Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An

124 trang hapham 3170

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_quan_tri_hanh_chinh_van_phong_nguyen_thi_ngoc_an.pdf

Nội dung text: Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG TS Nguyễn Thị Ngọc An ThS. NGUYỄN THỊ NGỌC AN Năm 2006
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng DẪN NHẬP Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association) Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11 chương. . Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp, và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng. . Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại. . Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định, tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện thoại. Với số tiết giảng dạy trên lớp hạn hẹp là 45 tiết, chúng tôi hy vọng giáo trình này sẽ giúp cho sinh viên nắm vững những điều cơ bản nhất về nguyên tắc và thực tiễn của Quản Trị Hành Chính Văn Phòng. Tài liệu tham khảo Trang 3
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Tài liệu pháp quy Hiến pháp Nước Công Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam 1992. Hà Nội: Sự Thật, 1992. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001. Hà nội: Sự Thật, 2001 Phan Văn Khải. Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về công tác văn thư. Phan Văn Khải. Nghị Định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. . Tài liệu sách báo Bùi Xuân Lự và các tác giả. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức. Hà Nội: 2002 Nguyễn Hữu Thân. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng. TP.HCM: NXB Thống Kê, 2002. Vương Thị Kim Thanh. Soạn thảo văn bản. TP. HCM 2004 Trường Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II. Giáo trình văn thư. TP. HCM 2002 Nguyễn Hoàng Tun. Successful office management. TP.HCM 2004 CHƯƠNG 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ? 1. CÁC KHÁI NIỆM 1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.2. KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1.3. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 1.4. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Trang 4
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 1.5. PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường trình . Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và thiêu huỷ các hồ sơ . Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả . Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân Vậy công việc hành chính chủ yếu là xử lý thông tin. 1.6. PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ Trong các công ty rất nhỏ hay các cơ sở sản xuất, chủ cơ sở là cấp quản trị duy nhất. Tại các công ty lớn và vừa có từ 500 công nhân trở lên thường có 3 cấp quản trị. (Xem hình 2.1) Hình 1.1: Các cấp quản trị phổ biến trong các công ty lớn và vừa Cấp QT cao cấp Cấp QT trung gian hay trung cấp Cấp QT tuyến thứ nhất hay cấp QT cơ sở 2. CHỨC NĂNG . Chức năng của quản trị . Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 2.1. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ . Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. . Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm Trang 5
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. . Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. . Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: . Hoạch định công việc hành chính . Tổ chức công việc hành chính văn phòng . Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng . Kiểm soát công việc hành chính . Dịch vụ hành chính văn phòng Hình 1.2: Hoạt động của doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe 3. PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ 3.1. Công việc hành chính văn phòng: Do nhân viên thực hiện, họ làm các công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản Họ thường sử dụng đồ nghề và các trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc. Trang 6
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh Từ các nhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính. 3.2. CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh vực quản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động chuyên môn, thực tiễn. Xem hình 2.3 Hình 1.3: Công việc quản trị và công việc HCVP Công việc Quản trị Công việc HCVP 4. HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị. Theo hướng: . “Văn phòng điện tử” . “Văn phòng không giấy” . “Văn phòng tự động hoá” . “Văn phòng của thế kỷ 21” Phương pháp . Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng. . Từng bước tin học hoá công tác văn phòng. Sử dụng các mạng nội bộ (LAN), mạng quốc tế internet (WAN). Trang 7
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, Internet . Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị, quản trị hành chính văn phòng là gì? 2. Hãy liệt kê bốn loại công việc hành chính văn phòng? Trình bày 5 chức năng của quản trị hành chính văn phòng? 3. Hãy trình bày phạm vi của quản trị theo quy mô? 4. Phân biệt thế nào là công việc hành chính văn phòng, công việc quản trị? Trang 8
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 2 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP 1. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG 1.1. KHÁI NIỆM . Nhà quản trị: “Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu”. (Theo Reinecke). Hoặc: Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. . Nhà quản trị hành chính: Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình. 1.2. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Nhà quản trị hành chính cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau: . Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyển về hoạt động quản trị hành chính văn phòng . Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng . Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty . Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở . Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên . Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn . Phong cách lịch sự . Kiểm soát cảm xúc . Cóù óc sáng kiến . Tự tin . Có óc phán đoán Trang 9
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới 1.3. CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH . Trợ lý hành chính . Trưởng phòng hành chính/TP xử lý văn bản/TP hồ sơ . Giám đốc hành chính . Phó Tổng Giám đốc hành chính. 2. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 2.1. KHÁI NIỆM THƯ KÝ Thư ký (Tiếng Anh là Secretary) là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý. Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: “Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (Office skills), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ . Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin: Xử lý văn bản đi, đến . Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: Tiếp khách, điện thoại, hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị; hoạch định và tổ chức các chuyến đi công tác 2.3. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ 2.3.1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng . Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp . Biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu . Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp . Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp. Trang 10
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 2.3.2. Nhiệm vụ của thư ký Giám đốc . Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân Thủ trưởng: Tiếp khách, điện thoại, chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp do thủ trưởng điều hành; chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng . Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản: Thực hiện quy trình văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu . Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc: Lập kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng; thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng; chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng . Những nhiệm vụ khác: Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong doanh nghiệp; tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (của những bộ phận của thủ trưởng), các vấn đề thuộc phương tiện đi lại 2.4. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ . Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc. . Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp. . Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian, và đôi khi là vấn đề tình cảm. . Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của mình vào vào kết quả lao động của Thủ trưởng. 2.5. TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ 2.5.1. Tiêu chuẩn về kỹ năng . Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học . Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng như: Các máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer . Kỹ năng giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết . Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác . Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản . Kỹ năng lưu trữ văn bản Trang 11
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Kỹ năng điều hành 2.5.2. Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản . Có kiến thức về quản trị . Có kiến thức về luật kinh doanh và các qui định của nhà nước . Có kiến thức về kinh tế học . Kiến thức về toán học và kế toán . Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng . Kiến thức tổng quát . Biết ngoại ngữ 2.5.3. Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp . Tính thẳng thắn: Cởi mở trong công tác . Chân thành: Chu đáo với mọi người . Trung thực: Vững vàng . Nhanh nhẹn; kiên quyết, công bằng . Kịp thời: Kỷ luật . Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng Tóm lại: Thư ký phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó. 3. ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH,BỐI CẢNH TỪ NHÂN HCVP ĐẾN CẤP QUẢN TRỊ HCVP . Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng . Cấp bậc thư ký . Cấp bậc quản trị Trang 12
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 2.1. Chức vụ hành chính văn phòng Chức vụ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị Có nghiệp vụ Có nghiệp vụ Có kỹ năng quản trị chuyên môn, có kinh chuyên môn cộng với kinh Yêu nghiệm trong nghề ở cao/trình độ học vấn nghiệm/có trình độ cầu mức tối thiểu và có kinh nghiệm học vấn chuyên trong nghề ngành về công việc HCVP . Nhân viên tiếp . Thư ký chuyên . Trợ lý hành tân và nhân viên ngành luật, y chánh, trưởng HC (nhân viên khoa phòng/giám đốc thư tín hoặc nhân . Thư ký tổng quát hành chính viên lưu trữ hồ (thư ký cho cấp . Trưởng phòng sơ) quản đốc, giám thông tin Chức . Tốc ký viên đốc hoặc tổng . Trưởng phòng hồ vụ . Nhân viên đánh giám đốc ) sơ máy . Chuyên viên xử . Trưởng phòng xử . Nhân viên điều lý thông tin: Thư lý thông tin hành xử lý thông ký hành chánh tin hoặc thư ký văn phòng Trang 13
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 2.2: Nấc thang các chức vụ hành chính văn phòng Vice President of Operation (Phó tổng giám đốc điều hành) Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP) Office Manager (Trưởng phòng hành chánh) Executive Secretary (Thư ký cho cấp quản trị cao và trung) Junior Secretary (Thư ký cấp thấp) Receptionist (Thư ký) Office Cler (Nhân viên văn phòng) CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nhà quản trị? Nhà quản trị hành chính văn phòng? 2. Hãy trình bày chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn và chức vụ của nhà quản trị hành chính? 3. Thư ký là gì? Tại sao cần phải có thư ký giám đốc? 4. Hãy trình bày chức năng, nhiệm vụ của người thư ký? 5. Tiêu chuẩn để lựa chọn thư ký văn phòng, thư ký giám đốc? Trang 14
