Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Võ Thiện Chín

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Võ Thiện Chín

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT  BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD) Biên soạn: - Võ Thiện Chín Quảng Nam, tháng 7 năm 2010
2. Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 1- Khái niệm Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. - Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan. 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 2.1. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. 2
3. Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. 2.2. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng. 2.3. Cơ cấu tổ chức: + Lãnh đạo văn phòng: - Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng. - Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh văn phòng theo sự phân công của chánh văn phòng. + Các bộ phận trực thuộc văn phòng: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây: - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp: Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư: 3
4. Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị khác ) Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ. 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng. - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng. 4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng - Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. - Trong phạm vi cơ quan: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của Văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác. 5- Các phương pháp bố trí văn phòng - Những yêu cầu chung: Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan 4
5. Dễ dàng liên hệ giao dịch Bảo mật. - Văn phòng "mở": - Văn phòng "đóng": 6- Vị trí của Văn phòng Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác Văn phòng). Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động. Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan. Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng. 5
6. Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY I- Văn phòng cấp uỷ Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà nước. Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ) Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng). Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ. Ở huyện có Văn phòng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã. 1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm: - Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy - Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông. Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. 2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ. Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt động chuyên đề. - Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo: Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ; 6
7. Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác - Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp ủy. Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; Trình cấp uỷ ký, ban hành; Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thực hiện các văn bản của cấp ủy. - Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn phòng. Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy - Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân. Nội dung công tác này gồm có: Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến cấp uỷ; Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy. - Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ; Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dưới. - Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan. - Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng: Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động. 7
8. Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng. Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc. 3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác. Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có: - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp. - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị. II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây: - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung. - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng. Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ. Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã). Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng: Chính phủ có Văn phòng Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã. Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau: 1- Chức năng Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dân. 2- Nhiệm vụ - Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý thông tin. Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân. - Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dân. 8
9. - Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban. - Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó. - Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể nhân dân. - Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động. - Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dân. - Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước. - Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động. - Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng. 3- Tổ chức bộ máy Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo. Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân. Các bộ phận công tác trong Văn phòng có: 3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác. Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác sau: + Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông tin báo cáo. + Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh tra. + Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng. + Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận tải, bưu điện. + Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư. + Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi. 3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức: 9
10. Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công việc về: + Công tác văn thư; + Giao thông liên lạc; + Tổng đài điện thoại; + Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan); + Tổ chức nhân sự; 3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ: Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công tác việc về: + Tài vụ, kế toán; + Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban; + Y tế; + Đội xe; + Nhà khách; + Dịch vụ; 3.4- Trung tâm lưu trữ (đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ (đối với huyện) Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phương. 4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng - Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp. Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, phó Chủ tịch phụ trách từng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc chung. - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ. + Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và cấp Uỷ trong từng thời gian. + Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ để có sự phân công mỗi bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực hiện nhiệm vụ. - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới: + Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. + Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suốt. 10
11. + Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác Văn phòng. III. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực. Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp. Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có Văn phòng. Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau: 1 - Chức năng của Văn phòng Bộ Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. 2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng. - Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành hoặc trình cấp trên ban hành. - Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực hiện các quyết định của Bộ trưởng. - Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính, lễ tân. - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan. - Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan. 3- Tổ chức của Văn phòng Bộ Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách. Các đơn vị đó có thể là: + Phòng Tổng hợp; + Phòng Hành chính; + Phòng Quản trị; + Phòng Lưu trữ; Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ (Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp) Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do một đơn vị đảm nhiệm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chính - Quản trị. Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Các đơn vị đó có thể là: - Phòng Hành chính - Tổng hợp. - Phòng Quản trị - Tài vụ. 11
12. IV - Văn phòng doanh nghiệp Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây: - Doanh nghiệp Nhà nước; - Doanh nghiệp Hợp tác xã; - Công ty trách nhiệm hữu hạn; - Công ty cổ phần; - Công ty hợp doanh; - Doanh nghiệp tư nhân; - Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. 1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp - Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập trong hệ thống chính trị ở nước ta. Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị: Văn phòng doanh nghiệp; Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp; - Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước, độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây: Hội đồng Quản trị; Ban kiểm soát; Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc; Văn phòng doanh nghiệp; Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiệp. 2 - Văn phòng doanh nghiệp 2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp - Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị, - Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp. 2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp xếp lịch công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp. - Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao. - Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo các Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người lao động của doanh nghiệp. - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc. 12
13. - Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp ban hành. - Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp. - Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm việc đó. - Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết, thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp. - Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan doanh nghiệp làm viêc. - Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực hiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp. Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây: - Công tác thi đua khen thưởng; - Công tác pháp chế văn bản; - Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp. 2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức của Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị. Giúp việc cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc Chuyên viên Hành chính quản trị./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đảng. Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung. Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền riêng. Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp. Câu 5 : Các loại hình văn phòng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhau Đúng hay sai? Vì sao? 13
14. Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Khái niệm Quản trị Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau đây: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi trường luôn biến động”. Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây: - Làm việc với và thông qua người khác: Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác. - Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị. + Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả. + Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra. 14
15. Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ chức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách nhiệm của nhà quản trị. - Các nguồn tài nguyên hạn chế: Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh thì cũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con người, vật chất và tiền bạc). Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trong quá trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật của Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này. - Môi trường luôn thay đổi: Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường đó luôn biến đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin, chính trị, đạo đức. Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, công nghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế. Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào, trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của môi trường luôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyết định đúng đắn. Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như sau: - “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị. - “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ: Phòng Quản trị. Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả sau đây: Sơ đồ các cấp quản trị Quản trị Cao cấp Top Management Quản trị trung gian Middle Management Quản trị cấp cơ sở first line Management 15
16. 2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management) Quản trị hành chính Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ quan. Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây: - Lãnh đạo Văn phòng: Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh Văn phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản trị Văn phòng. - Quản lý công tác Văn phòng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn phòng. Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan. Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng. II. Thư kí văn phòng và nhà quản trị hành chánh văn phòng 1. Thư kí văn phòng 1.1. Khái niệm Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp. Có óc phán đoán, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Thư kí văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như Quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 1.2. Nhiệm vụ - Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan. - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu. - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan. - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. 1.3. Những phẩm chất cần thiết của thư kí - Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề. - Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành ), tự giác (chủ động trong công việc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc. - Cẩn thận và chu đáo 16
17. - Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan) và biết tự kìm chế khi cần thiết. - Kín đáo. Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phòng với người khác trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật trên máy tính. - Năng động và linh hoạt. - Tương trợ và đoàn kết. 1.4. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của thư kí - Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến. - Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng. - Tiếp khách nghệ thuật. - Lên lịch công tác khoa học. - Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo - Có kiến thức tổng quát về mọi mặt - Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi công việc trong tầm kiểm soát. 2. Nhà quản trị hành chánh văn phòng 1.1. Khái niệm Nhà quản trị hành chánh văn phòng là nhà quản trị, tức là phải hoàn thành 4 chức năng: Hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực (lãnh đạo) và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. 1.2. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh văn phòng Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hay Admisnistrative manager) hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hành chính (Administrative assistant), Trưởng phòng xử lý văn bản (Word processing supervisor/ manager), Trưởng phòng hồ sơ hoặc thông tin (Records or information manager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn những Thư ký chuyên nghiệp. Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây: - Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng. - Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành. - Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan. - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, phải luôn bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, tham dự hội thảo đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng. 17
18. - Phải có tính gần gũi, phải biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên. Từ đó mới có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan. - Phải có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn. Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vô giá. Nhưng nói đùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp. Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vì bạn không thể tiên đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào. - Phong cách phải lịch sự và ngoại giao. Sự thành công tuỳ thuộc vào việc họ có nhận được sự ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay không. - Phải biết cách kiểm soát cảm xúc. Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai - Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng. - Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống. - Có có phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hổ trợ các bộ phận khác. - Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mới. Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo người khác. III. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Là người lãnh đạo Văn phòng, chánh Văn phòng là nhà quản trị. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung đó là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra. Trong một cơ quan, công tác Văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực công tác của cơ quan. Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ thể. 1. Chức năng hoạch định (Planning) 1.1. Khái niệm Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Có hai loại hoạch định: - Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. Về phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức. - Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. 18
19. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược. 1.2. Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng. - Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan. - Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v 1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng - Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện. - Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. - Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng. 1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng - Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu; Khảo sát đánh giá tình hình hiện tại; Xác định nội dung công việc; Xác định điều kiện thực hiện; Tổ chức thực hiện; Đánh giá kết quả. - Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? - Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hàng ngày; Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hàng tháng 2. Chức năng tổ chức 2.1. Khái niệm 19
20. Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. 2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc - Xác định chức năng của tổ chức; - Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức; - Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động; - Xác định các cơ cấu của tổ chức; - Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu; - Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu; 2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị Văn phòng - Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức. Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: Trong Văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?. Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?. - Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng. Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị. - Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng. Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v - Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ 20
21. phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng. 3. Chức năng quản trị nhân lực 3.1. Khái niệm Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan. 3.2. Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng - Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. - Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm.thi, tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới. - Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức. - Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng. Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị Văn phòng. Bởi vì tập thể con người của Văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự thành công hay thất bại của công tác Văn phòng. Lực lượng lao động trong Văn phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất thiết phải thông qua vai trò của nhà quản trị Văn phòng. Một nhà quản trị học cho rằng: Điều quyết định cho sự tồn tại và phát triển của công tác là những con người mà Công ty đang có. Đó phải là những con người có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo đức, có văn hoá và biết cách làm việc có hiệu quả. 4. Chức năng kiểm tra 4.1. Khái niệm Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. 4.2. Nội dung kiểm tra trong quản trị Văn phòng - Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính. Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị. - Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng. - Nội dung tứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng. 4.3. Phương pháp kiểm tra Công tác kiểm tra muốn đạt kết quả phải có “Thước đo” để làm chuẩn mực. “Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định 21
22. mức, của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của Văn phòng đã đề ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của Văn phòng với chuẩn mực. Đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả Văn phòng. 4.4. Tác dụng của kiểm tra trong quản trị Văn phòng Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực. Thông qua kiểm tra, đánh giá tình hình của Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác Văn phòng lên bước cao hơn. Như vậy kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch. Kiểm tra để uốn nắn. Kiểm tra để phát triển. IV. Công tác văn thư 1. Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến 1.1. Nguyên tắc quản lí văn bản đến - Các văn bản đến đều qua văn thư của cơ quan để đăng kí vào sổ thống nhất. - Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơi vị, cá nhân giải quyết. - Khi nhận được văn bản phải kí vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn thư. - Văn bản đến phải xử lí nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo quy định của nhà nước. 1.2. Quy trình xử lí văn bản đến - Tiếp nhận đăng kí văn bản đến (đóng dấu đến, ghi vào sổ ngày đến ) - Trình, chuyển giao văn bản đến (giao đúng người, yêu cầu kí nhận) - Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2. Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi 1.1. Nguyên tắc - Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư để đăng kí, đống dấu và làm thủ tục gởi đi. - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gởi đi. 1.2. Quy trình phát hành văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật; ghi sổ, kí hiệu và ngày tháng của văn bản. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (mật, tối mật, tuyệt mật); Văn bản phải có chữ kí của người có thẩm quyền mới được đóng dấu. Không đóng dấu vào giấy trắng, đóng dấu phải rõ ràng, đúng quy định. - Đăng kí vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng theo mẫu văn bản đi. - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi. 22
