›
›

Luận văn Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam

pdf 152 trang hapham 1390
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_de_xuat_mot_so_giai_phap_xay_dung_cac_hoat_dong_kie.pdf

Nội dung text: Luận văn Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam

  1. 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ĐỒNG QUANG CHUNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS NGUYỄN VIỆT TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
  2. 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của tôi với sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Những nội dung trình bày trong đề tài là hoàn toàn trung thực và nếu như có sai trái gì tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tác giả luận văn Đồng Quang Chung MỤC LỤC Trang Mở đầu 1 Chương 1 - CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 4 1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ 4 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 6 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 9 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 10 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông 12 1.1.2.5 Giám sát 13 1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH 14 1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi 15 1.2.2 Phần mềm 17 1.2.2.1 Phần mềm hệ thống 17 1.2.2.2 Các chương trình tiện ích 17
  3. 3 1.2.2.3 Ngôn ngữ lập trình và các trình biên dịch 18 1.2.2.4 Phần mềm ứng dụng 18 1.2.2.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 19 1.2.3 Mạng máy tính 20 1.2.3.1 Ứng dụng của mạng máy tính 20 1.2.3.2 Mạng nội bộ và mạng diện rộng 22 1.2.3.3 Mạng có dây và mạng không dây 23 1.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 23 1.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 24 1.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 25 1.3.3 Hoạt động kiểm soát dữ liệu 28 1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH ĐẾN VIỆC THIẾT KẾ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 30 1.4.1 Đặc điểm của hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 31 1.4.1.1 Chịu ảnh hưởng bởi phương pháp xử lý dữ liệu của hệ thống máy tính 31 1.4.1.2 Chịu ảnh hưởng và phụ thuộc về mặt công nghệ lưu trữ dữ liệu 32 1.4.1.3 Chịu sự chi phối của phần cứng máy tính 34 1.4.1.4 Chịu ảnh hưởng của hạ tầng mạng 34 1.4.1.5 Chịu sự phụ thuộc vào hệ thống điện 36 1.4.1.6 Chịu sự chi phối và phụ thuộc nhiều vào cơ chế kiểm soát của phần mềm ứng dụng 37
  4. 4 1.4.2 Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn đối với các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 38 1.4.2.1 Những rủi ro xuất phát từ thiết bị phần cứng 39 1.4.2.2 Những rủi ro xuất phát từ sự vận hành của hệ thống mạng 40 1.4.2.3 Những rủi ro xuất phát từ sự thiết kế của phần mềm ứng dụng 40 1.4.2.4 Những rủi ro xuất phát từ công việc lưu trữ dữ liệu 40 1.4.2.5 Những rủi ro xuất phát từ sự tác động bên ngoài và sự không trung thực của con người 41 Kết luận chương 1 42 Chương 2 - TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 43 2.1 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ nhà quản lý 45 2.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ kế toán 47 2.3 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ IT 48 2.4 Nhận xét về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học được tổ chức tại các doanh nghiệp 51
  5. 5 2.5 Nhận xét về các thủ tục kiểm soát được thiết kế trong các phần mềm kế toán Việt Nam 64 Kết luận chương 2 65 Chương 3 – ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 66 3.1 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHUNG 66 3.1.1 Kiểm soát con người 66 3.1.2 Kiểm soát vật chất 67 3.1.3 Kiểm soát vận hành máy tính 68 3.2 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG 74 3.2.1 Những quy định ràng buộc về trách nhiệm của các đối tượng liên quan 75 3.2.2 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát dữ liệu đầu vào 77 3.2.3 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu 80 3.2.4 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra 84 3.2.5 Những giải pháp khác về các thủ tục kiểm soát trên phần mềm ứng dụng 86 3.3 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT DỮ LIỆU 88 3.3.1 Tổ chức máy chủ 88
  6. 6 3.3.2 Tổ chức sao lưu dữ liệu 88 3.3.3 Kiểm soát dữ liệu đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp 90 3.4 ỨNG DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM VÀO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT MỘT SỐ CHU TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP 90 3.4.1 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng 90 3.4.1.1 Mô tả chu trình mua hàng 90 3.4.1.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng 94 3.4.2 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng 98 3.4.2.1 Mô tả chu trình bán hàng 98 3.4.2.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng 101 3.4.3 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình nhân sự, tiền lương 104 3.4.3.1 Mô tả chu trình nhân sự, tiền lương 104 3.4.3.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình nhân sự, tiền lương 106 3.4.4 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất 108 3.4.4.1 Mô tả chu trình sản xuất 108
  7. 7 3.4.4.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất 111 3.5 BAN HÀNH CHÍNH SÁCH AN TOÀN VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN, HOÀN THIỆN VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT VÀO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 115 Kết luận chương 3 116 KẾT LUẬN 117 TÀI LIỆU THAM KHẢO 119
  8. 8 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT : Công nghệ thông tin IT : Information Technology - Kỹ thuật thông tin CPU : Central Processing Unit - Đơn vị xử lý trung tâm RAM : Random Access Memory - Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên HDD : Hard Disk Drive - Ổ đĩa cứng (bộ nhớ lưu trữ) CSDL : Cơ sở dữ liệu SQL : Structured Query Language - Ngôn ngữ truy vấn cấu trúc ERP : Enterprise Resources Planning - Hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp COSO: Committee of Sponsoring Organization – Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính
  9. 9 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 – Mô tả hệ thống máy tính 16 Hình 1.2 – Thiết bị Modem dùng để kết nối mạng internet 20 Hình 1.3 – Mô tả về mạng máy tính 21 Hình 1.4 – Thiết bị Hub dùng để kết nối nhiều máy tính với nhau 36 Hình 3.1 – Mô tả về bức tường lửa Firewall 71 Hình 3.2 – Mô hình hệ thống thông tin kế toán 74
  10. 10 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Nhìn nhận về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 49 Bảng 2.2 – Kiểm soát vật chất 53 Bảng 2.3 – Kiểm soát vận hành máy tính 55 Bảng 2.4 – Kiểm soát dữ liệu đầu vào trên phần mềm ứng dụng 57 Bảng 2.5 – Kiểm soát xử lý số liệu trên phần mềm ứng dụng 59 Bảng 2.6 – Kiểm soát thông tin đầu ra trên phần mềm ứng dụng 60 Bảng 2.7 – Kiểm soát dữ liệu 62
  11. 11 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài: Có thể nói trong thời đại ngày nay, CNTT đã và đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống của loài người. Những lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Hầu như lĩnh vực nào, ngành nghề nào cũng ứng dụng CNTT và điều đó đã giúp tạo ra năng suất lao động, hiệu quả công việc vô cùng to lớn. Thực tế cho thấy; khi các tổ chức, các doanh nghiệp ứng dụng CNTT mà cụ thể là việc đưa vào sử dụng các phần mềm ứng dụng, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, các kết nối cổng thông tin liên kết trong nội bộ hay liên kết ra bên ngoài đã giúp cho con người trao đổi thông tin với nhau một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và thay thế dần sức người do có sự tự động hoá ngày càng cao. Bên cạnh đó; trong điều kiện tin học hoá như hiện nay, việc bảo vệ thông tin được xem là công việc được ưu tiên hàng đầu bởi người ta quan niệm rằng “thông tin là tài sản” và nếu để mất nó có thể sẽ phải trả giá rất đắt. Tuy nhiên, để thực hiện công việc này không phải là việc dễ dàng vì nó đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, rõ ràng, tỉ mỉ và chi tiết thông qua việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tuân theo quy trình được thống nhất từ cấp lãnh đạo đến cấp nhân viên trong toàn bộ tổ chức. Ngoài những lợi ích do CNTT mang lại thì song song đó vẫn còn rất nhiều hạn chế hay nói khác đi đó chính là những rủi ro tiềm ẩn bên trong luôn rình rập và sẵn sàng đe doạ đến tài sản thông tin của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Do đó, việc tìm hiểu những đặc điểm của hệ thống kiểm soát cũng như các biện pháp ngăn ngừa, nhận diện và khắc phục những tác động xấu từ những rủi ro trong môi trường ứng dụng CNTT sẽ giúp cho chúng ta
  12. 12 có cái nhìn toàn diện hơn để có thể thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản thông tin của tổ chức. Và cũng không nằm ngoài những suy nghĩ trên, tác giả đã rất trăn trở và đi đến quyết định chọn đề tài cũng tương đối mới mẻ là “Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam” để nghiên cứu với hy vọng mang lại cho các tổ chức, các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là những người đang hoạt động trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán nói riêng một cái nhìn toàn diện hơn, đúng đắn hơn và cụ thể hơn về vấn đề này hiện nay. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Dựa trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu nước ngoài; thông qua việc thực hiện quan sát, điều tra và khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ở Việt Nam về kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng CNTT; mục tiêu nghiên cứu của đề tài đưa ra một cái nhìn trực quan và cụ thể về kiểm soát trong môi trường tin học để hướng các đối tượng liên quan như doanh nghiệp, người hành nghề kế toán, kiểm toán đến việc tổ chức hệ thống thông tin và xây dựng các hoạt động kiểm soát thật sự hữu hiệu trong điều kiện ứng dụng CNTT vào công việc hàng ngày của mình. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động kiểm soát thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức trong môi trường tin học tại các doanh nghiệp Việt Nam. Cụ thể là; thông qua việc quan sát các hoạt động kiểm soát thực tế tại doanh nghiệp, điều tra và khảo sát các đối tượng liên quan như ban giám đốc, bộ phận kế toán và bộ phận IT của các doanh nghiệp để tìm hiểu. Tuy nhiên; đề tài chỉ mới đề cập đến việc tư vấn cho các doanh nghiệp cách để tự thiết kế ra các thủ tục phục vụ cho việc thực thi các hoạt động kiểm soát
  13. 13 tương ứng trong môi trường tin học sao cho hữu hiệu hơn để bảo vệ các tài sản thông tin và gia tăng độ tin cậy của thông tin được xử lý trong môi trường này, chứ chưa thật sự đề cập đến toàn bộ mọi thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu của luận văn là dựa trên quan sát thực tế ở hiện trường, khảo sát và điều tra các đối tượng liên quan tại doanh nghiệp thông qua hình thức bảng câu hỏi. Đồng thời sử dụng phương pháp phân tích, thống kê và tổng hợp số liệu thu thập được từ thực tế để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề đã đề cập trong mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Kết cấu của luận văn: Kết cấu của luận văn bao gồm: v Phần mở đầu v Chương 1 - Các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học v Chương 2 - Tìm hiểu thực tế về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại các doanh nghiệp Việt Nam v Chương 3 – Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam v Kết luận v Tài liệu tham khảo v Phụ lục
  14. 14 CHƯƠNG 1 CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa được đưa ra bởi COSO năm 1992 thì: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và toàn bộ nhân viên của tổ chức chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: ü Báo cáo tài chính đáng tin cậy ü Các luật lệ và quy định được tuân thủ ü Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Như vậy có bốn nội dung cơ bản được đề cập trong định nghĩa ở trên bao gồm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ là một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở tất cả mọi bộ phận trong tổ chức và chúng kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát được xem là phương tiện giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: chính con người sẽ đặt ra mục tiêu; thiết lập cơ chế kiểm soát ở khắp mọi nơi trong tổ chức và vận hành chúng để đạt được mục tiêu đề ra. Do đó, kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà còn bao
  15. 15 gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc và nhân viên. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhất có thể chứ không khẳng định chắc chắn rằng các mục tiêu sẽ đạt được. Như vậy, kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn chặn và phát hiện ra sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng sẽ không bao giờ xảy ra nữa. Sở dĩ như vậy là do bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó như: sự vô ý, bất cẩn của con người; sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức; sự lạm dụng quyền lực để mưu cầu lợi ích riêng tư; hay sự đòi hỏi chi phí bỏ ra cho việc thực hiện các hoạt động kiểm soát phải luôn nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: mục tiêu của kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm toàn bộ mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức. Nhưng nhìn chung, có thể phân thành ba mục tiêu sau: ü Mục tiêu về báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và độ tin cậy, bởi lẽ nhà quản lý là người đại diện pháp luật cho tổ chức và phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. ü Mục tiêu về tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn hướng mọi thành viên trong tổ chức đến việc tuân thủ các chính sách và quy định của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. ü Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, qua đó
  16. 16 giúp nâng cao uy tín, mở rộng quy mô và thị phần, thực hiện các chiến lược của đã đề ra 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO (năm 1992) thì các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận: § Môi trường kiểm soát § Đánh giá rủi ro § Hoạt động kiểm soát § Thông tin và truyền thông § Giám sát 1.1.2.1 Môi trường kiềm soát Môi trường kiềm soát được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó phản ánh sắc thái chung của một tổ chức và chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên trong tổ chức. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và các giá trị đạo đức Tính chính trực và các giá trị đạo đức được thể hiện qua tính cách, bản chất và cách cư xử của các thành viên khi tham gia vào các hoạt động của tổ chức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước hết phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những cá nhân liên quan đến quá trình kiểm soát. Do vậy, nhu cầu này đòi hỏi ở nhà quản lý cấp cao phải xây dựng được những chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản những người có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp trong tổ chức. Muốn đạt được yêu cầu này, trước hết đòi hỏi nhà quản lý phải làm
  17. 17 gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đồng thời cần phổ biến những quy định đến mọi thành viên trong tổ chức bằng những cách thích hợp. Hơn nữa, để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, tổ chức cũng cần loại trừ hoặc giảm thiểu các sức ép tác động đến nhân viên để tránh thực hiện các hành vi thiếu trung thực có thể xuất phát từ họ. Năng lực của nhân viên Nhà quản lý cần tuyển dụng các nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện công việc được giao đạt sự hữu hiệu và hiệu quả. Bên cạnh đó, cần tăng cường giám sát và tổ chức huấn luyện nhân viên thường xuyên để các nhiệm vụ được giao luôn đạt kết quả tốt nhất. Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán trực thuộc hội đồng quản trị, gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào công việc điều hành tổ chức. Uỷ ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập cho kiểm toán độc lập Vì thế, hoạt động hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán sẽ có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được dùng làm thước đo đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên bên trong Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán, cùng với mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Ở Việt Nam, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và có vai trò tương tự như Uỷ ban kiểm toán.
