Xu hướng quản lí nguồn lực thông tin ở thư viện Đại học Việt Nam

Nội dung text: Xu hướng quản lí nguồn lực thông tin ở thư viện Đại học Việt Nam

1. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 59 năm 2014 ___ XU HƯỚNG QUẢN LÍ NGUỒN LỰC THÔNG TIN Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM LÊ QUỲNH CHI* TÓM TẮT Bài viết đề cập 5 xu hướng quản lí nguồn lực thông tin ở các thư viện (TV) đại học Việt Nam ở thời điểm hiện nay, đó là: (1) Chuyển từ hình thức sở hữu sang hình thức tiếp cận; (2) Đa dạng hóa sản phẩm thông tin và tăng cường số hóa tài liệu; (3) Phát triển nguồn thông tin nội sinh; (4) Liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các TV; và (5) Tăng cường hoạt động tiếp thị (marketing) nguồn lực thông tin. Từ khóa: thư viện đại học, xu hướng quản lí nguồn lực thông tin, giáo dục đại học. ABSTRACT The trends of information resource management in Vietnam university libraries This article refers to the five trends of information resource management in Vietnam university libraries. These trends are (1) switching from possessive to accessed resources, (2) diversifying information products and services as well as increasing the digitalization of materials, (3) promoting institutional repositories, (4) cooperating and sharing information resources, and (5) increasing the marketing of information resources. Keywords: university libraries, the trends of information resource management, higher education. 1. Đặt vấn đề không ngoại lệ. Ở nước ta, để quản lí Quản lí nguồn lực thông tin ở một nguồn lực thông tin, các TV đại học phải TV đại học có tầm quan trọng đặc biệt giải quyết một mâu thuẫn: một bên là nhu đối với sự phát triển của trường chủ quản. cầu thông tin ngày càng lớn của độc giả; Mục tiêu cơ bản của công tác này là xây một bên là khả năng tài chính hạn hẹp, dựng khả năng cung cấp thông tin theo không cho phép TV sở hữu toàn bộ khối cách tốt nhất cho người sử dụng thư viện, lượng thông tin đang gia tăng hàng ngày. góp phần tích cực vào hoạt động đào tạo, Mâu thuẫn này chỉ có thể được giải quyết nghiên cứu khoa học của trường. Trên thế bằng việc xác định một phương thức giới, việc quản lí nguồn lực thông tin nói quản lí đúng đắn, không những đối với chung, và của TV đại học nói riêng, được bộ sưu tập tài liệu TV hiện có, mà còn thực hiện theo hướng vừa nâng cao tiềm đối với những nguồn thông tin bên ngoài lực thông tin hiện có, vừa nâng cao khả mà TV có thể vươn tới. Quản lí nguồn năng tiếp cận các nguồn thông tin bên lực thông tin ở TV đại học Việt Nam, ngoài. như vậy, không thể đi theo một con Thư viện đại học Việt Nam cũng đường khác so với con đường mà các TV * NCS, Trường Đại học Sư phạm TPHCM 34
2. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Lê Quỳnh Chi ___ trên thế giới đã và đang trải qua. cứu nhiều hơn, và việc tìm kiếm thông tin Vào những năm 80 của thế kỉ XX, là bắt buộc, không chỉ trong giờ học, mà hoạt động của nhiều TV đại học Việt cả ngoài giờ học. Nam bị hạn chế bởi cách quản lí thụ Những đặc thù nói trên buộc TV động, chủ yếu là xử lí, tổ chức, bảo quản của các trường đại học phải thay đổi kho sách. Phương thức quản lí này không phương thức hoạt động của mình. Trước còn phù hợp với thời đại mới - thời đại hết, việc quản lí nguồn lực thông tin phải thông tin. Từ thập niên 90 trở đi, xuất đi theo hướng chuyển từ hình thức sở hữu phát từ việc xem người sử