Tài liệu ôn tập Công tác văn thư

Nội dung text: Tài liệu ôn tập Công tác văn thư

1. công tác văn thư câu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì? công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả". đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây. -công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ. -công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp. -công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của. ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ
2. sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc: 1-xây dựng và ban hành các văn bản: -soạn thảo văn bản -duyệt văn bản -đánh máy, nhân bản -ký, ban hành văn bản 2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan: -tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến -tổ chức chuyển giao văn bản đi -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật. -tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. 3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: -đóng dấu văn bản. -quản lý và bảo quản con dấu. câu 2: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?. công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây: -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật. -tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
3. -công tác lặp hồ sơ. -ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ. 1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật. quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước. +nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản . +sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại. -loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật. -loại phải bóc bì. các văn bản còn lại. +bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên. -bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản. -có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi. +đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề. +vào sôe đăng ký: -ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản. -có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
4. +trình văn bản: -tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan. +chuyển giao văn bản: -bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng. +theo dõi việc giải quyết văn bản đến: 2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi: mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầu nội dung và hình thức. quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: 1-soát lại văn bản: -kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản. 2-vào sổ đăng ký văn bản đi. -ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại. -ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy. văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời điểm ký ban hành. -đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu. -vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn bản đi. 3-chuyển giao văn bản đi: chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi. 4-lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn thư cơ quan 01 bản. 3.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
5. 4.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù: -xác định đúng mức độ mật. -thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật. -văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết. -việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt. -văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyền mới được bóc văn bản. -đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật đến. 5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn bản; -đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống; -đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu. -việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt. -người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định. -việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an
6. toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt). 6-công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư. -trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ. vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi. quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây: -mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. -sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ. -biên mục hồ sơ. -đóng quyển -nộp lưu hồ sơ. để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư. -đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của
7. công tác văn thư. -xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới. -đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư. câu 3: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến". đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì? ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái niệm "công văn đến". khái niệm công văn có thể được nhìn nhận trên hai góc độ: theo nghĩa hẹp công văn là khái niệm chỉ tên loại văn bản, theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn, giấy tờ nói chung tức là các văn bản tài liệu. trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây: -mọi công dân đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất. -công văn đến phải chuyển đến thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. -khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng. -khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước. phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến"
8. là cách thức , biện pháp mà bộ phận văn thư sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy trình tổ chức giải quyết văn bản đế nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thế nào? -nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không? phong bì thư có bị bóc trước không? -sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ yếu văn thư làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì. -bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước. +bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản. -đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến. +dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn -vào sổ đăng ký: +văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu +theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính. -trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan. -chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản. -chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống
9. băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi nén. -theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là: -tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính. -thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ. -chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm. câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì? những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi: -mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi. -văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. #các bước tiến hành nghiệp vụ: -bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp luật. nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện. -bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi. +ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm. +ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi
10. ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản. đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành. +đóng dấu: văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu không được đóng dấu không. dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký. +vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những điểm cần thiết của văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận -bước 3: chuyển giao văn bản đi. văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau ngày làm thủ tục phát hành. riêng văn bản có mức độ khẩn thì văn thư làm thủ tục phát hành ngày khi nhận được văn bản thì các bộ phận đơn vị. văn bản được gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đường bưu điện nhưng phải có sổ chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ. bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thước của bưu điện. bì văn bản ghi rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu có). chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần nơi nhận. sau khi văn bản, đưa văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức. -bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở cấp thừa hành; 01 bản lưu văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết. khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là bước kiểm tra các phần, thể thức xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu
11. lực, hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. tuy nhiên bước này còn thực hiện đại khái. đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ. -bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa tốt việt đăng ký vào sổ nhiều khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra câu 5: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn mật. thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì. các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật. các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản lý. -văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm quyền. -việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng. -thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật. phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ. -vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận. -lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị. phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật. -vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm
12. vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản. -những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế độ bảo mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện. -tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết định. -các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. -tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ. nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí mật của đảng, của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số yếu kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả không lớn).
13. đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là chưa được quan tâm đúng mức chưa thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất không đáp ưngs được yêu cầu. câu 6: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì? quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phương pháp quản lý để nắm vững về số lượng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn bản trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị. #việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích. *quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá hoạt động của cơ quan. *bảo vệ được các bí mật của cơ quan nhà nước . nguyên tắc quản lý văn bản. *quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. hệ thống văn bản được hình thành do quan hệ giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng của cơ quan, đơn vị. quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản lý toàn diện tổng hợp đối với văn bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa học. *nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất. các văn bản khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn bản. *nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của công việc trong thực tế. các
14. văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có những giá trị đặc biệt. chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ vào thời điểm hình thành. nguyên tắc này trong một số tài liệu còn được gọi là nguyên tắc tính lịch sử. #nội dung của công tác quản lý văn bản. *đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản. đó là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản. *lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2) hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân. lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư. -trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ. vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan
15. trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi. quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây: -mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. -sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ. -biên mục hồ sơ. -đóng quyển -nộp lưu hồ sơ. để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư. -đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư. -xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới. -đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư. vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc
16. nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập. *tiêu huỷ văn bản: việc tiêu huỷ văn bản được thực hiện đối với những văn bản đã thực sự kết ý nghĩa, giá trị. để xác định tài liệu văn bản có cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. hội đồng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan. câu 7: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân. lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho
17. việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập. * các loại hồ sơ: -hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lưu của cơ quan. -sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. trong từng vấn đề, từng sự việc lại sắp xếp theo thư tự thời gian. -sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ quan, đơn vị. -hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ. bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước . -hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài liệu, văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó. phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp theo đặc trưng vần chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai thác, sử dụng hồ sơ. -hồ sơ trình duyệt:
18. mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đưa ra một văn bản dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. qua đó thủ trưởng cơ quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo. #hồ sơ trình duyệt thường gồm 2 phần: phần i: những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành điều tra nghiên cứu sự việc đó. phần ii: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan. -hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể. sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải được nộp lưu. * quy trình lập hồ sơ công cụ: 1.mở hồ sơ: mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn nêu khái quát được vấn đề, sự kiện, nội dung. 2.phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ: sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đưa vào hồ sơ. căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ sơ. hồ sơ có thể được phân loại theo các đặc trưng: -đặc trưng tên gọi. -đặc trưng vấn đề. -đặc trưng tác giả.
19. -đặc trưng thời gian. -đặc trưng giao dịch. -đặc trưng địa dư. 3. sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ: các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thể hiện được sự liên quan giữa các văn bản giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự việc. hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: theo tên loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái 4.biên mục hồ sơ: biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về thành phần nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để khai thác tra cứu được nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm các công việc (bên trong). +đánh số tờ. +viết mục lục văn bản. +viết tờ kết thúc. * biên mục ngoài bìa: +ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ. +ghi số kí hiệu hồ sơ. +ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc. +ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản. 5. đóng quyển: hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu và sử dụng lâu dài. 6. nộp lưu hồ sơ: việp nộp lưu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy
20. trỡnh phải nộp lưu. câu 9.hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001". -trình bày khái niệm lập hồ sơ. -các đặc trưng văn bản tài liệu để lập hồ sơ. -vận dụng vào tình huống này. hồ sơ đã nêu được lập dựa trên các đặc trưng cơ bản: -đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo cáo. -đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi trường. -đặc trưng tác giả: ubnd các quận. - đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội. *lưu ý: trong phần ôn tập có vấn đề "hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp. -theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản -theo vấn đề kết hợp thời gian: văn bản về các bước, các giai đoạn quy hoạch
21. công tác lưu trữ câu 1: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước? tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định. theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lưu trữ không giống nhau. cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ có thể chia thành các loại: tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất. tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính. tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác bằng vật liệu riêng biệt. tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật có giá trị. tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia. đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình,
22. dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ. tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước -tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc phục những sai lầm trong quản lý. -tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản lý. -tài liệu lữu trưc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước. câu 2: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng đó? những thiếu sót trong thực tế? công tác lưu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cư quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết. công tác lưu trữ được thực hiện hai chức năng chủ yếu: -tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lưu trữ quốc gia và phòng lưu trữ của cơ quan. -tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương chính sách và những nhiệm vụ chính trị của đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng gia đoạn. hai chức năng này của công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. thực hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có
23. hiệu quả. vì sao nói như vậy? điều này có thể lý giải từ hai góc độ cơ bản: số lượng của tài liệu và tổ chức tài liệu. việc tổ chức và sử dụng taì liệu sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có hiệu quả khi không có tài liệu lưu trữ có giá trị, có ý nghĩa. tài liệu lưu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu lạc hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. mặt khác, tài liệu có giá trị nhưng được tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc tổ chức sử dụng sẽ gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. vô hình dung tính hiệu quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt được. ngược lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ cơ quan là động lực thúc đẩy thực hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lưu trữ. thực chất chức năng tổ chức và sử dụng tạo ra ý nghĩa vai trò của chức năng bảo quản? nó giải đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? bảo quản tài liệu không thể có mục đích tự thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và sử dụng. có đặt ra vấn đề tổ chức và sử dụng tài liệu thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu, tổ chức khoa học các loại văn bản giấy tờ. chức năng tổ chức và sử dụng không đem lại những giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản được làm chưa tốt (tất nhiên vẫn có trường hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém) và đã phải hoàn thiện, phải đổi mới chức năng bảo quản. có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn thiện vẫn còn không ít những yếu kém, thiếu sót. chỉ riêng chức năng bảo quản tài liệu cũng có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục, sửa chữa. nhiều tài liệu có giá trị trong lịch sử đã không được bảo quản lưu trữ tốt dẫn đến những hư hại đáng tiếc không thể phục hồi (các
24. quyết định chỉ đạo trong thời kỳ kháng chiến chống mỹ, pháp không còn bản gốc chủ yếu được phục hồi theo trí nhớ của các nhân vật lịch sử). không ít tài liệu đã bị thất lạc không được tập hợp, lưu giữ. mặt khác, các tài liệu được bảo quản lưu giữ được tổ chức thiếu khoa học việc tổ chức sử dụng gặp nhiều khó khăn. chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ càng được thực hiện kém hiệu quả. phạm vi sử dụng hạn hẹp chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà chưa biến hành những "tri thức sống" hiện hữu trong đời sống phục vụ thiết thực cho các hoạt động trong đời sống quốc gia. các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tuy đa dạng mà thiếu chiều sâu chỉ phục vụ cho các mục đích nhỏ trước mắt là chủ yếu. câu 3: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào? xác định giá trị tài liệu là nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào các phòng bảo quản, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác, đồng thời loại ra để tiêu huỷ những tài liệu xét thấy đã thực sự hết ý nghĩa thực tiễn. công việc đánh giá tài liệu trong công tác lưu trữ có nhiều ý nghĩa và vai trò. về cơ bản nó góp phần bảo quản tốt những tài liệu có giá trị; loại ra và tiêu huỷ những tài liệu đã hết giá trị; nâng cao chất lượng kho lưu trữ và giảm bớt những chi phí không đáng có cho việc quản lý các tài liệu đã lạc hậu, lỗi thời. thông qua xác định giá trị tài liệu, các tài liệu
25. được nghiên cứu xem xét trên các góc độ các khía cạnh khác nhau để tìm ra ý nghĩa gía trị đích thực của tài liệu. không xem xét đánh giá tài liệu rất có thể nhiều tài liệu quý hiếm có bị mất mát trong khi tài liệu không có gía trị lại được bảo quản nâng niu làm cho các kho lưu trữ không có được các tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn. chí phí cho việc bảo quản tài liệu không phải là con số nhỏ. vấn đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất. đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi phí lưu trữ được sử dụng có hiệu quả. nó trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí như thế nào? khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc tính lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ và toàn diện. các nguyên tắc này phải được vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. nếu không vận dụng đảy đủ cả 3 nguyên tắc, sẽ có định hướng sai trong công tác đánh giá tài liệu. các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu. thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu. thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu. thứ tư, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu. thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phòng lưu trữ. thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý. thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu.
26. câu 4: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì sao? tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân. ý nghĩa: -các tài liệu lưu trữ được sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực tiễn, tạ ra ý nghĩa cho tài liệu lưu trữ. -bảo đảm các tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả. -bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống cá nhân. các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. -tổ chức sử dụng tại phòng đọc. -triển lãm tài liệu lưu trữ. -cấp phát chứng nhận lưu trữ, bản sao lục và trích sao tài liệu lưu trữ. -viết bài đăng báo phát thanh truyền hình. -công bố tài liệu lưu trữ. trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức viết bài đăng báo, phát thanh truyền hình là hiệu quả nhất. -tính thuyết phục cao của nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn.
27. -tâm lí, tư duy truyền thống. -tác động cố hữu của vấn đề dư luận xã hội. -sự đa dạng phong phú được đề cập qua các phương tiện thông tin đại chúng. câu 5: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải. chỉnh lý khoa học tài liệu là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ: phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất. *ý nghĩa: làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ trư cứu khoa học nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phòng kho lưu trữ. *nguyên tắc: -chỉnh lý theo phông. -xây dựng kế hoạch chỉnh lý. -tiến hành các bước phân loại chỉnh lý. -tổng kết công tác chỉnh lý.