Giáo trình Quy trình bảo quản tài liệu

121 trang hapham 3180

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quy trình bảo quản tài liệu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_quy_trinh_bao_quan_tai_lieu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Quy trình bảo quản tài liệu

GIÁO TRÌNH QUI TRÌNH BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Mục lục Hướng dẫn đóng sách thư viện Làm vệ sinh bề mặt giấy Sửa chữa đồ tạo tác bằng giấy Duỗi và làm phẳng giấy bằng cách làm ẩm Phương pháp bao kín bằng phim pô-li-ét-te sử dụng băng dính hai mặt Cách làm khung và bản lề Xử lý bảo quản đối với những công trình nghệ thuật và vật tạo tác trên giấy không đóng thành tập Cách xử lý bảo quản đối với tài liệu đóng thành tệp có giá trị Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản
Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Sách có giá trị khác nhau và được sử dụng khác nhau, do vậy cần lựa chọn cách đóng thích hợp khi chúng bị rách nát. Đóng lại sách thư viện là một hình thức phổ biến hơn cả. Đây là một sự lựa chọn hay nếu như lấy vấn đề kinh tế và tính bền làm mục tiêu. Việc làm này phù hợp với những cuốn sách có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt thông tin mà nó chứa đựng và không có giá trị như những vật thể. Sách có ý nghĩa tạo tạc hoặc có tính liên hợp ngoài giá trị về mặt thông tin cần được gửi tới chuyên gia bảo quản để xử lý. Mục tiêu của việc đóng sách thư viện đã thay đổi qua nhiều năm. Trước đây, người đóng sách thư viện cố gắng đưa ra cách đóng chắc chắn, kinh tế và thuận lợi cho việc phục vụ. Tuy nhiên, khi người làm công tác thư viện và người sử dụng bắt đầu chú ý tới chất lượng thẩm mỹ của tài liệu thư viện và trở nên quan tâm tới việc mở rộng cuốn sách và các vấn đề sao chụp có liên quan tới việc khâu vắt, mục tiêu của việc đóng sách đã được mở rộng. Năm 1984 Jan Merill – Oldham xác định các dặc tính cần
có khi đóng sách như sau: (1) Đóng sách phải thuận lợi cho việc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi trang bản gốc; (2) đóng sách không được làm hư hại tới văn bản gốc và rút ngắn tuổi thọ; (3) tài liệu được đóng phải mở được dễ dàng trong khoảng 180 độ để thuận lợi cho việc sao chụp tránh làm hỏng tài liệu; (4) tài liệu được đóng phải giữ được ở trạng thái mở khi đặt trên một mặt phẳng như vậy bạn đọc tự do cả hai tay để ghi chép được dễ dàng (1). Ngày nay, khả năng mở rộng và can thiệp tối thiểu cũng như tính bền và giá thành thấp là những mục tiêu hàng đầu của nghề đóng sách thư viện. Kết quả của việc mở rộng mục tiêu này là ấn phẩm sửa đổi Chuẩn mực đóng sách thư viện (Library Binding Institute Standard for Library Binding). ấn phẩm Standard thứ 8 này bao gồm thay đổi về thông số tài liệu và kỹ thuật nhằm phản ánh nhận thức cao hơn về tầm quan trọng của việc sử dụng tài liệu có chất lượng lưu trữ và hợp thức hóa, hoàn thiện các phương thức đóng sách. Phiên bản cập nhật về chuẩn mực này hiện nay đang được Tổ chức Chuẩn mực Thông tin Quốc gia phối hợp với Viện Đóng sách mở rộng. Chúng ta không nghĩ rằng sẽ có sự khác biệt lớn so với ấn phẩm Standard thứ 8. ấn phẩm thứ 8 được căn cứ trên giả thiết là người đọc có kiến thức về tài liệu, xử lý tài liệu, máy móc và thuật ngữ được dùng
trong ngành đóng sách thư viện và có thể lựa chọn được một cách thích hợp trong số những cách thức đang có (2). Bạn đọc chủ yếu của ấn phẩm này là những người đóng sách thư viện. Để đáp ứng nhu cầu của người làm công tác thư viện về vấn đề giải thích, trao đổi và bối cảnh lịch sử, cuốn sách A Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding đã được chuẩn bị. Cuốn Guide này nhằm tạo điều kiện để bạn đọc có thể sử dụng chuẩn mực này một cách thuận lợi nhất (3). Khi ký hợp đồng đóng sách thư viện, cần phải tuân thủ theo cả Standard và Guide. Các hợp đồng ký kết với người đóng sách thư viện cần phải nói rõ phương pháp và tài liệu thích hợp cho kho sách của thư viện. Hợp đồng cần phải chi tiết tới mức tối đa. Hai hợp đồng mẫu được đăng trong Recource Guide: Managing a Library Binding Program. Mặc dầu cần tham khảo Standard và Guide, song số lượng đóng sách giới hạn khi ký hợp đồng là bao nhiêu thì lại không thành vấn đề vì điều này đôi khi không nói cụ thể được. Trong những cơ quan nhỏ có số lượng sách đóng ít, thời gian làm việc của nhân viên rất chặt chẽ và kiến rhức của nhân viên về đóng sách có giới hạn. Những cơ quan như thế này bao gồm bảo tàng nhỏ, các hiệp hội lịch sử và địa danh lịch sử.
Hướng dẫn dưới đây được đưa ra để đáp ứng nhu cầu của những cơ quan này, nhằm mục đích giúp đỡ những người làm công tác thư viện trong việc qui định rõ công tác đóng sách để có thể đạt được chuẩn mực cơ bản và tránh được hư hỏng. Cũng cần phải nhớ rằng tất cả các nguyên tắc đều có trường hợp ngoại lệ và như vậy có những cuốn sách không thích hợp với các hướng dẫn này. Trong một số trường hợp, hướng dẫn này có thể gây ra chi phí đóng sách cao hơn nhiều lần so với mức bình thường vì phải bỏ nhiều thơig gian, công sức và sự chú tâm đặc biệt. Tuy nhiên chi phí cao này không phải là cản trở đối với những cơ quan có số lượng sách đóng nhỏ. Một số người làm công tác đóng sách khi được hỏi đã cho biết rằng cơ quan của họ sẽ tiến hành những biện pháp như vậy nếu như họ được yêu cầu. Bạn có thể cần kiếm một người đóng sách mà thực sự quan tâm đến loại công việc này. Để chọn một người đóng sách, nên chọn người được đào tạo từ Library Binding Institute. Bằng cách lựa chọn này, bạn có thể yên tâm rằng người đóng sách quen thuộc với các bước cũng như là xu hướng hiện tại và kỹ thuật mới. + Người đóng sách không được xén các mép của sách trừ phi bị hư hỏng hoặc các trang chưa đựơc cắt. Việc bảo
quản gờ là cần thiết, không một điều lệ nào về cắt xén đảm bảo rằng trang ảnh gấp, hình ảnh và văn bản in lệch ra ngoài cạnh của trang giấy sẽ không bị xén + Cần bảo quản các trang dễ rách và các tập đặc biệt bằng cách khâu lại. Tập nào cần thì đóng lại bìa. Nếu một cuốn sách quan trọng bị hư hỏng nặng, yêu cầu đóng lại cuốn sách bằng cách khâu gáy xử dụng đường khâu ban đầu nếu như có thể. Đây là cách lựa chọn tốn kém . Một cách làm khác là làm hộp đựng sách thay thế. Những cuốn sách không thể đóng hoặc khâu lại qua gáy cần phải được đóng bằng cách dán keo đôi thì tốt hơn là khâu gáy sách. Người đóng sách có thể được quyền tự quyết định khi nào thì cần khâu gáy sách (thường là vì cuốn sách dày và nặng). Tuy nhiên kỹ thuật này không nên dùng thường xuyên. Nếu như thường xuyên phải dùng cách này, cần xin ý kiến của nhà tư vấn, người có thể đánh giá được quyết định của người đóng sách. + Về việc sửa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất keo dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, chỉ cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy, chứ không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa. Mặc dù việc sử dụng giấy Nhật Bản và sửa chữa bằng việc dán hồ bột là một phương thức bảo quản chuẩn mực, việc cần thiết sửa
chữa theo cách này đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao, thể hiện tính cấp bách của đóng sách bảo quản. Hỏi người đóng sách chất liệu gì sẽ được sử dụng cho việc sử chữa và nếu bạn không chắc chắn về chất lượng, hỏi người bảo quản xem chất liệu này có phù hợp không? Hãy nhớ rằng băng dính sửa chữa không phù hợp với các sách có ý nghĩa tạo tác hoặc (associational) mà chỉ dành cho các sách có giá trị về mặt thông tin mà nó chứa đựng. + Trong quá trình đóng sách cần sử dụng các chất liệu bền, ổn định về mặt hóa học.Vấn đề dáng chú ý nhất là trang lót, trang giấy này đựơc nhập liền sát trang đầu tiên và trang cuối cùng của sách. Trang lót phải có tính kiềm và đạt tiêu chuẩn ANSI Z-39.48-1992. Yêu cầu người đóng sách trả lại nhãn sách hoặc bất kỳ cái gì đáng quan tâm. + Yêu cầu người đóng sách gọi bạn khi có vấn đề gì liên quan đến chất liệu hoặc cách thức. Mỗi một tập sách đã được đóng khi trả lại thư viện phải được kiểm tra nhằm đảm bảo rằng chất lượng công việc đạt tiêu chuẩn, đáp ứng được thông số kỹ thuật. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì sản phẩm chất lượng cao. Hướng dẫn đối với việc kiểm tra chất lượng tài liệu đã được đóng có trong A Guide to the Library
Binding Institute Standard for Library Binding. Chú thích 1. Jan Merrill-Oldham, “Binding for Research Libraries”, The New Library Scene (August 1984): 1,4-6. 2. Paul A. Parisi and Jan Merrill-Oldham, eds., Library Binding Institute Standard for Library Binding, 8th ed. (Rochester, NY: Library Binding Instutute, 1986). Foreword. 3. Jan Merrill-Oldham and Paul Parisis, Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding, (Chicago and London: American Library Association, 1990), VII 4. Jan Merrill-Oldham, Managing a Library Binding Program, Jutta Reed-Scott, Series ed. (Wasington, DC: Association of Research Libraries, Preservation Planning Program, 1993). Lời cảm ơn Tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Jan Merrill – Oldham, Paul Parisis và Robert deCandido trong việc chuẩn bị bài hướng dẫn kỹ thuật này
Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Khi nào thì lau chùi Mặc dù không cần thiết làm sạch bụi hoặc vết bẩn trên những tờ giấy cũ, xong lau chùi thường sẽ làm cho diện mạo của vật tạo tác đẹp hơn. Lau chùi cũng có thể sẽ làm mất đi một số chất mà có thể gây hư hại cho giấy. Thuật ngữ lau chùi đề cập đến một loạt cách thức bảo quản. Một trong những cách đơn giản nhất là lau bề ngoài hoặc lau khô. Việc làm này được thực hiện bằng một bàn chải mềm hoặc một hỗn hợp tẩy. Nếu như đó là vết bẩn trên bề mặt thĩ việc xử lý bề mặt khô có thể cung cấp mọi lau chùi cần thiết. Giấy cũng có thể được lau bằng nước. Đặt vật tạo tác trong nước là cách thông thường nhất để lau chùi bằng nước, nhưng cũng có những cách xử lý bằng nước mà không cần phải nhúng vào nước. Cách lau chùi phức tạp nhất là sử dụng hóa chất. Hai dạng cơ bản có sử dụng tác nhân tẩy trắng hoặc dung môi hữu cơ. Các phương thức lau chùi này, đặc biệt là cách sử dụng chất tẩy trắng rất thích hợp khi bề mặt của vật tạo tác có ý nghĩa quan trọng. Một người
tập sự cũng có thể thực hiện một cách an toàn việc lau chùi bề ngoài hoặc lau khô. Nếu công việc lau chùi yêu cầu kỹ lưỡng, công việc này nên do người bảo quản đảm nhiệm. Lau chùi bề ngoài nên thực hiện trước khi lau chùi ướt và sửa chữa. Nếu như vật tạo tác không được lau chùi khô trước khi rửa, bụi bẩn bên ngoài có thể thấm sâu vào trang giấy. Chất keo sử dụng khi sửa chữa cuĩng có thể làm dính chặt vết bẩn . Kỹ thuật lau chùi bề ngoài được mô tả ở đây có thể được áp dụng trong giấy sách, bản viết tay, bản đồ và các loại tài liệu khác. Kỹ thuật này không được áp dụng cho giấy báo giòn dễ rách, bìa sách, tranh ảnh hoặc in khắc đa ( những loại có dòng kẻ nổi như tranh in trạm trổ, bản khắc axít ). Hoặc nó cũng không được dùng cho phấn màu, bút chì, than chì, màu nước hoặc các phương tiện khác mà không liên quan tới giấy nếu không chúng sẽ bị chất làm trầy mòn hủy hoại. Vật tạo tác được quét màu bằng tay cũng không nên xử lý bằng cách này nếu không màu sẽ bị nhòe. Việc lau chùi những vật thể như vậy cần do người bảo quản chuyên nghiệp tiến hành. Cung cấp và thiết bị
Chất liệu cần thiết cho việc lau chùi khô là bàn chải mềm và hỗn hợp tẩy rửa. Có rất nhiều loại và nhãn hiệu thương mại hốn hợp tẩy rửa. Chúng khác nhau về thành phần và được bán dưới dạng bột hoặc khối . Phần lớn thuốc tẩy dạng bột rất hại cho giấy nếu như không tẩy sạch sau khi lau chùi. Một số còn làm cho giấy bị trầy xước, đặc biệt là đối với loại giấy giòn. Thuốc tẩy dạng khối cũng có thể để lại dư lượng gây hỏng, do vậy cần phải chú ý xóa sạch hỗn hợp tẩy rửa. Thuốc tẩy dạng khối loại không màu như Eberhard-Faber Magic Rub Eraser và Staedtler Mars Plastic Eraser được xem là có ít khả năng gây hại cho giấy hơn cả. Nhiều người làm bảo quản thích dùng hỗn hợp dạng khối rồi nghiền ra thành bột, loại này hiện nay các nhà cung cấp vật liệu bảo quản đều có. Lau chùi như thế nào Để bắt đầu công việc, hãy dọn quang đãng một khu vực có bề mặt trơn tru, sạch sẽ và rộng. Bắt đầu việc lau chùi bằng cách đánh sạch bề ngoài của vật thể bằng bàn chải mềm để tẩy hết các vết bụi bẩn. Lau toàn bộ trang giấy. Cẩn thận tránh làm chỗ rách trở nên trầm trọng hơn bằng cách lau chỗ rách theo đúng chiều. Đảm bảo rằng bụi được quét hết ra khỏi hai lề phía trong của cuốn
sách. Thông thường bụi bám vào giấy rất chắc, vì vậy sử dụng hợp chất tẩy rửa sẽ có hiệu quả hơn là bàn chải. Nhưng đầu tiên vẫn dùng bàn chải để quét bụi bám hờ bên ngoài. Vì dư lượng hỗn hợp tẩy rửa có thể còn đọng lại trên giấy cho dù trang giấy có được chải cẩn thận đến mấy sau khi lau, chỉ nên dùng hỗn hợp tẩy rửa khi thật cần thiết. Nếu hỗn hợp tẩy rửa không tẩy được vết bẩn thì không nên sử dụng. Đầu tiên cần kiểm tra trên một vết bẩn ở vị trí khuất để đảm bảo rằng không có hư hại nào xảy ra. Để trang giấy ngay ngắn và dùng ngón tay miết nhẹ thuốc tẩy trong phạm vi một vùng nhỏ. Khi đã chắc chắn rằng thông tin không bị xóa thì mới bắt đầu lau. Rắc thuốc tẩy lên vật tạo tác cần phải lau chùi. Dùng ngón tay, nhẹ nhàng miết thuốc tẩy lên bề mặt của vật thể theo vòng hình tròn nhỏ, tránh để lại vệt. Bắt đầu từ giữa và tiếp tục ra phía ngoài rìa. Khi lau gần ra phía ngoài, không di theo hình vòng tròn mà miết thẳng từ giữa ra ngoài. Như vậy sẽ tránh làm rách rìa mép, cạnh rìa của trang giấy thường rất giòn. Hãy kiểm tra kỹ các vết bẩn phá hủy hoặc làm mòn trang giấy. Tránh những khu vực màu hoặc các ký hiệu chì mà có thể có ý nghĩa về mặt lưu trữ .
