Giáo trình Hệ thống tìm tin (Phần 2)

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống tìm tin (Phần 2)

1. CH ƯƠ NG 5 H TH NG TÌM TIN TH CƠNG H th ng tìm tin th cơng bao g m các thành ph n chính là h th ng m c l c, các b phi u th ư mc và các b phi u d ki n. 5.1. H th ng m c l c 5.1.1. Khái ni m H th ng m c l c th ư vi n (hay th ưng đưc g i là mc l c) là mt t p h p cĩ t ch c các bi u ghi ph n ánh v n tài li u c a m t kho tài li u hay m t b sưu t p nào đĩ. M t b sưu t p cĩ th bao g m m t ho c nhi u lo i hình tài li u nh ư sách, n ph m đnh k ỳ, b n đ, tranh nh, b ăng hình Thơng th ưng, m c lc ph n ánh v n tài li u c a m t th ư vi n ho c cơ quan thơng tin. Tuy nhiên, c ũng cĩ nh ng mc l c ph n ánh v n tài li u c a nhi u th ư vi n, cơ quan thơng tin nh m h tr cho vi c chia s ngu n l c thơng tin gi a các t ch c nh ư mc l c liên h p. Vi c t ch c m c l c tr nên c n thi t đi v i m t th ư vi n khi vn tài li u phát tri n đn m c khơng th ki m sốt đưc t ng tài li u trong kho. Mt th ư vi n t ư nhân nh ho c m t th ư vi n c a l p h c khơng nh t thi t ph i t ch c m c l c vì ng ưi s dng cĩ th nh tng quy n sách, b ăng ghi âm, b n đ và các tài li u khác theo các du hi u nh ư tác gi , nhan đ, ch đ, hình dáng, màu s c hay th m chí v trí ca tài li u trên m t giá sách c th . Nu v n tài li u l n h ơn m t chút thì th ư vi n cĩ th sp xp tài li u theo m t cách nào đĩ, ch ng h n nh ư phân nhĩm tài li u theo ch đ và cho phép ng ưi s dng t ch n tài li u trong kho. Khi v n tài li u quá ln đn m c khơng th s dng cách s p x p và tìm tài li u đơ n gi n thì th ư vi n ph i l p bi u ghi hay phi u mơ t chính th c cho t ng tài li u đ cĩ th d dàng tìm ki m, ki m kê và qu n lý tài li u. 5.1.2. Ch c n ăng ca m c l c Mc l c cĩ các ch c n ăng cơ bn là nh n d ng, t p h p, đánh giá hay ch n l c và xác đnh v trí ca tài li u. Các ch c n ăng này cĩ s ph thu c l n nhau. Ch c n ăng nh n dng hay tìm kim tài li u. Mc l c đưc xây d ng nh m t o điu ki n cho ng ưi s dng cĩ th đi chi u các d li u v tài li u đã bi t v i các bi u ghi trong m c l c đ xác đnh th ư vi n cĩ tài li u đĩ hay khơng. Nĩi cách khác, mc l c cho phép ng ưi s dng nh n d ng ho c tìm ki m tài li u d a trên các d li u đã bi t v tài li u nh ư tác gi , nhan đ, ch đ Ch c năng t p h p tài li u. Ch c n ăng này cho phép các bi u ghi c a các tài li u gi ng nhau ho c cĩ liên quan ch t ch vi nhau v mt ph ươ ng di n ho c d u hi u nào đĩ đưc t p h p vào m t ch trong m c l c. Ch ng h n, các tài li u v cùng m t ch đ đưc t p h p l i v i nhau trong m c l c ch đ hay m c l c phân lo i, các tài li u c a cùng m t tác gi đưc x p cùng nhau trong m c l c ch cái. Nh đĩ, ng ưi 59
2. s dng cĩ th bi t đưc trong m t th ư vi n, c ơ quan thơng tin cĩ bao nhiêu tài li u ca m t tác gi nào đĩ ho c cĩ bao nhiêu tài li u v mt ch đ nào đĩ M t trong nh ng cách t t nh t đ th c hi n ch c n ăng t p h p tài li u là thơng qua quá trình ki m sốt tiêu đ chu n, đc bi t là xây d ng h th ng tham chi u (ch ch ) qua l i. Ch c n ăng đánh giá hay ch n l c tài li u. Ch c n ăng này cho phép ng ưi s dng l a ch n t nhi u bi u ghi nh ng tài li u thích h p nh t và tt nh t ch a đng ki n th c ho c thơng tin c n thi t. Ch ng h n, ng ưi s dng cĩ th la ch n m t l n xu t b n nào đĩ trong nhi u l n xu t b n khác nhau c a cùng m t tác ph m ho c l a ch n nh ng tài li u cĩ cùng m t n i dung nh ưng đưc vi t b i các tác gi khác nhau và đưc ch a trên các v t mang tin khác nhau Ch c n ăng xác đnh v trí tài li u. Mc l c ph n ánh đa ch lưu tr tài li u trong kho c a m t ho c mt s th ư vi n, c ơ quan thơng tin. Nh đĩ, ng ưi s dng cĩ th d dàng xác đnh đưc v trí ca tài li u cn tìm. 5.1.3. Các hình th c mc l c th cơng 5.1.3.1. Mc l c sách Mc l c sách là mc l c đưc ghi chép ho c in d ưi d ng các t p sách. M c l c sách th ưng là các danh m c tài li u đưc s p x p theo v n ch cái tên tác gi , nhan đ ho c theo ch đ. So v i m c l c phi u, m c l c sách cĩ ưu đim là cĩ đ nén cao, c ơ đng, cĩ th đem theo đ s dng mi n ơi và cĩ th xem l ưt nhanh. Tuy nhiên, mc l c sách cĩ hn ch là chi phí cp nh t cao nên m c l c sách khơng đưc c p nh t th ưng xuyên nh ư mc l c phi u. Hin nay mc l c sách vn đưc s dng cùng v i các lo i m c l c khác trong nhi u th ư vi n. ðc bi t, m c l c l c sách v n đưc s dng nh ư ph ươ ng ti n duy nh t đ truy c p các tài li u quí hi m trong m t s th ư vi n và cơ quan l ưu tr . 5.1.3.2. M c l c phi u Mc l c phi u là mc l c đưc t o thành t nh ng phi u mơ t (bi u ghi) vi kích th ưc khác nhau. Hi n nay, kích th ưc c a phi u chu n là 7,5 x 12,5 cm. Các phi u mơ t cĩ th đưc chép tay, đánh máy ho c đưc in t máy tính. Bên c nh nh ng h n ch nh ư thi u tính g n nén, chi m nhi u di n tích, khơng c ơ đng, m c l c phi u c ũng cĩ các ưu đim nh ư d cp nh t và cho phép nhi u ng ưi s dng cùng m t lúc. Hi n nay m c l c phi u v n đưc s dng trong nhi u th ư vi n. Cĩ nhi u lý do đ các th ư vi n duy trì mc l c phi u nh ư th ư vi n khơng cĩ kh năng và điu ki n trang b ph n m m và thi t b cn thi t cho m c l c đin t ; th ư vi n khơng cĩ kh năng chuy n đi h i c hồn tồn m c l c phi u sang m c l c đin t ho c đơ n gi n là do nĩ phù hp v i thĩi quen ca ng ưi s dng th ư vin. 5.1.4. Tiêu chí đánh giá ch t l ưng m c l c Dù đưc t ch c d ưi b t k ỳ hình th c nào, m t m c l c hi u qu ph i đm b o mt s tiêu chu n nh t đnh cho phép tra c u và qu n tr d dàng. Cĩ th đánh giá ch t l ưng c a m t m c l c d a trên các tiêu chí dưi đây. 60
3. Tính linh ho t và c p nh t. Vi c b sung và thanh l c tài li u đưc ti n hành th ưng xuyên trong các th ư vi n, c ơ quan thơng tin. Mc l c ph i ph n ánh k p th i s thay đi trong v n tài li u c a th ư vi n, c ơ quan thơng tin. Tính linh ho t mc l c phi u cao h ơn so v i m c l c d ng sách. Cĩ th d dàng thêm vào hay lo i b các bi u ghi kh i các h p phi u khi c n thi t. So v i m c l c phi u thì m c l c sách khĩ c p nh t h ơn vì m t khi đã đưc in ra thì khơng th thêm vào ho c lo i b các bi u ghi đưc n a, tr khi xu t b n các ph tr ươ ng ho c tái b n. Tuy nhiên, vì hi n nay các m c l c này đưc biên so n b ng máy tính nên cĩ th thay đi các bi u ghi hi n cĩ m t cách linh ho t. Ví d , ch c n s d ng m t l nh đơn gi n là cĩ th thay đ i hàng lo t bi u ghi, trong khi v i m c l c phi u thì ph i s a t ng phi u m t. Tính thân thi n đ i v i ng ưi s d ng. Mc l c ph i đưc t ch c sao cho ng ưi s dng cĩ th tìm ki m nhanh chĩng và d dàng các bi u ghi. ðiu này địi h i cách sp x p các bi u ghi trong m c l c ph i khoa h c, phù hp v i thĩi quen tìm tin c a ng ưi dùng tin và các h ưng d n s dng ph i rõ ràng, d hi u. Tính kinh t . Mc l c ph i đưc t ch c vi các ph ươ ng án hp lý, cĩ tính đn chi phí xây d ng, duy trì mc l c c ũng nh ư hi u qu kinh t ca m c l c. Phi u dùng cho các m c l c phi u d sn xu t và chi phí khơng cao. Trong khi đĩ, giá thành biên so n và xu t b n m c l c sách t ươ ng đi cao n u nh ư ch sn xu t ít bn. N u s bn m c l c đưc xu t b n nhi u thì chi phí s th p h ơn so v i m c l c phi u. Tính s dng thu n ti n. Mc l c ph i g n nh , chi m ít di n tích và d dàng truy cp đi v i ng ưi s dng. 5.1.5. Các thành ph n c a h th ng m c l c Mt h th ng m c l c truy n th ng g m ba thành ph n là mc l c cơng c ng, m c lc cơng v và hp phi u tiêu đ chu n Mc l c cơng c ng (public access catalog) là mc l c dành cho ng ưi s dng truy cp t do. Tùy theo cách s p x p các phi u mơ t, cĩ th chia m c l c cơng c ng thành m c l c ch cái, m c l c phân lo i, m c l c ch đ. Mc lc cơng v là mc l c s dng n i b (th ưng là mc l c v trí, tng m c l c ch cái) ph c v cho ho t đng nghi p v ca nhân viên th ư vi n. Mc l c v trí ph n ánh t ch c kho tài li u c a m t th ư vi n. Các phi u mơ t trong m c l c đưc s p x p theo tr t t ca tài li u trên giá. Vì vy, m c l c v trí cịn đưc g i là mc l c x p giá. Các phi u mơ t ca m c l c v trí th ưng ph n ánh đy đ s lưng b n/t p và v trí ca các tài li u trong kho, đc bi t khi m t th ư vi n cĩ nhi u kho tài li u. M c l c v trí th ưng đưc bo qu n và s dng n i b b ph n t ch c kho. Các h p phi u tiêu đ chu n ch a các phi u th hi n các hình th c tên cá nhân và tp th , nhan đ th ng nh t, tùng th ư và các đ mc ch đ đã đưc l a ch n là các hình th c chu n đ s dng nh ư các tiêu đ trong m t m c l c c th . Các h p phi u tiêu đ chu n c ũng ch a danh m c các tham chi u dùng trong m c l c cơng c ng đ 61
4. ch ch t dng khơng chu n sang d ng chu n đưc s dng làm tiêu đ. Các h p phi u này th ưng đưc s dng n i b . 5.1.6. H th ng m c l c ch cái (MLCC) 5.1.6.1. Khái ni m Mc l c ch cái là h th ng m c l c trong đĩ các phi u mơ t đưc s p x p theo tr t t ch cái tên tác gi ho c nhan đ tài li u đưc ph n ánh trong m c l c. Mc l c ch cái là h th ng tìm tin đưc t ch c theo s ơ đ tuy n tính. Trong m c lc ch cái, thơng tin v mi tài li u đưc trình bày trên m t phi u mơ t. Các phi u mơ t đưc s p x p d a trên các đc tr ưng hình th c c a tài li u là tên tác gi /nhan đ tài li u. Cách s p x p này cho phép ng ưi s dng cĩ th tr li đưc hai câu h i c ơ bn sau: 1) Th ư vi n cĩ hay khơng m t tài li u c th vi tên tác gi và/ho c nhan đ đã đưc bi t tr ưc; 2) Th ư vi n cĩ nh ng tác ph m nào c a m t tác gi c th . Mc l c ch cái ph n ánh đy đ và tồn di n v n tài li u c a th ư vi n vì thành ph n c a m c l c khơng ch cĩ các phi u mơ t chính mà cịn bao g m các phi u mơ t b sung và các phi u ch ch . 5.1.6.2. Cu trúc mc l c ch cái Các thành ph n c a m c l c ch cái bao g m các phi u mơ t, các phi u tiêu đ và các phi u ch ch . Phi u mơ t Phi u mơ t trình bày các y u t đc tr ưng c ơ bn c a mt tài li u dưi m t hình th c chu n hĩa giúp ng ưi s dng nh n d ng và phân bi t tài li u này v i các tài li u khác. Phi u mơ t cĩ kích th ưc theo qui đnh là 7,5 x 12,5cm . Cĩ hai lo i phi u mơ t là phi u mơ t chính và phi u mơ t b sung. Phi u mơ t chính ch a đy đ các d li u th ư mc cho phép nh n d ng tài li u và là thành ph n chính trong các h th ng m c l c. Phi u mơ t b sung ch a mơ t gi n l ưc, h tr cho phi u mơ t chính nh m m rng kh năng tìm tin cho ng ưi s dng. Ng ưi ta ch n m t trong các đim truy c p làm tiêu đ ca phi u mơ t chính. Các đim truy c p cịn l i đưc s dng làm các tiêu đ ca các phi u mơ t b sung. Tên tác gi và nhan đ th ưng đưc dùng làm tiêu đ ca phi u mơ t chính. Phi u tiêu đ Phi u tiêu đ đưc s dng đ phân chia gi i h n các phi u mơ t theo các t , c m t nh m t o điu ki n thu n ti n cho ng ưi s dng. Phi u tiêu đ đưc làm b ng lo i gi y c ng, cĩ kích th ưc 7,5 x 12,5 cm và cĩ ph n nhơ lên cao 1,5 cm ( đưc g i là g phi u) Cĩ hai lo i phi u tiêu đ là phi u tiêu đ chính và phi u tiêu đ ph . Phi u tiêu đ 2 chính cĩ ph n g nhơ phi u lên gi a, chi m /3 chi u r ng c a phi u. Phi u tiêu đ chính đưc s dng đ phân đnh gi i h n các vn ch cái ca ngơn ng đưc s dng ho c các tác gi ni ti ng, các c ơ quan, t ch c quan tr ng. 1 Phi u tiêu đ ph cĩ g nhơ lên bên ph i ho c bên trái và chi m /3 ho c ¼ chi u rng c a phi u. Phi u tiêu đ ph đưc s dng đ phân bi t các phi u trong cùng mt v n (ví d C, CH ho c N, NH) ho c các tác gi ni ti ng, tác gi cĩ nhi u tài li u. Phi u ch ch 62
