này cần được gắn với mảnh giấy có tính kiềm đặt trong sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao quanh sách. Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo rằng chất keo dính nhãn vẫn có tác dụng lâu dài. Đặc biệt quan trọng là keo dính không bị khô làm cho nhãn
bị bong hoặc rời ra và keo dính không loang ra tạo nên độ bám dính trên cuốn sách khiến bụi bẩn bám vào hoặc làm hỏng những tài liệu khác đặt liền kề. Nếu buộc phải sử dụng nhãn sách (bookplate) cho sách đặc biệt quý, nhãn này nên được làm bằng loại giấy có tính kiềm, ít hàm lượng than nâu và nên dán bằng loại keo ổn định, có thể bóc ra được, tốt nhất là hồ dán bằng bột gạo hoặc bột mỳ; hoặc nên dùng vải tấm bằng polyester bọc lại và dán nhãn sách lên trên. Các túi đựng thẻ mượn sách cũng cần được xử lý tương tự mặc dù sách đặc biệt quý thường không nên cho mượn. Tất cả các vật kẹp trong sách có chứa axít như dây đánh dấu sách, giấy nháp, hoa ép không nên để trong sách. Làm như vậy sẽ ngăn được các chất axít trong các vật đó thâm nhập vào các trang giấy và làm hư hại giấy. Kẹp giấy hoặc các vật kẹp trong sách cũng nên được bỏ ra ngoài. Tài liệu tờ rời Đối với kho tài liệu dưới dạng tờ rời, cần phải lưu ý rằng chỉ nên lưu giữ các tài liệu có cũng khổ trong cùng một chỗ. Những khác biệt về về kích thước và khối lượng có thể gây ra nguy cơ hư hại về mặt vật lý, vì vậy không nên
lưu giữ các tờ rời trong cùng một hộp với sách hoặc các tờ rơi. Vì thế không nên để các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng. Nói chung, các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn, các tài liệu có kích thước không đều (tạo ra áp lực không đều trong hộp) cũng nên làm như vậy. Cũng nên lưu ý là chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì vậy việc để riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lượng tốt cũng rất quan trọng. Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được để tiếp xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn. Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu trữ nếu như việc này không làm cho tách rời, nát hoặc không thì cũng làm hư hỏng tài liệu. Nếu như việc để mở có thể gây hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trước khi tiến hành. Các vật cố định giấy có thể gây hư hại như ghim dập, kẹp giấy, ghim đính cần được tháo ra cẩn thận và chỉ thay thế bằng các ghim mới không rỉ nếu thực sự cần thiết. Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu có đệm và không có axít. Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng
dễ hư thì số tờ trong một bìa kẹp tài liệu càng nên ít hơn. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu đủ chất lượng lưu trữ. Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích thước của hộp. Các hộp có thể đặt đứng hoặc ngang. Nếu đặt ngang thì chỉ nên xếp chồng cao hai hộp để dễ dàng xử lý. Đặt ngang sẽ tạo ra lực hỗ trợ toàn diện cho tài liệu và không làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa việc làm rời tài liệu và hư hại cơ học khác. Đây là ưu điểm mà phương pháp đặt hộp đứng không có. Tuy nhiên đặt hộp nằm ngang lại có một nhược điểm là đáy hộp sẽ chịu toàn bộ trọng lượng của tài liệu phía trên. Phương pháp đặt hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp tài liệu được được bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị rơi hoặc hỏng mép. Các tấm bảng ngăn cách làm bằng các chất liệu ổn định có thể sử dụng để lấp đầy các hộp chưa đựng đầy tài liệu. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy hộp bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, thay thế hoặc kiểm tra. Một cách khác thay cho biện pháp lưu giữ trong hộp là sử dụng tủ đựng hồ sơ được trang bị hộp đựng hồ sơ và giá treo. Nếu không tìm được hộp đựng hồ sơ treo làm bằng vật liệu đủ chất lượng lưu trữ, có thể dùng các hộp đựng hồ sơ treo dùng cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài liệu đựng trong đó
làm bằng những vật liệu chấp nhận được. Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại. Các vật liệu bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này. Các tài liệu quá khổ Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản vẽ thiết kế (blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu giấy dán tường - tốt nhất nên đặt trong các ngăn của hộp (case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất lượng đạt yêu cầu. Các tài liệu này cũng nên đặt trong các bìa kẹp tài liệu có đệm và không chứa axít. Mãi tới gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng những bản vẽ thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong những cái bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường lưu giữ được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55% thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có thể sử bìa kẹp có đệm. Tất cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp; các bìa kẹp vừa kích thước ngăn tủ hoặc hộp được ưa dùng hơn những bìa kẹp nhỏ bởi vì bìa kẹp nhỏ dễ bị kẹt ở trong
cùng của ngăn hoặc là thay đổi vị trí khi mở và đóng các ngăn tủ hoặc khi di chuyển các hộp. Mặc dù nhiều tài liệu khác nhau có thể đặt trong cùng một bìa kẹp khi cần thiết song lý tưởng nhất là chỉ để một tài liệu vào một bìa kẹp. Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt trong một bìa kẹp, nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý. Nên có phòng phù hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài liệu từ ngăn tủ hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu này xuống khi di chuyển hoặc trước khi đặt lại vào các ngăn tủ hoặc giá sách. Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài liệu để lưu giữ khi mà không thể lưu giữ tài liệu này ở dạng phẳng. Nhưng điều quan trọng là phải xác định chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để chịu được việc cuộn vào và tháo ra. Một số tài liệu cần phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu khác có thể cuộn theo nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số chính xác phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng giấy. Nên sử dụng ống tuýp dài hơn cuộn tài liệu dài nhất vài cm và có đường kính ít nhất 10 cm (4 inches) (đường kính lớn càng tốt). Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên liệu có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc
ống trong giấy có độ trung tính hoặc có đệm hoặc bằng cuộn vải polyester. Một phương pháp khác là đặt các tài liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000 (five-mil polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của tài liệu được cuộn lớn nhất khoảng vài cm. Tài liệu sau đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt trong của ống. Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa này nên được cuộn lại để cả khối cuộn song song với chiều dài của ống. Sau đó nên bọc cả khối lại trong giấy trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh sự cọ sát. Cả khối cuộn đã được bỏng cần được buộc lỏng bằng dải dây thẳng bằng vải lanh, bông hoặc polyester. Nếu muốn bảo vệ chắc chắn hơn, có thể lưu giữ cả khối này trong một ống tuýp rộng hơn. Các ống tuýp nên đặt nằm ngang. Giấy in báo Rất nhiều giấy in báo được sản xuất vào nửa sau thế kỷ XIX được làm bằng bột giấy có chứa than nâu và các tạp chất khác, và việc bảo quản lâu dài đối với loại giấy này rất khó (ngay cả) trong điều kiện tốt nhất. Mặc dù có thể kiềm hoá (khử axít) giấy in báo để làm chậm lại qúa trình hư hại, điều này thường không thiết thực lắm bởi vì tài liệu vẫn tiếp tục xuống cấp với tốc độ khá nhanh. Hơn
nữa, việc kiềm hoá sau khi các tờ giấy đã trở nên vàng và dễ rách sẽ không làm cho giấy trắng và đàn hồi lại. Hầu hết các mẩu tin cắt báo đều đều quan trọng bởi thông tin mà chúng chuyển tải chứ không phải vì bản thân các mẩu cắt báo đó. Vì lý do này, phô tô hoặc chụp vi phim các mẫu tin này là các cách bảo quản thực tế nhất đối với các kho tài liệu cắt báo. Toàn bộ việc phô tô nên thực hiện trên giấy ít hàm lượng than nâu và sử dụng máy phô tô tĩnh điện tạo ảnh bằng nhiệt. Những mẫu tin mà phải giữ lại cần được xử lý sau đó để riêng rẽ với các giấy chất lượng cao trong các bìa kẹp giấy, hoặc trong vỏ bọc làm bởi vải polyester. Sách mỏng Sách mỏng có thể lưu trữ trong hộp hoặc trong bìa kẹp sách. Một số cuốn sách mỏng có cùng kích thước bìa có thể đặt cùng trong hộp gáy ngang khi mở hoặc trong hộp phase box. Những cuốn sách mỏng khác nhau về kích cỡ nên đặt riêng rẽ trong các hộp gáy ngang khi mở hoặc phase box hoặc đặt trong các kẹp tài liệu (file folders) được đặt trong hộp bảo quản tư liệu hay treo trên các giá treo của tủ đựng tài liệu. Nếu dùng bìa kẹp tài liệu thì nên đặt cho gáy sách hướng xuống. Nên đặt sách mỏng trong hộp riêng nếu sách đó buộc phải để trên giá giữa
các quyển sách khác. Các nhóm sách mỏng xếp giữa các sách khác có thể đóng hộp cùng nhau theo hướng dẫn vừa nêu. Nếu các sách mỏng được đóng bìa, bìa sách phải có chất lượng phù hợp và đồng đều và nên được gắn với sách theo cách sao cho không gây hại cho sách. Nên tham khảo các chuyên gia có kinh nghiệm về những lợi ích và tác hại của các loại bìa khác nhau có trên thị trường. Bìa sách không nên dính liền vào những cuốn sách mỏng. Nếu phải dùng kim khâu để gắn sách và bìa sách, đường khâu nên thực hiện trên nếp gấp và qua những lỗ khâu ban đầu nếu có thể. Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết rời và những tài liệu phổ thông (như thẻ thương mại, thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê giấy, ). Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho công tác bảo quản bởi chúng thường gồm nhiều thành phần và dưới nhiều dạng chất liệu khác nhau. Những tài liệu này có thể có bề mặt nổi, trang trí ba chiều, hoặc những bộ phận chuyển động. Chúng thường là độc nhất, mỏng manh, dễ hỏng và có những ý nghĩa liên kết quan trọng. Những tài liệu này do vậy không nên xếp chung với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác bởi
vì sự khác biệt về kích thước, hình dạng, khối lượng, chất liệu có thể làm hỏng sách. Phần lớn sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông được bảo quản theo các hướng dẫn chung đề cập ở trên. Sách dán bài viết rời có giá trị lịch sử đặc biệt về dạng nguyên thuỷ của nó nên được bảo quản riêng trong hộp vừa với nó. Những tài liệu phổ thông không đóng bìa nên nhóm lại theo kích thước và loại (ảnh, tài liệu in, bản phác thảo ), nếu cần thiết thì bọc riêng từng nhóm để bảo vệ, tránh sự xâm nhập của axít và hư hỏng cơ học, và lưu trữ theo cách nào đó giúp giữ nguyên được hình dáng. Một số nhà cung cấp các thiết bị lưu trữ có bán các hộp hoặc ống có kích thước tiêu chuẩn cho các tài liệu phổ thông thường như ưu thiếp, ảnh nổi. Các nhà cung cấp khác có thể sản xuất những bao gói tài liệu kích thước theo yêu cầu với số lượng lớn để đáp ứng những nhu cầu đặc biệt. Ảnh Đối với ảnh, tốt nhất là bọc riêng cho từng ảnh. Làm như vậy sẽ hạn chế hư hỏng đối với ảnh nhờ được bảo vệ và hỗ trợ về mặt vật lý. Chất liệu lưu trữ phù hợp có thể được làm bằng giấy hoặc nhựa plastic. Do bao giấy thường không trong suốt, bức ảnh phải lấy ra mới xem
được nên bao nhựa trong suốt có ưu thế hơn là cho phép quan sát hình ảnh mà không cần lấy ra, nhờ đó làm giảm nguy cơ cọ sát hoặc bào mòn. Bao giấy phải không có chứa axít và than nâu. Các loại giấy nhựa phù hợp cho lưu trữ ảnh là: polyeste, polypropylene, polyethylene. Luôn luốn tránh sử dụng nhựa polyvinyl - chcloride. Các bao giấy và nhựa cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của Tiêu chuẩn Standard IT 9.2-1998 của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và phải vượt qua Kiểm tra hoạt tính ảnh được nêu trong Tiêu chuẩn ANSI NAMPM IT 9 – 16 – 1993. Khi các tài liệu đã được lưu giữ một cách phù hợp trong các bìa kẹp, ống hoặc phong bì, cần tiếp tục đặt chúng trong các hộp cửa mở ngang có bản lề (drop-front) đủ chất lượng lưu trữ. Các phim âm bản bằng thuỷ tinh (glass plate negative) là ngoại lệ và nên dựng đứng để cho các đĩa phim âm bản ở dưới đáy của chồng đĩa không bị vỡ. Nên đặt các hộp lên lên giá hoặc tủ bằng kim loại. Nếu có thể, nên xếp các ảnh có cùng kích thước với nhau; việc xếp lẫn các kích thước khác nhau có thể gây sự bào mòn hoặc gẫy vỡ và có thể tăng nguy cơ thất lạc các ảnh nhỏ hơn. Dù kích thước của ảnh như thế nào, tất cả các bao ảnh trong cùng một hộp nên cùngo một kích thước và nên là kích thước của hộp. Không nên xếp quá đầy
các hộp. Xếp ảnh nằm ngang thường tốt hơn cách xếp ảnh đứng bởi nó tạo ra hỗ trợ toàn diện và tránh các hư hại cơ học như nếp gập. Tuy nhiên, cách đặt đứng lại có một ưu điểm là khi lấy ảnh trong các bộ sưu tập dễ dàng hơn và giảm đi các thao tác. Các bức ảnh nên được đặt trong các kẹp tài liệu hoặc phong bì không chứa axít mà chính những phong bì này được treo lên các kẹp đựng tài liệu hoặc đặt trong các hộp đựng tài liệu. Tránh xếp quá nhiều bức ảnh vào một chỗ. Việc sử dụng các kẹp tài liệu treo sẽ tránh được tình trạng các bức ảnh trượt xuống dưới các bức khác và sẽ dễ dàng hơn khi lấy ra. Cần lưu ý đặc biệt khi bảo quản những bức ảnh quá khổ gắn trên giấy cát tông. Loại giấy này thường có chứa axít và cực giòn. Việc giá đỡ này trở nên giòn có thể đe doạ bản thân bức ảnh bởi vì tấm bìa có thể gẫy trong quá trình lưu giữ hoặc xử lý, gây hư hỏng cho ảnh. Những tấm ảnh này cần được bảo quản cẩn thận, đôi khi cần đặt trong những hộp được làm riêng. Những ảnh này cũng cần được thao tác hết sức cẩn trọng. Kết luận Việc lưu giữ và thao tác hợp lý của các tài liệu trong thư
viện hoặc trung tâm lưu trữ có thể rất ít tốn kém, với một số biện pháp được nêu ở trên hầu như không tốn kém hoặc tốn rất ít. Hơn thế, điều này còn có thể tiết kiệm cho tương lai nhờ giảm thiểu các nhu cầu sửa chữa tài liệu. Thực hiện theo những chỉ dẫn này là cách làm thực tế và hiệu quả về mặt chi phí để kéo dài tuổi thọ của các kho tài liệu. Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch sử Minnesota Việc lựa chọn đồ đạc để lưu trữ tài liệu trong thư viện và cơ quan lưu trữ đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Nhiều sự lựa chọn các đồ đạc sẵn có và đang thịnh hành có chứa những chất liệu làm sản sinh những tác dụng phụ đã góp phần làm hư hỏng tài liệu mà chúng đang lưu trữ. Ngoài ra, một số những điểm đặc trưng của vật liệu xây dựng cũng đang phá hủy và góp phần làm hư hỏng các bộ sưu tập . Những thông tin được trình bày dưới đây dự định giới thiệu và cung cấp một sự chỉ dẫn cho đề tài nói trên trong việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ.