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 3 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1. KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch – nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện. 1.2. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch định hành chính văn phòng bao gồm việc thu thập các thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động. 1.3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HOẠCH ĐỊNH “Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, thì cò nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại.” (Crawford H.Greenewalt). Hoạch định quyết định kế hoạch tối ưu nhất Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định. Cấp quản trị càng thấp hoạch định có tính cách tác vụ/tác nghiệp, cấp quản trị càng cao hoạch định có tính cách chiến lược. Trang 15
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 3.1: Tổng quát về hoạch định chiến lược và hoạch định HCVP Hoạch định chiến lược Cấp quản trị cao cấp Hoạch định tác vụ/tác nghiệp Cấp quản trị trung cấp (Hoạch định HCVP) Hình 3.2: Các mức độ mục tiêu và kế hoạch Mục tiêu Kế hoạch chiến lược chiến lược Mục tiêu Kế hoạch chiến thuật chiến thuật Mục tiêu Kế hoạch tác vụ tác vụ . Cấp quản trị tuyến cơ sở: Nhân viên HCVP và thư ký – Mối quan hệ của mục tiêu và kế hoạch . CấP CAO CấP: PHạM VI TOÀN CƠ QUAN Tổ CHứC . Cấp trung cấp: Phạm vi toàn cơ quan – lĩnh vực chuyên môn . CấP CƠ Sở: PHạM VI ĐƠN Vị NHỏ 1.4. PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH . Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện trên 5 năm. Trang 16
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (Ví dụ như bộ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự ), có tính chất trung hạn. Thời gian thực hiện trên 1 năm, dưới 5 năm. Do các cấp quản trị trung cấp thực hiện. . Hoạch định tác vụ/tác nghiệpï (Operational planning): Là đề ra các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh – dịch vụ, trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện.Thời gian thực hiện dưới 1 năm 1.5. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH Công cụ hoạch định HCVP bao gồm các dự án lớn, dự án nhỏ khác nhau. Trong phạm vi phần này chúng tôi trình bày một số công cụ ai cũng phải thực hiện để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày. 1.5.1. Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay (things to do today) Bảng 3.3: Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay DATE COMPLETE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Trang 17
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 8. 9. 10. 1.5.2. Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm hoâm nay (Things I need to do today) Baûng 3.4: Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm hoâm nay THINGS I NEED TO DO TODAY SCHEDULED APPOINTMENT 1. : 2. : 3. : 4. : 5. : 6. NOTES 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1.5.3. Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm trong tuaàn (Job task list) Xeáp theo thöù töï taàm quan troïng vaø caùc oâ caàn phaûi laøm ngay (must do) vaø neân laøm (nice to do) Baûng 3.5: Baûng danh saùch coâng vieäc trong tuaàn JOB TASK LIST Trang 18
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Priority Task Must do Nice to do 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1.5.4. Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần (This weeks action plan) Bảng 3.6: Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần Ưu tiên Kế hoạch hoạt động tuần này Ngày hết hạn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.5.5. Lịch thời gian biểu hàng ngày (Daily time log) Trang 19
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Bảng 3.7: Lịch thời biểu hàng ngày DAILY TIME LOG Name Day Date Importance Interruptions Time Personal Other Activity (l = low to (Phone calls, 3 = high) visits, etc.) 7giờ 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Today was: Comments: Typical Busier than usual Slow Hình 3.8 (211): Lịch thời gian biểu công tác cho giám đốc và thư ký Giám đốc Thư ký Đánh giá mục tiêu và đề ra mục tiêu mới, làm kế hoạch 8:00 – 8:15 trong ngày 8:15 – 8:45 Cuộc họp nhân viên buổi sáng THờI GIAN KHÔNG Bị QUấY RầY Thư ký mở thư và 8:45 – 10:15 (GIÁN ĐOạN), LÀM CÁC BảN soạn thảo thư hồi TƯờNG TRÌNH VV âm 10:15 – 1:15 Thông tin điện thoại Trang 20
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CÁC CUộC GặP KHÔNG CHÍNH THứC VớI NHÂN VIÊN KHÁC 11:15 – 12:00 TRONG CƠ QUAN, ĐI THAM Công việc HCVP QUAN NHÀ MÁY HOặC ở TạI VĂN PHÒNG 12:00 – 13:00 Nghỉ trưa 13:00 – 14:00 Thư tín 14:00 – 15:00 Thông tin điện thoại 15:00 – 16:30 Các cuộc hẹn Công việc VP Đánh giá sự hoàn thành công việc trong ngày. rút tỉa bất cứ công việc nào còn lỏng lẻo và soạn thảo danh sách các việc 16:30 – 17:00 phải làm cho ngày hôm sau 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và thống nhất. Người nào làm cái gì, ai báo cáo ai, ai là người ra quyết định đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức. 2.1. HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG NÊN TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN Phân tán nghĩa là công việc HCVP của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hậu quả là công việc HCVP sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực. Vì vậy, cần phải tập trung công việc HCVP sao cho thống nhất. Có hai hình thức tập trung: 2.1.1. Tập trung theo địa bàn (Physical centralization): Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính. Hình 3.9: Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn Nhà quản trị hành chánh  Mọi công việc hành chánh cho các bộ phận A, B, C Trang 21
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Ưu điểm: Dễ huy động được nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị và dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục. Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, trì trệ do chuyển giao công việc Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể. 2.1.2. Tập trung theo chức năng (fuctional decentranlization): Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà QTHC. Hình 3.10: Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng Bộ phận A Công việc hành chiùnh Nhà quản trị Bộ phận B Công việc hành chính hành chính Bộ phận C Công việc hành chính Ưu điểm: Có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn. Nhược điểm: Nhà quản trị hành chính có thể lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn. Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp. 2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP Đối với doanh nghiệp cá thể và doanh nghiệp có qui mô rất nhỏ, không cần có bộ phận HCVP chuyên biệt. Đối với doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ bắt đầu có trưởng phòng hành chánh kiêm luôn công việc quản trị tài nguyên nhân Trang 22
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng sự. Đối với doanh nghiệp vừa và lớn có từ 500 công nhân trở lên thường có các cấp quản trị như sau: Trang 23
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của một công ty có quy mô lớn Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc Phó tổng GĐ Phó tổng GĐ Phó tổng GĐ dịch marketing tài chánh vụ HCVP Chuyên viên marketing GĐ GĐ Tổng GĐ dịh nghiên GĐ kinh kiểm vụ cứu tiếp nhân sự doanh toán HCVP thị Trường Trưởng Trưởng Trường Trường Trường P. HC P. kế P. giao KV A KV B KV C tổng toán nhận quát Mỗi công ty có một sơ đồ cơ cấu tổ chức riêng.Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả đóng góp của nhiều cá nhân. Không có cơ cấu tổ chức nào là tối hảo cả. Một tổ chức tốt là tổ chức năng động và uyển chuyển, phù hợp với môi trường, khung cảnh và chiến lược của công ty. 2.3. CÁC BƯỚC ĐI ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT TỔ CHỨC HCVP CÓ HIỆU QUẢ 2.3.1. Thực hiện tiến trình tổ chức 5 bước: Hình 3.12: Tiến trình tổ chức năm bước Xác định các hoạt động hành chánh  Trang 24
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Đánh giá các hoạt động hành chánh  Lập thành các nhóm hoạt động tương quan  Chỉ định phân công  Theo dõi các hoạt động 2.3.2. Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức . Sơ đồ tổ chức phải có chức vụ, được thể hiện trong hình hộp chữ nhật . Sơ đồ phải cho thấy ai là cấp trên, ai là cấp dưới . Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ giữa các bộ phận phòng ban . Không nên sử dụng mũi tên khi vẽ sơ đồ, vì vô tình chúng ta đã hàm ý rằng thông tin chỉ có một chiều từ trên xuống dưới, nghĩa là cấp trên ra lệnh cho cấp dưới và cấp dưới không có nghĩa vụ báo cáo cấp trên. . Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc hoặc đường thẳng ngang khi vẽ sơ đồ. 2.4. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ Có 33 nguyên tắc tổ chức, quy về 9 nhóm: . Nguyên tắc về mục tiêu . Nguyên tắc về chức năng . Nguyên tắc liên quan đến cá nhân . Nguyên tắc về trách nhiệm . Nguyên tắc về báo cáo . Nguyên tắc về quyền hạn . Nguyên tắc về uỷ quyền . Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát . Nguyên tắc điều hành tổ chức 2.4.1. Nguyên tắc về mục tiêu Trang 25
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . MỗI NHÓM CÓ MộT MụC TIÊU XÁC ĐịNH MốI TƯƠNG QUAN TRONG PHạM VI CƠ CấU Tổ CHứC. . Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng. . Mục tiêu của hành chánh là: Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả.HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác. . Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính. 2.4.2. Nguyên tắc về chức năng . Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu. . Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó . Các đơn vị tổ chức phải được bình quân dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng. . Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có thể sẽ phát sinh. . Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức. 2.4.3. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân . Nên để cho công nhân tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh hưởng đến công việc của họ. . Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa công nhân với nhau trong khi tổ chức. . Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lïực của các cá nhân nhiều nhất. . Nhân viên cần phải có khẳ năng xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu và thủ tục. . Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực hiện công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách nào đó và tại sao lại có một vài qui định nào đó. 2.4.4. Nguyên tắc về trách nhiệm . Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công . Khi phân công công việc phải chú ý đến việc chuyên môn hoá Trang 26
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép chung lại với nhau thành một nhóm . Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng. 2.4.5. Nguyên tắc về báo cáo . Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất . Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng . Báo cáo chỉ bao gồm những dữ kiện chính yếu . Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt. 2.4.6. Nguyên tắc về quyền hạn . Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp . Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được giao quyền hiểu rõ ràng . Quyền hạn phải bằng trách nhiệm 2.4.7. Nguyên tắc về uỷ quyền . Quyền hạn và trách nhiệm có thể được uỷ thác cho người khác . Sự uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ 2.4.8. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát . Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên. . Cơ cấu tổ chức phải được duyệt lại theo định kỳ Khái niệm: Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị cho biết một nhà quản trị quản lý được bao nhiêu người cấp dưới hay nói một cách khác: có bao nhiêu người cấp dưới phải báo cáo một người cấp trên. Phân loại  Tầm hạn quản trị rộng: một nhà quản trị quản lý được nhiều người cấp dưới.  Tầm hạn quản trị hẹp: một nhà quản trị quản lý được ít người cấp dưới. Bài toán Để quản trị 4096 công nhân có tầm hạn quản trị rộng là 8, tầm hạn quản trị hẹp là 4, hãy tính số cấp quản trị, số nhà quản trị. Trang 27
