Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 1: Văn phòng và quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan - Nguyễn Văn Báu

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 1: Văn phòng và quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan - Nguyễn Văn Báu

1. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Ths. Nguyễn Văn Báu
2. -Mục đích mơn học - Yù nghĩa mơn học - Điều kiện - Thời gian mơn học - Tài liệu tham khảo - Kết cấu bài giảng - Hình thức học và đánh giá
3. Chương 1 VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRONG CÁC CƠ QUAN
4. I. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN 1. Văn phịng + VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực hiện cơng việc theo chức năng. + VP là một đơn vị chức năng, một bộ phận trợ giúp cho các nhà quản trị (lãnh đạo) thực hiện các cơng việc thủ tục hành chính trong cơ quan. + VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động đối ngoại của một cơ quan, tổ chức. Văn phịng truyền thống, văn phịng hiện đại
5. Văn phịng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan cơ quan (Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phịng, Trường ĐH KTQD HN, 2005)
6. 2. Nhiệm vụ hành chính văn phịng + Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động của người lãnh đạo. + Tiếp nhận, quản lý văn bản đến từ các cơ quan tổ chức bên ngồi. + Thu thập, tổng hợp và xử lý thơng tin phục vụ hoạt động của người quản trị. + Thực hiện và giải quyết các cơng việc hành chính cơ quan + Thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan.
7. + Sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo + Tổ chức các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo. + Phục vụ các hoạt động của người lãnh đạo. + Phục vụ các cuộc họp, lễ hội cơ quan tổ chức + Tham gia vào các hoạt động giao dịch, giao tiếp + Hướng dẫn khách các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan. + Bảo đảm an ninh trong cơ quan
8. 3. Vai trị, ý nghĩa của VP trong cơ quan 3.1. Vai trị - VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thơng tin. - VP là cánh tay đắc lực của cấp quản lý - Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phịng ban chức năng trong các hoạt động - Cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý
9. 3.2.Ý nghĩa - Cơng tác VP nâng cao năng xuất lao động - Cơng tác văn phịng tạo nề nếp làm việc - Cơng tác văn phịng giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm chi phí cho cơ quan - Cơng tác văn phịng cung cấp thơng tin kịp thời cho người quản lý. - Cơng tác văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức thực hiện tốt cơng tác kiểm tra
10. II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP 1. Quản trị hành chính văn phịng Quản trị hành chánh văn phịng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hĩa và kiểm sốt các hoạt động trong văn phịng. đ/n theo sach TS. Thân
11. 2. Nội dung của quản trị HCVP + Hoạch định các cơng việc hành chính + Tổ chức các cơng việc hành chính + Phân cơng thực hiện các cơng việc hành chính + Theo dõi việc thực hiện các cống việc hành chính + Kiểm tra các cơng việc hành chính + Đánh giá các cơng việc hành chính
12. III. TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 1. Tổ chức nghiệp vụ hành chính VP - Tổ chức cơng việc hành chính theo hình thức tập trung tại văn phịng. Mọi hoạt động hành chính tập trung tại văn phịng dưới quyền của nhà quản trị hành chính. + Ưu điểm dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hồn chỉnh các thủ tục + Nhược điểm của nĩ là khĩ chuyên mơn hĩa, cơng việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển giao cơng việc, khĩ quan tâm đúng mức tầm quan trọng của từng loại cơng việc.
13. - Tổ chức cơng việc hành chính theo các bộ phận chức năng Tổ chức theo loại hình này các hoạt động hành chính đặt tại các bộ phận chuyên mơn nhưng và chịu sự giám sát của người quản trị hành chính văn phịng. + Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều chuyên viên. + Nhược điểm: cĩ thể dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng.
14. 2. Tổ chức các bộ phận trong văn phịng - Bộ phận hành chính quản lý văn bản đi đến: - Bộ phận tổng hợp: - Bộ phận quản trị trang thiết bị: - Bộ phận lưu trữ thơng tin: - Bộ phận tài vụ, kế tốn: - Bộ phận tổ chức nhân sự - Bộ phận đảm bảo an ninh:
15. 3. Tổ chức khơng gian làm việc Vị trí văn phịng - Nơi dễ giao tiếp, liên lạc (tầng trệt) - Cách xa nơi ồn ào - Các phịng họp thiết kế ở vị trí yên tĩnh - Tuỳ theo tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà bố trí văn phịng phù hợp với cơ quan mình. Xét đặc điểm cơng việc và số lượng cán bộ nhân viên để thiết kế văn phịng.
16. Đề mục Số người Số m2/người/ Tổng cộng (cơng việc) m2 Trưởng phịng P Trưởng phịng Thư ký Tiếp khách Bộ phận văn thư Bộ phận kế tốn Tổng hợp Lưu trữ Tủ đựng hồ sơ Trang thiết bị Tổng cộng
17. Phân tích mối quan hệ giữa các cơng việc - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phịng, - Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phịng - Tạo mơi trường thích hợp cho cơng việc của nhân viên văn phịng nhằm giúp cho nhân viên hồn thành cơng việc với kết quả lao động cao nhất.
18. - Tạo điều kiện thuận lợi nhất của cơng tác thu thập, xử lý thơng tin - Tiết kiệm chi phí lắp đặt - Tuân thủ các quy tắc về an tồn kỹ thuật và an tồn lao động. - Quản lý thông tin tốt - Giảm thiểu việc di chuyển. - Phù hợp với trình tự công việc. - Dễ thay đổi.
19. Thiết kế văn phịng - VP thiết kế theo khơng gian khép kín: mỗi bộ phận chức năng được sắp xếp ở những phịng riêng biệt. + Ưu điểm: (An tồn-bí mật, tính riêng tư, phù hợp với cơng việc cĩ tính tập trung cao) + Nhược điểm: tốn diện tích làm việc, phịng riêng ít uyển chuyển trong thay đồi cơng việc, vị trí, tăng chi phí, thiết bị VP, Khĩ kiểm tra & làm trì trệ cơng việc).
20. - VP bố trí theo khơng gian mở: Các bộ phận chức năng cùng làm việc trong một khơng gian, các bộ phận trong vp được ngăn cách bằng những vách ngăn cao khoảng 2m. + Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích, dễ giám sát, quản lý, thuận tiện giao tiếp giữa nhân viên & cơng việc, dễ tập trung các hoạt động VP, dễ thay đổi nếu cần. + Nhược điểm: Tính an tồn và bí mật giảm, khĩ cho cơng việc địi hỏi tính tập trung cao độ.