Tài liệu Tập huấn công tác văn thư lưu trữ

Nội dung text: Tài liệu Tập huấn công tác văn thư lưu trữ

1. PHẦN I. CỞ SỞ PHÁP LÝ VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU. I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ”. 1. Khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản” Hiện nay có nhiều định nghĩa và cách giải thích về khái niệm “tài liệu”. Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quôc Hội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến ở một số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) được định nghĩa như sau : Tài liệu “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị-một thể thống nhất”. Định nghĩa này được sử dụng để quản lý các hồ sơ, tài liệu ở Canada. Ví dụ, trong bản Báo cáo về “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa như sau : “ Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media). Với cách định nghĩa trên đây, khái niệm tài liệu được hiểu rất rộng. Trong bài giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa của Luật lưu trữ Việt Nam. Để làm sáng tỏ định nghĩa về “Tài liệu”, cần làm rõ thêm về khái niệm “Văn bản” (Record). Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), được hiểu là: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người
2. hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”. 2. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 3. Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Cả hai ý này chỉ ra rằng : Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái 2
3. niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ. 4. Các loại hồ sơ cơ bản: Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ). - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân 3
4. 5. Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. II. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NÓI CHUNG VÀ LẬP HỒ SƠ NÓI RIÊNG. 1. Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan. a) Vị trí quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan. Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng. Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù hợp. Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử. b) Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của 4
5. cơ quan; Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan; Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản; Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát; Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. c) Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan. + Vị trí: - Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư). Sau khi giải quyết xong công việc nhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc; - Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. + Vai trò cña viÖc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng: - Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả; - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị; - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau; - Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ; - Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật ; - Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. 5
6. III. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm các công việc liên tiếp nhau của ba giai đoạn: - Quản lý tài liệu (văn bản), lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; - Giai đoạn Lưu trữ lịch sử. 1. Nghiệp vụ lập hồ sơ trong cơ quan. a) Yêu cầu của lập hồ sơ. + Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Trước đây, trong Điều 22 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ". Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó". Và mới đây, theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự 6
7. việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người. Ví dụ: - Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình - Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng). Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Lưu ý, khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều. Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như sau: - Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị; - Tập tài liệu tham luận của đại biểu; - Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình. 7
8. - Tài liệu phục vụ hội nghị. Trách nhiệm trong lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Luật lưu trữ qui định như sau : - Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan. b) Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập danh mục hồ sơ + Khái niệm: danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là một năm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hố sơ); thời hạn bảo quản và đơn vị trên số người phải lập hồ sơ. + Tác dụnglập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện. - Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác; là căn cứ giúp cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của công chức, viên chức chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng công chức, viên chức thừa hành nhiệm vụ. - Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. + Cách làm: - Cách thứ nhất: cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ 8
9. sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt. Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp. - Cách thứ hai: từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt. Cách này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ. + Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ. + Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm nào là tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Nhưng điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực tiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ. + Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng. + Muốn lập được Danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau: - Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan; 9
10. - Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị ; - Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước ; - Nắm được nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước ; - Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị. Mẫu danh mục hồ sơ: Tên cơ quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan (đơn vị) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Ví dụ : Danh mục hồ sơ của : Phòng tổng hợp; Năm: 2011 Số Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ Thời hạn bảo Người Ghi chú TT sơ quản lập 1 2 3 4 5 6 Bản Danh mục hồ sơ này có hồ sơ bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài; hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời; hồ sơ dự phòng. Duyệt 10
11. Địa danh, ngày tháng năm Thủ trưởng cơ quan (Ký - Đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi các cột: - Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ bắt đầu từ 01; - Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đề mục lớn (đơn vị, tổ chức hoặc mặt hoạt động). Ký hiệu là chữ viết tắt của đề mục lớn. Cuối mỗi đề mục lớn cần dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào; Ví dụ:Số 01 - TH Số 01 - HC Số 02 - TCCB Cột 3: Ghi tên đề mục lớn, mục nhỏ (nếu có) và tên hồ sơ. Thứ tự các đề mục lớn ghi thành các mục I, II Tên đề mục lớn ghi bằng chữ in hoa giữa dòng; Ví dụ: I. Phòng tổng hợp Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất. Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ; Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung 2. Phương pháp lập hồ sơ công việc a) Khái niệm hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả , hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. b) Các bước khi lập hồ sơ công việc (có 04 bước) 11
12. Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với cơ quan đã có Danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề vào bìa. Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào bản danh mục hồ sơ. - Trường hợp cơ quan chưa có Danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ. Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác. Cần chú ý để thu thập những loại văn bản, tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của Lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến Các ví dụ: + Cán bộ phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đó để lập hồ sơ. + Cán bộ phụ trách công tác văn phòng khi tổ chức Hội nghị thì phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một Hội nghị đó để lập hồ sơ. + Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến vụ xử lý kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ để lập hồ sơ. Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản. * Phân chia đơn vị bảo quản Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ những văn bản nháp, tài liệu tham khảo, văn bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ cần giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế. Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu 12