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 2.4.9. Nguyên tắc điều hành tổ chức . Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn. . Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân. . Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển. . Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả. 2.5. CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH . Mối quan hệ nội bộ . Mối quan hệ liên bộ phận . Mối quan hệ với khách hàng . Mối quan hệ nghề nghiệp CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hoạch định là gì? Hoạch định hành chính văn phòng là gì? 2. Phân biệt hoạch định chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/tác vụ. 3. Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn, theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu điểm và nhược điểm của nó. 4. Sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc sau đây cho GĐ trong 1 ngày: Mua vé máy bay cho GĐ đi công tác Hà Nội vào trưa ngày hôm sau. Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt khi nghe tin vợ ông vừa qua đời. Mua quà cho Giám đốc mang ra Hà nội tặng lãnh đạo bộ. Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo sơ kết quý I/2005. Soạn thảo 1 thư đòi nợ khách hàng trình Giám đốc ký trước khi đi công tác. 5. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nơi anh/chị đang làm việc. Trang 28
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 4 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHIÙNH 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1. KHÁI NIỆM KIỂM TRA Kiểm tra là một tiến trình qui định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức. Kiểm tra để: . Khuyến khích các hành vi phù hợp. . Ngăn cản các hành vi không thích hợp. . Tầm quan trọng của công việc kiểm tra . Kiểm tra bản thân nó là một chức năng của quản trị. Ngoài ra, kiểm tra còn gắn liền với ba chức năng khác như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo. . Kiểm tra xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạch định bằng cách cung cấp các phương tiện kiểm soát, đề ra các điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt được chỉ tiêu kế hoạch. . Kiểm tra hỗ trợ các chức năng tổ chức và lãnh đạo bằng cách đảm bảo rằng các tài nguyên đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu. Các hoạt động kiểm tra Hoạch định Sản phẩm/Dịch vụ Tổ chức Mục tiêu Các tiến trình Lãnh đạo Hình 4.1: Mối quan hệ giữa kiểm tra và các chức năng khác của quản trị 1.2. VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA Kiểm tra giúp các nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn tại, hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với 5 thách đố: . Đối phó với bất trắc . Khám phá ra những bất thường . Xác định các cơ hội Trang 29
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Xử lý những tình huống phức tạp . Phân quyền có hiệu quả hơn 1.3. MỨC ĐỘ KIỂM TRA 1.3.1. Kiểm tra chiến lược (Strategic control) Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện.Thời gian thực hiện: Hàng quý, hàng 6 tháng, hàng năm. 1.3.2. Kiểm tra chiến thuật (Tactical control) Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, có liên quan đến các mục tiêu, các chương trình, và ngân sách của các bộ phận chuyên môn. Giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa sai khi cần thiết. Do các cấp quản trị trung cấp thực hiện.Thời gian thực hiện: Hàng tuần, hàng tháng. 1.3.3. Kiểm tra tác vụ/tác nghiệp (Operational control): Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu.Do các cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện. Trang 30
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 4.2: Các mức độ kiểm tra Cấp QT cao H. định Kiểm tra cấp chiến lược chiến lược Cấp QT H. định chiến Kiểm tra trung cấp thuật chiến thuật Cấp QT H. định Kiểm tra cơ sở tác vụ tác vụ 2. KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 2.1. PHÂN LOẠI KIỂM TRA . Kiểm tra hành chiùnh (administrative control): Là kiểm tra các công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. . Kiểm tra công việc tác vụ/tác nghiệp (operative control): Là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như: Sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính trong cơ quan có đúng theo tiêu chuẩn và thủ tục không. 2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA HÀNH CHIÙNH . Thanh tra là xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình. . Kiểm tra ngân sách, là một công cụ tốt nhất cho việc kiểm ta. . Kiểm tra tập trung . Kiểm tra biểu mẫu . Kiểm tra bằng máy móc . Kiểm tra chính sách . Kiểm tra thủ tục . Kiểm tra hồ sơ văn bản . Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo Trang 31
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Kiểm tra bằng tiêu chuẩn . Kiểm tra bằng lịch công tác 2.3. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA . Tiến trình kiểm tra tổng quát Hình 4.3: Các bước trong tiến trình kiểm tra Đạt tiêu Đo So sánh Xác chuẩn Thiết lường kq hoàn định hay lập tiêu kết quả thành phạm vi vượt chuẩn hoàn với tiêu kiểm tra tiêu thành chuẩn chuẩn  Không đạt tiêu chuẩn  Hành động sửa sai Công nhận kq khi cần thiết hoàn thành   Điều chỉnh tiêu chuần và đơn vị đo lường khi cần thiết . Tiến trình kiểm tra hành chiùnh Lên kế hoạch Lên lịch công tác Chuẩn bị Phân công công tác Điều hành Đánh giá kết quả So sánh đối chiếu Sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu,hoặc công nhận thành tích công tác khi đạt hay vượt chỉ tiêu 3. TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC HÀNH CHIÙNH 3.1. ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH Đo lường công việc là rất cần thiết để xác định hiệu quả của nhân viên hành chánh và đánh giá khả năng của nhân viên một cách khách quan. Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn Trang 32
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.2. TIÊU CHUẨN . Kích thước hay đặc tính( dimension or identity) . Chất lượng (quality) . Số lượng (quantity). Tiêu chuẩn số lượng có 3 loại: Chủ quan (Subjec) Tính toán qua các mẫu (Engineered) Năng suất trung bình . Thời gian hoàn thành công việc (Time) Trang 33
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 4. CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT CỦA CẤP QUẢN TRỊ 4.1. BẢNG CHIA THỜI GIAN BIỂU Hình 4.4: Lịch công tác Kế hoạch Hoạt Kỳ Phân Ngày khởi Ngày hoàn tất Thời gian trôi động hạn công công qua A B C D E 4.2. ”THẺ HỒ SƠ DỄ TRUY TÌM“ Được sử dụng để lên kế hoạch, để chia thời gian biểu và những hình thức kiểm tra khác. Thẻ hồ sơ dễ truy tìm là những thẻ rời, phân biệt dễ dàng nhờ các bìa mép nhô lên, thụt xuống, để phân chia từng loại công việc, máy móc Hình 4.5: Thẻ hồ sơ dễ truy tìm 4.3. BẢNG TREO TƯỜNG Hình 4.6: Sơ đồ Gantt HOẠT KẾ HOẠCH ĐỘNG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A B C Trang 34
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng D E 5. CÁC PHƯƠNG TIỆN KIỂM SOÁT CỦA CẤP QUẢN TRỊ 5.1. CÁC BẢN TƯỜNG TRÌNH Các bản tường trình trên giấy là cơ sở để theo dõi hoặc kiểm tra định kỳ.Bản tường trình theo tiêu chuẩn quốc tế gồm các phần sau: 5.1.1. Phần mở đầu (Preliminary parts) . Trang bìa (Cover) . Trang tiêu đề (Title page) . Thư chuyển tài liệu (Letter of transmittal) . Bảng nội dung (Table of contents) . Liệt kê bảng, biểu đồ và hình ảnh minh hoạ . Bảng tóm tắt 5.1.2. Phần thân của bản tường trình (Body of the report) . Giới thiệu (Introduction) . Văn bản tường trình (Text) . Kết luận và kiến nghị (Conclusions and recommendations) 5.1.3. Phần phụ (Supplementary parts) . Phụ lục (Appendix) . Tài liệu tham khảo hay thư tịch (Bibliography) . Thư mục tra cứu (Index) Hình 4.7: Trang tiêu đề của một bản tường trình ANALYSIS OF OFFICE OPERATIONS MOUNTAIN EXPRESS COMPANY FOR RICHARD L. LINDELL, PRESIDENT Trang 35 MOUNTAIN EXPRESS COMPANY BY
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 36
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 4.8: Bảng nội dung TABLE OF CONTAINTS PAGE LETTER OF TRANSMITTAL II TABLES OF CONTENTS III LIST OF TABLES IV SUMARY V CHAPTER I. HIRING PROCEDURES II. COMPENSATION POLICIE III. WORKING HOURS IV. PLAN OF ACTION V. CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS APPENDIXED BIBLIOGRAPHY INDEX Các loại tường trình: . Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ hồ sơ . Loại tường trình phân tích chi tiết những công việc hành chính như: Thư từ, fax . Các bản tường trình hằng năm của các trưởng bộ phận . Các bản tường trình về tình trạng các chương trình huấn luyện, cung cấp văn phòng phẩm, đánh giá công tác quản trị lương bổng 5.2. CẨM NANG Cẩm nang là một tập hồ sơ dưới dạng tờ rời được đóng lại bằng cách đục lỗ.Cẩm nang rất phổ biến tại các nước công nghiệp mới và công nghiệp phát triển, nhất là tại Mỹ. 5.2.1. Cẩm nang kinh doanh: . Cẩm nang về chính sách . Cẩm nang cơ cấu tổ chức . Cẩm nang về quản trị . Cẩm nang lịch sử công ty và các sản phẩm Trang 37
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Cẩm nang thực hành về các tiêu chuẩn hoá hoặc thủ tục lưu trữ, viết thơ, phân tích các phương pháp, cách vẽ sơ đồ luồng hồ sơ, công văn . Cẩm nang về quỹ phúc lợi . Cẩm nang về hội nhập vào môi trường làm việc . Cẩm nang về chỉ dẫn các công việc . Cẩm nang của từng bộ phận: hành chánh, kế toán, kinh doanh, sản xuất, marketing 5.2.2. Cẩm nang hành chánh . Giới thiệu lịch sử của công ty . Sơ đồ toàn bộ tổ chức công ty . Sơ đồ cơ cấu tổ chức hành chánh cho thấy rõ trách nhiệm và các tuyến quyền hạn . Liệt kê mục tiêu của mỗi đơn vị trong hành chánh . Thông tin về mỗi đơn vị hành chánh có riêng sơ đồ tổ chức (nếu mỗi đơn vị rộng lớn) . Các chính sách của công ty một cách tổng quát và các quỹ phúc lợi . Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần phải có CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Kiểm tra là gì? Kiểm tra hành chính và kiểm tra tác vụ/tác nghiệp là gì? 2. Tầm quan trọng của kiểm tra? 3. Trình bày vai trò của kiểm tra? 4. Các mức độ kiểm tra trong một doanh nghiệp có quy mô lớn? 5. Hãy trình bày 11 phương pháp kiểm tra hành chính? 6. Tiến trình kiểm tra tổng quát và kiểm tra hành chính? 7. Các công cụ và phương tiện kiểm tra hành chính của các cấp quản trị? Trang 38
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 5 ĐƠN GIẢN HOÁ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. QUẢN TRỊ BẰNG CÁC HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 1.1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG Vào thập niên 1960, thế giới đã bị ảnh hưởng bởi một trường phái mới, được gọi là trường phái các hệ thống (systems school). Trường phái này coi tổ chức là một nhóm các phần hay hệ thống hỗ trợ lẫn nhau với cùng một mục tiêu. Hành động của bộ phận này sẽ ảnh hưởng tới các bộ phận khác và do đó nhà quản trị không thể tập trung vào từng bộ phận riêng lẻ được. Nói một cách khác, chúng ta phải có một cái nhìn tổng thể trong đó có rất nhiều các hệ thống tác động qua lại với nhau. Ví dụ: Trong một doanh nghiệp sản xuất thường có các hệ thống sau: . Hệ thống tài chính . Hệ thống sản xuất . Hệ thống lưu kho . Hệ thống kinh doanh . Hệ thống nhân sự Mỗi hệ thống lại có các tiểu hệ thống. Chẳng hạn như hệ thống tài chính có các tiểu hệ thống như: Kế toán tổng hợp, công nợ, ngân quỹ .Trong mỗi tiểu hệ thống đều có các thủ tục và phương pháp riêng. Hệ thống là: Một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hoàn thành một giai đoạn nào đó của toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. 1.2. KHÁI NIỆM THỦ TỤC Thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó của doanh nghiệp. Muốn cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nhà quản trị phải quản lý bằng các hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất lao động cao. 1.3. SƠ ĐỒ PHÂN PHỐI CÔNG VIỆC (JOB DISTRIBUTION CHART) Trang 39
