›
›

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

pdf 90 trang hapham 2620
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftin_hoc_ung_dung_trong_quan_tri_van_phong_va_luu_tru.pdf

Nội dung text: Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

  1. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ MỤC LỤC CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG 3 Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản 3 I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows 3 II. Soạn thảo văn bản 6 Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip 7 I. Mục đích: 7 II. Nén tệp tin, thư mục 7 III. Giải nén tệp tin, thư mục 8 IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar 9 Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM 11 I. Dùng trình duyệt Google Chrome 11 II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) 18 Bài 4: Ghi đĩa CD 30 I. Cách cài đặt: 30 II. Các chức năng của Nero 31 III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu: 36 IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): 39 V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: 40 VI. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): 41 Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font 42 I. Cài đặt thêm font cho hệ thống 42 II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey 42 III. Cài đặt và sử dụng Unikey 44 CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 48 Bài 1: Quản lý công văn 48 I. Thiết lập sổ quản lý công văn 48 II. Nhập dữ liệu và tìm công văn 49 Bài 2: Quản lý nhân sự 50 I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự 50 II. Sắp xếp danh sách nhân sự 55 III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự 56 IV. Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin 58 Bài 3: Quản lý tài sản 60 I. Quản lý thiết bị văn phòng 60 II. Quản lý đồ dùng văn phòng 60 CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM61 Bài 1: Làm việc với phần mềm 61 1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản 61 2. Đăng nhập vào hệ thống 61 3. Ra khỏi hệ thống 64 1 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  2. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 4. Đổi mật khẩu 64 5. Các thao tác quản trị 64 Bài 2: Làm việc với văn bản 69 1. Làm việc với văn bản đến 69 2. Văn bản phát hành 79 Bài 3: Xử lý công việc 80 1. Hồ sơ công việc 80 2. Thiết lập hồ sơ công việc 84 3. Xử lý công việc 88 2 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  3. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows 1. Cấu trúc cây thư mục: - Ổ đĩa vật lý, ổ đĩa logic - Thư mục gốc, thư mục con 2. Tạo thư mục, tệp tin: Tại cửa sổ thư mục cần tạo thư mục con, tệp tin bằng 1 trong 2 cách sau: Cách 1: - Bấm chuột phải vào một vị trí bất kỳ trong cửa sổ. - Chọn New\folder hoặc New \ Tệp tin - Xuất hiện biểu tượng thư mục / tệp tin với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục vào vị trí tên mặc định Cách 2: - Vào File→New→Folder / tệp tin - Xuất hiện biểu tượng với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục/tệp tin vào vị trí tên mặc định. 3. Sao chép các tập tin, thư mục Thao tác: - Chọn đối tượng cần sao chép. - Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Copy hoặc vào Edit→Copy hoặc ấn Ctrl + C - Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác) - Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V 3 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  4. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ  Chú ý: Nếu thực hiện sao chép thư mục, tập tin trong cùng một cửa sổ ta thực hiện bằng cách: Chọn các đối tượng, giữ phím Ctrl đồng thời ấn và di chuột đến vị trí khác. Khi đó đối tượng được sao chép có tên như đối tượng đầu những có chữ copy ở trước. 4. Di chuyển vị trí các tập tin, thư mục Thao tác: - Chọn các đối tượng cần di chuyển. - Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Cut hoặc vào Edit→Cut hoặc ấn Ctrl + X - Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác) - Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V Chú ý: Có thể di chuyển nhanh bằng cách: Chọn các đối tượng, đồng thời ấn và rê chuột để kéo đến cửa sổ khác cùng đang mở hoặc tên thư mục mà ta muốn chuyển đến. 5. Đổi tên tập tin, thư mục - Chọn đối tượng cần đổi tên. - Vào File → Rename hoặc bấm chuột phải chọn Rename hoặc bấm một lần vào phần tên của đối tượng. - Gõ tên mới và ấn Enter 6. Xoá tập tin, thư mục Cách 1: - Chọn các đối tượng cần xoá. - Vào File→Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete. - Xuất hiện hộp thoại, ta xác nhận Yes hoặc No 4 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  5. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Đồng ý xoá Không xoá Chú ý: Các đối tượng khi xoá sẽ được đưa vào thùng rác. Khi cần ta vẫn có thể khôi phục lại được. Cách 2: - Chọn các đối tượng cần xoá. - Bấm tổ hợp phím Shift + Delete, các đối tượng cần xoá sẽ mất hẳn không lưu lại trong thùng rác. 7. Hiển thị thông tin của tập tin, thư muc Thông tin của các đối tượng như: Ngày tạo lập, ngày sửa đổi gần nhất, ngày truy cập gần nhất, kích thước, thuộc tính chỉ đọc, thuộc tính ẩn Thao tác: - Nhắp chuột phải vào đối tượng chọn Properties hoặc vào File→Properties. Khi đó xuất hiện hộp thoại 5 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  6. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Kiểu Đường dẫn Kích thước Kích thước trên đĩa cứng Các đối tượng con Thời gian tạo lập Thuộc tính chỉ đọc Thuộc tính ẩn II. Soạn thảo văn bản 1. Soạn thảo quyết định bổ nhiệm trưởng khoa Công nghệ thông tin cho trường Đại học Hoa Lư 2. Soạn thảo công văn mời họp liên tịch mở rộng của trường ĐHHL 3. Soạn thảo báo cáo tổng kết học kỳ I của lớp C15QTVP. 4. Bạn là nhân viên văn thư của một cơ quan. Hãy tạo thư mục văn thư riêng của bạn, trong đó có các thư mục con để quản lý văn thư. Chẳng hạn thư mục Công văn đến, thư mục công văn đi, thư mục con để quản lý nhân sự, thư mục con để quản lý tài sản Hãy lưu các văn bản mà bạn soạn thảo ở trên vào thư mục tương ứng. 6 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  7. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip I. Mục đích: Nén dữ liệu nhằm làm giảm kích thước dữ liệu để dễ dàng vận chuyển trên mạng hay sao chép qua các bộ nhớ trung gian II. Nén tệp tin, thư mục Bước 1: Chọn thư mục, tệp tin cần nén Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Add to archive Bước 3: Nhập tên tệp nén trong ô Archive name, chọn kiểu nén trong Archive format, phương thức nén trong ô Compression method, nhấn OK. Nếu muốn chọn vị trí khác để lưu tệp nén thì nhấn nút Browse để chọn. Chú ý: 1. Nếu muốn nén dữ liệu và gửi email luôn thì nhấn chuột phải ở bước 2 rồi chọn compress and email. 7 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  8. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 2. Ở ô Compression method: - Store: chỉ tạo file nén .RAR (.ZIP) chứ ko có nén gì cả, dung lượng file ko thay đổi, tốc độ thực hiện nhanh nhất. - Fastest : có nén chút ít, tốc độ thực hiện nhanh. - Fast: nén cao hơn chút nữa, tốc độ cũng tạm. - Normal: nén ở chế độ chuẩn, tốc độ bình thường. - Good: Nén mạnh, tốc độ thực hiện giảm lại. - Best: tỉ lệ nén cao nhất, cho ra kết quả file nén nhỏ nhất, tuy nhiên tốc độ nén chậm nhất nếu nén nhiều 3. Cut file : a, Cut file cho đĩa mềm : WinRar hỗ chợ nén rồi cut các File lớn hơn 1,38M b thành các File 1,38Mb(nên nhớ mỗi đĩa mềm chỉ chứa được cỡ 1,457,664bytes=1,38Mb) vừa 1 đĩa mềm rất tiện cho việc chuyển dữ liệu. Việc cut file làm như sau: Đầu tiên click phải tại file hoặc folder muốn cut rồi chọn Add to Archive sau đó click vào Profiles chọn Create 1.44MB volumes rồi ấn OK là xong. WinRar sẽ tạo thành các file *.part1, *.part2 số lượng tùy theo dung lượng file cần nén. Khi cần nối lại các bạn chỉ cần giải nén cho 1 trong những File đã cut là WinRar ựt động giải nén và nối chúng lại t hành 1 file hoặc folder hoàn chỉnh. b, Cut file tùy dung lượng : Không chỉ cut file cho đĩa mềm mà WinRar còn hỗ trợ các bạn cut file theo dung lượng tùy ý. Sau khi bạn Add to Archive thì ở ô Split to volumes,bytes bạn gõ dung lượng file muốn cut. Ở đây s ử dụng đơn vị Byte nên 1M = 1,024,000 (chú ý dùng ấud phẩy để chia đơn vị hàng nghìn) nếu bạn chưa rõ thì bật cái calculator lên để chia, rồi OK là xong. III. Giải nén tệp tin, thư mục Bước 1: Nhấn chuột phải lên tệp tin nén, chọn mục Extract files 8 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  9. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bước 2: Chọn vị trí lưu dữ liệu được giải nén trong mục Destination path. Bước 3: Chọn chế độ cập nhật trong Update mode Bước 4: Chọn chế độ đè trong Overwrite mode, OK. Chú ý: Muốn giải nén ngay tại thư mục chứa tệp thì nhấn chuột phải chọn Extract here. IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar 1. Khởi động Winrar: Start / Programs / WinRAR / WinRAR 2. Menu File: . Open Archive: Mở tệp đã nén . Set default password: Tạo tệp nén có kèm password . Copy / paste tương tự như làm việc với thư mục 3. Menu Edit: 9 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  10. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ . Add file to archive: Nén tệp . Extract to specified folder: Giải nén đến thư mục cụ thể . Test archive file: Kiểm tra tệp nén . Xem, xóa, đổi tên, in tệp . Add archive comment: thêm chú thích cho tệp nén . Protech archive from damage: Bảo vệ tệp nén 5. Menu Tools: . Scan archive for virus: Quét virus ở tệp nén . Convert archive: Chuyển đổi tệp nén sang định dạng khác (zip ) Bài tập: Thực hành nén và giải nén các tệp tin đã soạn thảo trong mục 2. 10 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  11. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM I. Dùng trình duyệt Google Chrome Google Chrome (viết tắt là GC) là trình duyệt chạy các trang web tương tác, các ứng dụng web và JavaScript rất nhanh. GC được thiết kế để đạt được hiệu quả và tính dễ sử dụng: tìm kiếm và điều hướng đến các trang web từ cùng một hộp ở Thanh địa chỉ, sắp xếp và tổ chức các tab theo bất kỳ cách nào bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng, truy cập các trang web ưa thích của bạn chỉ với một cú nhấp chuột từ hình thu nhỏ của các trang web được truy cập nhiều nhất trong trang "Tab Mới". So với Microsoft Internet E xplorer và Mozilla Firefox thì Google Chrome chạy nhanh hơn nhiều, giao diện mới lạ và dễ sử dụng, hơn nữa nó chạy lại rất ổn định và miễn phí. Phần nhiều các bản Microsoft Windows cài trên các máy ở Việt Nam là bản không có bản quyền, nên Internet Explorer chạy rất chậm, hay bị trục tặc, hay bị treo máy. 1. Cài đặt Google Chrome và khởi động Để tải về trình duyệt mới nhất Google Chrome ta vào trang web xuất hiện màn hình chính của GC, nháy vào nút "Tải xuống Google Chrome", bạn sẽ tải về máy tệp ChromeSetup.exe dung lượng trên 500 KB. Sau đó chạy tệp này thì GC sẽ tự động được cài đặt và chiếm gần 70 MB đĩa cứng, biểu tượng của GC có trên màn hình nền, nháy vào biểu tượng GC thì GC sẽ khởi chạy. Màn hình ban đầu của GC có dạng: 11 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  12. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ GC sử dụng trong trạng thái không hiển thị toàn màn hình, trình duyệt loại bỏ toàn bộ thanh menu của trình duyệt thông thường vào hai nút phía bên phải Thanh địa chỉ. GC có hệ thống Tab được đặt ở bên trên Thanh địa chỉ chứ không phải ở dưới như truyền thống. Hãng cho biết cách thiết lập này sẽ giúp người dùng "cảm giác" rõ hơn về Thanh địa chỉ đi liền với website, chứ không phải một thành phần tách biệt. Ngoài ra, tên miền chính của site đang đọc cũng được làm nổi rõ hơn bằng cách in đậm hơn. Từ Thanh địa chỉ có thể tiến hành tìm kiếm, bộ máy tìm kiếm mặc định của Chrome tất nhiên là Google, nhưng có thể thay đổi nếu muốn. Trong trang chủ mặc định các site yêu thích nhất được "gom" vào một chỗ cùng với ảnh nhỏ xem trước giúp truy cập nhanh, trình duyệt sẽ dựa vào tần suất viếng thăm để tự động đưa website vào đây. Tại dòng cuối cửa sổ, bạn còn có thể chỉnh sửa lịch sử web (history) của trình duyệt, truy nhập vào tab đã đóng gần đây. 12 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  13. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 2. Cách dùng các Tab Việc điều khiển quá trình duyệt web nằm ở 3 dòng đầu của GC. Khi bắt đầu khởi động GC ta có "Tab Mới", gõ địa chỉ để mở một trang web thì "Tab Mới" được thay bằng tên trang web vừa gõ. Để tạo một "Tab Mới" ta nháy vào nút dấu cộng (+) ở cuối dòng đầu tiên của trình duyệt, tại tab này ta lại mở được một trang web khác. Một tab cũng được sinh ra khi ta nháy vào một liên kết của một bài mà tác giả đặt thuộc tính mở trong cửa sổ mới đối với liên kết. Trong các trình duyệt thông thường như Internet Explorer, FireFox biểu tượng của các trang web đang mở hiện ở trên thanh Taskbar, trong GC thì chúng hiện trên các Tab, tiêu đề một Tab là tên trang tương ứng. Để di chuyển giữa các Tab, ta nháy vào Tiêu đề của Tab. Để đóng một Tab, nháy vào nút gạch chéo (X) ở cuối tiêu đề Tab. 3. Trang "Tab Mới" Khi bạn mở tab mới, Google Chrome sẽ tải trước tab này với các mục sau: • Các trang web được truy cập nhiều nhất. Các hình vuông ảnh đại diện (còn được gọi là hình thu nhỏ) của trang web bạn truy cập nhiều nhất được hiển thị ở trên cùng. Nhấp vào hình thu nhỏ để truy cập trang web. Bạn cũng có thể chọn để ẩn các hình thu nhỏ này khỏi chế độ xem. • Các cửa sổ và tab đã đóng gần đây. Các tab và cửa sổ bạn đã đóng gần đây được liệt kê trong phần 'Đã đóng gần đây'. Nhấp vào liên kết để khôi phục tab hoặc cửa sổ đã đóng. Để mở trang Tab Mới, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tab cuối cùng ở phía trên cùng cửa sổ trình duyệt của bạn. 13 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  14. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Xoá các hình thu nhỏ cụ thể khỏi trang . Để xoá các hình thu nhỏ được hiển thị cho các trang web cụ thể, di chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu xanh xuất hiện xung quanh hình thu nhỏ, nhấp vào x xuất hiện ở góc phải trên cùng của khung. Các hình thu nhỏ bạn xoá sẽ không bao giờ xuất hiện lại trên trang Tab Mới nữa trừ khi bạn khôi phục các hình thu nhỏ đã xoá của mình. Tuỳ chỉnh trang. Bạn có thể kiểm soát bố cục của trang Tab Mới. • Để ẩn tất cả các hình thu nhỏ khỏi chế độ xem, nhấp vào nút hình thu nhỏ x ở phần bên phải trên cùng của trang. Để hiển thị lại phần đó nhấn vào tên phần ở cuối trang chọn tên phần đó. • Để chuyển chỗ một hình thu nhỏ bạn chỉ cần dùng chuột kéo nó tới vị trí khác. • Các hình thu nhỏ của các trang web cụ thể có thể xuất hiện và biến mất theo thời gian, do các thói quen duyệt web của bạn thay đổi. Để ngăn hình thu nhỏ di chuyển xung quanh hoặc biến mất, hãy gắn chúng vào trang. Di chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu xanh xuất hiện xung quanh hình thu nhỏ, hãy nhấp vào hình ghim xuất hiện ở góc trái của khung. Để bỏ gắn trang web, chỉ cần nhấp lại vào hình ghim. 4. Cách dùng Thanh địa chỉ Thanh địa chỉ nằm ở dòng thứ hai màn hình GC. Nút mũi tên sang trái: nhấp vào đây để quay lại trang web vừa xem trước, nháy và giữ để xem lịch sử các trang đã duyệt. Nút mũi tên sang phải: nhấp vào đây để chuyển tiếp, giữ để xem lịch sử. Nút mũi tên vòng tròn theo chiều kim đồng hồ: tải lại trang này. Đánh dấu một trang web Nút "Đánh dấu trang này" (hình ngôi sao). Giả sử bạn rất hay truy nhập vào một trang web và muốn đánh dấu trang này để lần sau truy nhập được nhanh hơn, trước tiên bạn hãy mở trang web, sau đó nháy vào nút ngôi sao, xuất hiện một hộp thoại. Trong hộp thoại bạn cần lựa chọn tên trang web này sẽ đưa vào "Thanh dấu trang" (phần bên trái dòng 3 của sổ GC), vào thư mục "Dấu trang 14 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  15. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ khác" (ở cuối dòng 3 cửa sổ GC), hoặc chọn vào một thư mục khác (trên dòng 3). Tìm kiếm Web Chỉ cần nhập cụm từ tìm kiếm vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ và nhấn Enter để xem các kết quả từ công cụ tìm kiếm mặc định của bạn. Bạn có thể sử dụng toán tử lôgic tìm kiếm thông thường như AND và OR Truy cập vào các địa chỉ web Cùng với các cụm từ tìm kiếm, bạn có thể nhập vào địa chỉ web của trang web bạn đang cố truy cập, sau đó nhấn Enter. (Nếu bạn lỡ nhập sai địa chỉ, chỉ cần nhấp vào biểu tượng x ở đầu ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ để ngăn Google Chrome tải trang, bình thường biểu tượng này là dấu mũi tên vòng sang phải ở đầu ô địa chỉ). Tìm kiếm dấu trang và lịch sử duyệt web của bạn Bất kỳ khi nào bạn nhập vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ, GC sẽ tự động tìm kiếm lịch sử duyệt web của bạn và hiển thị cho bạn thấy các trang web trong lịch sử khớp với địa chỉ bạn nhập. Thanh địa chỉ cũng có thể tự động hiển thị cho bạn các đề xuất của các cụm từ tìm kiếm và trang web có liên quan. Một số biểu tượng trong trình đơn thả xuống của thanh địa chỉ giúp bạn phân biệt các kết quả khác nhau xuất hiện như sau: • Biểu tượng dấu sao xuất hiện cạnh các trang web được đánh dấu trang. • Biểu tượng đồng hồ xuất hiện cạnh các trang web từ lịch sử duyệt web của bạn. • Biểu tượng kính lúp xuất hiện cạnh các tìm kiếm, bao gồm cả các tìm kiếm được đề xuất nếu bạn bật đề xuất. • Biểu tượng hình cầu xuất hiện cạnh các trang web được đề xuất, khi bạn bật đề xuất. Chức năng nút "Tùy chỉnh và điều khiển GC" Nút này ở gần cuối của Thanh địa chỉ. Khi nháy vào nút này xuất hiện menu dọc sau: 15 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  16. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Mục "Tab Mới" là để tạo một Tab mới (giống như việc nháy dấu + ở cuối dòng đầu tiên của màn hình GC). Mục "Cửa sổ mới" tạo một cửa sổ mới (xuất hiện biểu tượng mới trên thanh Taskbar của Windows) và một "Tab Mới" để vào địa chỉ một trang web mới. Mục "Cửa sổ ẩn danh mới" để tạo một cửa sổ ẩn danh mới (xuất hiện biểu tượng mới trên thanh Taskbar ủac Windows) cùng với biểu tượng ẩn danh ở góc trên cùng bên trái, bạn có thể tiếp tục duyệt bình thường như trong các cửa sổ khác. Các trang bạn xem trong cửa sổ này sẽ không xuất hiện trong lịch sử trình duyệt hoặc lịch sử tìm kiếm, đồng thời các trang này sẽ không để lại dấu vết nào khác (ví dụ như cookie) trên máy vi tính của bạn sau khi bạn đóng cửa sổ ẩn danh. Tuy nhiên, bất kỳ tệp nào bạn tải xuống hoặc dấu trang bạn tạo sẽ được giữ lại. Truy cập ẩn danh không ảnh hưởng đến hoạt động của mọi người, máy chủ hay phần mềm khác. Bạn hãy rất cảnh giác: các trang web thu thập hoặc chia sẻ thông tin về bạn, nhà cung cấp hoặc người cho thuê dịch vụ Internet theo dõi các trang bạn truy cập, phần mềm độc hại theo dõi thao tác gõ 16 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  17. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ phím của bạn, việc theo dõi của các tổ chức bí mật, những người đứng đằng sau bạn. Mục "Chỉnh sửa" : dùng để cắt, sao chép, dán khối văn bản. Mục “Thu phóng”: Phóng to, thu nhỏ cỡ chữ trong cửa sổ trình duyệt Mục "Lưu trang thành " để lưu trang web thành "Trang web, Toàn bộ" hay "Trang web, chỉ HTML". Mục "Tìm": dùng để tìm kiếm một cụm từ trong trang web đang mở, cụm từ được nhập trong một ô. Mục "In " để in trang web ra giấy. Mục “Công cụ”: Các tùy chỉnh công cụ cho trình duyệt gồm: “Luôn hiển thị thanh dấu trang”: “Tạo phím tắt cho ứng dụng”: “Tiện ích mở rộng” “Trình quản lý tác vụ” “Xóa dữ liệu duyệt” Mục "Trình quản lý dấu trang": khi chọn mục này xuất hiện một cửa sổ có hai khung. Khung bên trái là cây thư mục đánh dấu trang, khung bên phải hiện nội dung thư mục chọn ở khung bên trái (liệt kê các trang web được đánh dấu nằm trong thư mục). Toàn bộ thông tin của cửa sổ này cũng phản ánh trên Thanh dấu trang (dòng thứ ba trên màn hình GC) với 3 loại đối tượng: các trang web ưa thích, các thư mục chứa các trang đánh dấu, thư mục mặc định "Dấu trang khác". Mục "Lịch sử": thống kê lịch sử truy nhập các trang web của bạn ngày Hôm nay, hôm qua và cũ hơn. Ở đây ta cũng có thể xóa Lịch sử duyệt web của một ngày bất kỳ. Mục "Tải xuống": liệt kê danh sách các tệp bạn download trên internet về máy tính từ mới tới cũ. Mục "Tùy chọn”: Các tùy chọn cho trình duyệt 17 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  18. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Để chọn trang khi khởi động, đặt trang chủ, đặt trang tìm kiếm mặc định, và các tùy chọn nâng cao khác. Mục "Giới thiệu về Google Chrome": khi chọn mục này sẽ xuất hiện hộp thoại giới thiệu về GC, nếu có phiên bản mới của GC thì trong hộp thoại xuất hiện nút "Cập nhật", bạn nháy vào đây để cập nhật bản GC mới. Mục "Trợ giúp": chọn mục này xuất hiện màn hình "Google chrome trợ giúp" gồm các bài hướng dẫn dùng GC II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) 1. Giới thiệu IDM là 1 công cụ để tăng tốc download, có cơ chế tự phục hồi (resume) và sắp xếp lịch download (schedule). Khi download IDM chia dữ liệu thành nhiều phần để tăng tốc độ download. Có khả năng phục hồi những đoạn download bị lỗi do mất kết nối, máy shutdown đột ngột 2. Thanh toolbar của IDM - Ấn “Add URL” button để nhập địa chỉ hoặc copy từ địa chỉ đã có sẵn vào để tiến hành copy, hoặc vào tasks\Add new download. - Nút Delete để xóa 1 file chọn từ danh sách và Delete Completed button để xoá tất cả những file đã download xong. - Stop để ngừng download file đang chọn và Stop All để dừng tất cả quá trình download - Sheduler: sắp xếp và tổ chức lịch download. - Start queue: bắt đầu download hàng đợi Stop queue: ngừng download hàng đợi - Bên trái là mục Categories: Đây là mục để người sử dụng tổ chức và quản lý các file đã download của mình. Có thể tắt bằng cách click vào dấu x hoặc vào view\show categories (hoặc hide categories). Bạn có thể xóa, chỉnh sửa, hoặc thêm vào mục mới mà bạn thích. 18 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  19. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ R.click categories bất kì để thêm vào categories mới, hoặc chỉnh sửa và delete những mục đã tồn tại, hoặc xem thuộc tính của category bất kì bằng cách chọn properties. Khi bạn chọn ‘add categories’, bạn phải chọn kiểu đuôi mở rộng của file cho loại category này, và chọn thư mục chứa mặc định khi download file về cho loại category này IDM sẽ tự động chọn category và thư mục để chứa file download khi file này có phần đuôi mở rộng phù hợp danh sách các kiểu file trong category tương ứng. 3. Tùy biến giao diện IDM R.click trên thanh toolbar và chọn mục thích hợp : Small buttons : chỉnh các nút toolbar nhỏ lại Large buttons : sử dụng với kích thước lớn Look for new : tìm kiếm giao diện khác trên trang chủ của IDM Sau khi đã download về, giải nén, đưa tất cả tập tin trong đó vào C:\Program files\internet download manager\toolbar để có thể sử dụng giao diện mới, cẩn thận vì có những giao diện mới trùng 1 số file với những giao diện cũ, nếu ghi đè lên thì giao diện cũ sẽ mất. Tắt IDM và khởi động lại, R.click trên thanh toolbar, click vào dòng của thanh công cụ mới sẽ thấy công cụ mới xuất hiện Classic buttons : các nút với giao diện cổ điển 3D Style : giao diện đồ họa 3D 19 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  20. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Tùy biến các nút công cụ trên IDM : R.click trên thanh toolbar và chọn Customize Thêm hoặc bớt các nút công cụ trên IDM bằng nút Add hoặc Remove, di chuyển vị trí các button này bằng cách chọn Move up hoặc Move down - Tùy biến các column của IDM trên giao diện chính : R.click tại tiêu đề column, chọn column Tại đây các bạn có thể chọn để cho hiển thị hoặc không với các tiêu đề cột bằng cách check vào mục thích hợp, chỉnh độ rộng column 20 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  21. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 4. Hộp thoại hiển thị quá trình Download Nếu mục “Resume capability” là chữ No, thì khi bạn chọn pause (tạm ngưng download), thì bạn ko thể phục hồi quá trình trước đó, phải down lại từ đầu (vd với trang rapidshare) 5. Tùy chọn (Option) của IDM General tab: - Để download mà không sử dụng IDM: - Chọn Keys - Click chọn hay bỏ chọn “Use the following key(s) to prevent downloading with IDM for any links” (khi IDM gặp sự cố không thể hoạt động, các bạn cũng có thể dùng những tổ hợp phím này để download bằng công cụ của trình duyệt web). Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột. - Bắt buộc download với IDM: - Chọn Keys - Chọn hoặc bỏ chọn “Use the following key(s) to force downloading with IDM for any links”. Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột. 21 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  22. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Thông thường IDM chỉ tích hợp sẵn vào trình duyệt web IE. Khi cài thêm những trình duyệt web khác, bạn phải tích hợp IDM vào những trình duyệt web này nếu muốn download với chương trình IDM. Ngược lại, nếu bạn không muốn IDM đảm nhận việc download từ trình duyệt web, tắt sự kết hợp giữa IDM và trình duyệt web trong mục “Intergrate IDM into browsers”. Sau đó restart lại máy tính thì mới có tác dụng. - Vài tùy chọn khác tại general tab này: Automatically start downloading of URLs placed to clipboard: tự động hiện hộp thọai download khi chỉ mới copy link download tới clipboard (mà chưa chọn Add URL button) Connection tab: Ở tab này bạn có thể chọn tốc độ kết nối internet phù hợp tại mục “Connection Type/Speed”, nhưng thông thường nên để mặc định. Tại mục Default max. conn. Number: Để có thể tăng tốc download, ta có thể chọn mức lớn nhất là 16. Tuy nhiên ko nên chọn số kết nối quá lớn, nên chỉ tới 8, vì nó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất truyền tải file hoặc dẫn đến 1 số hạn chế hay biện pháp bảo mật từ máy server do bạn sử dụng mức tài nguyên quá cao để download từ máy server. Nhưng mặt khác, điều này làm tăng đáng kể tốc độ tải file của bạn. Tuy nhiên 22 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  23. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ tốc độ download phụ thuộc phần lớn vào server mà bạn đang download và điều kiện mạng hiện hành của bạn. Nếu bạn muốn giới hạn việc download trên kết nối internet, bạn nên thiết lập tại mục download limits. Nó hữu ích cho những link mà đòi hỏi sự công bằng (Directway, Direct PC ), chẳng hạn nếu bạn muốn download được nhanh thì người khác cũng muốn như vậy. Giả sử bạn thiết lập 40MB/hour, khi này IDM sẽ download với tốc độ tối đa có thể có, và sẽ khôi phục 1 cách tự động sau 1h. File types tab - Automatically start downloading the following file types Thể hiện danh sách các kiểu file sẽ được tự động download bởi IDM, nếu định dạng đuôi mở rộng của kiểu file bạn sắp download ko có trong danh sách này thì việc download sẽ được thực hiện bởi trình tải của trình duyệt web. Bạn có thể thêm vào những định dạng nào bạn muốn mà chưa có trong đây (vd: .CHM) - Don’t start downloading automatically from the following sites: Bạn có thể không cho IDM tự động download ở những site đặc biệt bằng cách thêm vào ở mục này, các tên sites được phân cách bởi 1 khoảng trắng, có thể dùng kí tự * để đại diện cho kí tự bất kì Vd: ạnB gõ *.ton ec.com thì ữngnh trang như ftp.tonec.com hay www.tonec.com đều ko download được với IDM. - Don’t start downloading automatically from the following addresses: Không cho IDM tự động download với những địa chỉ cụ thể, khác với ở trên, ở trên là sites, ể sites có có nhiều th địa chỉ. Chọn edit list Add address mà bạn ko muốn IDM tự động download vào. Save to Tab: Thiết lập nơi lưu file cho loại category được chọn và các đuôi mở rộng thích hợp với loại category này. Bạn có thể thêm hoặc bớt những định dạng đuôi mở rộng nào mà bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập những mục này tại cửa sổ chính của IDM, tại mục category bên trái, R.click tại mục thích hợp, chọn properties và tiến hành thiết lập. 23 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  24. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Download tab: Download progress dialog: Bật hiển thị, tắt hiển thị hoặc thu nhỏ hộp thoại hiển thị tiến trình download Mục “Show download complete dialog”: Bỏ chọn để ko cần thấy hộp thoại thông báo đã download xong Để IDM âm thầm download khi click vào link mà ko hiện hôp thoại nào, bạn bỏ check vào 2 mục “ Show start download dialog” và “Show download complete dialog”, đồng thời trong mục “download progress dialog” bạn chọn “ don’t show”. Để tối ưu hóa về tốc độ, IDM sẽ tự động download trong khi đang hiện bảng hộp thoại “Download File Info”. Nếu bạn muốn download sau hoặc ko muốn IDM tự động thực hiện việc này, bạn có thể bỏ dấu check tại mục “ Start downloading immediately while displaying “Download File Info” dialog”. Để thấy rõ hơn điều này, bạn thử download 1 file có dung lượng khoảng vài MB hoặc vài KB, khi hộp thoại “download file info” hiện ra, bạn ko ấn “start download” hay bất cứ nút nào mà cứ để hộp thoại như vậy, lát sau bạn chọn 24 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  25. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ “Download later”, bạn sẽ thấy IDM đã download xong file đó rồi hoặc cũng c ó thể chỉ mới download một phần tùy thuộc vào thời gian chờ khi nãy. Nếu bạn muốn sau khi download xong là sẽ chạy chương trình quét virus. Tại mục “Virus scanner program”, chọn browse và đưa đến nơi chứa file thực thi (.exe) của chương trình quét virus. Sites Logins tab: Tạo ra 1 danh sách những sites thông tin username và password. Click button New để thêm vào URL và thông tin username và password. Chẳng hạn với những sites bắt đầu là ftp, bạn chỉ có thông tin user và pass nếu bạn là thành viên của nó và được máy chủ cung cấp user và pass rồi. (Dưới đây chỉ là ví dụ, vì trang google không có òi đ password) Như vậy khi Add URL, lúc này mỗi lần nhập vào Address mà đòi hỏi sự cho phép, thông tin login sẽ tự động hiện ra. Thẻ Sound tab: Thiết lập âm thanh cho những quá trình download của IDM, với đuôi mở rộng là wmv, ví dụ như khi “Download complete”, download failed thì thực hiện âm thanh nào Proxy tab: 25 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  26. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Sử dụng tab này nếu bạn sử dụng proxy server, chọn loại proxy tương ứng. Đôi điều về proxy: Có những lúc bạn không vào được những địa chỉ web do không được phép hay không đủ quyền hạn, lúc này bạn phải thông qua 1 máy chủ có tên proxy server để truy cập vào trang web này. Nghĩa là thông tin bạn gửi đi phải qua proxy server trước, rồi proxy server mới gửi nó đến trang web mà bạn cần; ngược lại thông tin trang web đó phản hồi về cũng thông qua proxy server rồi mới đến bạn. Tại mục “Do not use proxy server for addresses beginning with”: Đánh địa chỉ bạn không muốn IDM sử dụng proxy servers tại đây, có thể dùng dấu * đại diện (vd *.tonec.com ) 6. Bắt đầu download với IDM Có nhiều cách để thực hiện: - Automatic mode: chỉ cần click vào link download là IDM tự động thực hiện. - R.click trên IE: Chọn download with IDM để download link vừa chọn. Chọn download all links with IDM để download tất cả link có trong trang web trên. Tại hộp thoại “download all link with IDM” bạn có thể chọn “Hide HTML Files” để lọc các trang html, hoặc chọn Check All để chọn hết tất cả và Uncheck All để không chọn mục nào. Chọn OK để đưa vào cửa sổ download chính để download. - Kéo link download và thả vào IDM . Kéo link download vào cứa sổ chính của IDM hoặc đưa vào 1 cái giỏ (gọi là giỏ download vì nó giống giỏ đi chợ) của IDM bằng cách vào tasks\show drop target. - Click chọn “Add URL” button : Copy links to clipboard, sau đó chọn Add URL là IDM sẽ tự hiện địa chỉ bạn vừa mới copy vào clipboard. Chọn import từ 1 file text có địa chỉ download trong đó bằng cách: Vào tasks\import\from text file, IDM sẽ tìm tất cả link trong đây và hiện danh sách các link, các bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các link này. Các link mà các bạn để trong file text 26 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  27. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ văn bản này phải nằm trên từng dòng riêng biệt, nếu không IDM ko thể hiểu được link này. 7. Sắp xếp lịch download Hàng đợi (queue) và sắp lịch download trong IDM (scheduler): a. IDM Queues (hàng đợi trong IDM) IDM có 2 hàng đợi chính: hàng đợi download (download queue) và hàng đợi đồng bộ hoá (synchronization queue). Cột có chữ Q tại giao diện chính của IDM thể hiện hàng đợi nào mà file đó thuộc về. Download queue: hàng đợi để download file Synchronization queue: hàng đợi đồng bộ hóa. Khi IDM đang xử lý ở hàng đợi đồng bộ, nếu file trong hàng đợi đồng bộ trên máy server bị thay đổi, nó sẽ download file ớim và thay thế file cũ. (gọi là sự đồng bộ hóa) Biểu tượng 3 file màu vàng tại cột có chữ Q thể hiện file đó thuộc về hàng đợi download chính, 3 file màu xanh ộclá vềthu hàng đợi đồng bộ Biểu tượng 2 file màu vàng thuộc về hàng đợi download thêm (do người dùng tạo) Nếu hàng đợi được sắp xếp thời gian thực hiện, nó sẽ có biểu tượng đồng hồ nhỏ ở kế bên các biểu tượng ở trên 27 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  28. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Khi bạn add 1 file mới để download, mặc định IDM để nó ở hàng đợi download chính. Chuyển file sang những hàng đợi khác nhau: Trong cửa sổ chính, R.click vào file cần chuyển queue, chọn “Move to queue” và chọn queue muốn chuyển đến, bạn cũng có thể move file từ cửa sổ chính vào mục queue thích hợp bên mục “Category”. b. Sheduler: Sắp xếp và tổ chức download, click chọn Scheduler trên thanh toolbar của IDM: Tại tab Schedule: - Bạn thiết lập thời gian download và thời gian ngừng download, nếu không thiết lập thời gian ngưng download, khi file vẫn chưa down xong, IDM sẽ dừng nếu hết ngày đó. - Chọn số lần download lại nếu mỗi file download bị thất bại: chọn số lần thực hiện trong mục “number of retries for each file if downloading failed”. - Mở file bất kì khi download xong hàng đợi, bạn chọn mục “Open the following file when done”, sau đó click browseể đchọn file cần thiết Bạn có thể chọn những việc sẽ làm sau khi những file trong queue được download xong. - “Hang up modem when done”: ngắt kết nối modem “Exit IDM when done”: tắt chương trình IDM “Turn off computer when done”: tắt máy tính “Force processes to terminate”: bắt buộc đóng các ứng dụng khác, điều này có thể khiến bạn mất dữ liệu ở các ứng dụng khác. Tab Files in the queue: - Khi hàng đợi của IDM được bắt đầu để download, IDM sẽ download 1 hoặc nhiều file cùng 1 lúc. Số file download cùng 1 lúc có thể được thiết lập trong Scheduler\Files in the queue, ạit mục “ Download x files at the same time” Bên dưới là danh sách số file đang có mặt trong hàng đợi hiện hành (cửa sổ bên trái cho ta thấy có bao nhiêu hàng đợi hiện hành). Bạn có thể thay đổi thứ tự download cho 1 hay nhiều file được chọn bằng cách sử dụng mũi tên 28 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  29. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ lên hoặc xuống, hay kéo và thả. Bạn cũng có thể xóa nhiệm vụ download khỏi hàng đợi với nút delete (xoá khỏi queue chứ không xóa file), khi này file download này ko thuộc hàng đợi nào nữa. - Bạn có thể chọn “Start queue” hoặc “Stop queue” để bắt đầu download những file trong hàng đợi trên thanh toolbar, hoặc vào Scheduler và chọn mục “Start now” và “Stop” - Để tạo thêm hàng đợi của riêng mình, bạn có thể vào Scheduler và chọn “New queue”, hoặc R.click vào mục bất kì trong Queue bên mục Categories. Có nhiều site không cho phép mở hơn 1 cuộc kết nối tới 1 máy vi tính, nghĩa là 1 lần chỉ có thể download 1 file. Khi này bạn chỉ thiết lập “Download 1 file at the same time”. Hơn nữa bạn phải add site này vào danh sách loại trừ Exceptions trong Option\Connection với chỉ 1 kết nối để luôn luôn download 1 file sử dụng 1 kết nối. Bài tập: Tìm kiếm trên mạng một số mẫu công văn và download bằng IDM 29 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  30. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bài 4: Ghi đĩa CD Nero là một trong những chương trình ghi đĩa CD/DVD được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, chương trình cho phép tạo được hầu hết các loại đĩa sử dụng được trên máy vi tính và các đầu máy đọc đĩa CD/DVD. Nero là phần mềm có bản quyền, có thể mua tại các của hàng vi tính hoặc tìm bản dùng thử miễn phí trên Internet bằng công cụ tìm kiếm với từ khóa là nero. Ngoài ra đĩa CD-ROM Nero thường được tặng kèm khi mua ổ đĩa ghi CD/DVD. I. Cách cài đặt: Chương trình cài đặt Nero sẽ tự động chạy khi cho đĩa vào ổ đĩa CD/DVD hoặc cho chạy tập tin setup.exe trên đĩa Nero. Khi xuất hiện màn hình cài đặt, nhấn vào nút Nero 7 Essentials để bắt đầu. Chấp nhận các điều kiện sử dụng của Nero bằng cách đánh dấu vào ô I accept the term in the license agreement và nhấnNext. Nhập thông tin của người sử dụng vào User name và Organization hoặc sửa lại nếu đã có. Nhập mã số của chương trình vào Serial Number, số này sẽ được cấp khi mua Nero hoặc có sẵn nếu sử dụng đĩa Nero được tặng kèm theo khi mua ổ đĩa ghi CD/DVD. Nhấn Next để tiếp tục. Chọn kiểu Typical để cài đặt hết các chức năng của Nero hoặc chọn Custom nếu muốn lựa chọn cài một vài chức năng cần thiết. Nếu là lần đầu sử dụng thì nên chọn Typical để tìm hiểu thêm các chức năng của Nero. Sau khi chọn xong nhấn Next để tiếp tục và nhấn Install để tiến hành cài đặt. 30 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  31. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Chương trình sẽ tiến hành cài đặt, khi xuất hiện màn hình cho phép chọn các loại tập tin hình ảnh, phim, âm thanh và định dạng của chúng để mở bằng các chức năng của Nero. Chọn Seclect All nếu muốn mở tất cả bằng Nero hoặc chọn Remove All để mở bằng các chương trình đã có ẵn.s Thẻ Options cho phép tạo các biểu tượng của Nero trên màn hình Desktop. Sau khi chọn xong nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn tất việc cài đặt. Nhấn Exit để thoát khỏi chương trình cài đặt, nếu xuất hiện thông báo yêu cầu khởi động lại hệ thống thì nhấn Yes để đồng ý. Sau khi được cài đặt xong sẽ xuất hiện các biểu tượng của Nero trong Menu Start và trên màn hình Desktop. Trongđó Nero StartSmart Essentials là chương trình ghi đĩa CD/DVD và Nero Home Essentials SE là bộ chương trình hỗ trợ xử lý các tập tin Media (hình ảnh, phim, âm thanh, ). Ngoài ra, còn có một công cụ Tìm kiếm (Search) nằm trên thanh Taskbar có chức năng tìm kiếm các tập tin Media. Có thể bỏ công cụ này bằng cách nhấn vào mũi tên xuống màu đen và chọn Options trong Menu. Trong Nero Scout Options bỏ dấu chọn trong Enable Nero Scout để tắt chức năng này hoặc chỉ bỏ chọn trong Integrate Nero Search into the Taskbar để không hiển thị trên thanh Taskbar và trong Integrate Nero Search in Windows Explorerđể không hiển thị trong chương trình quản lý tập tin Windows Explorer. II. Các chức năng của Nero Favorites: Các chức năng thường sử dụng. • Make Data CD: Tạo đĩa CD chứa các dữ liệu, chương trình, sử dụng trên máy vi tính. • Make Data DVD: Tạo đĩa DVD chứa các dữ liệu, chương trình, sử dụng trên máy vi tính. • Make Audio CD: Tạo đĩa CD nhạc, sử dụng trên đầu máy CD/DVD. 31 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  32. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử dụng trên đầu máy DVD. • Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD). • Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD. • Make Photo Slide Show (VCD): Tạo đĩa phim VCD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo). • Open Projects: Sau mỗi lần thực hiện ghi đĩa, Nero cho phép lưu ạil (Save) để lần sau có thể mở ra ghi thêm một đĩa giống như vậy. Data: Ghi các tập tin, dữ liệu. • Make Data CD: Tạo đĩa CD chứa các dữ liệu, chương trình, sử dụng trên máy vi tính. • Make Data DVD: Tạo đĩa DVD chứa các dữ liệu, chương trình, sử dụng trên máy vi tính. • Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử d ụng trên đầu máy DVD. 32 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  33. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD). • Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD. Audio: Ghi các tập tin âm thanh. • Make Audio CD: Tạo đĩa CD nhạc, sử dụng trên đầu máy CD/DVD. 33 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  34. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Play Audio: Chơi các tập tin âm thanh (Audio, Music). • Create Jukebox CD: Tạo đĩa CD: MP3, MP4, WMA. • Create Jukebox DVD: Tạo đĩa DVD: MP3, MP4, WMA. • Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD). • Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD. Photo and Video: Ghi các tập tin hình ảnh và phim. • Make Video CD: Tạo đĩa phim VCD, sử dụng trên đầu máy CD/DVD. • Make Supper Video CD: Tạo đĩa phim SVCD, ửs dụng trên đầu máy SVCD/DVD. • Make Photo Slide Show (VCD): Tạo đĩa phim VCD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo). • Make Photo Slide Show (SVCD): Tạo đĩa phim SVCD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo). • Capture Video: Thu tín hiệu video từ bên ngoài thông qua thiết bị Video Capture kết nối với máy vi tính. • Play Video: Chơi các tập tin phim (Video). 34 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  35. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử dụng trên đầu máy DVD. • Make Photo Slide Show (DVD): Tạo đĩa phim DVD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo). • Record TV Show: Thu tín hiệu TV từ bên ngoài thông qua thiết bị TV Tuner kết nối với máy vi tính. • View Your Photos: Xem các tập tin hình ảnh. • Edit Your Photos: Sửa các tập tin hình ảnh. Backup: Sao lưu. • Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD). • Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD. • Burn Image to Disc: Nero cho phép thực hiện việc ghi nội dung của đĩa vào một tập tin gọi là Image (ảnh đĩa) và lưu trữ trên đĩa cứng, sau đó dùng chức năng này để ghi tập tin ảnh này lên đĩa CD/DVD. Extras: Các chức năng khác. 35 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  36. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Get System Info: Xem thông tin của hệ thống máy vi tính đang sử dụng. • Test Drive: Kiểm tra các ổ đĩa. • Erase CD: Xóa đĩa CD cho phép ghi xóa nhiều lần (CD-RW). • Erase DVD: Xóa đĩa DVD cho phép ghi xóa nhiều lần (DVD-RW). • Make Label or Cover: Làm nhãn, bìa hộp cho đĩa CD/DVD. • Control Drive's Speed: Điều khiển tốc độ cho các ổ đĩa ghi. • Share Your Music, Photos anh Videos: Chia sẻ các tập tin âm thanh, hình ảnh và phim. • Open Projects: Sau mỗi lần thực hiện ghi đĩa, Nero cho phép lưu ạil (Save) để lần sau có thể mở ra ghi thêm một đĩa giống như vậy. III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu: Đây là cách ghi thường sử dụng nhiều nhất, tất cả các tập tin văn bản, chương trình, âm thanh, hình ảnh, phim, được ghi trên đĩa này đều được gọi là dữ liệu (Data) và thường được sử dụng trên máy vi tính. Chọn Make Data CD, trong cửa sổ Disk Content nhấn vào nút Add để chọn dữ liệu cần ghi. 36 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  37. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Chọn ổ đĩa, thư mục và tập tin cần ghi rồi nhấn Add, tiếp tục với các ổ đĩa, thư mục và tập tin khác. Sau cùng nhấn Close để kết thúc phần chọn dữ liệu. Trở lại cửa sổ Disk Content, có thể tiếp tục thêm dữ liệu vào bằng cách nhấn tiếp Add hoặc nhấn Delete để xóa không ghi vào đĩa. Nếu dữ liệu là tập tin Media thì có thể sử dụng nút Play để xem thử. Ngoài ra có thể thực hiện các lệnh như trong Windows Explorer như sao chép, cắt, dán, đổi t ên, tạo thư mục con, bằng cách nhấn nút phải chuột. Lưu ý các thay đổi này chỉ có hiệu lực khi ghi ra đĩa, các dữ liệu trong máy không bị ảnh hưởng. Thanh trạng thái màu xanh ở dưới báo cho biết dung lượng của dữ liệu được chọn để ghi lên đĩa. Vạch màu vàng là giới hạn dung lượng an toàn, nếu dữ liệu tràn qua khỏi vạch này thì có thể sẽ bị lỗi hoặc không thể đọc được trên một số ổ đĩa CD. Vạch màu đỏ là dung lương tối đa được ghi lên đĩa CD, các vạch này thay đổi tùy theo dung lượng cho phép ghi của đĩa CD. Sau khi chọn xong nhấn Next để chuyển qua bước kế tiếp. 37 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  38. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Trong phần thiết lập các thông số ghi đĩa: • Current recorder. Chọn ổ đĩa để ghi hoặc chọn Image Recorder để ghi thành một tập tin ảnh, tập tin ảnh này được lưu trữ trên ổ đĩa cứng để sử dụng sau này. • Disc name. Đặt tên cho đĩa CD nếu muốn. • Number of copy. Chọn số lượng đĩa muốn ghi, nếu chọn ghi nhiều đĩa thì sau khi ghi xong đĩa thứ nhất chương trình sẽ đẩy khay đĩa ra và thông báo đổi dĩa trắng vào để ghi tiếp. • Verify data on disc after burning. Lựa chọn kiểm tra dĩa sau khi ghi nếu muốn kiểm tra việc ghi dĩa có tốt hay không. • Allow files to be added later. Lựa chọn cho phép ghi tiếp vào dĩa sau này nếu muốn, nếu không chọn sau khi ghi dữ liệu lên dĩa CD xong thì chương trình sẽ khóa dĩa lại. Sau khi chọn xong nhấn nút Burn để tiến hành ghi dĩa, nếu chưa cho dĩa CD trắng vào ổ ghi thì khay dĩa sẽ được đẩy ra và chương trình sẽ nhắc cho dĩa trắng vào, chỉ cần cho dĩa CD trắng vào và nhấn nút đóng khay dĩa trên ổ dĩa thì chương trình sẽ tiến hành ghi. 38 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  39. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Nếu chọn Image Recorder để ghi thành tập tin ảnh thì sẽ xuất hiện thông báo chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho tập tin này. Sau khi ghi xong ẽs xuất hiện thông báo việc ghi dĩa đã hoàn tất, nhấn Ok để đóng thông báo này lại. Lúc này có thể nhấn Next để tiếp tục các công việc khác của Nero hoặc nhấn vào dấu X màu đỏ nằm ở góc trên bên phải để thoát khỏi Nero. Nếu xuất hiện thông báo lưu lại việc ghi dĩa dùng để sau này ghi tiếp một dĩa khác giống như vậy nữa, chọnYes để đồng ý lưu hoặc No để thoát khỏi chương trình. IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): Chọn Copy CD, trong phần thiết lập các thông số ghi dĩa: • 1. Chọn ổ dĩa có chứa dĩa gốc muốn sao chép. • 2. Chọn ổ dĩa để ghi hoặc chọn Image Recorder để ghi thành một tập tin ảnh, tập tin ảnh này được lưu trữ trên ổ dĩa cứng để sử dụng sau này. 39 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  40. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • 3. Khi sao chép ừt dĩa CD này sang dĩa CD khác nếu muốn việc ghi dĩa an toàn thì không nên chọn chức năng Quick copy, lúc đó Nero sẽ sao chép nội dung của dĩa gốc vào máy tính rồi sau đó mới ghi lên dĩa CD. Nếu chọn Quick copyNero sẽ ghi trực tiếp từ dĩa gốc, việc này sẽ làm giảm thời gian ghi dĩa, tuy nhiên nếu dĩa gốc bị hỏng thì dĩa sao chép cũng bị hỏng theo. • 4. Chọn tốc độ ghi dĩa, tốc độ tối đa tùy thuộc vào ổ ghi và dĩa CD. Thông thường nên chọn tốc độ ghi thấp hơn tốc độ tối đa một chút để đảm bảo dĩa CD không bị hỏng. • 5. Chọn số lượng dĩa muốn ghi, nếu chọn ghi nhiều dĩa thì sau khi ghi xong dĩa thứ nhất chương trình sẽ đẩy khay dĩa ra và thông báo đổi dĩa trắng vào để ghi tiếp. • 6. Lựa chọn kiểm tra dĩa sau khi ghi nếu muốn kiểm tra việc ghi dĩa có tốt hay không. Sau khi chọn xong nhấn nút Copy để tiến hành sao chép. Các bước sao chép và hoàn tất cũng giống như trên. V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: Chọn Burn Image to Disc, chọn tập tin ảnh đã được lưu, (có phần mở rộng là .nrg) nhấn Open để mở và tiến hành ghi dĩa như các cách trên. 40 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  41. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ V. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): Chọn Erase CD, chọn kiểu xóa nhanh ( Quick) hay chậm ( Full) sau đó nhấn Erase để tiến hành xóa. Thông thường nếu dĩa CD còn mới thì nên chọn xóa nhanh, sau nhiều lần xóa nhanh thì xóa chậm một lần. Lưu ý: • Đối với trường hợp sử dụng dĩa DVD thì chọn ghi cho dĩa DVD và cũng thực hiện giống như các cách trên. • Cách tạo các dĩa Audio, Video, MP3, cũng theo các nguyên tắc trên: chọn chức năng cần ghi -> nhấn nút Add để chọn các tập tin cần ghi -> chọn thông số và tiến hành ghi dĩa. 41 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  42. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font I. Cài đặt thêm font cho hệ thống Start / Control Panel / Fonts / vào menu File / chọn Install new font / xuất hiện hộp thoại Add fonts / chọn đến thư mục chứa font cần thêm / Tích vào mục Copy fonts to Font folder / Chọn font / Ok. II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey 1. Giới thiệu bộ gõ VietKey Phần mềm VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn (Công ty CAPIT) với hai kiểu gõ: Telex và VNI. 2. Cài đặt bộ gõ Thao tác: - Tìm vị trí bộ cài, để mở bộ cài ra (Thường để trong một ổ đĩa lôgic Ví dụ: D\Setup\Font\VietKey). - Nhấn đúp vào biểu tượng - Các hộp thoại hiện ra ta chọn Next và đợi (làm theo yêu cầu nếu có). - Cuối cùng chọn Finish để kết thúc khi đó máy tính sẽ hỏi lại bạn có muốn khởi động lại máy không. 