dụng thông tin sang hình thức tiếp cận, có nghĩa là tạo là trung tâm, các TV trên thế giới đã có điều kiện cho người sử dụng TV “chạm” hàng loạt thay đổi nhằm giảm thiểu tới thông tin từ xa. Để đạt được mục đích những điểm yếu của phương thức quản lí này, toàn bộ nguồn thông tin của TV phải truyền thống, và xây dựng một phương được sắp xếp lại một cách chặt chẽ và dễ pháp quản lí theo hướng chỉ đường tới truy cập hơn trong bản thân hệ thống kho tàng tri thức của nhân loại, chủ động mạng của trường. Hệ thống mạng không đưa thông tin tới người dùng. Đây không dây, tại cơ sở đào tạo cũng như tại nơi ở đơn giản là “thiện chí” của TV trong việc của sinh viên, cũng là một sự hỗ trợ đắc cung cấp một dịch vụ ngày càng tốt hơn, lực của trường trong việc mở cánh cổng mà còn là sức ép của thời đại. Bởi vì nếu thông tin đầu tiên cho những người có không theo kịp cơn lốc “tin hóa”, thì TV nhu cầu tra cứu. Xa hơn, để có những sẽ là vật cản đối với đời sống xã hội, thông tin cập nhật và chuyên sâu, TV trước hết là đối với guồng máy giáo dục phải có sự trợ giúp của trường trong việc và đào tạo. cấp kinh phí hàng năm cho việc mua 2. Xu hướng quản lí nguồn lực quyền truy cập cơ sở dữ liệu của một số thông tin ở thư viện đại học Việt Nam nhà xuất bản trên thế giới. Bên cạnh khả 2.1. Chuyển đổi phương thức quản lí năng cung cấp thông tin, TV còn phải có nguồn lực thông tin khả năng chỉ dẫn các nguồn thông tin Ở thời điểm hiện tại, xu thế phát trong nước và quốc tế theo nhu cầu của triển của các trường đại học được phản người tìm thông tin, một công việc đòi ánh qua những đặc thù sau: hỏi cán bộ TV phải nâng cao trình độ - Hoạt động đào tạo gắn kết với hoạt hiểu biết của mình ở nhiều chuyên ngành động nghiên cứu khoa học; khác nhau. Trên bình diện quốc gia, các - Phương thức đào tạo theo niên chế TV đại học phải liên kết tiềm lực của chuyển sang phương thức đào tạo theo tín mình để khắc phục tình trạng hữu hạn về chỉ; tài nguyên, sao cho người sử dụng có thể - Vai trò của mạng thông tin đối với khai thác một cách dễ dàng và bình đẳng hoạt động nghiên cứu và đào tạo ngày tất cả những nguồn thông tin mà các TV càng mang tính quyết định; trong nước có thể cung cấp, đặc biệt đối - Sinh viên phải tự học, tự nghiên với những người không học ở cùng một 35
3. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 59 năm 2014 ___ cơ sở đào tạo nhưng có chung một TV đại học Việt Nam đi theo xu hướng chuyên ngành. số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu toàn 2.2. Đa dạng hóa sản phẩm thông tin văn (TV trung tâm Đại học Quốc gia Hà và tăng cường số hóa tài liệu Nội, Đại học Quốc gia TPHCM, Đại học Sự phát triển mạnh mẽ của Internet Bách Khoa Hà Nội, Đại học Công nghiệp và khả năng ứng dụng rộng khắp của TPHCM, Đại học Sư phạm TPHCM ). công nghệ thông tin đã tạo một bước đột Với sự đa dạng hóa các loại hình xuất phá trong hoạt động của TV: bên cạnh bản phẩm và mở rộng phạm vi số hóa, thì nguồn tin truyền thống, chúng ta có thêm việc hình thành nguồn tài liệu số đang một loại hình thông tin mới, đó là tin điện làm thay đổi cơ cấu và thành phần của tử. Chính khả năng “nén” của công nghệ nguồn lực thông tin, thay đổi quy trình xử thông tin giúp cho nguồn lực thông tin lí thông tin và tác động mạnh mẽ đến của TV được tăng lên nhiều lần. Ngoài hoạt động của TV, thúc đẩy TV chuyển các xuất bản phẩm truyền thống (dạng từ vai trò “mua