Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 5: Cung cấp thông tin văn phòng - Nguyễn Văn Báu
Bạn đang xem tài liệu "Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 5: Cung cấp thông tin văn phòng - Nguyễn Văn Báu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Tài liệu đính kèm:
- bai_giang_quan_tri_hanh_chanh_van_phong_chuong_5_cung_cap_th.ppt
Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 5: Cung cấp thông tin văn phòng - Nguyễn Văn Báu
- Chương 5 CUNG CẤP THÔNG TIN VĂN PHÒNG
- 1. Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt động của các cơ quan - Ý nghĩa của thông tin + Thông tin trao đổi và mua bán. + Thông tin tạo ra của cải vật chất. + Thông tin để quyết định vấn đề chính xác hơn + Thông tin làm tăng sự hiểu biết, nhận thức của con người.
- - Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý và kinh doanh + Thông tin là cơ sở là của hoạt động quản lý. + Thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác. + Thông tin làm tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý và kinh doanh + Tiết kiệm thời gian cho hoạt động quản lý
- - Yêu cầu đối với thu thập, cung cấp thông tin - Biết yêu cầu cần thông tin của người lãnh đạo. - Rõ ràng, đầy đủ, chính xác. - Thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. - Thông tin kịp thời đúng lúc.
- 2. Quy trình thu thập và cung cấp thông tin 2.1. Xác định nhu cầu thông tin Nhu cầu tức thời Nhu cầu thường xuyen - Thông tin pháp luật. - Thông tin quản ly hành chính. - Thông tin thời sự. - Thông tin chuyên môn cơ quan - Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan - Thông tin về nhân sự trong cơ quan - Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý
- 2.2. X/đ nguồn gốc và cơ quan lưu trữ thông tin - Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành thông tin. - Cơ quan lưu trữ thông tin. - Dịch vụ thông cung cấp thông tin.
- 2.3. Thu thập và xử lý thông tin - Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành thông tin) - Thông tin quản ly hành chính. (nguồn gốc và hình thức thông tin) - Thông tin thời sự. (cơ quan ban hành và kênh cung cấp thông tin) - Thông tin chuyên môn cơ quan (Bộ phận trong cơ quan)
- 2.3. (tiếp) - Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan (văn thư lưu trữ hoặc bộ phận tổ chức ) - Thông tin về nhân sự trong cơ quan (tổ chức hành chính nhân sự) - Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý (nguồn gốc, xuất xứ, nội dung, tính logic thông tin)
- 3. Lưu trữ thông tin - Theo nội dung - Theo tính chất - Theo hình thức, vật mang tin Việc lụa chọn hình thức phân loại và sắp xếp dựa vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
- 4. Cung cấp thông tin - Cung cấp thông tin bằng văn bản + Viết báo cáo (thường kỳ, đột xuất ), các loại văn bản khác tường trình, công văn, thông báo (khi viết cần trình bày rõ ràng mạch lạc rõ ý) + Photocopy văn bản
- - Cung cấp thông tin qua email (chú ý đến việc viết emai, không nên cẩu thả) - Cung cấp thông tin qua điện thoại (có sự chuẩn bị kỹ về các nội dung, thông tin cần trình bày) - Cung cấp thông tin bằng lời (các số liệu phải được ghi chính xác, có cơ sở )