›
›

Giáo trình Quản lý chương trình dân số kế hoạch hóa gia đình

pdf 51 trang hapham 3170
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản lý chương trình dân số kế hoạch hóa gia đình", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_quan_ly_chuong_trinh_dan_so_ke_hoach_hoa_gia_dinh.pdf

Nội dung text: Giáo trình Quản lý chương trình dân số kế hoạch hóa gia đình

  1. UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ HÀ ĐÔNG GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH Tài liệu đào tạo sơ cấp dân số y tế Hà Nội - Năm 2011
  2. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KHHGĐ Kế hoạch hóa gia đình SKSS Sức khỏe sinh sản DS-KHHGĐ Dân số - Kế hoạch hóa gia đình NKĐSS Nhiễm khuẩn đường sinh sản DS/SKSS/KHHGĐ Dân số/ Sức khỏe sinh sản/ Kế hoạch hóa gia đình SKSS/KHHGĐ Sức khỏe sinh sản/ Kế hoạch hóa gia đình CS SKSS Chăm sóc sức khỏe sinh sản BPTT Biện pháp tránh thai PTTT Phương tiện tránh thai DCTC Dụng cụ tử cung CBCT Cán bộ chuyên trách CTV Cộng tác viên UBND Ủy ban Nhân dân HĐBT Hội đồng Bộ trưởng TTg Thủ tướng UBTVQH Ủy ban thường vụ Quốc hội NĐ-CP Nghị định – Chính phủ BVSKBMTE/KHHGĐ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ, trẻ em, kế hoạch hóa gia đình UBQG- DS&KHHGĐ Ủy ban Quốc gia Dân số & Kế hoạch hóa gia đình QLNN Quản lý nhà nước TSGTKS Tỷ số giới tính khi sinh NCT Người cao tuổi HDI Chỉ số phát triển con người Năm X Năm hiện tại 1
  3. Lời nói đầu Công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình là một bộ phận quan trọng của Chiến lược phát triển đất nước, là yếu tố cơ bản để nâng cao chất lượng cuộc sống của con người, của từng gia đình và của toàn xã hội. Xác định mục tiêu, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng công tác quản lý dân số, kế hoạch hóa gia đình ở tuyến cơ sở. Giáo trình Quản lý chương trình dân số, sức khỏe sinh sản và kế hoạch hóa gia đình được biên soạn làm tài liệu học tập cho đối tượng là học viên đạt trình độ chuyên môn Trung cấp dân số - y tế, trên cơ sở Chương trình đào tạo dân số - y tế trình độ Trung cấp chuyên nghiệp đã được Bộ Y tế phê duyệt tại công văn 751/BYT-K2ĐT ngày 16/02/2011. Mục tiêu của tài liệu nhằm cung cấp những kiến thức, kỹ năng cơ bản nhất về nghiệp vụ quản lý, quản lý chương trình DS-KHHGĐ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác DS-KHHGĐ cho đội ngũ cán bộ cơ sở. Giáo trình bao gồm bốn bài: Bài 1. Quản lý chương trình dân số, kế hoạch hóa gia đình. Bài 2. Những nội dung cơ bản của lập kế hoạch Bài 3. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình ở tuyến cơ sở. Bài 4. Quản lý các dịch vụ dân số kế hoạch hóa gia đình Bài 5. Quản lý đối tượng thực hiện kế hoạch hóa gia đình và các dịch vụ dân số. Bài 6. Giám sát, đánh giá trong chương trình dân số, kế hoạch hóa gia đình tại cơ sở. Công tác Dân số, kế hoạch hóa gia đình luôn vẫn là một lĩnh vực mới ở nước ta. Vì vậy, trong quá trình biên soạn sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp, bổ sung của các nhà khoa học, các cán bộ quản lý và đông đảo bạn đọc để cuốn sách được hoàn thiện hơn. Tác giả 2
  4. MỤC LỤC Trang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1 Bài 1. QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ KẾ HOẠCH HOÁ GIA ĐÌNH 5 I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ 5 1. Khái niệm 5 2. Mục tiêu quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 8 3. Nguyên tắc quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 9 II. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ DS-KHHGĐ 10 1. Khái niệm 10 2. Các phương pháp quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ 11 3. Nội dung quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 11 III. QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ-KHHGĐ 11 1. Tiêu chuẩn lựa chọn, đề xuất Chương trình mục tiêu quốc gia 11 2. Quản lý chương trình mục tiêu quốc gia 14 Bài 2. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH 16 1. Khái niệm 16 2. Vai trò của kế hoạch 17 3. Tầm quan trọng của lập kế hoạch 17 4. Nguyên tắc lập kế hoạch 17 5. Kế hoạch tác nghiệp 18 6. Các thành phần của kế hoạch 24 Bài 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN 26 KẾ HOẠCH VỀ CÔNG TÁC DS-KHHGĐ Ở TUYẾN CƠ SỞ 26 I. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH 26 1. Khái niệm 26 2. Vai trò của kế hoạch 26 3. Tầm quan trọng của lập kế hoạch 27 4. Nguyên tắc lập kế hoạch 27 5. Kế hoạch tác nghiệp 28 6. Các thành phần của kế hoạch 39 II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM Ở TUYẾN CƠ SỞ 40 1. Mục đích, yêu cầu 40 2. Lập kế hoạch năm 41 III. LẬP KẾ HOẠCH TUẦN, THÁNG, QUÝ Ở CƠ SỞ 46 1. Sự cần thiết phải lập chương trình công tác tuần, tháng, quý 46 3
  5. 2. Lợi ích của việc lập chương trình công tác tuần, tháng, quý 46 3. Một số yêu cầu khi xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý 47 IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 48 1. Xây dựng kế hoạch triển khai 48 2. Điều hành thực hiện kế hoạch 48 3. Giám sát thực hiện 49 4. Điều chỉnh kế hoạch 50 5. Tổng kết và giao kế hoạch 50 Bài 4. QUẢN LÝ CÁC DỊCH VỤ DÂN SỐ- KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH 51 1. Khái niệm 51 2. Phân loại 51 3. Quản lý dịch vụ Dân số-KHHGĐ 53 4. Quản lý phương tiện tránh thai 54 Bài 5. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CỘNG TÁC VIÊN 58 DÂN SỐ - KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH 58 1. Chức năng 58 2. Nhiệm vụ 58 3. Tiêu chuẩn lựa chọn 59 4. Lập kế hoạch hoạt động 60 5. Điều hành, giám sát và đánh giá hoạt động của cộng tác viên 61 6. Hướng dẫn nghiệp vụ cho cộng tác viên 61 Bài 6. GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ 62 TRONG CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ-KHHGĐ TẠI CƠ SỞ 62 1. Giám sát các hoạt động về DS – KHHGĐ 62 2. Đánh giá các hoạt động về DS-KHHGĐ 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 4
  6. Bài 1. QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ KẾ HOẠCH HOÁ GIA ĐÌNH MỤC TIÊU - Trình bày được các khái niệm về quản lý, quản lý nhà nước về dân số, kế hoạch hóa gia đình; - Phân tích được các nguyên tắc và phương pháp quản lý, quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ. - Trình bày được những nội dung chính của các chức năng quản lý, quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ . I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ 1. Khái niệm 1.1. Quản lý Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. 1.2. Quản lý nhà nước Quản lý Nhà nước là dạng quản lý xã hội mang tính quyền lực Nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của con người. 1.3. Quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ Quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ là quá trình tác động có ý thức, có tổ chức của nhà nước đến các quá trình và yếu tố dân số nhằm làm thay đổi trạng thái dân số để đạt được mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản lý của nhà nước về DS-KHHGĐ là nhà nước với hệ thống các cơ quan của Nhà nước được phân chia thành các cấp và bao gồm cả 3 khu vực là lập pháp, hành pháp và tư pháp. Trong đó, quản lý hành chính (hành pháp) về DS-KHHGĐ là cực kỳ quan trọng. Trong lĩnh vực DS-KHHGĐ, Nhà nước chỉ tác động vào nhận thức và hành vi về DS-KHHGĐ hoặc liên quan đến DS-KHHGĐ. 1.4. Vai trò của quản lý chương trình DS-KHHGĐ ở xã, phường Quản lý chương trình DS-KHHGĐ ở xã, phường là hết sức quan trọng, là trách nhiệm của cộng đồng và toàn xã hội và là yếu tố quyết định thành công 5
  7. của công tác DS-KHHGĐ ở xã, phường. Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ các cấp, đặc biệt là tuyến xã, phường đóng vai trò chỉ đạo, huy động các ngành, đoàn thể, tổ chức xã hội, chính trị-xã hội và mọi tầng lớp nhân dân tham gia chương trình DS-KHHGĐ. 1.5. Các chức năng quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 1.5.1. Xây dựng pháp luật Xây dựng pháp luật về DS-KHHGĐ là toàn bộ quá trình nghiên cứu, soạn thảo, ban hành, phổ biến và thực thi các qui phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, hành vi của tổ chức, cá nhân trong các hoạt động về hoặc liên quan đến lĩnh vực DS-KHHGĐ. Đối tượng điều chỉnh của các văn bản qui phạm pháp luật về DS-KHHGĐ không chỉ bao gồm các tổ chức, cá nhân là đối tượng quản lý mà còn bao gồm cả các cơ quan, tổ chức cá nhân đóng vai trò là chủ thể quản lý. 1.5.2. Chức năng lập kế hoạch Chức năng lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn, xây dựng chương trình hành động trong tương lai của hệ thống. Trong công tác DS-KHHGĐ, lập kế hoạch là chức năng cơ bản của quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ, là sự mở đầu của quá trình quản lý, đồng thời là một biện pháp hữu hiệu của quản lý. Nhờ có kế hoạch mà hoạt động của toàn bộ hệ thống cơ quan quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ cũng như hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào công tác DS-KHHGĐ được tiến hành thống nhất và hướng vào mục đích chung. Lập kế hoạch đòi hỏi các nhà quản lý phải dự đoán được những gì xẩy ra trong tương lai, những vấn đề cần được ưu tiên giải quyết trong vô số những vấn đề về DS-KHHGĐ, giải pháp và phương thức thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Như vậy kế hoạch đề cập đến mục tiêu, mục đích của quản lý và các cách thức và phương tiện để đạt được mục tiêu, mục đích đó. Kế hoạch còn là căn cứ cho các hoạt động tổ chức, điều hành, giám sát và đánh giá kết quả, hiệu quả quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ nói riêng, công tác DS-KHHGĐ nói chung. 1.5.3. Chức năng tổ chức, điều hành 6
  8. Tổ chức là sự phối hợp hài hòa giữa các đối tượng quản lý, giữa các cá nhân hoặc giữa các nhóm trong việc thực hiện những hoạt động chung nhằm đạt được các mục tiêu đặc thù. Điều hành là một quá trình chỉ đạo và thường xuyên ra các quyết định để giải quyết các khó khăn, duy trì các hoạt động hợp lý và đảm bảo tiến độ thực hiện. Chức năng tổ chức, điều hành công tác DS-KHHGĐ là tập hợp những nhiệm vụ mà cơ quan nhà nước các cấp phải thực hiện nhằm thiết lập hệ thống quản lý cũng như vận hành hệ thống đó hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật theo định hướng của chính sách và kế hoạch về DS-KHHGĐ. 1.5.4. Chức năng giám sát, kiểm tra, thanh tra, đánh giá a) Giám sát Giám sát về DS-KHHGĐ là hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước nhằm phát hiện, chấn chỉnh những lệch lạc trái pháp luật, sai mục tiêu trong công tác DS-KHHGĐ. Các hoạt động giám sát của các cơ quan hành chính bao gồm: + Giám sát tuân thủ hiến pháp, pháp luật, chính sách của các cơ quan hành chính cấp dưới, của các tổ chức, công dân; + Giám sát việc thực hiện mục tiêu cũng như thực hiện tiến độ của các chương trình, kế hoạch; + Giám sát việc phân bổ, quản lý và sử dụng các nguồn lực đầu tư cho thực hiện các chương trình kế hoạch, dự án. b) Kiểm tra Trong quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ, kiểm tra được hiểu là hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước cấp trên nhằm xem xét mọi hoạt động của cấp dưới nhằm làm cho các hoạt động này được tiến hành theo đúng pháp luật, chính sách, đúng mục tiêu và đạt kết quả cao; Giúp phát hiện các sai sót, lệch lạc, vướng mắc trong hoạt động của cấp dưới để có biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho các hoạt động diễn ra đúng hướng. c) Thanh tra Hệ thống các cơ quan thanh tra nhà nước bao gồm các cơ quan thanh tra theo cấp Hành chính (Tổng Thanh tra nhà nước, Thanh tra tỉnh, thành phố, Thanh tra huyện/quận) và cơ quan thanh tra ở các cơ quan quản lý theo ngành, lĩnh vực (Bộ, cơ quan ngang bộ và thuộc bộ, thanh tra Sở thuộc UBND tỉnh). 7
