Bài giảng Quản trị học đại cương - Chương XI: Thông tin trong quản lý - Trương Quang Vinh

146 trang hapham 1650

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị học đại cương - Chương XI: Thông tin trong quản lý - Trương Quang Vinh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_quan_tri_hoc_dai_cuong_chuong_xi_thong_tin_trong_q.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học đại cương - Chương XI: Thông tin trong quản lý - Trương Quang Vinh

Chương XI Thông tin trong quản lý I. Những vấn đề chung về thông tin II. Thông tin trong quản lý III. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 1
Lộ trình Tin học hóa QLHCNN của Việt Nam 1993-2000 2001-2005 2005-2010 NQ 49/CP 4-8-1993 KH toång theå PT Chỉ thị 58-CT/TW CNTT ñeàn 2000 (17-10-2000) CP ñieän töû (7-4-1995) Đề án 112: 1996-1998: 280 tyû Trong ñoù 160 tyû Tin học hóa cho QLNN QLHCNN 2
Chuû tröông phaùt trieån CNTT cuûa Vieät Nam ▪ Nghị quyết 49/CP ngày 4-8-1993 về CT PT CNTT đến năm 2000 ▪ Chỉ thị của Bộ Chính trị 58-CT/TW, 17/10/2000 về “Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH” ▪ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ 81/2001/QĐ- TTg, 24-5-2001 về Phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58/CT/TW; ▪ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ 112/2001/Qđ- TTg 25-7-2001 phê duyệt Dự án tin học hóa QLHCNN giai đoạn 2001-2005 3
Chỉ thị 58-CT/TW, 17/10/2000 của Bộ CT về “Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH- HĐH” ➢ Ưùng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược PT KT-XH, là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách; ➢ Mọi hoạt động KT-VH-XH, AN, PQ đều phải ứng dụng CNTT để phát triển; ➢ Mạng thông tin quốc gia là kết cấu hạ tầng KT-XH quan trọng; ➢ Phát triển nguồn nhân lực CNTT là yếu tố then chốt có ý nghĩa quyết định đối với việc ứng dụng và PT CNTT; ➢ Phát triển Công nghiệp CNTT thành 1 ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt là phát triển công nghiệp phần mềm 4
Quyết định của TT CP 81/2001/QĐ-TTg, 24-5-2001 phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chị thị 58- CT/TW ❑Mục tiêu 2005: ✓CNTT VN đạt trình độ trung bình trong khu vực, 1,5% dân số thuê bao internet; ✓CN CNTT tăng 20-30% /năm ✓Giá trị sản lượng phần mềm 500 triệu USD/năm ❑Mục tiêu 2010: ➢CNTT VN đạt trình độ tiên tiến trong khu vực; ➢CN CNTT trở thành ngành KT mũi nhọn ➢Đạt trung bình trên thế giới về tỷ lệ người sử dụng internet 5
QĐ của TT Chính phủ 112/2001/QĐ-TTg, 25-7- 2001 phê duyệt Dự án tin học hóa QLHCNN 2001- 2005 ➢ Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ QL của các CQ HCNN; ➢ 2005 đưa hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ vào hïoạt động; ➢ Hiện đại hóa công nghệ hành chính, thực hiện tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong lĩnh vực DVC; ➢ Đào tạo tin học cho CBCC Nhà nước, sử dụng CN mới trong công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu cao về hiệu quả và chất lượng công việc 6
Thông báo 42 – TG/TW ngày 28/3/2002 của Ban Bí Thư Trung Ương Đảng v/v thực hiện Chỉ Thị 58-CT/TW. ▪ Nhằm kiện toàn tổ chức Ban Chỉ Đạo Quốc Gia về CNTT và Viễn Thông, Ban Bí Thư đề nghị Thủ Tướng (hay một Phó Thủ Tướng) trực tiếp làm trưởng ban, có sự tham gia của các đại diên Đảng, Quốc Hội. ▪ Cần tổ chức triển khai gấp Đề án Tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2001-2005 đồng bộ với các đề án của Chính Phủ và Quốc Hội 7
I. Những vấn đề chung về thông tin 1. Khái niệm chung về thông tin 2. Các loại thông tin trong tổ chức 3. Một vài đặc điểm cần quan tâm của thông tin 8
1. Khái niệm chung về thông tin 9
in·for·ma·tion [ìnfər máysh’n] noun 1. knowledge: definite knowledge acquired or supplied about something or somebody • a bulletin giving the latest information on the trial 2. gathered facts: the collected facts and data about a particular subject 3. telephone information service: a telephone service that supplies telephone numbers to the public on request. Also called directory assistance U.K. term directory enquiries 10
4. making facts known: the communication of facts and knowledge 5. COMPUTING computer data: computer data that has been organized and presented in a systematic fashion to clarify the underlying meaning 11
da·ta1 [dáytə, dáttə] noun (takes a singular or plural verb) 1. factual information: information, often in the form of facts or figures obtained from experiments or surveys, used as a basis for making calculations or drawing conclusions 2. COMPUTING information for computer processing: information, for example, numbers, text, images, and sounds, in a form that is suitable for storage in or processing by a computer [Mid-17th century. From the plural of Latin datum, neuter past participle of dare, “to give, grant” (source of English CONDONE and VENDOR). The original English, meaning was “accepted assumptions, premises.”] 12
news [nooz] noun 1. recent information: information about recent events or developments • I phoned the hospital, and the news is good. 2. current events: information about current events printed in newspapers or broadcast by the media • She has been in the news a lot lately. 5. something previously unknown: something previously unknown to somebody that he or she is surprised to hear about • Their divorce was news to me. 13
re·port [ri páwrt] verb 1. tell about what happened: to give information about something that has happened • reported that negotiations were proceeding slowly 2.BROADCASTING, PRESS tell people news using media: to find out facts and tell people about them in print or a broadcast 14
noun (plural re·ports) 1. account of something: an account of an event, situation, or episode 2. PRESS, BROADCASTING news item or broadcast: an account of news presented by a journalist 3. document giving information about something: a document that gives information about an investigation or a piece of research, often put together by a group of people working together 15
en·tro·py [éntrəpee] (plural en·tro·pies) noun 1. measure of disorder: a measure of the disorder that exists in a system 2. PHYSICS measure of unavailable energy: a measure of the energy in a system or process that is unavailable to do work. In a reversible thermodynamic process, entropy is expressed as the heat absorbed or emitted divided by the absolute temperature. Symbol S 16
Entropy : measure of the disorder of the molecules in subtances. Thermodynamic theory sugests that the entropy of the universe can increase but will never decrease, and that therefore the universe will reach a state where the temperature is the same throughout. 17
1. 1- Dữ liệu (data) Dữ liệu (số liệu và dữ kiện) là những “thông tin thô” ban đầu phản ánh một cách rời rạc các hiện tượng, các sự kiện, hoạt động của tổ chức. Nó không cho thấy được một ý nghĩa tổng thể về sự vận động, tồn tại và phát triển của tổ chức. Dữ liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau và bao quát trên mọi lĩnh vực có liên quan đến tổ chức và chúng chỉ trở nên hữu ích sau khi đã được xử lý. 18
