Bài giảng Quản trị nhân lực - Chương 4: Phân tích công việc

Nội dung text: Bài giảng Quản trị nhân lực - Chương 4: Phân tích công việc

1. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC JOB ANALYSIS Giảng viên: Ngô Quý Nhâm, MBA Khoa Quảntrị Kinh doanh, ĐạihọcNgoạiThương Email: quynham@gmail.com ĐT: 0904063835 Nội dung: ) Tầm quan trọng của phân tích công việc ) Qui trình tiếnhànhphântíchcôngviệc ) Thực đơnphântíchcôngviệc ) Bảnmôtả công việcvàbảnTiêuchuẩn thựchiệncôngviệc ) Lựachọnphương pháp thu thập thông tin ) Kĩ năng thiếtkế và nghiệmthubảnmôtả công việccụ thể ) Những xu hướng củaPTCV trongthế giới hiện đại NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 1
2. Phân tích công việclàgì? ) Phân tích công việclàquátrìnhxác định có hệ thống những công việc chính yếu có trong tổ chứcvànhững năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩmchất cầnthiết để hoàn thành những công việc đó. ) Ngày nay, phân tích công việc được mở rộng và bao gồmviệcthuthập thông tin về chếđộđãi ngộ gắnvới công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân biệtmộtsố thuậtngữ Tậphợpnhững công việc tương tự về nội dung và Nghề có liên quan với nhau, đòi hỏingườilaođộng phảicó (Occupation) sự hiểubiết đồng bộ về chuyên môn nghiệpvụ, có những kỹ năng và kinh nghiệmcầnthiết để thựchiện Công việc Tấtcả các vị trí giống nhau về mặt nhiệmvụ chính phảithựchiện (Jobs) Vị trí Tậphợp các nhiệmvụ mà mộtngười phải thựchiện (Positions) Nhiệmvụ Là một hoạt động riêng biệt vớimộtmục đích cụ thể mà mỗingườiphảithựchiện (Tasks) NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 2
3. Tạisaophảiphântíchcôngviệc? Kếtquả phân tích công việc đượcsử dụng cho: ) Lậpkế hoạch nhân lực ¾ Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng ) Tuyểndụng ¾ Tiêu chuẩn đánh giá và tuyểnchọn ¾ Phương pháp đánh giá và tuyểnchọn ) Đào tạovàpháttriển ¾ Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiệntại ¾ Nộidung chương trình đào tạo ¾ Đánh giá hiệuquảđào tạo ) Quảnlýthànhtích ¾ Xác định tiêu chí/tiêu chuẩnsử dụng để đánh giá thành tích ¾ Thiếtkế biểumẫu đánh giá ¾ Đưarakỳ vọng về thànhtíchchonhânviên ) Xây dựng hệ thống đãi ngộ: ¾ Định giá công việc ¾ Điềuchỉnh tiềnlương NGÔ QUÝ NHÂM, MBA QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phân tích Kếtquả công việc Định hướng nhiệmvụ Nhậndạng Các nhiệmvụ Bảng mô tả công việc công việc + Bốicảnh Định hướng KKK Kiếnthức Bảng mô tả Suy diễn Kỹ năng Khả năng tiêu chuẩn Yêu cầukhác NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 3
4. Thực đơnphântíchcôngviệc •Cáchoạt động – những gì mà nhân Nội dung công việc viên thựctế phảithựchiện (job-content) •Những điềukiệntrongđó nhân Bốicảnh thựchiện viên phảithựchiệncôngviệccủa công việc mình (job-context) •Những yêu cầumàcôngviệcnày đòi hỏi đốivớingườithựchiện Các yêu cầu •Kiếnthức, kỹ năng, khả năng, các yêu đốivới nhân viên cầukháccần để hoàn thành công việc (Worker requirements) NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Các thông tin về nội dung công việc ) Cấp độ 1: Bao quát ¾ Chứcnăng hoặc nhiệmvụ chung: các mảng/phạmvi trách nhiệmchủ yếu ) Cấp độ 2: Cụ thể ¾ Nhiệmvụ (cụ thể) † Những gì nhân viên phảithựchiệnkhitriểnkhaimộtchức năng củacôngviệc † mộthọat động tạoramộtsảnphẩmhoặcdịch vụ cụ thể ¾ Hành vi làm việc: mộthoạt động quan trọng nhưng không gắnvớimộtnhiệmvụ cụ thể nào ) Cấp độ 3: Chi tiết ¾ Công đoạn: Các bướccần đượctriểnkhaiđể hoàn thành mộtnhiệmvụ cụ thể ¾ Các sự kiệnquantrọng: những hoạt động cụ thể có tạorasự khác biệtgiữacácmức thành tích khác nhau NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 4
