Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Quản trị lao động văn phòng - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Quản trị lao động văn phòng - Nguyễn Thị Tiểu Loan

1. Chương 2 QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com
2. Nội dung Các chức Khái niệm, vai trò và Công tác danh của tuyển dụng văn phòng phân loại của lao động VP trong văn phòng 2
3. Các chức danh của văn phòng 3
4. 2.1. Chức danh của Văn phòng Nhân viên văn phòng? 4
5. Trong 7 ngành có nguồn cung cao tháng 4. Hành chính văn phòng xếp hàng thứ 2 sau kiểm toán và kế toán. Nguồn: vien-hanh-chinh-luong-nghin-dola-2755911.html 5
6. 2.1.1. Thư ký văn phòng Anh (chị) nghĩ gì về công việc thư ký văn phòng ? Có quan điểm cho rằng nghề thư ký văn phòng là nghề dễ làm? Anh (chị) nghĩ sao về quan điểm này? 6
7. 2.1.1. Thư ký văn phòng Thư ký là trợ lý của Thư ký văn phòng các cấp quản trị 7
8. 2.1.1. Thư ký văn phòng (tt) Chức năng của Thư ký văn phòng • Ghi tốc ký, soạn thảo văn bản Công tác • Xử lý văn bản đến và đi văn thư • Dự thảo các VB kiểm tra việc thi hành các quyết định của thủ trưởng. • Tổ chức các công tác đối ngoại • Hoạch định các cuộc hội họp Hậu cần • Chuẩn bị các chuyển đi công tác của thủ trưởng • Đảm bảo các điều kiện vật chất cho VP 8
9. 2.1.1. Thư ký văn phòng Phẩm chất và Kỹ năng mà một thư ký cần có? 9
10. 2.1.1. Thư ký văn phòng Kỹ năng mà một thư ký cần có Tổ chức khoa học Giao tiếp Tốc ký Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng Làm việc với Văn bản Quản lý thời gian Điều hành công việc 10
11. 2.1.2. Quản trị viên văn phòng Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ, công việc cụ thể của công tác văn phòng 11
12. 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng 12
13. 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng - Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả - Kiểm soát công việc hành chính văn phòng 13
14. 2.1.3. Nhà quản trị hành chính VP Phạm vi và trách nhiệm của một nhà quản trị văn phòng Lãnh đạo Tổ chức Hoạch định 14
15. 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng Vai trò, nhiệm vụ của một nhà Quản trị hành chính văn phòng • Quan hệ giữa cấp trên và Tạo lập các mối cấp dưới quan hệ • Quan hệ giữa các đồng nghiệp cùng cấp • Lập kế hoạch tuyển dụng Các công tác • Thực hiện tổ chức tuyển dụng nhân sự nhân sự • Đào tạo nhân viên • Phân tích các công việc Phân tích công việc, chịu trách nhiệm văn bản, báo cáo • Quản lý văn bản • Viết báo cáo 15
16. Các hoạt động giao tiếp trong văn phòng Khái niệm về giao tiếp và giao tiếp trong văn phòng? 16
17. Giao tiếp hành chính Là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau để cùng hiểu biết các thông tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi của mình nhằm mang lại lợi ích thỏa mãn yêu cầu nhất định của quản lý hành chính. 17
18. Các loại giao tiếp T/c tiếp xúc Tính chất tổ chức Vị thế Đặc điểm ngôn ngữ GT trực tiếp GT chính thức Vị thế mạnh và yếu Bằng ngôn ngữ GT gián tiếp GT không chính thức GT cân bằng Phi ngôn ngữ 18
19. Nguyên tắc giao tiếp chung Hài Tôn Quan Giao tiếp hòa trọng tâm hiệu quả 19
20. Quản trị lao động văn phòng 20
21. 2.2. Khái niệm, vai trò, phân loại của lao động VP Tầm quan trọng của việc Quản trị lao động văn phòng? 21
22. 2.2.1. Khái niệm lao động văn phòng Quản trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành công tác quản lý lao động của văn phòng thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhằm đatk được mục tiêu, nhiệm vu với hiệu quả cao nhất. 22