Đồ sứ có tráng men Mãi đến gần đây, chỉ có loại đồ đạc có tráng men được người ta khuyên dùng. Được cấu tạo từ lõi thép, bọc ngoài bằng lớp vỏ sứ có tráng men đã được nung loại đồ đạc này được coi là loại vật liệu hóa học có tính bền vững. Bởi là loại vật liệu đã sẵn có trên thị trường, giá cả mang tính cạnh tranh, lại khỏe và bền loại vật liệu này đã trở thành sự lựa chọn đặc biệt hấp dẫn của người tiêu dùng. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi đã được đặt ra về khả năng lớp vỏ tráng men bọc ngoài nếu không được nung một cách hợp thức (không đủ thời gian và nhiệt độ cao như quy định) sẽ có thể toả ra chất fomanđêhyt và các chất dễ bay hơi khác có hại cho bộ sưu tập tài liệu. Sự lo lắng này càng đặc biệt cần được lưu tâm trong trường hợp bộ sưu tập tài liệu được lưu trữ trên những giá sách được đặt ở một khu vực khép kín hoặc có sự lưu thông không khí ít, hoặc tài liệu được lưu trữ trong những loại đồ đạc đóng kín như hộp đựng bản đồ, các tủ có ngăn kéo đựng tài liệu và các hộp đựng sách có nắp cứng. Xuất phát từ mối quan tâm về sự không đạt tiêu chuẩn của vật liệu, loại đồ đạc có tráng men trừ loại được nung một cách hợp thức, không còn được người ta khuyên dùng rộng rãi nữa. Đối với chúng tôi để cầm chắc tính
hợp lệ của vật liệu được nung, đồ đạc đó phải được qua kiểm tra. Việc kiểm tra phải tuân thủ tiêu chuẩn E-595 của ASTM (Hiệp hội Kiểm định vật liệu Mỹ).1 Cuộc kiểm tra này đòi hỏi phải sử dụng đến những thiết bị rất tinh vi. Ngoài ra, đồ đạc tráng men cũng có thể được kiểm tra bằng cách sử dụng nhóm dung môi hữu cơ có tên là Methyl ethyl ketone (MEK) tuy rằng kết quả thẩm định kém tính thuyết phục hơn.2 Nếu sau cuộc kiểm tra thô này, mà người ta thường gọi là kiểm tra cọ xát MEK, cho kết quả là lớp vỏ bọc ngoài có thể chưa được nung một cách hợp lệ thì bạn nên sử dụng dịch vụ thẩm định chuyên nghiệp để xác định chắc chắn xem liệu đồ đạc đó có thật sự đạt tiêu chuẩn hay không. Đồ đạc có lớp vỏ bọc ngoài dạng bột Đồ đạc lưu trữ bằng thép có lớp bọc ngoài bằng những dạng bột khác nhau dường như tránh được những rắc rối có liên quan đến vấn đề không đạt tiêu chuẩn chất lượng của đồ đạc tráng men. Lớp bọc ngoài dạng bột làm từ vật liệu pôlime tổng hợp được chia tách một cách tinh xảo rồi nung chảy bọc ngoài lõi thép. Việc thẩm định chất lượng vật liệu chỉ được hoàn tất khi kết quả kiểm tra chỉ ra rằng lớp vỏ bọc đạt tính bền vững hóa học, hạn chế tối thiểu mối đe dọa bay hơi chất hóa học, và do vậy
an toàn cho việc lưu trữ các tài liệu có giá trị. Tuy nhiên, nếu việc kiểm tra chất lượng bằng phương pháp kiểm tra cọ xát MEK được tiến hành trong một khu vực khép kín, là nơi thép được định lượng nặng nhất, thì sẽ khẳng định được tính hợp thức của lớp vỏ bọc và khi ấy sự không đạt tiêu chuẩn của đồ đạc không còn là một mối quan tâm nữa.3 Nhôm siêu nhẹ Đồ đạc lưu trữ bằng nhôm siêu nhẹ là một sự lựa chọn khác của người tiêu dùng. Loại kim loại không bọc này cực kỳ chắc chắn mặc dù có trọng lượng rất nhẹ. Bản thân loại kim loại này được nhận định là không gây các phản ứng phụ, và vì không có lớp vỏ bọc ngoài nên những rắc rối về việc không đạt tiêu chuẩn được loại trừ. Nhiều người coi nhôm siêu nhẹ là sự lựa chọn hàng đầu đối với việc chọn đồ đạc lưu trữ, đặc biệt với loại tài liệu nhạy cảm. Tuy nhiên, nhôm siêu nhẹ có vẻ là loại vật liệu đắt tiền nhất. Giá thép mạ Crôm Giá thép mạ crôm, được làm từ dây thép mạ crôm (heavy-gauge, chrome-plated steel wire) là một sự lựa chọn đồ đạc cho kho chứa phù hợp cho các tài liệu được
đóng hộp. Giá sách bền, khung dây nhẹ và tạo sự lưu thông không khí tốt. Tuy nhiên, những sợi dây thép mạ crome này có thể để lại vết bẩn vĩnh viễn trên những tài liệu không được bảo vệ, vì vậy các tài liệu cần được đóng hộp hoặc các giá sách cần được bọc lót. Gỗ Đồ đạc lưu trữ, đặc biệt các giá sách làm bằng gỗ đã phổ biến và có truyền thống sử dụng vì những lý do về tính thẩm mỹ, tính kinh tế và nhẹ trong lắp đặt. Tuy nhiên, các axit có hại và những chất khác vẫn bốc hơi từ gỗ, hợp chất gỗ và một số chất bịt kín và chất keo dán. Mặc dù mức độ bốc hơi ở thời điểm sử dụng ban đầu cao nhất, trong hầu hết các trường hợp sự bay hơi thể hiện tuổi thọ của vật liệu. Để tránh khả năng làm hỏng tài liệu, nên tránh làm đồ đạc lưu trữ bằng gỗ hoặc các sản phẩm gỗ. Nếu không tránh được điều này và vẫn phải sử dụng gỗ cần có biện pháp phòng ngừa. (Certain wood and wood composite) Gỗ nguyên chất và hợp chất gỗ có nhiều khả năng gây hư hỏng hơn các loại khác. Ví dụ, gỗ sồi, vốn được sử dụng rộng rãi cho việc lưu trữ các tài liệu thư viện và lưu trữ, lại được xem là loại gỗ có độ bốc hơi axít lớn nhất, vì vậy nó được khuyên không nên sử dụng. Cũng như vậy, nhiều loại hợp chất gỗ được quảng cáo là
không chứa fomanđêhyt cũng có thể chứa các axit hoặc các anđehit có hại khác. Cần thu thập các thông tin cập nhật trước khi lựa chọn loại đồ đạc mới làm bằng gỗ hoặc sản phẩm gỗ để có thể lựa chọn loại gỗ ít gây hư hại nhất. Tất cả các loại gỗ và hợp chất gỗ nên được kiểm nghiệm để xác định tính an toàn sử dụng.4 Vỏ bọc cho gỗ Đối với các đồ đạc lưu trữ bằng gỗ thực sự để sử dụng cần có lớp bảo vệ. Các loại gỗ đều cần được bọc kín. Dù đã làm vậy, bạn vẫn cần lưu ý đến chúng vì không có lớp bọc hay chất bịt kín nào có thể ngăn hoàn toàn sự bay hơi các axit và các chất dễ bay hơi có hại trong thời gian dài, nhưng chúng có thể cũng hữu ích trong thời gian ngắn. Cũng như vậy, có một số chất bịt kín có khả năng ngăn chặn các chất gây hại. Cần đặc biệt quan tâm đến việc lựa chọn chất bịt kín để đảm bảo rằng chất được lựa chọn tạo ra hàng rào bảo vệ hiệu quả nhất và bản thân chất bịt kín đó không tỏa ra những chất gây hại. Chất bịt kín sẵn có nhất được khuyên dùng tại thời điểm hiện tại là chất pôliurêtan sinh hơi ẩm (moisture-borne polyurethane). Pôliurêtan các loại rất sẵn có. Loại pôliurêtan ít dầu (Oil-modified) là loại thông dụng nhất. Tuy nhiên, cần tránh sử dụng pôliurêtan ít dầu, (oil-
based paints) sơn sử dụng dầu làm dung môi và các sản phẩm có chứa dầu hoặc (alkyd) nhựa thông khác. Chỉ có pôliurêtan sinh hơi ẩm được khuyên dùng. Tuy nhiên, không may mắn là không phải tất cả các pôliurêtan sinh hơi ẩm trên thị trường đều an toàn cho sử dụng. Cũng như vậy, các công thức pha chế cũng thường thay đổi mà không được thông báo trước. Vì những lý do này, loại pôliurêtan được lựa chọn cần được kiểm tra trước khi sử dụng nhằm đảm bảo tính chắc chắn được chấp nhận sử dụng.5 Liên hệ với một chuyên gia bảo quản để có được nhãn hiệu của loại những pôliurêtan ít dầu hiện đang được khuyên sử dụng và bắt đầu tiến hành kiểm tra chúng. Bởi các urethanes không hoàn toàn ngăn được sự bốc hơi, việc lựa chọn các sản phẩm gỗ ít bốc hơi là một việc đặc biệt quan trọng Cũng có thể sử dụng sơn để bịt kín gỗ nếu không cần thiết phải giữ nguyên hình thức bề ngoài của gỗ tự nhiên. Không nên sử dụng các loại sơn sử dụng dầu làm dung môi và phẩm màu bởi các axit trong dầu khô có khả năng gây hư hại. Sơn epoxy hai lớp giúp hình thành nên một lớp bảo vệ rất tốt nhưng khó sử dụng. Sơn Latex và acrylic giúp hình thành lớp bảo vệ kém hiệu quả hơn nhưng dễ sử dụng hơn.6 Tất cả các lớp bọc ngoài cần được kiểm tra trước khi sử dụng. Liên hệ với một chuyên
gia bảo quản để có được những thông tin cập nhật trước khi ra quyết định. Sau khi đồ đã được bịt kín, cần để chúng tiếp xúc với không khí trong vòng từ ba đến bốn tuần. Do hầu hết các chất bịt kín đều có đặc tính độc cần phải lưu ý khi sử dụng các chất bịt kín và phải có những biện pháp theo dõi độ an toàn thích hợp. Các rào chắn khác Ngoài phương pháp bịt kín gỗ, giá sách và các ngăn kéo cũng phải được bọc bằng những vật liệu có khả năng tạo rào chắn hiệu quả. Các loại rào chắn được khuyên sử dụng ở thời điểm hiện tại bao gồm kim loại dát mỏng trơ (ví dụ: Marvelseal 360 và 470), PCTFE (polychlorotrifluoroethylene) các loại phim tạo rào cản tốt (ví dụ: Alclar), nhôm tấm, thủy tinh, polymethyl methacrylate sheeting, (ví dụ: Plexiglas), hoặc tổng hợp các chất này.7 Polymethyl methacrylate sheeting có thể hấp thu các chất gây ô nhiễm và lại làm chúng bốc hơi, vì thế không nên tái sử dụng loại vật liệu này nếu nó đã từng được sử dụng làm rào chắn. Lưu ý rằng mực in tìm thấy trên rào chắn làm bằng một trong những vật liệu này có thể bị gặm mòn.8 Liên hệ với nhà sản xuất để yêu cầu các thông tin về mực in, hoặc yêu cầu các sản phẩm không chứa mực in. Nếu những rào chắn này không cung
