Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 6: Hoạch định và kiểm soát công việc văn phòng - Nguyễn Văn Báu

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng - Chương 6: Hoạch định và kiểm soát công việc văn phòng - Nguyễn Văn Báu

1. CHƯƠNG 6 HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SỐT CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG
2. 1 HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG a.Tầm quan trọng của việc hoạch định  Hoạch định là tính tốn và sắp xếp, thực hiện để các việc cĩ thể xảy ra theo một trật tự nhất định nhằm vào những mục tiêu cụ thể nào đĩ.  Tiết kiệm thời gian, hiệu quả cao.  Giúp người thực hiện cơng việc cĩ tư duy hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý.
3. 1 HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG b. Phân loại kế hoạch  Kế hoạch tác nghiệp: là những hoạch định mang tính chất ảnh hưởng thường xuyên đến hoạt động của cơng ty, như chiến lựoc, chính sách  Kế hoạch một lần: kế hoạch phục vụ cho mục tiêu cơng việc cụ thể  Kế hoạch tháng, tuần  Kế hoạch làm việc của từng cá nhân
4. 1. HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG c. Kỹ năng lập kế hoạch  Xác định mục tiêu, yêu cầu(Why) + Tại sao làm? + Ý nghĩa như thế nào? + Hậu quả nếu như khơng làm? + Mục tiêu đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc “smart”: Specific, Measurable, Achievable, Realistics, timebound
5. 1. HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định nội dung cơng việc (What) + Làm gì để đạt được điều ấy? + Các bước chính cần tiến hành là gì?  Xác định người thực hiện cơng việc(Who) liên quan đến các vấn đề + Ai làm việc đĩ? + Ai kiểm tra? + Ai hỗ trợ? + Ai chịu trách nhiệm
6. 1. HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định thời gian thực hiện cơng việc(When) + Xác định tiến độ thời gian, phân bố nguồn lực cũng như chi phí và lợi ích. + Xác định mức độ khẩn cấp của từng cơng việc.  Xác định địa điểm thực hiện cơng việc(Where) Cơng việc đĩ thực hiện tại đâu? Kiểm tra ở bộ phận nào?
7. 1. HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định phương pháp thực hiện cơng việc(How) + Tài liệu hướng dẫn là gì? + Cách thức thực hiện như thế nào? + Tiêu chuẩn là gì? + Nếu cĩ máy mĩc thì vận hành như thế nào?  Xác định phương pháp kiểm sốt + Cần đặt ra tiêu chí chuẩn mực + Đo lường bằng dụng cụ, máy mĩc như thế nào + Làm sao để biết việc thực hiện diễn ra suơn sẻ? Dự kiến cĩ khả năng lệch lạc gì xảy ra?
8. 1. HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định phương pháp kiểm tra + Cĩ những bước cơng việc nào cần phải kiểm tra? + Tần suất kiểm tra như thế nào? + Ai là người kiểm tra? + Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?  Xác định nguồn lực(5M): Man, money, material, Machine, Method)
9. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG a.Tầm quan trọng của việc kiểm tra ❖ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; ❖ Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu; ❖ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hồn thành cơng việc, tiết kiệm thời gian, cơng sức của mọi người; ❖ Phát hiện kịp thời các sai sĩt và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh.
10. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC PHỊNG b. Nguyên tắc kiểm tra ❖ Việc kiểm tra cần phải thiết kế theo các kế hoạch cụ thê; ❖ Việc kiểm tra phải được thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị; ❖ Việc kiểm tra phải vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu; ❖ Việc kiểm tra phải khách quan; ❖ Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí của tổ chức; ❖ Việc kiểm tra phải tiết kiệm; ❖ Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh; ❖ Việc kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu; ❖ Việc kiểm tra phải tương xứng
11. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG c. Các lĩnh vực kiểm tra ❖ Kiểm tra hành chính: kiểm tra qua cơng văn giấy tờ; ❖ Kiểm tra tác nghiệp: Kiểm tra các nghiệp vụ chuyên mơn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thơng tin xem cĩ đúng tiêu chuẩn thủ tục khơng
12. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG ❖ Kiểm tra dự phịng: Là hệ thống tiêu liệu trước sai sĩt xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức, hoặc đề ra các biện pháp kiểm sốt phịng ngừa. + Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình? + Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng khơng đạt mục tiêu? + Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc? + Những điểm nào là điểm quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại? + Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất? + Các điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
13. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG ❖ Kiểm tra trong khi thực hiện + Kiểm tra thơng qua các báo cáo, đề xuất của nhân viên gửi lên; + Kiểm tra theo từng đợt thơng báo trước; + Kiểm tra bằng phương pháp quan sát như theo dõi hành vi thực hiện, cụ thể như cách thực sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ + Kiểm tra bằng cách theo dõi thơng tin qua mạng máy tính; + Kiểm tra đột xuất;
14. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG ❖ Kiểm tra sau khi thực hiện + Đối chiếu kết quả với mục tiêu; + Đúc kết kinh nghiệm; + Giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của cơng tác hoạch định;
15. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG d. Tiến hình kiểm tra cơng việc văn phịng ❖ Lập kế hoạch kiểm tra; ❖ Truyền đạt kế hoạch và phân cơng nhiệm vụ; ❖ Thu thập tiêu chuẩn về hiệu quả cơng việc; ❖ Thu thập dữ liệu để đo lường tiến độ; ❖ So sánh kết quả với chuẩn mực mục tiêu ❖ Điều chỉnh và phịng ngừa;
16. 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG ❖ Sự đầy đủ về thơng tin ❖ Những xét đốn về điều hành ❖ Tính chính xác ❖ Làm cơng việc đúng hạn ❖ Khía cạnh về lỗi kiểm sốt chất lượng trong cơng việc văn phịng ❖ Hành động cĩ thể giảm thiểu các lỗi ❖ Sửa lỗi
17. 3 KIỂM SỐT TÀI CHÍNH TRONG VĂN PHỊNG ❖ Tiền tiêu vặt trong văn phịng ❖ Dự trù kinh phí ❖ Ngân sách tiền mặt
18. 4. Lịch làm việc của cơ quan Yêu cầu + Chức năng nhiệm vụ và tổ chức cơ quan. + Biết các quy định của nhà nước về đối với các lĩnh vực hoạt động của cơ quan + Biết quy chế hoạt động của cơ quan + Cĩ kế hoạch làm việc của cơ quan cấp trên + Cĩ kế hoạch làm việc của các đơn vị trực thuộc
19. -Phương pháp Bước 1: Liệt kê tất cả các cơng việc, hoạt động của các bộ phận trong cơ quan Xác định mức độ quan trọng và tính ưu tiên của cơng việc Xác định địa điểm thực hiện cơng việc Xác định thời gian thực hiện cơng việc Xin ý kiến của lãnh đạo (nếu cần)
20. Bước 2: Dùng biểu bảng để săp xếp lịch Thứ Công việc Người thực hiện Địa điểm Thời gian /ngày 2 3 4 5 6
21. - Sắp xếp lịch hoạt động của lãnh đạo - Căn cứ theo kế hoạch của cơ quan. - Căn cứ thơng tin từ các cơ quan quản lý cấp trên, lịch làm việc của cơ quan chủ quản - Theo kế hoạch hoạt động cơng việc của các bộ phận - Xác định tính chất cơng việc - Xác định mức độ quan trọng cơng việc - Xác định thời gian - Xin ý kiến của người lãnh đạo - Báo các bộ phận lịch cơng tác của lãnh đạo - Chuẩn bị các điều kiện để lđạo thực hiện cơng việc