13. quá 200 tờ nên chia thành các tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý. * Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện. Lưu ý: tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Thông thường có những cách sắp xếp sau: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu. Sắp xếp theo thứ tự thời gian là những văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc. - Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan (như các tập lưu Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư ). - Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: sắp xếp một hồ sơ về thành lập một cơ quan, một đơn vị ). - Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả: + Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị ). + Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước các huyện ). 13
14. - Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C. Ví dụ: tỉnh: Bắc Cạn, Bắc Giang, Ninh Bình Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân thì xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn C Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật * Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: - Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoặc báo cáo nói tới. Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2000 được ký ban hành từ cuối năm 1999 nhưng phải sắp xếp vào năm 2000. Báo cáo tổng kết năm 1999 nhưng làm vào đầu năm 2000 phải sắp xếp vào năm 1999. Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch đó nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới. Ví dụ: Kế hoạch 2 năm 2010-2011 sắp xếp vào năm 2010 Báo cáo 5 năm 2005-2010 thì sắp xếp vào năm 2010. Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm. Bước 4: Biên mục hồ sơ Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc kết thúc. Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học. Nội dung của việc biên mục gồm các việc sau: 14
15. - Đánh số tờ: + Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số liên tục từ tập đầu tiên đến tập cuối cùng. Ví dụ: từ số tờ 01 đến số tờ 1.200 của một hồ sơ gồm 06 tập), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi. + Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác. + Phương pháp đánh số tờ: mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ. * Chú ý khi đánh số tờ: + Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh số 2 số. Một tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số. + Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. + Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số. + Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c ) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc. - Ghi mục lục văn bản + Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu. + Mục lục văn bản chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản tạm thời thì không cần ghi mục lục văn bản. + Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), được xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ. + Mẫu tờ mục lục văn bản Số Số và ký Ngày Tác giả văn Tên loại và Tờ Ghi hiệu văn tháng bản trích yếu nội số chú 15
16. TT bản văn bản dung văn bản 1 2 3 4 5 6 7 + Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản; Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu; Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản); Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có trích yếu thì đọc và tóm tắt nội dung để ghi); Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy); Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật - Viết chứng từ kết thúc + Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời + Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) hoặc in vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất. + Mẫu chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc Đơn vị bảo quản này gồm có (1) (2) tờ Viết bằng chữ: Mục lục văn bản có (1) (2) tờ Đặc điểm và trạng thái của tài liệu 16
17. Ngày tháng năm Người lập hồ sơ (Ký tên và ghi rõ họ tên) + Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc: - (1) Số lượng tờ: ghi bằng số ả Rập - (2) Số lượng tờ: ghi bằng chữ. - Trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu: từ trang nào đến trang nào giấy tốt hay xấu, viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa - Viết bìa hồ sơ: + Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất do Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) quy định; + Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm. + Mẫu bìa hồ sơ: 30mm (1) (2) Ký hiệu thông tin: Số (6) VT Hồ sơ (3) 20mm 20mm (Từ ngày đến ngày ) Gồm: tờ. 17 Phông số (4) Mục lục số Thời hạn bảo quản Hồ sơ số (5) 30mm
18. - Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ: (1) - Ghi tên cơ quan; (2) - Tên đơn vị có hồ sơ; (3) - Tiêu đề hồ sơ: thông thường gồm các thành phần: tên loại văn bản tài liệu, tác giả, vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng. Khi viết tiêu đề cần chú ý: * Nếu hồ sơ là tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan về một vấn đề nào đó dùng từ "công văn trao đổi"; * Nếu là tập Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị thì gọi là tập Nghị quyết, tập Quyết định, tập Chỉ thị - Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bản muộn nhất trong hồ sơ. - Số lượng tờ: ghi chính xác số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc). (4) - Phông số; mục lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi; (5) - Thời hạn bảo quản: ghi vĩnh viễn, lâu dài, hoặc tạm thời; (6) - Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. 3. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc a) Khái niệm hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. b) Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc và sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc Theo Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công văn, giấy tờ tại các cơ quan ban hành kèm theo Công văn 6728-PC ngày 02/11/1957 của Văn phòng Thủ tướng về chế độ công văn, giấy tờ ở các cơ quan: "Mỗi cán bộ văn phòng phải lập tập hồ sơ nguyên tắc về việc mình phụ trách. Hồ 18
19. sơ nguyên tắc gồm các bản sao: Luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư, quyết định về vấn đề mình phụ trách " Như vậy, đối với mỗi cán bộ làm công tác công văn giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên. Có như vậy, khi giải quyết công việc mới có đầy đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, chính sách đã ban hành. Sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc: - Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của tất cả các loại văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên cũng có công việc kéo dài trong 2 hoặc 3 năm mới kết thúc) và phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp chính xác từ bản chính); các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Hồ sơ nguyên tắc có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan. c) Cách lập hồ sơ nguyên tắc Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tùy theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành. Ví dụ: - Một cán bộ phụ trách về công việc thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc về công tác thi đua khen thưởng. Hồ sơ phải có đủ các văn bản quy phạm pháp luật về thi đua khen thưởng. Cán bộ phụ trách về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ nguyên tắc về vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Sau khi thu thập được văn bản, người lập hồ sơ phải sắp xếp văn bản theo thời gian và tiến hành biên mục hồ sơ. 4. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự a) Khái niệm hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) 19
20. b) Cách lập hồ sơ nhân sự: mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự. Ví dụ hồ sơ cán bộ: các cơ quan đều có yêu cầu về quản lý cán bộ và dựa vào quy định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về cán bộ, nhân viên của mình. - Một hồ sơ cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, các bổ sung lý lịch hàng năm. - Hồ sơ đảng viên bao gồm: lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp đảng, công nhận Đảng viên chính thức; Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), các bổ sung lý lịch đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có) 5. Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan a) Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, để Danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau: Danh mục hồ sơ sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. - Cán bộ văn thư của cơ quan, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ. 20
