›
›

Bài giảng Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước - Nguyễn Xuân Tiến

pdf 108 trang hapham 3160
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước - Nguyễn Xuân Tiến", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_dinh_bien_trong_co_quan_hanh_chinh_nha_nuoc_nguyen.pdf

Nội dung text: Bài giảng Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước - Nguyễn Xuân Tiến

  1. HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Mơn học: ĐỊNH BIÊN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ThS. Nguyễn Xuân Tiến Tel: 0913 968 965 Email:xtiennapa@yahoo.com Hoặc xtiennapa@gmail.com 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 1
  2. ĐỊNH BIÊN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương 1: Những vấn đề cơ bản về định biên Chương 2: Phân tích định biên Chương 3: Phương pháp luận xác định định biên Chương 4: Hệ thống hĩa quy trình định biên Chương 5: Vận dụng khoa học định biên trong quản lý và phát triển tổ chức 2
  3. Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐỊNH BIÊN 1.1. Khái niệm về định biên 1.2. Những nội dung cơ bản về định biên 1.3. Các nguyên tắc cơ bản xác định định biên trong cơ quan HCNN 3
  4. 1.1. Khái niệm về định biên • Định biên: là xác định nguồn nhân lực và cơ cấu nguồn nhân lực (số lượng, chất lượng nhân lực) cần cho một tổ chức hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. • Xác định định biên là quá trình nhằm bảo đảm cĩ đủ số lượng và chủng loại nhân lực cần thiết cho tổ chức nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu. 4
  5. 1.1. Khái niệm về định biên • Định biên trong cơ quan HCNN: là xác định số lượng và cơ cấu cán bộ, cơng chức (số lượng, chất lượng cán bộ, cơng chức ) cần cho một tổ chức, một cơ quan HCNN hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. • Định biên trong cơ quan HCNN = Định số lượng + Định cơ cấu cán bộ, cơng chức. • Hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, xác định định biên cho từng loại cơ quan do cơ quan quản lý nguồn nhân 5 lực Trung ương đảm nhận (Bộ Nội vụ).
  6. 1.1. Khái niệm về định biên • Định biên và số lượng biên chế của một tổ chức thường được hiểu gần giống nhau. • Biên chế: là nĩi đến số lượng người được tuyển dụng vào làm việc trong tổ chức chính thức (biên chế chính thức) và biên chế tạm thời (hợp đồng). • Như vậy Giao chỉ tiêu biên chế chính là giao định biên cho tổ chức. 6
  7. 1.2. Những nội dung cơ bản về định biên 1.2.1. Định lượng cơng việc của tổ chức (xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức) 1.2.2. Xác định/lựa chọn cơ cấu tổ chức (định cơ cấu tổ chức) 1.2.3. Định lượng cơ cấu nguồn nhân lực của tổ chức 7
  8. 1.2.1. Định lượng cơng việc của tổ chức (xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức) Xác định chức năng của cơ quan, tổ chức Định lượng cơng việc của cơ quan, tổ chức Xác định nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức 8
  9. Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn Chức năng: Là phạm vi hoạt động thực thi cơng việc của tổ chức. Được thể hiện thơng qua chuổi nhiệm vụ, được phân giao và quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Quyền hạn: Khi được giao một quyền hạn nhất định thì phải thể hiện cĩ thẩm quyền được quyết định đến đâu? 9
  10. Ví dụ: Chức năng của Bộ Giáo dục và Đào tạo Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện chức năng QLNN về giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và các cơ sở giáo dục khác về các lĩnh vực. 10
  11. Ví dụ: Cơng việc phải làm Xây dựng: Mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch, chất lượng giáo dục và đào tạo; Tiêu chuẩn nhà giáo, cán bộ quản lý giáo dục; Quy chế thi, tuyển sinh; Hệ thống văn bằng, chứng chỉ; Cơ sở vật chất và thiết bị trường học;  11
  12. Ví dụ: nhiệm vụ Trình Chính phủ: a) Các dự án luật, dự thảo NQ của QH, dự án PL, dự thảo NQ của UBTVQH, dự thảo NQ, NĐ của CP theo CTr, KH xây dựng PL hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân cơng của CP, Thủ tướng CP;  12
  13. Ví dụ: nhiệm vụ 2. Trình Thủ tướng Chính phủ: a) Dự thảo QĐ, Chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật; 13
  14. Ví dụ: nhiệm vụ 2. Trình Thủ tướng Chính phủ: b) Phê duyệt CL, QH, KH dài hạn, năm năm và hàng năm của tồn ngành; các chiến lược, quy hoạch vùng trọng điểm; các đề án, dự án và chương trình quốc gia về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lý của Bộ; c) Phê duyệt quy hoạch mạng lưới các trường đại học, cao đẳng; điều lệ trường đại học, quy chế tổ chức và hoạt động của trường đại học tư thục; 14
  15. • Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng QLNN về nội vụ, gồm:  Tổ chức bộ máy;  Biên chế các cơ quan HC, sự nghiệp;  Cải cách hành chính;  Chính quyền địa phương;  Địa giới hành chính;  Cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn;  Tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ;  Văn thư, lưu trữ nhà nước;  Tơn giáo; 15Thi đua - khen thưởng.
