Bài giảng Quản lý thời gian

Nội dung text: Bài giảng Quản lý thời gian

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP. HCM Quản lý thời gian
2. Đề tài: Quản lý thời gian Giảng viên: Nguyễn Xuân Cường
3. 1. Khái niệm về quản lý thời gian: - Bạn hiểu quản lý thời gian cĩ nghĩa là gì? - Một số ý kiến thu nhận được từ các bạn sinh viên:  Sử dụng thời gian 1 cách hiệu quả  Làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian nhất định  Khơng lãng phí thời gian vào những việc khơng liên quan  Kiểm sốt thời gian được tốt hơn  Dành nhiều thời gian cho phần việc quan trọng =>Tĩm lại quản lý thời gian tức là kiểm sốt tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian,đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nĩ.
4. 2. Một số ví dụ nhỏ về việc quản lý thời gian: - Một cuộc khảo sát nhỏ trong 500 sinh viên ở các trường tại -HàVậyCịn Nội. theo Nguyễn Cĩ bạn đến thờiTiến 80% gian Huy, sinh và Sinh viên học viên thantập cĩgiỏi phiền liên ngành quanrằng Triết họvới quá nhauhọc thiếu thì cĩthờikhơng? bí gian: quyết: Tơi “Tơi khơng thường đủ thời tranh gian thủ để học học, nhiều khơng mơn, cĩ nhưthời họcgian để tiếngchơiTrả lời:thể Anh Cĩ,thao, bằng sắp khơng cách xếp thờidịchcĩ thời gianchính gian hợp nội để lý dungngủ, sẽ tạo thậmbài động giảng chí lực khơngmơn cho việccĩ Triết,thờihọc giantốt như hơn. để thế mình tắm. vừaTuy rènnhiên, được trong ngoại số ngữ,400 sinhvừa viênhọc đượckêu thiếu bài.thời-“Cĩ Tơigian những thâu thì cĩbạncác tới bàithức 323 giảng cả sinh đêm vào viên để Ipod học,học để lựcnhưng khi khơng đi sáng xe quá buýt ra 6,5.đi cĩ thi Vàthể vẫn nghe100trượt, sinh lại, vì viênhoặcthức trảđêmtrong lời nhiều phịnghọ khơng sẽ vệ mệt sinhthấy mỏi, cũngthiếu dù cĩ mắtthời rất cĩ gian nhiều nhìn thì cácvào cả 100sách miếngbạnnhưng đều dán n cĩão các điểmkhơng từ học mới nhớ tập tiếng được trung anh. gì bìnhthì Với cũng trên cách vơ7,0. tạo nghĩa. nguyên Học liệu 1 tiếng họcbuổi tập sáng như sớm vậy cịn sẽ khơng hơn đọc thấy 3 tiếngphí thời buổi gian đêm”, và việcNguyễn học Thanhcũng khơngHuyền, quá sinh nặng viên nề”. giỏi ngành Lịch sử cho biết.
5. 3. Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian: - Các cạm bẫy trong cơng việc: - Các thĩi quen xấu: Xử lý khủng hoảng: trong đĩ người liên quan khơng chịu giải Chờ đợi quyết cơng việc sớm đợi đến phút cuối mới giải quyết gây ra Lười biếng khủng hoảng cơng việc và khiến phạm sai lầm, mệt mỏi. => Để trở thành 1 người chuyên giải quyết khủng hoảng đơn => Cách khắc phục chỉ cĩ duy nhất là tự động viên bản thân giản là khơng làm gì cả, khủng hoảng sẽ xảy ra khơng sớm thì mình để dần khắc phục những thĩi quen xấu. muộn. Đáp ứng các địi hỏi: điều này dẫn đến kết quả mỗi ngày bạn bị tràn ngập đủ loại cơng việc Cơng việc đơn điệu: là 1 loạt các cơng việc nhàm chán nối tiếp nhau vơ tận, chính từ sự bực bội nhàm chán đĩ làm bạn bỏ lỡ nhiều thời gian. => Cách thốt khỏi cạm bẫy: xác định mục tiêu, chọn ưu tiên, ra quyết định.