  9. d) Đánh giá Đánh giá là một chức năng quan trọng của quản lý nói chung và quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ nói riêng, là khâu cuối và không thể thiếu của quá trình quản lý. Đánh giá là một hoạt động khoa học, có tính khái quát mà bản chất là sự so sánh giữa các phần việc, kết quả đã đạt được sau một khoảng thời gian nhất định với các mục tiêu đề ra để xem xét mức độ đạt được mục tiêu về DS-KHHGĐ. e) Điều phối Điều phối là một quá trình lồng ghép các hoạt động của nhiều đối tượng quản lý khác nhau (bao gồm các đối tượng quản lý trong và ngoài đơn vị) nhằm đảm bảo cho các hoạt động được tiến hành đồng bộ, tuân theo trật tự, tạo nên sự cộng hưởng trong việc thực hiện mục đích đề ra. 2. Mục tiêu quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 2.1. Khái niệm Mục tiêu quản lý nhà nước về DS-KHHGÐ là trạng thái DS-KHHGÐ mong muốn, phải đạt tới tại một thời điểm nào đó trong tương lai hoặc sau một thời gian nhất định. Những mục tiêu này phải thể hiện một cách tập trung những biến đổi quan trọng nhất về quy mô, cơ cấu, phân bổ và chất lượng dân số. 2.2. Hệ thống mục tiêu quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ 2.2.1. Về quy mô dân số Kiểm soát quy mô dân số “ thực hiện gia đình ít con, tiến tới ổn định mô dân số một cách hợp lý ” thông qua chương trình KHHGĐ nhằm tạo thuận lợi cho sự nghiệp phát triển đất nước và nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân luôn là mục tiêu được quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực DS-KHHGÐ của Nhà nước ta từ khi bắt đầu công tác DS-KHHGÐ cho đến nay. - Giai đoạn 2001-2010: + Quyết định số 147/2000/QĐ-TTg ngày 22/12/2000 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược Dân số Việt Nam giai đoạn 2001-2010 xác định, mục tiêu cụ thể là “Duy trì xu thế giảm sinh một cách vững chắc để đạt mức sinh thay thế bình quân trong toàn quốc chậm nhất vào năm 2005, ở vùng sâu, vùng xa và vùng nghèo chậm nhất vào năm 2010 để quy mô dân số, cơ cấu dân số và phân bố dân cư phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội vào năm 2010 ”. 8
  10. + Nghị quyết số 47-NQ/TW ngày 22/3/2005 của Bộ Chính trị về tiếp tục đẩy mạnh thực hiện chính sách DS-KHHGĐ, nêu rõ mục tiêu về quy mô dân số: “Nhanh chóng đạt mức sinh thay thế, tiến tới ổn định quy mô dân số ở mức 115-120 triệu người vào giữa thế kỷ 21”. Với các chỉ tiêu cụ thể về quy mô dân số phải đạt được vào năm 2010: Tổng tỉ suất sinh đạt mức thay thế, giảm tỉ lệ phát triển dân số tự nhiên xuống 1,1%, dân số cả nước không quá 88 triệu người. 2.2.2. Về cơ cấu dân số - Giai đoạn 2001 đến nay: Bên cạnh việc tiếp tục giải quyết những mục tiêu như các giai đoạn trước, sau năm 2005, mục tiêu về cơ cấu dân số được mở rộng thêm nội dung: + Kiểm soát tỷ số giới tính khi sinh (TSGTKS) nhằm hạn chế dần việc mất cân bằng giới tính khi sinh, tiến tới đưa tỉ số này trở lại mức cân bằng (105-106 trẻ sơ sinh trai/100 trẻ sơ sinh gái) vào năm 2025. Tỷ số giới tính khi sinh ở nước ta tăng liên tục từ mức 109 bé trai/100 bé gái năm 2005 lên 111,2/100 năm 2010 và 111,9/100 năm 2011. Mất cân bằng giới tính khi sinh trở thành vấn đề ”nóng” và dự kiến sẽ tiếp tục tăng. 3. Nguyên tắc quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ 3.1. Khái niệm Các nguyên tắc quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ là các quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản lý Nhà nước phải tuân thủ trong quá trình quản lý lĩnh vực DS-KHHGĐ. Để thực hiện tốt các chức năng quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ, đòi hỏi trong quá trình quản lý các nguyên tắc cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với mục tiêu quản lý về DS-KHHGĐ; - Phản ánh đúng tính chất và các quan hệ quản lý trong lĩnh vực DS- KHHGĐ, bao gồm cả tính chất và quan hệ chung, phổ biến của quản lý nhà nước nói chung và tính chất, quan hệ đặc thù riêng biệt của quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ; - Phải đảm bảo tính hệ thống nhất quán và được đảm bảo bằng pháp luật nhà nước; 9
  11. - Phải phù hợp môi trường toàn cầu hoá và hội nhập ngày càng sâu, rộng vào đời sống chính trị- kinh tế quốc tế. 3.2. Các nguyên tắc quản lý DS-KHHGĐ của nhà nước ta 3.2.1. Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác DS-KHHGĐ Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ ở các cấp phải thừa nhận và chịu sự lãnh đạo của Đảng. Nội dung lãnh đạo của Đảng đối với quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ thể hiện tập trung ở những nội dung chủ yếu sau: - Lãnh đạo, chỉ đạo việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách, pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch về DS-KHHGĐ; - Lãnh đạo, chỉ đạo việc xây dựng tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ, bố trí cán bộ chủ trì các cơ quan quản lý này; - Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật, kiểm tra đánh giá việc thực hiện các mục tiêu DS-KHHGĐ; - Đảm bảo cán bộ, Đảng viên gương mẫu thực hiện chính sách, pháp luật về DS-KHHGĐ, đồng thời tích cực vận động nhân dân tham gia, thực hiện. 3.2.2. Tôn trọng quy luật khách quan Mọi sự vật và hiên tượng trong tự nhiên và xã hội bao gồm cả các yếu tố và quá trình dân số đều tồn tại và vận động theo các quy luật khách quan. Các quy luật dân số là mối liên hệ bản chất, tất nhiên phổ biến, bền vững, lặp đi, lặp lại của các hiện tượng dân số, trong những điều kiện nhất định. Ví dụ: Quy luật quá độ dân số, quy luật “bùng nổ dân số” sau chiến tranh, quy luật hút, đẩy chi phối quá trình di dân Để có thể quản lý được các yếu tố quy mô, cơ cấu, phân bố và chất lượng dân số trên cơ sở tác động đến các hành vi của các cá nhân, đòi hỏi phải nhận thức được các quy luật về dân số. II. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ DS-KHHGĐ 1. Khái niệm Phương pháp quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của Nhà nước (chủ thể quản lý) đối vối các tổ chức, cá nhân (đối tượng quản lý) và khách thể quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu về DS-KHHGĐ; là biểu hiện cụ thể mối quan hệ giữa Nhà nước và các cơ quan của nó với các đối tượng quản lý về DS-KHHGĐ. 10
  12. 2. Các phương pháp quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ Phương pháp quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ được xem xét dưới nhiều khía cạnh khác nhau, do đó có nhiều cách phân loại khác nhau. Dưới góc độ nội dung và cơ chế hoạt động quản lý, phương pháp quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ bao gồm: 3. Nội dung quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ Pháp lệnh dân số do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua, ban hành năm 2003, quy định nội dung quản lý nhà nước về dân số bao gồm: 3.1. Xây dựng, tổ chức và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch và các biện pháp thực hiện công tác dân số; 3.2. Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về dân số; 3.3. Tổ chức, phối hợp thực hiện công tác dân số giữa cơ quan nhà nước, đoàn thể nhân dân và các tổ chức, cá nhân tham gia công tác dân số; 3.4. Quản lý, hưóng dẫn nghiệp vụ về tổ chức bộ máy và cán bộ quản lý nhà nước về dân số; 3.5. Tổ chức, quản lý công tác thu thập, xử lý khai thác, lưu trữ thông tin, số liệu về dân số công tác đăng ký dân số và hệ cơ sỏ dữ liệu quốc gia về dân cư; tổng điều tra dân số định kỳ; 3.6. Tổ chức, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác dân số; 3.7. Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực dân số; 3.8. Tổ chức, quản lý và thực hiện tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân thực hiện pháp luật về dân số; 3.9. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực dân số; 3.10. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xủ lý vi phạm pháp luật về dân số. III. QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DÂN SỐ-KHHGĐ 1. Tiêu chuẩn lựa chọn, đề xuất Chương trình mục tiêu quốc gia 1.1. Khái niệm 1.1.1. Chương trình 11
  13. Chương trình là một tập hợp mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ và hàng loạt các hoạt động đồng bộ, được gắn kết với nhau theo một trật tự nhất định để giải quyết một số vấn đề trong một thời gian nhất định. Chương trình có mục tiêu phát triển cụ thể thì gọi là chương trình mục tiêu. Tên của chương trình là tên của mục tiêu phát triển. 1.1.2. Chương trình mục tiêu quốc gia Chương trình mục tiêu quốc gia là một tập hợp các mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đồng bộ về kinh tế, xã hội, khoa học, công nghệ, môi trường, cơ chế, chính sách, tổ chức để thực hiện một hoặc một số mục tiêu đã được xác định trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội chung của đất nước trong một thời gian xác định. Một chương trình mục tiêu quốc gia gồm nhiều dự án khác nhau để thực hiện các mục tiêu của chương trình (mỗi dự án nhằm thực hiện một hay một số mục tiêu cụ thể hoặc một cấp độ mục tiêu của chương trình). Đối tượng quản lý và kế hoạch hoá được xác định theo chương trình, việc đầu tư được thực hiện theo dự án. 1.2. Tiêu chuẩn lựa chọn chương trình mục tiêu quốc gia - Các vấn đề được chọn để giải quyết bằng chương trình mục tiêu quốc gia phải là những vấn đề có tính cấp bách, liên ngành, liên vùng và có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội chung của đất nước, cần phải được tập trung nguồn lực và sự chỉ đạo của Chính phủ, các bộ, ngành để giải quyết trong thời gian ngắn nhất. - Mục tiêu của chương trình mục tiêu quốc gia phải nằm trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Chương trình quốc gia có thể có một hoặc một số mục tiêu, nhưng mục tiêu phải được xác định rõ ràng, lượng hoá được và dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện. - Thời gian thực hiện chương trình là thời gian cần thiết cho việc đạt được mục tiêu của chương trình nên phải quy định giới hạn, thường là 5 năm hoặc phải phân kỳ thực hiện cho từng giai đoạn 5 năm. Trường hợp thời gian cần thiết của chương trình dài hơn 5 năm và không phù hợp với thời gian của kế hoạch 5 năm thì phải xác định cho phù hợp. 1.3. Những nội dung cơ bản của Chương trình mục tiêu quốc gia 12