21. Cuối năm, cá nhân, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết trong năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế nếu có những công việc không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: "không hình thành hồ sơ". Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục nếu tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ, nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. b) Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan Định kỳ hàng quý, cán bộ văn thư đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã đầy đủ chưa. Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa. Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán bộ thừa hành. Cuối năm cán bộ văn thư cần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu. 6. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan a) Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Hàng năm, mỗi cơ quan cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện thành nề nếp, thường xuyên. + Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; + Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. + Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu; hồ sơ cần 21
22. tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại. Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại các đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Điều 11. Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau: + Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; + Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. + Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. b) Tổ chức việc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan - Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Lãnh đạo, chỉ đạo công tác nộp lưu hồ sơ; ban hành quy định về nộp lưu hồ sơ. - Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng các đơn vị: trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ. Xây dựng kế hoạch nộp lưu và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch. - Trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ : hướng dẫn nghiệp vụ, giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng đơn vị thực hiện kế hoạch nộp lưu. - Trách nhiệm của cán bộ, viên chức: Cần kiểm tra, hoàn chỉnh các hồ sơ đã lập (sắp xếp văn bản, tài liệu, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa ), để nộp lưu đúng quy định. - Thống kê các hồ sơ vào mục lục; - Hồ sơ nộp lưu (thống kê theo từng đơn vị). - Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu: 22
23. Tên cơ quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan (đơn vị) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm Số Số và Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng Số Ghi TT ký bắt đầu và lượng chú kết thúc hiệu tờ hồ sơ 1 2 3 4 5 6 I- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn II- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Trong mục lục này có ĐVBQ, trong đó có: ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài. Ngày tháng năm Ngày tháng năm Người nhận hồ sơ Người giao hồ sơ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) + Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ, vien chức các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh. - Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập 2 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên 23
24. bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. - Bên giao và bên nhận cần ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". IV. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ. 1. Một số khái niệm cơ bản. - Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. - Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội. - Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. 24
25. 2. Các nghiệp vụ cơ bản của quản lý hồ sơ tài liệu ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. a) Thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT). Thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. * Thu thập TLLT vào lưu trữ cơ quan + Nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu : - Nguồn tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu. Nguồn từ văn thư cơ quan; Nguồn tài liệu ở các đơn vị trực thuộc; Nguồn tài liệu từ các các cá nhân, Lãnh đạo Nguồn tài liệu lưu trữ cũ. - Thành phần nộp lưu : - Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động cụ thể của từng cơ quan mà qui định thành phần tài liệu nộp lưu. + Nhiệm vụ - Thu thập tài liệu đó giải quyết xong ở văn thư cơ quan Lưu trữ cơ quan (LTCQ) lập kế hoạch, xác định thời gian, thứ tự, tên loại hồ sơ, thủ tục thu tài liệu; Hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân nộp lưu; Tài liệu nộp lưu được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; Giao nộp tài liệu phải có Biên bản và Danh mục tài liệu. - Thu thập tài liệu cũ để lại ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Kiểm tra, nắm tình hình tài liệu cũ còn ở các đơn vị, cá nhân; Lập kế hoạch thu tài liệu; Trước khi thu phải hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ hoàn chỉnh. 25
26. - Sưu tầm tài liệu khác để bổ sung vào tài liệu cơ quan theo yêu cầu của nhà nước và của ngành + Hàng năm, lưu trữ cơ quan của trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hổ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”; “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 11 của Luật Lưu trữ được quy định như sau: - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; - Trong thời hạn 03 thống, kể từ ngày cụng trỡnh được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. * Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp Tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. + Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử (LTLS) 26
27. -Trình cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; - Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. + Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam. - Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: * Lưu trữ lịch sử ở Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; - Lưu trữ lịch sử ở cấp Tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh, cấp Huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức như đã nêu trên. - Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. * Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: + Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; 27
28. + Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ. * Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: + Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: - Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật 9neeus có); - Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử. - Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử. + Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức: - Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có tẩm quyền thu thập; - Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Giao nộp dầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; - Vận chuyển tài liệu đến đúng nơi giao nộp. + Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: - Lập kế hoạch thu thập tài liệu; - Phối hợp với lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” 28
29. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mãu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. b) Xác định giá trị tài liệu * Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. * Các phương pháp xác định giá trị tài liệu : Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học. * Các tiêu chuẩn xác định giá trị: Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: - Nội dung của tài liệu; - Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; - Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; - Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; - Hình thức của tài liệu; - Tình trạng vật lý của tài liệu. * Xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ: - Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. - Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. - Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm. - Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử. 29
30. * Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: - Chủ tịch Hội đồng; - Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; - Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; - Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của luật Lưu trữ. * Huỷ tài liệu hết giá trị - Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau: + Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan. + Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp. - Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau: + Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ 30
31. quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy; Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị; + Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; - Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập Hội đồng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; - Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập Hội đồng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; + Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; + Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; + Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; + Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; 31
32. + Biên bản bàn giao tài liệu hủy; + Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. c) Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: * Trách nhiệm: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. * Các yêu cầu cơ bản đối với tài liệu sau khi chỉnh lý: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ như: + Không phân tán Phông (sắp xếp tài liệu của từng cơ quan theo Phông riêng biệt); + Tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc; + Tài liệu sau khi sắp xếp phải phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan; có sự liên hệ logic, lịch sử . - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; - Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. * Nội dung các bước chỉnh lý: (có tài liệu riêng về nội dung này) d) Bảo quản tài liệu lưu trữ. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ bảo quản gồm: - Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; - Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; - Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu; 32
33. - Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; - Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liêu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. g) Thống kê nhà nước về lưu trữ Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây: - Cơ quan, tổ chức ở Trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương; - Cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương; - Cơ quan, tổ chức ở cấp Huyện, cấp Xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp Huyện, cấp Xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh. Thống kê lưu trữ là sử dụng công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu và cán bộ, công chức lưu trữ. - Nội dung thống kê lưu trữ bao gồm: + Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ; + Thống kê hệ thống công cụ tra cứu, phương tiện bảo quản; + Mỗi bộ phận, Phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê, cơ sở dữ liệu thống kê hồ sơ để quản lý để tra cứu. - Nguyên tắc thống kê: 33
34. Thống kê tài liệu lưu trữ bảo đảm các nguyên tắc sau: + Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; + Toàn diện kịp thời, chính xác, triệt để; + Đảm bảo quan điểm tập trung, thông nhất. h) Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ * Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. - Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây: + Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; + Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; + Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; + Thực hiện các quy định của Luật này, Nội quy, Quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan. - Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: + Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; + Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật. * Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử - Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. - Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây: 34
35. + Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; + Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; + Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. - Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. - Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: + Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; + Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; + Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật. - Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ. - Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. - Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. * Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình. 35
36. * Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ. - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. * Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ - Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ. - Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý. Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. - Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí. - Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch. * Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử - Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. - Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước. 36
37. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước. - Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết. - Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ. 37
38. PHẦN II. CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ ÁN NGÀNH TÒA ÁN NHÂN DÂN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP I. Thực trạng và giải pháp công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ngành TAND 1. Công tác tồ chức cán bộ Hàng năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 250.000 vụ án các loại. Trong quá trình hoạt động của ngành Tòa án nhân dân hình thành một khối lượng rất lớn hồ sơ các vụ án (chiếm khoảng 90% hồ sơ các vụ án, 10% hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước). Các hồ sơ vụ án được hình thành theo quy định của luật tố tụng; việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả các hồ sơ vụ án mang một ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết các khiếu kiện của nhân dân cũng như giải quyết yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng. Để việc khai thác và sử dụng hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu của công tác hiện nay, thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ các vụ án là một công việc hết sức cần thiết. Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao và Lãnh đạo Tòa án nhân dân các cấp quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các vụ án nhưng do kinh phí có hạn; trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay ; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ án để đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa công tác quản lý hồ sơ án trong toàn ngành đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ các vụ án là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiến hành đồng bộ và triển khai trong toàn ngành. Nhận thức được tầm quan trọng của khối hồ sơ án nên ngay từ khi mới được thành lập Tòa án nhân dân tối cao đã có phòng Lưu trữ hồ sơ với 05 biên chế, trong quá trình hoạt động xét xử của Tòa án nhân dân tối cao đã hình thành một khối lượng lớn hồ sơ án. Những năm gần đây nền kinh tế đất nước phát triển, bên cạnh những mặt tích cực của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và quá trình hội nhập quốc tế thúc đẩy sự phát triển kinh tế thì mặt trái tác động tiêu cực đến xã hội, làm gia tăng tội phạm. Trong đó có những loại tội gây ra hậu quả rất nghiêm trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, các tệ nạn xã hội có chiều hướng gia tăng và ngày càng phức tạp, các tranh chấp dân sự, kinh tế, lao động, hành chính, đặc biệt là tranh chấp dân sự liên quan đến đất đai, nhà ở, thừa kế , ngày càng gia tăng, nhiều vụ án qua nhiều cấp xét xử nên việc 38
39. quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ án là một yêu cầu cấp thiết để giải quyết các yêu cầu hiện nay. Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao rất quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ của Tòa án nhân dân các cấp. Đối với Tòa án nhân dân tối cao thành lập phòng Lưu trữ hồ sơ với biên chế hiện nay là 11 cán bộ. Tòa án nhân dân thành phố trực thuộc Trung ương như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh có tổ chức lưu trữ có từ 3-5 cán bộ. Tòa án nhân dân cấp Tỉnh bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách, tuy nhiên có một số tỉnh bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ và kiêm nhiệm công tác khác như làm văn thư hay thủ quỹ cơ quan; Tòa án nhân dân cấp Quận, Huyện bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm. Công tác đào tạo và đào tạo lại được Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao và Lãnh đạo Tòa án nhân dân các địa phương luôn quan tâm. Hàng năm, cán bộ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ, các lớp đào tạo ngắn hạn, đối với Tòa án nhân dân tối cao 100% cán bộ lưu trữ đều được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ đã được ngành quan tâm đầy đủ, 100% cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp độc hại. Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao do khối lượng hồ sơ rất lớn phải tiếp xúc và làm việc thường xuyên với hồ sơ tài liệu do đó theo quy định đều được trang bị bảo hộ lao động. Hàng năm, Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao đã tổ chức các đoàn đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho một số Tòa án nhân dân địa phương. Từ năm 2006-2012, Tòa án nhân dân tối cao đã tổ chức các đoàn đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho 40/63 Tòa án nhân dân cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Mỗi đơn vị cấp tỉnh kiểm tra từ 1 đến 2 Tòa án nhân dân cấp huyện. §Æc biÖt trong n¨m 2007, Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao tæ chøc Héi nghÞ tËp huÊn c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ t¹i thµnh phè §µ L¹t, tØnh L©m §ång cho toµn ngµnh Toµ ¸n nh©n d©n. Thµnh phÇn tham dù Héi nghÞ gåm: Ch¸nh ¸n, Ch¸nh V¨n phßng Toµ ¸n nh©n d©n cÊp tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ­¬ng vµ Thñ tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao. Néi dung tËp huÊn: Ph¸p lÖnh l­u tr÷ Quèc gia n¨m 2001, NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, NghÞ ®Þnh sè 111/2004/N§-CP cña ChÝnh phñ, Th«ng t­ liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP cña Bé Néi vô vµ V¨n phßng ChÝnh phñ, Quy chÕ B¶o vÖ bÝ 39
40. mËt nhµ n­íc cña ngµnh Toµ ¸n nh©n d©n, triÓn khai thùc hiÖn néi dung ChØ thÞ sè 05/2007/CT-TTg ngµy 02/3/2007 cña Thñ t­íng ChÝnh phñ vÒ t¨ng c­êng b¶o vÖ vµ ph¸t huy gi¸ trÞ tµi liÖu l­u tr÷. Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ án đã có nhiều chuyển biến tích cực, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của ngành Tòa án nhân dân. Tuy nhiên, do nhận thức của một số Lãnh đạo trong ngành Tòa án nhân dân còn hạn chế, chưa đánh giá đúng vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ án nên chưa bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên môn, nhiều Tòa án nhân dân các địa phương cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được tổ chức thi tuyển công chức theo đúng quy định của Nhà nước; Tòa án nhân dân cấp Quận, cấp Huyện chưa có biên chế làm công tác lưu trữ mà chủ yếu là thư ký hoạc thủ quỹ, văn thư làm kiêm nhiệm. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ngành vừa yếu lại vừa thiếu; cán bộ làm công tác lưu trữ ở địa phương chỉ đơn thuần quản lý và sử dụng hồ sơ còn các khâu nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, nộp lưu chưa được thực hiện. Tòa án nhân dân cấp tỉnh ít chỉ đạo nghiệp vụ cho Tòa án nhân dân cấp quận, huyện. Ngoài ra do cán bộ làm công tác lưu trữ ở địa phương phần lớn là kiêm nhiệm do đó không dành nhiều thời gian cho công tác này. Cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ngành không được đào tạo đúng chuyên môn nên việc hiện đại hóa công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn. (tính cho đến nay có đến 80% cán bộ làm công tác lưu trữ ở địa phương chưa sử dụng máy vi tính và cập nhật số liệu hồ sơ cũng như mục lục thống kê hồ sơ vào máy tính do đó việc quản lý an toàn có hệ thống và công tác tra tìm vẫn còn thực hiện theo phương pháp thủ công là chính). 2. Công tác nghiệp vụ: a. Công tác thu thập hồ sơ án: Căn cứ vào số liệu tại Báo cáo tổng kết công tác ngành Tòa án nhân dân từ năm 2009 đến năm 2011, mỗi năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 300.100 hồ sơ các vụ án. Năm 2009: xét xử 60.433 vụ án HSST; 10.735 vụ án HSPT; 72.744 vụ án DSST; 11.195 vụ án DSPT; Năm 2010: xét xử 51.914 vụ án HSST; 10.324 vụ án HSPT; 24.195 vụ án DSST; 8.614 vụ án DSPT; 40
41. Năm 2011: xét xử 57.279 vụ án HSST; 10.485 vụ án HSPT; 25.727 vụ án DSST; 9.176 vụ án DSPT. Để quản lý và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu trên hàng năm cán bộ làm công tác lưu trữ thu về lưu trữ hiện hành gần 90% số hồ sơ án đã được xét xử (án có hiệu lực pháp luật thi hành). Do hệ thống tổ chức đã được hình thành từ Trung ương đến địa phương (đến cấp huyện) nên công tác thu thập hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành. Do đặc thù của ngành nên tất cả hồ sơ các vụ án khi giao nộp vào lưu trữ đều được kiểm đếm từng số bút lục; lên mục lục thống kê hồ sơ và giao nhận trực tiếp từng vụ án. Đối với những hồ sơ vụ án nếu thiếu nhiều bút lục, thiếu những bút lục quan trọng như các bản án, bản cáo trạng, lời khai của các bị cáo, bút ký phiên tòa , cán bộ lưu trữ có quyền từ chối không nhận; biên bản giao nhận hồ sơ lập thành 02 bản mỗi bên giữ một bản. Tài liệu thu về kho được cán bộ lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê, đánh số bó, bó gói đưa vào tủ, hoặc xếp lên giá, kệ để bảo quản và khai thác sử dụng. * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Hàng năm, phòng Lưu trữ hồ sơ lên kế hoạch giao nhận hồ sơ của các đơn vị trực thuộc. Sau 01 năm các Tòa phúc thẩm và các Tòa chuyên trách bàn giao đầy đủ các hồ sơ án đã giải quyết xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống kê trên máy, lên số bó tạm, xếp lên giá nên rất thuận tiện cho việc tra cứu. Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ vụ án; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ vụ án; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ vụ án; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN. * Tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Phần lớn việc thực hiện nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Đối với Tòa án nhân dân cấp Tỉnh do phòng làm việc chật chội, tủ đựng hồ sơ có hạn nên 03 tháng hoặc 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần. Một số Tòa án nhân dân địa phương như Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng , hàng năm thu về một khối lượng hồ sơ vụ án cụ thể như sau: 41
42. * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội: Năm 2009 thu thập được tổng số: 2.337 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 2.244 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 2.360 hồ sơ vụ án các loại; * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh: Năm 2009 thu thập được tổng số: 5.521 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 4.658 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 4.880 hồ sơ vụ án các loại. * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng: Năm 2009 thu thập được tổng số: 787 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 485 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ vụ án các loại. * Tại Tòa án nhân dân cấp Huyện, Thị xã (gọi chung là cấp Huyện): Do điều kiện Tòa án nhân dân cấp huyện trụ sở làm việc còn chật chội thậm chí một số Tòa án nhân dân cấp huyện còn phải mượn hoặc thuê trụ sở làm việc nên không có chỗ để chứa hồ sơ, đa số Tòa án nhân dân cấp Huyện sau 03 tháng hoặc 06 tháng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần. Do quy định hồ sơ án được giao nhận trực tiếp và kiểm đếm theo số bút lục nên không để xẩy ra tình trạng nhầm lẫn tài liệu trong hồ sơ án. Tuy nhiên do làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nên một số cán bộ lưu trữ cấp huyện khi nhận hồ sơ không kiểm đếm bút lục mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình trạng có nhiều hồ sơ nộp lưu nhưng thiếu rất nhiều số bút lục, cán bộ làm lưu trữ cũng không xác định được những bút lục thiếu ở đâu. Do chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp huyện nên công tác lưu trữ nói chung và công tác giao nhận hồ sơ nói riêng còn nhiều bất cập. Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu không ghi đầy đủ nội dung, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu không đúng quy định nên khi xẩy ra những sự việc như nhầm lẫn hay thất lạc hồ sơ rất khó khăn khi quy trách nhiệm. b. Công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu: 42
43. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại hủy tài liệu hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ. Trung bình mỗi năm toàn ngành Tòa án nhân dân thu về khoảng 320.000 hồ sơ án các loại; khối hồ sơ này đã được chỉnh lý (sơ bộ), sắp xếp một cách khoa học để đưa vào lưu trữ và sử dụng có hiệu quả. * Tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao: Trung bình một năm kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao thu về khoảng trên 10.000 hồ sơ án các loại. Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ tại Tòa án nhân dân tối cao đang bảo quản khoảng 85.000 hồ sơ các loại; công tác chỉnh lý được thực hiện thường xuyên; các hồ sơ án thu về từ năm 2009 trở về trước đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đóng vào hộp, lên mục lục thống kê trên máy vi tính, do vậy việc bảo quản, khai thác, sử dụng rất thuận lợi. Tại 02 kho lưu trữ của 02 Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh đang lưu trữ khoảng 35.673 hồ sơ án các loại; do biên chế lưu trữ ít, vì vậy, hồ sơ án thu về chỉ phân loại, đánh số bó, xếp lên giá, lên Mục lục thống kê hồ sơ mà không được chỉnh lý, vì vậy còn có những tài liệu trùng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ. Tuy nhiên, Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại thành phố Hồ Chí Minh đã tiến hành tiêu hủy hồ sơ án từ năm 1960-1995; Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng đã tiêu hủy hồ sơ án từ năm 1960-1992. Năm 2009, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao, do vậy, tại lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao những hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản đã được tiến hành tiêu hủy theo quy định. Hiện nay tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao không còn lưu trữ những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản. Do tính đặc thù của hồ sơ các vụ án nên khi giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bút lục thực tế, do vậy khi chỉnh lý hồ sơ cán bộ lưu trữ phải sắp xếp theo thứ tự bút lục và đóng thành quyển (đơn vị bảo quản) đối với tài liệu hết giá trị cán bộ làm công tác lưu trữ chưa chủ động loại ra để tiêu hủy theo quy định chung, công tác chỉnh lý còn mang nặng tính thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu. 43
44. * Tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân các địa phương: Các kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp Tỉnh, Tòa án nhân dân cấp Huyện do chỉ có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, nên công tác chỉnh lý hồ sơ chưa được tiến hành. Vì Tòa án nhân dân tối cao chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho Phông lưu trữ Tòa án nhân dân các địa phương, nên Tòa án nhân dân địa phương chưa tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản. Hiện nay, Tòa án nhân dân tối cao đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu Tòa án nhân dân các địa phương (cấp Tỉnh, cấp Huyện) và đã có Công văn xin ý kiến góp ý của các Tòa án nhân dân địa phương, nhưng đến nay Tòa án nhân dân tối cao mới nhận được 07 ý kiến đóng góp của địa phương, còn lại 56 địa phương chưa có ý kiến đóng góp, vì thế rất khó khăn cho việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương. II. Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân: 1. Công tác thu thập: Do đặc thù của ngành Tòa án nhân dân nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ các vụ án nên công tác thu thập hồ sơ án, tài liệu của ngành Tòa án nhân dân được thực hiện theo những bước cơ bản sau đây: + Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu; + Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công việc sau: - Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu; - Vệ sinh hồ sơ; - Kiểm đếm số bút lục có trong hồ sơ (bút lục trong hồ sơ do các cơ quan tiến hành tố tụng đánh số liên tục từ tờ đầu tiên của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối với những hồ sơ có nhiều tập và nhiều hệ thống bút lục khi kiểm đếm, cán bộ làm lưu trữ phải cố định vị trí của từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ). Trong quá trình kiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trùng thừa và những tài liệu không liên quan đến hồ sơ. 44
45. + Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại kho lưu trữ; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ; * Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ sơ và kiểm đếm từng số bút lục mà các cơ quan tiến hành tố tụng đã đánh trong từng hồ sơ. + Đối với Tòa án nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân cấp tỉnh, việc nhận hồ sơ được chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn (nếu có), thì giữa bên giao và bên nhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đó kiểm đếm bút lục trong hồ sơ theo đúng quy trình như đã nêu ở phần trên; + Đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp Tỉnh và cấp Huyện, hồ sơ do các Thẩm tra viên hoặc Thư ký nộp lưu sau khi án có hiệu lực pháp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vì số lượng hồ sơ không nhiều, do đó bên giao và bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục trong hồ sơ và ký nhận ngay tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ; + Kiểm đếm bút lục phải căn cứ vào Mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ thiếu bút lục thì cán bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng hồ sơ với đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục hoặc thiếu những loại văn bản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biên bản nghi lời khai của bị cáo; các Bản án; Bản kết luận điều tra vụ án, Bản cáo trạng ) cán bộ làm công tác lưu trữ không nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo quyết định; khi kiểm đếm bút lục trong hồ sơ cần lưu ý sắp xếp bản án cuối cùng lên phần đầu tiên của hồ sơ để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ; - Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản giao nhận hồ sơ phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận; Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bên phải có xác nhận của Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ hoặc Lãnh đạo cơ quan; Biên bản được lập thành 02 bản có kèm theo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận và mỗi bên giữ một bản; * Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Đối với Tòa án nhân dân tối cao hồ sơ giải quyết xong sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; 45
46. Đối với Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định của cơ quan có thể sau 03 tháng hoặc 06 tháng công tác. 2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hồ sơ các vụ án sau khi thu thập của các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cán bộ làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo những bước sau: - Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ; Ví dụ: Phân loại hồ sơ đã nhận căn cứ theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế ; năm 1999, năm 2000, năm 2001 ); phân loại hồ sơ theo cấp xét xử như hồ sơ hình sự, dân sự sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm - Sau khi phân loại hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kê hồ sơ theo từng loại hồ sơ đã phân loại (Mục lục thống kê phải có đầy đủ các thông tin, các thông tin phải chính xác để đảm bảo cho việc tra tìm hồ sơ, tài liệu; - Đối với kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao sau khi phân loại hồ sơ cán bộ làm lưu trữ tiến hành kiểm đếm và chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là một tập tài liệu có trong hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bút lục); 01 hồ sơ có thể là 01 đơn vị bảo quản nhưng cũng có thể 01 hồ sơ được chia nhiều đơn vị bảo quản. Ví dụ: Hồ sơ vụ án Nguyễn Văn A có tổng số 1.200 bút lục sẽ được chia thành 05 đơn vị bảo quản. - Đối với Tòa án nhân dân địa phương, hồ sơ nhận về cán bộ làm lưu trữ phân loại và chia hồ sơ thành từng bó (mỗi bó khoảng 05 hồ sơ nhỏ, nếu hồ sơ to có nhiều số bút lục có thể 01 hồ sơ chia thành nhiều bó, nhưng trên số bó khi chia nhỏ phải ghi các thông tin như: tên bị cáo, tên nguyên đơn, bị đơn, số án, năm xét xử ). Ví dụ: vụ Nguyễn Văn A bị kết án về tội Đánh bạc, số án 300, khi giao vào lưu trữ được chia thành 04 bó (hoạc 04 cặp), thì đánh số bó 1/4; 2/4; 3/4; 4/4, trên mỗi số bó ghi các thông tin để tránh tình trạng nhầm lẫn từ bó của hồ sơ vụ án này sang hồ sơ của vụ án khác, hoạc không biết hồ sơ này có bao nhiêu bó Việc đánh số bó vào Mục lục thống kê hồ sơ lưu tại Lưu trữ cơ quan phải đánh số theo thứ tự từ 01 đến hết (việc đánh số bó hồ sơ chính là hệ thống lại hồ sơ theo Mục lục mới lập để thuận tiện cho việc bảo quản và tra tìm hồ sơ) sau đó đưa vào kho xếp vào tủ hoặc giá hồ sơ để bảo quản. 46
47. * Đối với một số Tòa án nhân dân địa phương việc lập Mục lục thống kê hồ sơ được thực hiện theo vần, theo địa danh (ví dụ theo vần A, B, C , theo địa danh tỉnh như huyện Thanh Hà, huyện Cẩm Giàng ) cần lưu ý việc lập Mục lục thống kê hồ sơ án theo vần, theo huyện sẽ có hạn chế là số án không được đánh liên tục, do đó việc theo dõi và quản lý gặp nhiều khó khăn, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà không biết. 3. Công tác Chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu: a) Đối với Tòa án nhân dân tối cao căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao để xác định thời hạn bảo quản đối với những loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu đã hết hạn bảo quản loại ra để tiêu hủy; Ví dụ: Hồ sơ do Hội đồng thẩm phán xét xử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thì lưu trữ toàn bộ hồ sơ; Hồ sơ xét xử Phúc thẩm những tài liệu sau được lưu vĩnh viễn: - C¸c B¶n kÕt luËn ®iÒu tra vô ¸n; - C¸c B¶n C¸o tr¹ng; - C¸c biªn b¶n phiªn toµ; - C¸c biªn b¶n nghÞ ¸n; - C¸c b¶n ¸n; QuyÕt ®Þnh s¬ thÈm vµ phóc thÈm; QuyÕt ®Þnh kh¸ng nghÞ gi¸m ®èc thÈm hoÆc t¸i thÈm; - QuyÕt ®Þnh gi¸m ®èc thÈm hoÆc t¸i thÈm; - B¶n gèc c¸c tµi liÖu liªn quan ®Õn quyÒn sö dông ®Êt; ®éng s¶n, bÊt ®éng s¶n cã ®¨ng ký, sæ hé khÈu, di chóc (nÕu cã); C¸c tµi liÖu kh¸c cã trong hå s¬ (thêi h¹n b¶o qu¶n 20 n¨m). b) Đối với Tòa án nhân dân địa phương do chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, vì vậy chưa thực hiện được việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, nên vẫn bảo quản toàn bộ hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, một số Tòa án nhân dân tỉnh như Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng, Tòa án nhân dân tỉnh Nam Định đã có Công văn gửi Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đề nghị cho tiêu hủy những 47
48. hồ sơ, tài liệu từ những năm 1987 trở về trước. Qua khảo sat thực tế khối hồ sơ, tài liệu này không còn sử dụng hoặc sử dụng ít, nếu có chủ yếu khai thác các Bản án, phần lớn những hồ sơ tài liệu này giấy đã cũ nát Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đã đồng ý với đề nghị của các tỉnh và đã cho tiêu hủy hồ sơ, tài liệu. Thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo đúng hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao và có sự tham gia của cán bộ Phòng Lưu trữ Hồ sơ thuộc Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao. Tòa án nhân dân tối cao đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương và Quy chế công tác văn thư lưu trữ ngành Tòa án nhân dân. Đề nghi Tòa án nhân dân các địa phương góp ý kiến vào Dự thảo sớm để Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao có căn cứ trình Lãnh đạo ban hành. Nếu 02 văn bản trên được ban hành, đề nghị Tòa án nhân dân các cấp căn cứ vào đó để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định chung. * C¨n cø vµo tÝnh ®Æc thï cña khèi hå s¬, tµi liÖu cña ngµnh Toµ ¸n nh©n d©n th× tr×nh tù, thñ tôc tiªu huû hå s¬, tµi liÖu hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n l­u tr÷ ®­îc quy ®Þnh nh­ sau: 1. C«ng v¨n cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu huû göi L·nh ®¹o Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao (kÌm theo Danh môc hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy); 2. Tê tr×nh cña V¨n phßng Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao vÒ nh÷ng hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy göi L·nh ®¹o Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao; 3. C«ng v¨n tr¶ lêi vÒ viÖc cho tiªu huû nh÷ng hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao; 4. QuyÕt ®Þnh thµnh lËp Héi ®ång tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n l­u tr÷ cña Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu huû (c¨n cø vµo §iÓm b, §iÓm c; Kho¶n 3; §iÒu 11 NghÞ ®Þnh 111/2004/N§-CP ngµy 08.4.2004); 5. Biªn b¶n häp Héi ®ång tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ ; 6. Tê tr×nh xin tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Héi ®ång tiªu hñy; 7. QuyÕt ®Þnh cho phÐp tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy; 48
49. 8. Hîp ®ång tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ (l­u ý khi tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ph¶i hñy hÕt c¸c th«ng tin vµ b»ng ph­¬ng ph¸p t¸i chÕ); 9. Biªn b¶n tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu theo QuyÕt ®Þnh cho phÐp tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy. 4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho phải được để trong hộp, cặp, sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ hoặc Phòng lưu trữ hồ sơ phải được xây dựng và bố trí đúng theo tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở vị trí cao ráo, thông thoáng không bố trí ở tầng 1, tránh xa những nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và những nơi có vật liệu dễ cháy nổ; Thường xuyên thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, chống thiên tai, địch họa, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ; Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với kho lưu trữ; Kho lưu trữ phải được vệ sinh thường xuyên, thực hiện các biện pháp phòng, chống con trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu; Tu bổ, phục chế đối với những hồ sơ, tài liệu cũ có giá trị bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; Cần thực hiện chế độ bảo hiểm hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với những hồ sơ, tài liệu đặc biệt quý hiếm. * Lưu ý: Hiện nay tại Tòa án nhân dân một số địa phương do trụ sở chật hẹp không có phòng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Do đó, hồ sơ, tài liệu vẫn bó gói hoạc đóng vào bao tải để ở tầng1, xếp thành đống, để ở góc hội trường, góc phòng, chiếu nghỉ cầu thang , không có Mục lục thống kê hồ sơ; tình trạng hồ sơ mục, nát, bay chữ, côn trùng và nấm mốc xâm hại Đối với những tỉnh hồ sơ đang trong tình trạng nêu trên đề nghị Lãnh đạo cơ quan có biện pháp khắc phục để đảm bảo công tác lưu trữ đi vào nề nếp. 49
50. Đối với Tòa án nhân dân một số tỉnh chuẩn bị xây dựng trụ sở mới cần có phương án xây kho lưu trữ theo tiêu chuẩn được quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Vì hiện nay có rất nhiều Tòa án nhân dân địa phương có trụ sở làm việc khang trang nhưng không có kho lưu trữ do đó hồ sơ, tài liệu vẫn được bảo quản trong các phòng làm việc hoặc tận dụng tầng áp mái để làm kho lưu trữ hồ sơ. 5. Hệ thống công cụ tra cứu. Công cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra, tìm thông tin của các phòng và kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân. Việc xây dựng công cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu được đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung, ký hiệu tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chóng có hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả. Công cụ tra cứu hiện hay tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao bao gồm: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu và tra tìm trên hệ thống máy vi tính. Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu được biên mục đầy đủ chính xác. Công cụ này được dùng để thống kê các hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao và nó cố định vị trí của hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phông lưu trữ đó. Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Tòa án nhân dân địa phương chủ yếu là Mục lục thống kê truyền thồng. Hầu hết Tòa án nhân dân địa phương chưa nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu lên máy vi tính, do đó rất hạn chế cho việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị đang quản lý. Tuy nhiên cũng có một số Tòa án nhân dân các thành phố lớn đã bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu vào máy tính như: Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Đà Nẵng Mục lục thống kê hồ sơ là công cụ tra cứu truyền thống đơn giản và dễ xây dựng. Việc lập Mục lục thống kê hồ sơ có ưu điểm: giới thiệu được thành phần và nội dụng của hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại trong Phông lưu trữ cơ quan; thống kê các hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phông lưu trữ cơ quan. Mục lục thống kê hồ sơ cung cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ những thông tin cần thiết để có thể tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ. 50