6. 4. Học quản lý thời gian ở đâu? - Học mọi người xung quanh. - Học trên những tài liệu trên mạng (ví dụ bạn cĩ thể học trên trang web ww.vietnamlearning.vn của VietnamLearning, tổng số thời gian khĩa học là 3 giờ 32 phút nhưng cực kỳ hiệu quả). - Học ở các trung tâm đào tạo về các khĩa kỹ năng quản lý thời gian (ví dụ như khĩa đào tạo kỹ năng ở khu cơng nghệ cao tphcm). - Hiệu quả hơn cả là học hỏi những kinh nghiệm từ những người thành đạt.
7. 5. Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả: - Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với cơng việc mình đang đảm nhiệm, từ đĩ mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. - Trong kinh doanh hiện đại người ta thường dựa trên nguyên tắc Smart xác định bởi các tiêu chí: • S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu • M-Measurable: Đo đếm được • A-Achievable: Cĩ thể đạt được bằng chính khả năng của mình • R-Realistic: Thực tế, khơng viển vơng • T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra
8. 6. Hậu quả của việc lãng phí thời gian: - Cơng việc đình trệ. - Khơng đạt được hiệu quả cao nhất trong cơng việc. - Ảnh hưởng đến những cơng việc khác. - Gây căng thẳng, Stress, mệt mỏi dẫn đến nhiều sai lầm. - Bỏ lỡ nhiều cơ hội giúp bản thân thăng tiến
9. 7. 10 cách để tiết kiệm 10 phút mỗi ngày:  Cĩ kế hoạch ngay từ đầu và khởi động sớm  Bắt đầu ngay cơng việc Chuyên mơn hố cơng việc  Loại bỏ phiền nhiễu  Ghi chép và lập danh sách  Tiêu chuẩn hố cơng việc Tiết kiệm thời gian bếp núc  Sử dụng đường dẫn tắt Tổ chức tốt cuộc sống của bạn  Làm gì khi chờ đợi.
10. 8. Nguyên tắc 30 giây: Cĩ một nguyên tắc rất tuyệt vời cĩ tên gọi là "Nguyên tắc 30 giây"Vì vậy,. Nguyên trong tương tắc này lai, khánếu đơnbạn giảnnhìn nhưngthấy một lại việcvơ cùng gì đĩ hiệu được quả,hồn cĩ thành thể giúptrong chúng khoảng ta thờisử dụng gian thời ngắn, gian hãy của áp mình một cách hữudụng ích."Nguyên tắc 30 giây"này và đừng chần chừ. Như thế, bạn sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả, đồng thời giải Nguyênphĩng thêm tắc ấythời nh gianư sau: cho nếu mình. bạn cĩ một cơng việc cần hồn thành, hãy tự hỏi mình câu hỏi sau: “ Liệu mình cĩ thể hồn thành=> Ý nghĩa nĩ trong của nguyênvịng 30 tắc giây muốn được nĩi khơng?”. cho chúng ta biết khơng được dừng bước khi gặp khĩ khăn vì thời gian khơng đợi Chẳngchúng ta,hãyhạn, nếu tự độngbạn nhìn viên thấy mình một rằng cái mình ly rỗng cĩ thểtrên làm bàn được và để khơngvượt qua cĩ nĩ.ai dọn nĩ đi cả, hãy tự hỏi: "Liệu mình cĩ thể mang cái ly này vào nhà bếp trong vịng 30 giây khơng?". Dĩ nhiên là bạn cĩ thể! cơng việc đơn giản này sẽ khơng làm bạn mất nhiều thời gian đâu.
11. 9. Các bước quản lý thời gian: - Xác định số lượng cơng việc,mục đích yêu cầu của từng cơng việc cụ thể. - Xác định tính khẩn cấp tầm quan trọng của từng cơng việc. => Từ đĩ lập đồ thị quản lý thời gian - Lập thời gian biểu cụ thể trong ngày trong tuần.Phải cĩ thời gian cụ thể cho từng cơng việc. - Cố gắng hình thành theo thời gian biểu =>hình thành thĩi quen tốt. - Phải cĩ cách xử lý thích hợp cho trường hợp khẩn cấp,xảy ra ngồi ý muốn.
