Giáo trình Kỹ năng giao tiếp - Trịnh Tiến Thanh (Phần 2)

Nội dung text: Giáo trình Kỹ năng giao tiếp - Trịnh Tiến Thanh (Phần 2)

1. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái CHƯƠNG IV: PHONG CÁCH GIAO TIẾP I. Khái niệm phong cách giao tiếp 1. Định nghĩa: Trong cuộc sống, ở mỗi con người hay nhóm người dần hình thành riêng những nét riêng trong lời nói, cử chỉ, điệu bộ, hành động. Chúng tạo nên phong cách giao tiếp riêng của người đó hoặc nhóm người đó. Vậy, phong cách giao tiếp là gì? Phong cách giao tiếp là hệ thống những lời nói, cử chỉ, điệu bộ, động tác, các ứng xử tương đối ổn định của mỗi con người hoặc mỗi nhóm người trong giao tiếp. Ví dụ: Khi có một người khách đến nhà, có người thì bước nhanh đến đón khách, chìa tay ra khách bắt, còn có người thì đứng ở một vị trí, chờ khách vào mới chìa tay ra 2. Đặc trưng của phong cách giao tiếp Phong cách giao tiếp có 3 đặc trưng cơ bản sau đây: 2.1. Tính ổn định Tính ổn định của phong cách giao tiếp thể hiện ở chỗ, phong cách giao tiếp của mỗi con người, mỗi nhóm người là tương đối như nhau trong những tình huống giao tiếp khác nhau. Chẳng hạn, một giáo viên có phong cách giảng bài chậm rãi, ung dung, thư thái, thì không chỉ trên bục giảng mà ngay cả với đồng nghiệp hay người thân trong gia đình người đó cũng thường nói chậm rãi, ung dung, thư thái như vậy. Tính ổn định của phong cách giao tiếp được quy định bởi nhiều yếu tố, trong đó cơ bản là: - Đặc điểm thể chất cá nhân - Nghề nghiệp - Đặc trưng của thời đại 2.2. Tính chuẩn mực Giao tiếp là một hành vi xã hội phổ biến của con người. Nó được quy định bởi các chuẩn mực xã hội, như đạo đức, văn hoá, thẩm mỹ, pháp luật; phong tục, tập quán, truyền thống, lễ giáo và các nguyên tắc khác được ấn định trong giao tiếp. Ví dụ: Một học sinh muốn trả lời câu hỏi của thầy giáo thì câu mở đầu phải là: “ Em thưa thầy . . .”; một nhân viên khi báo cáo kết quả với giám đốc thì phải: “ Thưa giám đốc. . .”. 35
2. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Trong giao tiếp, nếu ta không tuân thủ các chuẩn mực, các quy tắc, thì chúng ta dễ bị đánh giá là “thiếu văn hóa”, " thiếu giáo dục”, “ hỗn láo” hoặc nhẹ nhàng hơn là “ không lịch sự”. 2.3. Tính linh hoạt của phong cách giao tiếp Trong phong cách giao tiếp của mỗi con người, bên cạnh những yếu tố ổn định, khó thay đổi, còn có những yếu tố được thay đổi theo tình huống giao tiếp, chúng giúp con người có những lời nói, cử chỉ, điệu bộ phù hợp phù hợp với các tình huống giao tiếp cụ thể. ( ví dụ - sinh viên ). Comment [U17]: không rõ ràng Như vậy, tính linh hoạt trong phong cách giao tiếp nói lên sự khéo léo, mềm dẻo của mỗi con người trong giao tiếp, ứng xử với người khác nhằm giúp cho quá trình giao tiếp đó đạt hiệu quả. II. Các loại phong cách giao tiếp Phong cách giao tiếp của mỗi con người có những nét riêng không ai giống ai. Nói cách khác phong cách giao tiếp của con người là rất đa dạng và phong phú. Tuy vậy, căn cứ vào những nét nổi trội, điển hình, nhiều nhà tâm lý học phân biệt 3 loại phong cách giao tiếp: Phong cách dân chủ, phong cách độc đoán và phong cách tự do. 1. Phong cách giao tiếp dân chủ Phong cách giao tiếp dân chủ biểu hiện qua những nét nổi bật sau đây: + Bình đẳng, gần gũi, thoải mái + Tôn trọng đối tượng giao tiếp, chú ý đến đặc điểm tâm lý cá nhân của họ + Lắng nghe đối tượng giao tiếp Phong cách giao tiếp dân chủ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoả mái, yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy được tính độc lập, chủ động, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy, người có phong cách giao tiếp dân chủ thường được nhiều người yêu mến, kính trọng và tin tưởng. Tuy nhiên, dân chủ phải có nguyên tắc, không xoá nhoà mọi ranh giới giữa người này và người khác trong giao tiếp. Trong tình trạng ngược lại sẽ đến tình trạng “cá mè một lứa”, xuề xoà, “ dân chủ quá trớn”. Đặc biệt, trong giao tiếp mang tính chất công việc, dù người đối thoại có thoải mái đến mức độ nào đi chăng nữa, thì vẫn có những nguyên tắc mà chúng ta không được bỏ qua. 2. Phong cách giao tiếp độc đoán Ngược với phong cách dân chủ là phong cách độc đoán. Người có phong cách giao tiếp độc đoán thường đề cao nguyên tắc, đòi hỏi ranh giới phải được tôn trọng. Họ thường hành động một cách cứng rắn, kiên quyết, đánh giá và ứng xử mang tính đơn phương, một chiều cứng nhắc, xuất phát từ ý của mình, ít chú ý đến người khác, vì vậy không ít người ngại tiếp xúc với họ. 36
3. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Ở những tổ chức mà người lãnh đạo là người có phong cách độc đoán, tính tích cực, chủ động, sang tạo của nhân viên khó được phát huy. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh phức tạp, khẩn cấp, đòi hỏi một con người quyết đoán, dám chịu trách nhiệm thì phong cách giao tiếp độc đoán thường phát huy được tác dụng. 3. Phong cách giao tiếp tự do Người có phong cách giao tiếp thường được biểu hiện ở một số điểm sau: + Hành vi, lời nói, ứng xử, thái độ bị chi phối bởi tâm trạng, cảm xúc và tình huống. Do đó, các nguyên tắc, chuẩn mực nhiều khi bị coi nhẹ. Ví dụ: Một người lãnh đạo thường dễ dàng bỏ qua, không xử lý vi phạm kỷ luật của nhân viên, hoặc nhân viên thích nghỉ sớm thì cho nghỉ ngay, không cần biết lý do có thoả đáng hay không. + Mục đích, nội dung và đối tượng giao tiếp thường dễ dàng thay đổi Ví dụ: Anh A đang đi cùng B thì gặp C, A dừng lại trò chuyện cùng C và quên luôn cả B đang đứng chờ và việc mà A đang giúp B. + Quan hệ giao tiếp rộng nhưng hời hợt, không sâu sắc. Phong cách giao tiếp tự do có ưu điểm là làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, được tôn trọng, do đó phát huy được tính tích cực của họ, đặc biệt là với những người có ý thức tự giác cao. Song, người có phong cách giao tiếp tự do cũng dễ bị người khác coi thường, dễ bị đánh giá là thiếu đứng đắn và thiếu nghiêm túc. Như vậy, ba loại phong cách trên đều có những mặt mạnh và mặt yếu của nó. Không có loại nào tối ưu cho mọi trường hợp. Chúng ta phải biết kết hợp cả 3 loại phong cách giao tiếp và tuỳ thuộc vào tình huống cụ thể mà thể hiện phong cách giao tiếp tối ưu nhất. CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP Comment [U18]: bỏ Câu 1. Nêu khái niệm và những đặc trưng cơ bản của phong cách giao tiếp. Câu 2. Tính ổn định của phong cách giao tiếp là gì? Tại sao phong cách lại có tính ổn định? Câu 3. Tính linh hoạt của phong cách giao tiếp biểu hiện như thế nào? Theo bạn, phong cách giao tiếp của bạn là mềm dẻo hay cứng nhắc? Câu 4. Tính chuẩn mực của phong cách giao tiếp biểu hiện như thế nào? Theo bạn, trong giao tiếp, ứng xử với những người xung quanh, bạn có chuẩn mực không? Câu 5. Nêu những đặc điểm cơ bản của mỗi loại phong cách giao tiếp. Theo bạn, bạn thuộc loại phong cách giao tiếp nào? 37
4. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Câu 6. Những khẳng định sau đây là đúng hay sai? a. Phong cách giao tiếp của một người càng ổn định thì càng dễ phân biệt người đó với những người khác. b. Dù ở mức độ nào, phong cách giao tiếp của một con người luôn vừa có tính ổn định, tính linh hoạt và tính chuẩn mực. c. Tính linh hoạt và tính chuẩn mực của phong cách giao tiếp mâu thuẫn với nhau: Một con người thể hiện tính linh hoạt càng cao thì tính ổn định càng kém và ngược lại. d. Trong phong cách giao tiếp của mỗi con người luôn có những nét của phong cách giao tiếp dân chủ, phong cách độc đoán và phong cách tự do. 38
5. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái CHƯƠNG V CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC XÃ HỘI I. Kỹ năng lắng nghe 1. Lợi ích của việc lắng nghe Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Theo Paul Tory Rankin ( 1930 ), trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, con người dùng 42,1% tổng số thời gian cho việc nghe, 31,9% cho việc nói, 15% cho việc đọc và 11% cho việc viết. Như vậy, trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, lắng nghe chiếm gần tổng số thời gian. Trong giao tiếp việc lắng nghe đem lại nhiều lợi ích: - Thoả mãn nhu cầu của người nói. Ai cũng muốn được tôn trọng. Thật là khó chịu khi bạn nói mà không ai them nghe. Vì vậy, việc lắng nghe giúp chúng ta Comment [U19]: bỏ tạo được ấn tượng tốt ở người đối thoại. - Thu thập được nhiều thông tin. Người ta chỉ thích nói với những ai biết lắng nghe. Do đó, việc chú ý lắng nghe người đối thoại không những giúp chúng ta hiểu và nắm bắt được những điều họ nói, mà còn kích thích họ nói nhiều hơn, cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn. - Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp. Khi bạn chú ý lắng nghe người đối thoại, bạn sẽ hiểu được điều họ nói, cái họ muốn, đồng thời bạn cũng có thời gian để cân nhắc xem nên đối đáp như thế náo cho hợp lý, nghĩa là có thể tránh được những sai sót do hấp tấp, vội vàng. - Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. Điều này sẽ tạo nên không khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. - Giúp giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì các bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau. Bằng thái độ tôn trọng, biết lắng nghe nhau, mỗi bên sẽ hiểu rõ hơn về quan điểm, lập trường của bên kia, xác định được nguyên nhân gây mâu thuẫn và từ đó cùng đưa ra giải pháp để thoát khỏi xung đột. Như vậy, lắng nghe đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Không phải ngẫu nhiên mà những người từng trải, người khôn ngoan thường là những người nói ít, nghe nhiều, họ chỉ lên tiếng khi thật sự cần thiết. 2. Những yếu tố cản trở việc lắng nghe có hiệu quả. Lắng nghe có nhiều lợi ích như vậy nhưng trên thực tế, không có nhiều biết lắng nghe. Theo D. Torrington, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, Comment [U20]: là ai? bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng, còn khả năng nắm bắt được những ý nghĩ sâu sắc trong lời nói của người khác thì lại càng hiếm. Điều này cho thấy, việc lắng nghe có hiệu quả không hoàn toàn đơn giản như một số người vẫn nghĩ: Muốn lắng nghe thì chỉ cần im lặng. 39
6. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Điều đó, có nhiều yếu tố cản trở việc lắng nghe, cụ thể: 2.1. Tốc độ tư duy Tốc độ tư duy của con người cao hơn nhiều tốc độ nói. Vì vậy, khi nghe người khác chúng ta thường có dư thời gian và chúng ta thường dung thời gian dư thừa này để suy nghĩ một vấn đề khác, nghĩa là tư tưởng của chúng ta bị phân tán. Cho nên, khi trình bày một vấn đề nào đó, bạn cần đi thẳng vào vấn đề và nói một cách ngắn gọn, không nên dài dòng và cũng không nên nói quá chậm, vừa lãng phí thời gian vừa làm cho người nghe mất tập trung. 2.2. Sự phức tạp của vấn đề Trước một vấn đề phức tạp, chúng ta thường có xu hướng chọn con đường dễ nhất, đó là bỏ ngoài tai, không chú ý lắng nghe nữa. 2.3. Sự thiếu được tập luyện Lắng nghe là một kỹ năng. Để “ biết lắng nghe”, chúng ta cần được tập luyện. Tuy nhiên, từ khi còn nhỏ cho đến khi trưởng thành, chúng ta ít được dạy và rèn luyện cách lắng nghe. Chúng ta dành nhiều thời gian cho việc học nói, học viết nhưng học nghe thì rất ít. Đây là một nghịch lý vì, như chúng ta đã nói, trong giao tiếp thời gian dành cho việc lắng nghe nhiều hơn thời gian dành cho việc đọc, viết và nói. 2.4. Sự thiếu kiên nhẫn Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải biết kiên nhẫn với ý kiến của người khác. Tuy nhiên, thực tế lại thường không phải như vậy. Trong cuộc sống, hiện tượng “ cả hai cùng nói”, “ tranh nhau nói”,. . . không phải là ít. Khi nghe người khác nói, chúng ta thường bị kích thích, nghĩa là chúng ta cũng có những ý kiến đáp lại và muốn nói ngay ra ý kiến đó. Nếu không biết kìm chế, không biết kiên nhẫn nghe người kia thì việc lắng nghe của chúng ta không thể có hiệu quả. 2.5. Sự thiếu quan sát bằng mắt Ở chương trước như chúng ta đã nói, trong giao tiếp, 80 % lượng thông tin được truyền đi qua các phương tiện phi ngôn ngữ. Vì vậy, muốn lắng nghe có hiệu quả, chúng ta không chỉ dùng thính giác mà phải dùng cả các giác quan khác, đặc biệt là mắt, để nắm bắt tất cả các thông tin bằng lời và cả không bằng lời. Trên cơ sở phân tích, đánh giá một cách tổng hợp các thông tin thu thập được, chúng ta mới có thể hiểu chính xác ý của người đối thoại. Ví dụ: Đây là lời trách cứ của người con gái đối với người con trai: “Sao mà anh ngốc thế Không nhìn vào mắt em” Không chỉ nhân vật nam trong hai câu thơ nói trên mà đa số chúng ta đều ít sử dụng hoặc chưa biết sử dụng mắt trong giao tiếp. 40
7. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 2.6. Những thành kiến, định kiến tiêu cực Nghe là một quá trình nhận thức. Quá trình nghe và kết quả của nó không những phụ thuộc vào thông tin và người phát ra thông tin đó, mà cả đặc điểm tâm lý của người nghe, đặc biệt là cả những định kiến, thành kiến của họ. Khi chúng ta có thành kiến, định kiến về người đối thoại hoặc về vấn đề mà người đối thoại trình bày, thì chúng thường ảnh hưởng xấu đến thái độ và kết quả lắng nghe của chúng ta. Chẳng hạn trước một người bạn mà cho là “ ba hoa” thì bạn thường không để ý đến lời nói của họ, ngay cả khi họ nghiêm túc thì bạn vẫn dễ đánh giá không nghiêm túc, không đáng lưu tâm. 2.7. Những thói quen xấu khi lắng nghe Trong khi nghe người khác, chúng ta thường mắc phải những thói quen xấu, như: lười suy nghĩ, cắt ngang lời người ta, giả vờ chú ý, đoán trước ý người nói . . . những thói quen này làm giảm hiệu quả của việc lắng nghe. 3. Các mức độ lắng nghe và kỹ năng lắng nghe có hiệu quả 3.1. Các mức độ lắng nghe Khi nghe người khác, tuỳ theo tình huống mà chúng ta thể hiện một trong các mức độ nghe sau đây: - Lờ đi không nghe gì cả: chẳng hạn một học sinh chăm chú đọc truyện trong lúc giáo viên giảng bài, một nhân viên đăm chiêu nhìn ra cửa sổ mà không để ý đến lời phát biểu của giám đốc. - Giả vờ nghe: Trong trường hợp này, người nghe thường đang suy nghĩ về một vấn đề khác, nhưng lại tỏ vẻ chú ý người đối thoại để an ủi họ, đồng thời để che giấu việc mình chẳng nghe gì cả. - Nghe có chọn lọc: Tức là chỉ nghe những phần mà mình quan tâm, cách nghe này khó có hiệu quả, bởi vì người nghe không theo dõi liên tục nên không nắm được đầy đủ, chính xác những thông tin mà người đối thoại đưa ra. - Nghe chăm chú: Tập trung mọi sự chú ý vào lời người đối thoại và cố gắng hiểu họ. - Nghe thấu cảm: Trong trường hợp này, người nghe không những chăm chú nghe mà còn mình vào vị trí của người nói để hiểu người nói có cảm nghĩ gì. Như vậy, khi nghe thấu cảm, chúng ta không những hiểu được lời nói của người đối thoại mà còn hiểu tại sao họ lại nói như vậy, họ muốn gì, có nhu cầu gì. Nghĩa là chúng ta đi sâu vào nội tâm của họ, lắng nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả trái tim, lắng nghe được cả thông tin nói thành lời và cả những gì không được nói thành lời, lắng nghe cả những phút giây im lặng. 41
8. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 3.2. Kỹ năng lắng nghe có hiệu quả Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải nghe ở mức độ nghe chăm chú và đặc biệt là nghe thấu cảm. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần chú ý rèn luyện một số kỹ năng sau đây: + Kỹ năng tạo không khí bình đẳng, cởi mở; Để tạo được không khí bình đẳng và cởi mở bạn cần chú ý đến khoảng cách giữa bạn và người đối thoại, vị trí, tư thế, các động tác, cử chỉ của mình, cụ thể: - Khoảng cách không quá xa ( tuỳ theo mối quan hệ, như bài trước đã nói ) - Tư thế ngang tầm đối diện: Cùng đứng hoặc cùng ngồi, hướng vào nhau, đứng hoặc ngồi ngang tầm nhau (tránh người đứng chỗ cao, người đứng chỗ thấp, hoặc một bên ghế cao, một bên ghế thấp), không khoanh ta trước ngực hoặc đút tay vào túi quần vì những điệu bộ, cử chỉ này biểu hiện sự khép kín, không muốn tham gia. + Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm; Thể hiện qua tư thế, điệu bộ, cử chỉ, ánh mắt của mình, tức là thể hiện sự quan tâm của mình đến người đối thoại và lời nói của họ, như: - Tư thế dấn thân: Nghiêng người về phía người đối thoại; - Tiếp xúc bằng mắt: Nhìn người đối thoại một cách chân thành, nhẹ nhàng, nhưng không tập trung vào một điểm nào đó mà tựa như bao quát toàn bộ con người của họ. - Các động tác đáp ứng như: Gật đầu, động tác của tay. . . cần tránh những động tác biểu lộ sự không chú ý, như: bẻ tay, dung ngón tay mân mê một vật gì đó, chẳng hạn như chiếc bút . . . + Kỹ năng gợi mở Nghe là một hành động tích cực, muốn nghe được nhiều bạn cần biết khuyến khích người đối thoại trút bầu tâm sự bằng một số thủ thuật sau: - Tỏ ra am hiểu vấn đề, hiểu và thông cảm với người đối thoại ( lời nói, ánh mắt, nét mặt, nụ cười, gật đầu. . . ). Chẳng hạn, “tôi hiểu”, “tôi hiểu tại sao anh nói như vậy?” - Chú ý lắng nghe và phản hồi một cách thích hợp bằng lời và cả điệu bộ, cử chỉ . . . - Thỉnh thoảng đặt câu hỏi: “ Rồi sau đó ra sao?”, “ chắc lúc đó anh giận lắm nhỉ”. . . Việc đưa ra một số câu hỏi như vậy vừa giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề, vừa chứng tỏ bạn rất quan tâm đến câu chuyện của người đối thoại. - Giữ sự im lặng đầy vẻ quan tâm 42
9. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Trong quá trình nói, có những lúc người đối thoại dừng lại và im lặng. Trong tình huống này, nếu bạn không lên tiếng nhưng vẫn thể hiện được rằng bạn đang chờ nghe tiếp câu chuyện của người đối thoại, thì người đối thoại thường phải lấp đầy khoảng trống bằng những lời giải thích, bổ sung. Tuy nhiên, nếu người đối thoại vẫn không lên tiếng và nếu bạn muốn câu chuyện được tiếp tục thì bạn cần phải phá vỡ sự im lặng đó. Trong trường hợp ngược lại, sự im lặng kéo dài quá 30 giây dễ làm người đối thoại xa rời chủ đề của câu chuyện. + Kỹ năng phản ánh lại Sau khi nghe người đối thoại trình bày một vấn đề nào đó, bạn có thể diễn đạt lại nội dung đó theo cách hiểu của bạn. Ví dụ: “Theo tôi hiểu thì ý anh là. . . có phải không?”. Việc phản ánh lại của bạn vừa cho người đối thoại biết bạn đã hiểu họ như thế nào, có cần giải thích, bổ sung, đính gì không, vừa cho họ thấy là họ đã được chú lắng nghe. II. Kỹ năng đặt câu hỏi Trong giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp trực tiếp, câu hỏi có vị trí quan trọng. Có nhiều loại câu hỏi, tuỳ theo mục đích và tình huống giao tiếp mà bạn chọn cách hỏi phù hợp. 1. Dùng câu hỏi để thu thập thông tin Hàng ngày, để giải quyết công việc, chúng ta thường có nhiều thông tin. Có những thông tin chúng ta cần lại ở trong đầu óc người khác. Có trường hợp họ tự nguyện cung cấp thông tin cho chúng ta, nhưng trong đa số trường hợp chúng ta phải khai thác chúng bằng những câu hỏi khác nhau. Khi dùng câu hỏi để thu thập thông tin, chúng ta nên lưu ý một số vấn đề sau đây: 1.1. Khêu gợi hứng thú ở người đối thoại Muốn làm được điều này bạn cần thể hiện thái độ nhã nhặn, lịch sự và tỏ ra biết ơn người đối thoại về những gì họ đã cung cấp, để họ cảm thấy vui vì đã làm được một việc thiện. Ngoài ra, bạn cần vận dụng thuật lắng nghe để người đối thoại thêm hứng thú. 1.2. Nên bắt đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời Việc chúng ta mở đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời sẽ làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin và muốn trả lời những câu hỏi tiếp theo của bạn. Vậy, câu hỏi thế nào là câu hỏi dễ trả lời? Có thể là câu hỏi đó đã có sẵn thông tin, có thể lựa chọn nhiều thông tin khác nhau cho câu trả lời đó. . . 1.3. Các loại câu hỏi + Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp + Câu hỏi gợi mở: Là câu hỏi chỉ nêu đề tài chứ không hề gợi ý nội dung. Ví dụ: Anh nghĩ sao về vấn đề này? Anh có cảm tưởng gì về con người đó? 43
10. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Câu hỏi đóng: Là loại câu hỏi có sẵn các phương án trả lời, chỉ cần chọn một phương án trả lời. + Câu hỏi mở: Ngược lại với câu hỏi đóng, không có phương án trả lời định trước, người ta trả lời thoải mái theo ý mình. + Câu hỏi chuyển tiếp: Là loại câu hỏi dùng để chuyển sang một vấn đề khác theo chủ ý của người hỏi. + Câu hỏi tóm lược ý: Là loại câu hỏi được dùng để tóm tắt lại những gì chúng ta hiểu về những điều người đối thoại nói. Nó thường có dạng: “ Theo tôi hiểu ý anh là . . . có phải không?”. Câu hỏi này giúp chúng ta kiểm tra xem mình có hiểu đúng ý người đối thoại hay không. Nếu không, họ sẽ đưa tiếp những thông tin khác để đính chính, bổ sung. 2. Dùng câu hỏi với những mục đích khác nhau Trong giao tiếp, ngoài mục đích thu thập thông tin, chúng ta còn dùng câu hỏi với nhiều mục đích khác nhau. 2.1. Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc ( câu hỏi tiếp xúc ) Loại câu hỏi này được dung khi mới bắt đầu gặp gỡ, thường đi kèm với lời chào ( chào hỏi ) để tạo không khí thoả mái, cởi mở, tự tin lẫn nhau cho cuộc tiếp Comment [U21]: bỏ xúc. Ví dụ: - Chào bác! Bác có khoẻ không, công việc của bác tốt chứ? - Chào anh! Anh ra từ bao giờ thế, trong đó có nóng lắm không? Loại câu hỏi này rất phổ biến, chúng ta có thể nghe thấy hằng ngày và bất kỳ đâu. 2.2. Dùng câu hỏi kích thích và định hướng tư duy Con người chỉ tư duy khi có tình huống có vấn đề. Vì vậy, khi muốn người đối thoại suy nghĩ về một vấn đề nào đó, bạn có thể dùng câu hỏi. Chẳng hạn, một nhà diễn thuyết được mời đến nói chuyện cho sinh viên về chủ đề tình yêu đã mở đầu bài nói của mình như sau: “ Chắc nhiều người trong số các bạn đã từng yêu, đang yêu. Tình yêu thật là kỳ diệu phải không các bạn? Nhưng đã bao giờ các bạn tự hỏi mình rằng, tại sao con người yêu nhau chưa? Đã bao giờ các bạn băn khoăn, tại sao có những mối tình khởi đầu rất đẹp nhưng kết cục lại không được như vậy chưa? Bài nói chuyện của tôi hôm nay sẽ giúp các bạn giải đáp một phần những thắc mắc đó”. Câu hỏi loại này thường không đòi hỏi người đối thoại trả lời mà nhằm thu hút sự chú ý của họ, buộc họ suy nghĩ về những vấn đề mà bạn đặt ra. Nó thường được các diễn giả, các giáo viên khi mở đầu bài diễn thuyết hoặc bài giảng. 44
11. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 2.3. Dùng câu hỏi để đưa ra một lời đề nghị Trong trường hợp này câu hỏi của bạn thực chất là một đề xuất, một ý kiến nhằm thăm dò cách thoát ra khỏi một tình huống bế tắc nào đó. Ví dụ: Đang tranh luận nhau một vấn đề gì đó rồi dẫn đến rất căng thẳng. Một trong hai người đã nhận ra vấn đề này và muốn thay đổi không khí: “ À! Ở đây có một quán cà phê rất nổi tiếng, bây giờ chúng ta ra đó để ngồi một chút đi” Câu hỏi mang tính đề nghị cũng là một thủ thuật tinh tế để giải quyết những xung đột hoặc căng thẳng và làm cho cuộc tiếp xúc có hiệu quả hơn. 2.4. Dùng câu hỏi để giảm tốc độ nói của người khác Trong trường hợp khi người đối thoại cứ thao thao bất tận, bạn có thể làm giảm tốc độ nói của họ bằng cách đặt ra cho họ những câu hỏi nhất định. 2.5. Dùng câu hỏi đề kết thúc vấn đề Khi bạn muốn kết thúc câu chuyện mà không làm phật ý người đối thoại, bạn có thể dung câu kết thúc vấn đề. Ví dụ: chúng ta đã gặp nhau và tâm sự với nhau rất nhiều điều thật bổ ích, thỉnh thoảng chúng ta lại gặp nhau nhé. Bây giờ, chúng ta về thôi. III. Kỹ năng thuyết phục 1. Thuyết phục là gì? Comment [U22]: Khái niệm thuyết phục. Để giải quyết tốt một công việc nào đó, chúng ta thường có sự giúp đỡ, sự hợp tác của người khác. Điều này, đòi hỏi giữa chúng ta và họ phải có sự thống nhất về quan điểm, lập trường, cách giải quyết công việc. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng ta thường gặp những trường hợp không chung ý kiến, quan điểm với chúng ta. Trong trường hợp này, việc chúng ta có đạt được mục đích hay không phụ thuộc vào khả năng thuyết phục của chúng ta. Thuyết phục là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. 2. Những điểm cần lưu ý khi thuyết phục người khác Thuyết phục người khác là một công việc không hề đơn giản bởi một lẽ thường tình là bất kỳ ai, khi đã có ý kiến về một vấn đề nào đó, cũng có niềm tin nhất định vào ý kiến của mình và không muốn tiếp thu ý kiến của người khác. Hơn nữa, không phải ai cũng biết cách thuyết phục người khác. Để thuyết phục có hiệu quả, cần chú ý một số điểm sau đây: + Phải Tạo không khí bình đẳng Comment [U23]: bỏ Tại sao chúng ta phải tạo bầu không khí bình đẳng?. Đây là điều kiện đầu tiên để chúng ta có thể thành công trong thuyết phục, bởi nó làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái, được tôn trọng, làm giảm sự đề phòng, phản kháng của họ. 45
12. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Chúng ta cần phải nhận thấy rằng, thuyết phục không phải là dùng tất cả sức mạnh của mình để dồn người khác vào thế bí, khuất phục họ, buộc họ phải thay đổi ý kiến, quan điểm, lập trường, từ đó dẫn đến tranh cãi quyết liệt, một thua một thắng. Cách thuyết phục như vậy sẽ gặp khó khăn rất lớn bởi người đối thoại sẽ cố hết sức để phòng thủ, chống trả, và nếu họ có thay đổi quan điểm của mình họ cũng luôn luôn cảm thấy ấm ức vì bị bắt bí, bị chèn ép, do đó kết quả thuyết phục sẽ không lâu bền. + Tôn trọng và lắng nghe người đối thoại Thông thường, người đối thoại muốn bảo vệ ý kiến của mình, không muốn tiếp thu ý kiến của người khác. Vậy làm sao để họ chú ý đến ý kiến của bạn? Trước hết, bạn cần để cho họ trình bày hết ý kiến, bạn không được ngắt lời mà phải kiên nhẫn, bình tĩnh lắng nghe. Đến một lúc nào đó xuất hiện chỗ hở trong quan điểm của người đối thoại vì thiếu thông tin, vì cân nhắc chưa thấu đáo. Lúc này họ sẽ cảm thấy thiếu tự tin và muốn biết ý kiến của bạn. Đây là thời điểm bạn bắt đầu công việc. + Lý lẽ đưa ra phải rõ ràng và có cơ sở + Lời nói phải ngắn gọn và có trọng tâm, không nên dài dòng, tràn lan. Ngôn ngữ và cách lập luận phải phù hợp với trình độ nhận thức của người đối thoại + Lời nói phải nhã nhặn, ôn tồn, lịch sự Chúng ta nên nhớ rằng, không ai muốn thừa nhận là mình thua kém bạn, càng không ai muốn bị phê phán, chỉ trích. Chính vì vậy, chúng ta cần tỏ thái độ bình tĩnh, điềm đạm, lịch sự, nhã nhặn, cân nhắc khi dùng từ. Đừng bao giờ nói: “ Ông sai rối” hoặc “ Tôi sẽ chứng minh cho thấy là ông sai”. Vì nói như vậy chẳng khác nào bảo rằng, bạn là người thông minh còn ông ta là thằng đần. Cũng đừng bao giờ lên giọng chỉ trích người khác, bởi vì ai cũng có lúc sai lầm. Hơn nữa, phê phán, chỉ trích không bao giờ đem lại kết quả tốt đẹp. + Phải biết thừa nhận những điểm có lý trong ý kiến của người đối thoại, biết thừa nhận cái sai trong ý kiến của mình mà người đối thoại đã chỉ ra. + Cần phải tác động đồng thời đến cả nhận thức, tình cảm và ý chí của người đối thoại. Nhận thức là điều kiện quan trọng để con người đi đến một quyết định, một việc làm nào đó. Tuy nhiên, chỉ có nhận thức không thôi thì cũng chưa đủ. Trong cuộc sống, chúng ta vẫn thường thấy không hiếm khi con người biết rõ phải, trái, nhưng họ không hành động theo lẽ phải. Tại sao vậy? Tại vì ở họ mong muốn làm theo cái đúng chưa đủ lớn, ý chí chưa đủ mạnh để từ bỏ cái sai. Cho nên, trong thuyết phục, ngoài việc đưa ra lý lẽ, phân tích, chứng minh cho người đối thoại 46
13. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái thấy rõ đúng, sai, tốt xấu, lợi hại, con đường nên đi, bạn còn phải biết gợi lên những tình cảm nhất định ở người đối thoại, động viên, khích lệ họ. Thuyết phục là một nghệ thuật, không phải cứ có lý lẽ là người khác sẽ nghe theo bạn. Ngoài lý lẽ vững chắc, chúng ta cần phải biết đưa lý lẽ chúng ta ra khi nào, thể hiện chúng như thế nào cho có hiệu quả. Muốn vậy, chúng ta phải nghiên cứu tâm lý người đối thoại. Chẳng hạn việc chọn vị trí ngồi và khoảng cách trong đối thoại. Trong trường hợp sự đối lập không quá lớn, không thật căng thẳng, chúng ta nên chọn vị trí góc hoặc vị trí hợp tác, không nên chọn vị trí đối diện với người mà bạn cần thuyết phục. Trong tiếp xúc, khi thấy có dấu hiệu chấp thuận, bạn cần khéo léo chuyển sang vị trí hợp tác hơn, trong những trường hợp phức tạp, bạn phải biết đi dần từng bước, thậm chí lùi một bước để rồi tiến tới mục đích. 3. Quy trình thuyết phục Từ sự phân tích trên, chúng ta có thể đưa ra quy trình thuyết phục bao gồm các bước sau: - Tạo không khí bình đẳng - Lắng nghe, hiểu người đối thoại - Bày tỏ sự thông cảm - Giải quyết vấn đề ( giải toả lo ngại, bận tâm, từ chối ) IV. Kỹ năng thuyết trình 1. Thuyết trình là gì Comment [U24]: ? Thuyết trình hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách hệ thống. 2. Các bước thuyết trình 2.1. Chuẩn bị thuyết trình Đứng trước nhiều người và nói chuyện với họ, không phải chỉ chúng ta, mà cả các nhà diễn thuyết chuyên nghiệp cũng có lúc lúng túng, e ngại, căng thẳng. Để có thể đàng hoàng, tự tin, chúng ta và cả các nhà diễn thuyết chuyên nghiệp đều phải có sự chuẩn bị chu đáo cho buổi nói chuyện của mình. 2.1.1. Đánh giá đúng bản thân Khi được mời nói chuyện về một vấn đề nào đó, bạn cần cân nhắc hai vấn đề sau: - Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? - Con người, cương vị của bạn có được người nghe chấp nhận hay không? Ở đây, bạn cần lưu ý rằng, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với người diễn thuyết, nếu không, người nghe sẽ thiếu tin tưởng. 47
14. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Nếu một trong hai điều kiện trên không được đáp ứng thì bạn cần từ chối buổi nói chuyện. 