cấp một bề mặt thích hợp để lưu trữ tài liệu, sẽ có thể phải sử dụng 100% bìa cũ để thay thế. Tuy nhiên, không nên chỉ sử dụng bìa cũ bởi nó không cung cấp được một rào chắn đầy đủ. Các đặc điểm về thiết kế Ngoài việc lưu ý lựa chọn vật liệu để thiết kế, các đồ đạc lưu trữ cần được làm thật nhẵn và không gây sự trầy xước. Nếu đồ bằng thép được sơn hay bọc ngoài cần có độ bền để không dễ bị nứt hoặc vỡ vỏ bọc vì vết rạn có thể làm lớp thép bên trong lộ ra và do đó dễ bị gỉ. Các đồ đạc lưu trữ phải không có cạnh sắc và những vật lồi ra. Các đai ốc hoặc chốt lộ ra đặc biệt gây nguy hiểm. Đồ đạc lưu trữ phải đủ chắc để không bị uốn cong hoặc vênh khi chứa đầy tài liệu. Các giá cần được chốt vào nhau và chốt với sàn đất và có thể cả trần để không bị lung lay khi chất các tài liệu lên đó. Các giá sách cần được thiết kế điều chỉnh được để có thể đựng tài liệu thuộc nhiều kích cỡ khác nhau, đặc biệt những tài liệu có khổ rất lớn. Đồ đạc lưu trữ cần được thiết kế cách sàn đất ít nhất từ bốn đến sáu inches để bảo vệ tài liệu không bị nước làm hỏng trong trường hợp có lụt. Các tủ đựng tài liệu có cửa được ưa chuộng hơn khi người ta đặc biệt quan tâm đến độ an toàn và việc bảo vệ tài liệu khỏi bụi bẩn. Những
loại này sẵn có, gồm nhiều tầng và ngăn kéo. Người ta khuyên sử dụng các (piano hinges) bản lề để gẵn các cửa với nhau trong trường hợp việc mở cửa các ngăn làm việc thuận tiện cho việc di dời tài liệu khỏi tủ đựng một cách an toàn. Sự đọng hơi nước cũng là một vấn đề cấn quan tâm đối với các tủ đựng tài liệu kín bằng thép khi độ ẩm tương đối tại nơi đặt tủ đựng tài liệu có sự dao động.9 Sự đọng hơi nước có thể gây hiện tượng gỉ hoặc mốc trong tủ đựng tài liệu. Vì lý do này, cần phải theo dõi các điều kiện trong các tủ đựng tài liệu. Có thể thực hiện điều này dễ nhất bằng cách sử dụng đồng hồ đo độ ẩm hoặc thẻ đo độ ẩm bằng giấy. Những dụng cụ này không đưa ra mức đo nhiệt độ chính xác cao, nhưng đủ để phát hiện những điều kiện không tốt. Nếu có thể, nên tránh sử dụng hộp đựng tài liệu kín bằng thép trừ trường hợp các hộp đựng tài liệu có hệ thống thông gió tốt hoặc có thể kiểm soát một cách tương đối điều kiện độ ẩm trong hộp. Các ngăn kéo trong những ô đựng tài liệu phẳng cần có độ sâu tối đa là hai inches (hoặc ít hơn nếu có thể được). Ngăn kéo càng sâu sức nặng đè lên tài liệu đựng trong nó càng lớn và sức ép lên tài liệu khi di chuyển càng lớn hơn. Cần có miếng chắn bụi hoặc nắp đậy ngăn kéo ở phía sau để ngăn tài liệu không bị phá hỏng do tác động
từ phía sau ngăn kéo. Các ngăn kéo cần có cái chặn để ngăn chúng không không bị trượt ra khỏi tủ đựng tài liệu. Và cần lắp các ổ bi hơn là rãnh trượt cho các ngăn kéo vì như vậy các ngăn kéo sẽ được mở ra và đóng vào trơn tru hơn, ít làm rung các tài liệu chứa trong nó hơn và nguy cơ ngăn kéo bị trượt ra khỏi rãnh trượt hoặc bị kẹt được loại trừ. Các ngăn kéo cần được bọc lót bằng xốp có tác dụng hỗ trợ bảo vệ để làm bớt đi tiếng ồn và sự rung động. Hệ thống kho nén Hệ thống kho nén thường để chỉ loại giá sách được kết kín vào nhau và có thể di chuyển được. Hệ thống này được nhiều tổ chức, nơi có sự hạn chế về không gian sử dụng. Những hệ thống này làm tối thiểu hóa tổng diện tích cần thiết bằng cách kết kín các hàng giá sách hay các tủ đựng tài liệu vào nhau. Các hàng giá trượt dọc theo các rãnh trượt vì thế có thể tách rời từng hàng ra để tra tìm tài liệu và sau đó lại dồn chúng vào với nhau. Hệ thống có thể di chuyển như vậy tuy nhiên cũng có thể gây hư hỏng tài liệu do những rung động chúng gây ra cho tài liệu khi di chuyển. Kết quả là các tài liệu có thể bị xô rơi khỏi giá gây những hư hỏng lớn hơn. Nếu bắt buộc phải sử dụng hệ thống kho nén cần phải lựa chọn kiểu
thiết kế sao để hạn chế những rủi ro này. Một vấn đề cốt yếu đối với việc sử dụng hệ thống kho nén là các tài liệu đựng trên các giá không được để vượt ra ngoài cạnh của các giá để tránh tài liệu ở các giá đối diện không bị va chạm vào nhau khi các hàng giá được nén lại. Khi lắp đặt hệ thống kho nén cần tính toán để tổng diện tích kho đảm bảo đủ khoảng trống ở các lối đi khi mở các hàng giá ra để di dời tài liệu khỏi giá và các ngăn kéo một cách an toàn, đặc biệt với các tài liệu khổ lớn. Sức nặng lên sàn nhà cũng là một vấn đề quan trọng và cần được tính đến nếu có quá nhiều vật nặng được lưu trữ trong một không gian hạn chế. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các giá sách nén. Việc tính toán sức nặng cần được đưa vào quá trình xử lý sàn kho, (funiture tracks and fitting) và sức tải của giá sách và ngăn kéo cũng như đồ đạc. Cần tư vấn một kỹ sư về kết cấu về vấn đề này. Việc phát hiện và chống cháy cũng là một vấn đề cần quan tâm khác. Cần phải để chừa ra một khoảng trống khoảng vài inches giữa các hàng giá để có thể phát hiện và chặn lửa cháy ở giữa các giá. Việc để chừa ra một khoảng trống nhỏ cũng sẽ tăng cường sự lưu thông không khí, tránh sự tích tụ các túi không khí, sự ẩm ướt hoặc tù đọng không khí. Một vấn đề cần quan tâm khác là cách xử trí giá nén trong các trường hợp lũ lụt, hỏa hoạn hoặc động đất và cách tiếp cận tài liệu khi không
mở được giá sách vì lý do trọng lượng tăng, rãnh trượt bị méo mó hoặc do hỏng hóc về điện. Liên hệ với nhà sản xuất về những vấn đề này. Ghi nhớ Việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ phù hợp và xác định các đặc điểm kỹ thuật của đồ đạc lưu trữ bằng gỗ là những nhiệm vụ phức tạp. Kho lưu trữ kém chất lượng góp phần làm tăng nhanh sự phá hủy tài liệu. Quan niệm về tiêu chuẩn đối với đồ đạc lưu trữ đang có sự thay đổi nhanh chóng. Cần tư vấn một chuyên gia bảo quản để nắm bắt được những thông tin cập nhật nhất trước khi ra quyết định. Đưa ra sự lựa chọn đúng đắn sẽ góp phần đáng kể vào sức sống hữu ích của tài liệu. Lưu ý 1 Pamela Hatchfield, Nhân viên bảo quản, Objects Conservation and Scientific Research, Bảo tàng Mỹ thuật, Boston, Massachusetts. Personal communication. 2 Làm ướt một miếng vải bông nhỏ bằng methyl ethyl ketone (MEK) và cọ mạnh lên đồ đạc được kiểm tra ở trong một khu vực kín. Chà miếng vải lên đồ đạc từ phía trước và phía sau, mỗi hướng ba mươi lần. Khi hoàn tất công việc đó, miếng vải có thể mềm hơn, có bề ngoài ẩm
ướt hoặc bị mất màu nhẹ. Điều này không đáng ngại. Quan sát miếng vải để xem liệu có vết sơn nào bị biến mất không. Sự mất màu không đáng kể hoặc nhẹ ở miếng vải là một sự đảm bảo hợp lý cho việc lớp vỏ bọc được xử lý tốt. Sự mất màu ở mức độ trung bình đến nặng chỉ ra rằng lớp vỏ bọc có thể đã không được xử lý một cách hợp thức và có thể cần được kiểm tra thêm. Hãy lưu ý rằng chất MEK độc và dễ cháy. Cần sử dụng MEK ở một khu vực có sự thông thoáng và cần có các phương tiện bảo vệ thích hợp. B.W. Golden, Phó Chủ tịch, Kiến trúc sư, Interior Steel Equipment Co., Cleveland, Ohio, và Bruce Danielson, Chủ tịch, Delta Designs, Topeka, Kansas, Personal communication. 3 Golden 4 Thủ tục này được dùng để kiểm tra các sản phẩm gỗ, chất bịt kín và rất nhiều các vật liệu khác. Nếu bạn muốn kiểm tra gỗ hay vật liệu khác hãy để một mẫu vật liệu vào một chiếc bình thủy tinh. Nếu bạn kiểm tra chất bịt kín, hãy bọc chất bịt kín cần kiểm tra bằng một màng phim sạch, trong suốt và để vào một chiếc bình thủy tinh. Cũng để vào bình thủy tinh một miếng chì sạch và đã được tẩy nhờn, bạc và sắt: cọ các miếng kim loại vào giấy ráp cỡ cát 600 hoặc bùi nhùi thép, sau đó dùng axêtôn
hoặc cồn để làm sạch chúng. Bước tiếp theo là làm ẩm một miếng bông bằng nước đã được khử ion và đặt nó vào bình có chứa các miếng kim loại và mẫu gỗ hay các chất bịt kín đã được bọc. Để miếng bông đã được thấm ướt vào một chiếc cốc hoặc lọ thủy tinh nhỏ đặt vào bình để nó không tiếp xúc trực tiếp với các miếng kim loại và chất bịt kín đã được bọc để giảm bớt sự bay hơi. Bọc bình bằng hai tấm nhôm lá và buộc chặt lá nhôm bằng dây đồng hoặc dây kim loại khác. Chuẩn bị một chiếc bình thứ hai với các công đoạn hệt như chiếc bình thứ nhất nhưng không để chất bịt kín hay các mẫu kim loại vào. Chiếc bình này sẽ đóng vai trò để thử. Đặt cả hai chiếc bình vào lò ở nhiệt độ 60oC trong ba tuần hoặc để ở ngưỡng cửa sổ càng lâu càng tốt. Theo dõi sự thay đổi ở bề ngoài của kim loại. Quan sát qua kính phóng đại sẽ hiệu quả hơn. Những thay đổi có thể sẽ xảy ra ở cả hai mẫu được kiểm tra và mẫu thử. Nếu những thay đổi ở mẫu kiểm tra khác mẫu thử, những chất không được chấp nhận sẽ xuất hiện. Đối với việc kiểm tra hợp chất gỗ, sẽ không thể xác định được là phản ứng xảy ra bởi gỗ hay keo dán trong hợp chất. Nếu quan sát thấy phản ứng dương tính, vật liệu sẽ không thích hợp để sử dụng. Hatchfield. Personal communication.
5 Hatchfield 6 Hatchfield 7 Hatchfield, "Lựa chọn vật liệu lưu trữ cho Bảo tàng," trong Lưu trữ các bộ sưu tập về lịch sử tự nhiên: Những khái niệm cơ bản (Storage of Natural History Collections: Basic Concepts) , Carolyn L. Rose và Catharine A. Hawks, eds. (Pittsburgh, PA:Society for the Preservation of Natural History Collections, 1994), p.7. 8 Hatchfield, pp.5-6 9 Margaret Holben Ellis, Giữ gìn các tài liệu in và các bản vẽ (The Care of Prints and Drawings) (Walnut Creek, CA: Altamira Press, 1995), 148. 10 Ellis., 148-9 Những tài liệu gợi ý tham khảo thêm Hatchfield, Pamela. "Lựa chọn vật liệu lưu trữ cho Bảo tàng," trong Lưu trữ các bộ sưu tập về lịch sử tự nhiên: Những khái niệm cơ bản (Storage of Natural History Collections: Basic Concepts) , Carolyn L. Rose và Catharine A. Hawks, eds. (Pittsburgh, PA:Society for the Preservation of Natural History Collections, 1994).
