›
›

Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Khái quát quản trị văn phòng

ppt 91 trang hapham 3200
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Khái quát quản trị văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_quan_tri_van_phong_chuong_1_khai_quat_quan_tri_van.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Khái quát quản trị văn phòng

  1. bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbMÔN HỌC bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb(MANAGEMENT OF OFFICE) bbbbbb GV: TS. Nguyễn Nam Hà 0909812330 namhadhcn@yahoo.com.vn 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 1
  2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HỌC TẬP HỌC ĐỂ BIẾT HỌC ĐỂ LÀM HỌC ĐỂ HỘI NHẬP HỌC ĐỂ KHẲNG ĐỊNH MÌNH 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 2
  3. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ◘ VB: Văn bản ◘ VBHC: Văn bản hành chính ◘ VBTP: Văn bản tư pháp ◘ VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật ◘ DN: Doanh nghiệp ◘ VP: Văn phòng ◘ VPĐD: Văn phòng đại diện ◘ QTVP: Quản trị văn phòng ◘ CQ TC: Cơ quan, tổ chức 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 3
  4. OVERVIEW OF COURSE ◘ Total units of study: 2 units of study (30 information theory + homework) ◘ Course Program: 7 Chapter ◘ Essay: A group of 3 to 10 students (classroom presentations) ◘ Exam form: tests / implementation of self-review ◘ Absent from class more than six periods: Ban the end of the semester 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 4
  5. TỔNG QUÁT VỀ MÔN HỌC ◘ Số tín chỉ: 2 (30 tiết lý thuyết) ◘ Chương trình: 2 Phần 9 Chương ◘ Tiểu luận: Nhóm 3 - 5 SV (nộp TL và thuyết trình trên lớp) ◘ Hình thức thi: Trắc nghiệm ● Giữa kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p) ● Cuối kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p) ◘ Nghỉ học ≥ 6 tiết: Cấm thi cuối kỳ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 5
  6. COURSE PROGRAM (1) PART 1 OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT Chapter 1: Overview of the Office Administration Chapter 2: Information Management & Profile Chapter 3: Organizing the reception Chapter 4: Meeting & Management program development plans. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 6
  7. COURSE PROGRAM (2) PART 2 TECHNICAL DRAFTING, TEXT LAYOUT Chapter 5: Overview of documents Chapter 6: Procedures & techniques presented documents Chapter 7: Style the administrative language in the documents Chapter 8: The process of drafting & issuing documents Chapter 9: Technical drafting, presents some common administrative documents. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 7
  8. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (1) PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1 Khái quát về QTVP Chương 2 Quản trị thông tin & hồ sơ Chương 3 Tổ chức công tác lễ tân Quản trị hội họp & xây dựng Chương 4 chương trình, kế hoạch 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 8
  9. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (2) PHẦN 2 KỸ THUẬT SOẠN THẢO, TRÌNH BÀY VB Chương 5 Khái quát về VB Chương 6 Thể thức, kỹ thuật trình bày VB Chương 7 Phong cách ngôn ngữ trong VB hành chính - công vụ Chương 8 Quy trình soạn thảo ban hành VB Chương 9 Kỹ thuật soạn thảo, trình bày VB hành chính thông dụng 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 9
  10. COURSE OBJECTIVES ◼KnowledgeKnowledge: ● Understand the functions, tasks, organizational structure, organizational form office. ● Understand the system of legal, judicial documents, administrative documents. ◼ Skills:Skills ● Know how to organize, manage office ● Drafting and presentation of common administrative documents: Decision, notify, report, reports, documents 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 10
  11. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC Kiến thức ◘ Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hình thức tổ chức VP. ◘ Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC. Kỹ năng ◘ Biết cách tổ chức, quản lý VP ◘ Soạn thảo, trình bày VB hành chính thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 11
  12. TÀI LIỆU MÔN HỌC Giáo trình chính ◘ Giáo trình Quản trị văn phòng, Khoa QTKD, Trường ĐHCN TPHCM, 2011. Tham khảo 1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị hành chính VP, NXB. TH., TPHCM, 2008. 2. Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành chính VP. NXB. TK., TP.HCM 2009. 3. Mike Harvey, Quản trị hành chính VP, NXB. Hồng Đức, TPHCM, 2008. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 12
  13. TÀITÀI LIỆULIỆU THAMTHAM KHẢOKHẢO 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 13