51. 6. Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện kịp thời theo đúng quy định của pháp luật, những quy định của ngành của cơ quan, phải đảm bảo những quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước và thực hiện đúng quy định của Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ- TANDTC ngày 12/8/2004 của Tòa án nhân dân tối cao. - Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm: + Đối tượng được nghiên cứu và sao hồ sơ, tài liệu tại chỗ: các đơn vị thuộc cơ quan Tòa án; cơ quan công Công an; cơ quan Thi hành án; Viện kiểm sát nhân dân ; các tổ chức cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật; + Đối tượng được mượn hồ sơ để giải quyết công việc theo quy định của Luật tố tụng; + Đối tượng được mượn và rút bản gốc (bản chính) trong hồ sơ: cá nhân có tài liệu thuộc về nhân thân mà được Quyết định của bản án tuyên trả để đảm bảo thi hành án, các cơ quan có liêm quan khi cần tài liệu để đối chứng, giám định (cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân ) Lưu ý: khi cho mượn hay cho rút bản gốc (bản chính) tài liệu có trong hồ sơ, cán bộ làm công tác lưu trữ phải lập Biên bản giao nhận tài liệu, ký rõ họ tên, thời gian trả lại tài liệu đối với trường hợp xin mượn tài liệu và lưu Biên bản vào hồ sơ; (phải phôtô lại những tài liệu đã cho rút hoạc mượn lưu vào hồ sơ). Nhất thiết những trường hợp rút, mượn tài liệu phải có văn bản của người có thẩm quyền ký, đóng dấu, hoạc đơn xin mượn, rút tài liệu đối với những tài liệu thuộc về nhân thân. - Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: đối với cơ quan nhà nước khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu công tác; phiếu mượn, phiếu yêu cầu xin sao hồ sơ; đối với cá nhân, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan phải xuất trình giấy tờ tùy thân, đơn xin sao hồ sơ có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (kèm Chứng minh nhân dân). - Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Căn cứ vào các Quyết định của bản án, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân địa phương duyệt những trường hợp xin rút lại bản gốc, những tài liệu thuộc về nhân thân, tài liệu liên quan đến tang vật vụ án; tài liệu liên quan 51
52. đến sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ; những tài liệu dùng để giám định Trưởng phòng, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh cho phép sử dụng và khai thác những loại hồ sơ, tài liệu thông thường khác. Đối với những yêu cầu khai thác và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật ngành Tòa án thì phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và không vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật ngành Tòa án. - Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm lập các loại sổ sách để quản lý và theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và theo quy định riêng của ngành; - Trách nhiệm của người đến khai thác hồ sơ, tài liệu: các cơ quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu; không được viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục trong hồ sơ; không được tự ý sao chép hoặc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi phòng và kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo hoặc cán bộ làm lưu trữ. - Các hình thức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rút bản gốc; sao chụp tài liệu; mượn và nghiên cứu tại chỗ. 7. Những quy định về mức độ mật đối với tài liệu của ngành Tòa án nhân dân dân: + Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của ngành Tòa án nhân dân gồm có: 1. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc xét xử các vụ án về các tội xâm phạm an ninh quốc gia. Các báo cáo, thống kê án tử hình, các vụ án được xét xử kín theo định của pháp luật chưa công bố; 2. Nội dung chỉ đạo, kế hoạch xét xử các vụ án quan trọng, các vụ án điểm, các vụ ám phức tạp theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. + Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) của Bộ trưởng Bộ Công an ngày 08/01/2004 quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án gồm những tin trong phạm vi sau đây: 52
53. 1. Kế hoạch phối hợp công tác liên ngành về đấu tranh phòng chống tội phạm, kế hoạch bảo về an toàn các phiên tòa quan trọng; 2. Quan điểm của các thành viên trong Hội đồng xét xử của các cấp Tòa án khi nghị án; 3. Báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề về công tác xét xử, chương trình công tác của Tòa án nhân dân tối cao chưa công bố; 4. Kế hoạch, tài liệu chuẩn bị đàm phán với nước ngoài hoặc với các tổ chức quốc tế về hợp tác quốc tế của ngành Tòa án nhân dân chưa công bố; 5. Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước về xây dựng, thi hành và áp dụng pháp luật, các đề án về đổi mới phương thức hoạt động của ngành Tòa án về công tác xét xử chưa công bố; 6. Nội dung về kiểm tra công tác xét xử, công tác thi hành án của Tòa án nhân dân tối cao đối với các Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp chưa công bố; 7. Hồ sơ cán bộ chủ chốt của ngành Tòa án bao gồm hồ sơ Chánh án, Phó Chánh án Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; hồ sơ tuyển chọn Thẩm phán tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; 8. Kế hoạch quy hoạch cán bộ Lãnh đạo chủ chốt của Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; 9. Hồ sơ, tài liệu, thanh tra, kiểm tra các vấn đề nội bộ trong ngành Tòa án nhân dân chưa được cấp có thẩm quyền công bố; 10. Các tài liệu, thông tin liên quan đến việc đấu thầu xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc, mua sắm trang thiết bị làm việc cho các Tòa án nhân dân mà theo quy định của pháp luật chưa công bố; 11. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thiết kế mạng hệ cơ sở dữ liệu ngành Tòa án nhân dân. Đến nay công tác giải mật những hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước của ngành Tòa án chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện, do đó có rất nhiều tài liệu thuộc Danh mục bí mật của ngành đã hết thời hạn mật nhưng chưa được giải mật mà vẫn bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng theo quy định về chế độ đối với tài liệu mật. Vì vậy gây khó khăn cho việc khai thác và sử dụng những loại tai liệu này. 53
54. Công tác chỉnh lý hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân còn quá bất cập và hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu và đòi hỏi hiện nay. Lưu ý: Đề nghị trang cấp máy phôtô để phôtô tài liệu đảm bảo việc bảo vệ bí mật nhà nước (không được mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi cơ quan để phô tô). 8. Công tác bảo quản hồ sơ án: Bảo quản hồ sơ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ án. Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu, việc xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ và việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo những tiêu chuẩn quy định về khoa lưu trữ hồ sơ được Tòa án nhân dân đặc biệt chú trong. Hồ sơ của ngành Tòa án nhân dân là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Nhận thức được tầm quan trọng, ý nghĩa của hồ sơ án nên Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao và Lãnh đạo Tòa án nhân dân địa phương rất quan tâm đến hệ thống kho tàng quản lý hồ sơ, tài liệu. * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Toàn bộ hồ sơ án khi nhận lưu vào kho lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng. Hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao được xác định từ năm 1955-2011. Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đã đầu tư nhiều tỷ đồng để mua sắm và thường xuyên cung cấp các trang thiết bị cho kho lưu trữ như giá, hộp, bìa hồ sơ, bình bọt, đặc biệt là là lắp đặt hệ thống báo cháy tự động. Hiện nay, Tòa án nhân dân tối cao có 04 kho lưu trữ tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh lưu trữ trên 12.000 hồ sơ án. Kho lưu trữ được lắp đặt các thiết bị như quạt thông gió, máy hút bụi , đặc biệt tại 02 kho lưu trữ tại Hà Nội các hồ sơ khi thu về lưu trữ tại kho đều được khử trùng, kho thường xuyên được chống mối, diệt chuột , nên hồ sơ được bảo quản an toàn, không bị mối và côn trùng xâm hại. Tuy nhiên, kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh không phải là kho lưu trữ chuyên dụng nên không đủ điều kiện để đảm bảo tuổi thọ của tài liệu. Một số hồ sơ án cũ tài liệu bị phân hủy theo thời gian khó khăn cho việc tra cứu (như giấy pôluya, giấy bản, có nhiều loại kích thước không đồng nhất, được đánh máy chữ, viết tay , nên rất khó khăn trong việc bảo quản, nếu không được xử lý và bảo quản theo chế độ đặc biệt, kịp thời thì 54