  14. Việc xây dựng chương trình mục tiêu quốc gia được tiến hành cùng với việc xây dựng kế hoạch hàng năm và 5 năm. 1.3.1. Căn cứ xây dựng chương trình mục tiêu quốc gia a) Xác định yêu cầu khách quan phải hình thành chương trình, bao gồm: - Phân tích, đánh giá thực trạng tình hình thuộc lĩnh vực của chương trình mục tiêu quốc gia sẽ xử lý, luận chứng những vấn đề cấp bách phải giải quyết bằng chương trình quốc gia. - Căn cứ vào các số liệu và các chỉ tiêu đặc trưng nhất về kinh tế - xã hội trong một số năm để xem xét xu hướng phát triển của vấn đề mà chương trình mục tiêu quốc gia sẽ giải quyết. b) So sánh các chỉ tiêu giữa các vùng, các khu vực và quốc tế để rút ra mức độ cấp bách của vấn đề phải giải quyết. c) Các vấn đề xã hội mà Chính phủ Việt Nam cam kết với quốc tế. 1.3.2. Mục tiêu của chương trình mục tiêu quốc gia Mục tiêu của chương trình mục tiêu quốc gia phải nằm trong chiến lược chung về phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Chương trình mục tiêu quốc gia có thể có một hoặc một số mục tiêu, nhưng các mục tiêu phải được xác định rõ ràng, lượng hoá được và cũng dễ dàng trong việc tính toán, kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện. Có thể phân định mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài khi kết thúc chương trình mục tiêu quốc gia. 1.3.3. Thời gian thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia Là thời gian cần thiết cho việc đạt được mục tiêu của chương trình mục tiêu quốc gia. Thời gian này phải có giới hạn, thường là 5 năm. 1.3.4. Phạm vi hoạt động, địa bàn của chương trình mục tiêu quốc gia Phạm vi hoạt động của toàn bộ chương trình và từng dự án là giới hạn tác động trực tiếp của chương trình, dự án đến ngành nào, lĩnh vực nào, vùng nào hay đối với cả nước. Phạm vi hoạt động liên quan đến quy mô và địa bàn thực hiện chương trình, dự án. 1.3.5. Các giải pháp cần thiết bảo đảm thực thi chương trình a) Giải pháp về nguồn vốn Giải pháp về nguồn vốn của chương trình mục tiêu quốc gia là xác định các biện pháp để đảm bảo tổng mức vốn cần thiết cho việc thực hiện các mục 13
  15. tiêu của chương trình. Tổng mức vốn được tính toán căn cứ vào mức vốn của từng dự án cho cả thời kỳ thực hiện chương trình và cho từng năm. b) Giải pháp về nhân lực Bao gồm các giải pháp đảm bảo đủ nhân lực để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, gồm cả khâu quản lý và triển khai thực hiện. Tính toán chi phí quản lý, chi phí đào tạo, kể cả chi phí thuê chuyên gia nước ngoài (nếu có). c) Giải pháp về vật tư, nguyên liệu, phương tiện, thiết bị Mô tả công nghệ lựa chọn về đặc trưng kinh tế - kỹ thuật, đánh giá mức độ thích hợp, ưu điểm và hạn chế. Nguồn cung cấp công nghệ, thiết bị, máy móc và lý do lựa chọn (ưu tiên mua hàng sản xuất trong nước). 2. Quản lý chương trình mục tiêu quốc gia 2.1. Phân bổ vốn cho các chương trình mục tiêu quốc gia - Căn cứ tổng mức kinh phí của chương trình được cấp có thẩm quyền thông báo, cơ quan quản lý chương trình mục tiêu quốc gia chủ trì, phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính dự kiến phương án phân bổ kinh phí của chương trình mục tiêu quốc gia cho từng dự án và chi tiết cho các Bộ, ngành, cơ quan trung ương và các tỉnh phù hợp với các mục tiêu, nhiệm vụ đã được duyệt (trong trường hợp còn có ý kiến chưa thống nhất về cơ cấu và mức vốn cụ thể cho các đơn vị thực hiện thì ý kiến của cơ quan quản lý chương trình là quyết định). - Kết quả phân bổ kinh phí của chương trình mục tiêu quốc gia được gửi về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính để tổng hợp vào ngân sách chung của Bộ, ngành, cơ quan trung ương và các tỉnh, trình Thủ tướng Chính phủ quyết định. - Phân bổ chi tiết kế hoạch, dự toán chi Chương trình mục tiêu quốc gia và báo cáo kết quả phân bổ vốn: 2.2. Giao chỉ tiêu kế hoạch các chương trình mục tiêu quốc gia (a) Thủ tướng Chính phủ giao các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương và Uỷ ban nhân dân tỉnh các chỉ tiêu. (b) Đối với các Bộ, ngành, cơ quan trung ương. Căn cứ dự toán ngân sách đã được Thủ tướng Chính phủ giao và hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch 14
  16. và Đầu tư, tiến hành phân bổ, giao nhiệm vụ, mục tiêu và kinh phí cho đơn vị thực hiện, gửi Bộ Tài chính để thẩm định, làm căn cứ cấp phát ngân sách. (c) Đối với các tỉnh, hàng năm, căn cứ tổng dự toán nhân sách và mục tiêu, nhiệm vụ của các chương trình mục tiêu quốc gia được Thủ tướng Chính phủ giao, huy động các nguồn lực của địa phương theo luật định để bổ sung cho việc thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia. Uỷ ban nhân dân tỉnh tiến hành việc phối hợp, lồng ghép và phân bổ kinh phí theo từng mục tiêu, nhiệm vụ của các chương trình mục tiêu quốc gia thực hiện trên địa bàn (bao gồm vốn đầu tư phát triển và vốn sự nghiệp), trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt cùng với việc phê duyệt phân bổ dự toán ngân sách địa phương hàng năm. 2.3. Cơ chế cấp phát và quyết toán kinh phí của các chương trình Kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia được cân đối trong dự toán chi ngân sách trung ương do Bộ Tài chính cấp cho các Bộ, ngành, cơ quan trung ương để thực hiện nhiệm vụ của chương trình mục tiêu quốc gia do trung ương quản lý và cấp bổ sung có mục tiêu cho các tỉnh để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của các chương trình mục tiêu quốc gia do địa phương quản lý. Việc cấp phát, quản lý, quyết toán kinh phí chi chương trình mục tiêu quốc gia được thực hiện theo luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Chế độ chi tiêu của các chương trình mục tiêu quốc gia thực hiện theo chế độ chi tiêu tài chính hiện hành áp dụng đối với các khoản chi từ nguồn vốn ngân sách nhà nước, vốn vay, viện trợ, vốn tín dụng và các chế độ chi đặc thù của từng chương trình, dự án (nếu có) 2.4. Công khai thông tin - Cơ quan quản lý Chương trình mục tiêu quốc gia ở Trung ương có trách nhiệm công khai thông tin về Chương trình mục tiêu quốc gia thuộc quyền quản lý. - Thông tin Chương trình mục tiêu quốc gia cần công khai bao gồm: CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ 1. Quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ và các nội dung quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ? 2. Nội dung của các nguyên tắc quản lý nhà nước về DS-KHHGĐ. 15
  17. 3. Công cụ quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ là gì? Các công cụ quản lý Nhà nước về DS-KHHGĐ chủ yếu? 4. Phương pháp quản ý Nhà nước về DS-KHHGĐ là gì? Vai trò của các phương pháp quản lý? Bài 2. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH MỤC TIÊU - Trình bày được những khái niệm cơ bản, nguyên tắc và các bước lập kế hoạch; vai trò, nhiệm vụ kế hoạch; - Biết cách xác định vấn đề; mục tiêu; xác định hoạt động thực hiện mục tiêu và lập được một báo cáo kế hoạch, kế hoạch hoạt động. Lập ma trận logic. - Trình bày được mối quan hệ giữa các cấp lập kế hoạch; Biết cách tổ chức thực hiện kế hoạch. 1. Khái niệm 1.1. Lập kế hoạch Lập kế hoạch là một quá trình các nhà quản lý phải dự đoán được những gì sẽ xẩy ra trong tương lai, những vấn đề cần được ưu tiên giải quyết và quyết định sẽ phải thực hiện những gì và bằng công cụ nào để đạt được kết quả mong muốn. Nói cách khác, lập kế hoạch là việc xác định các quyết định để trả lời những câu hỏi: Phải làm gì? Làm như thế nào? Bằng phương tiện gì? Vào lúc nào? Ở đâu? Ai sẽ làm những việc đó và kết quả sẽ ra sao? 1.2. Kế hoạch tác nghiệp Bao gồm danh sách các hoạt động, công việc chi tiết để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp với thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và kết quả đạt được. Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng nhằm tập trung vào những hoạt động đặc biệt với cách thể hiện hợp lý theo từng mục tiêu cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng quản lý hiểu rõ và triển khai thực hiện trong khoảng thời gian ngắn (thường từ 1 tuần đến 1 năm). 16
  18. 2. Vai trò của kế hoạch 2.1. Kế hoạch là phương tiện để xác định các mục tiêu quản lý đúng đắn, phù hợp của chủ thể quản lý. 2.2. Sử dụng kế hoạch để tổ chức, phối hợp, động viên và định hướng hoạt động cho các đối tượng quản lý vào việc thực hiện mục tiêu xác định. 2.3. Sử dụng kế hoạch nhằm vào mục tiêu xác định thể hiện nội dung quá trình hoạt động quản lý trên thực tế. 2.4. Kế hoạch là phương tiện đo lường, đánh giá kết quả, hiệu quả quá trình quản lý trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội. Kế hoạch là một công cụ quản lý hữu hiệu và được sử dụng chung trong mọi hoạt động quản lý của các lĩnh vực kinh tế - xã hội ở mọi cấp từ trung ương đến cơ sở và ở mọi khâu của quá trình quản lý. Các chủ thể quản lý luôn coi việc xây dựng kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý nhằm xây dựng các quyết định về mục tiêu, chương trình hành động và bước đi cụ thể trong một thời gian nhất định của hệ thống quản lý. 3. Tầm quan trọng của lập kế hoạch - Lập kế hoạch giúp cho các nhà quản lý thấy rõ được những hoạt động cần thiết, các công việc cụ thể cần phải tiến hành để đạt được kết quả dự kiến. - Lập kế hoạch tốt sẽ đảm bảo thực hiện mục tiêu một cách nhất quán, sẽ cho phép lựa chọn các hoạt động hợp lý, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả của các hoạt động theo một trật tự và đồng bộ. - Lập kế hoạch tốt sẽ sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực, vật lực, tài chính cũng như tiết kiệm thời gian và là một công cụ hữu hiệu để thực hiện tốt các chức năng điều hành, điều phối, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và quản lý tài chính. - Lập kế hoạch hoạt động sẽ quy định những mục tiêu trung gian, các hoạt động tương ứng, trình tự ưu tiên để thực hiện nhằm tạo ra sự cân đối nhịp nhàng giữa các hoạt động của chương trình DS-KHHGĐ. 4. Nguyên tắc lập kế hoạch Kế hoạch được xây dựng và thể hiện bằng nhiều hình thức cụ thể khác nhau, nhưng đều phải tuân theo những nguyên tắc nhất định nhằm bảo đảm là công cụ quản lý quan trọng và có hiệu lực. Các nguyên tắc cụ thể gồm: - Mục đích của kế hoạch phải được xác định rõ ràng. Mục đích hay nhiệm vụ cần giải quyết, mục tiêu hay kết quả mong muốn cần đạt được, các 17