  14. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ◘ Hiến pháp 1992. ◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 3/6/2008 (01/01/2009). ◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND 3/12/2004 (1/4/2005). ◘ Luật Lưu trữ 01/01/2011 (01/7/2012). 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 14
  15. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 15
  16. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ◘ NĐ 58/2001 Quản lý con dấu ◘ NĐ 82/2001 Nghi lễ Nhà nước ◘ NĐ 110/2004 Công tác văn thư ◘ NĐ 24/2009 Luật Ban hành VBQPPL ◘ NĐ 31/2009 Sửa đổi NĐ 58/2001 ◘ NĐ 9/2010 Sửa đổi NĐ 110/2004 ◘ NĐ 01/2013 Luật Lưu trữ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 16
  17. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ◘ Thông tư liên tịch 55_6/5/2005_BNV- VPCP: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. ◘ Thông tư 01_19/1/2011_Bộ Nội vụ: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. ◘ Thông tư 9/2011/Bộ Nội vụ_Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 17
  18. ĐỊA CHỈ TẢI BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ ◘ www.fba.iuh.edu.vn / Bài giảng giáo viên / Nguyễn Nam Hà / Môn QTVP. ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT ◘ www.gov.vn / Hệ thống văn bản / Thông tư / Năm ban hành / 2011 / Thông tư số 01 Bộ Nội vụ - thể thức & kỹ thuật trình bày VBHC. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 18
  19. WEBSITE THAM KHẢO ◘ (Quốc hội) ◘ (Chính phủ) ◘ (Tổng cục thống kê) ◘ (ĐHCN TPHCM) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 19
  20. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 20
  21. ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 1. VP ảo: Thực trạng & giải pháp phát triển. 2. Giao tiếp VP - tiếp khách qua điện thoại: Thực trạng & kiến nghị. 3. Giao tiếp VP - tiếp khách trực tiếp: Thực trạng & kiến nghị. 4. Vấn đề phong thủy trong lựa chọn vị trí đặt VP: Thực trạng & kiến nghị. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 21
  22. ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 5. Vấn đề phong thủy trong bài trí VP: Thực trạng & kiến nghị. 6. Tổ chức công tác VP trong IUH: Thực trạng & kiến nghị. 7. Sử dụng không gian VP: Thực trạng & kiến nghị. 8. Ánh sáng trong VP: Thực trạng & kiến nghị. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 22
  23. ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 9. VP “Xanh”: Thực trạng & kiến nghị 10. Nội thất văn phòng: Thực trạng & kiến nghị. 11. Văn phòng & vấn đề bảo vệ môi trường: Thực trạng & kiến nghị 12. VP & vấn đề tiết kiệm năng lượng: Thực trạng & kiến nghị. 13. VP mở: Thực trạng & kiến nghị. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 23
  24. ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 14. Quản trị thông tin: Thực trạng & kiến nghị 15. Quản trị thời gian: Thực trạng & kiến nghị 16. Tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp: Thực trạng & kiến nghị. 17. Văn phòng điện tử: Thực trạng & kiến nghị. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 24
  25. ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 18. Kỹ năng làm việc theo nhóm. 19. Quản trị hồ sơ: Thực trạng & kiến nghị. 20. Áp dụng 5S trong quản trị văn phòng. 21. Hội họp tại VN: Thực trạng & kiến nghị. 22. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản trị văn phòng. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 25
  26. PART I OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 26
  27. Phần I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 27
  28. CHAPTER 1 OVERVIEW OF OFFICE MANAGEMENT PERIODS FOR LECTURE: 3 (HOME STUDY: 6) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 28
  29. Chương 1 KHÁI QUÁT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG SỐ TIẾT GIẢNG: 3 (TỰ HỌC: 6) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 29
  30. LESSON CONTENT ◘ Concepts, functions and office mission ◘ Organizational structure of the office ● Principle of operation ● Office organization ◘ Office management method ◘ Methods of office layout ◘ The active form of office 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 30
  31. NỘI DUNG BÀI GIẢNG ◘ Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP ◘ Cơ cấu tổ chức VP ● Nguyên tắc hoạt động ● Tổ chức văn phòng ◘ Phương pháp quản lý VP ◘ Phương pháp bố trí VP ◘ Các hình thức hoạt động của VP 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 31
  32. 1. CONCEPTS, FUNCTIONS & DUTIES 1.1. OFFICE CONCEPT ◘ Narrow sense: Head office of organization ◘ Broad sense: general operating apparatus of the organization, ensuring the technical material conditions for the operation of the organization. ◘ Management perspective: Where receiving and processing information for the administration. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 32
  33. 1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ◘ Nghĩa hẹp: Trụ sở làm việc của TC ◘ Nghĩa rộng: Bộ máy điều hành tổng hợp của CQ, TC, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của CQ, TC. ◘ Góc độ quản trị: Nơi tiếp nhận, xử lý thông tin phục vụ công tác điều hành. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 33