23. - Lưu văn bản đi. 3. Quản lí sử dụng con dấu + Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm: - Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền, - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ kí của người có thẩm quyền, - Không được đóng dấu khống chỉ. + Đóng dấu: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ kí phải đóng trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái. - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản do người kí văn bản quyết định, và dấu được đóng lên dầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan. - Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lí ngành. V. Công tác lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ - Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, có giá trị được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác, phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử của toàn xã hội. - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. 2. Phân loại tài liệu lưu trữ - Phân loại theo phông lưu trữ quốc gia: Do trung ương thực hiện phân chia tài liệu lưu trữ thành hệ thống các kho hoặc trung tâm, ví dụ: Kho lưu trữ của công an, quân đội, tài chính, ngân hàng. Kho tư liệu của tỉnh, huyện, Kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, - Phân loại trong các kho: Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp, 3. Bảo quản tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc thực hiện nhằm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn phòng lưu trữ. - Nội dung công tác bảo quản tài liệu: Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ. Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lí, hóa của tài liệu. Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu. Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng. Có bìa kẹp, tủ, giá để tài liệu và các dụng cụ chống cháy, chống ẩm mốc, côn trùng. 23
24. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1. Trình bày khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng. Câu 2. Vẽ sơ đồ mô tả chức năng, nhiệm vụ của các cấp quản trị. Câu 3. Trình bày các tiêu chuẩn của nhà quản trị. Câu 4. Trình bày các chức năng của quản trị hành chính văn phòng. Câu 5. Công tác văn thư Câu 6. Công tác lưu trữ 24
25. Chương IV THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN I. Thông tin 1. Vị trí tác dụng của công tác thông tin - Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. - Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. - Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. - Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. - Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhu cầu công tác. 2. Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo - Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác. Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng phải căn cứ vào: Chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm. Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện của Đảng, các nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên. Từ tình hình kinh tế - xã hội của đất nước ở thời điểm đề ra chủ trương. Cũng có khi phải xuất phát từ tình hình quốc tế có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan. - Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành các quyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắm được sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan, công dân và cán bộ công nhân viên chức. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Phát hiện những điểm tồn tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin này thường phải đi cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác. - Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo cơ quan. Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch công tác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời. 3. Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo 25
26. - Thông tin phải được xử lý sơ bộ. Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó là cần có. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin. Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo. Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổng hợüp tin. Sau đó báo cáo để thủ trưởng cơ quan phân phối tin. Trong thực tếï, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho thủ trưởng. Song những trường hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc. - Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng. Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có trách nhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng có sự phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của tin. Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc. - Phải đảm bảo chất lượng thông tin. Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo cơ quan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, khách quan. Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định. Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận được. Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định. Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc. Khi sự việc đã được kết luận, thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tác dụng. 4. Thu nhận và xử lý tin 4.1.Thu nhận tin Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin. Thông thường thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn: Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngoài ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết. Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình. 26
27. Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc. Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan. Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan. Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thư viện Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều. Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang. Ở mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin. 4.2. Xử lý thông tin Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung: Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được. Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó. Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Phải xác định nguồn gốc của thông tin. Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. 4.3. Phân tích tin Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề. Khi phân tích tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đến nội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao? Nguyên nhân? Diễn biến? Kết thúc? v.v Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của tin, bản chất của tình hình, sự việc. Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biện pháp, một kinh nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin. 4.4. Tổng hợp thông tin Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan. 27