  19. hoạt động hay các công việc chi tiết cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết đã được bàn bạc thống nhất và dẫn tới lợi ích rõ ràng. - Kế hoạch phải dựa trên cơ sở khoa học và số liệu đáng tin cậy. Kế hoạch phải dựa vào quy luật vận động của vấn đề để xác định mục tiêu; dựa vào phương pháp phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân, đánh giá tác động theo phương pháp luận khoa học; dựa vào tình hình thực tế và dự báo đáng tin cậy. Sử dụng nguồn thông tin, số liệu chính xác, tin cậy để đảm bảo tính khoa học và thực tiễn của kế hoạch. - Kế hoạch đề ra phải đo đếm được khi triển khai thực hiện. Muốn vậy, kế hoạch phải có chỉ tiêu kế hoạch, chỉ báo kiểm định mục tiêu, đầu ra, hoạt động với phương tiện xác minh, tin cậy để đo đếm được kết quả đjat được, sản phẩm, đầu ra của hoạt động. - Kế hoạch phải có tính khả thi. Kế hoạch phải phù hợp với tình hình thực tế, năng lực thực hiện và khả năng có thể có của nguồn lực. Nếu kế hoạch dựa vào “những mong muốn chủ quan”, không khả thi thì sẽ làm tổn hại đến mục tiêu khác và ảnh hưởng tới chức năng khác của quản lý. - Mọi kế hoạch cục bộ phải được lồng ghép trong kế hoạch tổng thể. Mọi kế hoạch cục bộ của các bộ phận, cấp quản lý phải được lồng ghép trong kế hoạch tổng thể của chủ thể quản lý. Sự lồng ghép thể hiện ở sự thích ứng với mục đích và nhiệm vụ của vấn đề quản lý, thể hiện trong mối quan hệ ngang và dọc trong hệ thống của chủ thể quản lý và trong sự tác động tương hỗ lẫn nhau giữa các kế hoạch cục bộ. - Kế hoạch phải linh hoạt. Kế hoạch phải phù hợp với những thay đổi thông thường trong môi trường, phải tương ứng với giả định có thể xẩy ra và có phương án để triển khai theo giả định đó. - Kế hoạch phải được công khai hoá. Kế hoạch phải được thảo luận công khai giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý và được cung cấp đầy đủ thông tin cho các cấp quản lý và đối tượng quản lý. Nội dung công khai kế hoạch bao gồm về mục tiêu quản lý, chỉ tiêu kế hoạch, nhiệm vụ, giải pháp, hoạt động, công việc cụ thể, tiến độ, nguồn lực (nhất là nguồn tài chính). 5. Kế hoạch tác nghiệp 5.1. Các hình thức của kế hoạch tác nghiệp Có 5 hình thức thể hiện khác nhau, đó là: 18
  20. - Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng cho toàn bộ nhiệm vụ của một tổ chức, một chương trình hay một dự án mà chủ thể quản lý được phân công thực hiện trong thời hạn 1 năm và thường gọi là kế hoạch hàng năm. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện đầy đủ các hoạt động cần phải tiến hành, hoặc chỉ thể hiện các công việc chi tiết thì gọi là kế hoạch hoạt động. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện thời gian để thực hiện hoạt động thì gọi là kế hoạch tiến độ. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện sự phát triển của các chỉ tiêu phát triển thì gọi là kế hoạch phát triển. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện nhu cầu kinh phí thì gọi là kế hoạch kinh phí hay dự toán kinh phí. 5.2. Nhiệm vụ của kế hoạch tác nghiệp Một kế hoạch tác nghiệp hoàn chỉnh sẽ trả lời những câu hỏi sau đây: - Để thực hiện một mục tiêu hay nhiệm vụ của chương trình, dự án thì trong thời gian tới cần đạt được kết quả gì (xây dựng mục tiêu)? - Nếu đạt được kết quả thì cái gì có thể xảy ra và những điều xảy ra sẽ như thế nào (xác định xu hướng của mục tiêu và ảnh hưởng của nó)? - Phải làm như thế nào để tìm ra được tất cả các hoạt động cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu (lập danh mục các hoạt động)? - Hoạt động nào là quan trọng nhất và nếu hoạt động này không thực hiện được thì kết quả sẽ ra sao (phân tích hoạt động)? - Các công việc cụ thể nào cần được thực hiện tiếp theo và công việc nào là chủ yếu, công việc nào là phụ trợ (phân tích chi tiết hoạt động)? - Trình tự thực hiện các hoạt động, các công việc cụ thể và quy mô, chất lượng các hoạt động, công việc theo thứ tự ưu tiên (xác định thứ tự và mức độ ưu tiên)? - Những công việc nào cần diễn giải chi tiết trong kế hoạch tác nghiệp để triển khai thực hiện (các điều kiện hỗ trợ)? - Ai là người chịu trách nhiệm chính, những người tham gia và người có liên quan. Người được phân công có đủ kỹ năng và thời gian để thực hiện công việc hay không (phân công người thực hiện)? - Khi nào các công việc sẽ được tiến hành, sữ được kết thúc và địa điểm thực hiện (thời gian và địa điểm)? 19
  21. - Chi phí để thực hiện các công việc được vạch ra sẽ là bao nhiêu. Các chi phí này có thực tế không, có phù hợp với những quy định hiện hành không? 5.3. Cấu trúc của kế hoạch tác nghiệp Ứng với mỗi hình thức kế hoạch tác nghiệp khác nhau thì có cấu trúc của kế hoạch tác nghiệp tương ứng. - Cấu trúc của kế hoạch hàng năm tương tự như cấu trúc chung của kế hoạch nhưng được chi tiết, cụ thể hơn (gồm hai thành phần là báo cáo kế hoạch và chỉ tiêu kế hoạch). - Cấu trúc của kế hoạch phát triển, kế hoạch tiến độ, kế hoạch kinh phí, kế hoạch phân công nhiệm vụ thì được thể hiện bằng biểu tương 5.4. Các bước lập kế hoạch tác nghiệp Để xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của chương trình, dự án hoặc thực hiện các hoạt động nhằm đạt mục tiêu, các nhà quản lý cần tuân thủ các bước xây dựng kế hoạch sau đây: Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của kế hoạch - Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài để khẳng định vị trí, ý nghĩa, tác dụng và lợi ích của mục đích, mục tiêu. - Phân tích hiện trạng và xu hướng vận động trong tương lai của mục tiêu để thấy được cơ hội phát triển, làm cơ sở cho việc lựa chọn quyết định. - Phân tích các nhân tố tác động, những nhân tố tích cực, nhân tố kìm hãm và ảnh hưởng của mỗi nhân tố đối với mục tiêu. Rút ra những nguyên nhân và bài học kinh nghiệm. Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ (hay là các đầu ra để tạo lập mục tiêu) - Các nhiệm vụ chủ yếu này có tác động trực tiếp, mạnh mẽ đến mục tiêu và chúng cần đạt được ở mức độ nào, thời điểm nào. - Các nhiệm vụ chủ yếu có thể là sản phẩm trực tiếp hoặc có thể là sản phẩm trung gian do các hoạt động tạo ra, nhưng phải bảo đảm rằng: Nếu thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu thì mới tạo lập được mục tiêu. - Xác định những nhiệm vụ mà không có khả năng thực hiện để có giả thiết về ảnh hưởng của nó đối với mục tiêu. - Phân tích thực trạng các đầu ra, các thuận lợi, khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ và khả năng hoàn thành các nhiệm vụ chủ yếu. Bước 3: Xây dựng các hoạt động và thực hiện nhiệm vụ 20
  22. - Liệt kê được tất cả các hoạt động cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và diễn tả chi tiết các hoạt động. Mỗi hoạt động càng được diễn tả chi tiết bằng các công việc cụ thể bao nhiêu, càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện kế hoạch và giám sát, đánh giá bấy nhiêu. Nếu bỏ sót một công việc cụ thể thì khi thực hiện hoạt động sẽ bị gián đoạn, nhưng nếu công việc cụ thể bị trùng lắp thì sẽ tạo nên sự lãng phí hoặc nếu bỏ sót một hoạt động thì có thể không hình thành được đầu ra. - Xác định kết quả đạt được của mỗi hoạt động ở thời điểm hiện tại và thời điểm kết thúc kế hoạch để bảo đảm cho việc tạo lập các đầu ra. - Phân tích tác động của mỗi hoạt động trong việc tạo lập nhiệm vụ chủ yếu và lựa chọn những hoạt động cần sự ưu tiên và mức độ ưu tiên cần thiết đối với mỗi hoạt động đó. - Để phân tích tác động của mỗi hoạt động là có cơ sở khoa học, cần lựa chọn phương pháp thích hợp và có khả năng đo lường được, sử dụng các dự báo, chính sách, những giả thiết về môi trường và điều kiện mà trong đó có thể thực hiện được mỗi hoạt động. - Cơ sở phân tích là hệ thống thông tin số liệu chuẩn xác. Vì vậy cần sử dụng hệ thông tin theo chiều ngang và chiều dọc giữa các cơ quan kế hoạch với thông tin của các ngành, các cấp. Bước 4: Xác định các điều kiện liên quan - Phân tích môi trường tiến hành hoạt động bao gồm những điều kiện thuận lợi, khó khăn. - Xây dựng những giả định khi tiến hành hoạt động và những rủi ro, những ảnh hưởng xấu và có giải pháp khắc phục. - Xác định thời gian, địa điểm để thực hiện các hoạt động và sắp xếp các hoạt động theo đúng trình tự vận động của nó, đúng thời gian, theo những địa điểm phù hợp được lựa chọn. Bước 5: Đánh giá năng lực của đơn vị thực hiện (các bên tham gia) - Chức năng, nhiệm vụ được giao là phù hợp với việc thực hiện các hoạt động, công việc cụ thể. - Cơ cấu tổ chức của đơn vị có thích hợp với việc thực hiện các hoạt động, công việc được giao. - Nhân viên trong đơn vị có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác, có sự phối hợp tốt ở bên trong đơn vị và với đơn vị bên 21
  23. ngoài, thái độ tích cực, nhiệt tình tham gia thực hiện các hoạt động, công việc được giao. - Có đủ khả năng vật chất (phương tiện, trang thiết bị, tài chính) đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động, công việc cụ thể. - Bên cạnh đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm chính để thực hiện hoạt động, cần giao nhiệm vụ cho đơn vị, cá nhân phối hợp tham gia và đơn vị, cá nhân có liên quan nhằm đảm bảo khả năng thực hiện hoạt động, công việc có hiệu quả. Bước 6: Xác định nhu cầu về nguồn lực (các yếu tố đầu vào) Nguồn lực được đảm bảo là làm cho kế hoạch tác nghiệp có ý nghĩa và có khả năng thực thi. Trên cơ sở dự toán các khoản chi tiêu một cách cân đối và hợp lý sẽ làm cho ngân sách trở thành một phương tiện kết hợp các kế hoạch tác nghiệp với nhau. Ngân sách Nhà nước là một tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến trong việc thực hiện mục tiêu. Bước 7: Đánh giá phương án hành động - Nghiên cứu tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn những hoạt động có nhiều ưu điểm nhằm làm giảm bớt số lượng các phương án lựa chọn. - Phân tích hiệu quả của từng hoạt động là tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi hoạt động, là phân tích tác động của mỗi hoạt động đến mục tiêu và nhiệm vụ. Từ đó lựa chọn các hoạt động, sắp xếp trình tự các hoạt động theo thứ tự ưu tiên và mức độ ưu tiên. - Đánh giá phương án hành động là đánh giá kết quả đạt được của từng phương án và tác dụng của chúng đối với việc thực hiện mục tiêu. - Đánh giá phương án cũng cần xem xét đến nguồn lực. Các nguồn ngân sách không phải lúc nào cũng đáp ứng nhu cầu. Vì vậy, cần đánh giá các phương án hành động xem có phù hợp với khả năng tài chính hay không, có mang lại hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội không. Bước 8: Lựa chọn phương án tối ưu Phương án tối ưu là một phương án thích hợp nhất, có hiệu quả đối với tổ chức quản lý và đối với xã hội. Phương án kế hoạch này đã được phân tích, thảo luận thống nhất trong nội bộ hệ thống quản lý và được chủ thể quản lý lựa chọn phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức mình. 22
  24. 5.5. Cách thể hiện của kế hoạch tác nghiệp 5.5.1. Biểu tổng hợp - Một cột để liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi thời gian bắt đầu và hoàn thành; - Một cột để ghi địa điểm thực hiện hoạt động; - Một cột để ghi đơn vị và cá nhân có trách nhiệm thực hiện; - Một cột để ghi kinh phí đảm bảo; - Một cột để ghi kết quả đạt được. 5.5.2. Biểu kế hoạch phát triển - Một cột để liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi đơn vị tính khối lượng các hoạt động hoặc công việc; Nhiều cột để ghi khối lượng hoạt động hoặc công việc qua các năm 5.5.3. Biểu phân bổ và sử dụng nguồn lực - Một cột liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi đơn vị tính khối lượng các hoạt động hoặc công việc; - Một cột để ghi khối lượng công việc; - Một cột để ghi định mức (hoặc mức chi phí) trên đơn vị khối lượng; - Một cột để ghi nhu cầu nguồn lực (hoặc tổng kinh phí); 5.5.4. Biểu phân công đơn vị thực hiện - Một cột liệt kê các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện các hoạt động; - Nhiều cột để ghi các hoạt động theo địa điểm hoặc mức kinh phí. 5.5.5. Biểu kế hoạch theo tiến độ (Biểu đồ Grant) - Một cột để liệt kê các hoạt động và công việc; - Nhiều cột để ghi thời gian (có thể theo ngày, tuần, tháng, quí, năm); - Một cột để liệt kê người chịu trách nhiệm thực hiện. 5.5.6. Nội dung của kế hoạch tác nghiệp 5.5.6.1. Lập kế hoạch bắt đầu với mục đích và nhiệm vụ Mục đích và nhiệm vụ của chương trình DS-KHHGĐ được thể hiện thông qua các chỉ tiêu về nhân khẩu học và các chi tiêu về kế hoạch hóa gia đình. 5.5.6.2. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động quan trọng 23