Phải thường xuyên chải sạch thuốc tẩy và bụi bẩn bong ra trong quá trình lau chùi. Trong lúc làm luôn luôn phải chú ý để đảm bảo rằng bạn không làm phai màu hoặc không làm rách, không tẩy hoặc làm mất thông tin mà chỉ là làm sạch bụi bên ngoài. Nếu thuốc tẩy có màu đậm đặc hơn cả vết bẩn, cần phải kiểm tra đề khẳng định rằng mực hoặc màu không bị bay đi. Lau chùi sạch sẽ thuốc tẩy, không để sót lại trên vật tạo tác là việc làm cần thiết. Chải kỹ toàn bộ các cạnh của vật thể và đặc biệt chú ý tới lề của cuốn sách, nơi này thuốc tẩy rất dễ tích tụ. Chuyển các vật thể đã được xử lý ra khỏi khu làm việc. Cần phải giữ khu vực làm việc không có bột tẩy do quá trình lau chùi tạo ra đọng lại. Nếu như bột tẩy vẫn còn lại trên bề mặt của nơi làm việc, vật tạo tác cần phải lau chùi được đặt ở trên đó và bị chà xát, do vậy có thể tạo ra lỗ trong vật tạo tác. Làm việc trên một tấm giấy bồi rộng màu nâu có thể giúp bạn loại bỏ được bột tẩy. Trong khi bột tẩy làm mất đi bụi bẩn bề mặt, thuốc tẩy dạng khối có thể còn tẩy rửa được kỹ hơn. Thuốc tẩy khối có thể mài trên giấy mềm và những người có kinh nghiệm về lau chùi bề mặt rất hay dùng. Nên dùng thuốc tẩy dạng khối hơn là dạng bột. Thuốc tẩy khối tương đối
an toàn. Để đề phòng, hãy thử ở một vết bẩn kín đáo trước. Mài nhẹ theo một hương nhất định hoặc theo vòng tròn nhỏ. Chú ý không tạo ra những khoảng sáng vì nó sẽ tương phản với mầu bề mặt. Không xát thuốc tẩy lên chì, màu hoặc mực. Tấm lau chùi khô được làm bằng cao su lưu hoá, đầu tiên nó được sản xuất để lau muội khói sau hoả hoạn, hiện nay nó đang được dùng ngày càng nhiều trong việc lau bụi bên ngoài bám trên các vật tạo tác. Theo báo cáo thì những tấm lau chùi này không để lại dư lượng gây hại cho giấy hoặc không làm mòn giấy. Chúng sẽ bị giảm chất lượng nếu bị đưa ra ngoài ánh sáng lâu, do vậy chúng cần phải được bảo quản trong hộp kín và tối. Vì bề mặt của thuốc tẩy khối bị bẩn trong quá trình dùng do vậy có thể gọt mỏng lớp bẩn và bỏ đi. Khi dùng tấm lau chùi cũng cần thực hiện các biện pháp đề phòng như khi sử dụng thuốc tẩy dạng bột và dạng khối đã liệt kê ở trên. Nguồn cung cấp Danh sách này không liệt kê toàn bộ nhà cung cấp. Chúng tôi gợi ý bạn lấy thông tin từ những người bán hàng để có thể so sánh giá cả và có thể tiếp cận được
nhiều loại sản phẩm đang có. Danh sách đầy đủ tên nhà cung cấp có thể lấy từ NEDCC. Xem phần Technical Leaflets của trang web NEDCC: www.nedcc.org hoặc liện hệ với NEDCC để có được phiên bản cập nhật nhất. Cung cấp vật liệu lau bên ngoài: Bookmakers International, Ltd. 6701 B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-7629 Charrette Corporation 31 Olympia Avenue P.O.Box 4010 Woburn, MA 01888 Toll Free: (800) 626-7889 Telephone: (781)935-6000 Fax: (617) 935-4387 E-mail: custser@charette.com Talas 568 Broadway New York, NY 10012
Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com University Products 517 Main Street P.O.Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Một phương pháp được nhiều người sử dụng khi sửa chữa giấy rách hoặc gia cố những vùng yếu trên một trang giấy là dùng những dải giấy trong, dai không có axit, dính kèm với chất keo nước không màu, không axit. Sau đây là các chất liệu gợi ý cho việc sửa chữa tài liệu, sách, và các vật thể giấy khác. Giấy Giấy sửa chữa được sử dụng nhiều sản xuất ở Nhật Bản
từ sợi kozo. Loại giấy này (thường được gọi là giấy lúa) tồn tại ở nhiều trọng lượng khác nhau với các tên như Sekishu, Tengujo, Kizukishi và Usumino. Lượng sợi của giấy Nhật khác nhau, một số giấy chứa sợi không có chất lượng bảo quản. Để đảm bảo, chỉ nên dùng giấy có chứa 100% sợi kozo, mitsumata hoặc gampi hoặc sự kết hợp của những sợi này. Loại giấy Nhật này rất lý tưởng cho việc sửa chữa vì trải qua thời gain, nó không bị mất màu hoặc trở nên giòn. Giấy có sợi dài, dai, dễ thích ứng, như vậy sửa chữa sẽ rất bền. Loại giấy nhẹ hơn rất phù hợp với việc sửa chữa tài liệu vì chúng đục, không lộ và sẽ không che khuất thông tin của tài liệu. Hầu hết những người làm công tác bảo quản đều sử dụng dải giấy có lỗ thủng chứ không cắt mép vì mép sờn sẽ làm việc sửa chữa mờ, khó nhận biết. Chất keo Sử dụng chất keo thích hợp là việc làm cần thiết. Bất kỳ một chất keo nào được dùng cho việc sửa chữa các vật thể bằng giấy đều phải có các thuộc tính sau: Đủ độ chắc chắn: nó phải giữ được vật thể trong một thời gian dài Không có xu hướng ngả màu: nó không được chuyển sang màu vàng, đen hoặc ố bẩn
Có khả năng chuyển đổi: nó phải cho phép trang giấy sửa chữa dễ dàng tách rời ra mà không cần nhiều can thiệp và không làm ảnh hưởng xấu tới vật thể, thậm chí là sau nhiều năm. Rất ít chất keo hiện đang có bán đáp ứng được tất cả các tiêu chuẩn. Keo dán trong thư viện và keo dán giấy tường trải qua thời gian có thể không còn kết dính khi và thường chứa các thành phần gây hại. Keo dán làm từ cao su, xi măng hay động vật thường chuyển màu tối hoặc ố bẩn. Một vài chất keo dính tổng hợp như hồ trắng, trải qua lâu ngày sẽ rất khó khăn hoặc là không thể tháo gỡ ra được. Cần phải tránh băng keo miết (tự dính). Hầu hết chất dính trên băng keo qua thời gian sẽ gây ra ố bẩn và cần phải có hợp chất tẩy độc và chuyên môn kỹ thuật để tháo gỡ. Trong những năm gần đây băng keo miết được quảng cáo là mang tính lưu trữ đã được sử dụng. Loại này có thể là bền hơn những loại băng keo tương tự nhưng vì người ta chưa biết đến tính chất lão hóa của nó, tránh sử dụng nó cho những vật thể có giá trị. Chất dính trên những băng keo mà yêu cầu sự ẩm ướt ít gây hại hơn nhưng hầu hết đều gây bẩn và loại băng keo này cũng
nên tránh dùng đối với các vật thể có giá trị. Nhìn chung nên tránh các sản phẩm thương mại thậm chí chúng có tiếng là an toàn bởi vì sản phẩm thương mại thường bị nhà sản xuất thay đổi. Băng keo không gây bẩn năm nay có thể có công thức kết dính khác với năm tới. Hồ làm từ bột Nhiều năm nay, người làm bảo quản ưa chuộng hồ tự quấy từ bột. Phần lớn hồ này đều được làm từ bột gạo hoặc bột mì. Có rất nhiều công thức làm hồ này. Sau đây là một công thức làm hồ từ bột mì 1- Cho một phần bột mì và bốn phần nước sạch vào một cái xoong hoặc ngăn trên của nồi hấp hai ngăn. 2- Quấy đều và để yên khoảng 20 phút. 3- Nếu dùng nồi hấp hai ngăn, hãy đổ vào ngăn dưới một ít nước, đảm bảo rằng ngăn trên không bị dính nước. 4- Để lửa vừa phải và nấu, liên tục quấy bằng một dụng cụ đánh trứng làm từ dây kim loại. 5- Khi hồ trở nên đặc, hãy vặn nhỏ lửa và tiếp tục quấy. Quấy khoảng nửa tiếng rồi bắc ra. Hồ phải đặc và có
màu đục. Hồ được nấu trở nên đặc rất khó quấy. Để quấy dễ hơn, có thể dùng thìa gỗ thay thế dụng cụ đánh trứng, nhưng đó phải là thìa không được dùng nấu thức ăn. 6- Khi đã nấu xong, hồ phải được trữ trong một hộp sạch sẽ. Phải để nguội mới dùng. Trước khi dùng hồ phải được lọc. Cái lọc hồ của Nhật làm việc này rất tốt Hồ nấu nhanh từ bột mì Sản phẩm của trường đại học, một nhà cung cấp nguyên liệu bảo quản đã đưa ra công thức làm hồ bột mì nhanh. (1) Mặt thuận lợi của công thức này là một lượng hồ nhỏ có thể được chuẩn bị dễ dàng. Nếu cần thiết hãy lọc hồ trước khi dùng. Cho 1 thìa ca phê bột mì vào hộp đựng an toàn của lò vi sóng, 5 thìa nước sạch . Vặn lò vi sóng ở mức cao trong khoảng từ 20 đến 30 giây. Bỏ hồ ra và quấy. Lại đặt vào lò trong khoảng 20-30 giây nữa. Bỏ ra và quấy. Tiếp tục vài lần tiến trình này cho đến khi nào hồ cứng và đục. Nếu làm với số lượng lớn hơn trong lò vi sóng thì tăng thời gian nấu giữa các lần quấy. Hồ phải nguội trước khi dùng. Pha loãng và tích trữ hồ
Yêu cầu về độ đặc của hồ khác nhau, dựa vào từng loại sửa chữa. Một độ đặc tương tự như kem là vừa phải cho mọiloại sửa chữa. Hồ phải được hòa loãng bằng nước sạch để có được độ đặc như yêu cầu Hồ bột không được để trong tủ lạnh, đậy kín hoặc tích trữ ở nơi khô, lạnh. Nếu làm như vậy nó chỉ giữu được khoảng 1 tuần hoặc ít hơn. Một số nhà bảo quản gợi ý cho thêm chất bảo quản. Tuy nhiên chất bảo quản được dùng ở đây lại rất độc. Nên làm hồ với số lượng ít thì tốt hơn là dùng chất bảo quản và tích trữ nó trong khoảng thời gian dài. Nếu hồ chuyển màu, mốc hoặc có mùi chua thì phải bỏ ngay đi. Bỏ đi nếu như các đốm đen xuất hiện trong hồ bới vì đó là dấu hiệu của nấm mốc hoặc vi khuẩn. Chất xen–lu–lô-za cồn mêtyl Quấy hồ tốn nhiều thời gian vì vậy sẽ không thực tế nếu chỉ thỉnh thoảng mới dùng chúng. Chất keo dính đơn giản hơn có thể được làm từ xen lu lô za mêtyl dưới dạng bột và được bán dưới dạng sền sệt (nhìn chung, độ đặc càng cao thì xen lu lô za mêtyl càng ổn định). Trộn 1 thìa đầy xen lu lô za mêtyl với 1/2 chén nước sạch. Để yên vài giờ trước khi dùng. Nó sẽ đặc lại khi để nguyên nhưng có thể loãng ra tới độ thích hợp khi cho thêm nước vào. Xen
lu lô za mêtyl không chắc như hồ bột nhưng cũng giữ chắc được tương đối nếu không cầm vào tài liệu đó quá nhiều hoặc nó được gói trong phim pô-li-ét-te. Xen lu lô za mêtyl tồn tại tốt trong vài tuần và không cần chất bảo quản. Các bước bảo quản Tách dải băng bảo quản Đối với công việc bảo quản cần phải có cạnh sách mềm mại nhằm tăng khả năng kết dính và ngăn cho giấy không bị rách ở những chỗ phải bảo quản. Để tách dải băng bảo quản, kẻ những đường nước sạch song song lên giấy Nhật, dùng bút lông mềm, nhỏ của họa sĩ, bút kẻ có chấm nước (thay thế mực), hoặc miếng gạc bông nhỏ. Tách giấy bảo quản dọc theo đường kể ướt. Tạo các dải băng có độ rộng khác nhau để phù hợp với các miếng rách khác nhau: 1/4”, 1/2" và 3/4’’ là độ rộng thích hợp nhất. Nếu cần phải bảo quản nhiều chỗ thì việc tách các dải băng ra trước là có lợi. Dán băng bảo quản Sử dụng một miếng thủy tinh hoặc miếng nhựa phẳng làm bề mặt để dán, quết hồ bột hoặc xen lu lô za mêtyl lên băng giấy Nhật bằng một bàn chải phẳng (rộng
khoảng 1/4”). Quết lên cả phần sợi nhô ra ở rìa của dải băng. Sau đó nâng dải băng lên bằng một cái kẹp và đặt lên chỗ rách. Nếu như đó là tài liệu một mặt, hãy bảo quản ở mặt trái. Giấy nhẹ hơn có xu hướng bị rách khi quết hồ vào. Vì lý do này mà việc dùng những dải băng không dài quá 2 inch là dễ nhất. Đối với những chỗ rách dài, có thể dùng vài dải băng ngắn xếp nối đuôi nhau. Thao tác những dải băng mỏng, ướt khi bảo quản đòi hỏi phải thực hành nhiều. Một khi băng bảo quản đã được đặt vào vị trí, hãy trải một tấm giấy không có silic hoặc pô-li-ét-te (Reemay, Hollytex) lên trên. Đập nhẹ lên chỗ bảo quản. Làm khô trang giấy bảo quản Nếu có thể, đè trọng lượng lên chỗ bảo quản trong khi chờ khô. Việc làm này đảm bảo sự kết dính tốt và tránh cho giấy khỏi bị cong. Công việc đè trọng lượng có thể được tiến hành như sau: trước tiên đặt một miếng giấy báo hoặc giấy không có pôliette lên trên và dưới khu vực cần làm khô. Chèn những tờ giấy thấm vào giữa, đặt một miếng kính lên trên cùng và đè trọng lượng (khoảng 1 pound) lên trên tấm kính. Vật đè nặng có thể là những túi đạn chì hoặc những miếng chì có phủ vải. Cần phải đề trọng lượng trong khoảng 1 tiếng hoặc hơn. Có thể sử dụng bàn là dán của người làm phim ảnh , đặt ở chế độ
từ thấp đến trung bình để đẩy nhanh quá trình làm khô. Không được để bàn là dán tiếp xúc trực tiếp với tài liệu. Đặt một miếng giấy không có pôliette vào giữua bàn là và tài liệu. Là cho tới khi khô (10-20 giây), sau đó đè trọng lượng lên trên trong vài phút để làm phẳng. Chú thích Nhiều người làm công tác bảo quản giấy chuẩn bị hồ trong lò vi sóng chỉ khi nào lượng hồ cần ít. Công thức đặc biệt này do Nancy Heugh, Heugh-Edmonson, Conservation Services, Kansas City, MO đưa ra. Nguồn cung cấp Danh sách này không liệt kê toàn bộ nhà cung cấp. Chúng tôi gợi ý bạn lấy thông tin từ những người bán hàng để có thể so sánh giá cả và có thể tiếp cận được nhiều loại sản phẩm đang có. Danh sách đầy đủ tên nhà cung cấp có thể lấy từ NEDCC. Xem phần Technical Leaflets của trang web NEDCC: www.nedcc.org hoặc liện hệ với NEDCC để có được phiên bản cập nhật nhất. Bookmakers Internatinal, Ltd 6701B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737
Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629 Gaylord Brothers P.O Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 428-3631 (Help Line) Toll Free: (800) 448-6160-ordering Toll Free Fax: (800) 272-3412 Hiromi Paper International 2525 Michigan Avenue, Unite G9 Santa Monica, CA 90404 Telephone: (310) 998-0098 Fax: (310) 998-0028 Paper Nao 4-37-28 Hakusan Bunkyo-Ku Tokyo 112-0001 Japan Telephone: 03 3944 4470 Fax: 03 3944 4699 Talas 568 Broadway
New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 University Products 517 Main Street P.O.Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Email: info@universityproducts.com Lời cảm ơn Tác giả xin chân thành cảm ơn sự đóng góp của các nhân viên NEDCC những năm qua trong quá trình chuẩn bị bài hướng dẫn kỹ thuật này.
Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận Bảo quản Giấy, Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc Vật thể bằng giấy như bản đồ, áp phích và tài liệu rất khó sử dụng nếu như chúng bị cuộn hoặc gấp lại trong một thời gian dài. Một vài loại giấy mềm dẻo có thể mở ra một cách dễ dàng và an toàn, nhưng một số khác trải qua thời gian trở nên cứng và dễ rách. Trải phẳng loại giấy ròn đôi khi rất nguy hiểm vì giấy có thể rách hoặc hỏng. Nếu giấy giòn được làm ẩm, chúng sẽ trở nên mềm mại và việc trải rộng giấy sẽ bớt được rủi ro. Làm ẩm rất có lợi đối với việc làm phẳng tài liệu không phải là giấy giòn nhưng lại khó khăn khi mở hoặc trải rộng. Cách an toàn nhất để làm cho vật tạo tác bằng giấy bớt căng là để nó trong một môi trường có độ ẩm tương đối đạt tới 100% trong vài giờ. Mặc dù không nên để giấy vào môi trường có độ ẩm cao trong một thời gian dài, song vài giờ sẽ không làm hư hại gì nếu như vật tạo tác được làm khô ngay sau khi được trải rộng ra. Cách thông thường nhất để làm ẩm giấy là sử dụng phòng làm ẩm tự tạo đơn giản. Tuy nhiên, trước khi làm như vậy cần phải chuẩn bị một số công việc. Các khâu có
liên quan đến việc làm mềm và làm phẳng giấy đó là: lựa chọn vật tạo tác thích hợp, lau chùi, làm ẩm và làm phẳng dưới sức ép. Lựa chọn vật tạo tác để làm ẩm Mỗi vật thể cần phải kiểm tra xem có sự có mặt của chất hòa tan trong nước mà có thể bị chảy trong quá trình làm ẩm. Các chất như mực bút dạ, bút lông, một số loại mực viết và mầu bôi bằng tay. Những chất này cần phải kiểm tra độ nhạy cảm khi tiếp xúc với nước bằng cách nhỏ một giọt nước nhỏ lên mầu hoặc mực. Mặc dù bạn chỉ có thể kiểm tra chất ở bên ngoài cuộn tài liệu, nhưng chúng thường là chất giống với chất bên trong. Sau vài giây, ấn tờ giấy thấm trắng lên từng giọt nước. Nếu mầu bám vào giấy thấm có nghĩa là vật này nhạy cảm với nước và không nên để người ít kinh nghiệm đảm nhận công việc làm ẩm loại vật thể này. Các vật thể nên để chuyên gia bảo quản xử lý bao gồm: + Công trình nghệ thuật hoặc vật tạo tác có giá trị + Vật thể có chất hòa tan tong nước như: phấn màu, than chì, màu nước hoặc chì mềm + Giấy được đánh véc ni hoặc mạ vì chúng có thể bị dính
hoặc véc ni bị chuyển màu đục + Giấy bị bẩn nhiều + Giấy bằng da vì việc làm khô loại chất liệu này phức tạp và làm ẩm có thể gây hỏng vĩnh viễn. Mặc dù hầu hết ảnh có thể làm ẩm một cách dễ dàng, song chất bắt sáng của ảnh chụp có thể mềm đi một chút. Một số nhà bảo quản khuyến cáo rằng không để bất kỳ một cái gì tiếp xúc với chất bắt sáng trong quá trình làm phẳng và làm khô chỉ đè trọng lượng lên ảnh. Lau chùi Khi đã kiểm tra khẳng định không có sự có mặt của chất hòa tan trong nước đồng thời cần đảm bảo rằng tài liệu đã sạch sẽ. Lau chùi là việc làm cần thiết bởi vì sự ẩm ướt có thể làm vết bẩn bám chặt vào giấy. Mặc dù việc lau chùi toàn bộ tài liệu là không thể khi nó đang bị cuộn lại, xong những phần lộ ra bên ngoài có thể được quét bằng bàn chải mềm. Nếu như tài liệu bị cuộn hoặc gấp trong nhiều năm, hầu hết bụi bẩn bám ở bên ngoài của cuộn giấy. Không được làm ẩm giấy bị bẩn nhiều. Làm ẩm Cách làm cho giấy ẩm an toàn nhất là để nó trong một
khoang kín có độ ẩm trong vòng vài giờ. Có vài cách làm một khoang ẩm, cách mô tả dưới đây không tốn kém, thiết bị dễ kiếm. Các khoang làm ẩm qui mô hơn được mô tả trong ấn phẩm của National Park Service có trích tên ở cuối bài viết này. Nếu như bạn có dự định làm nhiều công việc có liên quan đến làm ẩm thì nên đọc bài báo này. Vật liệu cần thiết + Một hộp nhựa hình khay rộng có nắp đậy kín. Cố tìm hộp có độ cao tối đa. Nếu vật thể cuộn quá dài không hộp nào đựng vừa thì có thể dùng hai hộp lớn có cùng cỡ để làm thành một. Hộp thứ hai xoay ngược lại và đặt trên hộp thứ nhất, đặt lại vị trí của nắp. Dùng kẹp hoặc dải băng để gắn hai hộp lại. + Một giỏ đựng giấy lộn bằng nhựa đặt vừa vào trong hộp + Giấy thấm + Vật liệu đè trọng lượng (xem dưới đây) Bắt đầu quá trình làm ẩm vào buổi sớm trong ngày. Có thể mất vài tiếng và không được để vật thể trong khoang ẩm qua đêm.
Các bước tiến hành + Bỏ sọt giấy lộn ra khỏi hộp + Đổ khoảng 2 inch nước (nước nóng thì tốt hơn) vào khoang đựng sọt giấy + Đặt một hoặc vài cuộn tài liệu vào trong sọt giấy. Càng đặt nhiều giấy trong sọt, quá trình làm càng diễn ra lâu hơn. + Đặt sọt giấy vào trong hộp như hình dưới đây. Giỏ giấy sẽ ngâm ở trong nước. Nước không được quá nhiều đến độ làm cho sọt nổi lên. Cẩn thận không được để nước chảy vào vật thể hoặc sọt giấy. + Đặt giấy thấm vào khoảng trống giữa hộp và sọt giấy.
Lớp giấy thấm cũng phải cao như sọt giấy và được lót xung quanh sọt giấy. Nước sẽ bốc hơi và tăng độ ẩm trong khoang. Một ít nước sẽ thấm vào giấy thấm, làm tăng nhanh độ bốc hơi. Nước nóng có hiệu quả hơn cũng như là việc làm ướt giấy thấm trước khi đặt vào hộp. + Đậy nắp hộp lại và đợi khoảng 3 đến 4 tiếng. Kiểm tra xem giấy đã đủ độ mềm để trải ra chưa. Giấy phải mềm mại, không cần phải ướt. Nếu tài liệu nào chưa mềm thì lại đặt vào khoang làm ẩm và đợi thời gian dài hơn. Khoang làm ẩm loại nhỏ Loại tài liệu nhỏ đã cuộn hoặc gấp có thể được làm ẩm trong khay thiếc hoặc nhựa bao gồm những lớp giấy thấm ướt và giấy thấm khô xếp xen kẽ nhau. Khay tráng ảnh có nhiều loại cỡ và lý tưởng cho mục đích này. Đặt giấy thấm ướt xuống đáy khay, giấy thấm khô lên trên cùng và một tấm nhựa lên trên giấy thấm khô. Đặt vật tạo tác lên trên tấm nhựa, tấm nhựa này bảo vệ vật tạo tác không trực tiếp tiếp xúc với hơi ẩm ở giấy thấm. Đặt một tấm che khác lên trên vật tạo tác, tiếp theo là lớp giấy thấm khô và trên cùng là lớp giấy thấm hơi ướt. Đậy chặt khay. Đặt một tấm kính hoặc tấm nhựa có trọng lượng lên trên. Tấm vải sợi như Hollytex hoặc Reemay có thể được sử dụng thay thế tấm nhựa. Nếu có tấm Gore-
Tex giữa lớp giấy thấm ướt và vật tạo tác thì độ ẩm sẽ lan tỏa đều mà vẫn giữ được hơi ẩm ở bên ngoài. Nên nhớ rằng giấy có thể mốc trong điều kiện ẩm. Không để vật thể trong khoang ẩm quá 8 tiếng. Một số loại giấy dày và cứng có thể chưa thực sự mềm trong khoảng thời gian này. Nếu chúng vẫn cứng thì không nên mở cuộn hoặc tập ra. Hãy làm khô nó trong tình trạng cuộn, sau đó gói lại và nhờ chuyên gia bảo quản duỗi thẳng sau. Các nhà bảo quản đã dùng chất kháng nấm trong khoang làm ẩm để ngăn chặn mốc. Tuy nhiên chất kháng nấm nguy hiểm cho sức khỏe. Do vậy ai không được đào tạo hoặc không có bảo vệ hô hấp thì không nên sử dụng . Mở tài liệu và làm phẳng Bỏ vật thể đã được làm mềm ra, đặt chúng lên giấy thấm khô và mở ra. Thao tác cẩn thận vì giấy ướt có thể rách. Nếu vật thể bị rách lại càng phải cẩn thận. Trong quá trình mở nên đặt trọng lượng dọc theo mép bên ngoài, như vậy sẽ tránh làm trầm trọng thêm chỗ rách. Dây vải có cát hoặc đạn ghém là một giải pháp. Một giải pháp khác là tấm vải không nhuộm như muslin có kích thước 2x4 inch. Những miếng giấy thấm đặt giữa trọng lượng và vật thể sẽ giúp bảo vệ giấy ẩm.
+ Khi vật tạo tác đã được mở ra, đặt nó giữa những tấm giấy thấm. Giấy thấm phải rộng hơn vật tạo tác. Đặt trọng lượng có cùng kích cỡ với giấy thấm lên trên cùng. Nếu có thể, hãy dùng tấm kính trong dày. Kính có bề dày 1/2 inch là lý tưởng, tương tự tấm vật liệu tổng hợp (Plexiglas hoặc Lucite) cũng có độ dày như vậy. Các chất liệu khác nhẹ hơn cũng có thể dùng nhưng phải bổ sung thêm trọng lượng lên trên. Chất liệu này bao gồm kính bình thường (có gờ được mài phẳng hoặc dán băng để tránh bị xước trầy) hoặc hợp chất gỗ như ván ép hoặc Masonite. Nếu dùng sản phẩm gỗ thì tấm gỗ phải phẳng và trơn tru không cong vênh. + Cứ 15-20 phút thay giấy thấm và đè trọng lượng lên vật thể cho tới khi khô. Một vài loại tài liệu có thể làm khô theo chồng và đặt giấy thấm giữa từng tài liệu. Có thể các bước làm này không loại bỏ hoàn toàn nếp nhăn trên giấy. Không nên hy vọng vật tạo tác sẽ phẳng lì. Mục đích của xử lý này là làm cho tài liệu phẳng đủ để lưu trữ. Tài liệu đọc thêm Alper, Diana. “ Trải phẳng tài liệu bằng giấy đã bị cuộn hoặc gấp như thế nào”. (How to Flatten Folded or Rolled
Paper Document) Conserve-O-Gram 13.2. Harpers Ferry, WV: National Park Service, rev.1993, 4pp Lời cảm ơn NEDCC chân thành cảm ơn Margaret R.Brown đã minh họa trong bài này. Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Minnesota Historical Society Phương pháp bao kín là một kỹ thuật đơn giản với mục đích là bảo vệ tài liệu không bị sờn, rách và bụi. Tài liệu được cất giữa hai tấm phim pô-li-ét-te trong, mép được dán kín bằng băng dính hai mặt. Sau khi được bọc kín, thậm chí tài liệu thuộc loại giấy giòn cũng có thể được sử dụng một cách an toàn. Khi mở ra cũng rất dễ dàng bằng cách cắt cẩn thận bì phim dọc theo mép vào khoảng trống giữa băng dính và tài liệu. Phim pô-li-ét-te cũng có thể được dán bằng cách sử dụng thiết bị tạo ra hàn siêu âm hoặc hàn hơi nóng. Tuy nhiên băng dính hai mặt vẫn là cách phổ biến nhất khi mà số
lượng làm bao kín giới hạn bởi vì chi phí cho thiết bị cần thiết để hàn siêu âm và hàn hơi nóng rất cao. Tài liệu đóng bao được giữ nguyên vị trí trong bao phim bởi tĩnh điện. Tĩnh điện còn giúp gắn kết các trang rách lại với nhau, giảm bớt việc cần thiết phải sửa chữa miếng rách nhỏ trước khi đóng bao. Tuy nhiên tĩnh điện lại làm lỏng phụ trợ gắn kèm vào giấy. Chính vì lý do này mà kỹ thuật không thích hợp với tài liệu có phụ trợ không được gắn chặt vào giấy như màu phấn, than chì và bút chì. Nếu như không chắc chắn hãy kiểm tra: thử ở một nơi kín đáo, nếu phụ trợ bay mất thì không nên bao kín tài liệu đó. Nghiên cứu của Thư viện Quốc hội đã cho thấy giấy axít lão hóa nhanh hơn sau khi được đóng bao. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nếu để một khoảng trống không khí ở góc của bao phim cũng không làm chậm lại việc lão hóa. Nên để một người có kinh nghiệm làm việc kiềm hóa tài liệu trước khi đóng bao. Nếu như việc làm này không thực hiện được thì vẫn có thể đóng bao để bảo vệ tài liệu dễ rách hoặc tài liệu nặng. Thư viện Quốc hội nhận thấy rằng trong trường hợp như vậy hãy đặt giấy đệm có cùng kích thước và hình dạng như tài liệu vào phía sau thì có thể giảm được tốc độ lão hóa. Tài liệu chưa kiềm hóa trước khi đóng bao nên được dán
nhãn để sau này chăm sóc đặc biệt. Đánh máy nhãn lên giấy đệm rồi đưa vào bao thì tốt hơn là dính ở ngoài bao. Nếu sử dụng giấy đệm ở phía sau thì có thể dán nhãn cho nó. Cần phải nhớ rằng giống như bất kỳ một kỹ thuật bảo quản nào, kỹ thuật đóng bao kín không phải được áp dụng cho mọi loại tài liệu. Việc quyết định sử dụng cách bảo quản này cần được đánh giá, cân nhắc sự cần thiết bảo vệ tài liệu tránh được khả năng xuống cấp về mặt hóa chất có thể xảy ra ngày một nhiều. Vật liệu: Pô-li-ét-te là một chất tương đối trơ, mềm dẻo và dai. Nếu như không có chất làm dẻo, chất U-V inhibitor, thuốc nhuộm và lớp phủ bề mặt thì nó sẽ không có ảnh hưởng tương hỗ với tài liệu. Mylar Type D và Melinex 516 là hai loại pô-li-ét-te an toàn cho việc sử dụng đối với tài liệu có giá trị. Loại này tồn tại trong độ dầy từ 3-4 và 5 mm. Có thể lựa chọn độ dầy của phim để đảm bảo khả năng chịu đựng diện tích bề mặt của vật thể được đóng bao, vật thể càng rộng yêu cầu phim càng phải dầy. Thử nghiệm tại Thư viện Quốc hội tìm ra loại băng dính hai mặt nhãn hiệu Scotch 3M số 415 là loại băng dính duy
nhất phù hợp cho việc đóng bao. Nó đủ độ bền để giảm thiểu các vấn đề như chất keo dính lan rộng và làm xuống cấp, mặc dù việc lan rộng đôi khi vẫn xáy ra. Vật liệu cần thiết: Dao giải phẫu, dao thường hoặc kéo sắc Vải mềm (vải thưa và mỏng) 1 vật nặng 1 gạt cao su lau cửa kính (hình 1a) 1 brayer cao su cứng (tùy ý) (hình 1b) Phim pô-li-ét-te (Mylar Type D, Melinex 516) cắt trước hoặc thành cuộn, 3-4 mm đối với tài liệu nhỏ hoặc trung bình, 5 mm đối với tài liệu lớn. Băng dính hai mặt 3M Scoth Branch số 415, rộng 1/4’’ hoặc 1/2’’, phụ thuộc vào kích thước tài liệu. Bề mặt làm việc có thể chuẩn bị bằng việc buộc giấy vẽ đồ thị 1/4’’ vào mặt dưới của tấm kính hoặc thủy tinh plêxiglat (tùy ý). Dòng kẻ trên giấy đồ thị giúp đặt băng dính thẳng (hình 2).