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng SƠ Đồ PHÂN PHốI CÔNG VIệC LÀ MộT SƠ Đồ TRÌNH BÀY MộT CÁCH TổNG THể CÁC CÔNG VIệC VÀ HOạT ĐộNG CủA MộT ĐƠN Vị HAY Bộ PHậN PHÒNG BAN THEO TừNG CÁ NHÂN. HÌNH 5.1: SƠ Đồ PHÂN PHốI CÔNG VIệC TÊN BỘ PHẬN Ngày tháng duyệt Họ và tên: Họ và tên: Người thiết Chức vụ: Chức vụ: Người duyệt: kế: Hạng: Hạng: Giờ/ Công viêc cụ Giờ/ Công viêc Giờ/ STT Hoạt động tuần thể tuần cụ thể tuần 1 2 3 4 Tổng số giờ/tuần 80 40 40 Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng. Cột đầu tiên (hoạt động) cho thấy phòng, ban phải làm gì? Cột tiếp theo cho thấy các công việc cụ thể của từng cá nhân. Sơ đồ này giải quyết các vấn đề tồn tại như: Công việc phân phối không bình quân, nỗ lực sai định hướng, thiếu sự phối hợp và trùng lặp Sơ đồ phân phối công việc đôi khi còn được gọi là sơ đồ tương quan cộng việc (Job correlation chart) 1.4. LƯU CHUYỂN ĐỒ (PROCESS DIAGRAM) Lưu chuyển đồ là một biểu đồ mô tả tiến trình lưu chuyển công việc, hay nhân lực, hoặc mẫu biểu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chánh tới mức hiệu quả nhất. Để có lưu chuyển đồ, các nhà quản trị cần phải có các sơ đồ tiến trình (Process chart) như: . Sơ đồ tiến trình luồng công việc (Flow process chart) . Sơ đồ tiến trình nhân sự (Man process chart) . Sơ đồ tiến trình hoạt động (Operations process chart) Trang 40
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Sơ đồ tiến trình sử dụng máy hoặc điều hành máy (Operator/Manchine process chart) . Sơ đồ phân phối mẫu biểu (Form distribution chart) 1.5. CÁC KÝ HIỆU THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ CHU KỲ CHUYỂN ĐỘNG Hình 5.2: Các ký hiệu thường được sử dụng trong các sơ đồ chu kỳ chuyển động Conventional ASME Elements of a Symbol Standardized symbol Motion cycle Operation Transportation Inspection Storage Temporary storage P Hold position Delay Combined operation 2. NGUYÊN TẮC TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG Trang 41
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Nguyên tắc tiết kiệm cử động giúp người lao động tiết kiệm các động tác, loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực hiện các thao tác, làm việc có năng suất cao. Có ba loại quy tắc tiết kiệm cử động: . Quy tắc cố gắng tối thiểu . Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng . Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ 2.1. QUY TẮC CỐ GẮNG TỐI THIỂU . Hãy đểvật dụng trong phạm vi hình vòng cung sao cho dễ lấy nhất. Hình 5.3: Khu vực vòng cung tối đa Hình 5.4: Khu vực vòng cung tối thiểu Trang 42
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Giảm bớt sự di chuyển và gián đoạn công tác khi chuyển giao hồ sơ từ người này sang người khác, bằng cách sử dụng băng tải. . Trong trường hợp hai tay đều bận, nên sử dụng chân để di chuyển đồ dùng. . Di chuyển vật dụng theo thao tác lướt hay trượt hoặc theo thao tác rơi theo trọng lượng. . Buông hay thả vật dụng xuống hơn là phải di chuyển từ trên lầu xuống đất. . Hãy chuyên môn hoá từng công đoạn. . Loại bỏ tất cả các chi tiết không cần thiết trong văn bản hay hồ sơ. . Sử dụng máy móc hay công cụ bất cứ khi nào có thể được để thay thế công việc tay, chân tốn thời gian. . Sử dụng cần đẩy để lấy vật dụng ra thay vì dùng bằng tay. 2.2. QUY TắC Cử ĐộNG ĐốI XứNG VÀ NHịP NHÀNG . Thực hiện công việc cùng một lúc bằng cả hai bàn tay. Ví dụ: đánh máy, . Bàn tay nên theo hướng đối xứng nhưng ngược chiều nhau. Ví dụ: gấp giấy để bỏ thư vào bì thư. . Hạn chế các cử động của thân thể tới mức thấp nhất. Ví dụ: chỉ cử động ngón tay hơn là cử động cả bàn tay trong trường hợp đánh vi tính. . Động tác xoay chuyển nên nhẹ nhàng và liên tục 2.3. QUY TắC Sử DụNG KHOảNG TRốNG VÀ DụNG Cụ . Để vật dụng theo thứ tự từng chuỗi thao tác Trang 43
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Sắp xếp sẵn dụng cụ trước khi vào làm việc . Để dụng cụ, hồ sơ trong phạm vi dễ lấy . Bố trí khung cảnh làm việc như ánh sáng, thông gió, màu sắc, kiểm soát tiếng ồn sao cho có hiệu quả . Nên phối hợp các dụng cụ sao cho tiện dụng . Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với từng cá nhâ . Sử dụng máy móc và công cụ hỗ trợ bất cứ khi nào áp dụng được . Hãy để vật dụng thường hay sử dụng ngay ở phía đầu bàn để dễ dùng. Hình 5.5: Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp 3. ĐƠN GIẢN HOÁ VÀ KIỂM SOÁT BIỂU MẪU Biểu mẫu hồ sơ cũng phải đơn giản hoá Trang 44
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 5.6: Xác định số hoá đơn phụ thích hợp Salemen Branch Ackowledgment Warehouse Credit Ordre invoice Smith Co. 4. SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC 4.1. CHÚ Ý ĐẾN MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC BỘ PHẬN PHÒNG BAN Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà QTHC cần tuân theo một số nguyên tắc sau: . Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty . Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban . Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau . Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay làm việc với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào thang máy hoặc khu vực tiếp dân . Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu . Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người lui tới 4.2. BỐ TRÍ PHÒNG BAN HOĂÏC BÀN LÀM VIỆC THEO LUỒNG CÔNG VIỆC Bố trí phòng ban hoăïc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc. Hình 5.7: Mô hình sắp xếp lại bàn nghế, Trang 45
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng phòng ban theo thủ tục và luồng công việc Files D E C  B F Copier A Ghi chú: Văn thư đến Luồng công việc Văn thư đi Sự di chuyển của nhân viên 4.3. HẠN CHẾ SỬ DỤNG PHÒNG RIÊNG Hạn chế sử dụng phòng riêng với một số lý do sau: . Phòng riêng chiếm từ 2 – 10 lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc . Làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng . Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí . Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. 4.4. SỬ DỤNG PHÒNG LÀM VIỆC CÓ VÁCH NGĂN Công ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện. Giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Hình 5.8: Phòng làm việc có vách ngăn thấp Trang 46
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Lợi điểm: Giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư mà không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió, Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng 4.5. BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CẤP LÃNH ĐẠO Văn phòng làm việc của cấp lãnh đạo thường có: . Một phòng tiếp khách . Một phòng họp . Các phòng làm việc khác Trang 47
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 5.9: Phòng làm việc của Lãnh đạo 4.6. BỐ TRÍ PHÒNG HỌP CHUNG Nên sắp xếp bàn nghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt (face to face). Cần có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ Trang 48
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 5.10: Bố trí phòng họp sao cho thấy mặt nhau 5. KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo ra hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng vào năng suất rất nhiều, thể hiện ở hai phương diện: . Ảnh hưởng tâm lý . Ảnh hưởng về sinh lý Sau đây là các yếu tố ảnh hưởng 5.1. KHÔNG KHÍ Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người/4 giờ làm việc/phòng là 7m3 không khí sạch. Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập trung chú ý của nhân viên bị giảm nhanh, làm giảm năng suất lao động. Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Làm cho hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả nhân viên làm việc uể oải, các động tác thực hiện lao động sẽ chậm, năng suất lao động giảm. Trang 49
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ lao động khác nhau như hệ thống thông gió, quần áo đặc biệt, máy điều hoà không khí, màu sắc tương ứng của các bức tường 5.2. ÂM THANH Âm thanh, tiếng động có ảnh hưởng đến thần kinh của con người.Khung cảnh làm việc quá ồn ào làm cho con người bị đãng trí, không tập trung. Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Tiêu chuẩn được ấn định để đo cường độ tiếng động là decibel. Ví dụ: . 0d: Không có tiếng động . 10d: Tiếng động của hơi thở . 30d: Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh . 50d: Tiếng động trong nhà . 70d: Tiếng động trong phòng đánh máy . 90d: Tiếng xe lứa chạy Theo quy định: từ 0 – 40d có thể nghỉ ngơi được. Từ 90 d trở lên là nguy hiểm cho sức khoẻ. Nguyên nhân gây tiếng động trong văn phòng và các giải pháp: . Nhân viên nói chuyện với nhau lớn tiếng quá.Khuyên họ nói nhỏ lại. . Cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn. Dùng cánh cửa có nẹp cao su. . Tiếng chuông điện thoại lớn. Nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc có tiếng nhạc reo đặt gần người trực điện thoại. . Nhân viên nói điện thoại lớn, nhắc họ nói nhỏ lại. . Nhân viên đứng lên, ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động. Nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm. . Người đi lại trong phòng quá nhiều nên sắp xếp các nhân viên thường liên hệ công tác với nhau ngồi gần nhau và nền nhà thường được trải thảm. 5.3. MÀU SẮC Trang 50
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Màu sắc có ảnh hưởng đến cảm xúc của con người, làm chán nản hay kích thích, làm cho các hoạt động thần kinh phấn chấn hay trì trệ. Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngoài của văn phòng. Phòng làm việc có màu sắc quá sáng, có thể kích thích nhân viên quá độ. Một văn phòng ảm đạm, u tối thì không hấp dẫn và buồn tẻ. 5.3.1. Nguyên tắc cơ bản về màu sắc Tất cả các màu sắc đều xuất phát từ ba màu chính: . Màu đỏ (red) . Màu vàng (yellow) . Màu xanh da trời (blue) Phối hợp ba màu chính này chúng ta sẽ có các màu khác nhau. Hình 5.11: Vòng quay màu sắc 5.3.2. Phân loại màu sắc Có hai loại màu sắc: Màu ấm và màu mát . Màu ấm (Warm colors) là các loại màu: đỏ, vàng, cam. Các màu này gợi lên ánh nắng mặt trời, sự ấm áp và tươi vui. Màu ấm có khuynh hướng tiến lên. . Màu mát (Cool colors) là các màu xanh da trời, tím, và xanh lá cây. Chúng làm cho phòng làm việc mát hơn. Màu mát có khuynh hướng thụt lùi. Trang 51
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Khi nắm được các nguyên tắc cơ bản về màu sắc, chúng ta dễ dàng cải thiện khung cảnh văn phòng. Có thể làm cho phòng làm việc dài hơn hoặc ngắn hơn, trần nhà cao hơn hay thấp hơn .Sử dụng màu sắc thích hợp không những nâng cao vẻ đẹp hình thức của doanh nghiệp mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Kết quả, hiệu suất lao động tăng lên. 5.4. ÁNH SÁNG Ánh sáng là yếu tố đầu tiên nhà quản trị cần quan tâm khi bố trí khung cảnh văn phòng. Ánh sáng có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động và chất lượng công việc. Có hai loại ánh sáng: . Ánh sáng thiên nhiên: Là ánh sáng mặt trời, nên tận dụng. Các văn phòng được thiết kế gần cửa sổ để nhận ánh sáng thiên nhiên dễ dàng hơn. . Ánh sáng nhân tạo: Do những ngọn đèn điện cung cấp. Khi dử dụng ánh sáng nhân tạo cần lưu ý đến hệ số phản chiếu ánh sáng. Tường nhà càng sáng, hệ số phản chiếu ánh sáng càng tăng. Ví dụ: . Màu trắng có hệ số phản chiếu ánh sáng 85% . Màu xanh da trời 50% . Màu đỏ thắm 20% . Trường hợp tường nhà bẩn, làm giảm 50 % năng suất đèn chiếu. Nếu chiếu ánh sáng chói và gần quá làm rối loạn thị giác và tăng sự mệt mỏi. Nên cung cấp ánh sáng vừa đủ và phù hợp cho từng loại công việc. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Đơn giản hoá công việc hành chính là gì? 2. Hệ thống là gì? Thủ tục là gì? Cho ví dụ. 3. Sơ đồ phân phối công việc là gì? Lưu chuyển đồ là gì? 4. Liệt kê một vài quy tắc cố gắng tối thiểu mà bạn cho là quan trọng nhất. Trang 52
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 5. Sắp xếp chỗ làm việc thế nào là khoa học và có hiệu quả? 6. Trình bày tầm quan trọng của khung cảnh văn phòng hay khung cảnh làm việc. Trang 53
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ THỜI GIAN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức, và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của chính mình một cách có hiệu quả. Phần lớn các nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn thế nữa, đó là thứ tài sản có một không hai. Báo Tuần Kinh Doanh của Mỹ đã cho rằng: Chính là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quý nhất của một doanh nghiệp. Tục ngữ Việt Nam có câu:”Thời gian là vàng bạc”. Phương Tây có câu:’’Time is money’’. Cũng như mọi thứ tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Bởi vì: ’’Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian’’ (Theo Karl Marx).”Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả’’ (Theo Lenine) 2. NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau: . Các cuộc gọi điện thoại . Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách . Các câu hỏi của nhân viên . Đọc và trả lời thư tín . Các cuộc họp kéo dài . Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn . Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh . Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự trí lo ra. Tính theo hiệu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn. 3. CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN 3.1. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU 3.1.1. Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày (Time schedule) Trang 54
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Theo luật 20 – 80: Chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, và chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao. Hình 6.1: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng như thế nào Thời gian Hoạt động Các hoạt động kém hiệu quả 80% thời gian dành cho các hoạt 20% các công việc kém hiệu quả động này 80% thời gian dành cho công việc có 20% các công việc có hiệu quả hiệu quả những cái quan trọng có mục tiêu dài hạn Thường làm Nên làm Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử dụng thời gian như thế nào: . 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt (đọc vào máy và làm việc với thư ký) . 6% thời gian được sử dụng để gọi điện thoại . 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết . 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm các công việc hành chánh văn phòng, các việc khác. 3.1.2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho các bạn ghi nhớ các công việc phải làm. Có 4 lời khuyên: . Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình. . Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất. . Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng. . Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác. Hình 6.2: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết THỨ HAI NGÀY 21/02/2005 Trang 55
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 8giờ 9giờ 10 11 12 13 14 15 16 3.1.3. Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký (Tickler/Card file) Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng. Hình 6.3: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký Kỳ hạn 19 tháng mười hai Lập ngân sách cho năm tài khoá 2005 (Dự kiến tăng 8.3% doanh thu) Nguyễn Thành Công 3.2. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG THƯ TÍN Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 – 3 giờ để đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ôtô đọc thư 3.3. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MÁY ĐỌC HAY MÁY GHI ÂM (DICTATINGMACHINE) Trang 56
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Theo thống kê: 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay.Nghe máy ghi âm mà đánh máy cô thư ký có thể làm nhanh hơn 33% so với thời gian đọc bản viết tay của giám đốc hoặc bản ghi tốc ký của mình. 3.4. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG PHƯƠNG PHÁP ĐỌC NHANH Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để nắm được tình hình.Biện pháp giải quyết: . Phân công cho người khác đọc . Đọc nhanh Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian là 6 tháng (= 1/6 thời gian). Một số phương pháp đọc nhanh như sau: . Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải. . Đừng xướng âm trong khi đọc. . Đừng bao giờ quay ngược trở lại. . Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một. . Bắt đầu bằng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ra ngoài lề. Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh . Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn. Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn. . Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót. 3.5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TIẾP KHÁCH Qua điều tra, tổng giám đốc mỗi ngày đã tiếp khách (phần lớn là cấp dưới của ông ta) khoảng 3, 5 giờ. Các biện pháp tiết kiệm thời gian tiếp khách: . Làm chủ việc tiếp khách: Trang 57
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Đến chỗ làm việc của cấp dưới Tiếp khách ngoài phòng làm việc Đứng để tiếp khách Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách Quy định thời gian tiếp khách Đừng cho gián đoạn công tác Hãy tiếp xúc tại phòng ăn . Đừng quên đóng cửa phòng làm việc. . Quan hệ xã hội 3.6. TIẾT KIỆM THỜI GIAN GỌI VÀ TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI . Những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài . Sử dụng phương pháp gọi lại . Điện thoại gọi ra ngoài . Làm sao kết thúc một cuộc nói chuyện 3.7. TIẾT KIỆM THỜI GIAN HỘI HỌP Hội họp là 1 trong 3 nguyên nhân làm mất nhiều thời gian. Hội họp có hiệu quả phải: . Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động , trao đổi thông tin, đề ra các chính sách . Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và ra quyết định 3.8. SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC KHOA HỌC Để năng suất làm việc nâng cao, tâm hồn thoải mái, đỡ bị căng thẳng, đỡ mệt mỏi. Vì vậy phải biết: . Tổ chức nơi làm việc . Trang trí nơi làm việc . Hãy để bàn giấy trống trải. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Quản trị thời gian là gì? Các nguyên nhân làm mất thời gian? 2. Tại sao phải sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu? Trang 58
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3. Làm thế nào để tiết kiệm thời gian trong thư tín, trong tiếp khách, trong hội họp? 4. Giá trị thời gian có thể tính bằng tiền không? Một Giáo sư người Anh đã đưa ra một công thức toán học cho phép bạn tính được thời gian bằng tiền. Công thức: V = (W (100 – t)/100)/C Trong đó: V là giá trị của 1 giờ, W là lương tính theo giờ của một người; t là mức thuế và C là chi phí sinh hoạt tại nơi sinh sống của người đó. Bạn hãy tính giá trị thời gian làm việc của bạn trong 1 ngày, 1 giơ, 1 phút, 1 giây làm việc. Trang 59
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 7 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Các văn bản của nhà nước về công tác văn thư . Nghị định số 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. . Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 . Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. 1.2. YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ . Nhanh chóng . Chính xác . Bảo mật . Đúng pháp luật 1.3. Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ . Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc . Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của . Góp phần giữ gìn bí mật . Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản. 2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 2.1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Trang 60
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 2.1.1. Khái niệm văn bản đến Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến. 2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến . Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký . Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét . Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ . Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời. 2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến . Bước 1: Nhận, sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản . Bước 2: Đóng dấu đến . Bước 3: Đăng kývào sổ công văn đến . Bước 4: Trình công văn đến . Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết . Bước 6: Chuyển đến đơn vị giải quyết . Bước 7: Tìm phương án giải quyết . Bước 8: Theo dõi giải quyết Hình 7.1: Mẫu đóng dấu ngày giờ và số công văn đến (kích thước 30. 50 mm) TÊN CƠ QUAN ĐẾN Số: Ngày: Chuyển: Hình 7.2: Mẫu sổ công văn đến Trang 61
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Số và Trích Nơi Ngày ký yếu Số Ngày gửi tháng Người hiệu nội Ký nhận TT đến công của nhận công dung văn CV văn CV Hình 7.3: Phiếu chuyển tài liệu Xin vui lòng đọc tài liệu đính kèm này và chuyển nó cho người kế tiếp Ngày chuyển tiếp Chuyển cho Ngày nhận theo – Ông Thiết – Bà Yến – Ông Thiện – Cô Duyên Lan 2.2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 2.2.1. Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. . Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật như: Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng;Chỉ thị, quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Ủy Ban Nhân Dân . Thứ hai là nhóm văn bản thông thường như: đề án, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn 2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi . Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư . Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi Hình 7.4: Mẫu vào sổ công văn đi Trang 62
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Số và ký Ngày Trích yếu nội Nơi nhận Đơn vị hoặc Ghi hiệu CV tháng CV dung CV CV người nhận chú 1 2 3 4 5 6 2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi . Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản. . Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) . Bước 3: Đăng ký văn bản đi . Bước 4: Làm các thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi . Bước 5: Lưu.văn bản đi. 2.2.4. Trường hợp gửi văn bản đi qua bưu điện Gửi văn bản qua bưu điện, trách nhiệm của bạn phải kiểm tra kỹ công văn, theo tiến trình 4 bước: . Bước 1: Kiểm tra. Trước khi bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ những điểm: Văn thư đã đề ngày tháng chưa? Địa chỉ có chính xác không? Địa chí bên trong có phù hợp với địa chỉ bên ngoài không? Văn thư đã ký tên chưa? Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa? . Bước 2: Gấp và bỏ vào bao thư . Bước 3: Cân và dán tem . Bước 4:Vào sổ công văn đi Trang 63
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Hình 7.5: Cách gấp thư đúng tiêu chuẩn quốc tế 2.3. QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ Văn bản nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và văn bản đến. 2.4. QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT Các văn mật được quản lý theo quy định của Nhà nước. Cụ thể: . Xác định đúng đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” trong các văn bản . Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu huỷ tài liệu mật. . Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật. Trang 64
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Chọn nhân viên, cán bộ quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước. Thực hiện khen thưởng, kỷ luật kịp thời. Hình 7.6: Mẫu sổ công văn đến – loại mật Trích Nơi Ngày yếu Mức Số Ngày gửi tháng nội Người Ký Ghi độ TT đến công công dung nhận nhận chú mật văn văn công văn 2.5. VĂN THƯ ĐIỆN TỬ Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói Việc truyền thông được thực hiện truyền từ máy này qua máy khác. Các máy đó có thể là máy điện báo (Teleprinter), máy fax (Facsimile), máy vi tính (Computer) Thư điện tử (E.mail): Là một hệ thống gửi thông tin qua đường giây điện thoại trực tiếp từ một máy computer này sang máy computer khác. Các máy computer có thể nằm trong phạm vi một doanh nghiệp, được gọi là hệ thống mạng nội bộ LAN (local area network). Hoặc có thể truyền đi khắp thế giới qua mạng internet, gọi là hệ thống mạng quốc tế hay còn được gọi là hệ thống mạmg rộng WAN (wide area netword). Xử lý văn thư điện tử: Khác với văn thư thường, bằng giấy tờ, mỗi ngày phát 1 – 2 lần. Văn thư điện tử phải lưu chuyển theo từng giờ. 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về việc tổ chức và quản lýø sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 3.1. CÁC LOẠI CON DẤU . Dấu cơ quan gồm dấu ướt, dấy nổi, dấu thu gọn. . Dấu văn phòng, dấu công văn đến . Các con dấu chỉ độ mật, độ khẩn Trang 65
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền ký văn bản . Dấu tên cơ quan. 3.2. NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU . Kiểm tra văn bản . Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu . Văn thư tự tay đóng dấu . Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái . Có thể đóng dấu treo. Ba điều không . Không đóng dấu khống chỉ . Không đóng nhầm lẫn con dấu . Không đóng trùm lên con dấu đóng trước bị mờ Trang 66
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.3. QUẢN LÝ CON DẤU . Mỗi cơ quan chỉ được dùng một con dấu pháp lý. . Khắc con dấu phải do Bộ công an quản lý . Mực dấu sử dụng đúng quy định . Con dấu được giao cho người có trách nhiệm giữ . Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu . Con dấu phải được bảo quản cẩn thận. Mất phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm . Phải có giá để con dấu, không để dấu dơ bẩn. 4. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 4.1.1. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. 4.1.2. Các loại hồ sơ . Hồ sơ công vụ (công viêc) . Hồ sơ nguyên tắc . Hồ sơ trình duyệt . Hồ sơ nhân sự. 4.1.3. Vai trò của công tác lập hồ sơ . Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư . Góp phần giữ gìn bí mật thông tin . Hạn chế lưu công văn giấy tờ vô dụng, bỏ sót văn bản có giá trị. 4.1.4. Yêu cầu của công tác lập hồ sơ . Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ cơ quan . Giá trị văn bản tương đối đồng đều Trang 67
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu . Văn bản có quan hệ lôgic . Hồ sơ phải được biên mục . Thuận lợi cho bảo quản, sử dụng. 4.2. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ 4.2.1. Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải lập trong năm, được duyệt theo một chế độ nhất định. 4.2.2. Các loại danh mục hồ sơ . Danh mục hồ sơ tổng hợp . Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức 4.2.3. Các bước lập danh mục hồ sơ . Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ . Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại . Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ . Bước 4: Đặt ký hiệu hồ sơ . Bước 5: Người lập hồ sơ . Bước 6: Thời hạn bảo quản. Theo quy định của Cục lưu trữ nhà nước mẫu bản danh mục hồ sơ được trình bày như sau: Tên cơ quan chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tên cơ quan (đơn vị) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA Năm Số và ký hiệu Thời gian bảo Người lập hồ Tiêu đề hồ sơ Ghi chú hồ sơ quản sơ (1) (2) (3) (4) (5) Trang 68
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Bản danh mục hồ sơ này có .hồ sơ, bao gồm: . hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. . hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài. . hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. DUYỆT ngày tháng năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHÒNG) (Ký tên, đóng dấu) 4.3. LẬP HỒ SƠ . Mở hồ sơ . Chia tài liệu văn bản thành các hồ sơ . Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (theo tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, địa dư, vần chữ cái ) . Biên mục hồ sơ (bên trong và bên ngoài) . Đóng quyển. Nội dung biên mục hồ sơ: . Đánh số tờ: Phương pháp đánh số tờ: mỗi tờ trong văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều được đánh MỘT SỐ VÀO GÓC BÊN PHẢI, phía trên tờ văn bản bằng chữ số Arập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B). Không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ. . Ghi mục lục văn bản . Viết bìa hồ sơ: Theo biểu mẫu: Tên cơ quan Đơn vị tổ chức HỒ SƠ Trang 69
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng (Từ ngày đến ngày ) tờ Phông số Thời hạn bảo quản: Mục lục số Hồ sơ số Trang 70
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng MỤC LỤC VĂN BẢN Trích yếu Số – ký Ngày, Tác giả STT nội dung Số tờ Ghi chú hiệu vb tháng vb VB VB (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ngày tháng năm 2005 Người lập NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Tên cơ quan chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tên cơ quan (đơn vị) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc Số /ML oOo MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU Năm: Số Số và ký Tiêu đề Ngày tháng bắt Số Ghi STT lượng hiệu hồ sơ hồ sơ đầu và kết thúc lượng tờ chú ĐVBQ Tổng cộng bản mục lục này có: hồ sơ (bao gồm: đơn vị bảo quản) trong đó có: hồ sơ ( đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ ( đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài. Ngày tháng năm Ngày tháng năm Họ tên, chức vụ, chữ ký của người phụ Họ tên, chức vụ, chữ ký của người phụ trách LTCQ nhận HS nộp lưu trách đơn vị có hồ sơ Trang 71
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư? 2. Khái niệm công tác văn thư? Yêu cầu, ý nghĩa của công tác văn thư? 3. Quản lý văn bản đến, đi? Nguyên tắc, quy trình? 4. Quản lý và sử dụng con dấu? Nguyên tắc đóng dấu? 5. Công tác lập hồ sơ: Khái niệm hồ sơ, phân loại hồ sơ, những yêu cầu khi lập hồ sơ? 6. Các bước cần tiến hành khi lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành? Trang 72
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 8 CÔNG TÁC LƯU TRỮ Các văn bản của nhà nước về công tác lưu trữ . Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 . Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. KHÁI NIỆM Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 1.2. CHỨC NĂNG . Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan. . Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. 1.3. NỘI DUNG . Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ . Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ . Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp. 1.4. TÍNH CHẤT . Tính chất cơ mật . Tính chất khoa học . Tính chất nghiệp vụ. 1.5. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ: Theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Trang 73
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 1.5.1. Lịch sử đơn vị hình thành phông . Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp . Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.2. Lịch sử phông 2. TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1. TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2.1.1. Tài liệu lưu trữ Là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, xã hội, doanh nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hoá, khoa học, lịch sử được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụ xã hội, con người. 2.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ + Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Đảng Nội dung tài liệu đề cập đến + Tài liệu quản lý hành chính + Tài liệu của các doanh nghiệp + Tài liệu viết trên giấy Kỹ thuật chế tác tài liệu + Tài liệu nghe, nhìn + Tài liệu khoa học, kỹ thuật + Tài liệu của Chính phủ + Tài liệu của các Bộ Tác giả tài liệu + Tài liệu của UBND tỉnh, thành phố + Tài liệu của HĐND tỉnh, thành phố 2.2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ . Lưu trữ hiện hành: Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tổ chức và bảo quản sử dụng theo phông. . Lưu trữ lịch sử: Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung của Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng. Tổ chức bảo quản, sử dụng trong các kho, có bộ máy thực hiện các khâu nghiệp vụ. 3. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Trang 74
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.1. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Các giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ . Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. . Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ . Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ cụ thể. Trang 75
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Bảng 8.2: Bảng các đặc trưng của các giai đoạn phân loại Giai đoạn phân Vận dụng thực tế để phân Đặc trưng để phân loại loại loại + Đặc trưng thời đại lịch sử + Kho lưu trữ trước cách mạng tháng 8 + Kho lưu trữ sau cách + Đặc trưng ý nghĩa toàn mạng tháng 8 quốc, địa phương + Kho lưu trữ chính phủ + Kho lưu trữ từng địa + Đặc trưng lãnh thổ hành phương chính + Kho lưu trữ tỉnh, thành Phòng lưu trữ phố quốc gia + Kho lưu trữ huyện, quận + Đặc trưng ngành hoạt + Kho lưu trữ bộ tài chính động + Kho lưu trữ bộ giáo dục đào tạo + Kho lưu trữ tài liệu nghe + Đặc trưng vật liệu, kỹ nhìn thuật phương pháp chế tác + Kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật + Phòng lưu trữ cơ quan + Phòng lưu trữ UBND tỉnh + Phòng lưu trữ HĐND tỉnh + Phòng lưu trữ chủ tịch Hồ Chí Minh + Phòng lưu trữ cá nhan gia Trong các kho + Phòng lưu trữ gia đình đình dòng họ lưu trữ Phạm Ngọc thạch + Phòng lưu trữ dòng họ Nguyễn trãi + Là tài liệu không đủ thành lập một phòng lưu trữ + Sưu tập lưu trữ Phân chia tài liệu thành các nhóm: + Chọn phương án phân loại Thời gian – cơ cấu tổ chức Trong các + Xây dựng phương án phân Cơ cấu tổ chức – thời gian phòng lưu trữ loại Thời gian – ngành hoạt động Ngành hoạt động – thời gian + Sắp xếp theo nhóm 3.2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Trang 76
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hoá, khoa học Đồng thời, loại ra, huỷ bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ. Nguyên tắc . Tính chính trị . Tính lịch sử . Tính đồng bộ, toàn diện Các tiêu chuẩn . Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu . Tiêu chuẩn tác giả tài liệu . Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông . Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu . Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu . Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ . Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu . Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu . Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu. Bảng 8.3: Sơ Đồ Hệ Thống Các Tiêu Chuẩn Xác Định Giá Trị Tài Liệu Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Nhóm tiêu chuẩn nguồn Nhóm tiêu chuẩn nội Nhóm tiêu chuẩn sản sinh TL dung TL hình thức bên ngoài Cơ quan hình Ý nghĩa nội Tình trạng vật thành phòng dung lý Sự lập lại Ngôn ngữ, kỹ Tác giả thông tin thuật chế tác Trang 77
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Mức độ hoàn chỉnh Hiệu lực pháp lý Thời gian, địa điểm Trang 78
