›
›

Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 6: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

ppt 53 trang hapham 2851
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 6: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_quan_tri_van_phong_chuong_6_the_thuc_va_ky_thuat_t.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 6: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

  1. CHƯƠNG 6 SỐ TIẾT GIẢNG: 3 TỰ HỌC: 6 6/9/2021 1
  2. CHƯƠNG 6 SỐ TIẾT GIẢNG: 3 TỰ HỌC: 6 6/9/2021 2
  3. NỘI DUNG BÀI GIẢNG ◘ Văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh ◘ Thể thức văn bản ◘ Kỹ thuật trình bày văn bản ◘ Thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao văn bản 6/9/2021 3
  4. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ◘ Thơng tư liên tịch 55_06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” * ◘ Thơng tư 01_19/01/2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” (cĩ hiệu lực từ 8/3/2011 thay thế các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định tại TTLT 55) * 6/9/2021 4
  5. 1. THỂ THỨC VĂN BẢN Khái Đặc Thành niệm điểm phần 6/9/2021 5
  6. 1. THỂ THỨC VĂN BẢN 1.1. KHÁI NIỆM THỂ THỨC VĂN BẢN ◘ Tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, gồm: ● Thành phần chung: Áp dụng đối với tất cả các loại văn bản. ● Thành phần bổ sung: Áp dụng cho một số loại văn bản nhất định. 6/9/2021 6
  7. 1.2. ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC VĂN BẢN ◘ Quy định mang tính pháp lý ◘ Áp dụng chung cho văn bản của cơ quan, tổ chức Việt Nam, gồm: ● Văn bản quy phạm pháp luật; ● Văn bản hành chính; ● Văn bản tư pháp; ● Bản sao văn bản. 6/9/2021 7
  8. 1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB (1) Quốc hiệu (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành (3) Số, ký hiệu của văn bản (4) Địa danh & ngày, tháng, năm ban hành (5) Tên loại & trích yếu nội dung (6) Nội dung văn bản (7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người cĩ thẩm quyền (8) Dấu của cơ quan, tổ chức 6/9/2021 8
  9. 1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB (9) Nơi nhận (10) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật Thành phần (11) Chỉ dẫn phạm vi lưu hành bổ sung (12) Chỉ dẫn dự thảo văn bản (13) Ký hiệu người / bộ phận soạn thảo & số lượng bản phát hành (14) Địa chỉ; E-Mail; Website; Số điện thoại, số Fax (Cơng văn) Bổ sung (15) Biểu tượng (Logo) in chìm 6/9/2021 * * * 9
  10. 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 2.1. KHÁI NIỆM ◘ Là việc xác định khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác. 6/9/2021 10
  11. 2.2. KHỔ GIẤY ◘ A4 (210mm x 297mm) ◘ Giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, phiếu gởi cĩ thể dùng khổ giấy A5 (148mm x 210mm) 6/9/2021 11
  12. 2.3. KIỂU TRÌNH BÀY ◘ Trình bày theo chiều dài trang giấy. ◘ Bảng, biểu cĩ thể trình bày theo chiều rộng trang giấy. 2.4. PHƠNG CHỮ (FONT) ◘ Phơng chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo TCVN 6909:2001. 6/9/2021 12
  13. 2.5. ĐỊNH LỀ VĂN BẢN (A4) Trang mặt trước ● Lề trên (Top): 20 – 25 mm ● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm ● Lề trái (Insize): 30 – 35 mm ● Lề phải (Outsize): 15 – 20 mm Trang mặt sau ● Lề trên (Top): 20 – 25 mm ● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm ● Lề trái (Insize): 15 – 20 mm ● Lề phải (Outsize): 30 – 35 mm 6/9/2021 13
  14. 2.6. SỐ TRANG ◘ Vị trí: Gĩc phải ở cuối trang giấy (phần footer) ◘ Kiểu số: Ả-rập (1,2,3 ) ◘ Cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, khơng đánh số trang thứ nhất. ◘ Số trang phụ lục đánh số riêng theo từng phụ lục. 6/9/2021 14
  15. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THUỘC THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN 1 15 6/9/2021 15
  16. 1 QUỐC HIỆU CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ◘ Dịng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm ◘ Dịng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ từ 13- 14, kiểu chữ đứng, đậm ◘ Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dịng chữ (lệnh Draw, khơng dùng Underline) 6/9/2021 16
