Bài giảng Quan hệ công chúng - Bài 3: Các công cụ của PR cơ bản - Nguyễn Thị Hồng Nam

Nội dung text: Bài giảng Quan hệ công chúng - Bài 3: Các công cụ của PR cơ bản - Nguyễn Thị Hồng Nam

1. Môn học Quan hệ công chúng (PR – Public Relations) Học viện Ngoại giao Khoa Truyền thông và Văn hoá đối ngoại TS. Nguyễn Thị Hồng Nam Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 1
2. Môn học Quan hệ công chúng đại cương (PR – Public Relations) Bài 3. Các công cụ PR cơ bản Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 2
3. Nội dung chính ⚫ 1. Các công cụ (phương tiện) PR cơ bản (Các phương tiện in ấn, các phương tiện giao tiếp) ⚫ 2. Viết thông cáo báo chí ⚫ 3. Tổ chức họp báo Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 3
4. 1. Các phương tiện PR cơ bản ⚫ Các phương tiện in ấn ⚫ Thông cáo báo chí ⚫ Bài chuyên đề ⚫ Ảnh ⚫ Bản tin, tạp chí nội bộ ⚫ Báo cáo thường niên Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 4
5. 1. Các phương tiện PR cơ bản ⚫ Các phương tiện giao tiếp: ⚫ Họp báo ⚫ Triễn lãm trưng bày ⚫ Hội thảo, sự kiện ⚫ Tổ chức họp ⚫ Các phát biểu miệng. ⚫ Hội nghị ⚫ Phim ảnh, băng video Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 5
6. 2. Viết thông cáo báo chí ⚫Tiến trình viết TCBC và các thể loại khác: ⚫ Lập kế hoạch và nghiên cứu ⚫Chọn phương thức chuyển tải thông điệp ⚫Viết ⚫Xuất bản ⚫Theo dõi kết quả và phản hồi Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 6
7. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) Thông cáo báo chí là gì? Thông báo/giấy mời? TCBC: thể hiện tính chuyên nghiệp của PR TCBC: ít tốn kém hơn TCSK, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cố gắng tận dụng Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 7
8. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Media Release/Press Release ⚫ Văn bản viết chính thức ⚫ Chuyển tải thông tin về các hoạt động của tổ chức ⚫ Có cấu trúc và hình thức trình bày nhất định ⚫ Đối tượng độc giả chính: Các nhà báo (sắc sảo, có óc phê phán, có kiến thức rộng, “háo” tin, bận rộn) Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 8
9. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp ⚫ Sử dụng TCBC khi ⚫ Cung cấp thông tin mới cho công chúng ⚫ Quảng bá sản phẩm, hoạt động ⚫ Khủng hoảng ⚫ Tổ chức SK ⚫ Họp báo ⚫ PR tài chính Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 9
10. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) Nghiên cứu tìm hiểu tài liệu, thông tin về vấn đề cần viết Xác định khán giả mục tiêu Xác định các cơ quan báo chí truyền thông mục tiêu Thực hiện phỏng vấn một hoặc một số nhân vật quan trọng Viết TCBC Gửi Sắp xếp các cuộc phỏng vấn, cung cấp thêm thông tin cho phóng viên, hỗ trợ p/v viết bài Theo dõi số tin bài hình thành từ TCBC Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 10
11. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Các cơ quan báo chí ⚫ Khách hàng và nhà cung cấp ⚫ Khách hàng tiềm năng ⚫ Nhân viên ⚫ Nhân viên tiềm năng ⚫ Các nhà đầu tư, cho vay ⚫ Cổ đông ⚫ Cộng đồng địa phương ⚫ Đối thủ cạnh tranh ⚫ Chính trị gia, quan chứcchính quyền ⚫ Các tô chúc kinh doanh. Công đoàn Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 11
12. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Xác định các cơ quan báo chí mục tiêu ⚫ Báo lớn: có uy tín, tầm quan trọng Thông tin phải mới, thời sự, quan trọng Nên dùng để tiếp cận: Chính trị gia cao cấp các hiệp hội, đoàn thể Các chủ doanh nghiệp Công chúng có học vấn và hiểu biết Báo vùng, báo địa phương -Chú trọng tính địa phương: những vấn đề địa phương được quan tâm -Chú trọng tin tức về hoạt động kinh doanh ⚫ Báo chuyên ngành: dành cho một số người làm việc trong các lĩnh vực chuyên nghiệp nào đó Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 12
13. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) Xác định các cơ quan báo chí mục tiêu Các hãng tin AFP, Reuter ⚫ Internet Phát thanh Tin truyền hình: ⚫ Tạp chí - Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 13
14. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) Cách viết thông cáo báo chí Trả lời 5W và H: What, when, where, who, why, how Trình bày thông tin theo mô hình Kim tự tháp ngược Những thông tin quan trọng nhất, hay nhất, mới nhất, chủ đạo nhất đưa lên đầu Tiếp tục khai triển các ý trong các phần sau. Trích dẫn lời phát biểu của một số nhân vật quan trọng (tổ chức phỏng vấn) Thông tin bổ sung, phụ thêm đưa xuống dưới Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 14
15. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Nguồn tin chính của nhà báo là: ⚫ TCBC: mảnh đất mầu mỡ cho PR ⚫ Phỏng vấn ⚫ Tài liệu ⚫ Các nhà báo khác ⚫ Họp báo ⚫ Các mối liên hệ Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 15
16. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) WHAT Thông tin quan trọng nhất WHEN WHERE WHO WHY HOW Thông tin Ít quan trọng nhất Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 16
17. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) Yêu cầu: TCBC phải viết ngắn gọn, đủ ý, trình bày dễ nhìn -Tiêu đề: Tóm tắt những thông tin quan trọng nhất của TCBC, rõ ràng, ngắn gọn, không cầu kỳ -Đoạn dẫn: tóm tắt những dữ kiện quan trọng nhất, trả lời một cách hàm súc các câu hỏi: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao để người đọc hiểu TCBC đang nói về cái gì, không nên dài quá 35 từ Viết rõ để thu hút sự chú ý của nhà báo ngay từ đầu Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 17
18. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Trích dẫn các lời phát biểu rõ ràng để tăng độ tin cậy cho TCBC, tên chức vụ đầy đủ ⚫ Bổ sung các dữ liệu, con số, thống kê, ví dụ, thông tin phụ đê tạo độ tin cậy ⚫ Tên và địa chỉ liên lạc của nhân viên PR ở cuối ⚫ Ảnh ⚫ Tư liệu tham khảo Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 18
19. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Hình thức trình bày ⚫ Trên giấy A4 ⚫ Lôgô của tổ chức ⚫ Dòng chữ TCBC ⚫ Tựa đề ⚫ Nội dung ⚫ Tên, địa chỉ liên lạc của nhân viên PR Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 19
20. 2. Viết thông cáo báo chí (tiếp) ⚫ Gởi bằng thư, fax, email fax là phổ biến nhất ⚫ Báo lớn: gởi cho một nhà báo cụ thể hoặc phòng ban cụ thể (ban kinh tế, ban văn xã ). TCBC phải đến được ban biên tập ⚫ Báo địa phương: gởi cho biên tập viên ⚫ PTTH: biên tập tin thời sự, hoặc các ban chuyên đề cụ thể ⚫Theo dõi: Nên trực tiếp liên hệ với người nhận TCBC.Gọi điện thoại, hỏi xem họ có cần gì thêm Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 20
21. Bài tập nhóm: ⚫ Đọc TCBC ⚫ và phân tích nhận xét ⚫ về cấu trúc, cách viết, nội dung Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 21
22. Người phát ngôn của Bộ Ngoại giao xuất hiện định kỳ tại các cuộc họp báo. Bộ, UBND các tỉnh, thành phải họp báo ít nhất 2 lần/năm Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 22
23. Thanh Hóa tổ chức cuộc thi “ hoa hậu nông dân” Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 23
24. Thanh Hóa tổ chức cuộc thi “ hoa hậu nông dân ⚫ Sáng mồng 4 Tết Ất Dậu, người dân xã Đông Quang, huyện Đông Sơn, Thanh Hóa kháo nhau chuyện “thi hoa hậu nông dân” rồi đổ dồn về hội trường UBND xã từ rất sớm. Đây là một trong những địa phương tổ chức cuộc thi “Thôn nữ giỏi giang, duyên dáng” Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 24
25. ĐHQGHN họp báo nhân lễ kỷ niệm 100 năm ngày thành lập Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 25
26. ĐHQGHN họp báo nhân lễ kỷ niệm 100 năm ngày thành lập ⚫ ĐHQGHN họp báo nhân lễ kỷ niệm 100 năm ngày thành lập ⚫ Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội trân trọng kính mời các cơ quan thông tấn báo chí đến tham dự buổi họp báo nhân dịp Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức lễ kỷ niệm 100 năm ngày thành lập và đón nhận Huân chương Sao vàng. ⚫ Thời gian: 9h00 ngày 11/5/2006 (Thứ năm) ⚫ Địa điểm: Hội trường Lê Văn Thiêm – 19 Lê Thánh Tông – Hà Nội ⚫ Chúng tôi rất mong sự có mặt của đông đảo báo giới và những người quan tâm đến dự. ⚫ Xin trân trọng cảm ơn! ⚫ Ban Giám đốc ĐHQGHN Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 26