  34. 1.2. OFFICE MANAGEMENT CONCEPTS ◘ Office management is the planning, organization, coordination, standardization and control of information processing activities in the office. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 34
  35. 1.2. KHÁI NIỆM QTVP ◘ Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa & kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 35
  36. FUNCTIONS OF OFFICE MANAGEMENT 1 The planning office 2 Organize the office work 3 Direct the work of the office 4 Check for office work Administrative Services office 5 (legal papers valid in the field of management, not for profit purposes) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 36
  37. CHỨC NĂNG CỦA QTVP 1 Hoạch định công tác VP 2 Tổ chức thực hiện công việc VP 3 Lãnh đạo công tác VP 4 Kiểm tra công việc VP Dịch vụ hành chính VP 5 (cấp giấy tờ có giá trị pháp lý trong lĩnh vực quản lý, không nhằm mục tiêu lợi nhuận) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 37
  38. 1.3. FUNCTIONS OF THE OFFICE 1 Advising, synthesis 2 Logistics 3 Represents 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 38
  39. 1.3. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG 1 Tham mưu, tổng hợp 2 Hậu cần 3 Đại diện 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 39
  40. 1.3.1. THE FUNCTION OF ADVISING & SYNTHESIS INFORMATION ◘ Advising: Proposed solutions help leaders handle the job. ◘ Synthesis: Receiving, processing, provide information for management and administration. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 40
  41. 1.3.1. CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP ◘ Tham mưu: Đề xuất giải pháp giúp lãnh đạo xử lý công việc. ◘ Tổng hợp: Tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ quản lý. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 41
  42. 1.3.2. LOGISTICS FUNCTIONS ◘ Financial management (revenue & expenditure) ◘ Asset Management ◘ Ensuring infrastructure, facilities & working conditions of the organization 1.3.3. REPRESENTATIVE FUNCTION ◘ Focal organization's communication portal of the organization 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 42
  43. 1.3.2. CHỨC NĂNG HẬU CẦN ◘ Quản lý tài chính (thu chi) ◘ Quản lý tài sản ◘ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện & điều kiện làm việc của CQ, TC. 1.3.3. CHỨC NĂNG ĐẠI DIỆN ◘ Đầu mối giao tiếp của CQ, TC. ◘ Cổng thông tin của CQ, TC. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 43
  44. 1.4. DUTIES OF THE OFFICE ◘ Collect, process, and transfer information ◘ Develop programs & plans ◘ Preparing documents for handling affairs leaders, meetings ◘ Drafting and issuing documents, supervise the implementation of ◘ Organization of meetings ◘ Organizational communication for internal & external ◘ Management & storage of documents ◘ Human resource management, labor, wages ◘ Asset management. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 44
  45. 1.4. NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG ◘ Thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin THÔNG ◘ Xây dựng chương trình, kế hoạch TIN ◘ Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo giải quyết công việc, hội họp ◘ Soạn thảo, ban hành VB, theo dõi TỔ đôn đốc việc thực hiện CHỨC ◘ Tổ chức hội họp ◘ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại GHI ◘ Quản lý, lưu trữ VB NHỚ ◘ Quản lý nhân sự, tiền lương TÍNH TOÁN ◘ Quản lý tài sản. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 45
  46. 2. STRUCTURE & ORGANIZATION OF THE OFFICE 2.1. PRINCIPLE OF OPERATION ◘ Administrative principles (a head) ◘ Office issuing the guidance, professional inspection to office subordinate organizations. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 46
  47. 2. CƠ CẤU, TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1. NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG ◘ Nguyên tắc hành chính (thủ trưởng lãnh đạo) ◘ Văn phòng tổ chức cấp trên hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn văn phòng tổ chức cấp dưới. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 47
  48. 2.2. OFFICE ORGANIZATION 2.2.1. FORMS OF ORGANIZATION OFFICE 1 2 Focus Focus a clue on function 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 48
  49. 2.2. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.2.1. HÌNH THỨC TỔ CHỨC 1 2 Tập trung Tập trung một đầu mối theo chức năng (Tập trung) (Phân tán) 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 49
  50. FOCUS A CLUE ◘ All activities operating under the office of the administrator ● Advantages: easy operating, inspection, personnel, allocation means ● Downside: hard specialization. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 50
  51. TẬP TRUNG MỘT ĐẦU MỐI (TẬP TRUNG) ◘ Không chia nhỏ thành phòng ban ◘ Mọi hoạt động của VP đặt dưới sự điều hành của nhà quản trị hành chính ● Ưu điểm: Dễ điều hành, kiểm tra, điều động nhân sự, phân bổ phương tiện ● Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 51
  52. FOCUS ON FUNCTION ◘ The office is divided into several functional expertise ◘ All office activities under the supervision of the administrator ● Advantages: Work specialization ● Disadvantages: Easy violation boss regime. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 52
  53. TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG (PHÂN TÁN) ◘ VP được chia ra thành nhiều phòng chức năng theo chuyên môn ◘ Toàn bộ hoạt động VP đặt dưới sự giám sát của nhà quản trị hành chính 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 53
  54. CÂU HỎI KIỂM TRA 10 PHÚT ◘ Em hãy phân tích những ưu điểm và nhược điểm của hình thức tổ chức văn phòng tập trung theo chức năng (phân tán)? 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 54
  55. ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG ◘ Ưu điểm: Chuyên môn hóa công việc ◘ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 55
  56. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 56
  57. 2.2.2. ORGANIZATIONAL STRUCTURE ◘ Leadership Office: ● Chief Office ● Deputy Chief of staff ◘ Functions: ● Clerical ● Synthesis ● Human Resource Management ● Accounting and Cashier ● Material facilities management ● Protection, receptionist, odd job 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 57
  58. 2.2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC ◘ Lãnh đạo Văn phòng: ● Chánh Văn phòng ● Phó Chánh Văn phòng ◘ Bộ phận chức năng: ● Văn thư ● Tổng hợp ● Quản lý nhân sự ● Kế toán – thủ quỹ ● Quản lý cơ sở vật chất (Quản trị) ● Bảo vệ, lễ tân, tạp vụ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 58
  59. Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội & Hội đồng nhân dân TP Đà Nẵng 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 59
  60. Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 60
  61. 3. OFFICE MANAGEMENT METHODS 1 2 Management Management responses program, planned 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 61
  62. 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VP 1 2 Quản lý Quản lý theo cách theo cách ứng phó lập chương trình, kế hoạch 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 62
  63. MANAGEMENT RESPONSES ■ There is no specific plan for the job ■ The first to do it, react, respond ■ Passive management ■ Decision management is always changing because they do not choose the optimal solution ■ Staff easy to lose confidence in leadership. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 63
  64. QUẢN LÝ THEO CÁCH ỨNG PHÓ ■ Không có kế hoạch cụ thể Nhược ■ Định đâu làm đó, phản ứng, đối phó ■ Bị động trong quản lý điểm ■ Quyết định quản lý luôn thay đổi vì chưa chọn được giải pháp tối ưu ■ Nhân viên dễ mất lòng tin lãnh đạo Ưu ■ Phát huy tính sáng tạo 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 64
  65. MANAGEMENT PROGRAM, PLANNED ■ Is there a specific plan for the job ■ Having a plan to deal with situations ■ Allocation of powers and responsibilities to staff ■ The active participant in the work. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 65
  66. QUẢN LÝ THEO CÁCH LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH ■ Có kế hoạch cụ thể cho công việc ■ Có phương án giải quyết tình huống ■ Giao quyền hạn, trách nhiệm cho nhân viên ■ Nhân viên chủ động trong thực hiện công việc. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 66
  67. THE FACT ◘ Not apply purely one method ◘ Need to combine the two methods ◘ The work must be planned ◘ Unforeseen contingencies: response ◘ Through response, managers have more experience and creativity. ◘ Is the standard response evaluation staff capacity. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 67
  68. THỰC TẾ ◘ Không áp dụng thuần túy 1 phương pháp ◘ Cần kết hợp hai phương pháp ◘ Công việc phải được lập kế hoạch ◘ Tình huống bất ngờ ngoài dự kiến: ứng phó ◘ Thông qua ứng phó, nhà quản trị có thêm kinh nghiệm, sáng tạo. ◘ Ứng phó là tiêu chuẩn đánh giá năng lực cán bộ. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 68
  69. 4. OFFICE LAYOUT 4.1. PURPOSE & REQUIREMENTS Purpose ● Create the best work environment ● Convenient seating ● Ensure that confidential documents, materials. Requirements ● Make the most of, the office area ● Reduce travel time between parts. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 69
  70. 4. BỐ TRÍ VĂN PHÒNG 4.1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích ● Tạo môi trường làm việc tốt nhất ● Thuận tiện tiếp khách ● Đảm bảo giữ bí mật văn bản, tài liệu. Yêu cầu ● Tận dụng tối đa, cơ động diện tích VP ● Giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các bộ phận. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 70
