Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Tổng quan về quản trị - Nguyễn Xuân Minh

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Tổng quan về quản trị - Nguyễn Xuân Minh

1. Company CHƯƠNGLOGO 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ PGS, TS Nguyễn Xuân Minh
2. Mục tiêu Sau khi đọc và nghiên cứu chương này, bạn có thể: ❖Mô tả một tổ chức là gì và khái niệm về tổ chức ❖Nắm được thế nào là một nhà quản trị và vai trò của nhà quản trị ❖Đinh nghĩa về quản trị; phân biệt giữa hiệu quả và hiệu suất ❖Mô tả những chức năng cơ bản của quản trị và tiến hành quản trị ❖Xác định những vai trò mà nhà quản trị thực hiện ❖Những kĩ năng cần có ở nhà quản trị
3. Nội dung I. Khái quát về tổ chức 1. Khái niệm về tổ chức 2. Các đặc trưng cơ bản tổ chức II. Khái niệm quản trị III. Các chức năng quản trị 1. Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức 2. Theo quá trình quản trị IV. Nhà quản trị 1. Các cấp bậc của nhà quản trị 2. Các kỹ năng quản trị 3. Mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và kỹ năng quản trị 4. Vai trò của nhà quản trị
4. Tại sao phải quản lý? Forbes: “Các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản lý tốt” (trường hợp của Microsoft). “ hơn 90% các thất bại kinh doanh là do sự thiếu năng lực & thiếu kinh nghiệm quản lý” (Báo cáo về các SMEs – Bank of America).
5. Tổ chức là gì? ❖ Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người có chủ định nhằm thực hiện những mục đích cụ thể. ❖ Lợi ích của tổ chức: - Làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được - Tạo được NSLĐ cao hơn hẳn so với lao động đơn lẻ - Tập hợp được nhiều người Con người Mục đích Cấu trúc rõ ràng
6. Tổ chức ❖ Hệ thống tổ chức bao gồm nhiều bộ phận,phần tử gắn kết chặt chẽ, hợp lý để tạo ra tính chất mới (tính trồi) mà các phần tử này để riêng rẽ sẽ khôngCompanycó Logo.
7. Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam ▪ Doanh nghiệp nhà nước ▪ Công ty cổ phần ▪ Công ty TNHH một thành viên và hai thành viên ▪ Công ty hợp danh ▪ Doanh nghiệp tư nhân ▪ Hợp tác xã ✓ Chủ sở hữu ✓ Địa vị pháp lý ✓ Trách nhiệm tài sản của các thành viên ✓ Khả năng huy động vốn ✓ Chuyển đổi hình thức sở hữu
8. Ai là nhà quản trị? ➢ Nhà quản trị (Managers): điều phối hay giám sát hoạt động của người khác ➢Nhân viên thừa hành (Non-managerial employees): trực tiếp thực hiện công việc và không có nhân viên cấp dưới
9. Cấp bậc quản trị và nhiệm vụ
10. Tỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quan trị theo cấp bậc 15% 18% 28% 24% 33% 36% 51% 36% 22% 13% 14% 10%
11. Quản trị viên cấp cao (Top managers) ➢ Phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn. ➢ Điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ phận ➢ Đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của các bộ phận khác nhau. ➢ Tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự chủ chốt của công ty. ➢ Thảo luận và bàn bạc với các quản trị viên cấp dưới về các vấn đề chung
12. Quản trị viên cấp trung (Middle managers) ➢ Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài hạn để các quản trị viên cấp cao xem xét. ➢ Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách: ✓ Thiết lập chính sách bộ phận. ✓ Xem xét các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về tình hình sản xuất và kinh doanh. ✓ Bàn bạc với các nhà quản trị cấp dưới vấn đề sản xuất, nhân sự, bán hàng, ✓ Tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.
13. Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers) ➢ Lập kế hoạch chi tiết và kế hoạch ngắn hạn. ➢ Phân công nhiệm vụ cụ thể. ➢ Quan sát hoạt động của cấp dưới. ➢ Giám sát các công việc hàng ngày. ➢ Đánh giá thành tích cấp dưới. ➢ Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành.