  16. • Sở Giao thơng vận tải: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng QLNN về giao thơng vận tải, gồm: đường bộ; đường thuỷ; vận tải; an tồn giao thơng. • Sở Tài nguyên và Mơi trường:Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khống sản; địa chất; mơi trường; khí tượng thuỷ văn; đo đạc và bản đồ; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về biển, đảo (đối với các tỉnh cĩ biển, đảo). 16
  17. • Phịng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền cơng; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an tồn lao động; người cĩ cơng; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sĩc trẻ em; phịng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới. 17
  18. • Phịng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân. 18
  19. • Phịng Tư pháp: tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về: cơng tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hồ giải ở cơ sở và các cơng tác tư pháp khác. 19
  20. 1.2.2. Xác định/lựa chọn cơ cấu tổ chức (định cơ cấu tổ chức, cơ quan) • Chọn mơ hình cơ cấu tổ chức nào? • Tầm hạn quản lý (bao nhiêu phịng, ban, tổ, đội ). • Cấp quản lý (bao nhiêu cấp). 20
  21. Các loại cơ cấu tổ chức • Cơ cấu tổ chức trực tuyến • Cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu • Cơ cấu tổ chức chức năng • Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng • Cơ cấu tổ chức ma trận 21
  22. Mơ hình hố cơ cấu trực tuyến 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 22
  23. Mơ hình hố CC trực tuyến- tham mưu Tham mưu Tham mưu 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 23
  24. UBND TP HCM Sở tài nguyên môi trường UBND quận A UBND phường X 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 24
  25. Mơ hình hố cơ cấu chức năng Chức năng A Chức năng B Cấp thi hành trực tiếp 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 25
  26. Lãnh đạo cao nhất CN 1 CN 2 CN 3 DA A DA B DA C 6/19/2014 ThS. Nguyễn Xuân Tiến 26
  27. Tầm hạn quản lý (bao nhiêu phịng, ban, tổ đội ) • Ví dụ: Bộ cĩ bao nhiêu Vụ, Cục, Học viện, Viện nghiên cứu, trường • Ví dụ: Sở cĩ bao nhiêu Phịng nghiệp vụ; Chi cục; Tổ chức sự nghiệp • Ví dụ: huyện cĩ bao nhiêu Phịng. 27
  28. Cấp quản lý (bao nhiêu cấp) • Số lượng cấp: 5? • Số lượng cấp: 4? • Số lượng cấp: 3? • Số lượng cấp: 2? • Số lượng cấp: 1? 28
  29. BỘ Tổng cục Tổng cục Cục Cục Cục Cục Đội Đội Đội Đội Đội Tầm hạn quản lý = 2 6/19/2014 4 cấp: 1ThS., 2 Nguyễn, 4, Xuân 16 Tiến
  30. 1.2.3. Định lượng cơ cấu nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức • Định lượng số lượng nhân sự (cán bộ, cơng chức). • Định lượng chất lượng nhân sự (cán bộ, cơng chức). • Phân tích cơ cấu nhân sự. 30
  31. 1.2.3. Định lượng cơ cấu nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức • Số lượng nhân sự: Cần bao nhiêu người cho tổ chức, cơ quan. • Chất lượng nhân sự: Cần loại nhân sự nào (chất lượng nguồn nhân lực về chuyên mơn, nghiệp vụ) hay năng lực và trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ của cơng chức. • Cơ cấu nhân sự: Cần bao nhiêu chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp, cán sự, nhân viên. • Hay=> 31
  32. • Cơ cấu cần bao nhiêu nhân sự: Loại A gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên cao cấp hoặc tương đương; Loại B gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương; Loại C gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên hoặc tương đương; Loại D gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch cán sự hoặc tương đương và 32 ngạch nhân viên.
  33. • Cơ cấu cần bao nhiêu nhân sự theo trình độ đào tạo: • Viên chức loại A là những người được bổ nhiệm vào ngạch cĩ yêu cầu chuẩn là trình độ giáo dục đại học trở lên; • Viên chức loại B là những người được bổ nhiệm vào ngạch cĩ yêu cầu chuẩn là trình độ giáo dục nghề nghiệp; • Viên chức loại C là những người được bổ nhiệm vào ngạch cĩ yêu cầu chuẩn là trình độ dưới giáo dục nghề nghiệp. 33
  34. • Cơ cấu cần bao nhiêu nhân sự theo ngạch viên chức: • Viên chức ngạch tương đương với ngạch chuyên viên cao cấp trở lên; • Viên chức ngạch tương đương ngạch chuyên viên chính; • Viên chức ngạch tương đương ngạch chuyên viên; • Viên chức ngạch tương đương ngạch cán sự; • Viên chức ngạch nhân viên. 34
  35. Mối quan hệ định biên trong thiết kế tổ chức Định cơng việc (chức năng, nhiệm vụ của tổ chức) Định cơ cấu tổ chức Định nhân lực (định biên) + Mơ hình cơ cấu tổ chức? + Số lượng + Số cấp, số phịng, + Cơ cấu cán bộ, ban, tổ, đội. cơng chức
  36. Kết quả Định biên là cơ sở quan trọng cho quản lý nguồn nhân lực cho cơ quan HCNN • Quyết định biên chế cán bộ, cơng chức • Kế hoạch ngân sách, tiền lương, kinh phí hành chính • Kế hoạch tuyển dụng cơng chức • Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức • Quy hoạch cán bộ, cơng chức • Phân cấp quản lý cán bộ, cơng chức 36
  37. • Định biên gắn liền với phân cấp quản lý nhân sự trong các cơ quan nhà nước. • Hằng năm, từng tổ chức nhà nước nĩi chung và các cơ quan hành chính nhà nước nĩi riêng đều phải xem xét, đề nghị lại nguồn nhân lực của tổ chức mình để trên cơ sở đĩ xác định lại định biên cần thiết và tùy thuộc vào sự phân cấp quản lý để xây dựng kế hoạch bổ sung. 37
  38. 1.3. Các nguyên tắc cơ bản xác định định biên trong cơ quan HCNN  Nguyên tắc pháp luật  Nguyên tắc cĩ việc mới cần người  Nguyên tắc tương đồng thống nhất  Nguyên tắc cĩ tính đến yếu tố đặc thù  Nguyên tắc khoa học 38
  39. Nguyên tắc pháp luật • Định biên của cơ quan QLHCNN do PL quy định và chỉ được thực hiện theo đúng quy định. • Mọi sự vi phạm, bổ sung, thêm bớt đều vi phạm pháp luật và đĩ là định biên khơng hợp pháp. • Nguyên tắc này áp dụng cho mọi tổ chức hành chính nhà nước. 39
  40. Nguyên tắc pháp luật • Ví dụ 1: Trong Hiến pháp, khơng quy định số Phĩ Thủ tướng, số Bộ trưởng nhưng Nghị quyết của Quốc hội chỉ đồng ý cĩ 5 Phĩ Thủ tướng, 22 Bộ trưởng thì Chính phủ phải tuân thủ trong việc xác định nhân sự cho cơ cấu đĩ. • Nếu Luật Tổ chức Chính phủ quy định cụ thể số lượng Bộ (Luật 2001) thì khơng thể cĩ số Bộ trưởng lớn hơn số lượng Bộ đã quy định trong luật. Muốn thay đổi (tách, 40 nhập) phải sửa đổi luật.
  41. Nguyên tắc pháp luật • Ví dụ 2: Nghị định 12/2001/NĐ-CP quy định số lượng đầu mối của Phịng (và gắn liền với số lượng đĩ là định biên số Trưởng phịng) từ 8 – 10 đơn vị một huyện. • Tất cả các huyện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn 8,9 hay 10 phịng, nhưng khơng vượt quá 10 phịng (11) hay định biên chức Trưởng phịng huyện khơng quá 10 người. 41
  42. Nguyên tắc cĩ việc mới cần người  Nếu cĩ cơng việc mới mà khơng thể giao thêm cho một người nào đĩ trong tổ chức thì địi hỏi phải cĩ thêm “biên chế” để đảm nhận cơng việc.  Nếu một cơng việc trước đây chỉ do một hay hai người đảm nhận, nhưng do tính chất cơng việc, quy mơ cơng việc mở rộng, gia tăng, nếu khơng bổ sung thêm người thì khơng thể hồn thành nhiệm vụ. 42
  43. Nguyên tắc tương đồng thống nhất  Tính tương đồng thống nhất cho mỗi cấp hành chính (tỉnh) cĩ nhiều tổ chức (63 tỉnh, 63 UBND tỉnh).  Về chức năng, NV, quyền hạn của UBND tỉnh được quy định thống nhất chung trong Luật Tổ chức HĐND và UBND. Do đĩ, định biên (tương đối) của các tỉnh cĩ tính chất tương đồng nhau.  Ví dụ số lượng Sở (tương đương); số lượng Phĩ Chủ tịch tỉnh; số lượng biên 43 chế.
  44. Nguyên tắc cĩ tính đến yếu tố đặc thù  Đây là nguyên tắc thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo lãnh thổ.  Mỗi một vùng lãnh thổ cĩ một nét đặc trưng riêng, địi hỏi phải cĩ người, cĩ bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý đĩ.  Do đĩ, khơng thể máy mĩc, dập khuơn tỉnh nào cũng phải cĩ Sở Thủy sản, Sở Ngoại vụ 44
  45. Nguyên tắc khoa học • Khi xác định định biên phải tuân thủ nguyên tắc khoa học về tổ chức. • Xác định số lượng, cơ cấu nguồn nhân lực của tổ chức HCNN trong thiết kế tổ chức phải tuân thủ những nội dung của kế hoạch hĩa nguồn nhân lực nĩi chung và nguồn nhân lực tổ chức HCNN. • Vận dụng các quy luật khách quan để xác định nhu cầu nguồn nhân lực; khả năng đáp ứng nguồn nhân lực của quốc gia, khu vực, 45 quốc tế.
  46. Chương 2: PHÂN TÍCH ĐỊNH BIÊN 2.1. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 2.1.2. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng 2.2. Phân tích các yếu tố cơ bản xác định định biên 2.2.1. Phân tích xác định cơng việc của tổ chức 2.2.2. Phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức 2.2.3. Phân tích cơ cấu nhân sự (số lượng nhân sự, chất lượng nhân sự) 2.3. Phân tích các yếu tố tác động đến kết quả 46 định biên
  47. 2.1. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 2.1.2. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng 47
  48. 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên • Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định định biên như sau: 48
  49. 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 1. Quy mơ hoạt động của tổ chức: được xác định trên phương diện  Khơng gian lãnh thổ;  Quy mơ hoạt động. 49
  50. 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 2. Điều kiện cơng nghệ ứng dụng:  Cơng nghệ tiên tiến (chất lượng, số lượng nguồn lực?);  Cơng nghệ lạc hậu, thủ cơng (chất lượng, số lượng nguồn lực?);  Sự thay đổi cơng nghệ (cơ cấu nguồn lực?). 50
  51. 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 3. Mức độ chuyên mơn hĩa:  Mức độ chuyên mơn hĩa cao (cơ cấu nhân sự càng chi tiết, khả năng thay thế khĩ).  Mức độ chuyên mơn hĩa thấp (cơ cấu nhân sự thay thế dễ). 51
  52. 2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên 4. Tính ổn định của tổ chức:  Tổ chức cĩ tính ổn định cao thì cĩ ít cơ hội để xác định lại cơ cấu nguồn lực, bổ sung biên chế/định biên. 52
  53. 2.2. Phân tích các yếu tố cơ bản xác định định biên 2.2.1. Phân tích xác định cơng việc của tổ chức 2.2.2. Phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức 2.2.3. Phân tích cơ cấu nhân sự (số lượng nhân sự, chất lượng nhân sự) 53
  54. 2.2. Phân tích các yếu tố cơ bản xác định định biên • Mục tiêu của tổ chức là nền tảng cơ bản cho việc thiết kế một kết cấu =>  Chức năng;  Nhiệm vụ;  Cơ cấu tổ chức;  Cơ cấu nhân sự của tổ chức. 54
  55. 2.2.1. Phân tích xác định cơng việc định cơ cấu tổ chức  Phân tích Chức năng, Nhiệm vụ, xác định cơng việc, định cơ cấu tổ chức. • Ví dụ: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, của Sở Nội vụ để xác định cơng việc, định cơ cấu tổ chức • Bao gồm: 55
  56. • Tổ chức bộ máy; • Biên chế các cơ quan HC, sự nghiệp; • Cải cách hành chính; • Chính quyền địa phương; • Địa giới hành chính; • Cán bộ, CC, VC NN, CB, CC xã, phường, thị trấn; • Tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; • Văn thư, lưu trữ nhà nước; • Tơn giáo; • Thi đua - khen thưởng. 56
  57. Định cơng việc • Thu thập thơng tin, tổng hợp thơng tin, lưu trữ thơng tin • Cơng tác nhân sự; • Cải cách hành chính; • Nâng cao năng lực CB-CC; • Khen thưởng, kỷ luật CB-CC; • Cơng tác tơn giáo; • Kiểm tra 57
  58. Định cơ cấu tổ chức • Văn phịng; • Thanh tra; • Phịng tổ chức cơng chức; • Phịng xây dựng chính quyền địa phương; • Phịng cải cách hành chính; • Phịng đào tạo; • Phịng cơng tác thanh niên; • Ban thi đua khen thưởng (cĩ tài khỏan, con dấu riêng, cĩ tư cách pháp nhân); • Ban tơn giáo (cĩ tài khỏan, con dấu riêng, cĩ tư cách pháp nhân); • 58 Chi cục văn thư lưu trữ (cĩ tài khỏan, con dấu riêng, cĩ tư cách pháp nhân).
  59. Phân tích cơ cấu tổ chức • Mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng hay thứ bậc? • Số cấp; • Số phịng; • Số Ban; • Số tổ; • Số đội.
  60. 2.2.2. Phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức • Chuyên mơn hĩa cơng việc • Phân chia tổ chức thành các bộ phận • Quyền hạn và trách nhiệm • Cấp bậc và phạm vi quản lý • Tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức • Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu 60
  61. 2.2.2. Phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức • Ví dụ: Phân tích cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu tư 61
  62. Cơ cấu tổ chức Sở Kế hoạch và Đầu tư • Văn phịng sở; • Thanh tra sở; • Phịng đầu tư; • Phịng đăng ký kinh doanh; • Phịng quy hoạch- kế hoạch tổng hợp; • Phịng thẩm định; • Trung tâm xúc tiến đầu tư-hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. 62
  63. Phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức • Tính chuyên mơn hĩa cơng việc như thế nào? • Sự phân chia tổ chức thành các bộ phận hợp lý chưa? • Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận? Tính tương đồng? • Cấp bậc và phạm vi quản lý hợp lý chưa? • Phân cơng, phối hợp, phân quyền trong quản lý tổ chức? • Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu đã đảm bảo chưa? 63
  64. 2.2.3. Phân tích cơ cấu nhân sự (số lượng nhân sự, chất lượng nhân sự) • Từ kết quả phân tích cơng việc, cơ cấu tổ chức và dựa trên số liệu thống kê về nhân sự của tổ chức để phân tích cơ cấu nhân sự. • Ví dụ: Phân tích cơ cấu nhân sự của Sở Kế hoạch và Đầu tư như sau: 64
  65. Phân tích cơ cấu nhân sự • Từ kết quả phân tích tính chuyên mơn hĩa cơng việc (cao, thấp )=> • Tính chuyên mơn hĩa cao: • Chất lượng nhân sự: cần CB-CC cĩ năng lực và trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ nào? • Cơ cấu nhân sự: Cần bao nhiêu chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp, cán sự, nhân viên?. • Số lượng nhân sự: cần bao nhiêu biên chế?. 65
  66. Phân tích cơ cấu nhân sự • Từ kết quả phân tích về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức để xác định tầm hạn quản lý hay sự phân chia tổ chức thành các bộ phận hợp lý chưa? • Cấp bậc và phạm vi quản lý hợp lý chưa? • Bao nhiêu tầm quản lý, bao nhiêu phịng, ban, tổ, đội?. Để cĩ thể định lượng được số lượng nhân sự cho tổ chức. 66
  67. Phân tích cơ cấu nhân sự • Từ kết quả phân tích về sự phân chia tổ chức thành các bộ phận. • Cần xem xét: Quyền hạn - trách nhiệm; Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu đã đảm bảo chưa? • Cĩ xung đột – mâu thuẩn khơng? Sáp nhập hay chia tách? Để cơ cấu nhân sự, đảm bảo tính phối hợp 67
  68. 2.3. Phân tích các yếu tố tác động đến kết quả định biên • Yếu tố pháp luật (cơ chế); • Yếu tố kinh tế; • Yếu tố Khoa học – Cơng nghệ (ảnh hưởng bởi sự phát triển KH-CN). • Yếu tố chính trị.
  69. Chương 3: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÁC ĐỊNH ĐỊNH BIÊN 3.1. Phương pháp luận xác định định biên 3.2. Một số phương pháp áp dụng xác định định biên 3.3. Phương pháp xác định nhân tố định biên 69
  70. 3.1. Phương pháp luận xác định định biên • Định biên cho lao động khu vực HCNN khĩ khăn, phức tạp hơn so với khu vực sản xuất – kinh doanh. • Tính tốn các nhân tố ảnh hưởng đến số lượng và cơ cấu cán bộ, cơng chức, thí dụ: 70
  71. Phương pháp luận xác định định biên • Các nhân tố ảnh hưởng: – Quy mơ và phạm vi quản lý – Số lượng dân cư, mật độ dân cư, diện tích, đặc điểm địa hình – Trình độ đơ thị hĩa – Tốc độ phát triển kinh tế-xã hội – Thực trạng hạ tầng cơ sở – Mức độ áp dụng các phương tiện hiện đại – 71
  72. 3.2. Một số phương pháp áp dụng xác định định biên Phương pháp phân tích; Phương pháp thống kê; Phương pháp so sánh; Phương pháp biểu đồ hĩa; Phương pháp thực nghiệm. 72
  73. Phương pháp phân tích Phân tích về quy mơ của tổ chức (lớn hay nhỏ?); Phân tích về phạm vi quản lý (rộng hay hẹp, tồn quốc hay địa phương?); Phân tích về mật độ dân cư (dân số trên km2 ) Phân tích về đặc điểm địa hình (đồng bằng, miền núi, cao/thấp ); Phân tích về mức độ đơ thị hĩa; Phân tích về thực trạng hạ tầng cơ sở 73
  74. Phương pháp thống kê Thống kê về số lượng dân cư; Thống kê về số lượng CB-CC-VC; Thống kê về chất lượng CB-CC-VC; Thống kê về vật lực của tổ chức; Thống kê về diện tích lãnh thổ;  74
  75. Phương pháp biểu đồ hĩa Biểu đồ hĩa kết quả phân tích về mật độ dân cư; Biểu đồ hĩa kết quả phân tích về mức độ đơ thị hĩa; Biểu đồ hĩa kết quả phân tích về thực trạng hạ tầng cơ sở; Biểu đồ hĩa kết quả thống kê về chất lượng, số lượng CB-CC-VC; Biểu đồ hĩa kết quả Thống kê về diện tích lãnh thổ; 75
  76. Phương pháp so sánh So sánh thơng tin, số liệu; So sánh kết quả phân tích, thống kê; So sánh quy mơ và phạm vi quản lý giữa các tổ chức; So sánh tốc độ phát triển kinh tế-xã hội; So sánh mật độ dân cư của các vùng, miền; So sánh đặc điểm địa hình của các vùng, miền; So sánh cơ cấu nguồn lực; 76
  77. Phương pháp thực nghiệm Phương pháp thực nghiệm là phương pháp khoa học dựa trên: Quan sát; Phân loại; Nêu giả thuyết và kiểm nghiệm giả thuyết bằng thí nghiệm. 77
  78. Phương pháp thực nghiệm Thẩm định định biên; Thẩm định tính hợp lý; Thẩm định tính hợp pháp; Thẩm định tính thực tiễn; Quan sát, nêu giả thiết kết quả định biên; Vận dụng giả thiết định biên; Kiểm nghiệm giả thiết định biên; 78
  79. 3.3. Phương pháp xác định nhân tố định biên • Hệ số điều chỉnh định biên cho các đơn vị hành chính trong cùng một cấp (cấp tỉnh) cĩ thể dao động trong khoảng 0 < h ≤ 1 (trong đĩ h gọi là hệ số điều chỉnh). • Trên thực tế của hoạt động quản lý nguồn nhân lực, hệ số h thường lớn hơn hoặc bằng 1 (h ≥ 1); khơng cĩ trường hợp nào nhỏ hơn 1.
  80. Nhân tố dân số • Số lượng dân số sơ cấp (cấp 1/tổng lãnh thổ/tồn quốc); • Số lượng dân số thứ cấp (cấp 2/vùng/địa phương); • Hệ số của nhân tố dân số trung bình =
  81. Nhân tố diện tích/lãnh thổ • Số lượng diện tích sơ cấp (cấp 1/tổng lãnh thổ/tồn quốc); • Số lượng diện tích thứ cấp (cấp 2/vùng/địa phương); • Diện tích lãnh thổ bình quân • Hệ số của nhân tố diện tích trung bình =
  82. Nhân tố dân số • Nhân tố dân số: – Dân số bình quân 1 tỉnh/ Dân số tồn quốc
  83. Nhân tố diện tích • Nhân tố diện tích: – Diện tích bình quân 1 tỉnh/ Diện tích tồn quốc
  84. Hệ số định biên chung • Tổng số nhân sự (CB-CC) cấp (tỉnh) tồn quốc theo thống kê năm 2011 là (A) • Bình quân một tỉnh (định biên chung) là: (A) / 63 tỉnh thành = B người  Hệ số định biên chung = B
  85. Số lượng định biên của cấp (tỉnh) Số lượng Định biên định biên = X Các hệ số của cấp chung Các hệ số: Nhân tố dân số, Nhân tố diện tích
  86. Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, cơng chức cấp tỉnh cho Tây Ninh • Tổng số cán bộ, cơng chức QLNN cấp tỉnh của cả nước theo thống kê năm 2011 là 210.412 người. • Bình quân một tỉnh (định biên chung) là: 210.412 / 63 tỉnh thành = người 86
  87. Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, cơng chức cấp tỉnh cho Tây Ninh • Nếu tính đến nhân tố dân số: – Dân số bình quân 1 tỉnh: 77 triệu / 63 = người – Tây Ninh cĩ dân số 965.240 người – Vậy hệ số của nhân tố dân số cho Tây Ninh là: 965.240 / = 0,77 87
  88. • Nếu tính đến nhân tố diện tích: – Diện tích bình quân 1 tỉnh :326.000 km2/ 63 = km2 – Tây Ninh cĩ diện tích 4.028 km2, – Vậy hệ số của nhân tố diện tích cho Tây Ninh là: 4.028 / . = 0,75 • Tương tự cho các nhân tố khác. Nếu chỉ tính 2 nhân tố trên, cĩ thể xác định định biên cho Tây Ninh như sau: 88
  89. Số lượng Định biên định biên = X Các hệ số của tỉnh chung Số lượng định biên 1.810 x 0,77 x 0,75 của tỉnh = Tây Ninh = 1.045 người 89
  90. Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, cơng chức cấp tỉnh cho Bến Tre • Tổng số cán bộ, cơng chức QLNN cấp tỉnh của cả nước theo thống kê năm 2000 là 110.412 người. • Bình quân một tỉnh (định biên chung) là 110.412 / 61 tỉnh thành = 1.810 người 90
  91. Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, cơng chức cấp tỉnh cho Bến Tre • Nếu tính đến nhân tố dân số: – Dân số bình quân 1 tỉnh :77 triệu / 61 = 1.262.300 người – Bến Tre cĩ dân số 1.296.914 người – Vậy hệ số của nhân tố dân số cho Bến Tre là: 1.296.914 / 1.262.300 = 1,027 91
  92. • Nếu tính đến nhân tố diện tích: – Diện tích bình quân 1 tỉnh :326.000 km2/ 61 = 5.344 km2 – Bến Tre cĩ diện tích 2.271 km2, – Vậy hệ số của nhân tố diện tích cho Bến Tre là: 2.271 / 5.344 = 0,42 • Tương tự cho các nhân tố khác. Nếu chỉ tính 2 nhân tố trên, cĩ thể xác định định biên cho Bến Tre như sau: 92
  93. Số lượng Định biên định biên = X Các hệ số của tỉnh chung Số lượng định biên 1.810 x 1,027 x 0,42 của tỉnh = Bến Tre = 780 người 93
  94. Chương 4: HỆ THỐNG HĨA QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN 4.1. Quy trình xác định định biên 4.2. Quy trình xây dựng định biên cho một cấp hành chính 4.3. Vận dụng khoa học định biên trong quản lý và phát triển tổ chức 94
  95. 4.1. Quy trình xác định định biên 1) Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức (bao gồm cả tổ chức mới; mở rộng, tách, nhập với các tổ chức). Văn bản pháp luật cĩ liên quan đến việc ra đời tổ chức hành chính nhà nước (nghị định hay quy định). 95