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.3. BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm: Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ theo những phương pháp và nguyên tắc thống nhất. Nguồn bổ sung . Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế. . Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại . Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng. . Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. . Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngoài. 3.4. THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm: Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản. 3.5. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu quả. Nội dung . Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan hình thành phông và lịch sử phông. . Hoàn thiện hồ sơ . Chọn và xây dựng phương án phân loại. Các bước tiến hành . Bước 1: Xây dựng kế hoạch chỉnh lý . Bước 2: Tiến hành chỉnh lý . Bước 3: Tổng kết công tác chỉnh lý. 3.6. BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Trang 79
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Ý nghĩa . Do thời tiết, khí hậu, tác động của con người, tài liệu dễ bị hư hại. . Bảo quản tài liệu để sử dụng hiện tại và lưu lại cho đời sau. Nội dung bảo quản . Tạo điều kiện tối ưu kéo dài tuổi thọ. . Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái vật lý, hoá học của tài liệu . Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học . Kiểm tra thường xuyên Yêu cầu cơ sở vật chất . Nhà kho . Trang thiết bị thông thương. . Trang thiết bị chuyên dụng. 3.7. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự, ngoại giao và các quyền lợi khác của công dân. Nội dung bảo quản . Tổ chức phòng đọc . Thông báo cho đối tượng có nhu cầu . Triển lãm . Cấp chứng nhận, sao lục, trích lục. . Viết bài, đăng báo. Trang 80
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Công tác lưu trữ? Tính chất, chức năng, nội dung, các khâu nghiệp vụ lưu trữ? 2. Trình bày phương pháp phân loại tài liệu trong một kho lưu trữ? 3. Hãy lập mục lục hồ sơ và thống kê 10 lần nhập vào phần thống kê hồ sơ 4. Các yêu cầu của kho tàng và trang thiết bị trong kho lưu trữ? Các biện pháp phòng chống ẩm, mối trong kho lưu trữ? Trang 81
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 9 PHÂN LOẠI, PHÂN CẤP VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN 1.1. KHÁI NIỆM VĂN BẢN . Văn bản theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ . Ngày nay khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các doanh nghiệp. . Văn bản theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ bia đá, câu đối ở đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, ở các cơ quan, doanh nghiệp. 1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN 1.2.1. Phân loại theo mục tiêu: Có 3 loại văn bản . Văn bản hành chính: Là những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hành chính của doanh nghiệp.Ví dụ: Thông báo, thông cáo, biên bản, công văn hành chính, điện báo, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép . Văn bản kỹ thuật: Là những văn bản hình thành trong quá trình sản xuất, nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Ví dụ: bản vẽ, thiết kế, xây dựng . Văn bản chuyên môn: Là các văn bản của các ngành chuyên môn, phục vụ riêng cho công tác chuyên môn như: văn bản kế toán, thống kê, lao động tiền lương 1.2.2. Phân loại theo bản chất: Có 2 loại văn bản . Văn bản pháp quy: Là văn bản do Nhà nước ban hành để phổ biến một số quy định buộc người dân phải tuân theo. Văn bản pháp quy gồm có: Hiến pháp, luật, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, quy định, . Văn bản hành chính: Là những văn bản do cơ quan, Nhà nước, hay đơn vị kinh tế sử dụng trong hoạt động thường ngày của mình. 2. PHÂN CẤP PHÁT HÀNH VĂN BẢN PHÁP QUY Trang 82
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 2.1. CÁC VĂN BẢN DO QUỐC HỘI THÔNG QUA: HIẾN PHÁP, LUẬT . Hiến pháp: Là đạo luật của một nước, là nền tảng cho chế độ pháp luật chung của cả nước. . Luật: Là những văn bản pháp luật nhằm cụ thể hoá những điều cơ bản ghi trong hiến pháp. 2.2. CÁC VĂN BẢN DO UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI THÔNG QUA Pháp lệnh: Là văn bản pháp luật quy định những vấn đề do Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua để thi hành các đạo luật. 2.3. CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ . Nghị quyết: Là văn bản của Chính Phủ để ban hành các chủ trương lớn, các chính sách cụ thể, thông qua dự án kế hoạch và ngân sách Nhà nước trước khi trình Quốc hội. Phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính Phủ. Đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế hoạch Nhà nước, ngân sách Nhà nước và chú trương, chính sách của Chính Phủ. . Nghị định: Là văn bản của Chính Phủ để ban hành các quy định về quyền lợi, nghĩa vụ của công dân. Các quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước. Các điều lệ, các quy định về chế độ quản lý hành chính Nhà nước. 2.4. CÁC VĂN BẢN CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ . Quyết định: Là văn bản của Thủ Tướng để ban hành các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính Phủ và hệ thống hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở. Bổ nhiệm, miễn nhiệm và điều động nhân sự trực thuộc trung ương. Phê duyệt bầu cử các thành viên của Uỷ ban nhân dân thuộc tỉnh, thành phố. Đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ quyết định, chỉ thị và thông tư của cấp bộ, ngang bộ, UBND tỉnh thành. . Chỉ thị: Là văn bản của Thủ Tướng để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, phối hợp hoạt động các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan của Chính Phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách, luật pháp của Nhà nước. 2.5. CÁC VĂN BẢN CỦA BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ Trang 83
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Quyết định: Là văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ để ban hành các biện pháp, thể lệ cụ thể nhằm thực hiện luật pháp Nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành trong cả nước. . Thông tư: Là văn bản của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ để hướng dẫn, giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ. Các quyết định, chỉ thị của Thủ Tướng. Hoặc hướng dẫn, thực hiện các quy định về quản lý thuộc ngành của mình. . Thông tư liên bộ: Trong trường hợp các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phối hợp với nhau hoặc phối hợp với một cơ quan trung ương của đoàn thể nhân dân để hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ Tướng. . Chỉ thị: Là văn bản của Bộ trưởng, cơ quan ngang bộ để đề ra các chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc quyền. 2.6. CÁC VĂN BẢN CỦA THỦ TRƯỞNG CÁC CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Sử dụng các hình thức văn bản như đối với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. 2.7. CÁC VĂN BẢN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG . Quyết định: Là văn bản của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để ban hành các chủ trương, biện pháp cụ thể để thực hiện luật pháp Nhà nước.Các chủ trương chính sách, quy định của cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và nghị quyết Hội đồng nhân dân cùng cấp. Quyết định về tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, thành phố . Chỉ thị: Là văn bản để tuyên truyền, chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của trung ương, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân, các quyết định của UBND tỉnh,thành phố. 2.8. CÁC VĂN BẢN KHÁC . Thông cáo: Là văn bản để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của Chính phủ. . Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động của Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố; Thông tin nhanh những quyết định quan trọng của các cơ quan trên. Trang 84
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Công văn hành chính: Là văn bản để giải quyết công việc giữa cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức xã hội và công dân; Trình với cấp trên một dự thảo văn bản, đề án hoặc đề nghị các vấn đề với cấp trên giải quyết. . Các văn bản khác: Như điện báo, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép 3. NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN VỀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN Thể thức một văn bản được tuân theo Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư. Các thành phần thể thức của văn bản: . Tiêu ngữ (Quốc hiệu và tiêu đề) . Tên cơ quan ban hành văn bản . Số và ký hiệu của văn bản . Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản . Tên loại và trích yếu của văn bản . Nội dung văn bản . Chữ ký . Dấu . Nơi nhận văn bản . Các phần khác: chỉ độ mật, độ khẩn 3.1. TIÊU NGỮ Tiêu ngữ là tên nước và chế độ chính trị của Nhà nước. Phần này được quy định trình bày bằng chữ in, trang đầu tiên, bên tay phải, phía dưới có gạch ngang. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc oOo 3.2. TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN Trường hợp có đề tên cơ quan chủ quản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp. Ví dụ: Trang 85
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc oOo oOo Đối với các bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp hoặc cơ quan Nhà nước không theo chế độ chủ quản, chỉ cần ghi trực tiếp tên cơ quan ban hành văn bản.Ví dụ: Ủy Ban Nhân Dân Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc 3.3. SỐ VÀ KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN Đặc điểm: Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh thứ tự liên tục từ số 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (/). Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan soạn thảo văn bản. Giữa hai nhóm ký hiệu này được phân cách bằng dấu gạch ngang (–) Cơ cấu của số và ký hiệu . Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số /năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành. Ví dụ: Số 62/2005/NĐ – CP (Nghị định của Chính phủ) . Đối với văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường: Người ta chỉ cần phân biệt: văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại. Văn bản có tên loại như: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo việc đánh số và ký hiệu như sau: Số / tên loại văn bản – cơ quan ban hành. Ví dụ: Số 18/QĐ – CTCS (Quyết định của Công ty Cao su) Văn bản không có tên loại như: Các loại công văn, cách ghi số và ký hiệu như sau: Số /cơ quan ban hành – đơn vị soạn thảo văn bản. Ví dụ: theo công văn số 900/VPCP – HC (công văn của văn phòng Chính phủ – hành chính) 3.4. ĐỊA DANH VÀ NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN . Địa danh: Là địa điểm đặt trụ sở chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. . Ngày tháng: Là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản của tập thể) hoặc thời điểm ký ban hành, do người ký điền vào. Trang 86
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Sau địa danh phải có dấu phẩy, mới đến ngày tháng. Địa danh và ngày, tháng được trình bày bằng chữ in nghiêng, được viết ngay dưới quốc hiệu. Ví dụ: Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc oOo oOo Số 19/TB – KQTKD TP.Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 02 năm 2005 3.5. TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU 3.5.1. Tên loại Là tên gọi chính thức của văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới địa danh và ngày tháng, thường đặt ở giữa trang, ghi chữ in hoa đậm. 3.5.2. Trích yếu nội dung văn bản Là một câu ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chính hoặc mục đích của văn bản. Đối với văn bản có tên loại: Thường bắt đầu bằng cụm từ “Về việc ” Yếu tố này được ghi phía dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường. Ở cuối trích yếu không đặt dấu chấm. TỜ TRÌNH Về việc liên kết đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ năm 2005 3.5.3. Đối với văn bản không có tên loại (công văn): Trích yếu được ghi bên dưới số và ký hiệu. Thường được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt: V/v. Sau đó viết luôn nội dung trích yếu, không viết hoa, không in đậm. Ví dụ: Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc oOo oOo Số 19/TB – KQTKD TP.Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 02 năm 2005 V/v thi chuyển ngạch công chức Kính gửi: Ban tổ chức cán bộ Bộ Đại học Trang 87
