Bài giảng Quản trị nhân sự - Bài 2: Phân tích công việc và mô tả công việc

Nội dung text: Bài giảng Quản trị nhân sự - Bài 2: Phân tích công việc và mô tả công việc

1. Bài 02 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ MÔ TẢ CÔNG VỆC Ngô Quý Nhâm Trưởng bộ môn Quảntrị và Nhân sự, ĐH NgoạiThương Email: quynham@gmail.com NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
2. Nội dung:  Tầm quan trọng của phân tích công việc  Thực đơn phân tích công việc  Bảnmôtả công việcvàbản Tiêu chuẩn thựchiệncôngviệc  Lựachọnphương pháp thu thập thông tin  Thiếtkế công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
3. Phân tích lưu đồ công việc  Thiếtkế lưu đồ công việc: quá trình phân tích các nhiệmvụ cầnthiết đốivới việctạoramộtsảnphẩmhoặcdịch vụ trướckhi phân bổ hoặc giao nhiệmvụ cho mộtcôngviệccụ thể hoặcmộtngười. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
4. Phân tích và thiết kế công việc Nguyên liệu đầu vào Loại vật tư, dữ liệu và thông tin nào cần cho công việc? Thiết bị Hoạt động Kết quả (quy trình) Loại phương tiện, • Sản phẩm, thông tin thiết bị và hệ thống hoặcdịchvụgìđược Nhiệm vụ cụ thể nào cụ thể nào cần cho tạo ra? cần trong việc tạo ra công việc? • Kết quả được đo lường kết quả mong muốn? như thế nào? Nguồn nhân lực Kiến thức, kỹ năng và năng lực cụ thể nào cần để hoàn thành nhiệm vụ? NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
5. Phân tích công việc là gì?  Mộtquytrìnhđượctổ chứcmộtcách hệ thống nhằm thu thập, phân tích và tổ chức thông tin về các công việccụ thể của doanh nghiệp:  Chứcnăng, nhiệmvụ, hoạt động  Bốicảnh, điềukiện  Yêu cầuvề kiếnthứckỹ năng NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
6. Tại sao phải phân tích công việc? Kết quả phân tích công việc được sử dụng cho:  Lập kế hoạch nhân lực  Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng  Tuyển dụng  Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn  Phương pháp đánh giá và tuyển chọn  Đào tạo và phát triển  Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại  Nội dung chương trình đào tạo  Đánh giá hiệu quả đào tạo  Quản lý thành tích  Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích  Thiết kế biểu mẫu đánh giá  Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên  Xây dựng hệ thống đãi ngộ:  Định giá công việc  Điều chỉnh tiền lương NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
7. Thực đơn phân tích công việc •Cáchoạt động – những gì mà nhân Nội dung công việc viên thựctế phảithựchiện (job-content) •Những điềukiệntrongđó nhân viên Bốicảnh thựchiện phảithựchiệncôngviệccủamình công việc •Những yêu cầumàcôngviệcnàyđòi (job-context) hỏi đốivớingườithựchiện Các yêu cầu •Kiếnthức, kỹ năng, khả năng, các yêu đốivới nhân viên cầukháccần để hoàn thành công việc (Worker requirements) •Xácđịnh kếtquảđầuracụ thể cho Kếtquả/đầura mỗi nhiệmvụ (Output)
8. Nội dung công việc Cấp độ 1: Chứcnăng hoặc nhiệmvụ chung: Bao quát các mảng/phạm vi trách nhiệmchủ yếu Cấp độ 2: Nhiệmvụ (cụ thể) Cụ thể • Những gì nhân viên phảithựchiệnkhi triểnkhaimộtchứcnăng củacôngviệc • Mộthọat động tạoramột sảnphẩm hoặcdịch vụ cụ thể Các bước (công đoạn) cần được Cấp độ 3: triển khai để hoàn thành một nhiệm Chi tiết vụ cụ thể NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
9. Bối cảnh thực hiện công việc  Quan hệ báo cáo  Định vị trong cơ cấutổ chức  Quan hệ giám sát  Quyềnhạn  Tuyểndụng, sa thải, ngân sách  Quan hệ cá nhân (vớingườikhác)  Đốitượng và bảnchấtmốiquanhệ  Điềukiệnlàmviệc  Những nhân tố gây ra sự không thoảimáihoặc nguy hiểm NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
10. Bốicảnh thựchiệncôngviệc  Quyềnhạn  Lậpkế hoạch, tổ chức điềuphối  Ký kếtvănbản, quyết định, công văn  Tuyểndụng nhân sự  Chi tiêu trong phạm vi ngân sách NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