  18. 18 Triết lý và phong cách điều hành Triết lý thể hiện qua quan điểm và sự nhận thức của nhà quản lý; trong khi phong cách điều hành lại thể hiện qua tính cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành tổ chức. Do vậy, sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của một tổ chức. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và đặc thù của mỗi đơn vị. Thực chất đó chính là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần đáng kể cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, một cơ cấu tổ chức không phù hợp có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Qua đó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức, giúp họ hiểu được nhiệm vụ của mình và từng hoạt động của họ sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, tổ chức cần có mô tả công việc rõ ràng cụ thể mà trong đó có đề cập đến quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên cùng với mối quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nhân sự Là các chính sách được lập bởi nhà quản lý liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường
  19. 19 kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động của tổ chức. Chúng có thể bắt nguồn từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp và sẵn sàng đe doạ đến tất cả các mục tiêu chung cũng như các mục tiêu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, người ta chỉ có thể hạn chế bớt các rủi ro này chứ không thể làm cho chúng không bao giờ xuất hiện nữa. Vì thế, để hạn chế các rủi ro nhà quản lý phải dựa trên các mục tiêu đã được xác định để nhận dạng và phân tích các rủi ro để từ đó có thể quản trị được chúng. Xác định mục tiêu của tổ chức Xác định mục tiêu được xem là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành rủi ro hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của tổ chức. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của nhà quản lý. Nhận dạng rủi ro Rủi ro có thể tác động đến toàn bộ tổ chức hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Đối với toàn bộ tổ chức, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro như sự đổi mới kỹ thuật, thị hiếu của khách hàng, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách Nhà nước, sự thay đổi nhân sự quản lý Trong phạm vi từng hoạt động, có thể là hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán Do đó, để nhận dạng các rủi ro, nhà quản lý cần phải sử
  20. 20 dụng nhiều phương pháp khác nhau như dự báo, phân tích số liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Phân tích và đánh giá rủi ro Thực tế cho thấy rủi ro rất khó định lượng nên phân tích và đánh giá rủi ro là việc làm khá phức tạp và do đó có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm: ü Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của tổ chức ü Xem xét khả năng xảy ra rủi ro ü Các biện pháp đối phó với rủi ro 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực thi. Mục đích chính của các chính sách và thủ tục là giúp thực thi những hành động để kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra đối với tổ chức. Dưới đây là các hoạt động kiểm soát chủ yếu: Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm là không cho phép bất kỳ thành viên nào trong tổ chức được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi nó hình thành cho đến khi kết thúc. Điều này có nghĩa là, không cho kiêm nhiệm đồng thời các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích để các thành viên có thể tự kiểm soát lẫn nhau; dễ phát hiện ra các sai sót và khiếm khuyết nếu nó xảy ra; đồng thời hạn chế cơ hội đối với các thành viên có thể che dấu các sai phạm do mình gây ra.
  21. 21 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Để đảm bảo cho thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải bảo đảm: ü Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách ü Phê chuẩn đúng đắn các loại nghiệp vụ hoặc hoạt động: việc phê chuẩn này phải tập trung vào một nhà quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép của mình. Sự phê chuẩn được chia làm phê chuẩn chung (nhà quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn bộ tổ chức) và phê chuẩn cụ thể (nhà quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung) Kiểm soát vật chất Hoạt động này nhằm mục đích hạn chế việc tiếp cận các thông tin, các tài liệu, chứng từ, sổ sách và tài sản không được phép để ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra như trộm cắp, phá hoại hay sử dụng sai mục đích Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Tuy nhiên, để việc kiểm tra độc lập này phát huy được hiệu quả, đòi hỏi những thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập nhất định với đối tượng được kiểm tra.
  22. 22 Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện Hoạt động này đòi hỏi cần phải xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh, đối chiếu thực tế với kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan; đồng thời cần liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Thông qua hoạt động này, giúp nhà quản lý phát hiện ra những hạn chế, những bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để từ đó có những đối sách cũng như những điều chỉnh kịp thời. 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông giúp thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong tổ chức thông qua việc lập các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ cho cả đối tượng bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của tổ chức vì giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Hệ thống thông tin của tổ chức có thể thực hiện bằng cách xử lý trên máy tính, bằng hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu của chất lượng thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là việc truyền đạt thông tin. Trong đó, cần chú ý đến việc truyền thông trong nội bộ và truyền thông ra bên ngoài. Cụ thể là: § Đối với truyền thông nội bộ: yêu cầu mọi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ công việc của mình; hiểu rõ mệnh lệnh, chỉ thị từ cấp trên; hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác trong tổ chức và biết sử dụng các phương tiện truyền thông trong tổ chức. § Truyền thông ra bên ngoài: các thông tin được cung cấp từ các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng phải được ghi
  23. 23 nhận trung thực, đầy đủ; nhờ đó giúp tổ chức có thể phản ứng kịp thời. Bên cạnh đó, các thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như Nhà nước, cổ đông, nhà đầu tư cũng cần phải truyền đạt kịp thời, đảm bảo về độ tin cậy và tuân thủ các quy định của tổ chức cũng như của pháp luật. 1.1.2.5 Giám sát Thông qua giám sát, nhà quản lý có thể đánh giá được chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó có thể xác định kiểm soát nội bộ có vận hành theo đúng thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi lại cho phù hợp với thực tế tại tổ chức hay không. Để đạt được kết quả mong đợi, nhà quản lý cần phải tăng cường các hoạt động giám sát của mình bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. § Giám sát thường xuyên: được thực hiện thông qua các cuộc tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp để nghe ý kiến đóng góp của họ; ghi nhận thông tin phản hồi từ các thành viên trong tổ chức thông qua các buổi hội thảo, cuộc họp hay buổi huấn luyện hoặc xem xét các báo cáo hoạt động để phát hiện ra những bất thường. § Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập thực hiện.
  24. 24 1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH Ngày nay, máy vi tính không còn xa lạ gì đối với mọi người nữa. Cùng với thời gian, công nghệ sản xuất máy vi tính đã cho ra đời rất nhiều thế hệ máy tính hiện đại, xử lý với tốc độ cao, cho kết quả chính xác và giá rẻ. Nhìn về quá khứ ở Việt Nam cho thấy, những năm đầu thập niên 90 của thế kỷ 20, việc trang bị máy vi tính cho các tổ chức nói chung và cho cá nhân nói riêng là việc làm hoàn toàn xa xỉ. Nhưng nay đã khác, hầu như đi đến đâu cũng bắt gặp người ta sử dụng máy tính để xử lý công việc hàng ngày của mình là chuyện bình thường. Và điều này đã góp phần tích cực vào công cuộc đổi mới và phát triển của đất nước. Cụ thể hơn, với sự phát triển không ngừng của CNTT đã và sẽ tiếp tục có những chi phối và ảnh hưởng đáng kể đến tất cả mọi ngành nghề trong xã hội. Những chi phối và ảnh hưởng này là tích cực, nó làm cho năng suất của các ngành tăng lên rõ rệt và hướng tất cả các ngành đều đi đến chỗ phải nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình để từng bước tiếp cận đến sự quản lý chuyên nghiệp và phát triển bền vững. Đối với nghề nghiệp kế toán, kiểm toán thì cũng vậy; sự phát triển của CNTT cũng có những tác động lớn đến những người hoạt động trong những ngành nghề này. Với những máy tính được trang bị các phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán, các phần mềm hỗ trợ cho công tác kiểm toán đã giúp cho những người hành nghề kế toán và kiểm toán dễ dàng hơn trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời với độ chính xác và độ tin cậy cao. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà CNTT đem lại cũng không loại trừ những rủi ro tiềm ẩn trong việc cung cấp thông tin đó là độ tin cậy của thông tin trong môi trường tin học có hoàn toàn tuyệt đối như người ta từng tin
  25. 25 tưởng. Do đó, việc tìm hiểu về hệ thống máy tính là rất cần thiết để nghiên cứu, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát thông tin trong môi trường này. 1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi Một hệ thống máy tính bao gồm các các thiết bị, linh kiện rời cấu thành mà dựa trên đó các phần mềm hệ thống, tiện ích và các ứng dụng được cài đặt để vận hành nhằm thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ nào đó. Có thể nói, máy tính là một hệ thống xử lý thông tin đa năng. Nó nhận lệnh từ con người thông qua các thiết bị ghi nhận đầu vào như chuột, bàn phím, máy quét để rồi xử lý các lệnh đó. Sau khi được xử lý, thông tin được hiển thị cho người sử dụng xem thông qua các thiết bị đầu ra như màn hình, máy in, máy chiếu và cuối cùng thông tin được lưu trữ trên các thiết bị như đĩa cứng, đĩa mềm, USB, CD Bộ phận được xem là chính yếu và quan trọng nhất thuộc về phần cứng máy tính là bộ vi xử lý trung tâm CPU (Central Processing Unit). Bộ phận này đảm nhận nhiệm vụ tính toán và xử lý dữ liệu. Tất cả các dạng dữ liệu (chữ, số, hình ảnh, âm thanh ) đều được mã hoá dưới dạng một tập hợp số nhị phân. Mỗi số nhị phân đại diện cho một tín hiệu điện tử tắt (0) hoặc mở (1). Sau đây, chúng ta tìm hiểu thêm một vài bộ phận quan trọng khác của máy tính ngoài CPU: § Bo mạch chủ (Mainboard): bo mạch chính, lớn nhất đóng vai trò là trung gian giao tiếp giữa các thiết bị với nhau. Có rất nhiều các thiết bị gắn trên bo mạch chủ theo cách trực tiếp có mặt trên nó hay thông qua các kết nối cắm vào hoặc dây dẫn liên kết. Bộ phận CPU quan trọng kể trên cũng được gắn vào bo mạch chủ này. § Bộ nhớ chính hay còn gọi là bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (Random Access Memory – RAM): máy tính dùng RAM để lưu trữ mã chương trình và dữ liệu trong suốt quá trình thực thi (trong 1 phiên làm việc).
  26. 26 Cụ thể là, khi chúng ta gõ văn bản từ bàn phím hay nhập số liệu trên một phần mềm ứng dụng thì những thông tin này mới chỉ được lưu vào bộ nhớ RAM và hạn chế của bộ nhớ này là nó chỉ hoạt động khi có điện. Nếu chưa kịp lưu mà mất điện thì coi như phải làm lại từ đầu. Do đó, thông tin chỉ có thể an toàn khi được lưu trữ vào một thiết bị khác gọi là ổ đĩa cứng. § Ổ đĩa cứng (Hard Disk Drive – HDD): bộ nhớ lưu trữ chính của máy tính, các thành quả của một quá trình làm việc được lưu trữ trên ổ đĩa cứng trước khi có các hành động sao lưu dự phòng trên các dạng bộ nhớ khác. Thao tác lưu văn bản hay lưu dữ liệu vào file mà chúng ta từng thực hiện nhằm mục đích sao chép văn bản hay dữ liệu từ bộ nhớ RAM vào ổ đĩa cứng của máy. Ổ đĩa cứng có thể giữ văn bản hay dữ liệu cả khi không có điện. Chính đĩa cứng là nơi chứa chương trình để dùng. Khi thực hiện thao tác “chọn chương trình” (còn gọi là “chạy chương trình”), chương trình được sao chép từ ổ đĩa cứng vào bộ nhớ RAM rồi mới bắt đầu hoạt động. Hình 1.1 - Mô tả hệ thống máy tính
  27. 27 1.2.2 Phần mềm Trong một hệ thống máy tính có thể tồn tại rất nhiều các phần mềm bao gồm phần mềm điều khiển các thiết bị phần cứng, hệ điều hành, các chương trình tiện ích, ngôn ngữ lập trình, phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 1.2.2.1 Phần mềm hệ thống Phần mềm hệ thống bao gồm: § Phần mềm quản lý các thiết bị phần cứng của máy tính (BIOS): là chương trình có nhiệm vụ kiểm soát và phối hợp các bộ phận của phần cứng với nhau. § Hệ điều hành: là phần mềm nền tảng, được ví như nền móng của một ngôi nhà, nó hỗ trợ cho hoạt động của các phần mềm khác được cài đặt lên trên nó. Các hệ điều hành hiện có trên thị trường như là Windows của Microsoft, Linux của Linus Torvalds, Unix của Maccintos ; nhưng trong đó hệ điều hành thông dụng và được rất nhiều người trên thế giới sử dụng là Windows. Hệ điều hành giữ vai trò quan trọng vì nó điều khiển mọi hoạt động của máy tính. Sau khi máy tính được khởi động, thì lập tức hệ điều hành sẽ thực hiện ngay việc thiết lập các thông số giao tiếp và điều khiển các thiết bị ngoại vi. Đồng thời, tiến hành kiểm tra, quản lý đĩa và các tập tin trên đĩa. 1.2.2.2 Các chương trình tiện ích Nhiệm vụ của các chương trình tiện ích là đảm nhận việc thực hiện những chức năng chuyên biệt như điều khiển in ấn; quản lý vùng nhớ cho từng thư mục, tập tin; sao chép, tổ chức dữ liệu trong tập tin; sao lưu hệ thống để phục hồi khi cần thiết; dọn dẹp, nén và sắp xếp ổ đĩa cứng; phục hồi file bị xoá; sao
  28. 28 chép tập tin trên các thiết bị lưu trữ (như DVD/CD) khi có sự cố đọc file hay khi thiết bị lưu trữ bị lỗi logic 1.2.2.3 Ngôn ngữ lập trình và các trình biên dịch Ngôn ngữ lập trình (programming language) là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa (đối lập với ngôn ngữ tự nhiên). Nó được dùng để miêu tả những quá trình, những ngữ cảnh một cách rất chi tiết. Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thể đọc và hiểu được. Ngôn ngữ lập trình giúp cho con người có thể tạo ra các phần mềm ứng dụng chuyên biệt để phục vụ cho những yêu cầu cụ thể nào đó của con người. Hiện có rất nhiều ngôn ngữ lập trình như Visual Basic, Visual C++, Visual FoxPro, Access và mỗi ngôn ngữ lập trình sẽ thoả mãn cho từng nhu cầu khác nhau. Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình biên dịch và trình thông dịch: các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được viết bởi các lập trình viên theo một ngôn ngữ lập trình và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy mà máy tính có thể hiểu được, hay dịch nó sang một dạng khác như là tập tin đối tượng (object file) và các tập tin thư viện (library file) mà các phần mềm khác (như hệ điều hành chẳng hạn) có thể hiểu để vận hành máy tính thực thi các lệnh. 1.2.2.4 Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng được sản xuất từ các ngôn ngữ lập trình để người sử dụng có thể hoàn thành một hay nhiều công việc nào đó; ví dụ như các phần mềm văn phòng Microsoft Office, phần mềm đồ hoạ Photoshop, phần mềm thiết kế Corel Draw, phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản
  29. 29 trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, phần mềm giáo dục, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích, hay các loại phần mềm ác tính Khi phần mềm ứng dụng được kích hoạt thì hệ điều hành sẽ nạp nó vào bộ nhớ RAM, chuẩn bị khoảng trống trên đĩa cứng cho chương trình hoạt động và cuối cùng là trao quyền điều khiển hoạt động cho phần mềm ứng dụng. 1.2.2.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu. Cụ thể, các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL). Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính.Tuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng Anh gọi là Structured Query Language (SQL). Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến như là MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Linux, Unix và MacOS ngoại trừ SQL Server của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows. Trên thực tế cho thấy hầu hết các phần mềm ứng dụng đều sử dụng một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã nêu ở trên để quản trị dữ liệu của mình bởi tính ổn định, an toàn, tốc độ xử lý cao, phục vụ cho đa người dùng trên mạng và bảo mật.
  30. 30 1.2.3 Mạng máy tính Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system), là một tập hợp các máy tính được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn bằng cáp hay bằng sóng không dây để nhằm cho phép chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, máy quét, tập tin, dữ liệu Và với một thiết bị modem router ADSL, cùng với một đường truyền đăng ký từ một nhà cung cấp dịch vụ, chúng ta sẽ thực hiện được việc kết nối mạng máy tính của mình vào mạng internet. Như vậy là sự ra đời của hệ thống mạng máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích cho con người trong việc trao đổi thông tin với nhau. Hình 1.2 - Thiết bị Modem dùng để kết nối mạng Internet 1.2.3.1 Ứng dụng của mạng máy tính Trước khi có mạng, trong các tổ chức, mỗi nơi đều phải có chỗ lưu trữ dữ liệu riêng, các thông tin trong nội bộ sẽ khó được cập nhật kịp thời; một ứng dụng ở nơi này không thể chia sẻ cho nơi khác. Với một hệ thống mạng giờ đây người ta có thể: 1. Chia sẻ các tài nguyên: các ứng dụng, kho dữ liệu và các tài nguyên khác như sức mạnh của các CPU được dùng chung và chia sẻ thì cả hệ thống máy tính sẽ làm việc hữu hiệu hơn.
  31. 31 2. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, do đó chính xác và kịp thời hơn. Một khi có một hay vài máy tính bị hỏng thì các máy còn lại vẫn có khả năng hoạt động nên không gây ra ách tắc. 3. Tiết kiệm: thông qua kỹ thuật mạng người ta có thể tận dụng khả năng của hệ thống, chuyên môn hoá các máy tính, và do đó phục vụ đa dạng hoá hơn. Ví dụ: Hệ thống mạng có thể cung cấp dịch vụ suốt ngày và nhiều nơi có thể dùng cùng một chương trình ứng dụng, chia nhau cùng một cơ sở dữ liệu và các thiết bị như máy in, máy fax , do dó tiết kiệm được rất nhiều chi phí. 4. Mạng máy tính còn là một phương tiện thông tin mạnh và hữu hiệu giữa các cộng sự trong tổ chức. 5. Ngoài ra, với sự tiến bộ không ngừng của CNTT, các ứng dụng quan trọng hiện tại qua mạng được các tổ chức sử dụng như là: trang web của tổ chức, thư điện tử, hội nghị truyền hình (video conference), điện thoại Internet, giao dịch và lớp học ảo (e-learning hay virtual class), dịch vụ tìm kiếm thông tin qua mạng đã góp phần tăng hiệu quả hoạt động của các tổ chức này mà không mất quá nhiều công sức, thời gian và tiền bạc như trước đây. Hình 1.3 - Mô tả về mạng máy tính
  32. 32 1.2.3.2 Mạng nội bộ và mạng diện rộng Người ta thường phân loại mạng máy tính theo phân vùng địa lý mà nó được thiết kế và xây dựng. Hai phân vùng địa lý chính là LAN (Local Area Network) và WAN (Wide Area Network). Mạng nội bộ (LAN): là những mạng nhỏ, giới hạn trong một khu vực, trong một phòng hay trong một tòa nhà, phạm vi hoạt động từ vài mét cho đến 1 km. Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có một đường dây cáp để nối các máy tính với nhau, thường có tốc độ kết nối rất cao với vận tốc truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mbps, 1 Gbps và gần đây là 10 Gbps. Có hai hình thức quản lý mạng nội bộ: quản lý tập trung có máy chủ phục vụ (Client-Server) hay còn gọi là mạng Domain và mạng ngang hàng (Peer-to- peer) hay còn gọi là mạng Workgroup. Đối với mạng ngang hàng thì mỗi máy tính và người dùng là một chủ thể mạng, tự quản lý và chia sẻ các tài nguyên mạng của mình. Khi có bất kỳ một thay đổi nào thì việc cấu hình lại cần được thực hiện trên từng máy tính. Trong khi đó, mạng quản lý tập trung có máy chủ phục vụ thì cần một máy chủ có bộ xử lý mạnh sẽ được dành riêng làm thiết bị quản lý. Các máy tính con sẽ phải đăng nhập và chịu sự quản lý của máy chủ này, vì thế khi cần thay đổi một cấu hình hay chia sẻ lại nguồn tài nguyên nào đó cho toàn bộ hệ thống mạng, người quản trị mạng chỉ cần thực hiện trên máy chủ mà thôi. Mạng diện rộng (WAN): được dùng trong trường hợp cần kết nối với các điểm địa lý cách xa nhau, phạm vi vài trăm cho đến vài ngàn km, như giữa chi nhánh và trụ sở chính công ty, giữa các nước với nhau Tùy loại thiết bị truyền dẫn mà tốc độ kết nối đạt được trong mạng WAN sẽ khác nhau. Cụ thể hơn, kết nối giữa các máy tính trong gia đình là kết nối LAN, nhưng kết nối giữa mạng gia đình và internet thông qua router ADSL là kết nối WAN.
  33. 33 1.2.3.3 Mạng có dây và mạng không dây Mạng có dây: là kiểu kết nối mạng truyền thống. Ưu điểm của cách kết nối này là độ ổn định cao, an toàn, giá thành các thiết bị kết nối rẻ. Tuy nhiên, cách kết nối sử dụng dây cũng có một số yếu điểm là khó khăn trong việc lắp đặt, thường gây ảnh hưởng đến kiến trúc nội thất của ngôi nhà. Người sử dụng bị buộc phải ngồi tại các vị trí đã được lắp đặt các đầu cắm mạng, hoặc phải sử dụng thêm các dây nối phụ rất vướng víu. Mạng không dây: thường dùng cho máy xách tay, dù di chuyển từ phòng này sang phòng khác vẫn có thể chia sẻ tập tin qua mạng nội bộ với mọi người cũng như kết nối vào internet một cách liên tục và dễ dàng. Tuy nhiên, hệ thống mạng không dây hiện nay vẫn còn một điểm yếu lớn là tính bảo mật rất kém, dễ bị tấn công và xâm nhập. Ngoài ra, kết nối không dây cũng hoạt động không ổn định dưới các tác động của môi trường. 1.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học có thể được chia làm ba hoạt động kiểm soát bao gồm hoạt động kiểm soát chung, hoạt động kiểm soát ứng dụng và hoạt động kiểm soát dữ liệu. Các hoạt động kiểm soát cần phải được ban hành thông qua một chính sách cụ thể bởi ban giám đốc. Cụ thể là, hoạt động kiểm soát chung được áp dụng cho việc kiểm soát tất cả các phần hành trong môi trường tin học. Trong khi hoạt động kiểm soát ứng dụng và hoạt động kiểm soát dữ liệu thì chỉ liên quan đến từng phần hành trong mỗi ứng dụng cụ thể, chúng có thể bao gồm các hoạt động kiểm soát được thiết kế sẵn trên các phần mềm ứng dụng và các hoạt động kiểm soát khác do con người thực hiện.
  34. 34 1.3.1 Hoạt động kiểm soát chung Hoạt động kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan đến toàn bộ hệ thống máy tính và cả những con người tham gia vào việc vận hành hệ thống máy tính. Trong đó, các nhân viên trong toàn bộ tổ chức phải hiểu rõ lợi ích có được từ các hoạt động khi thực hiện chúng và phải nghiêm túc thực hiện, đồng thời phải có cơ chế giám sát chặt chẽ các hoạt động này bởi các bộ phận chuyên trách và nếu có ai đó vi phạm những quy định sẽ bị xử lý thích đáng. Các hoạt động kiểm soát chung bao gồm: Hoạt động kiểm soát vật chất Hoạt động này đòi hỏi các thiết bị máy tính, đặc biệt là máy chủ chứa dữ liệu cùng các tài nguyên khác của doanh nghiệp như hệ thống trang Web, hệ thống thư điện tử và các tài nguyên khác phải được bảo quản an toàn tối đa. Trong đó, máy chủ phải được bảo quản ở một nơi riêng biệt có các thiết bị hỗ trợ nhằm tránh sự tiếp cận bất hợp pháp của các đối tượng không được phép, hạn chế tối đa rủi ro do hoả hoạn và các tác động gây hại của môi trường xung quanh. Hoạt động kiểm soát vận hành máy tính Hoạt động này đòi hỏi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp phải nắm rõ cách thức vận hành các thiết bị máy tính và phần mềm ứng dụng liên quan thông qua các khoá huấn luyện nội bộ được tổ chức định kỳ bởi đội ngũ chuyên viên của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp. Đồng thời, cần có tài liệu mô tả chi tiết cách sử dụng các thiết bị máy tính và phần mềm ứng dụng để vận hành chúng sao cho đạt hiệu suất và hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, cũng cần có những tài liệu hướng dẫn cách khắc phục một số sự cố hay lỗi thường gặp để người sử dụng có thể nhanh chóng tự xử lý nhằm đảm bảo cho hệ thống được vận hành liên tục.
  35. 35 Hoạt động kiểm soát yêu cầu thay đổi các thiết lập hệ thống và chương trình ứng dụng cũng cần có cơ chế kiểm soát chặt chẽ các yêu cầu thay đổi thông qua các tài liệu đặc tả về yêu cầu theo mẫu chuẩn và được sự phê chuẩn của những người có trách nhiệm để đảm bảo các yêu cầu này là chính đáng và có thực. Ngoài ra, cũng cần chú ý đến việc phải vận hành thử nghiệm các thay đổi để kiểm tra tính đúng đắn của chúng trước khi đưa vào áp dụng chính thức. Thêm vào đó, cần phải ghi nhận lại đầy đủ mọi thay đổi này thành tài liệu để lưu trữ, trong đó nêu rõ mục đích của sự thay đổi. Điều này có tác dụng giúp cho việc đối chiếu và kiểm chứng được dễ dàng khi có nhu cầu. 1.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động kiểm soát ứng dụng liên quan đến từng ứng dụng cụ thể và được lập trình sẵn bởi nhà sản xuất phần mềm. Chúng giúp cho việc ghi nhận thông tin, xử lý thông tin được chính xác và đầy đủ nhằm mục tiêu cung cấp thông tin có độ tin cậy cao cho người sử dụng. Nhìn chung, các hoạt động kiểm soát ứng dụng có thể chia thành ba loại sau đây: Kiểm soát dữ liệu đầu vào Kiểm soát dữ liệu đầu vào bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống. Các phần mềm ứng dụng thường được lập trình với những tính năng phục vụ cho việc kiểm tra tính xác thực của dữ liệu được ghi nhận, được thể hiện qua những tính năng sau: Kiểm tra tính trùng lắp: không thể trùng lắp về số chứng từ của hai nghiệp vụ cùng loại trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ như không thể tồn tại hai phiếu chi có cùng số chứng từ. Hay không thể tồn tại song song hai khách hàng có cùng mã số quản lý.
  36. 36 Kiểm tra tính bắt buộc: những thông tin quan trọng của nghiệp vụ bắt buộc phải được ghi nhận mà không thể bỏ qua như số chứng từ, ngày chứng từ, tài khoản Kiểm tra tính hiện hữu: nghiệp vụ sẽ bị từ chối ghi nhận nếu không đảm bảo được tính hiện hữu, chẳng hạn khi làm nghiệp vụ bán hàng, nếu thông tin về một khách hàng nào đó chưa có tồn tại trong danh mục khách hàng thì nhân viên nhập liệu không thể thực hiện được việc ghi nhận và nghiệp vụ bán hàng dĩ nhiên bị từ chối cho đến khi thông tin khách hàng này được bổ sung vào danh mục theo yêu cầu của chương trình. Kiểm tra tính thích hợp: các nghiệp vụ được ghi nhận phải đảm bảo tính thích hợp tức là thông tin được ghi nhận phải tuân theo quy tắc, quy ước ngầm định cho trước; chẳng hạn không thể nhập ký tự chữ vào trường thông tin được ngầm định là con số. Kiểm tra tính hợp lý: những thông tin không hợp lý cần phải được kiểm tra và thông báo cho người sử dụng biết như số dư đầu kỳ của tài khoản thể hiện dưới dạng số âm, số dư cuối kỳ của tài khoản tiền có số dư bên Có Kiểm tra số liệu tính toán: dữ liệu nhập vào được kiểm tra tính chính xác của số liệu, ví dụ trường thông tin số tiền hạch toán luôn luôn bằng trường số tiền nguyên tệ gốc nhân cho tỷ giá quy đổi; hay trường thành tiền bán luôn bằng trường số lượng nhân cho trường đơn giá bán Kiểm tra tính cân đối: các nghiệp vụ được ghi nhận sẽ được phần mềm kiểm tra tính cân đối về mặt định khoản. Nếu bút toán ghi nhận không cân đối giữa tổng Nợ và tổng Có sẽ bị từ chối ghi nhận. Kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu Quy trình xử lý dữ liệu trên phần mềm cũng là một khâu không kém phần quan trọng. Sau khi dữ liệu đầu vào được hệ thống chấp nhận, bước tiếp theo là chúng cần được xử lý và tiến trình xử lý này cần phải được kiểm soát nhằm
  37. 37 đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác của các hoạt động xử lý. Những hoạt động kiểm soát tiến trình xử lý đòi hỏi: § Mọi dữ liệu đã ghi nhận và được hệ thống chấp nhận đều phải được xử lý chính xác và đầy đủ. § Tất cả các tiến trình xử lý đều phải được thực hiện đầy đủ và hoàn tất. § Dữ liệu được ghi nhận phải được cập nhật chính xác vào các tập tin và cơ sở dữ liệu thích hợp Có thể thấy rằng, các tiến trình kiểm soát xử lý dữ liệu cũng được thực hiện như phần kiểm soát dữ liệu đầu vào. Mặc dù vậy, cũng phải chú ý rằng những sai sót cũng thường hay xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu. Những sai sót này có thể bắt nguồn từ: Sai sót do chương trình: khi chương trình đã được thử nghiệm và đưa vào sử dụng, sau đó có điều chỉnh bổ sung hay cập nhật chương trình mới nhưng không được thử nghiệm lại hoặc có thử nghiệm nhưng chưa lường hết các khả năng đã dẫn đến những sai sót. Ngoài ra các sai sót có thể đã không xảy ra trong khi vận hành thử nghiệm nhưng lại xuất hiện sai sót khi đưa vào ứng dụng thực tế. Sai sót do vận hành: § Truy xuất thông tin trên báo cáo bị sai về mặt thời gian, thay vì phải thao tác chọn cả tháng thì chỉ thao tác chọn một ngày nên cho kết quả sai. § Thiết bị máy tính bị sự cố như máy đang cập nhật dữ liệu vào sổ cái để lên báo cáo thì bị treo máy đột ngột làm cho quá trình xử lý này chưa hoàn tất dẫn đến số liệu được cập nhật không đầy đủ hoặc dữ liệu bị lỗi dẫn đến cho kết quả sai. Trong trường hợp này cần phải có động tác xử lý lại để đảm bảo cho quá trình xử lý được trọn vẹn để cung cấp thông tin chính xác.
  38. 38 § Thao tác cập nhật nâng cấp thực hiện không đồng bộ giữa chương trình và dữ liệu đã dẫn đến có sự không tương thích giữa chúng gây ra những lỗi gây dừng hệ thống. Hoặc việc nâng cấp không có tài liệu giải thích đầy đủ cho người sử dụng dẫn đến vận hành sai mục đích. Kiểm soát kết quả thông tin đầu ra Quá trình kiểm soát kết quả thông tin đầu ra cần phải được thực hiện sau cùng nhằm đảm bảo tính đáng tin cậy của các nghiệp vụ đã ghi nhận và đã được hệ thống xử lý. Quá trình kiểm soát này có thể bao gồm: Kiểm soát thông qua chứng từ: cần đối chiếu, kiểm tra báo cáo được in ra từ chương trình với các chứng từ gốc đã ghi nhận. Chẳng hạn, cần phân công cho nhân viên kiểm tra lại báo cáo bán hàng với các hoá đơn gốc. Kiểm soát dữ liệu lưu trữ: dữ liệu lưu trữ cũng cần phải được kiểm soát nhằm đảm bảo: § Việc truy cập vào dữ liệu lưu trữ phải tuân theo đúng các nguyên tắc đã định. § Các trường hợp xử lý để thay đổi dữ liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục đã định. § Việc tải dữ liệu vào hay ra khỏi hệ thống cũng phải tuân thủ đúng các thủ tục và thường xuyên được giám sát nhằm ngăn chặn việc phá hoại dữ liệu. 1.3.3 Hoạt động kiểm soát dữ liệu Dữ liệu được ghi nhận trong hệ thống máy tính được lưu trữ dưới dạng các tập tin và hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hơn nữa, dữ liệu được xem là đầu ra của hệ thống máy tính, nó là thứ mà con người quan tâm sau một quá trình ghi nhận và xử lý. Do đó, cần phải tổ chức các hoạt động kiểm soát thích hợp thông qua các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo cho dữ liệu được toàn
  39. 39 vẹn và luôn ở tư thế sẵn sàng cho việc sử dụng. Các hoạt động kiểm soát dữ liệu có thể bao gồm: Kiểm soát hệ thống máy chủ chứa dữ liệu Đối với máy chủ chứa dữ liệu cần phải được kiểm tra về cấu hình, thường xuyên kiểm tra ổ cứng để duy trì đủ bộ nhớ nhằm đáp ứng cho việc lưu trữ dữ liệu. Máy chủ cần phải được trang bị bộ lưu điện để phục vụ cho việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện liên tục. Đồng thời, máy chủ phải để ở nơi an toàn để tránh sự tiếp cận không được phép và phải phòng chống được rủi ro từ nguồn điện và tác động của môi trường xung quanh. Bên cạnh đó, máy chủ cần trang bị thêm ổ cứng phụ để có thể lưu trữ song hành hoặc khi có sự cố hư hỏng là có thể thay thế ngay tức khắc. Kiểm soát việc lưu trữ dữ liệu Ngoài việc lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy chủ, cũng cần có những lưu trữ đồng thời ở những thiết bị khác như USB, đĩa CD, đĩa DVD để đề phòng bất trắc xảy ra. Thêm vào đó, cũng cần thực hiện kiểm tra định kỳ hiệu quả của việc sao lưu dữ liệu thông qua cho thử nghiệm lại dữ liệu được lưu trữ bằng cách chuyển dữ liệu từ trạng thái lưu trữ sang trạng thái sử dụng chính thức để kiểm tra lại dữ liệu xem có còn vận hành được hay không. Kiểm soát đường truyền dữ liệu Việc lưu trữ dữ liệu còn phụ thuộc vào đường truyền dữ liệu; cho nên cần phải kiểm tra thường xuyên đường truyền để đảm bảo đường truyền dữ liệu luôn ổn định, không bị nghẽn mạch giúp cho việc lưu trữ dữ liệu được diễn ra suôn sẻ.
  40. 40 Kiểm soát truy cập dữ liệu Dữ liệu được lưu trữ phải được giao cho bộ phận chuyên trách theo dõi và quản lý. Bộ phận này cần phải có những biện pháp kiểm soát hữu hiệu để ngăn cản các hành vi không được phép như đánh cắp dữ liệu, thay đổi dữ liệu hay huỷ hoại số liệu. 1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH ĐẾN VIỆC THIẾT KẾ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Như vậy, việc ứng dụng CNTT với các thành phần kể trên của hệ thống máy tính vào trong công tác xử lý nghiệp vụ kinh tế của các doanh nghiệp đã làm gia tăng độ tin cậy của thông tin được cung cấp, tiết kiệm thời gian, công sức của con người và hạn chế phần nào những sai sót trong tính toán mà hệ thống xử lý thủ công gặp phải. Sự kết hợp trong xử lý thông tin giữa phần cứng và phần mềm của hệ thống máy tính đã mang lại những kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, không phải vì thế mà độ chính xác của thông tin do hệ thống máy tính đưa ra lúc nào cũng tuyệt đối bởi hệ thống máy tính được cấu tạo rất phức tạp và có rất nhiều những đặc điểm riêng có của nó. Những đặc điểm này có ảnh hưởng rõ rệt và chi phối đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Điều này góp phần làm cho hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học có những đặc điểm khác so với hoạt động kiểm soát trong môi trường thủ công truyền thống. Dưới đây là những đặc điểm của hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học.
  41. 41 1.4.1 Đặc điểm của hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 1.4.1.1 Chịu ảnh hưởng bởi phương pháp xử lý dữ liệu của hệ thống máy tính Có thể dễ nhận ra rằng quy trình xử lý dữ liệu được xem là khâu quan trọng nhất trong ba khâu của hệ thống thông tin quản lý (ghi nhận dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra). Hiện nay hầu như các phần mềm ứng dụng đều xử lý dữ liệu theo một trong hai cách hoặc cả hai cách đó là xử lý theo lô và xử lý trực tuyến. Cách xử lý theo lô thường bắt gặp hầu hết ở các phần mềm nước ngoài như phần mềm AX-ERP của Microsoft , còn riêng ở Việt Nam thì có phần mềm kế toán AccNet của công ty cổ phần tin học Lạc Việt. Trong khi cách xử lý trực tuyến thì bắt gặp hầu hết ở các phần mềm kế toán Việt Nam còn lại. Xử lý theo lô là những nghiệp vụ cùng loại, cùng tính chất sau khi ghi nhận được tập hợp vào cùng một nhóm riêng biệt gọi là lô rồi sau đó mới được xử lý định kỳ (vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng ) theo trình tự để lên các sổ sách và báo cáo liên quan. Chẳng hạn, các nghiệp vụ bán hàng được kế toán ghi nhận theo trình tự thời gian trong một ngày, thông tin về bán hàng được lưu trữ vào lô nghiệp vụ bán hàng trên tập tin dữ liệu trong bộ nhớ của máy tính. Khi này, nếu lô nghiệp vụ bán hàng chưa được xử lý thì kế toán vẫn có thể chỉnh sửa, xoá hoặc thêm nghiệp vụ vào trong lô. Tuy nhiên, vào cuối ngày nếu lô nghiệp vụ bán hàng được xử lý (các nghiệp vụ bán hàng đã tập hợp sẽ được xử lý hàng loạt cùng một lúc) thì sẽ cho ra kết quả là một số báo cáo liên quan như báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu và khi này lô nghiệp vụ bán hàng sẽ bị khoá lại không cho kế toán can thiệp vào nghiệp vụ như trước khi lô chưa được xử lý. Theo phương pháp này thì có ưu điểm là số liệu ít nhiều được kiểm tra trước khi xử lý nhưng lại có nhược
  42. 42 điểm là sẽ không cung cấp thông tin kịp thời tại từng thời điểm mà nghiệp vụ được ghi nhận. Xử lý trực tuyến thì ngược lại với xử lý theo lô là nó khắc phục nhược điểm của phương pháp xử lý theo lô, tức từng nghiệp vụ sau khi được ghi nhận sẽ được xử lý ngay làm cho số liệu được cập nhật tức thời giúp cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng và kịp thời ngay tại thời điểm mà nghiệp vụ được ghi nhận. Tuy nhiên, nhược điểm của xử lý trực tuyến là tính đúng đắn của nghiệp vụ được ghi nhận không được bảo đảm do chưa được kiểm tra. Điều này cũng ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát khi các phần mềm ứng dụng chọn cách này để xử lý. Do đó, khi thiết kế hoạt động kiểm soát cần chú ý đến kiểu xử lý này. 1.4.1.2 Chịu ảnh hưởng và phụ thuộc về mặt công nghệ lưu trữ dữ liệu Có thể thấy là, trước khi có các hệ quản trị dữ liệu ra đời, các phần mềm ứng dụng thường tổ chức lưu trữ dữ liệu thành từng tập tin riêng biệt như tập tin bán hàng lưu trữ các nghiệp vụ bán hàng, tập tin phiếu thu lưu trữ các nghiệp vụ thu tiền đã làm cho việc quản lý dữ liệu trở nên khó khăn do sự rời rạc của các tập tin. Hơn nữa là, với phương pháp lưu trữ dữ liệu như thế này còn làm cho việc ghi nhận thông tin và lưu trữ dữ liệu bị trùng lắp hoặc khi cập nhật phải thực hiện đồng bộ trên mọi tập tin vì nếu không sẽ dẫn đến không thống nhất về mặt dữ liệu. Kiểu lưu trữ này thường thấy ở phần mềm ứng dụng được xây dựng trên Foxpro trước đây. Ngoài ra, có thể kể thêm là chương trình điều khiển các thao tác trên phần mềm ứng dụng và dữ liệu lưu trữ được tổ chức trên cùng tập tin dẫn đến xảy ra rủi ro là khi có sự cố xảy ra có thể dẫn đến cả tập tin bao gồm chương trình điều khiển lẫn dữ liệu bị hư hỏng theo. Kể từ khi hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời đã hạn chế được những nhược điểm như vừa kể trên. Cơ sở dữ liệu của các phần mềm ứng dụng được xây
  43. 43 dựng trên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó như Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle đã giúp cho việc tổ chức quản trị dữ liệu được an toàn và thuận tiện hơn. Từ đây, các dữ liệu của các phần mềm ứng dụng đã được lưu trữ trong một hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Những tập tin dữ liệu riêng biệt giờ đây đã được thay thế bằng tập tin dữ liệu liên kết trong một thể thống nhất thông qua phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên cũng cần phải nói rõ hơn rằng, đối với một số phần mềm ứng dụng tổ chức lưu trữ dữ liệu trên nền Microsoft Access vẫn phải đối mặt với một số hạn chế và rủi ro. Chẳng hạn, việc điều khiển truy xuất thông tin qua hệ thống mạng nội bộ còn nhiều hạn chế như khi số người dùng thao tác trên dữ liệu nhiều sẽ gây chậm cho việc truy xuất dữ liệu, thậm chí khi một máy trạm bị treo hay khi bị sự cố mất điện đột ngột sẽ có thể làm cho tập tin dữ liệu của phần mềm ứng dụng bị hư hỏng không thể sửa chữa được. Ngoài ra, để cho nhiều người có thể sử dụng chung dữ liệu thì tập tin dữ liệu tổ chức trên nền Microsoft Access phải cài đặt ở chế độ share (chia sẻ) do cơ sở dữ liệu được tập trung vào trong một tập tin vật lý và điều này dẫn đến tập tin dữ liệu bị nhiều người nhìn thấy, thậm chí đánh cắp dữ liệu hoặc xoá mất dữ liệu. Trong khi đó, những năm gần đây và ngay cả hiện tại thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, Oracle mà đặc biệt là Microsoft SQL Server được rất nhiều nhà sản xuất phần mềm ứng dụng trên thế giới cũng như ở Việt Nam tin dùng do có những ưu điểm vượt trội. Cụ thể là; tập tin dữ liệu vật lý không cần share (chia sẻ) nên không thể nhìn thấy và ngay cả nếu có thấy cũng không thể sao chép hay xoá tập tin dữ liệu; cơ sở dữ liệu được thiết kế bảo mật thông qua tên và mật khẩu truy cập, được thiết kế theo cơ chế đa cấp đa lớp cho phép không gây xung đột khi có nhiều người dùng cùng thao tác; có cơ chế sao lưu dữ liệu tự động theo lịch cài đặt; có khả năng tự phục hồi và
  44. 44 sửa chữa dữ liệu khi máy bị treo hay bị mất điện đột ngột; tập tin dữ liệu rất hiếm khi bị hỏng hóc Từ những điểm liên quan đến công nghệ lưu trữ dữ liệu cho thấy các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm ứng dụng vào trong hoạt động của mình cần chú ý đến những đặc điểm trên để lựa chọn cho mình một sản phẩm tốt để tăng cường khả năng kiểm soát và quản trị dữ liệu cho tổ chức của mình. 1.4.1.3 Chịu sự chi phối của phần cứng máy tính Như chúng ta đã biết, để phần mềm ứng dụng có thể vận hành được cần phải có phần cứng và các trang thiết bị phù hợp. Cho nên trước khi trang bị phần mềm ứng dụng, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ mức độ đòi hỏi về cấu hình phần cứng máy tính để đảm bảo tính tương thích giữa phần cứng và phần mềm nhằm tránh những xung đột hay những rủi ro có thể xảy ra. Chẳng hạn, phần mềm chạy rất chậm khi chỉ có vài người truy cập và càng chậm hơn khi số lượng người truy cập tăng lên làm cho việc ghi nhận, xử lý cũng như cung cấp thông tin không kịp thời hay thậm chí do ảnh hưởng của phần cứng làm cho phần mềm xử lý không chính xác dẫn đến thông tin cung cấp cho người sử dụng bị sai lệch. 1.4.1.4 Chịu ảnh hưởng của hạ tầng mạng Sự ra đời của hệ thống mạng đã mang lại những lợi ích to lớn cho những người sử dụng máy tính. Những tài nguyên trên mạng được chia sẻ, nhờ đó giúp tiết kiệm chi phí cho tổ chức. Ngoài những tài nguyên có thể dùng chung trên mạng như máy in, ổ cứng của máy tính, các tập tin dữ liệu thì hệ thống mạng còn là nơi trao đổi thông tin cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. Những tài liệu dùng chung cho tổ chức có thể để tại một nơi nào đó trên máy chủ để khi cần tham khảo là mọi người có thể tham chiếu đến một cách nhanh chóng và dễ dàng.
  45. 45 Bên cạnh đó, khi cần thông báo hay trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức thì hệ thống thư điện tử là công cụ truyền tin cực kỳ nhanh chóng. Chẳng hạn khi giám đốc doanh nghiệp cần ban hành một quyết định nào đó thì sau khi soạn xong nội dung trên tập tin thì ngay lập tức trong vòng chưa đầy một phút là đã đến được tay mọi người trong toàn doanh nghiệp và mọi người có thể đọc ngay thông tin trên mạng mà chẳng cần phải in ra. Kế đến việc đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các bên cũng có thể dùng thư điện tử mà chẳng cần gặp nhau giúp tiết kiệm thời gian. Hơn thế nữa, với chức năng hội nghị truyền hình qua mạng cũng giúp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cũng có thể tổ chức hội họp mà không cần thiết gặp nhau. Và cuối cùng là thông qua việc tổ chức thông tin trên các trang Web cũng như trao đổi thông tin bằng công cụ thư điện tử đã giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng trao đổi mua bán trên mạng cực kỳ hiệu quả với chi phí cũng cực kỳ rẻ. Như vậy, với sự chia sẻ thông tin trên mạng thì việc lưu trữ dữ liệu có thể thực hiện trên nhiều thiết bị lưu trữ khác nhau hay cùng một lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng một dữ liệu đã giúp cho việc tổ chức thông tin trong môi trường tin học được trở nên dễ dàng hơn, từ đó tăng năng suất lao động và đạt hiệu quả lao động cao hơn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó thì hệ thống mạng ngày càng phải đối mặt với nhiều rủi ro ngày càng gia tăng do hệ thống mạng không chỉ kết nối trong nội bộ của một tổ chức mà còn nối kết với bên ngoài. Hơn nữa, với sự gia tăng không ngừng về số lượng người dùng và điều này làm cho việc kiểm soát người dùng bên trong lẫn bên ngoài trở nên cực kỳ khó khăn. Và nếu như việc kiểm soát những đối tượng người dùng này không tốt sẽ làm cho mức độ tin cậy của thông tin trong toàn bộ hệ thống bị suy giảm đáng kể do sự can thiệp của những kẻ phá hoại khi chúng tham gia vào hệ thống mạng. Ngoài ra cũng phải kể đến việc xử lý dữ liệu trên mạng còn phụ thuộc vào các
  46. 46 thiết bị điều khiển mạng như card mạng, dây mạng, thiết bị kết nối trong mạng nội bộ (hub), thiết bị kết nối mạng ra bên ngoài (modem, router) nên nếu các thiết bị này không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu sẽ làm cho khả năng truyền thông tin bị suy giảm thậm chí gây sai lệch về thông tin được cung cấp. Hình 1.4 - Thiết bị Hub dùng để kết nối nhiều máy tính với nhau 1.4.1.5 Chịu sự phụ thuộc vào hệ thống điện Khác với hệ thống thông tin được xử lý tay, đối với hệ thống thông tin được xử lý bằng máy tính lại phải chịu sự phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống điện cung cấp. Do đó, khi điện bị mất sẽ làm cho máy tính không thể hoạt động, kéo theo việc xử lý thông tin bằng máy tính trở nên thừa thãi. Vì vậy khi tổ chức xử lý thông tin bằng máy tính, các tổ chức cũng cần có những biện pháp dự phòng để đối phó với những tình huống này, chẳng hạn như khi mất điện phòng kế toán cần phải quay lại hệ thống xử lý tay truyền thống để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thay cho phần mềm kế toán ngay lập tức để không làm gián đoạn các hoạt động tại doanh nghiệp và khi nào nguồn điện được khôi phục sẽ tiến hành ghi nhận lại các nghiệp vụ này vào phần mềm.
  47. 47 1.4.1.6 Chịu sự chi phối và phụ thuộc nhiều vào cơ chế kiểm soát của phần mềm ứng dụng Việc sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp hiện nay cũng cần phải được quan tâm đúng mức. Bởi lẽ có một thực tế là hiện nay thì chỉ có một số ít các phần mềm kế toán được sản xuất theo dạng may đo, còn lại đa số đều là sản phẩm đóng gói nên chúng được thiết kế theo chuẩn của nhà sản xuất phần mềm. Với sự ra đời của chứng từ điện tử, sổ sách và báo cáo điện tử do phương pháp kế toán máy cung cấp đã thay thế cho chứng từ, sổ sách và báo cáo giấy được lập theo phương pháp thủ công truyền thống đã cho thấy một số điểm khác biệt đáng kể giữa hai phương pháp này. Điểm khác biệt cơ bản nhất là trình tự ghi chép, chuyển sổ và lập báo cáo bằng phương pháp kế toán máy không còn được thực hiện tuần tự như phương pháp thủ công nữa mà chúng được thực hiện đồng thời cùng một lúc. Kế đến các thủ tục kiểm soát được thiết kế trên phần mềm cũng khác nhiều so với các thủ tục kiểm soát đã thiết kế trong môi trường thủ công làm cho các doanh nghiệp phải sửa đổi lại các thủ tục này cho phù hợp, thậm chí phải miễn cưỡng thay đổi lại theo sự áp đặt không mấy chặt chẽ của phần mềm. Dưới đây là sự đề cập đến những vấn đề có ảnh hưởng đến việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát thường thấy ở các phần mềm ứng dụng: § Các nghiệp vụ cùng loại, cùng tính chất thường được phần mềm xử lý hàng loạt theo cùng một phương pháp nên dẫn đến nếu có một khiếm khuyết nào đó trong việc phân tích, thiết kế hay lập trình phần mềm sẽ làm cho các nghiệp vụ này bị xử lý sai hàng loạt giống nhau. § Vì tính tiện lợi và tự động hoá phục vụ cho mục đích sử dụng mà phần lớn các phần mềm thiết kế việc kiêm nhiệm, tức nhiều thủ tục kiểm soát được tập trung cho một người làm cho việc phân công, phân nhiệm rất
  48. 48 khó thực hiện. Chẳng hạn như màn hình nhập liệu hoá đơn bán hàng được thiết kế kiêm luôn phiếu xuất kho nên khi phân quyền cho kế toán bán hàng và kế toán kho là điều rất khó. Điều này không cho phép thực hiện trong hệ thống kế toán thủ công. § Việc xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ được các phần mềm ngầm định do các nghiệp vụ được thực hiện tự động. Điều này dẫn đến việc các nhà quản lý đã ngầm định luôn sự phê duyệt tự động của mình trên phần mềm khi chấp nhận thiết kế của phần mềm. § Khả năng xảy ra gian lận trên phần mềm cũng rất dễ xảy ra do việc truy cập trái phép, đánh cắp hay sửa xoá thông tin đôi khi không để lại dấu vết có thể thấy được bằng mắt thường. Khả năng xảy ra sai sót trên phần mềm có thể rất cao do sai sót trong thiết kế phần mềm, do con người vận hành phần mềm không đúng cách. Thêm vào đó; việc kiểm tra, giám sát để phát hiện gian lận và sai sót cũng giảm đi đáng kể do có sự cắt giảm nhân sự trong điều kiện sử dụng phần mềm. § Các phần mềm có ưu thế trong việc cung cấp các công cụ giám sát như công cụ theo dõi dấu vết kiểm toán đã giúp cải thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Nhìn chung, khi thiết kế kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học cần chú ý đến các đặc điểm trên bên cạnh tận dụng các ưu thế của phần cứng và phần mềm để hạn chế bớt các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra. 1.4.2 Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn đối với các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học Đối với tổ chức, việc nhận diện ra các rủi ro tiềm ẩn đối với hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học là việc làm hết sức cần thiết và vô cùng quan trọng vì điều này giúp cho tổ chức chủ động trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hiệu quả để bảo vệ tài sản thông tin của mình. Từ những điểm
  49. 49 đã nêu về hệ thống máy tính và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học đã cho thấy bên cạnh những lợi ích có được vẫn còn đó những rủi ro tiềm ẩn. Những rủi ro này xuất phát từ sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ do không được nhận thức đúng đắn và không được đầu tư đầy đủ đã tạo ra rất nhiều lỗ hổng tạo thuận lợi cho những rủi ro tồn tại. Cụ thể là, doanh nghiệp do không có một chính sách về bảo mật và an toàn thông tin rõ ràng và cụ thể để ngăn cản hay hạn chế sự tiếp cận thông tin trái phép từ những đối tượng bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. Kế đến là không có phương tiện để nhận diện ra sự tồn tại của những mối đe doạ và cuối cùng là khi có sự cố xảy ra thì không có biện pháp thích hợp để khắc phục. Những rủi ro tiềm ẩn có thể tóm lược như sau: 1.4.2.1 Những rủi ro xuất phát từ thiết bị phần cứng Trong hệ thống máy tính, thiết bị phần cứng được xem là nền móng để cho các phần mềm có thể vận hành được. Tuy nhiên, nếu phần cứng không được đầu tư đúng mức sẽ làm cho phần mềm vận hành không hiệu quả như phần mềm chạy chậm, phát sinh nhiều lỗi vu vơ, phần mềm hay bị treo không đảm bảo được sự liên tục hay thậm chí phần mềm cho kết quả tính toán không chính xác. Ngoài những thiết bị phần cứng phục vụ cho việc điều khiển chung, hỗ trợ về tốc độ xử lý thì bộ nhớ lưu trữ thông tin ổ cứng là bộ phận cực kỳ quan trọng. Nhờ ổ cứng mà các thông tin được lưu trữ từ ngày này qua tháng nọ, từ năm này qua năm nọ với dung lượng cực kỳ lớn mà không một loại giấy tờ nào có thể thực hiện được. Bên cạnh đó thì ổ cứng còn là nơi lưu trữ thông tin cho hệ điều hành và các phần mềm ứng dụng. Nhưng bộ nhớ ổ cứng cũng là thiết bị dễ bị hỏng hóc nhất vì những tác động bởi thời gian sử dụng, môi trường và con người. Do đó, nếu tổ chức không duy trì biện pháp phòng ngừa như thiết kế thêm các ổ cứng phụ chạy song hành hay các thiết bị lưu trữ khác thì có thể phải trả giá đắt cho sự an toàn của dữ liệu.
  50. 50 1.4.2.2 Những rủi ro xuất phát từ sự vận hành của hệ thống mạng Hệ thống mạng được xem là con đường huyết mạch về trao đổi thông tin giữa những người dùng máy tính. Tuy nhiên, do cơ chế chia sẻ thông tin trên mạng cho nhiều người cùng sử dụng đã tạo điều kiện cho sự xâm nhập bất hợp pháp hay phá hoại. Lợi dụng kẽ hở này mà nhiều người dùng vì lợi ích cá nhân đã cố tình truy xuất những thông tin không được phép, sử dụng thông tin sai mục đích hay vì mục đích phá hoại. Thêm vào đó, do phải phục vụ cho nhiều người cùng sử dụng mà các phần mềm ứng dụng phải phụ thuộc vào sự điều hành của hệ thống mạng. Điều này có nghĩa là tốc độ xử lý dữ liệu, tốc độ truyền tin từ phần mềm khi chạy trên mạng bị gián đoạn, bị chậm lại hay thậm chí kết quả thông tin truyền đi bị xử lý sai. 1.4.2.3 Những rủi ro xuất phát từ sự thiết kế của phần mềm ứng dụng Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ trong tổ chức có sử dụng phần mềm ứng dụng phụ thuộc nhiều vào các thiết kế có sẵn của phần mềm. Sự phụ thuộc này được thể hiện qua một số thủ tục kiểm soát như phân quyền, thủ tục kiểm soát nhập liệu thông tin đầu vào, thủ tục kiểm soát các tính toán và xử lý số liệu. Do đó, nếu như phần mềm ứng dụng không có những thiết kế phục vụ cho kiểm soát thì độ tin cậy của phần mềm sẽ không thực sự cao. 1.4.2.4 Những rủi ro xuất phát từ công việc lưu trữ dữ liệu Dữ liệu được xem là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó công tác lưu trữ dữ liệu phải được xem trọng. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên trên nhiều thiết bị và định kỳ phải kiểm tra lại các dữ liệu có được sao lưu đầy đủ không hay dữ liệu có còn vận hành được hay không. Chính những biện pháp này giúp cho dữ liệu được vẹn toàn và là kế hoạch tốt cho sự phục hồi dữ liệu nếu có sự cố xảy ra.
  51. 51 1.4.2.5 Những rủi ro xuất phát từ sự tác động bên ngoài và sự không trung thực của con người Ngoài những rủi ro chính ở trên thì nguyên nhân gây ra rủi ro còn do tác động của môi trường như thiên tai, chiến tranh, khủng bố, hoả hoạn, nguồn năng lượng, sự vận hành không đúng cách về phần cứng và phần mềm, và đặc biệt là những đe doạ từ phía những con người không trung thực trong doanh nghiệp. Như vậy để có thể giảm thiểu những rủi ro, tăng cường độ tin cậy của thông tin; doanh nghiệp cần phải có những quy định chặt chẽ về chính sách bảo mật và an toàn thông tin. Trong đó, cần phải đặc biệt quan tâm đến các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học.
  52. 52 Kết luận chương 1 Từ những tìm hiểu ở trên cho thấy, cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường thủ công và cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học là như nhau. Chúng chỉ khác nhau ở chỗ là kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học được thực hiện với sự trợ giúp của máy tính và các phần mềm ứng dụng. Trong khi, kiểm soát nội bộ trong môi trường thủ công chủ yếu do con người tự thực hiện. Như vậy, từ việc tìm hiểu các thành phần của hệ thống máy tính đã cho thấy chúng có ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát cho từng hoạt động kiểm soát của một tổ chức. Điều này có nghĩa là các tổ chức phải hiểu rõ đặc điểm của kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học để có thể xây dựng cho tổ chức của mình một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, có thể thực thi hiệu quả nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy được xử lý bằng máy tính. Bên cạnh đó, thông qua những tìm hiểu ở trên cũng giúp cho chúng ta có cái nhìn khách quan để tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát trên thực tế tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
  53. 53 CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Việc tìm hiểu thực tế về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học được thực hiện thông qua tìm hiểu, quan sát trực tiếp và điều tra thông qua bảng câu hỏi với các nội dung chính liên quan đến ba hoạt động kiểm soát bao gồm: hoạt động kiểm soát chung, hoạt động kiểm soát ứng dụng và hoạt động kiểm soát dữ liệu. Cuộc điều tra này được thực hiện tại hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, liên doanh giữa Việt Nam với nước ngoài hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam với cỡ mẫu chọn lọc bao gồm 30 doanh nghiệp đang đóng trên địa bàn TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai. Trong đó bao gồm: Quốc tịch doanh nghiệp: § Doanh nghiệp Việt Nam: 22; chiếm 73,33% § Doanh nghiệp liên doanh: 2; chiếm 6,67% § Doanh nghiệp Nhật Bản: 3; chiếm 10% § Doanh nghiệp Trung Quốc: 1; chiếm 3,33% § Doanh nghiệp Mỹ: 1; chiếm 3,33% § Doanh nghiệp Đài Loan: 1; chiếm 3,33% Hình thức sở hữu vốn: § Cổ phần: 15 doanh nghiệp; chiếm 50% § 100% vốn nước ngoài: 4 doanh nghiệp; chiếm 13,33% § TNHH: 8 doanh nghiệp; chiếm 26,67% § Liên doanh: 2 doanh nghiệp; chiếm 6,67% § Vốn Nhà nước: 1 doanh nghiệp; chiếm 3,33% Cơ cấu tổ chức:
  54. 54 § Tất cả 15 doanh nghiệp cổ phần đều có ban kiểm soát § Có 1 doanh nghiệp Nhà nước có ban kiểm soát § 14 doanh nghiệp còn lại không có ban kiểm soát Loại hình doanh nghiệp: § Sản xuất, thương mại: 15 doanh nghiệp; chiếm 50% § Thương mại: 7 doanh nghiệp; chiếm 23,34% § Dịch vụ: 4 doanh nghiệp; chiếm 13,33% § Thương mại, dịch vụ: 4 doanh nghiệp; chiếm 13,33% Phụ lục 2.1 – Danh sách các doanh nghiệp được khảo sát Phụ lục 2.2 – Mẫu bảng câu hỏi khảo sát về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học Phụ lục 2.3 – Danh sách các phần mềm kế toán tham khảo Theo khảo sát cho thấy; mặc dù các công ty cổ phần đã có ban kiểm soát nhưng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này là tư vấn các hoạt động; giám sát và đánh giá về các chính sách, định hướng chiến lược phát triển; kiểm tra và soát xét về báo cáo tài chính. Nói cách khác; nhiệm vụ chủ yếu của họ là thay mặt hội đồng cổ đông giám sát các nhà quản lý, điều hành. Nhìn chung, các công ty đều cho rằng việc tổ chức ra bộ phận kiểm toán nội bộ với những con người có khả năng chuyên môn để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và các hoạt động kiểm soát nói riêng trong môi trường tin học là cần thiết và quan trọng nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Song do điều kiện, hoàn cảnh hiện tại chưa cho phép hoặc không đủ nguồn lực để thực hiện nên phần lớn các doanh nghiệp không có bộ phận này. Thậm chí, 4 trong số 30 công ty ở trên có tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng nhiệm vụ của họ chủ yếu vẫn tập trung vào việc kiểm soát một số
  55. 55 vấn đề nổi cộm như kiểm soát và đánh giá việc tuân thủ quy trình của các bộ phận chức năng; tư vấn và giám sát về các thủ tục mang tính pháp chế cho các bộ phận như các điều kiện ràng buộc trên hợp đồng, giải quyết tranh chấp, kiện tụng; kiểm soát việc tuân thủ và thực thi về các chính sách như chính sách nhân sự, chế độ tiền lương của đơn vị, chính sách đào tạo Qua tìm hiểu, dễ nhận ra rằng hầu hết các công ty trên mặc dù đã có quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong môi trường tin học nhưng chưa toàn diện bởi đa phần đều chưa gặp phải nhiều rủi ro bắt nguồn từ môi trường này nên họ có phần chủ quan. Từ đó cho thấy, các công ty này vẫn chưa ban hành chính sách dành riêng cho an toàn và bảo mật thông tin trong điều kiện ứng dụng CNTT nên chưa có các thủ tục kiểm soát tương ứng để đối phó với những rủi ro có thể xảy đến từ môi trường này. Tiếp theo dưới đây là phần khảo sát chi tiết về các vấn đề liên quan đến các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học. Các đối tượng được khảo sát tham gia trả lời về các nội dung liên quan bao gồm ban giám đốc, bộ phận kế toán và bộ phận IT. Thông tin chi tiết được tóm lược bằng các nội dung chủ yếu như sau: 2.1 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC NHÌN TỪ GÓC ĐỘ NHÀ QUẢN LÝ Kết quả thu thập được từ quan sát thực tế và bảng câu hỏi khảo sát, thể hiện qua bảng 2.1 bên dưới cho thấy hầu hết các nhà quản lý đều cho rằng “tổ chức hệ thống thông tin trong môi trường tin học thực sự là vấn đề quan trọng của doanh nghiệp” (tỷ lệ đồng ý 100%). Tuy nhiên, việc xây dựng ra các hoạt động kiểm soát thật hữu hiệu trong môi trường tin học mặc dù đã được quan tâm nhưng triển khai chưa đồng bộ, chưa triệt để (tỷ lệ đồng ý là 70%) hoặc có quan tâm đến nhưng chưa triển khai được vì thiếu nguồn lực (phương tiện, con người, tài chính ) (tỷ lệ đồng ý là 30%). Từ đây cho thấy, phần lớn các
  56. 56 nhà quản lý nghiêng về ý kiến “ triển khai chưa đồng bộ, chưa triệt để” được xem là lý do chính của việc các doanh nghiệp này chưa thể xây dựng được các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học như mong muốn. Cụ thể là, trong ba hoạt động (hoạt động kiểm soát chung, hoạt động kiểm soát ứng dụng và hoạt động kiểm soát dữ liệu) thì phần lớn các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến hoạt động kiểm soát dữ liệu (85% đồng ý) và hoạt động kiểm soát chung (80% đồng ý) nhưng cũng chỉ quan tâm một số vấn đề liên quan chứ chưa toàn diện. Trong khi đó, đối với hoạt động kiểm soát ứng dụng thì gần như bỏ ngỏ (chỉ 40% đồng ý), phó mặc toàn bộ cho thiết kế về các thủ tục kiểm soát trên phần mềm ứng dụng từ phía nhà sản xuất phần mềm hoặc nếu có quan tâm thì chủ yếu là vấn đề phân quyền trên phần mềm. Từ đây cho thấy, vì những nguyên nhân khách quan hay chủ quan mà các nhà quản lý đã chưa thực sự nhận thức đúng đắn và đầy đủ về việc cần phải bảo vệ tài sản thông tin ở doanh nghiệp mình. Mức độ quan tâm ở họ chỉ dừng lại ở chỗ là làm sao cho hệ thống máy chủ, máy con, hệ thống mạng nội bộ và mạng truyền thông ra bên ngoài tại đơn vị không bị tê liệt hay đình trệ là được; miễn là đảm bảo cho nhu cầu cung cấp thông tin được nhanh chóng và kịp thời, khi cần là có. Vì thế, mức độ tin cậy của thông tin được cung cấp từ các bộ phận trong doanh nghiệp được đảm bảo đến đâu thì còn nhiều điều phải nói. Rõ ràng là, các doanh nghiệp vẫn sẽ còn phải đối mặt với rất nhiều rủi ro tiềm ẩn đang rình rập họ và nó có thể tấn công toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Những rủi ro đó có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau như thiết bị phần cứng, phần mềm máy tính, hệ thống mạng, sự vận hành máy tính của các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tác động từ xa qua hệ thống mạng của các đối tượng bên ngoài.
  57. 57 2.2 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC NHÌN TỪ GÓC ĐỘ KẾ TOÁN Ngày nay, hầu như các doanh nghiệp đều có trang bị phần mềm kế toán cho bộ phận kế toán doanh nghiệp mình và những doanh nghiệp được khảo sát ở trên cũng không là ngoại lệ. Đối với bộ phận kế toán các doanh nghiệp, họ chỉ biết thực thi nhiệm vụ được giao sao cho thật tốt là hoàn thành nhiệm vụ, còn các vấn đề khác thì không cần phải bận tâm. Thực tế cho thấy, họ chỉ cần biết là làm sao đến kỳ báo cáo thì việc cung cấp các báo cáo cho ban lãnh đạo kịp thời và đầy đủ là được. Còn độ chính xác của thông tin do phần mềm cung cấp đến đâu thì chưa được họ đánh giá đầy đủ bởi khi được trang bị phần mềm kế toán, công việc của kế toán gần như phụ thuộc hết vào phần mềm. Phần mềm có gì thì họ sử dụng nấy; việc thiết lập các cơ chế kiểm soát nhập liệu, xử lý và cung cấp thông tin cũng phụ thuộc theo phần mềm. Bên cạnh đó, một điều dễ nhận thấy ở bộ phận này là do sự hiểu biết về hệ thống máy tính còn nhiều hạn chế cộng với việc không hiểu rõ về cấu tạo và cách vận hành của phần mềm mà phần lớn họ đã sử dụng phần mềm không đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, cũng chính vì những lý do này mà phần lớn kế toán chưa có được những hiểu biết đúng đắn về các hoạt động kiểm soát ứng dụng cho nên họ đã không đưa ra được những yêu cầu chính đáng mà lẽ ra phải có đối với các hoạt động kiểm soát trên phần mềm. Cụ thể là, cần phải yêu cầu nhà sản xuất phần mềm thiết kế các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trên phần mềm ứng dụng để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin từ phần mềm đạt độ tin cậy cao và có như thế chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cho người sử dụng thông qua công cụ phần mềm mới được bảo đảm.
  58. 58 Cũng theo thống kê ở bảng 2.1 cho thấy, tỷ lệ đồng ý cho việc “tổ chức hệ thống thông tin trong môi trường tin học thực sự là vấn đề quan trọng của doanh nghiệp” và sự quan tâm đến ba hoạt động kiểm soát (hoạt động kiểm soát chung, hoạt động kiểm soát ứng dụng và hoạt động kiểm soát dữ liệu) cũng tương đồng như lựa chọn của nhà quản lý với tỷ lệ tuần tự tương ứng là 100%, 80%, 40% và 85%. Trong khi đó, đối với trả lời lý do tại sao các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học vẫn chưa thực hiện được như ý thì có 60% chọn “ triển khai chưa đồng bộ, chưa triệt để” và 40% chọn “ chưa triển khai được vì thiếu nguồn lực (phương tiện, con người, tài chính )”. 2.3 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC NHÌN TỪ GÓC ĐỘ IT Cũng tương tự như bộ phận kế toán, trong hầu hết các doanh nghiệp đều có tổ chức bộ phận IT và chỉ một số ít doanh nghiệp là không có bộ phận này do họ muốn tiết kiệm chi phí. Vậy bộ phận IT có vai trò gì trong doanh nghiệp, nhiệm vụ cụ thể của họ là gì. Thực tế ở Việt Nam cho thấy, bộ phận IT được ban lãnh đạo giao cho nhiệm vụ tổ chức và thực hiện hoạt động kiểm soát chung liên quan đến hệ thống máy tính và hoạt động kiểm soát lưu trữ dữ liệu. Trong khi đó, hoạt động kiểm soát ứng dụng lại do các bộ phận sử dụng thực hiện vì những lý do liên quan đến chuyên môn. Chính vì thế đã tạo ra những trục trặc trong thiết kế các thủ tục kiểm soát vì lý do hết sức đơn giản là phần lớn IT có kiến thức về CNTT thì không có kiến thức chuyên môn đến lĩnh vực khác và ngược lại các bộ phận khác thì có kiến thức chuyên môn nhưng lại hạn chế về CNTT. Tuy nhiên, bộ phận IT mặc dù được giao những trọng trách nặng nề về hai hoạt động kiểm soát quan trọng trong doanh nghiệp nhưng cũng chỉ thực hiện được một phần trong số đó. Sở dĩ bộ phận IT có những hạn chế như vậy là do
  59. 59 bị chi phối bởi chính sách đầu tư của doanh nghiệp và nhận thức chưa toàn diện và thấu đáo từ phía họ về các yêu cầu của hai hoạt động này. Thường thấy bộ phận IT có những nhiệm vụ mà họ hay làm là cài đặt phần cứng, phần mềm; quản trị hệ thống máy chủ; quản trị hệ thống mạng nội bộ, mạng internet; sao lưu dữ liệu dự phòng và thực thi chính sách an ninh hệ thống (bảo mật thông tin, chống virus, chống truy cập bất hợp pháp, phân quyền, kiểm soát người dùng ). Nhưng những nhiệm vụ mà họ thường làm này cũng còn nhiều điều phải nói là có khi chúng được thực hiện không đồng bộ, thiếu chặt chẽ, thiếu kiểm soát, thậm chí sơ sài. Nhìn vào bảng 2.1 thì 100% IT được hỏi đều thừa nhận vấn đề “tổ chức hệ thống thông tin trong môi trường tin học có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp”. Trong khi, 65% cho rằng mức độ quan tâm của doanh nghiệp về vấn đề kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học chỉ đạt ở mức “đã thực sự quan tâm nhưng thực hiện chưa đồng bộ, chưa triệt để” và 35% còn lại thì đồng ý với trả lời “có quan tâm nhưng chưa triển khai được vì thiếu nguồn lực ”. Bảng 2.1 – Nhìn nhận về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học Đối tượng khảo sát STT Vấn đề khảo sát Nhà quản lý Kế toán IT Tổ chức hệ thống thông tin trong môi trường tin 1 100% 100% 100% học có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp Mức độ quan tâm đến 2 kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học: - Chưa từng nghe nói đến và cũng 0% 0% 0% chưa từng quan tâm - Có nghe nói đến nhưng chưa quan 0% 0% 0% tâm nhiều
  60. 60 - Có quan tâm nhưng chưa muốn triển khai vì thấy 0% 0% 0% chưa thật sự quan trọng - Có quan tâm đến nhưng chưa triển khai được vì thiếu 30% 40% 35% nguồn lực (phương tiện, con người, tài chính ) - Đã thực sự quan tâm nhưng triển 70% 60% 65% khai chưa đồng bộ, chưa triệt để - Đặc biệt quan tâm và đã triển khai rất 0% 0% 0% tốt tại doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát 3 được quan tâm: - Hoạt động kiểm 80% 80% 30% soát chung - Hoạt động kiểm 40% 40% 30% soát ứng dụng - Hoạt động kiểm 85% 85% 50% soát dữ liệu Nguồn: theo thống kê của tác giả Ghi chú: Bảng 2.1 được tổng hợp từ các câu hỏi 1, 2 và 3 ở phần 4 của bảng câu hỏi khảo sát
  61. 61 2.4 NHẬN XÉT VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC ĐƯỢC TỔ CHỨC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Qua khảo sát thông tin về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học từ ba đối tượng là các nhà quản lý, bộ phận kế toán và bộ phận IT tại các doang nghiệp cho thấy chính sách về bảo mật và an toàn thông tin chưa được coi trọng đúng mức. Mỗi đối tượng đều nhìn nhận về các hoạt động này trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình và đa số đều nghĩ rằng các vấn đề liên quan khác là trách nhiệm của các đối tượng còn lại. Nhìn chung các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học được thực hiện rất thiếu đồng bộ, không đầy đủ và chưa triệt để. Chúng ta có thể điểm qua các hoạt động kiểm soát này với một số điểm như sau: Hoạt động kiểm soát chung Kiểm soát con người Thực tế cho thấy, kiểm soát con người là một trong những khâu cực kỳ phức tạp và không dễ thực hiện. Nhìn chung, vì những lợi ích cá nhân nên con người thường đánh mất đi sự trung thực của mình khi thực hiện một hành vi nào đó, hành vi này có thể đem lại lợi ích cho cá nhân thực hiện nhưng lại làm hại đối với tổ chức. Hiện nay các doanh nghiệp cũng chưa có kế sách cụ thể nào để đối phó với hiện tượng này. Hầu hết các doanh nhiệp được khảo sát đã có hệ thống tổng đài riêng có kết nối với phần mềm điều khiển đã cho phép kiểm tra các cuộc gọi đi của nhân viên mình từ đó đã giúp giảm thiểu chi phí phát sinh. Nhưng các doanh nghiệp này lại chưa trang bị cho mình các phương tiện cần thiết để kiểm soát về giờ giấc làm việc của nhân viên, chưa kiểm soát về việc giao tiếp thông tin giữa các bộ phận mà trong đó việc di chuyển qua lại giữa các bộ phận còn nhiều dễ dãi dẫn đến việc tiếp cận thông tin không được kiểm soát đã dễ dàng
  62. 62 tạo điều kiện cho việc đánh cắp thông tin, thay đổi thông tin hay phá hoại thông tin xảy ra. Chẳng hạn, các nhân viên của bộ phận này tự do ra vào bộ phận khác cả khi không có nhiệm vụ. Điều này có thể làm cho các hành vi xấu dễ được thực hiện như nhân viên kinh doanh vào phòng kế toán để truy xuất những thông tin không được phép như danh sách và mức chia cổ tức của các cổ đông hay một nhân viên nào đó vào bộ phận nhân sự để truy tìm bảng lương của công ty Kiểm soát vật chất Theo khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp đã tự ý thức trong việc bảo quản máy chủ và các thiết bị máy tính khác của công ty. Nhưng nhìn chung chỉ được chú ý đến hai khía cạnh là có khoá an toàn (chủ yếu khoá tay) để ngăn cản việc tiếp cận trái phép của nhân viên nội bộ và thiết bị cảm ứng báo cháy. Trong khi; các khía cạnh khác chưa được chú ý nhiều như chưa có thiết bị chống trộm để phòng ngừa mất cắp, chưa có thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ để phòng ngừa tác hại của môi trường xung quanh lên hệ thống máy tính. Qua thông tin từ bảng 2.2 cho thấy: ü Có 16 doanh nghiệp cho biết máy chủ của họ được để nơi an toàn và có khoá (chiếm 53% trong tổng số 30 doanh nghiệp); trong khi 47% các doanh nghiệp còn lại thì chưa thật sự đảm bảo an toàn cho máy chủ. ü Có 2 doanh nghiệp (chiếm 7%) cho biết có lắp thiết bị chống trộm; 28 doanh nghiệp không có thiết bị này (93%). ü Thiết bị báo cháy: 9 doanh nghiệp có (30%); 21 doanh nghiệp không có (70%).
  63. 63 ü Thiết bị báo động rò rỉ nước, thiết bị đo độ ẩm và thiết bị báo động rò rỉ gas – hoá chất – khí độc: 100% doanh nghiệp không có trang bị. ü Thiết bị báo động rò rỉ điện: 5 doanh nghiệp có trang bị (17%); 25 doanh nghiệp không có (83%). ü Xoá quyền truy cập của nhân viên chuyển công tác hay cho nghỉ việc: 20 doanh nghiệp cho biết có thực hiện (67%); còn lại 10 doanh nghiệp không thực hiện (33%). Bảng 2.2 – Kiểm soát vật chất STT Vấn đề khảo sát Có Không Máy chủ và các thiết bị mạng 1 16 14 có để ở nơi an toàn 2 Nơi để máy chủ có: - Khoá an toàn 16 14 - Thiết bị báo trộm 2 28 - Thiết bị báo cháy 9 21 - Thiết bị báo động rò rỉ 30 nước - Thiết bị báo độ ẩm 30 - Thiết bị báo động rò rỉ 5 25 điện - Thiết bị báo động về rò 30 rỉ gas, hoá chất, khí độc Quyền truy cập của nhân viên thuyên chuyển bộ phận công 3 20 10 tác hoặc nghỉ việc có bị khoá hay xoá bỏ Nguồn: theo thống kê của tác giả Ghi chú: Bảng 2.2 được tổng hợp từ các câu hỏi 26, 48 và 49 ở phần 1 của bảng câu hỏi khảo sát
  64. 64 Kiểm soát về vận hành máy tính Việc tổ chức hệ thống máy tính nội bộ của các công ty hầu hết được tổ chức theo mô hình máy chủ – máy con. Trong đó máy chủ nắm toàn bộ quyền kiểm soát, điều khiển và phân quyền sử dụng cho máy con khi tham gia vào mạng nội bộ của công ty. Cụ thể là, máy chủ đã cấp cho máy con tên và mật khẩu truy cập vào hệ thống máy tính của công ty và chỉ cho phép những ai có phận sự được truy cập những tài liệu liên quan trên máy chủ. Bên cạnh việc cấp tên và mật khẩu truy cập thì còn một số việc cần làm là quy ước về cách đặt mật khẩu, quy ước về chiều dài mật khẩu, quy định về việc phải thay đổi mật khẩu thường xuyên, thiết lập cơ chế kiểm soát việc đánh sai tên và mật khẩu truy cập vượt quá số lần quy định, khoá quyền truy cập của người sử dụng không thay đổi mật khẩu theo quy định thì chưa được các công ty này chú ý. Ngoài ra cũng cần nói thêm rằng việc ban hành văn bản quy định sử dụng tài sản thông tin của doanh nghiệp cũng chưa được các công ty này quan tâm. Thêm vào đó, các tài liệu mô tả về cách thức vận hành máy tính, tài liệu hướng dẫn sử dụng các phần mềm cũng chưa được hoàn thiện cũng làm cho việc sử dụng máy tính sao cho có hiệu quả chưa thật sự như mong muốn. Các tài liệu này có thể bao gồm các tài liệu được coi là quan trọng như tài liệu hướng dẫn vận hành hệ điều hành máy tính, tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử, tài liệu quy định về việc sử dụng internet, tài liệu khắc phục lỗi của hệ điều hành và các phần mềm ứng dụng Bên cạnh đó, các doanh nghiệp do chưa có thói quen sử dụng các phần mềm có bản quyền cũng đã làm cho việc vận hành hệ thống máy tính cũng gặp nhiều trở ngại. Bảng 2.3 dưới đây cho biết tình hình kiểm soát vận hành máy tính ở các doanh nghiệp khảo sát.
  65. 65 Bảng 2.3 – Kiểm soát vận hành máy tính STT Vấn đề khảo sát Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ Cá nhân được cài phần mềm vào 1 15 50% 15 50% máy tính làm việc Hạn chế sử dụng USB, ổ cứng 2 9 30% 21 70% bên ngoài Kiểm soát đăng nhập theo tên 3 27 90% 3 10% người dùng Kiểm soát việc chia sẻ tài nguyên 4 17 57% 13 43% thông tin Yêu cầu thay đổi mật khẩu đăng 5 7 23% 23 77% nhập vào máy tính thường xuyên Quy định về cách đặt mật khẩu, 6 4 13% 26 87% chiều dài mật khẩu Khoá màn hình khi rời vị trí làm 7 13 43% 17 57% việc Khoá quyền đăng nhập khi người 8 dùng đăng nhập không thành 10 33% 20 67% công quá số lần quy định 9 Bản quyền hệ điều hành Window 12 40% 18 60% 10 Bản quyền phần mềm MS Office 9 30% 21 70% 11 Bản quyền phần mềm khác 30 100% 12 Cài đặt bức tường lửa Firewall 19 63% 11 37% 13 Cài đặt phầm mềm chống Virus 28 93% 2 7% Hệ thống email có thiết lập mật 14 29 97% 1 3% khẩu Hệ thống email có hạn chế dung 15 21 70% 9 30% lượng file gởi Hệ thống email có cài đặt ngăn 16 10 33% 20 67% cản mail rác, mail nguy hại Các văn bản, tài liệu lưu hành nội 17 bộ có biên dịch qua chế độ chỉ 14 47% 16 53% đọc Mạng internet có cài đặt mật 18 25 83% 5 17% khẩu cho thiết bị truy cập modem Nguồn: theo thống kê của tác giả
  66. 66 Ghi chú: v Bảng 2.3 được tổng hợp từ các câu hỏi 14, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 23, 27, 29, 30, 34, 35, 37, 39 và 41 ở phần 1 của bảng câu hỏi khảo sát v Con số thể hiện ở cột “Có” và “Không” cho biết số doanh nghiệp đồng ý và không đồng ý với vấn đề khảo sát. Hai cột “Tỷ lệ” tương ứng cho biết số tương đối. Hoạt động kiểm soát ứng dụng Có thể dễ thấy rằng, hoạt động kiểm soát ứng dụng được thực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn trên phần mềm và các thủ tục kiểm soát được thiết lập và thực hiện bên ngoài phần mềm bởi con người. Do đó, cần có sự kết hợp hài hoà giữa các thủ tục này sao cho đạt được các mục tiêu kiểm soát ứng dụng đề ra. Tiếp theo đây là những nội dung đề cập về các thủ tục kiểm soát thường thấy ở các phần mềm ứng dụng: Kiểm soát dữ liệu đầu vào Nguồn dữ liệu đầu vào được con người thực hiện để đảm bảo tính chính xác, trong khi tiến trình nhập liệu sẽ được thực hiện trên phần mềm ứng dụng. Hiện tại, hầu như các phần mềm kế toán Việt Nam đã thực hiện khá tốt việc kiểm soát nhập liệu thông qua các bước kiểm tra về tính trùng lắp, tính bắt buộc, tính hiện hữu, tính thích hợp, tính hợp lý, tính cân đối và kiểm tra số liệu tính toán. Các thủ tục kiểm tra được thực hiện bởi phần mềm đã hỗ trợ tích cực cho con người đạt được những mục tiêu về kiểm soát sao cho thật sự hữu hiệu. Tuy nhiên, nếu phần mềm chỉ dừng lại ở chỗ thực hiện các bước kiểm tra như đã nêu thì cũng chưa đạt yêu cầu. Do đó, người sử dụng và các nhà sản xuất phần mềm cần quan tâm thêm như thiết kế thủ tục kiểm soát ngày của chứng từ được ghi nhận, phân quyền người dùng tránh kiêm nhiệm, tránh trùng lắp nghiệp vụ giữa những người được giao cùng nhiệm vụ
  67. 67 Bảng 2.4 – Kiểm soát dữ liệu đầu vào trên phần mềm ứng dụng STT Vấn đề khảo sát Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ 1 Mở kỳ kế toán để nhập liệu 15 50% 15 50% Khoá kỳ kế toán khi số liệu đã 2 16 53% 14 47% báo cáo Kiểm tra tính duy nhất của danh 3 27 90% 3 10% mục Kiểm tra tính duy nhất của chứng 4 30 100% từ nhập liệu 5 Kiểm tra ngày chứng từ 18 60% 12 40% Kiểm tra mối tương quan giữa sự 6 liên tục của chứng từ và thứ tự 12 40% 18 60% tăng dần của ngày chứng từ Kiểm tra tính hiện hữu của thông 7 25 83% 5 17% tin Kiểm tra tính bắt buộc của thông 8 30 100% tin Kiểm tra tính quy ước, quy tắc 9 17 57% 13 43% của dữ liệu Kiểm tra sự tồn tại và tính liên 10 29 97% 1 3% quan của số liệu Kiểm tra tính cân đối của định 11 28 93% 2 7% khoản trong nghiệp vụ Kiểm tra tính cân đối của việc 12 17 57% 13 43% khai báo số dư đầu kỳ 13 Định mức hàng tồn kho 16 53% 14 47% 14 Định mức tín dụng 12 40% 18 60% 15 Định mức về chi phí 5 17% 25 83% Thông báo lỗi thao tác xảy ra rõ 16 17 57% 13 43% ràng, dễ hiểu Thông báo về quy ước số liệu rõ 17 11 37% 19 63% ràng, dễ hiểu Nguồn: theo thống kê của tác giả
  68. 68 Ghi chú: v Bảng 2.4 được tổng hợp từ các câu hỏi 8 ở phần 2 của bảng câu hỏi khảo sát v Con số thể hiện ở cột “Có” và “Không” cho biết số doanh nghiệp đồng ý và không đồng ý với vấn đề khảo sát. Số liệu ở 2 cột “Có” và “Không” cũng chính là số phần mềm kế toán mà họ đang sử dụng (mỗi công ty sử dụng 1 phần mềm). Hai cột “Tỷ lệ” tương ứng cho biết số tương đối. Kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu Quy trình xử lý dữ liệu hiện tại vẫn chưa được các nhà sản xuất phần mềm cũng như người sử dụng quan tâm đúng mực. Cụ thể là, quy trình xử lý dữ liệu được thiết kế trên các phần mềm kế toán chưa thật chặt chẽ đã để lộ ra những yếu điểm có thể dẫn đến những hành vi sai trái của con người như sai sót, gian lận, biển thủ hoặc vận hành phần mềm sai mục đích. Chẳng hạn; đa số các phần mềm kế toán Việt Nam chọn cách xử lý số liệu theo thời gian thực dẫn đến nghiệp vụ sau khi được ghi nhận đã được đưa lên các báo cáo liên quan mà chưa hề có sự kiểm tra, đối chiếu nên đã không đảm bảo độ chính xác cao; hay do các thông báo lỗi hoặc các thông báo khuyến cáo của phần mềm không rõ ràng đã gây hiểu lầm cho người sử dụng khi thao tác. Thêm vào đó, khi cập nhật chương trình mới cho phần mềm đôi khi không được các nhà sản xuất phần mềm thực hiện đồng bộ đã dẫn đến sự không nhất quán giữa dữ liệu và chương trình đã gây ra lỗi trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, cũng phải kể đến những lỗi gây ra bởi lập trình như phần mềm đưa vào vận hành một thời gian thì xuất hiện lỗi mà lúc trước không thấy. Trường hợp này có thể lý giải là do việc phân tích thiết kế có thể chưa đầy đủ và chưa lường hết các khả năng có thể xảy ra nên dẫn đến lập trình không đầy đủ các trường hợp đã gây ra lỗi sau một thời gian sử dụng.
  69. 69 Trường hợp khác có thể là, khi lỗi này được nhà sản xuất phần mềm khắc phục thì lỗi khác trước đây chưa từng xảy ra thì bây giờ lại xảy ra. Nguyên nhân của lỗi này là do khi sửa lỗi phần mềm người lập trình có thể đã không xử lý các vấn đề khác có liên quan đã dẫn đến trường hợp “lỗi này đẻ lỗi kia” như vừa mô tả. Việc bất cẩn của lập trình viên cũng có thể là nguyên nhân gây ra lỗi thao tác và xử lý dữ liệu trên phần mềm. Bảng 2.5 – Kiểm soát xử lý số liệu trên phần mềm ứng dụng STT Vấn đề khảo sát Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ Xử lý trùng lắp nghiệp vụ mua 1 hàng trả tiền ngay và bán hàng thu 26 87% 4 13% tiền ngay Xử lý trùng lắp nghiệp vụ qua lại 2 25 83% 5 17% giữa 2 TK tiền Có ràng buộc về nhập xuất kho và 3 10 33% 20 67% thu chi Ưu tiên sắp xếp theo thứ tự trên sổ 4 quỹ chi tiết và báo cáo kho chi tiết 13 43% 17 57% để đảm bảo tính hợp lý Xử lý về sai số trong việc theo dõi 5 15 50% 15 50% hàng tồn kho 6 Xử lý số liệu theo thời gian thực 25 83% 5 17% 7 Xử lý số liệu theo lô 26 87% 4 13% Nguồn: theo thống kê của tác giả Ghi chú: v Bảng 2.5 được tổng hợp từ các câu hỏi 8 ở phần 2 của bảng câu hỏi khảo sát v Con số thể hiện ở cột “Có” và “Không” cho biết số doanh nghiệp đồng ý và không đồng ý với vấn đề khảo sát. Số liệu ở 2 cột “Có” và “Không” cũng chính là số phần mềm kế toán mà họ đang sử dụng (mỗi công ty sử dụng 1 phần mềm). Hai cột “Tỷ lệ” tương ứng cho biết số tương đối.
  70. 70 Kiểm soát thông tin đầu ra Hoạt động kiểm soát thông tin đầu ra phải được chủ động thực hiện bởi con người bên cạnh những hỗ trợ đắc lực của các thủ tục kiểm soát trên phần mềm. Việc kiểm tra kết quả thông tin đầu ra do phần mềm cung cấp phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính chính xác, chất lượng và độ tin cậy cao của thông tin. Thực tế cho thấy, do quá tin tưởng vào phần mềm mà đã xảy ra một số trường hợp báo cáo đầu ra bị sai số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Ví dụ như giữa sổ chi tiết công nợ 131 và sổ cái tài khoản tổng hợp 131 có kết quả không bằng nhau; hay một trường hợp khác là số dư cuối kỳ trên lưu chuyển tiền tệ không khớp với số dư cuối kỳ của tài khoản tiền Hơn nữa, còn có trường hợp số liệu bị sai từ trong quá khứ mà bây giờ mới phát hiện. Ngoài sự kiểm tra, đối chiếu mà bắt buộc con người phải thực hiện cũng cần có các công cụ kiểm soát do phần mềm hỗ trợ bởi nếu không thì con người sẽ khó lòng kiểm soát hết được vì số lượng chứng từ, nghiệp vụ ngày càng nhiều lên; số lượng người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng ngày càng đông hơn theo thời gian và theo nhu cầu. Bảng 2.6 – Kiểm soát thông tin đầu ra trên phần mềm ứng dụng STT Vấn đề khảo sát Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của số 1 liệu kế toán dựa trên nguyên tắc và 13 43% 17 57% nguyên lý kế toán Kiểm tra nghiệp vụ nhiều Nợ, 2 21 70% 9 30% nhiều Có 3 Có công cụ truy vấn ngược 20 67% 10 33% Có hiển thị ngày giờ trên báo cáo 4 27 90% 3 10% khi in Nguồn: theo thống kê của tác giả
  71. 71 Ghi chú: v Bảng 2.6 được tổng hợp từ các câu hỏi 8 ở phần 2 của bảng câu hỏi khảo sát v Con số thể hiện ở cột “Có” và “Không” cho biết số doanh nghiệp đồng ý và không đồng ý với vấn đề khảo sát. Số liệu ở 2 cột “Có” và “Không” cũng chính là số phần mềm kế toán mà họ đang sử dụng (mỗi công ty sử dụng 1 phần mềm). Hai cột “Tỷ lệ” tương ứng cho biết số tương đối. Hoạt động kiểm soát dữ liệu Hệ thống máy chủ đã được các công ty chú trọng đầu tư để lưu trữ các tài nguyên của công ty nhưng chỉ dừng lại ở mức đầu tư duy nhất một máy chủ có vài ổ cứng. Việc trang bị kiểu này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhưng thật sự không an toàn vì nếu máy chủ gặp sự cố sẽ làm cho nhiều hoạt động của doanh nghiệp bị đình trệ. Chẳng hạn, nếu máy chủ bị hư hệ điều hành không khởi động được sẽ không thể truy cập được dữ liệu của kế toán, hơn nữa nếu hệ thống thư điện tử và trang Web của công ty được lắp đặt cùng trên máy chủ này sẽ hoàn toàn bị tê liệt khiến mọi hoạt động trao đổi thông tin và giao dịch trong nội bộ cũng như ra ngoài doanh nghiệp bị ngưng trệ. Theo khảo sát cho thấy, việc sao lưu toàn bộ dữ liệu của công ty hoàn toàn thuộc về trách nhiệm của bộ phận IT. Công tác sao lưu dữ liệu được thiết lập sao lưu tự động theo lịch trên nhiều ổ cứng, máy tính khác và trên các thiết bị lưu trữ như đĩa tape, đĩa CD. Bên cạnh việc thiết lập lịch sao lưu tự động thì việc kiểm tra công tác sao lưu có hoàn tất và việc kiểm tra lại dữ liệu sao lưu có hoạt động được không cũng được IT thực hiện tốt. Tuy nhiên, việc kiểm tra dữ liệu liên quan đến phần mềm ứng dụng của các bộ phận chỉ được IT tự thực hiện mà không có sự kết hợp với các bộ phận này. Điều này đã làm cho không có gì lấy làm bảo đảm rằng việc khôi phục lại dữ liệu sẽ được vẹn toàn nếu chẳng may dữ liệu bị hư.