Các hoạt động xử lý dữ liệu thô bao gồm phân loại, phân tích, so sánh và tổng hợp thành những thông tin hữu ích và có giá trị đối với tất cả các cấp của tổ chức. 19
▪Xử lý: xử trí và chỉnh lý ▪Phân tích: (hóa) chia lìa ra – xét tìm các nguyên chất trong các hoá- hợp- vật và so sánh trọng lượng của các nguyên chất ấy. ▪Tổng hợp : nhóm họp nhiều cái lại một 20
a·nal·y·sis [ə nálləssiss] (plural a·nal·y·ses [ə nállə s z]) noun 1. separation into components: the separation of something into its constituents in order to find out what it contains, to examine individual parts, or to study the structure of the whole 21
syn·the·size [sínthə s z] 1. int and tran verb combine different elements into new whole: to combine different ideas, influences, or objects into a new whole, or be combined in this way 22
proc·ess, 3rd person present singular proc·ess·es) 1. transitive verb prepare something using a process: to treat or prepare something in a series of steps or actions, for example, using chemicals or industrial machinery 3. transitive verb use procedures to do something: to deal with somebody or something according to an established procedure 4. intransitive and transitive verb COOKING prepare food in food processor: to chop, mix, or otherwise prepare food in food processor or blender 5. transitive verb COMPUTING use program on data: to use a computer program to work on data in some way, for example, to sort a database or recalculate a spreadsheet 23
1. 2- Thông tin Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt giữa dữ liệu và thông tin thông qua khái niệm: ➢Dữ liệu (data) là thông tin thô ➢Thông tin (information) là những dữ liệu đã xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý để nâng cao tính hiệu quả của các quyết định. 24
➢Thông tin là tập hợp những dữ liệu đã được xử lý, mã hoá, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong môi trường cụ thể. (giáo trình) Sự phân biệt như trên cũng chỉ mang ý nghĩa tương đối vì còn có thuật ngữ “thu thập và xử lý thông tin” tồn tại trong mọi tổ chức có cả nghĩa của xử lý thông tin và xử lý dữ liệu ban đầu. 25
▪Data: raw facts and figures ▪Information: useful knowledge derived from data ▪DSS= Decision Support System: a complex set of computer programs and equipment that allows users to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways. ▪ES= expert system: a computer-based system that is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge. 26
2. Các loại thông tin trong tổ chức Trong tổ chức, tồn tại nhiều loại thông tin khác nhau. Mỗi loại thông tin chứa đựng những số liệu, dữ liệu và có giá trị khác nhau. Có thể chia thông tin thành các nhóm sau: ➢Nhóm thông tin liên quan đến kinh tế ➢Nhóm thông tin liên quan đến thị trường ➢Nhóm thông tin liên quan đến cạnh tranh ➢Nhóm thông tin liên quan đến khách hàng ➢Nhónh thông tin về môi trường 27
➢Nhóm thông tin về nhân sự ➢Nhóm thông tin về nhà nước Cũng có thể phân chia thông tin thành các nhóm theo nguồn gốc cung cấp ➢Nhóm thông tin nội bộ, do các thành viên trong tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp ➢Nhóm thông tin công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng ➢Nhóm thông tin cung cấp từ bên ngoài như các nhà cung cấp 28
➢Nhóm thông tin mua bán, trao đổi trên thị trường Về mức độ sử dụng thông tin có thể chia thành ➢Nhóm thông tin cần ngay cho các quyết định quản lý ➢Nhóm thông tin dự trữ ➢Nhóm thông tin thừa ➢Những thông tin sai lệch, giả ➢Nhóm thông tin sử dụng nhiều lần ➢Nhóm thông tin chỉ sử dụng một lần 29
➢Nhóm thông tin tối mật (chỉ cho nhà quản lý cao cấp) ➢Nhóm thông tin cho tất cả các cấp quản lý ➢Nhóm thông tin cho tất cả các thành viên trong tổ chức Thông tin có thể chia ra thành các nhóm khác nhau theo mục đích phục vụ quản lý ➢Nhóm thông tin phục vụ ra các quyết định quản lý trên phương diện sản xuất, kinh doanh ➢Nhóm thông tin phục vụ ra các quyết định trên phương diện con người 30
3. Một vài đặc điểm cần quan tâm của thông tin ❖ Thông tin là sự sắp xếp, xử lý các dữ kiện, do đó, thông tin thường mang tính chủ quan của người cung cấp bên cạnh tính khách quan, thực tiễn của dữ liệu ❖ Các nhà quản lý cần lưu ý đến các loại thông tin không chính thức được cung cấp theo nhiều cách khác nhau. Đó có thể là loại thông tin có giá trị hay không có giá trị ❖ Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi nó được sử dụng cho các mục đích khác nhau của quản lý. Giá trị của thông tin do đó không có thể lượng hóa theo 31 khái niệm giá cả.
❖Thông tin có thể bị mất giá trị nhanh khi được cung cấp. Chính vì vậy có người gọi thông tin dữ liệu mới. Điều đó đòi hỏi cần sử dụng tối đa, nhanh nhất giá trị của thông tin trước khi thông tin đó được cung cấp chính thức công khai. ❖Cần quan tâm đến khái niệm dòng thông tin, đó là loại thông tin được cập nhật thường xuyên. Tính cập nhật sẽ làm tăng giá trị của thông tin đã có và hoàn thiện hoạt động của các nhà quản lý 32
II. Thông tin trong quản lý 1. Vai trò của thông tin trong tổ chức ▪ Thông tin có ý nghĩa chung nhất của hoạt động quản lý là đảm bảo sự tác động của các chủ thể quản lý đến các khách thể quản lý để biến thành các hành động nhằm đạt mục tiêu của tổ chức. ▪ Thông tin là một nguồn lực của tổ chức Không giống như các nguồn lực vật chất, việc xác định giá trị thông tin là công việc không dễ dàng, bởi vì thông tin không có giá trị nội tại33 .
Giá trị của thông tin được xác định bởi chính những người sử dụng nó để ra quyết định. Các nhà quản trị và nhân viên thuộc tất cả các cấp và các lĩnh vực chuyên môn của tổ chức đều có những nhu cầu thông tin khác nhau. Chẳng hạn, các nhà quản trị cấp cao có nhu cầu đối với những thông tin về thành tích chung của doanh nghiệp và các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh. Nhưng các công nhân sản xuất tại một phân xưởng thì không cần những thông tin chi tiết về các đối thủ cạnh tranh bởi chúng ít có ích đối với họ, thông tin họ cần là khả năng cung ứng nguyên liệu của các nhà cung cấp, năng suất của phân xưởng, tỷ lệ phế phẩm 34
Để được coi là một nguồn lực, thông tin phải có giá trị. Các tiêu thức để xác định giá trị của thông tin bao gồm: (yêu cầu ở mục sau ? ) 1. 1-Chất lượng của thông tin ( quality ) • Chất lượng của thông tin được đo lường bằng mức độ miêu tả chính xác thực tế khách quan của nó. Thông tin càng chính xác thì chất lượng của nó càng cao. 35
•Đồng thời, mức độ về yêu cầu chất lượng của thông tin biến động tùy theo nhu cầu của những người sẽ xử dụng nó. •Ví dụ: các nhân viên quản lý kho cần những thông tin chính xác về khối lượng tồn kho nguyên liệu thô hiện có và lịch trình đặt hàng lại. Còn các nhà quản trị phụ trách knh doanh thì cần những thông tin dự báo về các khuynh hướng của thị trường, nhu cầu, thu nhập của dân cư để dự báo về doanh thu và vạch ra những định hướng chiến lược. 36
1. 2-Sự phù hợp của thông tin ( relevance ) • Sự phù hợp của thông tin tùy thuộc vào mức độ và phạm vi mà nó hỗ trợ trực tiếp cho việc ra quyết định. Trong nhiều trường hợp các nhà quản trị và nhân viên nhận được những thông tin không phù hợp có thể làm trì hoãn quá trình ra quyết định bởi sự hỗn độn của chúng. • Chẳng hạn, những công nhân trong một phân xưởng sản xuất cần những thông tin chi tiết về mức tồn kho hàng hóa, nguyên liệu, thời hạn giao hàng và lịch trình sản xuất để đưa ra những quyết định hợp lý. Họ không cần những thông tin như chiến lược cạnh tranh, chiến lược đa dạng hoá sản phẩm. 37
1. 3- Khối lượng thông tin (quantity) • Là lượng thông tin sẳn sàng phục vụ các nhà quản trị và nhân viên khi họ cần đến. Trong quá trình ra quyết định, không phải cứ có càng nhiều thông tin càng tốt, bởi trong nhiều trường hợp có quá nhiều thông tin sẽ dẫn đến tình trạng quá tải. • Do đó, cần phải kiểm soát chặt chẽ lượng thông tin cung cấp cho nhân viên. 38
1. 4-Tính kịp thời • Là những người cần thông tin để ra quyết định phải nhận được thông tin cần thiết vào thời điểm thích hợp. Bởi vậy, trong những trường hợp không cấp bách thì không cần thiết phải xử lý quá gấp để dẫn đến sự lãng phí nguồn lực nầy. 39
2. Thông tin trong một tổ chức 2. 1-Trong một tổ chức, có thể tồn tại hai loại hệ thông tin ❖Hệ thống thông tin cơ bản: Đó là thông tin từ người quản lý các cấp xuống cấp dưới hoặc những thông tin từ cấp dưới đến cấp trên để yêu cầu giúp đỡ hoặc làm một công việc nào đó, phản ánh yêu cầu quản lý, chịu sự quản lý và phản hồi. 40
❖Hệ thống thông tin phụ trợ Đó là những loại thông tin đưa ra nhằm làm rõ những thông tin cơ bản. Các loại thông tin nầy không gắn liền trực tiếp với những hoạt động quản lý, điều hành song lại góp phần làm rõ các thông tin cơ bản, tạo ra những cơ hội mới để cho người thực hiện nó có những sáng tạo trong hoạt động. Một loại hình thông tin phụ trợ rất quan trọng cần được quan tâm là các loại tin đồn hay các ý kiến không chính thức. 41
Những người có thông tin nầy, có thể vì nhiều lý do khác nhau không muốn cung cấp trực tiếp cho các nhà quản lý, nhưng nội dung của nó rất có ý nghĩa. Trong nhiều hoạt động kinh doanh, ngoại giao hay chính trị, nhiều thông tin loại nầy chỉ ra giá trị quan trọng của nó cần quan tâm. Hiệp hộn các nhà quản lý Mỹ tổ chức một hệ thống săn đuổi các thông tin đồn nầy và họ đã chứng tỏ hữu ích của nó. 42
2. 2-Trong một tổ chức, thông tin có thể chia làm bốn nhóm ❖Thông tin từ trên xuống dưới Đây là loại thông tin từ các cấp quản lý cao xuống các cấp thấp trong hệ thống thứ bậc quản lý. Thông tin nầy có tính chất thông báo, lãnh đạo, hướng dẫn, phối hợp và đánh giá cấp dưới. 43
Các nhà quản lý cấp trên sử dụng hình thức nầy để truyền đạt mục tiêu của tổ chức cho cấp dưới, mô tả công việc, thông báo các chính sách, thủ tục, các vấn đề cần tập trung chú ý. Đó là những thông tin từ các nhà quản lý dự án, cố vấn trưởng, giám đốc điều hành dự án xuống cho thành viên của dự án 44
❖Thông tin từ dưới lên trên Các nhà quản lý cấp cao cũng đòi hỏi các nhà quản lý cấp dưới mình cung cấp các thông tin cần thiết: các báo cáo hàng tuần, tháng, quý năm về hoạt động thực hiện các mục tiêu của tổ chức, những thông tin của cấp dưới về điều kiện làm việc, sản xuất, môi trường cạnh tranh hay những kiến nghị để hoàn thành công việc. Thông tin từ các nhóm, các cá nhân thực hiện các mục tiêu chi tiết của dự án cho giám đốc điều hành dự án. 45
❖Thông tin ngang Trong các tổ chức sử dụng các hình thức ra quyết định quản lý với sự tham gia của người làm việc trong tổ chức thì phương pháp thông tin nầy rất quan trọng. Thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức thực hiện dự án theo từng kênh khác nhau 46
❖Thông tin hỗn hợp theo mô hình thiết kế ma trận Các thông tin vừa cung cấp theo hệ thống thứ bậc (trên dưới) vừa cung cấp theo tuyến ngang ( cùng cấp nhưng ở bộ phận khác nhau nhưng có mối liên hệ về chuyên môn hay các vấn đề khác) Trao đổi thông tin theo hình thức nầy nhằm đẩy nhanh các dòng thông tin, tạo sự hiểu biết lẫn nhau, phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận của tổ chức và do đó đảm bảo cho mục tiêu của tổ chức có nhiều cơ hội thành công. 47
2. 3- Các loại mạng thông tin ❖Mạng thông tin trực T tuyến Hệ thống thông tin chỉ truyền từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Đây là loại hình thông tin M trong tổ chức không phân nhánh. Trong hệ thống nầy, cấp dưới chỉ chịu trách nhiệm báo cáo và nhận nhiệm vụ, FL mệnh lệnh từ một cấp trực tiếp 48
❖Mạng chữ Y Được áp dụng cho tổ chức có phân nhánh. Một nhà quản lý có thể phải báo cáo và nhận chỉ thị từ hai nhà quản lý khác nhau 49
❖Mạng bánh xe Tất cả các cấp quản lý đều phải báo cáo và chịu sự quản lý của một nhà quản lý. Không có mối liên hệ giữa các cấp với nhau . Sự quản lý được tập trung thống nhất vào một nhà quản lý cấp cao và ông ta chỉ huy trực tiếp cấp dưới, không ủy quyền cho cấp dưới. Mô hình nầy thể hiện tính tập quyền cao 50
❖Mạng chu trình Đây là sơ đồ tổ chức theo mô hình 3 cấp, nghĩa là một bộ phận có trách nhiệm báo cáo và liên hệ với hai cấp khác 51
❖Sơ đồ tổng hợp Tất cả các bộ phận quan hệ với nhau 52
3. Những đòi hỏi đối với thông tin trong quản lý (yêu cầu của thông tin= chất lượng của thông tin?) • Nhà quản lý đòi hỏi thông tin trong quản lý cần có những yêu cầu sau: 53
☺ Tính khách quan: Tính khách quan của các loại thông tin là một yêu cầu rất khó khăn vì bản thân thông tin đã không mang tính khách quan tuyệt đối. Nhiều thông tin về các hiện tượng đã bị xử lý theo những mục đích riêng của những người cung cấp thông tin. Các thông tin trước khi đưa đến các nhà quản lý đã bị lọc qua nhiều phin lọc với các ý đồ khác nhau. Các nhà quản lý cần phải có hệ thống kiểm tra hữu hiệu tính khách quan của thông tin 54
☺ Chất lượng của thông tin: Tính chất lượng của thông tin không những đòi hỏi tính khách quan mà còn được xác định bởi nhiều thông số khác. Do đó, nếu ít tiêu chí để đo thì thông tin sẽ có chất lượng thấp ☺Tính phù hợp của thông tin: Các cấp quản lý khác nhau có nhu cầu về các loại thông tin ở các cấp độ khác nhau (vĩ mô, khái quát, chi tiết, cụ thể v.v. ). Sự phù hợp của thông tin sẽ đem lại cho các nhà quản lý cơ hội đưa ra quyết định nhanh hơn, hợp lý hơn. 55
Sự cần thiết thông tin chi tiết về thị trường, giá cả, cạnh tranh, sức mua hàng sẽ giúp cho các nhà quản lý tác nghiệp có cơ sở để có những quyết định điều chỉnh nhanh về hoạt động kinh doanh; một nhà chiến lược đòi hỏi những thông tin vĩ mô để xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp. 56
☺Khối lượng thông tin đủ và đa dạng: Đủ về dung lượng thông tin trên một lĩnh vực và đa dạng về nguồn thông tin. Một quyết định quản lý thường đòi hỏi không phải chỉ một loại thông tin. Cần tạo điều kiện để thu nhận được nhiều dạng thông tin cần thiết. ☺Tính đúng lúc, đúng thời gian: Thông tin chỉ có giá trị khi nó được đưa đến đúng lúc, kịp thời để nắm bắt thời cơ. Nếu đưa muộn quá thì thông tin sẽ mất tác dụng vì lạc hậu; nếu đưa sớm quá thì có thể bị lãng quên. 57