3. Chuẩn bị bộ gõ Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản thì việc đầu tiên chúng ta phải làm là cần có một bộ gõ (chương trình gõ tiếng việt), có thể là VietKey hoặc Unikey ., ở đây chúng ta sử dụng bộ gõ VietKey. Thao tác khởi động bộ gõ: Cách 1: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền. Cách 2: Nhắp vào Start chọn biểu tượng 42 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  43. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Khi đó giao diện chương trình hiện ra, ta thiết lập môi trường làm việc cần quan tâm đến thẻ Kiểu gõ (Input Methods) và Bảng mã (Char Sets). Trong thẻ kiểu gõ ta chọn như sau: Trong thẻ Bảng mã: Chọn theo tiêu chuẩn: TCVN3 (ABC) hoặc Unicode. Chú ý: 1. Nên dùng Unicode cho phù hợp với quy định hiện nay của chính phủ. 2. Sau khi thiết lập xong chọn để thu nhỏ chương trình thành một biểu tượng trên thanh tác vụ. Trong quá trình soạn thảo muốn: - Chuyển từ kiểu gõ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại: Ta bấm vào biểu tượng VietKey ở góc dưới bên phải, chọn : Tiếng việt, : Tiếng anh. - Chuyển bảng mã: Bấm chuột phải vào biểu tượng VietKey sẽ hiện ra một bảng chọn nóng. 43 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  44. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Quy định: Có Đang chọn. Không có là không chọn. III. Cài đặt và sử dụng Unikey 1. Giới thiệu: UniKey là bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ font Unicode thuộc loại nhỏ nhất hiện nay (file chạy của phiên bản 3.6 chỉ có 126 KB). Một ưu điểm đáng giá nhất của UniKey là nó bỏ dấu rất chính xác, so với các phần mềm "đàn anh" như VietKey, VietSpell, Bạn sẽ không còn bị khó chịu, phải tự sửa lại khi bỏ các dấu mũ trong các từ có hai nguyên âm. UniKey cho phép bạn tùy chọn bỏ dấu theo kiểu mỹ thuật (như "Thúy") hay theo cách đánh vần tiếng Việt (như "Thuý"). UniKey đến phiên bản 3.55 đã hỗ trợ 17 bộ mã tiếng Việt thông dụng. Từ phiên bản 3.55, nó cũng cho phép bạn gõ tiếng Việt Unicode trong Adobe Photoshop 7. Build 3 (ngày 29-1-2003) cũng sửa lỗi dấu thanh của các nguyên âm chữ in hoa bị “tụt cao độ” chuyển thành của chữ thường. Hỗ trợ 4 phương pháp gõ tiếng Việt : TELEX, VNI, VIQR và VIQR* (thường gọi là "kiểu Việt kiều"). Ngay từ phiên bản 3.55 UniKey đã có một tính năng mới rất quan trọn g: chuyển mã giữ nguyên định dạng. UniKey đã có thể chuyển mã clipboard giữ nguyên định cho văn bản Rich Text Format (được dùng trong Word, Wordpad, Outlook Express, FrontPage và rất nhiều ứng dụng khác). UniKey cũng có thể chuyển mã file RTF do Word tạo ra. 44 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  45. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Ngoài ra, phần chuyển đổi cũng có thêm khả năng chuyển chữ hoa-thường, xóa dấu. 2. Cài đặt Cách sử dụng rất đơn giản. Không cần cài đặt (nếu muốn mở cho tiện lợi và dễ dàng, bạn chỉ cần tạo shortcut trong Windows). Bạn copy mấy file trong bộ gốc của nó vào một thư mục tự đăt nào đó (như UNIKEY) trên ổ đĩa cứng. Bạn kích hoạt UniKey bằng cách mở file unikeynt.exe (bản Wincows NT/2K/XP) hay unikey.exe (bản tiêu chuẩn cho tất cả các Windows). 3. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Sau khi được gọi lên, UniKey sẽ xuất hiện với một biểu tượng (icon) chữ V (hay E) màu đỏ trong khay công cụ hệ thống. + Nếu muốn chuyển đổi qua lại giữa bàn phím tiếng Việt "V" và tiếng Anh "E", ạnb chỉ việc nhấn chuột lên biểu tượng của UniKey. + Nếu muốn thay đổi kiểu gõ hay bộ mã, hoặc cấu hình UniKey, bạn nhấp chuột phải lên biểu tượng để mở menu pop-up. + Để cấu hình UniKey, bạn nhấp chuột phải lên biểu tượng, chọn mục Bảng điều khiển (hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F5). Để mở hết bảng điều khiển, bạn nhấn vào nút “Mở rộng”. Trên bảng, bạn đánh dấu vào các mục mình muốn chọn. * Bảng mã: chọn trong danh sách loại font chữ muốn sử dụng. * Kiểu gõ phím: chọn cách gõ mà mình đã quen tay. Bất kể dùng font chữ nào (kể cả Unicode), bạn đều có thể dùng một kiểu gõ này. * Phím chuyển : Hai tùy chọn phím nóng để bạn chuyển đổi bàn phím qua lại giữa tiếng Anh và tiếng Việt. Mặc định là Ctrl+Shift * Để UniKey khởi động cùng Windows bạn đánh dấu kiểm vào mục “Khởi động cùng Windows”. * Nhớ xóa dấu kiểm mặc định ở mục “Bật hội thoại này khi khởi động” để khỏi bị phiền toái và mất thêm động tác đóng nó lại. 45 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  46. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ * Để gõ tiếng Việt chính xác, bạn nên chọn các mục mà mình yêu cầu trong phần "Lựa chọn". + Phím tắt: Nếu muốn sử dụng phím tắt để giảm bớt thao tác gõ các chữ thường phải sử dụng, bạn đánh dấu kiểm chọn mục “Cho phép gõ tắt”. Sau đó, bạn nhấn chuột lên nút Bảng gõ tắt để tự thiết đặt các macro gõ tắt. Trên cửa sổ Macro Table, bạn gõ vào ô “Thay thế” chữ tắt muốn sử dụng và gõ vào ô “Bởi” nguyên chữ đầy đủ của chữ tắt đó. Nhấn nút Thêm rồi nút Lưu. Thoát khỏi cửa sổ này. * Nếu đang ở giao diện tiếng Anh, muốn sử dụng giao diện tiếng Việt, bạn đánh dấu chọn mục "Giao dien tieng Viet". Còn đang ở giao diện tiếng Việt mà muốn chuyển sang tiếng Anh, bạn xóa dấu kiểm ở mục “Vietnamese interface”. * Xong xuôi, nhấn vào nút Đóng để cho UniKey t rở về vị trí cũ nơi khay hệ thống. Chuyển mã tiếng Việt Bộ gõ UniKey có sẵn công cụ chuyển mã UniKey Toolkit dưới 2 dạng file text và clipboard có thể chuyển chính xác giữa các mã chữ Việt, thậm chí chuyển được cả văn bản dài nhiều trang. * Chuyển mã bằng Clipboard: Tiện dụng nhất là sử dụng dạng clipboard. Bạn chỉ việc tô chọn phần văn bản muốn chuyển, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy vào clipboard rồi nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 để mở hộp thoại UniKey Toolkit Chọn mã nguồn (font chữ hiện tại), mã đích (font chữ muốn đổi sang) và nhấn nút Chuyển mã. Nếu có nhu cầu khác, bạn chọn các mục tương ứng trong phần lựa chọn. * Chuyển mã file: Trong trường hợp muốn chuyển mã các file (chỉ hỗ trợ file text (TXT) và RTF, bạn xóa dấu kiểm ở dòng “Chuyển mã clipboard”. Nhấn nút có hình kẹp hồ sơ bên phải hộp File nguồn để chọn file muốn chuyển font. Làm tương tự ở hộp File đích để chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file mới sắp chuyển sang. * Chuyển mã nhanh: 46 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  47. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bạn cũng có thể sử dụng chức năng chuyển mã nhanh bằng cách tô chọn văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy vào clipboard rồi nhấn tiếp Ctrl+Shift+F9. Sau khi chuyển xong, bạn dùng chức năng dán (paste, Ctrl+V) để nạp đoạn văn bản đã chuyển mã vào văn bản gốc. Tiếc là công cụ này chỉ có thể chuyển đổi chữ đơn giản, không giữ được định dạng gốc. Nhưng nó cho phép bạn chuyển một lúc văn bản dài nhiều trang. 47 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  48. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Bài 1: Quản lý công văn I. Thiết lập sổ quản lý công văn Bước 1: Mở 1 tệp mới Bước 2: Thiết lập bảng theo dõi công văn đi và đến hàng ngày bao gồm: Ngày đến, số thứ tự của công văn đến (mỗi công văn đến sẽ được đánh số thứ tự vào công văn để dễ truy tìm). Số, ngày, nơi ra văn bản của công văn, loại công văn (quy định, quyết định ), loại nghiệp vụ liên quan đến (TD, KT, TTQT ), nội dung (tóm tắt của công văn). Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và công việc cụ thể bạn có thể thêm bớt một số mục thông tin. Trên mỗi sỗ ghi chép (workbook có 255 trang (sheet), trên mỗi trang có 256 cột và 65536 hàng, như vậy nếu mỗi tháng bạn nhận được 320 công văn và ghi mỗi công văn một dòng thì khoảng 10 năm bạn mới ghi hết một trang. Chính vì vậy bạn có thể sử dụng mỗi trang ghi một nhóm loại công văn nào đó dễ dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này Để mở thêm một trang mới bạn làm như sau: Nhấn vào menu Insert / Worksheet, một trang mới mở thêm tuy nhiên tên của trang được mặc định là Sheet1, Sheet2, bạn nhấp đúp chuột vào tên trang, con trỏ xuất hiện tại đó, bạn xóa tên trang và đổi lại theo yêu cầu của bạn. Trong các mục thông tin (các cột) dữ liệu nhập vào có thể ở các dạng - Dạng văn bản (Text) - Dạng ngày tháng (Date) - Dạng số (Number) Do vậy khi lập bảng nhập dữ liệu bạn cần định dạng lại các cột Cách định dạng lại các cột dữ liệu 48 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  49. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bôi đen các ô trong cột dữ liệu – chọn menu Format / Cells / Chọn thẻ Number - Chọn Text nếu dữ liệu định dạng là văn bản - Chọn Date nếu dữ liệu cần định dạng là ngày, sau đó bạn cần chọn dạng hiển thị ngày tháng kiểu Việt Nam (dd/MM/yyyy) - Chọn Number nếu dữ liệu cần định dạng là số II. Nhập dữ liệu và tìm công văn Mỗi khi có công văn nhận hoặc gửi bạn mở sổ ra, thay vì ghi trong sổ giấy, bây giờ bạn ghi vào sổ điện tử, sau khi ghi xong bạn nhớ nhận File / Save để ghi lại trên đĩa những thông tin vừa cập nhật - Tìm theo tiêu đề cột: Bạn bôi đen tiêu đề cột bạn muốn tìm kiếm. Ví dụ muốn tìm loại công văn “Báo cáo” bạn bôi đen tiêu đề cột loại công văn. Tiếp đó bạn vào menu Da ta / Filter / AutoFilter (Đặt dấu lọc). Xuất hiện dấu lọc hình tam giác ở bên cạnh tiêu đề cột. Bạn nhấn vào dấu lọc đó sẽ xuất hiện các loại công văn mà bạn đã nhập. Bạn chọn dòng chữ “Báo cáo”. Khi đó toàn bộ các báo cáo sẽ được giữ lại màn hình, các loại công văn khác bị tạm che đi Bây giờ bạn lại muốn lọc thêm các báo cáo gửi trong khoảng ngày nào đó, ví dụ từ 01/01/2009 đến 30/5/2009 bạn giữ nguyên kết quả lọc ở phần trên, tiếp nhấn vào nút lọc tại cột ngày gửi công văn. Lần này bạn phải lọc dữ liệu ở một khoảng (không phải một giá trị) do vậy bạn chọn Custom một bảng so sánh xuất hiện. Ta chọn ô đầu tiên là is greater then or equal to (lớn hơn hoặc bằng) tiếp đó gõ ở ô bên cạnh ngày 01/0102009. Tích vào mục And, rồi tại ô thứ 3 ta chọn is less than or equal to (nhỏ hơn hoặc bằng) nhập vào ô thứ 4 là 30/5/2009. Nhấn OK để bắt đầu lọc. - Tìm theo từ khóa: Nhấn vào menu Edit / Chọn mục Find nhập từ khóa cần tìm vào ô Find what, nhấn nút Find next để tìm, khi tìm thấy con trỏ ô sẽ chuyển đến ô chứa dữ liệu 49 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  50. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ cần tìm. Nếu không tìm thấy Excel sẽ thông báo “Microsoft Office Excel cannot find the data you’re searching for”. Bài 2: Quản lý nhân sự I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự 1. Khởi tạo: Tạo tệp excel, tại một worksheet tạo các tiêu đề cột là các thông tin cần quản lý về nhân sự: Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày sinh , Giới tính, Địa chỉ, Tình trạng hôn nhân, số con, số CMND, Điện thoại , Dân tộc, Tôn giáo, Trình độ văn hóa, Trình độ chuyên môn, Phòng Ban, Chức vụ, Ngày vào làm, Đảng viên. Định dạng dữ liệu ô cho phù hợp với tiêu đề cột. 2. Dùng tính năng Data validation trong excel để ràng buộc dữ liệu nhập: Chọn vùng ô cần ràng buộc dữ liệu, vào menu Data / Validation.  Thẻ Settings Cửa sổ settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation. Trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom. - Whole number Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi, sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, điểm thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập: a. Between (not between) Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định(hoặc ngoài một vùng xác định). 50 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  51. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Ví dụ: Điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 21, các thứ trong tuần, - Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu. - Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu. - Ingnore blank: Bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống. - Clear All: Huỷ bỏ Giá trị giới hạn có thể cố định( không thay đổi được) hoặc không cố định( có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng. - Giới hạn cố định: Là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Giá trị nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi. Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3. - Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc quá trình tính toán, cập nhật của công thức b. Equal to( not equal to) Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định( hoặc ngoài gía trị xác định) giá trị xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức( cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên) c. Greater than( Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn nhất ( hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức( cách thực hiện tương tự như ở mục a trên). Ngược với trường hợp này là less than(less than or equal to). 