Bài giảng Quản trị văn phòng - Tổng quan về văn phòng - Đặng Như Hảo

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Tổng quan về văn phòng - Đặng Như Hảo

1. Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai Khoa Quản Trị Môn học: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GV: Đặng Nhƣ Hảo Mail: nhuhao102@gmail.com DĐ: 0973.714.070
2. 1. Những vấn đề chung 2. Những nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 2.1 Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin 2.2 Tổ chức hội họp, các chuyến đi công tác 2.3 Công tác văn thư 2.4 Công tác lưu trữ 2.5 Soạn thảo văn bản
3. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
4. Hỏi nhỏ: Cứ phát biểu những gì bạn nghĩ nhé! Bạn hiểu văn phòng là gì? Những người trong văn phòng làm những việc gì?
5. 1. Quan niệm văn phòng Thực tế có những quan niệm khác nhau: Là bộ phận phụ trách công tác giấy tờ hành chính trong CQ, ĐV Trụ sở làm việc, các CBCC thực thi công việc Là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng
6. CON NGƢỜI VẬT CHẤT VĂN PHÒNG KỸ THUẬT THÔNG TIN
7. VĂN PHÒNG: - Là bộ máy điều hành tổng hợp của CQ, ĐV - Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý - Là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
8. 2. Chức năng của văn phòng 2.1 Tham mƣu, tổng hợp 2.2 Trợ giúp điều hành 2.3 Hậu cần
9. 2.1 Chức năng tham mƣu, tổng hợp - Tham mưu là hoạt Tổng hợp: Thông tin động trợ giúp nhằm đầu vào, đầu ra, được tìm ra những quyết chọn lọc, phân tích, định tối ưu. tổng hợp, lưu giữ & - Những ý kiến được khai thác sử dụng. tổng hợp, phân tích, -VP: đầu mối tiếp nhận chọn lọc các phương án tham mưu
10. 2.2 Chức năng trợ giúp điều hành Là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành CQ, ĐV. Ví dụ: XD & triển khai CT-KH công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức HH, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, CTVT.
11. 2.3 Chức năng hậu cần Là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
12. 3. Nhiệm vụ của văn phòng Xây dựng & thực hiện Tổ chức công tác chương trình kế hoạch Thu thập, xử lý Phối hợp với các đơn vị cung cấp, quản lý TT Truyền đạt & theo dõi Bảo đảm CSVC việc thực hiện các QĐ Thực hiện Xây dựng CCTC công tác VT-LT VP hợp lý Tư vấn về VB cho thủ trưởng
13. 4. Quản trị văn phòng Quản trị: Con người – quá trình (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) – mục tiêu. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
14. Quản trị văn phòng Nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
15. 5. Nội dung của QTVP “Công tác văn phòng có ở tất cả các nơi trong CQ” Quản lý Lãnh đạo công tác VP văn phòng trong CQ trong CQ
16. 5.1 Các chức năng quản trị văn phòng: - Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức công tác văn phòng - Chức năng nhân sự - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra
17. CN Hoạch định: mở đƣờng cho hoạt động QTVP, là căn cứ triển khai đồng bộ, trọng tâm công tác VP trong thời gian nhất định CN Tổ chức: thiết lập bộ máy VP và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của VP (công tác VP) CN Nhân sự: nhu cầu nhân sự, phân công công việc, tuyển chọn & phát triển nhân lực
18. CN Lãnh đạo: tác động, thúc đẩy, hướng dẫn, chỉ đạo người khác để đạt mục tiêu đề ra. CN Kiểm tra: so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế, quy trình. Kiểm tra hành chính, công việc, nhân sự
19. QTVP VP hoạt động độc lập, VP là bộ phận QH mật thiết là “bộ nhớ” không thể với các lĩnh vực của thủ thiếu khác trong các trưởng trong CQ, ĐV CQ, ĐV CQ
20. 6. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Phần I: Những quy định chung (vị trí, vai trò ) Phần II: Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Phần III: Quyền hạn và trách nhiệm của VP Phần IV: Tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý Phần V: Phương thức làm việc và MQH công tác Phần VI: Điều khoản cuối cùng
21. Thảo luận: Đọc quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Bà Rịa, cho biết trong quy định này trình bày những vấn đề gì?
22. 7. Thƣ ký văn phòng
23. Nghề thƣ ký xuất hiện ở Việt Nam vào triều đại nào? Tên gọi của nghề này là gì??!!!
24. 7.1TÌM HIỂU VỀ THƢ KÝ VĂN PHÒNG THƢ KÝ ?! liên quan đến giấy tờ, giao tiếp và sắp xếp lịch làm việc hàng ngày.
25. Chịu trách nhiệm, không cần kiểm tra trực tiếp Trợ giúp Óc phán cấp I.P.S đoán, sáng quản trị kiến Đƣa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình
26. Đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc Lĩnh vực chuyên môn của văn phòng??! Hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của CQ, ngƣời lãnh đạo
27. 7.2 Nhiệm vụ TASK
28. *Soạn thảo *Xử lý văn bản *Sắp xếp, quản lý văn bản *Chuẩn bị, sắp xếp công tác *Chuẩn bị, phục vụ cuộc họp *Sắp xếp lịch làm việc của CQ *Giao tiếp ĐT, giao tiếp HC
29. *Phụ trách công việc tại VP *Tham gia giao tiếp, đối nội, đối ngoại *Cung cấp TTHC *Tham mƣu tƣ vấn cho thủ trƣởng
30. 7.3 YÊU CẦU: • Nắm vững chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ; TT và XLTT • Tham mưu cho lãnh đạo về chuyên môn • Biết thể hiện những ý tưởng của Thủ trưởng • Biết tổ chức, độc lập triển khai, thực hiện những quyết định • Tổng kết, phân tích • Biết phối hợp các bộ phận khác • Biết thiết lập mối quan hệ với các CQ bên ngoài
31. 7.4 Phẩm chất của ngƣời thƣ ký Ý thức Tự Kín đáo kỷ luật kiềm chế ?! Năng động Cẩn thận, Yêu Linh hoạt Chu đáo nghề
32. TRÒ CHƠI: GIẢI Ô CHỮ Nếu không kín đáo, ngƣời thƣ ký rất dễ mắc sai lầm này?
33. 1> Theo bạn, phẩm chất nào là quan trọng nhất? Tại sao? 2> Các nhà tuyển dụng quan tâm đến phẩm chất nào nhất của một ngƣời TKVP hiện đại?!
34. 7.5 Vị trí Cung cấp TT kịp thời, chính xác để QL Ngƣời thân CQ hoạt cận, đáng động đều tin cậy POSITION đặn, thông suốt Mắc xích nối Tham mƣu, liền, duy trì tƣ vấn các MQH