27. Họp báo ra mắt kênh VTV6 ⚫ Họp báo ra mắt kênh VTV6 ⚫ Cập nhật: 24/4/2007 15:00 ⚫ Chiều nay, Đài Truyền hình Việt Nam đã tổ chức buổi họp báo ra mắt kênh VTV6. Đây là một kênh truyền hình mới, một không gian gặp gỡ dành cho giới trẻ. Trong thời gian đầu, VTV6 sẽ đến với khán giả trên hệ thống truyền hình cáp của Đài Truyền hình Việt Nam, bắt đầu từ 12h ngày 29 tháng 4 năm 2007. Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 27
28. 3. Tổ chức họp báo ⚫ Tại sao cần phải tổ chức sự kiện? ⚫ Sẽ thu hút được công chúng ⚫ Sẽ thu hút được truyền thông ⚫ Giúp tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh của Công ty/tổ chức. ⚫ Giúp xây dựng, cải tạo, duy trì mối quan hệ của công ty/tổ chức với các nhóm đối tượng công chúng như: truyền thông, nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư ⚫ Hỗ trợ, dọn đường cho Marketing Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 28
29. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Các nhân tố tạo nên sự kiện tốt ⚫ Thu hút được sự tham gia đông đảo của đối tượng công chúng mục tiêu. ⚫ Thu hút được sự quan tâm của giới truyền thông. ⚫ Có thông điệp ấn tượng, rõ ràng và chuyển tải được thông điệp tới đúng đối tượng. ⚫ Có chương trình tốt (strong content). ⚫ Công tác tổ chức chuyên nghiệp. ⚫ Kiểm soát được thời gian, Hiệu quả về mặt chi phí, Công tác tài trợ tốt. ⚫ Kiểm soát được rủi ro, không để xảy ra khủng Sunday,ho May ả23,ng 2021 . Đạt được mụcCôngtiêu cụ PR PR đã đặt ra 29
30. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Các bước tiến hành tổ chức sự kiện ⚫ Thu thập thông tin, nghiên cứu tính khả thi ⚫ Lên chương trình, tính toán với ngân sách hiện có (hoặc cần gọi tài trợ ⚫ Lập bản danh sách các công việc cần làm (checklist) ⚫ Tiến hành tổ chức ⚫ Đánh giá Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 30
31. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Khi nào cần họp báo? ⚫ Khi có sự kiện ⚫ Khi cần truyền thông ⚫ Khi có khủng hoảng ⚫ Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới ⚫ Khai trương, động thổ ⚫ Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 31
32. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Cần phải làm gì khi tiến hành họp báo? ⚫ Lên kế hoạch họp báo: mục đích, ai sẽ chủ trì, chương trình họp báo, địa điểm, thời gian, tài liệu, danh sách nhà báo. ⚫ Gửi thư mời. ⚫ Chuẩn bị nội dung thông cáo báo chí và các tài liệu trình bày. ⚫ Lên các phương án trả lời câu hỏi của báo giới. Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 32
33. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Trình tự của một cuộc họp báo ⚫ Đón tiếp các phóng viên, phát tài liệu và thông cáo báo chí. ⚫ Đại diện cho công ty nêu lý do của cuộc họp báo. ⚫ Các bài thuyết trình. ⚫ Q & A ⚫ Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp báo và mong muốn được hỗ trợ về truyền thông. ⚫ Kết thúc Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 33
34. 3. Tổ chức họp báo (tiếp) ⚫ Một số lưu ý để có được cuộc họp báo thành công ⚫ Công tác lễ tân tốt ⚫ Công tác tổ chức tốt ⚫ Mục đích tổ chức họp báo rõ ràng ⚫ Người chủ trì họp báo giao tiếp tốt, linh hoạt. ⚫ Nội dung trình bày tốt ⚫ Có các phương án trả lời câu hỏi của phóng viên Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 34
35. BT nhóm ⚫Bài 3. Sưu tầm 01 TCBC và nêu nhận xét, đánh giá về TCBC. Viết 1 TCBC về sự kiện, hoạt động của HV NG ? ⚫Tìm hiểu một cuộc phỏng vấn báo chí bất kì và nêu nhận xét đánh giá dưới góc độ của người làm PR cho nhân vật được phỏng vấn ? Sunday, May 23, 2021 Công cụ PR 35