Luận văn Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam

124 trang hapham 1690

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

luan_van_tinh_hinh_ung_dung_erp_va_su_tac_dong_cua_erp_den_t.pdf

Nội dung text: Luận văn Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM ☼☼☼☼ TRẦN THANH THÚY TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ SỰ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học PGS.TS VÕ VĂN NHỊ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2011
LỜI CAM ĐOAN ☼☼☼☼ Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán - kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ. TPHCM, ngày 10 tháng 08 năm 2011 Tác giả Trần Thanh Thúy
MỤC LỤC ☼☼☼☼ LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1. Giới thiệu tổng quát về ERP 1 1.1.1 Khái niệm ERP 1 1.1.2 Quá trình hình thành ERP 1 1.1.3 Cấu trúc của ERP 2 1.1.4 Lợi ích của ERP 3 1.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 4 1.2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 4 1.2.2. Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh . 4 1.2.2.1 Các chu trình kinh doanh 4 1.2.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh 6 1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 7 1.2.3.1 Nội dung tổ chức 7 1.2.3.2 Quy trình tổ chức 9 1.3. Sự tƣơng tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán 11 1.3.1 Xét dưới khía cạnh hệ thống quản lý 11 1.3.2 Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý 12
1.3.3 Xét dưới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu 13 1.4. Sự tác động của của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán 15 1.4.1. Những thay đổi về mặt quy trình 15 1.4.1.1 Thu thập dữ liệu 15 1.4.1.2 Xử lý dữ liệu 15 1.4.1.3 Cung cấp thông tin 16 1.4.1.4 Kiểm soát 17 1.4.2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán 18 1.4.2.1 Cơ cấu nhân sự 18 1.4.2.2 Phân chia trách nhiệm 19 1.4.2.3 Phân quyền truy cập 20 Kết luận chƣơng 1 21 CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ SỰ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 2.1. Tình hình chung về việc ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam 22 2.1.1. Ứng dụng ERP trên thế giới 22 2.1.1.1 Khảo sát của tập đoàn tư vấn Panorama 22 2.1.1.2 Các giải pháp ERP phổ biến trên thế giới 26 2.1.2. Ứng dụng ERP tại Việt Nam 28 2.1.2.1 Tình hình chung 28 2.1.2.2 Một số nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP ở Việt Nam 34 2.2. Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công 41 2.2.1 Phạm vi khảo sát và phương pháp khảo sát 41 2.2.2 Tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp khảo sát 41
2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công 44 2.2.4 Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán 45 2.3. Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân liên quan ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp Việt Nam 47 2.3.1 Khó khăn và hạn chế 47 2.3.2 Nguyên nhân 49 Kết luận chƣơng 2 55 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ TĂNG CƢỜNG KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG ERP THÀNH CÔNG VÀ TẠO RA SỰ TÁC ĐỘNG TÍCH CỰC CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 3.1. Một số định hƣớng căn bản 56 3.1.1 Việc ứng dụng ERP phải gắn liền với tái cấu trúc hệ thống quản lý doanh nghiệp 56 3.1.2 Ứng dụng ERP phải gắn liền với trách nhiệm và hiệu quả quản lý . 57 3.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải là một trong những ưu tiên khi ứng dụng ERP để qua đó tác động tích cực đến vai trò của hệ thống thông tin kế toán phục vụ điều hành quản lý doanh nghiệp 57 3.2. Giải pháp tăng cƣờng khả năng ứng dụng ERP thành công 58 3.2.1 Giải pháp về cấu trúc ERP trong mối quan hệ với tái cấu trúc hệ thống quản lý doanh nghiệp 58 3.2.2 Giải pháp về quy trình triển khai ERP 60 3.2.3 Giải pháp về kiểm soát và đánh giá ERP 61 3.2.4 Giải pháp về chọn lựa nhà cung cấp 64
3.3. Giải pháp về tăng cƣờng sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 66 3.3.1 Giải pháp về tăng cường vai trò tích cực của kế toán trong việc ứng dụng ERP 66 3.3.2 Giải pháp về cấu trúc ERP trong mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán 68 3.3.3 Giải pháp về tổ chức thực hiện quy trình kế toán 69 3.3.4 Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán 71 3.3.5 Giải pháp về đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán 73 3.4. Một số kiến nghị 74 3.4.1 Đối với doanh nghiệp 74 3.4.2 Đối với nhà cung cấp 77 Kết luận chƣơng 3 81 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1: Ứng dụng ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và XNK Savimex Phụ lục 2: Ứng dụng ERP tại Tập đoàn Tân Hiệp Phát (THP) Phụ lục 3: Giải thưởng Bitcup - giải pháp công nghệ thông tin hay nhất 2010 và 2009 Phụ lục 4: Bảng câu hỏi khảo sát Phụ lục 5: Danh sách các doanh nghiệp tham gia trả lời bảng câu hỏi Phụ lục 6: Minh họa giao diện màn hình giải pháp ERP tại một số doanh nghiệp khảo sát ☼☼☼☼
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ☼☼☼☼ CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA Accounting Information Systems AIS (Hệ thống thông thông tin kế toán) BĐS Bất động sản BOM Bill of Materials (Danh sách nguyên liệu) Enterprise Resource Planning ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) DNTN Doanh nghiệp tư nhân DV Dịch vụ ĐTXD Đầu tư xây dựng Material Requirement Planning MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) Manufacturing Resource Planning MRPII (Hoạch định nguồn lực sản xuất) MTV Một thành viên SX Sản xuất SXHTD Sản xuất hàng tiêu dùng TM Thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn XNK Xuất nhập khẩu
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ ☼☼☼☼ DANH MỤC CÁC BẢNG: Bảng 1.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh 5 Bảng 2.1: Bảng so sánh giải pháp của SAP, Oracle, Microsoft và phân khúc II. 25 Bảng 2.2: Bảng so sánh các giải pháp theo quy mô doanh nghiệp 25 Bảng 2.3: Bảng so sánh giữa doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ 26 Bảng 2.4: Thông tin về dự án ERP Việt Nam năm 2006 và 2007 30 Bảng 2.5: Bảng tóm tắt các giải pháp và nhà tư vấn triển khai tại Việt Nam 40 Bảng 2.6: Bảng tổng hợp các giải pháp ERP ứng dụng tại 19 doanh nghiệp khảo sát 42 Bảng 2.7: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp 43 Bảng 2.8: Những lợi ích mà ERP mang lại sau khi triển khai ở doanh nghiệp 43 DANH MỤC SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thông tin kế toán 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh 6 Sơ đồ 1.3: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 9 Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin và việc ra quyết định 13 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán 20
DANH MỤC BIỂU ĐỒ: Biểu đồ 2.1: Thách thức khi triển khai ERP 23 Biểu đồ 2.2: Thời gian thực hiện ERP dự kiến và thực tế 23 Biểu đồ 2.3: Thời gian thực hiện dự án ERP 23 Biểu đồ 2.4: Chi phí thực hiện dự án ERP 24 Biểu đồ 2.5: Mức độ thỏa mãn đối với hệ thống ERP 24 Biểu đồ 2.6: Số lượng dự án và giá trị dự án năm 2009 32 Biểu đồ 2.7: Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng 42 Biểu đồ 2.8: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến khả năng ứng dụng ERP thành công 44 Biểu đồ 2.9: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đối với tổ chức hệ thống thông tin kế toán sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP 45 Biểu đồ 2.10: Các hoạt động mà kế toán đã tham gia trong quá trình triển khai ERP 46
MỞ ĐẦU ☼☼☼☼ 1. Sự cần thiết của đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay. Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7%. ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam. Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, tôi đã chọn tên đề tài là: “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: - Hệ thống hóa các lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán. - Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công cũng như sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. - Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Phương pháp nghiên cứu: Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu của đề tài chủ yếu là tạp chí và báo cáo khoa học, giáo trình trong ngành kế toán và công nghệ thông tin cùng một số website có uy tín trên mạng internet. Bên cạnh đó, đề tài còn dựa vào thông tin của khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau bao gồm: phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là hệ thống thông tin kế toán. Do giới hạn về mặt thời gian và khả năng tiếp cận với doanh nghiệp nên phạm vi nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai ở Việt Nam. 5. Bố cục của đề tài: Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục của đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp để tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam. 6. Những đóng góp của đề tài:  Về mặt lý luận: ERP là một khái niệm liên quan đến nhiều ngành học và môn học. Tuy nhiên, cho đến nay, tại Việt Nam chưa có một giáo trình nào đề cập sâu về vấn đề này dưới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán. Điều này làm cản trở đến khả năng tiếp cận một công cụ quản lý tiên tiến mang lại nhiều lợi ích và thay đổi đối với những người làm công tác kế toán. Với mục đích làm rõ những vấn đề vừa nêu trên, đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về ERP, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành kế toán và doanh nghiệp quan tâm.  Về mặt thực tiễn: Thứ nhất, đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng dụng, giải pháp cung cấp và nhà tư vấn triển khai. Thứ hai, từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tế kết hợp với nhận định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành công phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số kiến nghị mang tính chiến lược cho cả doanh nghiệp và nhà tư vấn - triển khai.