Hatchfield, Pamela, và Jane Carpenter. Formaldehyde: Mối đe dọa lớn với các bộ sưu tập của Bảo tàng (Formaldehyde: How great is the Danger to Museum Collections?) Cambridge, MA: Harvard University, 1987. Miles, Catherine E. "Vỏ bọc gỗ cho các hộp đựng để trưng bày và lưu trữ" (Wood Coatings for Display and Storage Cases). Studies in Conservation 31.3 (August 1986): 114-24. Raphael, T. Các chỉ dẫn về bảo quản: Thiết kế và tổ chức triển lãm. (Conservation Guidelines: Design and Fabrication of Exhibits.) Harpers Ferry, WV: Division of Conservation, National Park Service, Harpers Ferry Center, 1991. Nguồn cung cấp Danh mục này do Pamela Hatchfield, nhân viên bảo quản của Bộ phận bảo quản các vật thể và các công trình khoa học (Objects Conservation and Scientific Research), Bảo tàng Mỹ thuật, Boston, Massachusetts cung cấp. Bản danh sách không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể
tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chất lượng của những loại sản phẩm đang sẵn có. NECC có sẵn 1 bản danh sách đầy đủ/hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất. Alfa Products 30 Bond Street Ward Hill, MA 01835 Telephone: (978) 521-6300 Fax: (978) 521-6350 Metal foils for materials testing Allied Signal P.O. Box 1039 Morristown, NJ 07962 Toll Free: (800) 934-5679 Alclar transparent vapor barrier B.F. Goodrich 300 Whitney Street Leominster, MA 01453
Telephone: (978) 537-4748 Fax: (978) 537-8245 available from: Dexter Brothers 59 Amory Road Roxbury, MA 02119 Telephone: (617) 445-7755 Sancure 878 moisture-borne polyurethane Conservation Resources 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Carbon based paint in acrylic binder Fisher Scientific 52 Fadem Road Springfield, NJ 07081 Toll Free: (800) 766-7000 Fax: (201) 379-7638 Glass beakers and vials and other testing supplies International Paint Co. 2270 Morris Avenue Union, NJ 07083
Toll Free: 800-INTRLUX Interprotect 1000 2-part epoxy paint (clear) Ludlow Packing Corp. Laminating & Coating Division 1 Minden Road Homer, LA Telephone: (318) 927-9641 Nylon or polyethylene aluminum laminates (e.g., Marvelseal ) for lining shelves and drawers NuSil Technology 1040 Cindy Lane Carpinteria, CA 93013 Telephone: (805) 684-8780 Fax: (805) 566-0270 Low out-gassing materials testing service; testing in compliance with ASTM E-595 Sure Pure Chemetals 23 Woodbine Road Florham Park, NJ 07930 Telephone: (201) 377-4081 Fax: (201) 377-4081 Metal foils for materials testing
Các nguồn cung cấp đồ đạc lưu trữ Danh mục dưới đây chỉ liệt kê một số nguồn cung cấp đồ đạc lưu trữ. Số lượng lớn các nguồn cung cấp sẽ được liệt kê trong cuốn Hold Everything! A Storage and Housing Information Source-Book for Libraries and Archives, của tác giả Barbara Rhodes, General Editor, New York Metropolitan Reference and Research Library Agency (METRO), March 1990. Bản danh mục dưới đây không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chất lượng của những loại sản phẩm đang sẵn có. NECC có sẵn 1 bản danh sách đầy đủ/hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất. Crystallization Systems, Inc. 640C Broadway Avenue Holbrook, NY 11741 Telephone: (631) 567-0888
Fax: (631) 567-4007 Contact: Pat Ellenwood Email: csistorage@aol.com URL: www.csistorage.com Anodized Aluminum Delta Designs Ltd. P.O. Box 1733 Topeka, KS 66601 Telephone: (785) 234-2244 Fax: (785) 233-1021 Powder Coatings Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Open Chrome Shelving Plan Hold Corp. 17421 Von Karman Avenue Irvine, CA 92714 Toll Free: (800) 854-6868
Telephone: (714) 660-0400 Toll Free Fax: (800) 735-6869 Powder Coatings Spacesaver Corporation 1450 Janesville Avenue Fort Atkinson, WI 53538-2798 Toll Free: (800) 492-3434 Telephone: (920) 563-6362 Fax: (920) 563-2702 Powder Coatings Sách nên được giữ sạch. Việc này sẽ giúp kéo dài đáng kể tuổi thọ sử dụng của sách. Công việc lau sách nên được tiến hành đều đặn, mức độ thường xuyên phụ thuộc vào mức độ bám nhanh hay chậm của bụi bẩn trong khu vực chứa sách. Cần phải lưu ý rằng việc lau sách có thể làm hỏng những bìa sách mỏng không chịu được những thao tác cần thiết để lau sách. Vì vậy cần phải cân nhắc xem lúc nào thì cần lau sách. Việc tổ chức một kế hoạch và các quy trình lau sách cũng như giá sách rất khác nhau phụ thuộc vào một vài yếu tố.
Những yếu tố này bao gồm: tình trạng của sách; mức độ và loại bụi cần phải lau (một lớp bụi mỏng so với các vết bẩn quá đậm), giá trị của sách (xem liệu cuốn sách chỉ có giá trị về thông tin mà nó chuyển tải hay nó còn có những giá trị lịch sử, nghệ thuật hoặc giá trị khảo cứu (associâtionl value) nào khác), quy mô việc lau sách được tiến hành (liệu việc lau sách có phải là một kế hoạch đang tiến hành nhằm bảo quản toàn bộ sách trong thư viện hay chỉ là một kế hoạch hạn chế trọng một khu vực kho hoặc một bộ sưu tập cụ thể nào đó). Những yếu tố này và những nhân tố khác Ann Swartzell đề cập chi tiết mục “Bảo quản”, RTSD Newsletter số 10 (ngày 7/11/1985). Dưới đây chỉ đề cập một cách tổng quát những quy trình lau sách cơ bản. Để giảm lượng bụi và vết bẩn bám vào sách và giá sách, mặt sàn khu vực kho sách cần được giữ càng sạch càng tốt. Mặt sàn nên được hút bụi thường xuyên. Không nên quét sàn bởi vì bụi bẩn sẽ bị xới tung lên và phát tán. Rửa mặt sàn và lau thảm trải khi cần thiết. Cần hết sức lưu ý khi áp dụng các biện pháp này để bảo vệ những cuốn sách ở các tầng giá thấp không bị vấy các tác nhận bụi bẩn. Lau giá sách bằng khăn lau từ tính, loại khăn có tác
dụng hút và giữ bụi nhờ dòng điện từ, là sạch nhất. Loại khăn này được bán rộng rãi dưới các thương hiệu như: Dust Bunny, Dust Magnet, Preserve – It. Hai loại khăn lau khác có thể thay thế là khăn lau đã được xử lý hoá chất, ví dụ như One-wipe, hoặc sử dụng các sản phẩm hoá học, ví dụ như Endust, xịt lên khăn. Đừng bao giờ sử dụng khăn lau bằng lông bởi vì nó chỉ tiếp tục vương bụi mà thôi. Trường hợp bụi dầy, cần sử dụng máy hút bụi được thiết kế nhằm ngăn không cho bụi bay trở lại qua đường ống xả (exhaust), chẳng hạn loại máy có màng lọc HEPA (high efficiency particulate - hạt phóng xạ hiệu quả cao). Giá sách bị phủ bụi bẩn dày cần phải được rửa bằng chất tẩy nhẹ. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ trước khi đưa nước vào khu vực kho sách để đề phòng nguy cơ tràn nước hoặc làm tăng độ ẩm ở một khu vực nào đó nếu rửa nhiều giá sách cùng một lúc. Giá phải được lau khô hoàn toàn trước khi xếp lại sách, nhất là khi giá được lau rửa bằng nước. Tốt hơn hết nên dùng các chất xịt khô nhanh mà không cần trộn nước. Khi lau sách, nên cầm sách một cách chắc chắn và lau sách bằng một trong số loại khăn nói trên. Khăn lau từ tính tiện dụng hơn cả bởi nó không có chất hoá học hoặc các chất khác nên không lo các chất này bị vương lại trên sách sau khi lau. Trong trường hợp bụi phủ dầy, tốt hơn
là nên sử dụng máy hút bụi. Nên dùng loại ống hút có chổi mềm. Ngoài ra cần đặt thêm một mảnh vải thưa hoặc tấm màn vào giữa phần cuối của ống xả và chổi lau mềm để các mảnh nhỏ, dễ bong của các bìa sách đang bị xuống cấp không bị cuốn vào máy hút. Vì lý do này, tốc độ chạy của máy hút cũng nên giảm xuống. Không sử dụng trực tiếp máy hút đối với sách có giá trị về khảo cổ hoặc khảo cứu. Thay vào đó, lấy một bàn chải sợi mềm quét chất bẩn vào miệng ống máy hút. Khi lau sách, quan trọng là phải giữ sách một cách chắc chắn để chất bẩn không trượt giữa hai trang sách. Sách nên được lau hoặc chải từ gáy sách xuống nhằm tránh phủi bụi xuống mép sách (endcap) cũng như xuống gáy của bìa sách. Đầu sách là vùng bẩn nhất nên phải được lau trước tiên sau đó mới lau hoặc hút bụi ở các vùng còn lại của quyển sách. Cần thay khăn lau bụi thường xuyên và không bao giờ nên dùng khăn lau giá sách để lau sách. Trên thị trường có bán một số loại sản phẩm dùng để lau sách. Một vài sản phẩm đặc biệt dùng để lau những loại bìa sách cụ thể như bìa da, bìa vải hoặc bìa giấy. Những sản phẩm này đều có những mặt lợi và mặt hại khi sử dụng. Bởi vì khăn lau từ tính đủ đáp ứng hầu hết các công việc lau chùi nên hãy sử dụng loại khăn này và tránh sử dụng các sản phẩm lau sách khác. Tuy nhiên,
những sản phẩm này không phải là không hữu ích trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra những vấn đề đặc biệt khi lau sách. Đối với sách có giá trị thì không nên sử dụng những sản phẩm này bởi vì các phần trong các công cụ lau có thể gây ra hậu quả lâu dài cho một số tài liệu. Nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm về vấn đề này. Công việc lau chùi thường đạt hiệu quả nhất nếu làm theo nhóm hai người, sử dụng xe đẩy, khăn lau và máy hút bụi. Nhóm này nên lau cùng một giá sách từ trên xuống dưới; sách nên được dỡ theo thứ tự và được đặt trên xe đẩy, sử dụng cả kệ sách để giữ sách. Sau đó mới nên bắt đầu lau giá sách. Không nên kẹp vào sách các vật có chất axít như: kẹp đánh dấu sách, giấy nháp và hoa ép bởi chất axít trong những đồ vật đó có thể thâm nhập vào giấy và làm hư hại giấy. Các kẹp giấy và các ghim giấy khác có hại cho giấy cũng nên loại bỏ để tránh gây ố hoặc vết hằn lên trang sách. Nên lau cuốn sách một và sau đó xếp đúng thứ tự trên giá sách. Bởi vì việc lau sách có nhiều nguy cơ gây hư hại sách, bộ phận nhân viên phải được đào tạo các kỹ năng xử lý cẩn thận. Các nhân viên này cũng cần được giáo dục nhận thức về tầm quan trọng của công việc lau sách. Lau sách
là công việc đơn giản và tốn nhiều thời gian, vì vậy mà công việc này vẫn thường xuyên bị bỏ qua hoặc trì hoãn. Thế nhưng, lau sách là cực kỳ quan trọng đối với việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các kho tài liệu. Bằng cách loại bỏ bụi và chất bẩn vốn làm ăn mòn giấy và bề mặt bìa, thu hút côn trùng cũng như tạo môi trường cho mốc phát triển, các nhân viên lau sách đóng góp rất lớn vào việc bảo quản các kho tài liệu. Công việc đơn giản này là một trong những công việc quan trọng nhất trong việc bảo quản các kho tài liệu. Các nguồn cung cấp Danh sách liệt kê này không phải đã đầy đủ và cũng không phải là sự chứng nhận đối với các nhà cung cấp được liệt kê. Chúng tôi khuyến nghị các bạn nên nắm thông tin từ một số nhà cung cấp để có thể so sánh chi phí và đánh giá được đủ các loại sản phẩm đang bán trên thị trường. NEDCC có thể cung cấp một danh sách đầy đủ hơn các nhà cung cấp sản phẩm. Xin vui lòng tham khảo mục Technical Leaflets trên trang Web của NEDCC (www. nedcc. org) hoặc liên hệ với NEDCC để nhận được bản giấy mới nhất.
