Bài giảng Quản trị dịch vụ khách sạn du lịch - Chương 7: Quản trị tài chính và thông tin trong khách sạn

Nội dung text: Bài giảng Quản trị dịch vụ khách sạn du lịch - Chương 7: Quản trị tài chính và thông tin trong khách sạn

1. DHTM_TMU CHƢƠNG 7. QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH VÀ THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN
2. CHƢƠNG 7. QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH VÀ TT TRONG KS 7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS 7.2. KháiDHTM_TMU quát quản trị tài chính trong KS 7.3. Dự báo và lập ngân sách 7.4. Mua sắm trong KS 7.5. Quản trị thông tin trong KS 292
3. 7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS 7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của BP tài chính KS 7.1.2. Mô hìnhDHTM_TMU cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính KS 7.1.3. Nhiệm vụ một số chức danh của bộ phận tài chính KS 293
4. 7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của BP tài chính KS  Chức năngDHTM_TMU  Chịu trách nhiệm quản lý thu chi tài chính của KS nhằm duy trì sự chủ động về tài chính của KS.  Nhiệm vụ  Quản lý thu chi tài chính của KS. 294
5. 7.1.2. Mô hình cơ cấu tổ chức BP tài chính KS GĐ tài chính/ DHTM_TMUKế toán trƣởng QL phòng mua QL máy Kế toán tính tổng hợp Trợ lý phòng mua Thƣ ký phòng mua Trợ lý QL máy tính NV kho Kế toán NV Kế toán Kế toán Kế NV vận doanh Thủ Kế toán NV phòng thanh ngân toán chuyển thu quỹ công nợ phòng mua toán hàng giá máy tính Trợ lý Kế Trợ lý kế toán toán Thu kế toán giá hệ ngân doanh 295 thống thu
6. 7.1.3. Nhiệm vụ của các chức danh BP tài chính KS Giám đốc tài chính Trợ lý giámDHTM_TMU đốc tài chính Phòng kế toán • Kế toán tổng hợp • Kế toán doanh thu • Kế toán công nợ • Kế toán giá • Kế toán ngân hàng • Kế toán thanh toán • Thủ quỹ Quản lý máy tính Quản lý phòng mua • Nhân viên phòng mua Nhân viên kho 296 •
7. 7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS Khái niệm hoạt động tài chính trong KS: là hệDHTM_TMU thống các quan hệ kinh tế dưới hình thức tiền tệ nảy sinh trong quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ tiền tệ của KS, nhằm đáp ứng nhu cầu KD KS.  Khái niệm quản trị tài chính trong KS: là việc nghiên cứu, phân tích để đưa ra các quyết định điều chỉnh các mối quan hệ tài chính nhằm đạt được hiệu quả KD cao nhất cho KS.  Nội dung quản trị tài chính:  Dự báo và lập ngân sách  QL việc mua, bán hàng hóa  QL kiểm kê tài sản của KS;  QL lợi nhuận, CF và thất thoát 297
8. 7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS Mục tiêu quản trị tài chính trong KS • Tạo ra lợi nhuận • Trách DHTM_TMUnhiệm xã hội Vai trò của quản trị tài chính  Giữ vai trò quyết định trong việc SD tối ưu các nguồn lực trong KS  Là cơ sở cho việc phân phối và SD hiệu quả nguồn lực trong KS.  Giám sát, kiểm tra chặt chẽ các hoạt động SXKD của KS. 298
9. 7.3. Dự báo tài chính và lập ngân sách 7.3.1. Dự DHTM_TMUbáo tài chính 7.3.2. Lập ngân sách 7.3.3. Kiểm soát tài chính 7.3.4. Kiểm soát điểm hòa vốn 7.3.5. Quản lý tận thu 299
10. 7.3.1. Dự báo tài chính KN Dự báo tài chính trong KS là một kỹ thuật dựaDHTM_TMU vào lịch sử các dữ liệu sẵn có kết hợp với những mong muốn của KS, xu hướng KD và kinh nghiệm của người dự báo để đưa ra các biến với các giá trị nào đó ở một TG nhất định trong tương lai. 300
11. 7.3.1. Dự báo tài chính  Căn cứ để dự báo: • Mục tiêuDHTM_TMU của KS • Lịch sử các dữ liệu cùng kỳ KD • Sự cạnh tranh • Hình ảnh KS và rủi ro trong KD • Tình hình lãi suất, lạm phát, tỷ giá ngoại tệ • Các yếu tố kinh tế khác • Cần có điều chỉnh phù hợp với thực tiễn và mong muốn của KS 301
12. 7.3.1. Dự báo tài chính  Mô hìnhDHTM_TMU dự báo trong KD KS DỰ BÁO Các số liệu thống kê Phán đoán Dự Xu Ý kiến Điều tra Kỹ đoán hƣớng Xử lý chuyên thị thuật xu theo dữ liệu gia trƣờng Delphi hƣớng mùa 302
