Tài liệu Phần mềm kế toán

244 trang hapham 190

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Phần mềm kế toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tai_lieu_phan_mem_ke_toan.pdf

Nội dung text: Tài liệu Phần mềm kế toán

TRƯƠNG . KHOA . Tài liệu phần mềm kế toán
MỤC LỤC GIỚI THIỆU 8 CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 9 BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU 10 KHỞI ĐỘNG PHẦN MỀM, TẠO LẬP & MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU 11 1. Khởi động phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 12 2. Tạo dữ liệu mới 13 3. Mở dữ liệu 21 4. Giới thiệu tổng quan về phần mềm 22 MENU CHÍNH CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 25 I. MENU TỆP 26 1. Mở dữ liệu 26 2. Đóng dữ liệu 26 3. Thông tin về dữ liệu 26 4. Bảo trì dữ liệu 27 5. Xuất khẩu dữ liệu 28 6. Nhập khẩu dữ liệu 30 7. In báo cáo 31 8. Kết thúc 34 II. MENU SOẠN THẢO 35 1. Nhập số dư ban đầu 36 2. Hệ thống tài khoản 38 3. Khách hàng 41 4. Nhà cung cấp 44 5. Vật tư - hàng hoá - dịch vụ 45 6. Nhân viên 49 7. Phòng ban 53 8. Công việc 54 9. Mã thống kê 57 10. Thiết lập báo cáo tài chính 58 1
11. Nhập khẩu danh mục từ Excel 61 12. Mẫu chứng từ 63 13. Viết thư 64 14. Tìm kiếm 66 III. MENU HỆ THỐNG 69 1. Ngày hạch toán 69 2. Ghi sổ/Bỏ ghi sổ theo lô 70 3. Thay đổi mật khẩu 71 4. Người dùng 72 5. Nhóm người dùng 74 6. Nhật ký truy nhập 77 7. Nhắc việc 77 8. Danh mục các loại tiền 78 9. Điều khoản thanh toán 80 10. Phương thức vận chuyển 82 11. Tuỳ chọn 84 IV. MENU NGHIỆP VỤ 95 1. PHÂN HỆ BÁN HÀNG 96 1.1 Hoá đơn bán hàng 97 1.2 Hoá đơn bán lẻ 101 1.3 Hàng bán trả lại/ Giảm giá 102 1.4 Báo giá 102 1.5 Đơn đặt hàng 103 1.6 Thu tiền khách hàng 104 1.7 Thanh toán bằng thẻ tín dụng 107 1.8 Bù trừ công nợ 108 1.9 Thông báo công nợ 110 1.10 Tính lãi nợ quá hạn 111 1.11 Thuế đầu ra 113 1.12 Khách hàng 114 2
1.13 Nhóm khách hàng 114 1.14 Loại khách hàng 116 1.15 Vật tư - Hàng hoá - Dịch vụ 118 1.16 Cập nhật giá bán theo nhóm khách hàng 118 1.16 Viết thư 119 2. PHÂN HỆ MUA HÀNG 120 2.1 Đơn mua hàng 121 2.2 Hoá đơn mua hàng 123 2.3 Hàng mua trả lại/ Giảm giá hàng mua. 125 2.4 Liệt kê đơn mua 125 2.5 Trả tiền nhà cung cấp 126 2.6 Bù trừ công nợ 128 2.7 Thuế đầu vào 129 2.8 Nhà cung cấp 129 2.9 Nhóm nhà cung cấp 129 2.10 Loại nhà cung cấp 130 2.11 Vật tư - hàng hoá - dịch vụ 130 2.12 Viết thư 130 3. PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO 131 3.1 Nhập kho 132 3.2 Xuất kho 135 3.3 Chuyển kho nội bộ 136 3.4 Lắp ráp tháo dỡ 138 3.5 Điều chỉnh hàng tồn kho 139 3.6 Cập nhật giá nhập kho thành phẩm 141 3.7 Cập nhật giá xuất kho 143 3.8 Tính giá bán 144 3.9 Số dư ban đầu của VTHH đích danh 145 3.10 Sắp xếp thứ tự chứng từ nhập xuất 146 3.11 Tự động sinh chứng từ lắp ráp 147 3
3.12 Đổi phương pháp tính giá 148 3.13 Vật tư - hàng hoá - dịch vụ 149 3.14 Nhóm vật tư hàng hoá 149 3.15 Kho vật tư 151 4. PHÂN HỆ QUẢN LÝ QUỸ 153 4.1 Phiếu thu 154 4.2 Phiếu chi 156 4.3 Sổ quỹ 157 4.4 Khách hàng 158 4.5 Nhà cung cấp 158 4.6 Nhân viên 158 5. PHÂN HỆ NGÂN HÀNG 159 5.1 Phát hành séc 160 5.2 Nộp tiền vào tài khoản 162 5.3 Thẻ tín dụng 164 5.4 Chuyển tiền 164 5.5 Thanh toán trực tuyến 166 5.6 Đối chiếu với ngân hàng 167 5.7 Khách hàng 169 5.8 Nhà cung cấp 169 5.9 Nhân viên 169 6. PHÂN HỆ TIỀN LƯƠNG 170 6.1 Chấm công 170 6.2 Tính lương 172 6.3 Bảng lương 173 6.4 Trả lương 174 6.5 Thanh toán bảo hiểm, thuế 175 6.6 Nhân viên 177 6.7 Phòng ban 177 6.8 Khoản lương 177 4
6.9 Nhóm lương 180 6.10 Bảng thiết lập phân bổ tiền lương 182 6.11 Bảng thuế thu nhập 184 6.12 Viết thư 186 7. PHÂN HỆ TÀI TẢN CỐ ĐỊNH 187 7.1 Khấu hao tài sản cố định 188 7.2 Ghi tăng tài sản cố định 189 7.3 Ghi giảm tài sản cố định 191 7.4 Đánh giá lại tài sản cố định 192 7.9 Phòng ban 193 7.6 Khai báo tài sản cố định 193 7.7 Loại tài sản cố định 198 8. PHÂN HỆ THUẾ 201 8.1 Thuế đầu vào 202 8.2 Thuế đầu ra 202 8.3 Khấu trừ thuế 202 8.4 Nộp thuế 202 8.5 Kê khai thuế 203 8.6 Các khoản thuế 203 8.7 Bảng thuế suất 205 9. PHÂN HỆ GIÁ THÀNH 208 9.1 Phân bổ chi phí 209 9.2 Sản phẩm dở dang đầu kỳ 209 9.3 Chi phí phát sinh trong kỳ 210 9.4 Sản phẩm dở dang cuối kỳ 211 9.5 Giá thành sản phẩm 211 9.6 Giá thành đơn chiếc 211 9.7 Bảng phân tích chi phí 212 9.8 Công việc 212 9.9 Giai đoạn 212 5
9.10 Chi phí 214 10. PHÂN HỆ HỢP ĐỒNG 216 10.1 Hợp đồng 217 10.2 Loại hợp đồng 219 10.3 Theo dõi tình trạng hợp đồng 220 10.4 Liệt kê chứng từ theo hợp đồng 220 11. PHÂN HỆ SỔ CÁI 222 11.1 Chứng từ nghiệp vụ khác 223 11.2 Lập chứng từ ghi sổ 225 Vào menu Nghiệp vụ\Sổ cái\Lập chứng từ ghi sổ 226 - Nhấn nút “Thêm” để lập chứng từ mới. 226 - Chọn thời điểm lấy dữ liệu để lập chứng từ ghi sổ. 226 - Chọn loại chứng từ 226 - Nhập diễn giải cho nội dung chứng từ ghi sổ 226 - Nhập ngày , số của chứng từ ghi sổ 226 - Nhất nút “Cất giữ” 226 11.3 Kết chuyển lãi lỗ 226 11.4 Nhập số dư ban đầu 227 11.5 Xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 228 11.6 Xử lý chênh lệch tỷ giá tức thời 229 11.7 Đánh giá lại tài khoản ngoại tệ 229 11.8 Khoá sổ/ Bỏ khoá sổ kỳ kế toán 231 11.9 Hệ thống tài khoản 232 11.10 Tài khoản kết chuyển 232 11.11 Tài khoản ngầm định 234 V. MENU BÁO CÁO 235 VI. MENU CỬA SỔ 236 1. Xếp lớp 236 2. Dàn phẳng 236 3. Đóng tất 236 VII. MENU TRỢ GIÚP 237 6
1. Nội dung trợ giúp 237 2. Tìm theo chỉ mục 237 3. Trang Web của MISA 237 4. Giới thiệu MISA JSC 237 5. Đặt hàng và đăng ký sử dụng 237 6. Bản quyền 237 SAO LƯU, PHỤC HỒI, CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU 238 1. Sao lưu dữ liệu 238 2. Phục hồi dữ liệu 240 3. Chuyển đổi dữ liệu 241 3.1 Chuyển đổi từ 7.1 lên 7.9 241 3.2 Chuyển đổi từ 7.5 lên 7.9 242 3.3 Tự động nâng cấp 242 7
Giới thiệu GIỚI THIỆU MISA-SME phiên bản 7.9 là phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA-SME phiên bản 7.9 chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một tệp dữ liệu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm kế toán tại Việt Nam, sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA liên tục đạt được các giải thưởng khoa học có uy tín để thoả mãn lòng tự hào của các doanh nghiệp đang sở hữu và sử dụng có hiệu quả phần mềm kế toán MISA. ♦ 17 Bằng khen cho đơn vị có thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Bưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông), UBND Tp.Hà Nội, UBND Tp.HCM, ♦ 04 Giải Sao Khuê năm 2005, 2008, 2009 do VINASA trao tặng. ♦ 05 Cúp vàng CNTT-TT do Hội Tin học Việt Nam trao tặng. ♦ 05 BITCup – Giải pháp CNTT-TT hay nhất trong năm (2004 - 2008) do khách hàng bình chọn thông qua khảo sát của Tạp chí Thế giới Vi tính và Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDG. ♦ 08 Huy chương vàng ICT Việt Nam (2000 - 2008) và rất nhiều Cúp vàng, giải thưởng cao quý khác Lịch sử phát triển sản xuất, thương mại trên thế giới cho thấy doanh nghiệp thành đạt hàng đầu là doanh nghiệp luôn sẵn sàng đầu tư và ứng dụng những công nghệ tiên tiến nhất. MISA-SME phiên bản 7.9 tự hào góp phần vào sự thành đạt của các doanh nghiệp Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ Công ty Cổ phần MISA 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 04.3762 7891 - Fax: 04.3762 9746. Email: sales@misa.com.vn - Website: 8
CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU Phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 chạy trong môi trường Windows, tạo cho MISA-SME phiên bản 7.9 có đặc tính kế thừa về mặt giao diện của hệ điều hành Windows, dễ học và dễ sử dụng. Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc người sử dụng tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. ¾ Nội dung cuốn sách gồm 3 chương: ♦ Chương 01: Khởi động phần mềm, tạo lập và mở tệp dữ liệu ♦ Chương 02: Menu chính và các chức năng của hệ thống. ♦ Chương 03: Sao lưu và phục hồi tệp dữ liệu. 9
BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU Kiểu chữ Ý nghĩa CHƯƠNG Tên chương trong tài liệu I. MENU TỆP Các menu trong phần mềm 1. Tạo dữ liệu mới Các chức năng trong menu Chức năng, cách thao tác Chức năng và cách thao tác trên từng hộp hội thoại Cách thêm mới Các thao tác chính Thông tin Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chú ý Các thông tin cần chú ý trên hộp hội thoại. Người sử dụng phải đặc biệt lưu ý đến phần này “Thêm” Nút chức năng trên hộp hội thoại > Nút nhấn trên hộp hội thoại NSD Người sử dụng CSDL Cơ sở dữ liệu VD Ví dụ 10
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 CHƯƠNG 01 KHỞI ĐỘNG PHẦN MỀM, TẠO LẬP & MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU Để hạch toán được bằng phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 trên máy tính, sau thao tác cài đặt hệ thống kế toán doanh nghiệp MISA- SME phiên bản 7.9 người sử dụng phải khởi động phần mềm, tạo tệp CSDL (Cơ sở dữ liệu) và mở tệp CSDL để nhập số liệu. ¾ Nội dung chương này bao gồm: ♦ Khởi động phần mềm ♦ Tạo dữ liệu mới ♦ Mở tệp dữ liệu ♦ Giới thiệu tổng quan về phần mềm 11
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 1. Khởi động phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 Trong môi trường Windows – Nhấn nút Start. – Chọn mục Programs. – Chọn tiếp MISA-SME Version 7.9. – Chọn biểu tượng phần mềm MISA-SME Version 7.9. – Sau khi chọn biểu tượng MISA-SME phiên bản 7.9 xuất hiện hộp hội thoại Đăng nhập. 12
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu – Hộp hội thoại Đăng nhập yêu cầu NSD (Người sử dụng) chọn tên máy chủ, NSD có thể nhập tên máy chủ vào dòng Máy chủ hoặc nhấn chuột vào nút mũi tên để chọn tên máy chủ. Sau đó chọn CSDL trong dòng CSDL tương tự chọn tên máy chủ. Trường hợp cần tạo thêm CSDL mới thì thực hiện như trong phần hướng dẫn Tạo dữ liệu mới 2. Tạo dữ liệu mới Chức năng Cho phép NSD tạo tệp dữ liệu để chứa số liệu kế toán. Mỗi tệp dữ liệu có thể chứa số liệu kế toán của một hoặc nhiều năm, do vậy thao tác này có thể chỉ thực hiện khi bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc khi muốn chuyển số liệu sang một tệp dữ liệu khác. Cách thao tác – Vào menu Tệp chọn phần Tạo dữ liệu mới. Xuất hiện hộp hội thoại 13
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tạo mới từ đầu Tạo mới một tệp dữ liệu chưa có thông tin. Từ dữ liệu năm trước Tạo tệp dữ liệu có các danh mục và số dư từ năm trước chuyển sang Tiếp tục Chuyển sang màn hình tiếp theo Huỷ bỏ Huỷ bỏ thao tác tạo dữ liệu – Chọn mục Tạo mới từ đầu. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại. 14
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Nơi lưu cơ sở dữ Đường dẫn tới thư mục chứa tệp dữ liệu, NSD có thể liệu mới thay đổi đường dẫn này Quay lại Trở lại màn hình trước – Nhập tên tệp dữ liệu mới trong phần đường dẫn. Thư mục chứa số liệu kế toán có thể tạo lập ở bất kỳ nơi nào trên ổ đĩa cứng, ổ đĩa trên mạng hoặc bất kỳ một thiết bị lưu trữ nào. Phần mềm ngầm định đặt tệp dữ liệu theo đường dẫn: C:\Program Files\ MISA Group, MISA-SME Version 7.9 \Data\MISASME75_2006, người sử dụng có thể thay tên dữ liệu từ MISASME75_2006 thành KETOAN_2006. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên đơn vị Tên đơn vị sử dụng phần mềm Địa chỉ Địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm Mã số thuế Mã số thuế của đơn vị sử dụng phần mềm Điện thoại Điện thoại của đơn vị sử dụng phần mềm Fax Số fax của đơn vị sử dụng phần mềm 15
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Số TK Mã số tài khoản ngân hàng Nơi mở Nơi mở tài khoản ngân hàng – Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại. – Nhấn nút > xuất hiện tiếp hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ngày bắt đầu hạch toán Xác định ngày bắt đầu hạch toán Tháng bắt đầu năm tài chính Xác định tháng bắt đầu năm tài chính – Nhập ngày bắt đầu hạch toán. – Chọn tháng bắt đầu của năm tài chính. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại. 16
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ký hiệu Ký hiệu đồng tiền sử dụng Diễn giải Tên đồng tiền sử dụng Là tiền hạch toán Xác định là loại tiền hạch toán Sửa đổi Thay đổi thông tin của đồng tiền sử dụng hoặc đồng tiền hạch toán Phần mềm thiết lập sẵn 2 loại tiền là Việt Nam đồng và Đô la Mĩ và ngầm định đồng tiền hạch toán là tiền Việt Nam đồng. Tuy nhiên, người sử dụng có thể thay đổi đồng tiền sử dụng và xác định đồng tiền hạch toán khác bằng cách: – Chọn đồng tiền cần sửa đổi – Nhấn nút “Sửa đổi” xuất hiện hộp hội thoại. 17