2.1.2.Tìm hiểu người nghe Bài nói chuyện phải được xây dựng xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Cùng một vấn đề nhưng nói cho những đối tượng khác nhau thì cách xây dựng bài nói cũng phải khác nhau. Chẳng hạn, cũng là vấn đề thời sự quốc tế nhưng nói cho sinh viên nghe khác với nói cho giáo viên. Vì thế, cần tìm hiểu đối tượng sẽ nghe mình là ai, giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, tín ngưỡng, nhu cầu, sở thích, động cơ. . . của họ để chuẩn bị bài nói cho phù hợp. 2.1.3. Xác định mục đích và mục tiêu của bài nói chuyện Trước khi chuẩn bị nội dung bài nói chuyện, chúng ta cần xác định rõ mục đích của nó. Mục đích cung cấp thông tin cho người nghe, thuyết phục người nghe hay để góp vui? Trên cơ sở mục đích mà đề ra mục tiêu. Mục tiêu của bài nói chuyện cần phải cụ thể để có thể đánh giá được mức độ thành công của bài nói chuyện. Chẳng hạn, sau một buổi thuyết trình số thành viên hội đồng bỏ phiếu tán thành 90% thì buổi thuyết trình đó mới đạt được kết quả. 2.1.4. Chuẩn bị bài nói chuyện Mỗi bài nói chuyện thường có 3 phần: Mở đầu, khai triển ( phần nội dung và Comment [U25]: bỏ kết luận. Chuẩn bị bài nói chuyện cũng có nghĩa là chuẩn bị 3 phần này. + Chuẩn bị phần mở đầu Phần mở đầu bài nói chuyện có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Ở đây, chúng ta cần lưu ý rằng, theo quy luật, ở những giây phút đầu tiên bao giờ người nghe cũng hướng sự chú ý vào chúng ta, họ muốn biết chúng ta là ai và sẽ nói về vấn đề gì. Sau đó, sự chú ý thường giảm xuống. Vì vậy, chúng ta cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện của chúng ta. Có nhiều cách dẫn nhập, tuỳ theo tình huống cụ thể mà bạn có thể chọn một trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện. - Dẫn nhập trực tiếp: Nêu thẳng chủ đề và mục đích của bài nói chuyện, các vấn đề chính sẽ được trình bày. Ưu điểm của lối dẫn nhập trực tiếp là đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, người nghe nhanh chóng nắm bắt được chủ đề và những vấn đề chính của bài nói chuyện. Nó thích hợp với những buổi nói chuyện mang tính công việc nghiêm túc và quan tâm đến nội dung bài nói chuyện. - Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi: Bằng cách đặt câu hỏi ngay ở phần mở đầu để làm người nghe phải suy nghĩ đến chủ đề bài nói chuyện. ( ví dụ ) Comment [U26]: bỏ 48
15. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Ưu điểm của lối dẫn nhập này là nó không những thu hút được sự chú ý của người nghe mà còn kích thích họ suy nghĩ theo một hướng nhất định, tạo thuận lợi cho việc tiếp thu nội dung của bài nói chuyện. - Dẫn nhập theo lối kể chuyện: Người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ đề của bài nói chuyện bằng cách nhắc lại một sự kiện trong quá khứ có liên quan đến chủ đề ( Ví dụ ). Comment [U27]: bỏ Cách dẫn nhập này tuy có hơi rườm rà tí chút, nhưng có sức hấp dẫn và lôi cuốn, không đột ngột mà từ từ đưa người nghe vào câu chuyện một cách tự nhiên. - Dẫn nhập tương phản: Người nói chuyện bắt đầu bằng việc nhấn mạnh một mâu thuẫn nào đó để gây sự chú ý. ( ví dụ ). Comment [U28]: bỏ Lối dẫn nhập này thường được sử dụng trong những tình huống có nhiều thử thách và người nói chuyện muốn kêu gọi người nghe huy động sức mạnh của mình, đoàn kết nhất trí, để vượt qua thử thách. - Dẫn nhập bằng cách trích lời của danh nhân. Một câu trích dẫn thích hợp có thể đó là một điều thú vị. Ví dụ: Để mở đầu bài nói chuyện về vấn đề giáo dục trong gia đình cho các ông bố, bà mẹ, bạn có thể nói: “ Thưa các quý vị! Phu nhân của Tổng thống Mỹ Abraham Lincôn từng nói: “ Nuôi dạy một đứa con trai là nuôi dạy một người lính, nuôi một đứa con gái là nuôi dạy một gia đình”. Lời nói đó đáng được quý vị suy ngẫm trong việc giáo dục con cái mình. . .”. Ngoài những cách mở đầu nêu trên còn có thể có cách mở đầu khác. Tuỳ theo tình huống, đặc điểm của người nghe và sở thích của chúng ta mà chúng ta có thể chọn cách mở đầu phù hợp. Tuy nhiên, dù mở đầu cách nào, chúng ta cũng cần lưu ý một số điểm sau đây: - Mở đầu quá dài dễ làm giảm hứng thú người nghe. - Tránh mở đầu không ăn nhập với chủ đề nói chuyện; - Tránh mở đầu thiếu tự tin, bằng những lời biện hộ hoặc xin lỗi. + Chuẩn bị phần triển khai Trong phần triển khai chúng ta phải đưa ra được những ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề mà bạn muốn trình bày, qua đó thể hiện được ý tưởng của bạn. Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý một số điểm sau đây: - Các ý phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic của bài nói chuyện, nghĩa là các ý phải liên quan chặt chẽ với nhau, ý trước là tiền đề của ý sau, không trùng lặp. Trong trường hợp ngược lại, bài nói chuyện của chúng ta sẽ rời rạc, loanh quanh, luẩn quẩn, có khi sau một hồi dài diễn thuyết bạn lại quay lại ý xuất phát. Nghe những bài nói chuyện như vậy, người nghe rất dễ bực mình. Ngoài ra chúng ta cần phải chú ý khi chuyển từ ý này sang ý khác phải có 49
16. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái những từ hoặc cụm từ liên kết thích hợp để đảm bảo tính mạch lạc của bài nói chuyện và làm người nghe không cảm thấy đột ngột. - Để bài nói chuyện có sức thuyết phục, chúng ta không nên nói chung chung theo kiểu “ hô khẩu hiệu”, mà phải đưa ra được những ví dụ, những số liệu cụ thể để minh hoạ cho mỗi ư, mỗi luận điểm của mình. - Tuỳ theo tính chất của buổi nói chuyện, chúng ta có thể chuẩn bị thêm nhũng câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi nói chuyện thêm sinh động, đỡ căng thẳng và duy trì được được sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, sự khôi hài cũng có giới hạn. Một buổi nói chuyện với quá nhiều tiếng cười thì nhiều khi, sau khi kết thúc, trong người nghe chỉ đọng lại tiếng cười, những câu nói dí dỏm của bạn mà thôi. + Chuẩn bị phần kết Theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào chúng, kể cả những người nảy giờ không nghe gì cả. Chúng ta cần biết lợi dụng sự chú này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt của bài nói chuyện và tuỳ theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện mà chúng ta đưa ra lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai. . . Và tất nhiên, đừng quên cảm ơn người nghe đã chú ý đến chúng ta. 2.2. Tiến hành thuyết trình Khi tiến hành thuyết trình cần chú ý một số điểm sau đây: + Ăn mặc nghiêm túc, lịch sự phù hợp với tính chất của buổi diễn thuyết; + Khi đi lên bục nói chuyện, dáng đi phải thể hiện được là con người đường hoàng, tự tin; không cần phải vội vàng nhưng cũng đừng chậm chạp, ung dung, thong thả quá. Nếu từ ngoài bước vào thì cần phải tiếp xúc với người nghe bằng mắt và mỉm cười với họ. Nếu người nghe nhiệt liệt vỗ tay chào đón thì chúng ta nên dừng lại trong giây lát và mỉm cười chào họ rồi sau đó bước lên bục; + Đứng trên bục cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng xuống người nghe, ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan tâm; + Trước khi bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu về mình. Thường thì người chủ toạ sẽ giới thiệu chúng ta. Trong trường hợp này, chúng ta có thể bổ sung thêm một vài điều. Tuỳ theo buổi nói chuyện mà chúng ta có thể giới thiệu chức danh, cương vị của mình. Nói chung, phần giới thiệu nên ngắn gọn, không nên rườm rà, dài dòng. + Nói to và rõ ràng, đủ cho người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. 50
17. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Cần thay đổi tốc độ nói, nhịp độ nói: Khi lên, khi xuống, khi trầm, khi bổng, khi nhanh, khi chậm, khi lướt qua, khi nhấn mạnh tuỳ theo nội dung mà chúng ta trình bày. + Trong quá trình trình bày thường xuyên đưa mắt nhìn xuống người nghe, bao quát tất cả những người có mặt trong căn phòng, đừng để ai đó có cảm giác bị “bỏ rơi”. + Ngoài ánh mắt, cần chú ý sử dụng cả những phương tiện phi ngôn ngữ khác như nét mặt, cử chỉ, động tác. Tuy nhiên, cần sử dụng chúng một cách tự nhiên, hợp lý; + Có thể đi lại trong khi nói chuyện, song không nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe nào đó quá lâu. Chẳng hạn, trong khi giảng bài có những giáo viên đi xuống cuối lớp và dừng lại ở đó trong một khoảng thời gian. Trong trường hợp này, những học sinh ngồi ở những dãy bàn đầu dễ phân tán chú ý và sẽ khó tiếp thu bài hơn. 2.3. Kết thúc thuyết trình Cần biết kết thức bài nói chuyện đúng lúc. Khi chúng ta đã dùng tới cụm từ “ cuối cùng là . .” thì có nghĩa chỉ còn vài phút nữa thôi. Nếu sau đó chúng ta lại nói thêm một điểm nữa thì chắc chắn người nghe sẽ rất ức chế. Sau khi tóm tắt những ý then chốt của bài nói chuyện và tuỳ theo tính chất của bài nói chuyện mà đưa ra lời kêu gọi hoặc chúc mừng, . . . và đừng quên cảm ơn thính giả đã chú ý nghe. Trong trường hợp cần thiết, bạn nên dành một ít thời gian để giải đáp những ý kiến, những câu hỏi của người nghe. V. Kỹ năng đọc và tóm tắt văn bản Đọc và tóm tắt văn bản là những phương thức thu thập thông tin quan trọng ở con người. Đặc biệt, trong thời đại hiện nay, theo các nhà khoa học về thông tin, cứ sau 5 – 8 năm, lượng tri thức của nhân loại lại tăng gấp đôi, thì vấn đề làm sao để nắm nhanh nội dung cơ bản của các văn bản cần thiết và phổ biến đến những người liên quan trở thành đòi hỏi cấp thiết. 1. Kỹ năng đọc Đọc là một kỹ năng. Để đọc có hiệu quả, chúng ta cần được dạy cách đọc và không ngừng rèn luyện để nâng kỹ năng thành kỹ xảo. Vì thế mà xung quanh ta hầu như ai cũng biết đọc, nhưng hiệu quả thì không như nhau: Có người đọc nhanh, có người đọc chậm; có người đọc xong một văn bản là có thể trình bày lại nội dung, nhưng cũng có người đọc xong chẳng nhớ gì, hiểu gì. Để đọc có hiệu quả cần chú ý một số điểm sau đây: 51
18. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 1.1. Sự lĩnh hội khi đọc Khi đọc phải tập trung cao độ, phải đặt câu hỏi, phải phân tích và tự tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Đó là cách đọc tích cực. Ngược với đọc tích cực là đọc thụ động, tức là đọc mà không suy nghĩ, đọc chỉ để đọc, đọc một cách máy móc. Có hai thủ thuật để đọc tích cực: + Thủ thuật thứ nhất, đặt câu hỏi: các câu hỏi đặt ra không những nhằm phân tích, giải thích những thông tin chứa đựng trong văn bản mà còn giúp chúng ta ghi nhớ chúng. + Thủ thuật thứ hai, dùng kỹ thuật ghi nhớ. Có 3 thủ thuật ghi nhớ chủ yếu khi đọc: 1. Xác định bố cục của văn bản: ý chính, ý phụ, kết luận 2. Dùng các ký hiệu khác nhau như vòng tròn, đường chéo, dấu sao để phân biệt các ý quan trọng khác nhau; 3. Tóm lược văn bản. 1.2. Tốc độ đọc Có ba loại đọc: Đọc kỹ, đọc bình thường và đọc lướt. Tuỳ theo các loại văn bản và thói quen của mỗi người mà có các cách đọc khác nhau. 1.3. Phương pháp đọc nhanh Để đọc nhanh, các nhà nghiên cứu đã đưa ra các phương pháp sau đây: + Đọc không phát thành âm ( đọc câm ), tức đọc bằng mắt. + Mắt nhìn vào giữa trang văn bản và di chuyển từ trên xuống theo phương thẳng đứng; + Chỉ đọc một lần cho dù câu đó phức tạp, không đọc lùi lại; Chỉ sau khi đọc xong văn bản và suy nghĩ những điều đã đọc mới được phép đọc lại, nếu cần thiết. + Cố gắng hiểu những điều đọc được ngay trong lúc đọc, vì như vậy bạn có thể ghi nhớ tốt; + Luyện đọc thường xuyên để hoàn thiện kỹ thuật đọc nhanh. 2. Kỹ năng tóm tắt văn bản: 2.1. Tóm tắt văn bản là gì? Comment [U29]: ? Tóm tắt văn bản là trình bày lại nội dung của văn bản, có loại bỏ những thông tin không cần thiết theo mục đích đã định. 2.2. Những yêu cầu cơ bản trong tóm tắt văn bản Khi tóm tắt văn bản, bạn cần tuân thủ những yêu cầu sau: 52
19. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Cần loại bỏ tất cả những thông tin không cần thiết đối với mục đích tóm tắt; + Diễn đạt ngắn gọn, súc tích; + Phản ánh trung thực nội dung của văn bản gốc. + Diễn đạt nội dung của văn bản gốc theo cách của mình, hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng nguyên si các câu, các đoạn của văn bản gốc. 2.3. Các bước tiến hành tóm tắt văn bản gốc + Bước thứ nhất: Xác định số đoạn văn có trong văn bản gốc và chủ đề mỗi đoạn; + Bằng một hoặc một vài câu thích hợp tóm lược ý của mỗi đoạn; + Dùng các từ ngữ thích hợp liên kết các câu lại với nhau để có một văn bản tóm tắt.( ví dụ ) Comment [U30]: bỏ VI. Kỹ năng viết Viết một bài viết theo một chủ đề nào đó là một việc không đơn giản. Nó là cả một quá trình. Có thể chia quá trình này thành hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn viết. 1. Giai đoạn chuẩn bị viết Nội dung của giai đoạn chuẩn bị bao gồm: 1.1. Xác định chủ đề chung của văn bản Xác định chủ đề chung của văn bản tức là phải cân nhắc xem sẽ viết về cái gì. Điều này rất quan trọng đối với tính thống nhất của văn bản, bởi vì tất cả các ý được trình bày trong văn bản phải phục vụ cho chủ đề chung. Nói cách khác, chủ đề chung phải được thể hiện xuyên suốt trong toàn bộ văn bản. 1.2. Nghiên cứu tài liệu cần thiết Phải nghiên cứu các tài liệu cần thiết để thu thập thông tin, số liệu. Một văn bản tốt là một bản chứa đựng nhiều thông tin, số liệu, nhiều ví dụ cụ thể để minh hoạ cho các ý của nội dung văn bản. Các ví dụ đó càng có tính tiêu biểu thì càng tốt. 1.3. Lập dàn ý cho văn bản Đây là một công việc quan trọng. Các ý tưởng có được trình bày đầy đủ cân đối, chặt chẽ, mạch lạc hay không, điều này phụ thuộc vào việc lập dàn ý. Lập dàn ý bao gồm các bước sau: + Xác định các ý lớn; + Xác định các ý nhỏ trong mỗi ý lớn + Sắp xếp các ý 53
20. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 2. Giai đoạn viết Mỗi văn bản thường có 3 phần: mở đầu, triển khai và kết luận. 2.1. Viết phần mở đầu “Vạn sự khởi đầu nan”, nhiều khi chúng ta loay hoay mãi, nghĩ đủ cách mà vẫn không viết được phần mở đầu. Thực ra, vấn đề sẽ trở nên đơn giản hơn nếu chúng ta hiểu rõ nhiệm vụ của phần mở đầu. Về cơ bản phần mở đầu có hai nhiệm vụ: + Giới thiệu chủ đề chung: Nghĩa là đọc phần này, người đọc phải biết chúng ta viết về cái gì, trong phạm vi nào. Ở đây, nếu có, chúng ta nên cung cấp một số thông tin làm nền, làm bối cảnh cho chủ đề chung. + Thu hút sự chú ý của người đọc Để thu hút sự chú ý của người đọc, phần mở đầu nên viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ chọn lọc. Ngoài ra, những thông tin, số liệu cụ thể làm nền cũng làm tăng tính hấp dẫn của phần mở đầu. 2.2. Viết phần triển khai Trong phần khai triển, chúng ta lần lượt đưa ra và phát triển các ý theo dàn ý đã lập. Phần khai triển có thể viết một hay nhiều đoạn văn dài ngắn khác nhau. Vì vậy, để viết phần này, chúng ta phải nắm được kỹ năng viết một đoạn văn. Đoạn văn thường gồm một số câu gắn kết với nhau trên cơ sở một ý nhất định và cùng phát triển ý đó theo định hướng của người viết đưa ra. Tuy nhiên, có đoạn văn cũng chỉ gồm có một câu. Nhìn chung, đoạn văn thường được định vị trong một khổ viết, tức là nằm giữa hai dấu chấm xuống dòng. Các câu trong mỗi đoạn văn được phân thành 3 loại: + Câu chủ đề: Câu chủ đề có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề sẽ được đề cập trong đoạn văn. Đây là câu quan trọng nhất của đoạn văn, nó chỉ ra một cách vắn tắt vấn đề được bàn tới và nội dung chính của đoạn văn. Nó quan trọng cho cả người viết và người đọc. Với người viết, nó giúp xác định các thông tin cần hay không cần đưa vào đoạn văn; với người đọc, nó giúp họ nắm được nội dung chính của đoạn văn, hướng phát triển của nó. Câu chủ đề cần mang tính khái quát nhưng không nên quá khái quát, vì như vậy nó không định hướng cho người đọc về vấn đề cụ thể sẽ bàn. Còn nếu câu chủ đề quá chi tiết thì sẽ khó phát triển ý. + Câu khai triển: 54
21. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Các câu khai triển có nhiệm vụ thuyết minh, luận giải cho câu chủ đề, thường là bằng cách nêu nguyên nhân, cho ví dụ, đưa ra các con số thống kê, trích dẫn hoặc liên hệ thực tế. + Câu kết: Không phải đoạn văn nào cũng có câu kết. Tuy nhiên, nếu có thì nó sẽ rất hữu ích cho người đọc, bởi vì nó: Nó báo hiệu sự kết thúc của đoạn văn; Tóm lược ý quan trọng của đoạn văn. 2.3. Viết phần kết Nhiệm vụ của phần kết là báo hiệu cho người đọc biết được sự kết thúc của văn bản và gợi lên ở người đọc những suy nghĩ tiếp theo về chủ đề của văn bản. Phần kết thường được viết theo một trong 2 cách sau: - Tóm lược lại những vấn đề được trình bày trong văn bản; - Diễn giải lại chủ đề của văn bản; Phần kết cần ngắn gọn, súc tích và gây ấn tượng để người đọc khó quên những nội dung chính của văn bản. CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP Comment [U31]: bỏ Câu 1. Nêu những lợi ích của việc lắng nghe. Làm thế thế nào để lắng nghe có hiệu quả? Câu 2. Muốn thuyết phục có hiệu quả, bạn cần lưu ý những vấn đề gì? Câu 3. Thuyết trình là gì? Nêu những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị nói chuyện và trong quá trình tiến hành nói chuyện. Câu 4. Nêu phương pháp đọc nhanh. Câu 5. Tóm tắt văn bản là gì? Nêu những yêu cầu cơ bản của việc tóm tắt văn bản. Câu 6. Tại sao phải lập dàn ý cho văn bản? Nêu các bước khi lập dàn ý. Câu 7. Seneca nói: “ Im lặng là một nghệ thuật lớn lao của cuộc đàm thoại”. Bạn hãy giải thích câu nói đó. THỰC HÀNH Bài 1. Hãy tập làm dàn ý cho các bài viết với những chủ đề dưới đây: a. Ngoại ngữ trong công tác xã hội. b. Thể thao đối với sức khoẻ c. Các tệ nạn xã hội: ma tuý, mại dâm, HIV/ AIDS - những mối nguy hại của nó đối với xã hội. 55
22. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Bài 2. Thực hành kỹ năng lắng nghe: Từng cặp hai bạn một và tiến hành trò chuyện với nhau về một chủ đề tự chọn hoặc do giáo viên đưa ra để thực hành kỹ năng lắng nghe. Bài 3. Thực hành kỹ năng thuyết phục và kỹ năng diễn thuyết: Mỗi bạn chuẩn bị một bài nói chuyện trong khoảng thời gian từ 5 – 7 phút về một vấn đề tự chọn để trình bày trước lớp nhằm thuyết phục các bạn trong lớp. Bài4. Thực hành kỹ năng đọc: mỗi học sinh sưu tầm một bài báo khổ hẹp để tập đọc theo phương pháp đọc nhanh. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Ngô Công Hoàn – Hoàng Oanh ( 2000 ), Giao tiếp sư phạm, NXB Giáo dục Hà Nội. 2- Lê Thị Bừng ( 2000 ), Tâm lý học ứng xử, NXB Giáo dục Hà Nội. 3- Vũ Dũng ( 1995 ), Tâm lý học xã hội với quản lý, NXB Chính trị Quốc gia. 4- Thái Trí Dũng ( 1997 ), Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong quản trị và kinh doanh, NXB Thống kê. 5- Chu Văn Đức ( 2007), Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội. 6- Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàn ( 2000 ), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB chính trị Quốc gia. 7- Nguyễn Hiến Lê ( 2001 ), Bảy bước đến thành công, NXB Văn hoá thông tin Thành phố Hồ chí Minh. 8- Nguyễn Văn Lê ( 1999 ), Nhập môn khoa học giao tiếp, NXBGD Hà Nội. 56
23. Giáo trình: Kỹ năng giao tiếp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 57