  25. - Liệt kê được tất cả những hoạt động để thực hiện mục tiêu; - Phân tích tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn những hoạt động quan trọng nhất và mức độ ưu tiên cần thiết. Đây là vấn đề khó khăn nhất của nhà quản lý, vì thiếu phương pháp đánh giá tác động chính xác và đo lường được. Mặt khác khi phân tích, nhà quản lý phải giả sử là “Nếu các hoạt động này không được thực hiện thì kết quả sẽ ra sao”? - Những hoạt động nào nên tiếp tục thực hiện trong năm tới và những hoạt động nào cần phải dừng lại hay hạn chế quy mô và phạm vi thực hiện. - Những người được phân công thực hiện có đủ kỹ năng, thời gian và tín nhiệm để thực hiện nó một cách có hiệu quả hay không. - Kinh phí sẽ là bao nhiêu để thực hiện các hoạt động này? Khả năng huy động các nguồn kinh phí có đáp ứng được nhu cầu hay không? 5.5.6.3. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết Mỗi một hoạt động, dù đã được lựa chọn, ưu tiên, nhưng nếu không diễn tả chi tiết thì có thể không triển khai thực hiện được hoặc có triển khai thì cũng không tuân theo một trình tự thích hợp. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết giúp cho nhà quản lý cũng như nhân viên sắp xếp được những công việc của mình hoặc do người khác tiến hành, giúp cho các cấp thực hiện phát huy tính linh hoạt, sáng tạo và giúp cho các giám sát viên dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đôn đốc. 6. Các thành phần của kế hoạch 6.1. Báo cáo kế hoạch (a) Phần mở đầu Trình bày vị trí của kế hoạch trong việc giải quyết mục tiêu quản lý hoặc thực trạng mục tiêu quản lý so với yêu cầu đề ra. - Mức sinh và giảm tỷ lệ sinh; - Thực hiện KHHGĐ. - Thực hiện các chỉ tiêu về chất lượng dân số. (b) Tình hình thực hiện kế hoạch (giai đoạn trước) Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu, các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch, cơ chế và tổ chức thực hiện. So sánh với kế hoạch đề ra để thấy mức độ đạt được. (c) Phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch (trong thời gian tới). - Mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch. 24
  26. - Nhiệm vụ kế hoạch và những kết quả cần đạt được trong kế hoạch. (d) Các giải pháp thực hiện kế hoạch Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày từ giải pháp chung đến các giải pháp cụ thể và các hoạt động chi tiết. (e) Tổ chức thực hiện kế hoạch Bao gồm tiến độ thực hiện, cơ chế thực hiện, trách nhiệm của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã, cán bộ DS-KHHGĐ xã, cộng tác viên DS-KHHGĐ xã và các đối tượng quản lý của chương trình. 6.2. Chỉ tiêu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch biểu hiện về mặt số lượng và chất lượng của các nhiệm vụ kế hoạch, thông qua đó giúp chủ thể quản lý xác định được tốc độ phát triển của công tác DS-KHHGĐ, quy mô và hiệu quả sử dụng các nguồn lực được cấp. Nhờ có các chỉ tiêu kế hoạch mà kế hoạch có được tính xác định cụ thể. 6.3. Dự toán kinh phí Là tính toán nhu cầu kinh phí cần đảm bảo để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch trên cơ sở cơ chế, chính sách hiện hành. CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ 1. Hãy nêu khái niệm, tầm quan trọng và nguyên tắc lập kế hoạch? 2. Trình bày nhiệm vụ và các bước lập kế hoạch tác nghiệp? 3. Trình bày quy trình thực hiện và quy trình tổng hợp kế hoạch? Các thành phần của kế hoạch? 4. Hãy nêu các nhiệm vụ của công tác kế hoạch ở tuyến cơ sở? 5. Những vấn đề tồn tại, thách thức thường gặp về DS-KHHGĐ ở tuyến xã, phường? 25
  27. Bài 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VỀ CÔNG TÁC DS-KHHGĐ Ở TUYẾN CƠ SỞ MỤC TIÊU - Trình bày được những khái niệm cơ bản, nguyên tắc và các bước lập kế hoạch; vai trò, nhiệm vụ kế hoạch; - Biết cách xác định vấn đề; mục tiêu; xác định hoạt động thực hiện mục tiêu và lập được một báo cáo kế hoạch, kế hoạch hoạt động. Lập ma trận logic. - Trình bày được mối quan hệ giữa các cấp lập kế hoạch; Biết cách tổ chức thực hiện kế hoạch. I. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH 1. Khái niệm 1.1. Lập kế hoạch Lập kế hoạch là một quá trình các nhà quản lý phải dự đoán được những gì sẽ xẩy ra trong tương lai, những vấn đề cần được ưu tiên giải quyết và quyết định sẽ phải thực hiện những gì và bằng công cụ nào để đạt được kết quả mong muốn. Nói cách khác, lập kế hoạch là việc xác định các quyết định để trả lời những câu hỏi: Phải làm gì? Làm như thế nào? Bằng phương tiện gì? Vào lúc nào? Ở đâu? Ai sẽ làm những việc đó và kết quả sẽ ra sao? 1.2. Kế hoạch tác nghiệp Bao gồm danh sách các hoạt động, công việc chi tiết để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp với thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và kết quả đạt được. Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng nhằm tập trung vào những hoạt động đặc biệt với cách thể hiện hợp lý theo từng mục tiêu cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng quản lý hiểu rõ và triển khai thực hiện trong khoảng thời gian ngắn (thường từ 1 tuần đến 1 năm). 2. Vai trò của kế hoạch 2.1. Kế hoạch là phương tiện để xác định các mục tiêu quản lý đúng đắn, phù hợp của chủ thể quản lý. 2.2. Sử dụng kế hoạch để tổ chức, phối hợp, động viên và định hướng hoạt động cho các đối tượng quản lý vào việc thực hiện mục tiêu xác định. 26
  28. 2.3. Sử dụng kế hoạch nhằm vào mục tiêu xác định thể hiện nội dung quá trình hoạt động quản lý trên thực tế. 2.4. Kế hoạch là phương tiện đo lường, đánh giá kết quả, hiệu quả quá trình quản lý trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội. 3. Tầm quan trọng của lập kế hoạch - Lập kế hoạch giúp cho các nhà quản lý thấy rõ được những hoạt động cần thiết, các công việc cụ thể cần phải tiến hành để đạt được kết quả dự kiến. - Lập kế hoạch tốt sẽ đảm bảo thực hiện mục tiêu một cách nhất quán, sẽ cho phép lựa chọn các hoạt động hợp lý, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả của các hoạt động theo một trật tự và đồng bộ. - Lập kế hoạch tốt sẽ sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực, vật lực, tài chính cũng như tiết kiệm thời gian và là một công cụ hữu hiệu để thực hiện tốt các chức năng điều hành, điều phối, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và quản lý tài chính. - Lập kế hoạch hoạt động sẽ quy định những mục tiêu trung gian, các hoạt động tương ứng, trình tự ưu tiên để thực hiện nhằm tạo ra sự cân đối nhịp nhàng giữa các hoạt động của chương trình DS-KHHGĐ. 4. Nguyên tắc lập kế hoạch - Mục đích của kế hoạch phải được xác định rõ ràng. Mục đích hay nhiệm vụ cần giải quyết, mục tiêu hay kết quả mong muốn cần đạt được, các hoạt động hay các công việc chi tiết cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết đã được bàn bạc thống nhất và dẫn tới lợi ích rõ ràng. - Kế hoạch phải dựa trên cơ sở khoa học và số liệu đáng tin cậy. Kế hoạch phải dựa vào quy luật vận động của vấn đề để xác định mục tiêu; dựa vào phương pháp phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân, đánh giá tác động theo phương pháp luận khoa học; dựa vào tình hình thực tế và dự báo đáng tin cậy. Sử dụng nguồn thông tin, số liệu chính xác, tin cậy để đảm bảo tính khoa học và thực tiễn của kế hoạch. - Kế hoạch đề ra phải đo đếm được khi triển khai thực hiện. Muốn vậy, kế hoạch phải có chỉ tiêu kế hoạch, chỉ báo kiểm định mục tiêu, đầu ra, hoạt động với phương tiện xác minh, tin cậy để đo đếm được kết quả đjat được, sản phẩm, đầu ra của hoạt động. 27
  29. - Kế hoạch phải có tính khả thi. Kế hoạch phải phù hợp với tình hình thực tế, năng lực thực hiện và khả năng có thể có của nguồn lực. Nếu kế hoạch dựa vào “những mong muốn chủ quan”, không khả thi thì sẽ làm tổn hại đến mục tiêu khác và ảnh hưởng tới chức năng khác của quản lý. - Mọi kế hoạch cục bộ phải được lồng ghép trong kế hoạch tổng thể. Mọi kế hoạch cục bộ của các bộ phận, cấp quản lý phải được lồng ghép trong kế hoạch tổng thể của chủ thể quản lý. Sự lồng ghép thể hiện ở sự thích ứng với mục đích và nhiệm vụ của vấn đề quản lý, thể hiện trong mối quan hệ ngang và dọc trong hệ thống của chủ thể quản lý và trong sự tác động tương hỗ lẫn nhau giữa các kế hoạch cục bộ. - Kế hoạch phải linh hoạt. Kế hoạch phải phù hợp với những thay đổi thông thường trong môi trường, phải tương ứng với giả định có thể xẩy ra và có phương án để triển khai theo giả định đó. - Kế hoạch phải được công khai hoá. Kế hoạch phải được thảo luận công khai giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý và được cung cấp đầy đủ thông tin cho các cấp quản lý và đối tượng quản lý. Nội dung công khai kế hoạch bao gồm về mục tiêu quản lý, chỉ tiêu kế hoạch, nhiệm vụ, giải pháp, hoạt động, công việc cụ thể, tiến độ, nguồn lực (nhất là nguồn tài chính). 5. Kế hoạch tác nghiệp 5.1. Các hình thức của kế hoạch tác nghiệp - Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng cho toàn bộ nhiệm vụ của một tổ chức, một chương trình hay một dự án mà chủ thể quản lý được phân công thực hiện trong thời hạn 1 năm và thường gọi là kế hoạch hàng năm. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện đầy đủ các hoạt động cần phải tiến hành, hoặc chỉ thể hiện các công việc chi tiết thì gọi là kế hoạch hoạt động. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện thời gian để thực hiện hoạt động thì gọi là kế hoạch tiến độ. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện sự phát triển của các chỉ tiêu phát triển thì gọi là kế hoạch phát triển. - Kế hoạch tác nghiệp thể hiện nhu cầu kinh phí thì gọi là kế hoạch kinh phí hay dự toán kinh phí. 5.2. Nhiệm vụ của kế hoạch tác nghiệp - Để thực hiện một mục tiêu hay nhiệm vụ của chương trình, dự án thì trong thời gian tới cần đạt được kết quả gì (xây dựng mục tiêu)? 28