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ký hiệu Ký hiệu loại tiền sử dụng Diễn giải Tên loại tiền sử dụng Tỷ giá Tỷ giá của đồng tiền sử dụng so với đồng tiền hạch toán Là đồng tiền Đánh dấu vào mục này để xác định loại tiền đang hạch toán hiển thị là loại tiền hạch toán Đồng ý Cất giữ thông tin vừa thiết lập trên hộp hội thoại Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin vừa thiết lập – Thiết lập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại. – Nhấn nút >. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Doanh nghiệp (Ngầm định) Doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Doanh nghiệp Nhỏ và vừa Doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán 18
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC. – Chọn hệ thống tài khoản doanh nghiệp áp dụng trong hai loại hệ thống tài khoản nêu trên. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Hoá đơn bán hàng kiêm Lựa chọn này được đánh dấu thì khi lập phiếu xuất kho hoá đơn bán hàng phần mềm sẽ đồng thời lập phiếu xuất kho nghĩa là cho phép phản ánh đồng thời bút toán doanh thu và giá vốn. NSD có thể in ngay phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng không Lựa chọn này được đánh dấu thì khi lập kiêm phiếu xuất kho hoá đơn bán hàng phần mềm không đồng thời lập phiếu xuất kho nghĩa là chỉ phản ánh bút toán doanh thu. NSD không in được phiếu xuất kho. – Phần mềm ngầm định thiết lập theo phương thức lập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tuy nhiên người sử dụng có thể thiết lập theo phương thức Hoá đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho, sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. 19
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại. Hộp hội thoại này thông báo quá trình thiết lập thông tin về doanh nghiệp đã hoàn thành. Nếu muốn kiểm tra lại thông tin đã khai báo, nhấn nút > để kiểm tra thông tin trên từng trang đã khai báo. Sau khi nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại Đăng nhập. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Máy chủ Tên máy tính chứa cơ sở dữ liệu cần truy nhập Chỉ đăng nhập Xác định đăng nhập vào máy chủ để thực hiện các vào máy chủ thao tác như: Sao lưu cơ sở dữ liệu, phục hồi cơ sở dữ liệu CSDL Chọn tên cơ sở dữ liệu cần làm việc Tên Tên người sử dụng 20
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu Mật khẩu Mật khẩu người sử dụng Đồng ý Chấp nhận việc truy nhập vào dữ liệu Huỷ bỏ Không truy nhập vào dữ liệu Phần mềm ngầm định tên người sử dụng là ADMIN và mật khẩu để trống, người sử dụng chỉ cần nhấn nút >. Sau khi truy nhập thành công sẽ xuất hiện màn hình chính. Màn hình này hiển thị đầy đủ các menu cho phép khai báo thông tin, cập nhật các số liệu kế toán, in ấn báo cáo, Trường hợp muốn tạo dữ liệu mới trong đó có các danh mục đã khai báo trong cơ sở dữ liệu năm trước như hệ thống tài khoản, danh sách khách hàng, nhà cung cấp và số dư đầu kỳ. Người sử dụng phải chọn mục “Từ dữ liệu năm trước” trong hộp hội thoại Thiết lập doanh nghiệp và nhấn nút để chỉ đường dẫn tới tệp dữ liệu năm trước. Sau khi chỉ ra đường dẫn tới thư mục chứa dữ liệu năm trước xuất hiện hộp hội thoại đăng nhập, người sử dụng phải có quyền ADMIN và nhập mật khẩu để truy nhập vào tệp dữ liệu năm trước. Các thao tác tiếp theo tương tự phần tạo mới từ đầu. 3. Mở dữ liệu Chức năng Mở dữ liệu cần thao tác để nhập các số liệu kế toán phát sinh trong năm hạch toán. (Hộp hội thoại Đăng nhập và các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại đã giải thích chi tiết tại mục 2.Tạo dữ liệu mới) Cách thao tác – Chọn menu Tệp phần Mở dữ liệu – Chọn tệp dữ liệu đã tạo từ trước trong danh sách các tệp CSDL. – Nhấn nút >, sau khi truy nhập dữ liệu thành công xuất hiện màn hình chính của phần mềm. 21
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 4. Giới thiệu tổng quan về phần mềm a. Thanh Menu chính Phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 bao gồm 7 menu chính: Menu Tệp, Soạn thảo, Hệ thống, Nghiệp vụ, Báo cáo, Cửa sổ, Trợ giúp. Tác dụng của từng menu và các chức năng chi tiết trong mỗi menu sẽ được trình bày trong Chương 2: Menu chính và các chức năng của hệ thống. b. Thanh công cụ và menu Nhập liệu Khi mở một hộp hội thoại cần đến chức năng nhập liệu như: khai báo các thông tin trong menu Soạn thảo, menu Hệ thống hoặc nhập số liệu kế toán phát sinh hàng ngày trong menu Nghiệp vụ, trên thanh menu chính sẽ xuất hiện thêm một menu Nhập liệu, đồng thời trên các hộp hội thoại của từng chức năng sẽ xuất hiện một thanh công cụ với các nút chức năng tương ứng. Thanh công cụ với đầy đủ các nút chức năng có dạng như sau: 22
Bảng kê ký hiệu, kiểu chữ sử dụng trong tài liệu Giải thích các nút chức năng Nhảy lùi Chuyển đến chứng từ trước chứng từ đang hiển thị Nhảy tiến Chuyển đến chứng từ sau chứng từ đang hiển thị Thêm mới Thêm mới một chứng từ Thêm từ bộ đệm Thêm mới một chứng từ với thông tin của chứng từ được lấy từ bộ đệm (thông tin này tạo ra sau thao tác Sao vào bộ đệm) Sao vào bộ đệm Sao chép thông tin của bản ghi hiện thời vào bộ đệm sau đó NSD có thể lấy lại thông tin của bản ghi này khi nhập một bản ghi mới có nội dung tương tự Sửa Sửa thông tin của chứng từ đang hiển thị Cất giữ Cất giữ chứng từ Xoá Xoá chứng từ đang hiển thị Hoãn thay đổi Huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện 23
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Ghi sổ Chuyển thông tin của chứng từ hiển thị vào sổ sách báo cáo liên quan In ấn In chứng từ đang hiển thị Duyệt Liệt kê danh sách các chứng từ đã nhập trên giao diện hiện tại để chọn chứng từ cần hiển thị Nạp dữ liệu Cập nhật lại thông tin trong trường hợp sử dụng phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 trên mạng Mẫu chứng từ Chọn mẫu chứng từ cần hiển thị hoặc sửa mẫu chứng từ Trợ giúp Hiển thị hướng dẫn thao tác trên hộp hội thoại đang mở Đóng Đóng hộp hội thoại Tuy nhiên tuỳ thuộc vào nhu cầu nhập liệu của hộp hội thoại đang được mở Thanh công cụ nhập liệu có thể thay đổi và do đó các nút chức năng trên menu Nhập liệu cũng thay đổi tương ứng. Thông thường thanh công cụ với đầy đủ các nút chức năng chỉ xuất hiện khi nhập số liệu kế toán phát sinh trong menu Nghiệp vụ, khi khai báo thông tin trong menu Soạn thảo hoặc menu Hệ thống Thanh công cụ và menu nhập liệu xuất hiện như hình dưới đây. 24
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 CHƯƠNG 02 MENU CHÍNH CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 gồm 7 menu chính. Mỗi menu có một số chức năng riêng. Phần này giới thiệu về các menu chính của hệ thống và các chức năng trên từng menu đó. ¾ Nội dung của chương này bao gồm: ♦ Menu Tệp ♦ Menu Soạn thảo ♦ Menu Hệ thống ♦ Menu Nghiệp vụ ♦ Menu Báo cáo ♦ Menu Cửa sổ ♦ Menu Trợ giúp 25
Menu Tệp I. MENU TỆP Menu Tệp bao gồm các chức năng về tệp dữ liệu như: Mở dữ liệu, Đóng dữ liệu, Bảo trì dữ liệu, Xuất khẩu dữ liệu, Nhập khẩu dữ liệu, In báo cáo và chức năng Kết thúc để thoát khỏi phần mềm. 1. Mở dữ liệu Chức năng này đã được trình bày trong Chương 1. Khởi động phần mềm, tạo lập và mở tệp dữ liệu\3. Mở dữ liệu. 2. Đóng dữ liệu Chức năng Đóng dữ liệu đang làm việc, thao tác này chỉ thực hiện khi muốn kết thúc làm việc với tệp dữ liệu đang dùng để mở tệp dữ liệu khác hoặc thực hiện sao lưu tệp dữ liệu, phục hồi tệp dữ liệu Cách thao tác Vào menu Tệp chọn phần Đóng dữ liệu. Tại một thời điểm, hệ thống chỉ cho phép làm việc trên một tệp dữ liệu. Khi đang làm việc với một tệp dữ liệu, người sử dụng mở một tệp dữ liệu khác, phần mềm sẽ tự động đóng tệp dữ liệu đang làm việc. 3. Thông tin về dữ liệu Hiển thị các thông tin về tệp dữ liệu đang mở, các thông tin này được 26
Menu Tệp thiết lập khi thực hiện thao tác tạo tệp dữ liệu. 4. Bảo trì dữ liệu Chức năng Cho phép tiến hành sửa chữa các tệp dữ liệu bị hỏng trong quá trình sử dụng. Các tệp dữ liệu có thể bị hỏng do mất điện bất ngờ khi đang vận hành chương trình, sự cố máy tính bị treo, hay đĩa hỏng Tuỳ chọn này chỉ có tác dụng khi tất cả các hộp hội thoại đều đóng. Cách thao tác – Nhấn nút >. Thời gian thực hiện chức năng này phụ thuộc vào độ lớn của dữ liệu, nên có thể mất nhiều thời gian nếu dữ liệu nhiều. Để tiết kiệm thời gian NSD có thể chọn khoảng thời gian bảo trì phù hợp với yêu cầu quản lý (Ví dụ: thời gian bảo trì bắt đầu bảo trì từ tháng nào trong năm ). 27
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 5. Xuất khẩu dữ liệu Chức năng Cho phép xuất khẩu các danh mục đã khai báo và các chứng từ phát sinh trong kỳ cần kết xuất đồng thời xuất khẩu số dư ban đầu. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Kỳ kết xuất Chọn kỳ cần kết xuất dữ liệu Xuất khẩu danh mục và Chọn chỉ xuất khẩu danh mục và chứng từ phát chứng từ phát sinh sinh Xuất khẩu số dư ban Chọn chỉ cho xuất khẩu số dư ban đầu đầu Chọn dữ liệu cần xuất Chọn các dữ liệu trên các menu ví dụ danh khẩu mục, mua hàng, bán hàng Xuất khẩu cả chứng từ Đánh dấu vào lựa chọn này cho phép xuất khẩu chưa ghi sổ cả chứng từ chưa ghi sổ Mở rộng/Thu gọn Thực hiện chọn các danh mục và chứng từ cụ thể cần kết xuất Chọn tất/Bỏ tất Thực hiện chọn tất hay bỏ tất các danh mục, chứng từ hay số dư ban đầu để xuất khẩu 28
Menu Tệp Thực hiện Thực hiện xuất khẩu dữ liệu đã chọn Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên hộp hội thoại Kết thúc Đóng hộp hội thoại Cách thao tác – Chọn kỳ kết xuất: Chọn kỳ cần kết xuất dữ liệu. – Đánh dấu chọn các dữ liệu cần xuất khẩu. – NSD muốn xem chi tiết hoặc chỉ muốn xuất khẩu một số chức năng trong từng menu nhấn nút >. – Trường hợp muốn xuất khẩu toàn bộ các dữ liệu nhấn nút >. Muốn bỏ toàn bộ các dữ liệu cần xuất khẩu nhấn lại nút >. – Nhấn vào hộp Xuất khẩu cả chứng từ chưa ghi sổ để thực hiện xuất khẩu những chứng từ chưa ghi sổ. – Nhấn nút > xuất hiện hộp hội thoại cất giữ tệp dữ liệu xuất khẩu Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Save in Đường dẫn tới thư mục chứa Tệp dữ liệu xuất khẩu 29
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 File name Tên file chứa tệp dữ liệu xuất khẩu Save Cất giữ tệp dữ liệu xuất khẩu Cancel Hủy bỏ thao tác xuất khẩu dữ liệu Cách thao tác – Gõ vào tên tệp dữ liệu cần cất giữ trong phần File name, nhấn nút > xuất hiện thông báo Xuất khẩu dữ liệu thành công. – Nhấn nút >. 6. Nhập khẩu dữ liệu Chức năng Cho phép nhập khẩu lại các dữ liệu từ tệp dữ liệu đã xuất khẩu. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Look in Đường dẫn tới thư mục chứa dữ liệu đã xuất khẩu File name Tên tệp dữ liệu đã xuất khẩu Open Thực hiện thao tác nhập khẩu Cancel Huỷ bỏ thao tác nhập khẩu Cách thao tác – Chọn đường dẫn tới thư mục chứa tệp dữ liệu đã xuất khẩu. 30
Menu Tệp – Nhập tên tệp dữ liệu cần nhập khẩu vào dòng File name. – Nhấn nút > trên hộp hội thoại. – Các thao tác tiếp theo tương tự phần Xuất khẩu dữ liệu. Phần mềm chỉ nhập khẩu được các dữ liệu đã xuất khẩu bằng chức năng xuất khẩu của phần mềm MISA-SME7.9 Chức năng nhập khẩu thường được sử dụng khi NSD muốn tạo thêm một CSDL mới với các danh mục đã được khai báo trong CSDL cũ chuyển sang. 7. In báo cáo Chức năng Cho phép in tất cả các báo cáo bao gồm: Báo cáo tài chính, Báo cáo bán hàng, Báo cáo mua hàng, các sổ sách kế toán chi tiết và các danh mục mà người sử dụng đã thiết lập. Các sổ sách báo cáo này được hệ thống tự động kết xuất ra sau khi thực hiện thao tác ghi sổ các chứng từ đã nhập. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Nhóm báo cáo Danh sách các nhóm báo cáo theo từng phân hệ Danh sách báo cáo Danh sách các báo cáo trong nhóm đang chọn 31
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Chọn kỳ báo cáo Khoảng thời gian cần in báo cáo Từ ngày đến ngày Khoảng thời gian tự chọn bất kỳ để xem báo cáo: Ví dụ như từ 01/05/2006 đến 31/05/2006. Hiện hộp nhập tham số Cho phép hiển thị hộp thoại nhập tham số khi in báo cáo để người sử dụng có thể lựa chọn tham số khi in báo cáo Đóng mọi báo cáo khi Xác định việc đóng tất cả các báo cáo trước kết thúc khi kết thúc Ngôn ngữ Lựa chọn ngôn ngữ hiển thị trên báo cáo: Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh Xem Thực hiện thao tác xem báo cáo In ra Thực hiện in luôn báo cáo mà không cần hiện thị trên màn hình . Xuất khẩu Thực hiện xuất khẩu dữ liệu báo cáo Thiết lập Chọn danh sách các báo cáo Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên hộp hội thoại Kết thúc Đóng hộp hội thoại Report list in English Cho phép hiển thị giao diện in báo cáo bằng tiếng anh Cách thao tác – Chọn nhóm báo cáo cần in trong phần nhóm báo cáo. – Chọn báo cáo cần in trong danh sách báo cáo – Chọn khoảng thời gian cần in báo cáo – Chọn ngôn ngữ hiển thị trên báo cáo. 32