5. ð ki m sốt tính th ng nh t trong h th ng m c l c nh m t o điu ki n thu n ti n cho vi c s dng, bên c nh các phi u mơ t mc l c ch cái cịn cĩ các phi u ch ch (c ũng đưc x p theo v n ch cái). Phi u ch ch (“xem”, “dùng cho”) đưc s dng đ hưng d n ng ưi s dng đn tiêu đ mơ t th ng nh t đưc s dng trong m c l c. Ví d: Tr n T Xươ ng xem Tú Xươ ng Phi u ch ch qua l i (“c ũng xem”) đưc dùng đ hưng d n ng ưi s dng tìm thêm nh ng tiêu đ khác trong m c l c cĩ liên quan đn v n đ đang đưc tra c u. 5.1.6.3.Cách t ch c phi u mơ t trong mc l c ch cái Cĩ hai ki u s p x p phi u mơ t trong MLCC là ki u t đin và ki u phân đon. Mc l c ch cái ki u t đin. Cách t ch c theo ki u t đin đưc s dng ph bi n M cho đn nh ng n ăm 1990. Trong MLCC ki u t đin, t t c các phi u mơ t cĩ tiêu đ là tên tác gi , nhan đ tài liu, ch đ đưc x p chung theo tr t t ch cái, l n l ưt theo t ng t mt. Cách s p x p này đơ n gi n, d tra c u n u s phi u mơ t ít và tp trung trong m t ơ phi u. Tuy nhiên, khi th ư vi n phát tri n, cách s p x p này tr nên c ng k nh và ph c t p vì các phi u mơ t s đưc x p dàn tr i trong nhi u ơ phi u khác nhau. Khi đĩ, cách s p x p s tr nên ph c t p vì ph i cân nh c v trí ca các phi u mơ t. Ch ng h n, phi u mơ t các tác ph m c a Charles Dicken đưc sp x p sau hay tr ưc các phi u mơ t ca các tác ph m vi t v ơng? Ngồi ra, cịn xu t hi n m t v n đ khác là các phi u mơ t các tài li u v cùng m t ch đ b phân tán nhi u ch trong m c l c. Trên th c t , m c l c ki u t đin v n đưc s dng ph bi n vì ph n l n ng ưi s dng tìm tài li u v mt khía c nh c a v n đ nhi u hơn là tìm hi u v n đ mt cách tồn di n. Bên c nh đĩ, ng ưi s dng cĩ th s dng h th ng các phi u ch ch (“xem”, “c ũng xem”) đ tìm các khía c nh khác nhau ca các v n đ. Mc l c ch cái ki u phân đon. Mc l c ch cái phân đon đưc đư a vào s dng t nh ng n ăm 1930 đ kh c ph c nh ưc đim c a m c l c ki u t đin. M c l c ch cái đưc phân chia thành hai lo i là mc l c ch đ và mc l c ch cái tác gi /nhan đ. Cách s p x p phi u mơ t trong m c l c ch cái ki u phân đon đơ n gi n hơn trong m c l c ki u t đin và vi c tra c u c ũng d dàng h ơn tuy hi n t ưng tài li u v cùng m t ch đ b phân tán v n khơng kh c ph c đưc. Ngồi ra, v i cách sp x p này l i cĩ s bt ti n khác là tr ưc khi tra c u ng ưi s dng ph i xác đnh mình c n tìm theo tác gi , nhan đ hay ch đ đ s dng b ph n m c l c t ươ ng ng. Vì vy, ngưi s dng c n đưc h ưng d n và hu n luy n v cách tra c u các h th ng m c l c này. Cĩ mt s th ư vi n phân chia thành ba ph n riêng bi t là mc l c tác gi , m c l c nhan đ và mc l c ch đ. M c dù cách s p x p phi u mơ t trong h th ng này cĩ th đơ n gi n nh ưng cách tra c u l i ph c t p h ơn so v i h th ng đưc phân thành hai lo i m c l c. Ch ng h n, v i cách s p x p này, các phi u mơ t tác ph m c a Dickens đưc x p d ưi tên Dickens trong m c l c tác gi , các phi u mơ t vi tiêu đ là nhan 63
6. đ ca các ti u thuy t riêng l ca Dickens đưc x p trong m c l c nhan đ và phi u mơ t các tài li u v Dickens đưc x p trong m c l c ch đ. Cách t ch c mc l c ch đ s đưc đ cp sau. Trong m c này ch đ cp cách t ch c m c l c ch cái tác gi và nhan đ đưc g i là mc l c ch cái (MLCC). Các qui t c t ch c. Qui t c t ch c chung nh t là t t c các phi u (bao g m phi u mơ t , phi u tiêu đ, phi u ch ch ) trong MLCC đ u đưc x p theo tr t t vn ch cái c a tng ngơn ng hay c a t ng h ngơn ng đưc ch n đ th hi n tiêu đ mơ t . Trong m t s tr ưng h p, các phi u đưc s p x p khơng theo nguyên t c này. Ví d , các tác ph m c a cùng m t tác gi đưc x p theo th t l n l ưt là tồn t p, tuy n t p và các tác ph m riêng l ( ph n này các tác ph m đưc x p theo tr t t ch cái tên tác ph m). Qui t c t ch c này đưc th hi n qua các qui t c c th sau đây. - Các phi u mơ t trong MLCC đưc x p theo tr t t vn ch cái đ u tiên c a tên tác gi ho c nhan đ tài li u. N u ch cái đ u tiên gi ng nhau thì căn c vào các ch cái ti p theo. Ví d : Nguy n Hi u Nguy n H u Ph ưc Nguy n Kh c Phê Khi x p các phi u mơ t b ng ti ng Vi t, ngồi tr t t ch cái cịn ph i theo tr t t các d u l n l ưt là khơng d u, d u huy n, s c, h i, ngã, n ng. - Trong m i v n ch cái, tên tác gi đưc vi t t t ph i x p tr ưc các tên tác gi đưc vi t đ y đ . - Các tác gi Vi t Nam đưc x p theo vn ch cái h, tên đm, tên riêng ho c bút danh. Các tác gi n ưc ngồi đưc x p theo h , tên riêng, tên đm đúng nh ư mơ t trên phi u. N u các tác gi trùng c h , tên thì phân bi t theo ngh nghi p hay th b c trong gia đình. Ví d : Nguy n Quang Sáng, ðo di n Nguy n Quang Sáng, Nhà v ăn - Phi u mơ t các tác ph m ca m t tác gi đưc x p t p trung vào m t ch và theo th t sau: + Tác ph m c a riêng tác gi ho c tác gi cùng vi t v i ng ưi khác đưc x p theo th t : tồn t p, tuy n t p, các tác ph m riêng l ; + Các tác ph m mà tác gi tham gia vào vi c xu t b n v i t ư cách là ng ưi biên so n, d ch, biên t p, hi u đính đưc x p theo vn ch cái nhan đ tài li u và khơng tính đn vai trị c a tác gi trong vi c xu t b n tài li u. +Các tác ph m nĩi v tác gi thì phi u mơ t b sung v tác gi đĩ đưc x p theo th t v n ch cái h tên ng ưi vi t ho c nhan đ c a tác ph m. - Tác gi cĩ nhi u tên g i khác nhau, tác gi n ưc ngồi đưc d ch ho c phiên âm theo nhi u cách khác nhau thì các phi u mơ t liên quan đn tác ph m hay b n thân tác gi đưc s p x p d ưi tên thơng d ng nh t và l p phi u ch ch cho các tên khác. Ví d : Phi u ch ch : 64
7. Lê H u Trác Xem Hi Th ưng Lãn Ơng - Tác gi là t ch c, c ơ quan + Các t ch c chính tr , cơ quan nhà n ưc, các t ch c qu c gia và qu c t v i các tên g i trong các th i k ỳ khác nhau đưc s p x p t p trung dưi tên g i chính th c hi n nay c a t ch c ho c c ơ quan đĩ và cĩ phi u ch ch cho các tên g i c ũ. + Các t ch c chính tr đưc x p theo th t ch cái các t ch c tr c thu c. Ví d : ðng C ng s n Vi t nam. Ban bí th ư Ban ch p hành B chính tr ði h i Thành y Tnh y + Các l n đi h i, h i ngh ca các t ch c chính tr đưc x p theo tr t t ln dn ca các k ỳ đi h i, h i ngh . + Phi u mơ t ca các c ơ quan nhà nưc Vi t Nam đưc x p theo trình t : Hi n pháp, lu t Qu c h i Ch tch n ưc Chính ph - Sp x p các phi u mơ t theo v n ch cái nhan đ tài li u: + Các phi u mơ t cĩ tiêu đ bt đu b ng ch s thì khi x p ph i chuy n s thành ch và xp theo th t vn ch cái. Ví d: 1001 đêm đưc x p vào v n M - Mt nghìn l mt đêm + N u m t tác ph m đưc tái b n nhi u l n thì xp theo trình t th i gian ng ưc t mi đn c ũ (l n tái b n sau đưc x p lên trên l n xu t b n tr ưc). + N u m t tác ph m đưc xu t b n ho c tái b n b i nhi u nhà xu t b n khác nhau thì các phi u mơ t đưc x p theo tr t t sau: N ăm xu t b n – Nơi xu t b n – Nhà xu t b n. + Các m o t đng đu nhan đ, tiêu đ th ưng đưc b qua khi x p phi u mơ t, tr tr ưng h p đĩ là mt b ph n khơng th thi u đưc trong tên cá nhân - Sp x p các phi u ch ch : các phi u ch ch “c ũng xem” đưc x p tr ưc các phi u mơ t hay bi u ghi cĩ cùng tiêu đ. Các b ưc t ch c. Vi c t ch c các phi u mơ t trong MLCC bao g m các b ưc c th nh ư sau: - Bưc 1: Nhĩm s ơ b các phi u theo v n ch cái: các th ư vi n th ưng s dng các hp phi u, m i h p đưc chia thành nhi u ng ăn nh và đưc đánh d u theo tr t t ch cái đ nhĩm phi u s ơ b. - Bưc 2: X p phi u vào các ơ phi u trong t mc l c theo các qui t c s p x p phi u. - Bưc 3: L p các phi u h ưng d n, ch ch nu c n. 65
8. 5.1.7.H th ng m c l c phân lo i 5.1.7.1. Khái ni m Mc l c phân lo i (MLPL) là h th ng m c l c trong đĩ các phi u mơ t đưc sp xp theo các mơn lo i tri th c d a trên m t h th ng phân lo i nào đĩ. Mc l c phân lo i ph n ánh kho tài li u c a th ư vi n theo n i dung các ngành khoa hc mt cách h th ng. Ưu đim c a m c l c phân loa là khơng b nh h ưng b i s thay đi thu t ng vì nĩ s dng các ký hi u, ch và/ho c s thay cho t ng . Nh ưc đim l n nh t c a MLPL là do đưc xây d ng d a trên m t khung phân lo i nh t đnh nên n u ng ưi dùng tin khơng quen v i các ký hi u phân lo i thì s gp khĩ kh ăn khi tra c u và nhi u khi c n cĩ s hưng d n c a nhân viên th ư vi n. Mc l c phân lo i là mt trong nh ng cơng c tra c u quan tr ng, đc bi t là trong các th ư vi n khơng t ch c kho m . MLPL giúp ng ưi dùng tin tra c u tài li u cn thi t theo các đ tài ho c các l ĩnh v c tri th c nh t đnh. MLPL là cơng c h tr nhân viên th ư vi n trong cơng tác b sung tài li u, tra c u tài li u, biên so n th ư mc, l a ch n tài li u cho các tri n lãm chuyên đ 5.1.7.2. C u trúc mc l c phân lo i Các b ph n c u thành ph n MLPL bao g m các phi u mơ t, các phi u tiêu đ, các phi u ch ch và phi u ng ăn. Phi u mơ t Các y u t trong phi u mơ t đưc trình bày th ng nh t theo mt qui t c mơ t th ư mc nh t đnh. Ký hi u phân lo i c a tài li u ph i đưc th hi n trên phi u mơ t. ði vi nh ng tài li u cĩ ni dung ph n ánh nhi u v n đ, ngh ĩa là cĩ t hai ký hi u phân lo i tr lên thì ph i cĩ phi u b sung cho các ký hi u phân lo i. M i ký hi u phân lo i ph i cĩ mt phi u mơ t và các phi u mơ t này s đưc s p x p các v trí khác nhau trong MLPL. Phi u tiêu đ Trong MLPL c ũng s dng các phi u tiêu đ cĩ g nhơ lên nh ư trong MLCC. Các phi u tiêu đ đưc chia thành nhi u c p t ươ ng đươ ng v i các l p trong khung phân lo i. Các phi u tiêu đ cĩ g nhơ gi a th ưng đưc dành cho các l p phân chia th nh t (tiêu đ cp 1), th hai (tiêu đ cp 2), đơi khi cho l p th ba (tiêu đ cp 3). Các phiu cĩ g nhơ bên ph i ho c bên trái dành cho các c p chia ti p theo. Trên g phi u tiêu đ ghi ký hi u phân lo i và tên đ mc phân lo i ca khung phân lo i đưc s dng. Trong thân phi u ghi ký hi u phân lo i và tên các m c con tr c thu c. Ví d dưi đây là phi u tiêu đ cp 1. Các phi u tiêu đ cp 3, c p 4 c ũng đưc mơ t tươ ng t . 66
9. 3.Xã h i – Chính tri Gm các m c: 31. Th ng kê. H ch tốn. Phân tích kinh t 32. Chính tr 33. Kinh t . Khoa h c kinh t Các phi u ch ch Phi u ch ch qua l i (“c ũng xem”) h ưng d n ng ưi s dng tìm thêm các m c khác cĩ liên quan đ m rng n i dung và ph m vi tra c u. Phi u ch ch đi (“xem”) h ưng d n ng ưi s dng tìm tài li u đ mc chính xác trong tr ưng h p tài li u cĩ ni dung đưc ph n ánh nhi u m c nh ưng ch đưc x p mt m c nh t đnh. Phi u ng ăn Các phi u ng ăn cĩ kích th ưc b ng phi u mơ t nh ưng khác màu, đưc dùng đ phân cách các phi u mơ t cĩ cùng ký hi u phân lo i nh ưng khác nhau mt s đc đim khác nh ư ngơn ng , lo i hình tài li u 5.1.7.3. Cách t ch c phi u mơ t trong MLPL Sơ đ t ch c thơng tin đưc áp d ng trong MLPL là sơ đ đo, ngh ĩa là các phi u mơ t đưc s p x p theo kí hi u phân lo i th hi n n i dung tài li u. Trong MLPL, các phi u mơ t cĩ cùng ký hi u phân lo i đưc x p chung sau m i phiu tiêu đ trên đĩ ghi ký hi u phân lo i và tên đ mc tươ ng ng trong khung phân lo i. ð thu n ti n cho vi c tra c u, sau m i phi u tiêu đ ch nên x p kho ng 50 phi u mơ t. Các phi u mơ t trong t ng m c đưc x p theo t ng nhĩm ngơn ng và cĩ phi u ng ăn gi a các nhĩm ngơn ng . Trong m i nhĩm ngơn ng , các phi u mơ t đưc x p theo th t vn ch cái các tiêu đ mơ t (tên tác gi ho c nhan đ tài li u). Cũng cĩ th sp x p các phi u mơ t theo th t th i gian ng ưc c a n ăm xu t b n và các l n xu t b n tài li u (tài li u m i xu t b n đưc x p lên tr ưc các tài li u c ũ hơn) đ ưu tiên gi i thi u các tài li u m i. Mc l c phân lo i đưc ch a trong các h p phi u trong t mc l c. Trên m i h p phi u cĩ nhãn ghi ký hi u phân lo i và các m c ch a trong h p phiu. 5.1.7.4. H p phi u tra ch đ - ch cái Hp phi u tra ch đ-ch cái là cơng c h tr cho MLPL nh m giúp ng ưi s dng tra c u MLPL mt cách hi u qu . H p phi u tra ch đ-ch cái g m các đ mc ch đ đưc trình bày trên phi u (cĩ hình th c nh ư phiu mơ t và đưc g i là phi u tra ch đ-ch cái) ph n ánh n i dung c a các tài li u hi n cĩ ti th ư vi n. Vic t ch c h p phi u tra ch đ-ch cái th ưng đưc th c hi n đng th i v i vi c t ch c MLPL. Vi c l p các phi u tra ch đ-ch cái đưc th c hi n trên c ơ s phân lo i tài li u c a th ư vi n ho c c ơ quan thơng tin và theo các b ưc nh ư sau: 67