Hình 1a Hình 1b Hình 2 Chỉ dẫn 1- Nếu như bạn dùng tấm giấy đệm ở phía sau, hãy cắt tấm giấy theo kích thước của tài liệu. 2- Cắt hai tấm phim pô-li-ét-te ít nhất là mỗi bề rộng hơn 2 inch so với tài liệu. 3- Đặt một tấm phim lên trên bề mặt làm việc phẳng và sạch. Lau bề mặt phim bằng miếng vải mềm để sạch hết bụi và tăng tĩnh điện tích,giúp gắn kết phim với bề mặt làm việc. 4- Nếu dùng giấy đệm ở phía sau hãy đặt vào giữa phim và đặt tài liệu lên trên cùng. 5- Đặt trọng lượng vào giữa tài liệu để nó giữ được đúng vị trí (hình 3).
Hình 3 Chỉ dẫn 6- Dán băng dính vào phim dọc theo mép tài liệu, để một khoảng trống trong khoảng từ 1/8’’ đến 1/4’’ giữa mép tài liệu và mép băng dính (Hình 4). Phần cuối băng dính nên cắt hình vuông và chĩa về ba góc không bị chồng lên nhau (hình 5a). Mép băng dính có thể được cắt theo hình xiên chéo để tạo thành một mối nối đẹp (hình 5b). Để một khoảng trống tối thiểu là 1/16’’ ở góc thứ tư để không khí thoát ra. Để lại giấy bảo vệ màu nâu trên băng dính. Hình 4 Hình 5a Hình 5b
Chỉ dẫn 7- Lau tấm phim thứ hai bằng vải mềm. 8- Nhấc vật đè ra khỏi tài liệu và đặt tấm phim thứ hai lên trên, lật mặt sạch xuống. 9- Đè lại vật nặng vào giữa lên trên tấm phim 10- Nâng một góc của tấm phim. Bóc cẩn thận lớp giấy bảo vệ ra khỏi băng dính dọc theo mép tài liệu. Hạ thấp góc của phim và chà xát phim vào băng dính để liên kết lại (hình 6). Làm lại động tác này đối với ba mép còn lại. 11- Để lùa không khí giữa hai tấm phim, luồn gạt lau qua bao bì về chỗ trống thoát khí đã để ở một góc của bao bì (hình 7). Hình 6 Hình 7 Chỉ dẫn 12- Lăn cái gạt hoặc brayer lên băng dính để dán chắc nó
với pô-li-ét-te hoặc lấy ngón tay miết băng dính để đảm bảo sự kết dính. 13- Cắt tỉa bao bì , để chừa một khoảng lề pô-li-ét-te từ 1/8’’ đến 1/4’’ ở phía ngoài băng dính trên cả bốn cạnh. Quấn xung quanh các góc của bao bì sẽ ngăn ngừa được việc làm xước hoặc cắt vào các tài liệu khác trong khi sử dụng. Để có bao bì đẹp cần phải thực hành nhiều. Bạn phải mất vài lần đầu thử nghiệm thì mới có thể hài lòng với kết quả. Đừng chán nản, bạn sẽ nhanh chóng đạt được sự thành thạo. Nguồn cung cấp Danh sách này không liệt kê toàn bộ nhà cung cấp. Chúng tôi gợi ý bạn lấy thông tin từ những người bán hàng để có thể so sánh giá cả và có thể tiếp cận được nhiều loại sản phẩm đang có. Danh sách đầy đủ tên nhà cung cấp có thể lấy từ NEDCC. Xem phần Technical Leaflets của trang web NEDCC: www.nedcc.org hoặc liện hệ với NEDCC để có được phiên bản cập nhật nhất. Băng dính hai mặt:
Conservation Resources International 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Gaylord Brothers P.O. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-6160 Toll Free: (800) 428-3631 (Help Line) Toll Free Fax: (800) 272-3412 Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Talas 568 Broadway New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735
URL: www.talas-nyc.com University Products 517 Main Street P.O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Vải mềm (vải thưa): Cửa hàng vải hoặc tạp hóa Phim pô-li-ét-te: Bookmakers International, Ltd. 6701B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629
Conservation Resources Int. 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Gaylord Brothers P.O. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-6160 Toll Free: (800) 428-3631 (Help Line) Toll Free Fax: (800) 272-3412 Light Impressions P.O. Box 940 Rochester, NY 14603-0940 Toll Free: (800) 828-6216 Telephone: (716) 271-8960 Toll Free Fax: (800) 828-5539 Talas 568 Broadway New York, NY 10012
Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com University Products 517 Main Street P.O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Dao phẫu thuật, dao thường Bookmakers 6001 66th Avenue Suite 101 Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629 Talas 568 Broadway
New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com University Products 17 Main Street P.O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Kéo: Hardware Store; Office Supplier Gạt lau chùi: Hardware Store Gaylord Brothers P.O. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-6160
Toll Free: (800) 428-3631 (Help Line) Toll Free Fax: (800) 272-3412 University Products 517 Main Street P.O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Vật đè nặng: Làm từ gạch, đạn chì Lời cảm ơn Tác giả xin chân thành cảm ơn sự đóng góp của các nhân viên NEDCC trong quá trình chuẩn bị bài viết này
Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận bảo quản giấy, Trung tâm Bảo quản Tư liệu Đông Bắc Khi đóng khung vật tạo tác bằng giấy, việc sử dụng đúng chất liệu là rất cần thiết, bìa các-tông để làm khung phải ổn định về mặt hóa chất và có thuộc tính lão hóa tốt. Thuộc tính này còn được gọi là chất lượng lưu trữ hoặc bìa không có axít và được các nhà bảo quản bán ra. Chúng không có chất gỗ và trung tính pH và thường là hơi kiềm một chút. Phương thức và chất liệu để gắn vật tạo tác vào khung cũng rất quan trọng. Phương thức truyền thống là đóng bản lề vật thể bằng giấy Nhật và hồ bột. Gần đây, việc bồi ở các góc và dùng dải giấy ở mép đã được ưa chuộng bởi vì chúng được dùng mà không cần dán chất keo vào vật thể. Đóng khung kiểu cửa sổ Đóng khung kiểu cửa sổ là cách đóng truyền thống đối với công trình nghệ thuật hoặc vật tạo tác có giá trị trên giấy. Một khung bao gồm một tấm bìa ở phía trên cùng có cửa sổ và một bìa các tông (xem hình 1). Hai tấm bìa buộc lại với nhau bằng một dải băng vải dọc theo một mép, thường là mép trên cùng. Chức năng của cửa sổ là để có thể nhìn thấy vật thể trong khi khung bảo vệ cho nó không bị nhấc
lên hoặc tách rời ra khỏi vật liệu xung quanh. Thông thường khung dành cho công trình nghệ thuật được làm bằng vải vụn, vải bông hoặc lanh. Ngày nay bảo tàng vẫn thích sử dụng bìa cứng làm từ vải vụn hơn, tuy nhiên giới bảo quản đã chấp nhận cả hai loại bìa làm từ gỗ và bìa không có chất gỗ. Bìa đóng khung dù là loại nào cũng thường được bổ sung chất liệu kiềm nhằm trung tính bất kỳ một axít nào mà trải qua thời gian chúng có thể hấp thụ. Điều quan trọng là phải khẳng định chất lượng của bìa bằng cách hỏi nhà cung cấp và đọc tài liệu mô tả mà nhà sản xuất cung cấp. Bìa bốn lớp là độ dày thường được sử dụng để đóng khung. Các công trình nghệ thuật lớn hơn hoặc có thành tố lồi lên như dấu niêm phong có thể yêu cầu bìa dầy hơn để vừa phần cửa sổ của khung. Bìa dầy hơn bốn lớp có thể kiếm từ nhà cung cấp vật liệu bảo quản hoặc có thể tạo ta bằng cách ép dính hai hoặc vài tấm bìa bốn lớp lại với nhau. Cũng có thể sử dụng khung kiểu chậu rửa (xem hình 3). Loại khung này được cấu tạo bằng cách dán những dải bìa (thường là mảnh vụn) bảo quản vào bìa sau để tạo ra một cái hốc hay còn gọi là “chậu rửa” mà vật thể sẽ được đặt ở trong đó. Cấu trúc chậu rửa được che khuất bởi phần khung cửa sổ.
Có thể đặt khung của thợ chuyên làm khung ảnh, tuy nhiên nếu tự làm sẽ tiết kiệm được tiền. Công việc đòi hỏi sự khéo léo là tạo một cửa sổ mở trông cân đối, thông thường là tạo xiên (cắt nghiêng về một bên). Với việc thực hành nhiều, một người lành nghề có thể tạo được cửa sổ xiên bằng dao thường, nhưng dùng một dụng cụ chuyên để cắt khung thì sẽ làm đơn giản được tiến trình rất nhiều. Trên thị trường có một số loại dao cắt khung. Loại dao tốt nhất là loại dễ sử dụng nhất đối với người ít kinh nghiệm. Loại dao cắt khung như vậy đắt nhưng kinh tế nếu như việc cắt khung là công việc tiến hành thường xuyên. Gắn bản lề Gắn bản lề là cách thông thường để lồng một vật thể vào khung cửa sổ. Công trình nghệ thuật được gắn bản lề thường là vào gáy bìa chứ không bao giờ vào mặt sau của cửa sổ, gắn bằng giấy Nhật và hồ bột. Như đã chỉ ra ở hình 1 và 2, một phần của bản lề được gắn vào vật thể và phần kia gắn vào gáy bìa. Bản lề cho phép tháo gỡ công trình nghệ thuật ra khỏi bìa một cách dễ dàng nếu như cần thiết. Trong bất kỳ trường hợp nào không được gắn trực tiếp vật thể vào khung. Các cách gắn bản lề sẽ được trao
đổi ở cuối bài viết này Giấy gắn bản lề Giấy Nhật chất lượng cao, đôi khi được gọi là giấy dâu tằm làm bản lề rất tốt bới vì nó dai, không cồng kềnh và không mất màu hoặc xuống cấp cùng với thời gian. Theo truyền thống giấy này được làm bằng tay, nhưng ngày nay Nhật xuất khẩu máy làm giấy có chất lượng tương xứng. Loại giấy này có trọng lượng và tên khác nhau. Tên không cố định và không đảm bảo lượng sợi có trong giấy. Một vài loại giấy Nhật có chứa bột gỗ và không thích hợp cho mục đích bảo quản. Để an toàn, dùng giấy làm từ sợi kozo và mua giấy này từ những nhà cung cấp vật liệu bảo quản chứ không mua của nhà cung cấp giấy hay vật liệu nghệ thuật nói chung. Bản lề có thể được cắt hoặc xé. Một số nhà bảo quản cho rằng gờ được xé như sợi sẽ giữ được chắc hơn. Gờ được xé sẽ tạo ra phụ kiện không nhìn thấy rõ trên giấy mỏng hay giấy trong. Loại bản lề Hình 1 và 2 cho thấy hai loại bản lề phổ biến. Bản lề gấp (hình 1) bị che khuất dưới vật thể. Chúng được sử dụng khi vật thể được trưng bày, có nghĩa là các cạnh của công
trình nghệ thuật được mở ra. Tai bản lề (hình 2) sử dụng hai mảnh giấy tạo thành chữ “T”. Đáy của chữ T được gắn vào mặt trái của vật thể, phần trên gắn vào gáy bìa thường là bằng một mảnh giấy hình chữ thập. Vì mẩu giấy này không chạm vào vật thể, không phải dùng giấy Nhật hoặc hồ. Có thể dùng băng dính thương mại, nhưng tốt nhất là dùng sản phẩm có tính “lưu trữ” do nhà cung cấp vật liệu bảo quản bán. Hình 1
Hình 2 Hình 3 Đặt vị trí, kích thước và một số loại bản lề Bản lề thường được đặt ở cạnh trên cùng của công trình nghệ thuật. Nếu vật thể nhỏ, bản lề ở mỗi một góc phía
trên sẽ đủ khả năng nâng đỡ. Vật thể lớn hơn hoặc những thứ làm bằng giấy nặng sẽ cần thêm một vài bản lề được đặt cách đều nhau dọc theo cạnh trên cùng. Nếu như vật thể được trưng bầy (với các cạnh mở ra) thì cần có thêm bản lề ở góc dưới hoặc dọc theo các cạnh. Đối với tờ giấy to có khả năng bị cuộn cần phải có vài bản lề nhỏ trên mỗi cạnh nếu chúng được trưng bầy. Số lượng và kích cỡ của bản lề cũng như trọng lượng của giấy bản lề phụ thuộc vào trọng lượng và kích cỡ của vật thể được đóng khung. Nếu như khung phủ hết các cạnh của vật thể để giữ nó ở một vị trí cố định thì sẽ cần ít bản lề hơn. Bản lề phải nhỏ, bề ngang dưới 3 inch. Phần của bản lề được gắn vào vật thể phải có độ rộng dưới 1/2 inch. Sử dụng vài bản lề nhỏ thì tốt hơn là ít bản lề to. Bản lề to hoặc một dải giấy vắt ngang cạnh trên cùng có thể hạn chế các chuyển động tự nhiên của giấy và kích thích rippling. Chất keo gắn bản lề Chất keo gắn bản lề phải đạt được 3 tiêu chuẩn mà luôn tồn tại với thời gian + Đủ độ bền: Chất keo dính phải giữ được vĩnh viễn + Không có xu hướng ngả màu: Nó không được chuyển
màu vàng hoặc màu tối + Tính thuận nghịch: Nó phải hòa tan được trong nước để có thể tháo gỡ bản lề một cách dễ dàng với một lưựong ẩm tối thiểu thậm chí sau vài năm. Rất ít chất keo gắn thương mại đạt được cả 3 tiêu chí trên. Các nhà bảo quản thường tìm thấy vết ố bẩn từ bằng dính và các chất keo dính như chất dính cao su, keo động vật. Có chất keo dính thương mại mà không gây bẩn, nhưng nó lại không bền boặc không dễ dàng khi tháo gỡ. Loại băng dính lưu trữ được sử dụng trong những năm gần đây do các nhà cung cấp vật liệu bảo quản bán có lẽ là ổn định hơn các sản phẩm thương mại khác. Tuy nhiên, chúng ta chưa biết đến thuộc tính lão hóa của nó, vì vậy cho đến nay việc sử dụng cho vật thể có giá trị chưa được khuyến cáo. Chuyên gia bảo quản khuyến cáo loại hồ tự tạo từ bột nguyên chất của lúa mì, thường là bột mì hoặc bột gạo. Nhà cung cấp vật liệu bảo quản có thể cung cấp vật liệu này dưới dạng bột. Sau đây là công thức hồ bột và chỉ dẫn làm hồ bằng lo vi sóng. Hồ bột Chú ý: Tất cả dụng cụ để làm hồ đều phải sạch. Chúng
không được dùng cho các mục đích khác nhất là không được để nấu nướng. 1- Đổ một phần bột mì hoặc bột gạo và bốn phần nước sạch vào một cái nồi hoặc ngăn trên của nồi hấp. Đồ để nấu nên là loại được tráng men, thép không bám bẩn hoặc lót nhựa dẻo chứ không phải bằng nhôm. 2- Trộn đều. Một số người để hỗn hợp đó trong vòng 20 phút rồi mới nấu. 3- Nấu ở mức lửa trung bình, quấy liên tục bằng một dụng cụ đánh trứng kim loại. Nếu dùng nồi hấp, phần trên không được chạm vào nước ở phần dưới. 4- Khi hồ bắt đầu đặc (điều này thường không xảy ra ngay), vặn nhỏ lửa và tiếp tục quấy. Khi hồ đặc, nó sẽ trở nên cứng và khó quấy hơn. Khi điều này xảy ra, có thể dùng một thìa gỗ thay thế cho dụng cụ đánh trứng. Thìa và dụng cụ quấy không được dùng cho thức ăn. 5- Quấy cho đến khi hồ đặc và đục và chảy ra khỏi thìa theo mảng. Thường phải mất khoảng nửa tiếng để đến được giai đoạn. 6- Đổ hồ ra một cái bình đựng hoặc một hộp thủy tinh có nắp và để cho nguội. Hồ phải nguội rồi mới đựơc lọc và
dùng. 7- Lọc và làm loãng là cần thiết bới vì hồ trở nên cứng và dai như cao su khi nó nguội. Lọc số lượng hồ đủ để dùng. Có thể dùng máy lọc bằng nhựa,vải thưa hoặc máy lọc hồ của Nhật. 8- Trộn nước sạch vào hồ, đổ ít một cho đến khi hồ đạt được đủ độ sệt. Nếu chỉ cần một lượng hồ ít thì có thể dùng Cook “n” Stir đã từng được Tefal sản xuất, nhưng bây giờ rất khó tìm đồ này trong cửa hàng. Nếu bạn dùng Cook “n” Stir, hãy đặt nó ở nơi cao và nấu hỗn hợp bột-nước trong nửa tiếng. Cẩn thận: Chỉ dùng Cook “n” Stir với lượng hồ ít. Quá nhiều hồ có thể làm cho máy bị vỡ khi hồ đặc. Vì tủ lạnh có thể làm hồ mất đi độ dính, nên để hồ trong nhiệt độ của phòng. Tốt nhất là làm từng mẻ nhỏ vì hồ không thể để quá một tuần. Có thể cho chất bảo quản vào, nhưng chất này độc và không nên dùng ở nhà. Hồ bột làm bằng lò vi sóng Sản phẩm Trường Đại học (University Products), nhà cung cấp vật liệu bảo quản đã đưa ra một công thức làm hồ nhanh và dễ trong sách. Công thức này rất lý tưởng
nếu chỉ thi thoảng dùng hồ và dùng với số lượng ít. Nếu cần, lọc hồ trước khi dùng. Cho một thìa con bột mì vào hộp đựng an toàn lò vi sóng và 5 thìa nước, quấy và đặt hỗn hợp vào trong lò. Lò phải sạch.Vặn lò ở mức cao từ 20-30 giây, bỏ hồ ra và quấy. Lại đặt vào lò và bật lò từ 20-30 giây. Bỏ ra và quấy. Làm lại quá trình này vài lần cho tới khi hồ cứng và đục. Nếu làm hồ trong lò vi sóng với số lượng nhiều, tăng thời gian nấu giữa các lần quấy lên. Hồ nên để nguội trước khi dùng. Một loại hồ đơn giản khác: xen-lu-lô-za mêtyl Xen-lu-lô-za mêtyl, thành phần chính trong hầu hết hồ dán giấy tường thương mại được dùng cho mục đích bảo quản nếu sử dụng ở dạng nguyên chất. Có thể kiếm chất này từ nhà cung cấp vật liệu bảo quản dưới dạng bột trắng và không cần phải nấu. Cho một thìa cà phê bột xen-lu-lô- za mêtyl vào 1/2 cốc nước sạch, quấy đều và để yên trong vài giờ. Dùng nước sạch để làm loãng tới độ đậm đặc của nước xốt. Xen-lu-lô-za-mêtyl không chắc như hồ bột nhưng đủ độ dính kết để giữ vật thể có kích thước vừa phải. Có thể để hồ xen-lu-lô-za mêtyl trong vài tuần mà không cần tủ lạnh. Các bước gắn bản lề
Trước khi gắn bản lề, cần phải chuẩn bị những thứ sau: + Khung cửa sổ đã hoàn thành. + Giấy bản lề (giấy Nhật kozo) xé hoặc cắt thành dải. + Một đĩa hồ bột nhỏ có độ sền sệt như nước xốt. + Một bàn chải lông cứng, tốt nhất là có độ rộng từ 3/8 tới 1/2 inch. + Một số mảnh giấy thấm trắng, sạch khoảng độ 2x3 inch. + Một miếng giấy thấm to hơn để phết hồ lên. + Những miếng giấy báo nhỏ silic, giấy sáp hoặc pô-li-ét-te sợi (Hollytex hoặc Reemay), cùng cỡ với miếng giấy thấm. Giấy báo hoặc pô-li-ét-te sợi có ở các nhà cung cấp vật liệu bảo quản. + Một vài vật thể có trọng lượng, ít ra mỗi vật thể nặng 1 pao (2 pao thì tốt hơn). Có thể đặt làm vật thể đè trọng lượng bằng chì có bề mặt phẳngvà bọc vải để chúng không gây xước. Vật đè trọng lượng fishing hoặc túi đạn chì có thể được đặt ở phía trên những mảnh kính nhỏ hoặc chất liệu tổng hợp. + Băng dính lưu trữ để gắn phần trên của bản lề vào gáy bìa (ví dụ: Lineco Framing/Hinging Gummed Paper
Tape). + Không bắt buộc: cái kẹp để cầm bản lề ướt. Gắn bản lề 1- Làm một cái khung. Gắn phần cửa sổ của khung vào gáy bìa bằng một dải băng dính sao cho cửa sổ và gáy thẳng hàng. 2- Đặt vật thể quay về phía gáy khung và kiểm tra xem nó có ở giữa cửa sổ không. Đè trọng lượng lên vật thể để nó không chuyển động. Để bảo vệ bề mặt của vật thể, lót một tờ giấy thấm xuống dưới vật đè trọng lượng. Đánh dấu gáy bằng bút chì mờ để chỉ ra vị trí của các góc trên. 3- Tháo vật thể ra khỏi khung và đặt nó úp xuống một bề mặt sạch. 4- Nếu sử dụng bản lề pendant, bôi hồ bột lên một cạnh của nhãn và dán nhãn đó vào mặt trái của vật thể tại các góc phía trên. Khi đã gắn xong bản lề, đập nhẹ bằng giấy thấm hoặc chất liệu thấm nước để làm giảm độ ẩm dư thừa và dán. Đặt một tờ giấy thấm nhỏ và vật đè nặng trên mỗi bản lề và để đó choi đến khi bản lề hoàn toàn khô. Vì lúc đầu có thể giấy thấm dính vào bản lề nên khoảng một phút lại thay giấy thấm một lần. Nhét một miếng giấy báo
hoặc pôliétte không dệt (Hollytex hoặc Reemay) vào giữa bản lề và giấy thấm sẽ ngăn cản được sự dính kết. Có thể dùng giấy sáp da dụng cho mục đích này, mặc dầu có xu hướng bị nhăn. Để ít nhất là một tiếng cho bản lề khô. Thay giấy thấm liên tục sẽ đẩy nhanh quá trình cũng giống như việc sấy khô giấy thấm trong lò vi sóng trong vài giây trước khi sử dụng. Bản lề gấp có thể được gắn vào mặt trái của vật thể theo cách tương tự. Sau khi khô, chúng được gấp lại phía dưới vật thể, được gắn vào gáy bìa như trong hình vẽ 1 và được đè trọng lượng một lần nữa. Bản lề gấp có thể dính vào nhau khi chúng khô chỉ trừ phi nhét giấy hoặc pôliét te vào giữa hai phần của bản lề. Phải mất thời gian, sự kiên trì và thực hàn h, sau đó bạn sẽ thấy việc gắn bản lề là dễ dàng. Đóng khung không cần bản lề Trong những năm gần đây một số viện bất đắc dĩ khi phải dán chất keo dính vào vật tạo tác đặc biệt là những vật có giá trị. Đóng khung không cần chất keo dính có thể được tiến hành bằng sự gia cố ở các góc hoặc các dải băng ở cạnh. Những miếng nhựa ổn định về mặt hóa chất (phim
pôliétte) hoặc giấy lưu trữ có sẵn trên thị trường để đóng khung ảnh. Mặc dù các góc ảnh rất phù hợp cho nhiều loại ảnh và cho các công trình nghệ thuật nhỏ trên giấy, song chúng lại quá nhỏ nên không đỡ được các vật thể lớn. Những góc phong bì lớn hơn (làm từ giấy gấp hoặc các dải băng đan chéo các góc tạo ra sự nâng đõ tốt hơn nhưng chúng không thể dấu được phía dưới khung trừ phi nhiều phần của vật thể cũng bị dấu. Dải phim pôliétte được đặt chéo nhau qua các góc trong suốt và vì vậy không nhì thấy rõ như là dùng giấy thường gia cố, nhưng chúng vẫn sáng bóng. Sử dụng dải pôliétte dệt đục là một cách thay thế. Chất liệu này có bề mặt mờ và không lộ liễu như phim pôliétte. Hugh Phibbs, Điều phối viên Dịch vụ đóng lồng khung (Matting and Framing Services) tại Triển lãm Nghệ thuật Quốc gia Washington (National Gallery of Art in Washington) đã đưa ra cách cải tiến đóng khung không cần chất keo dính. Ông tổ chức hội thảo theo định kỳ và ý kiến của ông được đăng trên Tạp chí Đóng khung ảnh (Picture Framing Magazine) hàng tháng. Một trong số các bài báo này được trích dưới đây. Tài liệu gợi ý đọc Munro, Susan Nash. "Window Mats for Paper Objects."
Washington: National Park Service Conserve O Gram 13/1, 1993. Phibbs, Hugh. "Preservation Matting for Works of Art on Paper." A Supplement to Picture Framing Magazine (Feb. 1997). Phibbs, Hugh. "Reinforcements for Support Strips." Picture Framing Magazine (Jan. 1998). Phibbs, Hugh. "Stable Support for Overmatted Artwork." Picture Framing Magazine (Dec. 1997). Smith, Merrily A. Matting and Hinging of Works of Art on Paper. Washington: Library of Congress, 1981. Nguồn cung cấp Danh sách này không liệt kê toàn bộ nhà cung cấp. Chúng tôi gợi ý bạn lấy thông tin từ những người bán hàng để có thể so sánh giá cả và có thể tiếp cận được nhiều loại sản phẩm đang có. Danh sách đầy đủ tên nhà cung cấp có thể lấy từ NEDCC. Xem phần Technical Leaflets của trang web NEDCC: www.nedcc.org hoặc liện hệ với NEDCC để có được phiên
bản cập nhật nhất. Bìa khung: Archivart 7 Caesar Place P.O. Box 428 Moonachie, NJ 07074 Telephone: (201) 804-8986 University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Giấy Nhật Kozo A&W Crestwood 205 Chubb Avenue Lyndhurst, NJ 07071 Telephone: (201) 438-6869
Fax: (201) 804-8320 Hiromi Paper International 2525 Michigan Avenue, Unit G9 Santa Monica, CA 90404 Telephone: (310) 998-0098 Fax: (310) 998-0028 Paper Nao 4-37-28 Hakusan Bunkyo-Ku Tokyo 112-0001 JAPAN Telephone: 03-3944-4470 Fax: 03-3944-4699 Cung cấp phụ liệu bảo quản (bột làm hồ, bột mêtyl cellulose, pôliétte và giấy không chứa silic) Gaylord Bros P. O. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-6160 Toll Free: (800) 428-3631 (Help Line) Toll Free Fax: (800) 272-3412
Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Talas 568 Broadway New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com
Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận Bảo quản Giấy, Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc Một trong những phương thức sau đây được một nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện, đây là người chuyên về xử lý tài liệu giấy. Bài viết này sẽ giải thích rất nhiều cách thực hiện của các nhà bảo quản giấy. Cách xử lý được lựa chọn cho bất kỳ một vật tạo tác hay một tuyển tập tài liệu nào nên là kết quả của cuộc trao đổi giữa nhà bảo quản và khách hàng sau khi nhà bảo quản đã kiểm tra vật tạo tác. Có rất nhiều cách và cấp độ baỏ quản và nhà bảo quản có thể đề xuất các sự lựa chọn. Dù thế nào thì các phương thức được lựa chọn vẫn phải phụ thuộc vào một số nhân tố. Nhân tố này bao gồm điều kiện của vật tạo tác, công dụng của nó trong tương lai, tầm quan trong về mặt nghệ thuật của nó, sẽ sử dụng phương tiện nào và một điều không thể thiếu đó là nguồn tài chính của khách hàng. Khách hàng phải cảm thấy thoải mái đề thảo luận việc xử lý với nhà bảo quản và đưa ra câu hỏi. Kiểm tra và báo cáo ban đầu Xử lý thường được tiến hành đầu tiên bằng việc kiểm tra
cẩn thận từng vật thể. Trước khi bắt đầu công việc, nhà bảo quản sẽ cung cấp một bản báo cáo nêu rõ việc xử lý và ước tính chi phí. Các dụng cụ phụ trợ có có ý nghĩa như kính hiển vi ống nhòm được sử dụng liên tục trong quá trình kiểm tra . Phải kiểm tra tính hòa tan trong nước của tất cả các vật thể trước khi xử lý bằng nước. Tư liệu Trong quá trình xử lý, nhà bảo quản phải liên tục ghi chép lại tất cả các bước thực hiện, ghi chú cẩn thận các hóa chất được sử dụng. Ảnh (thường bị mất màu) phải được gỡ ra khỏi vật thể từ trước, hiếm khi gỡ ra trong hoặc sau khi xử lý. Sau khi xử lý, phải gửi cho khách hàng một bản báo cáo kèm bản chụp có ảnh. Lau chùi bên ngoài Bụi bẩn ở bên ngoài được phủi sạch bằng một bàn chải mềm hoặc bằng một hợp chất tẩy không có tính chất làm trầy xước như nhựa dẻo vi-nil dạng bột hoặc cục tẩy mềm. Các lớp bẩn khác như vết côn trùng, cặn mốc được tầy bằng hóa chất có sử dụng dụng cụ thích hợp. Tẩy vết mốc và côn trùng Vết bẩn mốc hoặc côn trùng tốt nhất là được tẩy riêng
bằng dụng cụ cơ học. Có thể sử dụng một máy hút chân không nhỏ để loại bỏ mốc meo. Thường thì không thể loại bỏ được hết các vết mốc vì tế bào nấm đã ăn sâu vào giấy. Xông khói thuốc sát trùng trước đây là cách xử lý chuẩn đối với mốc và côn trùng, nhưng bây giờ hiếm khi người ta làm việc đó vì thuốc sát trùng hóa chất có thể gây ảnh hưởng xấu cho cả người làm và vật tạo tác. Gia cố và sửa chữa Khi thực sự cần thiết, tài liệu bị bong hoặc rách nát có thể được gia cố bằng chất liệu tự nhiên hoặc nhân tạo thích hợp. Tuy nhiên không sử dụng keo dán đối với tranh vẽ bằng bút phấn màu vì màu sẽ bị thay đổi. Khi cần thiết phải nhúng nước vật tạo tác bằng giấy, một số mảng màu tan trong nước đôi khi có thể được phủ một lớp nhựa tổng hợp loãng. Cách xử lý này chỉ thích hợp cho các khu vực tài liệu riêng lẻ mà mầu có thể bị tan trong nước. Tháo bỏ phần gáy Nếu vật thể được đóng gáy bằng một chất liệu mà chất liệu đó không phải là một phần của kết cấu ban đầu và gáy bị hỏng hoặc không còn phù hợp nữa thì cần phải tháo bỏ. Đôi khi việc tháo gỡ gáy được tiến hành trong
chậu nước. Nếu như vật thể không nhúng được vào nước thì cần phải tháo gỡ khô bằng tác nhân hóa chất. Xử dụng hơi nước hoặc độ ẩm có thể giúp tháo gỡ gáy về mặt cơ học. Tháo gỡ giấy dễ rách ra khỏi gáy cứng sẽ rất mất thời gian và tốn kém. Thường thì các nhà bảo quản thấy thật khó để biết trước được việc tháo gỡ mất bao lâu hoặc tốn kém bao nhiêu. Tháo bỏ sửa chữa cũ hoặc băng dính Trước đây việc sửa chữa thường được tiến hành bằng chất liệu có hại cho giấy ví dụ như băng dính thương mại hoặc chất keo dính gây bẩn. Những sửa chữa có sử dụng chất keo dính dạng nước như hồ động vật được tháo gỡ trong chậu nước, sử dụng độ ẩm và hơi nước. Chất keo dính tổng hợp và băng dính thường phải được phân hủy hoặc làm mềm bằng chất dung môi hữu cơ trước khi chúng được tháo gỡ. Rửa Rửa bằng nước thường có lợi cho giấy. Rửa không những loại bỏ được bụi và chất ố bẩn mà còn rửa sạch được hợp chất axit cấu thành trong giấy. Rửa còn làm duỗi thẳng giấy nhàu, cong. Vì lý do này mà những vật tạo tác không bị mất màu hoặc bẩn vẫn có thể rửa.
