Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Chương IV: Khảo sát hệ thống - Lê Văn Hạnh

Nội dung text: Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Chương IV: Khảo sát hệ thống - Lê Văn Hạnh

1. ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG PHÒNG TRUNG CẤP CHUYÊN NGHIỆP & DẠY NGHỀ _oOo_ PHAÂNPHAÂN TTÍÍCHCH THIETHIEÁTÁT KEKEÁÁ HEHEÄÄ THOTHOÁNGÁNG THOÂNGTHOÂNG TINTIN QUAQUAÛNÛN LYLYÙÙ ThS.Lê Văn Hạnh
2. NONOÄIÄI DUNGDUNG MOÂNMOÂN HOHOÏCÏC I. Toång quan veà Heä Thoáng Thoâng Tin II. Moâ hình vaø Caùc phöông phaùp moâ hình hoùa III. Khôûi taïo vaø laäp keá hoaïch heä thoáng IV. Khaûo saùt heä thoáng V. Moâ hình quan nieäm döõ lieäu VI. Thieát keá döõ lieäu möùc logic VII. Moâ hình quan nieäm xöû lyù VIII. Moâ hình toå chöùc xöû lyù IX. Thaønh phaàn thieát keá möùc logic
3. NONOÄIÄI DUNGDUNG CHICHI TIETIEÁTÁT 1. Muïc ñích khaûo saùt yeâu caàu 2. Noäi dung khaûo saùt 3. Ñoái töôïïng khaûo saùt 4. Caùc phöông phaùp xaùc ñònh yeâu caàu 5. Ñaùnh giaù hieän traïng 6. Choïn löïa phöông aùn thieát keá
4. 1.1. MUMUÏÏCC TIEÂUTIEÂU KHAKHAÛOÛO SASAÙTÙT YEÂUYEÂU CACAÀUÀU „ Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống „ Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động „ Nêu ra được các điểm hạn chế cần phải thay đổi „ Đưa ra những vấn đề cần được nghiên cứu thay đổi
5. 2.2. NONOÄÄII DUNGDUNG KHAKHAÛOÛO SASAÙTÙT „ Mục tiêu của đơn vị được khảo sát ‹ Chiến lược, công việc thực hiện „ Dữ liệu ‹ Định nghĩa, nội dung, kích thước ‹ Ví dụ − Hồ sơ, sổ sách, tập tin − Biểu mẫu, báo cáo, qui tắc, công thức − Những qui định ràng buộc trên dữ liệu − Các sự kiện tác động lên dữ liệu
6. 2.2. NONOÄÄII DUNGDUNG KHAKHAÛOÛO SASAÙTÙT (tt)(tt) „ Xử lý ‹ Tìm hiểu các dữ liệu được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ khi nào, như thế nào, bởi ai ‹ Phương pháp, tần xuất, khối lượng ‹ Độ phức tạp, độ chính xác ‹ Thứ tự và các phụ thuộc của các hoạt động truy xuất dữ liệu
7. 2.2. NONOÄÄII DUNGDUNG KHAKHAÛOÛO SASAÙTÙT (tt)(tt) „ Các chính sách, hướng dẫn, mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống „ Các phương tiện, tài nguyên (phần cứng, phần mềm, trang thiết bị, ) „ Trình độ chuyên môn sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin „ Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại, các đề xuất giải quyết
8. 3.3. ÑÑOOÁÁII TTÖÖÔÔÏNGÏNG KHAKHAÛOÛO SASAÙÙTT CánCán bbộộ lãnhlãnh đđạạo,o, ququảảnn lýlý NgNgưườờii ssửử ddụụng,ng, nhânnhân viênviên NgNgưườờii dùngdùng nghinghiệệpp vvụụ NhânNhân viênviên kkỹỹ thuthuậậtt Biểu mẫu Sổ sách Biểu mẫu TTậậpp tintin Sổ sách ĐĐốốii ttưượợngng TàiTài liliệệuu ThThủủ ttụục,c, quiqui trìnhtrình ThôngThông báobáo ChChươươngng trìnhtrình máymáy tínhtính
9. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙÙCC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU „ Phỏng vấn „ Dùng bảng câu hỏi „ Quan sát trực tiếp „ Phân tích tài liệu „ Kết hợp thiết kếứng dụng „ Sử dụng prototype
10. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU Phân tích viên Đơn vị 4.1. Phỏng vấn Lên kế hoạch Xác nhận kế hoạch phỏng vấn phỏng vấn Sắp xếp nhân sự Chuẩn bị chủ đề, tham gia phỏng câu hỏi phỏng vấn vấn Gởi chủ đề phỏng vấn Đặt câu hỏi Trả lời Ghi nhận Kiểm tra và đánh Bổ sung hoặc giá kết quả xác nhận kết quả Tìm kiếm các quan điểm khác
11. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) „ Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Người lập: Ngày lập: / / STT Chủ đề Yêu cầuNgày bắt đầuNgày kết thúc
12. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn Hệ thống: Người phỏng vấn: . Phân tích viên: Vị trí/phương tiện Văn phòng, phòng họp, điện thoại, Mục tiêu: Dữ liệu gì? Lãnh vực nào? Chi tiết buổi phỏng vấn Thời gian ước lượng (phút) Giới thiệu Tổng: Tổng quan của hệ thống Chủ đề 1 Các câu hỏi Chủ đề 2 Các câu hỏi Tóm tắt các điểm chính Câu hỏi của người trả lời phỏng vấn Kết thúc Quan sát tổng quan Phát sinh ngoài dự kiến
13. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) „ Ví dụ Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người lập: Nguyễn Văn A Ngày lập: 01/08/2003 STT Chủ đề Yêu cầuNgày bắt đầuNgày kết thúc Hiểu tất cả các yêu cầu về bán 1 Qui trình bán NGK lẻ, bán sỉ và quy trình xử lý đặt 5/8/2003 5/8/2003 hàng 2 Qui trình đặt mua NGK Quản lý nhập xuất tồn kho 7/8/2003 7/8/2003 Quản lý nhập xuất tồn 3 8/8/2003 8/8/2003 kho Nắm rõ về tài nguyên máy móc Hệ thống máy móc phần 4 trang thiết bị, phần mềm, hệ 10/8/2003 10/8/2003 mềm điều hành đang sử dụng
14. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) „ Ví dụ Người được phỏng vấn: Trần Thị X Ngày: 05/08/2003 Câu hỏiGhi nhận Câu hỏi 1: Trả lời: Tất cả đơn hàng của khách hàng phải được thanh Phải thanh toán trước hoặc ngay khi giao toán trước rồi mới giao hàng? Kết quả quan sát: Thái độ không chắc chắn Câu hỏi 2: Trả lời: Anh/Chị muốn hệ thống mới sẽ giúp cho anh/chị Dữ liệu chỉ nhập một lần và các báo cáo tự động điều gì? tính toán Kết quả quan sát: Không tin tưởng lắm, hình đã triển khai thất bại một lần
15. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) „ Loại câu hỏi ‹ Câu hỏi mở − Là câu hỏi có phạm vi trả lời tự do, kết quả không tuân theo một vài tình huống cố định ‹ Câu hỏi đóng − Là câu hỏi có các trả lời là việc chọn lựa một hay nhiều trong những tình huống xác định trước
16. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) Câu hỏi mở Câu hỏi đóng Ưu điểm: „ Không ràng buộc kết quả „ Thời gian trả lời ngắn trả lời „ Nội dung trả lời tập trung, „ Có thể phát sinh ý tưởng chi tiết mới Khuyết điểm: „ Thời gian dễ kéo dài „ Mất nhiều thời gian chuẩn „ Nội dung trả lời có thể vượt bị câu hỏi phạm vi câu hỏi „ Không mở rộng được kết quả trả lời
17. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) Phoûng vaán nhoùm „ Nhiều phân tích viên „ Nhiều đối tượng phỏng vấn „ Mỗi phân tích viên đặt câu hỏi và ghi nhận lại những ý kiến thuộc lĩnh vực của mình Câu hỏi về Trả lời về nghiệp vụ kỹ thuật PhPhỏỏngng Câu hỏi về Trả lời về kỹ thuật vvấấnn nghiệp vụ nhómnhóm Câu hỏi Trả lời về tổng quan tổng quan Phân tích viên Người phỏng vấn
18. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.1. Phỏng vấn (tt) Phoûng vaán nhoùm (tt) „ Ưu điểm ‹ Giảm thiểu thời gian phỏng vấn ‹ Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của cấp trên khi gặp vấn đề bất đồng ý kiến „ Khuyết điểm ‹ Khó có thể tổ chức buổi phỏng vấn (thời gian, vị trí thích hợp)
19. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.2. Khaûo saùt duøng baûng caâu hoûi „ Phân loại câu hỏi thành nhóm „ Phân loại đối tượng thành nhóm ‹ Đối tượng tích cực ‹ Ngẫu nhiên ‹ Theo chủ định thỏa tiêu chuẩn nào đó − Có kinh nghiệm 2 năm trở lên − Thường xuyên sử dụng hệ thống ‹ Theo loại − Người dùng, người quản lý,
20. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.2. Khaûo saùt duøng baûng caâu hoûi So saùnh phoûng vaán – baûng caâu hoûi Đặc điểmPhỏng vấnBảng câu hỏi Trung bình – thấp (chỉ trả Sự phong phú thông tin Cao (cách trả lời, cử chỉ) lời) Thời gian Có thể kéo dài Thấp, vừa phải Chi phí Có thể cao Vừa phải Cơ hội nắm bắt và phát Tốt (phát hiện và chọn lọc Hạn chế (sau khi thu thập hiện các câu hỏi) dữ liệu) Tính bảo mậtMọi người biết lẫn nhau Không biết người trả lời Người được phỏng vấn Trả lời thụ động, không Vai trò tham gia đóng vai trò quan trọng và chắc chắn quyết định kết có thể quyết định kết quả quả
21. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.3. Quan saùt tröïc tieáp „ Quan saùt tröïc tieáp taïi nôi laøm vieäc, hieän tröông „ Thu thaäp chính xaùc caùch thöùc vaø quy trình laøm vieäc thöïc teá cuûa heä thoáng „ Thoâng thöôøng, keát hôïp phöông phaùp phoûng vaán + quan saùt
22. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.4. Phaân tích taøi lieäu Tài liệu giao dịch: chứng từ, thư từ, thông báo, Tài liệu lưu: sổ sách, tập tin, báo cáo, Tài liệu hoàn chỉnh Tài liệu tổng hợp: báo cáo, thống kê, kế hoạch Tài liệu tổ chức, chính sách: cấu trúc tổ chức, mô tả công việc, qui trình, thủ tục , Tài liệu Tài liệu bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu thập, Tài liệu Tài liệu nghiên cứu: báo cáo nghiên cứu, làm tiếp Tài liệu chuẩn bị: cuộc họp, máy tính,
23. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.4. Phaân tích taøi lieäu (tt) „ Các thông tin mang lại từ phân tích tài liệu ‹ Các vấn đề tồn tại trong hệ thống − Thiếu thông tin, các bước dư thừa ‹ Các cơ hội để hệ thống đáp ứng nhu cầu mới − Ví dụ: phân tích được doanh thu, thói quen khách hàng, ‹ Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT ‹ Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành ‹ Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống − Giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn ‹ Dữ liệu cấu trúc, qui tắc xử lý dữ liệu
24. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.4. Phaân tích taøi lieäu (tt) „ Hạn chế ‹ Các tài liệu, thủ tục cũng là nguồn thông tin không đúng, trùng lắp ‹ Thiếu tài liệu ‹ Tài liệu hết hạn
25. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.5. Keát hôïp thieát keá öùng duïng „ JAD (Join Application Design) ‹ Là một hình thức phỏng vấn nhóm − Có chương trình − Phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi ‹ Gồm các thành phần − Địa điểm − Người tham dự • Người chủ trì, người dùng hệ thống, phân tích viên, nhân viên phát triển, người ghi chép − Chương trình − Công cụ trợ giúp
26. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.6. Söû duïng baûn maãu (prototype) Các yêu cầu ban đầu XácXác địđịnhnh bàibài toántoán XâyXây ddựựngng bbảảnn mmẫẫuu Bản mẫu ChuyChuyểểnn đổđổii ttớớii hhệệ ththốốngng vvậậtt lýlý Các yêu cầu mới Nếu bản mẫu không đủ Vấn đề phát sinh CàiCài đặđặtt vàvà s sửử ddụụngng ĐĐánhánh giágiá và và nâng nâng ccấấpp bbảảnn mmẫẫuu bbảảnn mmẫẫuu Phiên bản kế tiếp
27. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.6. Söû duïng baûn maãu (prototype) (tt) „ Hữu dụng trong các trường hợp ‹ Yêu cầu chưa rõ ràng và thông suốt ‹ Người dùng và thành viên khách tham gia vào việc phát triển hệ thống ‹ Có những vấn đề trao đổi đã tồn tại giữa phân tích viên và người dùng ‹ Công cụ và dữ liệu sẳn sàng − Công cụ phát sinh báo biểu và giao diện
28. 4.4. PHPHÖÖÔNGÔNG PHAPHAÙPÙP XAXAÙCÙC ÑÑÒNHÒNH YEÂUYEÂU CACAÀUÀU 4.6. Söû duïng baûn maãu (prototype) (tt) „ Hạn chế ‹ Tạo ra một xu hướng làm việc không theo chuẩn tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống ‹ Các bản mẫu có thể trở thành rất đặc thù phong cách của người dùng ban đầu ‹ Bỏ qua các phát sinh về tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác
29. 5. Đánh giá hiện trạng „ Phê phán -Thiếu thông tin cho xử lý -Thiếu nhân lực ThiThiếếu,u, vvắắngng -Thiếu phương tiện -Bỏ xót công việc đang làm -Cơ cấu bất hợp lý -Phương pháp không chặt chẽ -Lưu chuyển giấy tờ bất hợp lý, cầu kỳ, KémKém hihiệệuu llựựcc -Giấy tờ, sổ sách trình bày kém -Quá tải, ùn tắc -Chi phí cao TTốốnn kém,kém, ddưư ththừừaa -Lãng phí
30. Ví dụ -Bán lẻ - Theo đặt hàng -Thanh toán Kho Nhà cung cấp Bộ phận bán hàng Khách hàng - Giao hàng Văn phòng - Đặt mua NGK -Tồn kho -Kế toán -Lập thu, chi, theo dõi -Thống kê, báo cáo tổng hợp
31. Ví dụ (tt) „ Thiếu ‹ Sổ ghi chép tồn kho, tồn kho hiện hành là do kiểm kê sau một vài ngày ‹ Thiếu thông tin xuất bán lẻ „ Kém hiệu lực ‹ Các thông tin sẽ ùn tắc tại bộ phận bán hàng ‹ Nếu kho lớn, việc kiểm kê tồn kho sẽ khó khăn và không chính xác „ Tốn kém ‹ Chi phí, giấy tờ
32. 6. Chọn lựa phương án Tài liệu yêu cầu hệ thống Phát sinh phương án PhPhươươngng ánán 11 PhPhươươngng ánán 22 PhPhươươngng ánán nn ChChọọnn llựựaa ĐĐiiềềuu kikiệệnn ràngràng bubuộộcc PhPhươươngng ánán ttốốtt nhnhấấtt
33. Phân nhóm yêu cầu Nhu cầu nâng cao, hệ thống vẫn tồn tại nếu không có yêu cầu này Tiềm năng của hệ thống mới, dùng để so sánh các Mong muốn phương án Cần thiết Cơ sở cho tất cả phương án, hệ thống mới nếu không có các yêu cầu này thi không có Căn bản, bắt buộc ý nghĩa
34. Ví dụ Y1 Quản lý lưu trữ tất cả thông tin về bán hàng, đặt hàng, nhập xuất kho, thu chi và công nợ Y2 Cho phép tìm kiếm tức thời các thông tin về cộng nợ của một khách hàng Y3 Tự động tính toán tồn kho tại thời điểm cuối ngày Y4 Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo tháng Y5 Các thông tin chứng từ chỉ nhập một lần và được truy xuất bởi tất cả phòng ban liên quan Y6 Các biểu mẫu hoá đơn, phiếu giao hàng, thống kê có thể in ra giấy Y7 Thông báo và in danh sách các khách hàng nợ quá hạn Y8 Tư động tính tồn kho tại bất kỳ thời điểm trong ngày, theo từng loại NGK bất kỳ Y9 Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo ngày Y10 Trợ giúp cho thủ kho tính toán số lượng đặt mua nhà cung cấp tại bất kỳ thời điểm trong ngày Y11 Lập đề xuất mức tồn kho tối thiểu hợp lý cho từng loại NGK
35. Ràng buộc hệ thống „ Ngày ràng buộc hệ thống mới „ Các nguồn tài chính và nhân lực hiện có „ Các yếu tố của hệ thống hiện hành không thể thay đổi „ Các giới hạn pháp lý và hợp đồng „ Tầm quan trọng hoặc tính năng động của hệ thống có thể giới hạn cách thức xây dựng hệ thống (ví dụ: bảo mật)
36. Ví dụ R1 Chi phí phát triển phần mềm không được vượt quá 70 triệu R2 Chi phí phần cứng không được vượt quá 50 triệu R3 Hệ thống phải hoạt động sau 5 tháng kể từ ngày bắt đầu R4 Không thay đổi hệ kế toán đang chạy rất ổn định R5 Hệ thống phải được sử dụng bởi tất cả nhân viên có liên quan đến công việc
37. Phát sinh phương án „ Là việc tổ hợp giữa đáp ứng yêu cầu và thỏa ràng buộc Yêu cầu Thỏa Đáp ràng ứng buộc yêu cầu Phương án Ràng buộc
38. Chọn lựa phát triển „ Gia công „ Phần mềm đóng gói „ Các nhà sản xuất theo đặt hàng „ Các giải pháp tổng thể „ Phát triển nội bộ
39. Ví dụ Tiêu chuẩnPhương án A Phương án B Phương án C Yêu cầu Có (yêu cầu 5 không đáp ứng) Có đầy đủ Có đầy đủ Y1 Æ Y6 Y7 Có Có Có Y8 Không Có Có Y9 Không Có (cuối ngày) Có Y10 Không Không Có Y11 Không Không Có Ràng buộc R1 40 70 100 R2 40 60 70 R3 3 tháng 5,5 tháng 7 tháng R4 Không thay đổi Không thay đổiThay đổi R5 Một vài thành viên Tất cả Tất cả
40. Ví dụ (tt) Điều kiệTrn ọng số Phương án A Phương án B Phương án C Tỉ lệĐiểmTỉ lệĐiểmTỉ lệĐiểm Yêu cầu Y1 30 5 150 Y2 20 3 60 50 210 Ràng buộc R1 40 4 160 R2 10 4 40 50 200 Tổng 100 410
41. Ví dụ (tt) Điều kiệnTrọng số Phương án A Phương án B Phương án C Tỉ lệĐiểmTỉ lệĐiểmTỉ lệĐiểm Yêu cầu Y1Æ Y6 25 5 125 5 125 5 125 Y7 8 432540540 Y8 7 17428535 Y9 5 15315525 Y10 3 1313412 Y11 2 121248 50 174 213 245 Ràng buộc R1 20 5 100 5 100 1 20 R2 10 550440220 R3 8 540324216 R4 7 535535214 R5 5 525525420 50 250 224 90 Tổng 100 424 437 335