  30. - Nếu đạt được kết quả thì cái gì có thể xảy ra và những điều xảy ra sẽ như thế nào (xác định xu hướng của mục tiêu và ảnh hưởng của nó)? - Phải làm như thế nào để tìm ra được tất cả các hoạt động cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu (lập danh mục các hoạt động)? - Hoạt động nào là quan trọng nhất và nếu hoạt động này không thực hiện được thì kết quả sẽ ra sao (phân tích hoạt động)? - Các công việc cụ thể nào cần được thực hiện tiếp theo và công việc nào là chủ yếu, công việc nào là phụ trợ (phân tích chi tiết hoạt động)? - Trình tự thực hiện các hoạt động, các công việc cụ thể và quy mô, chất lượng các hoạt động, công việc theo thứ tự ưu tiên (xác định thứ tự và mức độ ưu tiên)? - Những công việc nào cần diễn giải chi tiết trong kế hoạch tác nghiệp để triển khai thực hiện (các điều kiện hỗ trợ)? - Ai là người chịu trách nhiệm chính, những người tham gia và người có liên quan. Người được phân công có đủ kỹ năng và thời gian để thực hiện công việc hay không (phân công người thực hiện)? - Khi nào các công việc sẽ được tiến hành, sữ được kết thúc và địa điểm thực hiện (thời gian và địa điểm)? - Chi phí để thực hiện các công việc được vạch ra sẽ là bao nhiêu. Các chi phí này có thực tế không, có phù hợp với những quy định hiện hành không? 5.3. Cấu trúc của kế hoạch tác nghiệp - Cấu trúc của kế hoạch hàng năm tương tự như cấu trúc chung của kế hoạch nhưng được chi tiết, cụ thể hơn (gồm hai thành phần là báo cáo kế hoạch và chỉ tiêu kế hoạch). - Cấu trúc của kế hoạch phát triển, kế hoạch tiến độ, kế hoạch kinh phí, kế hoạch phân công nhiệm vụ thì được thể hiện bằng biểu tương ứng (Nêu trong mục 5.6. Cách thể hiện kế hoạch tác nghiệp). 5.4. Các bước lập kế hoạch tác nghiệp Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của kế hoạch - Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài để khẳng định vị trí, ý nghĩa, tác dụng và lợi ích của mục đích, mục tiêu. - Phân tích hiện trạng và xu hướng vận động trong tương lai của mục tiêu để thấy được cơ hội phát triển, làm cơ sở cho việc lựa chọn quyết định. 29
  31. - Phân tích các nhân tố tác động, những nhân tố tích cực, nhân tố kìm hãm và ảnh hưởng của mỗi nhân tố đối với mục tiêu. Rút ra những nguyên nhân và bài học kinh nghiệm. Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ (hay là các đầu ra để tạo lập mục tiêu) - Các nhiệm vụ chủ yếu này có tác động trực tiếp, mạnh mẽ đến mục tiêu và chúng cần đạt được ở mức độ nào, thời điểm nào. - Các nhiệm vụ chủ yếu có thể là sản phẩm trực tiếp hoặc có thể là sản phẩm trung gian do các hoạt động tạo ra, nhưng phải bảo đảm rằng: Nếu thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu thì mới tạo lập được mục tiêu. - Xác định những nhiệm vụ mà không có khả năng thực hiện để có giả thiết về ảnh hưởng của nó đối với mục tiêu. - Phân tích thực trạng các đầu ra, các thuận lợi, khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ và khả năng hoàn thành các nhiệm vụ chủ yếu. Bước 3: Xây dựng các hoạt động và thực hiện nhiệm vụ - Liệt kê được tất cả các hoạt động cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và diễn tả chi tiết các hoạt động. Mỗi hoạt động càng được diễn tả chi tiết bằng các công việc cụ thể bao nhiêu, càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện kế hoạch và giám sát, đánh giá bấy nhiêu. - Xác định kết quả đạt được của mỗi hoạt động ở thời điểm hiện tại và thời điểm kết thúc kế hoạch để bảo đảm cho việc tạo lập các đầu ra. - Phân tích tác động của mỗi hoạt động trong việc tạo lập nhiệm vụ chủ yếu và lựa chọn những hoạt động cần sự ưu tiên và mức độ ưu tiên cần thiết đối với mỗi hoạt động đó. - Để phân tích tác động của mỗi hoạt động là có cơ sở khoa học, cần lựa chọn phương pháp thích hợp và có khả năng đo lường được, sử dụng các dự báo, chính sách, những giả thiết về môi trường và điều kiện mà trong đó có thể thực hiện được mỗi hoạt động. - Cơ sở phân tích là hệ thống thông tin số liệu chuẩn xác. Vì vậy cần sử dụng hệ thông tin theo chiều ngang và chiều dọc giữa các cơ quan kế hoạch với thông tin của các ngành, các cấp. Bước 4: Xác định các điều kiện liên quan - Phân tích môi trường tiến hành hoạt động bao gồm những điều kiện thuận lợi, khó khăn. 30
  32. - Xây dựng những giả định khi tiến hành hoạt động và những rủi ro, những ảnh hưởng xấu và có giải pháp khắc phục. - Xác định thời gian, địa điểm để thực hiện các hoạt động và sắp xếp các hoạt động theo đúng trình tự vận động của nó, đúng thời gian, theo những địa điểm phù hợp được lựa chọn. Bước 5: Đánh giá năng lực của đơn vị thực hiện (các bên tham gia) - Chức năng, nhiệm vụ được giao là phù hợp với việc thực hiện các hoạt động, công việc cụ thể. - Cơ cấu tổ chức của đơn vị có thích hợp với việc thực hiện các hoạt động, công việc được giao. - Nhân viên trong đơn vị có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác, có sự phối hợp tốt ở bên trong đơn vị và với đơn vị bên ngoài, thái độ tích cực, nhiệt tình tham gia thực hiện các hoạt động, công việc được giao. - Có đủ khả năng vật chất (phương tiện, trang thiết bị, tài chính) đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động, công việc cụ thể. - Bên cạnh đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm chính để thực hiện hoạt động, cần giao nhiệm vụ cho đơn vị, cá nhân phối hợp tham gia và đơn vị, cá nhân có liên quan nhằm đảm bảo khả năng thực hiện hoạt động, công việc có hiệu quả. Bước 6: Xác định nhu cầu về nguồn lực (các yếu tố đầu vào) Nhu cầu nguồn lực (bao gồm lao động, vật lực, trang thiết bị, tiền vốn) được tính toán theo các chỉ tiêu khối lượng hoặc nhiệm vụ của các hoạt động, các công việc cụ thể. Nguồn lực được đảm bảo là làm cho kế hoạch tác nghiệp có ý nghĩa và có khả năng thực thi. Trên cơ sở dự toán các khoản chi tiêu một cách cân đối và hợp lý sẽ làm cho ngân sách trở thành một phương tiện kết hợp các kế hoạch tác nghiệp với nhau. Ngân sách Nhà nước là một tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến trong việc thực hiện mục tiêu. Bước 7: Đánh giá phương án hành động - Nghiên cứu tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn những hoạt động có nhiều ưu điểm nhằm làm giảm bớt số lượng các phương án lựa chọn. - Phân tích hiệu quả của từng hoạt động là tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi hoạt động, là phân tích tác động của mỗi hoạt động đến mục tiêu và nhiệm vụ. Từ đó lựa chọn các hoạt động, sắp xếp trình tự các hoạt động theo thứ tự ưu tiên và mức độ ưu tiên. - Đánh giá phương án hành động là đánh giá kết quả đạt được của từng phương án và tác dụng của chúng đối với việc thực hiện mục tiêu. 31
  33. - Đánh giá phương án cũng cần xem xét đến nguồn lực. Các nguồn ngân sách không phải lúc nào cũng đáp ứng nhu cầu. Bước 8: Lựa chọn phương án tối ưu - Hiệu quả của hoạt động, công việc cụ thể đã được lựa chọn; - Có khả năng thực thi, phù hợp với mục tiêu của chương trình; - Phù hợp với khả năng cung cấp tài chính; - Đem lại hiệu quả kinh tế xã hội. 5.6. Cách thể hiện của kế hoạch tác nghiệp 5.6.1. Biểu tổng hợp - Một cột để liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi thời gian bắt đầu và hoàn thành; - Một cột để ghi địa điểm thực hiện hoạt động; - Một cột để ghi đơn vị và cá nhân có trách nhiệm thực hiện; - Một cột để ghi kinh phí đảm bảo; - Một cột để ghi kết quả đạt được. STT Các hoạt động và Thời gian Địa Người Chi phí Dự công việc cụ thể bắt đầu, thời điểm chịu trách cần kiến kết gian hoàn thực nhiệm thiết quả đạt thành hiện chính được I Mục tiêu 1 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 II Mục tiêu 2 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 5.6.2. Biểu kế hoạch phát triển - Một cột để liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi đơn vị tính khối lượng các hoạt động hoặc công việc; 32
  34. - Nhiều cột để ghi khối lượng hoạt động hoặc công việc qua các năm (hoặc các tháng, quí); - Nhiều cột để so sánh tốc độ gia tăng qua các năm (tháng, quý). STT Các hoạt Đơn Khối lượng So sánh (%) động và công vị Thực Ước thực Kế hoạch Kế Ước thực việc hoặc chỉ tính hiện hiện năm x+1 hoạch/ hiện/thực tiêu năm x-1 năm x ước thực hiện hiện I Mục tiêu 1 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 II Mục tiêu 2 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 - Hoạt động 1 5.6.3. Biểu phân bổ và sử dụng nguồn lực - Một cột liệt kê mục tiêu, đầu ra, các hoạt động và công việc; - Một cột để ghi đơn vị tính khối lượng các hoạt động hoặc công việc; - Một cột để ghi khối lượng công việc; - Một cột để ghi định mức (hoặc mức chi phí) trên đơn vị khối lượng; - Một cột để ghi nhu cầu nguồn lực (hoặc tổng kinh phí); - Một cột để ghi nguồn cung cấp nguồn lực (hoặc tổng kinh phí). 33
  35. STT Các hoạt động và Đơn vị Khối Định Nhu cầu Nguồn công việc cụ thể tính khối lượng mức kinh phí cung cấp lượng I Mục tiêu 1 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 II Mục tiêu 2 1 Đầu ra 1 - Hoạt động 1 2 Đầu ra 2 - Hoạt động 1 5.6.4. Biểu phân công đơn vị thực hiện - Một cột liệt kê các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện các hoạt động; - Nhiều cột để ghi các hoạt động theo địa điểm hoặc mức kinh phí. Hoạt động 1 Hoạt động 2 TT Tên đơn vị Công Công Công Công việc 1 việc 2 việc 1 việc 2 1 Đơn vị/tổ chức A 2 Đơn vị/tổ chức B 5.6.5. Biểu kế hoạch theo tiến độ (Biểu đồ Grant) - Một cột để liệt kê các hoạt động và công việc; - Nhiều cột để ghi thời gian (có thể theo ngày, tuần, tháng, quí, năm); - Một cột để liệt kê người chịu trách nhiệm thực hiện. 34
  36. STT Các hoạt động Thời gian thực hiện (tháng) Người chịu và công việc trách cụ thể 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 nhiệm I Mục tiêu 1 1 Hoạt động 1 - Công việc 1 - Công việc 2 2 Hoạt động 2 II Mục tiêu 2 1 Hoạt động 1 - Công việc 1 - Công việc 2 2 Hoạt động 2 5.7. Nội dung của kế hoạch tác nghiệp 5.7.1. Lập kế hoạch bắt đầu với mục đích và nhiệm vụ Mục đích và nhiệm vụ của chương trình DS-KHHGĐ được thể hiện thông qua các chỉ tiêu về nhân khẩu học và các chi tiêu về kế hoạch hóa gia đình. 35
  37. 5.7.1.1. Các chỉ tiêu nhân khẩu học Thực Năm X Kế STT Chỉ tiêu Đơn vị hiện Kế Thực Ước hoạch năm năm tính hoạch hiện 6-9 thực X-1 tháng hiện cả X+1 năm I Số lượng tuyệt đối 1 Số hộ gia đình có đầu kỳ hộ 2 Dân số thực tế thường trú người Chia ra: - Dân số thành thị. người - Dân số nông thôn người 3 Số phụ nữ có đầu kỳ. người Trong đó: + Số phụ nữ 15-49 tuổi người + Số phụ nữ 15-49 tuổi có người 4 chồng người Tổng số trẻ sinh trong kỳ người - Trong đó: Số trẻ sinh ra là 5 con thứ 3 trở lên người 6 Tổng số người chết trong kỳ người 7 Tổng số người kết hôn trong người kỳ 8 người Tổng số người ly hôn trong kỳ 9 người Số người chuyển đi trong kỳ II Số người chuyển đến trong kỳ 1 %o Tỷ lệ % Tỷ suất sinh thô 2 %o 3 - TĐ: Tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên % Tỷ suất chết thô Tỷ lệ tăng dân số. 36
  38. a. Khái niệm và phạm vi - Sử dụng thống nhất các khái niệm và phạm vi của các chỉ tiêu trong nhân khẩu học; hoặc sách hướng dẫn nghiệp vụ về DS-KHHGĐ đã ban hành. - Các chỉ tiêu tính đến đầu kỳ (thực chất là tính đến đầu năm). - Các chỉ tiêu tính trong kỳ là tổng cộng những biến động tại địa bàn dân cư từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Riêng năm kế hoạch là phải dự đoán gần các trường hợp biến động. b. Phương pháp xác định chỉ tiêu - Dân số trung bình được tính toán bằng tổng của dân số đầu kỳ và dân số cuối kỳ chia cho 2. - Các chỉ tiêu từ 1 đến 9 được xác định bằng cách đếm số hộ, số người thực tế trong sổ hộ gia đình (được ban hành kèm theo quyết định 437/QĐ- TCDS ngày 16 tháng 11 năm 2011 của Tổng cục Dân số-KHHGĐ). - Các chỉ tiêu từ 4 đến 9 của kế hoạch năm sau (năm X+1) được xác định bằng phương pháp dự đoán gần. Cách tiến hành: Xem khoản 2. Lập kế hoạch năm, phần II. Lập kế hoạch năm ở tuyến cơ sở. 37