Trang 1 CHƢƠNG 1 Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán 1.1. Giới thiệu tổng quát về ERP: 1.1.1 Khái niệm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004) [15]. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J. và Pijl, van der, G.J. ,2005) [4]. 1.1.2 Quá trình hình thành ERP: Vào những năm 50, các khái niệm liên quan đến chức năng của quá trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện như: số lượng đặt hàng kinh tế, lượng tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOM), quản lý lệnh sản xuất. Đến giữa những năm 60, hệ thống MRP (Material Requirement Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) được cấu thành dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản nêu trên. Vào năm 1975, trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS (The Association for Operations Management - Hiệp hội quản lý hoạt động) đã đưa ra định nghĩa: MRP là một công nghệ dựa trên cấu trúc BOM, thông tin kho
Trang 2 và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. Nó đưa ra yêu cầu hủy bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết và các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm cần số hàng đó cho sản xuất. Để có thể thực hiện được điều này, cần xác định số lượng các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng cũng như thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRPII (Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) là kết quả mở rộng của MRP. Nếu MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất thì MRPII lại chú trọng đến quản lý lao động và chi phí Đến những năm 90, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII. ERP không ch giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng. Cho đến nay, ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như: SCM (Supply Chain Management - quản lý chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), BI (Business Intelligence – Kinh doanh thông minh). 1.1.3 Cấu trúc của ERP: Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp chứng ch CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning - chứng ch chuyên viên triển khai ERP), một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ: Kế toán tài chính Hậu cần Sản xuất Quản lý dự án Dịch vụ Dự đoán và lập kế hoạch Công cụ lập báo cáo
Trang 3 Theo Zeng et al. (2003) [24], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau: Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính Tính liên kết: ERP không ch liên kết các chức năng/bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP 1.1.4 Lợi ích của ERP: Theo Poston và Grabski (2001) [17], các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường Theo Shang và Seddon (2002) [18], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm: Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng. Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin. Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty
Trang 4 Dưới góc độ công tác kế toán, hệ thống ERP mang lại các lợi ích sau:  Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy  Phân chia trách nhiệm cụ thể  Cải tiến quản lý hàng tồn kho  Kiểm soát chi phí hiệu quả  Hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng  Quy trình kế toán được xác định rõ ràng 1.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán: 1.2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông thông tin kế toán (Accounting Information Systems - viết tắt là AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. [13] Hệ thống thông tin kế toán có các chức năng chủ yếu: chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định và chức năng kiểm soát. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thông tin kế toán XỬ LÝ Thu thập dữ liệu Thông tin Ra quyết TỔNG HỢP Đầu vào Đầu ra định LƢU TRỮ HỆ THỐNG 1.2.2. Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh: 1.2.2.1 Các chu trình kinh doanh: Chu trình kinh doanh gồm có 5 chu trình cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất, chu trình tài chính. Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 5 Bảng 1.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh [22] Chu trình Hoạt động - Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng - Kiểm tra giới hạn tín dụng - Kiểm tra hàng tồn kho - Xuất kho và giao hàng Chu trình - Lập hóa đơn doanh thu - Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu - Thu tiền - Cập nhật nợ phải thu - Chuẩn bị các báo cáo - Yêu cầu hàng hóa/dịch vụ - Lập, xét duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp - Nhận hàng và nhập kho - Bảo quản hàng hóa Chu trình - Chấp nhận hóa đơn chi phí - Ghi nhận nợ phải trả - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp - Cập nhật nợ phải trả - Chuẩn bị các báo cáo - Tuyển dụng, thuê và huấn luyện nhân viên mới - Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên - Tính toán tiền lương nhân viên Chu trình - Ghi nhận nghiệp vụ tiền lương nhân sự - Chuẩn bị và thanh toán tiền lương - Chi trả các khoản thuế và bảo hiểm - Chuẩn bị các báo cáo
Trang 6 - Thiết kế sản phẩm - Lập kế hoạch sản xuất - Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất Chu trình - Sản xuất sản phẩm sản xuất - Bảo quản sản phẩm - Tính toán chi phí sản xuất - Chuẩn bị các báo cáo - Dự báo nhu cầu tiền - Bán cổ phiếu cho nhà đầu tư Chu trình - Vay mượn tiền tài chính - Chi trả cổ tức và lãi vay - Thanh toán các khoản nợ - Chuẩn bị các báo cáo 1.2.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh: Giữa 5 chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: đầu ra của chu trình này chính là đầu vào của chu trình khác. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh
Trang 7 1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một quá trình thiết lập tất cả các thành phần của AIS được thực hiện theo một trình tự Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp 1.2.3.1 Nội dung tổ chức:  Tổ chức thu thập dữ liệu: Để tổ chức thu thập dữ liệu, trước tiên doanh nghiệp xác định yêu cầu thông tin Trên cơ sở đó, cùng với cách tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh, việc tổ chức thu thập dữ liệu nên được tiến hành theo từng hoạt động của chu trình Các dữ liệu cần thu thập theo mô hình REA (Resources, Event, Agent) là nguồn lực, sự kiện và con người Một số câu hỏi cần đặt ra khi thu thập dữ liệu theo từng hoạt động là: Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Nghiệp vụ liên quan đến nguồn lực nào? Việc tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh cần chú ý đến đối tượng quản lý chi tiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống danh mục tài khoản và chứng từ Trong mỗi chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động, bộ phận, nguồn lực liên quan sẽ giúp xác định chứng từ cần được lập và xét duyệt như thế nào  Xử lý dữ liệu: Sau khi tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào, công việc tiếp theo cần phải thực hiện là xử lý dữ liệu Việc tổ chức xử lý dữ liệu bao gồm các nội dung:
Trang 8 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ. Tổ chức nhập liệu chứng từ: nội dung, yêu cầu nhập liệu, màn hình nhập liệu. Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán: căn cứ vào lưu đồ luân chuyển chứng từ, tổ chức nhập liệu và phân công bộ máy kế toán để thực hiện Tổ chức tổng hợp thông tin nhằm tạo nên hệ thống báo cáo cung cấp người sử dụng  Cung cấp thông tin: Kết quả của quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu là thông tin được cung cấp Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là quá trình xác định các báo cáo do kế toán cung cấp trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu kiểm soát của hệ thống Các nội dung cần phải thực hiện bao gồm: Phân loại, xác định các báo cáo cung cấp cho các đối tượng sử dụng Xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo Xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo Xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo Xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo Phác thảo, minh họa các mẫu báo cáo cung cấp Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo  Kiểm soát: Kiểm soát là một hoạt động quan trọng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán Tổ chức kiểm soát bao gồm: kiểm soát nguồn dữ liệu, kiểm soát xử lý và kiểm soát cung cấp thông tin Trong môi trường máy tính, tổ chức kiểm soát liên quan đến kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Đối với kiểm soát chung, có 5 yếu tố quan trọng được đề cập: kiểm soát truy cập từ bên ngoài, phân chia chức năng hệ thống, kiểm soát truy cập hệ thống, dấu vết kiểm toán và kiểm soát lưu trữ Đối với kiểm soát ứng dụng: tổ chức xét duyệt, xây dựng quy trình thực hiện, thiết lập
Trang 9 kiểm soát cho từng màn hình nhập liệu, kiểm tra kết quả xử lý nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng đối tượng sử dụng  Bộ máy kế toán: Để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần căn cứ vào: qui mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp Khi tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề quan trọng sau: lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý; đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ của nhân viên; phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, vị trí, đảm bảo công bằng về khối lượng công việc, xây dựng chi tiết mối quan hệ trong bộ phận kế toán. 1.2.3.2 Quy trình tổ chức: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán đang là nhu cầu khách quan và có tính cấp thiết với các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cần phải phù hợp với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin mới, nhu cầu cải thiện quy trình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp mở rộng Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hầu hết đều trải qua chu kỳ phát triển hệ thống Chu kỳ này bao gồm 4 giai đoạn: phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, thực hiện hệ thống và vận hành hệ thống Sơ đồ 1.3: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
Trang 10 Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán gắn liền với toàn doanh nghiệp và cần có sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau: ban lãnh đạo, kế toán, đội phát triển dự án, chuyên gia phân tích, những người bên ngoài  Phân tích hệ thống: Mục tiêu của giai đoạn này là: xác định vấn đề cần giải quyết, đưa ra các yêu cầu của hệ thống và thiết lập quan hệ với người sử dụng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần tiến hành các bước sau: Khảo sát sơ bộ: chiến lược kinh doanh, đặc điểm doanh nghiệp, tình hình kế toán, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin. Phân tích chi tiết: nhằm đạt sự hiểu biết về hệ thống hiện tại, xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống cũ từ đó đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới, nhận dạng các nhu cầu thông tin cần thiết. Đánh giá tính khả thi: trên các phương diện kỹ thuật, thời gian, tổ chức vận hành và kinh tế Báo cáo phân tích: căn cứ trên quá trình khảo sát sơ bộ, phân tích chi tiết và đánh giá tính khả thi để đưa ra kết quả Kết quả xảy ra có thể là: không thay đổi hệ thống, cải thiện hệ thống cũ, hoặc thay đổi mới hoàn toàn  Thiết kế hệ thống: Từ kết quả phân tích hệ thống, doanh nghiệp cần tìm ra cách thức để có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Nhiệm vụ đầu tiên là xác định và đánh giá thiết kế ban đầu hệ thống Có nhiều cách khác nhau để có thể xây dựng một hệ thống mới : mua phần mềm, tự phát triển, hoặc thuê ngoài Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển những yêu cầu của người sử dụng thành chi tiết và kiểm tra cụ thể hệ thống mới thông qua dữ liệu, chứng từ, báo cáo, màn hình nhập liệu, kiểm soát Nếu doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, cũng cần lưu ý một số điểm sau đây: Đánh giá khả năng hoạt động của hệ thống Đánh giá tính phù hợp với doanh nghiệp
Trang 11 Đánh giá tính kiểm soát của hệ thống Đánh giá sự hỗ trợ người sử dụng Đánh giá thời gian và tốc độ xử lý Đánh giá kinh nghiệm, thời gian, chi phí triển khai Đánh giá tính linh hoạt trước những thay đổi, yêu cầu mới  Thực hiện hệ thống: Sau khi phân tích và thiết kế hệ thống, để đảm bảo an toàn và hiệu quả khi vận hành hệ thống chính thức, giai đoạn thực hiện hệ thống có vai trò quan trọng trong chu kỳ phát triển hệ thống Giai đoạn này cần mua sắm và lắp đặt thiết bị, máy móc, phần cứng, phần mềm như đã thiết kế và hoạch định ban đầu Tiếp theo là tiến hành kiểm tra và thử nghiệm hệ thống Bên cạnh đó, việc huấn luyện nhân viên cần được chú trọng vì đây chính là những người sử dụng trực tiếp sau này Đối với vấn đề này, doanh nghiệp nên cân nhắc về số lượng, phương thức và thời gian huấn luyện Công việc cuối cùng trong giai đoạn này là chuyển đổi Tùy theo mục tiêu đề ra ban đầu và kế hoạch thực hiện mà doanh ghiệp có thể lựa chọn phương thức chuyển đổi: trực tiếp, song song, từng phần hay thí điểm  Vận hành hệ thống: Khi hệ thống đi vào vận hành chính thức, doanh nghiệp cần đánh giá lại quá trình phát triển hệ thống: về mục tiêu, thời gian, chi phí, hiệu quả Ngoài ra, trong quá trình hệ thống mới hoạt động, cần bảo trì và theo dõi định kỳ Mọi sự cố hoặc vấn đề khó khăn mới cần được ghi chú nhằm hỗ trợ cho việc phát triển sau này 1.3. Sự tƣơng tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán: 1.3.1 Xét dƣới khía cạnh hệ thống quản lý: Với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiêp. ERP là một hệ
Trang 12 thống cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả Việc ứng dụng ERP tạo ra mối liên kết chặt chẽ bên trong doanh nghiệp Mỗi hoạt động kinh doanh không còn là một quá trình độc lập mà được tái cấu trúc và chuẩn hóa Việc phối hợp và chia sẻ nguồn lực giúp quản lý các hoạt động, chi phí và cải thiện năng suất lao động Khi ứng dụng ERP, các báo cáo phân tích theo nhiều chiều được thực hiện một cách dễ dàng Giới hạn về không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với bài toán quản lý của doanh nghiệp Dưới góc độ kế toán, sử dụng ERP cho phép tạo ra hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả thông qua việc kiểm tra chéo Việc phân tích, tổng hợp và xử lý số liệu cũng được thực hiện một cách nhanh chóng. Trên cơ sở phân chia trách nhiệm rõ ràng trên hệ thống, việc quản lý kho, công nợ khách hàng cũng được cập nhật theo từng thời điểm Tuy nhiên, để có thể quản lý tổng thể, bộ phận kế toán cũng như các bộ phận trong doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thách thức trong việc thay đổi quy trình làm việc. ERP không đơn thuần ch là một phần mềm mà đó là một phong cách quản lý mới trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin 1.3.2 Xét dƣới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý: ERP là một hệ thống tích hợp toàn bộ hệ thống thông tin của toàn doanh nghiệp bao gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin nhân sự Một trong những đặc điểm nổi bật của ERP là tính liên kết của hệ thống Với đặc điểm này, các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp được gắn kết và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Khi sử dụng ERP, thông tin được phản ánh theo thời gian thực, liên tục và mang tính kịp thời Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý, cả ERP và hệ thống thông tin kế toán đều có điểm giống nhau ở mô hình chức năng mà một hệ
Trang 13 thống thông tin cần phải có là: thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng ERP có sự tác động đến hệ thống thông tin kế toán và ngược lại Hệ thống thông tin kế toán muốn xử lý cần dữ liệu từ các hệ thống khác Dữ liệu này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dùng chung của ERP Khi hệ thống thông tin kế toán xử lý dữ liệu sẽ tạo ra thông tin Thông tin này được cung cấp cho nhiều đối tượng, nhiều cấp quản trị và được tích hợp trong hệ thống ERP Điều này sẽ tạo ra nhiều dòng thông tin khác nhau: thông tin theo chiều ngang và thông tin theo chiều dọc Đối với dòng thông tin theo chiều dọc sẽ hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị khác nhau: bao gồm các quyết định có cấu trúc, các quyết định bán cấu trúc và các quyết định không có cấu trúc Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin và việc ra quyết định Dòng thông Không tin Nhà quản trị có theo cấp cao chiều cấu trúc dọc Nhà quản trị cấp trung Có cấu trúc Nhà quản trị cấp cơ sở Những người thực hiện tác nghiệp Dòng thông tin theo chiều ngang 1.3.3 Xét dƣới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu: Như đã trình bày ở trên, mục tiêu cuối cùng của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định Để có thông tin thì việc phân tích và kiểm soát dữ liệu đóng một vai trò quan trọng
