Bài giảng Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng

210 trang hapham 2960

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_mot_so_nghiep_vu_hanh_chinh_van_phong.ppt

Nội dung text: Bài giảng Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
MỤC TIÊU A. KIẾN THỨC • Phân loại văn bản pháp quy và văn bản hành chính. • Nguyên tắc soạn thảo một văn bản. • Hiểu quy trình soạn thảo một văn bản và nguyên tắc giải quyết văn bản. B. KỶ NĂNG • Soạn thảo được các loại văn bản hành chính thông dụng. • Biết lập kế hoạch tổ chức hội nghị và thực hành tổ chức một hội nghị. • Mô tả được nhiệm vụ của nhân viên văn phòng khi lãnh đạo đi công tác.
MỤC TIÊU C. THÁI ĐỘ • Nhận thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp, • Nhận biết các tình huống và cách thức giải quyết tình huống phàn nàn khác nhau của khách khác nhau
NỘI DUNG 1. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 2. Nghiệp vụ quản lý văn bản 3. Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp 4. Nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 5. Nghiệp vụ lễ tân
NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN
PHÂN LOẠI VĂN BẢN Văn bản quy phạm quy phạm pháp luật dưới luật (văn bản lập quy): gồm các văn bản được ban hành trên cơ sở Luật, để thực hiện luật - Chính phủ: Nghị quyết, nghị định; - Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị; - Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư; - HĐND: Nghị quyết - UBND: Quyết định, Chỉ thị
HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT QUỐC HỘI Hiến pháp, Luật, Nghị quyết UBTV QUỐC HỘI Pháp lệnh, Nghị quyết CHỦ TỊCH NƯỚC Lệnh, Quyết định HỘI ĐỒNG THẨM CHÍNH PHỦ VT VKSNDTC PHÁN TANDTC Nghị quyết, Nghị định CA TANDTC Nghị quyết QĐ, Chỉ thị, TTư THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Quyết định, Chỉ thị BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ Quyết định, Chỉ thị, Thông tư HĐND: Nghị quyết UBND: Quyết định, Chỉ thị
VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT (VB hành chính) Là loại văn bản của cơ quan Nhà nước hoặc các tổ chức có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thể
Văn bản hành chính thông thường. 1. Công văn 2. Thông cáo 3. Thông báo 4. Chương trình 5. Kế hoạch công tác 6. Đề án 7. Phương án 8. Báo cáo
Văn bản hành chính thông thường. 9. Tờ trình 10. Biên bản 11. Công điện 12. Giấy chứng nhận 13. Giấy ủy nhiệm 14. Giấy giới thiệu 15. Giấy nghỉ phép
Văn bản hành chính thông thường. 16. Giấy đi đường 17. Giấy mời 18. Phiếu gửi 19. Đề nghị 20. Giấy biên nhận hồ sơ 21. Phiếu chuyển 22. Hợp đồng
Văn bản chuyên môn – kỹ thuật. - Văn bản chuyên môn: tài chính, Thống kê; Kế hoạch; - Văn bản kỹ thuật được ban hành trong các lĩnh vực như: Kiến trúc; Xây dựng; Cơ khí; Bản đồ
Phân biệt giữa văn bản áp dụng pháp luật và văn bản QPPL VĂN BẢN QPPL VĂN BẢN HC Về nội dung: Không đặt ra những QPPL, mà căn cứ vào VB QPPL để giải Đặt ra những quy phạm pháp quyết những vụ việc cụ thể, được luật, được áp dụng nhiều lần áp dụng 1 lần Về tính chất: Mang tính cưỡng chế. Không hẳn mang tính cưỡng chế Về thẩm quyền: Cơ quan nào cũng có quyền ban Do cơ quan Nhà nước có thẩm hành quyền ban hành
Tên cơ quan cấp trên Tên cơ quan ban hành VB Quốc hiệu Số, ký hiệu VB Địa danh, ngày, tháng, năm Tên loại VB
20-25 Trang 15 -20 30 - 35 Mặt trước 20-25
20-25 Trang 30-35 15 -20 Mặt sau 20-25
THỰC HÀNH ❖1. Soạn một báo cáo về tình hình học tập và hoạt động phong trào của lớp ❖2. Hãy soạn thảo một văn bản hành chính mà bạn biết
QUỐC HIỆU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên cơ quan, tổ chức ban hành 1. Yêu cầu thể thức: - Tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản - Tên cơ quan chủ quản (Quản lý trực tiếp) BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CÔNG TY ỦY BAN NHÂN DÂN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TỈNH THÁI NGUYÊN
Tên cơ quan, tổ chức ban hành 2. Kỹ thuật trình bày: ➢Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng. ➢Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 (phía bên trái, đầu trang giấy).
Tên có quan, tổ chức ban hành 2. Kỹ thuật trình bày: ➢Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa ➢ Cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng, đậm ➢ Phía dưới có đường kẽ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản. Vídụ: Số:32/2004/QĐ-TTg Số:04/2007/NQ-UBTVQH, ; Số:32/2007/NQ-TTg
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.Yêu cầu về thể thức Số thứ tự đăng ký ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản -Số bằng chữ số Ả rập, bắt đầu là 01 kết thúc 31/12 -Năm ban hành phải ghi đầy đủ số năm -Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Văn bản hành chính có tên loại: Số: / viết tắt tên loại văn bản- Viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-viết tắt đơn vị soạn thảo) Văn bản hành chính không có tên loại (công văn) Số: /viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-Viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ: 1. Công văn của chính phủ do Vụ Hành Chính Văn phòng Chính Phủ soạn thảo: Số: ./VHCVP 2. Công văn của sở công nghiệp Tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY •Số và ký hiệu văn bản được trình bày tại ô số 3 •Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “số” có dấu hai chấm. •Giữa “số”, năm ban hành, ký hiệu văn bản phải có dấu gạch chéo (/); •Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bảng có dấu gạch nối (-)
SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ: Văn bản quy phạm pháp luật: Số: 34/2005/NĐ-CP; Số: 123/2005/QĐ-UBND.- Văn bản hành chính: Số: 33/TTr-SGD-ĐT; Số: 162/THKTSG-ĐT; .