11. Yêu cầu đối với người thực hiện Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có Kiến thức thể áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ (Knowledge) Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ Kỹ năng thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác, và có thể học) (Skills) Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao Khả năng (năng lực) tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy, (Ability) năng lực tâm lý Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý Các yêu cầu khác Yêu cầu về tính cách (Others) Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
12. Thông tin quan trọng củabảnMTCV Mục đích công việc Chứcnăng A Chứcnăng B Nhiệm Nhiệm Nhiệmvụ A2 Nhiệmvụ B2 vụ A1 vụ B1 Yêu cầu Yêu cầu năng lực năng lực Yêu cầu Yêu cầu A – các B – các kếtquả A kếtquả B cấp độ cấp độ năng lực năng lực
13. Bản mô tả công việc  BảnMôtả công việc (Job Description ) mô tả những nhiệmvụ ngườinắmcôngviệc phảithựchiện, thựchiệnnhư thế nào, trong điềukiệnnhư thế nào và tạisao.  Thông thường, BảnMTCVgồm:  Phòng ban/nhóm công việc  Chứcdanh  Tóm tắtvề công việc  Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ  Bốicảnh thựchiệncôngviệc  Ngàyphântíchcôngviệc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
14. Bản Tiêu chuẩn công việc  BảnTiêuchuẩn đốivớingườithựchiện công việc chỉ ra những yêu cầu đốivớingườithựchiện để có thể hoàn thành tốtcôngviệc đó  Các yêu cầu:  Trình độ  Kinh nghiệm  Kiếnthức,  Kỹ năng,,,  Chứng nhậnnghề nghiệpvà  những khả năng NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
15. BảnMôtả công việcvàBảnmôtả vị trí Bản mô tả công việc mô tả bản chất chung của công việc xem xét. Nó bao gồm các thông tin như trách nhiệm chung, các nhiệm vụ, các đặc điểm nhân viên phải có. Các thông tin này được sử dụng cho việc phân loại và cơ sở cho việc mô tả vị trí. Bản mô tả vị trí cụ thể hóa các trách nhiệm theo nhu cầu của bộ phận Nó tập trung vào kết quả và trách nhiệm cuối cùng chứ không phải là nhiệm vụ chung. Nó xác định các nhiệm vụ cụ thể và được sử dụng để quản lý thành tích. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
16. KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
17. Ai nên tham gia phân tích và viết bản mô tả công việc?  Ngườithựchiệncôngviệc  Ngườiquảnlýtrựctiếp  Chuyên viên phòng nhân sự  Chuyên gia tư vấn NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
18. Phân chia trách nhiệmgiữabộ phận Nhân sự và Quảnlýbộ phận Bộ phận nhân sự Quảnlýbộ phận Điềuphối quá trình phân tích Hoàn chỉnh hoặcphâncông công việc nhân viên cung cấp thông tin phân tích công việc Thiếtkế bảnmôtả công việc để Kiểmtravàđảmbảo độ chính quảnlýbộ phậnxemxét xác củabản MTCV/TCCV Định kỳ kiểmtrabản Yêu cầu điềuchỉnh khi công việc MTCV/TCCV thay đổi Kiểm tra thôn tin đầuvàocủa Xác định các tiêu chuẩn đánh giá QLBP để đảmbảo tính chính xác thành tích dựa trên thông tin phân tích công việc Tìm kiếmsự hỗ trợ hoặctư vấn Có thểđóng vai trò là chuyên gia từ bên ngoài đốivớitrường hợp hoặc thành viên ban đánh giá khó khăn MTCV NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
19. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ CHUẨN HÓA CHỨC DANH Chuẩnhóacơ cấutổ chức Phân bổ chứcnăng, nhiệmvụ cho các phòng Chuẩnhóachứcdanh Phân bổ chứcnăng, nhiệmvụ cho chứcdanh Tên Tên Tên Tên chứcdanh chứcdanh chứcdanh chứcdanh công việc công việc công việc công việc Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Công Công Công Công việc việc việc việc
20. Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc  Hướng dẫn cho ngườithựchiệnbiết được phảilàmgìvà làm như thế nào  Cung cấpnhững thông tin có thểđượcsử dụng trong quá trình tuyểndụng NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
21. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN Phỏng vấn Quan (cá nhân, sát nhóm) Phương pháp thu thập thông tin Thông Bảng tin có hỏi sẵn NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