5. Bốicảnh thựchiệncôngviệc ) Quan hệ báo cáo ) Quan hệ giám sát ) Quyềnhạn ) Quan hệ vớingười khác ) Điềukiệnlàmviệc ) Các nhu cầuvề thể lực ) Các nhu cầu đốivới cá nhân ¾ Những khía cạnh củacôngviệccóthể gây ứcchế, ngắt quãng công việc ¾ Khách hàng khó tính, nhàm chán, xung độthoặc không rõ ràng về trách nhiệm ¾ Đòi hỏiphảilàmngoàigiờ NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Yêu cầu đốivớingườithựchiện Kiếnthức Hệ thống những hiểubiếthoặc thông tin có thể áp dụng cho việcthựchiện nhiệmvụ (Knowledge) Những năng lựcthựchiệnmột nhiệmvụ cụ Kỹ năng thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác, (Skills) và có thể học) Năng lựcthựchiện các cá nhiệmvụ phi thao Khả năng/năng lực tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lựctư duy, (Ability) năng lựctâmlý Yêucầuvề thân nhân hoặcpháplý Các yêu cầukhác Yêucầuvề tính cách (Others) Yêucầuvề sự sẵnsàngbắt đầulàmviệc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 5
6. Ví dụ về mộtsố yêu cầukhác: ) Yêu cầuvề mặtpháplý ¾ Chứng chỉ hành nghề ¾ Bằng lái xe ¾ Hộ khẩu ¾ Tiềnán, tiềnsự ) Yêu cầuvề tính cách ¾ Tinh thầnlàmviệc ¾ Đạo đứcnghề nghiệp ¾ Sự chu đáo ¾ Nỗ lực ¾ Trung thựcvàtin cậy ) Yêu cầuvề sự sẵnsàng ¾ Ngày có thể bắt đầulàmviệc ¾ Giờ và ngày làm việctrongtuần ¾ Đilại NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Mô hình năng lực ) Năng lựclàbấtkỳ thái độ, kỹ năng, hành vi, động cơ hoặc các đặc điểm cá nhân khác cần để thựchiệnmộtcôngviệc, hoặc quan trọng hơn, có thể phân biệtgiữanhững ngườicóthànhtíchvượttrộivớingười có thành tích trung bình ) Mô hình do Hay Group phát triển ) Mô hình năng lựcgồm: ¾ Năng lựccốt lõi (Core competencies) ¾ Năng lựccụ thể theo vai trò (Role specific competencies) NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 6
7. Năng lựccốtlõi Tiêu chí đánh giá Mức độ Năng lựcthíchứng 1 2 3 4 5 Định hướng khách hàng 1 2 3 4 5 Kỹ năng giao tiếp 1 2 3 4 5 Hiểubiếtvề tổ chức 1 2 3 4 5 Năng lựcphánđoán và giải 1 2 3 4 5 quyếtvấn đề Tậptrungvàokếtquả 1 2 3 4 5 Hiệptácvàlàmviệcnhóm 1 2 3 4 5 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Nguồn: Hay Group Năng lựccụ thể theo vai trò/vị trí Mức độ Tiêu chí đánh giá Huấnluyệnvàpháttriểnngườikhác 1 2 3 4 5 Đổimới 1 2 3 4 5 Khả năng thuyếtphụcvàảnh hưởng 1 2 3 4 5 đếnngườikhác Năng lựclãnhđạo 1 2 3 4 5 Năng lựcxâydựng quan hệ 1 2 3 4 5 Quảnlýnguồnlực 1 2 3 4 5 Tự quảnlý 1 2 3 4 5 Giảiquyếtvấn đề 1 2 3 4 5 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Nguồn: Hay Group 7
8. NĂNG LỰC VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ) Sáng tạo ) Nhiệttình ) Chu đáo, quan tâm ) Khả năng làm việc nhóm ) Cụ thể, sẵnsànghọchỏi ) Định hướng kếtquả ) Khả năng đổimới, cống hiến và nhiệt tình NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bảnmôtả công việc ) BảnMôtả công việc (Job Description ) mô tả những nhiệmvụ ngườinắmcôngviệc phảithựchiện, thựchiệnnhư thế nào, trong điềukiệnnhư thế nào và tạisao. ) Thông thường, BảnMTCV gồm: ¾ Phòng ban/nhóm công việc ¾ Chứcdanh ¾ Tóm tắtvề công việc ¾ Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ ¾ Bốicảnh thựchiệncôngviệc ¾ Ngày phân tích công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 8
9. BảnTiêuchuẩncôngviệc ) BảnTiêuchuẩncôngviệc chỉ ra những yêu cầu đốivớingườithựchiện công việcphảicóđể hoàn thành tốtcôngviệc đó, xác định những kiếnthức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, chứng nhậnnghề nghiệpvànhững khả năng cần để hoàn thành công việchiệuquả. ) Bản TCCV gồmcácthôngtin: ¾ Phòng ban/nhóm công việc ¾ Chứcdanh ¾ Tóm tắtvề công việc ¾ Các kiếnthức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác (viết thành mụcriêng) ) Thông thường, Bản MTCV và TCCV đượcviết trên cùng mộtvănbản NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Trình bày bản MTCV và TCCV MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Tên công việc: Tóm tắtcôngviệc: Báo cáo cho: Các nhiệmvụ (%): 1. 2. LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: Trình độ họcvấn: Kiếnthức/kỹ năng: Kinh nghiệm: TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH 1. 2. Ngày: Ngườiphêduyệt: NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 9
