Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng tổ chức

1. Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CH ỨC
2. NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG • Cấutrúctổ chức • Thi ếtkế cấutrúct ổ chức
3. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Khái niệmcấutrúctổ chức • Vai trò củacấutrúctổ ch ức • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức.
4. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Khái niệm: – Mốiliênh ệ công việcdiễnratrongtổ chức (ai?, bộ phận nào đả m đương những nhi ệm vụ gì?, ai báo cáo cho ai?) • Ví dụ:
5. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Vai trò củacấutrúctổ chức – Ảnh hưở ng đến chi phí (đị nh phí) – Ảnh hưở ng đế n dòng thông tin (tốc độ, chất lượ ng, nội dung thông tin)-> Quy ết định – Phân công th ựchiệnm ục tiêu của doanh nghi ệp
6. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. – Sự khác biệthóa – Sự tích hợp – Cấ pbậ c – Tầ mhạnquảntrị – Phân quyền
7. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ chức. – Sự khác biệt hóa • Sự khác biệt hóa trong tổ chứcbaogồmnhững đơnvị khác nhau th ựch iệnnh ững nhi ệmvụ cụ thể thông qua những nhân viên có các phương pháp và các nă ng lực làm việc riêng bi ệt. • Phân công lao độ ng: Hoạt động trong tổ chức được phân thành các công việcbộ phậ n • Chuyên môn hóa: Là quá trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và giao chúng vào các b ộ ph ận, nhóm ho ặc các khu vự cc ụ th ể.
8. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. – Sự tích hợp • Sự liên k ếtchặcchẽ giữa các bộ phận khác nhau trong mộ ttổ chứcnh ằmthựchi ệnm ộtm ục tiêu chung. SXuất Marketing Tài chính
9. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. – Cấpbậc • Phản ánh mốiliênhệ trên dướigiữa các cấp (theo chiều dọc). • Ai phải báo cáo cho ai? (nguyên tắcmộtngườicấpdưới chỉ nhậnlệnh từ mộ tngườ icấptrên)
10. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. – Tầmhạnquảntrị • Tầmhạnquảntrị ám chỉ số lượng nhân viên trựctiếp báo cáo cho mộtngười. • Các nhân tốả nh hưởng đếntầmhạnquảntrị :  NLự ccủac ả nhà quảnt rị và nhân viên dướiquy ền.  Mức độ giống nhau hoặc không giống nhau các nhiệm vụ kiểmtra  Sự xuấ thiệncácvấn đề mớiphải giải quyết.  Mức độ rõ ràng các tiêu chuẩn và qui tắc
11. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. – Tầmhạnquảntrị • Vídụ Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn kiểm soát hẹp
12. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ ch ức. • Phân quyền – Khái ni ệm: • Quá trình giao quyềnhànhchomộtngườihay một nhóm người để ra quyết định và thựcthi – Mục đích: • Giảmb ớtáplực cho người đứng đầu • Đào tạocấpdưới • Chia sẻ trách nhiệm
13. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ chức. • Phân quy ền – Phân quy ềnhữuhiệucần có: • Thiếtl ậpmục tiêu và tiêu chuẩn • Làm rỏ • Thuy ếtph ục • Công việc đượcthực thi có tính thành thạo • Hu ấnluy ện • Thu thập thông tin kịpthời
14. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh củacấutrúctổ chức. • Phân quy ền – Tập quy ền • Tậpquy ềnlàtập trung quyềnhạn ở nhà quảntrị cấpcao – Các nhân tố tác động đế nquy ết định t ậpquy ềnhoặ c phân quy ền. • Chi phí phân quyềngiatăng, do khi phân quyềnlàm tăng chi phí kiểm soát • Nguy cơ mất quy ềnki ểm soát • Trùng lắpv ề thông tin • Sợ lu mờ vai trò
15. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấutrúcmáymócvàcấutrúchữucơ • Ti ếntrìnhthiếtkế cấutrúctổ chức • Các yếutốảnh hưở ng đếnthiế tkế cấu trúc tổ chức • Các dạ ng cấutrúctổ chức.
16. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấutrúcmáymócvàcấutrúchữucơ HỮU CƠ CƠ GIỚI Mối quan hệ cấp bậc cứng Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều nhắc ngang) Nhiệm vụ cố định Nhiệm v ụ thích ứng Nhiều quy tắc Một vài quy tắc Kênh truyền thông chính thức Truyền thông phi chính thức Quyền hành quyết định tập trung Quyền hành quyết định phi tập trung Cơ cấu tổ chức cao hơn Cơ cấu tổ chức phẳng hơn
17. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấutrúcmáymócvàcấutrúchữucơ STT CÁC KHÍA CẤU TRÚC MÁY MÓC CẤU TRÚC HỮU CƠ CẠNH XEM XÉT 1 Tính chất ổn định Cụ thể và chuyên môn hoá Thay đổi theo môi các nhiệmvụđảm trường nhận 2 Các bộ phận được ổn định, ít thay đổi Không ổn định và thay hình thành và hoạt đổi động 3 Giao tiếpvàra Theo quyềnhànhcấpbậc; Hai chiềudọcvàchiều quyết định giữa Truyền thông theo chiềudọc ngang các bộ phậ n 4 Dạng thông tin đề Chính thức Chính thức và không cao chính thức
18. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Tiếntrìnhthiếtkế cấutrúctổ chức Các nhân tố bên ngoài Mụctiêu Thi ếtkế Xây dựng và các công việc mô hình chiến và phân tổ chức lượccủa bổ vào tổ chức các vị trí trong tổ chức Môi trường n ộib ộ c ủatổ chức
19. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếutốảnh hưởng đếnthiếtkế cấu trúc tổ chức: – Môi tr ườ ng – Chi ếnl ược – Công nghệ – Ngu ồn nhân lực
20. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếutốảnh hưởng đếnthiếtkế cấu trúc tổ chức: – Môi tr ườ ng • Môi tr ường thay đổi nhanh chóng sẽ xuấthỉện nhiều vấn đề mà nhà qu ảntr ịđố idiện. • Khi môi tr ường thay đổi nhanh hơn, thường cầnmộtcấu trúc tổ ch ức phân quy ền.
21. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếutốảnh hưởng đếnthiếtkế cấu trúc tổ chức: – Chiế nlượ c: • Chiếnlược khác nhau đòi hỏisử dụng cấutrúckhác nhau. – Chiếnlượckhácbiệt hóa cầnmộtcấutrúcnăng động, CL chi phí thấpcólẽ cầncấutrúcchínhthứchơn – Việcgia tăng hôi nhậptheochiềudọchoặc đadạng hóa cũng cầncócấu trúc linh hoạthơn.
22. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếutốảnh hưởng đếnthiếtkế cấu trúc tổ chức: – Công ngh ệ • Sảnxuấ t đơnchiếc • Sảnxu ấthànglo ạt • Sảnxu ất theo dây chuyền
23. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếutốảnh hưởng đếnthiếtkế cấu trúc tổ chức: – Nguồ n nhân lực • Số lượng • Kỹ năng • Trình độ
24. BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • Một công ty bán sảnphẩm trên ba khu vựcA, B, C trong đókhuv ự cA v ừa làm luôn ch ứcn ăng sảnxuất. Ông tổng giám đốcdự kiếnpháttr iể nsảnphẩmtrên cả ba khu vự c, vì v ậy Ông cho phép các giám đốckhu vựccóqu yề nchủđộ ng rấtl ớnv ề tuy ểnd ụng nhân viên và triểnkhaicáchoạt động Marketing phù h ợp vớikhuv ự cmìnhphụ trách. • Hãy cho biếtmỗikhuvự cnêncónhững phòng ban nào. Vẽ ra mô hình tổ chứccủatổng công ty
25. BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO KHU VỰC • Các bộ phậncấu thành • Khu vựcA : – Sảnxu ất, Marketing, kế toán, nhân sự • Khu vựcB – Marketing, kế toán, nhân sự • Khu v ựcC – Marketing, kế toán, nhân sự
26. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo chứcnăng – Thi ếtkế theo sả nphẩm – Thi ếtkế theo địalý – Thi ếtkế mạ ng
27. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo chứcnăng • Khái niệm: – Thiếtk ế cấutrúctheochứcnăng có nghĩa nhóm các nhà quản trị và nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn củahọ và phân bổ nguồnlực để hoàn thành công việccủahọ.
28. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo chứcnăng • Ví dụ Giám đốc nhà máy Trưởng bộ Trưởng bộ Trưởng bộ Trưởng bộ Trưởng bộ phận, kỹ sư phận kế toán phận, hệ thống phận nguồn phận thu mua thông tin nhân lực
29. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo chứcnăng • Ưu điểm: – Hỗ tr ợ phát triển các kỹ năng chuyên môn hóa – Giả msự phân tán ngu ồnl ựcvàt ă ng sự ph ốihợ p – Mở rộng sự phát tri ểnvà đào tạo nghề nghi ệptronglĩnh vực chứcnăng – Cho phép người giám sát và nhân viên chia sẽ các chuyên môn chung – Thúc đẩyvi ệc ra các quyết định có chấtlượng kỹ thuấtcao
30. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo chứcnăng • Nhược điể m – Khó khăn để truyền thông – Xung độtv ề th ứ t ựưutiênv ề sảnphẩm – Khó để ph ốihợpv ới nhau – Tập trung vào các vấn đề củabộ phậnMÀbỏ qua các lợiích và mụctiêucủa công ty – Phát tri ển các nhà qu ả trị theo hướng chuyên môn hẹp
31. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo sảnphẩm • Khái niệm: – Thiếtk ế cấutrúctheosảncónghĩatấtcả các chứcnăng để tạo ra mộtsảnphẩm được đạtdưới quyềnmột nhà quảntrị
32. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo sảnphẩm • Ví dụ: Giám đốc nhà máy Phó chủ tịch, hoá Phó chủ tịch, Phó chủ tịch, dầu chất nhiên liệu nhờn và chất sáp Marketing Marketing Marketing Hoạch định và kinh tế Hoạch định và kinh tế Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Cung cấp và phân phối Cung cấp và phân phối Sản xuất Sản xuất Sản xuất
33. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo sảnphẩm • Ưu điểm – Cho phép thay đổi nhanh chóng trong tuyếnsảnphẩm – Cho phép nhin thấyvi ễ ncảnh lớnvề mộttuy ếnsảnphẩm – Đáp ứng nhu c ầucủ a khách hàng – Vạch rỏ trách nhiệ m đốiv ớitừng tuyếnsảnphẩm – Phát triển các nhà quảnt rị có thể th ấuhiểu các tuyếnchức năng
34. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo sảnphẩm • Nhược điể m – Không cho phép sử dụng hiệuquả các kỹ năng và các nguồn lực – Không thuậnlợiphốihợpcáchọat động xuyên suốtgiữa các tuyếnsảnphẩm – Tăng sự xung đột trong việc phân bổ các nguồnlựcgiữa các tuyếnsảnphẩm – Giớihạnsựđộng viên nghề nghỉệp đốivới các cá nhân bên ngoài tuyếnsảnphẩm
35. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo địalý • Khái niệm: – Nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị
36. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo địalý • Ví dụ: Tổng Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc khu vực1 khu vự 2 khu vực3 khu vực4 khu vực5
37. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo địalý • Ưu điểm: – Có n ăng lựcvàthiếtbị sử dụng để sảnxuất và (or) phân phối tấtcả các sảnphẩmtrênmộtkhuvực, tiếtkiệmthờigianvàchi phí – Tiệnlợi để giảiquyết các vấn đề riêng biệtphátsinhtrênmột khu vực – Thuậnlợ i để hiểu các mong muốn và các vấn đề của khách hàng – Làm cho việcsảnxuấtgắnbóchặtchẽ với nguyên vậtliệuvà nhà cung cấp
38. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế theo địalý • Nhược điể m: – Rốiloạn các chứcnăng ở các cấp độ khác nhau ở mỗi vùng hoặctừng đơnvị củanó – Xung độtgiữam ục tiêu vùng và mụctiêucủatổ chức – Tăng thêm các cấpquảnt rị và tăng c ường việcsử dụ ng các qui tắcthủ tục để phốihợpvàbảo đảmnhấtquángiữa các khu vực
39. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế mạ ng • Khái niệm – Cấutrúc đượcthiếtkếđểphốihợp cùng nhau mộtvàihoặc nhiềuhoạt động giữa các hãng khác nhau và phốihợpvớinhau để thựcthicácmục tiêu cụ thể
40. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế mạ ng • Ví dụ: Computer Hardware/ Legal Software Marketing Makeup Artists Spielberg Katzenberg Geffen Future Games Costume (Films) (Animation) (Music) Designers Agents Technicians Media Actors Talent Relations Scouts
41. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế mạ ng • Ưu điểm – Có đủ kiếnthứcvàkỹ năng cụ thể từ các hãng khác nhau mà không phải thuê nhân công. – Thuê mướn đồng thờ inhiề ungườicóđịa điểm khác nhau. – Cho phép các nhà qu ảntrị có thể linh hoạtlàmv iệcv ới các nhà cung cấp khác nhau, các khách hàng khác nhau và các tổ chứckhácnhau.
42. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấutrúctổ chức: – Thiếtk ế mạ ng • Nhược điể m – Các nhà qu ảntrị cầnphảigiámsátthường xuyên chấtlượng công việc được cung cấptừ các hãng khác – Ngườinhânviêntrongcáctổ chứccóthể không bảo đảmcác cam kếtvề giá trị khoảng thờigiannhư cái mà họ có trách nhiệ m trong cam kết chung củatổ chức.