22. Sắp sếp thông tin phân tích công việc 1. Xác định các nhiệmvụ  Mỗicôngviệcnêncókhoảng 3 đến7 nhiệmvụ 2. Xác định các hoạt động trong mỗi nhiệmvụ  Hành động  Đốitượng của hành động  Mục đích hoặckếtquả mong muốncủa hành động  Máy móc, thiếtbị, sổ tay, quy tắcvàcác hỗ trợ khác để hoàn thành mộthoạt động NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
23. Sắp sếp thông tin phân tích công việc 4. Đánh giá các hoạt động 5. Đánh giá bối cảnh công việc 6. Đánh giá năng lực người thực hiện  Kiến thức, kỹ năng cơ bản  Năng lực đặc biệt để đạt được thành tích vượt trội NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
24. Phương pháp Bảng hỏi phân tích vị trí (Position Analysis Questionnaire) 1. Thông tin đầu vào Người thực hiện công việc lấy thông tin từ đâu? (Information inputs) 2. Các quy trình tư duy Quy trình nào (phân tích, ra quyết định, lập kế (Mental processes) hoạch) cần được sử dụng để thực hiện công việc? 3. Các nhiệm vụ, Các hoạt động thể chất và công cụ nào được sử hoạt động dụng để tiến hành công việc? (Work output) 4. Quan hệ với người khác Mối quan hệ gì với người khác/bộ phận khác cần phải thiết lập để hoàn thành công việc? (Relationship with others) 5. Bối cảnh giao tiếp Bối cảnh vật chất và xã hội trong đó công việc được thực hiện (Job context) Các hoạt động, điều kiện hoặc đặc điểm khác có Các đặc điểm khác liên quan nhưng chưa được mô tả trong phần 1-5? (Other job characteristics) NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
25. THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP Phỏng vấn Quan sát Bảng hỏi NỘI DUNG CÔNG VIỆC Chức năng * * Nhiệm vụ Hành vi làm việc Các bước thực hiện công việc * * Các hoạt động quan trọng * * BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ báo cáo * Giám sát * Ra quyết định * Quyền hạn* Điều kiện làm việc Yêu cầu về thể lực Các yêu cầu cá nhân * YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC Kiến thức Kỹ năng * * * Khả năng * * Các đặc điểm cá nhân * * Bằng cấp*
26. XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC  Xác định mục tiêu của dự án  Lựa chọn phương pháp thu thập và lưu giữ thông tin phân tích công việc  Lựa chọn các chuyên gia có liên quan  Thu thập dữ liệu về công việc  Xử lý dữ liệu phân tích công việc  Truyền thông  Quản lý quá trình phân tích công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
27. Các chiếnlượcthiếtkế công việc  Đơngiản hóa công việc – Chia các công việc thành các dạng đơngiảnnhấtvàtiêuchuẩn hóa các nhiệmvụ.  Mở rộng phạm vi công việc (Khốilượng công việc) – thêm những nhiệmvụđểmở rộng phạmvi côngviệc.  Luân chuyểncôngviệc – Thông qua đào tạo nhân viên để họ có thể chuyểntừ vị trí này sang những vị trí khác, giao cho họ nhiều nhiệmvụ hơn. Thông thường sẽđượcsử dụng kếthợpvớihệ thống trả lương dựatrênkỹ năng. 16 - 27 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning
28. Các chiếnlượcthiếtkế công việc (tiếp)  Làm giàu công việc(Khốilượng công việc theo chiềudọc) – Tạo động lực trong công việcbằng cách tăng việclậpkế hoạch, ra quyết định, tổ chứcvàkiểmsoátcácchức năng (theo truyềnthống là các nhiệmvụ quảnlý)  5 đặc điểmcốt lõi: 1. Đadạng kỹ năng 2. Nhậndiện nhiệmvụ 3. Nhiệmvụ ý nghĩa 4. Tự chủ 5. Phảnhồi 16 - 28 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning
29. Các chiếnlượcthiếtkế công việc (tiép)  Linh hoạtvề thờigian–Nhânviênxây dựng kế hoạch làm việc xung quanh một thờigiancốt lõi như từ 11h sáng đến2h chiều–nhưng có thể linh hoạtvề thờigian họ bắt đầuvàkết thúc công việc.  Chia sẻ công việc–Sự bố trí công việcmà hai hoặc nhiềungườicóthể chia sẻ công việctoànthờigiancủamôtngười. 16 - 29 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning
30. Các chiếnlượcthiếtkế công việc (tiếp)  Địa điểm linh hoạt–Sự bố trí công việcmà nhân viên có thể làm việcngoàivăn phòng truyềnthống như tạimột chi nhánh gần nhà, hoặctrongmộtvàitrường hợpcóthể làm việctại nhà.  Làm việctừ xa – Sự bố trí công việc mà nhân viên làm việctừ nhà củahọ, sử dụng những thiếtbị thông tin liên lạchiện đạikếtnốivới nơilàmviệc. 16 - 30 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning