Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 7: Tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến công tác

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 7: Tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến công tác

1. CHƯƠNG 7 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP, CHUYẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC
2. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  I.1 khái niệm  Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận những vấn đề sản xuất kinh doanh.
3. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  Hội nghị công nhân viên chức  Hội nghị cổ đông  Hội nghị khách hàng  Hội thảo về sản phẩm  Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ
4. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội thảo  2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo  Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.  Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo.  Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.  Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt của hội nghị, hội thảo.  Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.  Dự trù kinh phí tổ chức và các nguồn kinh phí chính
5. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.2 Chuẩn bị hội nghị  Thành lập ban tổ chức hội nghị, hội thảo  Xác định mục đích, nội dung hội nghị hội thảo  Qui định thành phần tham gia hội nghị  Xác định thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo  Lựa chọn địa điểm và trang trí phòng hội nghị  Làm giấy mời và in ấn những tài liệu phục vụ hội nghị  Chuẩn bị lực lượng thư ký và phục vụ hội nghị
6. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.3 Tiến hành hội nghị  Đón khách  Giới thiệu đại biểu và thành phần tham dự  Điều hành hoạt động của hội nghị  Chỉ đạo việc thực hiện ghi chép biên bản  Thực hiện những thủ tục kết thúc hội nghị
7. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.4 Công việc sau hội nghị  Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị  Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan trong đại hội  Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các cấp lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị  Lập bảng thanh toán chi tiết những chi phí của hội nghị
8. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  1. Khái niệm  Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp  Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình
9. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp  2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp  Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?  Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?  Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ?  Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không?  Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?  Các nội dung bố trí ra sao ?  Có cần thảo luận nội dung trước hay không ?  Cần thư ký cuộc họp hay không ?  Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?  Các phương tiện phục vụ cuộc họp ?
10. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.2 Điều hành cuộc họp  Hãy chăm chú lắng nghe.  Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.  Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.  Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.  Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng.  Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng.  Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.  Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.  Tôn trọng và hợp tác với các thành viên.
11. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp  Sau khi kết thúc cuộc họp, nhà quản trị hành chính với chức năng của mình phải chỉ đạo thực hiện ngay những công việc nhằm bảo đảm cho kết quả cuộc họp được triển khai trên thực tế
12. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  3 Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp  Nguyên tắc chuẩn bị  Nguyên tắc kiểm soát thời gian  Nguyên tắc tôn trọng  Nguyên tắc dân chủ  Nguyên tắc ghi nhận thông tin
13. III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  1. Khái niệm  LÀ buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.  Các chuyến công tác dài ngày  Các chuyến công tác ngắn hạn
14. III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2. Các bước tổ chức chuyến công tác  2.1 Lên kế hoạch các chuyến công tác  Mục tiêu và nội dung chuyến công tác.  Thời gian thực hiện chuyến công tác  Danh sách các cán bộ đi cùng với lãnh đạo và số lượng người trong đoàn công tác.  Phương tiện di chuyển  Các tài liệu, giấy tờ, thủ tục cần thiết.  Kinh phí cho chuyến công tác.
15. III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.2 Chuẩn bị các chuyến công tác  Liên hệ nơi công tác  Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đoàn công tác  Chuẩn bị nội dung công việc cho đoàn công tác  Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần thiết  Chuẩn bị các phương tiện di chuyển  Chuẩn bị kinh phí và điều kiện hoạt động khác
16. III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.3 Các công việc khi lãnh đạo đi công tác  Những công việc cần làm trước khi lãnh đạo dời khỏi cơ quan  Những công việc khi lãnh đạo đi vắng  Những công việc sau khi lãnh đạo về