☺Tính đơn giản, dễ hiểu cũng như cách xử lý chúng. Nhiều trường hợp thông tin cũng mang nhiều ý nghĩa rất khác nhau và do đó cũng có thể không giúp cho các nhà quản lý giải quyết vấn đề 58
III.Hệ thống thông tin quản lý ( MIS = Management Information Systems ) 1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin quản lý 2. (Lịch sử) Các giai đoạn hình thành và phát triển của hệ thống thông tin quản lý 3. Thông tin trong tiến trình ra quyết định quản lý 4. Sự phản ứng đối với việc áp dụng hệ thống thông tin trong quản lý 59
1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin quản lý Management information system : a type of executive support system that provides managers with up-to-date finacial, market, human resource, or other information about the status of the organization, its major departments or division, and its environment. Hệ thống thông tin quản lý được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến hành quản lý cùng với những thông tin cần thiết (các loại) được cung cấp thường xuyên để hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lý. 60
Hệ thống thông tin quản lý có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ thống thông tin con trong tổ chức như: ➢Các hệ thống thông tin văn phòng bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lý dữ liệu, mạng máy tính Các hệ thống cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho những công việc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội nghị, viễn thông, tính toán và xử lý đơn đặt hàng 61
➢Hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm hệ thống xử lý dữ liệu kế toán, lương bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lý và lập báo cáo tình hình kinh doanh hàng ngày trong doanh nghiệp. 62
➢Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS = Decision Support System) bao gồm các báo biểu, kỹ thuật dự báo, các mô hình ra quyết định, các chương trình tuyến tính, phân tích thống kê .người sử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khai các hoạt động, tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của con người. 63
Các hệ thống nầy hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết định. Người xử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khai các hoạt động. ▪ Một hệ thống thông tin quản lý (MIS) phải đảm bảo rằng dòng thông tin được vận hành thông suốt trong tổ chức, vượt qua ranh giới giữa các bộ phận, từ trên xuống dưới cũng như từ dưới lên, đáp ứng nhu cầu thông tin của tổ chức và phản hồi chính xác, kịp thời. 64
▪ Tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của người ra quyết định. Trong thời đại ngày nay, bất kỳ một tổ chức nào dù là một tổ chức nhà nước hay của tư nhân không thể thiếu số liệu, thông tin. Điều quan trọng là phải xử lý các số liệu đó một cách có ích và làm sao cho số liệu đó đến đúng vị trí người cần nó. Điều nầy cũng có nghĩa là các nhà quản lý cần phải tổ chức, xây dựng cho tốt hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức của mình thì mới có thể tiến hành hoạt động quản lý có hiệu quả được. 65
  Số liệu Mã hóa, Thông Phân tích, xử lý thô chuyển tin giao quản lý  Thông tin trong hệ thống quản lý 66
▪ESS=executive support system: any information technology that integrates managers and other professionals in to an organization’s information flow. ESS include electronic messaging systems, executive presentation systems, management information systems, and group decision support systems. They use technology to integrates selected managers and other professionals_not just top executives_ into an organization’s flow. ESS=MIS+ES+DSS 67 MIS=DSS+ES
▪MIS=management information system: a type of executive support system that provides manager with up-to-date financial, market, human resource, or other information about the status of the organization, its parts, or its environment. 68
▪(Các) DSS: hệ thống thông tin hỗ trợ ra các quyết định cần phải thoả mãn được nhu cầu quản trị hàng đầu là: cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để ra những quyết định khôn ngoan. Điều quan trọng ở đây là không phải cung cấp bất kỳ thông tin nào. Cần phải có một hệ thống có thể biến những dữ liệu thô thành những thông tin mà ban lãnh đạo có thể sử dụng thực sự. Để đạt được mục đích nầy hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin cụ thể của những nhà quản trị và những yêu cầu thông tin của những loại hình quyết định cụ thể. 69
DSS: hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định là hệ thống thông tin chuyên dụng được thiết kế để hỗ trợ các kỹ năng của một nhà quản trị trong tất cả các giai đoạn ra quyết định_nhận dạng vấn đề, lựa chọn những dữ liệu liên quan, chọn phương thức sẽ sử dụng để ra quyết định và đánh giá các phương án hành động. DSS phải cung cấp thông tin dưới dạng mà những nhà quản trị có thể hiểu được, đúng vào lúc cần đến thông tin đó và đặt thông tin đó dưới sự kiểm soát trực tiếp của các nàh quản trị. Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo các nhu cầu cuả quản trị. Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những “quyết định được chương trình hoá” và “quyết định chưa được chương trình hoá” trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn. 70
Nhìn khái quát ta có thể thấy rằng DSS hiệu quả sẽ thực hiện được những việc sau đây: ✓Hỗ trợ nhưng không thay thế việc ra quyết định quản trị ✓Hỗ trợ việc ra quyết định trong toàn bộ tổ chức, chủ yếu là ở cấp quản trị trung gian và tối cao ✓Cho phép người ra quyết định tương tác với máy tính để xem xét hiệu quả của các phương án quyết định ✓Thu thập, lưu giữ và đảm bảo cung cấp những dữ liệu và các mô hình ra quyết định phù hợp với các loại hình quyết định cụ thể Các loại vấn đề gặp phải và các thủ tục quy định được sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo các cấp quản trị khác nhau vì yêu cầu về từng loại thông tin tuỳ thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cần phải đảm bảo thông tin đến đúng nơi, đúng lúc cần thiết, phù hợp với từng loại quyết định khác nhau của cấp quản trị káhc nhau. ✓Thân thiện với người dùng (dễ dùng) 71
▪DSS= Decision Support System: a complex set of computer programs and equipment that allows users to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways. ▪ES= expert system: a computer-based system that is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge. 72
▪GDSS= group decision support system: a set of software, hardware, and language components that support team of people engaged in a decision-related meeting. 73
oCommunication systems: There is a tremendous need to transmit all types of information within and between organizations. Communication systems enhance an organization’s ability to be in immediate touch with all of its parts, as well as important suppliers, custmers, and other external groups. Communication systems include teleconferencing, facsimile, local and wide area networks, electronic mail, and integrated systems. Texas Instruments and IBM, among others, make use of all of these. Teleconferencing allows meetings to be conducted between participants in one room and those in another room via video transmission systems and television screens. Facsimile (fax) machines scan a sheet of paper electronically and convert the light and dark areas to electrical signals, which are transmitted over telephone lines. At the other end, a similar machine reverses the process and produces the original image. 74
Networking is the process by which computers communicate with one another. 75
2. (Lịch sử) Các giai đoạn hình thành và phát triển của hệ thống thông tin quản lý Trong lịch sử hình thành và phát triển hoạt động quản lý, hệ thống thông tin quản lý (MIS) đã hình thành và phát triển qua 4 giai đoạn khác nhau và hiện đang ở giai đoạn thứ 5. Giai đoạn 1: xử lý số liệu tập trung Đây là giai đoạn đầu tiên của việc sử dụng hệ thống MIS cho hạch toán, kế toán. Nhưng tất cả các số liệu chỉ tập trung về một cơ quan kiểm soát. Thông tin đưa ra thường chậm chạp không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý hàng ngày. 76
Giai đoạn 2: xử lý số liệu tập trung trong hoạt đôïng quản lý (1963-1979) nhằn cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để họ đưa ra các quyết định tốt hơn. Mọi nhà quản lý đều gắn với thông tin. Các nhà quản lý đều nhận thức được vai trò của thu thập và xở lý số liệu của máy tính, không chỉ cung cấp số liệu liên quan đến hoạt đọng quản lý hàng tuần, tháng, năm mà có thể đưa ra cho các nhà quản lý lời khuyên và các biện pháp xử lý. Có thể nói đây chính là sự bắt đầu thực sự của MIS. Và các bộ phận bắt đầu thành lập bộ phận kiểm soát thông tin quản lý. 77
Giai đoạn 3: Phi tập trung hóa kiểm soát thông tin. Nghĩa là người quản lý là người sử dụng máy vi tính và do đó kiểm soát thông tin và họ phải kiểm soát cả sự thành công hay không thành công (?) Giai đoạn 4: Nối mạng, nghĩa là làm sao các máy tính cá nhân có thể thông tin cho nhau. Giai đọan 5: Giai đoạn tiếp theo, hiện nay đang tồn tại và phát triển 78
Đây là giai đoạn phát triển cao của MIS và thông tin được trao đổi trên quy mô rộng (ví dụ công ty Digital đã thiết kế hệ thống nối 27.000 công ty của 26 nước trên thế giới. Trong một tổ chức, mạng và nối mạng thông tin đã trở thành phổ biến nhằm đảm bảo sự liên hệ trực tiếp giữa nhà quản lý cấp cao của tổ chức với các cấp quản lý khác. 79
Các doanh nghiệp cạnh tranh Cơ quan quản lý cấp trên Thủ trưởng Ban Ban A B Ban tài Ban chính C Cung Cung cấp cấp vật thông tin chất 80
Trong giai đoạn tiếp theo, người ta đang muốn xây dựng một hệ thống các chuyên gia, tức là tạo ra những bộ phận xử lý thông minh các loại thông tin dể giúp các lời khuyên cụ thể theo loại vấn đề nhiều hơn cho các nhà quản lý. Trong khi sử dụng hệ thống thông tin quản lý, không ít nhà quản lý hoặc đã coi nhẹ giá trị của hệ thống thông tin quản lý hặc dã có những đánh giá quá cao nó. Cần phải thấy rằng hệ thống thông tin có những tiện ích cũng như những hạn chế của nó cần phải được tiếp tục nghiên cứu và phát triển 81
Đánh giá vai trò của hệ thống thông tin quản lý (MIS) trong hoạt động quản lý tổ chức có 3 xu hướng: ▪Cho rằng hệ thống thông tin quản lý có thể thay thế toàn bộ các loại thông tin khác ▪Càng nhiều thông tin thì càng có thể quản lý, ra quyết định tốt hơn ▪Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến. 82
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) có thể thay thế toàn bộ các loại thông tin khác? Như trên đã nêu, hệ thống thông tin quản lý dựa vào máy tính đã góp phần tăng cường khả năng của các nhà quản lý. Nhưng chúng ta cần xem hệ thống nầy có tích chất hỗ trợ chứ không thể thay thế hoàn toàn các nguồn thông tin khác. Những phương pháp khác đã được xử dụng trong hoạt động thu thập, xử lý thông tin như: hôi họp, tiếp xúc tình huống, tiếp xúc mặt đối mặt; các cuộc dạo chơi không theo những quy định; điện thoại; hoạat động xã hội và những hình thức tương tự khác cũng đóng vai trò quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý 83
Giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp cá nhân là một bộ phận quan trọng trong công việc của nhà quản lý. Những thông tin không chính thức có thể nhắc nhở các nhà quản lý những sự việc đang có thể xảy ra hơn là theo con đường thông tin chính thức của MIS. Do đó, không bao giờ nên xem MIS có thể thay thế cho toàn bộ các hệ thống thông tin khác có liên quan trong hoạt động quản lý của một tổ chức. 84
Càng nhiều thông tin thì có thể quản lý, ra quyết định tốt hơn? Hiện nay, với sự bùng nổ thông tin và sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều nhà quản lý tin rằng càng có nhiều thông tin thì càng có điều kiện ra quyết định quản hơn, nhưng có nhiều vấn đề cần được xem xét. ➢Khi có quá nhiều thông tin, liệu nhà quản lý có đủ khả năng xử lý chúng không? Hay họ có thể bị chìm ngập trong biển thôngn tin mà không tìm được lối ra. Các thông tin thường có tính phụ thuộc lẫn nhau nên các nhà quản lý khó có thể 85 đánh giá chúng một cách chính xác
➢Cái mà nhà quản lý cần là giá trị của thông tin chứ không phải là số lượng. Có quá nhiều thông tin có thể làm cho việc ban hành các quyết định bị che mờ bởi các thông tin chưa được phân tích kỹ lưỡng. Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến. ➢Hiện nay, một số tổ chức có xu hướng luôn vươn đến các mới nhất trong công nghệ thông tin: các hệ thống phần cứng cũng như phần mềm hiện đại đều được các nhà quản lý nghĩ đến, nhưng nhiều khi đó chỉ là độ trang trí. 86
Tất cả những điều đó trở thành có ích chỉ khi nào nhà quản lý thấy cần và chi phí cho chúng là như thế nào. Đây là một vấn đề đang đặt ra hiện nay cho các Chính phủ của các quốc gia trên thế giới khi đưa công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý nhà nước. Bên cạnh đó, đưa công nghệ mới luôn đòi hỏi một sự thay đổi (nhân sự) rất lớn trong cơ cấu tổ chức để đáp ứng nhu cầu của công nghệ thông tin mới. Điều nầy không những đòi hỏi những nhàn quản lý phải cân nhắc không những về khía cạnh tâm lý cũng như chi phí. 87
Trong hoạt động quản lý hiện nay, nói chung các hệ thống thông tin quản lý mới được khai thác ở mức độ rất thấp. Nguyên nhân chủ yếu là: ➢Đội ngũ bộ quản lý chưa biết và chưa có thể chỉ ra được những thông tin nào là quan trọng cho hoạt động ra các quyết định quản lý khi họ nhận được chúng. ➢Đội ngũ những người làm việc trong bộ máy hành chính nhà nước cũng chưa được đào tạo để thích ứng nhanh với hệ thống thông tin quản lý, chưa thể thu thập, xử lý và quản lý số liệu. 88
Đào tạo những kiến thức cơ bản về tin học và sử dụng hệ thống thông tin quản lý đang là vấn đề cần đặt ra sớm cho các quốc gia đang phát triển. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) đã đem lại cho các tổ chức và các nhà quản lý nhiều lợi thế mà các loại thông tin thông thường không có thể giải quyết được. ➢Các nhà quản lý, các nhà sản xuất, kinh doanh xem thông tin như là một vũ khí lợi hại nhất để giành thế cạnh tranh trên thị trường. 89