  39. 5.7.1.2. Các chỉ tiêu kế hoạch hóa gia đình STT Đơn vị Năm Năm X Kế Chỉ tiêu X-1 tính Kế Thực Ước hoạch hoạch hiện 9 thực năm x+1 tháng hiện năm 1 Số cặp vợ chồng trong độ Cặp tuổi sinh đẻ hiện đang sử dụng BPTT đến đầu kỳ. Trong đó: Cặp - Đặt dụng cụ tử cung Cặp - Triệt sản nam Cặp - Triệt sản nữ Cặp - Thuốc cấy tránh thai Cặp - Thuốc tiêm tránh thai Cặp - Thuốc uống tránh thai Cặp - Bao cao su Cặp - Biện pháp khác. 2 Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ hiện chưa sử Cặp dụng BPTT đến đầu kỳ. 3 Số lượt người mới sử dụng người BPTT trong kỳ. Trong đó: - Đặt dụng cụ tử cung người - Triệt sản nam người - Triệt sản nữ người - Thuốc cấy tránh thai người - Thuốc tiêm tránh thai người - Thuốc uống tránh thai người - Bao cao su người - Biện pháp khác. người 4 Tỷ lệ cặp vợ chồng sử dụng % BPTT. - Trong đó: BPTT hiện đại % a. Khái niệm và phạm vi - Sử dụng thống nhất các khái niệm và phạm vi của các chỉ tiêu trong nhân khẩu học; hoặc sách hướng dẫn nghiệp vụ về DS-KHHGĐ đã ban hành. - Chỉ tiêu số cặp vợ chồng đang sử dụng biện pháp tránh thai (BPTT) đến đầu kỳ cần được hiểu thống nhất như sau: 38
  40. - Chỉ tiêu số lượt người mới sử dụng BPTT trong kỳ cần được hiểu là: c Những người lần đầu tiên sử dụng BPTT; dNhững người trước đây đã sử dụng BPTT nhưng bỏ cuộc và trong kỳ lại chấp nhận sử dụng BPTT. b. Phương pháp xác định chỉ tiêu - Chỉ tiêu số cặp vợ chồng đang sử dụng BPTT đến đầu kỳ được xác định bằng cách đếm số người thực tế đang sử dụng trong sổ hộ gia đình. - Chỉ tiêu số lượt người mới sử dụng biện pháp tránh thai trong kỳ của kế hoạch năm được xác định bằng phương pháp dự đoán gần. Cách tiến hành: Xem khoản 2. Lập kế hoạch năm, phần II. Lập kế hoạch năm ở tuyến cơ sở. 5.7.2. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động quan trọng - Liệt kê được tất cả những hoạt động để thực hiện mục tiêu; - Phân tích tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn những hoạt động quan trọng nhất và mức độ ưu tiên cần thiết. - Những người được phân công thực hiện có đủ kỹ năng, thời gian và tín nhiệm để thực hiện nó một cách có hiệu quả hay không. - Kinh phí sẽ là bao nhiêu để thực hiện các hoạt động này? Khả năng huy động các nguồn kinh phí có đáp ứng được nhu cầu hay không? Cách tiến hành: Xem khoản 2. Lập kế hoạch năm, phần II. Lập kế hoạch năm ở tuyến cơ sở. 5.7.3. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết Mỗi một hoạt động, dù đã được lựa chọn, ưu tiên, nhưng nếu không diễn tả chi tiết thì có thể không triển khai thực hiện được hoặc có triển khai thì cũng không tuân theo một trình tự thích hợp. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết giúp cho nhà quản lý cũng như nhân viên sắp xếp được những công việc của mình hoặc do người khác tiến hành, giúp cho các cấp thực hiện phát huy tính linh hoạt, sáng tạo và giúp cho các giám sát viên dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đôn đốc. 6. Các thành phần của kế hoạch 6.1. Báo cáo kế hoạch (f) Phần mở đầu - Mức sinh và giảm tỷ lệ sinh; - Thực hiện KHHGĐ. 39
  41. - Thực hiện các chỉ tiêu về chất lượng dân số. (g) Tình hình thực hiện kế hoạch (giai đoạn trước) Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu, các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch, cơ chế và tổ chức thực hiện. So sánh với kế hoạch đề ra để thấy mức độ đạt được. - Thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu - Thực hiện các nhiệm vụ: - Thuận lợi, khó khăn, những hạn chế, từ đó rút ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm cho việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch trong thời gian tới. (h) Phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch (trong thời gian tới). - Mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch. - Nhiệm vụ kế hoạch và những kết quả cần đạt được trong kế hoạch. (i) Các giải pháp thực hiện kế hoạch Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày từ giải pháp chung đến các giải pháp cụ thể và các hoạt động chi tiết. (j) Tổ chức thực hiện kế hoạch Bao gồm tiến độ thực hiện, cơ chế thực hiện, trách nhiệm của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã, cán bộ DS-KHHGĐ xã, cộng tác viên DS-KHHGĐ xã và các đối tượng quản lý của chương trình. 6.2. Chỉ tiêu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch biểu hiện về mặt số lượng và chất lượng của các nhiệm vụ kế hoạch, thông qua đó giúp chủ thể quản lý xác định được tốc độ phát triển của công tác DS-KHHGĐ, quy mô và hiệu quả sử dụng các nguồn lực được cấp. 6.3. Dự toán kinh phí Là tính toán nhu cầu kinh phí cần đảm bảo để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch trên cơ sở cơ chế, chính sách hiện hành. II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM Ở TUYẾN CƠ SỞ 1. Mục đích, yêu cầu Lập kế hoạch năm về DS-KHHGĐ là nhiệm vụ quan trọng nhất của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã, trong đó lập kế hoạch tuần, tháng, quý, năm. 40
  42. Ở tuyến xã, lập kế hoạch tuần, tháng, quý thường là lập kế hoạch hoạt động, nên sẽ là kế hoạch công tác của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã và kế hoạch công tác của cán bộ DS-KHHGĐ xã. a) Mục đích: Đảm bảo kế hoạch hoạt động thực hiện chương trình DS- KHHGĐ có khả năng thực thi và phù hợp với điều kiện thực tế của xã trên cơ sở quản lý đến từng đối tượng thực hiện KHHGĐ tại hộ gia đình của từng thôn, ấp, xóm, bản, làng và tổ dân phố. b) Yêu cầu - Cần xác định rõ mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch cho phù hợp với phương hướng phát triển của chương trình DS-KHHGĐ và khả năng thực tế, điều kiện kinh tế xã hội của xã. - Chủ động trong việc xác định mục tiêu, xây dựng các hoạt động, xác định cách làm tốt phù hợp với thực tế của xã thông qua việc thảo luận công khai giữa Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã với các đơn vị và cá nhân thực hiện. - Trên cơ sở quản lý đến từng đối tượng tại hộ gia đình và màng lưới cộng tác viên DS-KHHGĐ của từng thôn, ấp, xóm, bản, làng và tổ dân phố, nên việc sử dụng nguồn thông tin, số liệu cho lập kế hoạch phải căn cứ vào sổ hộ gia đình và quan sát thực tế của cán bộ chuyên trách và cộng tác viên DS- KHHGĐ. - Thời gian phải được sắp xếp hợp lý: Tránh chồng chéo và hoạt động thực hiện theo trật tự sao cho một việc khởi động tạo cơ sở, tiền đề cho các hoạt động khác. - Công bằng và hiệu quả trong phân bổ ngân sách: Ưu tiên cho các đối tượng hưởng thụ của chương trình, người nghèo và phù hợp với tập quán văn hóa, điều kiện kinh tế của xã. - Kết quả của hoạt động phải được duy trì cho dù không còn nguồn viện trợ ưu tiên từ tuyến trên. 2. Lập kế hoạch năm 2.1. Căn cứ lập kế hoạch - Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm trước. - Kết quả thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch 6 tháng đầu năm của năm hiện tại. - Định hướng và các chỉ tiêu kế hoạch năm mới do huyện giao. - Đặc điểm tình hình kinh tế, chính trị và văn hóa xã hội của xã. Định hướng phát triển kinh tế-xã hội của Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân xã. 41
  43. - Các chính sách hiện hành về DS-KHHGĐ của Nhà nước, của ngành và địa phương 2.2. Công tác chuẩn bị lập kế hoạch (giai đoạn 1) 2.2.1. Đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu và hoạt động Phần này nêu rõ những việc đã làm được, những việc chưa làm được theo kế hoạch, những vấn đề còn tồn tại và phân tích nguyên nhân của những vấn đề đó theo nhóm các hoạt động. 2.2.1.1. Những nội dung cần được xem xét, đánh giá a) Kết quả đạt được - Thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu so với kế hoạch. Việc đánh giá kết quả thực hiện trong công tác DS-KHHGĐ cần tập trung vào một số mục tiêu, chỉ tiêu sau: + Về quy mô dân số: + Về cơ cấu dân số: + Về chất lượng dân số: - Thực hiện các giải pháp, nhiệm vụ + Công tác quản lý, điều hành của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã: Tổ chức bộ máy; tập huấn, bồi dưỡng cán bộ của Ban DS-KHHGĐ xã; phối hợp với các ngành, đoàn thể ở địa phương; nguồn kinh phí được cấp và sử dụng kinh phí, thực hiện chế độ thông tin báo cáo + Công tác tuyên truyền, vận động, tư vấn (truyền thanh xã, hoạt động các câu lạc bộ KHHGĐ, tư vấn tại hộ gia đình ); + Công tác cung cấp dịch vụ KHHGĐ (chăm sóc sức khỏe sinh sản; cung cấp các biện pháp, phương tiện tránh thai lâm sàng và phi lâm sàng ); + Thực hiện chính sách cho cộng tác viên, cán bộ DS-KHHGĐ xã và chính sách với đối tượng thực hiện tốt chính sách về DS-KHHGĐ b) Hạn chế, tồn tại Những hạn chế, tồn tại trong việc thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu và giải pháp đã nêu trên (tóm tắt những điểm chính). c) Nguyên nhân - Nguyên nhân chủ quan. - Nguyên nhân khách quan. 2.2.1.2. Kỹ năng thực hành 42
  44. a. Hàng năm, vào tháng 6 cán bộ DS-KHHGĐ xã phải đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch 6 tháng đầu năm, ước thực hiện cả năm và so sánh với cung kỳ kế hoạch năm trước để làm cơ sở xác định các 43
  45. vấn đề ưu tiên cần phải đưa vào kế hoạch để giải quyết ngay nhằm thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đảng bộ, Hội đồng Nhân dân xã đề ra. - Thực trạng dân số xã hiện tại thế nào? Có thuộc xã đông dân không? Số trẻ sinh ra trong năm là bao nhiêu? - Có nhiều người nơi khác chuyển tới làm ăn không? Hay là người dân ở xã thường đi nơi khác kiếm sống? - Xã bạn có phải là một xã nghèo không? Người dân sống bằng nghề gì là chính? - Ở xã bạn, phụ nữ có thường lấy chồng sớm không? Tuổi trung bình của phụ nữ khi lấy chồng? - Các bà mẹ có đông con không? Có bao nhiêu bà mẹ có từ 3 con trở lên? - Người dân có chấp nhận sử dụng các biện pháp tránh thai để tránh sinh không? Phương pháp tránh thai nào được người dân ưa chuộng, chấp nhận sử dụng nhiều? - Đảng, Chính quyền và các tổ chức xã hội, chính trị-xã hội các cấp và nhân dân trong xã có ủng hộ, tham gia các hoạt động về công tác DS- KHHGĐ? b. Từ những câu hỏi gợi ý nêu trên, cán bộ DS-KHHGĐ xã có nhiệm vụ tổng hợp, đưa ra các số liệu cụ thể hoặc dự đoán mức độ đạt được của từng vấn đề và có nhận xét về tình hình thực hiện công tác DS-KHHGĐ của xã trong kỳ kế hoạch. Để có được thông tin, cán bộ DS-KHHGĐ xã có thể dùng các phương pháp chính như sau: + Báo cáo thống kê thường xuyên theo quyết định 437/QĐ-TCDS ngày 16/11/2011 của Tổng cục Dân số-KHHGĐ; + Sổ theo dõi hộ gia đình của cộng tác viên DS-KHHGĐ; + Sổ theo dõi, quản lý, cấp phát phương tiện tránh thai; + Các ghi chép tại Trạm y tế xã; + Các số liệu có tại Ủy ban Nhân dân xã. 2.2.2. Xem xét định hướng công việc của năm tới Để định hướng công việc của năm tới, mục tiên ưu tiên là giải quyết những vấn đề cấp bách của công tác dân số mà xã cần quan tâm. Việc xác định các vấn đề ưu tiên phải dựa trên những vấn đề tồn tại cần giải quyết, song cần phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, vì trong một thời điểm không thể giải quyết được tất cả các vấn đề đang được đặt ra. 2.3. Xác định mục tiêu (giai đoạn 2) 44
