Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

1. CHƯƠNG 3 ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2. I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  I.1 Khái niệm  Chỉ huy : là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.  Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với  Công việc  Khả năng  Lợi ích  Tình cảm
3.  Điều hành công việc hành chính : Là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.  Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.
4.  Vai trò  Là chức năng thúc đẩy quá trình hoạt động.  Điều chỉnh những sai sót có thể có ở các chức năng trước.  Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động.
5.  I.2 Các phương thức điều hành công việc hành chính  a/ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục” : là quá trình thiết lập những nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành.  Đây là phương thức đặc trưng của hành chính
6.  Nguyên tắc : là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc  Thủ tục : là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.  qui trình : là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
7.  Ưu điểm  Tạo tính nề nếp trật tự  Tạo khả năng tư vận hành  Thay đổi hoạt động nhanh chóng  Khuyết điểm  khả năng giải quyết sự cố kém  dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ
8.  b/ Điều hành bằng hệ thống văn bản : Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính  Chính thức : có thẩm quyền  Cụ thể : gắn liền với những công việc nhất định
9.  Ưu  Phạm vi rộng  Cơ sở pháp lý  Giải quyết sự cố tốt  Khuyết  Tâm lý chờ đợi văn bản  Vấn đề giấy tờ gia tăng
10.  c/ Điều hành thông qua ủy quyền & phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.  Mức độ phân quyền  Trách nhiệm  Kiểm soát phân quyền
11.  d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán,  xu hướng ngày càng được sử dụng vì  Mục tiêu rõ ràng  Trách nhiệm và độ tự quản cao  Khai thác tiềm năng nhân viên
12.  I.3 phương pháp chỉ huy của nhà quản trị hành chính  Thường sử dụng phương pháp chỉ huy theo các giai đoạn phát triển của nhân viên  Các giai đoạn phát triển của nhânv iên hình thành từ 2 nhóm yếu tố : tinh thần làm việc và kỹ năng nghề nghiệp
13.  Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ, quan điểm, tình cảm, tâm lý }  Kỹ năng làm việc = { trình độ chuyên môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật làm việc }  Có 4 giai đoạn phát triển của nhân viên : S1, S2, S3, S4. tương ứng với 4 kiểu chỉ huy của nhà quản trị là D1, D2, D3, D4.
14. D3: D2: KÈM HỖ CẶP TRỢ D4: ủy D1: quyền HƯỚNG DẪN  S4 S3 S2 S1
15.  D1 : Hướng dẫn nhân viên (nhập cuộc)  D2 : Kèm cặp nhân viên  D3 : Hỗ trợ nhân viên  D4 : Ủy quyền cho nhân viên
16. II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  II.1 Khái niệm  Kiểm tra công việc hành chính là đánh giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.  Kiểm tra phải chủ động  Tiến hành thường xuyên và toàn diện
17.  Vai trò  Kiểm soát hệ thống  Cải tiến và tối ưu hoá công việc  Tiết kiệm chi phí
18.  II. Phương pháp kiểm tra  a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động.  Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục.
19.  Nội dung  Nắm vững qui trình công việc  Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc  Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành.  Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác.
20.  b/ kiểm tra kết quả “phản hồi” : Còn gọi là kiểm tra theo kết quả công việc. Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch, nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.  Mang tính thụ động và có độ trễ  Thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản
21.  Thực hiện trên 3 bước  Bước 1 : xác định nợi dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.  Bước 2 : đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước  Bước 3 tìm nguyên nhân và biện pháp điều chỉnh phù hợp
22.  Công cụ kiểm tra trong hành chính  Ngân sách  Hồ sơ tài liệu  Báo cáo  Lịch & kế hoạch công tác  Thanh tra