Trang 14 Trong môi trường ERP, để có thể phân tích và kiểm soát tốt dữ liệu đòi hỏi nhân viên kế toán cần có kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu biết về sự khác biệt giữa hệ thống ERP và kế toán truyền thống  Kiến thức về công nghệ thông tin: Nếu như ở phần mềm kế toán, kế toán có thể là điểm bắt đầu của mọi quá trình xử lý dữ liệu thì trong môi trường ERP hoàn toàn ngược lại Quá trình xử lý dữ liệu bắt đầu từ phòng ban khác và kế toán sẽ kế thừa những dữ liệu đó, tiến hành phân tích trên cơ sở dữ liệu có sẵn và thu thập thêm dữ liệu để có những xử lý riêng của bộ phận mình. Do đó, nhân viên kế toán cần có kiến thức về công nghệ thông tin, cụ thể là những hiểu biết về ERP, cách thức khai thác và phân tích dữ liệu từ các phòng ban khác, cách thức xử lý và lưu trữ trên hệ thống ERP  Hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh: Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng và chiến lược, đặc điểm kinh doanh khác nhau Thế nên, mặc dù có thể nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng ERP nhưng không có nghĩa là quy trình hoạt động giống nhau Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến việc phân tích và kiểm soát dữ liệu. Dữ liệu đầu vào được thu thập trên cơ sở nhu cầu thông tin của từng phòng ban và trong toàn bộ hệ thống Quá trình nhập liệu ban đầu không ch ảnh hưởng đến chính bộ phận chức năng đó mà còn tác động trực tiếp đến các chức năng khác Trong môi trường sử dụng ERP, quá trình phân tích và kiểm soát dữ liệu còn liên quan đến các yếu tố của hoạt động bao gồm: nguồn lực, sự kiện và con người (mô hình REA).  Hiểu biết về sự khác biệt giữa ERP và kế toán truyền thống: So với kế toán truyền thống Việt Nam, hệ thống ERP có một số khác biệt sau: cấu trúc tài khoản linh hoạt, sự xuất hiện tài khoản trung gian, sử dụng duy nhất bút toán đảo để điều ch nh trên hệ thống, các bút toán được tạo
Trang 15 ra một cách tự động và được kiểm soát thành nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, yêu cầu người làm công tác kế toán phải tuân thủ theo quy trình 1.4. Sự tác động của của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán: 1.4.1. Những thay đổi về mặt quy trình: 1.4.1.1 Thu thập dữ liệu: Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ (có thể ch hiển thị trên màn hình/ in ra từ hệ thống), số liên được lập Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản trung gian nhằm kiểm soát về mặt quy trình chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính theo quy định Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượng quản lý chi tiết cũng được kiểm soát qua nhiều hệ thống mã khác nhau Xét trên khía cạnh nội dung, hình thức và lưu trữ; việc tổ chức thu thập dữ liệu có một số điểm cần chú ý sau: Nội dung thu thập: trong môi trường ERP việc thu thập dữ liệu thống nhất bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính Hình thức thu thập: ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ, fax còn có thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử. Lưu trữ dữ liệu: tập trung và có thể chia sẻ 1.4.1.2 Xử lý dữ liệu: Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểm khác biệt cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:  Khó quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong môi trường thủ công, một bút toán sai có thể được điều ch nh theo quy định và để lại dấu vết Tuy nhiên, trong ERP rất khó quan sát dấu vết nghiệp vụ, vì vậy kế toán cần vào bút toán điều ch nh để có thể kiểm soát Điều này, có nghĩa là, mọi hoạt động
Trang 16 điều ch nh của kế toán đều được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều ch nh  Tính cập nhật cao: Đặc điểm của ERP là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút toán được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống Việc xử lý dữ liệu của kế toán sẽ ảnh hưởng không ch trong phân hệ kế toán mà còn tác động đến các phân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự  Một số chức năng thực hiện tự động: ERP cho chép thực hiện tự động một số bút toán. Để làm được điều này, hệ thống cần được lập trình nhằm đảm bảo tiết kiệm về mặt thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra mang tính định kỳ và ít thay đổi Thông thường, các bút toán sau đây được thực hiện một cách tự động trong hệ thống: khi ghi nhận doanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng.  Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác Sự liên kết của các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia và thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện  Cài đặt một số tính năng kiểm soát: Do đặc thù của ERP là gồm nhiều phân hệ và tính liên kết cao nên nếu một sai sót nào đó của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống Chính vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục được thực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có 1.4.1.3 Cung cấp thông tin: Mục đích cuối cùng của tổ chức hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin hữu ích hỗ trợ cho việc ra quyết định Với hệ thống ERP, việc cung cấp này ảnh hưởng trên nhiều mặt khác nhau: nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin.
Trang 17  Nội dung: Do ảnh hưởng của việc thu thập dữ liệu ban đầu nên nội dung thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục.  Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ mức độ chi tiết cao đến mức độ chi tiết thấp Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức (in ra giấy/ trên màn hình, có thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ) đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.  Thời gian: Khi sử dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết được thông tin theo từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất về quy trình Tính kịp thời cao là một đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong việc giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị hiệu quả hơn từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp  Đối tƣợng cung cấp và đối tƣợng sử dụng thông tin: Do đặc tính chia sẻ của ERP nên bất cứ người nào được phân quyền và cấp phép sử dụng trên hệ thống đều có thể cung cấp/truy xuất thông tin một cách dễ dàng 1.4.1.4 Kiểm soát:  Kiểm soát chung: Kiểm soát truy cập: Đây là một vấn đề rất quan trọng vì ERP sử dụng cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết Nếu một người truy cập bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong công ty. Phân chia chức năng: cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu. Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống ERP Kiểm soát lƣu trữ: liên quan đến 2 yếu tố cơ bản là thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng Đặc biệt, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu
Trang 18 Tuân thủ quy trình: ERP là một hệ thống cần tuân thủ quy trình rất cao, một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng trước đó không được thực hiện Khi thực hiện ERP cần có hồ sơ quy trình rõ ràng, cụ thể, chi tiết và phổ biến đến toàn doanh nghiệp kèm theo trách nhiệm liên quan  Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nguồn dữ liệu: cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng ứng dụng cụ thể như: hợp lý, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định dạng, dấu, dung lượng Hiện nay, nhiều hệ thống ERP đã sử dụng POS, dữ liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với nhau Kiểm soát xử lý: cần có nhiều yêu cầu bắt buộc đến kiểm soát xử lý như: ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định. Kiểm soát kết quả xử lý: cần đảm bảo kết quả xử lý đến đúng đối tượng và kết quả xử lý chính xác Điều này còn phụ thuộc vào việc phân quyền khi sử dụng hệ thống, thiết lập các quy định và tăng cường giải pháp an ninh mạng. 1.4.2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán: 1.4.2.1 Cơ cấu nhân sự: Như đã trình bày trong phần 1 2 3 1, việc tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý của toàn công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầu mới đối với nhân sự trong bộ máy kế toán Có 4 trường hợp có thể xảy ra đối với vấn đề này: Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cho rằng nhân viên cũ
Trang 19 có thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên, cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để có thể thích ứng với môi trường mới Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới Đối với trường hợp này, có thể do tính chất công việc phức tạp và khối lượng công việc nhiều nên doanh nghiệp phải gia tăng số lượng nhân viên để đáp ứng yêu cầu tuân thủ về mặt quy trình, tiến độ hoàn thành công việc từ đó đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin Thứ ba, doanh nghiệp sẽ sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới Môi trường ERP đòi hỏi cả nhân viên và người quản lý cần có kiến thức nhất định về tổ chức, kỹ năng và trình độ sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc. Thứ tƣ, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới Trường hợp này có thể xảy ra là do trong môi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, kế toán ch tham gia vào quá trình xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát Sự thay đổi về cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp là vấn đề lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt Cho dù nhân sự có thể thay đổi nhưng trình độ, kiến thức và kỹ năng của họ cần được nâng cao Đây cũng là thách thức về yếu tố con người mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai và ứng dụng ERP 1.4.2.2 Phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện trên căn cứ khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động của tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của nghiệp vụ Các phần hành kế toán có thể được xây dựng theo các chu trình kinh doanh. Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát, không trùng lắp và không bỏ sót nghiệp vụ Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc trình
Trang 20 bày đầy đủ các nội dung sau: phạm vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá. 1.4.2.3 Phân quyền truy cập: Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin.  Khai báo: bao gồm khai báo thông tin chung và khai báo danh mục các đối tượng Danh mục đối tượng thường được cập nhật thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng Việc khai báo này thường được phân quyền cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm, ảnh hưởng của nó có thể liên quan đến một hoặc nhiều phần hành kế toán và cả các phân hệ khác.  Nhập liệu: bao gồm nhập số dư và nhập số phát sinh Trong hệ thống ERP, công việc nhập liệu số phát sinh của kế toán được giảm đáng kể do việc kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác Một số dữ liệu cần nhập liệu nhưng cũng có một số dữ liệu đã có sẵn không được quyền sửa đổi  Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa Chính vì thế, ngay bản thân trong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần hành kế toán này không thể xem được phần hành kế toán khác Tương tự, phân hệ mua hàng, bán hàng có thể không thể xem được thông tin của phân hệ kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ thống Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán ERP Tác động Tổ chức AIS Quy trình Bộ máy kế toán - Thu thập dữ liệu - Cơ cấu nhân sự - Xử lý dữ liệu - Phân chia trách nhiệm - Cung cấp thông tin - Phân quyền truy cập - Kiểm soát
Trang 21 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ☼☼☼☼ ERP ngày càng có vai trò to lớn trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhờ khả năng tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh hiệu quả Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp hoạch định và quản lý nguồn lực, sử dụng thông tin theo nhiều chiều khác nhau Khi ứng dụng ERP, tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một công việc quan trọng cần phải thực hiện, đây không ch là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiêp Doanh nghiệp cần chú trọng về cả nội dung tổ chức (bao gồm thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin, kiểm soát, bộ máy kế toán) và quy trình tổ chức phù hợp từ giai đoạn phân tích hệ thống cho đến giai đoạn vận hành hệ thống Trên cơ sở tìm hiểu những vấn đề cơ bản về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán, tác giả đề cập đến sự tương tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán trên 3 khía cạnh là hệ thống quản lý, hệ thống thông tin quản lý, phân tích và kiểm soát dữ liệu Từ đó cho thấy: việc ứng dụng ERP có khả năng tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong doanh nghiêp, thông tin cung cấp liên tục và kịp thời, giới hạn không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với doanh nghiệp Cuối cùng, tác giả đã tiến hành phân tích sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán trên hai phương diện chủ yếu là: thay đổi quy trình và bộ máy kế toán Quy trình kế toán có nhiều thay đổi từ khi thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu cho đến cung cấp thông tin và kiểm soát Việc tổ chức bộ máy kế toán trong môi trường ứng dụng ERP có nhiều điều cần quan tâm trong việc xây dựng nhân sự và các phần hành kế toán, quy định rõ ràng trách nhiệm, công việc cũng như các mối quan hệ trong bộ phận kế toán Đồng thời, phân quyền truy cập hệ thống cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo dữ liệu của toàn doanh nghiệp
Trang 22 CHƢƠNG 2 Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam 2.1. Tình hình chung về việc ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam: 2.1.1. Ứng dụng ERP trên thế giới: 2.1.1.1 Khảo sát của tập đoàn tƣ vấn Panorama: Từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, tập đoàn tư vấn Panorama đã thực hiện bình chọn trực tuyến, khảo sát, phỏng vấn đại diện của 1 322 tổ chức với quy mô khác nhau đã ứng dụng ERP Các tổ chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề khác nhau trên khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở ở Bắc Mỹ (31%) và Châu Á Thái Bình Dương (31%). Mục đích của cuộc nghiên cứu nhằm xác định hiệu quả, hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai ERP Báo cáo nghiên cứu được chia thành 3 phần: hiện trạng triển khai ERP (phần 1), sự khác biệt giữa các giải pháp (phần 2), triển khai ERP và quy mô doanh nghiệp (phần 3) [16]. Về hiện trạng triển khai ERP (phần 1), kết quả khảo sát cho thấy: Biểu đồ 2.1: Thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là thiếu nhân sự chiếm 38%, tiếp theo đó là thiếu kiến thức chuyên môn về ERP chiếm 33% Biểu đồ 2.2: Thời gian thực hiện dự án ERP kéo dài hơn dự kiến là 93%, ch có 7 % hoàn thành kịp tiến độ Biểu đồ 2.3: Thời gian cần thiết để triển khai ERP kéo dài từ 4 đến 60 tháng, trong đó 71% dự án hoàn thành trong 6-18 tháng. Biểu đồ 2.4: Chi phí thực hiện dự án ERP có 59% vượt ngân sách cho phép, trong đó vượt ngân sách >50% chiếm 16% Biểu đồ 2.5: Độ thỏa mãn đối với hệ thống ERP đạt được là 57%, trong đó 13% rất thỏa mãn, 44% tương đối thỏa mãn
Trang 23 Biểu đồ 2.1: Thách thức khi triển khai ERP Biểu đồ 2.2: Thời gian thực hiện ERP dự kiến và thực tế Biểu đồ 2.3: Thời gian thực hiện dự án ERP
Trang 24 Biểu đồ 2.4: Chi phí thực hiện dự án ERP Biểu đồ 2.5: Mức độ thỏa mãn đối với hệ thống ERP Nguồn: www.panorama-consulting.com Về sự khác biệt giữa các giải pháp (phần 2), trên thị trường ERP, ngoài 3 giải pháp phổ biến dành cho doanh nghiệp lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft (phân khúc 1), còn có các giải pháp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác Kết quả khảo sát cho thấy: SAP là giải pháp chiếm thời gian và chi phí nhiều nhất nhưng mang lại nhiều lợi ích và độ thỏa mãn cao Thời gian trung bình để thực hiện các giải pháp là 20 tháng.