  17. 2 TÊN TỔ CHỨC BAN HÀNH BỘ CƠNG THƯƠNG VD TRƯỜNG ĐHCN TP.HCM ◘ Chữ in hoa, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ: đứng, đậm ◘ Cấp trên nếu cĩ: Chữ in hoa, cỡ chữ: 13- 14, kiểu chữ: đứng. ◘ Dưới cĩ đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng từ 1/3 - 1/2 dịng chữ. 6/9/2021 17
  18. 3 SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN Văn bản QPPL + Tư pháp ◘ Số thứ tự/Năm ban hành/Loại văn bản - cơ quan ban hành Ví dụ: Số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn bản Hành chính ◘ Số thứ tự/Loại văn bản - cơ quan, chức danh ban hành Ví dụ: Số: 10/QĐ-GĐ 6/9/2021 18
  19. 3 SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN ◘ Số văn bản: Số thứ tự đăng ký tại văn thư, bắt đầu từ số 01 vào ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. ◘ Ký hiệu văn bản: Chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức (chức danh) ban hành văn bản 6/9/2021 19
  20. 4 ĐỊA DANH ◘ Tên đơn vị hành chính (tên tỉnh, thành phố, huyện, xã) nơi cơ quan, tổ chức đĩng trụ sở. ◘ Nếu đơn vị hành chính đặt theo tên người / chữ số / sự kiện lịch sử thì ghi tên gọi đầy đủ ◘ Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14 6/9/2021 20
  21. 4 ĐỊA DANH VĂN BẢN CQ, TC TRUNG ƯƠNG ◘ Tên tỉnh, thành phố nơi đĩng trụ sở. Ví dụ: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, 6/9/2021 21
  22. VĂN BẢN CQ, TC CẤP TỈNH & DN ◘ Tên tỉnh, thành phố thuộc trung ương. Ví dụ: Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh, VĂN BẢN CQ, TC CẤP HUYỆN ◘ Tên quận, huyện, thị xã, TP thuộc tỉnh. Ví dụ: Thủ Dầu Một VĂN BẢN CQ, TC CẤP XÃ ◘ Tên xã, phường, thị trấn. 6/9/2021 22
  23. 4 NGÀY, THÁNG NĂM ◘ Văn bản QPPL của Quốc hội, UBTVQH, HĐND: Ngày thơng qua ◘ Văn bản QPPL khác & văn bản hành chính: Ngày ký ban hành. ◘ Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14. ◘ Đặt canh giữa dưới Quốc hiệu ◘ Số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước 6/9/2021 23
  24. 5 a TÊN LOẠI VĂN BẢN ◘ Tên cụ thể loại văn bản được ban hành. ◘ Tất cả văn bản QPPL & hành chính đều cĩ tên loại, trừ cơng văn. ◘ Chữ in hoa, đậm, cỡ chữ 14-15. Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH 6/9/2021 24
  25. 5 a TRÍCH YẾU NỘI DUNG ◘ Câu ngắn / cụm từ khái quát nội dung chủ yếu của văn bản ◘ Giúp xác định nhanh nội dung văn bản ◘ Tiện theo dõi, tra tìm khi cần thiết. ◘ Chữ in thường, cỡ chữ 13-14, đậm ◘ Dưới cĩ đường gạch ngang, dài từ 1/3 - 1/2 dịng chữ Ví dụ: Về việc nâng lương đối với ơng Nguyễn Văn A 6/9/2021 25
  26. TRÍCH YẾU NỘI DUNG 5 b CƠNG VĂN ◘ Chữ “V/v” in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dịng 6pt. Ví dụ: Số: 72/CV-GĐ V/v kế hoạch kiểm tra cơng tác 6 tháng đầu năm 2012 6/9/2021 26
  27. 6 NỘI DUNG VĂN BẢN ◘ Phù hợp chính sách, pháp luật ◘ Ngơn ngữ viết, dễ hiểu ◘ Từ phổ thơng, khơng dùng từ địa phương, tiếng lĩng, từ ngữ nước ngồi ◘ Khơng viết tắt cụm từ khơng thơng dụng ◘ Thuật ngữ chuyên mơn phải được giải thích trong văn bản. ◘ Chữ in thường, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 – 14. 6/9/2021 27
  28. 6 NỘI DUNG VĂN BẢN ◘ Đầu dịng lùi vào 1 - 1,27cm (1 default tab) ◘ Khoảng cách giữa các đoạn văn (Paragraph): Tối thiểu 6pt ◘ Khoảng cách giữa các dịng (Line spacing): Cách dịng đơn (single line spacing) / 15pt (exactly line spacing) ◘ Khoảng cách tối đa giữa các dịng là 1,5 dịng (1,5 lines). 6/9/2021 28
  29. Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm ◘ Phần, Chương: Dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự La Mã. Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: Phần II KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 6/9/2021 29
  30. Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm ◘ Mục: Dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số Ả - rập. Tiêu đề trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: Mục 2 KỸ THUẬT SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG 6/9/2021 30
  31. Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm ◘ Điều + Số thứ tự + tiêu đề: Chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số Ả- rập, sau số thứ tự cĩ dấu chấm; cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: Điều 10. Giải quyết tranh chấp 6/9/2021 31
  32. Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm ◘ Khoản: Số Ả-rập, sau số cĩ dấu chấm, cỡ chữ số 13-14, kiểu chữ đứng. ◘ Điểm: Chữ cái tiếng Việt abc, sau cĩ dấu đĩng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng. Ví dụ: Điều 10. Giải quyết tranh chấp 1. a) 6/9/2021 32
  33. 7a QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ ◘ Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản mình đã ký. ◘ Chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, đứng, đậm. ◘ Các hình thức ký văn bản: ● Ký trực tiếp ● Ký thay (KT) ● Thay mặt (TM) ● Thừa ủy quyền (TUQ) ● Thừa lệnh (TL) 6/9/2021 33
  34. KÝ TRỰC TIẾP ◘ Người giữ chức vụ cĩ thẩm quyền ký ban hành văn bản. Ví dụ: CHỦ TỊCH GIÁM ĐỐC Q. GIÁM ĐỐC 6/9/2021 34
  35. TẢN MẠN VỀ CHỮ KÝ 6/9/20216/9/2021 35
  36. THAY MẶT (TM.) ◘ Ký thay mặt tập thể: Ghi “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo / tên tổ chức. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH TM. BAN GIÁM HIỆU HIỆU TRƯỞNG 6/9/2021 36
  37. KÝ THAY (KT.) ◘ Ký thay người đứng đầu tổ chức: ghi “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu. Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH KT. GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC 6/9/2021 37
  38. 6/9/2021 38
  39. THỪA LỆNH (TL.) ◘ Ký thừa lệnh: Ghi “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức. Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH TL. HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG ĐÀO TẠO 6/9/2021 39
  40. 6/9/2021 40
  41. THỪA ỦY QUYỀN (TUQ.) ◘ Ký thừa ủy quyền: Ghi “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG NHÂN SỰ 6/9/2021 41
  42. 6/9/2021 42
  43. 7 b HỌ & TÊN NGƯỜI KÝ ◘ Chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Ví dụ: Nguyễn Văn An ◘ Chỉ văn bản của tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học / lực lượng vũ trang được ghi học hàm, học vị, quân hàm. Ví dụ: GS.TS. Nguyễn Văn An Đại tá Nguyễn Văn An 6/9/2021 43
  44. 9 NƠI NHẬN ◘ Tổ chức, cá nhân nhận văn bản để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để biết và để lưu. ◘ Sát lề trái (ngang 7a), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm Ví dụ: Cơng văn Kính gởi: Cơng ty X Tờ trình Báo cáo Nơi nhận: - Hội đồng quản trị (để b/c); Văn bản - Lưu: VT, PHC, 3. khác 6/9/2021 44
  45. 10a DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT ◘ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 quy định 3 mức độ mật: TUYỆT MẬT TỐI MẬT MẬT ◘ Chiến lược an ◘ Số lượng tiền ◘ Bộ ngành ninh quốc gia; kế in, phát hành; quy định hoạch phịng thủ tiền dự trữ đất nước ◘ Nơi lưu giữ và ◘ Tổ chức và số lượng kim hoạt động tình loại quý hiếm, đá báo, phản gián quý, ngoại hối 6/9/2021 45
  46. 10b DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN ◘ Người ký văn bản KHẨN quyết định ◘ Cĩ 4 mức khẩn: HỎA TỐC ● Khẩn ● Thượng khẩn THƯỢNG KHẨN ● Hỏa tốc ● Hỏa tốc hẹn giờ HỎA TỐC HẸN GIỜ 6/9/2021 46
  47. 6/9/2021 47
  48. 11 DẤU CHỈ PHẠM VI LƯU HÀNH ◘ Văn bản cĩ phạm TRẢ LẠI vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng SAU KHI HỌP hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về XEM XONG phạm vi lưu hành. TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 6/9/2021 48
  49. 12 DẤU CHỈ DẪN DỰ THẢO ◘ Văn bản dự thảo chưa được thơng DỰ THẢO qua. DỰ THẢO LẦN 2 DỰ THẢO LẦN 3 6/9/2021 49
  50. 3. BẢN SAO VĂN BẢN 3.1. CÁC LOẠI BẢN SAO ◼SAOSao Yy BẢNbản chínhCHÍNH: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính. ◼ TríchTRÍCHsao SAO: Bản sao một phần nội dung của bản chính. ◼SAOSao LỤClục: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản từ bản sao y bản chính. 6/9/2021 50
  51. 3.2. TRÌNH BÀY BẢN SAO TÊN CQ, TC SAO Y BẢN CHÍNH Số: /SY Địa danh, ngày tháng năm Nơi nhận: CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; Chữ ký, con dấu - ; - Lưu VT. Họ và tên 6/9/2021 51
  52. VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục VI VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Kèm theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ) 6/9/2021 52
  53. CÂU HỎI ƠN TẬP 1) Nêu tên các loại văn bản quy phạm pháp luật? Thẩm quyền ban hành? 2) Nêu thể thức văn bản hành chính? 3) Nêu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính? 6/9/2021 53