sách và quản lí sách” in), thông tin dưới dạng điện tử đang phát sang “mua thông tin và quản lí thông triển nhanh chóng (ebook, cơ sở dữ liệu, tin”. bản tin điện tử ), và điều đó cho phép 2.3. Phát triển nguồn thông tin nội người tìm tin tiếp cận dữ liệu mọi lúc, sinh mọi nơi, không lệ thuộc vào thời khóa Cùng với quy mô phát triển của hệ biểu của trường hay lịch làm việc của thống giáo dục đại học, chất lượng của TV. Trong các loại hình đào tạo của công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trường, bộ sưu tập số góp phần đắc lực cũng không ngừng được nâng cao. Chính vào việc phát triển hình thức đào tạo trực trong quá trình đào tạo và nghiên cứu tuyến, nâng cao khả năng tiếp cận thông khoa học, đội ngũ giảng viên và sinh viên tin cho những học viên không có điều các trường đại học đã và đang tạo ra một kiện theo học hệ chính quy. Ngoài ra, số khối lượng tài liệu khoa học có giá trị, hóa tài liệu còn là lựa chọn tối ưu vì nó được gọi là nguồn thông tin nội sinh, do bảo tồn lâu dài các tài liệu quý hiếm, TV trường quản lí. Nguồn thông tin này ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời phản ánh đầy đủ và có hệ thống tiềm lực gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử khoa học của nhà trường. Nó bao gồm dụng. Tận dụng những ưu thế này, các các luận văn, luận án, hệ thống chương TV ngày càng chú trọng công tác số hóa trình, giáo trình, đề cương bài giảng, báo tài liệu và cung cấp những sản phẩm cáo kết quả nghiên cứu, các tham luận thông tin có giá trị cao được thu thập từ khoa học, kỉ yếu hội nghị, hội thảo và nhiều nguồn, đã qua phân tích và cô nhiều loại hình sinh hoạt học thuật khác. đọng, như thư mục chuyên đề, thông tin Hoạt động tạo nguồn thông tin nội chọn lọc, tổng luận, đĩa CD-ROM được sinh là một hoạt động có kế hoạch, chịu biên soạn theo chủ đề sự quản lí trực tiếp của nhà trường. Kinh Thực tế cho thấy, ngày càng nhiều phí triển khai hoạt động này một phần do 36
4. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Lê Quỳnh Chi ___ Nhà nước cấp, một phần do nguồn tự có không chỉ dựa trên vốn tài liệu mà còn của trường và các nguồn tài trợ khác. coi trọng các dịch vụ thông tin thông qua Điều này tạo điều kiện thuận lợi để mảng mạng Internet, CD-ROM và khả năng thông tin nội sinh phát triển mạnh mẽ, chia sẻ thông tin của TV với các cơ quan nhưng cũng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ thông tin khác. Vì vậy, việc liên kết giữa các bộ phận, cá nhân trong trường nguồn lực thông tin giữa các TV nói đối với việc quản lí và sử dụng chúng. chung và giữa các TV đại học nói riêng Những đơn vị cần có sự quan hệ chặt chẽ là xu hướng tất yếu để các TV có một với TV là các khoa, các phòng ban (Đào tầm hoạt động lớn hơn. Sự phát triển của tạo, Sau đại học, Khoa học Công nghệ, khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin Tạp chí Khoa học), các đơn vị liên kết đã đáp ứng nhu cầu trên bằng cách cho đào tạo trong nước và nước ngoài Để phép hình thành các hệ thống thông tin tự thông tin nội sinh được xây dựng một động, kết nối các TV trong nước và trên cách có hệ thống, việc nộp sản phẩm thế giới qua mạng nhằm chia sẻ tài khoa học cho TV được nhiều trường thể nguyên của mình. Những hệ thống đó chế hóa bằng những quy định cụ thể, cũng là bước đầu của loại hình TV điện ngay cả đối với những cán bộ đi học, đi tử, một bước tiến quan trọng trong việc tu nghiệp