  46. - Nội dung mục tiêu: Điều gì? - Mức phấn đấu cần đạt: Bao nhiêu? - Thời gian cần thực hiện mục tiêu: Khi nào? 2.4. Thiết lập các hoạt động để thực hiện mục tiêu (giai đoạn 3) a) Mục đích: Giúp cho nhà quản lý cũng như nhân viên sắp xếp được những công việc của mình hoặc do người khác tiến hành; dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện. b) Yêu cầu - Liệt kê các hoạt động để thực hiện mục tiêu; phân tích tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn các hoạt động có tác động mạnh để thực hiện mục tiêu. Mỗi hoạt động phải mô tả được cách làm như thế nào, trình tự tiến hành qua các bước. - Lập kế hoạch hoạt động để thực hiện mục tiêu phải thể hiện đầy đủ, cụ thể các yếu tố sau đây: c) Kỹ năng thực hiện - Phân tích đối tượng từ đó đưa ra các hoạt động và công việc cần tiến hành, lựa chọn những hoạt động cần thiết, có ý nghĩa thiết thực và xây dựng một kế hoạch hoạt động hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của xã. - Cách tiến hành từng hoạt động, phân công cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và thống nhất về thời gian. 2.5. Nhận kế hoạch hướng dẫn từ cấp trên (giai đoạn 4) Hàng năm, thông thường vào tháng 7-8, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã sẽ nhận được hướng dẫn chỉ tiêu kế hoạch hoạt động của Trung tâm DS-KHHGĐ huyện. Đây là các chỉ tiêu hướng dẫn về việc thiết lập các mục tiêu lớn theo chủ trương của Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh (Sở Y tế). Hướng dẫn sẽ đưa ra một số chỉ tiêu về dân số hoặc việc cụ thể mà xã cần phải thực hiện. 2.6. Chỉnh kế hoạch dự kiến, đề nghị duyệt kế hoạch hoạt động (giai đoạn 5) Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã thảo luận, xem xét chỉ tiêu hướng dẫn kế hoạch của cấp trên, nếu thấy phù hợp với dự thảo kế hoạch đã xây dựng và có thể thực hiện được mục tiêu này theo hướng dẫn thì tốt. Trong trường hợp gặp nhiều khó khăn thì phải ghi rõ và đưa ra mục tiêu mà mình có khả năng hoàn thành. 45
  47. Mục tiêu, kế hoạch hoạt động sau khi được điều chỉnh sẽ phải gửi cho Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phê duyệt làm căn cứ triển khai thực hiện. 2.7. Nhận kế hoạch và giao kế hoạch hoạt động (giai đoạn 6) - Xác định các điều kiện hỗ trợ các hoạt động thực hiện theo đúng thời gian, địa điểm đã được lựa chọn như: Trang thiết bị phụ vụ; kinh phí (nguồn kinh phí) đảm bảo; - Đánh giá năng lực của cá nhân, đơn vị thực hiện (chức năng, nhiệm vụ, trình độ năng lực cán bộ, cơ sở vật chất ) - Phân công cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm hoạt động được triển khai 2.8. Viết kế hoạch hoạt động (giai đoạn 7) - Tên vấn đề: Vấn đề ưu tiên mà bạn đã lựa chọn. Viết ngắn gọn, rõ ràng. - Mục tiêu: Nêu mục tiêu, dự kiến kết quả đạt được. - Cách giải quyết, công việc cụ thể: Viết rõ, ngắn gọn. - Thời gian thực hiện và kết thúc. - Người thực hiện, người phối hợp. - Nguồn lực đảm bảo: Theo quy định tài chính hiện hành (trong khuôn khổ cho phép), các trợ giúp đột xuất. - Dự kiến kết quả từng hoạt động. III. LẬP KẾ HOẠCH TUẦN, THÁNG, QUÝ Ở CƠ SỞ 1. Sự cần thiết phải lập chương trình công tác tuần, tháng, quý - Chương trình công tác tuần, tháng rất hữu ích cho cán bộ cơ sở và những người giám sát (Các nhà quản lý đồng cấp và cấp trên). - Chương trình công tác tuần, tháng sẽ được mô tả chi tiết kế hoạch năm và phải trả lời được các câu hỏi: 2. Lợi ích của việc lập chương trình công tác tuần, tháng, quý - Các thành viên trong Ban DS-KHHGĐ xã được phân công công việc cụ thể. - Mỗi người đều biết công việc của người khác. - Thấy rõ được sự cần thiết phải phối hợp công tác. - Thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát, điều hành. 46
  48. 3. Một số yêu cầu khi xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý - Các hoạt động cụ thể phải được thể hiện trên lịch công tác tuần, tháng, quý: Xây dựng các hoạt động cụ thể hàng ngày/tuần cho việc tuyên truyền, vận động, thăm hộ gia đình, ghi chép và kiểm tra số liệu trong sổ hộ gia đình. - Các hoạt động cần được nêu rõ ràng, được sắp xếp hợp lý theo thời gian, nguồn nhân lực và tài chính đã được phê duyệt theo kế hoạch công tác năm. - Các hoạt động như họp giao ban, tập huấn, chiến dịch cũng phải được thể hiện trên lịch công tác. - Cần chỉ rõ ai là người thực hiện, người phối hợp, địa điểm thực hiện, các phương tiện hỗ trợ và trong thời gian nào (có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng dựa trên mức độ quản lý của kế hoạch). - Cần đảm bảo tính khả thi của các hoạt động. Có thể điều chỉnh chương trình công tác khi thấy cần thiết. 3.1. Chương trình công tác Quý/tháng của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã Ủy ban nhân dân xã Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC QUÝ/THÁNG NĂM T Nội Thời Địa Người Người Kinh Nguồn Kết quả T dung gian điểm thực phối phí kinh dự kiến hoạt hiện hợp phí động 3.2. Lịch công tác tháng/tuần của cán bộ DS-KHHGĐ xã Ủy ban nhân dân xã Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ 47
  49. LỊCH CÔNG TÁC THÁNG/TUẦN TT Thời gian Công Địa điểm Người Kết quả cần Ghi chú việc phối hợp đạt IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Xây dựng kế hoạch triển khai - Thời gian xây dựng kế hoạch năm thường là vào khoảng tháng 7-8 của năm kế hoạch. - Thời gian thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch được xác định cụ thể trong chương trình công tác tuần, tháng, quý. 2. Điều hành thực hiện kế hoạch Là giai đoạn phân tích và xử lý thông tin phản hồi của đối tượng quản lý ở các cấp thực hiện, xử lý mối quan hệ giữa các đối tượng quản lý trong việc thực hiện tiến độ, sử dụng các yếu tố đầu vào, bảo đảm kết quả đầu ra và xử lý mối quan hệ giữa đối tượng quản lý ở các cấp thực hiện với các cấp quản lý. - Kế hoạch, chương trình công tác của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã; Kế hoạch, chương trình công tác của cán bộ DS-KHHGĐ xã. - Yêu cầu đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động phải xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện trên thực tế. Trách nhiệm của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ (Nhà quản lý chương trình) xã là phải xem xét hoạt động của đơn vị, mối quan hệ gữa các đối tượng quản lý và đảm bảo cho đơn vị làm việc tốt. Cụ thể là: - Phân tích các hoạt động cụ thể (hoặc các chức năng, nhiệm vụ) để phân nhóm hợp lý, bao gồm việc gộp các công việc cụ thể (hoạt động nhỏ) thành hoạt động chính hoặc chia các hoạt động chính thành các công việc cụ thể. - Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi đối tượng quản lý phù hợp với vị trí và năng lực của họ. 48
  50. - Xác định mối quan hệ trên - dưới, mối quan hệ giữa các đối tượng quản lý, giữa đơn vị mình với bên ngoài để sử dụng cán bộ một cách linh hoạt, tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ đơn vị và giữa các đơn vị với nhau. - Bảo đảm điều kiện làm việc cho cộng tác viên và cán bộ DS-KHHGĐ xã; tạo điều kiện để họ tham gia ý kiến vào các quyết định quan trọng. Trong quá trình tổ chức thực hiện, thường gặp phải nhiều khó khăn như thiếu kinh phí, thiếu phương tiện, tài liệu, người thực hiện có những vướng mắc phát sinh đòi hỏi phải phải điều hành cụ thể. Để điều hành có hiệu quả, Lãnh đạo Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã cần phải: - Xây dựng chương trình công tác chi tiết trên cơ sở kế hoạch đã được phê duỵệt. - Thông báo kế hoạch chi tiết cũng như quyền hạn và trách nhiệm của từng tổ chức đoàn thể, từng cá nhân một cách công khai rộng rãi để họ chủ động xử lý các phần việc cụ thể được giao. - Giao trách nhiệm cho các cộng tác viên DS-KHHGĐ, các đoàn thể quần chúng để chủ động thực hiện và giải quyết các công việc đã được giao. - Tập huấn cập nhật kiến thức cho cộng tác viên thông qua các buổi họp giao ban thường kỳ và sử dụng nhiều hình thực khuyến khích để nâng cao chất lượng hoạt động, yêu nghề nghiệp. - Có thông tin chuẩn xác về tiến độ công việc và các thông tin phản hồi từ nhiều phía để có quyết định đúng đắn. - Duy trì họp thường kỳ Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã để kịp thời rút kinh nghiệm tổ chức thực hiện việc điều phối các hoạt động. Tổ chức thực hiện kế hoạch về DS-KHHGĐ được thực hiện thông qua chương trình mục tiêu trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết giữa cơ quan DS-KHHGĐ với cơ quan thực hiện. Bao gồm cơ chế thực hiện, trách nhiệm của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, tiến độ thực hiện; lựa chọn biện pháp triển khai và các chỉ tiêu kế hoạch của cấp quản lý. 3. Giám sát thực hiện - Giám sát, kiểm tra tình thình thực hiện kế hoạch (công tác kiểm tra, giám sát phải được thực hiện trong suốt thời gian thực hiện kế hoạch): Nhằm xử lý và giải quyết các khó khăn, vướng mắc hoặc yêu cầu phát sinh của đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động theo khả năng thông qua các cuộc làm việc hoặc họp với các đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối với các khó khăn vượt thẩm quyền, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của cấp cao hơn. 49
  51. - Tạo điều kiện để các hoạt động đã ghi trong bảng kế hoạch hành động được thực hiện. Mỗi thay đổi phải được thống nhất trước và được thông báo công khai. 4. Điều chỉnh kế hoạch Căn cứ kết quả thực hiện kế hoạch 6 -9 tháng đầu năm, sự thay đổi của các yếu tố khách quan (khí hậu, môi trường, chính sách ) để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí được giao theo kế hoạch. Văn bản điều chỉnh kế hoạch, trình Uỷ ban Nhân dân xã và báo cáo Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phê duyệt. Thời gian điều chỉnh kế hoạch hàng năm từ tháng 7 đến tháng 10. Khi đã được phê duyệt, kế hoạch được điều chỉnh trở thành pháp quy và cần được tổ chức thực hiện nghiêm túc. 5. Tổng kết và giao kế hoạch Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch để đánh giá kết quả đạt được, những hạn chế tồn tại và rút ra nguyên nhân của những hạn chế để có biện pháp khắc phục trong năm kế hoạch. Giao kế hoạch để phổ biến kế hoạch công khai đến rộng rãi các đơn vị, cá nhân và tạo điều kiện cho các đơn vị, cá nhân thi đua, kiểm tra lẫn nhau trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch Tổng kết và giao kế hoạch thường được thực hiện vào thời điểm cuối năm hoặc đầu năm mới. CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ 1. Hãy nêu khái niệm, tầm quan trọng và nguyên tắc lập kế hoạch? 2. Trình bày nhiệm vụ và các bước lập kế hoạch tác nghiệp? 3. Trình bày quy trình thực hiện và quy trình tổng hợp kế hoạch? Các thành phần của kế hoạch? 4. Hãy nêu các nhiệm vụ của công tác kế hoạch ở tuyến cơ sở? 5. Những vấn đề tồn tại, thách thức thường gặp về DS-KHHGĐ ở tuyến xã, phường? 6. Tại sao phải lập kế hoạch (chương trình) công tác tuần, tháng, quý ở tuyến xã, phường? Để xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý ở xã cần phải đáp ứng những yêu cầu gì? 50