Khăn lau từ tính: Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Modern Solutions 6370 Copps Avenue Madison, WI 53716 Telephone: (800) 288-2023 Fax: (608) 222-2704 TestFabrics, Inc. 415 Delaware Avenue P.O. Box 26 West Pittston, PA 18643 Telephone: (717) 603-0432 Fax: (717) 603-0433 E-mail: mailto:%20testfabrics@aol.com University Products 517 Main Street
P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Khăn lau được xử lý hoá chất; các sản phẩm xịt hoá chất: Có bán tại các cửa hàng thiết bị hoặc cửa hàng tạp phẩm Máy hút bụi có bộ lọc HEPA Gaylord Brothers P. O. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-0160 Fax: (800) 532-9281 Toll Free: (800) 428-3631 help line Light Impressions P.O. Box 940 Rochester, NY 14603
Telephone: (716) 271-8960 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 University Products 517 Main Street Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 762-1165 Toll Free: (800) 628-1919 Fax: (800) 532-9281 Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, (Minnesota Historical Society) Các loại vật liệu dùng để bọc sách và đồ tạo tác trên giấy phải đáp ứng được những yêu cầu về bảo quản. Việc sử dụng vật liệu kém chất lượng có thể gây ra những hư hại rất khó khắc phục. Axit có trong những miếng bìa cứng dùng để làm bìa kẹp giấy kém chất lượng có thể lan sang tài liệu chứa trong đó, làm tài liệu dễ bạc màu và nhanh
hỏng. Đối với phong bì và cặp đựng hồ sơ cũng vậy. Các loại hộp cất giữ tài liệu được làm từ vật liệu có chất lượng kém có thể bị hư hỏng đến mức rách dời ra từng miếng, đe dọa tới sự an toàn của đồ cần được bảo vệ. Những tờ giấy dùng để bồi sách có chất lượng kém có thể làm bạc màu những chỗ mà nó tiếp xúc, đẩy nhanh quá trình hư hỏng của tài liệu. Quá trình bạc màu mà nguyên nhân là từ những miếng bọc có axit thường được nhắc đến dưới thuật ngữ “mat burn” (cháy tấm bọc), làm biến dạng các tác phẩm nghệ thuật và khiến những chỗ bị bạc màu bị hư hỏng nhanh hơn. Hư hỏng tương tự cũng xảy ra khi đồ đạc được đặt vào khung làm bằng những vật liệu kém chất lượng như những miếng bồi bằng gỗ hay (corrugated ground wood) gỗ ép ở dạng múi, (slat burns or striations form in the work of art) những thanh gỗ mỏng hoặc ở dạng xẻ dọc trong các tác phẩm nghệ thuật.1 Hơn nữa, khi miếng bọc bị axit hoá, chúng sẽ trở nên giòn. Trước khi bị hỏng hẳn, những miếng bọc đó có thể không chịu được sức nặng của chính nó, nên bị vỡ ra và làm cho các tác phẩm nghệ thuật bị rách hay nhăn nhúm. Sự ổn định hoá học Chất axit trong giấy là nguyên nhân gây ra nhiều dạng
hư hỏng đối với sách và đồ tạo tác trên giấy. Dạng hư hỏng đáng chú ý nhất là sự bạc màu và giòn. Do axit có thể lan từ các bao gói lưu trữ sang tài liệu tiếp xúc trực tiếp với nó nên các bao gói phải được làm từ những vật liệu không có axit. Bên cạnh đó, vật liệu dùng để cất trữ phải ổn định về mặt hoá học để khi sử dụng lâu ngày chúng không tạo thành axit có thể lan sang tài liệu chứa bên trong. Lignin, gỗ ép và (alum-rosin sizing) hồ bằng nhựa côlôfan có phèn là những thành phần thường thấy của giấy có thể tạo thành axit.2 Bởi vậy, tất cả các vật liệu dùng trong lưu trữ không được chứa những chất này. Bìa làm hộp không được có lignin và phải được tinh chế về mặt hoá học. Bìa dùng để bao gói các tác phẩm nghệ thuật trên giấy phải là bìa vải 100% cotton hoặc bìa bo khung đã được tinh chế về mặt hoá học và không có lignin. Tất cả các loại giấy dùng để bồi sách, để làm bìa kẹp giấy hay phong bì đều phải đáp ứng những qui cách phẩm chất này. Keo dính và băng dính dùng để làm tấm bọc, cặp giấy và hộp phải có tính ổn định hoá học, không bị biến màu và không có các thành phần hoá học gây hư hỏng tài liệu. Việc nhận biết các thành phần trong vật liệu làm bao gói rất quan trọng. Ví dụ, bìa vải 100% cotton bản thân đã có thể có tính axit hoặc sẽ có tính axit nếu được hồ bằng
chất hồ không tốt.3 Để kiểm tra xem có các chất gây hư hại như gỗ bào hay chất phèn không, chúng ta có thể sử dụng thuốc nhuộm để thử. Các chất thử thường có sẵn trong dụng cụ kiểm tra của các nhà cung cấp vật liệu dùng trong lưu trữ, mặc dù những dụng cụ này ngày càng trở nên khó mua. Các nhà cung cấp chất hoá học có sẵn riêng từng chất chất gây phản ứng hoá học. Một chuyên gia về bảo quản sẽ được tư vấn xem nên sử dụng chất nào. Những thông tin đó có trong cuốn Analysis of paper, tái bản lần 2 do hãng Marcel Delcher B.L Browning, NewYork và Basel sửa chữa và bổ sung năm 1977. Chất phụ gia kiềm Để ngăn chặn sự tạo thành axit, các loại vật liệu làm từ giấy phải có thêm một chất phụ gia như canxi cacbonat, được đưa vào trong quá trình sản xuất. Mục đích của chất phụ gia là để trung hoà axit khi axit được tạo thành trên vật liệu lưu trữ. Các nhà cung cấp vật liệu lưu trữ nên cung cấp những thông tin về thành phần cũng như số lượng phụ gia đã sử dụng. Nhiều loại giấy và bìa để bo khung dùng trong bảo quản có chứa 3% canxi cacbonat. Các vật liệu đã được cho thêm phụ gia thích hợp cho việc lưu trữ hầu hết các loại sách và đồ tạo tác trên giấy. Các
trường hợp ngoại lệ thông thường bao gồm các tác phẩm nghệ thuật có dùng thuốc nhuộm hay các chất màu nhạy cảm với độ kiềm cao, tranh cắt dán có thành phần gỗ và lụa, cyanotypes, bản tranh mô phỏng và một số loại ảnh.4 Bẫy phân tử Một số loại vật liệu dùng cho lưu trữ mới được phát triển gần đây, dựa trên sự kết hợp giữa một hay nhiều loại phụ gia kiềm với (Molecular Traps), hoặc là cacbon hoạt hoá hoặc là Zeolit, có xu hướng bảo vệ tốt hơn những loại vật liệu chỉ chứa một loại phụ gia kiềm. Những vật liệu này có tác dụng bảo vệ vật khỏi các chất gây ô nhiễm môi trường và các sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy mà không phản ứng với phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ. Nghiên cứu chỉ ra rằng khí thải ô nhiễm chứa axit trong môi trường không bị trung hoà bởi phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ, và rằng các chất khí thải đó thấm qua vật liệu lưu trữ mà vẫn giữ nguyên tính chất. Người ta cũng cho rằng những chất khí bẩn khác cũng thấm qua vật liệu lưu trữ có phụ gia mà không thay đổi tính chất. Những (Molecular Traps) sẽ giữ lại và loại bỏ các phân tử độc hại mà phụ gia kiềm đã bỏ qua.5
Độ pH Tính axit và tính kiềm của những vật liệu có nguồn gốc từ giấy, bao gồm cả các loại bìa làm hộp và làm tấm bọc được thể hiện ở độ pH, dựa trên bậc lôgarit từ 0 đến 14, trong đó 7 là điểm trung tính, dưới 7 là axit, trên 7 là kiềm. Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau về độ pH lý tưởng đối với việc bao gói tài liệu nhưng độ pH từ 7 đến 8,5 thông thường là mức tốt cho các loại sách và đồ tạo tác trên giấy. Tuy nhiên đối với những vật liệu ảnh cần có sự lựa chọn đặc biệt hơn bởi những loại ảnh khác nhau có những yêu cầu về độ pH khác nhau. Một người bảo quản tài liệu ảnh do vậy cần phải được tư vấn thêm về điều này. Hiện có một vài phương pháp đo độ pH. Cách đơn giản nhất là sử dụng bút máy hay bút chì kiểm tra pH, loại bút thử này cho biết độ pH trên bề mặt vật liệu được kiểm tra. Khi sử dụng loại bút thử này bạn nên kiểm tra cả phần lõi cũng như bề mặt của giấy, bìa bởi vì chỉ kiểm tra bề mặt có thể sẽ không chính xác. Loại bút thử này để lại một vết bẩn lem nhem trên đồ vật, vì vậy tuyệt đối không nên dùng để kiểm tra. Có thể sử dụng một cách kiểm tra khác, đặc trưng hơn là dùng giấy quỳ để đo độ pH. Máy đo pH cho số đo chính xác nhất. Khi chọn vật
liệu lưu trữ, bạn không nên chỉ dựa vào các số đo độ pH. Số đo độ pH trên 7 không có nghĩa là vật liệu đó có chất lượng bảo quản tốt. Người ta cũng lưu ý rằng một số loại bìa bột gỗ mới sản xuất có thể có tính kiềm nhưng sau một thời gian ngắn lại trở nên có tính axit.6 Tất cả các thành phần của vật liệu lưu trữ phải được xác định rõ và quy trình sản xuất những chất đó là nhân tố quyết định. Phải xem xét những thông tin này cùng với độ pH khi lựa chọn vật liệu để làm bao gói lưu trữ. Độ bền Sách và các tác phẩm nghệ thuật trên giấy chỉ nên được cất giữ trong bao gói có độ bền thích hợp. Bao gói lưu trữ phải đủ bền để bảo vệ tài liệu. Nếu bao gói không đủ chắc để đỡ đồ tạo tác, đồ vật sẽ bị méo mó, nhăn nhúm, rách, và ngay cả bao gói cũng bị hư hỏng, thậm chí vỡ vụn ra. Loại bao gói quá chắc cũng là một vấn đề cần được lưu ý. Nó làm tăng khối lượng và kích thước không cần thiết, dẫn đến khó khăn trong việc vận chuyển và lãng phí không gian cất trữ. Các tiêu chuẩn ANSI Thuật ngữ (permanent or permanent durable) lâu dài hay bền chắc lâu dài đôi khi được sử dụng để miêu tả
những vật liệu bền chắc và ổn định về mặt hoá học. Các thuật ngữ này được sử dụng trong bản American National Standard for Permanence of Paper for Publications and Documents in Libraries and Archives, ANSI/NISO Z39.48-1992 do Viện tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ phê chuẩn và được tổ chức tiêu chuẩn thông tin Quốc gia phát triển. Bản tiêu chuẩn này đã xác lập các tiêu chuẩn đối với loại giấy có thể sử dụng vài trăm năm trong các điều kiện lưu trữ và sử dụng thông thường. Nó có tác dụng như là bản hướng dẫn cho việc lựa chọn loại giấy dùng trong công tác xuất bản và loại giấy dùng làm vật liệu lưu trữ. Đối với các loại bao gói của tài liệu ảnh, có nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Cuốn The American National Standard for Imaging Media Photographic Processed Films, Plates and Papers Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI IT9.2-1998 nêu lên các qui cách phẩm chất đối với vật liệu làm bao gói. Cuốn American National Standard for Imaging Media Photographic Activity Test, ANSI IT9.16-1993 còn qui định thêm những tiêu chuẩn dành cho các loại bao gói dùng để cất giữ ảnh. Các loại bao gói này cần phải đáp ứng cả hai tiêu chuẩn trên.7 Nhựa tổng hợp
Nhựa tổng hợp khác nhau rất nhiều về độ ổn định hoá học nên khi sử dụng cần phải rất cẩn thận. Một số loại nhựa không có tính ổn định hoá học và tạo ra một số sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy, khiến tài liệu bị hư hỏng nhanh hơn. Một số khác thì chứa chất làm dẻo dễ bay hơi, những chất dẻo này có thể làm cho vật tiếp xúc với chúng dính vào bề mặt (and media to bleed) các chất liệu bị chảy ra.8 Ba loại nhựa tổng hợp đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản là polypropylene, polyester và polyetylene.9 Polypropylene thường được sử dụng làm hộp và khay. Màng phim polyester được sử dụng làm vật liệu trung gian để bảo vệ bề mặt đồ vật, làm bìa kẹp giấy và để bọc những vật riêng lẻ. Chỉ nên sử dụng polyester không có chất làm dẻo, chất ngăn tia tử ngoại, thuốc nhuộm và lớp sơn phủ bề mặt. Màng phim polyester có tích tĩnh điện có thể hút những chất dính trên mặt giấy. Vì lý do này không nên sử dụng màng phim polyester cho những vật không bám chắc vào mặt giấy như phấn màu, phấn than củi, than chì graphit. Mực phun hay các hình trên ảnh có thể bị ảnh hưởng xấu bởi sự tĩnh điện. Bởi vậy, nên cẩn thận khi sử dụng phim polyester để bảo quản những vật có vấn đề tương tự. Đối với bìa kẹp giấy và bao bì, có thể dán phim polyester bằng một loại thiết bị có thể tạo ra