➢Một lợi thế khác của hệ thống thông tin quản lý là làm thay đổi phương cách làm việc của chính nhà quản lý. Điều nầy có thể thấy được qua các nhà quản lý của thế hệ trẻ sau nầy (thế hệ 90). Đó là những người biết sử dụng thành thạo các chương trình quản lý, sử dụng các thành tưụ máy tính. Họ có thể ngồi ở nhà để tham gia các cuộc họp; thay cho việc chờ đợi các bản báo cáo của cấp dười thì họ có thể có ngay được những thông tin mà họ cần. Việc nhanh chóng cung cấp thông tin theo đúng nhu cầu của các nhà quản lý cho phép nâng cao năng lực ra các quyết định, chọn lựa được các phương án tốt nhất để nâng cao tính hiệu quả của các quyết định nầy. 90
➢Một điều quan trọng khi sử dụng MIS là làm thay đổi cách thức hoạt động của tổ chức và làm cho tổ chức dường nhơ gắn bó với nhau hơn. Điều nầy thể hiện thông qua việc sắp xếp lại tổ chức, thu hẹp những bộ phận không cần thiết giúp cho nhà quản lý sâu sát với tình hình nhiều hơn. ➢MIS làm thay đổi cơ cấu quyền lực trong tổ chức theo kiểu truyền thống Trong một tổ chức theo kiểu truyền thống, thông tin có sức mạnh của nó, ai có thông tin thì người đó có quyền. Cấp dưới thường chỉ đưa những thông tin có lợi cho mình lên cấp trên, cho nên họ thường chế biến chúng trước khi gữi thông tin đi. Như thế, nếu cơ cấu tổ chức càng có nhiều cấp trung gian thì càng có nhiều nguy cơ thông tin bị sai lệch. 91
Trái lại, hệ thống thông tin hoạt động theo cơ chế nối mạch trực tiếp từ người quản lý cao nhất đến các đơn vị cơ sở nên vai trò của cấp trung gian bị bãi bỏ. Như vậy, hệ thống thông tin quản lý (MIS) tăng thêm quyền lực cho nhà quản lý cấp cao vì họ có thể tiếp cận trực tiếp đến các loại thông tin họ cần mà không phải qua một cấp trung gian nào. 92
3. Thông tin trong tiến trình ra quyết định quản lý Đọc sách hoặc tham khảo phần 5.- phía sau 93
4. Sự phản ứng đối với việc áp dụng hệ thống thông tin trong quản lý Đó là những tâm lý lo sợ phát sinh từ người lao động trong các tổ chức có áp dụng công nghệ thông tin như công nhân thì sợ mất việc, các cấp quản trị thì sợ bị giảm hay thay đổi quyền lực. Sự chống đối hay không ủng hộ việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt đôïng quản lý được iểu hiện dưới nhiều hình thức son phổ biến nhất là sự thờ ơ với công nghệ thông tin hay có thể chống đối bằng việc không cung cấp dữ liệu 94
Trình độ của các nhà quản lý hiện nay cũng là một cản trở rất lớn đối với việc áp dụng công nghệ thông tin. Nguồn tài chính dành cho đầu tư và phát triển cũng chưa ủng hộ cho việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý Thiếu sự phối hợp giữa các tổ chức có liên quan do vấn đề cạnh tranh và bảo mật. 95
Để có thể đưa công nghệ thông tin vào trong hoạt đọng quản lý cần: ❖Có chiến lược từng bước cho sự phát triển ❖Dành ngân sách chp phát triển (đào tạo, mua trang thiêt bị) ❖Huy động sự tham gia của nhiều người ❖Tập trung vào những đối tượng sử dụng và thừa hưởng ❖Xây những tiêu chí đánh giá hoạt động mới 96
5. Quản trị thông tin để ra quyết định Khi các tổ chức trở nên phức tạp hơn thì các nhà quản trị phụ thuộc nhiều hơn vào các nguồn thông tin khác nhau ở bên trong cũng như bên ngoài. Mức độ phức tạp tăng lên cũng làm tăng những nơi (các cấp quản lý) cần ra các quyết định như từ cấp quyết định tác nghiệp riêng rẽ thấp nhất đến cấp ra quyết định chiến lược cấp tối cao. Nhu cầu quản trị thông tin và cung cấp những thông tin đó cho những người ra quyết định chắc chắn không phải là một vấn đề nhận thức mới: 97
Chúng ta đã biết những nỗ lực quản trị thông tin ngay từ những ngày đầu tiên phát triển những hệ thống kế toán. Ngoài ra, nhiều công ty còn có những hệ thống thông tin marketing, những hồ sơ thông tin về khách hàng, các hệ thống thông tin của kho tàng và nhiều hệ thống thông tin khác nữa. Người ta thường dùng thuật ngữ “hệ thống thông tin quản lý (MIS)” để chỉ cho tất cả những kiểu hệ thống và các nguồn thông tin khác nhau nầy. Nhưng gần đây xuất hiện thuật ngữ quan trọng “hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS)” 98
Để hiểu được hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, chúng ta cần lần lược nghiên cứu các vấn đề sau: ▪ Những nguồn thông tin đi và đến của các tổ chức ▪ Nhu cầu về các hệ thống hỗ trợ ra quyết định ▪ Những chức năng cụ thể của các hệ thống hỗ trợ ra quyết định ▪ Những vấn đề liên quan đến thiết kế các hệ thống hỗ trợ ra quyết định 99
5. 1- Các nguồn thông tin Bước đầu tiên trong việc thiết kế một hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là tìm hiểu những dòng thông tin khác nhau mà những nhà quản lý phải quản lý. Nói chung, ta có thể phân biệt các nguồn bên trong và bên ngoài của các dòng thông tin như trong hình bên. 100
Thông tin tình báo Môi trường (bên ngoài, các dòng đến) hoạt động bên ngoài Đối thủ Tổ chức cạnh tranh Thân chủ Khách hàng Nhà cung Thông tin nội Chính Sinh viên cấp bộ tổ chức (các quyền Bệnh nhân dòng ngang và Người dân dọc) 1. Thông tin lập kế hoạch Chủ nợ 2. Thông tin kiểm tra 3. Thông tin điều hành Truyền đạt thông tin của tổ chức 101 (bên ngoài, dòng đi)
Thông tin được truyền đến và đi khỏi một tổ chức. Khi ở trong tổ chức thì nó duy chuyển cả theo chiều dọc lẫn theo chiều ngang 102
Những dòng thông tin bên ngoài: Những dòng nầy đi từ một tổ chức ra môi trường của nó hay từ môi trường đến tổ chức đó. Dòng đến được gọi là thông tin tình báo và dòng đi được gọi là sự truyền đạt thông tin của tổ chức Thông tin tình báo: Những dòng thông tin này liên quan đến những thành tố khác nhau trong môi trường hoạt động của tổ chức đó _ chẳng hạn như các thân chủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, người cung ứng, chủ nợ và chính quyền _ 103
được sử dụng để đánh giá thông tin lập kế hoạch ngắn hạn và chiến lược liên quan đến môi trường kinh tế (xã hội, văn hoá) mà tổ chức hoạt động trong đó. Việc truyền đạt thông tin của tổ chức: Những dòng thông tin nầy đi từ tổ chức ra môi trường bên ngoài mà tổ chức hoạt động Quảng cáo và những nỗ lực khuyến mãi khác được xem là việc truyền đạt thông tin của tổ chức. Bất kể tổ chức đó thuộc loại hình nào, nội dung của những dòng thông tin nầy cũng bị tổ chức đó kiểm soát. 104
Những dòng thông tin trong nội bộ tổ chức Đó là thông tin lưu hành trong nội bộ một tổ chức. Để trở nên hữu ích, thông tin tình báo và thông tin phát sinh trong nội bộ phải đến đúng nhà quản trị và đúng lúc. Trong nội bộ tổ chức đều có những dòng thông tin dọc (cả đi lên và đi xuống) và thông tin ngang. 105
Nguyên tắc cơ bản của DSS là mọi dòng thông tin phải trở thành một bộ phận của một kế hoạch chính và không được để hoạt động mà không có kế hoạch và sự chỉ đạo chính thức. Mục tiêu của kế hoạch chính là truyền bá thông tin đến đúng người và đúng lúc 106
5. 2- Quản lý thông tin để ra quyết định tốt hơn Như ta đã biết, chất lượng của một quyết định phụ thuộc rất nhiều vào mức độ hiểu rõ những hoàn cảnh xung quanh một vấn đề và việc lựa chọn chiến lược phù hợp với vấn đề đó. Thông tin càng tốt thì quyết định được đưa ra cũng càng đúng đắn hơn bởi vì mức độï rủi ro và không chắc chắn ít hơn. 107
Nhu cầu về những hệ thống hỗ trợ ra quyết định hoàn hảo bắt nguồn từ ba yếu tố: ý nghĩa quan trọng của thông tin trong việc ra quyết định, tình trạng quản trị tồi thông tin hiện nay, và việc sử dụng ngày càng nhiều các máy tính các nhân của những người ra quyết định riêng rẽ. 108
 Yù nghĩa quan trọng của thông tin ra quyết định: Thông tin là một thứ chất đốt tạo nên động lực của tổ chức. Mục đích chính của nhà quản trị là biến thông tin thành hành động thông qua quá trình ra quyết định. Vì thế, nhà quản trị và tổ chức thực hiện vai trò của một hệ thống thông tin- quyết định Các hệ thống thông tin-quyết định phải được xem xét gắn liền với những chức năng quản trị cơ bản như: hoạch định, tổ chức và kiểm tra v.v. 109
Nếu tổ chức muốn hoạch định, mà việc hoạch định và tổ chức bị ràng buộc vào việc trao đổi thông tin, và nếu việc trao đổi thông tin được thể hiện bằêng một hệ thống thông tin- quyết định thì chìa khoá để thành công trong việc hoạch định và kiểm tra đều nằm trong hệ thống thông tin- quyết định. Việc xem tổ chức như là một hệ thống thông tin- quyết định nói lên ý nghĩa quan trọng của việc phát đi chính những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định có hiệu quả. 110
Nếâu ban lãnh đạo biến những thông tin thành hành động, thì khi đó, hành động ấy có hiệu qủa như thế nào sẽ phụ thuộc vào chỗ thông tin có đầy đủ, thích hợp và đáng tin cậy đến mức độ nào. Hiệu quả hoạt động của một tổ chức thường hay bị chi phối bởi những thông tin được truyền đạt đến những nhà quản trị tổ chức đó. 111
 Tình trạng quản trị tồi những thông tin hiện thời  Việc sử dụng ngày càng nhiều máy tính cá nhân hơn nhưng các nhà quản trị đã quên mất việc cần có kế hoạch cần thiết để sử dụng máy tính cho có hiệu quả. Để cho phép những nhà qủan trị ra được những quyết định nhanh và hiệu quả thì các hệ thống thông tin quản trị (MIS) hiện nay phải được phát triển lên thành hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) có hiệu quả. 112
5. 3- Nhu cầu về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS): DSS thỏa mãn được nhu cầu quản trị hàng đầu: cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết đẻ ra các quyết định khôn ngoan. 113
Điều quan trọng là ở đây không phải cung cấp bất kỳ thông tin nào mà cần phải có một hệ thống có thể biến những dữ liệu thô thành những thông tin mà ban lãnh đạo có thể sử dụng thực sự. Để đạt mục đích nầy hệ thống thông tin phải tính đến những nhu cầu thông tin của những nhà quản trị cụ thể và những yêu cầu thông tin của những loại hình quyết định cụ thể. 114
5. 3.1- Những nhu cầu thông tin của nhà quản trị DSS là hệ thống thông tin chuyên dụng để hỗ trợ các kỹ năng của một nhà quản trị trong tất cả các giai đoạn ra quyết định: nhận dạng vấn đề; lựa chọn những dữ liệu liên quan; đánh giá và lựa chọn phương án; chọn những phương thức để ra quyết định. DSS phải cung cấp thông tin dưới dạng mà những nhà quản trị hiểu được, đúng vào lúc cần đến thông tin đó và đặt thông tin đó dưới sự kiểm soát của nhà quản trị. 115
Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo các nhu cầu cuả quản trị. Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những “quyết định được chương trình hoá” và “quyết định chưa được chương trình hoá” trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn. 116
Nhìn khái quát ta có thể thấy rằng DSS hiệu quả sẽ thực hiện được những việc sau đây: ✓Hỗ trợ nhưng không thay thế việc ra quyết định quản trị ✓Hỗ trợ việc ra quyết định trong toàn bộ tổ chức, chủ yếu là ở cấp quản trị trung gian và tối cao ✓Cho phép người ra quyết định tương tác với máy tính để xem xét hiệu quả của các phương án quyết định ✓Thu thập, lưu giữ và đảm bảo cung cấp những dữ liệu và các mô hình ra quyết định phù hợp với các loại hình quyết định cụ thể 117
✓Thân thiện với người dùng (dễ dùng) Các loại vấn đề gặp phải và các thủ tục quy định được sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo các cấp quản trị khác nhau vì yêu cầu về từng loại thông tin tuỳ thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cần phải đảm bảo thông tin đến đúng nơi, đúng lúc cần thiết, phù hợp với từng loại quyết định khác nhau của cấp quản trị khác nhau.118
▪DSS= Decision Support System: a complex set of computer programs and equipment that allows users to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways. ▪ES= expert system: a computer-based system that is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge. 119
▪GDSS= group decision support system: a set of software, hardware, and language components that support team of people engaged in a decision-related meeting. 120
5. 3.2- Nhu cầu về thông tin cụ thể để ra những quyết định cụ thể Các loại hình thông tin cần thiết được phân loại theo những loại hình quyết định khác nhau như: quyết định hoạch định, quyết định kiểm tra, quyết định tác nghiệp. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phải phát đi đúng loại thông tin cần cho những loại hình quyết định cụ thể 121
➢ Các quyết định hoạch định: Những quyết định nầy đòi hỏi phải đề ra mục tiêu cho tổ chức, xác định số lượng và chủng loại các nguồn tài nguyên cần thiết để đạt mục tiêu nầy và những chính sách chi phối việc sử dụng các nguồn tài nguyên. Nhiều thông tin hoạch định đếùn từ những nguồn bên ngoài và liên quan đếùn những yếu tố như tình hình kinh tế hiện tại và dự đoán, khả năng kiếm được các nguồn tài nguyên (phi nhân lực cũng như nhân lực), môi trường chính trị và pháp luật. 122
Việc hoạch định có hiệu qủa rất quan trọng đối với việc thực hiện công việc có hiệu quả trong các tổ chức công cũng như tư. Thông tin hoạch định hình thành nên đầu vào của những loại hình quyết định không theo chương trình được đưa ra ở cấp quản trị tối cao trong tổ chức đó. 123
➢Các quyết định kiểm tra: Các cấp quản trị trung gian đưa ra các quyết định kiểm tra nhằm đảm bảo chắc chắn rằng kết quả thực hiện công việc của tổ chức đúng với những mục tiêu đã đề ra. Thông tin kiểm tra đến chủ yếu từ các nguồn nội bộ (thường là liên bộ phận) và liên quan đếùn những vấn đề xây dựng ngân sách và đo lường kết qủa thực hiện công việc của những giám sát viên cơ sở. Tính chất của những quyết định (bài toán) có thể là chương trình hoá hay không ch]ng trình hoá. 124
➢Những quyết định tác nghiệp: Những quyết định loại nầy thường tập trung vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức và cách phải sử dụng các nguồn tài nguyên của nó như thế nào cho có hiệu quả. Thông tin về các hoạt động đến từ các nguồn bình thường và cần thiết như kế toán tài chính, kiểm tra dữ liệu vật tư và lịch tiến độ sản xuất. 125
Thông tin nầy được phát đi từ trong nội bộ và vì nó thường liên quan đến những nhiệm vụ cụ thể nên nó thường đến từ một bộ phận được phân công. Đây là loại thông tin mà các giám sát viên cơ sở sử dụng chủ yếu vì việc ra quyết định ở cấp nầy thường liên quan đến những quyết định được chương trình hoá (quyết định hàng ngày) 126
5. 4- Các chức năng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định : Một DSS có hiệu quả phải cung cấp cho nhà quản trị bốn dịch vụ chính: ▪ Xác định các nhu cầu thông tin ▪ Xử lý thông tin ▪ Sử dụng thông tin 127
Các chức năng của một hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS Xác định các nhu cầu thông tin Thu thập và xử lý thông tin Đánh giá Tóm tắt Đánh chỉ số Phổ biến Lưu giữ Sử dụng thông tin Những kết quả của những quyết định căn cứ vào thông tin của DSS sẽ trở thành đầu vào của hệ thống xác định các nhu cầu thông128 tin tương lai
5. 4.1- Xác định các nhu cầu thông tin Trong bước đầu, nhà quản trị phải cố gắng trả lời những câu hỏi như sau: ▪ Cần bao nhiêu thông tin? ▪ Nó sẽ được sử dụng như thế nào, khi nào và do ai? ▪ Nó cần có dạng như thế nào? Nói một cách khác, nhà quản trị bắt đầu xem xét việc của đầu ra. Các câu hỏi có ích cho việc nhận dạng những nhu cầu thông tin của một nhà quản trị có thể thấy như sau: 129
Bảng kê những nhu cầu thông tin của nhà quản trị 1. Bạn thường xuyên phải ra quyết định loại nào? 2. Những thông tin bạn cần đề ra những quyết định đó thuộc loại nào? 3. Bạn thường xuyên nhận được những thông tin loại nào? 4. Những thông tin bạn muốn có nhưng không nhận được thuộc loại nào? 5. Những thông tin nào bạn cần có hàng ngày? Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng năm? 130
6. Những chương trình phân tích dữ liệu loại nào bạn muốn có sẳn 131
Việc xây dựng DSS cần có sự tham gia của các cấp quản trị trong quá trình triển khai đó. Vì vậy, những yêu cầu của đầu ra đều dựa trên cơ sở những câu trả lời các câu hỏi sau: 1. Những thông tin nào cần thiết cho việc ra quyết định và kỉem tra ở các cấp khác nhau? 2. Những thông tin nào cần thiết cho việc phân bổ các nguồn tài nguyên? 3. Những thông tin nào cần thiết cho việc đánh giá thành tích 132
Những câu hỏi như trên cho thấy rằng loại thông tin nào cần cho việc xây dựng các mục tiêu, loại thông tin nào cho việc lập tiến độ sản xuất. Vì vậy, những nhà quản trị phải biết phân biệt những loại thông tin “cần phải biết” với loại thông tin “nên biết”. Do đó, nhiều thông tin hơn không phải bao giờ cũng dẫn đến những quyết định đúng đắn hơn. Việc xác định được nhu cầu thông tin chỉ có ý nghĩa khi thu thập được thông tin cần thiết từ thực tiễn công việc hàng ngày cũng như từ các chuyên gia (do đó cần phải xây dựng thêm hệ thống ES nữa) 133
5. 4.2- Thu thập và xử lý thông tin Mục đích của dịch vụ nầy là cải thiện chất lượng chung của thông tin. Nó bao gồm 5 dịch vụ htành phần:  Đánh giá: đòi hỏi phải xác định có thể đặt niềm tin đến mức nào vào một mẫu thông tin cụ thể. Những yếu tố như uy tín của người đó và độ tin cậy của các dữ liệu phải được xác định  Tóm tắt: phải biên tập và rút ngắn thông tin đến để cung cấp cho nhà quản trị chỉ những thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của họ 134
 Đánh chỉ số: đòi hỏi phải phân loại để lưu giữ và truy xuất dễ dàng sau khi đã thu thập được thông tin đó  Phổ biến: đòi hỏi phải đưa đúng thông tin đến đúng nhà quản trị vào đúng lúc cần. Đây cũng chính là mục đích của một DSS  Lưu giữ: là một dịch vụ xử lý thông tin cuối cùng. Như đã nêu ở trên, một tổ chức không có bộ nhớ tự nhiên thì mọi DSS đều phải đảm bảo lưu giữ thông tin sao cho có thể sử dụng được khi nó cần đến. Ngày nay, máy tính có vai trò to lớn trong việc giúp cho dung lượng “bộ nhớ” của 135 tổ chức tawn lên rất nhiều.
5. 4.3- Sử dụng thông tin: Thông tin được sử dụng như thế nào cái đó tuỳ thuộc vào chất lượng (tính chính xác), cách trình bày (dạng thức) và tính kịp thời của nó Việc sử dụng có hiệu quả chỉ có thể thực hiện được nếu ngay từ đầu đã đặt ra đúng những câu hỏi để xác định những nhu cầu thông tin và nếu hệ thống đó được thiết kế một cách cẩn thận. 136
Mục tiêu chính của một DSS là cung cấp đúng thông tin cho đúng người ra quyết định vào đúng lúc cần thiết. Để đạt mục tiêu nầy thì tính kịp thời có thể được ưu tiên hơn tính chính xác. Nếu không có được thông tin khi cần đến nó thì tính chích xác không còn quan trọng nữa. Tuy nhiên, trong phần lớn các trường hợp thì tính chính xác lẫn kịp thời đêu rất quan trọng. 137
5. 5- Thiết kế một hệ thống hỗ trợ ra quyết định Trong một tổ chức, có nhiều hệ thống thông tin khác nhau để phục vụ các chức năng khác nhau như hệ thống thông tin kế toán, nhân sự cũng như những nghiệp vụ khác v.v thì DSS giúp cho nhà quản trị chung có thể khai thác thông tin từ các hệ thống chức năng nầy (ES). Việc thiết kế một DSS cần phải có quan điểm hệ thống nghĩa là phải phát triển một ngân hàng dữ liệu trung tâm và một trung tâm thông tin cũng như phải xem thông tin là một nguồn tại nguyên quan trọng trong tổ chức. 138
5. 5.1- Ngân hàng dữ liệu trung tâm Ngân hàng dữ liệu trung tâm là cốt lõi của DSS. Thông qua ngân hàng dữ liệu trung tâm nầy, thông tin thuộc những chức năng khác nhau sẽ được cung cấp nhanh chóng. Công nghệ thông tin đã cho phép có khả năng xây dựng những DSS như vậy. 139
Điều nầy cũng có nghĩa là: việc tập trung thông tin ở những bộ phận riêng rẽ ở các bộ phận khác nhau như kế toán, marketing và sản xuất để lưu giữ một ngân hàng dữ liệu trung tâm. Các cấp quản trị có thể thoải mái truy cập thông tin từ ngân hàng dữ liệu khi cần thiết. 140
Hệ thống Hệ thống thông tin thông tin tài chính hậu cần Ngân hàng dữ liệu Hệ thống trung tâm thông tin Hệ thống marketing thông tin Hệ thống kế toán thông tin nguồn nhân lực Thông tin Thông tin tiền lương sản phẩm Xu hướng Thông tin bán hàng chi phí Dữ liệu Hệ thống vật tư thông tin Hệ thống Định giá kế toán marketing Hàng mua Thông tin ngoài Kiểm khách Các chi toán hàng phí quảng cáo 141
5. 5.2- Trung tâm thông tin Trong nhiều thập kỷ vừa qua, trong một tổ chức, cả người sử dụng thông tin lẫn người cung cấp thông tin đều nằm rải rác trong khắp tổ chức. Ngày nay, nên cần thiết có một đơn vị để giám sát hoạt động của ngân hàng dữ liệu trung tâm, thu thập và xử lý các thông tin 142
Để xây dựng thông tin cần có 3 nhiệm vụ: ➢ Phát hiện các họat động thông tin phân tán trong toàn bộ tổ chức ➢ Những họat động đó phải xem là một bộ phận của một chỉnh thể ➢ Các hoạt động đó phải đặt dưới sự quản trị của một trung tâm thông tin riêng biệt. Trung tâm thông tin là người tư vấn, phối hợp và là người kiểm tra các chức năng của DSS (xác định nhu cầu thông tin, thu thập, xử lý thông; tin; sử dụng thông tin) 143
5. 5.3- Thông tin là một nguồn tài nguyên của của tổ chức Để đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu quả DSS thì cần phải nhìn nhận thông tin như một tài nguyên cơ bản của tổ chức như tiền bạc, vật tư, nhân sự, nhà máy, trang thiết bị. 144
Vì vậy, với tính cách là một nguồn tài nguyên cơ bản thi thông tin : ➢Có ý nghĩa quyết định sự sống còn của một tổ chức ➢Chỉ có thể được sử dụng có trả tiền ➢Phải được cung cấp đúng chỗ và đúng lúc ➢Phải được sử dụng có hiệu quả để đạt lợi nhuận tối ưu 145