28. 4.5. Kiến nghị giải quyết thông tin Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đề xuất ý kiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra. Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng. Nội dung đề xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào. Có hai loại thông tin nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin. Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết. Ý kiến đề nghị giải quyết của Văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bản về chủ trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định quản lý. Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định. 4.6. Xác định đối tượng và truyền tin Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, nhà quản trị Văn phòng xác định cụ thể những thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào. Việc gửi cho ai phải căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo. Việc gửi tin đi bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay tính riêng biệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độ bí mật; độ dài ngắn của thông tin. Về thời gian truyền tin: có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gian quy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày. Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc. II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan 1. Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác 1.1. Khái niệm Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định, là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu đã đề ra. 1.2. Ý nghĩa và tác dụng Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. 28
29. Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong Văn phòng như Quản trị, Văn thư, Hành chính v.v đảm bảo cơ sơ vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ôtô, địa điểm ) được chủ động, thuận lợi. 2. Yêu cầu và nội dung chương trình công tác - Các loại chương trình công tác: Hiện nay, ở các cơ quan thường có các loại chương trình công tác dưới đây: + Chương trình công tác cả năm; + Chương trình công tác một quý; + Chương trình công tác một tháng; + Lịch công tác một tuần; + Lịch làm việc hàng ngày. Ngoài các loại chương trình công tác nói trên, do đặc điểm hoạt động, nhu cầu công tác, một số cơ quan còn có loại chương trình: + Chương trình công tác nhiệm kỳ; + Chương trình công tác 6 tháng đầu năm; + Chương trình công tác 6 tháng cuối năm. - Nội dung chương trình công tác: + Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1 năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần chính dưới đây: Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm công tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện. Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó. + Yêu cầu của chương trình công tác: Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc. Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên trước khi quyết định. Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án. Đối với đề án liên quan nhiều đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án và thời gian hoàn thành đề án. Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án, tránh chủ quan duy ý chí. 29
30. Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất. Cần tính toán, dành thời gian đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trùnh của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm. Chương trình cả năm và 6 tháng, nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng.Phải bao quát toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chú ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính chất chiến lược. Xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định. Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, các nhiệm vụ cụ thể trong quý, trong tháng. Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độ chuẩn bị các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, hoặc lịch đi cơ sở cho phù hợp. - Căn cứ để xây dựng chương trình công tác. + Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Căn cứ này có tác dụng đảm bảo cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đúng với pháp luật. + Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chính sách, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ. + Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình. + Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới. + Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang. + Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc sẽ đề ra (kinh phí, phương tiện làm việc ). + Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1 tháng v.v.). + Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình. 3. Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác - Trình tự xây dựng chương trình. Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường được tiến hành theo trình tự: 30
31. + Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan. Những việc này cần thiết phải đua vào chương trình công tác chung của cơ quan. + Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan. + Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản dự thảo đến các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp. + Sau khi có ý kién đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành. - Thời gian xây dựng chương trình công tác. + Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước. + Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. + Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước. 4. Bổ sung, thay thế chương trình công tác Ở thời điểm xây dựng chương trình công tác, có việc đang diễn ra, có việc chưa diễn ra. Sau khi xây dựng xong chương trình có thể có nhiều việc sẽ nảy sinh đột xuất. Vì vậy trong quá trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào chuơng trình đã đề ra là tất yếu. Trong truòng hợp phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý: Đơn vị nào có việc bổ sung, thay đổi thì đơn vị đó phải đề nghị. Trường hợp cần thiết, phải đề nghị bằng văn bản (đề án, tờ trình). Trong văn bản, nói rõ mục đích, nội dung công việc. Thủ trưởng cơ quan là người quyết định cho thay đổi chương trình công tác đã ban hành. Văn phòng là đơn vị hoàn tất văn bản để thủ trưởng cơ quan ký ban hành chương trình công tác thay đổi đó. Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ áp dụng đối với chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan là những người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lại bận công việc khác, không thể chủ trì được công việc đã đề ra. 5. Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình. Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị khác. Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn đối với Văn phòng. Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việc khi thực hiện đã không tuân thủ theo chương trình, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình. Việc đó làm cho các đơn vị bị động. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không sát thực tê, không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Văn phòng có trách nhiệm. 31
32. - Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Văn phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời. - Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, Văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trình. Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp. - Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của đơn vị mình, báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. - Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, kết hợp với quá trình theo dõi, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả cơ quan. Biên tập thành biên bản trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Để có một chương trình công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và chương trình đó thực hiện có kết quả trong ngành, trong cơ quan, nhà quản trị Văn phòng cần có đầy đủ thông tin từ nhiều chiều, sát thực tế, nắm chắc chủ trương, có trình độ tổng hợp cao để chỉ đạo nhân viên thuộc quyền trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ của Văn phòng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo. Câu 2: Trình bày nội dung xây dựng chương trình công tác của cơ quan. 32
33. Chương V HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN I- Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan 1. Phân loại các cuộc hội họp Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại: Loại thứ nhất là các Hội nghị: Thuộc loại này gồm có: - Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. - Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. - Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. - Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập .v.v Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác. Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có: - Các cuộc họp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, - Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, - Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan v.v Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể. 2. Nhiệm vụ của Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị 2.1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. 33
34. Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như: - Công văn triệu tập hội nghị. Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. - Chương trình hội nghị, - Các báo cáo chính, - Các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm đề nghị với thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội nghị. Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn. Văn phòng còn phải sắp xếp chổ ngồi. Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị: 34
35. Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin 35
36. Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin 36
37. Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết định 37
38. Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định 2.2. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong quá trình hội nghị làm việc 38
39. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp thủ trưởng đơn vị có nội dung hội nghị để tổ chức việc đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Nhà quản trị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình hội nghị làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin có liên quan đến nội dung hội nghị Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị. 2.3. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết các việc sau khi hội nghị bế mạc Sau khi hội nghị kết thúc, nhà quản trị Văn phòng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hình thức thông báo kết quả của hội nghị; báo cáo với cấp trên về kết quả hội nghị. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của Văn phòng thì Văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc đơn vị khác thì Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết quả hội nghị, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc bổ sung những việc mà hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan. Thuộc chức năng của mình, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc quyết toán kinh phí hội nghị. II. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo. Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính duới đây: 1. Lập kế hoạch đi công tác Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá 39
40. trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó. Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian. 2. Chuẩn bị trước chuyến đi Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất gồm có: - Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; - Nội dung và lịch làm việc; - Thời gian đoàn đi từ cơ quan; - Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn; 3. Chuẩn bị nội dung công tác Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị. Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là: Biết sự phân công của lãnh đạo. Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác. 4. Chuản bị phương tiện giao thông, kinh phí Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều yếu tố. Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về: - Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường). - Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ. - Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước. - Kinh phí dự phòng. 5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan 40
41. Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc dưới đây: - Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác. - Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các cuộc họp của cơ quan. Câu 2: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 41
42. Chương VI LỄ TÂN VÀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC I. Những vấn đề chung về lễ tân 1. Giao tiếp 1.1. Khái niệm, vai trò, phương tiện, kĩ năng giao tiếp a) Khái niệm: Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp. Giao tiếp theo nghĩa rộng là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. b) Vai trò: Giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của buổi lễ hoặc quan hệ công việc. Giao tiếp đúng mực sẽ giúp cho người khách có cảm tình và tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cơ quan và khách sẽ tốt đẹp hơn. c) Phương tiện: Ngôn ngữ (phát âm chuẩn, không nói nhanh hoặc chậm, ). Ánh mắt, nụ cười, nét mặt, Ăn bận, trang điểm, trang sức. Tư thế đứng, ngồi. Kiểu bàn ghế d) Kĩ năng: - Lắng nghe: Thu thập được nhiều thông tin, Thoã mãn nhu cầu người nói, Hạn chế được những sai lầm và giải quyết được nhiều vấn đề. - Đặt câu hỏi: Có nhiều loại câu hỏi được dùng tuỳ tình huống, cụ thể: Dùng câu hỏi để thu thập thông tin, Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc, Dùng câu hỏi để đưa ra một đề nghị, Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề. - Thuyết phục: Là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, tin theo và làm theo. Cần chú một số điểm: Tạo không khí bình đẳng, Lí lẽ phải rõ ràng, có cơ sở, Lời nói ngắn gọn, có trọng tâm, ôn tồn, lịch sự, 42
43. Thừa nhận những điểm có lí trong ý kiến của của người đối thoại. - Thuyết trình: Ăn mặc lịch sự, nghiêm túc Phong cách tự tin, bao quát tất cả những người có mặt. Nói to, rõ ràng, cần thay đổi nhịp độ và tốc độ nói. 1.2. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp a) Gây thiện cảm: Muốn tiếp xúc với khách để gây thiện cảm, chúng ta nên: - Có câu mở lời gây thiện cảm để thu hút sự chú ý của khách. - Hãy nói về một chủ đề để có dịp đề cao họ. - Nói về các đề tài có liên quan đến những vấn đề trước mắt của khách. b) Tạo ấn tượng: Những nguyên tắc cơ bản để tạo ấn tượng ban đầu với khách: - Ăn mặc trang nghiêm. - Đến đúng giờ (thể hiện tính nghiêm túc và có tổ chức của bạn). - Bắt tay siết nhẹ rồi buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt khách. - Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt. - Không tự ngồi trước khi chủ nhân cho phép. c) Thái độ: - Tự tin, năng động và thật sự vui vẻ. - Thành thật cởi mở, chân thành, tự nhiên nhưng không xuề xoà, tuỳ tiện để khách coi thường mình hay khách nghĩ mình coi thường họ. d) Khiêm tốn; - Không nên khoe khoan bản thân, gia đình hay đơn vị. - Cẩn thận khi nói chuyện, không phê phán, chỉ trích ai (dù mình không thích câu chuyện, phong tục, tập quán, của họ). đ) Giờ giấc: - Làm việc đúng giờ, giữ chữ tín, giữ lời hứa. - Nếu vì một lý do đặc biệt nào đó mà không thể giữ được lời hứa thì phải xin lỗi và phải báo trước cho người khác biết. e) Giao tiếp: - Khi giao tiếp với ai cần biết họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngành nghề của người đó để tiện xưng hô và trò chuyện cũng như trao đổi công việc. - Cũng cần lưu ý rằng khi gặp phụ nữ đầu tiên, không nên vội vàng hỏi thăm gia cảnh, tuổi tác của họ vì như thế rất dễ dẫn đến những tổn thương về tình cảm (nếu gia đình, tuổi tác của người phụ nữ có vấn đề trục trặc). 43
44. g) Phép lịch sự: - Khi hỏi ai điều gì thì cần phải hỏi lịch sự. - Khi trả lời cũng phải trả lời lịch sự, có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách đề cập kể cả khi mình chưa quen biết họ. - Khi nhờ ai làm giúp một việc gì ta nên nói lời cảm ơn, khi làm phật ý một người thì phải xin lỗi. - Khi mời khách ăn tiệc, phải chú ý đến khẩu vị của khách, nên chọn những món ăn mà khách thích. - Khi nhận thư, bưu thiếp phải phúc đáp ngay. Cách trao, nhận danh thiếp: Cách trao danh thiếp Cách nhận danh thiếp - Để danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất (túi - Nhận bằng hai tay. áo trên). - Cúi đầu chào về hướng danh thiếp. - Lấy danh thiếp khi gặp khách hàng. - Để danh thiếp trên bàn, ngay trước mặt. - Phải trao trước mặt, phía tay phải - Nếu không có bàn, sau khi nhận bạn của khách. nên bỏ danh thiếp vào túi áo hoặc sổ tay. - Nên dùng hai tay để trao danh thiếp. - Không nên cho danh thiếp vào túi quần - Không nên âm thầm để lên mặt bàn. hoặc vừa cầm, vừa mân mê hoặc xem đi, - Vừa trao, vừa nói xem lại nhiều lần. h) Những điều cần tránh trong buổi lễ: - Mang kính mát; - Hút thuốc; - Sử dụng viết đỏ khi ký hoặc ghi chép vào văn bản; - Than phiền về một khách hàng khác về công việc của mình; - Chỉ trích đối thủ cạnh tranh; - Đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như: Tôn giáo, sắc tộc, địa phương; - Sử dụng ngôn ngữ quá bình dân; - Dùng những từ quá thân mật; - Chải đầu, dũa móng tay, móc tai, ngoáy lỗ mũi - Nhai kẹo cao su 2. Cách chào hỏi, bắt tay - Khi chào hỏi và giới thiệu bao giờ cũng giới thiệu: + Người có chức vụ thấp với người có chức vụ cao; + Người ít tuổi với người lớn tuổi; + Giới thiệu đàn ông với phụ nữ. 44
45. Sau khi được giới thiệu hoặc tự giới thiệu, cả hai bắt tay chào nhau (người có chức vụ cao chủ động bắt tay người có chức vụ thấp) và nói: “Rất hân hạnh được quen biết ông (bà, anh, chị)”. - Khi bắt tay, người hơi nghiêng về phía trước, nhìn vào mắt khách, nở nụ cười, siết nhẹ tay rồi buông ra, vừa bắt tay vừa chào hỏi làm cho khách cảm thấy được sự ấm áp và lòng chân thành của mình. Những điều nên tránh khi bắt tay: + Nắm quá lâu, đặc biệt là khi bắt tay nữ giới. + Siết mạnh. + Lắc qua, lắc lại. + Hờ hững, mắt nhìn chỗ khác hoặc nói chuyện với người khác. + Kênh kiệu, ra vẻ ta đây - Khi đón nhiều người hoặc nhiều người đón mình, nên bắt tay từng người, không bỏ sót người nào, nên nhớ không bắt chéo hai tay người khách một lượt. - Theo phong tục châu Âu, người phụ nữ thường đưa tay ra trước, người nam nâng lấy tay họ rồi hôn nhẹ (không bắt tay). Thường thì người phụ nữ khi gặp người nam mới quen thì gật đầu chào, còn thân tình hay người có chức vụ cao đưa tay bắt trước thì bắt tay lại để đáp lễ. - Nếu là nữ chủ nhân đón khách thì đứng chủ động bắt tay khách (người nữ có thể đeo găng tay nhưng người nam thì bắt buộc phải tháo găng tay ra, trừ khi mặc quân phục.) - Ở nơi công cộng, người nữ có thể ngồi yên trên ghế để bắt tay, chỉ đứng dậy khi bắt tay những người có chức vụ cao. 3. Thư mời 3.1. Đặc tính chung Thư mời là hình thức mời trang trọng theo nghi thức và cần được trả lời với hình thức trang trọng tương ứng qua điện thoại hoặc bằng thư hồi âm. Khi hồi âm cần lưu ý: - Nếu là thư mời dự lễ, hội nghị, dự họp nên nhắc lại giờ, địa điểm để tránh nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra. - Nếu là thiệp chúc mừng, tặng quà thì ghi: Rất cảm động nhận được thư/ quà của ông (bà, anh, chị); Xin chân thành cảm ơn, xin kính chúc - Nếu không tham dự được nên giải thích ngắn gọn lý do và bày tỏ sự hối tiếc vì không thể tham dự. 3.2. Những biểu lộ tình cảm a) Chúc mừng hội nghị: Nếu không đến được thì nên gửi lẵng hoa đến chúc mừng. b) Lễ tết âm lịch: 45
46. Nên đến tận nhà để chúc mừng. c) Tết dương lịch, giáng sinh: Gửi hoa và thiệp chúc mừng với tư cách cá nhân hoặc cơ quan, nhất là khách nước ngoài. d) Chúc mừng sự thăng chức của bạn bè, người thân: Nên tỏ lời chúc mừng trực tiếp, đừng quên mang theo chai rượu, cũng có thể điện thoại hoặc viết thiệp chúc mừng. đ) Sinh nhật: Nên gửi một bó hoa, một món quà nhỏ mà người bạn ưa thích, nếu ở xa, nên gửi thiệp chúc mừng kèm tặng phẩm (Quà và thiệp phải đến trước ngày sinh nhật), cũng có thể gửi điện hoa để chúc mừng. e) Trường hợp chia buồn: - Nên trực tiếp đến thăm viếng, chia buồn, nên mặc áo trắng, thắt cà vạt màu đen, đi giày (trừ một số nơi có phong tục tập quán khác). - Nếu ở xa có thể gửi điện chia buồn. 4. Khi dự các cuộc chiêu đãi 4.1. Đặc tính chung - Ăn mặc chỉnh tề, đúng đắn, phù hợp. - Đến trước giờ khai mạc chừng 05 phút (không nên đến muộn hoặc sớm). - Nếu thiệp mời đích danh thì không nên đưa người khác đi thế. Nếu có sự thay đổi người thì nên báo cho người mời biết và đề nghị gửi thiệp mời khác. - Khi nhận được giấy mời, nếu thấy dòng chữ xin vui lòng trả lời thì nên hồi âm càng sớm càng tốt. - Trong lúc chủ nhân phát biểu, nên lắng nghe không nên nói chuyện ồn ào hoặc ăn uống gây mất cảm tình. - Tránh gây sự chú ý qua việc làm rơi muỗng, nĩa, chén, đũa - Khi nâng ly, người có chức vụ thấp nâng ly thấp hơn người có chức vụ cao. - Không nên vừa nhai thức ăn vừa trả lời với khách. - Nên làm quen, trò chuyện với người ngồi bên cạnh để tạo không khí vui vẻ, đầm ấm. - Lúc ra về nên chờ người có chức vụ cao ra trước, nhớ đến chào chủ nhân và tỏ lời cảm ơn về buổi tiệc. Nếu chủ nhân tổ chức tại nhà và trực tiếp đứng ra nấu nướng thì nên chọn một món ngon nhất để khen họ. * Nếu tham dự tiệc đứng thì cần chú ý: - Trong cũng như sau khi ăn nên tìm chỗ đứng trò chuyện với người cùng cấp và cương vị với mình. - Nên nhường dao, muỗng, nĩa, chén, thức ăn cho người có chức vụ, người cao tuổi, người phụ nữ, khách nước ngoài trước. 46
47. - Lấy thức ăn vừa đủ lòng đĩa, hết thì lấy thêm. - Khi lấy thức ăn xong nên lùi xa bàn để nhường chỗ cho người khác. * Nếu tham dự tiệc ngồi cần chú ý: - Không nên đến trễ. - Tại phòng khách, nếu chủ nhân có để sơ đồ bàn tiệc thì nên xem trước vị trí ngồi của mình để tránh đi lại lộn xộn. - Nếu không có sơ đồ hoặc giấy ghi tên để ở bàn tiệc thì nên tìm bàn có người quen, người cùng cấp để ngồi. Khi tới giờ, nếu thiếu vài người thì chủ nhân có thể bắt đầu buổi tiệc (không nên để những người có mặt chờ quá lâu). 4.2. Các loại tiệc chiêu đãi. a) Ăn sáng: Hình thức này thường được dùng trong những trường hợp thân mật. Món ăn thường dùng là bánh mì, phó mát, bơ, trứng, cà phê, trà b) Uống cà phê: Sáng nên uống lúc 6 giờ, chiều nên uống khoản 3 hoặc 4 giờ, có thể dùng vài món ăn nhẹ, dùng ít rượu nhẹ. c) Tiệc trà: Thường dùng chung với bánh ngọt, kẹo, hoa quả , ăn mặc bình thường. Đối với khách châu Âu thì không nên tổ chức tiệc này, tiệc trà thường mang tính gia đình, mang đậm bản sắc Á châu. d) Tiệc rượu: - Thường từ 05 giờ chiều trở đi và không kéo dài quá 2 tiếng đồng hồ. - Mục đích của tiệc này là để làm quen, giới thiệu lẫn nhau. - Tiệc chủ yếu là uống rượu (đứng hoặc ngồi), có người phục vụ tận nơi, món ăn nhẹ, quần áo dự tiệc bình thường nhưng chỉnh tề. đ) Tiệc nguội: Thường tổ chức từ 7 giờ tối, loại tiệc này thường được tổ chức trong những dịp lễ long trọng như: Quốc khánh, lễ tổng kết cuối năm. Thường tiệc này thường có nhiều người tham dự, thức ăn được bày sẵn trên bàn, có thể có diễn văn của chủ tiệc, chiếu phim, khiêu vũ 4.3. Cách dùng bữa tiệc Âu: - Khi ngồi xuống bàn tiệc, bạn cầm khăn trải lên đùi. - Không nên săn tay áo lên, ngồi ngay ngắn, không chống khuỷu tay lên bàn hay nắm lấy đĩa. - Khi lấy thức ăn nên lấy cho người ngồi cạnh mình trước. - Nên lấy vừa đủ thức ăn, không nên lấy món không thích rồi bỏ. 47