10. Yêu cầu đốivớiBảnmôtả công việc ) Hướng dẫnchongườithựchiệnbiết được phảilàmgìvà làm như thế nào ) Cung cấpnhững thông tin có thểđượcsử dụng trong quá trình tuyểndụng ¾ không chỉ những yêu cầuvề kỹ năng mà còn những thông tin về “bảnchất”củangườicóthể phù hợp nhất vớicôngviệc ) Đưaracơ sởđểtrả lời “Ai là ai” và thư mụckỹ năng nhờđó các thành viên trong tổ chứcbiết ai làm gì và ai biếtgì. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấncá nhân Phỏng Quan vấn sát nhóm Phương pháp thu thậpthông tin Thông Bảng tin có hỏi sẵn NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 10
11. Phương pháp phỏng vấn Hướng dẫnthựchiệnphỏng vấnphântíchcôngviệc: 1. Nêu mục đích củacuộcphỏng vấn 2. Cấutrúccuộcphỏng vấn ) Mô tả các chứcnăng chính Æ các nhiệmvụ trong mỗi chứcnăng Æ các bướcthựchiện; hoặc ) Mô tả các hoạt động theo khu vực; hoặc ) Mô tả chứcnăng theo khoảng thờigian/mùavụ; hoặc ) Nêudanhmụccácdự án Æ các hoạt động củatừng DA 3. Kiểmsoátcuộcphỏng vấn ) Kiểm soat thờigianvànộidung ) Bày tỏ sự quan tâm ) Thường xuyên nhắclạivàtómtắtcácđiểm chính ) Đừng cố gắng gợiý những thay đổihoặccảitiếnvề phương pháp thựchiệncôngviệc 4. Ghi lạicuộcphỏng vấn 5. Kết thúc cuộcphỏng vấnbằng việctổng kếtlại thông tin/các hoạt động chính NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phương pháp Bảng hỏi (Position Analysis Questionnaire) 1. Thông tin đầuvào Ngườithựchiệncôngviệclấy thông tin từđâu? (Information inputs) 2. Các quy trình tư duy Quy trìnhnào(phântích, raquyết định, lậpkế (Mental processes) hoạch) cần đượcsử dụng để thựchiệncôngviệc? 3. Các nhiệmvụ, Các hoạt động thể chấtvàcôngcụ nào đượcsử hoạt động dụng để tiếnhànhcôngviệc? (Work output) 4. Quan hệ với ngườikhác Mốiquanhệ gì vớingườikhác/bộ phậnkháccần phảithiếtlập để hoàn thành công việc? (Relationship with others) 5. Bốicảnh giao tiếp Bốicảnh vậtchấtvàxãhộitrongđócôngviệc đượcthựchiện (Job context) Các hoạt động, điềukiệnhoặc đặc điểmkháccó Các đặc điểmkhác liên quan nhưng chưa đượcmôtả trong phần1-5? (Other job characteristics) NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 11
12. THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP Phỏng vấn Quan sát Bảng hỏi NỘI DUNG CÔNG VIỆC Chứcnăng * * Nhiệmvụ * * * Hành vi làm việc * * * Các bướcthựchiệncôngviệc * * Các hoạt động quan trọng * * BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ báo cáo * Giám sát * Ra quyết định * Quyềnhạn * Điềukiệnlàmviệc * * Yêu cầuvề thể lực * * Các yêu cầucánhân * YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC Kiếnthức * * Kỹ năng * * * Khả năng * * Các đặc điểmcánhân * * Bằng cấp * Ma trậnphântíchcôngviệc Chứcdanhcôngviệc: Tóm tắtcôngviệc: Nội dung công việc Yêu cầu đốivớinhân viên Các nhiệm Chứcnăng Tầmquan KSAOs Tầmquan vụ (mảng trọng (% trọng (1-5) nhiệmvụ) thờilượng) 1. A. % 1. 2. A. % 2. 3. % 3. 4. B. % 4. 5. B. % 5. 6. B. % 6. Bốicảnh thựchiệncôngviệc: NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Form JA01 12
13. Đánh giá tầm quan trọng của KKKK A. Tầmquantrọng đốivớiviệc đạt đượckếtquả vượttrội/chấpnhận được: 1 = quan trọng tốithiểu 2 = hơiquantrọng 3 = quan trọng 4 = khá quan trọng 5 = rấtquantrọng B. KKKK này có cần được đánh giá khi tuyểndụng không? Có Không C. KKKK phảilàyêucầubắtbuộchoặc ưutiênhoặc không cầnthiết đốivớiviệctuyểndụng hay không? Yêu cầubắtbuộc Ưutiên Không bắtbuộc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 13