Trang 25 Bảng 2.1: Bảng so sánh giải pháp của SAP, Oracle, Microsoft và phân khúc II Phân SAP Oracle Microsoft khúc II Thời gian (tháng) 20 18,6 18,0 17,8 Chi phí triển khai (triệu USD) 16,8 12,6 2,6 3,5 Độ thỏa mãn (%) 73,0 62,0 69,0 70,0 Mức độ rủi ro (%) 50,0 56,9 57,7 61,8 Lợi ích thu được (%) 72,2 58,0 68,0 68,6 Nguồn: www.panorama-consulting.com Về thị phần ERP, SAP đang nắm giữ cao nhất chiếm đến 35%, Oracle (28%), Microsoft (14%), 23% còn lại thuộc về các giải pháp của phân khúc II Về triển khai ERP và quy mô doanh nghiệp (phần 3), các nhà cung cấp giải pháp nổi tiếng như SAP, Oracle và Microsoft cũng như các giải pháp phân khúc II ngày càng chú trọng hơn đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ Theo định nghĩa của nghiên cứu này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ là những doanh nghiệp có ít hơn 500 nhân viên và doanh thu dưới 500 triệu USD/năm Bảng 2.2: Bảng so sánh các giải pháp theo quy mô doanh nghiệp SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Doanh nghiệp vừa và nhỏ 30% 24% 22% 24% Doanh nghiệp lớn 43% 33% 6% 17% Nguồn: www.panorama-consulting.com Từ bảng 2 2, có thể thấy rằng SAP và Oracle dẫn đầu trong phân khúc doanh nghiệp lớn cũng như doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Đáng chú ý là Mirosoft đầu tư mạnh vào doanh nghiệp vừa và nhỏ (chiếm 22%)
Trang 26 Bảng 2.3: Bảng so sánh giữa doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp vừa và nhỏ Thời gian triển khai (Tháng) 25,2 18,8 Chi phí triển khai (triệu USD) 24,07 3,07 Thành viên dự án 74 14 Mức độ ch nh sửa Cao Thấp Nguồn: www.panorama-consulting.com Các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai càng kéo dài Chi phí triển khai và số lượng thành viên dự án ở các doanh nghiệp cao hơn nhiều lần so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ 2.1.1.2 Các giải pháp ERP phổ biến trên thế giới: Giải pháp của SAP: SAP được thành lập năm 1972 Ngày nay, công ty có hơn 82 000 khách hàng ở hơn 120 nước trên thế giới đang ứng dụng giải pháp của SAP – từ những giải pháp riêng biệt đáp ứng nhu cầu của những doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các giải pháp dành cho những tổ chức có quy mô toàn cầu SAP đã được niêm yết với tên “SAP” tại một số thị trường chứng khoán trong đó có thị trường chứng khoán Frankfurt và thị trường chứng khoán New York. Một số sản phẩm của SAP như: SAP R/3, SAP All-In-One, SAP NetWeaver Giới thiệu về giải pháp SAP R/3: gồm các phân hệ chính - Sales & Distribution (SD) - Product Planning (PP) - Materials Management (MM) - Financial Accounting (FI) - Controlling (CO) - Advanced Business Application Programming (ABAP)
Trang 27 Giải pháp của Oracle: Oracle được Larry Ellision cùng Bob Miner và Ed Oates thành lập năm 1977, có trụ sở Redwood Shores, California (Mỹ) hoạt động ở trên nhiều nước khác nhau. Hiện nay, công ty có văn phòng ở hơn 145 nước, 19 500 đối tác, 74.000 nhân viên, 14 000 kỹ sư lập trình và 7 000 kỹ sư hỗ trợ Sản phẩm chính của công ty là hệ quản trị cơ sở dữ liệu, công cụ phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu và phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cùng với các dịch vụ tư vấn, đào tạo, hỗ trợ liên quan Giới thiệu về giải pháp Oracle E-Business: Phiên bản đầu tiên - Oracle E-Business Suite Release 1 được đưa ra thị trường vào tháng 10/1987 với 1 phân hệ duy nhất là Sổ cái tổng hợp (General Ledger) Tháng 11/1988, Oracle bổ sung phân hệ Kế toán phải trả (Payables) và Mua sắm (Purchasing) Vào khoảng 1995-1996, Oracle E-Business Suite Release 10 trở thành một giải pháp quản trị toàn diện gồm nhiều phân hệ Từ đó đến nay, Oracle tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Release 11i và Release 12 Hiện nay, Oracle đã có hơn 26 000 khách hàng sử dụng giải pháp Oracle E-Business Suite, trong đó 94% khách hàng đang sử dụng Release 11i Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite: - Oracle Financials : Quản lý tài chính - Procurement : Quản lý mua hàng - Logistics : Quản lý cung ứng - Order Fulfillment : Quản lý bán hàng - Manufacturing : Quản lý sản xuất - Human Resources : Quản lý nhân sự - Projects : Quản lý dự án - Planning & Scheduling : Lập kế hoạch - Intelligence : Báo cáo phân tích - Maintenance Management : Quản lý bảo dưỡng
Trang 28 Giải pháp của Microsoft: Các phân hệ chính của Microsoft Dynamics Navision: - Quản lý tài chính - Bán hàng và marketing - Mua hàng - Kho hàng - Sản xuất - Lập kế hoạch nguồn lực - Dịch vụ - Nhân sự - Thanh toán lương - Quản trị - Chức năng khác Nhìn chung, xu hướng ERP ngày càng phát triển mạnh mẽ ở nhiều nước trên thế giới: khu vực Bắc Mỹ chiếm 44%, châu Âu chiếm 39%, Châu Á chiếm 11%, châu Mỹ La Tinh chiếm 4%, khác chiếm 3% (AMR Research 2007). Theo kết quả dự báo thị trường ERP 2006-2011 của AMR, trong năm 2011, bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP vẫn phải tiếp tục đối mặt với nhiều thách thức về nhân sự, kiến thức, thời gian và chi phí triển khai ở các mức độ khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp (Nguồn: www.amrresearch.com) 2.1.2 Ứng dụng ERP tại Việt Nam: 2.1.2.1 Tình hình chung: Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu và Mỹ Vào thời gian đầu, hầu hết các dự án triển khai đều ch tập trung vào chức năng: kế toán, vật tư và mua hàng Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy mô lớn vẫn còn rất ít,
Trang 29 chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn của Singapore, Ấn Độ và các quốc gia khác Năm 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một số công ty như Bảo Minh, Thép Miền Nam, Vinatex Trong năm 2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc khác nhau: cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty như Bibica, Tổng Công ty Lương Thực Miền Nam, Vinamilk, Savimex (xem phụ lục 1). Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp Năm 2005, số lượng nhà cung cấp ERP tại Việt Nam gia tăng với sự tham gia của cả nhà cung cấp trong và ngoài nước ERP nước ngoài như sản phẩm Dynamics Navision của Microsoft, sản phẩm của SAP, Oracle, Solomon Những nhà phát triển phần mềm trong nước góp phần vào thị trường bằng những phần mềm kế toán tự viết Một số công ty đã bắt đầu đưa ra những giải pháp ERP nội địa như AZ, Diginet, Lạc Việt, Pythis Năm 2006, thị trường ERP Việt Nam phát triển mạnh ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ Đối với phân khúc này, các dự án triển khai sử dụng chủ yếu là phần mềm của Oracle như: Prime Group, công ty TNHH Minh Hiếu, công ty cơ khí Sơn Hà Oracle được xem là nhà cung cấp chiếm nhiều ưu thế trong năm 2006. Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2007, nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP đã đầu tư mạnh mẽ hơn vào thị trường Việt Nam Đặc biệt, SAP đã có nhiều hoạt động nhằm thu hút khách hàng thông qua: - Ký kết với các đối tác chiến lược là những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle như FPT, Pythis - Phát triển và phối hợp đào tạo với nhiều tổ chức và trường đại học nhằm cung cấp nguồn nhân lực lâu dài Về số lượng, các doanh nghiệp áp dụng ERP cũng gia tăng rất mạnh Nhiều thành công đạt được khi triển khai ở các công ty: Kinh Đô, Phong Phú,
Trang 30 Mía đường Lam Sơn Nhận thức ERP đã được nâng cao hơn so với các năm trước Đồng thời thách thức hội nhập và đổi mới phong cách quản lý dựa trên nền tảng công nghệ đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm Nhìn chung, trong năm 2006 và 2007, thị trường ERP Việt Nam đã phát triển với sự tham gia của nhiều nhà tư vấn, nhà cung cấp và doanh nghiệp áp dụng Bảng 2.4: Thông tin về dự án ERP Việt Nam năm 2006 và 2007 2006 2007 Công Tổng số Tổng giá trị Tổng số Tổng giá trị hợp ty khách hàng hợp đồng (đồng) khách hàng đồng (đồng) Pythis 40 25 625 tỷ 66 89 653 tỷ Fast 27 5 4 tỷ 43 11 tỷ Effect 8 2 5 tỷ 13 4 67 tỷ Viami 8 1 2 tỷ 2 500 triệu Nguồn : Tạp chí vi tính B – PC World số 1/2008 [3] Năm 2008, số hợp đồng, mở rộng nâng cấp không ngừng gia tăng là do thị trường ERP từng phát triển mạnh trong giai đoạn 2006 – 2007 nên đây là lúc doanh nghiệp triển khai ERP ở giai đoạn đó cảm nhận được hiệu quả mà ERP mang lại, đặc biệt là những lợi ích mà công ty có được so với các đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp lớn đã dành nhiều ngân sách hàng triệu USD, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng dành ngân sách tương xứng cho việc triển khai ERP Nhiều nhà triển khai cho biết mảng dịch vụ ERP của họ vẫn tăng trưởng đáng kể so với năm 2007 như: FPT, HPT, Gimasys Tuy nhiên, cũng trong năm 2008, tình hình kinh tế khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính kéo theo sự sụt giảm của thị trường ERP trong nước Một số nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước đã phải ngưng hoạt động do không đủ sức cạnh tranh với các công ty nước ngoài Hãng SAP
Trang 31 liên tiếp công bố hàng loạt đối tác mới ở Việt Nam với những chiến lược dài hạn và nhiều kế hoạch đầu tư Các nhà cung cấp giải pháp ERP ngoại khác như: Oracle, Microsoft đều đưa ra rất nhiều gói giải pháp nhỏ, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Giá của các giải pháp này cũng phù hợp: 30.000-50 000 USD (dưới 1 tỷ VNĐ) Yếu tố về giá cả là một trong những thách thức mà ERP nội phải đối mặt trong năm 2008 để có thể cạnh tranh với ERP ngoại trong thời kỳ khủng hoảng tài chính Trong những tháng đầu năm 2009, các nhà cung cấp giải pháp ERP tìm được rất ít dự án, hợp đồng và bị áp lực về chi phí Về phía doanh nghiệp dự kiến triển khai trong năm 2009 đứng trước 2 sự lựa chọn: tạm ngừng để triển khai vào thời điểm khác hoặc không triển khai Từ tháng 9/2009, thị trường ERP ở Việt Nam có nhiều dấu hiệu tích cực Theo thống kê năm 2009, tỷ lệ các công ty bất động sản trang bị ERP chiếm cao hơn so với các lĩnh vực ngành nghề khác Điển hình như dự án của tập đoàn NOVA với trị giá gần 2 triệu USD, dự án của công ty Phát triển Nhà Thủ Đức trị giá gần 1 triệu USD, dự án của tập đoàn REE trị giá khoảng 500 ngàn USD, dự án của tập đoàn Sonadezi khoảng hơn 400 ngàn USD Bên cạnh đó nhiều tập đoàn, công ty cũng đầu tư ERP mạnh mẽ như tập đoàn Tân Hiệp Phát với dự án gần 3 triệu USD (xem phụ lục 2), công ty Cho thuê Tài chính II, tập đoàn Concordia, Phạm Nguyên, Gtel, Dawaco, Nguyên Bình, Diana, Tranximex, World Auto, Dệt Thành Công Đặc biệt, vào cuối năm 2009, đáng chú ý nhất là dự án triển khai ERP có quy mô và giá trị lớn nhất Việt Nam của Petrolimex với trị giá gần 13 triệu USD. Kế hoạch triển khai dự án là 2 năm, đến ngày 1/1/2012 sẽ chính thức vận hành. Dự kiến 5 phân hệ sẽ được triển khai là: MM (Material Management), SD (Sales & Distributions), FI (Financial), CO (Controlling) và Oil & Gas - phân hệ chuyên cho ngành xăng dầu
Trang 32 Biểu đồ 2.6: Số lượng dự án và giá trị dự án năm 2009 Nguồn: www.erpsolution.com.vn Năm 2010, nhiều dự án của năm 2009 đã được nghiệm thu như dự án ERP của công ty Tân Hiệp Phát, công ty Thép Việt - Pomina Bên cạnh đó, hàng loạt các dự án mới cũng được ký kết như: dự án triển khai SAP của công ty tư vấn xây dựng Sino Pacific (SPCC) dự kiến sẽ hoàn thành trong 6 tháng với mức đầu tư ban đầu hơn 20 tỷ đồng, công ty cổ phần thực phẩm Sữa TH (TH Milk) đã ký kết với IBM và CSC khởi động dự án 5 triệu USD để triển khai SAP ERP - phiên bản ECC 6 0. Nhận xét: Từ năm 2003 đến 2010, tình hình ứng dụng ERP đã phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác
Trang 33 nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước Ban đầu, một số doanh nghiệp thường là các tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanh nghiệp khác chưa áp dụng ngay mà ch quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triển khai vào thời điểm nào cho phù hợp Như mọi ngành kinh tế khác, WTO đã tác động đến ngành công nghệ thông tin, trong đó có thị trường ERP Thực tế năm 2007 cho thấy, thị trường ERP phát triển rất sôi động Nhận thức về ERP cũng cao hơn so với trước khi gia nhập WTO. Tuy nhiên, cũng trong năm này, nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước đối mặt với rất nhiều khó khăn trước sức ép hội nhập Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008 đã ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam và thị trường ERP 2009 Nhiều công ty thực hiện chính sách cắt giảm chi tiêu và nhân sự, đặc biệt là các khoản mục đầu tư không mang lại lợi nhuận trực tiếp, do đó ch một số ít doanh nghiệp lựa chọn thời kỳ này để triển khai ERP Về phía các nhà cung cấp giải pháp cũng chịu áp lực về chi phí Một số giải pháp trong nước được chào giá thấp hơn để tìm kiếm thêm các dự án mới song song với việc triển khai các dự án đã ký kết Tuy nhiên khoảng tháng 10/2009, khi nền kinh tế thế giới dần phục hồi thì cũng là lúc nền kinh tế Việt Nam có nhiều dấu hiệu tích cực Kết quả là thị trường ERP phát triển nhanh chóng với hàng loạt hợp đồng đầu tư với trị giá lớn cho hệ thống ERP ở các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg; trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may như công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai Phượng Vy; trong ngành bán lẻ như công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh, Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển
Trang 34 2.1.2.2 Một số nhà tƣ vấn triển khai giải pháp ERP tại Việt Nam:  Nhóm nhà tƣ vấn triển khai sản phẩm ERP nƣớc ngoài tại Việt Nam Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT: Tháng 1/2007, Trung tâm Dịch vụ ERP FPT (với hai trụ sở tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh) hợp nhất vào công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS) và trở thành đơn vị thành viên của FIS với tên gọi tắt là FIS ERP Tháng 7/2008, FIS ERP trở thành công ty thành viên của FIS lấy tên là Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT Công ty gồm các trung tâm chức năng sau: Trung Tâm Dịch Vụ SAP, Trung Tâm Dịch Vụ Oracle, Trung Tâm Dịch Vụ ERP Hành Chính Công, Trung Tâm Phát Triển Kinh Doanh, Trung Tâm Toàn Cầu Hóa, Phòng Quản lý Chất Lượng, Trung tâm Dịch vụ GIS. Công ty có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp ERP nước ngoài: SAP và Oracle cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau Công ty cổ phẩn công nghệ mới Kim Tự Tháp Việt Nam (Pythis): Tháng 4 năm 2000, Pythis được thành lập trên cơ sở đội ngũ tư vấn và triển khai của hãng Oracle tại Việt Nam Năm 2001, công ty trở thành đối tác giải pháp được xác nhận duy nhất của Oracle tại Việt Nam (Oracle Certified Solution Partner). Pythis là đối tác chiến lược hàng đầu của SAP và Oracle với 5 công ty thành viên là: công ty cổ phần giải pháp Công nghệ Vĩnh Cửu (PERP JSC), công ty TNHH Phần mềm tin học GEN (Gensoft), công ty Cổ phần PTS-Tri- Vision, công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Pythis (PIDC), công ty TNHH MTV Ứng dụng hệ thống Thịnh Vượng (PSAP) Công ty đang cung cấp và chuyển giao cho khách hàng các giải pháp ERP sau: sản phẩm ERP của Pythis (PERP), sản phẩm ERP của Oracle: Oracle E-Business Suite (Oracle EBS), sản phẩm ERP của SAP: SAP All-In-One (SAP A1). Pythis đã cung cấp dịch vụ và triển khai thành công ERP cho nhiều khách hàng ở nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau cả trong khối quản lý nhà nước và khối doanh nghiệp.
Trang 35 Công ty Cổ Phần Giải Pháp Quản lý Quốc Tế Hồng Quang (SSG) Ngày 27/12/2007, SSG được thành lập Lĩnh vực kinh doanh: tư vấn và triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp Front & Back Office cho công ty chứng khoán, cung cấp dịch vụ đào tạo và bảo trì hệ thống ERP, hoạch định chiến lược phát triển công nghệ thông tin cho tổ chức và doanh nghiệp lớn. Ngày 28/2/2008, SSG trở thành đối tác chiến lược của hãng Oracle trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của Oracle tại Việt Nam Khách hàng tiêu biểu sử dụng giải pháp Oracle eBusiness Suite do công ty SSG tư vấn và triển khai: Công ty TNHH ADC, công ty Masan, trung tâm điện thoại di động CDMA S-Telecom (S-Fone), công ty Vinagame.  Nhóm nhà tƣ vấn triển khai giải pháp ERP trong nƣớc: Công ty cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast: Ngày 11-6-1997, công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast được thành lập Lĩnh vực kinh doanh: phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin Công ty đạt 5 lần giải thưởng Sao Khuê (2005 – 2010), có trụ sở và các văn phòng: tại Hà Nội, TPHCM và Đà Nẵng Các sản phẩm của công ty bao gồm: - Fast Business : Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Fast Financial : Phần mềm quản trị tài chính kế toán cho doanh nghiệp vừa và lớn - Fast Accounting: Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - Fast Book: Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ/mới thành lập - Fast Accounting for Education: Phần mềm cho đào tạo môn “Kế toán máy” trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp - Fast HRM : Phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương
Trang 36 Giới thiệu về sản phẩm Fast Business: Fast Business được phát triển từ năm 2002 - 2003 và được đưa ra thị trường từ năm 2004 với 25 phân hệ chính như sau: hệ thống, kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản trị phí, giá thành sản phẩm, giá thành công trình, quản trị theo các trường tự do, quản lý tài sản cố định, quản lý công cụ và dụng cụ, kế toán chủ đầu tư, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu vật tư, hoạch định công suất, quản lý phân xưởng sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý chấm công và tiền lương, quản lý quan hệ khách hàng Ngày 14-7-2010, Fast Business – Giải pháp ERP của FAST đã được trao giải “BIT CUP - Giải pháp công nghệ thông tin hay nhất” năm 2010 do 3 800 bạn đọc Tạp chí Thế giới Vi tính bình chọn Hiện nay, công ty có trên 200 khách hàng đang sử dụng sản phẩm này Công ty cổ phần phần mềm Effect: Tháng 07/1999: Công ty Phần Mềm Hỗ Trợ Doanh Nghiệp thành lập Tháng 04/2002: Công ty Phần Mềm Effect chính thức được thành lập tách ra từ công ty Phần mềm Hỗ trợ Doanh Nghiệp Tháng 04/2008: Công ty Phần Mềm Effect chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần, đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Effect.
Trang 37 Giới thiệu về sản phẩn Effect-ERP: Năm 1999, công ty bắt đầu nghiên cứu Effect-ERP Cuối năm 2001, sản phẩm được chuyển sang xây dựng và phát triển trên nền tảng của ngôn ngữ lập trình chạy ngay Sản phẩm Effect – ERP bao gồm 11 phân hệ sau: quản lý khách hàng, quản lý đơn đặt hàng, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý trang thiết bị và tài sản, visual EFFECT SQL 3 0 mở rộng, hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo ReportBase, quản lý công văn và giấy tờ, quản lý bảo hành, quản trị dịch vụ, kiểm tra trình độ nhân viên qua thi trắc nghiệm Theo kết quả công bố ngày 8/7/2009 của Tạp chí thế giới vi tính do 15 000 độc giả trên khắp cả nước bình chọn về “Giải pháp công nghệ thông tin hay nhất 2009” công ty Effect dẫn đầu trong giải pháp ERP với 92% số phiều bình chọn tính năng, khả năng thích ứng và hỗ trợ người dùng Đây là năm thứ 4 (kể từ năm 2005), công ty Effect nhận được giải nhất về sản phẩm ERP Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Hân Quang (HQSOFT): Năm 2006, công ty TNHH giải pháp phần mềm Hân Quang thành lập Lĩnh vực kinh doanh chính: cung cấp các dịch vụ và giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp như giải pháp phần mềm ERP, giải pháp quản lý tổng thể hệ thống phân phối (DMS), dịch vụ bảo trì hỗ trợ các hệ thống công nghệ thông tin, dịch vụ thiết kế phần mềm và web, cung cấp nhân sự cho các dự án triển khai/phát triển phần mềm, tư vấn thiết kế và cung cấp phần cứng, mạng theo dự án Các sản phẩm do công ty cung cấp: - HQ Solutions- eBiz4E: giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - HQ Solutions - eBiz4D: giải pháp quản lý hệ thống phân phối - HQ Solutions – BI system : giải pháp hệ thống báo cáo thông minh - HQ Solutions - eBiz4H : giải pháp quản lý khách sạn - HQ Solutions - eBiz4R : giải pháp quản lý nhà hàng
Trang 38 Giới thiệu về sản phẩm HQ Solutions - eBiz4E: HQ Solutions - eBiz4E được HQSOFT thiết kế và xây dựng trên kinh nghiệm thực tế triển khai ERP cho các tập đoàn lớn của nước ngoài. Quy trình eBiz4E kế thừa các ưu điểm của chuẩn ERP quốc tế và thay đổi linh họat phù hợp với điều kiện Việt Nam HQ Solutions - eBiz4E gồm các phân hệ chính sau: PO (Mua hàng), OM (Bán hàng), GL (Tổng hợp), AP (Phải trả), AR (Phải thu), IN (Hàng hóa và kho), CA (Quản lý tiền), CM (Đa tiền tệ), FA (Tài sản cố định), HR (Nhân sự), PR (Tiền lương), BM (Định mức nguyên vật liệu), PM (Quản lý sản xuất), IF (Tích hợp và đồng bộ số liệu cho mô hình nhiều chi nhánh). Công ty cổ phần Định Gia Nét (DIGINET Corporation): Tháng 4/1996, công ty TNHH Tin Học Định Gia Nét được thành lập với số vốn ban đầu 200 triệu đồng chuyên kinh doanh về thiết bị tin học Tháng 6/2004, công ty chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần Công ty có trụ sở chính tại TPHCM và 1 văn phòng tại Hà Nội Các sản phẩm chủ yếu: - Lemon3 ERP - LemonFinance - LemonHR
Trang 39 Giới thiệu về sản phẩm Lemon3 ERP: Lemon3 ERP là sản phẩm chủ lực của công ty được xây dựng và phát triển từ năm 1998 Với phiên bản 3 70 (3/2010) LEMON3-ERP có hơn 60 modules được chia thành 7 nhóm: nhóm tài chính (Financials Group), nhóm cung ứng sản xuất (Supply & Manufacturing Group), nhóm kinh doanh phân phối (Sales and Distribution Group), nhóm nguồn nhân lực (Human Resources Group), nhóm phối hợp hoạt động (Collaboration Group), nhóm chuyên ngành (Industry-Specific Group), nhóm hệ thống (System Group). Ngày 20/7/2010, khối Nghiên Cứu Phát Triển đã hoàn tất việc đóng gói và chính thức ra mắt phiên bản mới Lemon3 ERP 3.80. Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Phúc Hƣng Thịnh (SS4U): Ngày 13/10/2005, công ty SS4U Corp. thành lập với giải pháp đầu tiên B4U Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, SS4U Corp hiện là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp và tư vấn triển khai các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất Đây là doanh nghiệp duy nhất xây dựng - triển khai ERP theo từng ngành công nghiệp: dược phẩm, thủy sản, cơ khí - chế tạo máy, thực phẩm, phân bón - hóa chất Công ty cung cấp nhiều giải pháp phần mềm quản trị phù hợp với các quy mô doanh nghiệp: B4Ui (Giải pháp quản trị doanh nghiệp đa công ty - ERP Online), B4U Process (Giải pháp quản trị doanh nghiệp ngành sản xuất liên tục - ERP Offline), B4U Discrete (Giải pháp quản trị doanh nghiệp ngành sản xuất rời rạc - ERP Offline), A4U Enterprise (Giải pháp kế toán mở rộng cho doanh nghiệp lớn), A4U Standard (Giải pháp kế toán mở rộng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ), HR4U (Giải pháp quản trị nhân sự - tiền lương). Tóm lại, sản phẩm ERP tại Việt Nam chia thành hai nhóm: một là sản phẩm ERP nước ngoài (được đánh giá cao là SAP và Oracle), hai là sản phẩm ERP trong nước (được đánh giá cao là Fast và Effect) (xem thêm phụ lục 3).
