›
›

Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 2: Quản trị thông tin và thời gian

ppt 98 trang hapham 2660
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 2: Quản trị thông tin và thời gian", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_quan_tri_van_phong_chuong_2_quan_tri_thong_tin_va.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 2: Quản trị thông tin và thời gian

  1. CHAPTER 2 MANAGEMENT OF INFORMATION & TIME PERIODS FOR LECTURE: 3 (HOME STUDY: 6) 9 June 2021 1
  2. CHƯƠNG 2 QUẢN TRỊ THÔNG TIN & THỜI GIAN SỐ TIẾT GIẢNG: 3 Ự Ọ 9 June 2021 T H C: 6 2
  3. LECTURE CONTENT ■ General information systems ■ Processing documents received ■ Processing document sent ■ Records Management ■ Manage seal ■ Time Management 9 June 2021 3
  4. NỘI DUNG BÀI GIẢNG ■ Tổng quát hệ thống thơng tin ■ Xử lý văn thư đến ■ Xử lý văn thư đi ■ Quản lý hồ sơ ■ Quản lý con dấu ■ Quản trị thời gian 9 June 2021 4
  5. 1. GENERAL INFORMATION SYSTEMS 1.1. THE CONCEPT OF INFORMATION ■ Information is transmitted signals, information about events, activities & will happen to many people know. 9 June 2021 5
  6. 1. TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THƠNG TIN 1.1. KHÁI NIỆM THƠNG TIN ■ Thơng tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về sự kiện, hoạt động đã, đang, sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. 9 June 2021 6
  7. 1.2. THE CONCEPT OF INFORMATION MANAGEMENT ■ Plan, organize, store and check that information systems serve the most effective management. 9 June 2021 7
  8. 1.2. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THƠNG TIN ■ Hoạch định, tổ chức, lưu giữ và kiểm tra sao cho hệ thống thơng tin phục vụ cơng việc quản lý hiệu quả nhất. 9 June 2021 8
  9. 1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (1) ■ Invisible quantities, can not see, hold. ■ People only know the "information carriers": documents, drawings, electronic means ■ Only valid when used, popular ■ As a result of synthesis, analysis & evaluation of the available data. 9 June 2021 9
  10. 1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THƠNG TIN (1) ■ Thơng tin là đại lượng vơ hình, khơng nhìn thấy, cầm nắm được. ■ Con người chỉ nắm được “vật mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử .v.v. ■ Chỉ cĩ giá trị khi được sử dụng, phổ biến ■ Thơng tin là kết quả tổng hợp, phân tích, đánh giá dữ liệu cĩ sẵn. 9 June 2021 10
  11. 1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (2) ■ Information is data that has been processed ■ Data is the basis of information ■ Data - input; Information – output ■ Data is recorded event data from the results of the study, survey, exploration, collection 9 June 2021 11
  12. 1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THƠNG TIN (2) ■ Thơng tin là dữ liệu đã được xử lý ■ Dữ liệu là cơ sở của thơng tin ■ Dữ liệu - đầu vào; thơng tin - đầu ra ■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được ghi lại từ kết quả của nghiên cứu, khảo sát, thăm dị, sưu tầm 9 June 2021 12
  13. 1.4. THE NATURE OF THE INFORMATION ■ Difficult to exist as separate physical racks ■ Information products, intangible assets (intellectual labor of results: collecting, processing) ■ Can be bought, sold, exchanged, accumulated, stored, establish property rights (patents, recognition, etc.) ■ Do not run out, the more use, the more common 9 June 2021 13
  14. 1.4. TÍNH CHẤT CỦA THƠNG TIN ■ Khĩ tồn tại khi tách rời giá đỡ vật chất ■ Là sản phẩm, tài sản vơ hình (kết quả của lao động trí tuệ: thu thập, xử lý) ■ Cĩ thể được mua bán, trao đổi, tích lũy, lưu trữ, xác lập quyền sở hữu (bằng sáng chế, cơng nhận ) ■ Khơng cạn kiệt, càng sử dụng, càng phổ biến 9 June 2021 14
  15. 1.5. THE ROLE OF INFORMATION ■ Vehicles management: unified operation of the organization. ■ Facility issued management decisions. ■ Tools of administrators in: ● Develop programs and plans ● Management of resources ● Direct and operating instructions, inspection. 9 June 2021 15
  16. 1.5. VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN ■ Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt động của tổ chức. ■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý. ■ Cơng cụ của nhà quản trị trong: ● Xây dựng chương trình, kế hoạch ● Quản lý các nguồn lực ● Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra. 9 June 2021 16
  17. 1.6. CLASSIFIED INFORMATION (1) ■ Levels of management: Top-down, bottom-up, crossover information. ■ Field of activity: Political, economic, legal, socio - cultural, scientific - technical, security - defense ■ Legal nature: Officially, unofficial. ■ Forms of communication: Written, oral, picture ■ Communicative nature: Continuous, discrete. 9 June 2021 17
  18. 1.6. PHÂN LOẠI THƠNG TIN (1) ■ Cấp quản lý: Từ trên xuống, từ dưới lên, thơng tin chéo. ■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế, pháp luật, văn hĩa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phịng ■ Tính chất pháp lý: Chính thức, khơng chính thức. ■ Hình thức truyền tin: Văn bản, lời nĩi, hình ảnh ■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc 9 June 2021 18
  19. 1.6. CLASSIFIED INFORMATION (2) ■ Time: Past, present, future ■ Requirements management: strategy & administration. ■ Information objects: Mass individuals ■ Content processing levels: Level one (arising directly), secondary (general information) ■ Quality: Good (useful, timely, accurate, comprehensive), not good (not useful) 9 June 2021 19
  20. 1.6. PHÂN LOẠI THƠNG TIN (2) ■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai ■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành. ■ Đối tượng thơng tin: Đại chúng, cá nhân ■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát sinh trực tiếp), cấp hai (tổng hợp thơng tin cấp một) ■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), khơng tốt (khơng hữu ích) 9 June 2021 20
  21. 1.7. INFORMATION SYSTEM MODEL (2) Organizations outside Input information Output information (Documents received) (Documents sent) Organization (Internal information) 9 June 2021 21
  22. 1.7. MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN (2) Cơ quan, tổ chức bên ngồi Thơng tin đầu vào Thơng tin đầu ra (Văn thư đến) (Văn thư đi) Doanh nghiệp (Thơng tin nội bộ) 9 June 2021 22
  23. 1.8. SAFETY INFORMATION ■ Operational management for information systems to protect the information content from the risk of natural / man-made. ■ Information security: Protecting & information security, data security, computer security & network security. ■ Objective: To ensure the implementation of information systems function properly, for the right audience, timely, accurate & reliable. 9 June 2021 23
  24. 1.8. AN TỒN THƠNG TIN Bảo vệ Bảo mật Thơng tin Nguy cơ tự nhiên / con người gây ra 9 June 2021 24
  25. 2. HANDLING OF DOCUMENTS RECEIVED 2.1. PROCESSING STEPS (1) Classification of writing (2) Open letter (3) Official stamped and dated receipt to (4) Recorded in the book of documents received (5) The approval of the head (6) Votes to transfer of documents (7) Transfer of documents 9 June 2021 25
  26. 2. XỬ LÝ VĂN THƯ ĐẾN 2.1. CÁC BƯỚC XỬ LÝ (1) Phân loại văn thư (2) Mở thư (3) Đĩng dấu cơng văn đến ghi ngày nhận (4) Vào Sổ cơng văn đến (5) Trình thủ trưởng duyệt (6) Soạn phiếu chuyển (7) Phân phối văn thư 9 June 2021 26
  27. MẪU DẤU CƠNG VĂN ĐẾN TT 07/2012/TT-BNV 22/11/2012 QLVB 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: . 35 mm ĐẾN Ngày: Chuyển: Lưu hồ sơ số: . 9 June 2021 27
  28. 2.2. DOCUMENT CLASSIFICATION ■ Urgent letter: Telegrams, express letter, registered letter, a letter marked "urgent". ■ Personal letter / Letter stamped “Top Secret" ■ First class letter : Letter, postcards, invoices, internal letter. ■ Second-class letter: Newspapers & magazines ■ Third-class letter: Catalogs & other publications. ■ Four-class letter: Goods 9 June 2021 28
  29. 2.2. PHÂN LOẠI VĂN THƯ ■ Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh, thư bảo đảm, thư cĩ dấu “Khẩn”. ■ Thư cá nhân / thư cĩ in dấu “mật”. ■ Thư hạng một: Thư, bưu ảnh, hố đơn, thư nội bộ. ■ Thư hạng hai: Báo & tạp chí. ■ Thư hạng ba: Catalogue & ấn phẩm khác. ■ Thư hạng bốn: Gĩi & kiện hàng 9 June 2021 29
  30. 9 June 2021 30
  31. 2.3. OPEN LETTER ■ Secretaries, office workers may not open the type of individual letter & letter symbols: "Secret“ “Top secret” 9 June 2021 31
  32. 9 June 2021 32
  33. 2.3. MỞ THƯ ■ Thư ký, nhân viên văn phịng MẬT khơng được quyền mở các loại thư cá nhân TỐI MẬT & thư cĩ ký hiệu: “Mật”. TUYỆT MẬT “Tối mật”. “Tuyệt mật”. 9 June 2021 33
  34. 2.4. STAMPED “RECEIVED" ■ Determining the date of receipt. ■ Determine the time to answer the letter ■ The proposed contract, tender documents can have an expiration date 9 June 2021 34
  35. 9 June 2021 35
  36. 2.4. ĐĨNG DẤU “CƠNG VĂN ĐẾN” ■ Xác định ngày nhận. ■ Xác định thời hạn trả lời văn thư. ■ Các đề nghị giao kết hợp đồng, tài liệu dự thầu cĩ thể cĩ ngày hết hạn. 9 June 2021 36
  37. 9 June 2021 37
  38. CONTENTS BOOK DOCUMENTS RECEIVED where where sent to Number of Signature Recipient Number Content Date Date of receipt Ngày Date No. Trích Ngày Nơi thán Người Ký Số yếu nội đến gửi g nhận tên dung năm 5, 2011 5, December 1, 2012 1, January Co., A 01/CV conference the attend 1 to Invited 9 June 2021 38
  39. NỘI DUNG SỔ CƠNG VĂN ĐẾN Ngày Trích Ngày Nơi yếu Người Ký STT Số tháng đến gửi nội nhận tên năm dung 1 1/1/12 Cty A 1/CV 5/12/11 Mời dự hội nghị 9 June 2021 39
  40. 9Wednesday, June 2021 June 9, 2021 40
  41. 3. HANDLING OF DOCUMENT SENT (1) Checking: ● The letter was dated yet. ● Address is correct. ● Address the parties in accordance with the external address. ● The letter was signed and sealed yet. (2) Recorded in the book of documents sent (3) Delivery of (direct / indirect). 9 June 2021 41
  42. 3. XỬ LÝ VĂN THƯ ĐI 1 Kiểm tra: ● Văn thư đã đề ngày tháng chưa ● Địa chỉ cĩ chính xác khơng ● Địa chỉ bên trong cĩ phù hợp với địa chỉ bên ngồi ● Ký tên, đĩng dấu chưa 2 Vào sổ cơng văn đi 3 Chuyển phát (trực tiếp / gián tiếp) 9 June 2021 42
  43. 9 June 2021 43
  44. CONTENT OF THE BOOK OF DOCUMENTS SENT Recipient Where to to Where Number, Content Notes name send NgàyDate Số Trích yếu Nơi Người Ghi tháng ký hiệu nội dung nhận nhận chú năm 1, 2012 1, January conference the attend to Invited Co., A 01/CV 9 June 2021 44
  45. NỘI DUNG SỔ CƠNG VĂN ĐI Ngày Số Trích yếu Nơi Người Ghi tháng ký hiệu nội dung nhận nhận chú năm Mời dự 1/CV 1/1/12 Cty A Hội nghị 9 June 2021 45
  46. 4. RECORDS MANAGEMENT 4.1. CONCEPT OF RECORDS ■ Profile is a combination of materials related to each other about something, an issue or an individual, formed in the process of solving the job. 9 June 2021 46
  47. 4. QUẢN LÝ HỒ SƠ 4.1. KHÁI NIỆM HỒ SƠ ■ Hồ sơ là tổng hợp các tài liệu cĩ liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hoặc một cá nhân, hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc. 9 June 2021 47
  48. 4.2. CONCEPT OF RECORDS MANAGEMENT ■ Evaluation, classification, sorting & preservation of documents in order to ensure service management & administration of the organization. 9 June 2021 48
  49. 4.2. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ ■ Là việc đánh giá, phân loại, sắp xếp, bảo quản văn bản, tài liệu nhằm bảo đảm phục vụ cơng tác quản lý, điều hành của tổ chức. 9 June 2021 49
  50. 4.3. RECORDS MANAGEMENT PRINCIPLES ■ Evaluated before storage ■ Organized science (easy to understand, easy to find) ■ Construction recordkeeping system ■ Safety profile (fire, explosion, security) ■ Create index for storage systems (alphabets; colors ) ■ Design, using the unified form ■ Divided into small groups to document storage. 9 June 2021 50
  51. 4.3. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ ■ Đánh giá trước khi lưu trữ ■ Sắp xếp khoa học (dễ hiểu, dễ tìm) ■ Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ ■ An tồn cho hồ sơ (Cháy, nổ, bảo mật) ■ Tạo chỉ mục cho hệ thống lưu trữ (chữ cái; màu sắc ) ■ Thiết kế, sử dụng biểu mẫu thống nhất ■ Chia tài liệu thành nhĩm nhỏ để lưu trữ. 9 June 2021 51
  52. 9 June 2021 52
  53. 4.4. CLASSIFICATION OF RECORDS (1) (1) Synthetic documents (2) Planning documents, plans and statistics (3) Document the organization, personnel (4) Documentation of labor, wages (5) Documents financial and accounting (6) construction materials (7) Materials Science and Technology (8) Documents International cooperation 9 June 2021 53
  54. 4.4. PHÂN LOẠI HỒ SƠ (1) (1) Tài liệu tổng hợp (2) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê (3) Tài liệu tổ chức, nhân sự (4) Tài liệu lao động, tiền lương (5) Tài liệu tài chính, kế tốn (6) Tài liệu xây dựng cơ bản (7) Tài liệu khoa học cơng nghệ (8) Tài liệu hợp tác quốc tế 9 June 2021 54
  55. 4.4. CLASSIFICATION OF RECORDS (2) (9) Documentation of inspection, settlement of complaints & denunciations (10) Documentation of emulation & commendation (11) Legal Documents (12) Documents administration, office management (13) Documents the professional field (14) Party Documents, mass organizations 9 June 2021 55
  56. 4.4. PHÂN LOẠI HỒ SƠ (2) (9) Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo (10) Tài liệu thi đua, khen thưởng (11) Tài liệu pháp chế (12) Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở (13) Tài liệu các lĩnh vực chuyên mơn nghiệp vụ (14) Tài liệu Đảng, Đồn thể 9 June 2021 56
  57. 4.5. RECORDKEEPING METHODS 1. Store by the letters A -> Z (profile) 2. Store the number, identification number (number, word + number) 3. Storage time (month, quarter, year) ■ Transport & storage devices: ● Paper, folder, cabinet ● Electromagnetic Means: floppy disk, hard disk, CD-ROM, microfilm capture, 9 June 2021 57
  58. 4.5. PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ 1 Lưu theo chữ cái A -> Z (hồ sơ cá nhân) 2 Lưu theo số, mã số (chữ + số) Lưu theo trình tự thời gian 3 (tháng, quý, năm) ■ Phương tiện & thiết bị lưu trữ: ● Giấy, bìa kẹp, tủ kệ ● Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim, 9 June 2021 58
  59. THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU * (Thơng tư 9/2011/TT-BNV_3/6/2011) 9 June 2021 59
  60. 4.6. RECORDS MANAGEMENT ROLE ■ Ensure timely information ■ To handle the job quickly, efficiently ■ Easily find documents when needed ■ Facilitate transfer of information (reports, employee leaves, transferred, etc.) ■ Procurement cost saving office equipment 9 June 2021 60
  61. 4.6. VAI TRỊ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ ■ Đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời ■ Giúp xử lý cơng việc nhanh, hiệu quả ■ Dễ dàng tìm tài liệu khi cần thiết ■ Thuận tiện trong chuyển giao thơng tin (báo cáo, nhân viên nghỉ việc, chuyển cơng tác ) ■ Tiết kiệm chi phí mua sắm trang thiết bị văn phịng 9 June 2021 61
  62. 9 June 2021 62
  63. 5. MANAGE THE ORGANIZATION'S SEAL 5.1. CONCEPT ■ The seal is part of text ■ Expressed the legal position of the organization, State management positions ■ Confirmed the validity of the documents. 9 June 2021 63
  64. 5. QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC 5.1. KHÁI NIỆM ■ Con dấu là thành phần thể thức văn bản ■ Thể hiện vị trí pháp lý của tổ chức, chức danh nhà nước. ■ Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. 9 June 2021 64
  65. 5.2. FORM A SEAL ■ Circle ■ Two types: 1) There is the national emblem 2) No national emblem 9 June 2021 65
  66. 5.2. HÌNH THỨC CON DẤU ■ Hình trịn ■ Cĩ hai loại: 1) Cĩ hình quốc huy * 2) Khơng cĩ hình quốc huy 9 June 2021 66
  67. 9 June 2021 67
  68. 5.3. THE NUMBER OF SEALS ■ Each agency, organization, managerial state: one seal ■ Agency or organization to award diplomas, certificates, cards, identity cards, visas, visa photo: have more floating seal, seal shrink ■ Form the seal must be registered at the police and was issued "Certificate of seal registration form“. 9 June 2021 68
  69. 5.3. SỐ LƯỢNG CON DẤU ■ Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước: 1 con dấu ■ Cơ quan, tổ chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, CMND, thị thực, visa cĩ dán ảnh: thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ ■ Mẫu dấu phải đăng ký tại Cơng an và được cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”. 9 June 2021 69
  70. 9 June 2021 70
  71. DẤU NỔI – DẤU THU NHỎ floating seal - seal shrink 9 June 2021 71
  72. LOẠI DẤU CƠNG AN KHƠNG QUẢN LÝ TYPES OF SEALS NOT POLICE MANAGEMENT 9 June 2021 72
  73. 5.4. SEAL MANAGEMENT ■ Agencies and organizations: office worker ■ Micro small businesses: business owners. ■ Office worker to keep the seal: ● Hand stamped text ● Only seal when signed by a competent person ● Do not stamp the documents not signed 9 June 2021 73
  74. 5.4. QUẢN LÝ CON DẤU ■ Cơ quan, tổ chức: nhân viên văn thư ■ Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: chủ doanh nghiệp. ■ Nhân viên văn thư giữ con dấu: ● Tự tay đĩng dấu vào văn bản ● Chỉ đĩng dấu khi đã cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền ● Khơng đĩng dấu khống chỉ (chưa ký) 9 June 2021 74
  75. 5.5. STAMPED ■ Straight, upright, red ink stamp ■ Sealed cover 1/3 of the signature to the left ■ Sealed annex documents: seal on top, covering up part of agencies, organizations or names appendix ■ Overlapping seal: Maximum 5 pages 9 June 2021 75
  76. 5.5. ĐĨNG DẤU ■ Ngay ngắn, đúng chiều, mực dấu đỏ ■ Dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái ■ Đĩng dấu phụ lục văn bản chính: đĩng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức / tên phụ lục ■ Đĩng dấu giáp lai: Tối đa 5 trang VB. 9 June 2021 76
  77. 9 June 2021 77
  78. 9 June 2021 78
  79. ĐĨNG DẤU GIÁP LAI Overlapping seal 9 June 2021 79
  80. 9 June 2021 80
  81. 5.6. SEAL REVOKED ■ Organization dissolution, separation, consolidation, merger ■ Enterprises recovered "Business Registration Certificate“ ■ The head of the organization must deliver the seal & "Seal registration certificate" to the police. 9 June 2021 81
  82. 5.6. THU HỒI CON DẤU ■ Tổ chức giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập ■ Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ■ Người đứng đầu tổ chức phải nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơng an. 9 June 2021 82
  83. ẤN CHƯƠNG TRIỀU NGUYỄN 1802-1945 9 June 2021 KIM BẢO TỶ 83
  84. 6. TIME MANAGEMENT 6.1. CONCEPT ■ Time management is the planning, organizing and controlling the efficient use of funds over time. 9 June 2021 84
  85. 6. QUẢN TRỊ THỜI GIAN 6.1. KHÁI NIỆM ■ Quản trị thời gian là việc hoạch định, tổ chức & kiểm sốt việc sử dụng hiệu quả quỹ thời gian. 9 June 2021 85
  86. 6.2. CHARACTERISTICS OF TIME ■ Exists objectively ■ There is a limit ■ Continuous no change ■ Is one-way, do not repeat ■ Value depends on the user ■ Belongs to the people ■ Scarce resources can not be accumulated (to use a rate of 60 seconds in 1 minute) 9 June 2021 86
  87. 6.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA THỜI GIAN ■ Tồn tại khách quan ■ Cĩ giới hạn. ■ Liên tục khơng thay đổi ■ Mang tính một chiều, khơng lặp lại ■ Giá trị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng ■ Thuộc về mọi người ■ Tài nguyên quý hiếm khơng thể tích lũy (phải tiêu dùng nĩ với tốc độ 60 giây trong 1 phút) 9 June 2021 87
  88. 6.3. CHARACTERISTICS OF TIME MANAGEMENT ■ Want to use their organization to others, need to know the organization to use their own funds. ■ Schedule work so take full advantage of their funds. ■ Time preference for large, important ■ Adapt to the pressure of work ■ Time monitoring the use of funds 9 June 2021 88
  89. 6.3. ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ THỜI GIAN ■ Muốn tổ chức sử dụng thời gian cho người khác, cần biết tổ chức sử dụng quỹ thời gian của chính mình. ■ Sắp xếp lịch làm việc sao cho tận dụng triệt để quỹ thời gian. ■ Ưu tiên thời gian cho việc lớn, quan trọng ■ Thích ứng với áp lực cơng việc ■ Kiểm sốt việc sử dụng quỹ thời gian 9 June 2021 89
  90. SƠ ĐỒ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 1. NHẬN BIẾT NHIỆM VỤ ĐỀ RA MỤC TIÊU CỤ THỂ 2. PHÂN TÍCH NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM 3. LOẠI BỎ 4. SẮP XẾP CƠNG YẾU TỐ LÀM VIỆC THEO THỨ MẤT THỜI GIAN TỰ ƯU TIÊN - Khơng biết nĩi 5. LẬP KẾ HOẠCH THỰC - Khẩn “Khơng” HIỆN - Quan trọng - Ơm đồm, - Ít quan trọng khơng giao việc 6. TIẾT KIỆM - Chủ động - Giao tiếp kém SỬ DỤNG HIỆU QUẢ QUỸ - Giao việc THỜI GIAN 9 June 2021 90
  91. 6.4. CAUSE LOSS OF TIME ■ No planning or bad planning. ■ Decentralized, efficient division of labor ■ Time-consuming chores. ■ Lengthy telephone conversations ■ Living too long ■ Cluttered office, many documents ■ Read the documents slowly. ■ Do not focus on the job. 9 June 2021 91
  92. 6.4. NGUYÊN NHÂN MẤT THỜI GIAN ■ Khơng lập / lập kế hoạch khơng tốt. ■ Khơng phân quyền, phân cơng ■ Tốn thời gian vào việc lặt vặt. ■ Nĩi chuyện điện thoại dài dịng ■ Tiếp khách quá lâu ■ Văn phịng bừa bộn, nhiều tài liệu ■ Đọc tài liệu chậm. ■ Khơng tập trung trong cơng việc. 9 June 2021 92
  93. 6.5. TIME SAVING MEASURES ■ Plan, working schedule. ■ Now do that - according to plan ■ Focus on your current job. ■ Listed in order of priority. ■ To say "No" when necessary ■ Take the help of everyone ■ Teamwork, diligence. 9 June 2021 93
  94. 6.5. BIỆN PHÁP TIẾT KIỆM THỜI GIAN ■ Lập kế hoạch, lịch làm việc. ■ Giờ nào việc đĩ - đúng theo kế hoạch ■ Tập trung vào cơng việc đang làm. ■ Liệt kê cơng việc theo thứ tự ưu tiên. ■ Phải biết nĩi “Khơng” khi cần thiết. ■ Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người. ■ Làm việc theo nhĩm, siêng năng. 9 June 2021 94
  95. 6.6. TIME MANAGEMENT PRINCIPLES ■ Slow thinking, positive, quick decisions. ■ Talk less, do more. ■ Say, think, do have to go together. ■ Sticking to scheduled work. ■ Investing time in a scientific way. ■ Always towards the intended target. Respect for time. /. 9 June 2021 95
  96. 6.6. NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ THỜI GIAN ■ Suy nghĩ chậm, tích cực, quyết định nhanh. ■ Nĩi ít đi, làm nhiều hơn. ■ Nĩi, nghĩ, làm phải đi liền với nhau. ■ Bám sát cơng việc theo lịch trình. ■ Đầu tư thời gian một cách khoa học. ■ Luơn hướng tới các mục tiêu đã định. ■ Tơn trọng thời gian./. 9 June 2021 96
  97. QUESTIONS 1) Concept of information? 2) The received document processing steps? 3) Measures that effectively use the time funds? 9 June 2021 97
  98. CÂU HỎI ƠN TẬP 1) Nêu khái niệm thơng tin? 2) Nêu các bước xử lý cơng văn đến? 3) Các biện pháp giúp sử dụng hiệu quả quỹ thời gian? 9 June 2021 98