Bài giảng Bộ phận chức năng, qui trình, và yêu cầu dữ liệu

Nội dung text: Bài giảng Bộ phận chức năng, qui trình, và yêu cầu dữ liệu

1. Concepts in Enterprise Resource Planning 2nd Edition Chương 1 Bộ phận chức năng, Qui trình, và Yêu cầu dữ liệu
2. Mục tiêu chương • Định danh những hoạt động của các bộ phận chính trong doanh nghiệp. • Phân biệt qui trình xử lý từ một chức năng trong doanh nghiệp. • Xác định các loại dữ liệu chính cho từng bộ phận chức năng. • Xác định các loại dữ liệu cần cho từng bộ phận chức năng. • Định nghĩa về một hệ thống thông tin tương tác và giải thích tại sao chúng quan trọng trong doanh nghiệp Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 2
3. Tổng quan ERP • Enterprise Resource Planning (ERP) là một hệ thống phần mềm được triển khai cho các doanh nghiệp để có thể quản lý các loại thông tin khác nhau trong từng bộ phận chức năng. • ERP hỗ trợ việc quản lý hoạt động các qui trình trong doanh nghiệp bằng cách sử dụng một CSDL chung và đồng thời chia sẽ các công cụ báo cáo trong quản lý. • Phần mềm ERP hỗ trợ sự tương tác giữa các hoạt động xuyên suốt trong một doanh nghiệp làm cho các qui trình hoạt động hiệu quả hơn. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 3
4. Hoạt động của các Bộ Phận Chức Năng • Hầu hết các công ty đều có 4 bộ phận chức năng chính: • Marketing and Sales (M/S) • Supply Chain Management (SCM) • Accounting and Finance (A/F) • Human Resources (HR) • Mỗi BPCN đều bao gồm một số chức năng đặc thù riêng. • Ở phương diện lịch sử, doanh nghiệp thường tổ chức theo từng chức năng có trong doanh nghiệp. • Các trường học cũng đang cơ cấu tổ chức theo cách này. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 4
5. Hoạt động của các Bộ Phận Chức Năng Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 5
6. Hệ thống Thông tin • Một hệ thống Thông tin (HTTT) bao gồm: • Máy tính • Con người • Thủ tục/qui định • Phần mềm • Dùng để: • Lưu trữ • Tổ chức • Truy xuất • HTTT là công cụ rất quan trọng trong việc tạo môi trường tương tác cho các chức năng/qui trình hoạt động trong doanh nghiệp. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 6
7. Qui trình • Qui trình là một tập hợp các hoạt động, có thể cần có một hoặc nhiều dữ kiện đầu vào để tạo ra kết quả có giá trị cho người dùng. • Người dùng có thể là Khách hàng hoặc đồng nghiệp trong công ty. • Việc có thể quan sát một qui trình hoạt động là sự mong đợi của người dùng. • Người dùng thường không quan tâm đến độ phức tạp của qui trình, cũng như không bao giờ chấp nhận việc xảy ra sự cố, hay kéo dài thời gian xử lý mà nguyên nhân là do sự yếu kém/hạn chế trong việc hợp tác giữa các Bộ phận. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 7
8. Concepts Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Figure 1 Figure Sales Function - 3 Hai qui trình ví dụ ví qui trình Hai Aprocess of business view Accounting CustomerOrder Process Function Purchasing Function MaterialOrder Process Production Function Logistics Function 8
9. Tương tác các chức năng • Chia sẽ dữ liệu kịp thời và hiệu quả bên trong cũng như giữa các Bộ phận dẫn đến hoạt động của các qui trình càng hiệu quả hơn. • Các HTTT cho phép chia sẽ dữ liệu giữa các Bộ phận được gọi là HTTT tương tác (Intergrated Information System). Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 9
10. Another Look—Nova Chemicals • Theo John Wheeler, CIO của Nova Chemicals, sự thay đổi cách nhìn từ “Hướng chức năng” (functional oriented) sang “Hướng qui trình” (process oriented) là một quá trình rất phức tạp. • Một qui trình thường bao gồm: • Con người (năng lực) • Thông tin • Công cụ • Văn hóa công ty Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 10
11. Another Look—Nova Chemicals • Nova xác định có 3 qui trình chủ yếu: • Demand Chain Management • Supply Chain Management • Manufacturing Management • Và 3 yếu tố hỗ trợ cho hoạt động các qui trình là: • Nguồn nhân lực (Human Resources (includes corporate communications)) • Ngân sách (Treasury) • CNTT (Information Technology) • Process Boards bao gồm các nhà quản lý của các bộ phận khác nhau định nghĩa về “best practices” và process metrics tức là các phương pháp đánh giá tính rõ ràng để quản lý các qui trình. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 11