Trang 40 Bảng 2.5: Bảng tóm tắt các giải pháp và nhà tư vấn triển khai tại Việt Nam Nhà cung cấp Website Giải pháp ERP Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT www.fis.com.vn SAP Oracle Công ty cổ phần công nghệ mới www.pythis.com.vn SAP Kim Tự Tháp (Pythis) Oracle PERP Công ty cổ phần giải pháp quản lý www.ssg.vn Oracle Quốc Tế Hồng Quang (SSG) Công ty TNHH Phần mềm www.vietsoft.com.vn SAP Nam Việt (Vietsoft) Công ty TNHH Công nghệ www.bmi.vn BFO (Mỹ) Bình Minh Công ty TNHH Giải pháp Phần www.cmcsoft.com SAP mềm CMC Oracle Công ty cổ phần phần mềm quản lý www.fast.com.vn Fast Business doanh nghiệp Fast Công ty cổ phần phần mềm Effect www.effect.com.vn Effect-ERP Công ty TNHH giải pháp phần mềm www.hqsoft.com.vn HQ Solutions Hân Quang (HQsoft) – eBiz4E Công ty cổ phần Định Gia Nét www.diginet.com.vn Lemon3 ERP (Diginet Corporation) Công ty cổ phần giải pháp www.ss4u-vn.com B4Ui phần mềm Phúc Hưng Thịnh B4U Process (SS4U) B4U Discrete Công ty giải pháp phần mềm ITG www.itgvietnam.com 3S ERP Việt Nam Công ty cổ phần phần mềm VIAMI www.viamisoftware.com VIP Enterprise Công ty TNHH Giải Pháp Hợp Nhất www.hns.vn ZestOne Business Công ty cổ phần tin học Lạc Việt www.lacviet.com.vn AccNet ERP 2004 Công ty Cổ phần giải pháp www.asoft.com.vn Asoft-ERP phần mềm N H T (ASOFT)
Trang 41 2.2 Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công: 2.2.1 Phạm vi khảo sát và phƣơng pháp khảo sát: Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai Cuộc khảo sát đã được tác giả tiến hành trong thời gian từ 2/2011 đến 4/2011 bằng cách gửi ngẫu nhiên bảng câu hỏi (phụ lục 4) đến 300 doanh nghiệp và nhận được sự phản hồi từ 204 doanh nghiệp (đạt tỷ lệ 68%) Trong đó, có 185 doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin khác nhau: thủ công (1%), excel (33%) và phần mềm kế toán (66%) Số lượng doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công là 19 doanh nghiệp bao gồm 8 doanh nghiệp TNHH, 6 doanh nghiệp cổ phần, 4 doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài và 1 doanh nghiệp liên doanh (tham khảo phụ lục 5). 2.2.2 Tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp khảo sát: Phần lớn các doanh nghiệp triển khai vào giai đoạn 2003-2005 (chiếm 37%) và 2009-2011 (chiếm 37%), thời gian triển khai ERP từ 1-2 năm chiếm nhiều nhất: có 7 doanh nghiệp Giải pháp ERP sử dụng phổ biến là SAP (chiếm đến 37%) được ứng dụng ở các doanh nghiệp như: công ty cổ phần xây dựng kiến trúc AA, công ty TNHH TM&SX Thép Việt, công ty DKSH Vietnam Co., Ltd, công ty Global Cybersoft, công ty TNHH TMDV Tân Hiệp Phát, công ty TNHH SXHTD Bình Tiên, công ty liên doanh BAT – Vinataba Tiếp theo đó là giải pháp Oracle (chiếm 26%) được ứng dụng ở 5 doanh nghiệp là: tập đoàn FPT, công ty cổ phần công nghiệp Masan, công ty cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên, công ty Pepsico Việt Nam, công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu Savimex. Doanh nghiệp ứng dụng giải pháp Microsoft Dynamics Navision gồm: công ty TNHH Sonion Vietnam và công ty cổ phần Sanofi-Synthelabo Việt Nam Giải pháp Lemon3 ERP được ứng dụng tại công ty TNHH Luki
Trang 42 Việt Nam và một số giải pháp khác nhau được ứng dụng tại 4 doanh nghiệp còn lại (xem thêm bảng 2.6 và phụ lục 6). Bảng 2.6: Bảng tổng hợp các giải pháp ERP ứng dụng tại 19 doanh nghiệp khảo sát Giải pháp Số lượng Tỷ lệ phần trăm SAP 7 37% Oracle 5 26% Microsoft Dynamics Navision 2 11% Lemon3 ERP 1 5% Khác 4 21% Phân hệ được triển khai ở tất cả các doanh nghiệp là phân hệ kế toán - tài chính Tiếp theo đó là phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ lập báo cáo, phân hệ sản xuất, phân hệ nhân sự (xem biểu đồ 2.7) Biểu đồ 2.7: Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng Mức độ hài lòng của các doanh nghiệp ứng dụng là cao: 15 doanh nghiệp hài lòng (79%) và 4 doanh nghiệp rất hài lòng (21%) với các giải pháp ERP đang sử dụng
Trang 43 Lý do doanh nghiệp ứng dụng ERP nhận được nhiều ý kiến đồng tình nhất là do tầm nhìn của người lãnh đạo (74%), tiếp theo đó là nhu cầu thông tin của doanh nghiệp gia tăng (63%) Ngoài ra, hệ thống cũ không đáp ứng yêu cầu quản lý và việc mở rộng phạm vi hoạt động cũng đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn đến ý định ứng dụng của doanh nghiệp (xem bảng 2.7) Bảng 2.7: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Tỷ lệ Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP Số phần tại doanh nghiệp lượng trăm Hệ thống cũ có nhiều sai sót 2 11% Hệ thống cũ không đáp ứng yêu cầu quản lý 8 42% Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp gia tăng 12 63% Gia tăng quy mô hoạt động (mở thêm công ty/ chi nhánh ) 6 32% Mở rộng phạm vi hoạt động (nhiều mặt hàng/ngành nghề ) 8 42% Áp lực cạnh tranh trong ngành 6 32% Ch định của công ty mẹ ở nước ngoài/tập đoàn 4 21% Tầm nhìn của người lãnh đạo 14 74% Nhận thức tầm quan trọng của ERP thông qua tư vấn/hội thảo 8 42% Về lợi ích đạt được từ hệ thống ERP: do đặc điểm của ERP là quản lý bằng quy trình nên nhiều ý kiến đều cho rằng nó có khả năng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình hoạt động chặt chẽ (chiếm 95%), quy trình kinh doanh thống nhất và rõ ràng (chiếm 68%) Ngoài ra, do khả năng liên kết và chia sẻ từ hệ thống nên việc cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy (chiếm 79%) (xem bảng 2.8). Bảng 2.8: Những lợi ích mà ERP mang lại sau khi triển khai ở doanh nghiệp Số Tỷ lệ Những lợi ích đạt đƣợc của doanh nghiệp lƣợng phần trăm Cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy 15 79% Hỗ trợ quá trình ra quyết định và lập kế hoạch hiệu quả 12 63% Quy trình kinh doanh thống nhất và rõ ràng 13 68% Tiết kiệm thời gian và chi phí 8 42% Kiểm soát quá trình hoạt động chặt chẽ 18 95% Thay đổi thói quen và cách thức làm việc hiệu quả 7 37%
Trang 44 2.2.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công: Theo kết quả khảo sát, tất cả các doanh nghiệp đều cho rằng các yếu tố được đưa ra trong bảng câu hỏi khảo sát đều có ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công Đặc biệt, yếu tố năng lực của nhà tư vấn – triển khai, vai trò của người lãnh đạo, vai trò của ban dự án được đánh giá cao và rất cao với tỷ lệ phần trăm lớn Về yếu tố mức độ tái cấu trúc doanh nghiệp, có 11% doanh nghiệp đánh giá thấp, 47% đánh giá trung bình, 26% đánh giá cao, 16% đánh giá rất cao Các yếu tố khác đều có ảnh hưởng ở các mức độ khác nhau Biểu đồ 2.8: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến khả năng ứng dụng ERP thành công Mức độ ảnh hƣởng Các yếu tố ảnh hƣởng (Không) (Thấp) (Trung bình) (Cao) (Rất cao) Năng lực của nhà tư vấn-triển khai 0% 0% 21% 63% 16% Lựa chọn sản phẩm phù hợp 0% 0% 21% 74% 5% Tình hình tài chính của doanh nghiệp 0% 11% 26% 58% 5% Phạm vi hoạt động của doanh nghiệp 0% 5% 16% 53% 26% Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp 0% 5% 21% 53% 21% Vai trò của người lãnh đạo 0% 5% 5% 63% 27% Mức độ tái cấu trúc của doanh nghiệp 0% 11% 47% 26% 16% Truyền thông và đào tạo 0% 0% 31% 58% 11% Vai trò của ban dự án 0% 5% 11% 68% 16%
Trang 45 2.2.4 Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán: Như đã trình bày trong mục 2 2 2 liên quan đến các phân hệ thì 100% doanh nghiệp đều triển khai phân hệ kế toán – tài chính Điều này minh chứng cho vai trò rất quan trọng của nó trong hệ thống ERP Biểu đồ 2.9: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đối với tổ chức hệ thống thông tin kế toán sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP Mức độ ảnh hƣởng đối với tổ chức Các yếu tố ảnh hƣởng hệ thống thông tin kế toán (Không) (Thấp) (TB) (Cao) (Rất cao) Cơ cấu nhân sự 5% 5% 42% 47% 0% Phân chia trách nhiệm 0% 5% 16% 53% 26% Phân quyền truy cập trên hệ thống 0% 0% 21% 37% 42% Quy trình làm việc 0% 0% 5% 84% 11% Nội dung nhập liệu 0% 0% 26% 53% 21% Nội dung thông tin cung cấp 0% 0% 21% 58% 21% Số lượng đối tượng sử dụng thông tin 0% 0% 21% 68% 11% Sử dụng chứng từ và luân chuyển 0% 11% 21% 53% 16% Hệ thống tài khoản 0% 5% 21% 63% 11% Kiểm soát 0% 0% 5% 63% 32% Rủi ro đối với hệ thống kế toán 5% 37% 37% 16% 5%
Trang 46 Kết quả khảo sát cho thấy quy trình làm việc ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP với mức cao và rất cao (chiếm đến 95%) Do đặc điểm liên kết trong ERP nên việc phân quyền trên hệ thống được đánh giá rất cao (chiếm 42%), phân chia trách nhiệm (chiếm 26% ở mức rất cao) và tính kiểm soát đối với hệ thống thông tin kế toán chiếm 95% ở mức cao và rất cao (xem biểu đồ 2.9). Sự tác động của ERP đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán là rất lớn Để dự án ERP thành công rất cần sự tham gia của bộ phận kế toán Các doanh nghiệp khảo sát có nhiều ý kiến khác nhau về các hoạt động mà kế toán đã tham gia Tuy nhiên, các hoạt động như huấn luyện và đào tạo (chiếm 84%), thiết kế hệ thống kế toán (chiếm 63%), xác định yêu cầu thông tin (chiếm 63%) là các hoạt động có sự tham gia nhiều nhất (xem biểu đồ 2.10) Biểu đồ 2.10: Các hoạt động mà kế toán đã tham gia trong quá trình triển khai ERP Có thể thấy, trong môi trường ERP, hệ thống thông tin kế toán đã góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho doanh nghiệp: 84% doanh nghiệp cho rằng thông tin kế toán cung cấp kịp thời, vừa mang tính tổng hợp và mang tính chi tiết Khi ứng dụng ERP, có đến 79% doanh nghiệp cho rằng kế toán cần bổ sung kiến thức về ngoại ngữ, 58% doanh nghiệp cho rằng kế toán cần bổ sung
Trang 47 kiến thức về công nghệ thông tin và 42% doanh nghiệp cho rằng kế toán cần bổ sung kiến thức về quá trình kinh doanh Bên cạnh đó, kế toán cũng cần trang bị những kỹ năng cần thiết: kỹ năng quan trọng nhất là kỹ năng sử dụng phần mềm (chiếm 95%), tiếp đến là kỹ năng phân tích và cải tiến quy trình Tóm lại, thông qua việc khảo sát thực tế cho thấy: để một dự án ERP thành công đòi hỏi sự nổ lực từ cả phía nhà tư vấn-triển khai và doanh nghiệp Phân hệ kế toán-tài chính là phân hệ cơ bản không thể thiếu trong hệ thống ERP và có sự tác động mạnh mẽ của ERP đến tổ chức hệ thống thông kế toán 2.3 Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân liên quan ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp Việt Nam: 2.3.1 Khó khăn và hạn chế: Qua tìm hiểu về tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp triển khai ERP cho thấy: phần lớn doanh nghiệp đều gặp khó khăn và hạn chế khi triển khai giải pháp Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức, thế nên, nếu một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP cần lường trước những khó khăn mà doanh nghiệp mình có thể gặp phải Ngay cả những doanh nghiệp đã áp dụng thành công ERP cũng cần xem xét và đánh giá từ đó rút kinh nghiệm cho quá trình phát triển hệ thống sau này Mỗi doanh nghiệp tồn tại những vấn đề cần giải quyết khác nhau, tuy nhiên, sau quá trình tổng hợp, tác giả có thể đưa 6 khó khăn và hạn chế phổ biến mà các doanh nghiệp cần lưu ý như sau: Thứ nhất, thiếu hụt về nhân sự: ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp Một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP ch xảy ra ở bộ phận công nghệ thông tin hay phòng kế toán Kết quả là khi triển khai thực tế, doanh nghiệp bị thiếu hụt nhân sự vì số lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế
Trang 48 Thứ hai, tiến độ triển khai chậm trễ và chi phí vƣợt ngân sách: Phần lớn các doanh nghiệp đều có thời gian và chi phí triển khai thực tế vượt so với kế hoạch ban đầu Nguyên nhân của điều này diễn ra thông thường xuất phát từ phía nhà triển khai (triển khai quá nhiều dự án, năng lực không đảm bảo ) nhưng cũng có thể là do từ phía doanh nghiệp chưa tính toán, lường trước hết các chi phí ẩn có thể phát sinh và dự trù kinh phí chưa hợp lý Khả năng của người lãnh đạo và ban dự án có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định mục tiêu, kế hoạch và phạm vi dự án Thứ ba, sự phản đối của nhân viên, nhà quản lý và đơn vị cơ sở: Triển khai ERP gắn liền với nhiều thay đổi trong doanh nghiệp: cách thức làm việc, tuân thủ quy trình, chịu sự giám sát của nhiều chức năng trên hệ thống Thế nên, tâm lý chung khi triển khai ERP là không ủng hộ vì họ sợ thay đổi thói quen làm việc cũ Điều này tạo nên những phản ứng tiêu cực của các cấp trong doanh nghiệp đối với việc ứng dụng ERP Tuy nhiên, cùng với sự quyết tâm của người lãnh đạo và công tác truyền thông, đào tạo hiệu quả có thể giải quyết được khó khăn này Thứ tƣ, lựa chọn sai nhà tƣ vấn triển khai và giải pháp: Thị trường ERP hiện nay rất đa dạng về giải pháp và có sự tham gia của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước Do thiếu hiểu biết và không dành thời gian hợp lý để đánh giá nhà tư vấn triển khai và giải pháp nên sản phẩm có thể không phù hợp với doanh nghiệp Một thực tế diễn ra phổ biến hiện nay khi tìm hiểu về sản phẩm ERP ở các doanh nghiệp là trách nhiệm này được giao cho phòng công nghệ thông tin. Sau khi lựa chọn xong, họ sẽ báo cáo lên ban giám đốc và tiếp theo là mời nhà cung cấp đến trình bày, thỏa thuận và ký kết hợp đồng Kết quả của việc làm này là lãng phí về thời gian và tiền bạc, tiêu chí đưa ra để đánh giá chủ yếu ch mới quan tâm đến giá cả của sản phẩm Thứ năm, thiếu kiến thức chuyên môn, hiểu biết về ERP: Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới, nhưng tại Việt Nam không phải doanh nghiệp nào cũng có hiểu biết đúng về ERP Nhiều doanh
Trang 49 nghiệp đã triển khai thất bại vì hiểu sai kiến thức về ERP Nguyên nhân của vấn đề này là do hạn chế về trình độ và công tác truyền thông, đào tạo chưa hiệu quả Muốn ứng dụng thành công ERP, sự hiểu biết này không ch có ý nghĩa đối với người lãnh đạo mà ngay cả các nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải thật sự hiểu rõ Thứ sáu, thiếu quy trình thống nhất chung: Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp rất nhiều khó khăn khi thiết lập quy trình thống nhất chung cho cả doanh nghiệp vì trước khi triển khai đơn vị không có quy trình chuẩn, các bộ phận lại không liên kết được với nhau Mỗi phòng ban làm việc theo cách riêng và có khi mâu thuẫn với phòng ban khác ERP là giải pháp quản lý theo quy trình, do đó, muốn dự án thành công thì doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình chuẩn cho từng bộ phận và toàn bộ hệ thống 2.3.2 Nguyên nhân:  Nguyên nhân khách quan từ phía nhà tƣ vấn triển khai: Nguyên nhân thất bại của các dự án ERP phần lớn nằm ở khâu tư vấn Do nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm, thiếu kiến thức và vì mục đích kinh doanh nên có thể họ đưa ra những tư vấn không hiệu quả dẫn đến doanh nghiệp lựa chọn sai sản phẩm Tại Việt Nam, chưa có nhiều doanh nghiệp chuyên về tư vấn ERP mà chủ yếu là nhà triển khai thực hiện luôn cả công việc tư vấn Thế nên, những công ty này có khuynh hướng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của chính họ mà chưa quan tâm đến lợi ích và sự phù hợp của ERP đối với doanh nghiệp ứng dụng Các nhà tư vấn thường đưa ra những giải pháp mang tính khuôn mẫu cũng như chưa chú trọng đến tìm hiểu đặc điểm, lĩnh vực hoạt động riêng của doanh nghiệp Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và nhiều dự án ứng dụng đã thất bại Một phần là vì cách thức làm việc của đơn vị triển khai: một số nhà cung cấp muốn bán được giải pháp, họ thuyết phục ký kết hợp đồng, sau đó khách hàng chuyển tiền đặt cọc cho đơn vị triển khai và ký kết hoàn thành dự
Trang 50 án Nhiều doanh nghiệp không nhận được sự hỗ trợ từ đối tác sau khi đã nghiệm thu dự án Và kết quả là, doanh nghiệp ứng dụng ERP phải tự giải quyết vấn đề của mình. Ví dụ như tại công ty Mai Phượng Vy, từ khi thành lập năm 2002 đã triển khai ERP nhưng dự án thất bại vì “phía đối tác làm việc theo kiểu nửa vời thậm chí đem con bỏ chợ” – bà Phạm Thị Loan giám đốc công ty cho biết Một số dự án bị gián đoạn do thiếu hụt nguồn nhân lực, thiếu kiến thức quản trị của nhà triển khai Bà Trương Thị Hoàng Ngọc – giám đốc công nghệ thông tin công ty chia sẻ: Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP từ 1997 đến 2003 với chi phí tổng cộng 1 tỷ đồng nhưng đều thất bại vì “lực lượng triển khai quá mỏng, sự cả nể chiều theo ý của doanh nghiệp, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn ” Bên cạnh đó, một số nhà triển khai ERP thiếu kinh nghiệm để xử lý những vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình triển khai. Đối với các sản phẩm ERP nước ngoài, chủ yếu được triển khai qua các đối tác Khuynh hướng các doanh nghiệp vừa và lớn Việt Nam thường lựa chọn các đối tác lớn, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp như FPT, Pythis Sản phẩm lựa chọn thông thường là SAP, Oracle, PERP Sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm ERP nước ngoài và của Việt Nam là quy trình ERP nước ngoài chứa đựng những quy trình chuẩn quốc tế đã tích lũy qua nhiều năm triển khai cho nhiều công ty Do đó, nó đòi hỏi nhà triển khai ERP cần có nhiềm kinh nghiệm và am hiểu về doanh nghiệp, đặc thù từng ngành nghề và đặc điểm doanh nghiệp để tư vấn sản phẩm ERP phù hợp Trước khi nhà cung cấp giải pháp có thể giúp doanh nghiệp cải tiến chất lượng quản lý thì họ phải ghi nhận lại toàn bộ các quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp đó đang áp dụng Vì vậy, nếu nhà cung cấp càng chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm thì họ càng có nhiều cách để có thể tìm hiểu nhiều thông tin thu thập từ các cấp của doanh nghiệp Đa phần các công ty phần mềm Việt Nam vừa viết sản phẩm ERP vừa tự triển khai sản phẩm của công ty mình như Fast, Effect, Lạc Việt, AZ, Mặt mạnh của các doanh nghiệp này là hiểu rõ về kế toán và có nhiều kinh nghiệm về quản lý
Trang 51 sau nhiều năm làm việc Các sản phẩm ERP chủ yếu được phát triển từ phần mếm kế toán và mở rộng thêm các phân hệ khác Nhóm khách hàng mà các công ty này quan tâm thường là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Tóm lại, năng lực của nhà tư vấn triển khai ERP đóng vai trò quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án Năng lực này được thể hiện qua: kinh nghiệm, kiến thức, sản phẩm phù hợp và sự hỗ trợ khách hàng.  Nguyên nhân chủ quan từ phía doanh nghiệp:  Thiếu sự quyết tâm, cam kết từ ban lãnh đạo: Vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP. Người lãnh đạo cùng với ban dự án cần xác định mục tiêu và lập kế hoạch, phạm vi dự án rõ ràng Trong suốt quá trình doanh nghiệp ứng dụng ERP, nếu người lãnh đạo không thể hiện được quyết tâm theo đuổi dự án, kiểm soát tiến độ triển khai, giải quyết mâu thuẫn và cam kết hỗ trợ thì dự án dễ đi đến thất bại Doanh nghiệp muốn áp dụng ERP cần có sự quyết tâm và sẵn sàng thay đổi những gì không phù hợp Muốn vậy, trước tiên, người lãnh đạo phải là người dám chấp nhận thay đổi Khi triển khai ERP, doanh nghiệp thường phải đối đầu với rất nhiều khó khăn, đặc biệt là con người và quy trình: “ Thay đổi quy trình là cần thiết khi áp dụng ERP Thay đổi có thể mang lại khó khăn và rủi ro nhưng người lãnh đạo phải quyết tâm vì những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại” - ông Nguyễn Thanh Sơn – Tổng giám đốc công ty Huetronics cho biết Sau 4 năm triển khai ERP tại công ty Vinasoy, đúc kết quan trọng rút ra là: “Muốn dòng nước trong thì đầu nguồn phải chảy Lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên.”  Thiếu năng lực của ban dự án: Năng lực của ban dự án là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của việc triển khai ERP Thông thường, công tác tuyển chọn ai là thành viên của ban dự án được xem xét trước tiên Một số dự án thất bại cũng vì không đánh giá cao vấn đề này, thường ch có sự tham gia của cấp