48. - Các món súp thường do người phục vụ lấy giúp nhưng khi ăn không nên thổi cho nguội. - Khi phục vụ mang thức ăn ra, nên né sang một bên. - Nếu ăn bánh mì thì ăn miếng nào bẻ miếng nấy. - Nếu ăn thịt thì ăn tới đâu cắt tới đó. - Nếu lỡ ăn phải ớt cay, nên xin một lý nước ấm để giải cay, không nên hít, hà, phun hoặc oẹ tại chỗ. - Các món ăn cần nĩa, dao để cắt cần cẩn thận không nên để thức ăn văng ra ngoài. - Các món tôm cua, sò, ốc có thể cầm tay để ăn. - Đang ăn tiếp tục thì gát nĩa và dao lên mép đĩa; ăn xong thì để muỗng, nĩa chéo nhau. 4.4. Cách sắp xếp chỗ ngồi trên bàn tiệc: a) Sắp xếp loại bàn hình chữ nhật: K6 C4 K2 C1 K3 C5 K7 C7 K5 C3 K1 C2 K4 C6 CỬA VÀO b) Sắp xếp loải bàn vuông: CỬA VÀO K1 K2 K3 C4 48
49. Lưu ý: - Thông thường vì lịch sự người ta hay xếp khách ngồi bên trong và chủ ngồi bên ngoài hoặc hai bên đầu bàn. - Số lượng chủ và khách không nên quá chênh lệch. - Sau khi định chỗ ngồi bạn có thể ghi tên khách vào thiệp để trên mặt bàn chỗ khách ngồi hoặc vẽ sơ đồ bàn tiệc đặt ở phòng khách để khách xem trước khi bước vào phòng tiệc, bộ phận tiếp tân có thể hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí của mình. c) Sắp xếp bàn tiệc hình chữ “U” K C K C C K C K K C K C C K C K d) Sắp xếp loại bàn tròn: K1 C1 C2 K2 K3 C3 C4 K4 K5 C5 CỬA VÀO 49
50. Chú thích: C: Chủ K: Khách Lưu ý: Để tổ chức một buổi tiệc đạt được những yêu cầu đặt ra, người chủ nhân cần chú ý phong tục tập quán của từng quốc gia, từng vùng, từng khu vực, từng địa phương. II. Nghi thức Nhà nước 1. Quốc huy 1.1. Khái niệm Quốc huy là huy hiệu của một nước hoặc là hình tượng trưng cho một nước. Quốc huy nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng cưa và dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” (Điều 142, Hiến pháp 1992) 1.2. Treo Quốc huy Quốc huy được treo ở những địa điểm sau đây: + Nhà họp của Chính phủ; + Nhà họp của Quốc hội khi họp; + Trụ sở Uỷ ban Nhân dân tỉnh, huyện, xã, thành phố và thị xã; + Bộ ngoại giao, các đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. + Quốc huy có thể treo ở lễ đài các ngày lễ lớn: 01 - 5; 02 - 9 do Chính phủ hoặc các cấp chính quyền địa phương tổ chức. 1.3. In quốc huy Quốc huy được in trong các văn bản, giấy tờ sau đây: - Huân chương, Bằng khen của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ. - Các văn bản ngoại giao như: Quốc thư, uỷ nhiệm thư, Thư giới thiệu của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng bộ ngoại giao. - Hộ chiếu. - Công hàm, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngoại giao. - Các thư từ, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch Quốc hội trong việc giao thiệp với các cơ quan nước ngoài. - Công văn, thiếp mời, phong bì của các đại sứ quán và lãnh sự quán ở nước ngoài. 2. Quốc kỳ 50
51. 2.1. Khái niệm - Quốc kỳ (cờ Tổ quốc) là cờ tượng trưng cho một quốc gia, là biểu trưng một cách rõ ràng quyền lực của nhân dân ta, chủ quyền của mình về lãnh thổ - Quốc kỳ nước ta có hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền đỏ thắm, giữa có ngôi sao vàng năm cánh màu vàng tươi với các cánh sao làm theo đường thẳng. Trung tâm của sao đặt đúng trung tâm của cờ, từ trung tâm sao đến đầu một cánh sao bằng 1/5 chiều dài, một cánh sao quay thẳng lên trên. 2.2. Các nguyên tắc treo Quốc kỳ - Quốc kỳ được treo trong các phòng họp của các cấp chính quyền và các đoàn thể khi họp những buổi long trọng; Treo bên ngoài những ngày lễ lớn như: Tết dương lịch và âm lịch, ngày bầu cử, ngày Quốc tế lao động, sinh nhật Bác, ngày Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 2/9; Quốc kỳ có thể được treo hoặc mang đi ở những nơi có tổ chức mít tinh, động viên quần chúng làm các công trình tập thể như đắp đê, thi đua sản xuất - Các cơ quan nhà nước, các trường học, các đơn vị vũ trang, cửa khẩu biên giới, Hải cảng quốc tế phải có cột cờ và treo Quốc kỳ trước công sở hoặc nơi trang trọng trước cơ quan. - Trụ sở Phủ chủ tịch, Trụ sở Quốc hội, Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ ngoại giao, Đại sứ quán Việt Nam tại các nước, cột cờ Hà nội, Trụ sở Uỷ ban Nhân dân các cấp (trừ Uỷ ban nhân dân phường ở thành phố, thị xã), các cửa khẩu và cảng quốc tế treo Quốc kỳ 24/24 giờ hàng ngày. - Trụ sở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các đơn vị lực lượng vũ trang, nhà trường treo cờ từ 6 giờ đến 18 giờ hàng ngày. - Các đơn vị vũ trang, các trường phổ thông, trường dạy nghề, trường trung học chuyên nghiệp, các học viện, các trường Đại học tổ chức chào cờ, hát Quốc ca một cách nghiêm trang vào sáng thứ hai hàng tuần, trước buổi học đầu tiên (Không dùng và ghi âm và hệ thống loa phóng thanh thay cho việc hát Quốc ca). - Quốc kỳ của ta treo với Quốc kỳ của các nước khác trong những trường hợp sau đây: + Kỷ niệm quốc khánh của nước bạn hoặc một nước khác thì treo Quốc kỳ của ta và Quốc kỳ của nước bạn tại phòng lễ. + Khi đón tiếp đoàn đại biểu của một nước khác thì treo Quốc kỳ của ta và nước đó tại nơi đón (Sân bay, nhà ga, bến tàu ) và nơi đoàn ở. Đón các đoàn thể nhân dân nước ngoài thì không cần treo Quốc kỳ. - Khi treo Quốc kỳ không được để ngược ngôi sao. - Khi treo Quốc kỳ của ta với Quốc kỳ của nước khác thì cờ của ta treo bên tay phải, cờ nước ngoài treo bên tay trái; các cờ phải làm đúng kiểu mẫu bằng nhau (theo kích thước của cờ chủ nhà) và treo đều nhau. 51
52. - Khi treo ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng với Quốc kỳ thì ảnh để thấp hơn Quốc kỳ hoặc để trên nền Quốc kỳ nhưng dưới ngôi sao. - Cần lưu ý : + Cột cờ cũng phải cùng chiều cao và trên đỉnh được trang trí giống hệt nhau. Mỗi cột cờ hay que cắm cờ chỉ treo một lá cờ, tuyệt đối không treo lá trên lá dưới. Khi treo nhiều cờ cần phải xác định được vị trí của lá cờ đầu tiên. Nếu cắm hai lá cờ, nhìn từ trước vào, vị trí thứ nhất ở bên phải, vị trí thứ hai ở bên trái. + Khi có ba lá cờ, vị trí thứ nhất ở giữa, thứ hai và thứ ba lần lượt ở bên phải và bên trái. + Khi có từ bốn là cờ trở lên, có thể cắm cờ theo quy định thứ tự: Vị trí thứ nhất ở đầu cùng bên trái và lần lượt đến các vị trí tiếp theo. Ta cũng có thể xếp theo nguyên tắc: Chẵn trái, lẻ phải. Cờ cũng có thể được xếp theo vòng tròn, hình vuông, hình bán nguyệt, song song, hình chữ V hoặc cán cờ chéo nhau. + Việc xác định vị trí của lá cờ thứ nhất được tiến hành dựa trên những nguyên tắc sau: o Quốc kỳ treo trên lãnh thổ của mình bao giờ cũng ở vị trí quan trọng nhất. o Không treo cờ nước ngoài khi không treo cờ của mình (Trừ các đại sứ quán và lãnh sự quán). o Sắp xếp cờ theo trật tự chữ cái của nước chủ nhà hoặc theo thoả thuận. + Cờ của Liên hợp quốc (được chấp thuận ngày 21 tháng 10 năm 1947 bằng một Nghị quyết của đại hội đồng) có cùng kích cỡ với các lá cờ khác được treo, các cột cờ có cùng chiều cao, được treo bên phải hoặc bên trái một lá cờ khác. Nếu các cờ được bố trí theo hình tròn thì cờ của Liên hợp quốc đặt chính giữa hoặc ở ngay cạnh; nếu đặt thành hàng thì cờ Liên hợp quốc đặt riêng hoặc ở giữa hoặc hai cờ ở hai bên đầu. + Quốc kỳ của một nước mà ở đó có cờ của Liên hợp quốc được treo lên cùng các cờ khác sẽ có vị trí theo vần chữ cái của nước đó. Nếu nước đó muốn phân biệt cờ của mình thì sẽ đặt ở hai đầu với một khoảng cách tương đương 1/5 hoặc hơn nữa tổng chiều dài hàng cờ. Ví dụ: Hàng cờ dài 15 mét, khoảng cách sẽ là 3 mét. + Khi treo cờ không cán thì cờ có thể được treo thẳng đứng hoặc hàng ngang trên tường. Cờ được treo ngang phải được bố trí sao cho như đang bay phấp phới trên cột. Treo theo chiều thẳng đứng, nếu cờ không mang biểu tượng thì bên treo vào cột sẽ ở phía trên; Nếu cờ có biểu tượng, cần bố trí cờ sao cho biểu tượng hướng về trái. - Khi có quốc tang thì đính vào phía trên quốc kỳ một dải vải đen, bằng chiều dài Quốc kỳ, rộng bằng 1/10 chiều rộng của Quốc kỳ. Quốc kỳ dùng để phủ linh cửu những người từ trần được Chính phủ quyết định làm lễ quốc tang. 52