Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng

1. Môn học QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
2. NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN 1. Dự giờ giảng lý thuyết trên lớp 2. Nghiên cứu tài liệu tham khảo do giáo viên giới thiệu 3. Làm bài tập tình huống 4. Thảo luận tình huống trên lớp 5. Làm bài kiểm tra kiến thức trên lớp 6. Làm bài tập thực hành nhóm 7. Thi kết thúc học phần Company Logo
3. ❖Phân bố thời gian: - Số giờ lý thuyết trên lớp: 65% - Thảo luận, giải quyết tình huống, thực hành: 35% ❖ Điều kiện tiên quyết: Sinh viên đã học các môn học thuộc kiến thức cơ sở ngành như: - Quản trị học - Hành vi tổ chức Company Logo
4. ▪ Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: • 45% Điểm bài tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ, chuyên cần. • 55% Điểm bài thi ▪ Thang điểm: 10/10 • Chuyên cần, thái độ 10% • Bài tập cá nhân: 25% • BT kiểm tra thường kỳ: 10% • Kiểm tra kết thúc học phần: 55% Company Logo
5. NỘI DUNG MÔN HỌC Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 3 : LÂP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 5 : KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
6. Tài liệu học tập: 1. Trương Hoàng Hoa Duyên; giáo trình nội bộ quản trị hành chính văn phòng- Đại học Duy Tân-2011 2. Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB Thống kê 1997 3. PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn phòng - NXB Thống kê 2004 4. GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quản trị văn phòng - NXB Lao động – Xã hội 2005 5. PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị văn phòng – NXB Khoa học kỹ thuật 2005 6. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức – Học viện Hành chánh Quốc gia – 2003 7. . Company Logo
7. Thảo luận: Tổ chức? hành chính? Company Logo
8. Tổ chức cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác: 1. Là một từ ngữ dùng để thay thế cho doanh nghiệp, công ty hoặc tập đoàn 2. Là một thực thể như doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp đó được tổ chức 3. Cách tổ chức nguồn tài nguyên để đạt được mục tiêu nào đó Company Logo
9. Hành chính: Hoạt động liên quan đến sự vận hành trôi chãy của các họat động đạt được bằng các phương tiện của những hệ thống hành chính được thiết kế tốt, được hỗ trợ bằng quản trị hữu hiệu Company Logo
10. LOGO QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT
11. Các khái niệm CHÚNG TA cần thảo luận ❖Quản lý là gì? ❖Quản trị là gì? ❖Quản trị và quản lý giống và khác nhau như thế nào? ❖Quản trị hành chính văn phòng là gì? Company Logo
12. Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồi Company Logo
13. Các bạn hãy xem người chỉ huy dàn nhạc Company Logo
14. Bộ đội kéo pháo Company Logo
15. Quản trị khác quản lý như thế nào ❖Khả năng lãnh đạo vượt lên cả khả năng quản lý ❖Những nhà lãnh đạo giỏi cũng là những nhà quản lý giỏi. Tuy nhiên, có những nhà quản lý giỏi lại không thể trở thành người quản lý giỏi. ❖Nhà quản lý: Có khả năng hoạch định, tổ chức, kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả ❖Nhà lãnh đạo: có tầm nhìn, có khả năng thúc đẩy, có khả năng truyền cảm hứng ❖Quản lý (tiếng Anh là Management ; tiếng Latinh manum agere = "điều khiển bằng tay“) Company Logo
16. Văn phòng có mối quan hệ như thế nào với các phòng ban khác trong tổ chức Ban Giám đốc Văn phòng P HCTH Chi nhánh B Chi nhánh A P Nhân sự P Kỹ thuật P maketing Pkế toán Nhóm dự án PX SX1 PXSX2 Company Logo
17. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này sinh viên sẽ có khả năng ➢ Mô tả được các chức năng và nhiệm vụ của nhân viên hành chính và thư ký văn phòng. ➢ Phân biệt được thế nào là công việc quản trị hành chính văn phòng và thế nào là công việc hành chính văn phòng. ➢ Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có. Company Logo
18. ▪ TÓM LƯỢC NỘI DUNG 1. Tổng quan về văn phòng và công việc hành chính văn phòng 2. Quản trị hành chính văn phòng và nhà quản trị hành chính văn phòng Company Logo
19. NỘI DUNG 1. Khái niệm quản trị HCVP 2. Các cấp bậc quản trị HCVP 3. Chức năng của Quản trị HCVP 4. Nội dung quản trị HCVP Company Logo
20. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG - Theo nghĩa rộng (văn phòng tổng quát): Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành các hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Company Logo
21. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG - Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Văn phòng là nơi làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Company Logo
22. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ❖ Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. Company Logo
23. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ❖Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức. ❖ Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị. Company Logo
24. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ❖Văn phòng là một thực thể tồn tại một cách khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng hành chính văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó . Company Logo
25. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ❑ Những đặc điểm chung của văn phòng : - Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan. - Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu chuẩn nhất định - Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Company Logo
26. CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG ❑ Chức năng tham mưu tổng hợp ❑ Chức năng giúp việc điều hành ❑ Chức năng hậu cần Company Logo
27. CHỨC NĂNG THAM MƯU ❖Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. ❖Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Company Logo
28. CHỨC NĂNG THAM MƯU ▪Để có ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng thực hiện nhiệm vụ gì? Company Logo
29. CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH ❖ Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày ❖ Tổ chức triển khai thực hiện. ❖ Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản. ❖ . Company Logo
30. CHỨC NĂNG HẬU CẦN ❑ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng hiệu quả. Company Logo
31. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ❑ Tổng hợp chương trình công tác của cơ quan đơn vị: Xây dựng kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo ❑ Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin Company Logo
32. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ❑ Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo ❑ Theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định ❑ Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo ❑ Đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Company Logo
33. CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ❑ CÔNG TÁC VĂN THƯ ❑ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ ❑ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ❑ CÔNG TÁC TÀI VỤ ❑ CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ ❑ BẢO VỆ ❑ Company Logo
34. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ❑ Nghiệp vụ soạn thảo văn bản ❑ Nghiệp vụ quản lý văn bản ❑ Nghiệp vụ tổ chức hội nghị ❑ Nghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạo ❑ Nghiệp vụ lễ tân Company Logo
35. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
36. Thảo luận:Những câu hỏi sau đây thường được nêu về quản trị a. Quản trị là một nghệ thuật hay một khoa học b. Các nhà quản trị là bẩm sinh hay được đào tạo c. Quản trị có thể dạy được không Company Logo
37. Khái niệm chức năng nhiệm vụ của VP ❖ VP là một đơn vị trong cơ quan có nhiệm vụ ❖ Thu thập ❖ Tổ chức Bộ máy điều hành ❖ Phân phối Thông tin tổng hợp ❖ Truyền đạt ❖ Bảo quản lưu trữ tài liệu,hồ sơ ❖ Trợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản lý và điều hành cơ quan đơn vị ❖ VD: VP Quốc hội, VP Chính phủ, VP Sở, VP Tổng công ty Company Logo
38. Nhiệm vụ của hành chính văn phòng là xử lý thông tin, thông tin được thể hiện qua ba chiều. •Thông tin đầu vào (input information flow) •Thông tin đầu ra (output information flow) •Thông tin nội bộ (internal information flow) Company Logo
39. Một trong những chức năng quan trọng của văn phòng là tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ khác làm việc hiệu quả. Company Logo
40. Trong thực tế hoạt động hành chính VP diễn ra như thế nào? Company Logo
41. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Management Personnel Revenues Research & Development Production Maketing & Sales Purchasing Office Services Office Services Company Logo
42. Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc thiết bị cho xí nghiệp. Để xử lý đơn hàng người này phải chịu trách nhiệm về một số công việc như đánh máy đơn đặt hàng, sử dụng máy vi tính, fax, để tiến hành đặt hàng, tất cả những thủ tục đó đều được thực hiện bởi nhân viên hành chính chính văn phòng Company Logo
43. KHÁI NIỆM Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Company Logo
44. CẤP BẬC Các yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP - Tính phức tạp của công việc - Trách nhiệm đối với công việc - Mức độ giám sát - Mức độ giao tiếp - Trách nhiệm đối với người khác Company Logo
45. CẤP BẬC Nhân viên HCVP Thư ký HCVP NhàNhà quản quản trị trị HCVP CVP Company Logo
46. CẤP BẬC Chức năng Nhân viên HCVP Yêu cầu Company Logo
47. CẤP BẬC NHÂN VIÊN HCVP Chức năng: giải quyết các công việc hành chính đơn thuần Yêu cầu: có chút kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau: - Nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. - Thực hiện công việc hành chính văn phòng hàng ngày -Nhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký -Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn. Company Logo
48. CẤP BẬC - Thư ký chuyên ngành - Thư ký HCVP tổng quát - Thư ký xử lý thông tin Thư ký Yêu cầu Company Logo
49. CẤP BẬC THƯ KÝ Chức năng: làm việc tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Yêu cầu. • Biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn • Có đầu óc sáng tạo. • Ngoài ra họ phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn cao. Nhiệm vụ của thư ký • Công việc hành chính văn phòng tổng quát. • Công việc quản trị hồ sơ. • Công việc nghe và nhận điện thoại. • Công việc đánh máy và sao lưu lại hồ sơ. Company Logo
50. CẤP BẬC Chức vụ Quản trị Yêu cầu Company Logo
51. NHÀ QUẢN TRỊ HCVP Chức năng: có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng Yêu cầu: • Trưởng phòng thông tin, • Trưởng phòng hồ sơ, • Trưởng phòng hành chính, Company Logo
52. NẤT THANG CẤP BẬC CHỨC VỤ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị Chức -Nhân viên tiếp tân và -Thư ký chuyên ngành - Trợ lý hành chính vụ nhân viên hành chính luật, y khoa, - Trưởng phòng giám đốc hành (nhân viên thư tín hoặc -Thư ký tổng quát (thư chính nhân viên lưu trữ hồ ký cho quản đốc cấp -Trưởng phòng thông tin sơ). trung hoặc cấp cao). -Trưởng phòng hồ sơ -Trưởng - Tốc ký viên. -Chuyên viên xử lý thông phòng xử lý thông tin -Nhân viên đánh máy. tin: thư ký hành chính -Nhân viên điều hành hoặc thư ký thư từ liên xử lý thông tin. lạc. Yêu Có nghiệp vụ chuyên Có nghiệp vụ chuyên Có kỹ năng quản trị công ty với cầu môn và có kinh nghiệm môn cao và/hoặc thêm kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học trong nghề ở mức độ tối trình độ học vấn và có vấn chuyên ngành về công việc hành thiểu. kinh nghiệm trong nghề. chính văn phòng. Company Logo
53. 1. Nhìn nhận như thế nào về vai trò của thư ký hiện tại và tương lai. Theo bạn liệu thư ký và nhân viên HCVP có thể đổi vị trí cho nhau trong công việc HCVP được không? Vì sao? 2.Theo Anh chị hành chính văn phòng có vai trò như thế nào trong tổ chức và trong thực tế hoạt động hành chính văn phòng diễn ra như thế nào? 3. Hãy cho ý kiến của anh chị về nhận định sau: “Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên? Company Logo
54. Hãy thảo luận về nhận định sau: “Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên? Company Logo
55. NẤC THANG CẤP BẬC Chánh văn phòng Phó chánh VP Trợ lý chuyên nghiệp Thư ký cấp trung/ cấp thấp Lễ tân Nhân viên văn phòng Company Logo
56. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỊNH HƯỚNG Mục tiêu CHỨC TỔ CHỨC Thực hiện MT NĂNG Đảm bảo DUY TRÌ hoàn thành MT KIỂM TRA Rà soát Company Logo
57. NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phân tích dự báo NỘI DUNG Xây dựng kế hoạch Phân công thực hiện Lãnh đạo điều hành Company Logo
58. NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Cung cấp nguồn lực Điều chỉnh hoạt động NỘI DUNG Tổng kết rút kinh nghiệm Huấn luyện nghiệp vụ Company Logo
59. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
60. NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt (1) Hiểu biết các loại hình công việc hành chính văn phòng. (2) Tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng (3) Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính (4) Đảm bảo mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng thông qua việc chọn lọc, phát triển và động viên. Company Logo
61. NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt (5) Tổ chức và duy trì cơ sở vật chất (6) Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ. (7) Phối hợp công việc hành chính của thư ký với kiểm soát viên. (8) Phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. Company Logo
62. NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch định công việc hành chính (1) Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc. (2) Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất. (3) Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và sử dụng máy móc cần thiết. (4) Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên ít phức tạp. Company Logo
63. NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Kiểm soát công việc hành chính (1) Điều hành các thủ tục hành chính và điều hành nhân viên. (2) Duy trì các đơn vị dịch vụ thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân. (3) Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu. (4) Duy trì lịch huấn luyện để các nhân viên hành chính có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. Company Logo
64. NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Kiểm soát công việc hành chính (5) Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chính văn phòng và các dữ kiện khác. (6) Duy trì lịch theo dõi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không. (7) Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm. Company Logo
65. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (1) Được đào tạo (2) Có khả năng gánh vác ủy thác trách nhiệm và quyền hành. (3) Có khả năng giảng dạy (4) Có quan điểm tiếp cận những phương pháp làm việc mới. Company Logo
66. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (5) Tính gần gủi: (6) Óc khôi hài (7) Phong cách lịch sự và ngoại giao (8) Kiểm soát cảm xúc Company Logo
67. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (9) Có óc sáng kiến và dễ tưởng tượng (10) Tự tin (11) Óc phán đoán 12) Khả năng nói Company Logo
68. Tại sao nhà quản trị hành chính văn phòng là người phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng? Company Logo
69. THƯ KÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝ Company Logo
70. KHÁI NIỆM Thư ký là một trợ lý của quản trị (an excutive assistant), là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skills) có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra những quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Company Logo
71. KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng Company Logo
72. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ -Thứ nhất: Hoạt động của thư ký bao gồm việc ghi chép, soạn thảo các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo. - Thứ hai: Hoạt động của thư ký bao gồm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức. Company Logo
73. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ -Thứ ba: Hoạt động thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan tổ chức -Thứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý, điều hành công việc hàng ngày của một tổ chức xã hội nào đó. Thư ký mang tính chất hoạt động như một thủ trưởng. Ví dụ: Tổng thư ký hội nhà văn, Tổng thư ký hội nhà báo, Tổng thư ký hội nhạc sĩ, Company Logo
74. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những công việc thuộc về quan hệ cá nhân 1. Thư tín 2. Đện thoại 3. Thu xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo 4. Tiếp khách 5. Company Logo
75. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những công việc thuộc về quan hệ văn bản (1) Quản lý công văn của đơn vị, nhà quản trị (2) Soạn thảo, kiểm duyệt văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan (3) Tổ chức tài liệu hợp lý Company Logo
76. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc • Hẹn gặp • Lập lịch làm việc • Thống kê kiểm tra • Chăm lo sắp xếp phòng làm việc Company Logo
77. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Những yêu cầu đối với thư ký • Phải được cơ quan thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với tin cậy đó. Phải có những tính cách sau: • Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chu đáo trong công việc. Company Logo
78. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Những yêu cầu đối với thư ký •Nhanh nhẹn, kịp thời, chính xác. • Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật. Ngoài ra còn có thái độ dứt khoát, tính tự chủ, sự vui tính, tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil trong “ cẩm nang người thư ký”). Company Logo
79. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Năng lực chuyên môn Năng lực giao tiếp Năng lực quản lý Phẩm chất, kỹ năng Company Logo
80. NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN •Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao; •Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu; •Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác • sử dụng thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Company Logo
81. NĂNG LỰC GIAO TIẾP •Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình •Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống; •Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết •Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh •Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc; Company Logo
82. NĂNG LỰC GIAO TIẾP •Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý •Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng •Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết •Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý Company Logo
83. PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG Phẩm chất •Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp •Có ý thức kỹ luật, tự giác và triệt để trong công việc •Có tính năng động, linh hoạt, cẩn thận và chu đáo •Có tinh thần tương trợ, đoàn kết, biết cởi mở và kín đáo, tế nhị khi cần thiết. Company Logo
84. CẤP BẬC THƯ KÝ Có ý kiến cho rằng: “Thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ, ai cũng có thể làm được, không cần trình độ chuyên môn”. Bạn có ý kiến gì về nhân định này ? Company Logo
85. THẢO LUẬN Có nhận định cho rằng: “Không giỏi lắng nghe những âm thanh khác nhau, đó là nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý” (Nữ quản lý nổi tiếng của Mỹ- Mary Kay” Các anh (chị) hãy cho ý kiến của cá nhân về nhận định trên Company Logo