Trang 52 lãnh đạo và phòng công nghệ thông tin, trong khi đó, ERP lại là giải pháp tổng thể cho toàn doanh nghiệp Ở một số doanh nghiệp chưa có sự tham gia của phòng kế toán trong thành viên ban dự án hoặc kế toán có tham gia nhưng chưa có sự tác động tích cực đối với hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ERP Bài học kinh nghiệm từ các công ty triển khai thành công cho thấy: lựa chọn thành viên ban dự án là công việc quan trọng trong giai đoạn đầu nhưng có ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP. Với công ty Xi Măng Cẩm Phả, ban ch đạo dự án gồm nhiều phòng ban chức năng tham dự và báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo công ty Nhân sự cho dự án là một vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng của dự án Ở thời điểm triển khai, Tân Hiệp Phát có 36 dự án công nghệ thông tin đang triển khai song song Tuy nhiên, tất cả đều dành ưu tiên cho dự án ERP Gần 100 người đã tham gia dự án ERP là những nhân sự chủ chốt từ cấp trưởng phòng trở lên Còn đối với dự án triển khai ERP tại công ty FPT đã sử dụng 20 người chính thức và 40 người hỗ trợ theo thời điểm với đội ngũ nhiều kinh nghiệm đã từng triển khai ở nhiều doanh nghiệp Năng lực của ban dự án sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể và cách thức làm việc Tại Prime Group, tất cả các cấp dự án từ giám đốc dự án, quản trị dự án cho tới các nhóm nghiệp vụ đều thông báo lịch làm việc với nhau một cách chặt chẽ, chủ động thông tin cho nhau khi có vấn đề nảy sinh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án Cách thức làm việc của đội dự án là tìm cách giải quyết vấn đề thay vì ch trích Bên cạnh đó, năng lực của ban dự án có vai trò quan trọng khi lựa chọn nhà tư vấn triển khai và giải pháp Ban dự án cần xây dựng tiêu chí đánh giá và tuyển chọn nhóm đánh giá hiệu quả vì thị trường sản phẩm ERP Việt Nam rất đa dạng bao gồm cả sản phẩm nước ngoài và trong nước, giữa các sản phẩm lại có nhiều sự khác biệt  Truyền thông và đào tạo chƣa đƣợc chú trọng: Sự hiểu biết của các cấp trong công ty về quá trình triển khai ERP góp phần quan trọng đến thành công của dự án Khuynh hướng chung ở các doanh
Trang 53 nghiệp ứng dụng ERP đều gặp sự phản đối từ các cấp Điển hình như tại công ty Trần Anh, trong những ngày đầu triển khai có đến 90% cấp quản lý không đồng tình Chính vì thế, ngay từ đầu, những khó khăn gặp phải cũng như lợi ích mà hệ thống mang lại cần được chú trọng phổ biến một cách hiệu quả Tại công ty May 10, buổi trao đổi với đơn vị triển khai đã được thực hiện nhằm tạo ra cái nhìn tổng quát, lợi ích và khó khăn khi triển khai Các lãnh đạo, các trưởng phó phòng và ban nghiệp vụ đã có cơ hội đặt nhiều câu hỏi để lường trước những khó khăn xảy ra Nhờ các buổi nói chuyện như thế nên khi có khó khăn quá trình triển khai, bộ phận công nghệ thông tin không cần phải giải trình cho các phòng ban. Một số doanh nghiệp có trình độ về công nghệ thông tin còn yếu, một số khác có quan niệm sai lầm về ERP là tin học hóa: mô tả quy trình hiện có và tin học lập trình theo mô hình đang áp dụng. Bên cạnh công tác truyền thông, quá trình đào tạo cũng cần được coi trọng vì xét cho cùng một ứng dụng muốn thành công vẫn nằm ở yếu tố con người Văn hóa sử dụng máy tính, thói quen làm việc, hiểu biết về công nghệ thông tin, kỹ năng vận hành hệ thống, xử lý sự cố cần được đào tạo từ khi bắt đầu triển khai cho đến khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp chính thức Theo kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công, quá trình đào tạo được xem xét về cả nội dung và hình thức cũng như cân nhắc đến số lượng, chất lượng và thời gian đào tạo Tại công ty may Tiền Tiến, giám đốc Phạm Thị Dụ cho biết: trước khi triển khai, công ty đã phối hợp với Vietsoft tổ chức buổi nói chuyện, tuyên truyền về lợi ích của phần mềm Ngoài ra, do trình độ của nhân viên còn thấp nên công ty đã tổ chức các khóa đào tạo quản lý đồng thời ký hợp đồng với trung tâm đào tạo tin học và huy động trưởng phó phòng đi học Theo ông Mai Ngọc Nam - trưởng bộ phận quản lý cung ứng Xi măng Cẩm Phả: “Cán bộ chủ chốt của các phòng ban phải tham gia ngay từ quá trình đào tạo đầu tiên thì mới hình dung được các vấn đề cần giải quyết sau này” Có thể nói, sự đồng lòng của toàn thể nhân viên của công ty sẽ góp phần tích cực trong việc triển khai thành công ERP
Trang 54 Muốn vậy, công tác tuyên truyền cần được thực hiện thường xuyên, tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban cũng như quy trình đào tạo cần được chuẩn bị rõ ràng, cụ thể  Công tác tái cấu trúc doanh nghiệp chƣa hiệu quả: ERP không ch đơn giản là một phần mềm mà còn là cải tiến quy trình quản lý Nếu không thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp thì đơn vị không thể áp dụng ERP vì giải pháp này đòi hỏi tuân thủ theo quy trình Một số doanh nghiệp do thói quen làm việc nên không dám chấp nhận thay đổi, một số khác do chưa phân tích và kết nối được các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Kinh nghiệm từ công ty May 10 về vấn đề này là: khi ứng dụng ERP doanh nghiệp có dám chấp nhận thay đổi đến 80% quy trình hiện tại hay không? Doanh nghiệp cần phân tích đặc điểm doanh nghiệp vì nó là một trong những yếu tố quan trọng có tác động đến toàn bộ quá trình triển khai ERP khi xây dựng nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý doanh nghiệp cũng như lựa chọn sản phẩm phù hợp Theo ý kiến của một số doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công như công ty May Tiền Tiến, Giấy Sài Gòn, CAVICO thì muốn có quy trình thống nhất chung thì doanh nghiệp cần tái cấu trúc. Những doanh nghiệp đã thực hiện tái cấu trúc thành công trước khi ứng dụng ERP có nhiều lợi thế hơn Trước khi triển khai ERP, nếu doanh nghiệp có sẵn một quy trình quản lý và nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO, nhân lực có trình độ, có truyền thống áp dụng công nghệ thông tin trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong quản lý chính là một thuận lợi để công ty triển khai thành công ERP. Những doanh nghiệp đã thực hiện tái cấu trúc thành công trước khi ứng dụng ERP có nhiều lợi thế hơn vì đã sắp xếp lại bộ máy, phân cấp, phân quyền và giảm thiểu chồng chéo quản lý Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa thực hiện trước khi triển khai ERP thì tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại là một việc làm cần thiết để đảm bảo thành công của dự án
Trang 55 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ☼☼☼☼ Nhìn chung, xu hướng ERP ngày càng phát triển mạnh mẽ ở nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối mặt với nhiều thách thức về nhân sự, kiến thức chuyên môn, phần lớn thời gian và chi phí triển khai thực tế vượt hơn so với dự kiến. Các giải pháp ERP phổ biến là SAP, Oracle, Microsoft Dynamics Navision, trong đó giải pháp SAP có thời gian và chi phí cao nhất nhưng mang lại độ thỏa mãn nhiều nhất Thời gian triển khai, chi phí triển khai, thành viên tham gia dự án và mức độ ch nh sửa ở các doanh nghiệp có quy mô lớn đều cao hơn những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Tại Việt Nam, thị trường ERP phát triển mạnh mẽ với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp triển khai, nhiều nhà cung cấp sản phẩm trong và ngoài nước (FPT, Pythis, Fast ) Nhiều dự án được đầu tư với giá trị hàng triệu USD như tập đoàn Tân Hiệp Phát, Petrolimex. Sản phẩm ERP của Fast và Effect là những giải pháp trong nước được đánh giá cao Xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét như ngành may mặc, bán lẻ, đồ uống Đặc biệt, nhận thức về tầm quan trọng của ERP đã được nâng cao ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam Tác giả cũng đã tiến hành khảo sát thực tế tại 19 doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP trên địa bàn TPHCM, Bình Dương và Đồng Nai Kết quả cho thấy các doanh nghiệp đều cảm thấy hài lòng với giải pháp ERP đang sử dụng và giải pháp SAP được ứng dụng nhiều nhất Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần phải triển khai ERP, trong đó tầm nhìn của người lãnh đạo là nguyên nhân chủ yếu nhận được nhiều ý kiến đồng tình Giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và ERP có tác động lớn đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán Để ứng dụng thành công, doanh nghiệp nên quan tâm đến nhiều yếu tố và lường trước những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai ERP.
Trang 56 CHƢƠNG 3 Một số giải pháp để tăng cƣờng khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam 3.1. Một số định hƣớng căn bản: 3.1.1 Việc ứng dụng ERP phải gắn liền với tái cấu trúc hệ thống quản lý doanh nghiệp: Khi ứng dụng hệ thống ERP cần phải tái cấu trúc hệ thống quản lý vì đây là một giải pháp công nghệ đòi hỏi quản lý doanh nghiệp bằng quy trình Tái cấu trúc một doanh nghiệp là quá trình khảo sát, đánh giá lại cấu trúc hiện tại và đề xuất mô hình cấu trúc mới nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Công việc tái cấu trúc bao gồm 4 nội dung sau đây: - Điều ch nh cơ cấu hoạt động: mục tiêu chiến lược, ngành nghề kinh doanh, chủng loại sản phẩm, địa bàn hoạt động Đối với hệ thống ERP, việc xác định và điều ch nh rõ ràng những yếu tố này sẽ giúp cho quá trình phân tích và ứng dụng hiệu quả - Điều ch nh cơ cấu tổ chức: tái tổ chức về cơ cấu bộ máy, tái bố trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, cấp quản lý Đây là công việc cần thực hiện nhằm phù hợp với điều kiện của môi trường máy tính - Điều ch nh cơ cấu quy định, chính sách: thay đổi các quy trình làm việc và tái cấu trúc quy trình kinh doanh là công việc có ý nghĩa quan trọng khi ứng dụng hệ thống ERP. - Điều ch nh cơ cấu nguồn lực: điều ch nh phân bổ và sử dụng nguồn lực phù hợp điều kiện của môi trường máy tính Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp hoạch định các nguồn lực hiệu quả trên cơ sở phân tích các hoạt động theo chu trình kinh doanh, dựa trên nhu cầu và yêu cầu quản lý của nhiều bộ phận khác nhau