Tài liệu MS Word - Bắt đầu với Microsoft Word 2007

Nội dung text: Tài liệu MS Word - Bắt đầu với Microsoft Word 2007

1. MS Word - Bắt đầu với Microsoft Word 2007 Microsoft Word 2007 là gì? Microsoft Word 2007 là một trong các chương trình của Microsoft Office 2007. Bạn có thể sử dụng chương trình này để soạn thảo văn bản, trong đó có chứa nội dung, biểu đồ, hình vẽ cũng như soạn thảo thư, sổ ghi nhớ, tờ bướm quảng cáo, Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Word 2007, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản và các tính năng liên quan đến Word 2007. Màn hình Layout Hình 1: Screen Layout Các Menu Khi bạn bắt đầu tìm hiểu Word 2007, hãy chú ý một cách nhìn mới ở thanh menu. Có 3 tính năng mà bạn nên nhớ khi làm việc trong Word 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Những tính năng này chứa rất nhiều các chức năng giống như trong menu ở các phiên bản Word trước đó. Các chức năng này được nói rõ ngay sau đây:
2. Microsoft Office Button Hình 2: Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi nhiều chức năng giống như các chức năng trong thực đơn File của các phiên bản Word trước đó. Nút này cho phép bạn tạo một tài liệu mới (New), mở một tài liệu đã tồn tại (Open), lưu (Save) hay lưu với tên file (Save as), in ấn (Print), Send (qua email hay fax), xuất bản (publish) hoặc Close. Ribbon Hình 3: Ribbon
3. Ribbon là vùng phía trên tài liệu. Nó có 7 tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View chứa nhiều các tính năng mới và cũ của Word. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Nhóm là tập hợp các tính năng thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa tài liệu Word. Các tính năng phổ biến được hiển thị trên Ribbon, để xem các tính năng thêm trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía dưới bên phải của nhóm đó. Hình 4: Ví dụ các tính năng trong nhóm Paragraph Mỗi tab chứa các công cụ sau: Home: Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, and Editing. Insert: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, and Symbols. Page Layout: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange. References: Table of Contents, Footnote, Citation & Bibliography, Captions, Index, and Table of Authorities. Mailings: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.
4. Review: Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect. View: Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros. Quick Access Toolbar Hình 5: Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể đặt Quick Access toolbar ở phía trên hay dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon. Hình 6: Thay đổi vị trí của Customize Quick Access Toolbar Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access toolbar. Kích phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hoặc Ribbon và chọn Add to Quick Access Toolbar và một shortcut sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.
5. Hình 7: Thêm công cụ vào Quick Access Toolbar MS Word - Bài 2: Làm việc với Documents Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word: Kích vào Microsoft Office Button và chọn New. • Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N. Chú ý: Khi kích vào Microsoft Office Button và chọn New, bạn có nhiều sự lựa chọn về kiểu tài liệu có thể tạo. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu trống, chọn Blank. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu mẫu, bạn có thể duyệt qua sự lựa chọn ở phía bên trái, nhìn thấy các lựa chọn ở giữa màn hình và xem trước sự chọn lựa ở phía bên phải màn hình.
6. Hình 1: Tạo một tài liệu mới từ Templates Mở một tài liệu có sẵn • Kích Microsoft Office Button và chọn Open. • Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. • Nếu bạn có các tài liệu mới sử dụng gần đây, bạn có thể kích vào Microsoft Office Button và chọn tên tài liệu trong phần Recent Documents.
7. Hình 2: Mở một tài liệu có sẵn Lưu một tài liệu • Kích vào Microsoft Office Button và Chọn Save hoặc Save As (nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó mà họ không sử dụng Office 2007, bạn cần kích Office button và chọn Save As, sau đó chọn Word 97-2003 Document), hoặc • Ấn tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc • Chọn biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar.
8. Hình 3: Lưu tài liệu Đổi tên tài liệu Đổi tên một tài liệu Word, bạn có thể thực hiện như sau: • Kích vào Office Button và tìm file bạn muốn đổi tên. • Kích phải vào tên tài liệu và chọn Rename từ menu shortcut. • Nhập tên mới cho file và ấn phím ENTER. Hình 4: Đổi tên tài liệu Làm việc trên nhiều tài liệu Một số tài liệu có thể được mở cùng một lúc nếu bạn nhập hay chỉnh sửa nhiều tài liệu. Tất cả các tài liệu đã mở sẽ được liệt kê trong tab View trên Ribbon, khi bạn kích vào Switch Windows, tài liệu hiện thời có một dấu tích phía bên trái tên file. Chọn tài liệu đã mở khác để xem nó.
9. Hình 5: Làm việc với nhiều tài liệu Xem tài liệu Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word. • Print Layout: Đây là cách xem tài liệu giống như khi tài liệu được in. Nó bao gồm tất cả các bảng, nội dung, đồ thị và ảnh. • Full Screen Reading: Đây là cách xem toàn bộ chiều dài của tài liệu. Là cách tốt cho việc xem hai trang cùng một lúc. • Web Layout: Đây là cách xem tài liệu như tài liệu trên trình duyệt web. • Outline: Đây là một dạng đường viền của tài liệu dưới dạng các dấu chấm ở đầu dòng. • Draft: Cách xem này không hiển thị ảnh hay các bố cục, chỉ hiển thị nội dung. Để xem một tài liệu ở nhiều dạng khác nhau, kích vào các biểu tượng xem tài liệu ở phía dưới bên phải màn hình , hoặc: • Kích tab View trên Ribbon. • Chọn các cách xem tài liệu thích hợp trên vùng Document Views. Hình 6: Các cách xem tài liệu Word Tắt một tài liệu Để tắt một tài liệu: • Kích vào Office Button.
10. • Chọn Close.