Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý

60 trang hapham 3640

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_he_thong_thong_tin_quan_ly.doc

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý

GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ :
Mục Lục Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1 1.1. Vài nét về thời đại thông tin 1 1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp 3 1.3. Hệ thống thông tin quản lý 8 1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 10 1.5. Vai trò và tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 14 1.6. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin 15 Chương 2: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 16 2.1. Phần cứng 16 2.2. Phần mềm 20 2.3. Mạng máy tính 23 3.1. Cơ sở dữ liệu 24 3.2. Mô hình cơ sở dữ liệu 27 3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 28 3.4. Kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu 30 4.1. Quy trình phát triển hệ thống thông tin 31 4.2. Các phƣơng pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 32 4.3. Các phƣơng thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông 34 4.4. Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển HTTT 35 Chương 5: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CẤP CHUYÊN GIA 35 5.1. Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 35 5.2. Hệ thống thông tin cung cấp tri thức(Knowledge Working System – KWS) 39 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP 42 6.1. Hệ thống thống thông tin Marketing 42 6.2. Hệ thống thông tin sản xuất 47 6.3. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực 50 6.4. Hệ thống thông tin tài chính 53 Chương 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 56 7.1. Vai trò của nhà quản lý 56 7.2. Quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp 56 7.3. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 57 7.4. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm 58 7.5. Sử dụng một số công cụ Excel trong hỗ trợ ra quyết định 58 :
Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1. Vài nét về thời đại thông tin Trước những năm 1980, trên thế giới gần như chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ. Họ không quan tâm tới thông tin cũng như các lợi ích mà nó đem lại . Việc đầu tư vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó khá tốn kém và đem lại hiệu quả không cao. Vào thời kỳ này quá trình thông tin diễn ra giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa được đặt ra. Quá trinh quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nảy sinh trong môi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm và bằng trực giác của người quản lý. Vào những năm 1980 ,với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính và đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin có một cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doannh nghiệp. Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập các mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nhất để thực hiện. Năm 1986, Richard Mason ( giáo sư về hệ thống thông tin ) đã viết: Ngày nay trong các xã hội phương tây của chúng ta, số lượng nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên ở bất cứ một nghề nào khác. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau Các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu của chúng là xử lý thông tin như Ngân hàng, các tổ chức môi giới, các công ty bảo hiểm các doanh nghiệp quảng cáo, trước đây chiếm một tỷ lệ nhỏ trong GDP của các nước; thì từ năm 1988 trở lại đây chúng đã chiếm một tỷ lệ ngày càng lớn. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối cùng. Xã hội của chúng ta thực sự là xã hội thông tin, thời đại của chúng ta là thời đại thông tin. Thời đại thông tin dược phân biệt với những thời đại khác bởi năm đặc điểm quan trọng: Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin. Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh. Trong thời đại thông tin năng xuất lao động tăng lên nhanh chóng. Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thời đại thông tin. Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các sản phẩm và dịch vụ. :
- 2 - :
Bảng 1.1. Những điểm khác biệt của thời đại thông tin so với một số thời đại khác Thời đại nông Thời đại công Thời đại nghiệp nghiệp thông tin Khoảng thời gian Trước 1800 1800 tới 1957 1957 tới nay Công nhân trong Nhân công tri Nhân công chính Nông dân nhà máy thức Con người và đất Con người và máy Con người và Quan hệ lao động đai móc con người Công nghệ Công cụ chủ yếu Công cụ cầm tay Máy móc thông tin 1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp 1.2.1. Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác. Như việc một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện Ở khái niệm trên chúng ta cần phải hểu thực thể là gì? Thực thể là một sự vật hay một cài gì đó tồn tại và phân biệt được. Ví dụ mỗi con người cũng là một thực thể, mỗi chiếc xe máy cũng là một thực thể, chúng ta cũng có thể nói mỗi con kiến cũng là một thực thể nếu chúng ta phân biệt được con này với con khác ( chẳng hạn ta đánh số cực nhỏ trên mỗi con kiến ) Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu. Đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó chúng ta vẫn cần xác định rằng thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa cho người sử dụng và thông tin gồm nhiều giá trị dữ liệu. 1.2.2. Các đặc tính của thông tin trong doanh nghiệp Chất lượng của thông tin được xác định thông qua những đặc tính sau: Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn về giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán hàng sẽ sụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa :
đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này sẽ không co khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước và của cùng kỳ năm trước đó. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cho biết tý gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự không đầy đủ về thông tin như vậy sẽ làm hại cho doannh nghiệp. Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là do quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hay đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn tới hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin. Tính an toàn: Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại to lớn cho tổ chức. Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 1.2.3. Phân loại thông tin trong doanh nghiệp  Ba cấp quản lý trong một tổ chức Người ta thường chia Tổ chức thành ba mức quản lý có tên là : Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. :
Mức chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những đường lối. Trong một doanh nghiệp sản xuất thông thường các nhà quản lý như: Chủ tịch – Tổng giám đốc hoặc các phó chủ tịch thuộc mức quản lý này. Mức chiến thuật thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược được đặt ra ở mức cao hơn. Trong một doanh nghiệp thông thường các nhà quản lý như: Trưởng phòng tổ chức, chưởng phòng tài vụ, nằm ở mức quản lý này. Mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các công việc của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất thuộc mức quản lý này. Cần lưu ý rằng một tổ chức không chỉ có các bộ phận ở ba mức quản lý như trên đã trình bày mới sử dụng và tạo ra thông tin. Còn có các bộ phận ở mức thứ tư. Tuy nhiên mức này không có trách nhiệm quản lý. Nó được cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình. Ví dụ nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất thuộc mức này. Tương ứng với ba mức quản lý của tổ chức thì quyết định trong một tổ chức cũng được chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Quyết định chiến lƣợc là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.  Các loại thông tin quản lý trong một doanh nghiệp :
Cán bộ quản lý trong các cấp ( mức ) khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần thông tin khác nhau. Điều này được thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thông tin quản lý trong một tổ chức được chia làm ba loại: Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin tác nghiệp. Thông tin chiến lược: là những thông tin sử dụng cho mục tiêu dài hạn của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của những nhà chiến lược cấp cao. Nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ mới phát sinh. Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan tới việc lâp kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự án, và đưa ra những dự báo cho sự phát triển tương lai. Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn ( một tháng hoặc một năm ), và thường là mối quan tâm chủ yếu của các phòng ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của hoạt động hàng ngày. Do đó, nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định. Thông tin điều hành ( tác nghiệp ): là những thông tin sử dụng cho những công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày thậm chí vài giờ trong một phòng ban nào đó. Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay, về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc, Thông tin điều hành về bản chất được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Bảng 1.2 mô tả tính chất của thông tin theo cấp quyết định. :
Bảng 1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định Đặc trƣng Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lƣợc thông tin Tần suất Đều đặn lặp lại Phần lớn là thường Sau một thời kỳ dài, kỳ, đều đặn trong trường hợp đặc biệt Tính độc lập Dự kiến trước Dự đoán sơ bộ có Chủ yếu không dự đoán của kết quả được thông tin bất ngờ trước được Thời điểm Quá khứ và Hiện tại và Dự đoán cho tương lai là hiện tại tương lai chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, Tổng hợp, khái quát thống kê Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài Ngoài tổ chức là chủ yếu tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu có cấu Phi cấu trúc cao trúc, một số phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có Mang nhiều tính chủ tính chủ quan quan Người sử dụng Giám sát hoạt Người quản lý cấp Người quản lý cấp cao động tác trung gian nghiệp 1.2.4. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp Thông tin được sử dụng trong các doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong. Nguồn thông tin bên ngoài: Để có một cái nhìn khái quát về nguồn thông tin bên ngoài cho một tổ chức hãy xem xét Hình 1.1. Về các đầu mối trong sơ đồ: - Nhà nước và cấp trên. Một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự quản lý của nhà nước. Mọi thông tin mang tính định hướng của nhà nước và cấp trên đối với một tổ chức như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ v.v là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. - Khách hàng. Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin về khách hàng là vô cùng quan trọng. Việc tổ chức thu thập, lưu trữ và khai thác thông tin về khách hàng như thế nào là một trong những nhiệm vụ lớn của một doanh nghiệp. - Doanh nghiệp cạnh tranh. Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. - Doanh nghiệp có liên quan. Là các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan ( hàng hóa bổ sung hoặc hàng hóa có thay thế ). :