hoặc là mối hàn siêu âm hoặc là mối hàn phát xạ nhiệt. Nếu thiết bị dùng để hàn không có sẵn, có thể dán polyester bằng băng dính hai mặt. Chỉ nên sử dụng loại băng dính có thể đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo quản. Những lưu ý này sẽ góp phần giảm thiểu những vấn đề về các sản phẩm phụ gây hại tạo thành trong quá trình băng dính phân huỷ, những vấn đề sự chuyển biến của chất keo dính có thể khiến vật bị dính chặt vào đó. Kết luận Trên thị trường có một số nhà cung cấp bao gói lưu trữ có chất lượng bảo quản tốt. Bạn nên tham khảo catalog của các nhà cung cấp này để có thể so sánh chi phí và đánh giá các chủng loại sản phẩm của họ. Nếu bạn có thắc mắc gì về thành phần cấu tạo của sản phẩm, hãy liên lạc với các nhà cung cấp để biết thêm chi tiết, họ luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn những thông tin này. Nếu bạn có yêu cầu hỗ trợ thêm, hãy liên lạc với Field Services Depatment tại trung tâm bảo quản tài liệu phía Bắc. Chú thích 1. Dianne van der Reyden, "Paper Documents", in Storage of Natural History Collections: A Preventive
Conservation Approach. Carolyn Rose, Catherine A. Hawks, Hugh H. Genoways, eds. (Iowa City: Society for the Preservation of Natural History Collections, 1995), 333. 2. "Choosing Archival-Quality Storage Enclosures for Books and Paper," in Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, 2nd ed. Sherelyn Ogden, ed. (Washington, DC: American Association of Museums; 1994), 136. 3. Margaret Holben Ellis, The Care of Prints and Drawings (Walnut Creek, CA: Altamira Press, 1995), 110 4. Nancy Carlson Schrock and Gisela Noak, Archival Storage of Paper (Syracuse, NY: Gaylord Bros., 1997), 2. 5. Conservation Resources, Conservation Resources General Catalog 1997/98 (Cowley, Oxfordshire: Conservation Resources, 1997), vi; Siegfried Rempel, "Zeolite Molecular Traps and their Use in Preventive Conservation," WAAC Newsletter 18.1 (1996): 13. 6Ellis, Care of Prints and Drawings, 112. 7"Storage Enclosures for Photographic Materials," in
Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, 2nd ed. Sherelyn Ogden, ed. (Washington, DC: American Association of Museums; 1994), 163. 8van der Reyden, "Paper Documents," 333. 9Schrock and Noak, "Archival Storage of Paper," 3. Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Các loại hộp đựng có tác dụng bảo vệ cấu trúc sách và bảo vệ sách khỏi bụi bẩn, ánh sáng và những hư hại cơ học. Những quyển sách đặc biệt quan trọng cần có hộp để tránh những hư hại dưới bất kỳ điều kiện gì. Các bộ sách qúy bị hỏng bìa mà cần lưu giữ lại thì nên được cất trong hộp thay vì sửa chữa vì nếu sửa chữa có thể sẽ làm giảm giá trị hay đặc tính của cuốn sách. Những cuốn sách bị hỏng có giá trị thấp hoặc ít khi được sử dụng nếu không đảm bảo xử lý hay sửa chữa tốt lớp bìa sách thì cũng nên cất vào hộp. Những cuốn sách mỏng, cỡ nhỏ, dễ hư hỏng hay có hình dạng kỳ lạ cũng cần được bảo quản trong hộp để giữ nguyên hình dạng và bảo vệ chúng
trong quá trình sử dụng cũng như bảo vệ chúng khỏi những cuốn sách để gần ở trên giá. Hai loại hộp thích hợp cho hầu hết các loại sách là loại hộp sách khi mở có gáy hộp nằm ngang (drop-spine) (Hình 1), còn gọi là hộp mở kiểu vỏ sò hay hộp có khay kép và loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời (phase box) (Hình 2). Hình 1
Hình 2 Loại hộp sách khi mở có gáy hộp nằm ngang giúp bảo vệ sách khỏi bụi bẩn và ánh sáng tốt hơn loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời. hộp sách làm tại chỗ tạm thời lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp bảo quản tạm thời; sách được cất trong hộp sách làm tại chỗ tạm thời trong lúc chờ được xử lý để bảo quản. Mặc dù loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời kém cứng hơn cũng như chống thấm bụi và ánh sáng kém hơn hộp sách, khi mở gáy hộp nằm ngang nhưng hộp sách làm tại chỗ tạm thời vẫn là một phương tiện lưu trữ hiệu quả về mặt kinh tế và chất lượng có thể chấp nhận được. Hiện nay hộp sách làm tại
chỗ tạm thời có rất nhiều kiểu dáng với các cách đóng mở khác nhau có bán sẵn trên thị trường. Không nên sử dụng loại hộp sách hở gáy để tra sách vào (slip case) (Hình 3) để cất giữ sách bởi vì khi sử dụng loại hộp này, bìa sách sẽ bị trầy xước khi rút sách ra vào hộp. Hơn nữa, gáy sách sẽ vẫn không tránh được ánh sáng. Hình 3 Một điều quan trọng là kích cỡ của hộp phải vừa khít với khổ sách. Một chiếc hộp rộng không thể đảm bảo yêu cầu về bảo quản sách, làm cho sách bị xê dịch trong hộp, dẫn đến trầy xước, mà tránh trầy xước lại chính là mục đích
của việc sử dụng hộp. Ngược lại, một chiếc hộp chật có thể gây ra hư hỏng cho mép sách và những điểm gấp nối trên bìa sách. Vật liệu sử dụng để làm hộp sách phải bền, không có axit. Đối với loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời, vật liệu làm hộp cũng không được chứa chất lignin (phần gỗ của thân cây) và cần được kiểm soát độ axit và độ kiềm nếu có thể. Nguồn cung cấp hộp đặt theo yêu cầu Bản danh sách này không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chât lượng của những loại sản phẩm đó. Hãy tra danh bạ điện thoại của nước bạn để tìm địa chỉ của những cơ sở đóng sách tư nhân làm loại hộp sách khi mở gáy hộp nằm ngang. NECC có sẵn một bản danh sách đầy đủ hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu in cập nhật nhất. Acme Bookbinding Company
100 Cambridge Street Charlestown, MA 02129-1228 Telephone: (617) 242-1100 Fax: (617) 242-3764 Drop-spine boxes Phase boxes Bridgeport National Bindery 662 Silver Street P.O. Box 289 Agawam, MA 01001-0289 Toll Free: (800) 223-5083 Telephone: (413) 789-4007 E-mail: info@BNBindery.com E-mail: JNoyes@BNBindery.com Drop-spine boxes Phase boxes Campbell-Logan Bindery 212 Second St., North Minneapolis, MN 55401 Toll Free: (800) 942-6224 Telephone: (612) 332-1313 Fax: (612) 332-1316 E-mail: 71514.3705@compuserve.com
Drop-spine boxes Custom Manufacturing, Inc. (CMI) 10034 East Lake Road Hammondsport, NY 14840 Telephone: (607) 569-2738 Fax: (646) 349-1058 E-mail: cmiboxes@supernet.net Phase boxes Conservation Resources International 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Toll Free: (800) 634-6932 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Drop-spine boxes Phase boxes Kater-Craft Bookbinders 4860 Gregg Road Pico Rivera, CA 90660 Telephone: (562) 692-0665 Fax: (562) 692-7920 Drop-spine boxes
Phase boxes Ocker & Trapp Library Bindery 17 A Palisade Avenue P.O. Box 314 Emerson, NJ 07630 Telephone: (201) 265-0262 Fax: (201) 265-0588 Drop-spine boxes Cách đo hộp đựng sách theo yêu cầu Dù bạn tự làm hộp sách hay đặt làm từ nhà cung cấp, bạn đều phải thực hiện thao tác đo chiều dài, chiều rộng, độ dày của cuốn sách cần đóng hộp (Hình 4). Cách đơn giản nhất để làm việc đó là sử dụng dụng cụ đo đạc như (Measurephase) có bán ở xưởng đóng sách quốc gia Bridgeport và University Products.
Hình 4 Bạn cũng có thể tự làm hay nhờ thợ mộc làm một dụng cụ tương tự bằng một tấm gỗ dán, bìa cứng và một thước kẻ (Hình 5). Tuy nhiên, nếu bạn phải đo sách bằng phương pháp thủ công, bạn có thể sử dụng cách sau đây.
Hình 5 1. Tìm một bề mặt thật phẳng vuông góc với bức tường nhẵn hay một mặt phẳng thẳng đứng ở một bên, chẳng hạn một chiếc bàn kê sát vào tường hay một viên gạch đã được bọc phẳng trên mặt bàn. Trong hướng dẫn dưới đây, mặt phẳng đứng được gọi là (backstop) (Hình 6)
Hình 6 2. Sử dụng các dụng cụ sau: (a) một thước kẻ có độ dài ít nhất bẳng chiều dài của cuốn sách dài nhất cần đo, (b) một êke có một cạnh ít nhất dài bằng chiều rộng của cuốn sách rộng nhất cần đo. Dấu chia khoảng cách phải bắt đầu từ ngay đầu thước kẻ chứ không phải từ lưng chừng thước (Hình 7).
Hình 7 3. Đo chiều rộng (W) bằng cách đặt cuốn sách lên mặt bàn sao cho gáy sách quay chạm vào mặt phẳng đứng. Không ép chặt mà chỉ đặt cuốn sách vừa sát vào mặt phẳng đứng để nó có thể giữ nguyên hình dạng và kích thước bình thường của nó. ép chặt cuốn sách vào mặt phẳng đứng sẽ làm thay đổi hình dạng của nó, dẫn đến số đo có thể quá nhỏ. Đặt dựng êke trên mặt bàn sao cho cạnh thẳng đứng của thước chạm vào mép trước cuốn sách tại điểm rộng nhất của cuốn sách. Đặt thước kẻ lên trên cuốn sách sao cho đầu thước chạm vào mặt phẳng đứng (Hình 8). Nếu còn phân vân về điểm rộng nhất của
cuốn sách, hãy đo tại nhiều vị trí rồi chọn vị trí có số đo lớn nhất. Nhớ là số đo này tính cả phần nhô ra của gáy sách hay nẹp sách (Hình 9). Hình 8
Hình 9 4. Đo chiều dài (H) bằng cách đặt cuốn sách lên trên mặt bàn sao cho một đầu cuốn sách chạm vào mặt phẳng đứng, sau đó lặp lại các thao tác ở bước 3.
Hình 10 5. Cách đo độ dày cuốn sách (T) hơi khác một chút. Đặt cuốn sách lên mặt bàn. Dựng đứng thước kẻ bên cạnh cuốn sách và giữ êke ép vào mặt phẳng đứng sao cho cạnh thẳng đứng ép khít vào đó còn cạnh nằm ngang song song với mặt bàn. Hạ thấp dần thước êke xuống, giữ cho nó luôn tiếp xúc với mặt phẳng đứng cho đến khi cạnh ngang của êke chạm vào phần dày nhất của cuốn sách. Ghi lại số đo tại điểm giao giữa cạnh nằm ngang của êke với thước kẻ (Hình 10). Bây giờ bạn đã có số đo của cuốn sách, bạn có thể tự làm
một chiếc hộp hay gửi số đo tới thợ đóng hộp sách để đặt làm. Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Nhiều nhân viên thư viện gặp phải rắc rối khi đóng hộp một số lượng lớn những cuốn sách khổ nhỏ, sách mỏng, nhẹ và sách có bìa mềm. Trong khi loại hộp sách, khi mở gáy hộp nằm ngang và hộp sách làm tại chỗ tạm thời không thích hợp vì chi phí cao và chiếm một không gian tương đối lớn trên giá thì loại hộp làm từ chất liệu bìa không chứa lignin1 (phần gỗ của thân cây), dày khoảng 10-20 poang2 (point = 0,0138 inch) là một sản phẩm thay thế thích hợp. Trong nhiều năm qua, người ta đã làm ra nhiều loại hộp gấp. Một loại hộp được biết đến dưới tên gọi hộp tuxedo (Hình 1) thường được sử dụng để bảo quản các loại sách dày dưới nửa inch; còn đối với những cuốn sách dày hơn, loại hộp này tỏ ra không thích hợp lắm. Hộp tuxedo nếu bọc những cuốn sách dày sẽ dễ bị méo mó xộc xệch và góc hộp có thể bị rách toạc ra, khi đó bụi và ánh sáng dễ xâm nhập vào trong hộp.