10. - Da trên n i dung tài li u đ xác đnh ch đ đc tr ưng c a tài li u; - ði chi u ch đ va đưc xác đnh v i bng tra ch đ trong khung phân lo i đ bo đm s thng nh t thu t ng ; - Trình bày đ mc ch đ trên phi u thơng th ưng (7,5 x 12,5 cm). Mi ch đ đưc trình bày trên m t phi u. Ph n gĩc ph i c a phi u ghi ký hi u phân lo i c a đ mc ho c ti u đ mc. N u n i dung tài li u g m nhi u ch đ riêng bi t và đưc th hi n b ng nhi u ký hi u phân lo i thì mi ký hi u phân lo i ph i đưc th hi n trên m t phi u tra ch đ. Các phi u trong h p phi u ch đ-ch cái đưc s p x p theo v n ch cái c a các đ mc ch đ. 5.1.8. M c l c ch đ 5.1.8.1. Khái ni m Mc lc ch đ là h th ng m c l c trong đĩ các phi u mơ t đưc s p x p theo ch đ ca tài li u. Mc l c ch đ ph n ánh vn tài li u c a th ư vi n theo ch đ ca n i dung tài li u. M c l c ch đ đc bi t h u dng khi ph n ánh n i dung tài li u thu c các ngành khoa h c ng d ng. Vì vy, m c l c này th ưng đưc s dng trong các th ư vi n, c ơ quan thơng tin chuyên ngành. Mc l c ch đ giúp ng ưi dùng tin tìm tài li u c n thi t theo t ng ch đ c th . ði v i nhân viên th ư vi n, m c l c ch đ là cơng c h tr biên so n các th ư mc chuyên đ, tra c u theo yêu c u, tuyên truy n, gi i thi u tài li u theo các chuyên đ 5.1.8.2. C u trúc mc l c ch đ Phi u mơ t Phi u mơ t trình bày đy đ các y u t mơ t nh ư trong m c l c ch cái. phía trên gĩc bên trái c a phi u ghi ký hi u x p giá ca tài li u. Các đ mc ch đ ca tài li u và ph đ (n u cĩ) đưc li t kê phía d ưi các y u t mơ t. N u tài li u cĩ trên 2 đ mc ch đ thì ph i l p phi u b sung cho các ch đ. Phi u tiêu đ Trong m c l c ch đ cũng s dng các phi u tiêu đ (bao g m phi u tiêu đ chính và phi u tiêu đ ph ) đ th hi n các đ mc ch đ, ph đ và phân chia các phi u trong cùng ch đ. Th ư vi n cĩ th t lp các phi u tiêu đ ho c da trên m t b ng đ mc ch đ cĩ sn. Phi u ch ch Phi u ch ch “xem” ch t đ mc ch đ khơng thơng d ng sang đ mc ch đ thơng d ng. Phi u ch ch “c ũng xem” ch dn ng ưi s dng đn các đ mc ch đ khác cĩ liên quan vi ch đ mà ng ưi s dng quan tâm. 5.1.8.3. Cách t ch c phi u trong m c lc ch đ 68
11. Các phi u tiêu đ đưc s p x p theo v n ch cái c a các đ mc ch đ, khơng phân bi t ch đ đơn hay ph c. Trong t ng đ mc ch đ, các phi u mơ t đưc s p xp theo tr t t ch cái các tiêu đ mơ t. Các phi u đưc ch a trong các h p phi u trong t mc l c. Trên m i h p phi u cĩ dán nhãn ghi đ mc ch đ đu và cu i h p phi u. 5.2. Các b phi u th ư m c B phi u th ư mc là cơng c ph n ánh các tài li u ho c thơng tin v nh ng v n đ và đ tài thu c di n ph c v ca c ơ quan thơng tin, thư vi n, khơng ph thu c vào lo i hình tài li u và nơi b o qu n chúng. Tùy theo nhi m v và đc đim c a t ch c, các c ơ quan thơng tin, th ư vi n cĩ th xây d ng các b phi u th ư mc nh ư b phi u tra c u chính, các b phi u chuyên đ, các b phi u th ư mc theo lo i hình tài li u, b phi u tra c u nhân v t, b phi u tra cu đa chí. 5.2.1. B phi u tra c u chính B phi u tra c u chính đưc s dng đ tr li các yêu c u tin chuyên đ theo di n ph c v ca c ơ quan thơng tin, th ư vi n. ðc đim c a b phi u tra cu chính là nĩ ph n ánh các tài li u v nh ng chuyên đ chính c ũng nh ư nh ng v n đ cĩ liên quan thu c di n bao quát đ tài c a c ơ quan thơng tin, th ư vi n, khơng ph thu c vào lo i hình và nơi b o qu n nh ng tài li u đĩ. B phi u tra c u chính khơng ch ph n ánh các sách chuyên kh o, các báo cáo và nh ng tài li u t ươ ng t mà cịn ph n ánh c các bài trích t các t p chí, tuy n t p và các ch ươ ng m c c a sách B phi u này th ưng đưc xây d ng trong các c ơ quan thơng tin ho c th ư vi n chuyên ngành. 5.2.2. Các b phi u chuyên đ Các b phi u chuyên đ đưc xây d ng theo nh ng v n đ/đ tài đưc nhi u ng ưi quan tâm và cĩ tính th i s . T ươ ng t b phi u tra c u chính, các b phi u này đưc s dng đ tr li các yêu c u tin chuyên đ. ðc đim c a các b phi u chuyên đ là chúng ph n ánh v n đ mt cách đy đ, tồn di n và ph n ánh nhi u lo i hình tài li u, khơng ph thu c vào n ơi b o qu n tài li u. 5.2.3. Các b phi u theo lo i hình tài li u Các b phi u theo lo i hình tài li u đưc s dng đ tr li nhng yêu c u cung cp các lo i hình tài li u nh t đnh ho c thơng tin v các lo i hình tài li u, khơng ph thu c vào n ơi b o qu n chúng. Các c ơ quan thơng tin, th ư vi n cĩ th xây d ng các b phi u theo lo i hình tài li u nh ư b phi u bài trích t báo, t p chí, b phi u báo cáo v các cơng trình nghiên c u khoa h c, b phi u catalo cơng nghi p, b phi u các cơng trình thi t k , th nghi m 5.3. Các b phi u d ki n 69
12. Các b phi u tra d ki n đưc xây d ng đ tr li các yêu c u tin d ki n c th , giúp ng ưi dùng tin nhanh chĩng tìm đưc thơng tin c n thi t. Các b phi u d ki n l ưu tr các s li u ho c d ki n v mt đi t ưng ho c m t nhĩm đi t ưng nh t đnh nh ư các v t li u, thi t b , quy trình cơng ngh , các t ch c Các s li u/d ki n này đưc rút ra t mt ho c nhi u tài li u. Vì vy, khi s dng các b phi u d ki n, ng ưi dùng tin đưc gi i phĩng kh i các b ưc tìm tài li u và rút ra t nh ng tài li u tìm đưc nh ng thơng tin c n thi t. 5.3.1. B phi u các s n ph m, thi t b B phi u các s n ph m, thi t b đưc s dng đ tr li các yêu c u tin v các tính năng, các thơng s k thu t, đc đim k t c u, giá thành c a s n ph m ho c thi t b , các nhà sn xu t và cung c p s n ph m ho c thi t b Ngu n thu th p và b sung thơng tin cho b phi u s n ph m và thi t b bao g m nhi u lo i tài li u khác nhau nh ư các catalơ cơng nghi p c a các nhà s n xu t ho c cung c p trong và ngồi n ưc, các b ng giá, các t p chí khoa h c-cơng ngh và t p chí th ươ ng m i-cơng nghi p 5.3.2. B phi u d ki n v v t li u B phi u d ki n v vt li u cung c p d ki n v tính n ăng, cơng d ng, l ĩnh v c ng d ng, thành ph n hĩa h c, các tính ch t c ơ hc, cơng ngh ch to, giá thành, nhà sn xu t/cung c p c a các v t li u khác nhau. B phi u d ki n v vt li u th ưng đưc xây d ng trong các c ơ quan thơng tin chuyên ngành nh ư trung tâm thơng tin xây d ng, trung tâm thơng tin d t-may Ngu n thu th p và b sung thơng tin cho b phi u v t li u là các lo i tài li u nh ư các catalơ cơng nghi p c a các nhà sn xu t/cung c p, các tài li u đnh m c k thu t, s tay k thu t 5.3.3. B phi u các quy trình cơng ngh và sáng ki n B phi u các quy trình cơng ngh và sáng ki n cung c p thơng tin v các qui trình cơng ngh và các trang thi t b tiên ti n, các sáng ki n ci ti n k thu t đưc đ xut và áp d ng các c ơ s nghiên c u, s n xu t. B phi u này thu ng đưc xây d ng trong các c ơ quan thơng tin chuyên ngành. 70
13. CH ƯƠ NG 6. H TH NG TÌM TIN T ð NG HĨA 6.1. Khái quát v h th ng tìm tin t đ ng hĩa 6.1.1. Khái ni m H th ng tìm tin t đ ng hĩa (HTTTT ðH) là h th ng tìm tin s dng máy tính đin t đ th c hi n m t s ch c n ăng. Mt h th ng tìm tin t đng hĩa bao g m các thành ph n c ơ bn sau: - H th ng cơng c logic- ng ngh ĩa; - Các ph ươ ng ti n k thu t đm b o th c hi n các chc n ăng c a h th ng; - Các c ơ s d li u; - Các y u t và ph ươ ng ti n đm b o v n hành h th ng. H th ng cơng c logic- ng ngh ĩa bao g m các cơng c x lý hình th c và ni dung tài li u nh ư các quy t c mơ t th ư m c, các kh m u trao đ i d li u, các ngơn ng tìm tin, các quy t c s dng các cơng c logic-ng ngh ĩa, các tiêu chu n phù hp ng ngh ĩa và mt s cơng c ng ngh ĩa khác. H th ng cơng c -ng ngh ĩa đĩng vai trị quan tr ng trong vi c x lý, trình bày, t ch c và tìm ki m thơng tin. Các ph ươ ng ti n k thu t bao g m ph n c ng, ph n m m và các thi t b vi n thơng. Mt h th ng phn c ng máy tính đin t bao g m m t b x lý trung tâm (CPU) và các thi t b ngo i vi. B x lý trung tâm th c hi n các ch c n ăng ch yu c a máy tính đin t . B x lý trung tâm cĩ ba kh i là kh i điu khi n, kh i tính tốn và b nh trong. B nh trong (RAM, ROM) ch a thơng tin đưc ghi tr ưc và đưc cung c p. RAM (Random-access memory) là b nh ch ch a thơng tin khi máy tính làm vi c. Thơng tin dng d li u ho c ch ương trình đưc nh p vào RAM khi b x lý trung tâm yêu c u. Thơng th ưng, thơng tin đưc nh p tr c ti p vào RAM t bàn phím ho c các thi t b nh p khác ho c đưc t i t các b nh ngồi (thi t b lưu tr ngo i vi). ROM (Read-only memory) là b nh cha các ch ươ ng trình điu khi n c ơ bn, các ph n m m h th ng và ng d ng do nhà sn xu t cung c p. Thơng tin đưc ch a trong ROM cĩ th đc đưc - ngh ĩa là cĩ th tìm l i đ b x lý trung tâm s dng, nh ưng khơng th xĩa, b sung ho c ch nh s a. Các thi t b ngo i vi th c hi n ch c n ăng nh p, xu t ho c l ưu tr thơng tin. Các thi t b nh p nh ư bàn phím, máy quét đưc s dng đ nh p thơng tin vào máy tính đin t , ngh ĩa là chuy n thơng tin t dng ngơn ng t nhiên sang d ng đc máy. Thơng tin đưc nh p vào máy tính d ưi d ng mã hĩa, m i ký t đưc bi u di n d ưi dng m t chu i các s nh phân. Cĩ nhi u h th ng mã dùng cho các lo i máy tính đin t khác nhau, trong đĩ cĩ hai h th ng mã quan tr ng là EBCDIC (Extended 71
14. Binary Coded Decimal Interchange Code) và ASCII (American Standard Code for Information Interchange) Các thi t b xu t nh ư màn hình, máy in đưc s dng đ xu t thơng tin t máy tính đin t , ngh ĩa là chuy n thơng tin t dng đc máy sang d ng ngơn ng t nhiên. Các thi t b ngo i vi và ph ươ ng ti n lưu tr thơng tin đưc thi t k đ lưu gi thơng tin dng đc máy. Các thi t b này đưc xem nh ư b nh ngồi, b sung cho b nh trong h n ch ca b x lý trung tâm. B nh ngồi c a máy tính đin t bao gm băng t , đĩa quang, đĩa t (đĩa c ng và đĩa mm). Ph n m m là mt ch ươ ng trình ho c mt t p h p cĩ cu trúc các l nh cho phép máy tính th c hi n các ch c n ăng x lý thơng tin. Các l nh này cĩ th đưc bi u di n bng ngơn ng máy dng mã nh phân ho c b ng ngơn ng lp trình và sau đĩ đưc dch sang ngơn ng máy b ng các trình d ch. Cĩ hai lo i ph n m m là ph n m m h th ng và ph n m m ng d ng. Ph n m m h th ng là các ch ươ ng trình c n thi t đ th c hi n và điu khi n các ho t đng c a m t máy tính nh ư kh i đng máy tính, điu khi n xu t và nh p d li u Ph n m m ng d ng là ph n m m đưc thi t k đ th c hi n các nhi m v , ch c năng th ưng đưc ng ưi s dng máy tính yêu c u. C ũng gi ng nh ư các lo i ph n mm khác, ph n m m ng d ng đưc cung c p b i các nhà sn xu t máy tính ho c các cơng ty chuyên phát tri n ph n m m. Cĩ nhi u lo i ph n m m ng d ng nh ư ph n mm so n th o v ăn b n, ph n m m qu n tr d li u, ph n m m thi t k đ ha, ph n mm truy n thơng và các ph n m m chuyên d ng trong các l ĩnh v c khác. Cơ s d li u là thành ph n c ơ bn c a mt h th ng thơng tin t đng hĩa. Vì vy, cơ s d li u s đưc đ cp chi ti t h ơn nh ng ph n ti p theo trong ch ươ ng này. Các y u t và ph ươ ng ti n đm b o v n hành h th ng tìm tin bao g m nhân s và các tài li u h ưng d n nghi p v Nhân s làm vi c vi h th ng bao g m các nhĩm chuyên gia cĩ trách nhi m thi t k , xây d ng, v n hành, khai thác, b o trì h th ng và nh ng ng ưi dùng tin s dng h th ng đ tìm tin. 6.1.2 Phân lo i h th ngtìm tin t đng hĩa Cĩ th phân lo i h th ng tìm tin t đng hố da trên các c ơ s khác nhau. Sau đây là cách phân lo i d a trên mc đích cung c p d ch v , ph ươ ng th c truy c p và th h ca h th ng tìm tin t đng hĩa. 6.1.2.1. Phân lo i theo m c đích cung c p d ch v Theo m c đích cung c p d ch v , cĩ th phân các h th ng tìm tin t đng hĩa thành hai lo i là h th ng tìm tin n i b và h th ng tìm tin th ươ ng m i. H th ng tìm tin n i b đưc xây d ng nh m ph c v ng ưi s dng thu c m t t ch c nh t đnh. H th ng tìm tin th ươ ng m i cung c p d ch v truy c p các CSDL ho c ngân hàng d li u cho ng ưi s dng da trên c ơ ch th tr ưng. Ng ưi s dng thanh tốn phí dch v da trên m c đ s dng d ch v . 6.1.2.2. Phân lo i theo ph ươ ng th c truy c p 72
