Bài giảng Quản trị văn phòng - Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin

1. NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN
2. VĂN QUẢN PHÒNG LÝ THÔNG TIN
3. Thảo luận 5 phút: Lãnh đạo CQ, các phòng ban chuyên môn cần được cung cấp những thông tin nào? Họ thường yêu cầu VP cung cấp những văn bản, những thông tin gì?
4. 1. Nhu cầu cung cấp thông tin Lãnh đạo, các phòng ban CM cần được cung cấp các loại TT: - Các quy định của Đảng, NN, CQ cấp trên - Tình hình triển khai thực hiện của cấp dưới - Phản ánh, nguyện vọng của cấp dưới, của dân - Tình hình CT-KT-VHXH trong nước, quốc tế
5. Lãnh đạo, các bộ phận CM yêu cầu VP cung cấp: - VB pháp luật, chỉ đạo - Thông tin, số liệu báo cáo của cấp dưới - Thông tin từ phương tiện TT đại chúng - Thông tin phản hồi
6. Hỏi nhỏ: THÔNG TIN ĐỊNH KỲ ?? THÔNG TIN ĐỘT XUẤT ??
7. 2. NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN THU THẬP & CHUẨN BỊ XỬ LÝ
8. 2.1 Thu thập và Chuẩn bị Muốn thu thập TT đầy đủ thì TKVP phải nắm được cái gì? THÔNG TIN NGUỒN CẦN THÔNG THU THẬP TIN
9. NGUỒN THÔNG TIN SÁCH BÁO
10. Ví dụ: Nghiệp vụ thu thập thông tin của cán bộ văn thư, của thư ký điều hành??
11. 2.2 Xử lý Tập hợp, Kiểm tra hệ thống hoá độ chính xác TT TT
12. 3. CUNG CẤP THÔNG TIN Vấn đề Phạm vi gì?? TT ? Thời gian Hình thức để TT ? cung cấp tin?
13.  3 dạng cung cấp thông tin - Sao chụp một phần hoặc toàn bộ - Cung cấp TT bằng văn bản - Cung cấp TT trực tiếp (họp, điện thoại) Cần lưu trữ TT quan trọng, vất vả tìm kiếm để cung cấp cho lần sau, làm bằng chứng
14. Sơ đồ cung cấp tin Xác định Nguồn tin, Thu thập, Cung cấp PP TT Lấy tin xử lý TT TT
15. Sơ đồ cung cấp thông tin  Xác định TT cần cung cấp  + Nắm yêu cầu TT cần cung cấp  Vấn đề  Phạm vi  Thời gian  Hình thức  Nguồn tin và phương pháp lấy tin  Thu thập và xử lý thông tin (trích nguồn và xuất xứ)  Cung cấp thông tin  + scan  +văn bản  + trực tiếp