Hình 1 Hộp bìa gấp một mảnh với cánh gấp ở góc ngoài việc giải quyết được cả hai rắc rối trên còn có những lợi ích khác (Hình 2). Cánh gập giúp ngăn ánh sáng, bụi, ngăn chặn những tờ rời rơi ra ngoài bao hộp, làm tăng thêm độ bền ở các góc là nơi va chạm thường xảy ra nhất và khi bao hộp đóng lại, cánh gập được gài vào đúng vị trí. Bao hộp gấp có cánh không cần băng keo và chỉ làm tăng thêm phần không gian mà cuốn sách chiếm trên giá một khoảng bằng bốn lần độ dày của bìa cacton chứ không phải sáu lần như loại hộp tuxedo. Cả hai loại hộp gấp đều dễ làm; nhân viên thực tập và học viên cũng có thể
làm trong 15 phút mà không gặp trở ngại gì. Hình 2
Hình 3. Chú giải hình 3: Đường cắt Đường gấp L Chiều dài nhất của cuốn sách W Chiều rộng nhất của cuốn sách H Độ dày lớn nhất của cuốn sách T Độ dày của bìa (ước tính bằng mắt thường) Hộp tuxedo Vật liệu và dụng cụ cần dùng:
Bìa ép không có lignin dày 10-20 point. Những cuốn sách nhỏ dùng bìa nhẹ, những cuốn sách lớn đòi hỏi dùng bìa dày hơn. Dụng cụ gập giấy bằng sừng (Bone folder) Kéo Dao dọc giấy Kéo lớn để xén bìa (không bắt buộc) Thước có cạnh thẳng Thước chữ L, thước vuông hoặc êke cỡ lớn. Thảm lót tự liền hoặc 1 miếng bìa đệm hoặc bìa sách để đặt miếng bìa cắt hộp lên để gấp Băng dính hai mặt Hướng dẫn 1. Tạo một khuôn thước bằng cách đặt cuốn sách trên một mảnh giấy hay bìa rộng và đánh dấu số đo của chiều dài nhất (L), chiều rộng nhất (W), độ dày lớn nhất (H) (hình 4).
Hình 4 2. Chọn một miếng bìa đủ lớn để cắt miếng bọc trong và miếng bọc ngoài (Hình 3). Xác định hướng vân của miếng bìa và cắt miếng bọc sao cho vân bìa song song với đường gấp dự tính của miếng bìa bọc. Vân bìa là hướng mà hầu hết các thớ sợi chạy theo. Gấp song song với đường vân bao giờ cũng dễ hơn là gấp vuông góc (tại góc phải) của đường vân. Đường cắt phải được cắt hết qua tấm bìa. Khi sử dụng thước kẻ để đánh dấu vị trí đường cắt hay đường gấp phải tính luôn độ dày của miếng bìa (T), ước tính bằng mắt thường. Ví dụ khi đánh dấu một điểm H+4T từ một điểm có sẵn trước đó, đánh dấu vào
điểm cách điểm H của thước kẻ một khoảng bằng 4 lần độ dày của tấm bìa. 3. Bây giờ đánh dấu các điểm của tất cả các vị trí gấp trên cả hai tấm bìa. Khi bạn đánh dấu đến cuối mỗi miếng bọc, xén hết phần bìa thừa ra. (Xem Hình 3) 4. Dùng thước chữ L, thước vuông, êke và dụng cụ gập giấy bằng sừng gấp tấm bìa đi qua tất cả các điểm đánh dấu. Dùng mũi nhọn của dụng cụ gập giấy bằng sừng vạch trên tấm bìa dọc theo mép thước giống như bạn đang kẻ một đường kẻ bằng bút chì. ấn mạnh đầu dụng cụ gập giấy bằng sừng lên tấm bìa và kéo dọc theo mép thước, tạo một đường rãnh. Nếu dùng loại bìa 10 point, bạn có thể ấn nhẹ hơn một chút để tránh rách bìa. Phải giữ chắc thước kẻ để tránh trượt thước. Vẫn giữ chặt thước, bạn làm rõ thêm đường gấp bằng cách đặt dụng cụ gập giấy bằng sừng xuống dưới tấm bìa và chà mạnh vào thước để làm nổi rõ đường gấp. (Xem hình 5)
Hình 5 5. Sử dụng khuôn mẫu, thước đo, điểm đánh dấu và cắt lưỡi gài ở cánh gập 4 của miếng bọc ngoài. Xem hình 3. Cắt đường khe trên cánh gập 3, rộng hơn lưỡi gài một chút, nằm ở chính giữa và cách đường gấp gần nhất một khoảng bằng chiều dài L. (Xem lại hình 3) 6. Dán băng dính hai mặt lên trên miếng bọc ngoài, ngay bên trong các đường gấp. Đặt miếng bọc trong lên chốc miếng bọc ngoài, thẳng với mép ngoài của miếng bọc. Loại hộp một mảnh có cánh gập ở góc
Vật liệu và dụng cụ cần dùng: Bìa ép không có lignin dày 20 point Dụng cụ gập giấy bằng sừng Kéo Dao dọc giấy Thước chữ L, thước vuông hoặc êke cỡ lớn. Thảm lót tự liền hoặc một miếng bìa để đặt bìa hộp lên để gấp Hướng dẫn: 1. Tạo một khuôn thước bằng cách đặt cuốn sách lên trên miếng giấy hay bìa và đánh dấu số đo như ở Hình 4. Xem chú giải của các ký tự ở Hình 6.
Hình 6 2. Dùng khuôn thước đánh dấu những điểm thích hợp trên mép cạnh của một trong các góc của một miếng bìa lớn không có lignin dày 20 point (Hình 7).
Hình 7 3. Bây giờ cắt phần hộp đã đo ra khỏi miếng bìa lớn. 4. Sử dụng thước chữ L, thước vuông hay êke và dụng cụ gập giấy bằng sừng, tạo những đường gấp ngang qua miếng bìa, đi qua tất cả các điểm đánh dấu (Hình 8).
Hình 8 Trước tiên tạo đường gấp dài, sau đó tạo đường gấp ngắn hơn. Xem bước 4 của phần hướng dẫn làm hộp tuxedo để biết cách sử dụng dụng cụ gập giấy bằng sừng. 5. Bây giờ cắt tất cả các đường phụ bằng kéo. Xem Hình 6 để thấy được hình dạng của hộp hoàn chỉnh trước khi gấp. Lưu ý rằng góc và cánh gập hơi xiên góc với nhau. 6 Gấp hộp và cho sách vào (Hình 9). Đến đây, bạn đã hoàn tất công việc.
Hình 9 Nguồn cung cấp hộp đựng sách Bản danh sách này không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chất lượng của những loại sản phẩm đang sẵn có. NECC có sẵn 1 bản danh sách đầy đủ/hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ
www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất. Bone Folders: Aiko's Art Materials 3347 North Clark Street Chicago, IL 60657 Telephone: (312) 404-5600 Bookmakers International, Ltd. 6701B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629 Card Stock: Order under the name: Lig-free Map/Print Folder Paper .010" or .020" Conservation Resources Int.
8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 FAX (703) 321-0629 University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Double-Sided Tape: Order under the name: Double Coated Transparent Film Tape 3M #415 1/4" x 36 yards Consemp (Conservator's Emporium) 100 Standing Rock Circle Reno, NV 89511
Telephone: (775) 852-0404 Fax: (775) 852-3737 E-mail: consemp@consemp.com URL: Conservation Resources Int. 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Talas 568 Broadway New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com
University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Christopher Clarkson - Nhân viên bảo quản, Private Practice Oxford và Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Minnesota Historical Society Tất cả các loại sách đều cần được bảo vệ và gia cố do sách có thể bị hư hỏng và cần được bó lại trong lúc chờ sửa hoặc đang trong tình trạng được sửa; sách có thể được làm từ những vật liệu dễ bị hỏng; hoặc sách có giá trị đặc biệt. ở hầu hết các thư viện, các loại hộp, bìa kẹp giấy và giá sách kín (shelf envelopes) có thể đáp ứng được yêu cầu này. Loại hộp kín hoàn toàn có tác dụng bảo vệ sách khỏi ánh sáng và bụi bẩn trong không khí là
cách tốt nhất để bảo quản sách. Nhưng ở những nơi sách cũng đóng vai trò vào việc trang trí cho phòng trưng bày như ở một thư viện lịch sử hay ở nơi mà sách phải được trưng ra để mọi người cùng xem, việc sử dụng các loại hộp sẽ không thích hợp. Kết quả là phần lớn số sách được trưng bày mà không hề được bảo quản và vì vậy việc bảo quản chỉ có thể dễ dàng được thực hiện trong các kho sách khép kín hay trong các phòng đọc, là những nơi sách phát huy tác dụng sử dụng hơn là làm đẹp. Tất nhiên điều đó không có nghĩa là những cuốn sách để trưng bày không cần phải bảo quản nhiều. Hộp đựng sách để trên giá được phát minh để cung cấp một loại hộp đựng sách gần như “vô hình” và ít nhất có thể thực hiện được các chức năng của những loại hộp trước đây hay sử dụng. Hơn nữa, loại hộp sách mới này không đắt mà lại dễ làm. Nhiều thợ đóng sách phương Tây chẳng bao giờ nắm vững những điểm cần lưu ý khi xếp đứng sách (Hình 1): sức nặng của phần ruột sách (A) làm cho đầu gáy sách bị bẹp (B) và làm đáy gáy sách bị uốn cong lên (C), làm cho chỗ gấp nối ở hai đầu gáy sách bị rách (D). Những rắc rối này càng trầm trọng hơn khi để những cuốn sách trong tình trạng gấp mà không có vật gì đỡ và các trang sách tự động mở ra (E). Nhận biết được điều này, các nhân
viên thư viện cố gắng giữ cho sách xếp trên giá chật khít. Nhưng điều này lại làm tăng thêm hư hỏng ở hai đầu sách và trầy xước ở hai mặt bìa sách khi rút ra rút vào. Nếu phải xếp đứng một cuốn sách có phần bìa sách trườm ra so với phần ruột sách, cách tốt nhất là xếp nó vào hẳn một hộp sách được thiết kế riêng, loại hộp này phải có một bộ phận có tác dụng đỡ sức nặng của ruột sách khi cuốn sách ở tình trạng gấp. Nếu không thể cất cuốn sách trong hộp do cuốn sách cần phải được trưng bày, ít nhất cũng cần giữ cho phần mép phía trước của quyển sách được gập chặt lại và cho nó một một miếng đỡ ruột sách riêng (F). Những chiếc hộp sách hở gáy để tra sách vào, loại hộp có cạnh phía trên đóng kín, đôi khi đã được sử dụng vào mục đích này. Tuy nhiên, hiện nay người ta cho rằng những chiếc hộp kiểu này có hại đối với việc đóng sách đặc biệt với những cuốn sách có bìa ngoài mỏng manh dễ trầy xước, bởi chính thiết kế của loại hộp này sẽ gây ra sự mài mòn bìa sách.
Hình 1 Ví dụ về các kích cỡ tiêu chuẩn: Chiều cao x Chiều rộng x Chiều sâu S1 270mm x 210mm x 100mm S2 320mm x 245mm x 100mm S3 370mm x 285mm x 100mm S4 500mm x 385mm x 100mm S5 680mm x 525mm x 100mm Hình 2.
Hộp đựng sách để trên giá thực chất là loại hộp sách hở gáy để tra sách vào không có phần nắp phía trên và được làm vừa khít bởi một miếng đỡ ruột sách. Hộp đựng sách để trên giá sẽ giữ cho cuốn sách đóng gập lại, và miếng đỡ có tác dụng loại bỏ được lực ép của ruột sách khi xếp đứng sách. Hộp đựng sách để trên giá: - Cung cấp bộ phận đỡ ruột sách đơn giản; - Bảo vệ hai mặt của loại bìa sách được trang trí hay bìa sách mỏng manh như bìa sách bọc vải khỏi những vật để bên cạnh; - Giữ cuốn sách cách xa những đồ vật bằng kim loại như những móc sắt hay những hoa văn nổi và ngăn những phản ứng của kim loại làm hỏng hai mặt bìa cuốn sách (mặc dù người ta đặc biệt khuyên rằng những cuốn sách được đóng như vậy cần được cất trữ trong những chiếc hộp đựng sách thật đơn giản). - Bảo vệ những cuốn sách có dây buộc bằng sợi dệt hay sợi da khỏi bị vướng dưới những cuốn sách bên cạnh. - Tránh những hư hỏng tại các rìa cạnh đáy của bìa đóng sách khi sách được rút ra rút vào giá sách.
- Có thể di chuyển những cuốn sách mà không cần chạm trực tiếp vào sách. Hình 3 Để giảm thiểu sự mài mòn do cọ xát, bạn nên nhẹ nhàng banh rộng phần trên của hộp khi nhét nghiêng cuốn sách vào và đặt dần sách xuống miếng đỡ ruột sách. Khi tất cả sách trên giá đã được xếp trong hộp, có khi chúng ta lại muốn để nguyên hộp trên giá và chỉ lôi cuốn sách ra, nhưng điều này lại đi ngược với mục đích sử dụng của hộp đựng sách để trên giá, nó làm sách bị hư hỏng thêm do va quệt và mòn xước trên thực tế sự hư hỏng do kéo
sách ra khỏi những giá sách xếp chật cứng hay lấy sách khỏi những chiếc hộp sách hở gáy để tra sách vào là như nhau. Bởi vậy, luôn luôn lấy sách ra và nhét sách vào cùng với hộp đựng sách để trên giá sách. Bạn có thể làm những hộp đựng sách để trên giá thật công phu và bọc chúng bằng vải, nhưng thời gian làm hộp càng lâu sẽ càng làm tăng chi phí và nếu hộp quá dày, hộp để trên giá trông có thể sẽ lộ. Những chỉ dẫn kỹ thuật dưới đây đã được hàng ngàn người áp dụng để làm những hộp đựng sách để trên giá vừa đơn giản vừa tiết kiệm. Hộp đựng sách để trên giá nên làm từ bìa không có axit và không có lignin, loại bìa này có chất lượng gấp tốt và có sức bền cơ học để làm các thành hộp đủ cứng. Loại bìa dày 1 mm là tốt nhất, ngoại trừ loại sách cao dưới 7 inch có thể thay thế bằng loại bìa mỏng hơn. Bìa phải có bề mặt nhẵn để giảm thiểu sự mòn xước gây ra đối với bề mặt sách. ( homogeneous hard rolled board) Loại bìa cuộn cứng đồng nhất , ví dụ như loại (non-layer millboard) bìa cứng một lớp là tốt nhất bởi vì nó tạo ra đường gờ (G) nhỏ nhất khi ta gấp bìa lại (Hình 3). Loại bìa dày từ 1 đến 2 mm hay mỏng hơn có thể được gấp vào ở mặt có đường gấp (ngược lại so với cách gấp hộp
truyền thống) để không có đường gờ ở mặt trong của hộp. Vết (machine direction) máy chạy trên tấm bìa của hộp đựng sách để trên giá hoàn chỉnh nên hướng dọc theo chiều đứng của cuốn sách. Màu của mặt ngoài bìa nên gần với màu của sách khi xếp lên giá. Miếng đỡ ruột sách cũng phải được làm từ vật liệu không có axit và không có lignin với các độ dày khác nhau. Loại keo dùng để dán hai mặt của hộp đựng sách để trên giá phải đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản về sự ổn định hoá học và phải có độ bền cần thiết để đáp ứng được yêu cầu công việc. Nếu không có sẵn phương tiện vận chuyển những tấm bìa lớn, bạn có thể mua những tấm bìa được cắt theo cỡ tiêu chuẩn và có sẵn đường gấp bán trên thị trường. Kích cỡ tiêu chẩn đòi hỏi phải tương ứng với sự đa dạng về kích thước của các loại sách. Các kích cỡ tiêu biểu được liệt kê ở Hình 2 thích hợp cho đa số các loại sách bởi có sự dung hoà giữa những kích cỡ cần cho các loại sách và kích cỡ của tấm bìa. Hộp đựng sách để trên giá được làm từ hai phần bìa, mỗi phần tạo thành một mặt của hộp và ghép chồng lên nhau tại phần cạnh trước và phần đáy (Hình 4). Cả hai mặt phải được cắt sao cho vừa với cuốn sách và sau đó được
gắn vào nhau bằng các ghim dập làm bằng đồng thau (gắn sao cho các ghim dập đó không móc vào các phần của cuốn sách) và/hoặc bằng cách dán. Hộp đựng sách để trên giá nên được sử dụng cùng miếng đỡ ruột sách kèm theo, được cắt từ những miếng bìa thừa có độ dày thích hợp. Mỗi mặt của hộp đựng sách để trên giá được gấp hai lần, nếp gấp thứ hai vuông góc với nếp gấp thứ nhất. Có thể cắt cả hai góc ra khỏi tấm bìa bằng tay hay cũng có thể tạo một khuôn để cắt bằng máy. Hộp đựng sách để trên giá được làm có một mặt trái và một mặt phải nếu bạn nhìn từ phía trước (mặt mở), với cánh gập phủ lên nhau ở phía sau (phía mà phần cạnh trước của sách quay vào) và ở cạnh dưới sách (đáy sách). Số đo chiều rộng và chiều cao của mặt trái phải nhỏ hơn số đo của mặt phải, cần nhỏ hơn khoảng 1 1/2 lần độ dày của tấm bìa làm hộp. Mặt trái phải nhỏ hơn và vừa khít với mặt phải để khi ghép vào nhau, phần mép trên và mép trước đều nhau. Tấm bìa phải được gấp ở chỗ cánh gập sẽ được gập lại. Có thể thực hiện việc đó bằng một trong số các thiết bị làm đường gấp có bán sẵn trên thị trường, hay được sản xuất bởi một công ty làm hộp nếu rẻ hơn. Các góc trước ở phía trên được bọc lại. Nếu chuẩn bị tốt và có những dụng cụ chuyên dùng, ta có
thể làm những chiếc đựng sách để trên giá đúng kiểu trong vòng từ 10 đến 15 phút. Mặc dù hộp đựng sách để trên giá không phải là công cụ bảo vệ sách lý tưởng song nó có thể hoàn thiện hơn nữa các chức năng của loại hộp truyền thống và là cách chọn lựa tương đối có tính thẩm mỹ với chi phí thấp đối với các loại sách cần được bảo quản khi trưng bày. Hình 4 Hộp đựng sách để trên giá do Nicholas Pickwoad nghiên cứu phát triển khi ông làm cố vấn tại National Trust (Hội bảo tồn di tích lịch sử ở Anh). Kiểu dáng thương mại ban
đầu do Christopher Clarkson phát triển, sau đó là trường đại học Wesst Dean, Anh và Anthony Cains, và trường đại học Trinity, Dublin, Ireland. Lưu ý: Vết chạy của máy là đường mà hầu hết các thớ sợi chạy theo đó. Tấm bìa sẽ dễ bẻ gập hơn khi bẻ gập theo chiều song song với đường chạy của máy so với bẻ theo chiều ngược lại. Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Một bìa bọc sách trong suốt làm từ pôliexte có rất nhiều ích lợi : a/ Bìa bọc sách bảo vệ bìa sách khỏi bụi và xước khi cầm vào hay khi xếp lên giá. b/ Bìa bọc sách giữ lại bột da mục từ bìa sách không để chúng lan sang những quyển sách bên cạnh. c/ Qua bìa bọc sách trong suốt vẫn có thể nhìn thấy bìa
và tựa đề của sách. d/ Có thể dán nhãn ghi ký hiệu giá sách vào gáy bìa bọc sách thay vì dán trực tiếp lên sách, điều này giúp tránh được những hư hại có thể xảy ra đối với sách do chất lượng keo dính của nhãn không tốt. Nhưng không phải tất cả các loại pôliexte đều có thể dùng được. Chỉ nên sử dụng một số loại đã được kiểm tra và được xác nhận là có tính ổn định về mặt hoá học trong thời gian dài. Không nên chọn loại phim pôliexte có các chất làm dẻo, chất ngăn tia tử ngoại, thuốc nhuộm, và có lớp phủ bề mặt vì những loại phim này sẽ có phản ứng hóa học với tài liệu mà nó bảo vệ, như thế tài liệu có thể bị hư hỏng nhanh hơn. Loại phim D của hãng Dupont và loại Melinex của ICI đều có thể dùng để làm bìa bọc sách. Loại pôliexte dày 4 li thích hợp cho hầu hết các loại sách.
Hình 1 Loại bìa bọc sách pôliexte thông dụng và dễ làm nhất là loại bìa bọc bao quanh sách đơn giản (Hình 1). Do không được dính cố định vào sách nên loại bìa bọc này dễ bị xộc xệch, đặc biệt khi sử dụng cho loại sách to và dày. Loại bìa bọc sách này đôi khi được buộc bằng dây lụa, nhưng cách này lại gây ra những rắc rối khác. Một nhược điểm khác của bìa bọc bao quanh sách là nó không che kín được mép sách, để mép sách hở ra ngoài và do vậy dễ bị sờn rách do cọ xát. Loại bìa bọc sách pôliexte phức tạp hơn một chút sẽ
tránh được những rắc rối này. Nó dán chặt những cánh gập, giữ cho bao sách không bị xê dịch và phủ kín mép sách, do đó có thể bảo vệ được mép sách. Hướng dẫn cách làm bìa bọc sách bằng pôliexte có cánh gập Khi làm bìa bọc sách bằng pôliexte, bạn cần: thước thẳng, dụng cụ gập giấy bằng sừng, kéo hoặc dao dọc giấy. Việc cắt và gấp có thể được thực hiện trên một tấm thảm lót tự liền hoặc một tấm bìa lót hay bìa đóng sách cỡ lớn. 1. Cắt một miếng pôliexte có chiều dài bằng 1 2/3 chiều dài cuốn sách và chiều rộng bằng 4 lần chiều rộng của cuốn sách cộng với độ dày của cuốn sách (Hình 2).
Hình 2 2. Bọc miếng pôliexte quanh cuốn sách sao cho phần mép pôliexte đều nhau và cuốn sách nằm cân ở giữa mép trên và mép dưới miếng pôliexte (Hình 3). Miếng pôliexte phải có bề mặt nhẵn, chú ý không để bị xê dịch, nhất là khi đo. Hình 3 3. Đặt cuốn sách lên một mặt phẳng sạch và mở miếng
pôliexte ra, cẩn thận để không làm xê dịch vị trí của cuốn sách so với miếng pôliexte (hình 4). 4. Đánh dấu vị trí của cuốn sách trên miếng pôliexte bằng cách dùng mũi của dụng cụ gập giấy bằng sừng vạch quanh các góc và các đầu điểm nối bìa sách và gáy sách trên miếng pôliexte (hình 4). Hình 4 5. Bọc miếng pôliexte quanh cuốn sách một lần nữa và lật cuốn sách cẩn thận sao cho cuốn sách không bị xê dịch so với miếng pôliexte (Hình 5), sau đó lặp lại động tác ở
bước 4 (Hình 5). Hình 5 6. Dùng thước và dụng cụ gập giấy bằng sừng gấp miếng pôliexte thẳng theo đường đã vạch dấu như mô tả (Hình 6), đuờng nét đứt trên hình biểu thị đường gấp
Hình 6 Khi gấp, đặt cạnh thước lên miếng pôliexte gần sát nhưng không đè lên vạch dấu đã tạo như hướng dẫn. Tạo một đường gấp bằng cách ấn mũi dụng cụ gập giấy bằng sừng và kéo dọc nó theo mép thước, giữ thước chặt để khỏi bị trượt. Giữ nguyên thước, ta làm rõ thêm nếp gấp bằng cách đặt dụng cụ gập giấy bằng sừng dưới miếng pôliexte và miết dọc theo thước (Hình 7).
Hình 7 7. Tại tất cả các vị trí a (Hình 8) tạo một đường gấp thứ hai song song và nằm bên ngoài đường thứ nhất, cách đường gấp thứ nhất một khoảng bằng độ dày của bìa sách.
Hình 8 8. Cắt như trong hình 9. Đường nét đứt biểu thị đường cắt.
Hình 9 9. Gấp tấm pôliexte theo những nếp gấp. Dùng dụng cụ gập giấy bằng sừng miết mạnh lên đường gấp để nếp gấp được rõ hơn. Nhớ tạo đường gấp song song có khoảng cách gần nhau ở tất cả các vị trí “a” (Hình 10). Sau khi hoàn thành những thao tác trên, dùng tay gấp theo các nếp gấp sao cho chúng vuông góc với nhau (Hình 10). Dùng một miếng xốp ẩm xoa ướt nhẹ đầu ngón tay sẽ giúp việc gấp được dễ dàng hơn.
Hình 10 10. Bọc miếng pôliexte quanh cuốn sách, gấp cánh gập vào phía trong bìa sách. Nhét phần cánh gập phía trên và dưới vào giữa mặt ngoài bìa sách và miếng pôliexte (Hình 11). Có thể nhìn thấy 2 phần cánh gập này qua miếng bọc pôliexte.
Hình 11 Chất liệu phim pôliexte rất khó thao tác, vì vậy có thể bạn phải thử vài lần mới làm được một chiếc bìa bọc sách đúng hướng đẫn. Khi bạn đã quen với các thao tác kỹ thuật, thời gian làm một chiếc bìa bọc sách vào khoảng 15 phút không kể thời gian chuẩn bị. Nguồn cung cấp Bản danh sách này không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so
sánh giá cả cũng như chất lượng của những loại sản phẩm đó. NECC có sẵn 1 bản danh sách hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trong website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất. Bone folders: Aiko's Art Materials 3347 North Clark Street Chicago, IL 60657 Telephone: (773) 404-5600 Bookmakers International, Ltd. 6701B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629 Talas 568 Broadway New York, NY 10012
Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com Polyester film: Archivart 7 Caesar Place P.O. Box 428 Moonachie, NJ 07074 Telephone: (201) 804-8986 Fax: (201) 935-5964 Consemp (Conservator's Emporium) 100 Standing Rock Circle Reno, NV 89511 Telephone: (775) 852-0404 Fax: (775) 852-3737 E-mail: consemp@consemp.com URL: Conservation Resources Int. 8000 H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629
Hollinger Corporation 9401 Northeast Drive P.O. Box 8360 Fredericksburg, VA 22404 Toll Free: (800) 634-0491 Telephone: (540) 898-7300 Toll Free Fax: (800) 947-8814 E-mail: hollingercorp@intersurf.net Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com
Mat knife; scissors; self-healing mat; straight-edge; X-acto scalpel: Local art supply or office supply store Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp phích, các bản in có khổ lớn Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản. Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. Tuy nhiên, bên trong hộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cường bảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp. Nhưng khi có những tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cần phải tìm ra những giải pháp khác. Một vài giải pháp như vậy được đề cập đến ở phần cuối của bài này. Dụng cụ lưu trữ