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh. Muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về đối thủ sẽ xuất hiện trong tương lai – các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh. - Các nhà cung cấp. Thông tin về các nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như sự kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm dịch vụ của mình. Nhà nước và cấp trên Khách hàng DOANH NGHIỆP Doanh nghiệp cạnh tranh Hệ thống quản lý Doanh nghiệp có liên quan Đối tượng quản lý Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Nhà cung cấp Hình 1.1. Các nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp Nguồn thông tin thu thập từ bên ngoài doanh nghiệp được cung cấp thông qua báo chí, tài liệu của các tổ chức cung cấp thông tin, hoặc qua điều tra khảo sát trực tiếp các đối tượng của doanh nghiệp Nguồn thông tin trong nôi tại doanh nghiệp: Ngoài nguồn thông tin bên ngoài, doanh nghiệp còn có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau, và do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các dạng khác nhau, phục vụ những mục tiêu đa dạng và có những đặc tả khác nhau về phần cứng, phần mềm, cũng như về người sử dụng và điều hành. 1.3. Hệ thống thông tin quản lý 1.3.1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực :
Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là thành phần của một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta đang xem xét thực chất đề là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những nhiệm vụ khác nhaucủa công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức lớn mà nó phục vụ. Những yếu tố cơ bản của một hệ thống gồm: Mục đích: chính là lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống. Phạm vi: Nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống. Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống. Đầu vào : là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ thống. Đầu ra: là những đối tượng oặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài. 1.3.2. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Cung cấp Phản hồi Hình 1.2. Các chức năng chính của hệ thống thông tin Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một hệ thống thông tin gồm những nhóm chính như sau: :
- Thu thập dữ liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một tổ chức doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin. - Xử lý thông tin: Là quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu đầu vào thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. - Cung cấp thông tin: sợ phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng thông tin đó. - Lưu trữ thông tin: Các thông tin cần được lưu trữ để sử dụng trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống khi cần vẫn được sử dụng. - Thông tin phản hồi: Là những thông tin xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính – mặc dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều. Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Trong giáo trình này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ nhác tới hệ thống thông tin vi tính. Ở đây cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thông tin. Các máy tính điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển xử lý máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin. Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta cần phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại cần phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về công nghệ thông tin. 1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau, nên có rất nhiều loại hệ thống thông tin tồn tại trong tổ chức. Các hệ thống thông tin trong tổ chức có thể phân loại theo các phương thức khác nhau. 1.4.1. Phân loại theo cấp ứng dụng Theo cách phân loại này có bốn loại hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ và lưu thông nguyên vật liệu trong nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để :
trả lời cho các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp. Còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho? Anh X đã lĩnh lương chưa? Để trả lời những câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuyên, và dễ sử dụng. Ví dụ về hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: hệ thống lưu các khoản tiền rút khỏi tài khoản ngân hàng từ một máy rút tiền tự động (ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy. - Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc xem có đang trong tình trạng tốt hay không. Ở cấp này các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm Các hệ thống cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động. Ví dụ hệ thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một số cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường. Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu về thông tin cũng ít rõ ràng hơn. Các hệ thống loại này thường trả lời câu hỏi dạng “nếu-thì”: Nếu chúng ta tăng gấp đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào? Nếu hoạt động của nhà máy bị đình chỉ lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp, cũng như dữ liệu nội bộ không dễ truy nhập được từ các hệ thống tác nghiệp thông thường. - Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống thông tin là giúp cho doanh nhgiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và công ty sẽ chịu được chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới? 1.4.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Ngoài cách phân lọa trên, còn có thể phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. 1.4.2.1. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System – TPS ) là hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, và vận chuyển vật tư. Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. Những hệ thống thuộc loại này :
bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộ thuế Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cự đến các công ty khác. 1.4.2.2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin ( Management Information System – MIS ): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Do các hê thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vân hành của hệ xử lý giao dịch. Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự kiện nội bộ. MIS chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp quản lý. MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm – chứ không phải là các hoạt động hàng ngày. MIS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy định trước để trả lời chúng. Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin về thị trường . Các hệ thống này thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn các MIS sử dụng các kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp toán học phức tạp hay thuật toán thống kê. 1.4.2.3. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định ( Decision Support System – DSS) là hệ thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. 1.4.2.4. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System – ESS) tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sư kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thái của các đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. ESS sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất :
và có thể chuyển tải đồng thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo. Không giống các loại hệ thống thông tin khác, ESS không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, ESS cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Trong khi cacs DSS có tính phân tích ca, thì ESS ít sử dụng các mô hình phân tích. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Cần phải sát nhập doanh nghiệp với công ty nào khác để đối phó với những thay đổi trên thị trường? ESS được thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cấp cao nhất. Do đó chúng tập hợp các giao diện đồ họa dễ sử dụng. 1.4.2.5. Hệ thống chuyên gia Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Hệ thống cung cấp tri thức ( Knowledge Working System – KWS ) và hệ thống tự động hóa văn phòng ( Office Automated System – OAS ) phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của doanh nghiệp. KWS hỗ trợ lao động tri thức, còn OAS giúp ích cho lao động dữ liệu ( mặc dù chúng cũng được sử dụng rộng rãi bởi lao động trí thức ). Lao động tri thức ( knownledge worker ) là những nhân công có trình độ cao và thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như: kỹ sư, bác sỹ, luật sư và nhà khoa học. Công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới. Ví dụ về KWS có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí ( CAD ), hệ thốn phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ thống văn phòng liên kết các lao động tri thức, các đơn vị, các bộ phận chức năng. Hệ thống này giúp liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phục vụ như một kho xử lý thông tin và kiến thức. Các hệ thống tự động hóa văn phòng giúp quản lý văn bản thông qua chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử; và giúp liên lạc thông qua thư điện tử, hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng. 1.4.2.6. Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên Hình 1.2 thể hiện mối liên hệ giữa các hệ thống phục vụ các cấp khác nhau trong doanh nghiệp. TPS là nguồn dữ liệu chủ yếu cho các hệ thống khác trong khi ESS là nơi tiếp nhận dữ liệu từ những hệ thống thấp hơn. Các lọa hệ thống còn lại cũng có thể trao đổi dữ liệu với nhau. Dữ liệu còn có thể được trao đổi giữa các hệ :
thống phục vụ những bộ phận chức năng khác nhau. Ví dụ: một đơn đặt hàng lưu ở hệ thống bán hàng có thể được chuyển tới hệ thống sản xuất trở thành một giao dịch cho việc sản xuất và vận chuyển sản phẩm được yêu cầu trong đặt hàng, hoặc tới một MIS cho việc báo cáo tài chính. Rõ ràng, sự kết hợp giữa các hệ thống này đem lại lợi ích khá lớn vì thông tin có thể lưu chuyển dễ dàng giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, và cùng một dữ liệu không phải nhập nhiều lần vào các hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, việc tích hợp hệ thống rất phức tạp, chi phí cao và mất thời gian. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ giữa nhu cầu tích hợp hệ thống của mình và những khó khăn sẽ nảy sinh khi đáp ứng nhu cầu đó. Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) Hệ thống phục Hệ thống hỗ vụ quản lý trợ ra quyết (MIS) định (DSS) Hệ thống Hệ thống xử chuyên gia lý giao dịch (KWS& OAS) (TPS) Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin 1.4.3. Phân loại theo chức năng nghiệp vụ 1.5. Vai trò và tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Hiện nay hệ thống thông tin có thể đóng một vai trò chiến lược trong một tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin ở mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp. Không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Sau đây là những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:  Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn  Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp các doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. :
 Khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. Đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc các hoạt động mới trong doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp.  Một trong những vấn đề cần nhấn mạnh ở đây là việc tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp vớikhách hàng hoặc người cung cấp của nó. Điều đó có nghĩa là, khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên trong doanh nghiệp, và họ sẽ phải chịu những chi phí về thời gian, tiền bạc và cả sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác. Việc các hãng hàng không đầu tư xây dựng hệ thống thông tin trong hãng một cách hoàn hảo và do đó trợ giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính là một biểu hiện của việc đầu tư vào hệ thống thông tin đã đem lại ưu thế cạnh tranh cho các hãng này.  Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp. 1.6. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Mới trước đây 10 năm, các doanh nghiệp Việt Nam hầu như còn hết sức xa lạ với cái gọi là sử dụng hệ thống thông tin cho mục đích quản lý. Chỉ có một số các ông chủ doanh nghiệp giàu có sử dụng hệ thống máy tính như một vật trưng bày để khuyếch trương thanh thế doanh nghiệp. Nhưng giờ đây, đó không còn là điều mới mẻ nữa mà phần nào đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp tới các cơ quan trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội. Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích của việc sử dụng máy tính trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, và để lưu trữ khai thác, xử lý những thông tin sẵn có trong doanh nghiệp. Trong khoảng vài năm trở lại đây, không chỉ có các hệ thống máy tính cục bộ lên ngôi mà ở Việt Nam đã xuất hiện hệ thống mạng thông tin quốc tế - Internet. Việc sử dụng Internet đã giúp cho các doanh nghiệp tăng khả năng kinh doanh nên rất nhiều và đó là một trong những nguyên nhân chính thúc đẩy một nước còn lạc hậu về trang thiết bị và kỹ thuật như nước ta đầu tư vào phát triển hệ thống truyền tin qua mạng Internet. Những lý do mà mạng Internet có thể giúp cho doanh nghiệp tăng khả năng kinh doanh là:  Internet có khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng từ nơi này tới nơi khác, giúp cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty đa quốc gia có khả năng thiết lập hệ thống liên lạc và trao đổi những kế hoạch hành động một cách nhanh chóng và đúng lúc. :
 Internet là mạng lưới tiếp thị lớn nhất mà ngày nay các doanh nghiệp có thể sử dụng để tiếp cận các khách hàng trực tiếp và gián tiếp của mình ở mọi nơi trên thế giới. Chƣơng 2: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Phần cứng 2.1.1. Máy tính điện tử Máy tính điện tử (Computer System ) là tập hợp các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. BỘ XỬ LÝ BỘ LOGIC LỆNH VÀ SỐ HỌC Thực hiện chỉ Thực hiện các CÁC THIẾT thị và điều phép toán số CÁC THIẾT BỊ VÀO khiển xử lý học và so BỊ VÀO RA Nhập dữ liệu và sán1/1/2002h Đưa thông tin chương trình trong máy ra vào máy tính BỘ NHỚ TRONG Lưu trữ dữ liệu và các chương trình trong thời gian xử lý THIẾT BỊ NHỚ NGOÀI Lưu trữ dữ liệu và chương trình cho các công việc xử lý Hình 1.4 sơ đồ chức năng của máy tính điện tử. Bộ xử lý trung tâm ( CPU - Control Processing Unit ) là một phần của hệ thống máy tính, giúp xử lý các biểu tượng, chữ số chữ cái, đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống. CPU gồm bộ xử lý lệnh và bộ logic và bộ số học. Bộ logic và bộ số học thực hiện các phép tính số học và logic cơ bản của máy tính như cộng, trừ, nhân và chia để xác định một số là dương, âm hay bằng 0. Bên cạnh thực hiện các phương trình số học bộ xử lý này phải quyết định khi nào một lượng lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng một lượng khác. Bộ xử lý lệnh phối hợp và điều khiển các thành phần khác của hệ thống máy tính. Bộ điều khiển chứa các chỉ lệnh chương trình và phát tín hiệu để :
thực hiện chúng. Những chuỗi thao tác cần thiết để xử lý một chỉ lệnh đơn của máy được gọi là chu trình máy. :
Một số tính chất về bộ nhớ ( Storage ) Nơi lưu trữ dữ liệu và chương trình xử lý. Bộ nhớ trong có dung lượng tương nhỏ nhưng có tốc độ truy nhập nhanh, giá cả tương đối cao. Bộ nhớ ngoài có dung lượng lớn hơn, tốc độ truy nhập chậm, giá cả tương đối rẻ. Có thể tổng hợp một số đặc trưng của hai loại bộ nhớ như bảng dưới đây: Bảng 2.1. Đặc trưng của hai loại bộ nhớ Bộ nhớ Không Chế tạo Gắn Truy Dung Nguồn trong – có bộ bằng vật cố cập lượng nhỏ điện cần Internal nhớ liệu quý, định thông tương duy trì Storage chính nhiều vào tin đối so để lưu máy tính bản nhanh với bộ trữ không năng tốt mạch nhớ thông chạy cho việc ngoài tin được ghi nhớ Bộ nhớ Có thì Chế tạo Có Truy Dung Thông ngoài – tốt, bằng vật thể cập thông lượng lớn tin lưu External không liệu ít tháo tin tương đối trữ Storage có máy quý lắp chậm hơn so với bộ không vẫn hiếm dễ nhớ trong cần chạy hơn dàng nguồn được điện Các thiết bị vào thiết bị ra : con người tương tác với hệ thống máy tính chủ yếu thông qua các thiết bị vào và thiết bị ra. Thiết bị vào tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điện tử để sử dụng bằng máy tính, còn thiết bị ra hiển thị dữ liệu sau khi chúng đã được xử lý. Bảng 2.2 mô tả những thiết bị vào ra chính. 2.1.2. Các loại máy tính Các máy tính thường biểu diễn và xử lý dữ liệu theo cùng một cách, nhưng có rất nhiều cách phân loại khác nhau. Người ta thường sử dụng kích thước và tốc độ xử lý của các máy tính để phân loại chúng thành: siêu máy tính, máy tính lớn, máy tính mini, và máy vi tính. Siêu máy tính ( Super computer ): tốc độ và khả năng tính toán rất lớn. Ví dụ CRAY, ICL Máy tính lớn ( Mainframe ): Dùng cho quy mô lớn cấp ngành, bộ. Ví dụ, IBM Enterprise, SYSTEM 9000 Máy tính mini (Mini computer ) là loại máy tính được thiết kế đáp ứng yêu cầu công việc cho một công ty nhỏ. Máy tính mini mạnh hơn máy tính cá nhân nhưng không mạnh bằng máy tính lớn. có khoảng từ 4 đến 100 người có thể sử dụng máy tính mini cùng một lúc. :
Máy vi tính ( Personal computer ) còn được gọi là máy tính cá nhân, được thiết kế dùng cho một người. Bảng 2.2. Một số thiết bị vào ra chính. Thiết bị vào Mô tả Bàn phím ( Key board ) Cách thức nhập dữ liệu chính. Chuột ( Moues ) Thiết bị định vị con trỏ. Màn hình cảm ứng Cho phép nhập một lượng dữ liệu nhất định bằng ( Touch screen ) cách chạm ngón tay hoặc con trỏ vào màn hình. Máy quét hình Tiến hành số hóa những hình ảnh hoặc văn bản. ( Scanner ) Dữ liệu âm thanh vào Thiết bị xử lý âm thanh thực hiện số hóa lời nói để ( Audio input ) xử lý trên máy tính. ( micrô, máy catxet ) Máy đọc mã vạch Thiết bị đọc mã vạch (Barcode Reader) Thiết bị ra Mô tả Máy in ( Printer ) in văn bản hoặc các đồ hình do máy tính tạo ra trên mặt giấy. Đầu ra âm thanh Thiết bị âm thanh chuyển dữ liệu số thành âm thanh. ( Audio output ) Ví dụ: loa nối với máy tính phát nhạc. Màn hình ( Monitor ) Thiết bị hiển thị thông tin/dữ liệu 2.1.3. Vấn đề chuẩn phần cứng Khi trang bị thêm một thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, ) cần chú ý là các thiết bị phần cứng phải phù hợp với toàn bộ phần cứng đã có sẵn của doanh nghiệp. Những nguyên tắc chính cần phải lưu ý khi mua sắm phần cứng tin học gồm: Bảo đảm sự tƣơng thích ( compatibility ): Các thiết bị mua mới và đã có phải làm việc được với nhau. Việc mua các thiết bị không tương thích có thể sẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị thêm một số phần mềm hoặc phần cứng khác dùng cho việc chuyển đổi. Ngoài ra chi phí bảo trì cũng có thể sẽ tăng thêm lên. Bảo đảm khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable & Scalable): Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực hiện có của các máy móc đang sử dụng. Hơn nữa, công nghệ thông tin luôn phát triển không ngừng, thường xuyên xuất hiện các phần cứng và phần mềm mới tiện lợi cho các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp. Vì vậy khi mua cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường khi cần thiết. Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng của hệ thống mà không nhất thiết phải mua mới hoàn toàn các thiết bị. Độ tin cậy ( Reliability ): Các phần cứng mới thường hấp dẫn người mua bởi các tính năng mới của nó. Tuy nhiên, nhà quản lý cần lưu ý rằng các lỗi kỹ thuật thường không bao giờ được nêu ra trong các tờ quảng cáo. Vì vậy, nên tham khảo :
các các bài đánh giá sản phẩm mới trên các tạp chí công nghệ thông tin nhằm đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp. 2.1.4. Một số lƣu ý khi mua sắm phần cứng 2.1.4.1. Xác định thời điểm mua sắm Máy tính cũng như các thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin thường liên tục tăng về năng lực và giảm giá thường xuyên. Hao mòn vô hình của máy vi tính là là rất lớn. Vòng đời của sản phẩm máy tính giảm liên tục. Việc cứ chờ đợi mãi với ước mong giá rẻ và tính năng cao hơn là sự chờ đợi đến vô cùng và không có đích cuối cùng. Nhà quản lý phải tính toán và quyết định thời điểm mua sắm. 2.1.4.2. Lựa chọn phƣơng án mua sắm phần cứng Bảng 2.3. Các lựa chọn mua sắm phần cứng Lợi Bất lợi Thuê - Ủy thác ngắn - Đắt hơn thuê dài hạn ngắn - Nguy cơ lạc hậu thấp - Có một số nhà cung cấp hạn - Không yêu cầu đầu tư cao không cho thuê máy Thuê - Nguy cơ lạc hậu thấp - Không có giá trị còn lại dài - Có thể chuyển sang mua đứt cho người thuê hạn - Có dịch vụ bảo trì kèm theo - Rẻ hơn thuê ngắn hạn Mua - Có quyền sở hữu tài sản - Yêu cầu đầu tư cao đứt - Rẻ hơn thuê dài hạn - phải mất chi phí bảo trì Nhà quản lý có thể tham khảo bảng phân tích hơn thiệt ở trên để lựa chọn phương thức mua sắm hợp lý 2.1.4.3. Ra quyết định mua sắm Đề nghị mua sắm máy tính phải được hình thành ở bộ phận phụ trách HTTT hoặc xử lý dữ liệu của doanh nghiệp. Sau đó phải được hội đồng về công nghệ thông tin của doanh nghiệp thông qua. 2.2. Phần mềm 2.2.1. Phần mêm hệ thống Phần mềm hệ thống là những chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng ( máy tính, máy in, máy fax, thiết bị nhớ ). Nói cách khác, phần mêm hệ thống hoạt động như một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện. Có các loại phần mêm hệ thống: hệ điều hành, phần mềm tiện ích và phần mềm phát triển. 2.2.1.1. Hệ điều hành Quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấp giao diện mà thông qua đó người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống. Hệ điều hành phân bố và sắp xếp tài nguyên của hệ thống, bố trí sử dụng tài nguyên và :
lên lịch trình công việc máy tính, và giám sát hoạt động của hệ thống. Hệ điều hành cung cấp chỗ cho bộ trong cho dữ liệu và các chương trình, và kiểm tra các thiết bị vào / ra. Hệ điều hành còn phối hợp công việc ở nhiều khu vực của máy tính để có thể đồng thời làm việc trên các phần công việc khác nhau. Cuối cùng, hệ điều hành giám sát mỗi công việc được làm trên máy tính và có thể còn giám sát cả người đang sử dụng máy tính, chương trình đang chạy và đồng thời giám sát bất kỳ nỗ lực xâm nhập bất hợp pháp nào vào hệ thống. Những hệ điều hành thường gặp hiện nay bao gồm Window, UNIX, LOTUS. 2.1.2. Phần mềm tiện ích Bao gồm các chương trình tiện ích cho các nhiệm vụ thông thường và có tính lặp, như sao chép, xóa bộ nhớ trong, tính bình phương một số, hay sắp xếp phân loại. Chương trình tiện ích có thể được chia sẻ bởi tất cả mọi người sử dụng hệ thống máy tính cũng như có thể được dùng trong nhiều ứng dụng hệ thống thông tin khác khi được yêu cầu. 2.1.3. Phần mềm phát triển Bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các phần mềm cho máy tính. Các ng ôn ngữ lậ p trì nh Mỗi ngôn ngữ lập trình có các bộ phận : - Chương trình dịch ngôn ngữ ( compiler ) có chức năng dịch các chương trình viết trong ngôn ngữ lập trình sang chương trình viết trong ngôn ngữ máy. - Thư viện chương trình ( Library Programs ) là tập hợp các thủ tục hay được dùng trong các chương trình khác. - Chương trình liên kết ( Linkage Editor ) được dùng để kết nối chương trình đã được dịch với các thủ tục từ thư viện để tạo ra thành một chương trình thực hiện được EXE ( Executable ) đối với máy tính. Lập trình viên Tạo Mã nguồn sử dụng ( Source Code ) NNLT Trình dịch ( Compiler ) Chuyển đổi Mã đích ( Object Code ) Tạo Trình thư viện Liên kết Mô đun thực (Library programs) ( Linkage ) hiện được (EXE) :
Quá trình tạo bộ các chỉ thị cho máy tính Các ngôn ngữ lập trình : Pascal, Basic, C, SQL, FOXPRO Các công c ụ lậ p trình c ó sự trợ gi úp của má y tính CASE ( Computer Aided Sofware Engineering ): giúp tự động hóa lập trình. Lập trì nh hƣớ ng đối tƣợ ng OOP (Object Oriented Programming ) 2.2. 2. Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Với các máy tính cá nhân số lượng chương trình như vậy đang tăng lên rất nhiều. Có thể chia phần mềm ứng dụng thành hai loại chính là: phần mềm ứng dụng đa năng và phần mềm ứng dụng chuyên biệt. 2.2.2.1. Phần mềm ứng dụng đa năng Có thể liệt kê một số phần mềm ứng dụng đa năng như sau: 1. Phần mềm xử lý văn bản. 2. Phần mềmquản lý tệp 3. Bảng tính điện tử. 4. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. 5. Phần mềm quản lý thông tin cá nhân: lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép 6. Phần mềm đồ họa: Photo 4 7. Phần mềm trình diễn đồ họa: Powerpoit. 8. Phần mềm đa phương tiện: trợ giúp liên kết dữ liệu văn bản, hình ảnh và âm thanh trên các thiết bị Video và Audio. 9. Phần mềm thống kê. 10. Phần mềm quản lý dự án. 11. Phần mềm chế bản 12. Phần mềm trợ giáo và huấn luyện: chương trình học đánh máy chữ, học vẽ, học tiếng Anh 13. Phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo CAD 14. Phần mềm tự động hóa văn phòng: sổ tay, bảng tính, quản lý tài chính, thư điện tử, fax 2.2.2.2. Phần mềm ứng dụng chuyên biệt Bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên biệt. Có thể liệt kê sơ bộ một số loại: 1. Phần mềm kế toán. 2. Phần mềm Marketing. 3. Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. 4. Phần mềm quản lý sản xuất. 5. Phần mềm quản trị tác nghiệp. 6. Phần mềm quản trị nhân lực. 7. Phần mềm ứng dụng cụ thể trong các khoa học tự nhiên, xã hội :
2.2.3. Lựa chọn phần mềm Xác định đúng yêu cầu ứng dụng: chọn mua một máy tính không nên bắt đầu từ phần cứng mà cần phải bắt đầu từ việc xác định rõ ràng yêu cầu ứng dụng của mình. Chọn đúng phần mềm - Xác định đúng hãng sản xuất phần mềm về công việc cần tới, thông qua quảng cáo hoặc các bài báo nói về dự đoán bán hàng. - Liên hệ với tác giả các bài viết về phần mềm có liên quan. - Dùng thử bản đề mô. Chọn phần cứng cho phù hợp với phần mềm Sau khi tìm được phần mềm thì tiến hành tìm phần cứng và tìm được hệ điều hành chạy được phần mềm của chúng ta. 2.3. Mạng máy tính 2.3.1. Mạng LAN (Local Area Network - mạng máy tính cục bộ) - Nối các máy vi tính hay các thiết bị đầu cuối trong một phạm vi địa lý hẹp bằng những đường truyền riêng - Các thành phần của mạng LAN Máy trạm (Workstation): thông thường là máy vi tính được nối vào mạng Máy chủ tệp (File Server): là một máy tính đủ mạnh, thường có dung lượng đĩa tương đối lớn để chứa các tệp dùng chung trên toàn mạng. Nếu các tệp được tổ chức thành cơ sở dữ liệu thì gọi là máy chủ cơ sở dữ liệu. Máy chủ in ấn (Printer Server): là máy tính có nhiệm vụ điều khiển truy nhập in và quản lý các nguồn lực máy in được nối vào mạng. Máy chủ tệp có thể kiêm nhiệm công việc của máy chủ in ấn nhưng nhiều khi làm như vậy gây ra sự quá tải của máy chủ tệp và làm chậm việc in trên mạng. Máy chủ truyền thông (Communications Server): là máy tính thực hiện và quản lý những thiết bị truy nhập ngoài với mạng. Máy chủ này bao gồm cả các modem, các cổng đặc biệt để nối với các mạng khác. Có thể gọi máy chủ này là máy chủ truy nhập (Access Server) Dây cáp (Cabling): có nhiệm vụ nối máy chủ, máy trạm và các thiết bị khác nhau trong mạng LAN lại với nhau. Các giao diện mạng (Network Interface Cards): là các thiết bị nối giữa máy và mạng làm nhiệm vụ truyền và chuyển đổi tín hiệu giữa hai thiết bị với nhau cho phù hợp. Hệ điều hành mạng (Network Opẻating System): là phần mềm điều khiển mạng. Đó là những chương trình thường trực trên máy chủ. Chúng thực hiện việc cài đặt phần cứng và phần mềm cho mạng cũng như quản lý và điều hành tất cả các thiết bị trên mạng. - Lý do cài đặt mạng LAN Dùng chung các thiết bị ngoại vi đắt tiền Chia sẻ các tệp dữ liệu Sử dụng những phần mềm nhiều người dùng :
Truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau Nhắn tin, thư điện tử hoặc hội thoại điện tử Truy nhập vào máy tính lớn hoặc các mạng khác 2.3.2. Mạng WAN (Wide Area Network – mạng diện rộng) - Là mạng trải rộng trên phạm vi địa lý của một quốc gia, có sử dụng các đường truyền thông công cộng. - Các thành phần của mạng WAN: Máy chủ (Host): thường là những máy tính lớn và cả các máy mini, cung cấp năng lực tính toán, truy nhập vào các cơ sở dữ liệu, cung cấp các cơ sở dữ liệu và hệ điều hành trên toàn mạng. Các máy tiền xử lý (Front – End Processor): thường được dùng để xử lý các tác vụ vào /ra và một số tác vụ khác trước khi vào máy chủ. Modem là thiết bị chuyển đổi dữ liệu số từ máy tính ra tín hiệu tương tự cho kênh tương tự và ngược lại. Thiết bị đầu cuối (Terminal): là các thiết bị cuối gắn vào mạng. Bộ tập trung (Multiplexer): là thiết bị tập trung nhiều luồng thông tin vào một kênh truyền hoặc tách thông tin từ một kênh truyền ra. Giao thức truyền thông (Communications Protocol): là các quy tắc và các thủ tục quy định thống nhất để thực hiện các nhiệm vụ truyền thông. Các quy trình và thủ tục thường được các phần mềm quản trị truyền thông thực hiện. Phần mềm mạng (WAN Software): là các chương trình để điều hành hoạt động và thực hiện các ứng dụng trên mạng. - Lý do cài đặt mạng WAN: Nắm bắt dữ liệu như một nguồn lực Nâng cao năng suất lao động Mở rộng địa bàn hoạt động Bảo đảm sự liên lạc kịp thời Tăng cường hiệu quả và hiệu lực quản lý và điều hành 2.3.3. Mạng INTERNET Có thể hiểu mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng rất nhiều loại phương tiện truyền thông khác nhau và cung cấp rất nhiều các dịch vụ trên mạng. Chƣơng 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.1. Cơ sở dữ liệu Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Những dữ liệu được lưu trong các cơ sở dữ liệu, nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn. 3.1.1. Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin của doanh nghiệp vẫn được thu thập, lưu trữ xử lý và cập nhật. Chúng được được ghi trong sổ sách, ghi trên bảng, :
thậm trí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, mất nhiều thời gian và vất vả khi tìm kiếm, tính toán. Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL ) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ sở sau đây: Thực thể ( Entity ): là những sự vật, hay một cái gì đó tồn tại và phân biệt được. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc, hợp đồng mua bán cần hiểu khi nói đến thưc thể là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. Ví dụ - thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên - thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc còn một thực thể cụ thể như nhân viên “Nguyễn thị H “ thì gọi là phần tử thực thể hay lần xuất của các thực thể trên. Trƣờng dữ liệu ( Field ). Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho thuộc tính đó. Bộ thuộc tính bao gồm các tính chất hoặc các đặc trưng về thực thể Ví dụ Bộ thuộc tính cho thực thể NHÂN VIÊN có thể là như sau: 1. Mã nhân viên 2. Họ và tên nhân viên 3. Ngày sinh 4. Mức lương 5. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên HTTT để xây dựng nên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể Bản ghi ( Record ). Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng ( Tables ). Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. ví dụ về bảng theo dõi hàng hóa trong kho: :
Cơ sở dữ liệu ( Data Base ) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị của tin hoc, chịu sự quản lý của hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau. 3.1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System –DBMS) HQTCSDL là một tập các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp các dịch vụ xử lý cơ sở dữ liệu cho cả những người phát triển ứng dụng và người dùng cuối. HQTCSDL cung cấp một giao diện giữa người sử dụng và dữ liệu DBMS đảm bảo lưu trữ và tìm kiếm hiệu quả HQTCSDL có các khía cạnh : thu thập dữ liệu, lưu trữ, bảo trì, lập báo cáo 3.1.3. Ngƣời dùng Người dùng khai thác cơ sở dữ liệu thông qua HQTCSDL có thể phân thành ba loại: người quản trị CSDL, người phát triển ứng dụng và lập trình, người dùng cuối. Người quản trị CSDL hàng ngày chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì CSDL như: - Sự chính xác và toàn vẹn của dữ liệu và ứng dụng trong CSDL, sự bảo mật của CSDL. - Lưu và phục hồi CSDL - Giữ liên lạc với Người phát triển ứng dụng và lập trình, Người dùng cuối - Bảo đảm sự hoạt động trôi chảy và hiệu quả của CSDL và HQTCSDL. :
Người phát triển ứng dụng và lập trình là những người chuyên về máy tính, có nhiệm vụ thiết kế, tạo dựng và bảo trì hệ thống thông tin cho người dùng cuối. Là những người không chuyên về máy tính nhưng họ là các chuyên gia trong các lĩnh vực khác có nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức. Họ khai thác CSDL 3.2. Mô hình cơ sở dữ liệu Mô hình cơ sở dữ liệu là một tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để diễn tả cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ dữ liệu được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu. Ta có thể chia mô hình cơ sở dữ liệu thành hai nhóm: các mô hình khái niệm và mô hình thực hiện 3.2.1. Mô hình khái niệm Mô hình khái niệm tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu. Do đó mô hình khái niệm liên quan tới cái gì được biểu diễn trong cơ sở dữ liệu hơn là làm thế nào để biểu diễn nó. Mô hình khái niệm gồm ba dạng quan hệ mô tả sự liên hệ giữa các dữ liệu. Đó là dạng quan hệ một – một, nhiều một, và quan hệ nhiều - nhiều 3.2.1.1. Quan hệ một – một Cho các tập thực thể E1 ,E2 , Ek Nếu mỗi thực thể của E1 có quan hệ với đúng một thực thể của E2 và ngược lại thì mối quan hệ này gọi là mối quan hệ một - một giữa E1 và E2 Ví dụ: mối quan hệ giữa người lái xe và bằng lái. Một người chỉ có một bằng lái xe và một bằng lái xe chỉ thuộc về một người. 3.2.1.2. Quan hệ nhiều – một Nếu mỗi thực thể trong E1 có mối quan hệ với nhiều nhất 1 thực thể trong E2 và mỗi thực thể trong E2 có thể không có quan hệ với thực thể nào hoặc có quan hệ với 1 hoặc nhiều thực thể trong E1. Mối quan hệ này được gọi là mối quan hệ nhiều – một từ E1 vào E2. Mối quan hệ giữa hai tập thực thể nhân viên và phòng ban là mối quan hệ nhiều – một từ NHÂN VIÊN vào PHÒNG BAN, vì mỗi nhân viên chỉ làm việc trong một phòng và một phòng có thể có nhiều nhân viên làm việc 3.2.1.3. Quan hệ nhiều – nhiều Mối quan hệ giữa SINH VIÊN và MÔN HỌC là mối quan hệ nhiều -nhiều. Mỗi SINH VIÊN có thể có 1 hoặc nhiều MÔN HỌC Mỗi MÔN HỌC có 1 hoặc nhiều SINH VIÊN Trong thực tế các HQTCSDL không hỗ trợ mối quan hệ này, để biểu diễn mối quan hệ này trong thiết kế thông thường người ta tách thành các mối quan hệ nhiều một bằng cách thêm vào một thực thể trung gian. 3.2.2. Mô hình thực hiện Khác với mô hình khái niệm, các mô hình thực hiện lại quan tâm tới vấn đề làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu. Có ba loại mô hình thực hiện là: mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc, mô hình cơ sở dữ liệu mạng, mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 3.2.2.1. Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc :
Mô hình này được xây dựng theo dạng thứ bậc, có dạng như một cây từ trên xuống dưới với các nút là các dạng báo cáo khác nhau của doanh nghiêp (hình 3.1) A B C D E F GH I J K Hình 3.1. Các phần tử của một cấu trúc thứ bậc Trong dạng thứ bậc này, nút đầu tiên là nút mẹ. Các nút ở tầng trên là nút mẹ sinh ra các nút ở tầng dưới. Toàn bộ cây dữ liệu không có bất kỳ một sự trùng lặp nào như đối với hệ thống tệp. Để tìm tới một nút ở dưới nào đó, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn tới nút đó. Mối liên hệ trong dạng cấu trúc này là: - Mỗi nút mẹ có thể có nhiều nút con. - Mỗi nút con chỉ có duy nhất một nút mẹ. 3.2.2.2. Mô hình cơ sở dữ liệu mạng Mô hình này gần giống với mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc, điểm khác biệt lớn nhất để phân biệt hai loại mô hình này là trong mô hình cơ sở dữ liệu mạng các báo cáo có thể thiết lập từ nhiều nguồn nghĩa là có nhiều nút mẹ tới một nút con. Mô hình cơ sở dữ liệu mạng được thiết lập để biểu diễn những dữ liệu có mối quan hệ phức tạp hơn mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc. 3.2.2.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ được thực hiện thông qua một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống này cũng có những chức năng tương tự mô hình cơ sở dữ liệu mạng và mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc và thêm vào đó nó còn có những chức năng giúp cho mô hình cơ sở dữ liệu trở lên dễ hiểu hơn và dễ thực hiện hơn. Cơ sở dữ liệu quan hệ gồm một tập hợp các bảng lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận gồm một chuỗi các hàng hoặc cột giao nhau. Mỗi bảng gồm nhiều mối liên hệ liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó. 3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1. Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ: khi một Doanh :
nghiệp muốn thu thập thông tin về khách hàng, nó sẽ cần có những dữ liệu như tên, tuổi, giới tính của khách hàng, hoặc những khoản nợ của khách với doanh nghiệp Dữ liệu được thu thập càng nhiều thì việc phân tích nó càng trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên thông thường dữ liệu thường rất ít khi trực tiếp có ích cho người sử dụng chúng. Dữ liệu thường được xử lý để trở thành “thông tin” có ích cho nhà quản lý. Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữ liệu, hoặc dựa trên các báo cáo chi tiết, dựa trên những số liệu thống kê phức tạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụng phương pháp nào thì việc tạo ra quyết định vẫn dựa trên một vài dạng chuyển đổi dữ liệu. Tất cả các dữ liệu thu thập được đều lưu trữ trong một hệ cơ sở dữ liệu. 3.3.2. Chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu Trong một hệ thống thông tin lớn cơ sở dữ liệu thường được xây dựng thông qua một quá trình liên tục có tính lặp mà người ta thường gọi là vòng đời của cơ sở dữ liệu. Mỗi một quá trình như vậy thường được cấu tạo từ sáu bước cơ bản như minh họa trong hình 3.2. Nghiên Thiết Thực Kiểm Vận Duy trì cứu kế hiện tra và hành và phát ban CSDL đánh CSDL triển đầu về giá CSDL CSDL Hình 3.2. Chu trình thiết kế cơ sở dữ liệu Trong đó: Nghiên cứu ban đầu về CSDL gồm các vấn đề sau: - Phân tích tình trạng doanh nghiệp - Xác định vấn đề và các hạn chế - Xác định đối tượng - Xác định phạm vi thực hiện Thiết kế CSDL gồm các vấn đề sau: - Thiết kế các khái niệm - Thiết kế logic - Thiết kế vật lý -Lựa chọn phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Thực hiện gồm các vấn đề sau cần lƣu ý: :
- Các tham số cấu hình của cơ sở dữ liệu và hệ thống như vị trí đặt dữ liệu, đường truy cập dữ liệu - Độ an toàn - Khôi phục dữ liệu - Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp - Điều khiển đồng thời Kiểm tra và đánh giá gồm các vấn đề sau: - Kiểm tra cơ sở dữ liệu - Đánh giá cơ sở dữ liệu và chương trình ứng dụng Vận hành CSDL cần tiến hành: Thiết kế dòng thông tin cần thiết Duy trì và phát triển cần tiến hành: Xem xét các thay đổi và tạo những chuyển đổi cần thiết. 3.4. Kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu 3.4.1. Kỹ thuật khách/ chủ ( client/ server ) Là phương thức chia sẻ thông tin trên mạng theo cách chia sẻ các chức năng sử dụng và khai thác phần mềm thành hai phần riêng biệt. Máy khách sử dụng mạng truy cập lấy dữ liệu, và xử lý dữ liệu trên các máy trạm với các công cụ máy tính thông thường. Máy chủ hoạt động thường là một máy tính lớn được sử dụng chủ yếu để lưu trữ, khôi phục, và bảo vệ dữ liệu. Nói một cách khác trong mô hình này cơ sở dữ liệu nằm trên một máy khác với các máy có thành phần xử lý ứng dụng. 3.4.2. Kho dữ liệu và khai phá dữ liệu 3.4.2.1. Kho dữ liệu ( Data warehouse ) Data warehouse là một cơ sở dữ liệu với các công cụ báo cáo và truy vấn, lưu trữ dữ liệu hiện thời và trước đó về một lĩnh vực của công ty mà các nhà quản lý quan tâm. Dữ liệu được thu thập từ nhiều hệ thống quan trọng khác trong công ty cũng như bên ngoài, kể cả những giao dịch trên Web. 3.4.2.2. Khai phá dữ liệu ( Datamining ) Datamining sử dụng một số kỹ năng tìm kiếm các mô hình và mối liên hệ ẩn chứa trong những lượng dữ liệu lớn, và rút ra các quy luật định hướng quyết định phán đoán tương lai. 3.4.3. Liên kết công nghệ website với các siêu cơ sở dữ liệu Do trang Web có rất nhiều ưu điểm khi ứng dụng vào các hệ thống quản lý hiện nay, vì thế các trang Web đã được liên kết với các siêu cơ sở dữ liệu để các tổ chức, doanh nghiệp có thể truy cập cơ sở dữ liệu thông qua Web. Phương thức làm việc chính của dạng kỹ thuật này là lấy nội dung từ CSDL và hiển thị nội dung lên trang Web bằng trình duyệt (browser). 3.4.4. Các dạng cơ sở dữ liệu thƣờng sử dụng Đối với một hệ CSDL nằm phân tán trên mạng máy tính thì hệ quản trị CSDL có ý nghĩa rất quan trọng vì phải đảm bảo tính thống nhất và toàn vẹn dữ liệu, đảm bảo cho các chương trình người dùng truy xuất đến CSDL phân tán như là một khối CSDL thống nhất. :
Ngoài ra hệ quản trị CSDL còn phải đảm bảo chức năng phân quyền truy nhập và bảo mật trên đường truyền. Trong các hệ quản trị CSDL phân tán hiện nay thì hệ quản trị CSDL Oracle được đánh giá là ưu việt nhất. Chƣơng 4: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HTTT 4.1. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng được thiết kế thông qua bốn bước: Điều tra và phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì. 4.1.1. Điều tra và phân tích hệ thống Mục tiêu chính của bước này là: xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, tìm hiểu những yêu cầu mới của hệ thống thông tin, và xác định những kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ. Bước này bao gồm các công việc chính: - Khảo sát sơ bộ - Nghiên cứu tính khả thi -Lập lược đồ dòng dữ liệu 4.1.2. Thiết kế hệ thống Bước này đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu thông tin cho người sử dụng. Ở bước này người ta xác định những trang thiết bị, những phần mềm sẽ được sử dụng, những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào, và cả cách thức tổ chức lấy dữ liệu của hệ thống. Những nội dung cần thiết kế: - Thiết kế giao diện người sử dụng - Thiết kế dữ liệu - Thiết kế quá trình - Đặc tả hệ thống - Xác định các tiêu chuẩn thiết kế 4.1.3. Thực hiện và bảo trì hệ thống Giai đoạn triển khai: giai đoạn này thực hiện nhiệm vụ mua các thiết bị phần cứng, phần mềm ( hoặc viết các chương trình phần mềm ), hoàn thiện mọi tài liệu về hệ thống, và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng Tài liệu về hệ thống cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết kế và mục tiêu của hệ thống đó. Không có tài liệu thì rất khó thực hiện sự thay đổi đối với hệ thống, vì không ai biết được các tệp, các báo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào. Tài liệu này cần thiết cho quản trị viên hệ thống thông tin, những người sẽ bảo trì hệ thống trong suốt thời gian hoạt động của nó Tài liệu sử dụng phục vụ chủ yếu cho người sử dụng hệ thống, giúp họ hiểu rõ về hệ thống và cách sử dụng hệ thống. Người sử dụng rất cần được làm quen với các thủ tục nhập dữ liệu và hợp lệ hóa dữ liệu, biểu diễn các báo cáo đầu ra , các biện pháp xử lý lỗi. Giai đoạn vận hành và bảo trì hệ thống: thực hiện nhiệm vụ cài đặt, khai thác và bảo trì hệ thống. :
Cài đặt: là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm hai khối công việc là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Trong thực tế người ta hay mắc sai lầm khi xem nhẹ mặt chuyển đổi con người của hệ thống. Cần phải lưu ý rằng thái độ tích cực ủng hộ của người sử dụng là nhân tố quan trọng cho sự thành công của hệ thống mới. Tuy nhiên việc khích lệ con người tâm lý cho người sử dụng đón nhân hệ thống mới phải được chuẩn bị trong tất cả các giai đoạn phát triển hệ thống, chứ không chỉ thực hiện trong giai đoạn cuối cùng này. Các phương pháp cài đặt hệ thống: cài đặ trực tiếp (dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng ), cài đặt song song (cả hai hệ thống cũ và mới cùng hoạt động), cài đặ cục bô ( dung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt gián tiếp, cài đặt cục bộ chỉ chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới tại một hoặc vài bộ phận), chuyển đổi theo giai đoạn. Khai thác: Sau khi khai thác hệ thống một thời gian thường là 6 tháng người ta thường tiến hành xem xét và đánh giá hệ thống mới với mục đích là xác định xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không. Thông thường những điểm chủ yếu cần chú ý tới khi xem xét gồm: mức độ sử dụng hệ thống, sự hài lòng của người sử dụng, chi phí và lợi ích. Sự xem xét và đánh giá hệ thống giúp cho các nhà thiết kế xác định được một cách nhanh chóng và chính xác những gì chưa hoàn hảo của hệ thống và một phần nào đó còn thúc đẩy họ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn bởi họ biết chắc rằng công việc của họ sẽ được thẩm định lại chi tiết lại sau này. Bảo trì: Sau khi hệ thống được cài đặt vấn đề bảo trì hệ thống bắt đầu được đặt ra. Một số thành viên của nhóm phát triển hệ thống sẽ có trách nhiệm thu thập các yêu cầu về bảo trì hệ thống của người sử dụng và các thành phần quan tâm khác như các kiểm soát viên hệ thống, các trung tâm dữ liệu, các nhân viên quản trị mạng hay các phân tích viên hệ thống. Sau khi đã được thu thập mỗi yêu cầu cần được phân tích để xác định rõ xem nó có ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống và nếu thực hiện yêu cầu đó thì sẽ đem lại lợi ích gì. Một khi yêu cầu đã qua kiểm định, sẽ bắt đầu quá trình hiết kế và triển khai việc thay đổi hệ thống. Và cũng tương tự như bắt đầu phát triển một hệ thống những thay đổi được triển khai sẽ phải qua kiểm duyệt và thử nghiệm trước khi tiến hành cài đặt vào các hệ thống tác nghiệp. 4.2. Các phƣơng pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 4.2.1. Phƣơng pháp chu kỳ hệ thống :
Điều tra và phân tích hệ Thiết kế thống Vận hành Triển khai và bảo trì Hình 4.1. Chu kỳ xây dựng và phát triển hệ thống 4.2.2. Hệ thống mẫu thử nghiệm Các bƣớc xây dựng hệ thống mẫu thử nghiệm: Bước 1: Xác định nhu cầu cơ bản của người sử dụng Bước 2: Phát triển hệ thống mẫu thử nghiệm ban đầu Bước 3: Sử dụng hệ thống mẫu thử nghiệm Bước 4: Sửa chữa hệ thống mẫu thử nghiệm Các bước 3 và 4 được lặp đi lặp lại cho tới khi người sử dụng hoàn toàn hài lòng với hệ thống. Ƣu điểm - Người sử dụng sớm tiếp cận được với hệ thống mới, giảm sự lãng phí và những sai sót thiết kế thường xảy ra khi các yêu cầu chưa được xác định chính xác ngay tại thời điểm thời gian đầu tiên ( vì người sử dụng tham gia nhiều vào quá trình phát triển hệ thống). - Thời gian hoàn thành nhanh ( vì sớm phát hiện được nhu cầu của người sử dụng một cách chính xác). Nhƣợc điểm Mẫu thử nghiệm thường được làm nhanh chóng do đó nó thường không bao quát được hết các vấn đề vì vậy khó có thể áp dụng với các hệ thống cần tính toán nhiều và có sử dụng các thủ tục phức tạp. Và có thể không đáp ứng được nhu cầu trong tương lai. 4.2.3. Phát triển hệ thống với các gói phần mềm Phương pháp này thực hiện việc mua các gói phần mềm đã được thiết lập sẵn. :
Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này khi: - Các doanh nghiệp không đủ nguồn lực( vốn, nhân lực) - Cần xây dựng những hệ thống chức năng phổ biến cho nhiều doanh nghiệp Ƣu điểm - Giảm thời gian(thiết kế, tổ chức tệp dữ liệu, xử lý các mối quan hệ và xây dựng các báo cáo). - Không cần nhiều nguồn lực nội tại trong doanh nghiệp. - Người sử dụng dễ dàng chấp nhận, và sử dụng hệ thống mới. Nhƣơc điểm: Không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người sử dụng. Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn các gói phần mềm: chức năng, tính loinh hoạt, tính tiện ích cho người sử dụng, Các cơ sở về phần cứng phần mềm, các đặc điểm của cơ sở dữ liệu, thiết lập cài đặt hệ thống, bảo trì, tài liệu hỗ trợ, chất lượng nhà cung cấp, chi phí. 4.3. Các phƣơng thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 4.3.1. Thuê ngoài Là việc tổ chức thiết kế và quản lý điều hành HTTT dựa vào tổ chức ngoài doanh nghiệp. Ƣu điểm: Tính kinh tế: chi phí thấp hơn việc công ty tự làm Chất lượng dịch vụ: cao do nhà cung cấp phải giữ gìn uy tín của họ Tính có thể dự doán được ( chi phí ) Tính linh hoạt: có khả năng được dùng công nghệ tiên tiến mà không phải đầu tư ban đầu. Có thể sử dụng nhân công cho các dự án khác Có thể tự do sử dụng nguonf tài chính cho các hoạt động khác. Nhƣợc điểm Mất khả năng kiểm soát Sự bất ổn về thông tin chiến lược : các bí mật và thông tin của doanh nghiệp không được an toàn Tính phụ thuộc Thƣờng thì các doanh nghiệp ra quyết định thuê ngoài khi: Thuê ngoài tạo được sự khác biệt hóa các hoạt động dịch vụ của nó nhờ HTTT HTTT bị ngưng hoạt động một thời gian cũng không ảnh hưởng lớn tới hoạt động của doanh nghiệp Thuê ngoài không bị lộ bí mật về việc phát triển HTTT trong tương lai Khả năng của doanh nghiệp bị hạn chế 4.3.2. Sử dụng nội lực Là cách mà doanh nghiệp tiến hành việc xây dựng và phát triển HTTT hoàn toàn nhờ vào nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. :
Đầu tư cơ sở hạ tầng lớn. Thường thì các doanh nghiệp lớn mới có khả năng lựa chọn phương pháp này. Tuy nhiên việc sử dụng nội lực cũng có những ưu thế. 4.3.3. Thuê nhân công hợp đồng Ƣu điểm Tiết kiệm được chi phí cho nhân lực Linh hoạt trong việc thuê nhân công Có thể sa thải nhân viên khi cần thiết Nhƣợc điểm Người được thuê không có trách nhiệm, không gắn bó với doanh nghiệp Những kiến thức có liên quan tới doanh nghiệp cũng đi theo người được thuê Đôi khi cần thuê nhưng không tìm được người phù hợp 4.3.4. Kết hợp 4.4. Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển HTTT 4.4.1. Vai trò của ngƣời sử dụng Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống đôi khi rất có ích cho toàn bộ công việc xây dựng hệ thống thông tin. Tuy nhiên hiệu quả của sự tham gia này phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ giữa chuyên gia thiết kế và người sử dụng. 4.4.2. Mức độ hỗ trợ quản lý Có sự tham gia kiểm tra và khích lệ của nhà quản lý tới người sử dụng và những chuyên gia HTTT sẽ làm việc tốt hơn. 4.4.3. Mức độ rủi ro và phức tạp của việc thực hiện dự án Các hệ thống thường khác nhau cơ bản về kích cỡ, lĩnh vực, mức độ phức tạp, và cấu trúc tổ chức cũng như kỹ thuật. Có ba yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới mức độ rủi ro của dự án: - Quy mô dự án càng lớn thì mức độ rủi ro càng cao. - Kết cấu của dự án: dự án có cấu trúc cao sẽ làm cho các yêu cầu của người sử dụng rõ ràng hơn, độ rủi ro thấp hơn. - Kinh nghiệm về công nghệ: kinh nghiệm thấp thì mức độ rủi ro cao. 4.4.4. Chất lƣợng quản lý quá trình thực hiện Chƣơng 5: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CẤP CHUYÊN GIA 5.1. Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 5.1.1. Vai trò và các hoạt động của văn phòng trong một tổ chức Vai trò Văn phòng bao gồm nhiều dạng công việc khác nhau. Một văn phòng thường thực hiện các công việc chính: - Xử lý dữ liệu: bao gồm các hoạt động tác nghiệp liên quan đến việc tạo, - Xử lý duy trì các bản ghi dữ liệu tài chính :
- Hỗ trợ quản trị: bao gồm các hoạt động hỗ trợ cho nhà quản trị như lập lịch và duy trì lịch hẹn cho các nhân viên quản trị, xử lý thư tín, xắp xếp các chuyến công tác và các cuộc họp cho nhà quản trị, cho phép nhà quản trị tập chung vào việc ra quyết định. - Xử lý tài liệu ( xử lý văn bản ): bao gồm việc tạo, lưu giữ, sửa chữa, phân phối và sao chụp các tài liệu. Chức năng xử lý tài liệu khác với chức năng xử lý dữ liệu ở chỗ đối tượng xử lý là các văn bản, từ ngữ. Tài liệu có thể là những bức thư, các báo cáo, các tối hậu thư hay các đề nghị. Việc thực hiện các công việc trên có sự tham gia của nhiều ngành nghề chuyên môn khác nhau, của những người quản lý, thư ký, bán hàng, và các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực. Như vậy văn phòng có thể coi như một nơi hội tụ của những con người có chuyên môn khác nhau cùng hợp tác để đạt được một mục đích chung nào đó. Đối với một tổ chức văn phòng có những vai trò sau: - Kết hợp và quản lý công việc của các chuyên gia trong từng lĩnh vực và các nhân công tri thức trong một doanh nghiệp. - Liên kết các đơn vị và các dự án khác nhau trong một tổ chức - Gắn liền một tổ chức với môi trường bên ngoài, với các khách hàng và những nhà cung cấp. Các hoạt động chính trong văn phòng Các hoạt động chủ yếu được thực hiện trong mỗi văn phòng bao gồm việc quản lý các tài liệu, lập kế hoạch và liên lạc với mọi người, quản lý dữ liệu, và quản lý các dự án. Bảng 5.1 mô tả các hoạt động chính này. Có rất nhiều công nghệ văn phòng đã được phát triển, phục vụ tự động hóa các hoạt động trên và làm tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng. Đó là công nghệ xử lý văn bản, fax, các thiết bị quét, các hệ thống thư điện tử 5.1.2. Khái niệm hệ thông tin tự động hóa văn phòng Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng (OAS – Office Automated System )là một hệ thống thông tin vi tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền các mẩu thông báo, các lời nhắn, các tài liệu và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau. Hệ thống OAS làm các nhiệm vụ: - Thu thập: Văn bản, tài liệu, lịch trình - Xử lý: Quản lý văn bản, lập lịch trình, thông tin liên lạc - Phân phối: Văn bản, lịch biểu, thư điện tử - Người dùng: Nhân viên văn thư, tất cả các nhân viên Hệ thống này có tác dụng hỗ trợ nhân viên văn phòng trong các chức năng phối hợp và liên lạc trong văn phòng Hệ thống OAS có khả năng làm tăng hiệu quả của việc quản lý, và công việc của các chuyên gia, nhờ việc chuyên môn hóa, giảm thời gian và nỗ lực cần thiết để thực hiện và nhận các thông tin được truyền trong một doanh nghiệp. Hình 5.1 mô tả một số hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng. :
Bảng 5.1. Vai trò và các hoạt động chính của văn phòng Tỷ lệ Những vai trò Các hoạt động chính trong văn phần Công nghệ thông tin chủ yếu của phòng trăm hỗ trợ văn phòng nỗ lực Liên kết và Quản lý tài liệu 40% Quản lý tài liệu quản lý con Tạo lập, lưu trữ, khôi phục và liên Các phần cứng và người và công kết hình ảnh và các tài liệu dưới phần mềm việc dạng số hóa Ấn loát văn phòng Xử lý ảnh dạng số Liên kết các Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và 10% Lịch số đơn vị và các mỗ nhóm Lịch điện tử dự án Thiết kế, quản lý và liên kết các tài Thư điện tử liệu, các kế hoạch và lịch hoạt động Các phần mềm làm việc theo nhóm Gắn liền tổ Liên kết với các cá nhân và các 30% Liên lạc chức với môi nhóm Thiết bị điện thoại trường bên Thiết lập, nhận và quản lý các cuộc số ngoài liên lạc bằng âm thanh và bằng số Các phần mềm làm hóa với các cá nhân và các nhóm viêc theo nhóm khác nhau Quản lý dữ liệu về các cá nhân và 10% Quản lý dữ liệu các nhóm CSDL về khách Nhập và quản lý dữ liệu về các hàng, theo dõi dự khách hàng, và những chủ cung cấp án, và thông tin về bên ngoài tổ chức, và các cá nhân và lịch làm việc(quản các nhóm bên trong tổ chức lý các thông tin cá nhân ) Quản lý dự án 10% Quản lý dự án Lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, Các công cụ quản lý và điều khiển các dự án dự án trên máy tính Phân phối các nguồn lực và các quyết định các nhân :
Các hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng Hệ thống in Hệ thống Hệ thống họp Hệ thống xử Hệ thống ấn điện tử truyền thông điện tử lý ảnh quản lý văn điện tử phòng :
Hình 5.1. Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 5.1.3. Lợi ích và hạn chế trong xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng Lợi ích: - Truyền thông hiệu quả hơn - Truyền thông trong thời gian ngắn hơn Hạn chế: - Chi phí cho phần cứng của HTTT tự động hóa văn phòng lớn - Người sử dụng ít có khả năng trực tiếp quan sát vai trò và môi trường của công việc - Khó bảo đảm an toàn thông tin hoặc bị quấy rối thông tin khi nhân được những bản quảng cáo hoặc những thông tin không cần thiết. 5.2. Hệ thống thông tin cung cấp tri thức(Knowledge Working System – KWS) 5.2.1. Một số đặc điểm của nền kinh tế trong thời đại thông tin Vào cuối thế kỷ XIX nền kinh tế thế giới bắt đầu xuất hiện một hình thái kinh tế mới đó là nền kinh tế dịch vụ và thông tin. Vào thời kỳ này số người trực tiếp dùng sức người để tạo ra sản phẩm đã suy giảm mà thay vào đó số người làm việc trong các văn phòng khai thác thông tin để tạo ra các hiệu quả kinh tế đã tăng lên. Một sự chuyển biến rõ rệt đã xảy ra ở khắp mọi nơi trên thế giới. Trong đó có bốn yếu tố quan trọng mà ta cần phải kể tới: Thứ nhất, sự dịch chuyển các cơ sở sản xuất hàng hóa về các nước thuộc thế giới thứ ba, và các nước đang phát triển. Trong khi đó các nước phát triển lại dịch chuyển dần sang xu hướng dịch vụ. Thứ hai, các sản phẩm và dịch vụ thông tin tri thức ngày càng được phát triển nhanh chóng. Các sản phẩm thông tin tri thức là các sản phẩm đòi hỏi phải có hàm lượng tri thức cao về cách thức sản xuất. Đồng thời mức sử dụng tri thức vào các sản phẩm hiện tại cũng tăng lên đáng kể so với sản phẩm truyền thống. Thứ ba, đã xuất hiện sự thay thế công nhân sản xuất bằng sức lao động bởi các nhân công thông tin và tri thức trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa. Những người vận hành máy móc thiết bị đã bị thay thế bởi những nhân viên kỹ thuật điều khiển các công cụ điều khiển máy móc thông qua máy tính. Thứ tư, nhiều tổ chức hoạt động trên cơ sở thông tin và tri thức đã xuất hiện và tham gia vào tất cả các quá trình sản xuất kinh doanh như sản xuất, xử lý và phân phối thông tin. Sự chuyển biến rõ rệt đó khiến cho công nghệ và hệ thống thông tin tìm được vị trí ở trung tâm đầu não của các doanh nghiệp. 5.2.2. Công việc cung cấp thông tin và tri thức là gì Trước khi xem hệ thống thông tin có hiệu quả như thế nào, ta cần phải xác định công việc và nhân viên cung cấp thông tin và tri thức là gì? Nhân viên thông tin là tất cả những người lao động làm nhiệm vụ tạo ra, làm :