15. Theo ph ươ ng th c truy c p CSDL, cĩ th chia các h th ng tìm tin t đng hĩa thành hai lo i là h th ng tìm tin c c b và h th ng tìm tin tr c tuy n. H th ng tìm tin c c b cung c p kh năng truy c p các CSDL đưc l ưu tr trên máy tính đin t ti ch trong khi h th ng tìm tin tr c tuy n cung c p kh năng truy c p các CSDL đưc l ưu tr trên các máy tính đin t xa thơng qua m ng máy tính và các ph ươ ng ti n vi n thơng. Nguyên lý và k thu t tìm tin trên hai h th ng này v cơ bn khơng cĩ s khác bi t. ðim khác bi t gi a h th ng tìm tin tr c tuy n v i h th ng tìm tin cc b là cơng ngh truy c p ph c t p h ơn, b t bu c ph i cĩ các ph ươ ng ti n vi n thơng đ đm b o ph ươ ng th c truy c p t xa. 6.1.2.3. Phân lo i theo th h c a h th ng tìm tin Theo th h ca h th ng tìm tin, cĩ th chia các h th ng tìm tin t đng hĩa thành ba lo i nh ư sau: - H th ng tìm tin th h th nh t: là h th ng cung c p kh năng tìm thơng tin th ư mc v i các l nh tìm dng dịng l nh. Cách s dng h th ng ph c t p, địi h i ng ưi s dng ph i cĩ nh ng k năng tìm tin nh t đnh. Vì vy, ng ưi s dng h th ng này ch yu là các chuyên gia thơng tin. - H th ng tìm tin th h th hai: là h th ng cung c p kh năng tìm thơng tin th ư mc và tồn v ăn v i các l nh tìm dng h th ng th c đơ n. Cách s dng h th ng này đơ n gi n h ơn so v i h th ng th h th nh t. Ng ưi s dng h th ng cĩ th là các chuyên gia ho c ng ưi s dng thơng th ưng. - H th ng tìm tin th h th ba: là h th ng cung c p kh năng tìm thơng tin đa ph ươ ng ti n, cho phép ng ưi s dng khai thác thơng tin m t cách d dàng qua các giao di n đ ha. 6.2. Các ch c năng ca h th ng tìm tin t đng hĩa 6.2.1. Tìm tin Ch c n ăng tìm tin cho phép tìm các bi u ghi trong CSDL đáp ng yêu c u tin c th ca ng ưi s dng. ð th c hi n vi c tìm tin trong h th ng, ngưi s dng ph i th hi n yêu c u tin b ng bi u th c tìm. Bi u th c tìm cĩ th bao g m v ăn b n v i ngơn ng t nhiên dng k t h p và/ho c các thu t ng tìm đưc k t h p v i nhau bi các tốn t tìm tin. Bi u th c tìm tin cĩ th áp d ng v i bi u ghi đy đ ho c ch a mt s các thơng s b sung gi i h n tìm trong m t vùng c a bi u ghi (ví d trong mt tr ưng nào đĩ). 6.2.1.1. Logic Bool Logic Bool cho phép ng ưi s dng k t h p nhi u khái ni m v i nhau m t cách logic đ xác đnh thơng tin c n thi t. Các phép tốn c a logic Bool cho phép th c hi n ba lo i quan h cơ bn gi a các khái ni m là quan h tươ ng giao, quan h kt h p và 73
16. quan h lo i tr . Các tốn t Bool đưc s dng t ươ ng ng là AND, OR, và NOT. ðây là nh ng tốn t Bool đưc s dng ph bi n nh t trong các h th ng tìm tin. Tốn t AND đưc s dng đ tìm các bi u ghi đng th i ch a các thu t ng tìm đã đưc xác đnh. V i bi u th c tìm cĩ dng: A AND B, trong đĩ A, B là các thu t ng tìm thì kt qu tìm đưc là các bi u ghi đng th i ch a A và B. Tốn t OR cho phép tìm các bi u ghi th a mãn yêu c u là ch a ít nh t m t trong nh ng thu t ng tìm đã đưc xác đnh trong bi u th c tìm. Vi bi u th c tìm cĩ dng A OR B thì kt qu tìm đưc là các bi u ghi ch a m t trong hai thu t ng ho c ch a c hai thu t ng A và B. Tốn t NOT cho phép tìm các bi u ghi th a mãn yêu c u là ch ch a thu t ng tìm đng tr ưc tốn t và khơng ch a thu t ng tìm đng sau tốn t . N u bi u th c tìm cĩ dng A NOT B thì kt qu tìm đưc là các bi u ghi ch ch a thu t ng A và khơng ch a thu t ng B. Th t ca các thu t ng tìm trong bi u th c tìm v i tốn t NOT cĩ ý ngh ĩa quan tr ng. K t qu ca bi u th c tìm A NOT B s khác k t qu ca B NOT A. Ngồi các tốn t Bool nĩi trên, m t s h th ng cịn s dng tốn t XOR (Exclusive OR) nh ưng nĩi chung khơng h u ích đi v i ng ưi s dng vì ph n l n ng ưi s dng khơng hi u tốn t này. Tốn t XOR cho phép tìm các bi u ghi th a mãn điu ki n là ch ch a m t trong hai thu t ng đã đưc xác đnh, khơng đưc đng th i ch a c hai thu t ng . N u bi u th c tìm cĩ dng A XOR B thì kt qu tìm đưc là các bi u ghi ch ch a A ho c B, khơng bao g m các bi u ghi ch a c A và B. Du ngo c đơ n đưc s dng trong bi u th c tìm tin đ xác đnh trình t th c hi n các phép tốn Bool. N u trong bi u th c khơng s dng ngo c đơ n, h th ng s th c hi n các phép tốn theo trình t ưu tiên m c đnh (thơng th ưng theo th t NOT, AND, OR và t trái sang ph i). Ph n l n các h th ng th ươ ng m i khơng cho phép s dng k thu t tìm theo tr ng s thu t ng (weighted term) trong các bi u th c s dng các phép tốn Bool. Logic Bool cĩ ưu đim là logic rõ ràng và cĩ th d dàng vi t trình d ch cho logic này. H n ch ca logic Bool là ph n l n ng ưi s dng khơng t ư duy m t cách t nhiên trong các điu ki n c a logic Bool. Vì vy, logic này cĩ v nhân t o và đơi khi ng ưi s dng g p khĩ kh ăn khi bi u đt yêu c u tin ho c khi xem k t qu tìm đưc. Mt h n ch khác là các bi u th c Bool cĩ th cho nhi u k t qu tìm và khơng phân bi t m c đ thích h p c a các bi u ghi tìm đưc. Cĩ th kh c ph c h n ch này b ng cách tìm tinh l c v i các điu ki n nh ư ngơn ng , th i gian 6.2.1.2. Tốn t lân c n Tốn t lân c n đưc s dng đ qui đnh kho ng cách yêu c u gi a hai thu t ng tìm trong m t bi u ghi nh m tăng đ chính xác c a vi c tìm tin. Hình th c bi u di n tng quát ca tốn t lân c n là: Thu t ng tìm 1 trong “m” “ đơ n v ” ca thu t ng tìm 2 Tốn t kho ng cách “m” là mt s nguyên và các đơ n v là ký t, t , câu ho c đon văn. Ví d, v i bi u th c : “United” within five words of “American” ( m = 5 và đơ n v là t) 74
17. H th ng tìm tin s tìm đưc các bi u ghi cĩ ch a “United States and American interests”; “United Airlines and American Airlines” và khơng tìm đưc bi u ghi cĩ ch a “United States of America and the American dream” Các h th ng tìm tin khác nhau cĩ th s dng các đơ n v ng ngh ĩa khác nhau đ xác đnh kho ng cách. Ví d, vi các bi u ghi cĩ cu trúc, đơ n v đ tính kho ng cách là ký t. Vi các bi u ghi cĩ ch a hình nh, đon v ăn gi a các hình nh cĩ th giúp tìm chính xác m t hình nh nào đĩ. Trong m t s tr ưng h p, tốn t lân c n xác đnh v trí ca thu t ng tìm th 2 đi v i thu t ng tìm th 1 (tr ưc ho c sau thu t ng tìm th 1) và trong mt kho ng cách đưc xác đnh. Ch ng h n, tốn t lân c n Adjacent (ADJ) th ưng qui đnh hai thu t ng ph i n m k nhau và ch theo m t chi u xuơi. Ví d, v i bi u th c: Information ADJ Science Kt qu tìm đưc bao g m các bi u ghi cĩ ch a “Information Science” và khơng bao g m các bi u ghi cĩ ch a “Science Information”. Mt tr ưng h p đc bi t khác là khi kho ng cách đưc xác đnh b ng zero cĩ ngh ĩa là nm trong cùng đơ n v ng ngh ĩa. Ví d, v i bi u th c: “Nuclear” within zero paragraphs of “clean-up” Kt qu tìm đưc bao g m các bi u ghi ch a “Nuclear” và “clean-up” trong cùng mt đon v ăn. Các h th ng tìm tin khác nhau cĩ th s dng các lo i tốn t lân c n khác nhau. Hơn n a, cách bi u đt cùng m t tốn t lân c n trong các h th ng tìm tin c ũng cĩ th khác nhau. 6.2.1.3. Tìm c m t chính xác Mt c m t bao g m hai ho c nhi u t và đưc xem nh ư mt đơ n v ng ngh ĩa đc lp. Ví d, “United States of America” là mt c m t bao g m bn t, đưc xác đnh nh ư mt thu t ng tìm th hi n m t khái ni m ng ngh ĩa c th (m t qu c gia) và cĩ th đưc s dng v i m t tốn t bt k ỳ trong s các tốn t đã đưc đ cp trên. Tốn t tìm c m t chính xác là mt tốn t đc bi t t ươ ng t tốn t lân c n (Adjacent) cho phép tìm các t nm k nhau và theo m t tr t t xác đnh. 6.2.1.4 Tốn t ch t t (truncation) K thu t tìm tin v i tốn t ch t t cho phép m rng m t thut ng tìm b ng cách ch t bt m t ph n c a thu t ng và tìm t t c các bi u ghi cĩ ch a ph n cịn l i c a thu t ng đĩ. Ví d, bi u th c tìm tin s dng tốn t ch t t vi ký hi u * nh ư sau: Fish* Khi đĩ, các bi u ghi cĩ ch a các thu t ng tìm nh ư: Fish; Fishbone; Fisher; Fisherman; Fishery; Fish hook; Fishing; Fishing line đu đưc xem là thích h p v i yêu c u tin và đu đưc li t kê trong k t qu tìm. K thu t ch t t cĩ tác d ng m rng k t qu tìm. Các h thng tìm tin cĩ th h tr k thu t ch t t bên trái (tìm ti p v ĩ ng ), ch t t bên ph i (tìm ti p đu ng ) ho c ch t c hai bên ca t . Cĩ mt s h th ng h tr k thu t ch t t bên trong t . Ví d: 75
18. Bi u th c Thao tác c a h th ng *computer Các bi u ghi cĩ ch a “minicomputer”. “microcomputer” ho c “computer” đu đưc coi là thích h p comput* Các bi u ghi cĩ ch a “computers”, “computing”, “computes” đu đưc coi là thích hp *comput* Các bi u ghi cĩ ch a “microcomputers”. “minicomputing”, “compute” đu đưc coi là thích h p Multi$national Các bi u ghi cĩ ch a “multi-national”, “multinational” đu đư c coi l à th ích h p. 6.2.1.5. K thu t tìm so sánh K thu t tìm so sánh cho phép tìm theo các d u hi u đnh l ưng. Tốn t so sánh (=, , = ) đưc s dng trong nhi u h th ng tìm tin đ tìm theo giá tr s ho c dãy s (ho c ngày tháng). Ví d: (date>881014) (20,000 < salary < 100,000) 6.2.1.6. Ký t thay th Ký t thay th là mt ký t bàn phím nh ư du * ho c d u ? đưc s dng đ bi u di n m t ho c nhi u ký t khi tìm trong các CSDL. Ký t thay th đưc s dng đ thay th mt ho c nhi u t khi ng ưi s dng khơng bi t ký t th c ho c khơng mu n đánh tồn b mt t ho c đ tìm các c m t cĩ cùng t đu và t cu i. Ví d: - wom?m cĩ th cho k t qu là các bi u ghi ch a woman ho c women - cooking * classes cĩ th cho k t qu là các bi u ghi ch a “cooking school classes” ho c “cooking and wine tasting classes” 6.2.1.7. K thu t tìm theo tr ng s c a thu t ng Tìm theo tr ng s ca thu t ng (weighted term) là k thu t tìm cho phép tìm các t và cm t bng cách xác đnh t m quan tr ng c a t ng thu t ng theo cm nh n ca ng ưi s dng. Tr ng s là mt s t 0.0 đn 1.0 (ho c cĩ th là s nguyên) ch mc đ quan tr ng c a t ng thu t ng tìm trong t p h p các thu t ng . Ví d, trong mt bi u th c tìm v i nhi u thu t ng , ta cĩ th xác đnh cho t ng thu t ng tìm m t tr ng s ch tm quan tr ng c a thu t ng đĩ trong m i t ươ ng quan v i các thu t ng khác trong bi u th c tìm. Trong kt qu tìm, nh ng bi u ghi thích h p nh t s đưc sp x p đu tiên, theo tr ng s tươ ng quan đã đưc xác đnh. Ví d, v i bi u th c tìm: (TENNIS(.8) OR GOLF(.4)) AND CHAMPION(.6) 76
19. Mt HTTT th c hi n bi u th c tìm này tru c h t cĩ th x lý tươ ng t nh ư vi m t bi u thc Bool thơng th ưng đ to ra m t t p k t qu ban đu, sau đĩ mi s dng các tr ng s đã xác đnh đ tính h ng cho t ng bi u ghi. N u TENNIS và CHAMPION xu t hi n trong m t bi u ghi thì bi u ghi đĩ s cĩ tr ng s .8 + .6 = 1.4. Nu hai thu t ng GOLF và CHAMPION xu t hi n, bi u ghi cĩ tr ng s .4 + .6 = 1.0. N u c hai thu t ng TENNIS và GOLF cùng xu t hi n v i CHAMPION, bi u ghi cĩ th cĩ tr ng s .8 + .4 + .6 = 1.8 ho c .8 + .6 = 1.4 n u ta ch s dng giá tr cao h ơn trong bi u th c OR. Khi đĩ, các bi u ghi trong k t qu tìm s đưc s p x p theo th t nh ư sau: 1. Bi u ghi ch a đng th i 3 thu t ng vi t ng tr ng s 1.8 2. Bi u ghi ch a TENNIS và CHAMPION v i t ng tr ng s 1.4 3. Bi u ghi ch a GOLF và CHAMPION v i t ng tr ng s 1.0 6.2.2. Hi n th kt qu Khi k t thúc tìm tin, ch c n ăng hi n th ca h th ng s h tr ng ưi s dng xác đnh các bi u ghi c n thi t và la ch n đ hi n th . Cĩ hai cách hi n th tĩm l ưc k t qu tìm c a m t bi u th c: trình bày các bi u ghi theo dịng và bng đ th . T nh ng trình bày tĩm l ưc này, ng ưi s dng cĩ th la ch n các bi u ghi c th và các tr ưng trong bi u ghi đ hi n th . H th ng c ũng cho phép di chuy n d dàng gi a các trình bày tĩm lưc và xem các bi u ghi c th . Nu bi u th c tìm khơng chính xác thì kt qu tìm cĩ th ch a nhi u bi u ghi khơng thích hp v i yêu c u tin ca ngưi s dng. M t s h th ng cung c p các ch c n ăng Tìm l i trong các k t qu tìm; L c l i kt qu tìm ho c ðánh d u các bi u ghi đưc ch n đ giúp ng ưi s dng ch n l c đưc các bi u ghi thích h p nh t. 6.2.2.1. S p x p kt qu tìm Trong các h th ng s dng tốn t Bool, k t qu tìm đưc hi n th là tng s các bi u ghi tìm đưc. T t c các bi u ghi tìm đưc đu th a mãn các điu ki n c a bi u th c Bool. Cĩ th d dàng tìm hi u lý do m t bi u ghi đưc l a ch n (ví d da vào các thu t ng đưc đánh d u) và đưc hi n th trong các bi u ghi tìm đưc. Các k t qu tìm cĩ th đưc s p x p theo m t d u hi u nào đĩ, ví d, theo nhan đ ho c theo trình t th i gian t mi đn cũ. Nu s dng cách sp x p da trên mc đ thích h p ca k t qu tìm đưc thì h th ng s hi n th bi u ghi cùng v i đim s v mc đ thích h p và mt mơ t bi u ghi ng n g n (th ưng trong cùng m t dịng trên màn hình). Vì mi bi u ghi th ưng ch đưc dành m t dịng trên màn hình khi hi n th ng n g n nên các h th ng ch hi n th mt ph n c a m t tr ưng trong bi u ghi (th ưng là tr ưng nhan đ) cùng v i đim s v mc đ thích h p ca bi u ghi. ðim s v mc đ thích h p là s đánh giá ca h th ng v mc đ đáp ng c a bi u ghi đi v i bi u th c tìm. ðiu này cho phép ng ưi s dng d dàng l a ch n các k t qu thích h p nh t v i yêu c u tin. ði v i ng ưi s dng, cách trình bày đim s c th v mc đ thích h p c a bi u ghi khĩ hi u h ơn cách trình bày các bi u ghi theo tng lo i m c đ thích h p. Ch ng h n, m t s h th ng phân ra các lo i m c đ thích h p và mi lo i đưc th hi n b ng m t màu. Nh ư vy, các bi u ghi cĩ mc đ thích h p 77
20. khác nhau s đưc hi n th bng các màu khác nhau. M t s h th ng phân thành các mc đ nh ư cao, t ươ ng đi cao, trung bình, th p và khơng thích h p. Vi k thu t s dng màu, h th ng khơng c n ghi ch s v mc đ thích h p c a bi u ghi, nh vy cĩ th dành thêm ch đ hi n th nhan đ nhi u h ơn. Tuy nhiên, k thu t này c ũng gây khĩ kh ăn cho nh ng ng ưi s dng b lo n màu ho c mù màu. K thu t trình bày b ng đ th th hi n các m i liên quan thích h p c a các bi u ghi tìm đưc và cĩ th s dng. Ví d, cĩ th trình bày k t qu tìm b ng m t đ th 2 ho c 3 chi u, trong đĩ các đim trên đ th th hi n các bi u ghi và v trí ca các đim th hi n m i t ươ ng quan gi a các bi u ghi và vi yêu c u tin c a ng ưi s dng. Trong m t s tr ưng h p, các lo i màu c ũng đưc s dng trong k thu t hi n th này. K thu t này cho phép ng ưi s dng xem các nhĩm bi u ghi đưc phân theo ch đ và cĩ th xem tồn b mt nhĩm nào đĩ ho c chuy n qua m t nhĩm ch đ khác. Cách này c ũng t ươ ng t nh ư khi lưt xem các giá sách trong m t th ư vi n. V i cách này, ng ưi s dng cĩ th th y hi u qu ca bi u th c tìm c a mình h ơn là ch hi n th mt ít bi u ghi. Hiên nay cĩ nhi u h th ng h tr cho ng ưi s dng ch c n ăng l a ch n cách s p xp k t qu tìm theo ý mu n, ví d sp x p theo nhan đ, theo tác gi , n ăm xu t bn, 6.2.2.2. Gi i h n vùng hi n th ð ti t ki m th i gian, ng ưi s dng ch mu n xem nh ng thơng tin c n thi t nh t đ xác đnh bi u ghi cĩ thích h p hay khơng. N u bi u ghi đưc xem là thích h p thì ng ưi s dng m i c n hi n th đy đ bi u ghi đ xem chi ti t. Vì vy, tĩm l ưc kt qu tìm ph i đưc trình bày m t cách ch n l c và ph i hi n th nh ng thơng tin c n thi t cĩ th giúp ng ưi s dng xác đnh đưc m c đ thích h p c a bi u ghi. Ví d, nhan đ và tĩm t t cĩ th là thơng tin c n thi t và đ đ ng ưi s dng d đốn đưc mc đ thích h p c a m t bi u ghi. Vi c hi n th gi i h n trong hai tr ưng này cho phép h th ng trình bày các k t qu tìm đưc trong m t màn hình. ðiu này giúp ng ưi s dng cĩ th xem l ưt nhanh và nm đưc m c đ thích h p cĩ th cĩ ca các bi u ghi trên màn hình. 6.2.2.3. ðánh d u (highlighting) K thu t đánh d u giúp ng ưi s d ng nhanh chĩng t p trung vào nh ng ph n thích h p c a v ăn b n đ xem m c đ thích h p c a bi u ghi. ð đm khác nhau c a ph n đánh d u cho bi t m c đ quan tr ng c a t đưc đánh d u đi v i vi c l a ch n bi u ghi đĩ. Ph n l n các h th ng cho phép vi c hi n th mt tài li u bt đu t ph n đưc đánh d u đu tiên trong tài li u và sau đĩ chuy n sang ph n đưc đánh d u ti p theo. M t ch c n ăng khác h tr h th ng xác đnh đon v ăn trong tài li u thích hp nh t v i yêu c u tin và sau đĩ tài li u s đưc hi n th bt đu t đon v ăn này. Mt s h th ng cho phép ng ưi s dng hi n th mt tài li u theo th t các đon v ăn ho c các t cĩ tm quan tr ng nh t đi v i v trí xp h ng c a tài li u. Dưi đây là mt ví d v k thu t đánh d u khi hi n th kt qu tìm. 78
21. This is the html version of the file G o o g l e automatically generates html versions of documents as we crawl the web. To link to or bookmark this page, use the following url: Google is neither affiliated with the authors of this page nor responsible for its content. These search terms have been f retrie syst highlighted: act val em A fact retrieval-system is characterized by extensive use of the fetch operation and by the use of indexed or direct access. One or few relations will participate in a query. Since the answers are already bound to a particular query type, it is also possible to bind the database structure to match the queries so that rapid responses are obtained. 10-2-2 Statistical Inference When the size of a response to a query is so large that the user cannot comprehend it, techniques of data reduction must be employed. The techniques required may range from simple cross-tabulations to extensive statistical processing in order to provide meaningful data. The process of obtaining these results is more complex than the simple request-response sequence. Many intermediate data elements are obtained from the database to be incorporated into the result. Hình 6.1 6.2.3. Các ch c n ăng khác Cĩ nhi u ch c n ăng ph tr giúp ng ưi s dng nh p bi u th c tìm, gi m b t th i gian l p bi u th c tìm, gi m b t xác su t nh p m t bi u ghi khơng chính xác. Ch c năng hi n th t vng cung c p thơng tin v các t cĩ trong c ơ s d li u và vai trị ca chúng trong các bi u ghi trong CSDL. Tìm li trong k t qu tìm và nh t ký tìm tin tĩm l ưc các ho t đ ng tìm tin tr ưc đĩ ca ng ưi s dng và cho phép ng ưi s dng truy c p các k t qu tìm tr ưc đĩ t cuc tìm hi n t i. Các bi u th c cĩ sn cho phép truy c p các bi u th c đưc t o ra và đưc l ưu l i trong nh ng cu c tìm tr ưc ca ng ưi s dng. 6.2.3.1. Hi n th t v ng Ch c n ăng hi n th t vng cung c p kh năng hi n th các t trong CSDL tài li u theo tr t t ch cái. M t cách logic, t t c các t trong CSDL đưc l ưu tr trong m t tr t t cùng v i s ca các bi u ghi cĩ ch a t đĩ. Ng ưi s dng cĩ th nh p m t t ho c mt ph n c a t và h th ng s hi n th các t xung quanh các t đưc nh p vào. Trong hình 6.2. là kt qu đưc hi n th trên màn hình n u ng ưi s dng nh p “comput”. H th ng cho bi t m t ph n c a t đưc ng ưi s dng nh p vào và sau đĩ hi n th các t khác tìm đưc trong CSDL theo tr t t vn ch cái c a ph n ti p theo t đã đưc nh p. Ng ưi s dng c ũng cĩ th xem các thu t ng khác trong CSDL nm phía tr ưc t đưc nh p vào. Ch c n ăng hi n th t vng cung c p thơng tin v các t chính xác trong CSDL và tác đng c a vi c s dng các t trong m t cu c tìm. 79
22. Ch ng h n, khi xem t vng, ng ưi s dng cĩ th xác đnh tác đng c a vi c s dng k thu t ch t t đi v i m t thu t ng tìm và nh ng l i chính t cĩ th gp. Ví d, ng ưi s dng cĩ th bi t đưc khi nh p vào thu t ng tìm “compul*” thì h th ng s tìm “compulsion” ho c “compulsive” ho c “compulsory”. Vi ch c n ăng hi n th t vng, ng ưi s dng cĩ th bi t t n su t c a m t thu t ng tìm trong các bi u ghi đ quy t đnh tốn t tìm tin c n s dng. Ví d, khơng nên s dng tốn t OR vi các thu t ng tìm tin cĩ tn su t l n vì khi đĩ kt qu tìm cĩ th quá ln. Hình 6.2. Hi n th t v ng v i thu t ng đưc nh p vào là “comput” Thu t ng S l n xu t hi n Compromise 53 Comptroller 18 Compulsion 5 Compulsive 22 Compulsory 4 Comput Computation 265 Compute 1245 Computer 10800 Computerize 18 Computes 29 6.2.3.2. Tìm li trong k t qu tìm và nh t ký tìm tin Thơng th ưng, m t cu c tìm s to ra m t tp kt qu tìm ch a nhi u bi u ghi h ơn s bi u ghi mà ng ưi s dng mu n xem. Thay vì nh p đy đ mt bi u th c tìm mi, cĩ th s dng các k t qu tìm tr ưc đĩ nh ư mt danh m c đưc gi i h n đ lp m t bi u th c tìm m i và th c hi n nĩ (trong các k t qu đã tìm đưc). Thao tác này đem li k t qu tươ ng t nh ư khi l y bi u th c ban đu và thêm vào các thu t ng tìm khác vi tốn t kt h p là tốn t AND. ðây là quá trình tinh l c các k t qu ca l n tìm tr ưc đ tp trung vào các bi u ghi thích h p. Quá trình này đưc g i là tìm l i trong kt qu tìm. K thu t này c ũng đưc áp d ng khi m t ng ưi s dng dùng thơng tin phn h i thích h p đ điu ch nh m t cu c tìm tr ưc đĩ. Trong m t phiên truy c p h th ng, ng ưi s dng cĩ th th c hi n nhi u bi u th c tìm đ tìm đưc thơng tin c n thi t. H th ng cung c p nh t ký các cu c tìm đ h tr vi c s dng các cu c tìm tr ưc như nh ng đim kh i đu cho nh ng cu c tìm m i. Nh t ký tìm tin cho phép hi n th tt c các cu c tìm đã đưc th c hi n tr ưc đĩ trong phiên truy c p hi n hành. Bi u th c tìm cùng v i t ng s kt qu tìm đưc s đưc hi n th . 80