và hoàn thành công trình tự động hóa TV trong tương lai. nghiên cứu ở nước ngoài. Tuy nhiên, với hiện trạng của hệ Nguồn lực thông tin nội sinh được thống TV Việt Nam, muốn kết nối các các trường phổ biến dưới các hình thức TV, những nhà quản lí phải giải quyết khác nhau, như xuất bản phẩm, tin số hóa nhiều vấn đề, từ những vấn đề cơ bản trên mạng. Với công nghệ thông tin, khả mang tính pháp lí, đến những vấn đề năng tích hợp các nguồn thông tin nội mang tính nghiệp vụ và cả đến những vấn sinh với nhau và với các nguồn thông tin đề mang tính quyền lợi của các đơn vị khác được thực hiện đồng bộ, và bằng chia sẻ thông tin. Song, dù khó khăn đến cách đó mở rộng phạm vi tra cứu, cả về đâu cũng phải thấy rằng chia sẻ nguồn nguồn dữ liệu, cả về sự đa dạng của các lực thông tin là giải pháp hữu hiệu để ngành khoa học. Điều này còn đáp ứng khắc phục tình trạng thiếu thông tin của yêu cầu của trường về việc sản sinh kiến các TV hoạt động riêng lẻ, đồng thời thức mới từ kiến thức hiện có, cũng như tránh được việc lãng phí ngân sách do sự chia sẻ chúng với các trường bạn và với trùng lắp tài liệu. Vì vậy, để đáp ứng nhu cộng đồng. cầu ngày càng đa dạng của người dùng 2.4. Liên kết và chia sẻ nguồn lực tin, các TV phải kiên trì theo đuổi xu thông tin giữa các thư viện hướng liên kết và chia sẻ tài nguyên. Trước đây, chất lượng của một TV Hình thức liên kết có thể là cùng mua được đánh giá chủ yếu trên số lượng hoặc trao đổi cơ sở dữ liệu điện tử hay sử sách, báo, tạp chí và các loại tài liệu khác dụng dịch vụ mượn liên TV Một tiềm mà TV sở hữu. Ngày nay, việc đánh giá lực thông tin mạnh mẽ cùng với sự đa 37
5. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 59 năm 2014 ___ dạng của loại hình thông tin chắc chắn sẽ các nguồn lực bên ngoài. Thay vì thụ đem đến cho người sử dụng một sự lựa động chờ bạn đọc tới TV, cán bộ TV chủ chọn rộng lớn, và điều đó rất có ý nghĩa động xây dựng kế hoạch đến với bạn đọc, trong tình hình ngân sách của từng tạo môi trường thân thiện, thông thoáng, trường không thực sự dồi dào và không không chỉ bằng trình độ nghiệp vụ, mà thể theo sát nhu cầu của người dùng tin. còn bằng khả năng giao tiếp. Tuy các ứng 2.5. Tăng cường hoạt động tiếp thị dụng của công nghệ thông tin cho phép (marketing) TV tiếp xúc với bạn đọc thông qua email, Ngày nay, mọi lĩnh vực của đời bản tin, thư mục thông báo tài liệu, diễn sống xã hội, trong đó có lĩnh vực thông đàn trao đổi trên website , nhưng tiếp tin TV, đều cần đến hoạt động tiếp thị xúc trực tiếp với bạn đọc vẫn là phương như một công cụ cho phép đạt được mục án tối ưu trong việc thắt chặt mối quan hệ tiêu mà tổ chức đề ra. Thực tế chứng giữa TV và người sử dụng TV, tạo môi minh rằng một sản phẩm có chất lượng trường tương tác hiệu quả cho cả hai bên. tốt, nếu được tiếp thị tốt, sẽ mang lại hiệu 3. Kết luận quả sử dụng cao, và ngược lại. Hoạt động Ở thời điểm hiện tại, các TV đại tiếp thị nguồn thông tin của TV được học Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó xem như phương cách có hiệu quả nhất khăn: sự gia tăng nhanh chóng của thông trong việc giới thiệu đến bạn đọc những tin, sự gia tăng của nhu cầu thông tin, sự sản phẩm và dịch vụ có tại TV, cũng như thay đổi thường xuyên về chính sách và khả năng đáp ứng của TV đối với nhu quy mô đào tạo của trường đại học, sự cầu của họ. hạn hẹp về tài chính của nhà trường trong Cho đến nay, các TV vẫn phải đối việc mua sắm tài liệu, sự chậm trễ trong mặt với tình trạng vừa thiếu vừa thừa. khả năng quản lí của TV so với yêu cầu Một mặt, giảng viên và sinh viên phàn phát triển của xã hội nàn rằng họ không tìm thấy tài liệu cần Tuy nhiên, những tiến bộ về khoa thiết; mặt khác, nhiều cuốn sách, tạp chí, học công nghệ, nhất là công nghệ thông cơ sở dữ liệu điện tử có giá trị cao và rất tin, cũng đang đem đến cho chúng ta đắt tiền lại được ít người sử dụng. nhiều giải pháp hữu hiệu, giúp chúng ta Để thông tin được nhiều người biết giảm bớt những hạn chế của tài liệu ở đến và được sử dụng một cách có hiệu dạng truyền thống, phương cách phục vụ quả, tránh lãng phí trong việc mua sắm, truyền thống và cách tiếp cận thông tin đồng thời làm thay đổi phong cách làm cũng mang tính truyền thống. Bên cạnh việc của cán bộ TV, các TV đại học hiện đó, làn sóng toàn cầu hóa buộc những nay rất coi trọng hoạt động tiếp thị, nhà cung cấp thông tin, trên bình diện quảng bá. Hoạt động tiếp thị không chỉ là quốc gia hay quốc tế, liên kết với nhau để phổ biến nguồn lực thông tin, mà còn bao có một phạm vi hoạt động lớn hơn, một gồm việc giới thiệu cách sử dụng các chất lượng công việc tốt hơn, và bằng nguồn lực đó, cách tìm kiếm và tạo lập cách đó khẳng định chắc chắn hơn vai trò 38
6. Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Lê Quỳnh Chi ___ của mình trong xã hội. Nắm bắt được xuất phát điểm khiêm tốn, TV đại học thời cơ đó và tận dụng được những điều Việt Nam còn nhiều việc phải làm, cả về kiện thuận lợi hay không, điều đó không mặt thể chế lẫn về mặt chuyên môn chỉ phụ thuộc vào sự năng động của nghiệp vụ. Trong muôn vàn nhiệm vụ những người làm công tác TV mà còn đang đặt ra trước mắt, 5 giải pháp nêu phụ thuộc rất nhiều vào cách thức quản trên là những giải pháp cơ bản mà TV lí, tầm nhìn của lãnh đạo trường chủ phải kiên trì theo đuổi để hoạt động quản. nghiệp vụ của mình có thể đạt đến một Thực tế cho thấy, các TV đại học ở tầm cao mới, không đơn thuần với vai trò nước ta đã nhận được sự quan tâm đúng của người phục vụ, mà còn với vai trò mức của nhà trường và đã có những thay của người “hoa tiêu” trên đại dương đổi đáng kể theo yêu cầu của thời đại. thông tin. Song, vì những lí do lịch sử và với một TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Hữu Hùng (1995), “Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin trong bối cảnh công nghệ thông tin mới”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (2), tr.11-14. 2. Vũ Bích Ngân (2009), “Hướng đến một mô hình thư viện đại học hiện đại phục vụ chiến lược nâng cao chất lượng giáo dục đại học”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (1), tr.17-22. 3. Nguyễn Hồng Sinh, Huỳnh Thị Mỹ Phương (2013), “Xây dựng nguồn tài liệu nội sinh trong trường đại học”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (4), tr.19–25. 4. Trần Mạnh Tuấn (2010), “Dịch vụ thông tin tại các Trung tâm Học liệu: Hiện trạng và xu hướng phát triển”, 5. Joseph Branin, Frances Groen, Suzanne Thorin (2002), “The Changing Nature of Collection Management in Research Libraries”, Library Resources and Technical Services, vol.44, pp.23-32. 6. Robert D. Stueart, Barbara B. Moran (2007), “Library and information center management”, Libraries Unlimited, pp.463-467. (Ngày Tòa soạn nhận được bài: 05-02-2014; ngày phản biện đánh giá: 16-5-2014; ngày chấp nhận đăng: 17-6-2014) 39