Bảng viết tắt tên loại văn bản và bản sao Stt Tên loại văn bản chữ viết tắt Stt Tên loại văn bản chữ viết tắt Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính 1 Luật Lt 9 Báo cáo BC 2 Pháp lệnh PL 10 Biên bản BB 3 Lệnh L 11 Tờ trình TTr 4 Nghị quyết NQ 12 Hợp đồng HĐ 5 Nghị quyết liên tịch NQLT 13 Công điện CĐ 6 Nghị định NĐ 14 Giấy chứng nhận CN 7 Quyết định QĐ 15 Giấy uỷ nhiệm UN 8 Chỉ thị CT 16 Giấy mời GM 9 Thông tư TT 17 Giấy giới thiệu GT 10 Thông tư liên tịch TTLT 18 Giấy nghỉ phép NP Văn bản hành chính 19 Giấy đi đường ĐĐ 1 Quyết định QĐ 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN 2 Chỉ thị CT 21 Phiếu gửi PG 3 Thông cáo TC 22 Phiếu chuyển PC 4 Thông báo TB Bản sao văn bản 5 Chương trình CTr 1 Bản sao y bản chính SY 6 Kế hoạch KH 2 Bản trích sao TS 7 Phương án PA 3 Bản sao lục SL 8 Đề án ĐA
ĐỊA DANH BAN HÀNH 1. Yêu cầu về thể thức ❖ Là địa điểm đặt trụ sở chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ❖ Mục đích: giúp cho người nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan, tổ chức ban hành trong quan hệ hành chính ❖ Thông thường nếu cơ quan, tổ chức có phân cấp theo đơn vị hành chính thì ghi địa danh là cấp đơn vị hành chính tương ứng, đối với cơ quan, tổ chức khác thì ghi địa danh đơn vị hành chính cấp tỉnh Ví du: Văn bản do công ty TNHH A ban hành có trụ sở đóng trên quận Hải Châu, TP Đà Nẵng: Văn bản do UBND Phường Phước Mỹ, quận Sơn Trà:
NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH Yêu cầu thể thức: 1. Ngày háng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: ngày tháng năm 2. Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập. 3. Đối với những chữ số có ngày nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. 4. Không dùng dấu chấm (.), dấu gạch nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), để thay thế cho các từ “ ngày .tháng năm”.
NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH 2.Kỹ thuật trình bày • Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4 • Bằng chữ in thường • Cỡ chữ 13,14, kiểu chữ in nghiên, sau địa danh có dấu phẩy (,). Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2007 Quảng Nam, ngày 08 tháng 02 năm 2007
TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG CỦA VB 1. Yêu cầu về thể thức • Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ công văn. • Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, ??? phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản • Thông thường trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được bắt đầu bằng cụm từ “Về việc ” • Trích yếu nội dung của văn bản không có tên loại (công văn) được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt “V/v” (về việc).
TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản có tên loại: • Tên và trích yếu của văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a • Tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) • Bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14, 15, kiểu chữ đứng, đậm
TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản có tên loại: • Trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bản • Bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chứ đứng, đậm • Bên dưới trích yếu có đường kẽ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ • Cuối trích yếu không đặt dấu chấm (.).
TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản không có có tên loại (công văn) : • Trích yếu nội dung văn bản được đặt dưới số và ký hiệu văn bản, ở vị trí 5b • Bắt đầu bằng V/v bằng chữ in thường, không in đậm, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng • Không sử dụng dấu (: ), cuối trích yếu không đặt dấu chấm
VÍ DỤ Viết một thông báo nội dung sau: -Do phòng tổ chức của công ty TNHH Thiên Sơn ban hành -Về việc tuyển dụng nhân sự -Thông báo số 32, do phòng tổ chức soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008 -Địa điểm công ty đặt tại TP Đà Nẵng. Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVB
VÍ DỤ CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/TB-PTC Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 THÔNG BÁO Về việc tuyển dụng nhân sự
VÍ DỤ Viết một công văn hướng dẫn sau: -Do phòng văn phòng của công ty TNHH Gia Bảo ban hành -Về việc thi hành quyết định số 32/QĐ-HĐQT của HĐQT công ty -Công văn số 2 , do phòng VP soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008 -Địa điểm công ty đặt tại TP Đà Nẵng. Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVB
VÍ DỤ CÔNG TY TNHH GIA BẢO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 02/TNHHGB-VP Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 V/v hướng dẫn thi hành quyết định số 32/ QĐ_HĐQT
VÍ DỤ Viết một quyết định có nội dung sau: •Do phòng văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Tỉnh Sóc Trăng •Về việc ban hành quyết định số 32/QĐ-HĐND về việc bỗ nhiệm cán bộ •Ban hành ngày 15 tháng 1 năm 2010 -Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu stvb
VÍ DỤ HĐND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG HĐND Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/QĐ-HĐND SÓC TRĂNG Sóc Trăng, ngày 15 tháng 1 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm cán bộ
NỘI DUNG VĂN BẢN Nội dung của văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau: • Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng • Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật. • Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. • Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
NỘI DUNG VĂN BẢN • Dùng từ ngữ phổ thông. • Không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. • Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
NỘI DUNG VĂN BẢN • Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. • Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn từ, cụm từ đó
NỘI DUNG VĂN BẢN • Việc viết hoa được thực hiện theo quy định chính tả tiếng Việt. • Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh) • Trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Thẩm quyền ký bao gồm: Hình thức để ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. • Đối với cơ quan làm việc theo chế độ một thủ trưởng: Thủ trưởng có thể giao cho cấp phó ký thay. KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Thẩm quyền ký được quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH CHỦ TỊCH
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu, và những văn bản thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Việc ký văn bản về các vấn đề khác được thực hiện như quy định đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “thừa uỷ quyền (TUQ)”: 1. Đối với cán bộ phụ trách cấp dưới một cấp 2. Ký TUQ phải có quy định bằng văn bản 3. Giới hạn trong một thời gian nhất định 4. Người được thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH Hoặc TUQ. CHỦ TỊCH UBND QUẬN TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “Thừa lệnh (TL)”: • Người được TL: Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. • Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. TL. CHỦ TỊCH UBND QUẬN HẢI CHÂU CHÁNH VĂN PHÒNG Hoặc TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “ Quyền (Q)”: Áp dụng đối với: 1. Cấp phó được giao nhiệm vụ khi thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài. 2. Cấp phó chưa bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng. Q. GIÁM ĐỐC TM. UBND THÀNH PHỐ Q. CHỦ TỊCH
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Yêu cầu: • Ký đúng thẩm quyền, một lần duy nhất đối với một loại văn bản. Không dùng bút chì, bút đỏ, mực dễ phai. Không dùng giấy cacbon in thành nhiều bản • Thẩm quyền ký luôn là một khối thống nhất, không tách rời hai trang khác nhau, khoảng cách từ yếu tố chức vụ ký đến họ tên của người ký văn bản là 30-40mm.
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Yêu cầu: • Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, biên bản, hợp đồng, thì thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên. • Thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì, soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: 1. Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; 2. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: 1. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt: TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 2. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” ( thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bày • Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô 7b; • Các chữ viết tắt “TM.”; “KT.” “TL.” ; “TUQ.” hoặc “ Q.”, quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm.
CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bày • Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô 7b; chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm. • Chữ ký của người có thầm quyền được trình bày tại ô 7c
DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC - Nhân viên văn thư giử con dấu - Được đóng dấu tại cơ quan, tổ chức - Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau: • Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; • Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; • Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; • Không được đóng dấu khống chỉ.
DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Đóng dấu Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. • Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định • dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. • Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. • Dấu trình bày tại ô số 8.
NƠI NHẬN Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. + Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan; + Căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
NƠI NHẬN • Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; • Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.
NƠI NHẬN • Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất: bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; Phần thứ hai: bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.
NƠI NHẬN Kỹ thuật trình bày: • Nơi nhận được trình bày tại ô 9a, 9b • Phần nơi nhân 9a chỉ áp dụng đối với văn bản hành chính • Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
NƠI NHẬN Kỹ thuật trình bày: ➢ Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm (:); ➢ Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; ➢ Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
NƠI NHẬN Phần nơi nhân tại ô 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: • Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiên đậm; • Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng có chữ “lưu” sau đó có dấu hai chẩm (:);
DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mật độ khẩn Việc xác định mức độ khẩn cấp của văn bản được thực hiện như sau: • Hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; • Mức độ khẩn do người ký văn bản quyết định. • Dấu chỉ mật độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại phần sau của phần này. Mực dùng đóng dấu khẩn phải là màu đỏ tươi.
DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC Ngoài ra còn có các thành phần thể thức khác: 1. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số telex, số Fax 2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “Xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” , “bàn thảo”, bản dự thảo lần ” 3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 4. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo 5. Số trang
CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày bằng ô số 11; trong khung dấu hình chữ nhật - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12 - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13 - Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số Telex, số Fax - Phụ lục văn bản: Phụ lục kèm theo văn bản được tình bày trên trang giấy riêng.
KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính là văn bản thể hiện những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành theo một thứ tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội xác định.
SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính bao gồm: ?? Văn bản hành chính có chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hóa- xã hội.
1. Chức năng thông tin Thông tin là cơ sở xuất phát hành động; thông tin diễn tả quy cách hành động và cuối cùng thông tin ghi kết quả hành động.
Dưới dạng văn bản, thông tin thường có 03 loại: * Thông tin quá khứ * Thông tin hiện hành * Thông tin dự đoán
2. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý của văn bản QLNN thể hiện 02 mặt sau: * Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật. * Là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Nhà nước.
3. Chức năng quản lý. VB QLNN là căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành. Là phương tiện truyền đạt quyết định cho cấp dưới thuận lợi, chính xác, thống nhất.
4. Chức năng văn hóa-xã hội.
NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VBHC - Nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế: phù hợp chủ trương của Đảng, nhà nước, pháp luật -Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học: Nội dung ý tưởng văn bản phải rõ ràng, chính xác, không hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau,
NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VBHC - Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng: Phù hợp với người đọc, phù hợp với dân trí. - Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi: phù hợp với khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực
YÊU CẦU VỀ HÀNH VĂN TRONG SOẠN THẢO VBHC Sử dụng ngôn ngữ: •Văn bản được thể hiện bằng tiếng việt, có thể dịch ra tiếng các dân tộc thiểu số và tiếng nước ngoài. • Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu • Viết sạch sẽ, rõ ràng • Để người đọc dễ hiểu và hiểu đúng, người viết nên dùng câu đơn là chủ yếu • Viết đúng, phân đoạn rõ ràng
KIẾN THỨC CẦN CÓ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC • Hiểu được Bộ máy quản lý nhà nước và nguyên tắc tổ chức hoạt động của bộ máy nhà nước. •Hệ thống pháp luật và quan hệ pháp luật có liên quan đến hoạt động của ngành, cơ quan, tổ chức, địa phương mình •Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức mình và của cơ quan, tổ chức có liên quan, nhất là cơ quan, tổ chức chủ quản và trực thuộc;
KIẾN THỨC CẦN CÓ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC • Nắm vững những quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư; về quản lý và sử dụng con dấu. • Có trình độ chuyên môn, văn hóa phù hợp với hoạt động của cơ quan, tổ chức mình công tác. Đồng thời phải có những kiến thức hỗ trợ khác như: ngôn ngữ, giao tiếp, ứng xử, kinh tế, chính trị, xã hội, tin học, kiến thức quản lý, lãnh đạo, tâm lý.
KIẾN THỨC CẦN CÓ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC Tóm lại văn bản hành chính không chỉ chứa đựng những quy định, những yêu cầu, mệnh lệnh, cách giải quyết công việc giao dịch, mà còn thể hiện cả quan điểm, trình độ nhận thức và phẩm chất người viết, người ký văn bản. Do đó những kiến thức cần có trên đây là bắt buộc, không thể thiếu được đối với người soạn thảo văn bản.
QUY TRÌNH SOẠN THẢO VB HC Xác định mục đích, tính chất 1 của vấn đề cần văn bản hóa duyệt văn bản trước khi trình 2 lên lãnh đạo cơ quan ký. Bộ phận hoặc cá nhân được giao 3 nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo 4 Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký. Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận” 5 và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản
Bài thực hành ❖Soạn một báo cáo về tình hình học tập và hoạt động phong trào của lớp ❖Nêu đặc điểm chung, thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, hạn chế. ❖Đề xuất kiến nghị (nếu có)
SOẠN THẢO VĂN BẢN THÔNG DỤNG
SOẠN THẢO CÔNG VĂN Khái niệm: Công văn là văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong cơ quan, tổ chức để thông tin, giao dịch và trao đổi công tác nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Yêu cầu khi soạn thảo công văn • Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ. • Viết ngắn gọn, súc tích và rõ ràng sát với chủ đề. • Ngôn ngữ lịch sự, súc tích và có sức thuyết phục cao. • Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bố cục nội dung công văn Phần I: Đặt vấn đề Nêu lý do, cơ sở ban hành. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, là rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề. Ví dụ: Năm học .sắp kết thúc, Trường xin hướng dẫn các Khoa, Phòng làm tổng kết với các nội dung sau đây. Nhân dịp ngày thành lập công ty, văn phòng công đoàn đề xuất một số hoạt động công đoàn để tất cả cán bộ công nhân viên tham gia chuẩn bị cho ngày kỷ niệm.
Bố cục nội dung công văn Phần II: Giải quyết vấn đề: Nội dung chính của công văn. - Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (được nêu ở phần trích yếu). - Cách hành văn phải phù hợp với từng loại công văn và phải đảm bảo tính thuyết phục, tạo điều kiệm thuận lợi cho hoạt động nghiên cứu giải quyết.
Bố cục nội dung công văn Phần III. Kết luận vấn đề Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc là sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu. Phần kết luận có thể mang sắc thái biểu cảm công vụ như: “Rất mong xin chấn thành cảm ơn ” hoặc “trân trọng kính chào”.
SOẠN THẢO BÁO CÁO
SOẠN THẢO BÁO CÁO Khái niệm: Báo cáo là văn bản thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, là căn cứ để cấp trên quyết định quản lý phù hợp Báo cáo được dùng để thông tin ra bên ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan, tổ chức
CÁC LOẠI BÁO CÁO - Báo cáo thường kỳ - Báo cáo bất thường - Báo cáo sơ kết - Báo cáo tổng kết -
SOẠN THẢO BÁO CÁO Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo -Phải đảm bảo trung thực, chính xác, nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm. -Báo cáo phải kịp thời, khi làm báo cáo phải bảo đảm tốt công tác chuẩn bị như: ➢ Xác định mục đích, yêu cầu của báo cáo, xây dựng đề cương. ➢ Thu thập, chọn lọc tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. ➢ Đánh gía tình hình của tài liệu, số liệu một cách khái quát, dự kiến những đề xuất, kiến nghị với cấp trên. - Báo cáo có thể được viết theo đề cương mẫu, bằng hình thức lập bảng hoặc biểu đồ.
BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO Phần I: Đành giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Phần II. Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. Phần III: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
Tên cơ quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc I. Phần mở đầu:( Chức năng nhiệm vụ) 1. Nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao. 2. Nêu những điều kiện hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ công tác. II. Phần nội dung: (Kết quả công việc được giao) 1. Kiểm điểm công việc đã làm. 2. Những tồn tại 3. Những vấn đề chưa giải quyết 4. Thiếu sót, khuyết điểm 5. Kết quả đạt được tốt, xấu 6. Tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của những tồn tại. III. Phần kết luận (Kế hoạch) 1. Phương hướng tới a Mục tiêu b Nhiệm vụ 2. Các biện pháp tổ chức thực hiện tiếp tục a. Kiến nghị cấp trên b. Triển vọng công tác trong thời gian tới Nơi nhận Thẩm quyền ký
Tên cơ quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc I. Phần mở đầu:( Chức năng nhiệm vụ) 1. Nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao. 2. Nêu những điều kiện hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ công tác. Nơi nhận Thẩm quyền ký
Tên cơ quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc II. Phần nội dung: (Kết quả công việc được giao) 1. Kiểm điểm công việc đã làm. 2. Những tồn tại 3. Những vấn đề chưa giải quyết 4. Thiếu sót, khuyết điểm 5. Kết quả đạt được tốt, xấu 6. Tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của những tồn tại. Nơi nhận Thẩm quyền ký
Tên cơ quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc III. Phần kết luận (Kế hoạch) 1. Phương hướng tới a Mục tiêu b Nhiệm vụ 2. Các biện pháp tổ chức thực hiện tiếp tục a. Kiến nghị cấp trên b. Triển vọng công tác trong thời gian tới Nơi nhận Thẩm quyền ký
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN SOẠN THẢO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ./BC - CQ(TC) Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc công tác tuần (tháng, quý ) Đơn vị báo cáo ( phòng, ban, phân xưởng) I. NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN (Trong tuần (tháng , quý) từ ngày tháng năm đến ngày tháng . Năm ) A. Về sản xuất 1. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): 2. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): B. Về kinh doanh 1. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): 2. Hoạt động tiếp thị, quảng cáo: C. Các công việc khác trong hoạt động thường xuyên của đơn vị cần phản ánh với cơ quan D. Những việc còn tồn đọng từ kế hoạch tuần (tháng, quý) trước II. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐỘT XUẤT, QUAN TRỌNG CẦN QUAN TÂM III. NHỮNG ĐỀ NGHỊ VỚI LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP HOẶC CÁC ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN TRONG DOANH NGHIỆP . IV. CÔNG VIỆC DỰ KIẾN TRONG TUẦN (THÁNG, QUÝ) . Nơi nhận Thẩm quyền ký
Tên cơ quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO (Về việc Sơ kết công tác 6 tháng đầu năm Và nhiệm vụ hoạt động 6 tháng cuối năm ) PHẦN THỨ NHẤT KẾT QUẢ CÔNG TÁC 6 THÁNG ĐẦU NĂM I. Thực hiện nhiệm vụ sản xuất 1 Sản xuất và cung ứng (tên dịch vụ, mặt hàng) . a. Về sản xuất: b. Về cung ứng: 2. Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất trong 6 tháng đầu năm. 2.1 2.2 3. Các công tác khác - Đầu tư phát triển II. Về công tác quy hoạch và chuẩn bị đầu tư III.Về công tác chuẩn bị xây dựng IV. Về đầu tư xây dựng 1. Công trình 2. Công trình 3. Công tác tài chính 4. Những hoạt động khác - Thanh tra an toàn lao động - Bảo đảm vật tư thiết bị phục vụ sản xuất và xây dựng - Thẩm định về dự án đầu tư - Bảo vệ - Tổ chức – cán bộ, lao động, tiền lương - Đối ngoại - Đoàn thể
THỰC HÀNH Gỉa sử bạn là nhân viên làm việc tại một phòng ban của công ty A. Hãy soạn thảo một báo cáo với một trong hai nội dung sau: - Kết quả làm việc của bạn trong năm đó - Kết quả khi bạn hoàn thành xong một công việc cụ thể
SOẠN THẢO BIÊN BẢN Khái niệm: Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép những sự việc xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực hiện. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu để dùng làm chứng cứ cho các sự kiện thực tế xảy ra, làm cơ sở cho các sự kiện thực tế xảy ra, làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc làm căn cứ cho các nhận định, kết luận khác
SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản gồm các loại: 1. Biên bản hội nghị 2. Biên bản sự việc xảy ra 3. Biên bản bàn giao, biên bản xử lý 4. Biên bản giải hoà, Yêu cầu khi soạn thảo biên bản • Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể; • Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan; • Nội dung phải trọng tâm, trọng điểm; Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao, thông tin này phải được đọc cho mọi người chứng kiến cùng nghe để ký vào biên bản chịu trách nhiệm
SOẠN THẢO BIÊN BẢN Bố cục của biên bản: 1. Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia 2. Nội dung biên bản: Biên bản hội nghị, cuộc họp: Dùng để ghi chép lại diễn biến của hội nghị, cuộc họp. Biên bản hội nghị, cuộc họp thông thường gồm hai phần: phần dẫn (thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự, ) và phần nội dung.
SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản xử lý sự việc xảy ra: Ghi thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự, chứng kiến, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu về nguyên nhân vụ việc, ai là người chịu trách nhiệm chính.
SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc: Ghi những căn cứ của việc bàn giao, ngày, tháng, năm, địa điểm, thành phần tham gia và những nội dung của bàn giao. 3. Kết thúc biên bản: Ghi rõ thời gian kết thúc, đọc lại và những người tham gia ký tên
MẪU BIÊN BẢN BIÊN BẢN V/v . - Thời gian và địa điểm tiến hành lập biên bản: - Thành phần tham gia lập biên bản - Diến biến sự việc xảy ra (Phần kết thúc biên bản, tuỳ theo nội dung, sẽ được trình bày thích hợp)
BIÊN BẢN Hội nghị . I. PHẦN KHAI MẠC HỘI NGHỊ 1. Khai mạc: Khai mạc lúc: giờ .ngày tháng năm , tại 2. Thành phần hội nghị: - Số người có mặt (hội nghị quan trọng mà số người ít thì cần ghi tên của người có mặt); - Số người vắng mặt (có thể ghi cả tên và lý do cả người vắng mặt). - Số đại biểu được mời: 3. Lý do hội nghị: (ghi rõ tên, chức danh, chức vụ công tác người khai mạc, tuyên bố lý do). 4. Chương trình hội nghị: (ghi rõ các vấn đề cần giải quyết). 5. Đoàn chủ tịch, ban thư ký: (ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ công tác). II. PHẦN TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 1. Các báo cáo tại hội nghị: (ghi theo thứ tự các báo cáo tại hội nghị, họ và tên, chức danh, chức vụ người báo cáo, tóm tắc nội dung báo cáo (trong trường hợp nhiều ngày thì phải ghi rõ từng ngày thực hiện). 2. Thảo luận tại hội nghị: (ghi những vấn đề chủ tịch đoàn nêu ra để thảo luận, những ý kiến của từng người phát biểu thảo luận, ý kiến của chủ tịch đoàn). 3. Quyết nghị: (ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thông qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng, phân công chịu trách nhiệm thực hiện). 4. Ý kiến đóng góp phê bình, cảm tưởng đại biểu. - Ngày, giờ kết thúc; - Chữ ký thư ký và chủ tịch đoàn. (Nếu biên bản được đọc trước hội nghị để thông qua thì cần ghi thêm: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được toàn thể hội nghị nhất trí thông qua. Nếu có đính kèm những văn bản khác thì cần phải ghi vào phần ghi chú).
BIÊN BẢN Hội nghị . I. PHẦN KHAI MẠC HỘI NGHỊ 1. Khai mạc: Khai mạc lúc: giờ .ngày tháng năm , tại 2. Thành phần hội nghị: - Số người có mặt (hội nghị quan trọng mà số người ít thì cần ghi tên của người có mặt); - Số người vắng mặt (có thể ghi cả tên và lý do cả người vắng mặt). - Số đại biểu được mời: 3. Lý do hội nghị: (ghi rõ tên, chức danh, chức vụ công tác người khai mạc, tuyên bố lý do). 4. Chương trình hội nghị: (ghi rõ các vấn đề cần giải quyết). 5. Đoàn chủ tịch, ban thư ký: (ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ công tác).
BIÊN BẢN Hội nghị . II. PHẦN TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 1. Các báo cáo tại hội nghị: (ghi theo thứ tự các báo cáo tại hội nghị, họ và tên, chức danh, chức vụ người báo cáo, tóm tắc nội dung báo cáo (trong trường hợp nhiều ngày thì phải ghi rõ từng ngày thực hiện). 2. Thảo luận tại hội nghị: (ghi những vấn đề chủ tịch đoàn nêu ra để thảo luận, những ý kiến của từng người phát biểu thảo luận, ý kiến của chủ tịch đoàn). 3. Quyết nghị: (ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thông qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng, phân công chịu trách nhiệm thực hiện). 4. Ý kiến đóng góp phê bình, cảm tưởng đại biểu. - Ngày, giờ kết thúc; - Chữ ký thư ký và chủ tịch đoàn. (Nếu biên bản được đọc trước hội nghị để thông qua thì cần ghi thêm: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được toàn thể hội nghị nhất trí thông qua. Nếu có đính kèm những văn bản khác thì cần phải ghi vào phần ghi chú).
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO BIÊN BẢN Về việc bàn giao công việc Căn cứ Quyết định số: ./QĐ .ngày .tháng .năm của Về việc Hôm nay:, ngày tháng năm , giờ , (tên đơn vị, bộ phận, cá nhân bàn giao) chính thức bàn giao cho (tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận bàn giao). 1. Nội dung bàn giao chính thức gồm các mục sau đây: - Về chức năng, nhiệm vụ; - Về tổ chức, nhân sự; - Về cơ sở vật chất; - Về hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 2. Những công việc khác- Biên bản này được lập thành .bảng để gửi đến các nơi có liên quan sau
SOẠN THẢO THÔNG BÁO Khái niệm thông báo: Thông báo là văn bản hành chính được dùng để thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức, truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp luật quan trọng, một tin tức, một sự kiện, cho các chủ thể có liên quan biết.
SOẠN THẢO THÔNG BÁO Yêu cầu khi soạn thảo thông báo 1. Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị, . - Cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắc nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. 2. Đối với thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp - Phải nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắc nội dung họp, các quyết định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó.
SOẠN THẢO THÔNG BÁO Yêu cầu khi soạn thảo thông báo 3. Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao. - Phải ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng khi triển khai thực hiện. 4. Đối với thông báo về kết luận của một cấp có thẩm quyền. - Cần nêu rõ họ tên của cấp có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận, và chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành.
SOẠN THẢO THÔNG BÁO Bố cục của thông báo Đặt vấn đề: Trong phần đặt vấn đề không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo. Nội dung thông báo: Nội dung thông báo phải được viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết. Kết thúc thông báo: Cần nhắc lại nội dung chính, trọng tâm của thông báo, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cảm ơn nếu cần thiết
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Khái niệm: Tờ trình là văn bản mang tính chất trình bày một sự việc được sử dụng để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, hoặc xin cấp trên phê duyệt một vấn đề nào đó.
YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 1. Phân tích được những mặt tích cực, tiêu cực của tình hình thực tế, làm nổi bật được nhu cầu bứt thiết của vấn đề nêu trong tờ trình; 2. Nêu các chủ đề xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới; 3. Các kiến nghị phải hợp lý; 4. Phân tích được những thuận lợi, khó khăn và trình bày khái quát các phương án khắc phục khó khăn, phát triển thế mạnh.
BỐ CỤC CỦA TỜ TRÌNH Nhận định tình hình (thực trạng) làm cơ sở cho việc đưa ra nội dung trình duyệt 1. Phần nội dung: Nêu tóm tắc nội dung của đề nghị mới, trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi, những thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện, những biện pháp khắc phục 2. Phần kết luận: Phân tích được ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, đối với công tác quản lý. Nêu những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên phê duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án.
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Lưu ý: 1. Tờ trình có thể đính kèm theo các văn bản phụ để minh hoạ cho phương án được đề xuất trong tờ trình. 2. Có thể mẫu hoá tờ trình đối với những công việc thông dụng như trình duyệt văn bản, kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn, 3. Những công việc đơn giản, hằng ngày thì làm phiếu trình hoặc phiếu đề xuất. 4. Không nên dùng tờ trình thay thế những văn bản khác như báo cáo, công văn, .
MẪU SOẠN THẢO TỜ TRÌNH TỜ TRÌNH Dự án (dự thảo) văn bản Kính gửi: . Mô tả dự án (dự thảo) văn bản (tên loại, thẩm quyền ban hành, trích yếu nội dung: 2. Mô tả các văn bản kèm theo (nếu có): 3. Quy trình soạn thảo: . a. Đơn vị, chuyên viên soạn thảo (ký và ghi rõ họ tên) b. Thủ trưởng các đơn vị có liên quan (ký và ghi rõ họ tên): c. Văn phòng, tổ chức pháp chế (trưởng đơn vị ký tên ghi rõ họ tên) d. Ý kiến bảo lưu
NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
KHÁI NIỆM QUẢN LÝ VĂN BẢN Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Văn bản quản lý là một dạng văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nuớc văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.
CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ 1 2 3 4 5 Chức năng Chức năng Chức năng Chức năng Chức năng thông tin pháp lý quản lý văn hoá xã hội
Ý NGHĨA CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ 1. Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết 2. Giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ. 3. Lưu giữ tài liệu, hồ sơ có gía trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. 4. Lưu giữ lại những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra khi cần thiết
TỔ CHƯC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1 Nhận văn bản đến 2 Sơ bộ phân loại văn bản 3 Bóc văn bản 4 Đóng dấu “đến” vào văn bản 5 Trình chánh văn phòng 6 Đăng ký (vào sổ) 7 Chuyển văn bản đến
BƯỚC 2: PHÂN LOẠI VĂN BẢN • Loại VB không cần bóc phong bì, không cần vào sổ đăng ký •Loại VB cần bóc phong bì,vào sổ đăng ký
BƯỚC 3: BÓC PHONG BÌ •Những văn bản chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước. •Khi bóc bì cần tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện. •Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại xem có sót văn bản không • Kiểm tra số và ký hiệu văn bản bên trong
BƯỚC 3: BÓC PHONG BÌ •Đối với văn bản thuộc các loại: đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra và giử lại phong bì đính kèm theo văn bản để làm bằng chứng. •Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi.
BƯỚC 4 :ĐÓNG DẤU ‘ĐẾN’ VÀO VĂN BẢN •Dấu “đến” đóng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.
BƯỚC 5 : TRÌNH CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc trưởng phòng hành chính) Mục đích: cho ý kiến về việc phân phối giải quyết văn bản đó. Đối với cơ quan có nhiều phòng ban. Có số lượng văn bản đến nhiều, văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung của văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh văn phòng.
BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Đăng ký bằng sổ: + Sổ văn bản mật + Văn bản cấp trên gửi xuống + Văn bản của các cơ quan đơn vị cấp dưới gửi lên. + Văn bản thuộc loại đơn thư khiếu tố.
BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Số đến Ngày Nơi Số ký Ngày Tên loại, Lưu hồ Nơi Ký nhận Ghi đến gửi hiệu tháng trích yếu sơ nhận chú văn văn văn bản nội dung bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Số Ngày Nơi Số ký Ngày Tên loại, Mức Lưu Nơi Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng trích yếu độ hồ nhận nhận chú văn văn văn nội dung mật sơ bản bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Mẫu các sổ đăng ký văn bản mật Việc đăng ký văn bản mật cần được tiến hành theo hai trường hợp Trường hợp1: Nhân viên văn thư được quyền bóc bì văn bản mật thì nhân viên văn thư trực tiếp ghi các thông tin vào các cột của sổ đăng ký văn bản mật. Trường hợp 2: Văn bản mật không giao cho nhân viên văn thư bóc bì thì nhân viên văn thư chỉ ghi: từ cột 1 đến cột 3 ghi những nội dung của văn bản, cột 6 ghi “tài liệu mật”, cột 9 ghi tên người nhận văn bản mật. Các cột còn lại do người được phân công bóc bì ghi và quản lý.
BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Tên cơ quan cấp trên trực tiếp: . Tên cơ quan: . Năm: . SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số: Đến số . Từ ngày: Đến ngày Quyển số:
BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN • Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ. • Việc chuyển văn bản phải nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật • Ưu tiên chuyển giao những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn. • Trường hợp số liệu văn bản đến cơ quan muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì nhân viên văn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận.
BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 1. Nếu các đơn vị ở trong cùng khu vực cơ quan và số lượng văn bản ít thì người nhận văn bản ký vào sổ đăng ký văn bản (cột 9 hoặc cột 10 của sổ đăng ký văn bản). 2. Nếu các đơn vị ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ “chuyển văn bản đến”. Sổ này mẫu như sau:
BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Số lượng văn Đơn vị hoặc Ký nhận chuyển văn bản hoặc số người nhận bản lượng bì 1 2 3 4 5
QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI 1 Kiểm tra thể thức văn bản 2 Vào sổ đăng ký văn bản đi 3 Bao gói văn bản đi 4 Chuyển văn bản đi 5 Giữ gìn sắp xếp bản lưu văn bản gửi đi
BƯỚC 1: KIỂM TRA THỂ THỨC VĂN BẢN Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều phải được kiểm tra lại thể thức nhằm bảo đảm chất lượng của văn bản. -Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản -Kiểm tra thể thức văn bản: -Kiểm tra chữ ký của văn bản
BƯỚC 2: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại và Nơi nhận Đơn vị hoặc Ghi chú văn bản văn bản trích yếu nội người nhận dung văn bản lưu lại 1 2 3 4 5 6
BƯỚC 3: BAO GÓI VĂN BẢN ĐI Để việc gửi văn bản đi không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần: - Thành lập các cặp tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm cơ quan. - Cố định mỗi đơn vị một ngăn đựng văn bản - Ghi vào mép bìa cố định nơi chuyển đi - Cho văn bản vào bì - Ghi địa chỉ nơi cần chuyển - Cho văn bản đó vào từng ô đã xếp sẵn
BƯỚC 3: BAO GÓI VĂN BẢN ĐI Bì đựng văn bản đi có đầy đủ các thông tin sau: Tên cơ quan; số ký hiệu văn bản TEM Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận)
BƯỚC 4: CHUYỂN VĂN BẢN VĂN BẢN ĐI Văn bản gửi đi phải được gửi ngay trong ngày đăng ký văn bản, có thể gửi qua bưu điện hoặc do văn thư mang đến tận địa chỉ nơi nhận Mẫu sổ chuyển giao văn bản Ngày Số và ký Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận tháng gửi hiệu văn văn bản văn bản và đóng văn bản bản dấu
BƯỚC 5: GIỮ GÌN VÀ SẮP SẾP BẢN LƯU VĂN BẢN ĐI •Văn bản đi bất kể do đơn vị nào soạn thảo đều phải được lưu lại ít nhất 02 bản. •Văn bản lưu phải được sắp xếp, bảo quản cẩn thận. Cuối năm nhân viên văn thư phải sắp xếp lại văn bản và lập hồ sơ chuyển giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho nghiên cứu và khai thác.
Có ý kiến cho rằng: hiện nay, công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến trong các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế còn nhiều bất cập. Theo bạn, đâu là nguyên nhân? Cần có những giải pháp gì để khắc phục tình trạng đó
Nơi bạn làm việc, học tập chưa có quy định cụ thể về tác phong, nếp sống, bạn hãy đưa ra một vài biện pháp nhằm xây dựng tác phong, nếp sống cho cơ quan, tổ chức của bạn
Những yếu tố nào là cần thiết trong công sở hiện đại, nếu bạn không đáp ứng đủ yêu cầu của những yếu tố thẩm mỹ đó thì sẽ ảnh hưỡng như thế nào đến hiệu quả công việc trong cơ quan, tổ chức bạn đang làm việc? Thư ký văn phòng cần quan tâm đến mối quan hệ nào nhất trong công sở? Vì sao? Liên hệ thực tế
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP
MỤC TIÊU 1 BIẾT PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP. NẮM ĐƯỢC CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH TỔ 23 CHỨC HỘI NGHỊ THỰC HÀNH CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ MỘT 3 HỘI NGHỊ, VÀ SOẠN THẢO ĐƯỢC CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ
NỘI DUNG Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CUỘC HỌP PHÂN LOẠI CUỘC HỌP TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Ý NGHĨA 1 2 3 Là nơi phát 4 Triển khai thực huy quyền Là hình thức Là nơi trao đổi hiện quyết định, làm chủ, thu thập các vấn đề làm tháo gỡ những để cùng truyền đạt cơ sở cho việc khó khăn đóng góp thông tin ra quyết định. vướng mắt, vào quá trình lệch lạc trong tra quyết định quản lý
PHÂN LOẠI CUỘC HỌP CUỘC HỌP CUỘC HỌP QUY MÔ QUY MÔ NHỎ, LỚN,TRANG KHÔNG TRỌNG, NGHI THỨC NGHI THỨC
Cuộc họp quy mô nhỏ, không nghi thức - Cuộc họp kiểm điểm, khen thưởng - Cuộc họp thường kỳ hàng tháng, quý, năm - Cuộc họp giao ban, họp bất thường - Họp các bộ phận để triển khai quyết định. -
Cuộc họp quy mô lớn, trang trọng nghi thức - Hội nghị - Hội thảo - Đại hội cổ đông - Cuộc họp thông qua những quyết định quan trọng của doanh nghiệp -
Tiến trình tổ chức cuộc họp
TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI NGHỊ RA QUYẾT ĐỊNH HỘI NGHỊ HỘI NGHỊ PHỔ BIẾN TRIỂN KHAI HỘI NGHỊ KIỂM TRA, ĐÔN ĐỐC
TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KẾT THÚC ĐIỀU HÀNH CHUẨN BỊ XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH
LỊCH TRÌNH THƯỜNG CÓ CÁC NỘI DUNG SAU Mục đích Xây dựng chương trình Thành phần XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH Địa điểm thời gian chuẩn bị phương tiện Chịu trách nhiệm Kinh phí
CHUẨN BỊ (1) Chọn thời gian (2) Chọn địa điểm
CHUẨN BỊ (3) Chuẩn bị hồ sơ (4) Thông báo, gửi giấy mời (5) Soạn thảo chương trình
CHUẨN BỊ (6) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật (7) Dự trù kinh phí (8) Kiểm tra công tác chuẩn bị
ĐIỀU HÀNH Đón Ghi Điều Tổng kết tiếp hành biên bản khách
SAU HỘI NGHỊ Hoàn thiện các văn kiện Tặng quà Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có) Thanh toán các chi phí Tổ chức thực hiện các nghị quyết Đánh giá kết quả tổ chức Rút bài học kinh nghiệm
Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành công 1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo 2. Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết 3. Nên thảo luận trước với hội đồng về nội dung của cuộc họp 4. Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ 5. Ghi biên bản những điểm quan trong trong lúc họp 6. Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn
Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành công 7. Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp 8. Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình 9. Phát biểu trong cuộc họp là nên nói với nhiều người chứ không chỉ riêng với một người 10. Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt là đối với người vắng mặt 11. Sau buổi họp nên gặp từng người và trò chuyện thân mật
Bài tập Hãy xây dựng chương trình hội nghị “ khách hàng” của Công ty A. Hội nghị được diễn ra trong 1 ngày Bắt đầu lúc 7h30 và kết thúc lúc 16h 30
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO
MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC • Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức năng quản lý nói chung. • Giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm, để phát triển tổ chức.
MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC •Giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hằng năm của tổ chức. • Giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do đó chuyến đi công tác của lãnh. •
PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1. Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: 2. Chuyến đi công tác không định trước:
PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1. Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến đi trong tuần, tháng có thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan. 2. Chuyến đi công tác không định trước: Những chuyến đi khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài nước, chuyến đi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng, Chuyến đi công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Đối với chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: -Đưa vào kế hoạch năm, hoặc căn cứ vào công văn mời để bố trí thời gian thích hợp Đối với chuyến đi công tác không định trước: -Lên kế hoạch cụ thể.
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC •Có thể thực hiện việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau: Đơn Vị: ,TG: Tuần, Từ Đến . Ngày Tên CB Chức Nơi Địa điểm Đơn vị Mục đích Phương Ngày Ghi đi công vụ đến đến tổ chức chuyến tiện tham chú tác đi dự (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Khi lập kế hoạch chuyến đi công tác cần chú ý đến những vấn đề gì?
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC • Cần nắm rõ những vấn đề sau: 1.Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi 2.Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn 3.Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, (mục đích, lịch trình, thành phần tham dự, )
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC • Yêu cầu: Làm việc theo nhóm: 1. Từ nhóm 1 đến nhóm 9 làm đề số 1, Nhóm 10 đến nhóm 19 làm đế số 2 2. Mỗi nhóm đại diện 1 người, lên bảng trình bày bảng kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo (căn cứ giấy mời)
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Đề 1: Lập một kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo: Nội dung chuyến đi: Công ty các bạn nhận được một giấy mời ngày 28/08/2008 tham gia một hội thảo tại Cần Thơ. (xem giấy mời ). Công ty bạn cử 3 cán bộ Phòng KH&CN.(1 trưởng Phòng, 1 phó Phòng và 1 nhân viên) Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo như thế nào?. Hãy phát thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đó.
LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Đề 2: Lập một kế hoạch cho chuyến đi của lãnh đạo Nội dung chuyến đi: Công ty các bạn nhận được một giấy mời ngày 29/08/2008 tham gia một tham dự toạ đàm. (xem giấy mời ). Phòng Tư Pháp cử 3 cán bộ.(1 trưởng Phòng, 1 phó Phòng và 1 nhân viên). Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo như thế nào. Hãy phát thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đó.
GIẤYLẬP MỜIKẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG Kính TÁCgửi: Trong khuôn khổ hoạt động hợp tác với Dự án STAR- Việt Nam, Bộ Tư pháp tổ chức Tọa đàm về “Định hướng hoàn thiện pháp luật về trọng tài thương mại ở Việt Nam”, với sự tham gia của chuyên gia về trọng tài thương mại của Hồng Kông và một số chuyên gia Việt Nam. * Thời gian: 01 ngày, bắt đầu từ 8 giờ ngày 31/01/2007 (Thứ tư). * Địa điểm: Hội trường Đa Năng, Nhà khách Trung ương, Số 8, Chu Văn An - Hà Nội. Bộ Tư pháp kính mời Ông/Bà, Quý Cơ quan, tổ chức cử 3 đại diện tham dự Tọa đàm. * Chế độ đối với đại biểu ngoại tỉnh: (Xem phụ lục đính kèm). Để biết thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ với chị Phương- Vụ Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp theo số điện thoại: 08048997, 0904261682 hoặc chị Thành - 04- 7342344, 0913038412. Nơi nhận: TL. BỘ TRƯỞNG - Như trên;. VỤ TRƯỞNG VỤ BỔ TRỢ TƯ PHÁP - Bộ trưởng Uông Chu Lưu (để b/c); - Thứ trưởng Hoàng Thế Liên (để b/c); -Lưu: VT, Vụ BTTP
CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
A. GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1. Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh, hộ chiếu, visa, 2. Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài, và các địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết. 3. Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân. 4. Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác.
C. LIÊN HỆ VỚI NƠI ĐẾN CÔNG TÁC 1. Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác. 2. Cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch thời gian của chuyến đi
C. CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU • Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng cho các đơn vị chức năng • Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát biểu, bài tham luận.
C. CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu tham khảo như: + Các văn bản quy phạm pháp luật + Các tài liệu chuyên môn + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
C. CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp Văn phòng thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi.
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC Trước khi lãnh đạo đi công tác • Dự các cuộc họp bàn giao • Ghi chép các công việc do cấp phó uỷ quyền cho văn phòng thư ký giải quyết
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC Đối với văn phòng - Giúp các phó thủ trưởng giải quyết các công việc do thủ trưởng phân công. - Giải quyết các công việc được thủ trưởng uỷ quyền. - Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị, tổng hợp tình hình báo cáo cho phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TAC Đối với người thư ký •Duy trì công việc hằng ngày •Những vấn đề cần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để giải quyết •Xử lý các hồ sơ theo mức độ quan trọng Nên phân loại hồ sơ ra làm 4 loại: + Hồ sơ khẩn ( high- priority folder) + Hồ sơ ghi những công việc cần giải quyết + Các thông báo + Những công việc đã thực hiện
MẪU SỔ TÓM TẮT THƯ TÍN, ĐIỆN THOẠI, Ngày/tháng Nguồn mô tả (mô tả cụ Hoạt động đã thực Hoạt động cần thể thư tín, điện thoại, hiện/người giải thực hiện / ngày bản tường trình hoặc quyết hết hạn các cuộc viếng thăm
MẪU NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý Ngày /tháng Mô tả
TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ KHI LÃNH ĐẠO TRỞ VỀ 1. Báo cáo lãnh đạo biết những diễn biến của cơ quan trong thời gian đi công tác. 2. Trình nhật ký thư tín và nhật ký công tác 3. Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ
TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ KHI LÃNH ĐẠO TRỞ VỀ 4. Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết quả của chuyến đi với toàn cơ quan 5. Giúp thủ trưởng hoàn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy, sao chép dữ liệu 6. Ngoài ra người thư ký cần giúp thủ trưởng làm các thủ tục chi tiết về các khoản chi phí để thanh toán, đồng thời soạn thảo bức thư cảm ơn những người đã trực tiếp gặp, tiếp xúc trong chuyến đi.
NGHIỆP VỤ LỄ TÂN VÀ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
KHÁI NIỆM Lễ tân kinh doanh là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Những hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của từng quốc gia, những tập quán và sự thoả thuận giữa các bên.
VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Công tác lế tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho lãnh đạo làm các công việc khác. •Tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn tượng đẹp, gây cảm tình với khách. • Tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác, đặc biệt trong kinh doanh. •Hoạt động lễ tân tốt hay xấu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động đối ngoại, ảnh hưởng đến quan hệ giữa các quốc gia.
NGUYÊN TẮC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Tuân thủ các quy định, tập quán, thông lệ quốc tế. •Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. •Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. •Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi •Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
NGUYÊN TẮC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Tuân thủ các quy định, tập quán, thông lệ quốc tế. •Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. •Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. •Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi •Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
1. TRANG BỊ KHU LỄ TÂN 2. PHÂN LOẠI KHÁCH
1. NGHIỆP VỤ ĐÓN TIẾP KHÁCH 2. NGHIỆP VỤ NGẮT QUÃNG HAY KẾT THÚC CUỘC NÓI CHUYỆN 3. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC BUỔI HẸN GẶP 4. NGHIỆP VỤ HUỸ BỎ CÁC CUỘC HẸN 5. NGHIỆP VỤ XỬ LÝ PHÀN NÀN CỦA KHÁCH
Quy trình sau đây có thể giúp người thư ký xử lý tốt phàn nàn của khách. ❖ Tìm cách tách riêng khách. ❖ Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách. ❖ Tìm những nội dung chính và ghi lại. ❖ Bày tỏ sự thông cảm với khách. ❖ Xin lỗi khách, không bào chữa và tránh tranh luận. ❖ Cảm ơn khách và bảy tỏ ý kiến, góp ý của mình. ❖ Giải thích những việc có thể ❖ Báo cáo lại với thủ trưởng hoặc các đơn vị có liên quan để xử lý kịp thời. ❖ Theo dõi việc xử lý. ❖ Kiểm tra lại sự hài lòng của khách
Thực hành NGHIỆP VỤ LỄ TÂN VÀ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
Nội dung thực hành Bạn là nhân viên thị trường của một công ty, hàng tháng bạn được phụ cấp một mức lương nhất định để chi cho tiền xăng đi lại trong công việc liên hệ, giao nhận hàng với các khách hàng. Hiện nay, giá xăng tăng cao, trong khi tiền phụ cấp đó vẫn không thay đổi. Với tư cách là nhân viên thị trường, bạn muốn đề xuất với Sếp về việc tăng phụ cấp tiền xăng cho nhân viên thị trường. Bạn hãy viết một tờ trình với đề nghị của bạn.
Tiểu phẩm đề bài là tình huống của nhân viên văn phòng . Một trong những công việc của nhân viên này là chuyển thư báo, công văn đến cho các phòng ban khác. Một lần, cô nhận được một công văn ghi dấu khẩn gửi cho giám đốc của công ty. Vì không gặp được giám đốc nên cô đã bàn giao lại công văn cho trợ lý giám đốc. Mấy ngày sau, giám đốc gọi cô lên yêu cầu giải trình vì sự thất lạc công văn quan trọng đó. Hậu quả là công ty mất một khách hàng lớn. Trợ lý giám đốc nói rằng anh ta chưa nhận được tờ công văn nào từ phía cô. Cô phải làm gì bây giờ ?
Bạn là nhân viên thư ký, 1 ngày bạn đi cùng với giám đốc mời 1 đối tác nước ngoài đi ăn trưa, dự kiến sau đó sẽ quay về công ty bạn và ký kết hợp đồng trước khi ông ta ra sân bay. Bữa ăn rất ngon, mọi việc đều ổn và giám đốc bạn đang nói về hợp đồng với vị khách. Trong lúc sơ ý, bạn lỡ tay đánh đổ nước sốt cà chua vào áo của đối tác. Ông ta vô cùng tức giận và nói rằng muốn quay về khách sạn ngay để thay quần áo vì 1h30 nữa ông ta sẽ ra sân bay. Bạn sẽ phải làm gì để cứu vãn tình thế này ?
Đây là tình huống của một nhân viên văn phòng. Sáng ngày mai là ngày tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập công ty. Văn phòng của anh ta phải có trách nhiệm chuẩn bị quà tặng cho 500 khách mời. Công việc đã xong, mọi người trong phòng đã ra về hết, anh ta cũng chuẩn bị ra về. Đột nhiên, anh ta mới nhớ ra rằng đã quên không lấy name card của giám đốc để mọi người cho vào các gói quà. Nhưng với số lượng quà lớn như vậy, một mình anh ta tháo ra rồi gói lại chắc phải mất cả đêm. Trong công ty lúc đó chỉ còn phòng bảo hành đang ở lại để trang trí hội trường. Người nhân viên này phải làm gì để thuyết phục trưởng phòng bảo hành giúp? Ràocản -Đang rất bận trang trí hội trường - Ở lại giúp thế này, có được tính tiền làm thêm đâu