Menu Tệp – Nhấn nút >. Giới thiệu về thanh công cụ khi in báo cáo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Giải thích các nút chức năng trên thanh công cụ khi in báo cáo TT Tên chức năng Giải thích 1 In Thực hiện in báo cáo ra máy in 2 Xuất khẩu dữ liệu Xuất khẩu dữ liệu ra các tệp dạng Excel, Word, Text 3 Thay đổi tham số báo Chọn lại tham số hiển thị báo cáo: Người sử cáo dụng có thể thay đổi khoảng thời gian xem báo cáo khi đang xem báo cáo hay thay đổi tham số về tài khoản khi đang xem các sổ kế toán từ cửa sổ hiện tại. 4 Lọc dữ liệu Cho phép người sử dụng lựa chọn nội dung hiển thị trên báo cáo theo các điều kiện lọc cụ thể. 5 Tuỳ chỉnh Chỉnh lại các tiêu đề của báo cáo (nếu cần) 6 Chuyển chế độ xem Chuyển đổi các chế độ xem báo cáo: Từ chế độ chuyển đổi người sử dụng có thể quay lại giao diện nhập chứng từ để sửa 7 Phóng to/Thu nhỏ Xem báo cáo dưới dạng phóng to hoặc thu nhỏ (VD: 50%, 75%, 100%) 8 Đóng Đóng báo cáo 9 Trang đầu Chuyển về trang đầu 10 Trang trước Chuyển về trang trước trang đang hiển thị 33
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 11 Số trang Số thứ tự của trang đang hiển thị 12 Trang sau Chuyển về trang sau trang đang hiển thị 13 Trang cuối Chuyển về trang cuối của báo cáo 14 Giá trị tìm kiếm Nhập giá trị cần tìm kiếm 15 Tìm kiếm Thực hiện thao tác tìm kiếm 16 Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên báo cáo 17 Tổng số trang Hiển thị tổng số trang của báo cáo 8. Kết thúc Chọn menu Tệp phần Kết thúc MISA để đóng phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 và trở về môi trường Windows. 34
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 II. MENU SOẠN THẢO Chức năng Menu Soạn thảo cho phép nhập số dư ban đầu và thiết lập các hệ thống danh mục phục vụ cho việc cập nhật các hoá đơn, chứng từ kế toán như việc thiết lập Hệ thống tài khoản, danh sách khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hoá, Việc thiết lập này nên thực hiện ngay sau khi bắt đầu sử dụng hệ thống kế toán MISA-SME phiên bản 7.9. Phần mềm còn cho phép cập nhật, sửa đổi các mẫu chứng từ, cho phép viết thư gửi khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên Chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm các thông tin trong toàn bộ hệ thống theo các điều kiện thiết lập tuỳ ý. 35
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 1. Nhập số dư ban đầu Chức năng Cho phép nhập số dư khi bắt đầu sử dụng hệ thống kế toán MISA-SME phiên bản 7.9. Trong phần này cho phép nhập số dư của tất cả các tài khoản theo từng nhóm như: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư, Hàng hoá, Thuế, Giá thành, Tài khoản khác. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Đơn vị Tên đơn vị cần nhập số dư ban đầu Nhóm tài khoản Bao gồm: Nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư hàng hoá, Thuế, Giá thành, Tài khoản khác, tất cả các tài khoản Loại tiền Loại tiền sử dụng (được thiết lập trong phần Danh mục các loại tiền) Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên hộp hội thoại Tìm kiếm Cho phép tìm kiếm các thông tin đã nhập Cất giữ Cất giữ các thông tin đã nhập Kết thúc Đóng hộp hội thoại Cách thao tác Nhập số dư tài khoản nhóm Khách hàng 36
Menu Soạn thảo – Chọn là Khách hàng trong phần nhóm tài khoản. – Chọn tài khoản trong phần Tài khoản. – Nhập số tiền chi tiết cho từng khách hàng. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. Nhập số dư cho tài khoản nhóm Nhà cung cấp, Nhân viên, Giá thành thao tác tương tự như nhập số dư cho tài khoản nhóm Khách hàng Nhập số dư tài khoản cho nhóm Vật tư hàng hoá – Chọn là Vật tư hàng hoá trong phần nhóm tài khoản – Chọn từng kho để nhập số liệu. – Nhập số lượng và đơn giá tồn kho cho từng vật tư hàng hoá trong danh sách của từng kho. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập và thao tác với các kho khác tương tự. Nhập số dư ban đầu cho VTHH theo phương pháp đích danh, phải nhập rõ số tồn đó là số tồn của lô nào, đơn giá là bao nhiêu. Trước khi nhập số dư ban đầu NSD phải khai báo danh mục VTHH trong Soạn thảo\ Vật tư- hàng hóa-dịch vụ Nhập số dư VTHH đích danh trong Nghiệp vụ\ Quản lý kho\ Số dư ban đầu VTHH đích danh, Nhấn đúp chuột vào mã VTHH để nhập số chứng từ tồn, số lượng, đơn giá. Chức năng này được trình bày chi tiết trong phần IV. Menu Nghiệp vụ\3.Quản lý kho\3.9 Nhập số dư ban đầu cho VTHH đích danh Nhập số dư tài khoản cho nhóm Thuế – Chọn là Thuế trong phần nhóm tài khoản – Chọn từng loại thuế bao gồm: Thuế phải nộp đầu kỳ, Được khấu trừ đầu vào, Miễn giảm thuế đầu kỳ, Hoàn lại thuế đầu kỳ – Nhập số tiền cho từng khoản thuế. 37
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập và thao tác với các loại thuế khác tương tự. Nhập số dư tài khoản cho nhóm tài khoản khác – Chọn là Tài khoản khác trong phần nhóm tài khoản – Chọn loại tiền trong phần Loại tiền. – Nhập số tiền cho từng tài khoản. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. 2. Hệ thống tài khoản Chức năng Phần mềm đã thiết lập sẵn hai hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính tuy nhiên người sử dụng có thể khai báo thêm, sửa đổi, xoá cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh. Cách thao tác Thêm mới một tài khoản – Nhấn nút “Thêm” để nhập tài khoản mới xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 trang: Trang 1: Thông tin chung - Cho phép nhập thông tin chung liên quan về tài khoản cần thêm mới. 38
Menu Soạn thảo Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Số hiệu tài khoản Số hiệu của tài khoản cần khai báo Là tiết khoản của Số hiệu tài khoản tổng hợp của tài khoản chi tiết cần khai báo .VD Tài khoản 111 - Tiền mặt là tài khoản tổng hợp của tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam Tên tài khoản Tên của tài khoản cần khai báo bằng tiếng Việt Tên tiếng Anh Tên của tài khoản cần khai báo bằng tiếng Anh Thuộc nhóm Xác định tài khoản cần khai báo thuộc nhóm nào. Danh sách nhóm tài khoản do phần mềm thiết lập sẵn Loại tiền Loại tiền sử dụng cho tài khoản cần khai báo Chỉ theo dõi trên sổ Đánh dấu vào mục này để xác định tài khoản tổng hợp đang khai báo chỉ theo dõi trên sổ tổng hợp: Được áp dụng với các tài khoản 131, 331, 154 Chẳng hạn với các tài khoản phải thu, phải trả người sử dụng không cần theo dõi chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp thì đánh dấu vào mục này Ngừng theo dõi Xác nhận việc theo dõi hoặc không theo dõi tài khoản đang hiển thị Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo 39
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo Trang 2: Chỉ tiêu báo cáo - Cho phép nhập thông tin liên quan đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của tài khoản này. – Nhập các thông tin chi tiết về tài khoản thêm mới trong phần Thông tin chung – Xác định các chỉ tiêu trên báo cáo liên quan đến tài khoản đang khai báo trong trang Chỉ tiêu báo cáo. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã nhập. Sửa thông tin tài khoản – Chọn tài khoản cần sửa trong Danh sách tài khoản. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được số hiệu tài khoản). – Nhấn nút >. Nếu muốn ngừng theo dõi tài khoản nào thì chọn đến tài khoản đó và đánh dấu vào phần Ngừng sử dụng Xoá tài khoản – Chọn tài khoản cần xoá trong danh sách – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn > Chỉ xoá được tài khoản chi tiết và các tài khoản chưa có phát sinh trong 40
Menu Soạn thảo các chứng từ hoặc khai báo liên quan In danh sách tài khoản – In danh sách tài khoản đã khai báo bằng nút “In” trên hộp hội thoại. Phần mềm thiết lập sẵn hai hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định 144/2001/QĐ/BTC ngày 21/12/2001. Việc lựa chọn hệ thống tài khoản áp dụng cho đơn vị được thực hiện trong thao tác tạo tệp dữ liệu. 3. Khách hàng Chức năng Cho phép khai báo danh sách khách hàng của công ty, công việc khai báo này nhằm theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng. Cách thao tác Thêm mới khách hàng – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại xuất hiện hộp hội thoại Khách hàng. Hộp hội thoại này gồm 02 trang. Trang 1: Thông tin chung - Nhập các thông tin chung về khách hàng cần khai báo như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ 41
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Mã quy định cho khách hàng Công ty Tên khách hàng Chức danh Xác định chức danh của người liên lạc phía khách hàng Họ Họ người liên lạc phía khách hàng Tên đệm Tên đệm của người liên lạc phía khách hàng Tên Tên của người liên lạc phía khách hàng Người liên lạc Tên đầy đủ của người liên lạc phía khách hàng Địa chỉ Địa chỉ liên lạc của khách hàng. Phần này nếu được khai báo sẽ hiển thị tại dòng địa chỉ khi lập các chứng từ kế toán liên quan đến khách hàng Số điện thoại Số điện thoại liên lạc của khách hàng Khách hàng tiềm năng Xác định khách hàng đang khai báo có phải khách hàng tiềm năng Ngừng theo dõi Ngừng theo dõi khách hàng đang hiển thị Trang 2: Bán hàng - Nhập các thông tin liên quan đến việc giao dịch bán hàng giữa đơn vị với khách hàng đang khai báo 42
Menu Soạn thảo Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã số thuế Mã số thuế của khách hàng. Phần này nếu được khai báo sẽ hiển thị tại mục mã số thuế khi lập các chứng từ liên quan đến khách hàng Tài khoản Mã số tài khoản của khách hàng tại Ngân hàng Mở tại Tên ngân hàng khách hàng mở tài khoản Loại tiền Tên loại tiền giao dịch đối với khách hàng Điều khoản Lựa chọn điều khoản thanh toán đối với khách hàng. Các điều khoản này đã được khai báo trong phần Hệ thống\ Điều khoản thanh toán. Nợ tối đa Số tiền tối đa khách hàng được nợ TK doanh thu Số hiệu tài khoản doanh thu Loại đơn vị Xác định loại khách hàng của đơn vị đang khai báo. Danh mục loại khách hàng được thiết lập trong phần Loại khách hàng Nhóm Xác định nhóm khách hàng của đơn vị đang khai báo. Danh mục nhóm khách hàng được thiết lập trong phần Nhóm khách hàng. 43
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Phương thức Lựa chọn phương thức vận chuyển hàng hoá. Các Vận chuyển phương thức này đã được thiết lập trong phần Phương thức vận chuyển Miễn thuế Xác định việc miễn thuế cho khách hàng Ngày tính lãi nợ Hiển thị ngày tính lãi nợ gần nhất, ngày này là ngày gần nhất tính lãi gần nhất trong phần tính lãi nợ Đồng ý Cất giữ các thông tin đã nhập Hủy bỏ Không cất giữ các thông tin đã nhập – Chọn trang Thông tin chung. – Nhập mã, tên công ty và nhập các thông tin chung khác (Nếu có). – Chọn trang Bán hàng. – Nhập các thông tin chi tiết trên trang Bán hàng. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. Sửa thông tin khách hàng – Chọn khách hàng cần sửa thông tin trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã khách hàng). – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã sửa. Xoá khách hàng – Chọn khách hàng cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Không xoá được khách hàng khi khách hàng này đã được sử dụng trong các giao dịch phát sinh hoặc các khai báo liên quan. 4. Nhà cung cấp 44
Menu Soạn thảo Chức năng Cho phép khai báo danh sách nhà cung cấp của công ty, việc khai báo này nhằm quản lý công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp Cách thao tác Thông tin chi tiết và cách thao tác trong phần này tương tự phần Khách hàng. 5. Vật tư - hàng hoá - dịch vụ Chức năng Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ được sử dụng trong các giao dịch mua bán, nhập xuất kho của đơn vị. Cách thao tác Thêm mới vật tư hàng hoá – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại. 45
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Mã quy định cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ Tên Tên vật tư - hàng hoá - dịch vụ Loại Loại của vật tư hàng hoá bao gồm: Mục liên quan đến kho, dịch vụ, chiết khấu, lắp ráp Danh mục loại vật tư hàng hóa đã được thiết lập sẵn trong chương trình Nhóm Nhóm vật tư - hàng hoá - dịch vụ. Danh mục nhóm vật tư - hàng hóa - dịch vụ được thiết lập trong phần Nhóm vật tư hàng hóa Đơn vị Đơn vị tính của vật tư - hàng hoá - dịch vụ Loại tiền Loại tiền sử dụng khi thanh toán cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ Loại thuế suất Loại thuế áp dụng cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ Diễn giải khi mua Diễn giải khi nhập kho vật tư - hàng hoá - dịch vụ. Phần này nếu được khai báo sẽ hiển thị tại dòng diễn giải khi lập hóa đơn mua hàng liên quan đến vật tư - hàng hóa – dịch vụ này 46
Menu Soạn thảo Giá mua hiện tại Giá mua vật tư – hàng hoá - dịch vụ hiện tại. Phần này nếu được khai báo sẽ hiện thị tại cột đơn giá khi lập hóa đơn mua hàng liên quan đến vật tư – hàng hóa – dịch vụ này TK giá vốn/ chi phí Số hiệu tài khoản phản ánh tài khoản giá vốn/ chi phí khi xuất vật tư hàng hóa. Nhà cung cấp Nhà cung cấp vật tư - hàng hoá - dịch vụ Diễn giải khi bán Diễn giải khi xuất bán vật tư - hàng hoá - dịch vụ. Phần này nếu được khai báo sẽ hiển thị tại dòng diễn giải khi lập hóa đơn bán hàng liên quan đến vật tư - hàng hóa – dịch vụ này Giá bán hiện tại Giá bán vật tư - hàng hoá - dịch vụ hiện tại. Phần này được khai báo làm căn cứ xây dựng giá bán trong phần Tính giá bán TK doanh thu Số hiệu tài khoản phản ánh doanh thu Cách tính giá Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa xuất kho SL đặt mua Số lượng vật tư hàng hoá đặt mua SL tối thiểu Số lượng tối thiểu phải dự trữ của vật tư,hàng hóa SL tồn Số lượng tồn kho của vật tư - hàng hóa hiện tại. Chương trình tự động tính toán và hiển thị số lượng tồn kho của vật tư hàng hóa căn cứ trên các chứng từ nhập, xuất và điều chỉnh vật tư, hàng hóa. Danh mục lắp ráp Danh sách các linh kiện cấu thành thành phẩm 47
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 lắp ráp Ngừng theo dõi Xác định việc theo dõi hoặc ngừng theo dõi vật tư hàng hoá đang hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã nhập Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã nhập – Nhập Mã, tên vật tư, hàng hoá, dịch vụ. – Chọn loại của vật tư, hàng hoá, dịch vụ bao gồm: Mục liên quan đến kho, Mục không liên quan đến kho, Chỉ là diễn giải, Dịch vụ, Chiết khấu, Lắp ráp, Hoạt động, Tính phí. – Nhập các thông tin chi tiết khác về vật tư, hàng hoá, dịch vụ. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã nhập. Nếu khai báo một thành phẩm được lắp ráp từ các linh kiện rời phải chọn phần Loại là Lắp ráp và phải nhập danh mục các linh kiện lắp ráp tạo thành thành phẩm trong trang Danh mục lắp ráp Sửa thông tin vật tư hàng hoá – Chọn vật tư, hàng hoá, dịch vụ cần sửa trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không cho phép sửa mã, loại và cách tính giá). – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa. Xoá vật tư hàng hoá – Chọn vật tư, hàng hoá, dịch vụ cần xoá trong danh sách – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ xoá được các vật tư, hàng hoá, dịch vụ khi chưa có phát sinh trong 48
Menu Soạn thảo các giao dịch hoặc các khai báo liên quan. In danh sách vật tư hàng hoá – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại để in danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã khai báo. 6. Nhân viên Chức năng Cho phép khai báo danh sách toàn bộ nhân viên trong cơ quan. Các nhân viên này sẽ được sử dụng trong phần người nộp, nhận tiền trên phiếu thu, chi , và phục vụ cho việc theo dõi tạm ứng, tính lương Cách thao tác Thêm mới nhân viên – Nhấn nút “Thêm” để nhập thông tin về nhân viên mới, xuất hiện hộp hội thoại gồm 3 trang. Trang 1: Thông tin chung - Cho phép nhập các thông tin chung về nhân viên cần khai báo như: Họ tên, địa chỉ, giới tính 49
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chính trên hộp hội thoại Mã nhân viên Mã quy định cho nhân viên cần khai báo. Chức danh Chức danh của nhân viên cần khai báo Họ tên Họ tên của nhân viên cần khai báo Giới tính Giới tính của nhân viên cần khai báo Địa chỉ Địa chỉ của nhân viên cần khai báo Nhân viên bán hàng Xác nhận là Nhân viên bán hàng. Việc khai báo này nhằm mục đích có được các báo cáo liên quan đến nhân viên bán hàng trong phân hệ bán hàng như: Tổng hợp bán hàng theo nhân viên, Tổng hợp bán hàng theo nhân viên và mặt hàng Hưởng thuế người Xác nhận được hưởng thuế người nước ngoài nước ngoài Trang 2: Thông tin về lương - Cho phép nhập các thông tin về tiền lương của nhân viên khai báo như: Lương cơ bản, phụ cấp lương, 50
Menu Soạn thảo Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã nhóm Chọn nhóm lương: Danh sách các nhóm lương được khai báo trong phần Nhóm lương Hệ số lương cơ bản Nhập hệ số lương cơ bản để chương trình tự động tính lương cơ bản Mức lương cơ bản Chương trình tự động tính khi nhập hệ số lương Hệ số phụ cấp Nhập hệ số phụ cấp lương Phụ cấp Chương trình sẽ tự động tính khi nhập hệ số phụ cấp Tự động sinh các khoản lương Thực hiện sinh các khoản lương nhân viên được hưởng. Danh sách các khoản lương được thiết lập trong phần Khoản lương. Trong phần này người sử dụng có thể thêm hoặc bớt các khoản lương nhân viên được hưởng Ngừng theo dõi Xác nhận ngừng theo dõi nhân viên 51
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo – Nhập mã, tên và các thông tin chung về nhân viên trong trang Thông tin chung – Chọn trang Thông tin về lương nhập các thông tin: Hệ số lương, hệ số phụ cấp, – Nhấn nút >. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã nhập. Sửa thông tin nhân viên – Chọn nhân viên cần sửa trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã nhân viên). – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa. Xoá nhân viên – Chọn nhân viên cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ xoá được nhân viên khi chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan. In danh sách nhân viên – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại để in danh sách nhân viên đã khai báo. Trang Thông tin khác dùng để chèn ảnh của nhân viên (Nếu có) Trường hợp người sử dụng không dùng phần Tiền lương của phần mềm 52
Menu Soạn thảo MISA-SME phiên bản 7.9 thì không cần quan tâm đến các thông tin trong phần Thông tin về lương khi khai báo cán bộ 7. Phòng ban Chức năng Khai báo danh sách phòng ban. Các phòng ban khai báo trong phần này sẽ được sử dụng để quản lý lương, TSCĐ Cách thao tác Thêm mới phòng ban – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại để nhập phòng ban mới. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Mã quy định cho phòng ban Tên Tên phòng ban Ghi chú Chú ý về phòng ban (nếu có) Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định việc ngừng theo dõi phòng ban đang hiển thị 53
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhập mã, tên phòng ban – Nhấn nút > để cất giữ thông tin Sửa thông tin phòng ban – Chọn phòng ban cần sửa trong Danh sách phòng ban. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã phòng ban). – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã sửa. Xoá phòng ban – Chọn phòng ban cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ xoá được các phòng ban khi phòng ban đó chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan In danh sách phòng ban – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại để in danh sách phòng ban đã khai báo. 8. Công việc Chức năng Cho phép hiển thị danh mục công việc để người sử dụng có thể cập nhật danh sách này. Công việc là một hoạt động sản xuất kinh doanh cần tập hợp chi phí, Ví dụ: một đơn đặt hàng, một công trình xây dựng, một loại sản phẩm 54
Menu Soạn thảo Cách thao tác Thêm mới một danh mục công việc – Nhấn nút “Thêm” để nhập công việc mới xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 trang Trang 1: Thông tin chung - Nhập các thông tin chung về công việc đang khai báo. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Mã quy định cho công việc Tên công việc Tên công việc cần khai báo Chi tiết theo giai đoạn Xác định công việc này có theo dõi chi tiết theo giai đoạn không Thông tin chung Thông tin chung về công việc như: Người theo dõi công việc, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc 55
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Dự toán Các số liệu dự toán về công việc như: Chi phí, doanh thu Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định việc ngừng theo dõi công việc đang hiển thị Đồng ý Cất giữ công việc đang khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ công việc đang khai báo Trang 2: Dự toán - Trang này để khai báo công việc cần theo dõi chi tiết theo giai đoạn và khoản mục chi phí thì người sử dụng phải tiến hành khai báo chi tiết bằng cách đánh dấu vào mục chi tiết theo giai đoạn – Nhập Mã, tên công việc. – Nhập các thông tin chi tiết khác trên trang Thông tin chung. – Chọn trang Dự toán, đánh dấu mục Chi tiết theo giai đoạn và chọn các thông tin chi tiết trên trang này. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. Cách sửa thông tin về công việc – Chọn công việc cần sửa trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin thay đổi về công việc (Không sửa được mã công việc). 56
Menu Soạn thảo – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã sửa. Xoá công việc đã khai báo – Chọn công việc đã khai báo trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ xoá được công việc khi công việc này chưa phát sinh trong các chứng từ và khai báo liên quan. 9. Mã thống kê Chức năng Cho phép khai báo các mã thống kê dùng để liệt kê chứng từ theo một mã nghiệp vụ nhất định. Ví dụ: Thống kê tiền điện thoại, tiền nước, Cách thao tác Thêm mới mã thống kê – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại. 57
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã thống kê Mã quy định cho nghiệp vụ cần thống kê Diễn giải Tên của nghiệp vụ cần thống kê Ghi chú Ghi chú về nghiệp vụ thống kê Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định ngừng theo dõi nghiệp vụ thống kê hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đang khai báo – Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại – Nhấn > để cất giữ các thông tin đã nhập. Cách sửa mã thống kê – Chọn mã thống kê cần sửa trong trang danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin thay đổi về mã thống kê. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa. Xoá mã thống kê đã khai báo – Chọn mã thống kê đã khai báo trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. In danh sách mã thống kê đã khai báo – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. 10. Thiết lập báo cáo tài chính Chức năng Phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 có tính mở cao cho phép người sử dụng, thêm, sửa, thiết lập công thức cho mỗi chỉ tiêu lấy lên báo cáo tài 58
Menu Soạn thảo chính phù hợp với hệ thống tài khoản theo yêu cầu sử dụng của mỗi đơn vị. Các báo cáo tài chính có thể thay đổi được công thức gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, tờ khai chi tiết thuế thu nhập doanh nghiệp. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chọn báo cáo tài Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, chính thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ Lấy giá trị mặc Cho phép NSD lấy lại giá trị mặc định của định chương trình đã thiết lập. Tìm kiếm Thực hiện thao tác tìm kiếm Xoá Thực hiện thao tác xoá chứng từ Cất giữ Cất giữ thông tin đã khai báo Kết thúc Đóng hộp thoại Cách thao tác Thiết lập công thức Bảng cân đối kế toán 59
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Là quy ước của các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán Mã lên báo cáo Mã số của các chỉ tiêu trên bảng cân đôi kế toán Tên chỉ tiêu Tên chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán Tên tiếng anh Tên chỉ tiêu trên bảng cân đối bằng tiếng anh Chi tiết Thể hiện mã lên bảng cân đối mã nào là mã tổng hợp mã nào là tiết khoản con. VD mã 111-Tiền là mã tổng hợp được lấy dữ liệu từ 111, 112, 113 thì chỉ mã tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển mới tích vào ô chi tiết. Mã chỉ tiêu tổng Thể hiện chỉ tiêu đó được cộng lên mã tổng hợp hợp nào trên bảng cân đối, Ví dụ chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” số liệu được cộng lên chỉ tiêu tổng hợp “ Tài sản ngắn hạn” In Hiện thị chỉ tiêu đó khi in bảng cân đối kế toán Bậc Là quy ước phân biệt đâu là chỉ tiêu tổng hợp đâu là chỉ tiêu chi tiết. Bậc của chỉ tiêu tổng hợp luôn luôn lớn hơn bậc của chỉ tiêu chi tiết. Ví dụ chỉ tiêu “Tiền” bậc là 1 thì chỉ tiêu còn là Tiền mặt, 60
Menu Soạn thảo Tiền gửi bậc phải là 0 Nhóm Thể hiện chỉ tiêu đó thuộc nhóm Tài sản, nguồn vốn hay chỉ tiêu ngoài bảng Dấu lên chỉ tiêu Quy ước số 1 là cộng lên chỉ tiêu tổng hợp, -1 là tổng hợp trừ đi trên chỉ tiêu tổng hợp Dùng công thức Đánh dấu vào mục này để xác định là dùng công thức và ngược lại Công thức Là nơi thiết lập công thức lấy lên báo cáo. Ví dụ chỉ tiêu “Tiền mặt” công thức = SODU,111,1 (dư nợ TK 111); chỉ tiêu “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” công thức =SODU,431,2 (dư có TK 431); các chỉ tiêu công nợ công thức = PHAITHU,131,1( PS bên nợ báo cáo tổng hợp công nợ phải thu) hoặc = TRATRUOC,331,1 (PS nợ trên báo cáo tổng hợp công nợ phải trả) Mã thuyết minh Thể hiện chỉ tiêu đó trên Thuyết minh báo cáo tài chính Dấu lên báo cáo Thể hiện chỉ tiêu chi tiết được cộng hay trừ đi trên chỉ tiêu tổng hợp. Thiết lập công thức Các báo cáo tài chính khác (báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ ) thao tác tương tự như thiết lập công thức bảng cân đối kế toán. 11. Nhập khẩu danh mục từ Excel Chức năng Cho phép nhập khẩu được các loại danh mục từ file Excel. Để thực hiện được chức năng nhập khẩu người sử dụng phải chỉnh sửa file excel theo mẫu chuẩn được xây dựng của chương trình. 61
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Loại danh mục Loại danh mục cần nhập khẩu Lấy mẫu chuẩn Để nhập khẩu được từ Excel vào chương trình thì NSD phải thiết lập mẫu theo quy định hoặc nhấn vào ô “Lấy mẫu chuẩn” để có mẫu đúng theo quy định Lấy dữ liệu Chọn đường đẫn đến file Excel cần nhập khẩu danh mục Nhập khẩu Thực hiện nhập khẩu danh mục Kết quả Xem kết quả các danh mục không nhập khẩu được Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đang khai báo Cách thao tác – Chọn loại danh mục cần nhập khẩu nhấn > – Lấy mẫu chuẩn của chương trình nhấn > – Lấy dữ liệu cần nhập khẩu trong > – Thực hiện nhập khẩu dữ liệu trong > 62
Menu Soạn thảo – Xem kết quả các danh mục không nhập khẩu được nhấn > – Bỏ thực hiện việc nhập khẩu nhấn > 12. Mẫu chứng từ Chức năng Phần mềm cho phép người sử dụng tự định nghĩa, sửa đổi các mẫu chứng từ kế toán được sử dụng cho đơn vị như mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thu, phiếu chi, và cho phép thay đổi sự hiển thị số cột (thêm hoặc bớt) trên giao diện nhập chứng từ khi nhập số liệu cho các chứng từ kế toán Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Loại chứng từ Bao gồm: Hoá đơn bán hàng/Hoá đơn mua hàng/Báo giá Tên mẫu Bao gồm: Tiêu chuẩn/ Đơn giản/ Chuyên nghiệp Cách thao tác Cách thêm mới mẫu chứng từ – Nhấn nút > trên hộp hội thoại. – Chọn loại chứng từ cần thêm mới trong danh sách và nhấn nút >. – Nhập tên mẫu chứng từ cần thêm mới trong phần Tên mẫu. – Lựa chọn các thông tin cần hiển thị trên từng trang màn hình. – Nhấn nút > để sinh ra mẫu chứng từ mới. 63
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Cách sửa mẫu chứng từ – Chọn loại mẫu cần sửa trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa các thông tin cần hiển thị trên mẫu chứng từ. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa. Cách xoá mẫu chứng từ – Chọn mẫu cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Không xoá được các mẫu chứng từ có tên mẫu là Tiêu chuẩn 13. Viết thư Chức năng Cho phép viết thư đòi nợ gửi khách hàng đối với các khách hàng có khoản nợ quá hạn chưa thanh toán, thư cảm ơn khách hàng đã hợp tác trong quan hệ mua bán hàng hoá, thư cho nhà cung cấp về việc thanh toán, thư cho nhân viên Ngoài ra người sử dụng có thể tạo mẫu thư mới hoặc thay đổi một mẫu thư có sẵn trong hệ thống. Cách thao tác Trường hợp viết thư thông báo công nợ gửi khách hàng 64
Menu Soạn thảo – Chọn hình thức viết thư thông báo công nợ bằng cách đánh dấu vào mục Viết thư thông báo công nợ khách hàng và nhấn nút >. – Chọn khoảng thời gian khách hàng nợ cần gửi thư thông báo công nợ, nhấn nút >. – Chọn khách hàng cần gửi thư trong danh sách gửi thư, nhấn nút >. – Chọn mẫu thư trong danh sách mẫu thư, nhấn nút >. – Nhập tên và chức vụ của người ký thư, nhấn nút > phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 sẽ tự động mở thư bằng phần mềm Microsoft Word, người sử dụng có thể chỉnh sửa và in ấn thư. – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. Trường hợp viết các loại thư khác – Chọn mục Viết các loại thư khác và nhấn nút >. – Chọn đối tượng cần gửi thư trong danh sách: Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên và nhấn nút >. – Chọn danh sách cần gửi thư trong phần Danh sách gửi thư, có thể nhấn nút > để đánh dấu toàn bộ danh sách. – Nhấn nút > và thực hiện các thao tác tiếp theo tương tự phần viết thư thông báo công nợ. – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. Thao tác Soạn thư mới, sửa hoặc loại bỏ thư đã có ♦ Tạo mẫu thư mới – Chọn mục Quản lý các mẫu thư tín, nhấn nút >. – Chọn mục Tạo mới một mẫu, nhấn nút >. – Chọn đối tượng nhận thư: Thông báo công nợ, Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên. 65
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhập tên mẫu mới trong phần Tên mẫu. – Nhấn nút > trên hộp hội thoại MISA-SME phiên bản 7.9 sẽ mở Microsoft Word để soạn thư, các thao tác tiếp theo sử dụng như trong Microsoft Word – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. ♦ Sửa đổi hoặc loại bỏ mẫu cũ – Chọn mục Quản lý các mẫu thư tín, nhấn nút >. – Chọn mục Thay đổi mẫu có sẵn, nhấn >. – Chọn đối tượng nhận thư: Thông báo công nợ, Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên. – Chọn mẫu thư của đối tượng tương ứng. – Muốn sửa lại mẫu thư có sẵn nhấn nút > trên hộp hội thoại MISA-SME phiên bản 7.9 sẽ mở Microsoft Word để soạn thư, các thao tác tiếp theo sử dụng như trong Microsoft Word – Muốn loại bỏ mẫu thư có sẵn nhấn nút >. – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. 14. Tìm kiếm Cho phép tìm kiếm nhanh các thông tin đã nhập. Các điều kiện dùng để tìm kiếm bao gồm: Số chứng từ, Ngày, TK Nợ, TK Có, Loại chứng từ, Số tiền, Quy đổi, Loại tiền, Diễn giải, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Công việc, Giai đoạn, Chi phí, Hợp đồng 66
Menu Soạn thảo Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Biểu thức tìm Các điều kiện dùng để tìm kiếm Từ ngày, Đến ngày Tìm kiếm trong khoảng thời gian Điều kiện đã chọn Liệt kê các điều kiện đã chọn để tìm kiếm. Tìm Thực hiện thao tác tìm kiếm Bỏ điều kiện Xác định bỏ điều kiện tìm kiếm nào Bỏ tất Bỏ tất các điều kiện tìm kiếm đã chọn Số bản ghi tìm thấy Số bản ghi tìm thấy theo điều kiện đã chọn Xem chứng từ Hiển thị thông tin đã tìm kiếm được In In danh sách các chứng từ tìm thấy Trợ giúp Hiện trợ giúp thao tác với hộp hội thoại Kết thúc Đóng hộp hội thoại Cách thao tác – Chọn các điều kiện cần tìm kiếm. – Nhập giá trị cho các điều kiện tìm kiếm đã chọn 67
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhấn nút > xuất hiện các chứng từ tìm được theo điều kiện, muốn hiển thị chứng từ nào, chọn chứng từ cần hiển thị và nhấn nút >. – In danh sách các chứng từ tìm được bằng nút >. – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. 68
Menu Hệ thống III. MENU HỆ THỐNG Menu hệ thống bao gồm các chức năng về hệ thống như: Thiết lập ngày hạch toán, thực hiện Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ theo lô, thay đổi mật khẩu, thiết lập và phân quyền sử dụng cho từng nhóm người sử dụng phần mềm, thiết lập các tuỳ chọn khi sử dụng phần mềm 1. Ngày hạch toán Cho phép khai báo ngày hạch toán hiện thời. Phần mềm sẽ lấy ngày được thiết lập trong phần này làm ngày ngầm định khi nhập chứng từ. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ngày hạch toán Xác định ngày, tháng, năm hạch toán Đồng ý Chấp nhận ngày hạch toán đã nhập Huỷ bỏ Không chấp nhận ngày hạch toán đã nhập Cách thao tác 69
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhập vào ngày hạch toán. – Nhấn nút >. 2. Ghi sổ/Bỏ ghi sổ theo lô Chức năng. Ghi sổ là thao tác xác định chứng từ nhập vào hệ thống đã hoàn thành và được hạch toán vào các báo cáo, sổ sách liên quan. Bỏ ghi sổ là thao tác ngược với ghi sổ. Người sử dụng có thể ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ từng chứng từ kế toán bằng nút Ghi sổ/Bỏ ghi trên giao diện nhập chứng từ. Với nhiều chứng từ cần ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ một lúc dùng chức năng Ghi sổ/Bỏ ghi sổ theo lô. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Khoảng thời gian Chọn khoảng thời gian cần ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ Từ Đến Nhập khoảng thời gian cần ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ khi kỳ báo cáo chọn là Tự chọn Phân hệ Danh sách các phân hệ của phần mềm MISA- SME7.1 Tình trạng Thông báo trạng thái sau khi thực hiện ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ các phân hệ đã chọn Chọn tất Đánh dấu tất cả các phân hệ Bỏ chọn Bỏ đánh dấu tất cả các phân hệ đang chọn Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ Thực hiện thao tác ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ 70
Menu Hệ thống Kết quả Hiện kết quả thực hiện ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên hộp hội thoại Kết thúc Kết thúc và đóng hộp hội thoại Cách thao tác – Chọn thời gian cần ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ. – Đánh dấu phân hệ cần ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ. – Nhấn nút > hoặc > – Nhấn nút > để kiểm tra thao tác ghi sổ/bỏ ghi sổ Muốn đánh dấu tất cả các phân hệ nhấn nút >, ngược lại bỏ đánh dấu tất cả các phân hệ nhấn nút >. 3. Thay đổi mật khẩu Chức năng Cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu khi không muốn sử dụng mật khẩu cũ. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên Tên người sử dụng Mật khẩu cũ Nhập mật khẩu cũ (mật khẩu đang sử dụng) Mật khẩu mới Nhập mật khẩu mới Xác nhận Nhập lại mật khẩu mới 71
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Đồng ý Đồng ý thao tác thay đổi mật khẩu Huỷ bỏ Huỷ bỏ thao tác thay đổi mật khẩu Cách thao tác – Nhập tên người sử dụng vào phần Tên. – Nhập mật khẩu cũ của người sử dụng vào phần Mật khẩu cũ. – Nhập mật khẩu mới vào phần Mật khẩu mới. – Nhập lại mật khẩu mới vào phần Xác nhận. – Nhấn nút > để cất giữ mật khẩu đã nhập. Khi đặt mật khẩu cần phải chú ý mật khẩu có phân biệt chữ hoa và chữ thường. 4. Người dùng Chức năng Cho phép khai báo danh sách tên, mật khẩu của từng người sử dụng phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9. Thêm người dùng – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại 72
Menu Hệ thống Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên Tên người sử dụng Diễn giải Chi tiết về người sử dụng Nhóm Xác định nhóm cho người sử dụng Mật khẩu Mật khẩu của người sử dụng Xác nhận Xác nhận lại mật khẩu của người sử dụng Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã khai báo – Nhập tên người sử dụng trong phần Tên. – Nhập diễn giải về người sử dụng trong phần Diễn giải – Chọn nhóm chứa người sử dụng đang khai báo trong phần Nhóm. (Nhóm này được khai báo trong phần Nhóm người dùng) – Nhập mật khẩu của người sử dụng vào dòng Mật khẩu. – Nhập lại mật khẩu của người sử dụng vào dòng Xác nhận – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã khai báo. Sửa thông tin người dùng – Chọn người dùng trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại – Sửa các thông tin cần sửa đổi. 73
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa đổi. Xoá người dùng đã khai báo – Chọn người dùng cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn > In danh sách người dùng – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. 5. Nhóm người dùng Chức năng Khai báo nhóm người sử dụng có cùng quyền hạn như nhau. Việc phân nhóm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của đơn vị. Thông thường việc phân nhóm này được phân theo các bộ phận kế toán như: Kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt, kế toán quản lý kho, Thêm nhóm người dùng – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại Màn hình này bao gồm 3 trang: Trang 1- Phân hệ: Cho phép xác định nhóm người đang khai báo được sử dụng phân hệ nào trong phần mềm. 74
Menu Hệ thống Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên nhóm Tên nhóm người sử dụng Diễn giải Diễn giải về nhóm người sử dụng Phân hệ Hiển thị danh sách các phân hệ của phần mềm Sử dụng Xác định chức năng nhóm người khai báo được sử dụng Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác với hộp hội thoại Trang 2 - Chức năng: Xác định chức năng nhóm người đang khai báo được sử dụng. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại 75
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Chức năng Hiển thị các chức năng trong từng menu Mở rộng Mở đến chi tiết các chức năng trong từng phân hệ Thu gọn Chỉ hiển thị đến các phân hệ Trang 3 - Thao tác: Xác định thao tác nhóm người khai báo được sử dụng. Các thao tác bao gồm: Thêm mới, Sửa, Xoá, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ, In. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Quản trị hệ Xác định nhóm người đang khai báo có phải là nhóm thống quản trị hệ thống không? Thêm mới Cho phép/không cho phép thực hiện thao tác Thêm mới Sửa đổi Cho phép/không cho phép thực hiện thao tác Sửa đổi Xoá Cho phép/không cho phép thực hiện thao tác Xoá Ghi sổ Cho phép/ không cho phép thực hiện thao tác Ghi sổ Bỏ ghi sổ Cho phép/ không cho phép thực hiện thao tác Bỏ ghi sổ In ấn Cho phép/ không cho phép thực hiện thao tác In ấn Đồng ý Cất giữ các thiết lập trên từng trang màn hình Huỷ bỏ Không cất giữ các thiết lập trên các trang Cách thao tác – Nhập tên nhóm người sử dụng trong phần tên nhóm. 76
Menu Hệ thống – Nhập diễn giải về nhóm người sử dụng trong phần diễn giải. – Thiết lập các thông tin khác trên từng trang màn hình. – Nhấn nút >. 6. Nhật ký truy nhập Cho phép ghi lại tất cả các thao tác của người sử dụng khi truy nhập vào tệp dữ liệu. Người quản trị hệ thống có thể căn cứ vào chức năng này để theo dõi nguyên nhân, thời gian gây ra việc thay đổi số liệu kế toán của đơn vị. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên Tên người truy nhập vào hệ thống Phân hệ Tên phân hệ đã truy nhập Chức năng Các chức năng của hệ thống Ngày giờ Thời gian truy nhập vào hệ thống Thao tác Thao tác thực hiện khi truy nhập vào hệ thống Tham chiếu Giá trị tham chiếu khi truy nhập vào hệ thống Số tiền Số tiền tham chiếu 7. Nhắc việc Hiển thị và nhắc người sử dụng những việc cần làm, thông báo số phải thu của khách hàng, thông báo số phải trả cho nhà cung cấp Với tính năng này người sử dụng có thể theo dõi được tiến độ các công việc phải làm theo kế hoạch đã đặt trước, theo dõi được các khoản công nợ đến hạn phải thu của khách hàng và các khoản công nợ đến hạn phải thanh toán 77
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 cho nhà cung cấp để có kế hoạch thanh toán công nợ đúng hạn. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tổng hợp Hiển thị tổng số các khoản công nợ phải thu, phải trả Việc cần làm Hiển thị danh sách những việc phải làm để có thể thêm công việc mới, sửa thông tin công việc đã khai báo, hoặc xoá công việc đã hoàn thành Xem chứng từ Hiển thị các chứng từ phải thu, phải trả Kết thúc Đóng hộp hội thoại và trở về màn hình chính Cách thao tác – Chọn các thông tin cần hiển thị. – Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. 8. Danh mục các loại tiền Chức năng. Phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 đã thiết lập sẵn 2 loại tiền sử dụng trong chương trình là Việt Nam đồng (VNĐ) và Đô la Mỹ (USD), tuy nhiên người sử dụng có thể thêm mới hoặc sửa đổi loại tiền sử dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. 78
Menu Hệ thống Cách thao tác Sửa thông tin tiền tệ – Chọn loại tiền cần sửa trong Danh mục tiền tệ – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Loại tiền Ký hiệu của loại tiền Diễn giải Tên của loại tiền Phần thập phân Số chữ số thập phân của loại tiền sử dụng Toán tử quy đổi Phép quy đổi từ đồng tiền ngoại tệ sang đồng tiền hạch toán bao gồm: Toán tử nhân hoặc chia Tỷ giá quy đổi Tỷ giá quy đổi của loại tiền ngoại tệ so với 79
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 loại tiền hạch toán Là đồng tiền hạch toán Xác định loại tiền đang hiển thị là đồng tiền hạch toán Tài khoản Xác định các tài khoản khi phát sinh: Chênh lệch tỷ giá, Thu nhập, Chi phí Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã khai báo – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa đổi. In danh sách các loại tiền tệ – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. 9. Điều khoản thanh toán Chức năng Cho phép khai báo danh mục các điều khoản thanh toán. Việc khai báo các điều khoản thanh toán nhằm mục đích theo dõi công nợ theo tuổi. Cách thao tác Thêm mới một điều khoản thanh toán – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại. 80
Menu Hệ thống Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên Tên điều khoản thanh toán Số ngày được nợ Số ngày được nợ của điều khoản thanh toán. Phần này là căn cứ xác định hạn thanh toán trong phần Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng trong trường hợp lập hóa đơn có chọn điều khoản thanh toán Số % chiết khấu Số % được chiết khấu của điều khoản thanh toán Hưởng chiết khấu Xác định khoảng thời gian thanh toán sẽ được nếu trả trong vòng hưởng chiết khấu Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định không theo dõi điều khoản thanh toán đang hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã khai báo – Nhập tên điều khoản vào dòng Tên. – Nhập số ngày được nợ của điều khoản đang khai báo. – Nhập số % chiết khấu của điều khoản đang khai báo. – Nhập số ngày thanh toán được hưởng chiết khấu. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. Sửa thông tin điều khoản thanh toán 81
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Chọn điều khoản thanh toán trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại – Sửa các thông tin trên hộp hội thoại – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa. Xoá điều khoản thanh toán đã khai báo – Chọn điều khoản thanh toán cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. In danh sách điều khoản thanh toán – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. 10. Phương thức vận chuyển Chức năng Cho phép thêm mới, sửa đổi, xoá danh mục các phương thức vận chuyển. Cách thao tác Thêm mới phương thức vận chuyển – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại 82
Menu Hệ thống Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Phương thức Mã phương thức vận chuyển Diễn giải Tên phương thức vận chuyển Ngừng theo dõi Đánh dấu mục này để xác định không theo dõi phương thức vận chuyển đang hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã nhập Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã nhập – Nhập mã phương thức vận chuyển vào dòng Phương thức. – Nhập tên phương thức vận chuyển vào phần diễn giải. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã nhập. Sửa phương thức vận chuyển – Chọn phương thức vận chuyển cần sửa thông tin trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại (Không sửa được mã phương thức vận chuyển) – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã sửa. Xoá phương thức vận chuyển – Chọn phương thức vận chuyển cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. In danh sách phương thức vận chuyển – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. 83
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 11. Tuỳ chọn Chức năng Thay đổi các tuỳ chọn của hệ thống như: thay đổi cách nhập số liệu, cách in ấn các báo cáo, cách sử dụng các phông chữ Tuỳ chọn chung Cho phép thay đổi một số thông tin chung trong quá trình sử dụng phần mềm như: Xác định hiển thị hộp hội thoại nhắc việc khi khởi động, xác định hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ, thiết lập chế độ ghi sổ Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Hiển thị nhắc việc khi Hiển thị hoặc không hiển thị nhắc việc khi khởi động khởi động phần mềm Hiện thanh công cụ Hiển thị hay không hiển thị thanh công cụ trên màn hình của phần mềm Hiện màn hình nền Hiển thị hay không hiển thị màn hình nền Gõ Enter chuyển sang Xác nhận việc gõ Enter để chuyển sang điều điều khiển tiếp theo khiển tiếp theo trong khi nhập số liệu. Hạn chế tài khoản khi Xác định hạn chế các tài khoản theo nghiệp nhập chứng từ vụ khi nhập chứng từ. Bắt buộc khai báo thông Bắt buộc phải khai báo các thông tin liên 84
Menu Hệ thống tin về thuế trên chứng từ quan đến thuế (VD: Loại thuế, loại phát sinh, liên quan đến thuế tài khoản thuế ) trong phần Thuế trong các giao diện nhập chứng từ Quản lý Quỹ - Cho phép Nếu lựa chọn này được đánh dấu sẽ cho phép chi quá số tồn chi quá số tồn quỹ (VD: Trong quỹ tồn 100 đồng chương trình vẫn cho phép lập phiếu chi 150 đồng) Nếu lựa chọn này không đánh dấu sẽ không cho phép lập phiếu chi quá số tồn quỹ Chế độ ghi sổ Chọn hình thức khi cất chứng từ đồng thời ghi sổ luôn hoặc cất chứng từ và thực hiện thao tác ghi sổ sau. Cách thao tác – Thiết lập các thông tin trên hộp hội thoại – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin Tuỳ chọn Công ty Thiết lập các thông tin chung về đơn vị như: Tên, địa chỉ, mã số, điện thoại, số fax, Mã số thuế, địa chỉ Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại 85
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Tên Hiển thị tên đơn vị sử dụng Địa chỉ Hiển thị địa chỉ của đơn vị sử dụng CQ chủ quản Hiển thị tên đơn vị chủ quản T/TP Hiển thị Tỉnh, Thành phố nơi đơn vị hoạt động Q/H Hiển thị Quận, Huyện nơi đơn vị hoạt động Mã số thuế Hiển thị mã số thuế của đơn vị sử dụng Mã V Nhập vào mã vạch của của đơn vị sử dụng Điện thoại Nhập vào số điện thoại của đơn vị sử dụng Fax Nhập vào số fax của đơn vị sử dụng Tài khoản ngân hàng Nhập vào số hiệu tài khoản, nơi mở tài khoản của đơn vị sử dụng Mã CT Mã số của công ty. Thông tin này được khai báo phục vụ cho việc tổng hợp của các đơn vị tổng hợp (VD: Mô hình tổng công ty có các công ty thành viên, mỗi công ty thành viên sẽ có một mã công ty) Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Không cất giữ thông tin đã khai báo Trợ giúp Hiển thị cách thao tác trên hộp hội thoại Cách thao tác – Nhập tên công ty, mã số và các thông tin chi tiết khác. – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin Tuỳ chọn Nhân sự Khai báo các thông tin về nhân sự của công ty như: Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho, Người lập báo cáo. Các thông tin này sẽ được phần mềm tự động cập nhật vào các chứng từ và báo cáo, sổ sách liên quan. 86
Menu Hệ thống Cách thao tác – Nhập thông tin về nhân sự của đơn vị trên hộp hội thoại – Đánh dấu vào phần In tên trên báo cáo để xác nhận in các tên được khai báo trên trong các báo cáo – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin Tuỳ chọn Báo cáo Cho phép lựa chọn ngôn ngữ báo cáo, định dạng phông chữ trên tiêu đề báo cáo. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ngôn ngữ báo cáo Lựa chọn ngôn ngữ in báo cáo. Phần mềm cho phép in báo cáo bằng Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh Tên công ty Định dạng phông chữ phần tên công ty trên báo cáo 87
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Địa chỉ Định dạng phông chữ phần địa chỉ công ty trên báo cáo Độ rộng lề Hiển thị độ rộng lề trái, lề phải Hiển thị Logo trên Đánh dấu vào phần này khi muốn hiển thị Logo báo cáo của công ty trên báo cáo và lựa chọn vị trí hiển thị: Bên trái tên công ty hoặc Bên trên tên công ty Hiện thị dòng tổng Đánh dấu vào mục này các báo cáo sẽ hiện thị cộng ở cuối mỗi dòng tổng cộng số tiền ở cuối mỗi trang trang Hiện thị số dư công Đánh dấu vào mục này khi in hóa đơn bán hàng nợ khi in hoá đơn chương trình hiện thị cả số dư công nợ của khách bán hàng hàng đến thời điểm đó Cách thao tác – Thiết lập các thông số trên hộp hội thoại. – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin 11.5 Tuỳ chọn Tiền lương Nhập các thông tin chung về tiền lương của công ty như: mức lương tối thiểu, BHXH công ty đóng, BHYT công ty đóng Các thông tin được thiết lập trong phần này sẽ được dùng làm căn cứ cho phần mềm khi tự động tính các khoản lương. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại 88
Menu Hệ thống Lương tối thiểu Giá trị của mức lương tối thiểu (nếu có) BHXH công ty đóng Tỷ lệ % BHXH công ty đóng BHYT công ty đóng Tỷ lệ % BHYT công ty đóng BHXH nhân viên đóng Tỷ lệ % BHXH nhân viên đóng BHYT nhân viên đóng Tỷ lệ % BHYT nhân viên đóng Tính lương theo hệ số Đánh dấu vào mục này để xác định sử dụng phương pháp tính lương theo hệ số và nhập mức lương tối thiểu vào phần Lương tối thiểu Cách thao tác – Nhập thông tin chi tiết trên hộp hội thoại – Xác định phương pháp tính lương đơn vị sử dụng. – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin Tuỳ chọn Tính lãi nợ Nhập các thông tin tính lãi nợ, các thông tin này sẽ được áp dụng để tính lãi khi quá hạn thanh toán. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Lãi suất Lãi suất tính lãi nợ Giá trị tối thiểu Giá trị tối thiểu bắt đầu tính lãi nợ cho các khoản nợ 89
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 TK tính lãi Tài khoản hạch toán khi tính lãi Tính tuổi nợ theo Lựa chọn tính tuổi nợ theo: Hạn thanh toán hoặc Ngày hoá đơn Cách thao tác – Nhập thông tin về lãi suất, giá trị tối thiểu để tính lãi. – Chọn tài khoản khi hạch toán tính lãi – Xác định việc tính lãi theo Hạn thanh toán hay theo Ngày hoá đơn. – Chọn tuỳ chọn tiếp theo để thiết lập thông tin Tuỳ chọn Vật tư – hàng hoá Nhập thông tin về kho ngầm định và tài khoản hạch toán điều chỉnh hàng tồn kho. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Kho ngầm định Xác định kho ngầm định TK điều chỉnh hàng tồn Xác định tài khoản hạch toán khi điều chỉnh kho hàng tồn kho Cách tính giá trị hàng Lựa chọn phương pháp tính giá trị hàng tồn tồn kho kho bao gồm: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Giá đích danh, Nhập trước xuất 90
Menu Hệ thống trước Nhóm bảng kê thuế Lựa chọn hiển thị bảng kê thuế theo từng nhóm: Mặt hàng, nhóm hàng hoặc thuế suất Diễn giải thuế khi mua Diễn giải về thuế khi nhập chứng từ mua hàng hàng Diễn giải thuế khi bán Diễn giải về thuế khi nhập chứng từ bán hàng hàng Cho phép xuất quá số Đánh dấu vào lựa chọn này sẽ cho phép xuất lượng tồn kho quá số lượng tồn trong kho (Ví dụ: Trong kho VTHH A tồn 10 chương trình vẫn cho lập phiếu xuất kho với số lượng là 15) Cho phép xuất sản Đánh dấu vào lựa chọn này cho phép xuất phẩm lắp ráp quá số kho sản phẩm lắp ráp ngay cả khi chưa có lượng tồn chứng từ lắp ráp. Kho vật tư gắn với tài Đánh dấu vào lựa chọn này cho phép gầm khoản VTHH tồn kho định kho gắn với tài khoản kho (VD: Chọn kho VTHH là kho 156 thì chương trình tự gầm định tài khoản kho là 156) Cách thao tác – Xác định kho ngầm định. – Chọn tài khoản hạch toán khi điều chỉnh hàng tồn kho, và cách tính giá trị hàng tồn kho. – Chọn hình thức hiển thị bảng kê thuế. – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã thiết lập. Tuỳ chọn Định dạng số Cho phép định dạng việc hiển thị dữ liệu kiểu số khi nhập chứng từ và trên các sổ sách, báo cáo 91
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tiền quy đổi Số các chữ số thập phân của đồng tiền quy đổi Tiền ngoại tệ Số các chữ số thập phân của đồng tiền ngoại tệ Đơn giá quy đổi Số các chữ số thập phân của đơn giá quy đổi Đơn giá ngoại tệ Số các chữ số thập phân của đơn giá ngoại tệ Số lượng Số các chữ số thập phân của số lượng Tỉ giá Số các chữ số thập phân của tỉ giá Tỉ lệ chiết khấu (%) Số các chữ số thập phân của tỉ lệ chiết khấu Ngăn cách hàng nghìn Chọn ký tự thể hiện ngăn cách hàng nghìn trên giao diện trên giao diện. Ngăn cách phần thập Chọn ký tự thể hiện ngăn cách phần thập phân trên giao diện phân trên giao diện. Ngăn cách hàng nghìn Chọn ký tự thể hiện ngăn cách hàng nghìn trên báo cáo trên báo cáo Ngăn cách phần thập Chọn ký tự thể hiện ngăn cách phần thập phân trên báo cáo phân trên báo cáo Cách thể hiện số âm Chọn hình thức thể hiện số âm Ngầm định Nếu NSD thay đổi các ngầm định của chương trình nếu muốn lấy lại giá trị đó chỉ cần nhấn 92
Menu Hệ thống vào chứng năng “Ngầm định” – Nhập các thông tin cần thiết lập trên hộp hội thoại – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã thiết lập. Tuỳ chọn Sao lưu Đặt lịch sao lưu dữ liệu, căn cứ vào lịch này phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu. Việc sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ dữ liệu của hệ thống nhằm giảm tới mức tối thiểu hậu quả khi có sự cố làm hỏng dữ liệu đang làm việc. Có thể sao lưu theo ngày hoặc theo tuần tùy theo yêu cầu của đơn vị. Thông thường dữ liệu sao lưu được đặt theo đường dẫn như sau: C:\Program Files\MISA Group\MISA-SME Version 7.9\backup Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Không tự động sao lưu Mục này được đánh dấu khi người sử dụng không muốn phần mềm tự động sao lưu số liệu Hàng ngày Tự động sao lưu dữ liệu hàng ngày. Thao tác sao lưu được tự động thực hiện khi người sử dụng đóng chương trình Hàng tuần vào thứ Tự động sao lưu dữ liệu hàng tuần (vào thứ đã ngầm định) Hàng tháng vào ngày Tự động sao lưu dữ liệu hàng tháng (vào 93
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 ngày đã ngầm định) Thời điểm sao lưu trong Chọn thời điểm sao lưu ngày Chỉ sao lưu vào tệp có tênĐể chọn tên thư mục sao lưu Thư mục sao lưu Đường dẫn tới thư mục chứa dữ liệu sao lưu Sao lưu chèn thêm vào Thực hiện sao lưu nhiều tệp chèn thêm vào tệp cũ tệp cũ. Sao lưu đè lên tệp cũ Thực hiện sao lưu đè lên tệp cũ tính đến thời điểm sao lưu mới nhất. Nén dữ liệu sao lưu Đánh dấu vào phần này để nén dữ liệu sao lưu Đồng ý Lưu các thông tin đã thiết lập Huỷ bỏ Không lưu các thông tin đã thiết lập Trợ giúp Hiển thị trợ giúp thao tác trên hộp hội thoại Cách thao tác – Lựa chọn cách sao lưu đơn vị muốn áp dụng trên hộp hội thoại – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã thiết lập. Phần mềm tự động sao lưu dữ liệu vào thư mục C:\Program Files\MISA\MISA-SME Version 7.9\backup, tuy nhiên người sử dụng có thể thay đổi đường dẫn này đến một thư mục khác trên ổ đĩa cứng hoặc trên mạng. Xem chi tiết phần sao lưu dữ liệu trong Chương 3: Sao lưu & phục hồi dữ liệu\ 1. Sao lưu dữ liệu. 94
Menu Nghiệp vụ IV. MENU NGHIỆP VỤ Menu Nghiệp vụ gồm 11 chức năng, mỗi chức năng tương ứng với một phân hệ. Phần này sẽ hướng dẫn thao tác sử dụng với từng phân hệ của phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9. Các thao tác chung khi nhập chứng từ trong menu Nghiệp vụ. ♦ Chọn Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Nhân viên/ Loại tiền/ Tài khoản đã khai báo bằng cách nhấn chuột trái vào nút mũi tên xuống trong phần Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Nhân viên/ Loại tiền và chọn trong danh sách hiển thị. ♦ Bổ sung nhanh danh mục: Trong khi nhập chứng từ, nếu cần thêm mới Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Nhân viên/ Loại tiền nhấn chuột trái vào nút mũi tên xuống trong phần Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Nhân viên/ Loại tiền và chọn dòng Thêm mới ở cuối danh sách hiển thị. ♦ Thêm dòng chứng từ: Nhấn chuột phải chọn Thêm dòng chứng từ. ♦ Xoá dòng chứng từ: Chọn dòng chứng từ cần xoá, nhấn chuột phải chọn Xoá dòng chứng từ. 95
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 1. PHÂN HỆ BÁN HÀNG Phân hệ bán hàng gồm các nghiệp vụ của quy trình bán hàng từ việc tạo lập báo giá gửi khách hàng, nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng đến việc theo dõi công nợ chi tiết tới từng hoá đơn, từng khách hàng và đưa ra báo cáo phân tích số phải thu theo tuổi nợ Trong phân hệ này còn có chức năng viết và gửi thư đến từng khách hàng thông báo cụ thể các khoản nợ. Do thao tác trên các giao dịch là tương tự nhau, nên phần này chỉ trình bày chi tiết đối với Hoá đơn bán hàng. Các phần khác tương tự. Quy trình của phân hệ bán hàng 96
Phân hệ Bán hàng 1.1 Hoá đơn bán hàng Chức năng Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng, đây là loại hoá đơn ghi nợ áp dụng cho những khách hàng thường xuyên. Người sử dụng có thể nhập thông tin trực tiếp trên hoá đơn bán hàng hoặc sao chép thông tin từ Đơn đặt hàng hoặc Báo giá đã lập. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên Chọn khách hàng mua hàng Địa chỉ Địa chỉ của khách hàng MST Mã số thuế của khách hàng Đại diện Người đại diện của khách hàng Ngày Ngày hoá đơn bán hàng Số Số hoá đơn bán hàng K.hiệu HĐ Ký hiệu hoá đơn GTGT Số HĐ Số hóa đơn GTGT Ngày HĐ Ngày hóa đơn GTGT Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng đã lập Báo giá Số báo giá đã lập 97
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Điều khoản TT Điều khoản thanh toán (Thông tin này được khai báo trong phần Điều khoản thanh toán) Hạn TT Hạn thanh toán của hoá đơn đang nhập Loại tiền Loại tiền sử dụng trên hoá đơn Tỉ giá Tỉ giá của loại tiền thanh toán trên hoá đơn so với loại tiền hạch toán TK phải thu Số hiệu tài khoản phải thu Mã hàng Mã hàng hoá Diễn giải Tên hàng hoá Mã kho Mã kho chứa hàng Số lượng Số lượng của từng mặt hàng Đơn giá Đơn giá của từng mặt hàng TK Số hiệu tài khoản doanh thu Thành tiền Tổng thành tiền của từng mặt hàng trên hoá đơn, phần mềm tự tính bằng Số lượng x Đơn giá Hàng – Tiền Hạch toán phần Hàng và Tiền Thuế Hạch toán phần Thuế Giá thành Hạch toán phần Giá thành Diễn giải Nội dung của hoá đơn bán hàng Xem đơn hàng Hiển thị thông tin của đơn đặt hàng Cách thao tác Cách nhập Hoá đơn bán hàng ♦ Trường hợp lập Hoá đơn bán hàng từ Đơn đặt hàng hoặc từ Báo giá đã nhập từ trước. – Nhấn nút “Thêm” để nhập hoá đơn bán hàng mới. 98
Phân hệ Bán hàng – Chọn khách hàng trong phần Tên. – Nhập ngày hoá đơn, số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn. – Chọn Đơn đặt hàng hoặc Báo giá cần sao chép trong phần Đơn đặt hàng hoặc Báo giá. – Sửa lại thông tin (nếu thông tin trên hoá đơn có thay đổi so với Đơn đặt hàng hoặc Báo giá đã lập). – Nhấn nút “Cất” để cất giữ thông tin hoá đơn đã nhập. ♦ Trường hợp lập Hoá đơn bán hàng trực tiếp (không qua Đơn đặt hàng hoặc Báo giá đã có). – Nhấn nút “Thêm” để nhập hoá đơn bán hàng mới – Chọn khách hàng đã được khai báo trong phần Tên. – Nhập ngày hoá đơn, số, ký hiệu hoá đơn. – Chọn điều khoản thanh toán và nhập hạn thanh toán (nếu có) – Chọn loại tiền sử dụng trên hoá đơn, nếu sử dụng tiền ngoại tệ phải nhập tỉ giá so đồng tiền hạch toán. – Chọn tài khoản phải thu. – Nhập thông tin về hàng bán: mỗi mặt hàng được nhập trên một dòng, người sử dụng phải nhập vào số lượng và đơn giá của từng mặt hàng. – Chọn mục Thuế và nhập các thông tin về thuế như: Mã thuế, Thuế suất, Tiền thuế, Tài khoản thuế. – Chọn mục Giá thành để nhập các thông tin về giá thành (nếu có). – Nhấn nút “Cất” để cất giữ thông tin của hoá đơn đã nhập. Trong hoá đơn bán hàng chương trình ngầm định tài khoản phải thu là 131, nhằm mục đích theo dõi công nợ phải thu theo từng hoá đơn. Trường hợp khách hàng muốn chọn tài khoản khác vào Hệ thống\ Tuỳ chọn\ Bỏ tích ở tuỳ chọn Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ. Trong quá trình nhập hoá đơn bán hàng NSD phải chọn khách hàng và 99
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 VTHH trong danh sách khách hàng và danh sách VTHH, NSD có thể nhấn phím F3 để tìm kiếm. Khi xuất VTHH người có thể tra cứu nhanh số lượng tồn theo kho bằng cách nhấn F2 sau khi đã chọn mã VTHH. Cách sửa thông tin Hoá đơn bán hàng – Chọn Hoá đơn bán hàng cần sửa bằng cách nhấn nút “Duyệt” trên hộp hội thoại. – Chọn dòng Hoá đơn bán hàng cần hiển thị và nhấn nút “Chọn”. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi. – Nhấn nút “Cất” trên hộp hội thoại để cất giữ thông tin đã sửa. Cách xoá Hoá đơn bán hàng – Chọn Hoá đơn bán hàng cần xoá như phần sửa. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ sửa, xoá được các Hoá đơn bán hàng khi chưa ghi sổ, nếu Hoá đơn bán hàng đã ghi sổ muốn sửa hoặc xoá thông tin phải thực hiện thao tác bỏ ghi sổ. In Hoá đơn bán hàng – Chọn Hóa đơn bán hàng cần in như phần sửa – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại. Cách ghi sổ Hoá đơn bán hàng. – Chọn Hoá đơn bán hàng cần ghi sổ như phần sửa. – Nhấn nút “Ghi sổ” trên hộp hội thoại để chuyển số liệu của Hoá đơn bán hàng đã nhập này vào các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan. 100
Phân hệ Bán hàng Cách bỏ ghi sổ Hoá đơn bán hàng. – Chọn Hoá đơn bán hàng cần bỏ ghi sổ như phần sửa. – Nhấn nút “Bỏ ghi” trên hộp hội thoại để xoá số liệu của Hoá đơn bán hàng đã ghi sổ trong các các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan. Nếu đã thiết lập trong phần tuỳ chọn chung ở chế độ Cất và ghi sổ thì khi nhấn nút “Cất” phần mềm sẽ tự động ghi sổ để chuyển số liệu của hoá đơn đang nhập vào các sổ sách báo cáo liên quan. Muốn thay đổi mẫu hóa đơn nhập liệu từ tiêu chuẩn sang mẫu hóa đơn có chiết khấu để nhập chiết khấu khi bán hàng hoặc sang các mẫu hóa đơn khác (hóa đơn bán lẻ, hóa đơn dịch vụ ) NSD lựa chọn bằng cách nhấn vào nút mũi tên bên phải nút “Mẫu” trên thanh công cụ để lựa chọn mẫu hóa đơn cần chuyển. 1.2 Hoá đơn bán lẻ Chức năng Lập hoá đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng thanh toán tiền ngay, thường áp dụng đối với các khách hàng lẻ. Thông tin và các thao tác Thêm, Sửa, Xoá, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ trong phần Hoá đơn bán lẻ tương tự phần Hoá đơn bán hàng Trong phần Hoá đơn bán lẻ, phần mềm ngầm định tài khoản phải thu là 101
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Tiền mặt 1111 1.3 Hàng bán trả lại/ Giảm giá. Chức năng Lập và in chứng từ Hàng bán trả lại khi khách hàng trả lại hàng hoặc chứng từ Giảm giá hàng bán khi giảm giá cho lô hàng đã bán cho khách hàng do kém phẩm chất, sai quy cách Hàng bán bị trả lại sẽ được nhập lại kho và ghi giảm thuế đầu ra phải nộp chuyển sang chỉ tiêu thuế Hàng bán bị trả lại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Hàng bán trả lại Xác định lập chứng từ Hàng bán trả lại Giảm giá Xác định lập chứng từ Giảm giá hàng bán Chọn hoá đơn Cho hiển thị lại hoá đơn đã bán hàng, nếu giảm giá hoặc trả lại của hoá đơn nào chỉ cần chọn lại hoá đơn đó chương trình sẽ hiện thị mã hàng, số lượng, đơn giá các mặt hàng của hoá đơn đó. Các thông tin khác tương tự phần Hoá đơn bán hàng Cách thao tác Thêm, Sửa, Xoá, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ chứng từ Hàng bán trả lại tương tự phần Hoá đơn bán hàng. 1.4 Báo giá 102
Phân hệ Bán hàng Chức năng Lập báo giá gửi cho khách hàng. Phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên báo giá đã lập thành hoá đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu. Thông tin và cách thao tác Thêm, Sửa, Xoá, In trong phần Báo giá tương tự phần Hoá đơn bán hàng 1.5 Đơn đặt hàng Chức năng Nhập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới, nội dung của đơn đặt hàng có thể làm căn cứ để thực hiện việc mua bán, cung cấp hàng hoá, dịch vụ. 103
