Bài giảng Nhập môn quản trị doanh nghiệp - Đại cương về quản trị doanh nghiệp - Nguyễn Hoàng Tiến

Nội dung text: Bài giảng Nhập môn quản trị doanh nghiệp - Đại cương về quản trị doanh nghiệp - Nguyễn Hoàng Tiến

1. NHẬP MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TS. Nguyễn Hoàng Tiến VNU-HCM UIT 1
2. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Quản trị doanh nghiệp 2. Các chức năng của quản trị doanh nghiệp 3. Vai trò và các kỹ năng của nhà lãnh đạo doanh nghiệp 4. Phân cấp và ra quyết định 5. Các học thuyết về quản trị doanh nghiệp 2
3. 1. QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Định nghĩa: 1. Theo quá trình quản trị kinh doanh: quản trị là quá trình lập kế họach, tổ chức, phối hợp và điều chỉnh (kiểm soát) các hoạt động của doanh nghiệp nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức. 2. Theo quan điểm hệ thống quản trị: quản trị là việc thực hiện có ý thức và liên tục các mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị diễn ra trong một hệ thống bao gồm các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại và thúc đẩy nhau phát triển. 2. Mục tiêu của quản trị - là tìm ra cách thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí các nguồn lực ít nhất. 3
4. 1. QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP w Sự cần thiết của quản trị xuất phát từ: 1. Tính chất xã hội của lao động – quản trị là kết quả của việc chuyển các quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành các quá trình có sự phối hợp. 2. Tiềm năng sáng tạo của quản trị – cùng với các điều kiện về con người và vật chất như nhau nhưng quản trị lại có thể đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau. 3. Vai trò của quản trị trong nền kinh tế hiện đại – quản trị tốt là biết sử dụng có hiệu quả những cái đã có để tạo nên những cái chưa có trong xã hội. 4. Yêu cầu phát triển kinh tế trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường. 5. Hiệu quả = Kết quả - Chi phí 4
5. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP KẾ HOẠNH: Thiết lập các mục tiêu và cách tốt nhất để đạt được chúng KIỂM SOÁT: Kiểm tra, đánh giá TỔ CHỨC: các hoạt động nhằm Xác định và phân bổ đạt được mục tiêu các nguồn lực LÃNH ĐẠO: Gây ảnh hưởng đến mọi người hướng tới mục tiêu chung 5
6. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Lên kế hoạch w Kế hoạch là xác định mục tiêu và cách tốt nhất để đạt được nó. Kế hoạch xác định trước phải làm gì (what), như thế nào (how), vào khi nào (when) và ai (who) sẽ làm. Kế hoạch một nhịp cầu từ hiện tại tới tương lai mà ta mong đợi. Tầm quan trọng của kế hoạch hóa: n Ứng phó với những bất định của môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp. Ngay khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch vẫn là cần thiết để tìm ra những giải pháp tốt nhất đạt mục tiêu đề ra. n Kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phân nhằm thực hiện mục tiêu chung. Kế hoạch hóa quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. n Kế hoạch hóa là cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh. 6
7. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Kế hoạch chiến lược là các chương trình hành động tổng quát: triển khai và phân bố các nguồn lực để đạt được các mục tiêu cơ bản toàn diện và lâu dài của tổ chức. Kế hoạch chiến lược là đường lối hành động chung nhất để đạt được mục tiêu. w Kế hoạch chiến lược vạch ra bởi những nhà quản lý cấp cao. w Kế hoạch chiến lược cần được căn cứ vào sứ mệnh, nhiệm vụ, chức năng, lĩnh vực hoạt động chung của tổ chức, cương lĩnh đề ra khi thành lập tổ chức. w Kế hoạch 15 năm, 10 năm, 5 năm thuộc về kế hoạch chiến lược. 7
8. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Kế hoạch tác nghiệp cụ thể hóa chương trình hoạt động của tổ chức theo n Không gian (cho các đơn vị trong tổ chức) n Thời gian (kế hoạch hàng năm, kế hoạch hàng quí, kế hoạch tháng, kế hoạch tuần, kế hoạch ngày, đêm, ca, giờ). w Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng trên cơ sở và cụ thể hóa kế hoạch chiến lược. Theo cấp quản lý thì có: n kế hoạch chung của doanh nghiệp, n kế hoạch của bộ phận, n kế hoạch của từng đội sản xuất, n kế hoạch của từng nhóm thiết bị. 8
9. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP TÍNH CHẤT KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP Ảnh hưởng Toàn bộ Cục bộ Thời gian Dài hạn Ngắn hạn Môi trường Biến đổi Xác định Mục tiêu Lớn, tổng quát Cụ thể, rõ ràng Thông Tin Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, chính xác Kết quả Lâu dài Có thể điều chỉnh Thất bại Có thể làm DN phá sản Có thể khắc phục Rủi ro Lớn Hạn chế Tính chi tiết Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể, tỷ mỷ 9
10. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Việc lập kế hoạch chiến lược bao gồm các bước sau: w Bước 1: xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Trả lời câu hỏi “chúng ta là ai ?”, “Mục tiêu định hướng cho chúng ta là gì?” w Bước 2: Phân tích những đe dọa và cơ hội, điểm mạnh và điểm yếu. w Phân tích môi trường kinh doanh, đánh giá các cơ hội và đe dọa trong tương lai để định vị được bản thân và biết điểm mạnh và yếu của ta. w Bước 3: Xác định các tiền đề cho kế hoạch w Bước 4: Xây dựng các phương án chiến lược. Sau khi phân tích, đánh giá doanh nghiệp một cách toàn diện, cần vạch ra các chiến lược dự thảo để lựa chọn một chiến lược thích hợp nhất đối với tổ chức: 10
11. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Chiến lược thâm nhập thị trường: tìm cơ hội trên các thị trường hiện tại với những sản phẩm hiện có. Có thể gia tăng thị phần bằng các biện pháp như giảm giá, quảng cáo bán hàng có thưởng, có quà tặng w Chiến lược mở rộng thị trường: tìm thị trường tương lai cho sản phẩm hiện có. w Chiến lược phát triển sản phẩm: phát triển những sản phẩm mới, cải tiến những sản phẩm hiện có về tính năng, bao bì, nhãn hiệu, chất lượng w Chiến lược đa dạng hóa: mở ra các lĩnh vực sản xuất-kinh doanh mới, dịch vụ mới hấp dẫn khách hàng, đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau. w Chiến lược tạo ra sự khác biệt: tạo ra sự khác biệt (mà các đối thủ không có) về sản phẩm hoặc dịch vụ; chiến lược này có sức cạnh tranh rất lớn. w Chiến lược dẫn đầu về giá thấp: sản xuất với số lượng lớn, áp dụng công nghệ năng suất cao, sử dụng nhân công giá thấp, sử dụng các loại vật liệu rẻ tiền, tăng cường quản lý để hạ thấp chi phí. 11
12. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Bước 5: Đánh giá các phương án. w Bước 6. Chọn phương án tối ưu - chọn phương án đạt được mục tiêu đã đề ra với chi phí thấp nhất hoặc với lợi nhuận cao nhất. w Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ để thực hiện kế hoạch chính. Kế hoạch cung cấp vật tư, lao động tiền lương, sửa chữa thiết bị, cung cấp năng lượng, quảng cáo và khuyến mãi w Bước 8: Lượng hóa các kế hoạch (lập ngân quỹ). Chuyển kế hoạch sang dạng các chỉ tiêu về tài chính (các khoản thu, chi, lợi nhuận ) và xác định nguồn vốn để thực hiện nó. 12
13. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Tổ chức w Tổ chức có nghĩa là sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và trách nhiệm, phân phối các nguồn lực nhằm tích cực thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Công tác tổ chức có 2 nội dung sau: n Tổ chức cơ cấu: l cơ cấu quản lý (chủ thể quản lý), l cơ cấu sản xuất-kinh doanh (đối tượng bị quản lý); n Tổ chức quá trình: l quá trình quản trị, l quá trình sản xuất-kinh doanh; 13
14. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Tổ chức là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng, xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của chúng và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó. n Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung n Nhóm các hoạt động này thành các bộ phận n Giao cho một người quản lý một bộ phận n Giao quyền hạn, trách nhiệm cho người quản lý n Qui định các mối quan hệ bên trong tổ chức w Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm các chức vụ theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức. Nó gắn liền với việc đặt ra những yêu cầu cho một công việc, bao gồm cả việc tuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ. 14
15. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Cơ cấu tổ chức wCơ cấu trực tuyến, wCơ cấu chức năng, wCơ cấu trực tuyến – chức năng, wCơ cấu ma trận. 15
16. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu trực tuyến 16
17. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Cơ cấu trực tuyến 1. Một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Người quản trị ở mỗi cấp phải có những hiểu biết toàn diện về các lĩnh vực. 2. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì người lãnh đạo có thể ra lệnh trực tiếp cho cấp dưới không cần thông qua một cơ quan chức năng nào. 3. Đối với những doanh nghiệp lớn, người lãnh đạo trước khi ra mệnh lệnh cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng. 17
18. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu chức năng 18
19. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu chức năng w Các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng chức năng khác nhau. Đôi khi các mệnh lệnh này có thể trái ngược nhau, gây khó khăn cho cấp thừa hành. w Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng: n Phản ánh lôgic các chức năng, nhiệm vụ được phân định rõ ràng n Chuyên môn hóa ngành nghề, phát huy khả năng của cán bộ theo từng chức năng n Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo n Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất w Nhược điểm của cơ cấu quản lý theo chức năng: n Cấp quản lý cao nhất chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của công ty n Chuyên môn hóa và hạn chế sự phát triển của người quản lý chung n Khó khăn khi cần có sự phối hợp giữa các chức năng. 19
20. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu trực tuyến-chức năng 20
21. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Cơ cấu trực tuyến-chức năng 1. Cơ cấu kết hợp này nhằm khai thác ưu điểm của cả hai loại cơ cấu. Trong hệ trực tuyến – chức năng, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ phận chức năng hỗ trợ trong các lĩnh vực như: n Xây dựng kế hoạch, n Quản lý nhân sự, n Marketing, n Tài chính – kế toán, n Quản lý kỹ thuật – công nghệ sản xuất 21
22. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu kiểu ma trận w Dành cho các doanh nghiệp lớn, có địa bàn hoạt động rộng. Trong cơ cấu này cấp quản lý cấp dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống dưới, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang. w Ưu điểm: n Định hướng theo kết quả cuối cùng n Phát huy được sức mạnh của các chuyên gia n Xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích w Nhược điểm: n Mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức n Nguy cơ không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và ngang. 22
23. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ cấu kiểu ma trận 23
24. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Phân quyền w Quyền lực là phương tiện tác động đến người khác, là mức độ độc lập (thông qua việc trao quyền) trong hoạt động dành cho một người. Quyền lực nên tập trung hay phân tán (mức nào?)? Ngược lại cũng có thể có sự tập trung quyền vào một người trong tổ chức. Mức độ phân quyền càng lớn khi: n Số lượng các quyết định ở các cấp tổ chức thấp hơn càng nhiều. n Các quyết định được đề ra ở cấp thấp và có ảnh hưởng quan trọng. n Nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định đưa ra ở cấp thấp. n Sự phân quyền càng lớn nếu quyết định cấp dưới không cần tham khảo ý kiến cấp trên. 24
25. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP w Uỷ quyền w Uỷ quyền là giao một phần quyền hành và trách nhiệm cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ. Các công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng người quản lý bị thất bại do sự ủy quyền quá dở. Có những nguyên tắc giao quyền sau: n Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn n Nguyên tắc xác định theo chức năng n Nguyên tắc bậc thang n Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc n Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh n Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm n Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm n Nhóm tự quản 25
26. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Lãnh đạo w Lãnh đạo là quá trình thu hút, lôi cuốn, động viên, thuyết phục, thúc đẩy, giúp mọi người nhận thức vai trò, trách nhiệm và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. w Lãnh đạo bao hàm các công tác chỉ huy, phối hợp và điều hành, biểu hiện mối quan hệ giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, giữa người ra mệnh lệnh và người thực hiện mệnh lệnh. w Lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người. Tạo động lực làm việc cho nhân viên là một vai trò quan trọng của người lãnh đạo. w Môi trường làm việc cởi mở sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực của mình. Môi trường như vậy sẽ quy tụ được nhiều nhân viên giỏi giúp cho doanh nghiệp dễ thành công hơn. 26
27. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Kiểm tra w Kiểm tra là so sánh giữa mục tiêu kế hoạch với kết quả thực tế trong từng khoảng thời gian. Đó là quá trình theo dõi hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đánh giá và thu thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm tra gồm có 4 nội dung chính: n Xây dựng các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu họat động n Đo lường các kết quả thực tế đã xảy ra n So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu n Điều chỉnh các họat động nếu phát hiện ra những sai lệch. 27
28. 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP Các dạng kiểm tra chủ yếu: w Kiểm tra đầu vào, kiểm tra nội quá trình, kiểm tra đầu ra. w Kiểm tra chủ động (phòng ngừa các sai sót) và bị động (kiểm tra kết quả cuối cùng, nếu có sai sót có thể hoặc không sửa chữa được) w Kiểm tra toàn bộ (công việc hoặc lô sản phẩm) và xác xuất (kiểm tra mẫu ngẫu nhiên). w Kiểm tra tài chính (tình hình thu, chi và tiền tồn quỹ) và phi tài chính (các số liệu hoặc chỉ tiêu phi tài chính) w Kiểm tra thường xuyên (định kỳ theo kế hoạch) và đột xuất w Kiểm tra phương pháp và kết quả w Kiểm tra trực tiếp (ở đối tượng kiểm tra không qua trung gian) và gián tiếp (thông quan khâu trung gian nào đó, ví dụ kiểm tra chất lượng phục vụ thông qua đánh giá của khách hàng). 28
29. 3. VAI TRÒ VÀ CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP 1. Mục tiêu của quản trị doanh nghiệp là đảm bảo sự bền vững và lợi nhuận cao trong kinh doanh, như vậy nhiệm vụ then chốt của nhà quản trị là: 1. xây dựng môi trường làm việc tích cực, 2. tạo hướng chiến lược và phân bổ xắp xếp các nguồn lực, 3. nâng cao chất lượng quản trị, tạo sự hoàn hảo trong các hoạt động. 29
30. 3. VAI TRÒ VÀ CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP Các kỹ năng của nhà lãnh đạo: 1. Kỹ năng kỹ thuật là kiến thức chuyên môn cần thiết . Thí dụ, nhà quản trị cần phải có các kỹ năng: kế toán, tài chính; marketing; sản xuất v.v Kỹ năng này có được qua việc học ở trường hay kinh nghiệm thực tế. 2. Kỹ năng về nhân sự là khả năng cùng làm việc, điều khiển và lôi cuốn những người xung quanh, nhằm thúc họ theo đuổi mục tiêu của tổ chức. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị:thông đạt (viết, nói ) hữu hiệu, động viên quan tâm đến người khác, xây dựng bầu không khí hợp tác. 3. Kỹ năng tư duy là hiểu được làm thế nào để tổ chức thích ứng được với hoàn cảnh. Nhà quản trị cần nhận ra được những yếu tố khác nhau và hiểu được mối quan hệ phức tạp để đưa ra những cách giải quyết đúng đắn nhất có lợi cho tổ chức. Kỹ năng tư duy là cái khó tiếp thu nhất và đặc biệt quan trong đối với các nhà quản trị. 30
31. 3. VAI TRÒ VÀ CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP Các vai trò của nhà lãnh đạo: Henry Mintzberg cho rằng mỗi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau: 1. Nhóm vai trò quan hệ với con người - khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả. Vai trò này giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác. 2. Vai trò thông tin - gắn liền với việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầu não của tổ chức. 3. Nhóm vai trò quyết định - ra những quyết định có ảnh hưởng đến tổ chức. 31
32. 3. VAI TRÒ VÀ CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP Vai trò Nội dung Quan hệ con người 1.Đại diện Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức 2.Lãnh đạo. Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên 3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộvới bên ngoài và giúp cung cấp thông tin Thông tin 4.Thu thập thông tin Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thể ảnh hưởng tổ chức 5.Truyền đạt. Truyền đạt những thông tin cả bên trong và bên ngoài cho nội bộ 6.Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên ngoài Quyết định 7.Doanh nhân Hành động như người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích những cải tiến và đổi mới 8.Giải quyết những xáo Có những hành động đúng và kịp thời khi DN đối mặt với những vấn đề quan trọng trộn những khó khăn bất ngờ. 9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự 10.Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán 32
33. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 1. Phân cấp trong quản trị kinh doanh: 33
34. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Quản trị cấp cao: Quản trị các hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung: n Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động; cảm nhận những vấn đề lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biện pháp giải quyết. n Xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt đường lối, chính sách. n Phê duyệt cơ cấu tổ chức, chương trình hành động hướng tới mục tiêu đề ra. n Xác định các nguồn nhân sự và kinh phí theo yêu cầu công việc. n Lựa chọn các quản trị viên chấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền. n Phê duyệt chương trình nhân sự gồm: tuyển dụng, lương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật. n Đề xuất các biện pháp kiểm soát như báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quả. n Chịu trách nhiệm hoàn toàn về những quyết định. 34
35. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Cấp quản trị trung gian: Ở cấp giữa có thể có nhiều cấp, người làm quản trị ở cấp này là các trưởng, phó phòng; ban; phân xưởng Nội dung là quản trị các hoạt động chức năng, nghiệp vụ nhằm thực hiện các chiến lược: n Nắm vững những mục tiêu, mối quan hệ giữa các bộ phận, cảm nhận những khó khăn và những nguyên nhân gây nên. n Nắm vững trách nhiệm và quyền hạn được giao, xác định các hoạt động cần phải làm để đạt được kết quả và hoàn thành nhiệm vụ. n Đề nghị những chương trình hành động của bộ phận và mô hình tổ chức thích hợp nhất. n Lựa chọn nhân viên, giao công việc, xây dựng tinh thần đồng đội và lòng trung thành, phê chuẩn các thủ tục trong bộ phận trên cơ sở đường lối chung. n Xét lại hiệu quả công tác của bộ phận để kịp thời uốn nắn những sai sót. n Báo cáo kết quả đạt được của bộ phận lên cấp trên. 35
36. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Cấp quản trị cơ sở (thấp nhất): Người quản trị cấp này là đốc công, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, là những người không còn cấp quản trị nào bên dưới. Quản trị cơ sở bao gồm quản trị các hoạt động cụ thể của công nhân, nhân viên trong tổ, nhóm: hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong các công việc hàng ngày để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung trong doanh nghiệp. 36
37. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Quản trị chức năng. Chức năng thường là nhóm các hoạt động có tính chất tương tự nhau, liên quan đến nhau trong một bộ phận nhất định trong một tổ chức. Các chức năng chủ yếu trong quản trị kinh doanh gồm có: n Chức năng quản trị cung ứng. n Chức năng quản trị nhân sự. n Chức năng quản trị tài chính - kế toán. n Chức năng quản trị tác nghiệp. n Chức năng quản trị Marketing w Người quản trị chức năng quản trị các phòng chức năng. Đó cũng chính là những người làm các công việc mang tính chuyên môn hóa. 37
38. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Ra quyết định quản trị là sự lựa chọn một trong số các phương án hành động. w Các nhà quản trị thườngphải lựa chọn làm cái gì, ai làm, làm khi nào, ở đâu. w Thực tế đôi khi quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng. Trong khi đó có những quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đối với doanh nghiệp, đòi hỏi nhiều công sức của người ra quyết định. w Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo nhằm giải quyết vấn đề trên cơ sở hiểu rõ quy luật vận động khách quan của đối tượng quản trị và thông tin đầy đủ, chính xác. w Có hai kiểu ra quyết định cơ bản: n Các quyết định theo chương trình - thường ngày và lặp đi lặp lại, cho nên một tổ chức thường có những nguyên tắc riêng biệt để xử lý chúng. n Các quyết định không được lập trình - không có tính lặp lại, ít được làm và không mang tính cấu trúc. Chúng thường được ban lãnh đạo cấp cao soạn thảo và có ảnh hưởng rộng tới doanh nghiệp. 38
39. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 39
40. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ nhất: 1. Nhận biết được những vấn đề phát sinh 2. Khi vấn đề đã được phân tích tỷ mỷ, xác định được những thuận lợi và khó khăn; nhận dạng được các điều kiện và ràng buộc, nhà quản trị sẽ có được những dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định. 3. Các quyết định bao giờ cũng bị ràng buộc bởi những khó khăn, hạn chế các phương án lựa chọn khi nhà quản trị cân nhắc giải pháp cho vấn đề và ra quyết định. 40
41. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ hai: Xây dựng phương án. 1. Trên cơ sở những dữ liệu có được, thông qua xác định tình hình, nhà quản trị xây dựng các tình huống và phương án có thể xảy ra. 2. Có thể mô tả chúng và trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, tìm kiếm những quan điểm mới, sàng lọc để xây dựng các phương án có tính khả thi cao. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo 41
42. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ ba: So sánh các phương án 1. Từ những phương án đã được xây dựng, ta so sánh chúng dựa trên những thông tin, biện pháp xử lý, hiệu quả mong đợi, tính nhạy cảm Dự tính các xác suất, rủi ro có thể xảy ra , tiến hành so sánh những thuận lợi và khó khăn của từng phương án. 2. Xác định một số phương án cần thiết có thể áp dụng hiệu quả, phù hợp với những đặc điểm của công việc, con người và tập thể đó. 3. Nếu thấy rằng, các phương án đặt ra còn chưa đủ hay nhà quản trị thấy cần phải có thêm một số phương án khác nữa thì tùy theo sự cần thiết, khả năng có thể có để bắt đầu từ bước một hoặc hai. 42
43. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ tư: Chọn phương án tối ưu. 1. Đây là bước cốt yếu và quan trọng nhất,bởi vì tại đây nhà quản trị chỉ được phép chọn một phương án và phải bảo vệ quyết định đó. 2. Đồng thời đảm bảo sự cam kết hỗ trợ của tất cả mọi người tham gia. Phần lớn công việc này cần được làm thông qua sự tham gia của các bên hữu quan trong giai đoạn trước. 43
44. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ năm: Thực hiện phương án. 1. Thực hiện phương án đã chọn căn cứ theo kế hoạch hành động đã được lập kèm theo phương án này. Kế hoạch càng chi tiết, cụ thể thì khả năng hoạt động có hiệu quả càng tăng. 44
45. 4. PHÂN CẤP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH Bước thứ sáu: Đánh giá kết quả. 1. Để có thể thực hiện tốt bước này, nhà quản trị cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phương án đã lựa chọn. Những thông tin nắm bắt được có chính xác không? Kế hoạch được thực hiện như thế nào? Kết quả đạt được của kế hoạch đã đặt ra? 45
46. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Nhóm quản trị cổ điển. 1. Lý thuyết quản trị khoa học 2. Lý thuyết quản trị hành chính 2. Nhóm hành vi - tâm lý xã hội. Vai trò con người trong tổ chức, năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất mà do các định tố tâm lý xã hội của con người. 1. Lý thuyết các quan hệ con người trong tổ chức 2. Những quan điểm về hành vi con người 3. Thuyết định lượng trong quản trị. Xuất phát từ nhu cầu giải quyết các vấn đề phức tạp trong quản trị thời thế chiến thứ II. Các phương pháp, mô hình toán học, thuật toán kết hợp với sử dụng máy tính vào quản trị DN. 1. Quản trị khoa học 2. Quản trị tác nghiệp 3. Quản trị hệ thống thông tin 4. Lý thuyết quản trị hiện đại. 1. Trường phái tiếp cận theo hệ thống. 2. Khảo hướng ngẫu nhiên. 3. Khảo hướng quá trình. 46
47. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị khoa học w Frederich Taylor (1856 - 1915): Những nguyên tắc cơ bản: n Xây dựng các phương pháp khoa học để thực hiện công việc của từng công nhân n Lựa chọn công nhân và huấn luyện họ phương pháp thực hiện công việc n Tổ chức giáo dục và giám sát công nhân thực hiện theo đúng phương pháp n Xây dựng và củng cố quan hệ giữa người lao động và nhà quản trị w Để thực hiện những nguyên tắc của mình, Taylor đã tiến hành: n Nghiên cứu các loại thời gian làm việc của công nhân theo từng công việc. n Phân chia công việc thành những công việc nhỏ để cải tiến và tối ưu hóa. n Xây dựng hệ thống khuyến khích, thực hiện trả công theo lao động. w Những kết quả qua áp dụng lý thuyết của Taylor là năng suất lao động tăng lên rất nhanh. Tuy nhiên, lý thuyết của Taylor nghiêng về "kỹ thuật hóa, máy móc hóa" con người, sức lao động làm cho công nhân đấu tranh chống lại các chính sách về quản trị. 47
48. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị khoa học w Henry L. Gantt: Trên cơ sở các lý thuyết của Taylor, Gantt đã phát triển và đưa ra lý thuyết của mình, trong đó chủ yếu tập trung vào mở rộng hệ thống khuyến khích vật chất cho người lao động với các biện pháp như : n Khuyến khích công nhân sau một ngày làm việc nếu họ làm việc tốt. n Khuyến khích cho đốc công dựa vào kết quả làm việc của công nhân dưới quyền họ nhằm động viên họ trong công việc quản trị. w Biện pháp này đã khuyến khích các đốc công quản trị tốt hơn. Cũng trên cơ sở này, các phương pháp quản trị tiến độ thực hiện mới được đưa vào trong quản trị như phương pháp đường găng (CPM -Critical Path Method) và phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT - Program Evaluation and Revie Technique). Trong lý thuyết này, khía cạnh lợi ích được chú ý nhiều hơn. 48
49. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị khoa học w Frank B (1868 - 1924) và Liliant M. Gibreth (1878 -1972). Hai tác giả này đã nghiên cứu rất chi tiết quá trình thực hiện và quan hệ giữa các động tác với một mức độ căng thẳng và mệt mỏi nhất định của công nhân trong công việc, từ đó đưa ra phương pháp thực hành tối ưu nhằm tăng năng suất lao động, giảm sự mệt mỏi. w Các phương pháp này đã có những đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư tưởng quản trị, phát triển kỹ năng quản trị qua phân công, chuyên môn hóa lao động, đồng thời nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên, các tác giả vẫn tập trung vào "máy móc hóa con người", gắn chặt con người vào một dây chuyền công nghệ để quản trị và tăng năng suất lao động. 49
50. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị hành chính w Henry Fayol (1841 - 1925): tập trung vào xây dựng một tổ chức tổng thể để quản trị quá trình làm việc. Năng suất lao động tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị. Để có thể làm tốt việc này, Fayol đã đưa ra 14 nguyên tắc trong quản trị: n Phân công lao động một cách chặt chẽ n Phải xác định rõ mối quan hệ quyền hành và trách nhiệm. n Phải xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm ngặt . n Thống nhất trong các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy n Lãnh đạo tập trung n Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích của tập thể. n Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động n Quản trị thống nhất n Phân quyền và định rõ cơ cấu quản trị trong tổ chức n Trật tự n Tạo quan hệ bình đẳng trong công việc n Công việc của mỗi người phải được ổn định trong tổ chức n Khuyến khích sự sáng tạo n Khuyến khích phát triển các giá trị chung của một tổ chức . 50
51. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị hành chính w Max Weber (1864-1920): Nhà xã hội học người Đức, tác giả đã phát triển khái niệm tổ chức quan liêu là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công phân nhiệm chính xác, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự. Theo Weber, hệ thống tổ chức kinh doanh phải được: n Xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ. n Định rõ các quy định, các luật lệ, chính sách trong hoạt động quản trị. n Định rõ quyền lực và thừa hành trong quản trị. 51
52. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết quản trị hành chính § Chester Barnard (1886-1961): tổ chức là một hệ thống nhân lực với ba yếu tố cơ bản: sẵn sàng hợp tác, mục tiêu chung, sự thông đạt. Cũng như Weber, ông nhấn mạnh yếu tố quyền hành, nhưng ng nguồn gốc quyền hành không xuất phát từ người ra lệnh, mà từ sự chấp nhận của cấp dưới. Điều kiện: n Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh n Nội dung ra lệnh phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức n Nội dung ra lệnh phải phù hợp với lợi ích cá nhân của cấp dưới n Cấp dưới có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó. § Trường phái này cho rằng năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý, và đóng góp trong lý luận cũng như trong thực hành quản trị: những nguyên tắc quản trị, các hình thức tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền 52
53. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Lý thuyết các quan hệ con người trong tổ chức w Mary Parker Pollet (1868 - 1933), nữ tác giả này cho rằng, trong quá trình làm việc, người lao động có các mối quan hệ với nhau và giữa họ với một thể chế tổ chức nhất định bao gồm: n Quan hệ giữa công nhân với công nhân n Quan hệ giữa công nhân với các nhà quản trị w Đồng thời tác giả cũng nhấn mạnh, hiệu quả của quản trị phụ thuộc vào việc giải quyết các mối quan hệ này. 53
54. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Những quan điểm về hành vi con người w Hành vi con người phụ thuộc nhiều vào các yếu tố tâm lý xã hội tạo nên các quan hệ tốt đẹp trong quá trình lao động, từ đó mà có thể đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Điển hình trong quan điểm này là các nghiên cứu về các tác động tâm lý vào quá trình lao động tại Western Electric's Hawthorne Plant. w Nhấn mạnh nhu cầu xã hội, được quý trọng và tự thể hiện mình của người lao động. Lý thuyết này bổ sung cho lý thuyết quản trị cổ điển khi cho rằng năng suất không chỉ thuần túy là vấn đề kỹ thuật, giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về sự động viên con người, về ảnh hưởng của tập thể cũng như các vấn đề tâm lý quản trị. 54
55. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Quản trị khoa học: 1. Khác với quản trị khoa học của Taylor ra đời ở đầu thế kỷ này. Ở đây khoa học quản trị là đường lối quản trị dùng những phân tích toán học trong quyết định, sử dụng các công cụ thống kê, các mô hình toán kinh tế để giải quyết các vấn đề trong sản xuất kinh doanh. 55
56. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Quản trị tác nghiệp: 1. Áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức và kiểm soát hoạt động. Quản trị hoạt động sử dụng những kỹ thuật định lượng như dự đoán, kiểm tra hàng tồn kho, lập trình tuyến tính, lý thuyết hệ quả, lý thuyết hệ thống. 56
57. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Quản trị hệ thống thông tin: § Chương trình tích hợp thu thập và xử lý thông tin trợ giúp ra quyết định. Hệ thống thông tin tạo nên sức mạnh và giá trị của thông tin, và tính sẵn sàng của nó dưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà quản trị ra quyết định. § Trường phái định lượng thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với những CNTT. Khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại ngày nay. Các CNTTcủa trường phái này đã đóng góp rất lớn vào việc nâng cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt dộng. 57
58. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Trường phái tiếp cận theo hệ thống. 1. Tổ chức được coi như một hệ thống các bộ phận có quan hệ hữu cơ với nhau. n Phân hệ trong quản trị: là những bộ phận liên kết với nhau trong một hệ thống tổ chức thống nhất. n Cộng lực: các bộ phận tác động lẫn nhau sẽ tạo ra sức mạnh chung được tăng lên gấp bội và mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với trường hợp chúng hoạt động độc lập. 58
59. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Khảo hướng ngẫu nhiên. 1. Cách thức để đạt được các mục tiêu của một tổ chức có thể rất khác nhau, điều đó phụ thuộc vào từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Do đó, trong từng môi trường khác nhau các phương pháp và kỹ thuật quản trị khác nhau, không thể có lý thuyết chung áp dụng trong mọi điều kiện, hoàn cảnh, bởi vì mỗi vấn đề nó là riêng biệt, độc đáo. 59
60. 5. CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Khảo hướng quá trình. w Trong sự biến đổi rất nhanh chóng cả về quy mô, tính chất của môi trường kinh doanh trong và ngoài DN, các nhà quản trị cho rằng cần phải đổi mới tư duy trong quá trình quản trị. Vấn đề kết hợp năng động nhiều quan điểm và lý thuyết trong quản trị là tất yếu. Trong quản trị cần vận dụng linh hoạt các lý thuyết vào trong từng tình huống cụ thể và quản trị luôn luôn gắn với: n Các yếu tố môi trường kinh doanh. n Đạo đức và trách nhiệm xã hội trong kinh doanh. n Vấn đề toàn cầu hóa và quản trị. n Sáng tạo trong kinh doanh. n Sự khác biệt về văn hóa trong quản trị. n Quản trị và trách nhiệm về đồng bộ. 60