51 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  52. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ d. Less than( Less than or equal to): Chỉ cho phép nhập gía trị nhỏ hơn( hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên. - Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân(hình 3). Cách thực hiện tương tự với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định vế số thập phân quốc tế và Việt Nam(dấu chấm và phẩy). - List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách có sẵn (hình 3). Danh sách này có ểth được nhập trực tiếp, từ một vùng trong Sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập dữ liệu được lấy từ một sơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người ) trong danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính , môn học, danh sách thành viên, đã có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt đối tượng nhập là chuỗi. Tài liệu nguồn cho danh sách có thể: o Bạn gõ danh trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiện thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiện thị chữ tiếng Việt, nhưng nội dung hiện thị trên ô không bị sai(tức là chỉ khó nhìn thôi). Mục chọn In- Cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó o Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút. Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên. 52 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  53. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải nằm trong cung một Sheet với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này Sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng(K2: K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng ( hình 14). Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian. - Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối tượng Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong một khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, nếu Excel luôn báo lỗi nhập liệu. - Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong một khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất,  Thẻ InPut Message InPut Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó định hư ớng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó. Bước thực hiện như 1, 2 và chuyển sang Input Messge. Cửa sổ Input Messge gồm các nội dung sau: - Show Input Messge when cell is selected: Bật( tắt) chế độ hiện thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn bật. - Title: Nội dung tiêu đề hiển thị, dùng kiểu gõ Unicode. 53 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  54. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Input Messge: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.  Chức năng Error Alert Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data Validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ có thông báo . Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi: - Show Error Alert after invalid data is selected: Bật (Tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu nhập vào ô. - Style: Cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), warrning( cảnh báo), Information (thông tin). Tuỳ mức đọ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp. + Stop: Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận gía trị nhập liệu này và yêu cầu nhập liệu đúng mới được chấp nhận. + Warrning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tuỳ trường hợp có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu. + Stop: Thông báo ỗil nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định. - Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. - Input Messge: nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode. Bài tập: Tạo tệp excel để quản lý nhân sự. Dùng tính năng validation để ràng buộc dữ liệu nhập như sau: Cột giới tính: Chỉ chọn 1 trong 2 giá trị từ danh sách: “Nam”, “Nữ” Cột địa chỉ: Giới hạn không quá 35 ký tự Tình trạng hôn nhân: Chỉ chọn 1 trong 2 giá trị: Đã lập gia đình, độc thân Số con: Chỉ cho phép giá trị từ 0 đến 3 Số chứng minh thư: giới hạn 9-11 chữ số Trình độ học vấn: Chọn từ danh sách gồm: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, THPT. Ngày vào làm: lớn hơn ngày sinh 18 năm 54 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  55. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Đảng viên: Lựa chọn Có hoặc Không Khi nhập sai dữ liệu đều phải có thông báo hướng dẫn để nhập lại II. Sắp xếp danh sách nhân sự Tương tự như chức năng Table/ Sort của Word, lệnh Data/Sort cho phép sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần (thứ tự ABC đối với chuỗi, hoặc số tăng dần) hay giảm dần (thứ tự ZYX đối với chuỗi, hoặc số giảm dần) tương ứng khoá sắp xếp được chỉ định, vùng sắp xếp phải chọn tất cả các ô có liên hệ với nhau, nếu không sẽ xảy ra tình trạng lẫn dữ liệu. Cách thực hiện: − Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. − Vào menu Data/ Sort, xuất hiện hộp thoại sau: Khóa sắp xếp chính Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Khóa sắp xếp thứ hai Sắp xếp theo thứ tự giảm dần Khóa sắp xếp thứ ba Vùng CDSL đã chọn có dòng tiêu đề hay không - Chọn có/không có dòng tiêu đề - Chọn các khoá sắp xếp, kích chọn OK để sắp xếp. Chú ý: - Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì chọn Options xuất hiện hộp thoại: Sắp xếp theo cột Sắp xếp theo hàng 55 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  56. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Ta có thể sắp xếp nhanh theo cột nào đó bằng cách đặt trỏ vào ô bất kỳ của cột đó và chọn các biểu tượng III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự 1. Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter). Lệnh Data/Filters/AutoFilter dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Chỉ những mẫu tin nào thỏa mãn tiêu chuẩn thì mới được hiển thị còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che không nhìn thấy. Cách thực hiện - Chọn vùng CSDL với tiêu đề là một hàng. - Vào menu Data/Filters/AutoFilter, Excel sẽ tự động thêm các nút thả cạnh tên trường cho phép bạn chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với các trường đó. - Chọn điều kiện trong hộp liệt kê thả của từng trường tương ứng. All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin. Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom). Custom: cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, ) Các giá trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng giá trị đó. + Mặc nhiên Excel sẽ hiểu tên trường bằng với giá trị được chọn trong hộp liệt kê thả. Các điều kiện trong các trường khác nhau có tính chất đồng thời với nhau (AND). + Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo tiêu chuẩn khác. Ghi chú:  Muốn hiển thị lại tất cả bạn chọn lệnh Data/ Filter/ Show All.  Muốn bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động (bỏ các nút thả) trở về trạng thái bình thường, bạn chọn lại lệnh Data/ Filter/ AutoFilter. 56 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  57. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Khi in thì chỉ những bản ghi được lọc mới được in ra giấy. Giá trị cụ Lựa chọn thể của các tiêu tiêu chuẩn chuẩn đã chọn 2. Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter) Lệnh Data/Filter/Advanced Filter dùng để trích lọc ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do bạn thiết lập trên Sheet. Cách thực hiện - Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng một trong hai cách nêu trên). - Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau: Chọn địa chỉ vùng CSDL Chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn Chọn địa chỉ vùng mục Copy to tiêu chuẩn another location). Action: + Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL. + Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác.  Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất một mẫu tin đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau). Bài tập: Lọc ra các nhân viên thỏa các điều kiện sau: 57 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  58. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 1. Những nhân viên chưa là Thạc sĩ 2. Những nhân viên là Đảng viên và có số con >2 3. Những nhân viên đã là Đảng viên, trình độ Thạc sĩ và chức vụ là Giảng viên IV.Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin Các hàm cơ ở s dữ liệu mang tính chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước. Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria) Trong đó: - database: địa chỉ vùng CSDL (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối). - field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của ô tên trường hoặc số thứ tự của trường đó (cột thứ nhất của vùng CSDL đã chọn tính là 1 và tăng dần sang trái). - criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn. Tên hàm Ý nghĩa và ví dụ Tính tổng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. Ví dụ: Tính tổng lương của những người có MANG là 01.009 DSUM(database, field, criteria) =DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, “LUONG”, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, $G$3, C13:C14) Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện DAVERAGE(database, field, criteria. criteria) Ví dụ: Tính lương trung bình của những người có MANG là 01.009 =DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14) 58 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  59. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ =DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14) Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. Ví dụ: Tìm bậc lương lớn nhất của những DMAX(database, field, criteria) người có MANG là 01.009 =DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14) =DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14) Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. DMIN(database, field, criteria) =DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) =DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14) Đếm các ô kiểu số trong cột field của các DCOUNT(database, field, mẫu tin thỏa điều kiện criteria. criteria) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14) Đếm các ô khác ỗngr trong cột field của DCOUNTA(database, field, các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. criteria) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14) Bài tập: Tổng hợp thông tin theo yêu cầu sau: 1. Tính tổng số con của các nhân viên theo từng phòng ban 2. Đếm số lượng Tiến sĩ, số lượng thạc sĩ, số lượng Đảng viên của cơ quan 59 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  60. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Bài 3: Quản lý tài sản I. Quản lý thiết bị văn phòng Tạo một workbook để quản lý tài sản văn phòng nói chung, sử dụng 1 sheet cho thiết bị và một sheet cho đồ dùng: Các thiết bị văn phòng như: Máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, máy điện thoại, máy fax, máy ghi âm, thiết bị hội nghị Mỗi thiết bị là một tiêu đề hàng, các thông tin về ngày mua, tình trạng là tiêu đề cột. Sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước để thực hiện chức năng quản lý. II. Quản lý đồ dùng văn phòng Đồ dùng văn phòng gồm: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc áo, các đồ vật khác như kẹp, ghim, cặp, bút Tương tự như quản lý thiết bị chúng ta sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước để thực hiện chức năng quản lý. Bài tập: Lập danh sách các thiết bị và đồ dùng văn phòng mà bạn biết và lập giả định số liệu để quản lý. Dùng các hàm trong cơ ởs dữ liệu nêu ở bài 2 để tính toán tổng hợp số liệu như Tổng số máy tính, máy in, bàn ghế Lọc ra những thiết bị đang cần sửa chữa nâng cấp. 60 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  61. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM Bài 1: Làm việc với phần mềm 1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản Để được sử dụng hệ thống, bạn cần có tài khoản (account) do người quản trị hệ thống cấp. Mỗi tài khoản được cấp với tên đăng nhập cùng với các quyền hạn. Mỗi người đều có tên nhập khác nhau. Bạn không thể tự đổi tên đăng nhập và quyền hạn nhưng có thể và cần đổi mật khẩu để không bị mạo danh. Phần mềm có nhiều chức năng, nhưng không phải ai cũng được thực hiện bất cứ chức năng nào. Chẳng hạn là một người dùng bình thường thì bạn sẽ không được nhập văn bản. Khi cấp tài khoản, người quản trị cũng cấp cho bạn quyền hạn theo từng chức năng. 2. Đăng nhập vào hệ thống Hệ thống chạy trên Web, vì vậy bạn cần chạy một trình duyệt Web, tốt nhất là sử dụng Internet Explorer có sẵn trên Windows. Khi đó chỉ cần bấm vào biểu tượng của trình duyệt IE trên máy tính. Trong cửa sổ trình duyệt, hãy điền địa chỉ (URL) của phần mềm ví dụ: để chạy ứng dụng. Nếu không biết địa chỉ ứng dụng, bạn cần hỏi người quản lý. Hệ thống sẽ yêu cầu phải đăng nhập (login) như trong Hình 1.1, bạn cần gõ đúng tên và mật khẩu đã được cấp. 61 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  62. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 1.1 Màn hình đăng nhập Nếu đăng nhập thành công bạn nhận được màn hình làm việc như minh hoạ trong hình 1.2 Hình 1.2 Màn hình làm việc Cửa sổ nhắc việc sẽ bật lên trong trường hợp sau: • Nếu có một công việc mới liên quan tới bạn mà bạn chưa biết (Tab Công việc chờ xử lý) 62 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  63. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Nếu có một việc đến hạn mà bạn vẫn chưa giải quyết (Tab Công việc quá hạn) Phía trái là thực đơn (Menu) hai cấp của hệ thống đựơc thể hiện bởi các bi ểu tượng. Thực đơn chính có các nhóm chức năng sau: • Quản lý văn bản • Xử lý công việc • Công cụ như báo cáo, lịch, đổi mật khẩu • Danh mục. Nhóm chức năng này chủ yếu dành cho người quản trị. • Quản trị hệ thống (nhóm chức năng này dành cho người quản trị nên chỉ khi người quản trị sử dụng mới xuất hiện mục này) Mỗi nhóm chức năng, một khi được chọn bằng cách kích chuột vào thanh biểu tượng trên sẽ trải ra các thực đơn cấp 2 gồm những công việc có thể thực hiện được. Hình 1.2 minh hoạ trường hợp khi nhóm chức năng Quản lý văn bản của thực đơn cấp 1 được chọn, các phương án cảu thực đơn cấp 2 được trải ra bao gồm các biểu tượng tương ứng với các chức năng sau: • Quản lý văn bản đến • Quản lý văn bản đi Để thực hiện chức năng nào ta chỉ cần kích chuột vào biểu tượng tương ứng: 63 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  64. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 3. Ra khỏi hệ thống Muốn thoát khỏi hệ thống, bạn chỉ cần đóng trình duyệt là đủ, không nên thoát ra bằng cách gõ vào một địa chỉ (URL) mới để sang một nguồn tra cứu Internet. Tránh trường hợp khi bạn bỏ máy, một người nào đó có thể bám nút Back và theo nguyên tắc của trình duyệt nó có thể quay lại các trang bạn đã làm và người đó có thể lạm dụng làm nhiều việc không mong muốn dưới tài khoản của bạn (mạo danh) 4. Đổi mật khẩu Lần đầu tiên để có quyền sử dụng hệ thống, người quản lý phải cấp cho bạn tên đăng nhập và mật khẩu. Vào thời điểm đó, chỉ có hai người biết cả tên và mật khẩu của bạn là chính bạn và người quản trị. Để tránh nguy cơ bị lạm dụng bạn nên đổi mật khẩu để bạn trở thành người duy nhất làm chủ quyền hạn của mình. Chức năng đổi mật khẩu nằm trong nhóm công cụ. Bạn phải bấm vào biểu tượng công cụ để nhìn thấy biểu tượng của chức năng này. Hệ thống yêu cầu bạn phải điền mật khẩu hai lần để tránh nguy cơ bạn gõ sai mà không biết. Nếu hai lần gõ: mật khẩu mới và nhắc lại khác nhau thì hệ thống sẽ không chấp nhận và yêu cầu bạn phải gõ lại. 5. Các thao tác quản trị 5.1 Quản lý các danh mục - Danh mục đơn vị trực thuộc và thêm mới người dùng Danh mục này cho phép quản lý các đơn vị của hệ thống theo mô hình đa cấp, hiển thị ở dạng sơ đồ hình cây. Bạn có thể dễ dàng khai báo một đơn vị mới và thêm cán bộ vào đơn vị mới đó. Thêm đơn vị: 1. Chọn đơn vị cấp trên, bấm nút trên thanh công cụ 2. Điền các thông tin về đơn vị: mã, tên đơn vị, ký hiệu 3. Chọn nút 64 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  65. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Sửa đơn vị: 1. Chọn đơn vị cần sửa thông tin 2. Chọn nút trên thanh công cụ 3. Trong cửa sổ đơn vị, nhập các thông tin muốn thay đổi và chọn nút Xóa đơn vị 1. Chọn đơn vị muốn xóa 2. Chọn nút trên thanh công cụ 3. Hệ thống sẽ xác nhận lại “Bạn có muốn xóa không?”, chọn OK để chấp nhận xóa hoặc chọn Cancel để hủy xóa Thêm cán bộ 1. Chọn đơn vị muốn thêm cán bộ 2. Nhấn nút trên thanh công cụ vùng bên phải màn hình 3. Điền các thông tin về người dùng: Tên cán bộ, chức danh, nhóm quyền, tên đăng nhập và mật khẩu 4. Cuối cùng bấm nút đề ghi lại Sửa cán bộ 1. Chọn cán bộ cần sửa thôn tin 2. Chọn nút sửa trên thanh công cụ vùng bên phải màn hình 3. Trong cửa sổ thông tin cán bộ, nhập các thông tin muốn thay đổi và chọn nút Xóa cán bộ 1. Chọn cán bộ muốn xóa 2. Nhấn nút xóa trên thanh công cụ 3. Hệ thống sẽ xác nhận lại “Bạn có muốn xóa không?”, chọn OK để chấp nhận xóa hoặc chọn Cancel để hủy xóa Chuyển cán bộ vào đơn vị 1. Chọn đơn vị sẽ xếp cán bộ (người sử dụng) 2. Chọn nút trên thanh công cụ 65 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  66. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 3. Danh sách cán bộ được chia làm 2 nửa. Bên trái là những cán bộ của đơn vị được chọn, bên phải là các cán bộ của phòng cần chuyển tới. Bạn cần nhấp chuột vào tên của cán bộ cần chuyển đơn vị. Sau đó bấm nút >> để thêm cán bộ này. Nút << sẽ có tác dụng ngược lại 4. Cuối cùng bấm nút ghi nhận để ghi các thay đổi lại. - Danh mục nhóm làm việc Ngoài chức năng quản lý đơn vị, hệ thống cung cấp cho người dùng các chức năng quản lý một nhóm làm việc. Ở đây, nhóm làm việc có thể là một đơn vị hay một tổ chức tạm thời ví dụ như “Nhóm tin học”. Việc tạo ra nhóm làm việc cho phép gửi các yêu cầu (luồng xử lý) tập thể Bạn cũng có thể thêm, sửa, xóa nhóm làm việc tương tự như đơn vị - Danh mục khối cơ quan ban hành Chức năng này cho phép quản lý danh mục khói phát hành và các cơ quan ban hành văn bản đến. Khối phát hành được tổ chức theo sơ đồ cây. Trong một khối phát hành, bạn có thể cập nhật nhiều cơ quan ban hành. Thông thường, danh mục này được chia thành các nhóm sau: • TW (Trung ương) o TW Đảng, VP TW Đảng, Quốc hội, VP Quốc hội, Chủ tích nước, VP Chủ tịch nước o Chính phủ, VP Chính phủ o Các bộ ngành o Đoàn thể TW, TWMTTQVN, TW Hội phụ nữ • ĐP (Địa phương) ngoài tỉnh o UBND Tỉnh, TP Trực thuộc TW, UBND Quận, Huyện, Thị xã • NN (nước ngoài) o Các nước, các tổ chức quốc tế, các đối tác nước ngoài • Các cơ quan trong tỉnh o UBND Tỉnh, VP UBND Tỉnh 66 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  67. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ o Các cơ quan cấp sở o Các UBND cấp huyện o Các UBND cấp xã, phường • CD (Người dân, doanh nghiệp, các tổ chức ) • KH (khác ) - Danh mục loại văn bản Nhằm phục vụ cho việc thống kê các văn bản, hệ thống cung cấp công cụ cho phép người dùng chia văn bản thành các loại khác nhau: Công văn, Thông tư, nghị định, giấy mời, Bên cạnh đó bạn cũng có thể xác nhận các trường thông tin của mỗi loại văn bản. Loại văn bản đến: Trang web này chia làm 2 phần. Bên trái là danh mục loại văn bản đến, bạn có thể thêm, sửa hay xóa một loại văn bản, còn bên phải là các trường thông tin ứng với mỗi loại văn bản. Lựa chọn trường nào bạn chỉ cần đánh dấu vào ô vuông ở đầu dòng. Chương trình cho phép bạn tạo trường động cho từng loại văn bản. Bạn chọn nút để cập nhật một trường thông tin. Cuối cùng bấm nút để lưu thay đổi. Hệ thống cũng cung cấp công cụ giúp bạn Loại văn bản phát hành. Cách sử dụng các chức năng này tương tự như danh mục loại văn bản đến. - Danh mục tính chất văn bản Danh mục này cung cấp cho văn bản các tính chất về độ khẩn, độ mật. Bạn có thể cập nhật các tính chất cho độ khẩn và độ mật bằng thao tác: thêm, sửa, xóa các tính chất. Trên thanh công cụ bạn bấm vào tab để cập nhật tính chất về độ khẩn, và tab để cập nhật tính chất về độ mật - Danh mục lĩnh vực Các văn bản trong hệ thống được sắp xếp thành các lĩnh vực khác nhau. Danh mục các lĩnh vực có thể cập nhật cho phù hợp với từng đơn vị sử dụng. 67 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  68. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Các thao tác cập nhật danh mục lĩnh vực thực hiện tương tự như các danh mục khác. - Danh mục địa chỉ lưu trữ Chức năng này cho phép cập nhật các điểm lưu văn bản gốc, phục vụ cho công tác lưu trữ. Các thao tác: thêm, sửa, xóa hay tìm kiếm địa chỉ lưu trữ thực hiện tương tự như trên. - Danh mục chức danh Danh mục chức danh nhằm làm rõ thông tin về người sử dụng trong hệ thống. Các thao tác cập nhật tương tự như trên. 5.2 Nhóm chức năng hệ thống 1. Nhóm quyền sử dụng Để hỗ trợ cho việc quản lý toàn diện quyền truy nhập và sử dụng hệ thống. Phần mềm có một cơ chế phân quyền động, đến từng chức năng, từng người dùng. Tùy thuộc vào nhu cầu, công việc thực tế mà người quản trị có thể khai báo các nhóm quyền cho phù hợp, có thể tạm chia thành 5 nhóm sau: - Quản trị: Là những người đảm bảo về mặt kỹ thuật cho hệ thống, có trách nhiệm cấu hình hệ thống, sao lưu, khôi phục dữ liệu, theo dõi nhật ký sử dụng, và hỗ rợ cho những người dùng khác. - Nhân viên văn thư: Thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký ăn bản vào hệ thống, thống kê, báo cáo, - Lãnh đạo : Là người thực hiện phân phối văn bản đến các địa chỉ để giải quyết. - Trưởng phòng: Là người chủ trì giải quyết công việc hoặc tham gia giải quyết công việc, - Chuyên viên: Tra cứu văn bản, tham gia giải quyết công việc, Các chức năng - Các nút lệnh: Thêm, sửa, xóa cho phép khai báo, sửa thông tin hay xóa một nhóm quyền sử dụng - Nút quyền sử dụng: Thực hiện chức năng xác nhận các quyền thuộc nhóm 68 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  69. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Chú ý: Các chức năng trên được kích hoạt chỉ k hi bạn đã chọn một nhóm quyền cụ thể nào đó (trừ chức năng thêm một nhóm quyền) 2. Sao lưu dữ liệu Người quản trị phải đặc biệt lưu ý đến việc bảo vệ dữ liệu. Trong một hệ thống tin học cái đắt giá nhất là thông tin, khôgn có một biện pháp nào có thể đảm bảo được dữ liệu an toàn vĩnh viễn. Máy tính có thể bị hỏng. Virus có thể xóa hết đĩa cứng và còn nhiều nguyên nhân bất khả kháng khác như thiên tai, hỏa hoạn, Vì vậy phải có các biện pháp khác bảo vệ dữ liệu để tránh rủi ro ở mức thấp nhất. Một trong những cách đó là thực hiện sao lưu (back up) dữ liệu định kỳ. Bạn có thể thực hiện công việc này dễ dàng và nhanh chóng bằng cách lựa chọn chức năng sao lưu dữ liệu từ menu hệ thống. Hệ thống đã điền tên cơ sở dữ liệu sao lưu mặc định, nhưng bạn hoàn toàn có thể sửa, sau đó chọn nút để chấp nhận. 4. Khôi phục dữ liệu Khi gặp sự cố về dữ liệu, nếu đã thực hiện sao lưu thì chẳng còn gì đáng sợ. Hệ thống cũng cung cấp cho người quản trị phương tiện phục hồi tự động từ một bản sao cơ sở dữ liệu. Bài 2: Làm việc với văn bản 1. Làm việc với văn bản đến Sau khi bấm vào biểu tượng văn bản đến bạn sẽ thấy trang Web với hai vùng làm việc. Vùng bên phải là danh sách văn bản được sắp xếp giảm dần theo ngày đến với các thông tin về ngày đến, số đến (số ghi nhận do văn thư đánh số theo từng sổ văn bản đến) trích yếu thông tin nội dung, nơi gửi. Tuỳ thuộc vào vai trò và quyền hạn trong hệ thống mà bạn được sử dụng các chức năng khác nhau. Vùng bên trái cho phép bạn lọc nhanh văn bản theo một vài tiêu chí. Phía trên hai vùng này là thanh công cụ để người sử dụng lựa chọn các công việc muốn làm. 69 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  70. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Nếu bấm chuột vào Ngày Đến thì một số ngày gần nhất (mặc định là 10 ngày) sẽ được mở rộng ngay dưới dòng NGÀY ĐẾN, bấm chọn ngày nào thì hệ thống sẽ lọc ngay các văn bản đến ngày đó hiện thị ở vùng bên phải. Còn nếu bấm vào chính thanh NGÀY ĐẾN thì tất cả các văn bản được hiện thị, nếu số văn bản nhiều hơn 20 thì chúng sẽ được cắt thành từng trang 20 văn bản. Hình 2.1 Danh sách văn bản đến Nếu bấm vào nút KHỐI PHÁT HÀNH thì hệ thống sẽ mở rộng các khối phát hành ở ngay dưới dòng KHỐI PHÁT HÀNH. Khối phát hành do từng đơn vị tự khai báo theo cách quản lý văn bản của mình. Đối với tiêu chí LOẠI VĂN BẢN cách lọc cũng tương tự. Loại văn bản cũng do chính người quản t rị khai báo. Theo phân loại này thì có chừng 30 lọai văn bản khác nhau như: văn bản, công điện, nghị định, quyết định, giấy mời 1.1 Xem nội dung văn bản Một văn bản đến được đưa vào hệ thống bao gồm các thông tin về văn bản như nơi gửi, người ký, ngà y nhận, trích yếu, cơ quan phát hành .và có thể có 70 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  71. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ chính nội dung toàn văn bản. Nội dung toàn văn bản sẽ được đưa vào bằng một hoặc nhiều tệp tin (file) đính kèm. Các tệp tin có thể là một văn bản soạn từ Word, có thể là một bảng tính soạn từ Excel, một ản h, một tệp tin pdf, hoặc là một clipvideo và nói chung có thể là mọi tệp tin có bản chất khác nhau được Windows hỗ trợ. Cột đầu tiên trong danh sách văn bản đến là biểu tượng (icon) nội dung văn bản. Nếu biểu tượng này chỉ có dạng một phong bì, thì có nghĩa là không có tệp tin nội dung đính kèm, nếu có phong bì kèm theo kẹp giấy thì có nghĩa là có tệp tin nội dung đính kèm. Để xem thông tin của một văn bản, bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng bì thư. Một cửa sổ như Hình 2.2 sẽ hiện ra và bạn sẽ thấy cả thông tin mô tả và biểu tượng các tệp tin đính kèm. Hình 2.2 Cửa sổ thông tin văn bản đến Muốn lấy nội dung toàn văn bản của tệp tin đính kèm nào, chỉ cần bấm chuột vào biêủ tượng của tệp tin đó. Có thể có hai kiểu lấy nội dung là tải về máy tính của bạn hoặc mở ra xem ngay. Bạn chỉ cần chọn nút để mở tài liệu xem, còn muốn copy (download) về máy cá nhân bạn phải chọn nút . 71 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  72. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 2.3 là cửa sổ chọn chế độ xem hay lấy về (là một điều khiển tiêu chuẩn của Windows) Hình 2.3. Chọn chế độ mở hay lấy tài liệu về máy tính 1.2 Tìm kiếm văn bản Phần mềm cung cấp một công cụ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tra cứu văn bản theo các tiêu chí khác nhau. Trong trang Web làm việc với các văn bản đến, chọn nút . Hệ thống sẽ hiện thị một Form tìm kiếm nhhư hình 2.5 để bạn điền các thông tin nhớ được. Ví dụ bạn chỉ cần nhớ rằng trong trích yếu có cụm từ “ Vay vốn nước ngoài” thì điền cụm từ đó vào ô trích yếu nội dung. Nếu nhớ được ngày ký là trong tháng 4/2008 thì chỉ cần điền vào ô ngày ký từ n gày 1/4/2008 đến ngày 30/4/2008. Nếu bạn nhớ được cả hai thì bạn điền cả hai . Sau đó điền xong, bấm nút Danh sách các văn bản đến thoả mãn yêu cầu sẽ được hiện thị tại vùng bên phải. Chú ý rằng nếu trong vùng tìm kiếm cơ bản không điền gì mà vẫn bấm nút thì toàn bộ văn bản hiện thị được phân trang và lúc đầu chỉ hiện trang 1. Muốn xem các trang tiếp theo phải bấm vào trang đó 72 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  73. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 2.5 Form điều khiển tìm kiếm cơ bản 1.3 Ghi nhận một văn bản đến Chỉ người có quyền văn thư hoặc quản trị mới có thể thực hiện được chức năng này. Để làm được điều này, trên thanh công cụ, chọn nút khi đó cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra để điền các thông tin như hình 2.7. Sau khi nhập xong, bạn bấm nút Chú ý rằng các trường hợp có ký hiệu * màu đỏ đứng trước là trường hợp bắt buộc phải nhập thông tin Nạp nội dung toàn văn của văn bản Các thao tác trên cho phép nhập thông tin mô tả văn bản. Để có thể giải quyết công việc điều quan trọng là phải lưu cả nội dung văn bản. Chú ý rằng lúc đầu nút bị ẩn. Sau khi ghi nhận thành công nút này mới hiện để thực hiện các công việc nạp nội dung. Ta có thể nạp nội dung toàn văn bản đến. Nếu văn bản đến bằng giấy thì có thể có 3 cách để đưa nội dung vào lưu trữ: 73 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  74. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 2.7 Cửa sổ đăng ký văn bản . Soạn thảo lại . Sử dụng máy quét (scanner) quét hình ảnh, đưa nội dung vào hệ thống dưới dạng một tệp ảnh. . Sử dụng máy quét (scanner) quét hình ảnh, sau đó dùng một phần mềm nhận dạng để chuyển thành tệp văn bản. Cách thứ 2 là phù hợp hơn cả vì không phải gõ lại mà vẫn có thể đọc được cả dấu và chữ ký. Bạn nên lưu tệp ảnh dưới dạng *.pdf vì kích thước sẽ nhỏ hơn, dễ dùng. Soạn thảo lại toàn văn rất ít ý nghĩa còn nhận dạng sẽ mất công. Đính kèm tệp tin vào văn bản Tệp tin nội dung đính kèm có thể tạo từ các phần mềm khác nhau như Word, Acrobat, Excel Ở trang cập nhập văn bản, hãy chọn nút . Một cửa sổ như hình 2.8 xuất hiện. Hình 2.8 Cửa sổ đính kèm file 74 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  75. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Ta cần bấm vào nút để chọn tệp tin theo kiểu trình duyệt. Cửa sổ duyệt tệp tin này rất thông dụng trong các ứng dụng trên Windows. Sau khi chọn xong tệp tin hãy bấm nút để đưa tệp tin vào danh sách. Bạn có thể gắn nhiều tệp tin đối với văn bản đến. Chú ý: Nếu đưa tệp vào nhầm, bạn có thể xoá bằng cách nháy chuột vào dòng tên sai sau đó chọn nút . Sau khi hoàn chỉnh danh sách tệp tin đính kèm, bạn chỉ cần bấm nút để trở về trang Cập nhật văn bản. 1.4 Duyệt nội dung và phân văn bản Người phân văn bản là người chịu trách nhiệm tối cao về tính chính xác cảu nội dung và cấp có thẩm quyền đọc, phân xử lý văn bản. Sau khi nhân viên văn thư đăng ký văn bản vào hệ thống, nếu bạn là người có quyền duyệt thì cần phải “duyệt” nội dung, phân văn bản tới các đơn vị hay cá nhân để giải quyêt. Cấp quyền đọc văn bản Lúc đầu, chỉ có nhân viên văn thư và người phân văn bản nhìn thấy văn bản. Để cho phép những người khác đọc văn bản, phải cấp quyền đọc văn bản. Văn bản chưa được duyệt sẽ không cấp quyền đọc được. Thực hiện thao tác cấp quyền đọc như sau: Bạn chọn văn bản bằng cách bấm chuột vào văn bản đó để đánh dấu, sau đó bấm nút trên thanh công cụ. Khi đó cửa sổ làm việc mở ra như hình 2.11. Nếu bạn muốn làm việc riêng với đơn vị nào thì bấm chuột vào đơn vị đó. Muốn ai được xem văn bản thì đánh dấu vào ô vuông phía trái tên người đó. Sau đó đánh dấu cán bộ được quyền xem văn bản cần bấm nút để lưu lại thông tin. 75 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  76. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 2.11 Cấp quyền đọc văn bản đến Chú ý: Nếu bạn là lãnh đạo của một đơn vị cấp dưới, một văn bản được phân về cho đơn vị của bạn dù không phân quyền đọc trực tiếp cho bạn vẫn đọc được văn bản đó và có quyền phân quyền đọc và xử lý tiếp cho những người khác trong đơn vị của bạn. Tính năng này giúp văn phòng khi chưa biết chuyển văn bản phải chuyển văn bản đích danh cho ai, có thể phân tạm về đơn vị để đơn vị có thể phân tiếp. Phân xử lý văn bản Ngoài thao tác cấp quyền đọc tới các cá nhân, văn bản còn cần được duyệt tới đơn vị hoặc cá nhân có chức năng xem xét giải quyết. Trong trường hợp đó, những người nhận văn bản phải giải quyết công việc bằng cách cho ý kiến và sinh các văn bản cần thiết. Khi phân xử lý, một hồ sơ công việc được tạo tự động. Hồ sơ công việc sẽ lưu toàn bộ các văn bản, ý kiến xử lý, các chủ thể giải quyết công việc và tiến trình xử lý công việc trong một tổng thể. Chi tiết về hồ sơ công việc sẽ được nói rõ hơn ở bài 3. Để phân xử lý văn bản, bạn bấm chọn vào dòng văn bản đến tương ứng sau đó bấm nút trên thanh công cụ. Khi đó cửa sổ tạo hồ sơ xử lý văn bản mở ra cho bạn làm việc như hình 2.12 Trong cửa sổ này, thông tin trích yếu của văn bản mặc định chuyển thành trích yếu nội dung của hồ sơ xử lý văn bản (XLVB) và bạn có thể sửa thông tin 76 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  77. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ này. Một thao tác khác là thiết lập nhân lực tham gia xử lý văn bản với các vai trò khác nhau sẽ được đề cập trong bài 3. Chú ý: Tương tự việc phân quyền đọc văn bản, bạn cũng sẽ chỉ phân xử lý văn bản cho cán bộ trong đơn vị mình phụ trách Hình 2.12 Trang phân xử lý văn bản 1.5 Chuyển văn bản đến đơn vị trực thuộc Khi hệ thống được sử dụng trong toàn bộ đơn vị cùng các đơn vị trực thuộc thì việc trao đổi văn bản giữa đơn vị và các đơn vị trực thuộc được thực hiện dễ dàng hơn, ngoài các văn bản riêng đến trực tiếp của mỗi đơn vị còn có các văn bản do cấp đơn vị trên chuyển xuống qua hệ thống. Chức năng này giúp chuyển văn bản đến các đơn vị trực thuộc. Bạn thực hiện chức năng này như sau: Chọn văn bản cần chuyển cho các đơn vị trực thuộc, trên thanh công cụ chọn nút . Trang chuyển văn bản mở ra như hình 2.13 Nếu bạn muốn chuyển văn bản cho đơn vị nào thì bấm chuột vào đơn vị đó. Đánh dấu vào ô vuông phía trái tên người nhận văn bản. Sau khi chọn tên cán bộ nhận văn bản bạn cần bấm nút để lưu thông tin. 77 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  78. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Hình 2.13 Trang chuyển văn bản cho đơn vị trực thuộc 1.6 Sửa một văn bản đến Muốn sửa thông tin một văn bản đã ghi nhận, bạn thao tác như sau: . Chọn văn bản cần sửa bằng cách nhấp chuột vào dòng tương ứng từ danh sách văn bản đến. . Trên thanh công cụ chọn nút . Cửa sổ sửa văn bản đến xuất hiện đúng như cửa sổ thêm văn bản, các thông tin đã có được h iện thị để sửa. Mọi thao tác sửa tương tự như lúc nhập mới. Sau khi sửa xong cần ghi nhận bằng cách bấm nút Chú ý: Các văn bản đã được duyệt nội dung thì văn thư không có quyền sửa. Khi cần sửa, nếu văn bản đã được duyệt thì nhân viên văn thư cần đề nghị người có thẩm quyền duyệt thực hiện chức năng huỷ duyệt. 1.7 Xoá một văn bản đến Chỉ có thể xoá được văn bản nếu văn bản đó chưa xử lý và đang được đặt vào tình trạng chờ duyệt. Để xoá, trước hết bấm chọn văn bản đó. Sau đó mới bấm biểu tượng xoá trên thanh công cụ. Vì việc xoá bao giờ cũng là việc nghiêm trọng nên trước khi xoá, Phần mềm yêu cầu bạn phải xác nhận rằng bạn có chắc chắn muốn xoá hay không. Chỉ khi được xác nhận đồng ý xoá thì văn bản mới được xoá. 78 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  79. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ 2. Văn bản phát hành 2.1 Làm việc với văn bản phát hành Văn bản phát hành gồm các công văn đi, quyết định, thông báo và nói chung là tất cả văn bản có nguồn gốc từ đơn vị của bạn. ở trang văn bản phát hành, bạn có thể xem danh sách văn bản theo các tiêu chí khác nhau: . Tiêu chí Ngày ký cho phép chọn ra các văn bản trong ngày chỉ ra. Khi bấm vào Ngày ký, mặc định 10 ngày gần nhất sẽ được trải ngay dưới chữ Ngày ký, bạn có thể bấm chuột chọn ngày để có được danh sách các văn bản phát hành trong ngày đó. . Tiêu chí Loại văn bản cho phép bạn chọn một trong các loại văn bản trong hệ thống văn bản đã được đăng ký. . Tiêu chí Văn bản chờ cấp số, một khi đã được lựa chọn chco phép hiện thị ở cửa sổ bên phải tất cả các văn bản chờ cấp số để giúp cho nhân viên văn thư lưu ý việc cấp số. Hình 2.14 Trang web làm việc với văn bản phát hành 79 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
  80. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Cách sử dụng các chức năng đối với các văn bản phát hành cũng tương tự như đối với văn bản đến. Với một quyền thích hợp bạn có thể: . Thêm mới một văn bản phát hành . Sửa nội dung thông tin một văn bản . Xoá một văn bản . Tìm kiếm văn bản . Cấp quyền xem Bài 3: Xử lý công việc Quản lý công việc là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu của bất cứ một phần mềm hỗ trợ hoạt động hành chính nào. Quản lý văn bản chỉ các hoạt động nền tảng phục vụ cho giải quyết công việc. Phần mềm cung cấp một phương tiện quản trị công việc, không chỉ dừng ở mức ghi nhận hồ sơ công việc mà thực sự là một công cụ điều hành vì nó cho phép chủ động giao việc, nhắc việc và tham gia trực tiếp, tích cực vào quá trình giải quyết công việc. 1. Hồ sơ công việc 1. Khái niệm hồ sơ công việc Khái niệm hồ sơ công việc dùng để chỉ toàn bộ thông tin về quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc (đóng) một công việc. Thông tin về công việc gồm có: . Các yêu cầu giao việc: tên công việc, người thiết lập công việc (người khai báo công việc trên hệ thống máy tính) thời điểm thiết lập công việc, thời hạn công việc, các tài liệu ban đầu cung cấp theo yêu cầu ban đầu mà ta gọi là tài liệu gốc. . Các chủ thể và vai trò của các chủ thể trong công việc. Có 5 vai trò sau: o Người giao việc thông thường là một lãnh đạo nào đó nên cũng được gọi là lãnh đạo công việc. 80 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư