Bài giảng Kỹ năng giao việc, ủy quền - Trần Văn Bình

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng giao việc, ủy quền - Trần Văn Bình

1. Kỹ năng giao việc/uỷ quyền PGS. TS. Trần Văn Bình 1
2. Nội dung trình bày 1. Lý do của giao việc và trao quyền 2. Khái niệm về giao việc và trao quyền 3. Những lợi ích của giao việc và trao quyền 4. Cách thức và nguyên tắc giao việc 5. Trao quyền và các mức độ trao quyền/ủy thác 6. Quy trình ủy thác công việc 2
3. Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau? ⚫ Công việc thường trễ hạn và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chậm trễ. ⚫ Không tìm được người trong tổ chức để giao việc. ⚫ Một số nhân viên quá bận rộn trong khi một số nhân viên khác lại ngồi không. ⚫ Các nhân viên được giao những nhiệm vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ. ⚫ Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình. 3
4. Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau? ⚫ Quyết định của nhân viên thường vượt quá quyền hạn của mình và dường như chẳng ai biết ai là người đảm trách dự án. ⚫ Các nhân viên có liên quan không được thông báo những thông tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu. ⚫ Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàm chán, tổ chức có nhiều nhân viên xin thôi việc. ⚫ Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao mà không thông qua người đã phân qua việc đó. ⚫ Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian quan tâm tới nhân viên. 4
5. Lý do nào? ⚫ Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm? ⚫ Lãnh đạo sợ mất việc, mất quyền? ⚫ Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, những người xung quanh? ⚫ Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có các kỹ năng để giao việc và phân quyền cho người khác? 5
6. Ghi nhớ ⚫ Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác. ⚫ Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc trở thành “nô lệ” cho những công việc của nhân viên. ⚫ Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức. 6
7. Khái niệm về giao việc/Trao quyền ⚫ Giao việc là giao nhiệm vụ cho nhân viên. Giao cho nhân viên thực hiện một công việc hay một phần công việc nào đó. ⚫ Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc; ⚫ Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm 7
8. Những lợi ích của giao việc và trao quyền ⚫ Đối với người được phân công ⚫ Đối với người phân công ⚫ Đối với tổ chức, doanh nghiệp 8
9. Lợi ích đối với người được phân công ⚫ Cơ hội phát triển chuyên môn ⚫ Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, ⚫ Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc ⚫ Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp ⚫ Cơ hội thử thách và chinh phục ⚫ Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần 9 và động lực làm việc ngày càng tốt hơn
10. Lợi ích đối với người phân công ⚫ Điều hòa được công việc của đơn vị ⚫ Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc ⚫ Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá ⚫ Giảm áp lực công việc đối với nhà quản lý ⚫ Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa ⚫ Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên ⚫ Minh chứng được năng lực điều hành với 10 doanh nghiệp
11. Lợi ích đối với tổ chức, doanh nghiệp ⚫ Cho phép khai thác những năng lực và kiến thức tiềm tàng của nhân viên. ⚫ Tăng năng suất lao động ⚫ Tiết kiệm chi phí ⚫ Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm ⚫ Tập thể có năng lực 11
12. Kết luận ⚫ Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “Thành công bằng hợp sức của nhiều người khác” và "Thành công bằng sức mạnh, sự sáng tạo tập thể" 12
13. Cách thức giao việc Bước 1: Nhận dạng công việc ⚫ Lập sổ tay công việc ⚫ Dành 5-15 phút đầu ngày làm việc để hình dung tất cả công việc phải làm ⚫ Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên và quan trọng 13 ⚫ Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù
14. Lưu ý Những vấn đề cần xem xét khi quyết định công việc được giao ⚫ Những công việc mà nhân viên bắt buộc phải làm. ⚫ Những công việc nhân viên nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần. ⚫ Những công việc bạn có thể làm, nhưng nhân viên cũng có thể làm nếu có cơ hội. ⚫ Những công việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự giúp đỡ của nhân viên. ⚫ Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể làm. 14
15. Cách thức giao việc Bước 2: Nắm vững năng lực ⚫ Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự ⚫ Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự ⚫ Nắm rõ mãng công việc chính của từng người ⚫ Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người 15
16. Cách thức giao việc Bước 3: Ráp nối công việc và con người ⚫ Xác định công việc gì cần phải phân công ⚫ Ai là người phù hợp để giao việc ⚫ Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết ⚫ Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời 16 gian hoàn thành
17. Lưu ý Những vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc: ⚫ Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên. ⚫ Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và kiến thức của ứng viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công việc, với đồng sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ? ⚫ Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu 17 công việc và tin tưởng vào mức độ thi hành.
18. Nguyên tắc giao việc ⚫ Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm ⚫ Rõ ràng, công khai, minh bạch ⚫ Công bằng, hợp lý ⚫ Có công tác giám sát ⚫ Yêu cầu báo cáo phản hồi kết quả 18
19. Nguyên tắc giao việc ⚫ Giao việc không có nghĩa là “đẩy công việc” cho ai đó. ⚫ Giao việc không phải là trù dập ⚫ Giao việc không có nghĩa là người quản lý hết nhiệm vụ 19
20. Những điều nên tránh khi giao việc ⚫ Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ. ⚫ Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc. ⚫ Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc. ⚫ Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách. ⚫ Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mọi người đều có thể làm. 20
21. Những điều nên tránh khi giao việc ⚫ Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân viên. ⚫ Ngăn cản thông báo những thông tin quan trọng liên quan đến nhiệm vụ được giao. ⚫ Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ. ⚫ Chất đống công việc và để hầu hết nhân viên tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được. ⚫ Không khen ngợi và động viên nhân viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng 21
22. Trao quyền/Ủy thác công việc ⚫ Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc; ⚫ Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền ⚫ Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm 22
23. Các mức độ ủy thác công việc Dựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc: ✓ Ủy thác hoàn toàn ✓ Ủy thác chủ yếu ✓ Ủy thác giới hạn ✓ Ủy thác tối thiểu 23
24. Ủy thác hoàn toàn Đây là mức độ ủy thác công việc cao nhất. Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ. Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định. Nhà lãnh đạo chỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao. 24
25. Ủy thác chủ yếu Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và chỉ ra các kế hoạch hoạt động. Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định tiến hành công việc như thế nào, nhưng theo định kỳ phải báo cáo tiến độ công việc cho nhà lãnh đạo. 25
26. Ủy thác giới hạn Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành. Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó. Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác. 26
27. Ủy thác tối thiểu ⚫ Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất. Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước tiến hành cụ thể, thời gian hoàn thành. Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc. ⚫ Đây là hình thức giao việc 27
28. Ghi nhớ ⚫ Tổ chức làm việc theo nhóm là tiền đề cho việc trao quyền, uỷ thác công việc 28
29. Để ủy thác công việc được tốt ⚫ Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp. ⚫ Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết ⚫ Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên. 29
30. Thảo luận tại lớp ⚫ Có những lý do nào khiến người quản lý không muốn trao quyền/ủy thác công việc? 30
31. Những lý do khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc ⚫ Sợ mất quyền (quyền lực, quyền lợi) ⚫ Sợ nhân viên hơn thủ trưởng ⚫ Không tin tưởng nhân viên ⚫ Không biết cách uỷ thác ⚫ Tính chất công việc không cho phép 31
32. Hậu quả của việc không thực hiện tốt việc uỷ thác công việc ⚫ Lãnh đạo luôn phải làm việc quá tải ⚫ Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan. ⚫ Nhân viên lơ là trong công việc. ⚫ Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra. ⚫ Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát. ⚫ Lãng phí nguồn lực cơ quan. ⚫ Các quyết định có chất lượng thấp. 32
33. Quy trình uỷ thác công việc Quá trình uỷ thác được chia làm 3 phần: • Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả • Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác • Phần 3: Phản hồi thông tin 33
34. Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả Phần này được tiến hành trong 3 bước: • Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ, lý do cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức. • Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được 34 giao sẽ như thế nào.
35. Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả Bước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ? 35
36. Thực hiện công việc uỷ thác Phần này được tiến hành trong 2 bước: • Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn. Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá. 36
37. Thực hiện công việc uỷ thác Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ. 37
38. Phản hồi thông tin Phần này được tiến hành trong 2 bước: • Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác. • Bước 7 : Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo. 38
39. Đánh giá hiệu quả ủy thác Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần căn cứ vào: ⚫ F: Mục đích công việc được giao ⚫ E: Môi trường làm việc của nhân viên ⚫ R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không ⚫ F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được ⚫ O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng? ⚫ R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay không? ⚫ M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc 39 bạn phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
40. Thay cho lời kết Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những áp lực, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình. 40