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.6. NỘI DUNG VĂN BẢN 3.6.1. Các căn cứ Đây là yếu tố thường có đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý. Chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản. Đó là các căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế. Hết mỗi căn cứ sử dụng dấu chấm phẩy (;). Hết căn cứ cuối cùng là dấu phẩy (,).Ví dụ: Trang 88
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Tổng Công Ty Than Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam oOo Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc oOo Số 545/QĐ – TVN Hà Nội, ngày 1 tháng 02 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY THAN VIỆT NAM Ban hành Quy chế quản lý khai thác và tiêu thụ than TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY THAN VIỆT NAM . Căn cứ nghị định số 13/CP ngày 27 – 01 – 1995 của Chính phủ về thành lập Tổng công ty Than Việt Nam và ban hành Điều lệ của Tổng công ty; . Căn cứ quyết định 381/TTg ngày 27 – 71994 và kết luận của Thủ tướng Chính phủ tại cuộc họp ngày 19 – 4 – 1996 về lập lại trật tự trong khai thác kinh doanh than; . Căn cứ nghị quyết của Hội đồng quản trị thông qua “Dự án đổi mới tổ chức và cơ chế quản lý tiến tới mục tiêu 20 triệu tấn than vào năn 2005”, QUYẾT ĐỊNH: 3.6.2. Nội dung quyết định Đây là trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo quy mô của văn bản, nội dung văn bản có thể được chia thành: . Phần (đánh số thứ tự bằng chữ số La mã I, II, III, IV ) . Chương (dùng chữ số La Mã) . Mục (chữ cái in hoa: A, B, C ) . Điều (chữ số Ả Rập: 1, 2, 3 ) . Khoản (chữ số Ả Rập: 1, 2, 3 ) . Điểm (chữ cái thường: a, b, c ) . Tiết (–) 3.6.3. Điều khoản thi hành Thông thường các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều có những điều khoản cuối cùng hay còn gọi là điều khoản thi hành. Trong đó nêu rõ: . Hiệu lực của văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành. Trang 89
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Xử lý văn bản cũ: Cần nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ toàn bộ hay một phần. . Các chủ thể có liên quan: Nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện. Phối hợp đối với văn bản được ban hành. Ví dụ: 3.7. THẨM QUYỀN KÝ Bao gồm hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. . T/M (thay mặt) áp dụng cho các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. Ví dụ: T/M UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN 5 CHỦ TỊCH . K/T (ký thay): Áp dụng cho các cấp phó khi được cấp trưởng uỷ quyền giải quyết một hoặc một số công việc của cơ quan, đơn vị.Ví dụ: K/T GIÁM ĐỐC T/M UBND HUYỆN PHÓ GIÁM ĐỐC K/T CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH . Q. (quyền ký): Áp dụng cho trường hợp một cấp phó được cơ quan có thẩm quyền giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của thủ trưởng cơ quan khi thủ trưởng phải vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng. Ví dụ: Q. GIÁM ĐỐC T/M UBND TỈNH Q. CHỦ TỊCH . TUQ. (thừa uỷ quyền): Áp dụng trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới một cấp ký những vấn đề theo pháp luật , lẽ ra thủ trưởng cơ quan phải ký. Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH . T/L (thừa lệnh): Áp dụng trường hợp ngoài những văn bản theo pháp luật thủ trưởng phải ký , thì cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được uỷ nhiệm ký thừa lệnh. Ví dụ: T/L HIỆU TRƯỞNG T/L GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Trang 90
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Về mặt giá trị pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký dưới chức danh Thủ trưởng cơ quan hay cấp dưới ký hoặc ký thừa lệnh đều có giá trị như nhau. Phải ký đúng thẩm quyền, Ký một lần ở bản duy nhất. Không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản. Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký. Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30 mm. Thẩm quyền ký luôn luôn là một khối thống nhất, không được trình bày tách rời ở hai trang khác nhau. Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên, thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành. Ví dụ: T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRI TỔNG CÔNG TY DỆT MAY TỔNG CÔNG TY THAN VIỆT NAM VIỆT NAM TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Phạm Thị M Nguyễn Văn A 3.8. CON DẤU HỢP PHÁP . Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái. . Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. . Không đóng dấu khống chỉ . Dấu phải đúng tên cơ quan ban hành văn bản. 3.9. NƠI NHẬN VĂN BẢN Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc nói đến trong văn bản.Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc trái văn bản. Nội dung bao gồm các nhóm đối tượng như sau: . Để báo cáo Trang 91
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Để thi hành . Để phối hợp . Lưu Trang 92
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 3.10. DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT VÀ MỨC ĐỘ KHẨN Trong trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) và mức độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ”). Việc đóng dấu này do người ký văn bản quy định. Văn thư đóng dấu này bằng mực đỏ vào khoảng trống dưới số và ký hiệu theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra còn có các phần khác như: . Tên viết tắt người đánh máy và số lượng văn bản phát hành Yếu tố này được trình bày tại lề góc phải trang nhất giữa khoảng tiêu ngữ và địa danh, ngày, tháng. . Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến. Dự thảo và tài liệu hội nghị như: “Thu hồi”, “Xem tại chỗ”, “Xem xong xin trả lại”,” Không phổ biến”, “Lưu hành nội bộ” Các yếu tố này được đặt tại lề trên trang nhất. Hình 9.1: Mẫu trình bày văn bản có tên loại (Khổ giấy A4 – mặt trước)  25mm Teân cô quan Tieâu ñeà (quoác hieäu) Số, ký hiệu Địa danh, ngày tháng năm (*) Độ mật, độ khẩn Tên loại văn bản (nếu có) Trích yếu 35mm Nội dung 20 mm Nơi nhận Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký và đóng dấu Họ và tên người ký Trang 93
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng (*) Tên người đánh máy và số bản  20mm Hình 9.2: Mẫu trình bày công văn (Khổ giấy A4 – mặt trước)  25mm Teân cô quan Tieâu ñeà (quoác hieäu) Số, ký hiệu Địa danh, ngày tháng năm (*) Trích yếu Nơi gửi Độ mật, độ khẩn (nếu có) 35mm 20 Nội dung mm Nơi nhận Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký và đóng dấu Họ và tên người ký (*) Tên người đánh máy và số bản  20mm 4. PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ 4.1. KHÁI NIỆM Phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ là khuôn mẫu thích hợp để xây dựng lớp văn bản, trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ. Trang 94
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Ví dụ: Vai của nhà quản trị, người làm đơn, người xin thị thực, ngườii làm biên bản, người ký hợp đồng Tất cả những ai tham gia vào guồng máy tổ chức, quản lý, điều hành các mặt của đời sống xã hội. 4.2. CHỨC NĂNG . Chức năng thông tin . Chức năng pháp lý . Chức năng quản lý . Chức năng văn hoá, xã hội . Chức năng khác như giao tiếp, thống kê 4.3. TÍNH CHẤT . Tính chính xác, minh bạch . Tính nghiêm túc, khách quan . Tính khuôn mẫu. 4.4. ĐẶC ĐIỂM . Cách sử dụng từ ngữ . Cách dùng câu . Phương pháp luận: diễn giải hoặt quy nạp Những yêu cầu về ngôn ngữ pháp lý: . Ngắn gọn . Không bình luận . Không miêu tả, giải thích . Không lặp lại . Không dẫn chứng lịch sử . Không chúc tụng, chia sẻ . Không lạm dụng chữ viết tắt 5. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.1. NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN Trang 95
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Nội dung văn bản phải hợp hiến , hợp pháp . Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức . Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định . Văn bản phải đảm bảo tính khả thi . Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ 5.2. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN . Bước 1: Bước chuẩn bị . Bước 2: Bước làm dàn bài và đề cương . Bước 3: Bước viết thành văn . Bước 4: Bước duyệt và ký văn bản . Bước 5: Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản. 6. SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 6.1. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 6.1.1. Khái niệm Quyết định là loại hình văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt). 6.1.2. Phân loại . Quyết định quy phạm pháp luật: Là quyết định ban hành những quy định về chủ trương, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy. . Quyết định áp dụng quy phạm pháp luật: Là quyết định ban hành quy định về tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan, đơn vị trong việc chấp hành luật. Thường được cơ quan ban hành trong các trường hợp sau: Quyết định ban hành các chế độ chính sách trong cơ quan, đơn vị như ban hành chế độ công tác, nội quy hoạt động Quyết định về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm các quyết định tiếp nhận,tăng lương, kỷ luật cho thôi việc, bổ nhiệm, điều động cán bộ, nhân viên, Quyết định về việc thực hiện các quy định trong quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý tài sản như thanh lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản 6.1.3. Thẩm quyền ban hành Trang 96
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Đối với quyết định quy phạm pháp luật, thẩm quyền được quy định cụ thể trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996. . Đối với quyết định áp dụng quy phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành căn cứ tư cách pháp nhân của cơ quan, doanh nghiệp. 6.1.4. Cấu trúc quyết định: Có 2 phần . Phần căn cứ ban hành quyết định gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế. . Nội dung điều chỉnh gồm các điều và khoản. Ví dụ Đơn vị chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Doanh nghiệp (Ra quyết định) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc oOo oOo Số /QĐ – Tên DN (tắt) Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC Về việc GIÁM ĐỐC . Căn cứ (Luật) . Căn cứ (Điều lệ) . Căn cứ (Phiên họp, hội nghị ngày) . Theo đề nghị của QUYẾT ĐỊNH: . Điều 1: (Nội dung chính của quyết định) . Điều 2: (Những điều khoản bổ sung, làm rõ hơn nội dung ở điều 1) . Điều 3: (Hoặc điều cuối cùng, nêu đối tượng thi hành quyết định) Nơi nhận: . GIÁM ĐỐC . . . . Lưu HC Trang 97
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng HỌ TÊN NGƯỜI KÝ 6.2. SOẠN THẢO CÔNG VĂN 6.2.1. Khái niệm: Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể. Là một loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung công văn không chứa đựng quy phạm pháp luật và những quyết định pháp luật. 6.2.2. Các loại công văn: Căn cứ vào nội dung công văn được chia thành: . Công văn mời họp . Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị. . Công văn trả lời (phúc đáp). . Công văn hướng dẫn. . Công văn giải thích. . Công văn đôn đốc, nhắc nhở. . Công văn chỉ đạo. . Công văn cám ơn 6.2.3. Đặc điểm của công văn . Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân. Cán bộ công chức có thẩm quyền. . Công văn hành chính phải tuân thủ các quy định về thể thức, nội dung do nhà nước quy định. . Công văn hành chính phải thể hiện đặc trưng của phong cách hành chính công vụ. . Công văn cần viết ngắn, gọn, rõ ràng. Mỗi công văn thường chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết. 6.2.4. Cấu trúc của công văn Thông thường cấu trúc công văn có ba phần chính . Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn. Trang 98