12. 10. Tính khẩn cấp và tầm quan trọng của cơng việc: - Tính khẩn cấp: mọi việc được cho là khẩn cấp khi nĩ địi hỏi sự chú ý ngay lập tức - Khi thời gian trơi trơi qua thì vấn đề khẩn cấp sẽ trở nên khẩn cấp hơn. Ví dụ: 1 nhĩm trong lớp được giao làm bài thuyết trình kỹ năng giao tiếp thuyết trình vào tuần sau nhưng đồng thời cũng phải làm bài thuyết trình mơi trường nộp vào tháng sau => Tính khẩn cấp của bài kỹ năng giao tiếp khẩn cấp hơn vì thời gian cận kề hơn. - Tầm quan trọng: mọi việc được cho là quan trọng khi nĩ cĩ ý nghĩa lớn hoặc gây ra hậu quả đáng kể. - Mức độ nghiêm trọng của 1 vấn đề khơng bị ảnh hưởng bởi thời gian trơi đi. => Từ những định nghĩa này chúng ta cĩ thể lập ra 1 đồ thị quản lý thời gian cho chính mình:
13. Một số bài tập tổng kết kiến thức: 21 3. Bạn CácLập đangbạn đồ thị hãy làm cơng phân 1 số việc cơngbiệt: giữa việc khủngbạn nghĩ hoảng mình cơng chỉ việc,cần đáp 3ứnghGần là địi cĩtới thểhỏithi cuốilàmvà cơng xongkì Tuấn việc nhưng rất đơn băn tớiđiệu: khoăn,bâythời điểm bắtgiờ đầulà thực hiệnthứ 7,cơng thứ việc 2 là bạnthi mơn thấy giải rằng tích phải 2, thứcần 3 tới là 6thih đểmơn hồn Vd3: Việt làm nghề bán hàng cho cơng ty điện tử Việt thànhVd1mơi: trường Sắpđĩ lúc tới và đĩkì con thibạn họcngười, phải kì làmtơi bạn cịn sao?hãy 3 giúptuần đểbạn ơn ấy tập vẽ nhưng tơi Hàn, vì cịn trẻ nên mong muốn bán thật nhiều vẫnra 1 chưa đồ thị ơn cơng tập,nghĩ việc rằngđể dễ đợi dàng tuần xác cuối định rồi cơng ơn cũng khơng hàng,bạn tìm kiếm trên mạng rất nhiều khách hàng -muộn,thếviệcBước phải 1: Xem làlàm. vào xét tuần việc cuối nào tơi khẩn phải cấp đối hơn mặt và với cĩ 1 tầm khối quan lượng bài nhưng do mỗi khách hàng mỗi người 1 ý nên Việt phải trọngtập quá hơn. nhiều dẫn đến bị stress, mệt mỏi và thi khơng đạt kết chiều lịng họ dẫn đến khơng cĩ thời gian nghỉ ngơi và -quảBước cao. 2: Lập đồ thị cơng việc lâm bệnh. - Bước 3: Làm những việc rất khẩn cấp và quan trọng trướcVd2: theoVinh đồ tốt thị. nghiệp ngành cơng nghệ thơng tin trường khoa -họcBước tự nhiên4: Xét nhưng tiếp những khi ra cơng trường việc vì cịn ngành lại theocơng nguyên nghệ thọng tắc tin trên.đã bão hịa, bản thân Vinh cũng khơng phải xuất sắc nên khơng -cạnhBước tranh 5: Xem được xét phải kỹ làmxem cơng cĩ cơng việc việc bán nàohàng cĩ kiếm thể nhờ sống, khiến ngườiVinh suốtkhác ngày để chia tỏ ra sẻ mệt khơng. mỏi, khơng muốn làm, làm thì khơng chất lượng.
14. 1Clip Clip 2 Clip 3
15. CÁM ƠN THẦY VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE