Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 9 - Bài 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Báo cáo

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 9 - Bài 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Báo cáo

1. BÀI 4 KỸ THUẬT SOẠN THẢO TRÌNH BÀY BÁO CÁO SỐ TIẾT GIẢNG: 1 TỰ HỌC: 2 Wednesday, June 9, 2021 1
2. NỘI DUNG BÀI GIẢNG ◙ Khái niệm báo cáo ◙ Yêu cầu của báo cáo ◙ Phân loại báo cáo ◙ Cấu trúc của báo cáo ◙ Phương pháp soạn báo cáo Wednesday, June 9, 2021 2
3. 1. KHÁI NIỆM BÁO CÁO ◙ Văn bản hành chính ◙ Chỉ dùng cho CQ, TC cấp dưới ◙ Nội dung: Phản ánh sự việc, hoạt động của CQ, TC trong một khoảng thời gian cụ thể. ◙ Chức năng: Giúp CQ, TC cấp trên đánh giá được tình hình thực tế, kịp thời đề ra chính sách, biện pháp quản lý phù hợp. Wednesday, June 9, 2021 3
4. 2. YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO ◙ Trung thực, khách quan, chính xác: Chi tiết, số liệu phải đúng thực tế. ◙ Cụ thể, có trọng tâm: Giúp cấp trên đánh giá đúng tình hình thực tế để ban hành các quyết định quản lý. ◙ Kịp thời, nhanh chóng: Vì báo cáo phục vụ công tác quản lý, điều hành. Wednesday, June 9, 2021 4
5. 3. PHÂN LOẠI BÁO CÁO Công tác Chuyên môn Chuyên đề Thực tế Chung Wednesday, June 9, 2021 5
6. 3. PHÂN LOẠI BÁO CÁO ◙ Báo cáo công tác: Sơ kết, tổng kết ◙ Báo cáo chuyên đề, vụ việc: Một vấn đề trong hoạt động của tổ chức ◙ Báo cáo chuyên môn: Tài chính, thuế ◙ Báo cáo chung: Đề cập tất cả các mặt hoạt động của tổ chức ◙ Báo cáo thực tế: Thực tế công tác và đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề. Wednesday, June 9, 2021 6
7. 4. CẤU TRÚC BÁO CÁO Mở đầu Nhiệm vụ được giao, thuận lợi, khĩ khăn trong thực hiện Nội dung Kết quả thực hiện; cơng việc đã làm được, chưa làm được; nguyên nhân chủ quan, khách quan Kết thúc Mục tiêu, nhiệm vụ mới, biện pháp thực hiện, kiến nghị cấp trên Wednesday, June 9, 2021 7
8. 5. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO 5.1. CHUẨN BỊ ◙ Xác định mục đích của báo cáo. ◙ Thu thập dữ liệu cần báo cáo: Đối chiếu thông tin để kiểm chứng độ xác thực của thông tin. ◙ Sắp xếp, tổng hợp dữ liệu báo cáo. ◙ Tổng kết hoạt động, kinh nghiệm, ý kiến cần đề xuất lên cấp trên. Wednesday, June 9, 2021 8
9. 5.2. VIẾT BÁO CÁO BÁO CÁO SƠ KẾT (6 THÁNG) ◙ Công việc đã làm được, chưa làm được ◙ Nguyên nhân chủ quan, khách quan ◙ Biện pháp thực hiện công việc còn lại BÁO CÁO TỔNG KẾT (12 THÁNG) ◙ Tổng hợp nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành (kết quả cụ thể). ◙ Nguyên nhân chưa hoàn thành. ◙ Phương hướng nhiệm vụ cho năm sau. Wednesday, June 9, 2021 9
10. TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /BC- TP.HCM, ngày tháng năm 2013 BÁO CÁO Về việc . . . . . . . . . . . Kính gởi: Phần mở đầu: Đặc điểm tình hình; Nhiệm vụ được giao; Thuận lợi khó khăn Phần nội dung: Kiểm điểm những việc đã làm được, những tồn tại cụ thể, nguyên nhân chủ quan - khách quan; Đánh giá kết quả kèm theo số liệu thực tế (đạt bao nhiêu % chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra) Phần kết thúc: Mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới; Các biện pháp thực hiện; Kiến nghị, đề xuất với cấp trên. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - .; - Lưu VT, PHC (3). Wednesday, June 9, 2021 10
11. CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Nêu các yêu cầu của báo cáo? 2. Cấu trúc của báo cáo và những nội dung chính của báo cáo? BÀI TẬP (30p) Soạn Báo cáo về hoạt động của lớp em năm học vừa qua gởi Phòng Quản lý HSSV&TTGD? Wednesday, June 9, 2021 11
12. KHOA QTKD CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM LỚP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /BC- TP.HCM, ngày tháng năm 2013 BÁO CÁO Về việc tổng kết năm học 2010 - 2011 Kính gởi: Phòng Quản lý HSSV & TTGD Phần mở đầu: Nhận định chung về đặc điểm tình hình của lớp; Thuận lợi khó khăn của lớp. Phần nội dung: Kiểm điểm kết quả hoạt động của lớp trong 3 lĩnh vực: Học tập, rèn luyện, tham gia công tác xã hội. - Những việc đã làm được, những tồn tại cụ thể, nguyên nhân chủ quan - khách quan; Đánh giá kết quả kèm theo số liệu thực tế (đạt bao nhiêu % chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra) Phần kết thúc: Đề xuất, kiến nghị. Nơi nhận: LỚP TRƯỞNG - Phòng QLHSSV&TTGD; - Lưu. Wednesday, June 9, 2021 12