23. 2.2.1. Quản trị lao động VP Nhà quản trị hành chính văn phòng trong công tác quản trị lao động VP Lãnh đạo Tổ chức Hoạch định 23
24. 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng HOẠCH ĐỊNH LAO ĐỘNG VP - Tổ chức cần những nhân viên như thế nào? - Khi nào chúng ta cần họ? - Họ phải có các kỹ năng gì? - Đã có sẵn nguồn nhân sự chưa? 24
25. Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART 25
26. Các loại kế hoạch - Kế hoạch tác nghiệp: mang tính chất thường xuyên - Kế hoạch một lần: dự án, nhằm hỗ trợ công tác văn phòng - Kế hoạch cụ thể: cụ thể cho từng tháng, quý, năm. 26
27. 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG - Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo - Sắp xếp nhân sự trong văn phòng 27
28. 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LÃNH ĐẠO LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG - Phân công công việc cụ thể cho mỗi người - Thường xuyên động viên, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ 28
29. 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng KIỂM SOÁT LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên, xây dựng các quy định về kiểm soát nhân sự, kịp thời giải quyết các tình huống phát sinh 29
30. CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TRONG 2.3 VĂN PHÒNG 30
31. Thực hiện công tác tuyển dụng Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu và liên tục nhằm đảm bảo cho hoạt động liên tục của văn phòng. Tuyển dụng sai lầm dẫn đến: - Tốn kém chi phí - Tạo tâm lý bất an cho nhân viên - Có thể liên quan đến pháp lý - Ảnh hưởng đến cả uy tín của doanh nghiệp 31
32. 2.3.1. Xây dựng và thực hiện chính sách tuyển dụng Quy trình tuyển dụng 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng 1. Thành lập bộ phận làm nhiệm vụ tuyển dụng 2. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 3. Tìm kiếm thu hút ứng viên 3. Xét duyện hồ sơ dự thi 4. Tổ chức thi tuyển 5. Phỏng vấn chuyên môn 6. Đánh giá quyết định 7.Tiếp nhận nhân viên 8. Ký hợp đồng thử việc 9. Đánh giá kết quả thử việc 10. Ký hợp động chính thức 32
33. Xác định nhu cầu nhân sự Nguồn ứng viên nội bộ Nguồn ứng viên mới - Nhân viên nữ - Bạn bè của nhân viên - Các trường học - Các trung tâm giới thiệu việc làm 33
34. Đánh giá hồ sơ - Hiện tượng khếch trương thành tích - Đánh dấu nội dung cảm thấy thích - Xem xét quá trình công tác - Thay đổi chỗ làm liên tục - Thay đổi định hướng nghề nghiệp - Lý lịch cẩu thả 34
35. Quá trình phỏng vấn Đặt các câu hỏi theo nguyên tắc tam giác quan hệ “ Cái gì? thế nào? Kết quả? Câu hỏi mở: Nên: nhận xét của anh chị về những khó khăn của công việc thư ký? Không nên: Theo anh chị công việc thư ký có khó khăn gì? 35
36. Kết thúc phỏng vấn Không nên hứa hẹn điều gì cả kể cả người phỏng vấn có quyền quyết định sau cùng 36
37. Câu hỏi ôn tập 1. Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì? 2. Chức danh thư ký được phân loại như thế nào? 3. Một nhân viên hành chính văn phòng bình thường có thể thực hiện thay các nhiệm vụ của văn phòng hay không? 4. Vì sau xác định nhu cầu về nhân sự là công tác đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác quản trị lao động văn phòng? 5. Khái niệm giao tiếp trong văn phòng, hoạt động giao tiếp trong văn phòng nhấn mạnh các yêu cầu gì? 37
38. Câu hỏi ôn tập 6. Khi giao tiếp trong văn phòng cần tôn trọng các nguyên tắc gì? 7. Các bước cơ bản của một quy trình tuyển dụng nhân sự trong văn phòng là gì? 8. Có quan điểm cho rằng “Văn phòng luôn phải thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, Anh (chị) nghĩ như thế nào về quan điểm này? 38