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Số lượng Số lượng hàng hoá đặt hàng SL nhận Số lượng hàng hoá đã nhận. Số liệu này sẽ tự động sinh ra khi lập hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng này Các thông tin khác tương tự phần Hoá đơn bán hàng Các thao tác Thêm, Sửa, Xóa, In trong phần Đơn đặt hàng tương tự phần Hoá đơn bán hàng Phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 có thể theo dõi số lượng hàng hoá đã nhập theo từng đơn đặt hàng đã lập 1.6 Thu tiền khách hàng Chức năng Lập và in phiếu thu khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng. Thông tin chính trên hộp hội thoại Thu của Chọn khách hàng thanh toán Diễn giải Lý do thu tiền Ngày Ngày phiếu thu Số Số phiếu thu 104
Phân hệ Bán hàng Số thu của khách hàng Tổng số tiền khách hàng thanh toán Loại tiền Loại tiền khách hàng thanh toán Tỉ giá Tỉ giá của loại tiền thanh toán so với loại tiền hạch toán Quy đổi Số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán TK phải thu Số hiệu tài khoản phải thu bao gồm: TK 131, 1388 TK thanh toán Số hiệu tài khoản thanh toán Hợp đồng Số hợp đồng thu tiền Mã chi nhánh Mã chi nhánh thu tiền Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán bao gồm: Tiền mặt, Séc, Thẻ tín dụng Số trả Số tiền trả cho từng hoá đơn Chọn trả tự động Tự động trả tiền cho các hoá đơn tuỳ vào số tiền trả của khách hàng và số tiền phải thu của khách hàng Bỏ chọn Bỏ chọn trả tự động Tiền nợ Xác định phiếu thu tiền nợ của khách hàng Chiết khấu Xác định chứng từ đang lập là chứng từ chiết khấu thanh toán cho khách hàng Cách thao tác Cách lập phiếu thu – Nhấn nút “Thêm” để lập phiếu thu mới. – Chọn khách hàng trong phần Thu của – Nhập Diễn giải, Ngày chứng từ, Số chứng từ. 105
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Nhập tổng số tiền khách hàng thanh toán trong phần Số thu của khách hàng. – Nhập số tiền thanh toán chi tiết theo từng hoá đơn trong cột Số trả. – Nhấn nút > để tự động thực hiện thanh toán theo các hoá đơn bắt đầu từ hoá đơn đầu tiên. Nhấn nút > để bỏ chức năng chọn trả tự động. – Nhấn nút “Cất” trên hộp hội thoại để cất giữ phiếu thu. Các thao tác Sửa, Xóa, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ Phiếu thu tương tự như Hoá đơn bán hàng 106
Phân hệ Bán hàng 1.7 Thanh toán bằng thẻ tín dụng Phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 cho phép theo dõi việc thanh toán của khách hàng bằng thẻ tín dụng. Đây là một loại chứng từ riêng nhưng về bản chất thì giống như thu tiền. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chủ thẻ Tên chủ thẻ tín dụng Loại thẻ Loại thẻ bao gồm: VISA, MASTER, DINNER, Khác Số thẻ Số thẻ tín dụng Có giá trị từ đến Khoảng thời gian có giá trị của thẻ tín dụng Các thông tin khác tương tự như phần Thu tiền Cách thao tác Cách lập phiếu thu bằng thẻ tín dụng – Nhấn nút “Thêm” để lập phiếu thu bằng thẻ tín dụng mới. – Chọn khách hàng trong phần Thu của – Nhập Diễn giải, Ngày chứng từ, Số chứng từ. – Nhập tổng số tiền khách hàng thanh toán vào phần số thu của khách hàng. 107
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Chọn loại thẻ tín dụng và nhập các thông tin khác như: Chủ thẻ, số thẻ, thời hạn của thẻ. – Nhập số tiền thanh toán chi tiết theo từng hoá đơn trong cột Số trả – Nhấn nút “Cất” để cất giữ chứng từ thu bằng thẻ tín dụng. Các thao tác Sửa, Xoá, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ Phiếu thu bằng thẻ tín dụng tương tự như Hoá đơn bán hàng Khi nhấn nút “Cất” phần mềm tự động sinh ra phiếu thu trong phần Thu tiền. 1.8 Bù trừ công nợ Tự động bù trừ công nợ giữa các khoản phải thu của khách hàng với các khoản khách hàng đã trả (bù trừ giữa hoá đơn bán hàng với phiếu thu tiền của khách hàng). Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Khách hàng Chọn khách hàng cần bù trừ công nợ TK phải thu Chọn tài khoản phải thu để bù trừ Phương pháp bù trừ Chọn phương pháp bù trừ: Tự động hoặc thủ công Chọn tất Chọn tất cả các chứng từ cần được bù trừ 108
Phân hệ Bán hàng Bỏ chọn Bỏ đánh dấu tất cả các chứng từ đã chọn Chi tiết Hiện chi tiết các chứng từ đã chọn để bù trừ Bù trừ Thực hiện việc bù trừ công nợ Bỏ bù trừ Thực hiện việc bỏ bù trừ công nợ Kết thúc Thoát khỏi hộp hội thoại Cách thao tác – Chọn khách hàng cần bù trừ công nợ trong phần Khách hàng – Chọn tài khoản phải thu trong phần TK phải thu – Chọn phương pháp bù trừ. – Trường hợp 1: Chọn phương pháp bù trừ tự động – Phần mềm tự động đánh dấu các chứng từ trong phần chứng từ còn nợ từ trên xuống dưới sao cho tổng số tiền nợ của các chứng từ được đánh dấu đúng bằng tổng số tiền của tất cả các chứng từ đã trả. Người sử dụng cũng có thể chọn lại các chứng từ còn nợ khác để bù trừ với các chứng từ đã trả nhưng phải thoả mãn điều kiện tổng số tiền của các chứng từ đang chọn phải nhỏ hơn hoặc đúng bằng tổng số tiền của các chứng từ đã trả. – Nhấn nút > để xem chi tiết các chứng từ được bù trừ. – Nhấn nút > để thực hiện thao tác bù trừ. – Đóng hộp hội thoại bằng nút > Khi ở chế độ bù trừ tự động người sử dụng không thay đổi được số tiền trong cột Số bù trừ. Chức năng này chỉ sử dụng trong trường hợp việc lập các chứng từ bán hàng và lập các chứng từ thanh toán không cùng trên phân hệ Bán hàng. Khi đã tồn tại chứng từ bù trừ muốn xoá chứng từ thu tiền trong phiếu thu thì phải bỏ bút toán bù trừ trước khi xoá. 109
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Trường hợp 2: Chọn phương pháp bù trừ thủ công – Gõ số tiền cần bù trừ của từng hoá đơn trong cột Số bù trừ của phần chứng từ còn nợ. – Có thể gõ số tiền cần bù trừ của từng hoá đơn trong cột Số bù trừ của phần chứng từ đã trả. – Nhấn nút >. 1.9 Thông báo công nợ Chức năng Lập thông báo công nợ và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Việc lập thông báo công nợ này được thực hiện định kỳ hoặc khi có yêu cầu đối chiếu của đơn vị. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Từ ngày Đến ngày Khoảng thời gian cần in thông báo công nợ Ngày thông báo công nợ Nhập ngày lập thông báo công nợ Khách hàng Chọn theo từng khách hàng Nhóm khách hàng Chọn theo từng nhóm khách hàng Chọn nhiều khách hàng Chọn nhiều khách hàng để gửi thông báo Tất cả Chọn tất cả các khách hàng để gửi thông 110
Phân hệ Bán hàng báo Không in khách hàng có Đánh dấu vào mục này để xác định không in số nợ = 0 khách hàng có số nợ bằng không Thực hiện Thực hiện việc in thông báo công nợ Huỷ bỏ Không thực hiện việc in thông báo công nợ Cách thao tác – Nhập khoảng thời gian nợ cần in thông báo. – Chọn các thông số trên hộp hội thoại cần in thông báo. – Nhấn nút >. 1.10 Tính lãi nợ quá hạn Chức năng Tính lãi nợ là thao tác tính tiền lãi trên các hoá đơn quá hạn phải thu, việc tính lãi nợ căn cứ vào khoảng thời gian quá hạn và lãi suất mà công ty áp dụng được khai báo trong phần Tuỳ chọn\Tính lãi nợ. Số tiền lãi này sẽ được chuyển vào một hoá đơn mới để gửi cho khách hàng. Để tính lãi được thì trên mỗi hoá đơn phải có hạn thanh toán để làm căn cứ tính lãi, hạn thanh toán này được ghi trong phần “Điều khoản thanh toán” của hoá đơn. Ngoài ra, nếu không quy ước hạn nợ thì coi như ngày chứng từ chính là ngày hết hạn nợ. 111
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ngày tính lãi Ngày cần tính lãi nợ Mẫu hoá đơn Chọn loại hoá đơn thường là mẫu Tính lãi nợ Khách hàng Chọn khách hàng cần tính lãi nợ Tất cả khách hàng Chọn tất cả khách hàng Tính lãi nợ Thực hiện việc tính lãi nợ Lần gần nhất Lần tính lãi gần nhất Khách hàng Tên khách hàng cần tính lãi Loại tiền Loại tiền tính lãi nợ Tổng nợ (NT) Tổng nợ theo số nguyên tệ Tổng nợ Số tiền nợ quy ra đồng hạch toán Tiền phạt (NT) Tiền phạt theo số nguyên tệ Tiền phạt Số tiền phạt quy ra đồng hạch toán Chọn tất Chọn tất cả các hoá đơn để tính lãi Bỏ tất Bỏ chọn toàn bộ các hoá đơn Nhật ký lãi nợ Thực hiện in sổ nhật ký lãi nợ Lập hoá đơn Thực hiện việc tính lãi nợ và lập thành hoá đơn Trợ giúp Hiển thị hướng dẫn thao tác trên hộp hội thoại Kết thúc Đóng hộp hội thoại Cách thao tác – Nhập ngày cần tính lãi vào phần Ngày tính lãi. – Chọn mẫu hoá đơn là Tính lãi nợ. – Chọn khách hàng cần tính lãi. 112
Phân hệ Bán hàng – Nhấn nút > – Nhấn nút >. – Nhấn nút > để xem sổ nhật ký lãi nợ. – Đóng hộp hội thoại bằng nút > 1.11 Thuế đầu ra Chức năng Tự động tập hợp các chứng từ liên quan đến thuế đầu ra đã được nhập và lập Bảng kê thuế đầu ra. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tất cả loại phát sinh Hiển thị bảng kê thuế đầu ra với tất cả các phát sinh liên quan đến thuế đã nhập Loại phát sinh Hiển thị bảng kê thuế đầu ra theo từng loại phát sinh như: Thuế phải nộp, Giảm thuế phải nộp khi khách hàng trả lại hàng, Khấu trừ thuế, Nộp thuế, Thông báo miễn giảm thuế, Tất cả loại thuế Hiển thị tất cả các loại thuế Loại thuế Xác định việc chỉ hiển thị theo các loại thuế như: Thuế GTGT hàng bán nội địa, Thuế GTGT hàng bán nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc 113
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 biệt, Từ ngày Đến ngày Khoảng thời gian lập bảng kê thuế đầu ra In bảng kê In bảng kê thuế đầu ra Xem chi tiết Xem chi tiết chứng từ thuế đang chọn trong danh sách hiển thị Trợ giúp Hiển thị hướng dẫn thao tác trên hộp hội thoại Kết thúc Đóng hộp hội thoại Cách thao tác – Chọn hình thức hiển thị bảng kê thuế. – Nhập khoảng thời gian cần lập bảng kê thuế. – In bảng kê thuế bằng nút “In bảng kê” trên hộp hội thoại. – Đóng hộp hội thoại bằng nút >. Các chứng từ thuế hiển thị trong giao diện này được lấy từ các chứng từ đã nhập 1.12 Khách hàng Khai báo danh sách khách hàng của đơn vị, việc khai báo này nhằm quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng Chức năng này đã được trình bày chi tiết trong Phần II. Menu Soạn thảo\ 3. Khách hàng. 1.13 Nhóm khách hàng Chức năng Khai báo danh sách nhóm khách hàng nhằm mục đích lập các báo cáo thống kê bán hàng và báo cáo công nợ theo nhóm khách hàng. Việc phân chia nhóm khách hàng tuỳ theo tiêu thức mà người sử dụng lựa chọn. 114
Phân hệ Bán hàng Cách thao tác Thêm nhóm khách hàng – Nhấn nút “Thêm” trên hộp hội thoại xuất hiện hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã nhóm Mã quy định cho nhóm khách hàng Tên nhóm Tên nhóm khách hàng Ghi chú Thông tin khác về nhóm khách hàng (nếu có) Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định ngừng theo dõi nhóm khách hàng đang hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Hủy bỏ Huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện – Nhập mã nhóm khách hàng vào phần Mã nhóm. – Nhập tên nhóm khách hàng vào phần Tên nhóm. – Nhấn nút > để cất giữ thông tin đã nhập. Sửa thông tin nhóm khách hàng 115
Hướng dẫn sử dụng MISA-SME 7.9 – Chọn nhóm khách hàng cần sửa đổi thông tin trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã nhóm khách hàng). – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã sửa đổi. Xoá nhóm khách hàng – Chọn nhóm khách hàng cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Khi xuất hiện cảnh báo xoá, chọn > Chỉ xoá được nhóm khách hàng khi nhóm này chưa được sử dụng trong các chứng từ phát sinh hoặc các khai báo liên quan. In danh sách nhóm khách hàng – Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại để in danh sách nhóm khách hàng đã khai báo. 1.14 Loại khách hàng Chức năng Khai báo danh sách loại khách hàng nhằm thống kê công nợ và báo cáo bán hàng theo loại khách hàng. Thông thường loại khách hàng được phân chia theo loại hình đơn vị Cách thao tác Thêm loại khách hàng 116
Phân hệ Bán hàng – Nhấn nút “Thêm” xuất hiện hộp hội thoại Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Mã Mã quy định cho loại khách hàng Diễn giải Tên loại khách hàng Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định việc ngừng theo dõi loại khách hàng đang hiển thị Đồng ý Cất giữ thông tin đã khai báo Huỷ bỏ Huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện – Nhập mã loại khách hàng vào phần Mã. – Nhập tên loại khách hàng vào phần Diễn giải – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã nhập. Sửa thông tin loại khách hàng – Chọn loại khách hàng cần sửa trong danh sách. – Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại. – Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã loại khách hàng). – Nhấn nút > để cất giữ các thông tin đã thay đổi. Xoá loại khách hàng – Chọn loại khách hàng cần xoá trong danh sách. – Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại. – Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. 117