13. 7.3.2. Lập ngân sách Ngân sách • Dự báoDHTM_TMU về tài chính trong tương lai • Tóm lược trong thời kỳ 12 tháng • Chỉ rõ các khoản doanh thu và chi phí • Là kế hoạch hoạt động tài chinh cho kỳ tới • Là công cụ kiểm soát Lập ngân sách • là ước tính số doanh thu và chi phí phát sinh trong năm 303
14. 7.3.2. Lập ngân sách Nội dung hoạch định ngân sách BP: 1. Dự báoDHTM_TMU biến động vốn cố định và vốn lưu động 2. Ước tính doanh thu 3. Chi phí 4. BP hỗ trợ 5. Lãi/lỗ lũy tiến 6. Các tỉ số 304
15. 7.3.2. Lập ngân sách Quy trìnhDHTM_TMU xây dựng kế hoạch ngân sách: • Lập KH tháng 9 hàng năm, nộp giữa tháng 10 • KH năm được duyệt vào nửa đầu tháng 11 • KH năm được duyệt thì lập KH cho từng tháng • Bảng dự tính tháng tiếp theo phải được hoàn tất vào tuần thứ ba trong tháng hiện tại. 305
16. 7.3.3. Kiểm soát tài chính Quá trình kiểm soát hoạt động KD khách sạn DHTM_TMU Kế hoạch, mục đích và tiêu chuẩn về kinh doanh KS Hoạt động kinh So sánh kết quả đạt doanh đƣợc với mục đích, tiêu chuẩn Điều chỉnh, phân bổ ngân sách 306
17. 7.3.3. Kiểm soát tài chính Phƣơng pháp kiểm soát: PP tỉ lệ, tức là so sánh giá trị các tỉ lệ của KS với giá trịDHTM_TMU các tỉ lệ định mức  Nội dung kiểm soát tài chính 1. Kiểm soát tiền mặt 2. Kiểm soát doanh thu 3. Kiểm soát tài sản cố định ( ) 4. Kiểm soát chi phí 5. Kiểm soát lợi nhuận của KS (*) 307
18. 7.3.4. Phân tích điểm hòa vốn Điểm hòa vốn là điểm tại đó không lãi cũng không lỗ Công thức:DHTM_TMU Điểm hòa vốn = chi phí cố định/lãi gộp Trong đó: . Lãi gộp = Giá bán 1 đơn vị SP – CF biến đổi của 1 đơn vị SP . Giá bán cho 1 đơn vị có thể là mức chi tiêu bình quân cho 1 khách; . CF biến đổi trên 1 đơn vị có thể là CF biến đổi trên 1 khách. Cách tính điểm hòa vốn?: • Tính điểm hòa vốn bằng tiền • Tính điểm hòa vốn theo số khách 308
19. 7.3.5. Quản lý tận thu  Quản trị doanh thu tối ƣu là PP tối ưu hóa doanh thu hoạt động KD thông qua việc tính DHTM_TMUtoán định mức giá SPDV của DN một cách hợp lý nhất cho các phân đoạn thị trường khác nhau dựa trên thống kê cầu thực tế theo thời gian thực và các thuật toán tối ưu hóa. Giá bán Số phòng bán Công suất Doanh thu $115 100 100% $11.500 $150 60 60% $ 9.000 $185 35 35% $ 6.475 Bán kiểu tận thu $185 35 $ 6.475 $150 60 $ 9.000 $115 5 $ 575 Tổng cộng 100% $16.050
20. 7.3.5. Quản lý tận thu Định nghĩaDHTM_TMU: Bán đúng loại chỗ cho đúng đối tượng khách với mức giá đúng vào đúng thời điểm (American Airline, 1987) • Lấy được càng nhiều tiền từ khách càng tốt • PP gắn kết k.soát giá bán với SL buồng để tối đa hóa LN Định hƣớng: • Cầu cao: tăng giá bán để tối đa hóa doanh thu • Cầu thấp: tối đa hóa công suất buồng 310
21. 7.3.5. Quản lý tận thu Hàng không DHTM_TMU Khách sạn ĐỐI TƢỢNG Nhà Hàng
22. 7.3.5. Quản lý tận thu Đo lƣờng hiệu quả tận thu : DoanhDHTM_TMU thu/ buồng = Doanh thu buồng thực tế /Tổng số buồng KS có Tỷ lệ tận thu = (Doanh thu buồng thực tế / Doanh thu buồng tối đa tiềm năng) x 100 % 312
23. 7.3.5. Quản lý tận thu Doanh thuDHTM_TMU = Tổng số buồng x Công suất buồng thực tế buồng x Giá bán buồng thực tế TB Doanh thu = Tổng số buồng KS có x Giá buồng tối đa công bố tiềm năng Công suất phòng tận thu tƣơng tự = Công suất buồng hiện tại x (Giá bán hiện tại/Giá bán mới) x100%
24. 7.3.6. Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo • Phân tíchDHTM_TMU tổng chỉ tiêu doanh thu • Phân tích chỉ tiêu tổng chi phí • Phân tích lợi nhuận của khách sạn Sử dụng báo cáo kết quả KD • So sánh doanh số từng tháng, năm; • So sánh các khoản DT, CF với các thời điểm của kỳ trước; • So sánh kết quả giữa các BP để đánh giá hiệu quả KD; • SD các chỉ số để đánh giá. Các chỉ số • (1) Chỉ số hiệu quả hoạt động • (2) Chỉ số lợi nhuận 314
25. 7.4. Mua sắm trong KS Định nghĩaDHTM_TMU • Mua sắm trong KS là việc tiến hành áp dụng các biện pháp để tập trung hàng hóa từ các nguồn khác nhau đưa vào KS nhằm phục vụ tốt cho việc cung ứng DV và đáp ứng nhu cầu của KH. 315