23. 6.2.3.3. Bi u th c tìm đưc lp s n Ch c n ăng t o bi u th c tìm đưc l p s n cung c p kh năng đt tên cho m t bi u th c tìm và lưu l i đ cĩ th tìm l i và th c hi n trong phiên truy c p sau. Ng ưi s dng th ưng cĩ nhi u lĩnh v c quan tâm và đĩ là nh ng l ĩnh v c đưc tìm tin th ưng xuyên. Ch c n ăng này cho phép ng ưi s dng t o ra bi u th c th c hi n mt cu c tìm t p trung vào l ĩnh v c quan tâm t ng quát ln đu, sau đĩ cĩ th tìm l i bi u th c đĩ và b sung các điu ki n tìm khác đ tìm d li u hi n t i đang c n. Ví d, m t ng ưi s dng quan tâm đn v n đ đu t ư châu Âu. Thay vì luơn ph i t o l p m t bi u th c gi i h n tìm v i các thu t ng đa danh châu Âu và sau đĩ là các thu t ng đc tr ưng cho yêu c u tin c th , ng ưi s dng cĩ th to m t bi u th c tìm l p s n vi t t c các thu t ng đa danh c n thi t và s dng nĩ nh ư mt đim kh i đu cho các yêu c u tin sau. Nên t o bi u th c l p s n đ cĩ kt qu đy đ và tng quát vì bi u th c đưc t o ra m t l n nh ưng đưc s dng nhi u l n v i các thu t ng tìm b sung cho các yêu c u tin c th . Ch c n ăng t o bi u th c l p s n c ũng cho phép chèn các thay đi vào bi u th c v i các giá tr c th th i đim th c hi n. 6.3. Cơ s d li u (CSDL) 6.3.1. Mt s khái ni m c ơ b n 6.3.1.1.D li u D li u là mt chu i các ký hi u c ơ bn nh ư các s nguyên ho c các ký t và là giá tr ca m t thu c tính. [23] Tr ưc đây, d li u th ưng đưc s d ng đ ch các s li u khoa h c. Trên th c t , d li u cĩ th là mt danh sách tên cơng ty, m t danh m c các t khĩa, các s li u v nhi t đ, đ m, Cĩ hai lo i d li u là d li u s ơ cp và d li u cĩ cu trúc. D li u s ơ cp là d li u cĩ th thao tác nh ư mt th c th khơng th chia nh đưc, ví d nh ư mt ch s, mt ký t. D li u cĩ cu trúc là mt t p h p các d li u s ơ cp cĩ th t ch c và truy c p đưc. 6.3.1.2. Cu trúc d li u Cu trúc d li u là thu t ng đưc dùng đ ch mt s ơ đ t ch c các ph n t d li u /thơng tin cĩ liên quan v i nhau. Mt c u trúc d li u là m t t p h p các ph n t d li u, khơng nh t thi t ph i cĩ cùng m t d ng thu c tính. Ví d , m t c u trúc đưc g i là đa ch cĩ th bao g m các ph n t là đưng ph , thành ph , mã s thành ph . M t ph n t c a m t c u trúc cĩ th là c u trúc khác ho c m t véc t ơ (là m t bi n s ch a m t t p các đ i l ưng). Ví d , m t h s ơ sinh viên đưc g i là Sinh viên cĩ th ch a tên , đa ch (c u trúc khác), các mơn h c đă ng ký (m t véc t ơ) Dưi đây là mt s cu trúc d li u c ơ bn. Mng Trong tốn h c, m ng là các d li u đưc s p x p theo hình ch nh t. M ng là mt danh sách các giá tr /d li u cĩ cùng m t ki u và đưc đánh d u b ng m t ch s. 81
24. Cĩ hai lo i m ng là mng m t chi u (cịn g i là véc t ơ) và mng hai chi u (cịn g i là ma tr n). Ví d, m t b ng gi bay là mt m ng hai chi u, trong đĩ các c t th hi n các chuy n bay khác nhau, các dịng th hi n các sân bay khác nhau. Mt giá tr s trong m ng th hi n th i gian m t chuy n bay nh t đnh s đn m t sân bay nh t đnh. Trong x lý d li u, m t ph n t ca m t m ng cĩ th là mt ki u ph n t d li u b t kỳ. M t t p tin là mt m ng các bi u ghi. M t byte là mt m ng các bit. M t m ng cĩ th ch a các c u trúc, ví d nh ư mng đa ch cũ, m i c u trúc c a nĩ đưc xác đnh trên. Danh sách Danh sách (list) là mt t p h p d li u đưc s p theo th t. Bi u ghi Bi u ghi là mt t p h p d li u cĩ liên quan v i nhau. Bi u ghi đưc t o thành b i các thành ph n đưc g i là tr ưng. Mi tr ưng ch a m t lo i thơng tin nh t đnh liên quan đn mt khía c nh ho c mt thu c tính c a đi t ưng đưc bi u ghi mơ t. Tr ưng cĩ th đưc xem nh ư mt đơ n v d li u đưc l ưu tr . Ví d, bi u ghi th ư mc c a m t CSDL v sách cĩ th bao g m các tr ưng nh ư: tr ưng tác gi ch a tên tác gi ; tr ưng nhan đ ch a nhan đ Tr ưng cĩ th đưc chia thành các đơ n v nh hơn đưc g i là tr ưng con. Ví d, tr ưng “xu t b n” cĩ th đưc chia thành các tr ưng con là nhà xu t b n, n ơi xu t b n và năm xu t b n. Cĩ hai lo i tr ưng là tr ưng khĩa ch và tr ưng khĩa th . Tr ưng khĩa ch là tr ưng ph n ánh thu c tính quan tr ng cĩ ý ngh ĩa xác đnh đi t ưng và/ho c phân bi t các bi u ghi v i nhau. Tr ưng khĩa th là tr ưng ph n ánh các thu c tính khác ca đi t ưng. Tp tin Tp tin (file) là mt t p h p d li u g m nhi u bi u ghi cĩ chung các đc tính c u trúc và ng ngh ĩa, đưc s dng đ mơ t mt l p đi t ưng. Da vào cách t ch c, cĩ th phân thành các lo i t p tin nh ư sau: - Tp tin k ti p: là tp h p các bi u ghi đưc sp xp thành m t dãy liên ti p. ð truy c p m t bi u ghi, ta ph i đc l n l ưt các bi u ghi tr ưc đĩ. - Tp tin truy c p tr c ti p: t p tin truy c p tr c ti p là tp h p các bi u ghi cĩ đánh s th t. Cĩ th truy c p m t bi u ghi b ng cách ch rõ s th t ca nĩ. - Tp đo: Mt CSDL cĩ c u trúc t p đ o th ưng bao g m các t p s ơ c p (t p ch /t p thu n) và các t p đ o k t h p v i t p s ơ c p.  Tp s ơ cp ch a t t c các bi u ghi ca CSDL và mi bi u ghi đưc đnh v bng m t đa ch (ví d nh ư s ca bi u ghi).  Tp đo bao g m các giá tr ca m t s tr ưng trong các bi u ghi c a t p sơ cp đưc ch n làm đim truy c p thơng tin. Thơng th ưng, đây là nh ng tr ưng ch a các thu c tính th ưng đưc s dng đ tìm đi tưng. Nh ư vy, t p đo cho phép truy c p các bi u ghi c a t p s ơ cp theo các giá tr ca m t s thu c tính c a đi t ưng đưc ph n ánh trong CSDL. Cơ s d li u 82
25. Cơ s d li u là mt t p h p cĩ cu trúc các d liu cĩ quan h vi nhau và đưc lưu tr sao cho nh ng ng ưi s dng cĩ th m quy n cĩ th truy c p m t cách d dàng. CSDL bao g m m t ho c nhi u t p tin. Thơng tin trong các t p tin đưc ch a trong các bi u ghi. M i bi u ghi là mt đơ n v thơng tin c a CSDL và mi bi u ghi bao g m mt ho c nhi u tr ưng và tr ưng con. Xác đnh bi u ghi ch a nh ng tr ưng và tr ưng con nào là mt nhi m v quan tr ng trong quá trình thi t k CSDL. 6.3.1.3.H qu n tr CSDL H qu n tr CSDL là tp h p các ch ươ ng trình h tr ng ưi s dng qu n lý và khai thác CSDL v i các ch c n ăng cơ bn là mơ t d li u, c p nh t d li u và tìm ki m d li u. H qu n tr CSDL là cơng c qu n lý CSDL v i các mc tiêu c ơ bn nh ư sau: - Tích h p d li u đ ng ưi s dng cĩ th truy c p d dàng; - Bo đm ch t l ưng và tính tồn v n d li u; - Bo đm tính đc l p logic và vt lý ca d li u; - Cho phép ki m sốt tồn b CSDL. H qu n tr CSDL cung c p ngơn ng d li u đ h tr ng ưi s dng xây d ng cu trúc CSDL, mơ t, c p nh t và tìm ki m d li u. ð la ch n m t h qu n tr CSDL thích h p, c n da vào kh năng th c hi n các ch c n ăng nh ư to l p CSDL, nh p d li u, tìm tin, hi n th , in và an tồn d li u. 6.3.1.4. Ph n m m t ư li u Ph n m m t ư li u là ph n m m th c hi n các ch c n ăng qu n lý, l ưu tr và tìm ki m thơng tin v tài li u. Ph n m m t ư li u bao g m nhi u mơ đun th c hi n các ch c n ăng khác nhau nh ư thi t l p c u trúc CSDL, c p nh t d li u, tìm ki m d li u, hi n th kt qu tìm trên màn hình và in k t qu tìm. Ph n m m t ư li u cĩ các đc tính c ơ bn sau: - Cho phép ng ưi s dng t thi t l p c u trúc CSDL (ch yu là các CSDL th ư mc); - ðng th i qu n lý đưc nhi u CSDL; - Cho phép t o l p t p đo đ truy c p nhanh CSDL; - Cĩ th thay đi các bi u m u nh p d li u; - Cho phép s dng nhi u lo i tốn t tìm tin đ tìm tin trong các tr ưng; - Cĩ th hi n th và in t vng các thu t ng tìm; - Cĩ th thay đi format trình bày d li u đ hi n th ho c in k t qu tìm theo ý mu n. 6.3.2. Các lo i CSDL Cĩ th phân lo i CSDL d a trên nhi u c ơ s khác nhau. Sau đây s đ cp các cách phân lo i chính là theo tính ch t d li u, theo ph m vi bao quát đ tài và theo lo i hình tài li u. 6.3.2.1. Phân lo i theo tính ch t d li u 83
26. Theo tính ch t d li u, cĩ th phân lo i các CSDL thành CSDL th ư mc, CSDL d ki n và CSDL tồn v ăn. CSDL th ư mc CSDL th ư mc (Bibliographic Databases) ch a d li u v tài li u và đơi khi cĩ các tĩm t t tài li u. ði t ưng đưc mơ t cĩ th là các tài li u chuyên kh o, bài trích t báo, t p chí, báo cáo khoa h c, lu n án CSDL th ư mc là thành ph n quan tr ng trong các h th ng tìm tin hi n nay. CSDL th ư mc cho phép ng ưi s dng truy c p các tài li u trong m t th ư vi n ho c m ng l ưi các th ư vi n theo các đc tr ưng hình th c và/ho c n i dung tài li u. Mt khác, CSDL th ư mc cho phép t o ra các s n ph m nh ư n ph m th ư mc, t p chí tĩm t t, m c l c d ng vi phim (microfilm), vi phi u (microfiche), Thơng tin trong CSDL th ư mc đưc t ch c theo s ơ đ kt h p. C u trúc m t CSDL th ư mc bao g m hai t p tin là tp thu n ( đưc t ch c theo s ơ đ tuy n tính) và tp đo ( đưc t ch c theo s ơ đ đo). Thành ph n c a t p thu n (cịn g i là tp ch ) là các bi u ghi ch a d li u v tài li u. M i bi u ghi ch a các y u t mơ t mt tài li u nh ư tên tác gi , nhan đ, các y u t xu t b n, các đc tr ưng s lưng, ký hi u phân lo i, đ mc ch đ, t khĩa, tĩm tt, chú gi i và đa ch lưu tr tài li u Tp đo ch a các đim truy c p đưc rút ra t các bi u ghi trong t p thu n mt cách t đng. CSDL d ki n CSDL d ki n ch a các thơng tin d ki n nh ư các s li u, d ki n c th v các đi tưng, các qui trình, ph ươ ng pháp, Thơng tin trong CSDL d ki n đưc rút ra t nhi u ngu n thơng tin và đưc x lý, biên t p l i. Vì vy, khi s dng CSDL này, ng ưi s dng khơng c n ph i tìm đn tài li u g c. CSDL tồn văn CSDL tồn v ăn (Full-text Databases) ch a tồn v ăn c a các tài li u cùng v i các d li u th ư mc và các thơng tin b sung khác. CSDL tồn v ăn t o điu ki n thu n l i cho ng ưi s dng truy c p các ngu n thơng tin c p mt. 6.3.2.2. Phân lo i theo ph m vi bao quát đ tài Theo ph m vi bao quát đ tài, cĩ th chia CSDL thành các nhĩm nh ư sau: - CSDL đnh h ưng vào mt ngành ln: là CSDL cung c p d li u v nhi u lĩnh v c khác nhau trong m t ngành l n nh ư nơng nghi p, mơi tr ưng, y t và bo v sc kh e - CSDL chuyên ngành h p: là CSDL cĩ ni dung liên quan đn mt cơng ngh ho c m t l ĩnh v c ng d ng c th . - CSDL đa ngành: là CSDL cĩ ni dung liên quan nhi u ngành khoa h c. 6.3.2.3. Phân lo i theo lo i hình tài li u CSDL theo lo i hình tài li u là CSDL bao quát nh ng lo i hình tài li u c th và th ưng cĩ ni dung đa ngành nh ư CSDL sách, CSDL t p chí, CSDL tiêu chu n, CSDL nhãn hi u hàng hĩa 6.3.3. Xây d ng CSDL 84
27. Mt h th ng tìm tin cĩ th ch a nhi u lo i CSDL khác nhau nh ưng các CSDL ph bi n nh t trong các TV-CQTT là CSDL th ư m c và CSDL d ki n. Hi n nay cĩ nh ng ph ươ ng pháp k t h p cho phép xây d ng c hai lo i CSDL này trên m t c u trúc CSDL tích h p. Mc này ch đ cp cách xây d ng CSDL trong các h th ng tìm tin v i các ph n m m tìm tin v ăn b n. Xây d ng CSDL n m trong giai đon 2 c a qui trình thi t k m t h th ng tìm tin t đ ng hĩa. Nhi u quy t đ nh quan tr ng ph i đưc đưa ra khi thi t k CSDL và ho t đng c a h th ng tìm tin đưc xây d ng s ph thu c nhi u vào nh ng quy t đ nh này. Qui trình xây d ng CSDL bao g m các b ưc nh ư sau: Giai đon 1: Chu n b - Phân tích nhu c u tin (hi n t i và ti m n ăng) c a ng ưi s dng - Xác đnh ph m vi đi t ưng đưc ph n ánh trong CSDL (n i dung, th i gian, khơng gian) - Xác đnh lo i CSDL (th ư mc, d ki n, tồn v ăn ) - Thu th p thơng tin Giai đon 2:Thi t k CSDL . - Bưc 1: Xác đnh các đi t ưng và các tr ưng đưc s dng đ mơ t các đi t ưng: • Xác đnh thu c tính (tên, giá tr ) ca đi t ưng c n đưc ph n ánh. Vi c xác đnh các thu c tính ph i d a trên các nhu c u khai thác thơng tin v đi tưng (các đu ra d ki n c a CSDL, yêu c u đi v i các đu ra đ th a mãn nhu c u c a ng ưi s dng) • Xác đnh cu trúc CSDL: xác đnh các tr ưng (mơ t các thu c tính) và tr ưng con, nhãn tr ưng, ni dung, đ dài và các đc tr ưng khác c a các tr ưng và tr ưng con đưc t p h p trong CSDL. Cu trúc các tr ưng trong bi u ghi ph i đưc thi t k sao cho khơng cĩ s trùng l p ho c ph thu c v giá tr gi a các tr ưng nh m gi m t i đa s dư th a d li u. Mi lo i ph n m m tìm tin văn b n cĩ ph ươ ng th c riêng đ th c hi n nh ng cơng vi c này và các b ưc th c hi n trong các ch ươ ng trình cĩ th khác nhau. Th c ch t, đây chính là bưc t o tp ch (t p thu n) cho CSDL Tùy b n ch t c a d li u đưc t p h p trong CSDL, ng ưi thi t k cĩ th xác đnh các tr ưng và tr ưng con khác nhau. Ví d, ng ưi thi t k cĩ th s dng các tr ưng sau cho m t CSDL sách chuyên kh o đơ n gi n: • Tác gi • Nhan đ sách • Tên nhà xu t b n • Nơi xu t b n • Năm xu t b n • Giá • Ký hi u x p giá • S đă ng ký cá bi t • T khĩa 85