  71. 4.2. METHODS OFFICE LAYOUT 1 2 Close space Open space Layout office office layout 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 71
  72. 4.2. PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ VP 1 2 Văn phòng Văn phòng bố trí theo bố trí theo không gian không gian đóng mở 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 72
  73. CLOSE SPACE LAYOUT OFFICE ■ Office split: Each unit a separate room, the door closed. ◘ Advantages: ● Security job ● To ensure the privacy of employees ● Suitable work should focus on high ◘ Disadvantages: Cost area, increasing the cost of electricity, office equipment 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 73
  74. VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG ■ Văn phòng chia nhỏ: Từng bộ phận bố trí phòng riêng, cửa đóng kín. ◘ Ưu điểm: ● Bảo mật công việc ● Bảo đảm tính riêng tư của nhân viên ● Phù hợp công việc cần tập trung cao ◘ Nhược điểm: Tốn diện tích, tăng chi phí điện, thiết bị VP. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 74
  75. VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 75
  76. VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN MỞ ■ Các bộ phận bố trí trong phòng lớn. ◘ Ưu điểm: ● Tiết kiệm chi phí, diện tích ● Thuận tiện trong giao tiếp giữa các bộ phận ● Dễ quản lý nhân viên về thời gian ◘ Nhược điểm: ● Không phù hợp công việc cần tập trung cao 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 76
  77. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 77
  78. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 78
  79. 4.3. OFFICE EQUIPMENT ■ Equipment: Telephone, fax, photo- copy machine, computers ■ Furniture: Tables, chairs, filing cabinets, racks document ■ Modernization of the office: Computerization & telecommunication ■ Paperless office, electronic documents. ■ Electronic office. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 79
  80. 4.3. TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG ■ Thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy photo-copy, máy vi tính ■ Đồ dùng: Bàn, ghế, tủ hồ sơ, giá để tài liệu ■ Hiện đại hóa công tác VP: Tin học hóa, viễn thông hóa ■ VP không giấy, văn thư điện tử * ■ Văn phòng điện tử. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 80
  81. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 81
  82. HỆ THỐNG VĂN THƯ ĐIỆN TỬ IUH 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 82
  83. 6. FORMS OF OFFICE OPERATIONS 1 ■ OfficeOffice tradition:tradition The actual activity in the office. 2 ■VirtualVirtual OfficeOffice: No actual work at the office ● Office for rent 0m ²: Registered address founded company, branches, representative offices, set the table name company, receive & send faxes, letters, mailers & other utilities rent on demand: seats, meeting rooms ● Virtual office is only suitable representative offices, small businesses. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 83
  84. 6. HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VP 1 ◼VPVP truyền truyềnthốngthống: Hoạt động thực tế tại VP 2 ◼VPVP ảo ảo: Không hoạt động thực tế tại VP ● VP cho thuê 0m²: Địa chỉ đăng ký thành lập Cty, Chi nhánh, VPĐD, đặt bảng tên Cty, nhận & gởi fax, thư từ bưu phẩm ● Các tiện ích khác thuê theo nhu cầu: chỗ ngồi, phòng họp, photocopy, máy in ● VP ảo chỉ thích hợp VPĐD, DN nhỏ. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 84
  85. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 85
  86. Saigon Trade Center Saigon Tower (37 Tôn Đức Thắng) (29 Lê Duẩn) DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO G-Office Regus 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 86
  87. Gói cước HD Tower Basic Class 780.000 VNĐ/tháng Economy Class 1.180.000 VNĐ/tháng Business Class 1.680.000 VNĐ/tháng First Class 2.500.000 VNĐ/tháng Cty CP Đầu tư Hữu Liên. Lầu 5, HD Tower, 25bis Nguyễn Thị Minh Khai, Bến Nghé, Q. 1, TP.HCM 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 87
  88. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 88
  89. 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 89
  90. QUESTIONS 1. Office? 2. The basic functions of the office? 3. Organizational structure of the office? 4. The forms of the office? 5. Analysis of the role of the office for agencies & organizations? 6. Office management methods, advantages & disadvantages? 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 90
  91. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Văn phòng là gì? 2. Các chức năng cơ bản của văn phòng? 3. Cơ cấu tổ chức văn phòng? 4. Các hình thức tổ chức văn phòng? 5. Phân tích vai trò của văn phòng đối với cơ quan, tổ chức? 6. Nêu các phương pháp quản lý văn phòng, ưu nhược điểm? 9 June 2021 TS. Nguyễn Nam Hà 91