Trước đó phải kiểm tra kỹ các yếu tố có thể bị ảnh hưởng bởi nước. Một số loại tài liệu yêu cầu phải nhúng vào nước đã được lọc. Đôi khi một lượng chất liệu kiềm có kiểm soát cẩn thận như hydro ammoniac có thể bổ sung vào nước để tăng độ pH lên khoảng 8.0, Việc làm này sẽ có lợi trong tiến trình lau chùi. Vật tạo tác có thành phần hòa tan trong nước có thể được rửa theo từng phần, thả nổi rửa hoặc rửa trên một bàn hút. Kiềm hóa (làm giảm độ axit) Mặc dù rửa bằng nước bình thường là đủ để giảm độ axit, xong đôi khi cũng cần bổ sung thêm chất kiềm cho giấy. Việc làm này phù hợp với giấy mà sẽ bị axit tấn công thậm chí ngay cả sau khi rửa hoặc giấy axit mà không thể rửa được. Kiềm hóa có thể được thực hiện bằng cách nhúng vào dung dịch chất kiềm dạng nước như bicacbonat magiê hoặc hydroxit canxi. Nếu có thành phần hòa tan trong nước thì vật tạo tác đó có thể được xử lý bằng cách không dùng nước mà dùng muối kiềm hòa tan trong dung môi hữu cơ. Hỗn hợp không phải là dạng nước được dùng bằng cách phun. Trong khi việc bổ sung chất kiềm thường là có lợi, song những hóa chất như vậy có thể gây ra sự thay đổi hoặc thậm chí là có hại cho một số thành phần của công trình nghệ thuật. Ví dụ
một số mầu có thể thay đổi nếu như phải tiếp xúc với môi trường kiềm. Sự thay đổi này có thể diễn ra ngay hoặc dần dần . Vì lý do này mà kiềm hóa không nên áp dụng cho mọi loại tài liệu. Giống như các bước bảo quản khác, việc quyết định thực hiện kiềm hóa phải dựa trên từng trường hợp và được sự tư vấn của chuyên gia bảo quản. Vá Những miếng rách được sắp thẳng hàng sau đó vá, thường là ở mặt trái, bằng những dải giấy Nhật mỏng nhỏ. Những dải này được dính kết bằng chất keo không gây bẩn như hồ bột. Giấy mỏng trong suốt được sử dụng để tránh làm dầy tài liệu và cho phép nhìn được chữ . Bổ sung những chỗ giấy bị mất Lỗ hoặc những chỗ bị mất giấy được bồi bằng giấy Nhật (cách này ít tốn kém nhất), bột giấy hoặc một loại giấy đựơc lựa chọn cẩn thận phù hợp với tài liệu về mặt trọng lượng, kết cấu và màu sắc. Lựa chọn chất liệu bột giấy là tốn thời gian nhất thường là áp dụng đối với những vật thể có giá trị nghệ thuật. Nếu nhà bảo quản có thiết bị cần thiết thì việc đổ bột giấy lên một trang giấy chỉ cần thực hiện bằng một thao tác đơn giản. Đối với vật thể lưu trữ mà tầm quan trọng về thẩm mỹ không nhiều, nhà
bảo quản chỉ đơn giản là phục chế tài liệu (xem dưới đây) và để tờ giấy phục chế lấp các lỗ thủng ngay bên ngoài. Gia cố (lớp lót) Đặc biệt những trang mỏng, dễ rách có thể được gia cố bằng cách bồi thêm một tờ giấy mỏng mềm. Giấy bồi về trọng lượng phải nhẹ hơn giấy văn bản gốc. Giấy Nhật, làm bằng tay hoặc bằng máy có chất lượng xenlulôza tốt (kozo) thường là chất liệu lót mặc dầu đôi khi có thể sử dụng giấy phương tây. Giấy gia cố thường được gắn bằng hồ bột loãng. Theo truyền thống, vật tạo tác, đặc biệt là những vật thể quá cỡ như bản đồ được gia cố bằng vải dệt như lanh hoặc mutxơlin. Chất liệu dệt phản ứng rất khác biệt đối với sự thay đổi khí hậu và do vậy không thích hợp với vật tạo tác như giấy. Đôi khi vải được sử dụng với những vật thể lớn mà thiếu nó thì vật thể sẽ bị duỗi thẳng hoặc giấy dán tường mà trong tương lai sẽ bị tháo gỡ. Trong những trường hợp như vậy, vật thể phải được lót giấy trước nhằm ngăn cách vật thể với vải. Xin chú ý rằng một cách bảo vệ khác như khung hoặc đóng bao pôliette đôi khi được sử dụng thay thế cho gia cố (xem dưới đây)
Quét lại màu Việc làm này được thực hiện hết sức cẩn thận, bôi mầu nước, vật liệu tổng hợp, phấn mầu vào những vùng đã có và một số chỗ bị mất màu bề mặt như vết xước, mòn hoặc rách. Khi bổ sung màu vào chỗ mất cần phải hết sức cẩn thận. Tẩy trắng Tẩy trắng mất thời gian và đòi hỏi sự khéo léo. Việc làm này cần thực hiện khi vết bẩn hoặc đổi màu xuất hiện trên công trình nghệ thuật có giá trị thẩm mỹ. Tẩy trắng có thể được thực hiện bằng cách đưa ra ánh sáng nhân tạo hoặc ánh sáng mặt trời hoặc có thể là dùng hóa chất. Các nhà bảo quản thích tẩy trắng bằng ánh sáng vì nó nhẹ nhàng và lại không có hại cho chất xenlulôza. Tuy nhiên một số vết bẩn cần phải dùng đến hoá chất. Tẩy trắng giấy bằng hóa chất phải được tiến hành trong điều kiện kiểm soát kỹ lưỡng và thuốc tẩy phải đảm bảo an toàn cho cả giấy và phụ liệu. Thuốc tẩy phải được loại bỏ sạch khỏi giấy sau khi xử lý. Sau khi tẩy bằng hóa chất cần rửa sạch bằng nước khu vực được xử lý. Nếu có thể, nên giới hạn hóa chất trong phạm vi ố bẩn, nhưng trang nào ố hoặc phai màu nhiều thì có thể phải tẩy toàn
bộ. Những trang như vậy có thể được ngâm vào chậu nước hoặc được phun dung dịch. Duỗi thẳng Sau khi xử lý nước cần phải làm thẳng. Việc làm này được thực hiện giữa các lớp giấy thấm hoặc lớp nỉ, dưới sức nén vừa phải. Vật thể có lót lớp thường được làm khô và duỗi thẳng bằng cách trải rộng trên một màn hình kari-bari Nhật Bản hoặc trên một bàn làm bằng chất liệu tổng hợp. Lưu giữ Một khi vật thể đã được xử lý, nó phải được cất giữ hợp lý trong cặp tài liệu lưu trữ hoặc trong khu vực riêng. Các cách lưu giữ đặc biệt như lồng khung, bao phim pôliette sẽ bảo vệ thêm cho vật thể. Trong một số trường hợp các cách làm này có thể thực hiện tại chỗ bằng nhiều phương thức gia cố như làm lớp lót. Đóng bao phim pôliette Phương thức bảo vệ và gia cố này phù hợp nhất đối với các loại tài liệu lưu trữ. Đóng bao được tiến hành bằng cách kẹp vật thể giữa hai tấm phim pôliette (Mylar), thường dầy khoảng 4 hoặc 5 mil và gắn kín phim ở tất cả
các cạnh. Một số phòng thí nghiệm bảo quản có thiết bị đặc biệt để gắn phim bằng cách siêu âm hoặc bằng hơi nóng. Có thể sử dụng băng dính hai mặt (3M Scotch; băng dính nhã hiệu #415). Vì pôliette có chứa tĩnh điện do vậy việc đóng bao không nên dùng đối với những tài liệu có phụ liệu dễ bong và dễ vỡ hoặc giấy axit Lồng khung giấy Mặc dầu nhiều bảo tàng thường xuyên lồng khung giấy để lưu giữ tranh ảnh, việc làm này đặc biệt phù hợp với các công trình nghệ thuật hoặc vật tạo tác có ý định lồng khung. Khung giấy thường bao gồm một cửa sổ và bìa đỡ 4 lớp 100% là bìa làm từ vải vụn hoặc bìa lưu trữ không có chất gỗ. Vật thể được gắn vào bìa đỡ bằng bản lề làm bằng giấy Nhật và hồ bột hoặc có thanh đỡ ở các góc. Đóng khung Khi đã được lồng khung giấy, vật thể có thể được gửi đến thợ đóng khung một cách an toàn để làm khung mới hoặc nó có thể được đặt vào khung đã có sẵn. Nếu khung có sẵn được tái sử dụng, nó cần phải được thay đổi để phù hợp với cách nhìn của nhà bảo quản. Ví dụ, nếu khung vừa khít, các cạnh của vật thể chạm vào gỗ thì đường xoi phải được nới rộng hoặc lót một lớp chất liệu
cách biệt. Một số khung cần phải làm sâu để lồng được khung giấy, việc bọc kính và lớp đỡ phía sau cần thiết để bảo vệ vật tạo tác. Có thể làm cho khung sâu hơn bằng cách ghép vào phía sau khung các thanh gỗ được vít chặt. Có thể dùng nhựa tổng hợp kính lọc mầu tia cực tím hoặc kính thường để thực hiện việc lắp kính. Hãy chú ý là nhựa tổng hợp như UF-3 Plexiglas có chứa tĩnh điện nên không thích hợp cho tranh vẽ bằng bút phấn màu hoặc vật thể có phụ kiện lỏng. Các thông tin về những vấn đề này có thể tham khảo bài hướng dẫn kỹ thuật của NEDCC “Matting and Framing Art and Artifacts on Paper” và “Encapsulation in Polyester Film using Double-Sided Tape”. Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch sử Minnesota Có rất nhiều cách bảo quản đối với loại tài liệu đóng thành tệp, một số cách đó được mô tả ngắn gọn dưới đây. Sách có giá trị cần phải được kiểm tra từng cuốn và cách xử lý phù hợp nhất cần phải được lựa chọn dựa trên công dụng, điều kiện và bản chất về mặt giá trị của cuốn
sách. Mặc dù một số cách xử lý xem ra dễ dàng, nhưng thực chất lại không dễ mà còn yêu cầu sự đánh giá và chuyên môn kỹ thuật của người làm bảo quản nhằm tránh làm hại cho sách. Một nhà bảo quản có thể giới thiệu một trong những cách sau đây. Lau bề mặt các trang giấy Bụi bẩn bên ngoài và những trang sách bị mòn xát, muội khói làm cho biến dạng đều có thể được lau chùi bằng một bàn chải mềm hoặc thuốc tẩy dạng bột hay dạng khối mềm. Các lớp bẩn như vết côn trùng, nấm mốc có thể được tẩy bằng hóa chất có dùng dụng cụ sắc như dao trộn, trong trường hợp nấm mốc, dùng máy hút để hút mốc. Tháo gỡ sửa chữa cũ và băng dính trên những trang sách Cần phải tháo gỡ những sửa chữa trước đây được tiến hành bằng chất liệu mà bây giờ mới được biết là có hại như chất keo dính cao su và hầu hết các loại băng dính. Sửa chữa có sử dụng chất keo dính là nước được tháo gỡ trong chậu nước, bằng độ ẩm hoặc hơi nước. Rất nhiều chất keo dính tổng hợp và băng dính miết yêu cầu phải sử dụng chất dung môi hữu cơ để tháo gỡ.
Rửa trang giấy Việc nhúng giấy vào nước giúp loại bỏ được bụi bẩn bám hờ. Đồng thời nó cũng giúp giảm được chất axit, chất này là một trong những nguyên nhân chính làm cho giấy xuống cấp. Trước khi rửa trang giấy, cần phải kiểm tra mực và màu xem có tan trong nước không và để đảm bảo rằng tài liệu ổn định, không bạc màu hoặc nhòe trong quá trình rửa. Đôi khi có thể bổ sung thêm một lượng kiềm có kiểm soát cẩn thận vào nước để trợ giúp trong quá trình lau chùi. Giảm độ axit của các trang sách Giảm độ axit hoặc kiềm hóa giấy axit là cách bảo quản thông thường được chấp nhận, công việc này được thực hiện trong nước hoặc khô. Mục đích của cách xử lý này là trung tính hóa axit và đưa vào giấy một thành phần mà sẽ tránh được sự hình thành axit trong tương lai. Tuy vậy trong một số trường hợp, người ta vẫn đặt câu hỏi về tính hiệu quả của việc giảm axit, ví dụ như việc xử lý giấy bột gỗ xuống cấp mà vẫn được cho là có hiệu quả. Tuy nhiên một số tài liệu có thể được sửa đổi bằng việc làm giảm axit nhưng lại không nên xử lý như vậy. Ví dụ một số mầu có thể thay đổi ngay lập tức hoặc dần dần trong môi trường kiềm. Vì lý do này mà những trang có mầu
thường không được làm giảm axit. Đồng thời một số loại giấy không cần giảm độ axit vì chất liệu vải mà chúng được làm rất tốt ví dụ như giấy làm bằng vải lanh hoặcvải bông, vải vụn hoặc vì chúng được lưu giữ tốt, trong điều kiện thuận lợi. Sau khi rửa, thực hiện giảm axit trong nước là cách xử lý triệt để hơn là làm giảm axit bằng cách khô. Tuy nhiên xử lý trong nước yêu cầu tập tài liệu phải được tháo dời. Nếu tài liệu đó không nên tháo dời hoặc mực hòa tan trong nước, thì việc làm giảm axit khô là cách thay thế được chấp nhận. Sửa chữa, vá và bảo vệ các trang sách Miếng rách trên giấy được sắp thẳng hàng và sửa chữa bằng những dải giấy Nhật và hồ bột hoặc những chất keo dính khác có chất lượng bảo quản. Lỗ thủng hoặc những chỗ bị mất có thể được dát bột giấy Nhật (leaf-casting). Một cách lựa chọn khác là dán một lớp giấy tương tự với giấy bản gốc về trọng lượng, cấu tạo và mầu sắc. Công việc này rất tốn thời gian và chỉ áp dụng cho những sách rất có giá trị. Gáy (hình 1) mà qua đó các trang giấy được khâu lại với nhau khi một cuốn sách được đóng thường cần phải gia cố trước khi đóng lại. Cách làm này vẫn được gọi là bảo vệ, trong cách làm này, các dải giấy mềm và mỏng được đính vào gáy bằng hồ bột.
Hình 1 Khâu các trang sách Công việc này là xiết chặt các trang giấy của một cuốn sách bằng chỉ. Có một số kỹ thuật được dùng trong việc đóng sách bảo quản. Kỹ thuật khâu thường được hoàn thành bằng việc khâu một số trang lại với nhau, trang này nằm trong trang kia để tạo thành từng tập. Các tập này được khâu lại với nhau bằng chỉ (hình 2). Thường thì các tập được khâu vào vật đỡ như dải băng hoặc dây sợi. Lanh tự nhiên là loại chỉ thường được các nhà bảo quản lựa chọn. Nếu như có thể nên giữ lại đường chỉ
khâu ban đầu, gia cố nó bằng cách sử dụng chỉ lanh mới và vật đỡ cho việc khâu. Hình 2 Sửa gáy giấy, vải hoặc da của tệp đã đóng Cách làm này thích hợp với sách có bìa và/hoặc gáy bị bong một phần hoặc toàn bộ (hình 3). Bìa gốc được gắn vào các trang đã khâu sử dụng da, vải hoặc giấy đã được nhuộm để phù hợp với chất liệu bìa ban đầu. Chất liệu mới được gắn kết hợp với chất liệu ban đầu và những miếng rách của gáy bao gồm cả đường chỉ khâu gốc được
dính vào bề mặt của chất liệu bìa gáy mới. Hình 3 Đóng lại sử dụng kết cấu buộc Nếu vải đóng sách hiện tại quá nát, không thể duy trì được thì cuốn sách đó có thể được đóng lại bằng chất liệu mới có chất lượng bảo quản. Kết cấu buộc (hình 4) thường được các nhà bảo quản lựa chọn cho những cuốn sách phải được đóng bằng da. Khi được cấu tạo đúng cách, cơ cấu này rất chắc chắn và dễ uốn cong, có thể đỡ được cuốn sách trong trạng thái mở rộng và thuận tiện cho việc đọc. Thuật ngữ buộc ở đây đề cập đến cách mà
tấm bìa gắn vào các tệp của sách: chúng được buộc vào các tệp bằng vật đỡ mà các tệp được khâu vào đó. Mặc dầu kết cấu này có thể được sử dụng đối với sách thuộc mọi kích cỡ, song nó vẫn thường được lựa chọn cho loại sách to và nặng vì khả năng nâng đỡ về mặt kết cấu của nó. Đây là một kết cấu bền, nếu được làm bằng chất liệu tốt thì sẽ tồn tại trong thời gian dài. Hình 4 Đóng lại sử dụng kết cấu bìa tách Một cách thay thế cho kết cấu buộc bìa da là kết cấu bìa tách(hình 5). Thuật ngữ bìa tách đề cập đến cách tấm bìa
gắn vào các tệp : cuống giấy, cuống giấy này được khâu vào các tệp, tách ra ở mỗi một đầu bìa và được gắn cố định. Kết cấu này được lựa chọn cho sách từ cỡ trung bình đến cỡ to vì nó cung cấp đủ độ bền dai . Kết cấu này có thể được đóng bằng da hoặc bằng vải. Khi sử dụng vải, đó là cách thay thế tốt cho kết cấu buộc da đối với sách từ cỡ trung bình đến cỡ to bởi vì nó đủ độ bền dai và cấu tạo ít tốn kém hơn do tiết kiệm được thời gian và chất liệu. Hình 5 Đóng lại sử dụng kết cấu hộp
Đối với sách có trọng lượng nhẹ, kết cấu hộp (hình 6) là phù hợp. Trong cách đóng này, hộp (bìa) được cấu tạo riêng biệt, tách ra khỏi tệp và được gắn vào tệp bằng cách đính vào trang lót trực tiếp hoặc dùng bản lề. Kết cấu này không bền như kết cấu buộc hoặc kết cấu bìa tách và nên dùng giới hạn đối với những sách có trọng lượng nhẹ hoặc trung bình. Thường thì hộp được bọc vải mặc dù nó có thể được bọc giấy hoặc da. Làm kết cấu này tốn ít thời gian hơn so với kết cấu buộc hoặc tách bìa và như vậy chi phí ít hơn. Hình 6
Đóng bao bằng phim pôliette và vải đóng bìa sử dụng kết cấu sau khi đóng Khi tất cả các trang trong một cuốn sách mỏng hoặc dễ rách, cần phải có một sự gia cố triệt để, việc đóng bao bằng phim pôliette sử dụng kết cấu sau khi đóng có thể là thích hợp (hình 7). Phim pôliette là nhựa trong, không bám bẩn, là vật đỡ tốt cho giấy dễ rách. Mỗi một tờ giấy của cuốn sách được kẹp giữa hai lớp phim pôliette và phim được gắn chặt dọc theo bốn cạnh. Hàn sóng siêu âm là phương pháp thích hợp để gắn phim. Nếu các trang giấy vẫn ở dạng khổ đôi thì những trang giấy đúp này thường sẽ cần phải cắt dọc theo nếp gấp để thuận lợi cho việc đóng bao. Tuy nhiên, giấy cần phải đóng bao thường là giấy dễ rách do vậy các nếp gấp nếu có thường là đã bị gẫy. Phim pôliette có tĩnh điện. Vì lý do này mà không nên đóng bao đối với những trang có phụ trợ lỏng, dễ vỡ vì tĩnh điện có thể làm rời phụ trợ. Những trang đã được đóng bao có thể được đóng lại với nhau theo một cách mà được gọi là sau đóng. Bìa được gắn vào những trang đã đóng bao bằng vòng xoay, vòng xoay này xuyên qua bìa và phim pôliette để tạo ra kiểu đóng như album. Mặc dù bìa có thể được bao bọc bằng bất kỳ chất liệu gì, song chúng vẫn thường được phủ vải.
Hình 7 Tư liệu xử lý Chuẩn bị tư liệu ảnh hoặc tư liệu viết là một yêu cầu của xử lý bảo quản có trách nhiệm đối với tài liệu có giá trị. Mục đích của tư liệu là ghi chép lại diện mạo, tình trạng của một cuốn sách trước khi xử lý, mô tả xử lý đã được làm và nêu rõ chất liệu được xử dụng trong xử lý. Đồng thời mục đích cũng là để nhận diện ra cuốn sách đã được xử lý và cung cấp những thông tin bổ ích cho các nhà bảo quản mà trong tương lai họ có thể lại là những người xử lý sâu hơn cuốn sách đó, đặc biệt là khi kỹ thuật cải tiến
và chất liệu ngày càng nhiều như hiện nay. Tư liệu bao gồm một bản mô tả bằng lời về tình trạng trước khi xử lý, một bản liệt kê các bước tiến hành và những chất liệu cụ thể được xử dụng trong khi xử lý và nói rõ xử lý đó được tiến hành ở đâu, khi nào. Tư liệu viết được bổ sung bằng hình ảnh chụp trước, sau khi và một lúc nào đó trong quá trình xử lý. Tư liệu nên được lưu giữ vĩnh viễn. Sắp xếp các trang sách Sắp xếp đúng thứ tự là một phần quan trọng của tư liệu. Trong việc xử lý bảo quản, việc làm này bao gồm kiểm tra cẩn thận từng trang của cuốn sách để sắp đúng số và trật tự của các trang, đĩa và bản đồ ; kiểm tra trang thiếu và chú ý những chỗ rách, bẩn hoặc hỏng, bất bình thường. Xử lý tối thiểu (ổn định hóa cơ bản) Công việc này bao gồm khối lượng xử lý tối thiểu được yêu cầu để làm chậm việc hư hỏng của một cuốn sách. Công việc này không bao gồm xử lý bên ngoài hay sửa chữa về mặt kết cấu. Ví dụ một cuốn sách có bìa bị long và trang rách chỉ có thể được chụp vi phim, làm giảm axit bằng cách khô và đóng hộp. Cấp độ xử lý này thường được lựa chọn đối với sách mà giá trị của nó hạn
chế hoặc sách ít được dùng. Xử lý mở rộng Công việc này bao gồm xử lý toàn bộ cả trang và đóng. Xử lý cả kết cấu và bên ngoài. Cách làm này thường liên quan đến việc tách rời một cuốn sách, lau chùi bên ngoài, giảm axit bằng cách ướt, vá và gia cố các trang giấy, khâu lại, sửa chữa bìa gốc và dán chúng vào trang nội dung. Nếu bìa gốc quá nát không thể tái sử dụng được thì cuốn sách đó phải được đóng lại theo một trong những cách đóng (kết cấu hộp, bìa tách hoặc buộc) và ghi nhan đề. Cấp độ xử lý này thường dành cho sách có giá trị cao. Đóng hộp Trong bảo quản sách đóng hộp là một công việc quan trọng. Hộp hỗ trợ về mặt cấu trúc cho một cuốn sách và bảo vệ cho nó khỏi bụi, bẩn, ánh sáng và hư hại về mặt hóa chất. Sách có bìa đóng có giá trị về mặt lịch sử và mỹ thuật cần phải được duy trì tối đa trong tình trạng hiện tại của nó, nên được đóng hộp. Sách hỏng, ít khi được dùng, không đảm bảo xử lý hoặc sửa chữa cũng nên được đóng hộp. Hộp nên được làm bằng chất liệu bền, có chất lượng bảo quản và phải là hộp đặt để vừa chính xác
với kích thước của cuốn sách. Hộp có gáy thõng (drop- spine) (hình 8) và hộp tương quan (phase-box) Hình 9) đều được dùng. Hộp drop-spine được ưa chuộng vì nó hỗ trợ được tốt hơn và giữ sách được sạch hơn. Tuy nhiên loại hộp này đắt hơn. Cả hai loại hộp đều có thể kiếm được từ những nhà cung cấp thương mại. Hình 8
Hình 9 Sao chụp Chụp vi phim và các loại sao chụp khác là một hình thức thay thế hiệu quả để bảo quản thông tin khi mà xử lý mở rộng bản gốc không được thực hiện. Sao chụp có lợi khi được kết hợp với xử lý, bằng việc loại bỏ sự cần thiết xử lý bằng tay những tài liệu rách, sao chụp là một hình thức xử lý tối thiểu vừa đủ đối với rất nhiều sách mà nếu không có nó thì sẽ cần phải xử lý mở rộng. Sao chụp cũng cho phép bảo quản được tốt hơn tài liệu không ở trong kho và tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu được
tiếp cận với thông tin quí hiếm, chỉ có một bản. Jan Paris - Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina “Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai” James H. Billington, Cán bộ Thư viện Quốc hội Điều cần thiết về mặt Đạo đức của công tác Bảo quản Giới thiệu Sưu tập tài liệu trong thư viện, cơ quan lưu trữ và các hiệp hội lịch sử của chúng ta bao gồm tài liệu đa dạng khác nhau về thể loại, kích thước và hình thức. Chúng được lưu giữ trong điều kiện môi trường khác nhau, cất trong nhiều dạng hộp, bao bì, được sử dụng cho những mục đích và trong những phạm vi khác nhau. Vấn đề chính là tài liệu lưu giữ trong sưu tập của chúng ta khác nhau về tình trạng từ chỗ còn nguyên vẹn tới hư hại nghiêm trọng. Một số tài liệu cần phải được chú ý bảo
quản, tại những cơ quan không có cán bộ bảo quản, tài liệu quí hiếm phải gửi đi bảo quản ở nơi khác. Lựa chọn người làm công tác bảo quản là bước quan trọng để có được dịch vụ bảo quản trách nhiệm. Để trợ giúp trong tiến trình đó, bài viết này khảo sát một số vấn đề có liên quan tới lựa chọn người làm công tác bảo quản. Nó tập trung vào bản chất của bảo quản, trình độ và kiến thức của người làm bảo quản và làm thế nào để tìm ra, làm việc với và mong đợi gì từ người làm bảo quản. Điểm tập trung là các yếu tố liên quan đến bảo quản tài liệu đặc biệt, tức là những tài liệu có ý nghĩa vì sự lâu đời của chúng, sự quí hiếm, vẻ đẹp, giá trị về mặt tiền bạc hoặc tầm quan trọng về mặt lịch sử hay thư mục.(1) Những yếu tố này thích hợp với những vật tạo tác mà có đặc điểm vật lý (như minh họa màu sắc, bản đồ gấp hoặc biểu đồ) cần phải được bảo quản về mặt chất. Có nghĩa là thậm chí giá trị nội tại của vật tạo tác đó không đòi hỏi sự bảo quản, xử lý có thể chỉ là lựa chọn tùy thích nếu như đặc điểm vật lý cản trở việc tái định dạng hoặc các cách thay đổi khác. Bảo quản và người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp Một số tài liệu trong bộ sưu tập rất có ý nghĩa do vậy chúng cần phải được chú ý bảo quản. Việc bảo quản
những tài liệu như vậy đặc biệt thích hợp khi chúng không thể dùng được thậm chí dùng cẩn thận không gây hỏng, khi chúng không ổn định về mặt vật lý hay hóa học hoặc khi chúng chịu sự xử lý không thích hợp trong quá khứ.(2) Xử lý bảo quản là việc dùng kỹ thuật và chất liệu để làm ổn định về mặt hóa học, gia cố về mặt chất những tài liệu trong sưu tập. Mục đích của xử lý bảo quản tài liệu có giá trị về mặt tạo tác là đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và tiếp tục được đưa ra sử dụng trong khi thay đổi các đặc điểm vật lý ở mức thấp nhất. Bảo quản cũng bao gồm những quyết định có liên quan tới việc nhận diện dạng tài liệu cần xử lý và xác định các cách xử lý thích hợp. Xử lý bảo quản sưu tập tài liệu đặc biệt đòi hỏi sự đánh giá và kinh nghiệm của người làm công tác bảo quản có trình độ. Một cán bộ bảo quản chuyên nghiệp là một người được đào tạo cao, có kiến thức thực tiễn và lý thuyết rộng về những lĩnh vực sau: + lịch sử, khoa học và thẩm mỹ của tài liệu và kỹ thuật lưu giữ tài liệu + nguyên nhân những tài liệu này hỏng hoặc bị phá hủy + các cách và chất liệu có thể được dùng trong xử lý bảo
quản + ngụ ý của các xử lý được đề xuất Một nhà bảo quản đồng thời cũng chứng minh được các khía cạnh của công việc tuân thủ theo các chuẩn mực thực hành. Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt mười năm qua đã trải qua một giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay, lĩnh vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, qui trình đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực chuyên môn quốc gia. Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa chọn một người làm bảo quản được đào tạo và đủ chuyên môn để cung cấp các dịch vụ xử lý theo yêu cầu. Để đánh giá người làm công tác bảo quản có triển vọng phải xem xét việc đào tạo về bảo quản của cá nhân đó, khoảng thời gian đào tạo, mức độ kinh nghiệm thực tế và chuyên môn. Ngoài ra liên hệ với khách hàng và chú ý tới người làm chứng để đảm bảo bạn có một sự lựa chọn tốt nhất và có cơ sở.
Đào tạo người làm công tác bảo quản Người bảo quản giỏi được đào tạo theo một trong hai cách: thông qua việc hoàn thành một chương trình sau đại học để được bằng thạc sĩ hoặc thông qua một thời gian học nghề dài. Sáu chương trình đào tạo sau đại học ở Bắc Mỹ cung cấp chương trình học thuật từ hai đến ba năm bao gồm lịch sử và khoa học lưu giữ tài liệu, bối cảnh văn hóa của tác phẩm và thực tiễn xử lý bảo quản.(3) Năm cuối cùng dành để lĩnh hội kinh nghiệm thực tế từ sự hướng dẫn của người làm bảo quản có uy tín chuyên trong lĩnh vực bảo quản. Những người tốt nghiệp thường theo tiếp thêm khóa học nâng cao một năm hoặc theo đuổi nghiên cứu hay cơ hội nghiên cứu thông qua các chương trình học bổng đang có. Một số người không chọn chương trình đào tạo cao học vì chi phí cao, chương trình không phù hợp với sự quan tâm của họ hoặc vì một vài lý do khác. Đối với những người như vậy, đào tạo thông qua học nghề là cách thay thế. Thành công của bất kỳ chương trình học nghề nào đều phụ thuộc vào sự nhanh trí của mỗi cá nhân để có được kiến thức thực hành và lý thuyết sâu rộng thông qua chương trình nâng cao tại các phòng thực tập bảo quản; tham dự hội thảo; thảo luận; và các chương trình
học thuật được lựa chọn; và tự đọc, tự nghiên cứu. Đào tạo học nghề đặc biệt phổ biến ở những nơi mà cơ hội đào tạo đại học chính quy hết sức hạn chế, nó có thể mang lại sự chuẩn bị tốt cho việc bảo quản sách. Vì các chiến lược đào tạo học nghề khác nhau đáng kể và chất lượng kết quả đa dạng, do vậy việc đánh giá kỹ lưỡng từng cá nhân trở nên hết sức quan trọng. Một người được đào tạo chuyên đóng sách không nhất thiết phải là người bảo quản sách. Trong khi người này có thể có nhiều kỹ năng hướng dẫn cần thiết nhưng lại không có kiến thức rộng hơn để đánh giá, đề xuất và tiến hành xử lý thích hợp theo quan điểm bảo quản. Tương tự như vậy, xưởng làm khung chuyên nghiệp có thể có “phục chế giấy’’ trong danh mục dịch vụ, nhưng người làm khung có thể lại không có kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định bảo quản. Bất kể được đào tạo theo loại hình nào, tất cả những người làm công tác bảo quản đều chuyên xử lý các dạng tài liệu đặc biệt và chỉ có thể đưa ra những lời khuyên chung về kho tàng, lưu giữ hoặc bảo quản tài liệu. Ví dụ, một người bảo quản sách có trách nhiệm sẽ không cung cấp tư vấn về mặt kỹ thuật hoặc xử lý các công trình nghệ thuật hoặc đồ đạc bởi vì vấn đề này nằm ngoài
chuyên môn của họ. Tổ chức nghề nghiệp cho cán bộ bảo quản Là thành viên và tham gia tích cực vào tổ chức chuyên môn của lĩnh vực chứng tỏ mối quan tâm của người làm bảo quản trong việc bắt kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, trao đổi thông tin và đẩy mạnh giao tiếp nghề nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, rất nhiều người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp trực thuộc các tổ chức như Viện Bảo Quản Mỹ (AIC), Viện Bảo Quản Quốc tế (IIC) và các hiệp hội bảo quản khu vực. Khi không biết chắc chắn về kiến thức, sự thành thạo hoặc đạo đức của người làm bảo quản thì danh vị thành viên trong một tổ chức nghề nghiệp là một bằng chứng quan trọng cho thấy sự liên quan nghề nghiệp , không có yếu tố này thì không thể theo kịp sự phát triển trong lĩnh vực. Diện thành viên có thể cung cấp đôi nét về kinh nghiệm của người làm bảo quản. Đặc biệt, danh vị “Hội viên” (Fellow) hoặc “Đồng nghiệp” (Professional Associate) trong AIC được trao sau một số năm nhất định trong ngành, dựa trên quá trình đánh giá chi tiết. Các diện thành viên này chỉ ra rằng người làm bảo quản đồng ý tuân thủ Qui ước AIC về Đạo đức và Chuẩn mực Nghề nghiệp. Qui ước và Chuẩn mực AIC được đưa ra để
“hướng dẫn người làm bảo quản về thông lệ đạo đức của nghề nghiệp và kêu gọi “sự tôn trọng bền vững tính toàn vẹn về mặt thẩm mỹ, lịch sử và chất lượng của vật thể” Làm thế nào để tìm được người làm bảo quản Tìm ra một người làm bảo quản có trình độ đòi hỏi sự nhanh trí và tính kiên nhẫn, vì không phải chỗ nào cũng có chuyên môn bảo quản (đặc biệt là bảo quản sách) và những người làm bảo quản không tự quảng cáo. Bắt đầu bằng cách đưa ra một danh sách những người làm bảo quản có tiềm năng. Liên hệ phòng bảo quản của thư viện, bảo tàng, lưu trữ kề gần. Nhân viên thường là nguồn cung cấp thông tin và lời khuyên bao quát. Họ có thề giới thiệu người làm bảo quản tư nhân ở vùng lân cận hoặc các trung tâm khu vực có cung cấp dịch vụ xử lý bảo quản. Trong một vài trường hợp, người làm bảo quản thuộc một cơ quan có thể chấp nhận việc riêng ngoài việc của cơ quan ra. Ngoài ra hãy liên hệ với những người làm việc trong các phòng sưu tầm đặc biệt của thư viện, cơ quan lưu trữ, hiệp hội lịch sử và những bảo tàng lớn để biết tên những người làm bảo quản mà đã thường xuyên làm việc cho họ. Trong mọi trường hợp phải tìm xem liệu sự giới thiệu
có được dựa trên kinh nghiệm trực tiếp của người làm bảo quản hay đó là thông tin phụ. Đồng thời gọi điện hoặc viết thư tới Viện Bảo quản Mỹ để có được các sự giới thiệu khác. Hệ thống Giới thiệu Dịch vụ Bảo quản của Quỹ tài trợ Viện Bảo quản Mỹ (FAIC) sẽ cung cấp tên của chuyên viên trong lĩnh vực của bạn hoặc người chuyên xử lý các dạng tạo tác đặc biệt. FAIC không xác nhận chất lượng công việc cũng như bản thân người làm bảo quản, nhưng Hệ thống Giới thiệu cung cấp một số thông tin chính giải thích điều mà khách hàng của dịch vụ bảo quản có thể mong đợi từ người làm bảo quản. Những mối liên hệ này sẽ cung cấp tên của một số người làm bảo quản có năng lực. Tuy nhiên, sự giới thiệu này không nhất thiết phải là sự đảm bảo về mặt chất lượng. So sánh hàng hoá luôn là một nguyên tắc đúng đắn, thậm chí ngay cả khi tìm kiếm các dịch vụ bảo quản. Một loạt các vấn đề có cơ sở được đưa ra trong những phần sau đây có thể cung cấp một khung cơ sở để đánh giá khả năng của người làm bảo quản. Bạn có thể thấy rằng một số nhà bảo quản trong danh mục không thể cung cấp loại xử lý bảo quản bạn yêu cầu bởi vì vấn đề đặc biệt nằm ngoài khả năng chuyên môn
của họ hoặc họ không thể lưu giữ vật tạo tác của bạn trong phòng bảo quản của họ. Có thể một số người có nhiều việc tồn đọng quá nên không thể xử lý đồ bảo quản của bạn nhanh như bạn mong muốn. Hãy thận trọng với người làm bảo quản mà làm việc cho bạn nhanh và rẻ. Xử lý bảo quản thường mất thời gian và tốn kém. Sự chờ đợi và tốn kém cho dịch vụ có chất lượng chỉ là chi phí nhỏ so với rủi ro mà vật tạo tác bị mất hoặc hỏng không thể sửa chữa được vì bị xử lý không thích hợp và không đầy đủ. Nếu bạn ở khu vực ngoại ô có ít người làm bảo quản, đừng ngần ngại gì hãy tìm kiếm những sự giới thiệu người làm bảo quản ở khu vực khác. Rất nhiều người làm bảo quản nhận làm cho khách hàng ở xa và cho bạn lời hướng dẫn về việc gói gém và vận chuyển an toàn những chất liệu dễ vỡ. Họ cũng có thể cung cấp cho bạn thông tin về dịch vụ vận chuyển đường bộ và đường thủy có bảo hiểm, vận chuyển đặc biệt có đảm bảo đối với những vật liệu có giá trị trong khi vận chuyển. Nếu bạn muốn làm điều tra sưu tập tài liệu để giúp bạn đánh gía được nhu cầu bảo quản tổng thể, hãy cân nhắc làm việc với tư vấn bảo quản. Điều tra sưu tập tài liệu nhằm mục đích đánh giá điều kiện chung của tài liệu và
môi trường lưu giữ nó. Điều tra mang lại những khuyến nghị có thể giúp cơ quan đưa ra kế hoạch bảo quản sưu tập tài liệu lâu dài. Những khuyến nghị như vậy bao gồm đề xuất cải thiện môi trường, thay đổi phương thức, đào tạo cán bộ, dự án cung cấp chỗ mới và xử lý bảo quản tài liệu chọn lọc. Việc làm này đặc biệt hữu ích cho các viện mà không có đủ chuyên môn và kinh nghiệm trong việc đánh giá nhu cầu bảo quản. Chiến lược giới thiệu như trình bày ở trên sẽ giúp bạn nhận ra những người đủ chuyên môn làm điều tra bảo quản. Một số tổ chức liệt kê trong mục “Nguồn Thông tin” (Information Resources) và “Trung tâm Bảo quản Khu vực” (Regional Conservation Centers) cũng cung cấp các dịch vụ tư vấn và điều tra. Tiếp xúc với người làm bảo quản Người làm bảo quản sẽ hỏi gì bạn Để đảm bảo rằng sưu tập của bạn được xử lý đúng cách, cần phải thiết lập mối quan hệ làm việc hợp tác với người làm bảo quản ngay từ ban đầu, do vậy các quyết định xử lý phản ánh sự cân bằng giữa tầm quan trọng về quản lý và bảo quản. Khi bạn đã có được tên của người bảo quản, hãy gọi điện và sắp xếp thời gian, địa điểm để trao đổi nhu cầu bảo quản của bạn. Một số người làm bảo
quản sẽ tới tận nơi, trong khi một số khác thì lại yêu cầu bạn mang đồ bảo quản đến họ. Nếu bạn ở một địa điểm xa, cần thu xếp cho việc vận chuyển đồ để được kiểm tra sau khi đã trao đổi sơ bộ bằng điện thoại. Để cuộc trao đổi ngay từ đầu gặp thuận lợi, hãy sẵng sàng cung cấp cho người làm bảo quản những thông tin sau: + bản chất của đồ bảo quản (ví dụ: sách, bản viết tay, nghệ thuật trên giấy) + chất liệu thành phần (ví dụ: giấy, da, giấy da) + phụ liệu (ví dụ: viết tay, đánh máy, mực in) + bản chất của vấn đề (ví dụ: rách, biến dạng về mặt chất, gãy vỡ, một sự kết hợp của các nhân tố) + thể loại và phạm vi sử dụng trước đây (ví dụ: sử dụng nghiên cứu giới hạn hay mở rộng, triển lãm) + điều kiện môi trường (ví dụ: chỉ sưởi ấm vào mùa đông, điều kiện ổn định có sự kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ) + hệ thống kho tàng (ví dụ: xếp giá theo chiều đứng hay chiều nằm, hộp và các thiết bị bảo vệ kèm theo)
+ kết quả xử lý mong đợi: (ví dụ: một sự ổn định hoặc bảo vệ cơ bản, diện mạo được cải thiện, tránh mất thông tin). Thông tin này rất cần thiết cho người làm bảo quản để đánh giá liệu họ có thể đảm nhận được công việc hay không. Đây cũng là thông tin cần thiết nếu người làm bảo quản phải đưa ra đề xuất xử lý giải quyết được cả hai vấn đề điều kiện vật bảo quản và yêu cầu của cơ quan bạn. Đồng thời cũng phải quyết định trước khi nào bạn muốn công việc hoàn thành và xác định hạn công việc nếu có. Cuối cùng phải biết số tiền bạn có vì điều này cho thấy mức độ xử lý mà bạn có khả năng chi trả. Nếu bạn nói rõ với người làm bảo quản ngay từ đầu về mọi vấn đề thì sẽ tiết kiệm được thời gian và sức lực quý báu. Tại thời điểm này, người làm bảo quản có thể đưa gợi ý chung về các cách xử lý và kỹ thuật khác nhau mà có thể phù hợp với đồ bảo quản của bạn. Tuy nhiên, đừng mong đợi người làm bảo quản cung cấp cho bạn đề xuất xử lý cụ thể hoặc ước tính chi phí trước khi họ kiểm tra toàn bộ đồ bảo quản. Bạn nên hỏi người làm bảo quản điều gì
Ngay từ đầu hãy đặt câu hỏi mà giúp bạn đánh giá được trình độ và khả năng của người làm bảo quản trong việc xử lý đồ bảo quản thuộc sưu tập của bạn. Hãy nhớ rằng cuộc trao đổi trên đây liên quan đến giáo dục, đào tạo và phát triển nghề nghiệp của người làm bảo quản, câu hỏi của bạn phải giải đáp được các vấn đề: + đào tạo + thời gian thực hành + phạm vi thực hành + tư cách hội viên trong tổ chức nghề nghiệp + liệu có kiếm được hồ sơ về công việc hoặc báo cáo xử lý Quyết định cách tính chi phí của người làm bảo quản (theo giờ, ngày, hoặc dự án) và nên hay không nên ràng buộc ước tính chi phí nếu xử lý yêu cầu nhiều hoặc ít hơn thời gian dự trù. Hỏi xem liệu có chi phí riêng cho kiểm tra sơ bộ và ước tính – một phần quan trọng nhưng tốn thời gian trong xử lý bảo quản. Thông thường người làm bảo quản tính tiền theo giờ, có giá cố định cho kiểm tra sơ bộ , khách hàng quyết định trả được hay không thì mới tiến hành xử lý. Tại thời điểm này, làm rõ các vấn đề chi phí bảo hiểm, vận chuyển hoặc các chi phí khác bao