Bài giảng Quản lý công - Quản lý dựa trên kết quả

Nội dung text: Bài giảng Quản lý công - Quản lý dựa trên kết quả

1. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công FETP 2014-2015 Quản lý Công Qu ản lý Dựa trên Kết qu ả 21 / 07 / 2015 Qu ản lý Dựa trên Kết qu ả (RBM) ° RBM là một ph ươ ng pháp để qu ản lý mà ph ươ ng pháp này chú tr ọng vào nh ững kết qu ả. ° RBM là một chi ến lượ c qu ản lý nh ằm mục tiêu đạ t tới nh ững thay đổ i quan tr ọng trong cách mà tổ ch ức vận hành để qua đó hoàn thi ện vi ệc th ực hi ện theo ngh ĩa của kết qu ả cu ối cùng Chúng ta đo lườ ng KẾT QU Ả, vì chúng ta là NHÀ QU ẢN LÝ Gi ỎI. Khi chúng ta QU ẢN LÝ tốt hơn, chúng ta sẽ đạ t tới nh ững KẾT QU Ả tốt hơn. Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 1
2. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công RBM Giúp để Tr ả lời Vi ệc sử dụng ch ủ yếu của RBM là để qu ản lý các ch ươ ng trình ho ạt độ ng của tổ ch ức ° Lý do tồn tại của tổ ch ức? ° Tổ ch ức đang th ực hi ện điều nó cần ph ải th ực hi ện? ° Tổ ch ức đang tạo ra giá tr ị? ° Kết qu ả ho ạt độ ng của tổ ch ức có đáp ứng đượ c nh ững mong đợ i hay không? ° Nh ững thay đổ i và hoàn thi ện nào nên đượ c th ực hi ện? ° RBM cũng có th ể đượ c sử dụng để : • Minhch ứng cho vi ệc phân bổ ngân sách là đúng đắ n, hợp lý • Hìnhthànhchi ến lượ c • Xác đị nh và làm rõ trách nhi ệm • Tr ả lời các phê phán • Truy ển đạ t với nh ững nhân vật có liên quan ho ặc với nhân viên Mục đích của Đo lườ ng Kết qu ả Th ực hi ện Nh ững câu hỏi mà nhà qu ản lý có th ể tr ả lời thông qua RBM Đơ n vị của tôi th ực hi ện tốt (xấu) đế n mức độ nào? Bẳng cách nào tôi có th ể bảo đả m rằng nh ững ng ườ i dướ i quy ền của tôi đang th ực hi ện nh ững điều đúng đắ n? Tôi nên sử dụng ngân sách hạn hẹp của đơ n vị vào nh ững ch ươ ng trình, dự án, ho ặc ho ạt độ ng nào? Tôi có th ể độ ng viên nhân viên, cán bộ và nh ững nh ận vật hữu quan th ực hi ện các công vi ệc để hoàn thi ện vi ệc th ực hi ện nhi ệm vụ nh ư th ế nào? Bằng cách nào Tôi có th ể thuy ết ph ục cấp trên, các cơ quan báo chí truy ền thông, các cơ quan chính ph ủ và nh ững ng ườ i bên ngoài tổ ch ức răng đơ n vị của tôi đang th ực hi ện nh ững điều tốt đẹ p? Nh ững thành tựu nào là đáng để tôn vinh trong nh ững hững nghi lễ quan tr ọng của tổ ch ức? Tại sao một số ho ạt độ ng di ễn ra tốt đẹ p và một số ho ạt độ ng lại không đượ c th ực hi ện? Nh ững điều mà tổ ch ức và các cá nhân nên làm để nâng cao ch ất lượ ng và hi ệu qu ả công vi ệc? From: Why Measure Performance? by Robert D. Behn Public Administration Review, Sept/Oct 2003, Vol. 63, No.5. Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 2
3. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công RBM Có th ể Giúp CP 1: Ki ểm tra Vị th ế (Check Position) CP 2: Truy ển đạ t Vị th ế (Communicate Position) CP 3: Kh ẳng đị nh Nh ững Ưu tiên (Confirm Priorities) CP 4: Thúc đẩ y sự ti ến bộ (Compel Progress) Logic của RBM Nh ững điều này Nh ững gì Chúng ta hi v ọng Tại sao chúng ta đượ c th ực hi ện sẽ đượ c nh ững gì từ th ực hi ện nh ư th ế nào? tạo ra Kho ản đầ u t ư này? điều này? Ng ắn h ạn Trung h ạn Dài h ạn Đầ u vào Quá trình Đầ u ra Kết c ục (Ảnh h ưở ng) (Inputs) (Process) (Outputs) (Outcomes) (Impacts) Kết qu ả ph ải đạ t t ới Hi ệu su ất Kinh tế Hi ệu qu ả Qu ản lý Vi ệc Th ực hi ện Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 3
4. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Ph ươ ng pháp Qu ản tr ị Hi ện đạ i Đầ u vào Ki ểm soát Các Các Ho ạt độ ng Ngu ồn lực Quá trình Mục tiêu Kết qu ả ° Qu ản lý th ực hi ện là nh ững nỗ lực làm cho tổ ch ức tr ở nên đị nh hướ ng khách hàng và nâng cao ch ất lượ ng ph ục vụ của tổ ch ức ° Chuy ển sự chú tr ọng từ Đầ u vào & Quá trình sang Nh ững Kết qu ả Mong đợ i: – Đạ t tới nh ững Kết qu ả – Đo lườ ng Kết qu ả th ực hi ện một cách th ườ ng xuyên và khách quan –Học tập và phát tri ển từ nh ững thông tin về vi ệc th ực hi ện –Tạo ra nh ững điều ch ỉnh kịp th ời – Hoàn thi ện và nâng cao hi ệu qu ả và hi ệu su ất của các ch ươ ng trình Qu ản lý vi ệc Th ực hi ện (PM) Hình thành Th ực hi ện Đo lườ ng vi ệc Chi ến l ượ c Nh ững Cam k ết Th ực hi ện • Phân tích SWOT Báo cáo t ự đánh giá (sau mỗi th ời k ỳ - Mỗi quí – sau • Sứ mạng, Tầm nhìn khi ký cam k ết th ực hi ện) Các • Ký kết PAs • Các ch ủ đè Chi ến lượ c Nhi ệm vụ • Đư a PAs vào th ực ti ễn • Các Mục tiêu • KPIs & Các Mục tiêu ng ắn hạn • Các chi ến lượ c Đầ u ra Mục tiêu và chi ến lượ c Cam kết th ực hi ện Điểm đánh giá của mỗi của PM của mỗi đơ n vị của mỗi đơ n vị đơ n vị Nh ững 1) Nh ững ph ần th ưở ng cho kết qu ả th ực hi ện Kết cục 2) Lãnh đạ o cấp cao và nhóm làm vi ệc tổng hợp vi ệc qu ản lý th ực hi ện và của PM chu trình PDCA , dẫn tới điểm số của vi ệc th ực hi ện của họ Ngu ồn nhân lực : Nhóm làm vi ệc của mỗi đơ n vị cần đượ c đào tạo kỹ năng lượ ng giá vi ệc th ực hi ện Ngânsách : Lãnh đạ o cấp cao không phân bổ ngân sách cho ho ạt độ ng của các Các nhóm làm vi ệc cũng nh ư chi phí đố i với tư vấn trong quá trình th ực hi ện Nhân tố Rủi ro Th ờigian : Nh ững gi ới hạn th ời gian của mỗi ph ẩn của nhi ệm vụ ph ải hoàn tất là quá ng ắn và không th ể thay đổ i Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 4
5. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Cam kết Th ực hi ện Cam kết th ực hi ện (PAs) là một công cụ qu ản lý hi ện đạ i giúp xây dựng và phát tri ển một sự hi ểu bi ết chung và nh ững kỳ vọng chung – Gi ữa nhà qu ản lý cấp trên và bạn – Gi ữa bạn và ng ườ i dướ i quy ền của bạn Cam kết Th ực hi ện: Lý do Cam kết th ực hi ện đượ c sử dụng để : - Thay đổ i văn hóa, hành vi, các ph ươ ng pháp và các quá trình ho ạt độ ng để hướ ng tới nh ững kết qu ả rõ ràng - Hoàn thi ện vi ệc th ực hi ện, phân bổ ngân sách, theo dõi giám sát sự ti ến bộ, và lượ ng giá ho ạt độ ng của các đơ n vị, tổ ch ức - Đo lườ ng vi ệc th ực hi ện và áp dụng vi ệc tr ả công theo kết qu ả th ực hi ện nh ư là một công cụ khuy ến khích đạ t tới nh ững thành tựu Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 5
6. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Cam kết Th ực hi ện: Cách th ức Th ảo lu ận & Các đơ n v ị Đàm phán hỗ tr ợ liên quan Nh ận dạng KPIs Nh ất trí về KPIs & Mục tiêu Ký kết PAs Nh ững cam kết th ực hi ện đượ c ký gi ữa lãnh đạ o cấp cao và lãnh đạ o đơ n vị vào đầ u kỳ kế ho ạch, ngân sách để để thi ết lập nh ững mục tiêu và nh ững kết qu ả mong đợ i. ° PAs nh ằm bảo đả m hoàn thi ện vi ệc th ực hi ện, ° Bảo đả m đạ t tới nh ững mục tiêu mong đợ i, và ° Bảo đả m th ực thi Trách nhi ệm (accountability) Chu trình RBM Tầm nhìn Báo cáo CSFs Đố i chi ếu KPIs Mục tiêu Dữ li ệu Ng ắn hạn Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 6
7. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Sự Phát tri ển của RBM và Mô hình Balanced Scorecard ° BSC bảo đả m rằng tổ ch ức đượ c xem xét, đánh giá từ tất cả các vi ễn cảnh quan tr ọng khác nhau. ° RBM báo cáo các kết qu ả ho ạt độ ng của tổ ch ức trên tất cả các vi ễn cảnh này . Đặ c tính Cốt lõi của BS ° Cân bằng (Balanced) • Các vi ễn cảnh đượ c nh ận dạng thông qua đó tổ ch ức đượ c xem xét, đánh giá. Điều này ng ăn ch ặn vi ệc bóp méo và cho phép một bức tranh toàn di ện của tổ ch ức nổi lên ° Bảng điểm (Scorecard) • Nh ững kết qu ả đạ t đượ c của một tổ ch ức đượ c trình bày trong một báo cáo tóm tắt cho từng vị trí cấp bậc cụ th ể của qu ản lý sao cho các ti ến bộ trong vi ệc hướ ng tới đạ t đượ c nh ững mục tiêu của tổ ch ức có th ể đượ c theo dõi, giám sát Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 7
8. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Tài chính BSC “Chúng ta d ướ i mắt các c ổ đông nên th ế nào để thành công v ề mặt tài chính?” Khách hàng Các Quá trình N ội b ộ “Chúng ta Tầm nhìn “Chúng ta ph ải dướ i m ắt hoàn thi ện các khách hàng & quá trình n ội b ộ nên th ế nào để Chi ến l ượ c th ế nào để th ỏa đạ t t ới t ầm mãn nh ững nhìn c ủa nhân v ật liên mình?” quan?” Học t ập & Phát tri ển “Chúng ta đạ t t ới nh ững n ăng l ực để thay đổ i và hoàn thi ện nh ư th ế nào để đạ t t ới t ầm nhìn c ủa mình?” Phát tri ển RBM Sứ m ạng Tầm nhìn CSF/KPI CSF/KPI Các Th ỏa mãn Ph ươ ng di ện Mục tiêu Khách hàng Tài chính Chi ến l ượ c CSF/KPI CSF/KPI Các Học t ập Quá trình & Nội b ộ Đổ i m ới Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 8
9. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Quá trình RBM Phát tri ển RBM Th ực hi ện RBM Tầm nhìn, Mục tiêu CSFs KPIs Dữ li ệu Phân tích Báo cáo Sứ m ạng Ng ắn h ạn Tầm nhìn Hình ảnh đơ n vị mu ốn tr ở thành trong trung hạn và dài hạn Sứ mạng Mục đích cơ bản của đơ n vị Các nhân tố Điều gì là quan tr ọng cho vi ệc đạ t tới tầm nhìn Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ báo Nh ững tiêu chí Đo lườ ng sự ti ến bộ của chúng ta Th ực hi ện Quan tr ọng Các Mục tiêu Ng ắn hạn Nh ững mục tiêu ng ắn hạn, các cột mốc, ho ặc tiêu chu ẩn Dữ li ệu Thông tin đượ c sử dụng để hỗ tr ợ nh ững đo lườ ng Phân tích Tất cả nh ững điều này có ngh ĩa là gì? Báo cáo Nh ững thông tin đị nh kỳ về vi ệc th ực hi ện cho các nhà qu ản lý Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công • Chúng ta cần ph ải làm gì, có nh ững điều Cốt lõi ki ện gì để thành công ? • Luôn gắn ch ặt với tầm nhìn và sứ mạng của tổ ch ức Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 9
10. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ số • Cách th ức chúng ta đo lườ ng nh ững ti ến bộ trong Th ực hi ện vi ệc phát tri ển CSFs là gì ? Cốt lõi • Xác đị nh các tiêu chu ẩn th ực hi ện quan tr ọng ph ải đạ t tới nh ằm đạ t đượ c các mục tiêu. • Cung cấp một cơ sở cho vi ệc theo dõi, giám sát, và lượ ng giá • Luôn gắn ch ặt với một CSF cụ th ể • Chú tr ọng vào nh ững đặ c tính và khía cạnh quan tr ọng của một mục tiêu đượ c nh ắm tới • Đượ c cụ th ể hóa thành nh ững ch ỉ báo cụ th ể về đầ u vào, quá trình, đầ u ra và ch ỉ báo hi ệu su ất • Ph ải đáp ứng đượ c tiêu chu ẩn SMART Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ số Th ực hi ện Cốt lõi Các Mục tiêu Ng ắn hạn • Nh ững tiêu chu ẩn theo đó đơ n vị đo lườ ng, đánh giá nh ững sự ti ến bộ của mình • Đo lườ ng sự ti ến bộ, hoàn thi ện theo các mục tiêu đã đượ c thi ết lập • Th ườ ng xuyên đượ c thay đổ i, hoàn thi ện • Ph ải đượ c xem xét đánh giá một cách đị nh kỳ Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 10
11. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ số Th ực hi ện Cốt lõi Các Mục tiêu Ng ắn hạn Thông tin, • Các ngu ồn Dữ li ệu Dữ li ệu • MIS • Thu th ập dữ li ệu • Các ghi chép, tài li ệu, ch ứng từ chính th ức • Kh ảo sát • Đánh giá, tổng kết (Reviews) • Các cơ ch ế khác Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ số Th ực hi ện Cốt lõi Các Mục tiêu Ng ắn hạn •Bắt đầ u từ phân tích Qu ản lý •Hỏi câu hỏi “Tất cả nh ững điều này có ngh ĩa gì?” Thông tin, • Đánh giá nh ững giá tr ị của CSFs, KPIs và di ễn dịch Dữ li ệu chúng trong bối cảnh của ho ạt độ ng của tổ ch ức • Nên chú tr ọng vào : Phân tích • Nh ững giá tr ị quan tr ọng • Nh ững xu hướ ng, xu th ế • Nh ững ảnh hướ ng của nh ững quy ết đị nh qu ản lý trong quá kh ứ Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 11
12. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Tầm Nhìn & Sứ mạng Quá trình RBM Các Nhân tố Thành công Cốt lõi Các Ch ỉ số Th ực hi ện Cốt lõi Các Mục tiêu Ng ắn hạn • Báo cáo nh ững kết qu ả của nh ững phân tích cũng nh ư nh ững ch ỉ báo, nh ững giá tr ị, và nh ững xu Thông tin, hướ ng Dữ li ệu • Nên đượ c sử dụng nh ư là cơ sở để ra quy ết đị nh và các kế ho ạch hành độ ng Phân tích • Các dạng báo cáo khác nhau • Theo th ủ tục Báo cáo • Phân tích sâu • Chi ti ết • Phân hạng theo KPI Ngu ồn lực RBM: Lãnh đạ o đơ n vị • Nh ững nhà lãnh đạ o và qu ản lý của đơ n vị có ngh ĩa vụ lãnh đạ o đơ n vị theo RBM • Có trách nhi ệm hội nh ập nh ững nguyên tắc RBM vào th ực ti ễn qu ản lý hàng ngày trong tổ ch ức. • Các vai trò cụ th ể của các nhà lãnh đạ o & qu ản lý của đơ n vị: • Xác đị nh CSFs, KPIs, và các mục tiêu ng ắn hạn • Phân tích và hành độ ng trên cơ sở nh ững thông tin trong các báo cáo RBM • Cung cấp nh ững ph ản hồi cho nhân viên trong tổ ch ức về nh ững kết qu ả • Truy ền đạ t nh ững kết qu ả bên trong và bên ngoài Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 12
13. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Ngu ồn lực RBM: Cán bộ Qu ản lý Th ực hi ện ° Các cán bộ qu ản lý th ực hi ện có ngh ĩa vụ duy trì các công cụ cho vi ệc tri ển khai và duy trì RBM bao gồm các manuals, bi ểu mẫu, lịch trình, và các hồ sơ Ngu ồn lực RBM: Nhóm Làm vi ệc ° Nhóm làm vi ệc có ngh ĩa vụ th ực hi ện RBM trong đơ n vị Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 13
14. Qu ản lý D ựa trên K ết qu ả Qu ản lý Công Ngu ồn lực RBM: Hồ sơ • IT Manual • User Manual • RBM Toolkits 10 Bướ c để Qu ản lý vi ệc Th ực hi ện 1. Xem xét đánh giá nh ững giá tr ị th ực hi ện của tổ ch ức 2. Bảo đả m sự tận tâm và tham gia tích cực của nh ững nhà qu ản tr ị cấp cao 3. Tìm ki ếm nh ững công cụ đo lườ ng phù hợp 4. Nâng cao trách nhi ệm – làm cho các nhà qu ản tr ị ch ịu trách nhi ệm về nh ững báo cáo th ực hi ện , và nh ững khác bi ệt trong vi ệc th ực hi ện 5. Thi ết lập nh ững vai trò bổ sung và nh ững ngh ĩa vụ đố i với nh ững nhà qu ản tr ị và nh ững gì họ qu ản lý 6. Hội nh ập vi ệc qu ản lý vi ệc th ực hi ện với các ho ạt độ ng kinh doanh khác và các quá trình ngu ồn nhân lực 7. Tối thi ểu hóa gánh nặng qu ản lý của hệ th ống 8. Cung cấp nh ững đào tạo và truy ền đạ t cần thi ết 9. Đo lườ ng và theo dõi nh ững kết qu ả 10. Đừ ng quá tự hào về nh ững vinh quang, chi ến th ắng – liên tục hoàn thi ện các quá trình Nguy ễn H ữu Lam, Ph.D., Email: lam@ueh.edu.vn 14