26. 7.4. Mua sắm trong KS Trách nhiệm Phòng thu mua: . XácDHTM_TMU định thời gian đặt hàng . Kiểm soát mức tồn kho . Thiết lập và XD quy chuẩn chất lượng . Cụ thể hóa tiêu chuẩn và tiêu chí kỹ thuật . Tổ chức lấy báo giá cạnh tranh . Kiểm tra và đánh giá nhà CC . Lập kế hoạch tài chính, thời hạn và cách thức thanh toán . Giám sát công việc giao nhận HH . Thương lượng điều khoản trả HH . Chỉnh sửa và thay đổi kế hoạch mua hàng . Sắp xếp và bố trí lưu kho 316
27. 7.4. Mua sắm trong KS Quy trình mua hàng trong khách sạn 1. Xác định nhu cầu DHTM_TMU2. Tìm kiếm thông tin 3. Lựa chọn NCC - Trao đổi với các BP liên - Theo sự giới thiệu của các - Kinh nghiệm quan về nhu cầu hàng công ty, đối tác đã sử dụng - Uy tín giá, vật tƣ NCC - Giá - Hợp tác với BP hoặc - Quan hệ cá nhân - Địa điểm đối tác liên quan nhằm - Danh bạ - Quy mô xây dựng đặc tính kỹ thuật đối với HH, vật tƣ 4. Đánh giá quy trình cung cấp sẽ mua - Xác định ngƣời đánh giá - Chất lƣợng - Mức độ chia sẻ, hợp tác, thông tin - Đảm bảo và tôn trọng tiến độ giao hàng - Sự linh động trong quá trình cung cấp - Mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp 317
28. 7.5. Quản trị thông tin trong KS 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong DHTM_TMUKS 7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu 318
29. 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong KS Thông tinDHTM_TMU trong KS • Thông tin trong KS được hiểu là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, thành phần trong KS và giữa KS với môi trường bên ngoài. 319
30. 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong KS Quản trịDHTM_TMU thông tin trong KS • Là việc KS sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của KS. • Quản trị nguồn thông tin • Quản trị công nghệ thông tin • Quản trị xử lý thông tin • Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách 320
31. 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong KS Các hoạtDHTM_TMU động quản lý thông tin • Phân tích hoạt động • Xác định nhu cầu thông tin • Xây dựng kho thông tin • Xác định các thông tin thừa và thiếu • Duy trì danh mục nội dung thông tin • Xác định chi phí và giá trị các thông tin của KS • Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn • Khai thác tiềm năng của thông tin trong KS 321
32. 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong KS Nội dungDHTM_TMU quản lý thông tin • Quản lý khách hàng • Quản lý việc đăng ký thuê và trả phòng • Quản lý hiện trạng từng phòng • Quản lý các DV mà KS cung cấp • Quản lý tài chính của KS • Quản lý phòng, nhân viên 322
33. 7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong KS PP quảnDHTM_TMU lý thông tin hiệu quả • Thông tin bên trong • Thông tin bên ngoài 323
34. 7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu DHTM_TMU 324
35. 7.5.3. Khai thác dữ liệu Mô hình quản lý thông tin tại bộ phận lễ tân khách sạn Modul đặt phòng •Dự báo công suất phòng DHTM_TMU•Bảng ghi đặt phòng •Xác nhận đặt phòng •Tính giá phòng •Quản lý doanh thu Modul quản lý chung •Phân tích doanh thu, số liệu hoạt động •Phân tích tài chính, lƣu hồ sơ khách Modul quản lý phòng Modul kế toán khách •Tình trạng phòng •Quản lý hóa đơn tổng •Đăng ký phòng •Quản lý tín dụng •Phân bổ phòng •Theo dõi các giao dịch •Thông tin về giá phòng 325
36. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 7 1. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng chức DHTM_TMUdanh trong bộ phận tài chính? 2. Trình bày khái niệm quản trị tài chính, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tài chính trong khách sạn. 3. Phân tích nội dung dự báo và lập ngân sách trong khách sạn. 4. Phân tích nội dung mua sắm trong khách sạn. 5. Trình bày khái niệm và nội dung quản trị thông tin trong khách sạn. 326