12. Lemonade Stand Functional Areas • Marketing and Sales • Develop products • Determine pricing • Promote products • Take customer orders • Make sales forecast • Track repeat customers to send flyers or thank-you(s) • Manage credit Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 12
13. Lemonade Stand Functional Areas • Supply Chain Management • Buying raw materials (purchasing) • Making lemonade • Manage recipe • Maintain manufacturing (cost) records Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 13
14. Lemonade Stand Functional Areas • Accounting and Finance • Recording raw transaction data • Sales, raw material purchases, payroll, cash receipts • Provide data for sales forecasting, credit management, cash management Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 14
15. Lemonade Stand Functional Areas • Human Resources • Recruit, train, evaluate and compensate employees • Develop personnel plans (staffing) based on sales • Determine compensation—depends on labor market Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 15
16. Functional Area Information Systems Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 16
17. Marketing and Sales • Inputs • Customer data • Order data • Sales trend data • Per-unit cost • Outputs • Sales strategies • Product pricing Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 17
18. Functional Area Information Systems Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 18
19. Supply Chain Management • Inputs • Product sales data • Production plans • Inventory levels • Outputs • Raw material orders • Packaging orders • Resource expenditure data • Production and inventory reports Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 19
20. Functional Area Information Systems Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 20
21. Accounting and Finance • Inputs • Payments from customers • Accounts receivables data • Accounts payables data • Sales data • Production and inventory data • Payroll and expense data • Outputs • Payments to suppliers • Financial reports • Customer credit data Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 21
22. Functional Area Information Systems Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 22
23. Human Resources • Inputs • Personnel forecasts • Skills data • Outputs • Regulation compliance • Employee training and certification • Skills database Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 23
24. Tóm tắt chương • Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính: • Marketing and Sales: Sets product prices, promotes products, takes customer orders, and creates sales forecasts. • Supply Chain Management: Develops production plans, orders raw materials from suppliers, receives the raw material into the facility, manufactures products, and ships products to customers. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 24
25. Summary • Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính: • Accounting and Finance: Records sales transactions, records customers’ payments, records suppliers’ invoices and payments to suppliers, and summarizes operational data in managerial reports. • Human Resources: Recruits, trains, compensates, and oversees the evaluation of employees. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 25
26. Summary • HTTT với các chức năng xử lý, lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quá trình ra quyết định tại các cấp trong các Bộ phận của doanh nghiệp. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 26
27. Summary • Nhân viên trong bộ phận này cần dữ liệu từ bộ phận khác trong quá trình làm việc. Các HTTT tại các bộ phận cần phải tương tác với nhau, và kết quả là dữ liệu chia sẽ chính xác và thực. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 27
28. Summary • Các nhà quản lý sẽ có điều kiện thuận lợi để hoàn thiện các qui trình hoạt động dựa trên sự tương tác của các HTTT. • Hoạt động của qui trình cho thấy tính hiệu quả và tính cạnh tranh của doanh nghiệp. • Hoạt động của qui trình yêu cầu thông tin cần được chia sẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. • Phần mềm ERP cung cấp các khả năng này thông qua việc sử dụng CSDL chung. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 28