việc cùng với, và phổ biến thông tin. Công việc thông tin là công việc có liên quan chặt chẽ tới việc tạo ra và xử lý thông tin. Nhân viên thông tin được chia làm hai loại là: nhân viên tri thức (những người tạo ra thông tin mới và tri thức mới ) và nhân viên dữ liệu ( những người trực tiếp sử dụng, xử lý, hoặc phổ biến thông tin ). Do đó, công việc tri thức là công việc tạo ra thông tin hoặc tri thức mới, công việc dữ liệu là công việc có liên quan tới việc sử dụng, xử lý và phổ biến thông tin. Bảng 5.2 dưới đây chỉ rõ một số dạng công việc dành cho nhân viên tri thức, dữ liệu, dịch vụ và nhân viên sản xuất. Bảng 5.2. Ví dụ về các dạng nhân công Tri thức Dữ liệu Dịch vụ Sản xuất Kiến trúc sư Người bán hàng Bồi bàn Người lái xe Kỹ thuật viên vệ Kỹ sư Kế toán viên Thợ hàn sinh Công nhân xây Nhà khoa học Dược sĩ Y tá dựng Người thu thập Báo cáo viên Thợ cắt tóc Người đánh cá thông tin Người chăm sóc Nhà nghiên cứu Người phác thảo Nông dân trẻ Chuyên viên Người môi giới Lao công Thợ mỏ thống kê chứng khoán Người lập trình Thư ký Người coi vườn Thợ lắp kính Nhân viên khách Nhà quản lý Nhà quản lý Thợ máy sạn Việc phân biệt các loại nhân công trong các công việc khác nhau này không đơn giản, đặc biêt với công việc như quản lý vừa tạo ra thông tin mới vừa tạo ra dữ liệu. :
Cách tốt nhất để nhân dạng những loại dữ liệu này là dựa trên khối lượng đào tạo đòi hỏi đối với những người làm việc này để đảm bảo chất lượng công việc. Nhân viên tri thức thường độc lập và sáng tạo do họ có trình độ cao về học thức. Họ thường có trình độ cao về bằng cấp trước khi bắt đầu công việc. Nhân viên dữ liệu thường chỉ cần có trình độ đại học hoặc tốt nghiệp PTTH là đủ. Chính vì thế hai nhóm nhân viên này sẽ có yêu cầu khác hẳn nhau đối với hệ thống thông tin. Nhóm nhân viên dữ liệu hoàn toàn lệ thuộc vào hệ thống thông tin còn nhóm nhân viên tri thức lại đòi hỏi hệ thống phải được hỗ trợ bởi một hệ thống phần mềm đặc biệt cao và có những trạm máy chuyên dụng mạnh. 5.2.3. Một số đặc điểm trong quản lý tri thức - Quản lý tri thức là công việc khá tốn kém - Việc quản lý tri thức muốn có hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ. - Quản lý tri thức đòi hỏi những người quản lý phải có tri thức. - Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động tự nhiên - Quản lý tri thức thực hiện việc phát triển quá trình xử lý công việc tri thức - Quản lý tri thức không bao giờ có điểm kết thúc - Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình 5.2.4. Khái niệm hệ thống thông tin cung cấp tri thức ( KWS ) KWS là hệ thống hỗ trợ lao động có trình độ cao trong công việc chuyên môn hàng ngày của họ. Hệ thống phục vụ ở cấp chuyên môn và văn phòng: - Thu thập: các ý tưởng thiết kế, thông số kỹ thuật - Xử lý: xây dựng các mô hình chuyên môn - Phân phối: bản thiết kế, đồ họa, kế hoạch - Người dùng: các chuyên gia, kỹ thuật viên 5.2.5. Vai trò của hệ thống thông tin cung cấp tri thức trong các tổ chức Để thấy được vai trò của KWS ta xem xét cách thức mà tri thức tham gia vào công việc kinh doanh trong doanh nghiệp: - Ngày nay những ngành có lợi nhuận nhất là những ngành sản xuất các sản phẩm thông tin và tri thức hay nói cách khác tri thức góp phần tạo ra các sản phẩm thu được lợi nhuận cao. - Đóng vai trò là người cố vấn cho mỗi doanh nghiệp - Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi tổ chức Vai trò của KWS là hỗ trợ cho những người khai thác tri thức trong việc tạo ra và liên kết những công việc tri thức mới trong một tổ chức. 5.2.6. Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin cung cấp tri thức - Liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác. - Đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu và có khả năng truyền thông ở mức cao hơn các hệ thống khác - Hỗ trợ mạnh hơn về phần cứng, về mạng. :
- Đòi hỏi phải có giao diện tiện ích để giảm thời gian của nhân công tri thức. Chươ ng 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP 6.1. Hệ thống thống thông tin Marketing 6.1.1. Khái quát về hệ thống thông tin Marketing Các chức năng của Marketing 6.1.2. Các hệ thống thông tin Marketing 6.1.2.1. Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp Hệ thống thông tin bán hàng Nhân viên bán hàng thực hiện hàng loạt các hoạt động bán hàng như xác định khách hàng tiềm năng, tạo mối liên hệ với các khách hàng, bán hàng trọn gói và theo dõi khách hàng. Có rất nhiều hệ thống thông tin có khả năng hỗ trợ nhân viên bán hàng trong các hoạt động này. Hệ thống thôn g tin khác h hàng tươ n g lai Khoanh vùng khách hàng tương lai là một công việc tốn nhiề thời gian và công sức. Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định khách hàng tương lai thường rất khác nhau. Đó có thể là các nhà cung cấp, các ghi chú trên báo chí, hay các phiếu thăm dò khách hàng Khi tệp các khách hàng tương lai được lưu trữ trên các đĩa từ, thì các nhân viên bán hàng sẽ rất dễ tìm kiếm và tổng hợp thông tin về họ. Như vậy đầu ra của hệ thống thông tin khách hàng tương lai có thể gồm các danh mục các khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối vời lực lượng bán hàng. Các cơ sở dữ liệu trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Hệ thống thôn g tin liên hệ khách hàn g Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng cung cấp thông tin cho bộ phận bán :
hàng về các khách hàng, về sở thích của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Hệ thống thôn g tin hỏi đáp/ khiếu nại. Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm & dịch vụ mà doanh nghiệp đưa vào lưu thì các khiếu nại đó cần được ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại, phục vụ phân tích quản lý hoặc liên hệ kinh doanh sau này. Hệ thống thôn g tin tài liệu Môt hệ thống thông tin tài liệu cung cấp cho nhân viên Marketing nhiều tài liệu có thể sử dụng ngay cho hoạt động của họ. Hệ thống này cũng cải tiến chất lượng của các tài liệu được sử dụng bởi nhân viên Marketing và vậy nên sẽ góp phần nâng cao doanh thu bán hàng. 6.1.2.2. Các hệ thống thông tin Marketing sách lƣợc Các hệ thống thông tin Marketing sách lược khác với các hệ thống thông tin tác nghiệp, vì bên cạnh các thông tin cơ sở chúng còn cho phép tạo các báo cáo, tạo các kết quả đầu ra theo dự tính cũng như ngoài dự tính, các thông tin so sánh cũng như thông tin mô tả. Các hệ thống thông tin Marketing sách lược cung cấp các thông tin tổng hợp chứ không phải các dữ liệu chi tiết như hệ thống thông tin tác nghiệp, nó bao gồm không những dữ liệu bên trong mà cả các nguồn dữ liệu bên ngoài, nó xử lý không những dữ liệu khách quan mà cả những dữ liệu chủ quan. Các hệ thống Marketing sách lược thường kết hợp các dữ liệu tài chính tác nghiệp với các dữ liệu khác để hỗ trợ cho các nhà quản lý Marketing trong quá trình ra quyết định sách lược. Các nhà quản lý thường đưa ra các quyết định sách lược khi họ chuẩn bị và triển khai các kế hoạch Marketing, mà theo đó họ hy vọng sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận chiến lược đề ra. Sau đây là một số hệ thống thông tin Marketing sách lược điển hình. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Mục tiêu chính của các nhà quản lý bán hàng là đạt được các mục tiêu do mức quản lý cao nhất đặt ra . Để đạt được các mục tiêu này, các nhà trị kinh daonh phải ra rất nhiều quyết định sách lược như: - Nên sắp xếp các các điểm kinh doanh như thế nào? - Bố trí các bộ phận bán hàng sao cho phù hợp với các địa điểm này. - Quyết định khên thưởng hoặc kỷ luật nhân viên bán hàng - Cần tập chung vào đoạn thị trường nào để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất Ngoài ra họ cũng phải theo dõi tiến triển của kết quả kinh doanh để xác định xem các quyết định có được ban hành đúng đắn không hay cần có sự hiệu chỉnh trong các kế hoạch sách lược. Để có thể ra quyết định một cách hiệu quả, các nhà quản trị Marketing cần một cần một lượng lớn dữ liệu lịch sử về quá trình kinh doanh của mỗi nhân viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi đoạn thị trường. Các dữ liệu này được cung cấp bởi hệ thống thông tin quản lý kinh doanh. Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng Hệ thống hỗ trợ cho nhà quản trị sách lược xem nên sử dụng các phương tiện quản cáo và hình thức khuyến mãi như thế nào để có thể giành được thị trường đã :
chọn và hỗ trợ việc triển khai các hoạt động đó để đạt được kết quả kinh doanh. Ví dụ: Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng sử dụng các dữ liệu về các sản phẩm và dịch vụ nào bán chạy nhất của hệ thống xử lý đơn hàng. Sau đó đưa ra các báo cáo để quyết định xem sản phẩm hoặc dịch vụ nào được quảng cáo. Nếu các báo cáo như vậy đến tay nhà quản trị Marketing đúng lúc họ có thể xác định được sản phẩm, dịch vụ nào không đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra để có biện pháp can thiệp. Các nhà quản lý có thể lập ra các kế hoạch quản cáo và khuyến mãi nhằm lấp khoảng trống giữa doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch. Các báo cáo cũng có thể xác định được các sản phẩm, dịch vụ nào bán chạy hơn so với dự tính để mở rộng kinh doanh các mặt hàng đó. Hệ thống thông tin giá thành sản phẩm :
Hệ thống này cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để trợ giúp cho họ trong việc định giá cho sản phẩm, dịch vụ của họ. Giá của sản phẩm, dịch vụ ảnh hưởng tới doanh thu và lãi của doanh nghiệp do đó các hệ thống này là rất quan trọng. Để có thể ra quyết định về giá cả, nhà quản trị Marketing cần dự báo được nhu cầu đối với sản phẩm đó hay sản phẩm tương tự, lợi nhuận biên - cần đạt được, chi phí sản xuất sản phẩm, dịch vụ và giá của những sản phẩm cạnh tranh. Tùy theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, mục tiêu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhà quản lý sẽ quyết định thay đổi đầu vào của dữ liệu sao cho phù hợp. 6.1.2.3. Các hệ thống thông tin Marketing chiến lƣợc Để phát triển một kế hoạch Marketing chung, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều hoạt động sách lược và chiến lược khác nhau. Một số các hoạt động chiến lược bao gồm: - Phân đoạn thị trường -Lựa chọn thị trường mục tiêu -Lập kế hoạch cho các sản phẩm và dịch vụ để có thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng - Dự báo bán hàng đối với các thị trương và các sản phẩm. Các hoạt động chiến lược của các nhà quản trị cấp cao sẽ có những hệ thống thông tin chiến lược để hỗ trợ. Một số hệ thống điển hình: Hệ thống thông tin dự báo bán hàng Hệ thống hỗ trợ các hoạt động dự báo bán hàng. Dự báo bán hàng mức chiến lược thường gồm nhiều loai khác nhau: dự báo cho ngành, doanh nghiệp, cho một loại sản phẩm & dịch vụ mới. Dù thuộc loại nào chăng nữa, các dự báo bán hàng không chỉ dựa trên dữ liệu lịch sử mà dựa trên cả các giả định về các hoạt động của các đối thủ, phản ứng của chính phủ, sự dịch chuyển cầu của người tiêu dùng, xu thế cơ cấu dân số và hàng loạt các yếu tố liên quan khác, kể cả yếu tố thời tiết. Trong một doanh nghiệp có quan điểm tiếp thị Marketing thì xây dựng dự báo bán hàng cho năm tiếp theo cho toàn doanh nghiệp là một công việc quan trọng. từ dự báo này có thể có cơ sở để các nhà quản trị sách lược đưa ra các quyết định sách lược về phương hướng của rất nhiều chức năng khác của doanh nghiệp. Ví dụ dựa trên dự báo về bán hàng: - Nhà quản lý có thể ra quyết định giữ lại hay gạt bỏ sản phẩm và dịch vụ ra khỏi tiếp thị hỗn hợp hiện tại của các doanh nghiệp. - Các nhân viên nghiên cứu thị trường có thể lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới. - Nhà quản lý Marketing có thể phân bổ lại nhân viên bán hàng, phân chia địa điểm kinh doanh. - Các nhà quản trị tài chính sẽ huy động vốn hay dự trữ vốn cần thiết để hỗ trợ các mức sản xuất và kinh doanh theo dự tính được ập ra bởi các phòng ban trong doanh nghiệp, dự báo lợi nhuận cho cả năm tài chính và lên kế hoạch cho việc sử dụng các dòng tiền của tổ chức. Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm :
Mục tiêu của hệ thống là cung cấp thông tin về sự ưa chuộng của khách hàng thông qua hệ thống nghiên cứu thị trường cho việc phát triển sản phẩm mới. Đầu ra quan trọng nhất của các hoạt động lập kế hoạch và phát triển là một bộ các đặc tả của sản phẩm, sau đó chuyển tới phòng thiết kế để thiết kế sản phẩm. 6.1.2.4. Các hệ thống thông tin Marketing sách lƣợc và chiến lƣợc Hệ thống thông tin nghiên cứu thƣơng mại Nghiên cứu thương mại là việc xác định có hệ thống những tài liệu cần thiết về điều kiện thương mại cần thiết của doanh nghiệp, thu thập, phân tích và báo cáo kết quả về các thông tin đó. Tùy từng doanh nghiệp mà có thể có một hoặc nhiều người thực hiện công việc này. Đầu vào của quá trình nghiên cứu thương mại phần lớn là các nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Có rất nhiều nguồn dữ liệu khác nhau: - Dữ liệu về khách hàng. - Các cuộc điều tra dữ liệu về dân số. - Dữ liệu về công nghiệp, thương mại, kinh tế, môi trường, khoa học. Có thể thu thập các dữ liệu trên thông qua các công cụ như khảo sát trực tiếp khách hàng, phỏng vấn, điện thoại, các báo cáo từ nhân viên. Nhân viên nghiên cứu thương mại sử dụng nhiều các phương pháp thống kê trong việc phân tích dữ liệu thu thập được cũng như trong việc báo cáo thông tin cho doanh nghiệp. Sau đây là một số công việc đặc trưng của một phòng nghiên cứu thương mại: - Tiến hành phân tích các xu hướng bán các sản phẩm, dịch vụ giống hệt hoặc tương đương như sản phẩm mà doanh nghiệp chào bán, nhằm xác định các sản phẩm, dịch vụ đang có chiều hướng tăng hoặc giảm. - Phân tích cấu trúc dân cư và đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu, đặc biệt là các xu thế hay sự thay đổi có thể ảnh hưởng tới việc bán hàng của doanh nghiệp. - Phân tích và đánh giá sở thích của khách hàng, bao gồm việc thử các sản phẩm dịch vụ. xác định và phân tích sự hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm hiện có của doanh nghiệp Hệ thống thông tin theo dõi các đối thủ cạnh tranh 6.1.3. Các phần mềm cho Marketing Có thể phân phần mềm máy tính hỗ trợ chức năng Marketing thành hai nhóm: phần mềm phục vụ Marketing đa năng và phần mềm Marketing chuyên biệt. Phần mềm phục vụ Marketing đa năng Là phần mềm chung có thể được ứng dụng cho nhiều hệ thống thông tin Marketing. Các phần mềm này gồm: phần mềm truy vấn và sinh báo cáo, phần mềm đồ họa, phần mềm thống kê, phần mềm quản trị tệp và cơ sở dữ liệu, phần mềm soạn thảo văn bản và phần mềm bảng tính. Phần mềm Marketing chuyên biệt Có rất nhiều phần mềm chuyên dụng được phát triển cho hàng loạt các hoạt động Marketing. Sau đây là một số phần mềm: :
- Phần mềm trợ giúp nhân viên bán hàng. - Phần mềm trợ giúp quản lý nhân viên bán hàng - Phần mềm trợ giúp quản lý chương trình bán hàng qua điện thoại - Phần mềm trợ giúp quản lý hỗ trợ khách hàng - Phần mềm Marketing tích hợp. 6.2. Hệ thống thông tin sản xuất 6.2.1. Khái quát về hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin sản xuất hỗ trợ ra quyết định đối với các hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực cho sản xuất. Tùy từng doanh nghiệp mà các hệ thống sản xuất sẽ có những hình thức khác nhau: sản xuất theo dòng liên tục, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo yêu cầu và theo hợp đồng, sản xuất dịch vụ hay sản phẩm. Mục tiêu của hệ thống sản xuất: - Cung cấp nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác - Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu - Tìm kiếm nhân công, mặt bằng nhà xưởng và các thiế bị sản xuất - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng và thiết bị sản xuất -Sản xuất sản phẩm dịch vụ - Kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra - Kiểm tra và theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết. Các hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp và sách lược thường sử dụng dữ liệu của hệ thống tài chính: mua hàng và công nợ phải trả, hàng tồn kho, bán hàng và công nợ phải thu, chi phí giá thành. Các nhà quản lý sản xuất sẽ sử dụng các thông tin này cùng với các hệ thống thông tin tác nghiệp sản xuất như hệ thống giao/nhận hàng, hệ thống kiểm tra chất lượng để hỗ cho quá trình ra quyết định tác nghiệp và sách lược.vd Một số thông tin bên ngoài như các cơ sở dữ liệu trực tuyến của chính phủ, các cơ sở dữ liệu khoa học và công nghiệp lại cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định chiến lược.vd 6.2.2. Các loại hệ thống thông tin sản xuất 6.2.2.1. Hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp Có nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất, đa phần trong số đó là một phần của hệ thống thông tin kế toán tài chính như phân hệ mua hàng, công nợ phải trả, hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng, công nợ phải thu hay lương. Hệ thống t hông ti n mua hà ng Hệ thống này có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giai đoạn của quá trình cung cấp nguyên vật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, ví dụ tệp dữ liệu về bảng giá nguyên vật liệu và hàng hóa phục vụ sản xuất, làm cơ sở lựa chọn nhà cung cấp hay tệp các đơn đặt hàng. Hệ thống t hông ti n nhậ n hà ng :
Mỗi khi nhận hàng cần có sự kiểm nhận cẩn thận và chính xác về số lượng, chất lượng hàng giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan như bộ phận công nợ phải trả, bộ phận kho và bộ phận sản xuất. Hệ thống cung cấp các báo cáo gồm các thông tin về: - Ngày nhận hàng -Số hiệu và tên nhà cung cấp -Số hiệu tên đặt hàng của đơn vị - Mã hiệu mô tả các mặt hàng giao nhận -Số lượng đặt mua và số lượng thưc giao nhận - Thông tin về tình trạng hư hỏng của các hàng hóa giao nhận( nếu có ) Hệ thông t hông ti n kế toá n c hi phí giá thà nh Nhiều phân hệ thông tin mức tác nghiệp của hệ thống tài chính kế toán thực hiện việc thu thập và báo cáo thông tin về các nguồn lực được sử dụng cho sản xuất, trên cơ sở đó có thể xác định được chính xác chi phí sản xuất cho các sản phẩm và dịch vụ. Các hệ thống kế toán chi phí giá thành kiểm soát ba nguồn lực chính cho sản xuất: - Nhân lực - Nguyên vật liệu - Máy móc thiết bị Bên cạnh nhu cầu thông tin về ba nguồn lực trên các nhà quản lý sản xuất còn cân đến cả những thông tin về bố trí sản xuất trong doanh nghiệp: - Phương tiện vật chất nào được sử dụng cho sản xuất? - Thời gian sử dụng -Sử dụng cho sản phẩm dịch vụ nào -Sử dụng bao nhiêu Với các báo cáo được cung cấp bởi các hệ thống thông tin trên, các nhà quản lý có thể kiểm soát được chi phí sản xuất và việc phân bổ nguồn lực sản xuất 6.2.2.2 Hệ thống thông tin sản xuất mức sách lƣợc Các hệ thống này hỗ trợ việc: điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân chia nguồn lực hiện có để đạt được các mục tiêu kinh doanh và sản xuất do mức chiến lược đề ra. Hệ thống t hông ti n hoạc h đị nh nhu cầ u ng uyên vật liệ u Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là quá trình xác định chính xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tính toán lượng đặt hàng với một chi phí hợp lý nhất, sau đó đặt mua tại thời điểm hợp lý nhất vào đúng lúc cần đến. Hệ thống này cần phải xác định cho được: -Loại vật liệu cần cho mỗi kỳ sản xuất -Số lượng - Thời gian cần vật liệu -Lịch trình sản xuất các sản phẩm: những sản phẩm cần sản xuất, thời gian cần sản xuất các sản phẩm đó :
- Hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm Hệ thống thông tin hoạc h đị nh nă ng lực sả n xuất Mục tiêu của hoạch định năng lực sản xuất là để chắc chắn rằng nhân lực, máy móc và các phương tiện sản xuất có đủ vào đúng lúc cần để thỏa mãn nhu cầu sản xuất như mục tiêu sản xuất đã đề ra. Hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ việc hoạch định năng lực sản xuất thông qua một trong hai kỹ thuật sau: Một là, kỹ thuật hoạch định năng lực sơ bộ. Với kỹ thuật này người ta có thể đưa ra một ước tính sơ bộ về nhu cầu năng lực sản xuất, dựa trên lịch trình sản xuất tổng hợp, nghĩa là các mục tiêu sản xuất có trong lịch trình sản xuất tổng hợp được biến đổi thành những nhu cầu về nhân lực cũng như về năng lực sản xuất( số giờ công lao động, số giờ khấu hao máy ) cần để đáp ứng các mục tiêu sản xuất. Sau đó những ước tính sơ bộ này sẽ được phân bổ cụ thể tới các nhóm làm việc cũng như các phân xưởng sản xuất, nhằm xác định tính khả thi của các mục tiêu sản xuất với phương tiện hiện có. Mục đích của kỹ thuật này là xác định xem năng lực sản xuất đã đủ hay chưa. Thứ hai, kỹ thuật hoạch định nhu cầu năng lực chi tiết. kỹ thuật này cung cấp những ước tính chi tiết về năng lực sản xuất hiện có. Hình thức hoạch định này cần những thông tin về nguồn nhân lực và hóa đơn nguyên vật liệu. 6.2.2.3 Các hệ thống thông tin sản xuất mức chiến lƣợc Các quyết định chiến lược có thể là: - Định vị doanh nghiệp - Nâng cấp doanh nghiệp - Xây dựng một doanh nghiệp mới - Thiết kế và triển khai một phương tiện sản xuất mới -Lựa chọn công nghệ được sử dụng trong quá trình sản xuât Hệ thống lậ p kế hoạc h và đị nh vị doa nh ng hiệp Thu thập thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể đo đếm được như: - Tính sẵn có nhân công có tay nghề - Phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm - Địa điểm và giá cả đất đai mới phục vụ cho sản xuất Một số thông tin mang tính chủ quan và chỉ có thể định tính như thái độ của cộng đồng đối với doanh nghiệp và chất lượng dịch vụ của cộng đồng: các cơ hội giáo dục và đào tạo. Các nguồn thông tin bên trong xuất phát từ các hệ thống thông tin nhân lực, tài chính và các hệ thống sản xuất tác nghiệp và sách lược. 6.2.3. Các phần mềm phục vụ quản trị kinh doanh và sản xuất Có thể phân phần mềm máy tính hỗ trợ chức năng quản trị kinh doanh và sản xuất thành hai nhóm: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên biệt. :