  96. 4.1. Quy trình xác định định biên 2) Trên cơ sở thiết kế cơ cấu tổ chức, phân tích, mơ tả cơng việc của từng vị trị trong tổ chức theo cơ cấu tổ chức đã cĩ (nhĩm cơng việc). Phân tích, mơ tả cơng việc nhằm trả lời cho câu hỏi: cơng việc (nhĩm cơng việc) đĩ cần bao nhiều người (số lượng); những loại người nào (cơ cấu). 96
  97. 4.1. Quy trình xác định định biên 3) Phân tích nguồn nhân lực hiện cĩ của tổ chức theo từng nhĩm cơng việc để tìm ra thừa, thiếu; đưa ra các chính sách thuyên chuyển (đối với tổ chức mới khơng cĩ giai đoạn này). 97
  98. 4.1. Quy trình xác định định biên 4) Xác định định biên chung cho tổ chức và định biên cho từng nhĩm cơng việc. 5) Xác định các chính sách cần thiết để đáp ứng định biên cho tổ chức. 6) Xác định định biên tương lai của tổ chức trên cơ sở phát triên tổ chức. 98
  99. 4.5. Quy trình xây dựng định biên cho một cấp hành chính • Quy trình vĩ mơ xây dựng định biên cho một cấp hành chính bao gồm: Bước 1: Xác định định biên chung Bước 2: Xác định hệ số định biên cho từng đơn vị cùng cấp. 99
  100. Bước 1: Xác định định biên chung cho một tổ chức hành chính nhà nước Tiêu chí chung: - Hệ thống VBQPPL quy định CN, NV, cơ cấu tổ chức. - Số lượng các đầu mối và cơng việc. - Quy mơ dân số bình quân của đơn vị hành chính; Với quy mơ dân số đĩ cần bao nhiêu biên chế. 100
  101. Bước 1: Xác định định biên chung cho một tổ chức hành chính nhà nước - Diện tích lãnh thổ bình quân mỗi ĐVHC – số lượng biên chế bao nhiêu? - Mức thu nhập bình quân đầu người USD/người. - Mức tăng trưởng kinh tế bình quân chung cả nước: %/năm. 101
  102. Bước 1: Xác định định biên chung cho một tổ chức hành chính nhà nước - Mức độ đơ thị hĩa bình quân (cả nước): % - Mức độ chung về nguồn lực (tỉ lệ bình quân các cấp học, ngành học ). - Mức độ phát triển hạ tầng kinh tế - xã hội (tỷ lệ bình quân trường học; bệnh viện; nước sạch, điện; nước ) 102
  103. Bước 2: Xác định hệ số định biên cho từng đơn vị cùng cấp • Những yếu tố sau: - Điều kiện địa lý (đồng bằng, trung du, miền núi, vùng sâu, vùng xa). - Mức độ đơ thị hĩa (thành phố trực thuộc Trung ương; loại 1, loại 2 ). - Mật độ dân cư của địa phương. - Mức độ phát triển kinh tế - xã hội gắn liền với hoạt động cung cấp dịch vụ của Nhà nước. 103
  104. Hệ số điều chỉnh định biên cho các đơn vị hành chính trong cùng một cấp • Hệ số điều chỉnh định biên cho các đơn vị hành chính trong cùng một cấp cĩ thể dao động trong khoảng 0 < h ≤ 1 (trong đĩ h gọi là hệ số điều chỉnh). • Trên thực tế của hoạt động quản lý nguồn nhân lực, hệ số h thường lớn hơn hoặc bằng 1 (h ≥ 1); khơng cĩ trường hợp nào nhỏ hơn 1. 104
  105. Hệ số điều chỉnh định biên cho các đơn vị hành chính trong cùng một cấp • Ví dụ: Nghị định 174 quy định ngoại trừ Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, các tỉnh đều cĩ (tối thiểu – chung) 1 Chủ tịch, 3 Phĩ Chủ tịch, 5 Ủy viên. • Đối với các tỉnh cĩ số dân trên 1,5 triệu người, số lượng Ủy viên của Ủy ban cĩ thể lên đến 11 người (hệ số h = 1,2); • Từ đĩ sẽ gắn liền với cơ cấu tổ chức của ngành (Sở) và biên chế cho các Sở. 105
  106. 4.3. Vận dụng khoa học định biên trong quản lý và phát triển tổ chức Trong quản lý và phát triển tổ chức khoa học định biên luơn cĩ vai trị quan trọng. Đặc biệt khi một tổ chức mới hình thành hay một tổ chức trong quá trình hồn chỉnh. 106
  107. 4.3. Vận dụng khoa học định biên trong quản lý và phát triển tổ chức Định biên mới cho một tổ chức Định biên điều chỉnh - duy trì tổ chức Định biên phát triển tổ chức (chia tách, sáp nhập). 107
  108. Chúc các bạn thành cơng 108