14. Quản trị là gì? «Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước» (Quản trị học – ĐHKTQD). Chủ Thể Quản Trị Đối Tượng Quản Trị
15. Quản trị là gì? “Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát” (Essentials of Management – Andrew Dubrin). Xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất Hoạch Định để đạt được mục tiêu Kiểm Soát Tổ Chức Phân bổ và sắp xếp Kiểm tra việc thực hiện các nguồn lực so với những mục tiêu đã đề ra của tổ chức Lãnh Đạo Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu
16. Các khía cạnh của nhà quản trị ➢ Chủ thể quản trị ra các quyết định quản trị ➢ Đối tượng quản trị con người trong tổ chức ➢ Quản trị là một tiến trình được định hướng bởi các mục tiêu gồm 04 giai đoạn: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo & kiểm soát
17. Các nguồn lực và lợi thế cạnh tranh ➢ Các nguồn lực vật chất: vốn, công nghệ, nhà máy, thiết bị, khu vực địa lý, khả năng tiếp cận nguồn nguyên liệu, ➢ Nguồn nhân lực: học vấn, kinh nghiệm, khả năng phán đoán, tình báo, quan hệ, ➢ Nguồn lực tổ chức: cấu trúc chính thức, các quy trình, quan hệ chính thức,
18. Vai trò của quản trị đối với tổ chức ➢ Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất ➢ Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị ➢ Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại ➢ Trong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả “Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại”
19. Hiệu suất & hiệu quả ➢ Hiệu suất (Efficiency): Doing Things Right đạt được kết quả với sử dụng đầu vào ít nhất ➢ Hiệu quả (Effectiveness): Doing Right Things thực hiện các hoạt động để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành Hiệu suất Hiệu quả (phương tiện) (mục tiêu) Sử dụng nguồn lực Thực hiện mục tiêu Hoạt động quản trị nhằm đạt được - Mức độ lãng phí nguồn lực thấp nhất (hiệu suất cao) - Đạt được mục tiêu cao nhất (hiệu quả cao)
20. Nhà quản trị làm gì? HOẠCH TỔ CHỨC LÃNH KIỂM ĐỊNH Organizing ĐẠO SOÁT ĐẠT Planning Leading Controlling ĐƯỢ C CÁC - Xác định mục - Phân bổ và điều - Gây ảnh hưởng - Điều tiết các hoạt MỤC tiêu và các phối nhân lực và đến người khác động tổ chức để đảm phương thức tốt các nguồn lực để họ thể hiện bảo thành tích thực tế TIÊU nhất để đạt được khác để triển những hành vi có đáp ứng được các mục tiêu đó. khai các kế nhằm thực hiện tiêu chuẩn kỳ vọng và CỦA - Thiết lặp chiến hoạch đề ra. mục tiêu đề ra. mục tiêu hay không. TỔ lược và phát - Xác định phải - Chỉ đạo & động - Kiểm soát các hoạt triển hệ thống kế thực hiện cái gì, viên tất cả các động để đảm bảo CHỨC hoạch để kết hợp thực hiện như bên tham gia và rằng chúng đang các hoạt động thế nào và ai giải quyết các được thực hiện như thực hiện xung dột kế hoạch đã định PHẢN HỒI
21. Vai trò của nhà quản trị Nhà quản trị - Vị thế - Quyền hạn - Nghiệp vụ Vai trò quan hệ với con người (Interpersonal role) Nhà quản trị tác động qua lại với người khác như thế nào? - Người đại diện - Người lãnh đạo - Trung tâm liên lạc (Figurehead) (Leader) (Liaison) Vai trò thông tin (Informational role) Nhà quản trị trao đổi và xử lý thông tin như thế nào? - Người thu thập, thẩm định - Người phổ biến thông tin - Người phát ngôn (Monitor) (Disseminator) (Spokesman) Vai trò quyết định (Decisional role) Nhà quản trị sử dụng thông tin trong quá trình ra quyết định ntn? - Người khởi xướng (Entrepreneur) - Người phân bổ nguồn lực (Resource allocator) - Người xử lý xáo trộn (Disturbance handler)- Người đàm phán (Negotiator)
22. 10 vai trò quản trị của Mintzberg Vai Trò Đại Diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ Vai Trò Lãnh Đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp Vai Trò Liên Lạc Quan hệ với người khác trong & ngoài tổ chức
23. 10 vai trò quản trị của Mintzberg Thu Thập Thông Tin Qua các báo, tạp chí, báo cáo , những thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tổ chức Truyền Đạt Thông Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chức Tin Nội Bộ thông qua các cuộc họp, điện thoại Truyền Thông ra Cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chức thông Bên Ngoài qua các phương tiện thông tin
24. 10 vai trò quản trị của Mintzberg Người khởi xướng Hành động như một người tiên phong, cải tiến các hoạt động của tổ chức, phát triển các chương trình hành động Giải Quyết các Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi tổ chức Xáo Trộn đối mặt với những khó khăn không tiên liệu trước, những cuộc khủng hoảng Phân Phối Phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian Nguồn Lực Đàm Phán Thương lượng, đàm phán
25. Các kỹ năng của nhà quản trị ➢ Nhóm kỹ năng chuyên môn (Technical skills) ➢ Nhóm kỹ năng giao tiếp (Communication skills) ➢ Nhóm kỹ nhân sự (Human skills) ➢ Nhóm kỹ năng khái quát hóa (Conceptual skills)
26. Kỹ năng chuyên môn (Technical skills) ➢ Kiến thức và khả năng vận dụng một cách thành thạo những kiến thức vào 1 lĩnh vực cụ thể ✓ Các loại kỹ năng chuyên môn ✓ Một nhà quản trị có cần phải giỏi kỹ năng chuyên môn?
27. Microsoft: năng lực các nhà quản lý ➢Kỹ năng chuyên môn: ▪ Nhà quản lý nhóm lập trình là nhân viên lập trình ▪ Người phụ trách công tác tiếp thị là chuyên viên tiếp thị ▪ Người phụ trách kinh doanh là nhân viên bán hàng xuất sắc ➢Lý do: ▪ Sự nể phục của cấp dưới ▪ Ra quyết định chuyên môn ▪ Nhà quản trị phải hiệu vấn đề của cấp dưới
28. Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) ✓Khả năng diễn đạt các ý tưởng bằng lời và hành động ✓ Kỹ năng trình bày: viết và nói ✓ Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi ✓ Có được sự tín nhiệm của đồng nghiệp và cấp dưới
29. Tần suất sử dụng các kỹ năng giao tiếp www.themegallery.com Viết 9% Đọc Nghe 16% 45% Nói 30% Company Logo
30. Kỹ năng nhân sự (Human skills) ✓ Kỹ năng huấn luyện & cố vấn ✓ xây dựng mạng lưới quan hệ nội bộ & bên ngoài ✓ Kỹ năng làm việc theo nhóm. ✓ Kỹ năng hợp tác và cam kết ✓ Giải quyết tốt các mâu thuân trong tập thể ✓ Khả năng làm việc trong môi trường đa dạng & đa văn hóa ✓ Động viên, khuyến khích người khác làm việc và sáng tạo.
31. Kỹ năng tư duy (Conceptual skills) ✓ Khả năng nhận dạng cơ hội để đổi mới vấn đề. ✓ Khả năng thu thập, sử dụng & lựa chọn các thông tin để giải quyết vấn đề. ✓ Khả năng nhận ra nơi có vấn đề và triển khai các giải pháp ✓ Hiểu rõ mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và ngành.
32. Cấp quản lý và các kỹ năng quản trị Khả năng tổng hợp vấn đề của Khả năng của nhà quản trị Khả năng hiểu biết và doanh nghiệp như một tổng để làm việc tốt như một thành thạo về những lĩnh thể và biết cách làm cho thành viên trong nhóm & vực kỹ thuật/chuyên môn doanh nghiệp thích ứng với như một người lãnh đạo ngành, cộng đồng và thế giới Conceptual skills Human skills Technical skills Top managers Middle managers First-line managers Communication skills
33. Tình huống Một ông giáo sư kinh tế được mời về một bệnh viện để giảng về vấn đề quản lí. Cuối buổi giảng thì có một vị giáo sư bác sĩ đáng kính nói những kiến thức đó chỉ áp dụng cho các công ty, chúng tôi là bác sĩ không cần đến quản trị ▪ Nếu bạn là ông giáo sư kinh tế bạn sẽ giải thích như thế nào để ông bác sĩ đồng tình ý kiến. ▪ Bạn có nghĩ rằng một vị giáo sư bác sĩ có thể phát biểu như vậy không? Giải thích lí do ông ta phát biểu như vậy? ▪ Nếu quản trị thực sự quan trọng thì lí do gì nó bị phủ nhận ở các tổ chúc phi lợi nhuận?
34. Company MANAGEMENTLOGO QUẢN TRỊ HỌC PGS, TS Nguyễn Xuân Minh