28. Ng ưi thi t k cũng cĩ th tp h p m t s yu t thơng tin trong các tr ưng con ca cùng m t tr ưng. Ví d, cĩ th to l p m t tr ưng “Xu t b n” v i các tr ưng con là “N ơi xu t b n”, “Nhà xu t b n” và “N ăm xu t b n”. Bưc 2: Xây d ng cu trúc tp đo cho CSDL ðây là bưc t o cu trúc tp đo trong đĩ cĩ th th c hi n vi c tìm tin. Cơng vi c chính c a b ưc này là xác đnh các đim truy c p thơng tin trong CSDL . Các đim truy c p này là các giá tr c a các thu c tính c a đ i t ưng đưc ph n ánh trong CSDL và th ưng đưc s d ng đ tìm ki m đ i t ưng. ð cĩ th tìm tin đưc thì các tr ưng ch a các đim truy c p này ph i đưc ph n ánh trong t p đ o. Vì vy, ngưi thi t k ph i xác đ nh các tr ưng/tr ưng con cĩ th đưa vào t p đ o. Thơng th ưng, đĩ là nh ng tr ưng ch a các thu c tính th ưng đưc s d ng đ tìm ki m đ i t ưng. Vi c xác đnh các tr ưng này ph thu c vào đi t ưng đưc ph n ánh trong CSDL và thĩi quen tìm tin c a ng ưi s dng CSDL. Các ph n m m cĩ các k thu t khác nhau đ xác đnh các tr ưng cĩ th đư a vào t p đo và cách đư a các tr ưng đĩ vào t p đo, ví d nh ư đư a tồn b mt tr ưng/tr ưng con nào đĩ ho c m i m t t trong m t tr ưng nh t đnh ho c m i m t giá tr lp c a m t tr ưng/tr ưng con Ngưi thi t k ph i tuân theo các b ưc đã đưc qui đnh tr ưc đ xây d ng cu trúc tp đo. Bưc 3: T o l p phi u ti n máy (worksheet) Mt nhi m v quan tr ng khác c a giai đon thi t k CSDL là to l p phi u ti n máy, là mt bi u m u tr ng đưc s dng đ nh p d li u vào CSDL. Trong m t s ph n m m tìm tin v ăn bn, ng ưi thi t k ph i t o l p m t bi u m u cho nh ng ng ưi nh p d li u s dng đ nh p d li u vào CSDL. Bên c nh đĩ cũng cĩ mt s ph n mm tìm tin v ăn b n cho phép nh p d li u tr c ti p mà khơng c n t o l p bi u m u nào. Bu c 4: To l p format trình bày d li u Ng ưi thi t k CSDL ph i quy t đnh các d ng th c trình bày d li u cĩ th s dng khi xem l ưt CSDL ho c hi n th kt qu tìm đưc. M t s ph n m m cho phép ng ưi thi t k to ra m t ho c nhi u format hi n th các bi u ghi tìm đưc. Tuy nhiên, khơng ph i t t c các h th ng tìm tin đu cĩ ch c n ăng h tr hi n th các bi u ghi theo m t format đã la ch n. Các format trình bày d li u ph i đưc xây d ng d a trên các đu ra d ki n c a CSDL. Trên đây là các b ưc thi t k mt CSDL v i m t ph n m m tìm tin v ăn b n. Các bưc và ph ươ ng pháp th c hi n trong các ph n m m khác nhau cĩ th khác nhau, nh ưng v n cĩ mt s đim chung cơ bn. Giai đon 3: X lý thơng tin - X lý thơng tin: t ch c x lý thơng tin v các đi t ưng và đin thơng tin vào các phiu ti n máy ; - Ki m tra thơng tin đã x lý: ki m tra, ch nh s a n i dung các phi u ti n máy. Giai đon 4: Nh p d li u 86
29. - Nh p d li u trong các phi u ti n máy đã đưc ki m tra. - Ki m tra, ch nh s a d li u trên máy tính. Giai đon 5: T ch c t p đ o và tìm th nghi m - T ch c t p đo: Trong m t s ph n m m tìm tin v ăn b n, t p đ o đưc to l p và đưc c p nh t ngay khi các bi u ghi m i đưc b sung ho c các bi u ghi hi n hành đưc xĩa/ch nh s a. Cịn trong m t s ph n m m khác thì vi c t o l p và c p nh t t p đo đưc th c hi n theo đt. - Tìm tin th nghi m: tìm th nghi m v i nhi u yêu c u tin và k thu t tìm khác nhau. Giai đon 6: Khai thác và hồn thi n - Khai thác CSDL ph c v ng ưi s dng và thu th p thơng tin ph n h i. - ðiu ch nh c u trúc, các đim truy cp, format hi n th d a trên ý ki n đánh giá ca ng ưi s dng. - Ti p t c c p nh t CSDL 6.3.4. Các tiêu chí đánh giá CSDL Các t ch c cĩ th t mình xây d ng các CSDL ho c mua các CSDL t nhi u nhà cung c p khác nhau. ð la ch n mt CSDL thích h p, các t ch c cĩ th s dng các tiêu chí đánh giá nh ư sau: - Mc đ bao quát: CSDL cĩ cung c p kh năng truy c p đn l ĩnh v c thích hp? CSDL cĩ đy đ? Ph m vi bao quát c a CSDL cĩ trùng v i các CSDL khác cùng m t l ĩnh v c? - Lo i CSDL và thơng tin đưc cung c p, bao g m thơng tin th ư mc, tồn văn, d ki n. - Mc đ cp nh t - Mc đ s dng thu n ti n: CSDL cĩ d s dng đi v i ng ưi dùng tin mc tiêu? - Các hình th c hi n th : Các l a ch n hi n th ni dung bi u ghi? Bi u ghi cĩ ch a tĩm t t? Cĩ bi u ghi tồn v ăn trong CSDL? - Ngơn ng đánh ch s: lo i ngơn ng đánh ch s đưc s dng? M c đ đc tr ưng c a vi c đánh ch s? T t c các y u t này cĩ thích h p v i tiêu chí tìm tin mong mu n (h s chính xác và đy đ)? - Giá - Tài li u h ưng d n và các cơng c h tr cĩ sn đ tr giúp vi c tìm tin trong CSDL, bao g m các khung phân lo i, T ðTC d ng in ho c đc máy 6.4. OPAC 6.4.1. Khái ni m Theo T đin Thơng tin-th ư vi n h c tr c tuy n (Online Dictionary of Library and Information Science –ODLIS), OPAC (Online Public Access Catalog – Mc l c cơng cng truy c p tr c tuy n) là mt CSDL ch a các bi u ghi th ư mc mơ t sách ho c 87
30. các lo i tài li u khác trong v n tài li u c a m t th ư vi n ho c m t h th ng th ư vi n và cĩ th truy c p qua các máy tr m ho c thi t b đu cu i [26]. Mt OPAC khơng ph i ch đơ n thu n là s chuy n đi ph ươ ng th c l ưu tr ca mc l c t th cơng sang máy tính. M t OPAC ( mc t i thi u) ph i cung c p các đim truy c p theo tác gi , nhan đ, ch đ và t khĩa đn t t c các bi u ghi th ư mc và cho phép s dng các bi u th c tìm tin vi các tốn t Bool đ th c hi n các yêu cu tin c th . 6.4.2. Các tính n ăng cơ b n ca OPAC Là mt thành ph n c a h th ng th ư vi n tích h p, OPAC ph i th c hi n nhi u ch c n ăng ngồi ch c n ăng chính là tìm ki m các bi u ghi th ư mc. Ph n l n các OPAC cho phép ng ưi s dng tìm thơng tin v hi n tr ng l ưu hành c a tài li u c n tìm, ki m tra thơng tin v th i h n m ưn-tr tài li u và đă ng ký mưn tài li u. OPAC cĩ các tính n ăng c ơ bn nh ư sau: - Tìm tin v i các đim truy c p khác nhau nh ư tác gi , nhan đ, ch đ, ký hi u x p giá, tùng th ư - Ki m sốt các thu t ng tìm; - La ch n các kh mu đu ra đưc xác đnh tr ưc; - La ch n hi n th đy đ ho c trích d n ng n g n; - Hi n th b ng tra ho c t đin t chu n đ h tr ng ưi s dng. Mt b tiêu chí đy đ đưc mt nhĩm nghiên c u phát tri n vào n ăm 1994 đ đánh giá các OPAC đã li t kê các ch c n ăng đưc nhĩm thành các lo i nh ư sau: [17] - Các thu c tính c a CSDL: thơng tin đưc hi n th (ký hi u x p giá, tác gi , nhan đ, đ mc ch đ, hi n tr ng m ưn ) - Ki m sốt ho t đng: h th ng cung c p các giao di n v i dịng l nh ho c v i menu, cung c p cho ng ưi s dng kh năng đă ng ký mưn tài li u ho c đt tr ưc, xem các tài li u đang cho m ưn, t i các bi u ghi v máy tính c a mình; - Cung c p các kh năng tìm tin theo các k thu t nh ư tìm theo t khĩa, tìm v i các tốn t Bool, tốn t tìm lân c n, tìm gi i h n theo các đc tính - Các cơng c h tr tìm theo ch đ: kh năng duy t qua đ mc ch đ và hi n th các tham chi u qua l i; - Các đim truy c p: cung c p nhi u đim truy c p, cho phép ng ưi s dng tìm tài li u theo nhi u cách khác nhau. Ví d, ng ưi s dng cĩ th truy c p d li u thơng qua các tr ưng nh ư tác gi , nhan đ, ch đ - Các tùy ch n hi n th màn hình – ví d, cho phép ng ưi s dng l a ch n hi n th các tr ưng v i nhãn tr ưng, hi n th bi u ghi đy đ hay rút g n, hi n tr ng l ưu hành tài li u và ký hi u x p giá; - Các tùy ch n ki m sốt đu ra – ví d, ng ưi s dng cĩ th la ch n hi n th các tr ưng c th , hi n th kt qu ca nhi u cu c tìm, xác đnh các khĩa s p x p k t qu tìm và hi n th các bi u ghi tìm đưc theo tr t t gi m d n c a m c đ thích h p ; - Các tùy ch n các l nh – các l nh cĩ th c hi n vai trị gi ng nhau trong các ng cnh khác nhau? Cĩ cn m t cú pháp đưc chu n hĩa? Cĩ gi i h n s ký t đưc nh p vào? 88
31. - Các ch c n ăng h tr ng ưi s dng – các ch c n ăng h ưng d n h c tr c tuy n, các thơng báo h ưng dn tng quát, các thơng báo h ưng d n theo ng cnh, thơng báo l i và ph n m m ki m tra l i chính t ; - Kh năng s dng OPAC qua truy c p t xa: cĩ các h ưng d n đă ng nh p/ đă ng xu t đy đ, cĩ các gi i h n v th i gian truy c p trong ngày? Hi n nay, b tiêu chí n ăm 1994 v n cĩ th áp d ng và vn đưc ti p t c phát tri n đ đáp ng yêu c u th c ti n. 6.4.3. Ưu đim và h n ch c a OPAC OPAC cĩ các tính n ăng đưc thi t k ch yu dành cho ng ưi s dng th ư vi n mc dù nhân viên th ư vi n c ũng s dng nĩ. So v i các h th ng m c l c truy n th ng, OPAC cĩ nh ng ưu đim sau: 1.OPAC cho phép ng ưi s dng cĩ th truy c p t mt đa đim b t k ỳ. Vì vy, mt nhà qu n lý hay m t k sư mt v ăn phịng chi nhánh cĩ th tra c u m c l c c a mt th ư vi n k thu t n m văn phịng t ng cơng ty. Tươ ng t , các h c sinh trung hc đang làm bài t p c ũng cĩ th s dng máy tính nhà đ tìm trong các m c l c cơng c ng nh ng cu n sách c n thi t. Cùng v i s ph bi n r ng rãi c a mng tồn cu, ng ưi s dng th ư vi n cĩ th truy c p ngu n thơng tin c a th ư vi n vào b t k ỳ lúc nào và t bt k ỳ đa đim nào. 2. Vic b o trì OPAC khơng t n nhi u cơng s c nh ư mc l c truy n th ng. N u cn, cĩ th cp nh t OPAC ngay b ng cách b sung ho c lo i b các bi u ghi khi tài li u đưc biên m c ho c đưc thanh l c.Tuy nhiên, vi c c p nh t m c l c th ưng đưc th c hi n hàng ngày ho c theo đnh k ỳ khác. Vì các bi u ghi c a m c l c đưc lưu tr trên đĩa c ng, cĩ th sao l ưu chúng m t cách thu n ti n trên b ăng t đ bo tồn d li u. 3. Cĩ th ng d ng OPAC theo nhi u ph ươ ng th c. Ví d, n u các th ư vi n đă ng ký tham gia các mng lưi th ư mc c th thì mt ph n các bi u ghi trong m c l c ca các th ư vi n này cĩ th truy c p tr c tuy n. Nhi u trung tâm th ư mc l ưu tr bn sao và các bi u ghi th ư mc khác nhau do các th ư vi n tham gia đĩng gĩp. Các bi u ghi này ph n ánh chính xác v n tài li u c a m t th ư vi n c th , bao g m c ký hi u xp giá ca tài li u. Các trung tâm th ư mc cung c p ngày càng nhi u các kh năng tìm thơng tin m nh, bao g m k thu t tìm theo t khĩa v i các tốn t tìm khác nhau cũng nh ư các cách tìm truy n th ng theo tác gi , nhan đ và ch đ. Vì vy, m t th ư vi n tham gia m t m ng l ưi th ư m c nào đĩ cĩ th s dng CSDL c a trung tâm th ư mc nh ư mc l c tr c tuy n c a mình. Tươ ng t , m t s dch v thơng tin tr c tuy n cung c p các kh năng t o “tp tin riêng” cho phép các khách hàng t o các tp tin th ư mc ho c d li u khác đ truy c p qua cùng m t ph n m m đưc s dng đ truy c p cơng c ng các tp d li u cĩ sn. Nh ng tp riêng nh ư vy cĩ th ch a m c l c tr c tuy n c a m t th ư vi n. Tùy vào qui mơ vn tài li u, các th ư vi n cĩ th ng d ng OPAC v i h th ng dịng l nh ho c h th ng menu. Trong các OPAC v i h th ng dịng l nh, ng ưi s dng nh p vào m t chu i tìm xác đnh tr ưng c n tìm, ti p theo là mt giá tr c th cn tìm trong tr ưng đĩ. Thơng th ưng, các t vi t t t d nh nh ư “A=”, “T=”, và “S=” đưc s dng cho các tr ưng tác gi , nhan đ và ch đ. Mt s h th ng dịng lnh cung c p các h ưng d n đy đ và chính xác h tr cho nh ng ng ưi mi s 89
32. dng cĩ th tìm ki m m t cách nhanh chĩng. M t s h th ng địi h i ng ưi s dng ph i qua hu n luy n ban đu đ cĩ th s dng h th ng m t cách hi u qu . Vì vy, các h th ng menu thu n ti n h ơn đi v i ng ưi s dng khơng cĩ kinh nghi m ho c khơng th ưng xuyên. Ph n l n các phân h OPAC s dng ph n m m v i h th ng menu và cĩ th cũng cung c p h th ng dịng l nh cho ng ưi tìm tin cĩ kinh nghi m ho c các nhân viên th ư vi n. Các giao di n s dng menu r t c n thi t đi v i các t ch c ph c v khách hàng đa d ng và khơng cĩ điu ki n hu n luy n ng ưi s dng như các th ư vi n cơng cng. Các ph n m m tìm tin theo dịng l nh cĩ th tt đi v i các th ư vi n đi h c ho c chuyên bi t, n ơi cĩ th hu n luy n tr ưc k thu t tìm tin cho các gi ng viên, sinh viên, các nhà khoa h c và nh ng ng ưi s dng th ưng xuyên khác cĩ các yêu c u ph c t p. Ch đ tìm tin theo dịng l nh c ũng h u d ng đi v i các nhân viên tra c u khi b t đu các thao tác tìm tin ph c t p ho c khơng th th c hi n đưc v i cách tìm da trên h th ng menu. ðưc thi t k dành cho nh ng ng ưi m i b t đu s dng nên đc tr ưng c a các phân h OPAC s dng menu là khái ni m và thao tác d hi u. Các tùy ch n tìm ki m đưc xác đnh b ng các ch vi t t t ho c s và th ưng đưc li t kê trong các b ng hưng d n thao tác l a ch n. Các ch dn ng n g n gi i thích các b ưc tìm tin và trình bày cú pháp thích h p đi v i các bi u th c tìm tin. Thơng tin chi ti t h ơn đưc trình bày trong các màn hình tr giúp cĩ th bt lên b ng các phím ch c n ăng. 4. OPAC cho phép th c hi n nh ng thao tác tìm tin và xem k t qu tìm khơng th th c hi n đưc v i m c l c truy n th ng. OPAC cĩ th tìm các bi u ghi b ng cách k t hp các đim truy c p v i nhau. ð tìm tin, ng ưi s dng cĩ th s dng k t h p các thơng s mơ t thơng tin c n tìm. Ví d, m t ng ưi dùng tin c n tìm m t bài th ơ ca T Hu v Hu . N u s dng h th ng m c l c truy n th ng, ng ưi dùng tin ph i mt nhi u th i gian đ tìm đưc bài th ơ này. Nh ưng v i m t OPAC đưc xây d ng mt cách h p lý, ng ưi dùng tin cĩ th th c hi n yêu c u tin này m t cách d dàng và nhanh chĩng. Các OPAC s dng các b ng tra đ tìm các bi u ghi th ư mc. V i t t c các h th ng tích h p, các phân h OPAC cho phép tìm theo tác gi , nhan đ và ch đ nh ư các m c l c truy n th ng. Cịn các kh năng tìm tin theo các d u hi u khác s ph thu c vào t ng h th ng. Nhi u h th ng h tr tìm theo m t ho c nhi u đc đim nh n d ng bi u ghi nh ư s ki m sốt h th ng, ch s ISBN nh ưng các d u hi u này thích h p v i nhân viên th ư vi n h ơn là vi ng ưi s dng th ư vi n. Các du hi u tìm tin khác cĩ th bao gm các y u t xu t b n, ngơn ng , lo i hình tài li u Vi m t s h th ng tích h p, cĩ th s dng các d u hi u này đ gi i h n k t qu tìm c a bi u th c tìm đưc nh p tr ưc đĩ. ð tăng t i đa tính linh ho t, m t s h th ng tích h p cho phép th ư vi n ch n các tr ưng trong các bi u ghi đ đánh ch s đ tìm ki m. Trong nh ng tr ưng h p khác, các tr ưng đưc đánh ch s đưc nhà cung c p h th ng xác đnh tr ưc và s lưng tr ưng này th ưng đ ln đ đáp ng các yêu c u khác nhau c a th ư vi n. Các h th ng th ưng h tr các tốn t ch t t , các tốn t Bool đ kt h p logic nhi u thu t ng tìm. M t s h th ng cho phép tìm theo t khĩa trong các tr ưng đưc xác đnh, đc bi t các tr ưng tên tác gi tp th và tên h i th o, nhan đ, tùng th ư và đ mc 90
33. ch đ. Nhi u h th ng th ư vi n tích h p cung c p các l nh tìm lân c n, tìm ký t thay th và các k thu t tìm khác th ưng g n li n v i các h th ng tìm tin văn bn. Các k thut này thích h p nh t v i các bi u ghi th ư mc ch a các tĩm t t ho c các đon v ăn bn dài nh ưng khĩ s dng hi u qu đi v i nh ng ng ưi tìm tin khơng đưc hu n luy n. Nu ch cĩ mt bi u ghi th ư mc đáp ng yêu c u tin thì bi u ghi đĩ th ưng đưc hi n th đy đ và ngay l p t c. Khi k t qu ca m t bi u th c tìm g m nhi u bi u ghi, ph n l n các phân h OPAC cung c p t ng s bi u ghi tìm đưc và hi n th các bi u ghi th ư mc rút g n bao g m m t s yu t mơ t nh ư tác gi , nhan đ, th i gian xu t b n và s xp giá. Sau đĩ, ng ưi tìm tin cĩ th yêu c u hi n th chi ti t h ơn t t c ho c m t s bi u ghi ch n l c. Khi khơng tìm đưc bi u ghi nào th a mãn bi u th c tìm tin, ph n l n các phân h OPAC hi n th mt danh m c x p theo v n ch cái các giá tr gn kh p nh t v i các thu t ng trong bi u th c tìm này. Nu h th ng cĩ áp d ng ki m sốt tiêu đ chu n, các tham chi u ch ch qua l i cho các tiêu đ khơng chu n ho c tiêu đ liên quan s đưc hi n th . Trong m t s tr ưng h p, tiêu đ chu n s đưc t đng thay th cho thu t ng khơng chu n N u khơng cĩ tham chi u ch ch qua l i, m t s h th ng s t đng đư a m t tên ho c t gn kh p nh t đ thay th mt thu t ng tìm khơng th tìm th y trong các bi u ghi th ư mc do l i đánh máy ho c l i chính t . ð m rng ch c n ăng c a mình, các h th ng th ư vi n tích h p t ăng c ưng kh năng tìm các ngu n l c thơng tin bên ngồi qua OPAC. Ch ng h n, các CSDL tra c u trên b ăng t ca các nhà xu t b n cĩ th đưc cài đt c c b và đưc li t kê nh ư mt tùy ch n trong menu c a OPAC. M t s nhà cung c p các ph n m m qu n tr th ư vi n tích h p c ũng cung c p các giao di n đn các s n ph m thơng tin trên CD-ROM, các dch v thơng tin tr c tuy n, và các website trên Internet. T gi a nh ng n ăm 1980, các OPAC h tr kh năng truy c p ngu n tài nguyên thơng tin ca các th ư vi n khác, ví d nh ư mng l ưi các th ư vi n trong vùng, các th ư vi n đi h c, Chu n Z39.50 đưc áp d ng r ng rãi cho m c đích này. Chu n Z39.50 xác đnh các kh năng trong m t ng d ng (các d ch v ng d ng) và giao th c đưc s dng đ truy n thơng gi a các ng d ng (Giao th c ng d ng tìm tin – Information Retrieval Application Protocol). ðĩ là chu n truy n thơng gi a các máy tính đ tìm ki m bi u ghi trong CSDL. M c tiêu c a chu n này là kh c ph c tính khơng t ươ ng thích c a các h th ng khác nhau liên quan đn vi c tìm tin trong nhi u CSDL (ví d giao di n ng ưi s dng th ng nh t, ngơn ng lnh, các ch c n ăng tìm tin c ơ bn). Phiên b n đu tiên đưc ANSI/NISO phê chu n n ăm 1992. M t phiên bn qu c t ca Z39.50, đưc g i là chu n tìm tin (SR-Search and Retrieval) đưc t ch c tiêu chu n qu c t ISO phê chu n n ăm 1991. Z39.50-1995, phiên b n m i nh t ca Z39.50, thay th cho SR nh ư chu n tìm tin qu c t . Bên c nh các ưu đim nêu trên, OPAC vn cịn nh ng hn ch nh ư sau: 1. ði v i nhi u ng ưi dùng tin, OPAC v n là h th ng tìm tin ch ưa hồn thi n và khĩ s dng. ð s dng OPAC hi u qu , ng ưi dùng tin ph i nm đưc các ki n th c và k năng c ơ bn nh ư ki n th c v các b ưc trong quá trình tìm tin, k năng xây d ng bi u th c tìm tin, k năng s dng máy tính c ơ bn S phát tri n theo h ưng ngày càng d s dng 91
34. ca các ph n m m khác nh ư ph n m m so n th o v ăn b n, đc bi t là s phát tri n c a các cơng c tìm ki m trên Internet càng làm gia t ăng s kỳ vng c a ng ưi s dng đi v i các OPAC d s dng. 2. Quá trình tìm tin là mt quá trình l p đi l p l i, trong đĩ bi u th c tìm tin đưc tinh l c t t da trên k t qu tìm c a nh ng cu c tìm tr ưc đĩ. Trong khi đĩ, ph n l n OPAC v n đưc thi t k vi gi đnh là ngay t đu quá trình tìm tin ng ưi s dng cĩ th xác đnh m t bi u th c tìm chính xác và s tìm đưc các k t qu th a mãn yêu c u tin ngay trong m t cu c tìm. 3. Giao di n s dng ca OPAC các th h đu tiên khơng thân thi n và khơng cĩ nhi u l a ch n cho ng ưi s dng. ð to điu ki n thu n l i cho ng ưi s dng, các th ư vi n c ũng nh ư các nhà cung cp ph n m m đã áp d ng các gi i pháp hồn thi n OPAC nh ư sau: - ði v i CSDL c a th ư vi n: các th ư vi n th ưng xuyên c p nh t các bi u ghi trong CSDL; xem xét t n s xu t hi n c a các đ mc ch đ trong m c l c ca th ư vi n (m t đ mc ch đ liên k t v i m t s quá ít ho c quá nhi u bi u ghi th ư mc s ít cĩ giá tr đi v i ng ưi s dng th ư vi n) - Tăng c ưng h tr ng ưi s dng: b sung các tính n ăng hưng d n và h tr ng ưi s dng trong vi c tìm tin và xem k t qu tìm. ð OPAC thân thi n v i ng ưi s dng, vi c thi t k OPAC ph i đm b o các nguyên t c:  Các tính n ăng đnh v: các thơng báo đnh v ph i đưc hi n th th ưng xuyên đ ng ưi s dng bi t mình đang đâu, cĩ th đi ti p đn đâu;  T vng quen thu c v i ng ưi s dng: khơng s dng các t lĩng ho c mã s;  Các thơng báo h th ng ph i rõ ràng và trung l p;  Các h ưng d n h tr ph i cĩ sn trên t ng màn hình  Hồn thi n k thu t tìm tin: cung c p các l a ch n cho phép tìm l n l ưt theo t ng b ưc; h tr các l a ch n t vng trong quá trình tìm tin; b sung các tính n ăng tìm v ăn b n theo tr ng s (text weighting) và m rng bi u th c tìm d a trên thơng tin ph n h i v mc đ thích h p c a k t qu tìm. V i h th ng này, ng ưi s dng đưc đ ngh xác đnh các bi u ghi tìm đưc thích h p nh t, sau đĩ h th ng s lp l i bi u th c và tìm l i l n na. 6.4.3. Các th h OPAC 6.4.3.1. Th h OPAC th nh t Th h OPAC đu tiên xu t hi n đu nh ng n ăm 1980. V cơ bn, các OPAC này bao g m thơng tin th ư mc và các đim truy c p t ươ ng t các m c l c phi u. Các OPAC th h đu tiên v n hành d a trên nguyên t c so kh p chính xác, khơng ch p nh n l i c a d li u nh p vào. 6.4.3.2. Th h OPAC th hai OPAC th h th hai cung c p các kh năng tìm t t h ơn d a trên k thu t tìm theo t khĩa và hu k t h p các t khĩa. Các OPAC này th ưng đưc điu hành bng mt 92
35. ngơn ng lnh đơ n gi n. Kh năng l a ch n các đim truy c p đưc m rng bao g m tìm theo t khĩa trong nhan đ, đ mc ch đ, tên tác gi và các bi u th c tìm s dng các tốn t Bool. Các OPAC th h th hai th ưng cung c p ít nh t hai m c giao di n cho ng ưi s dng ( đơ n gi n dành cho ng ưi mi s dng và nâng cao dành cho ng ưi cĩ kinh nghi m). 6.4.3.3.Th h OPAC th ba OPAC th h th ba kh c ph c đưc m t s hn ch ca OPAC th h th hai nh ư thi u s tr giúp, thi u các cơng c ki m sốt t vng tích h p Các OPAC th h th ba k t h p các tính n ăng đc tr ưng bi các ti n ích c a web. OPAC th h th ba bt đu đưc bán nh ư mt ph n c a các h th ng th ư vi n tích hp m i vào cu i nh ng n ăm 1990. OPAC th h th ba khác các th h tr ưc hai ph ươ ng di n chính: giao di n ng ưi- máy c a OPAC và các kh năng tìm tin đưc cung c p. OPAC th h th ba cĩ giao di n đ ha cho ng ưi dùng trong mơi tr ưng Windows và cung c p mt giao di n ngơn ng t nhiên ch p nh n các bi u th c tìm vi ngơn ng thơng th ưng. Các kh năng tìm tin bao g m các k thu t tìm tin khơng s dng tốn t Bool, tìm m rng các bi u ghi b ng các đim truy c p b sung đưc ki m sốt và khơng ki m sốt (ví d nh ư tiêu đ ca các ch ươ ng trong các cu n sách) và s dng các thu t ng đưc ch n l c t các bi u ghi tìm đưc đ hồn thi n chi n lưc tìm. Các bi u ghi tìm đưc thích h p nh t s đưc hi n th tr ưc tiên và kèm theo h ưng d n tùy thu c vào ng cnh. OPAC th h th ba cĩ mt s tính n ăng m i quan tr ng, bao g m: - Kh năng v n hành liên k t: vi kh năng truy c p tr c ti p các CSDL khác ngồi CSDL th ư mc chính, OPAC v n hành nh ư mt c ng n i đn các ngu n nh ư các CD- ROM n i mng và các CSDL s n cĩ trên Internet, bao g m các OPAC khác; kh năng tìm nhi u CSDL đng th i; kh năng áp d ng Z39.50; - Thân thi n v i ng ưi s dng: nhi u l a ch n giao di n cho ng ưi s dng (ví d, giao di n cho ng ưi s dng là tr em); h ưng d n s dng tùy thu c vào ng cnh; h tr tài li u tham kh o tr c tuy n nh ư t đin và bách khoa tồn th ư; m rng bi u th c tìm - Ch c n ăng: kh năng s dng đa ph ươ ng ti n, kh năng tìm ki m tồn v ăn, tìm ki m m rng, h tr nhi u phơng ch khác nhau 6.4.3.4. WebOPAC (WebPAC) Ti n b quan tr ng nh t c a OPAC th h th ba là s phát tri n c a WebOPAC (WebPAC). Theo ODILIS, WebPAC là mt OPAC s dng giao di n ng ưi dùng đ ha (GUI-Graphical User Interface) cĩ th truy c p đưc qua World Wide Web. Trong khi m t s OPAC th h th hai cĩ th truy c p đưc qua Internet v i giao th c TELNET thì WebPAC cĩ kh năng cung c p giao di n t ươ ng t các cơng c tìm ki m d a trên web khác. WebPAC cĩ các tính n ăng quan tr ng nh ư sau:
    Giao di n ng ưi dùng đ ha là s kt h p các c a s vi các menu kéo - th (pull-drop menu), các bi u t ưng và mt thi t b tr đ thao tác.
    Các ch c n ăng thơng th ưng c a các OPAC truy n th ng nh ư lưu tr các CSDL th ư mc, đơi khi bao g m c CSDL tồn v ăn; cho phép truy c p tr c ti p đn CSDL th ư mc c a m t th ư vi n qua thi t b đu cu i ho c máy 93